PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 1/13

PROSEDUR

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN PERPUSTAKAAN

PK.PPAS(O)02

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

NIHAYAH EBNI HAJAR Pustakawan SABARIAH SAYUTI Pustakawan

01/02/2010

DISEMAK OLEH

SUZLIANA BT ABD HAMID Wakil Pengurusan

01/02/2010

DILULUSKAN OLEH

MASTURA BT HJ MUHAMAD Pengarah PPAS

01/02/2010

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 2/13

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk mempastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang

dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka surat Bentuk Pindaan Diluluskan

08/01/2015 Lampiran Pengarah

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 3/13

KANDUNGAN MUKASURAT

1. Objektif

2. Skop

3. Rujukan

4. Definisi

5. Singkatan

6. Tindakan dan Tanggungjawab

7. Carta Aliran Kerja

8. Rekod Kualiti

9. Lampiran

4

4

4

4-5

5

6 - 8

9 -11

12

13

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 4/13

1. OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan penerimaan dan

pemeriksaan bahan perpustakaan yang dibekalkan sentiasa memenuhi

spesifikasi yang ditetapkan oleh PPAS.

2. SKOP

Prosedur ini diterima pakai oleh Bahagian Pembangunan dan Pengurusan

Koleksi (KOL) PPAS semasa menerima dan memeriksa bahan perpustakaan

iaitu bahan monograf, bahan terbitan bersiri dan bahan pandang dengar yang

dibekalkan oleh pembekal.

3. RUJUKAN

3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2008

Seksyen 7.4.3 - Verifikasi Bekalan Dan Perkhidmatan

Seksyen 7.5.1 - Kawalan Bagi Pelaksanaan Proses-Proses

Seksyen 7.5.3 - Identifikasi dan Kemudahkesanan

Seksyen 8.2.4 - Pemantauan Dan Pengukuran Produk

4. DEFINISI

4.1 BAHAN

Bahan Monograf terdiri daripada buku, ensiklopedia, kamus, direktori,

atlas, buku manual, kertas persidangan, tesis, peta, poster dan brosur,

Bahan Pandang Dengar terdiri daripada VCD, DVD, CD-ROM, Blu Ray,

kaset, gambar, filem dan slaid.

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 5/13

Bahan Terbitan Bersiri terdiri daripada majalah, jurnal, laporan tahunan,

indeks, abstrak warta kerajaan dan akta.

4.2. SENARAI PESANAN

Dokumen yang mengandungi judul bahan, nama pengarang, penerbit,

tahun penerbitan, tempat penerbitan, harga, ISBN, kuantiti bahan yang

dipesan, nama pembekal, sumber pesanan, nombor pesanan, tarikh

pesanan dan syarat pembekalan bahan.

5. SINGKATAN

PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

KOL - Bahagian Pembangunan & Pengurusan Koleksi

PPP - Penolong Pegawai Perpustakaan

PP - Pembantu Perpustakaan

PT - Pembantu Tadbir

PAP - Pembantu Am Pejabat

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 6/13

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN T/JAWAB

A. PENERIMAAN BAHAN

1. Terima bahan daripada pembekal beserta

a. Senarai Pesanan

b. Nota Hantaran

c. Invois

2. Semak Invois dan Nota Hantaran bagi memastikan perkara berikut sama

seperti di Senarai Pesanan

a. Harga

b. Judul

c. Kuantiti bahan

3. Periksa bahan yang diterima dan pastikan selaras dengan Nota

Hantaran.

4. Pulangkan kepada pembekal jika bahan tidak memenuhi spesifikasi yang

telah ditetapkan.

PPP/ PP

5. Dapatkan Invois Penerbit daripada pembekal jika terdapat perbezaan

harga, bagi tujuan pengesahan (kecuali majalah).

