panduan mengurus pegawai tidak hadir 2011

21
SE KTOR K JABA DISED KHIDM PEMB ATAN P DIAKAN AT PEN BANGU PELAJA N OLEH NGURU UNAN ARAN P H USAN D PERAK DAN

Upload: halin-othman-mjc

Post on 16-Apr-2015

181 views

Category:

Documents


4 download

TRANSCRIPT

Page 1: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

SE

KTOR K

JABA

DISEDKHIDM

PEMBATAN P

DIAKANAT PENBANGUPELAJA

N OLEHNGURUUNAN ARAN P

H USAN D

PERAK

DAN

Page 2: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

Kesalahan tidak hadir bertugas merupakan di antara kesalahan yang

sering dikesan dan kerap berlaku. Oleh itu, “Panduan Mengurus Pegawai Tidak

Hadir Bertugas” dihasilkan dengan harapan bagi menjadikannya satu rujukan

mudah dan segera untuk membantu Ketua-ketua Jabatan di jabatan, Pejabat

Pelajaran Daerah dan sekolah dalam menguruskan kes tidak hadir bertugas

dengan lebih kemas, pantas dan berkesan. Tindakan yang efektif oleh Ketua

Jabatan diharap dapat memberi kesan segera kepada salah laku ketidakhadiran

bertugas dan seterusnya membendung masalah ini. Panduan ini juga

memuatkan carta alir, tempoh pelaksanaan, senarai dokumen yang diperlukan,

contoh laporan serta proses kerja yang mudah difahami dan praktikal.

Diharapkan “Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir Bertugas” ini dapat

dimanfaatkan bagi memantapkan usaha pengawalan tatakelakuan dan

memperteguhkan integriti pegawai awam.

Selamat menjalankan tugas.

Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan Jabatan Pelajaran Perak November 2010

i

PRAKATA

Page 3: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

KANDUNGAN PRAKATA i KANDUNGAN ii PENDAHULUAN 1 PERANAN KETUA JABATAN 2 KATEGORI TIDAK HADIR BERTUGAS 3 1.Tidak Hadir Bertugas Dan Dapat Dikesan 4 2. Tidak Hadir Bertugas 7 Hari Bekerja Berturut-Turut 5 Dan Tidak Dapat Dikesan

3. Tidak Hadir Bertugas Pada Masa Dan Tempat Yang 6

Ditetapkan (Ponteng Kerja)

PEMOTONGAN EMOLUMEN (KEW.8) 7 PENUTUP 9 LAMPIRAN LAMPIRAN A Carta Alir: Kronologi Pelaporan Kes Tatatertib 10 Oleh Ketua Jabatan LAMPIRAN B Carta Alir: Tidak Hadir Bertugas Dan Dapat Dikesan 11 LAMPIRAN C Carta Alir: Tidak Hadir Bertugas 7 Hari Bekerja 12 Berturut-Turut Dan Tidak Dapat Dikesan LAMPIRAN D Carta Alir: Tidak Hadir Bertugas Pada Masa Dan 13 Tempat Yang Ditetapkan (Ponteng Kerja) LAMPIRAN E Contoh Format: Laporan Kes Tidak Hadir Bertugas 14 Dan Dapat Dikesan LAMPIRAN F Contoh Format: Laporan Kes Tidak Hadir Bertugas Dan 15 Tidak Dapat Dikesan LAMPIRAN G Contoh Format: Surat Arahan Lapor Diri Serta Merta 16 LAMPIRAN H Contoh Format: Surat Arahan Pemotongan Gaji 17 Pegawai LAMPIRAN I Carta Aliran Kerja: Pemotongan Emolumen oleh Unit 18 Perkhidmatan

ii

Page 4: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

Kesalahan tidak hadir bertugas merupakan satu kesalahan tatatertib yang sering dilaporkan oleh Ketua Jabatan. Di jabatan Pelajaran Perak sahaja, 50% daripada kes-kes tatatertib yang dilaporkan pada setiap tahun merupakan kesalahan tidak hadir bertugas.

