panduan pengurusan sistem e-pelaporan program j-qaf · panduan pengurusan sisteme -pelaporan...

PANDUAN PENGURUSAN SISTEM e-PELAPORAN

PROGRAM j-QAF KEMASKINI : 07 MEI 2019

BAHAGIAN PENDIDIKAN ISLAM,

KEMENTERIAN PENDIDIKAN

MALAYSIA

1

PANDUAN PENGURUSAN SISTEM e-PELAPORAN PROGRAM j-QAF V2019

ISI KANDUNGAN

1 PENGENALAN SISTEM .................................................................................... 3

2 FORMAT PENGISIAN DATA SISTEM e-PELAPORAN ........................................... 3

3 PENGISIAN DATA SISTEM e-PELAPORAN......................................................... 4

4 KEPERLUAN SISTEM ....................................................................................... 5

5 RINGKASAN SOP SISTEM e-PELAPORAN .......................................................... 6

6 PENETAPAN MICROSOFT OFFICE ACCESS ....................................................... 9

6.1 PENETAPAN MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007 ......................................... 9

6.2 PENETAPAN MICROSOFT OFFICE ACCESS 2010 ....................................... 11

6.3 PENETAPAN MICROSOFT OFFICE ACCESS 2013 @ 2016 .......................... 13

7 PEMASANGAN SISTEM e-PELAPORAN PROGRAM j-QAF ................................. 15

8 PENAMBAHBAIKAN PADA SISTEM e-PELAPORAN PROGRAM j-QAF 2019.......... 16

9 PROSEDUR KERJA SISTEM e-PELAPORAN PROGRAM j-QAF 2019 ................... 17

9.1 LOGIN KE DALAM SISTEM ...................................................................... 17

9.2 REGIONAL SETTING ............................................................................... 18

9.3 PAPARAN PROSEDUR OPERASI STANDARD (SOP) .................................... 19

9.4 PROSES 1 - KEMASKINI MAKLUMAT SEKOLAH ......................................... 20

9.5 PROSES 2 - CONVERT DATA MURID (APDM) ........................................... 20

9.6 PROSES 3 - STREAMING KELAS .............................................................. 24

9.7 PROSES 4 - KEMASKINI MAKLUMAT MURID ............................................ 25

10 FUNGSI KEMASKINI MAKLUMAT MURID ........................................................ 26

11 PROSES EKSPORT DATA UNTUK PENGAGIHAN DATA KELAS .......................... 28

12 PENGISIAN DATA PENCAPAIAN MURID SISTEM e-PELAPORAN ....................... 30

13 PENETAPAN STATUS MURID PERDANA, KHAS & SKPK ................................... 32

14 PROSES IMPORT DAN GABUNG DATA ........................................................... 35

15 PROSES EKSPORT DATA ............................................................................... 37

16 MENU CETAKAN DAN LAPORAN .................................................................... 38

17 CETAKAN SIJIL PROGRAM j-QAF DAN PAFA ................................................... 39

18 ISU TEKNIKAL .............................................................................................. 40

18.1 KAEDAH BACKUP DATA DAN FAIL 2018................................................... 40

18.2 TAMBAH KELAS BARU ............................................................................ 40

19 MUAT NAIK DATA KUTIPAN JUN DAN OKTOBER 2019 ePELAPORAN KE PORTAL

e-jQAF ............................................................................................................... 41

19.1 KEMASKINI MAKLUMAT SEKOLAH ........................................................... 41

19.2 MEMUATNAIK DATA (UPLOAD DATA) ...................................................... 43

19.3 FUNGSI-FUNGSI DALAM PORTAL ejQAF .................................................. 44

20 SUMBER RUJUKAN DAN PERTANYAAN........................................................... 44

2


21 PENILAIAN TAHAP PENGUASAAN MURID....................................................... 45

21.1 JAWI DAN BAHASA ARAB ....................................................................... 45

21.2 AL-QURAN ............................................................................................. 45

21.3 KBS WUDUK, SOLAT PELAKUAN DAN SOLAT BACAAN .............................. 46

22 JAWATANKUASA PEMBANGUN SISTEM e-PELAPORAN .................................... 47

3


1 PENGENALAN SISTEM

Sistem e-Pelaporan Program j-QAF merupakan evolusi penambahbaikan

Sistem e-Pelaporan Program j-QAF yang telah digunakan untuk menganalisis

pencapaian model-model Program j-QAF sejak tahun 2007 hingga 2018.

Sistem yang baru ini mempunyai pelbagai fungsi yang disepadukan dalam

satu sistem seperti berikut :

a) Pangkalan data Program j-QAF merangkumi murid, kelas dan sekolah.

b) Menganalisis pencapaian model-model Program j-QAF Aliran Perdana dan

Pendidikan Khas.

c) Pelaporan Pelaksanaan Pemantauan Program j-QAF peringkat daerah, negeri

dan kebangsaan.

d) Pelaporan Program Perkara Asas Fardu Ain (PAFA) Sekolah Rendah.

Sistem ini dibangunkan oleh barisan Guru Pendidikan Islam dan Guru j-QAF

menggunakan platform Microsoft Access 2007 dengan mengambil kira keperluan

pengguna di semua peringkat; Sekolah, PPD, JPN dan KPM.

2 FORMAT PENGISIAN DATA SISTEM e-PELAPORAN

PERKARA SK PERDANA SJK KELAS PPKI SK

PENDIDIKAN KHAS

AL-QURAN √ √ √ √

JAWI √ √ ×* √

BAHASA ARAB √ × ×* ×

KBS WUDUK √ √ √ √

KBS SOLAT (PELAKUAN) √ √ √ √

KBS SOLAT

(BACAAN) √ √ √ √

PAFA √ √ ×* √

* kecuali murid Inklusif Penuh perlu dinilai seperti murid kelas Perdana.

4


3 PENGISIAN DATA SISTEM e-PELAPORAN

PERKARA KUTIPAN JUN KUTIPAN OKTOBER

AL-QURAN √ √

JAWI × √

BAHASA ARAB × √

KBS WUDUK √ √

KBS SOLAT

(PELAKUAN) √ √

KBS SOLAT (BACAAN) √ √

PAFA* × √

* Catatan

a) Pentaksiran PAFA bermula daripada Tahun 1 hingga Tahun 6.

b) DIWAJIBKAN pengisian dalam Sistem ePelaporan kepada Murid Tahun 6 sahaja.

