pengajian perniagaan (penggal 2) bab1-4-pengorganisasian

7/17/2019 PENGAJIAN PERNIAGAAN (PENGGAL 2) BAB1-4-Pengorganisasian

http://slidepdf.com/reader/full/pengajian-perniagaan-penggal-2-bab1-4-pengorganisasian 1/14

1

1.4 PENGORGANISASIAN

Defnisi Pengorganisasian

Satu proses mengatur dan menyelaras tugas-tugas dan sumber-sumber

organisasi untuk melaksanakan pelan tindakan bagi mencapai matlamat yang

telah ditetapkan oleh pihak pengurusan organisasi.

Kepentingan Pengorganisasian

a) Supaya organisasi dapat beroperasi dan diuruskan dengan lebih licin dan

teraturb) Kerja dapat dilakukan dengan cekap dan berkesanc) Dapat mengurangkan konfik tugas antara pekerja (cth: pertindihan tugas)d) Dapat membantu memudahkan pengaalan.e) Dapat menjelaskan peranan! tanggungjaab dan hubungan antara pekerja

atau unit kerja.

Reka Bentuk Organisasi

Carta Organisasi

1. "ajah yang menunjukkan hubungan autoriti mengikut #ungsi! jabatan dan

kedudukan petugas dalam organisasi$. %erupakan diagram yang memaparkan pembahagian dan susunan kerja!

jenis jabatan! hubungan autoriti! rantaian arahan dan kedudukan indi&idu

dalam organisasi'. %aklumat yang ditunjukkan dalam carta organisasi:-

a) Tugas –tugas (pengkhususan)

%enunjukkan tugas atau #ungsi yang berbea antara satu bahagiandengan bahagian yang lain. ontohnya: penyelia pemasaran! penyelia

akaun

b) Pembahagian kerjaKerja dikumpulkan dan dibahagikan mengikut bidang atau #ungsi tertentu.

Satu kotak meakili satu posisi kerja.

c) Peringkat pengurusan%enggambarkan hierarki pengurusan di mana presiden merupakan

pengurusan peringkat atasan! pengurus #ungsi (pengurus pertengahan)

dan penyelia (pengurus baahan).

d) Autoriti lini*aris menegak dalam carta menyambung antara kotak menunjukkan

kedudukan autoriti seseorang ke atas pihak lain.

e) Rantaian Arahan*aris menegak juga menunjukkan aliran arahan daripada pengurus atasan

kepada pengurus pertengahan dan seterusnya kepada pengurus baahan.

f) Jangkauan Kawalan



$

%enunjukkan tanggungjaab pengurus menyelia sebilangan pekerja di

baahnya dan pekerja tersebut secara terus melaporkan kerja mereka

kepada pengurus tersebut.

ontoh carta organisasi

Penjaatanan Organisasi

1. %engelompokkan manusia dan kerja-kerja dalam satu unit sahaja

$. %engumpulkan petugas-petugas mengikut akti&iti yang sama atauberkaitan dalam satu kelompok

'. +enis-jenis penjabatanan! iaitu

(a) !engikut "ungsi

%engelompokkan pekerja yang mempunyai kemahiran yang sama ke

dalam #ungsi khusus yang berkaitan dengan kemahiran mereka. Sesuai

untuk organisasi kecil dengan sumber yang terhad

Kelebihan:

i. %enggalakkan perkembangan kemahiran dalam satu bidang

khusus sahaja

ii. Kerja yang dilakukan lebih cekap kerana bertumpu pada satu

bidang sahajaiii. ,ekerja lebih mahir dan dapat menyelesaikan masalah

dengan cekap

Kelemahan:

i. ,ekerja tidak mempunyai bidang kemahiran yang lain kerana

bertumpu pada bidang mereka sahajaii. Komunikasi antara jabatan lain adalah kurangiii. oleh meujudkan konfik antara jabatan atau #ungsi yang

berbea

ontoh penjabatanan mengikut #ungsi:

,engurus,engeluara

n

,engurus esar

,engurus,emasaran

,engurusKeangan



'

(b) !engikut #i$is%en

%engelompokkan pekerja dalam satu jabatan bagi menghasilkan produk

yang sama! atau melayan pelanggan yang sama! atau bekerja di kaasan

yang sama. iasa digunakan oleh syarikat besar! syarikat yang

mempunyai pelbagai produk! pelbagai kaasan yang berbea dan

pelanggan yang berbagai-bagai.