Di bawah Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib)

1993, tidak hadir bertugas bermaksud tidak hadir bagi apa-apa tempoh masa pada masa dan di tempat di mana pegawai itu dikehendaki hadir bertugas serta tidak bertugas tanpa cuti atau tanpa terlebih dahulu mendapat kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah.

Pegawai yang tidak bertugas boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras

dengan Peraturan 24, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, [P.U.(A)395/1993] dan mereka yang bersalah boleh dikenakan hukuman sehingga buang kerja.

Ketua Jabatan memainkan peranan penting dalam menyelia pegawai-

pegawai bawahannya dan memastikan semua pegawai mematuhi Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 bagi mengelakkan tindakan tatatertib diambil terhadap mereka. Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir Bertugas yang turut dilengkapi dengan peranan Ketua Jabatan/penyelia, kategori tidak hadir bertugas, senarai dokumen yang diperlukan dan carta alir tindakan berserta tempoh masa tindakan yang perlu diambil ini bertujuan untuk memberi sedikit pendedahan dan panduan bagi Ketua Jabatan dalam mengambil tindakan terhadap pegawai yang tidak hadir bertugas.

1

PENDAHULUAN

Page 5: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

Mengikut Peraturan 3, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, takrif Ketua Jabatan ialah:

Ketua Jabatan/Penyelia hendaklah bertanggungjawab sepenuhnya dalam

melaksanakan tindakan kawalan dan pengawasan tatatertib terhadap pegawai

bawahannya. Kuasa ini diperuntukkan dalam Peraturan 3C, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, [P.U.(A)395/1993] dan kegagalan melaksanakan tanggungjawab ini boleh dikenakan tindakan

tatatertib.

Tindakan awal perlu diambil oleh Ketua Jabatan atau penyelia dengan

memantau pegawai bawahan masing-masing dan menegur atau memberi

nasihat supaya pegawai sentiasa mematuhi waktu bekerja. Jika teguran dan

nasihat telah diberi oleh Ketua Jabatan/Penyelia, namun pegawai masih

mengulangi kesalahan yang sama maka tindakan melaporkan dengan kadar

segera kepada pihak berkuasa tatatertib yang berkenaan mengikut kategori yang

bersesuaian sebagaimana panduan ini.

2

PERANAN KETUA JABATAN

“Seorang pegawai yang bertanggungjawab bagi sesuatu Kementerian, Jabatan, Institusi, Agensi, Unit dan termasuk pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Profesional yang diberi kuasa secara bertulis oleh pegawai yang bertanggungjawab bagi kementerian, Jabatan, Institusi, Agensi atau untuk bertindak bagi pihaknya”.

Di bawah Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, seseorang pegawai yang gagal menjalankan kawalan ke atas pegawai bawahannya, atau untuk mengambil tindakan terhadap pegawai bawahannya yang melanggar mana-mana peruntukan Peraturan-Peraturan ini hendaklah disifatkan cuai dalam melaksanakannya tugasnya dan tidak bertanggungjawab, dan dia boleh dikenakan tindakan tatatertib

Page 6: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

3

KATEGORI TIDAK HADIR BERTUGAS

TIDAK HADIR BERTUGAS

Tidak Hadir Bertugas Dan Dapat Dikesan

Tidak Hadir 7 Hari Bekerja

Berturut-turut Dan Tidak

Dapat Dikesan

Tidak Hadir Pada Masa dan Tempat Yang Ditetapkan (Ponteng Kerja)

Page 7: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

Pegawai tidak hadir sekurang-kurangnya 1 hari bekerja atau lebih secara berturut-turut atau berselang-seli. Ketua Jabatan perlu menyediakan dokumen yang berkaitan dan melaporkan segera kepada Pihak Berkuasa Tatatertib. Tindakan Penyelia seperti berikut: 1

Mendapatkan penjelasan secara bertulis/lisan.