5


4 KEPERLUAN SISTEM

1. Sistem pengoperasian (Operating System) berasaskan Microsoft Windows

SAHAJA; Random Access Memory (RAM) minima 1GB; hard disk space (ruang

kosong cakera keras) minima 5GB;

2. Microsoft Office Access 2007, versi 2010, versi 2013 dan Versi 2016;

3. Paparan skrin minima 12 inci dan ke atas; skrin resolusi minima 1024 x 768

piksel;

4. Data Aplikasi Pangkalan Data Murid (APDM) terkini;

5. Perhatian: Hasil Uji Lari yang telah dijalankan, Sistem tidak berfungsi

terhadap PC @ Laptop yang mempunyai gabungan Operating System (OS)

Window 8.1 Pro 64bit dengan Microsoft Office Access 2010 @ 2013 @ 2016

64bit; dan

6. Pengoperasian Sistem E-Pelaporan Program j-QAF Atas Platform Macintosh @

Mac Os X Sistem ini hanya boleh dioperasikan jika Windows digunakan

seperti berikut:

a. Windows dioperasikan dengan perisian VMWare atau Parallel Desktop

(dalam persekitaran Mac OS X); atau

b. Windows dioperasikan dengan perisian Boot Camp untuk menjalankan

Microsoft Windows (dalam persekitaran Dual Boot).

c. Selain daripada di atas, sistem tidak akan boleh digunakan.

6


5 RINGKASAN SOP SISTEM e-PELAPORAN

LANGKAH 1 (Mendapatkan Data Maklumat Sekolah)

1. Penyelaras Data Sekolah perlu Login dalam Portal eJQAF melalui alamat

http://epelaporanbpi.edu.my . Kemudian Masukkan Katanama : Kod Sekolah

masing Contoh BBA4032 dan Katalaluan : Sila dapatkan daripada JU Daerah

masing-masing.

2. Klik pada Kemaskini Maklumat Sekolah > Kemaskini Maklumat pada

Maklumat Asas dan Maklumat Pentadbir.

3. Kemudian muat turun Data Maklumat Sekolah >> Klik Download Data >>

Klik Muat turun pada fail JQAFSekolah.txt.

*** Untuk sekolah baru sila berhubung dengan Jurulatih Utama Daerah (JUD)

masing-maisng.

LANGKAH 2 (Install Sistem Setting Microsot Ofice Access)

(* Untuk Pengguna Baru)

1. Pastikan anda menggunakan komputer platform WINDOWS XP ke atas

2. Install Microsoft Access 2010 ke atas (32 Bit sahaja)

3. Buka Microsoft Access > Options > Client Setting / Advanced > UNTICK 3

pilihan di bawah perkara CONFIRM

4. Pilih TRUST CENTER > Trust Center Settings > Message Bar > Pilih

"Never show ...."

5. Pilih TRUST CENTER > Trust Center Settings > Macro Settings > Pilih

"Enable All Macros .."

6. Klik OK pada semua paparan dan EXIT / CLOSE Microsoft Access

7. Kemudian pasang @ install sistem ePelaporan dalam komputer masing-

masing.

LANGKAH 3 (Mengabungkan Data Maklumat Sekolah ke sistem ePelaporan

yang Baharu)

1. Buka Sistem ePelaporan Klik pada Import Gabung Data Maklumat Asas

Sekolah > pilih Import Data Epelaporan > klik Teruskan > Klik Pilih

Lokasi Import > klik Import dan Gabung Data fail JQAFSekolah.txt

(Tunggu hingga selesai) > Login sistem ePelaporan 2019 (gunakan password

yang sama seperti sebelum ini) > Klik Teruskan.

2. Menu Utama > Convert Data Murid (APDM) > klik Browse (Sila

dapatkan folder data murid APDM dalam format Fail txt) > Klik satu persatu

APDM – D1 hingga APDM – D6 @ APDM – D7 (Kelas Khas) > semak

pada ruangan Murid Pindah Keluar.

*** jika murid baru tidak ramai, gunakan Menu Utama > Kemaskini

Maklumat Murid > TAMBAH REKOD MURID BARU > Isi maklumat murid >

Klik DAFTAR MURID

http://www.epelaporanbpi.edu.my/

7


3. Menu Utama > Kemaskini Maklumat Murid > Utiliti Tukar Nama

Kelas (Bagi sekolah yang terlibat sahaja)

4. Menu Utama > Kemaskini Maklumat Murid > Pilih Darjah & Kelas

(yang terlibat streaming kelas) > Streaming Kelas > Ubah kelas murid

streaming

5. Menu Utama > Kemaskini Maklumat Murid > HAPUS DATA MURID

PILIHAN > Sila pilih murid keluar dengan klik butang PILIH UNTUK

HAPUS > Klik Hapus Data murid Pilihan Dan Hantar ke BIN (Restore)

6. Menu Utama > Kemaskini Maklumat Murid > Profil Murid > Pilih

Darjah & Kelas > Kemaskini Keterlibatan Program j-QAF > Kemaskini

(Bahasa, Status Murid dan lain-lain)

7. Menu Utama > klik Agihan Data Sekolah > Pilih Lokasi Eksport > Pilih

Eksport Kelas Pilihan atau Pilih Eksport Aliran Pilihan (Export Data ke

FOLDER kelas atau Aliran yang telah ditentukan secara berasingan)

LANGKAH 4 (Menjalankan Pengisian Data ePelaporan 2019)

1. Penyelaras Data Sekolah memasang Sistem ePelaporan 2019 yang baharu

pada komputer @ laptop Penyelaras Data Kelas bersama folder kelas yang

akan dipertanggungjawabkan untuk pengisian. Pastikan Sistem ePelaporan

yang lama dihapuskan @ delete pada komputer pengguna terlebih dahulu.