Kelebihan:

i. okus kepada satu produk/ pelanggan/ kaasan (mudah)ii. %aklumat mudah diperoleh dan diurusiii. ,ekerja lebih bersungguh-sungguh untuk memajukan jabatan

atau di&isyen masing-masingKelemahan:

i. Kerjasama dengan di&isyen yang berlainan agak sukarii. erlaku duplikasi kerja! kerja dibuat oleh satu di&isyen akan

dibuat juga oleh di&isyen lain.iii. ,erebutan sumber organisasi oleh di&isyen yang berlainan

&iga jenis penjaatan #i$is%en

1. ,enjabatanan berasaskan di&isyen pro#uk

Sesuai untuk organisasi mengeluarkan beberapa lini produk atau

produk yang saling berkaitan Keputusan dapat dibuat dengan cepat dan maklumat juga mudah

diperoleh. ontoh penjabatan mengikut produk

$. ,enjabatan berasakan di&isyen pe'anggan

Dapat memberi perhatian yang khusus kepada keperluan pelanggan

yang berlainan Dapat meningkatkan kepuasan dan keyakinan pelanggan

ontoh penjabatan mengikut pelanggan

,engurus%ajalah

,engurus esar

,engurusukurujukan

,engurusuku teks

,engurus esararangan

Ketua ,egaai 0ksekuti#

,engurus esararangan

,engurus esarperkhidmatan



'. ,enjabatan berasaskan di&isyen geogra2

%erujuk kepada akti&iti kerja dan pekerja dikumpulkan bagi

melakukan kerja pada satu lokasi tertentu Dapat mengenal pasti kehendak pasaran di kaasan geogra2 yang

berlainan. Syarikat yang berorientasikan perkhidmatan seperti bank! insurans

dan pendidikan biasanya mempunyai struktur di&isyen berasaskan

geogra2. ontoh penjabatan mengikut geogra2

()* !engikut !atriks

%erupakan kombinasi penjabatan mengikut #ungsi dan penjabatanan

mengikut di&isyen. ,ekerja dalam organisasi ini dimiliki oleh dua kumpulan#ormal. ,engurus akan melaporkan kerjanya kepada dua orang ketua iaitu

ketua #ungsi dan ketua di&isyen.

Kelebihan:

i. Dapat menggalakkan kerjasama antara jabatanii. ,engkhususan pengetahuan bagi semua projekiii. ,enggunaan kepakaran pekerja mahir dengan cekap.

Kelemahan:

i. ,ekerja akan keliru dan kecea kerana terpaksa melaporkan

kerja kepada dua orang ketuaii. erlakunya konfik di antara pengurus #ungsi dan pengurus

di&isyeniii. 3erlalu banyak masa digunakan untuk mengkoordinasi

keputusani&. %emerlukan kos yang tinggi

,engurus4sia

,engurus esar

,engurus0ropah

,engurus4ustraliasi

a



5

ontoh organisasi matriks

6734 34%4846:

Bentuk+entuk 'ain organisasi

1. Struktur Ber#asarkan Pasukan

3erdiri daripada pasukan kerja! setiap pasukan kerja menuju ke arah

mencapai satu matlamat yang sama 3idak mempunyai hierarki atau rantaian arahan. Dibentuk berdasarkan

kepercayaan bahaa matlamat organisasi tidak dapat dicapai melalui

indi&idu! melainkan dengan kerja berpasukan.

Setiap pasukan akan mempunyai akauntabiliti terhadap prestasi syarikat.(kebertanggungjaaban)



9

Dapat meningkatkan kualiti! produkti&iti.

,. Projek

,ekerja diberi projek secara kekal. %irip kepada struktur matriks! apa yang

berbea ialah apabila sesuatu projek siap pekerja tidak kembali ke jabatan

asal! tetapi akan terus sambung dengan projek baru.

-. nit Perniagaan Strategik (SB*

%erangkumi keseluruhan syarikat atau sebahagian kecil syarikat sahaja

%empunyai strategi dan objekti# yang berbea enggan syarikat induk

Kos yang tinggi kerana syarikat mempunyai banyak S yang

memerlukan kos pengurusan yang berbea

4. Organisasi tanpa sepa#an

%erupakan organisasi yang tidak berstruktur kerana dalam struktur ini

rantaian arahan dihapuskan! tiada had dalam jangkauan kaalan danpenjabatanan digantikan dengan autoriti pasukan.