6. Tandatangani Senarai Pesanan, Nota Hantaran dan Invois sebagai

mengesahkan bahan diterima menepati pesanan

PP

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 7/13

TINDAKAN T/JAWAB

B. PEMERIKSAAN FIZIKAL BAHAN

Bahan Monograf/Terbitan Bersiri

7. Pastikan naskhah bahan yang diterima mencukupi.

8. Periksa fizikal bahan mengikut aspek-aspek berikut:

a. Muka surat mencukupi

b. Muka surat tidak koyak

c. Cetakan huruf, susunan muka surat dan kualiti gambar memuaskan

d. Jilidan memuaskan

e. Bahan-bahan sampingan seperti ‘guidebook’, ‘supplement’,

‘workbook’, disket, CD-ROM, kaset dan lain-lain (jika ada) disertakan.

PP/ PAP

Bahan Pandang Dengar

9. Periksa bahan yang diterima dari segi fizikal dan isi kandungan mengikut

aspek-aspek berikut:

a. Fizikal bahan dalam keadaan sempurna dan memuaskan.

b. Tiada berkulat (fungus)

c. Judul bahan sama seperti yang tertera pada kotak atau sarung bahan.

d. Kandungan bahan lengkap dari mula hingga akhir program.

e. Kualiti gambar dalam keadaan baik.

f. Kualiti audio baik (suara jelas dan tidak ada gangguan)

g. Boleh di akses oleh komputer dan pemain cakera

PP/ PAP

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 8/13

TINDAKAN T/JAWAB

10. Ambil tindakan berikut sebagai bukti bahan telah diperiksa:

a. Cop ‘TELAH DIPERIKSA’ pada Nota Hantaran

b. Tandatangani

c. Nyatakan tarikh

11. Kemaskini maklumat bahan yang telah diterima.

12. Failkan salinan Nota Hantaran dan Senarai Pesanan.

13. Serah Invois dan Nota Hantaran kepada PT untuk diproses.

PP

C. KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

14. Rekodkan ‘Senarai Semak Pemeriksaan Bahan’ jika terdapat bahan yang

tidak memenuhi spesifikasi. (Rujuk Lampiran 1).

15. Serah Senarai Semak dan bahan yang tidak memenuhi spesifikasi

kepada PP.

PAP

16. Asingkan bahan di rak ‘Bahan Rosak’.

17. Kembalikan kepada pembekal bahan yang tidak memenuhi spesifikasi

PP

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 9/13

7. CARTA ALIRAN KERJA

A. PENERIMAAN BAHAN

TINDAKAN T/JAWAB

PPP/PP - Terima bahan dari pembekal

- Semak invois & nota hantaran

- Memuaskan?

- Lakukan pemeriksaan silang

- Sama?

- Dapatkan invois penerbit jika terdapat perbezaan harga

- Tandatangan dokumen berkenaan

Ya

Ya

Tidak

TAMAT

Pulangkan kepada pembekal

Tidak

MULA

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 10/13

B. PEMERIKSAAN FIZIKAL BAHAN

TINDAKAN T/JAWAB

PP/PAP

- Terima & pastikan naskhah mencukupi

- Cukup?

- Periksa fizikal bahan berdasarkan

spesifikasi - Memenuhi spesifikasi? - Cop “TELAH DIPERIKSA’ pada nota

hantaran - Kemaskini maklumat

- Failkan salinan dokumen yang berkenaan - Serah invois & nota hantaran kepada PT

Ya

Ya

Tidak

TAMAT

Pulangkan kepada pembekal

Tidak

MULA

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 11/13

C. KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

TINDAKAN T/JAWAB

PAP - Rekodkan Senarai Semak Pemeriksaan Bahan

- Serah bahan dan senarai semak kepada PP

PP

- Asingkan bahan di rak bahan rosak

- Kembalikan bahan rosak kepada pembekal

TAMAT

MULA

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 12/13

8. REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

8.1

Fail Pemeriksaan Bahan (No. Fail PA 3.3/12)

KOL

5 tahun

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 13/13

9. LAMPIRAN

Bil. Jenis Lampiran Lampiran

9.1

Contoh Senarai Semak Pemeriksaan Bahan

Lampiran 1