2

Menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh pegawai.

3

a) Mengarahkan pegawai memohon cuti rehat jika penjelasan pegawai diterima dengan asas-asas yang kukuh dan disokong oleh keterangan berkaitan (contoh: surat kematian saudara terdekat, surat pengesahan atau laporan polis), kecuali jika pegawai mempunyai Sijil Cuti Sakit. atau b) Melaporkan kepada Ketua Jabatan mengenai ketidakhadiran pegawai, jika penjelasan pegawai ditolak.

Tindakan Ketua Jabatan seperti berikut: 4

Membuat laporan kepada: a) Bahagian Perkhidmatan seterusnya Bahagian Kewangan untuk pemotongan gaji di bawah Perintah Am 14A, Bab C (Contoh Format seperti di Lampiran H); dan b) Melaporkan ke Lembaga Tatatertib (Contoh Format seperti di Lampiran E).

Carta alir bagi proses tindakan kepada pegawai yang tidak hadir bertugas dan

dapat dikesan seperti di Lampiran B.

4

1. TIDAK HADIR BERTUGAS DAN DAPAT DIKESAN

Page 8: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

Pegawai tidak hadir bertugas 7 hari bekerja berturut-turut dan usaha-

usaha sewajarnya untuk mencari serta mengesan pegawai telah dilakukan tetapi

masih gagal. Ketua Jabatan perlu menyediakan dokumen yang berkaitan dan

melaporkan segera kepada Pihak Berkuasa Tatatertib yang ada kuasa buang

kerja dan turun pangkat serta memaklumkan ketidakhadiran pegawai kepada

Bahagian Perkhidmatan seterusnya Bahagian Kewangan untuk potong gaji.

Tindakan Ketua Jabatan seperti berikut: 1.

Mengeluarkan surat arahan kembali bertugas melalui Surat Berdaftar Akuan Terima (A.R. Register) / serahan tangan kepada pegawai di alamat akhir diketahui. (Contoh Format seperti di Lampiran G).

2. Mengemukakan laporan berhubung ketidakhadiran pegawai kepada Lembaga Tatatertib. (Contoh Format seperti di Lampiran F).

3.

Menyiarkan notis dalam sekurang-kurangnya sebuah akhbar berbahasa kebangsaan dan edaran seluruh negara sebagaimana yang diputuskan oleh Lembaga Tatatertib. Notis tersebut hendaklah mengandungi fakta ketidakhadiran pegawai dan arahan kembali bertugas dalam tempoh 7 hari dari tarikh penyiaran.

4. Mewartakan pembuangan kerja pegawai mulai dari tarikh pegawai tidak hadir bertugas, jika pegawai tidak hadir selepas tempoh 7 hari dalam notis.

Carta alir bagi proses tindakan tidak hadir bertugas 7 hari bekerja berturut-turut dan tidak dapat dikesan seperti di Lampiran C.

5

2. TIDAK HADIR BERTUGAS 7 HARI BEKERJA BERTURUT-TURUT DAN TIDAK DAPAT DIKESAN

Page 9: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

Pegawai tidak hadir atau tidak berada pada tarikh, masa dan tempat yang

ditetapkan atau di arahkan dari semasa ke semasa atau ponteng kerja. Tindakan

Penyelia/Ketua Jabatan seperti berikut:

1. Memantau kehadiran pegawai melalui pemerhatian/buku log/ atau apa-apa kaedah

yang difikirkan sesuai.

2. Mendapatkan penjelasan berhubung ketidakhadiran pegawai (ponteng kerja) secara

bertulis/lisan.

3. Melaporkan kepada Lembaga Tatatertib jika penjelasan tidak berasas. (Contoh

Format seperti di Lampiran E)

Carta alir proses tindakan tidak hadir bertugas pada masa dan tempat yang

ditetapkan (ponteng kerja) seperti di Lampiran D.