Struktur ini menghapuskan segala halangan menegak! mendatar dan juga

sempadan persekitaran dalaman dan luaran. ,engurus dan pekerja baahan masih melaporkan kepada pihak atasan.

Struktur ini menekankan kepada feksibiliti dan tindak balas yang cepat

Proses Pengorganisasian

Penentuan objektif

i. ,engurus perlu menentukan objekti# bagi setiap jabatan atau unit.ii. 7bjekti# ditentukan berdasarkan kemampuan dan kebolehan pekerja

dalam setiap jabatan atau unit berkenaan untuk mencapainya.



;

iii. 7bjekti# jabatan juga penting kerana objekti# dijadikan panduan untuk

mengenal pasti jenis akti&iti yang akan dilaksanakan oleh jabatan atau

unit berkenaan.i&. ontohnya! sesebuah organisasi yang menjalankan perniagaan perabot

boleh menentukan objekti# perniagaan seperti meningkatkan

keuntungan! memenuhi cita rasa pembeli dan menepati masapenghantaran.

Pengenalpastian aktiiti

i. 4pabila objekti# jabatan telah ditentukan! maka langkah yang

seterusnya ialah mengenal pasti akti&iti-akti&iti yang akan mendokong

#ungsi dan matlamat serta hala tuju jabatan.ii. 8al ini penting bagi memastikan akti&iti-akti&iti yang ditentukan

selaras dengan #ungsi jabatan dan tidak bertindih dengan jabatan yang

lain.

iii. ontohnya! akti&iti-akti&iti bagi perniagaan perabot ialah menempahperabot daripada pembekal! memberikan khidmat nasihat kepada

pelanggan.

Pengelasan aktiiti

i. Kemudian! semua akti&iti yang telah dikenal pasti akan dikelaskan dan

disusun mengikut kemahiran! kecekapan dan kriteria-kriteria tertentu.ii. ontohnya! kerja memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan!

menerima bayaran daripada pelanggan! menerima tempahan daripada

pelanggan boleh dikelaskan di baah satu kategori.

Pengelompokan aktiiti

i. Setelah akti&iti-akti&iti yang dikenal pasti dikelaskan mengikut #ungsi

dan si#atnya! akti&iti-akti&iti tersebut perlu dikelompokkan mengikut

unit-unit tertentu.ii. Setiap unit bertanggungjaab terhadap akti&iti-akti&iti yang dikelaskan

dalam kategori tersebut.iii. %aka suatu jabatan atau unit akan terbentuk berdasarkan akti&iti yang

dikelompokkan.i&. 6ama jabatan atau unit akan diberikan berdasarkan jenis kerja yang

dipertanggungjaabkan. e. ontohnya +abatan Khidmat ,elanggan

akan melayan pelanggan dengan memberikan khidmat nasihat kepadapelanggan! menerima tempahan! dan menerima bayaran daripada

pelanggan.

Pengagihan tugas! autoriti dan tanggungjawab

i. Selepas unit-unit tertentu dibentuk! langkah yang seterusnya ialah

menentukan bilangan pekerja yang diperlukan di setiap unit! pihak

yang akan melakukan tugas! bidang tugas dan tanggungjaab pekerja!

serta rantaian arahan.ii. ,ihak pengurusan atasan akan membuat pengagihan tugas-tugas

kepada ketua-ketua jabatan dan memaklumkan kepada merekatentang objekti# yang perlu dicapai.



<

iii. ,engurus di setiap jabatan akan mengagihkan tugas kepada indi&idu-

indi&idu yang sesuai supaya tugas dilaksanakan dengan baik.i&. 3ugas-tugas yang diberikan haruslah berpadanan dengan kemahiran

yang dimiliki oleh seseorang pekerja.&. ontohnya! pekerja yang mempunyai kemahiran dalam bidang

perakaunan diberi tugas untuk membuat catatan lejar berdasarkandokumen urus niaga. Seseorang pekerja juga akan diberikan autoriti!

iaitu hak atau kebenaran untuk mengambil sesuatu keputusan.