2. Untuk masukkan fail dalam sistem (melibatkan agihan data kelas) berkenaan

sila pilih Muka Utama > Klik Import Data Keseluruhan > Pilih Lokasi

Import (sila cari folder kelas atau aliran yang dieksport tadi) > Klik IMPORT

DAN GABUNG DATA. Ulangi langkah ini sehingga semua kelas dimasukkan

dalam sistem pengguna.

3. Untuk Bulan Jun pengguna akan membuat Pengisian Data Model Al-Quran,

Model KBS Wuduk, Model KBS Solat Pelakuan, Model Solat Bacaan serta

Perkara Asas Fardhu Ain (PAFA).

4. Sementara Bulan Oktober Pengisian Data Model Jawi, Model Bahasa Arab,

Model Khatam Al-Quran, Model KBS Wuduk, Model KBS Solat Pelakuan, Model

Solat Bacaan serta Perkara Asas Fardhu Ain (PAFA).

LANGKAH 5 (Selepas Selesai Pengisian)

1. Pastikan Pengguna atau Penyelaras Data Kelas telah menyelesaikan pengisian

setiap model yang telah ditetapkan pada Langkah 4. Sebelum itu, pengguna

bentuk satu folder baru di Dekstop komputer masing-masing dan namakan

dengan nama Pengguna sendiri untuk memudahkan urusan

2. Muka Utama > klik Eksport Data > klik Eksport Data ePelaporan >

Pilih Lokasi Eksport (cari folder baru yang dinamakan dengan nama

pengguna seperti langkah di atas) > klik EKSPORT DATA. Peringatan butang

Pilih Lokasi Eksport tidak akan timbul selagi Data tidak diisi dengan

sempurna. Sila Semak pada utiliti ralat yang disediakan.

8


3. Setelah selesai serahkan folder yang mengandungi data yang dieksport

kepada Penyelaras Data Sekolah.

LANGKAH 6 (Pengumpulan Data Sekolah)

1. Penyelaras Data Sekolah akan mengumpulkan data kelas daripada Penyelaras

Data Kelas

2. Muka Utama > Klik Import Data Keseluruhan > klik Import Data

ePelaporan > Pilih Lokasi Import (sila cari folder kelas atau aliran yang

dieksport tadi) > Klik IMPORT DAN GABUNG DATA. Ulangi langkah ini

sehingga semua kelas dimasukkan dalam sistem pengguna.

3. Untuk penghantaran semasa Kutipan Verifikasi Data Peringkat Daerah, sila

sertakan bahan dan dokumen berikut :

- Data 2 txt file (jqafSekolah.txt dan jqafMurid.txt )

- Cetakan Akta Rahsia Rasmi (Perdana & Khas) *jika ada PPKI atau SKPK

shj

- Cetakan Lampiran Pengesahan JUN (Telah disemak dan disahkan oleh

Pentadbir Sekolah)

9


6 PENETAPAN MICROSOFT OFFICE ACCESS

Sebelum memulakan sistem ini, pengguna perlu membuat penetapan terhadap

Microsoft Office Access pada komputer atau laptop masing-masing untuk

memastikan sistem berfungsi dengan baik. Penetapan ini hanya diperlukan sekali

sahaja. Penetapan berbeza mengikut versi Microsoft Office Access samada versi

2007, 2010 ataupun 2013 dan 2016.

6.1 PENETAPAN MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

Sila ikuti langkah berikut

1. Buka Microsoft Access

2. Klik Office Button

3. Klik Access Option

4. Seterusnya, klik Advanced →Editing →Confirm; nyahtandakan (untick) Record

Changes, Document Deletions dan Action Queries.

2

3

10


5. Kemudian, klik Trust Center →Trust Center Settings→Macro Settings; klik Enable All

Macros

6. Kemudian, klik Message Bar; tekan Never show information about blocked content

7. Akhir sekali, klik OK. Tutup aplikasi dan anda boleh mulakan sistem.

11


6.2 PENETAPAN MICROSOFT OFFICE ACCESS 2010

1. Buka Microsoft Office Access;

2. Klik File;

3. Klik Options ;

4. Seterusnya, klik Client Settings →Editing →Confirm; nyahtandakan (Untick) Record

changes, Document deletions dan Action queries;

12



Macros;

6. Kemudian, klik Message Bar; klik Never show information about blocked content;


13


6.3 PENETAPAN MICROSOFT OFFICE ACCESS 2013 @ 2016

1. Buka Microsoft Office

Access

2. Klik Open Other Files

3. Klik Files; pilih

Options

14



Macros

5. Kemudian, klik Message Bar; klik Never show information about blocked content


15


7 PEMASANGAN SISTEM e-PELAPORAN PROGRAM j-QAF

1. Sistem boleh diperoleh daripada Jurulatih Negeri atau Daerah

masing-masing ataupun muat turun daripada laman

sesawang berikut:

- Blog Rasmi j-QAF: http://epelaporanbpi.blogspot.my/

@ Portal eJQAF http://epelaporanbpi.edu.my

2. Untuk sebaran pada tahun 2019, penyedia sistem telah

menyediakan satu installer lengkap melalui fail

(ePelaporan2018_Setup.exe) .

*Peringatan: Untuk Penyelaras Data Sekolah, anda perlu backup dan

tempatkan data ePelaporan 2018 ke dalam Folder baru contoh “Backup

2018” sebelum memasang sistem 2019. Sementara pada Penyelaras Data

Kelas, Penyelaras Data Sekolah perlu memastikan mereka menghapuskan

(Delete) Folder BPI dalam komputer mereka dan memasang Sistem Baharu

ePelaporan 2019 untuk memudahkan kerja.

3. Untuk memasang (install) sistem pada komputer masing-masing, sila klik pada

fail installer ePelaporan2018_Setup.exe dan ikut arahan sehingga proses

memasang (install) selesai.