6

3. TIDAK HADIR BERTUGAS PADA MASA DAN TEMPAT

YANG DITETAPKAN (PONTENG KERJA)

Page 10: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

Peraturan-Peraturan Perintah Am Bab ‘C’ 14A

a) Tiada Gaji bagi tempoh tak hadir bekerja tanpa cuti.

Jika seseorang pegawai tidak hadir bertugas bagi sesuatu tempoh tanpa

sesuatu sebab yang pada pendapat Ketua Jabatan adalah satu sebab

yang munasabah, maka pegawai itu tidaklah berhak mendapat apa-apa

gaji atau lain-lain emolumen bagi tempoh tidak hadir bekerja itu.

b) Suatu perakuan oleh Ketua Jabatan memperakui tempoh yang bagi

pegawai itu tidak berhak mendapat gaji dan emolumen di bawah

perenggan (a) kepada pihak berkuasa yang bertanggungjawab bagi

membayar gaji dan lain-lain emolumen pegawai itu adalah satu kuasa

yang mencukupi bagi memotong gaji dan emolumen bagi tempoh tak

hadir bekerja itu.

c) Peruntukan-peruntukan Perintah Am ini adalah tanpa menyentuh

peruntukan-peruntukan perenggan 5 dan 6 peraturan 22 Bab “D”

Perintah-Perintah Am.

7

PEMOTONGAN EMOLUMEN (KEW.8)

Page 11: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

(1) Pegawai tidak berhak kepada apa-apa emolumen bagi tempoh

ketidakhadirannya dan segala emolumen sedemikian hendaklah

disifatkan telah terlucut hak walaupun Pihak Berkuasa Tatatertib yang

berkenaan tidak mengarahkan pelucutan hak itu;

(2) Pelucutan hak hendaklah diberitahu secara bertulis;

(3) Pelucutan hak emolumen bukanlah satu hukuman tatatertib. Carta aliran kerja: Pemotongan Emolumen oleh Unit Perkhidmatan seperti di Lampiran I

8

PELUCUTAN EMOLUMEN KERANA TIDAK HADIR UNTUK BERTUGAS – PERATURAN 27

Page 12: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

Panduan ini diharap dapat membantu Pihak Berkuasa Tatatertib, Ketua Jabatan

dan Penyelia dalam mengurus permasalahan ketidakhadiran di kalangan

anggota perkhidmatan awam. Secara tidak langsung ia juga diharap dapat

meningkatkan disiplin serta integriti pegawai awam

9

PENUTUP

Page 13: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

KRO

ONOLOGI

Salinan kad

Disusun sec

U

PELAPOR

d pengenala

cara kronolog

Ulasan Ketua

RAN KES

PELA

n jika boleh d

Latar belakagi  dan tidak 

Bukti‐ba Jabatan ter

TATATER

10

APORAN YButiran

dan Buku Repegawa

ang kesalahamengandunbukti kesalahhadap kesala

RTIB OLEH

ANG BAIKn pegawai kod Perkhidmai n yang dilapgi elemen ‘dhan dilakukanahan yang di

LH KETUA J

L

K

matan, KP @

orkan ongeng’ ataun lakukan  dan

LAMPIRANJABATAN

LAMPIRAN

@ BPK, Rekod

u yang berke

n Tertib 

N A

N B

 cuti 

enaan 

Page 14: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

11

TIDAK HADIR BERTUGAS DAN DAPAT DIKESAN

Ditolak

Penyelia mendapatkan penjelasan Tidak dapat dikesan

Tindakan mengesan oleh Ketua Jabatan

Rujuk Lampiran

Diterima - Pegawai

mohon cuti rehat

Penjelasan Pegawai

Pegawai Tidak Hadir

Lapor ke Bahagian Perkhidmatan

seterusnya Kewangan untuk pemotongan gaji

pegawai dan kepada Lembaga Tatatertib

Pertimbangan Penyelia Pegawai

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

Tempoh Tindakan

Jumlah 5 hari

* Sijil cuti sakit, surat kematian saudara terdekat, surat pengesahan, laporan polis, dll

Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/Tanpa Sebab Yang Munasabah Pada Waktu

Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai

Page 15: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

LAMPIRAN C 12

TIDAK HADIR BERTUGAS 7 HARI BEKERJA BERTURUT-TURUT DAN

TIDAK DAPAT DIKESAN

Hadir

Laporan ke Lembaga Tatatertib

Surat Terserah (Pegawai dapat

dikesan sama ada hadir atau tidak)

Surat Arahan Kembali Bertugas dikeluarkan melalui Surat Berdaftar Akuan Terima

(A.R.Register) / Serahan Tangan

Pegawai Tidak Hadir

Surat Dikembalikan

Tidak Terserah

Penyiaran Notis Akhbar

B

Penyerahan Surat

1 hari

5 hari

3 hari

Tempoh Masa

Jumlah 11 hari

Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/Tanpa Sebab Yang Munasabah Pada Waktu

Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai

Kehadiran

Laporan ke Lembaga Tatatertib

Pewartaan pembuangan

kerja

Laporan ke Lembaga Tatatertib

1 hari

1 hari

Page 16: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

LAMPIRAN D

13

TIDAK HADIR PADA MASA DAN TEMPAT YANG DITETAPKAN (PONTENG KERJA)

Penjelasan Pegawai

Tiada Kes

Ditolak

Ada Kes

Pegawai Ponteng

Pemantauan Ke atas Pegawai terlibat

1 hari

3 hari

Tempoh Masa

Jumlah 5 hari

Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/Tanpa Sebab Yang Munasabah Pada Waktu

Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai

Diterima Lapor ke kepada Lembaga Tatatertib

1 hariPertimbangan Penyelia Pegawai

Page 17: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

LAMPIRAN E

Rujukan: Tarikh:

Kepada: (LEMBAGA TATATERTIB) Tuan, LAPORAN MENGENAI KETIDAKHADIRAN BERTUGAS (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas) Saya dengan segala hormatnya menarik perhatian tuan mengenai perkara di atas. 2. Dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas) didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada (nyatakan tarikh mulai …. hingga…..) atau: Bulan Tarikh Bilangan Hari *Jika pegawai tidak hadir berselang seli 3. Pegawai berkenaan telah diarahkan kembali bertugas dengan segera melalui surat berdaftar akuan terima (nyatakan bil. surat dan tarikh) dan beliau telah menerima surat tersebut pada (nyatakan tarikh). Walau bagaimanapun pegawai gagal mematuhi arahan tersebut. Dengan ini pegawai boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras dengan Peraturan 24, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 dan melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan 4(2)(g), Peraturan yang sama iaitu tidak bertanggungjawab. 4. Bersama-sama ini dikemukakan (nyatakan bukti-bukti yang menunjukkan pegawai tidak hadir bertugas seperti kad perakam waktu) dan Kenyataan Perkhidmatan pegawai yang dikemaskini. Dikemukakan laporan ini untuk pertimbangan tuan selanjutnya. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menurut perintah, ………(Tandatangan)…….. (NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI) Jawatan Jabatan

14

CONTOH: LAPORAN KES TIDAK HADIR BERTUGAS DAN DAPAT DIKESAN

Page 18: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

LAMPIRAN F

Rujukan: Tarikh:

Kepada: (LEMBAGA TATATERTIB) Tuan, LAPORAN MENGENAI KETIDAKHADIRAN BERTUGAS (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas) Saya dengan segala hormatnya menarik perhatian tuan mengenai perkara di atas. 2. Dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas) didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada (nyatakan tarikh mulai …. hingga…..) 3. Pegawai berkenaan telah diarahkan kembali bertugas dengan segera melalui surat berdaftar akuan terima (nyatakan bil. surat dan tarikh). Walau bagaimanapun, surat arahan kembali bertugas tersebut dikembalikan tidak terserah/pegawai berkenaan tidak lagi menetap di alamat terakhir yang diketahui. Usaha-usaha telah dibuat untuk mengesan pegawai iaitu (nyatakan usaha-usaha yang dibuat untuk mengesan pegawai) walau bagaimanapun pegawai masih tidak dapat dikesan. Pegawai boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras dengan Peraturan 24, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 [P.U(A)395/1993] dan melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan 4(2)(g), Peraturan yang sama iaitu tidak bertanggungjawab. 4. Bagi maksud penyiaran notis akhbar di bawah peraturan 26, Peraturan yang sama, bersama-sama ini dikemukakan (nyatakan bukti-bukti yang menunjukkan pegawai tidak hadir bertugas seperti kad perakam waktu) dan Kenyataan Perkhidmatan pegawai yang terkini untuk pertimbangan pihak tuan selanjutnya. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menurut perintah, ………(Tandatangan)…….. (NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI) Jawatan Jabatan

15

CONTOH: LAPORAN KES TIDAK HADIR BERTUGAS DAN TIDAK DAPAT DIKESAN

Page 19: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

LAMPIRAN G

Rujukan: Tarikh:

Kepada: (NAMA DAN ALAMAT PEGAWAI) Tuan, ARAHAN HADIR BERTUGAS DENGAN SERTA MERTA Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas. 2. Berdasarkan rekod kad perakam waktu, tuan (Nama Pegawai dan No. Kad Pengenalan) didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada (nyatakan tarikh mulai …. hingga…..) atau: Bulan Tarikh Bilangan Hari *Jika pegawai tidak hadir berselang seli 3. Ketidakhadiran tuan pada tarikh tersebut boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras dengan Peraturan 24, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 dan melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan 4(2)(g), Peraturan yang sama. Dengan ini tuan dikehendaki hadir bertugas serta merta. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menurut perintah, ………(Tandatangan)…….. (NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI) Jawatan Jabatan 16

CONTOH: SURAT ARAHAN LAPOR DIRI SERTA MERTA

Page 20: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

LAMPIRAN H

Rujukan: Tarikh:

Kepada: Unit Perkhidmatan JPN Perak/PPD Tuan, ARAHAN PEMOTONGAN GAJI PEGAWAI (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas) Saya dengan segala hormatnya menarik perhatian tuan mengenai perkara di atas. 2. Dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran Jawatan Dan Jabatan Tempat Bertugas) didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada (nyatakan tarikh mulai …. hingga…..) atau: Bulan Tarikh Bilangan Hari *Jika pegawai tidak hadir berselang seli. 3. Sehubungan itu, pihak tuan diharap dapat membuat pemotongan gaji pegawai pada tarikh yang dinyatakan di atas selaras dengan Perintah Am 14A, Perintah Am Bab C. Kerjasama pihak tuan amat dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menurut perintah, ………(Tandatangan)…….. (NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI) Jawatan Jabatan

17

CONTOH: SURAT ARAHAN PEMOTONGAN GAJI

Page 21: Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir 2011

18

Terima Penyata Perubahan (Kew.8) daripada KPT Sediakan senarai untuk dapatkan Fail Peribadi dan Buku Rekod Perkhidmatan. Semak dan proses Kew.8 untuk kelulusan. Lengkap .

Minta dokumen dari sekolah /

Tidak lengkap

Mula

Dapatkan tandatangan dan kelulusan Kew.8 dari PEK / PP Rekodkan maklumat dalam Buku Rekod Perkhidmatan Kemaskini Sistem Maklumat Staf (SMS) Urusan penghantaran surat: 3 salinan termasuk asal dihantar ke sekolah 2 salinan disimpan dalam fail peribadi

Ya

TAMAT

CARTA ALIRAN KERJA

PEMOTONGAN EMOLUMEN OLEH UNIT PERKHIDMATAN

LAMPIRAN I