"anual organisasi

%anual organisasi merujuk kepada dokumen yang berkaitan dasar dan

tatacara yang meliputi semua aspek pengurusan. %anual organisasi termasuk #ail meja! manual prosedur kerja! dan

prosedur kualiti.

#ail meja ail meja ialah dokumen rujukan bagi peringkat indi&idu atau sesuatu

jaatan. Dokumen ini mengandungi carta organisasi atau jabatan yang

menunjukkan kedudukan sesuatu jaatan dalam organisasi atau

jabatan berkenaan! objekti# jabatan berkenaan! dan prosedur kerja

yang berkaitan dengan jaatan tersebut.

"anual prosedur kerja

%anual prosedur kerja ialah dokumen rujukan utama bagi melakukan

sesuatu tugas dalam organisasi atau jabatan tertentu. 4ntara kandungan penting dalam manual prosedur kerja :

a) ungsi dan objekti# rasmi organisasi atau jabatanb) ,rosedur-prosedur yang harus diikuti oleh pekerjac) ,egaai dan pekerja yang bertanggungjaab untuk melaksanakan

setiap akti&iti

Prosedur kualiti

Dokumen yang disediakan oleh organisasi untuk memastikan rekod

kualiti diujudkan dan di selenggara sebagai bukti pematuhan

standard dan pelaksanaan sistem kualiti.

%anual organisasi penting bagi membantu pekerja melaksanakantugas dan tanggungjaab mereka dengan cekap dan berkesan

mengikut standard dan langkah-langkah yang telah ditetapkan.

Konsep+konsep Pengorganisasian

1. Autoriti

8ak untuk membuat keputusan dan mengarah.

8ak membuat keputusan ini ditentukan melalui struktur organisasi

yang #ormal.

Seseorang pengurus mempunyai autoriti disebabkan olehkedudukannya dalam struktur organisasi (jaatan)



=

,. &anggungja/a

Keajipan petugas untuk melaksanakan tugas yang diberi

kepadanya

3anggungjaab ujud apabila seseorang pekerja menerima satu-

satu tugas/pekerjaan daripada ketuanya atau pengurusnya

-. Akauntai'iti

ertanggungjaab atas hasil kerjanya

Seseorang pekerja yang mempunyai akauntabiliti akan

dipertanggungjaab penuh ke atas apa yang dihasilkannya.

+ika suatu tugas tidak berhasil! maka indi&idu tidak akan

meletakkan kesalahan pada bahu orang lain.

%anakala jika suatu tugas itu berhasil! maka indi&idu itu tidak akan

menganggap bahaa kejayaan tersebut adalah hasil usaha indi&idu

berkenaan semata-mata

4. Pe0usatan autoriti

3umpuan autoriti kepada peringkat atasan

8al ini bermakna keputusan dibuat oleh pihak pengurusan atasan.

4malan ini juga dikenali sebagai pendekatan dari atas ke baah .

Kelebihan ,emusatan 4utoriti.

- "enjimatkan kos pentadbiran 3atacara > prosedur yang standard membantu organisasi

mengurangkan kos terutamanya dari segi o&erhed > sta#.

- Keseragaman tindakan

Keseragaman tindakan dapat dicapai dalam organisasi kerana

kaalan pentadbiran berpusat. ,emusatan juga dapat memastikan

budaya korporat yang sama diterima pakai oleh semua pihak.

- Kepimpinan peribadi$

,emusatan menggalakkan > membenarkan kepimpinan peribadi

terserlah. Kepimpinan peribadi memudahkan tindakan

pantas!pemasaran agresi#! > pencapaian matlamat/tujuan yang jelas.

- Keanjalan

,emusatan membenarkan organisasi lebih anjal > dpt

menyesuaikan dgn perubahan persekitaran.

- Kualiti kerja lebih baik

Kualiti kerja yang lebih baik dapat tercapai kerana tatacara yang

standard! penyeliaan yang lebih baik! dan penggunaan peralatan

yang lebih baik.

- Pen%elarasan %ang lebih baik$



1?

,emusatan memudahkan penyelarasan pelbagai operasi dalam

organisasi. Kaalan langsung > penyeliaan dapat dimudahkan

kerana kurangnya konfik > pertindihan kerja.