4. Pada sistem terkini terdapat fail baru iaitu seperti berikut:-

a. Fail BPIData2018.accdb

b) Sistem : ePelaporan - Release 2018 - Patch8.5.7.accdb

c) Icon eJQAF.ico

5. Pada Dekstop komputer pengguna, akan dipaparkan Icon

Shortcut bagi Sistem ePelaporan 2018 bagi memudahkan

pengguna menggunakan sistem yang baru.

http://epelaporanbpi.blogspot.my/

http://www.epelaporanbpi.edu.my/

16


8 PENAMBAHBAIKAN PADA SISTEM e-PELAPORAN PROGRAM j-QAF 2019

1. Data Guru telah dibuang daripada Sistem.

2. Untuk Kutipan Bulan Jun, Pengisian Data Model Al-Quran, Model KBS

Wuduk, Model KBS Solat Pelakuan, Model Solat Bacaan serta Perkara Asas

Fardhu Ain (PAFA).

3. Sementara Kutipan Bulan Oktober Pengisian Data Model Jawi, Model

Bahasa Arab, Model Khatam Al-Quran, Model KBS Wuduk, Model KBS Solat

Pelakuan, Model Solat Bacaan serta Perkara Asas Fardhu Ain (PAFA).

4. Kata laluan (password) hanya akan dimaklumkan oleh Jurulatih Utama Negeri

atau Jurulatih Utama Daerah kepada Penyelaras Data Sekolah sahaja melalui

bengkel-bengkel yang akan dijalankan di peringkat Daerah masing-masing. Ia

tidak boleh disebarkan melalui secara bebas melalui aplikasi Telegram atau

Whatapps tanpa kawalan.

5. Untuk versi 2019, pihak pembina sistem telah menambah tahap keselamatan

sistem melalui memperkenalkan fungsi khusus untuk Jurulatih Utama

Peringkat Negeri dan Daerah sahaja dengan kata laluan (password).

6. Kata laluan (password) hanya akan dimaklumkan oleh Jurulatih Utama Negeri

kepada Jurulatih Utama Daerah sahaja. Ia tidak boleh disebarkan melalui

secara bebas melalui aplikasi Telegram atau Whatapps tanpa kawalan.

7. Prosedur Operasi Standard (SOP) Sistem ePelaporan Program j-QAF telah

dipaparkan pada muka hadapan sistem untuk memudahkan pengguna

membuat rujukan prosedur-prosedur yang perlu diikuti dengan betul.

17


9 PROSEDUR KERJA SISTEM e-PELAPORAN PROGRAM j-QAF 2019

9.1 LOGIN KE DALAM SISTEM

1. Dwiklik aplikasi e-PELAPORAN j-QAF.

2. Klik pada Import Data > pilih Import Data Epelaporan > Teruskan >

pilih Lokasi Import > klik Import dan Gabung Data (Tunggu hingga

selesai) > Login sistem ePelaporan 2019 (Password Sila dapatkan daripada

JU Negeri @ Daerah) > Klik Teruskan.

18


9.2 REGIONAL SETTING

1. Maklumat Regional Setting akan dipaparkan.

2. Perhatikan paparan Perhatian; sekiranya berkenaan, klik Betulkan Secara

Automatik, dan klik Yes untuk kepastian. Anda akan diminta Log Keluar dan

Log Masuk semula.

3. Sekiranya tidak berkenaan; butang Teruskan akan muncul. Anda boleh

teruskan untuk masuk ke sistem.

2

1

19


9.3 PAPARAN PROSEDUR OPERASI STANDARD (SOP)

1. Seterusnya akan dipaparkan Paparan Prosedur Operasi Standard (SOP) @

langkah-langkah yang perlu diikuti oleh pengguna sistem terutama Penyelaras

Data Sekolah dan Penyelaras Data Kelas. Kemudian pengguna boleh masuk ke

dalam Sistem dengan menekan butang KE MENU UTAMA e-PELAPORAN

PROGRAM j-QAF.

20


9.4 PROSES 1 - KEMASKINI MAKLUMAT SEKOLAH

1. Untuk Tahun 2019, pengemaskinian Maklumat Sekolah dan Maklumat

Pentadbir perlu dilakukan terlebih dahulu pada Portal e-JQAF, kemudian Muat

Turut Data tersebut dan diimport dalam Sistem e-Pelaporan 2019.

9.5 PROSES 2 - CONVERT DATA MURID (APDM)

1. Kemasukan data murid menggunakan data Murid APDM. Import Data murid

APDM mengikut Tahun (sila dapatkan data murid dalam format TXT dari

Penyelaras APDM sekolah). Proses muat turun data APDM adalah seperti

berikut;

a. Sila buka Laman Sesawang APDM; http:// apdm.moe.gov.my. Kemudian

masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan.

1

21


b. Pilih Data Murid >> pada ruangan Muat Turun Klik pada butang Text kelas

yang dikehendaki. Fail yang dimuat turun biasanya terletak dalam folder

Download dalam komputer masing-masing.

2. Data yang dimuat turun hendaklah dalam format TXT seperti dibawah.

3. Selepas mendapat data APDM, sila namakan semula data APDM txt

mengikut Tahun contoh; D1 untuk Darjah 1. Untuk Data Khas @ PPKI,

namakan semula sebagai D7 Seperti paparan dibawah:

2

3

22


4. Convert Data Murid APDM . Klik Convert Data Murid APDM dikuti

masukkan kata laluan yang boleh diperolehi daripada Jurulatih Daerah

masing-masing.

5. Klik “BROWSE” untuk mencari Folder APDM yang telah dikemaskini. Setelah

dikenalpasti folder dan fail tersebut kemudian klik “OK” .

6. Selepas itu, klik pada setiap butang APDM – D1 hingga APDM – D6 (untuk

kelas aliran Perdana) ataupun APDM – D7 (untuk khas) dan data selesai

convert setelah paparan “Proses Selesai!” muncul.

1

2 3

23


7. Kemudian Penyelaras Data Sekolah perlu melaksanakan proses streaming

kelas. Untuk mengenalpasti murid pindah, sila klik pada butang mempunyai

Icon Microsoft Excel sebelah kanan.

Perhatian:-

a. Convert Data APDM hendaklah dilakukan selepas Proses Data Kutipan

Pelaporan untuk mengelakkan pertambahan murid @ data.

b. Nama atau maklumat murid sedia ada pada data akan dikekalkan, sementara

data murid baru akan masuk untuk menambah murid baru. Penetapan Id

Murid adalah berdasarkan No. Surat Beranak @ No. Kad Pengenalan Murid.