Kelemahan ,emusatan 4utoriti

- Kelewatan kerja$,emusatan menyebabkan kehilangan masa bekerja > kemerosotan

prestasi kerja jika semua rekod > arahan lambat datang dari pihak

atasan.

- &eban kerja %ang berat .

,embuat keputusan mungkin menghadapi beban yang terlalu

banyak kerana terdapat pelbagai jenis keputusan yang perlu dibuat

pada setiap hari dalam perniagaan.

- Kawalan jarak jauh$

,enyeliaan yang lebih baik tidak dapat dilakukan kerana pengurus

tertekan dengan kerja yang diberikan oleh pengurusan atasan.Kelalaian kerja terjadi kerana tiada kaalan > penyeliaan yang baik

- Tiada kesetiaan ' motiasi$

3iada pekerja yang akan berinisiati# dalam kerja kerana mereka

hanya menjalankan tugas yang disuruh sahaja. ,ekerja bekerja

umpama mesin > tiada semangat kerana tidak dilibatkan dalam

kerja pembuatan keputusan. Semua #aktor ini menghalang pekerja

untuk setia dengan organisasi

- Pekerja tidak terlatih$

Kaedah membuat keputusan ini akan menyebabkan para pekerja

tidak terlatih dalam proses membuat keputusan. 8al ini akanmembaa masalah jika mereka menjaat jaatan yang lebih

tinggi! kerana mereka akan bergantung kepada orang lain.

. Pe0en)aran autoriti

,emencaran autoriti merujuk kepada proses membuat keputusan

yang diagihkan ke semua peringkat organisasi ,engurus di setiap peringkat organisasi diberi kuasa untuk

membuat keputusan.

Kelebihan pemencaran autoriti

- Kurang beban kerja$eban kerja pihak pembuat keputusan dapat dikurangkan kerana

mendapat bantuan daripada pekerja baahannya. Dengan cara ini!

pengurus atasan dapat memberikan tumpuan pada pencapaian

strategi organisasi.

- Kelancaran kerja$

Kehilangan masa bekerja > keleatan kerja dapat dielakkan kerana

pembuatan keputusan tidak perlu datang dari pihak atasan.

- Pekerja terlatih$

,engurus baahan akan mendapat pengalaman membuat

keputusan.



11

Kemahiran membuat keputusan ini penting sekiranya mereka

dinaikkan pangkat kelak$

- Kepuasan ' motiasi pekerja$

Kepuasan kerja dapat ditingkatkan kerana pekerja > pengurus

baahan diberikan peluang membuat keputusan terutama jika

keputusan tersebut diterima. 8al ini kerana mereka berasa dihargai

melalui peluang yang diberikan.

- Kerja lebih berkesan$

,engurus baahan dan pekerja biasanya mempunyai maklumat

terperinci tentang operasi organisasi.@ni membolehkan mereka

membuat keputusan yang lebih berkesan

Kelemahan ,emencaran 4utoriti

- Kurang keseragaman tindakan.

- ,engurus baahan mungkin akan membuat keputusan tanpa

mengetahui gambaran besar/menyeluruh tentang apa yangdiinginkan oleh organisasi. Aalaupun pengurus baahan

mempunyai maklumat terperinci tentang operasi syarikat! namun

mereka mungkin tidak mempunyai maklumat tentang strategi

menyeluruh organisasi.

- Kurang penyelarasan antara pengurus.

ontohnya! sesetengah pengurus mungkin akan lebih

mementingkan jabatan masing-masing tanpa memikirkan kesannya

terhadap keberkesanan organisasi.

- ,erbeaan pendapat.

@no&asi/ idea yang tercetus dari satu-satu jabatan sukar untukditerima oleh jabatan lain kerana kurangnya komunikasi antara

pengurus jabatan.

#aktor#aktor ang "empengaruhi Pemusatan ' Pemencaran Autoriti *

a) eban tugas pengurus. +ika beban pengurus adalah banyak! maka organisasi boleh melakukan

pemencaran kuasa.

b) Kepentingan keputusan. +ika sesuatu pembuatan keputusan adalah

sangat penting! maka organisasi perlu melakukan pemusatan kuasa.

c) Kepantasan keputusan.

+ika sesuatu keputusan perlu dibuat dengan cepat! maka pemusatan kuasa

harus dilakukan. d) aktor kerahsiaan.