Semak pada Kemaskini Maklumat Murid untuk menyemak data murid @

nama murid yang sama dengan menghapuskan data salah seorang daripada

mereka.

24


9.6 PROSES 3 - STREAMING KELAS

1. Proses Steraming kelas hanya boleh dijalankan selepas Proses Convert Data

dilaksanakan. Pilih Kemaskini Maklumat Murid >> pilih Darjah dan Nama

Kelas dikuti pilih Streaming Kelas.

2. Proses Streaming Kelas Murid dilaksanakan dengan mengubah kelas terkini murid

mengikut Maklumat Dari APDM. Sila ubah kelas murid pada ruang Maklumat

Dari ePelaporan Program j-QAF sehingga selesai.

25


9.7 PROSES 4 - KEMASKINI MAKLUMAT MURID

3. Pilih tetapan darjah dan nama kelas

4. KEMASKINI PROFIL MURID:

4.1. Kemaskini Keterlibatan Murid Dalam Program j-QAF

4.2. Kemaskini Status Murid

4.3. Kemaskini kategori murid berkeperluan Khas (bagi murid PPKI @ Khas) serta

masalah.

26


10 FUNGSI KEMASKINI MAKLUMAT MURID

1. Fungsi PROFIL MURID adalah untuk menetapkan maklumat murid.

2. Fungsi CARI MURID adalah untuk mencari nama murid yang ada dalam sistem.

3. Fungsi STREAMING KELAS adalah untuk memindahkan murid mengikut kelas

terkini.

4. Fungsi TAMBAH REKOD MURID BARU adalah menambah murid baru secara

manual tidak melalui Convert Data APDM.

5. Fungsi HAPUS DATA MURID PILIHAN adalah untuk menghapuskan murid

yang telah berpindah sekolah setelah menjalankan Convert Data Murid APDM.

6. Fungsi RESTORE DATA MURID akan mengembalikan semula data murid ke

dalam sistem.

7. Fungsi UTILITI TUKAR NAMA KELAS berfungsi kepada sekolah-sekolah yang

mempunyai nama kelas yang berlainan pada setiap tahun. Fungsi ini akan

digunakan setelah proses naik kelas dan convert data APDM. Sebagai contoh:

sekolah yang menggunakan tema bunga untuk tahun satu, tema planet tahun

dua dan seterusnya.

8. Fungsi KEMASKINI RALAT DATA ASAS berfungsi untuk membetulkan ralat

asas seperti Kod Kategori Khas, Status Masalah, Kod Status Murid dan Kod Kaum

Melayu.

9. Sekiranya pelajar tersebut berpindah ke sekolah lain, Penyelaras sekolah

hendaklah sertakan sekali maklumat murid Sistem ePelaporan j-QAF dalam

format TXT. fungsi Export Data Individu diperlukan untuk tujuan ini yang

terdapat dalam Rekod Profil Murid. Cara yang sesuai penghantaran data ke

sekolah baharu boleh melalui email sekolah baharu atau email penyelaras

ePelaporan sekolah baharu.

27


10. Manakala sekolah yang menerima pelajar baharu pula, Penyelaras ePelaporan

sekolah hendaklah menggunakan fungsi IMPORT DATA MURID PILIHAN

SAHAJA untuk memasukkan data murid ke dalam sistem ePelaporan sekolah

baharu. JANGAN MENGGUNAKAN IMPORT DATA MURID KESELURUHAN

kerana ia boleh MEROSAKKAN DATA murid dalam sistem.

28


11 PROSES EKSPORT DATA UNTUK PENGAGIHAN DATA KELAS

1. Sebelum proses pengagihan dijalankan, Penyelaras Data Sekolah perlu

mengwujudkan Folder-Folder kelas mengikut bilangan kelas yang terdapat di

sekolah, kemudian namakan (rename) folder kelas tersebut dengan nama kelas

seperti 1 ANGGERIK;

2. Seterusnya pada sistem, sila klik pada Agihan Data Sekolah >> Masukkan

Kata Laluan (kata laluan sila dapatkan daripada JU Daerah) >> Klik OK;

3. Untuk proses Agihan Mengikut Kelas Klik Pilih Lokasi Eksport >> Pilih

destinasi folder kelas berkaitan, contoh: 1 ANGGERIK >> Sasaran folder akan

dipaparkan >>Pilih Kod Sekolah >> Pilih Kelas dan Nama Kelas >> kemudian

tekan Eksport Data atau;

4. Proses Agihan mengikut Aliran pula, Klik Pilih Lokasi Eksport >> Pilih

destinasi folder kelas berkaitan, contoh: Tahun 1 >> Sasaran folder akan

dipaparkan >>Pilih Kod Sekolah >> Pilih Aliran >> kemudian tekan Eksport

Data.

1

3

4

2

29


5. Setiap data dalam forder eksport terdiri daripada 3 fail txt iaitu; JQAFGuru.txt,

JQAFMurid.txt dan JQAFSekolah.txt.

6. Kotak dialog Proses Selesai akan dipaparkan untuk menentukan status data

eksport tersebut, dan boleh meneruskan kelas @ aliran lain atau kembali ke

Menu Utama.

7. Seterusnya Penyelaras Data Sekolah akan mengagihkan data kelas kepada

Penyelaras Data Kelas mengikut folder-folder kelas yang ditetapakan.

1

2

3 4

2

3

4

30


12 PENGISIAN DATA PENCAPAIAN MURID SISTEM e-PELAPORAN

1. Item yang perlu diisi adalah mengikut aliran Perdana atau Khas.

2. Pengisian data Model KBS untuk aliran Perdana melibatkan samada M =

Menguasai atau BM = Belum Menguasai. Untuk Model Al-Quran mengikut

bacaan sebenar murid Al-Quran atau Iqra’ sementara Model Jawi dan Bahasa

Arab menggunakan Tahap Pencapaian (TP) berdasarkan borang PBD yang

diedarkan pihak BPK, KPM.

3. Manakala pengisian data pencapaian untuk kelas di Sekolah Kebangsaan

Pendidikan Khas (SKPK) atau Kelas PPKI ialah berdasarkan Skala

Pencapaian.

31


4. Pengisian data pencapaian Perkara Asas Fardhu Ain (PAFA) meliputi Perkara

Aqidah, Solat, Ibadah dan Akhlak ialah samada M = Menguasai atau MB =

Menguasai dengan Bimbingan.

32


13 PENETAPAN STATUS MURID PERDANA, KHAS & SKPK

1. INKLUSIF PENUH

Murid Berkeperluan Khas belajar secara sepenuh masa bersama-sama murid

arus perdana dan mengikuti pembelajaran bagi semua mata pelajaran akademik

berasaskan kurikulum kebangsaan.

2. INKLUSIF SEPARA

Murid Berkeperluan Khas belajar bersama-sama murid arus perdana bagi mata

pelajaran akademik atau Ko-Akademik atau aktiviti kokurikulum tertentu sahaja

mengikut keupayaan mereka. contoh: mengikuti mata pelajaran Bahasa Malaysia dan

Matematik.

Penetapan Status Murid Berdasarkan Status Masalah

Aliran

Sekolah Status Murid

Kategori Murid

Berkeperluan Khas

Status Masalah

Perdana

Kod 3 : Masalah Disiplin

Kod 4 : Murid Normal /

Menguasai Dengan Baik

Kod 5 : Murid Linus / Protim

Kod 6 : Saudara

Baru Kod 7 : Sakit

Kod 8 : Tidak Berkenaan (Murid

Bukan Islam)

Kod 1 ; Kurang Upaya

Penglihatan Kod 2 : Kurang

Upaya Pendengaran

Kod 4 : Masalah Pembelajaran

Kod 5 : Kurang

Upaya Fizikal Kod 6 : Kurang

Upaya Pertuturan

Kod 7 : Kurang Upaya Pelbagai (Multiple

Disabilities) Kod 8 : Tidak

Berkenaan

Kod 00 : Tidak Berkenaan

33


Aliran Sekolah

Status Murid Kategori Murid Berkeperluan

Khas

Status Masalah

PPKI

Kod 31 : Murid

Inkluif (Penuh) MBK Perdana

Kod 32 : Murid Inklusif (Separa)

MBK PPKI

Kod 1 ; Kurang Upaya Penglihatan

Kod 2 : Kurang

Upaya Pendengaran


Kod 5 : Kurang Upaya Fizikal

Kod 6 : Kurang

Upaya Pertuturan Kod 7 : Kurang

Upaya Pelbagai (Multiple Disabilities)

Kod 08. Lewat Perkembangan Global Kod 09. Lembam

Kod 10. Kurang Upaya Intelektual Kod 11. Autisme Kod 12. Attention Deficit Hyperactive

Disorder (ADHD) Kod 13. Masalah Pembelajaran Spesifik

(Dyslexia, Dyscalculia, Dysgraphia) Kod 14. Sindrom Down Kod 19. Masalah Pembelajaran + Kurang

Upaya 20. Limb Defects

21. Cerebral Palsy 22. Kerdil *Mengikut Data APDM

PPKI

/SKPK

Kod 33 : SKPK -

Masalah Penglihatan

Kod 36 : PPKI - Masalah

Penglihatan

Kod 1 : Kurang

Upaya Penglihatan

Kod 7 : Kurang Upaya Pelbagai

(Multiple Disabilities)

05. Buta Sebelah Mata 06. Low Vision 07. Total Blindness

16. Kurang Upaya Penglihatan + Kurang Upaya

17. Kurang Upaya Penglihatan + Kurang Upaya Pendengaran + Masalah Pembelajaran

18. Kurang Upaya Penglihatan + Masalah Pembelajaran

*Mengikut Data APDM

PPKI /SKPK

Kod 34 : SKPK - Masalah Pendengaran

Kod 37 : PPKI -

Masalah Pendengaran

Kod 2 : Kurang

Upaya Pendengaran

Kod 7 : Kurang Upaya Pelbagai

(Multiple Disabilities)

Kod 01: Minimum

02. Sederhana 03. Teruk (Severe) 04. Sangat Teruk (Profound)

15. Kurang Upaya Pendengaran + Masalah Pembelajaran

Kod 17 : Kurang Upaya Penglihatan + Kurang Upaya Pendengaran + Masalah *Mengikut Data APDM

34


Aliran Sekolah

Status Murid Kategori Murid Berkeperluan

Khas

Status Masalah

PPKI /

SKPK

Kod 35 : PPKI -

Masalah Pembelajaran

Kod 38 : SKPK - Masalah

Pembelajaran


Kod 5 : Kurang Upaya Fizikal

Kod 7 : Kurang

Upaya Pelbagai (Multiple Disabilities)

Kod 08. Lewat Perkembangan Global Kod 09. Lembam

Kod 10. Kurang Upaya Intelektual Kod 11. Autisme Kod 12. Attention Deficit Hyperactive

Disorder (ADHD) Kod 13. Masalah Pembelajaran Spesifik

(Dyslexia, Dyscalculia, Dysgraphia) Kod 14. Sindrom Down Kod 19. Masalah Pembelajaran + Kurang

Upaya 20. Limb Defects

21. Cerebral Palsy 22. Kerdil *Mengikut Data APDM

PPKI / SKPK

Kod 40 : Tidak Boleh Dinilai

Kod TB : Tidak Berkenaan

Kod 00 : Tidak Berkenaan

35


14 PROSES IMPORT DAN GABUNG DATA

1. Untuk mengimport data daripada

Penyelaras Kelas atau Penyelaras Data

Sekolah , sila Klik IMPORT DATA

KESELURUHAN >> Pilih Import Data

ePelaporan atau Import Data KCJ kemudian

klik Teruskan kemudian klik Teruskan.

2. Klik PILIH LOKASI >> Pilih Folder Kelas Data Import >> klik IMPORT

DATA DAN GABUNG DATA KESELURUHAN tunggu sehingga proses

selesai.