+ika organisasi mempunyai maklumat yang rahsia dan sulit! maka suatu

tugas tersebut mestilah dipusatkan kepada seseorang (pemusatan

autoriti)e) Kemampuan > kebolehan pekerja.



1$

Sekiranya pekerja dianggap berkemahiran tentang kerja yang dilakukan !

maka kuasa boleh diagihkan kepada mereka (pemencaran autoriti)

6734 34%4846:

2. Penugasan autoriti

,emberian hak untuk bertindak dalam bidang tertentu kepadasubordinat

,engurus memberikan hak kepada sta# baahan untuk membuat

keputusan > bertindak dalam bidang tertentu.

,ekerja baahan boleh melakukan kerja dengan berkesan

,enugasan penting sebab seseorang pengurus tidak dapat

melakukan semua tugas yang ada dengan sendiri tanpa bantuan

daripada sta# baahannya.

Aalaupun sta# baahan diberikan kuasa untuk membuat keputusan

dan ambil tindakan seperti yang diarahkan ketuanya! namun kesan

keputusan yang dibuat oleh sta# baahan terletak pada ketua yang

memberi arahan. 4kan tetapi! sta# baahan perlu

bertanggungjaab terhadap arahan > tanggungjaab yang

diberikan oleh ketuanya.

Kebaikan penugasan autoriti

- %enjimatkan masa.

,engurusan atasan dapat memberikan tumpuan kepada perkara

yang lebih penting.

- %embentuk pengurus tahap baahan.

- %emberi peluang kepada pengurus baahan memainkan peranan

dalam menjalankan tugas.- ,enyesuaian.



1'

- %embolehkan pengurusan atasan mengenal pasti pegaai yang

sesuai untuk sesuatu tugas

7. Empowermen

%eningkatkan kebebasan indi&idu/ kumpulan untuk membuat

pilihan

,engurus membolehkan/ memberikan kuasa kepada pekerja untuk

memikirkan! bergelagat! bertindak > membuat keputusan secara

bebas.

%erupakan konsep berdasarkan idea bahaa apabila pekerja diberi

kemahiran! sumber! autoriti! peluang! dan moti&asi serta diminta

bertanggungjaab > mempunyai akauntabiliti terhadap kesan

tindakan yang diambil! maka mereka akan lebih berpuas hati!

bermoti&asi! dan lebih mahir dalam melakukan kerja.

3. Autoriti 'ini

8ak untuk mengarah sta# baahan

%erupakan hak yang ada pada seseorang pengurus untuk membuat

keputusan yang melibatkan akti&iti utama bagi mencapai matlamat

organisasi.

. Autoriti sta"

8ak memberi sokongan dan nasihat atas kemahiran dan kelayakan

yang ada pada petugas

%erupakan hak memberi nasihat kepada #ungsi lini organisasi

berdasarkan kepakaran . ertindak memberikan nasihat > cadangan kepada pengurus lain

atau sta# baahannya atas kepakaran > ilmu yang dimiliki.

15. 6angkauan ka/a'an

ilangan sta# baahan yang melaporkan terus kepada seorang

pengurus

+angkauan kaalan luas berlaku apabila bilangan subordinat yang

ramai untuk diselia > dipertanggungjaabkan kepada seorangpengurus kepada pekerja di baahnya

+angkauan kaalan sempit berlaku apabila seorang pengurus akan

mengaal bilangan sta# yang sedikit.

11. Rantaian ara7an

*arisan autoriti yang menghubungkan ketua dengan subordinat

%erujuk kepada hubungan langsung antara ketua dengan pekerja

dari segi sistem pelaporan dalam sesebuah organisasi.

"ingkasnya! rantaian arahan merujuk pada suatu rancangantentang siapa yang patut melapor kepada siapa.



1

%enurut 8enri ayol! semakin jelas rantaian arahan! maka semakin

berkesan proses membuat keputusan dan kecekapan. 8al inikerana! indi&idu mengetahui siapa yang boleh membuat keputusandan membuat tindakan serta siapa yang melaksanakan arahanberkenaan.

&A!A& N&K + 1.4 PENGORGANISASIAN

pengajian perniagaan (penggal 2) bab1-4-pengorganisasian

Documents