3

2

1

1

4

3

2

36


3. Data yang diimport akan terpapar pada ruangan seperti berikut:-

Peringatan:

a. Data yang baru diimport akan melupuskan data yang lama pada sistem

contoh; sekiranya Penyelaras Data sekolah mengimport Data Kelas 5 Marikh,

ia akan menindih data 5 Marikh yang tidak lengkap dalam sistemnya.

Bilangan Sekolah yang baru

diimport akan dipaparkan

Nama Sekolah yang baru

diimport akan dipaparkan

37


15 PROSES EKSPORT DATA

1. Fungsi ini diwujudkan untuk membolehkan Penyelaras

Data Kelas atau Penyelaras Data Sekolah menghantar

data yang siap dan lengkap untuk digabungkan

diperingkat sekolah atau daerah.

2. Pilih Tahap Pengguna samada Eksport

Data ePelaporan atau Eksport data KCJ

kemudian klik Teruskan.

3. Sebelum Eksport Data, Penyelaras Data

Kelas atau Sekolah perlu mengwujudkan

satu folder di desktop komputer masing-

masing dan beri nama dengan nama

Penyelaras Data Kelas @ nama Sekolah.

Kemudian Pilih Lokasi Eksport >> Klik

Butang Eksport Data >> tunggu sehingga dipaparkan Proses Eksport Selesai.

4. Setiap data dalam folder eksport terdiri daripada 3 fail txt iaitu; JQAFGuru.txt,

JQAFMurid.txt dan JQAFSekolah.txt.

Peringatan:

Hanya data yang lengkap sahaja boleh dieksport untuk dikumpulkan. Sila semak

pada Semak Ralat Data Asas Keseluruhan, pastikan ia mempunyai nilai “0”.

1

1 2

38


16 MENU CETAKAN DAN LAPORAN

1. Untuk penghantaran data eksport, pastikan Penyelaras Data Sekolah

mencetak Lampiran Pengesahan.

2. Pilih Menu Cetakan Lampiran/Sijil/Borang >> Sila penuhkan ruangan

MAKLUMAT ASAS LAMPIRAN PENGESAHAN iaitu:

a. Pilih Negeri >> Daerah >> Sekolah >> Darjah >> Nama Kelas

b. No Rujukan Surat (No. Rujukan surat sekolah)

c. ALAMAT PENERIMA (Alamat PPD)

d. PEGAWAI MEJA (Nama Pegawai Unit Pend. Islam di PPD) >>diikuti Klik

Lampiran Pengesahan Jun / Oktober.

3. Kemudian akan dipaparkan 3 perkara yang perlu diberi penekanan iaitu:

a. Muka Surat 1 (Maklumat Asas Sekolah, Pentadbir dan Penyelaras)

b. Muka Surat 2 (Senarai Nama Guru Pendidikan Islam dan Bahasa

Arab).

4. Sila cetak lampiran tersebut sekiranya betul dan dapatkan tandatangan

daripada pihak Guru Besar ataupun pentadbir untuk pengesahan.

5. Bawa Lampiran Pengesahan tersebut bersama data eksport sekolah masing-

masing semasa proses pengumpulan data daerah untuk diverifikasi oleh

Jurulatih Utama Daerah.

6. Pada menu Cetakan / Laporan, pengguna boleh memilih untuk mencetak

laporan, sijil dan analisis yang disediakan dengan memilih Negeri >>

Daerah >> Sekolah >> Darjah >> Nama Kelas >> diikuti pilih laporan /

sijil / analisis yang dikehendaki.

2 3

1

39


17 CETAKAN SIJIL PROGRAM j-QAF DAN PAFA

1. Untuk penghantaran data eksport, pastikan Penyelaras Data Sekolah

mencetak Lampiran Pengesahan.

2. Pilih Menu Cetakan Lampiran/Sijil/Borang >> Sila penuhkan ruangan

MAKLUMAT ASAS LAMPIRAN PENGESAHAN iaitu: Pilih Negeri >>

Daerah >> Sekolah >> Darjah >> Nama Kelas kemudian pilih Program

j-QAF – Sijil Pencapaian Individu (Penuh).

3. Sijil Program j-QAF disertakan

bersama dengan keputusan

PAFA yang boleh dicetak secara

kumpulan atau individu.

3 2

1

40


18 ISU TEKNIKAL

18.1 KAEDAH BACKUP DATA DAN FAIL 2018

1. Buka Folder BPI seperti di bawah. Kemudian wujudkan Folder Backup 2018

dengan Klik sebelah kanan pada folder BPI dan pilih New > Folder >

namakan semula folder berkenaan dengan nama “Backup 2018”.

Seterusnya masukkan fail (BPIData2015.accdb dan sistem ePelaporan 2018)

ke dalam Folder “Backup 2018”.

18.2 TAMBAH KELAS BARU

1. Kemaskini Maklumat Murid > pilih kelas salah seorang murid yang ke

kelas baru > Pilih Darjah & Kelas Murid Pindah > Profil Murid » cari Nama

murid yang dipilih > klik Buka Rekod Profil Murid (Icon fail warna kuning

pada ruang utiliti > Pada Ruang Nama Kelas, sila taip Nama Kelas Baru

Kemudian klik Butang KEMBALI.

1

2

1

2

41


19 MUAT NAIK DATA KUTIPAN JUN DAN OKTOBER 2019 ePELAPORAN KE

PORTAL e-jQAF

1. Pada Tahun 2019, Data Eksport ePelaporan iaitu (JQAFSekolah.txt,

JQAFGuru.txt dan JQAFMurid.txt) akan di muat naik @ upload Jurulatih Utama

Daerah (JUD) Portal ejQAF :- http://www.epelaporanbpi.edu.my.

2. Masa dan jangka masa muat naik akan dimaklumkan dari semasa ke semasa

oleh PP j-QAF Daerah, PP j-QAF Negeri serta Jurulatih Utama Negeri (JUN).

3. Laman Sesawang ini juga berfungsi untuk menjalankan fungsi tambahan:-

a) Mengumpul data ePelaporan Sekolah dalam satu tempat daripada

sekolah sehingga Negeri;

b) Menyemak penghantaran data mengikut sekolah dengan lebih tepat;

c) Menyediakan platform untuk PDS sekolah baru mendapatkan data

murid yang berpindah ke sekolah masing-masing daripada PDS sekolah

asal murid;

d) Mengenalpasti data murid tembung daripada peringkat Daearah, Negeri

dan Kebangsaan untuk mendapatkan data murid lebih tepat.

19.1 KEMASKINI MAKLUMAT SEKOLAH

1. Kaedah pengoperasian: sila masuk ke laman

http://www.epelaporanbpi.edu.my kemudian Login masuk dengan

menggunakan ID User (Gunakan Kod Sekolah masing-masing contoh

BBA8035) diikuti Password (Sila dapatkan password daripada JUD masing-

masing).

42


2. Kemudian Klik Kemaskini Maklumat pada bahagian sebelah kiri paparan.

Semak dan isi Maklumat Akaun, Maklumat Perhubungan dan Maklumat .

Sekiranya terdapat pindaan sila baiki maklumat berkenaan. Peringatan:- Sila

Pilih “Status Aliran” samada (Perdana, PPKI atau SKSK) diikuti klik Simpan.

Pengguna juga boleh memuat naik logo sekolah masing-masing.

3. Seterusnya PDS perlu mengesahkan maklumat sekolah masing-masing

dengan Klik butang “SAHKAN MAKLUMAT”

43


19.2 MEMUATNAIK DATA (UPLOAD DATA)

1. Sila klik Upload Data > Isi Maklumat Data seperti berikut :-

a) Tahun Kutipan : 2018

b) Kutipan : JUN / OKTOBER

c) Status Data : PERDANA / KHAS (PPKI) / KHAS (SKPK) / INKLUSIF

PENUH.

d) Jenis Bahan : DATA EKSPORT / ANALISIS EKCEL PDF

e) Status Melapor : MELAPOR / TIDAK MELAPOR (TIADA MURID ISLAM)

/ TIDAK MELAPOR (TIADA GPI) / LAIN-LAIN

2. Kemudian Klik Pilih Fail > pilih Fail dalam folder (format txt yang telah

dieksport daripada Sistem ePelaporan) mengikut bahagian seperti berikut :-

a) Upload TXT Murid - JQAFMurid.txt

b) Upload TXT Guru - JQAFGuru.txt

c) Upload TXT Sekolah - JQAFSekolah.txt

3. Seterusnya Klik Butang Simpan.

4. Sekiranya berjaya, nama sekolah anda akan

dipaparkan seperti berikut.

44


19.3 FUNGSI-FUNGSI DALAM PORTAL ejQAF

1. Fungsi-fungsi untuk membantu Penyelaras Data Sekolah dan Jurulatih Utama

antaranya:-

a) Pelan Tindakan - Membantu pengguna memahami SOP untuk

mengoperasikan Sistem ePelaporan Program j-QAF dan Portal ejQAF.

b) Analisis e-Pelaporan - Analisis e-Pelaporan mengikut Model Program j-

QAF

c) Download Data - Memuat Turun Data Maklumat Sekolah sebelum Data

diimport dalam Sistem e-Pelaporan Program j-QAF.

d) Storan Data - Fungsi Upload Data TXT Verifikasi.

e) Verifikasi Data – Fungsi untuk Jurulatih Utama Daerah dan Jurulatih

Utama Negeri.

f) Kemaskini Maklumat Sekolah – Kemaskini Maklumat Sekolah termasuk

Maklumat Asas Sekolah dan Maklumat Pentadbir Sekolah.

20 SUMBER RUJUKAN DAN PERTANYAAN

Laman Web : http://www.epelaporanbpi.edu.my/

Blog Rasmi: http://epelaporanbpi.blogspot.my/

Email Rasmi: [email protected]

45


21 PENILAIAN TAHAP PENGUASAAN MURID

21.1 JAWI DAN BAHASA ARAB

1. Pada tahun 2019, kedua-duanya dinilai melalui Pentaksiran Bilik Darjah (PBD)

berdasarkan Tahap Penguasaan (TP) :-

Tahap Penguasaan

Tahap 6

Tahap 5

Tahap 4

Tahap 3

Tahap 2

Tahap 1

Catatan: Tafsiran Tahap Penguasaan berdasarkan Dokumen Standard Kurikulum

dan Pentaksiran (DSKP) Bahasa Arab dan Pendidikan Islam (Jawi) .

21.2 AL-QURAN

1. Analisis pencapaian Al-Quran ditafsirkan seperti berikut:-

Perkara Catatan

Iqra’ Iqra’ 1 hingga Iqra’ 6

Al-Quran Juzuk 1 hingga Juzuk 30

Khatam Al-Quran Tamat kesemua 30 Juzuk

46


21.3 KBS WUDUK, SOLAT PELAKUAN DAN SOLAT BACAAN

1. Penguasaan murid pada KBS Wuduk, Solat Pelakuan Dan Solat Bacaan dinilai

berdasarkan rukun berikut:-

Perkara Bilangan

Rukun Keterangan

KBS Wuduk 6 Rukun

1. Niat wuduk 2. Basuh muka

3. Basuh 2 tangan 4. Sapu air ke kepala

5. Basuh 2 kaki 6. Tertib

KBS Solat Pelakuan 7 Rukun

1. Berdiri dengan betul 2. Rukuk

3. Iktidal 4. Sujud

5. Duduk antara 2 Sujud 6. Duduk Semasa Tahiyat Akhir 7. Tertib

KBS Solat Bacaan 4 Rukun

1. Takbiratul Ihram 2. Surah al-Fatihah

3. Tahiyat 4. Salam Pertama

2. Penetapan Tahap Penguasaan (TP) untuk Model KBS adalah seperti berikut:-.

Tahap Penguasaan Tafsiran

Tahap 6 Menguasai semua rukun dan sunat

Tahap 5 Menguasai semua rukun dan 75 - 99% sunat



Tahap 2 Menguasai lebih 50% rukun

Tahap 1 Menguasai kurang 50% rukun

47


22 JAWATANKUASA PEMBANGUN SISTEM e-PELAPORAN

panduan pengurusan sistem e-pelaporan program j-qaf · panduan pengurusan sisteme -pelaporan...

Documents