TAKLIMAT GARIS PANDUAN

MENGURUS KES SALAHLAKU

PEGAWAI DI PTJ

Garis Panduan Ini Telah Dipekelilingkan Pada 20.7.2016 Dan Berkuatkuasa Pada Tarikh Yang Sama.

TUJUAN GARIS PANDUAN DIWUJUDKAN

MENJELASKAN PROSES PENGENDALIAN KES SALAHLAKU PEGAWAI DI

PERINGKAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) SEBELUM LAPORAN

LENGKAP DIHANTAR KE PEJABAT PENASIHAT UNDANG-UNDANG DAN

INTEGRITI (PPUU).

MEMASTIKAN KETUA JABATAN MEMATUHI PROSEDUR DALAM

MENGURUSKAN PEGAWAI BERMASALAH DAN MENANGANI

SALAHLAKU PEGAWAI MENGIKUT PERATURAN. - PERA.21KJ MAINKAN

PERANAN PENTING UNTUK PANTAU DAN SELIA PEGAWAI BAWAHAN

MEMANTAPKAN PROSES/TATACARA TINDAKAN YANG DAPAT

MENGELAKKAN PERTIKAIAN PERUNDANGAN.

MENINGKATKAN KECEMERLANGAN ORGANISASI DAN MENCAPAI OBJEKTIF UNIVERSITI.

MENJAGA IMEJ DAN NAMA BAIK UNIVERSITI.

MEMASTIKAN PEGAWAI MELAKSANAKAN TUGAS DENGAN CEKAP, BERAMANAH DAN

BERTANGGUNGJAWAB.

MENERAPKAN NILAI MURNI DAN AMALAN ETIKA KERJA YANG POSITIF DAN PRODUKTIF.

MELAHIRKAN KETUA JABATAN YANG LEBIH BERTANGGUNGJAWAB DAN KOMITED KE ATAS

PEGAWAI SELIAAN.

OBJEKTIF GARIS PANDUAN

KATEGORI KES SALAHLAKU

(2)TATATERTIB BIASA Bermaksud semua pelanggaran tatakelakuan yang telah diperuntukkan di bawah AKTA 605

termasuk semua Pekeliling dan Peraturan berkaitan yang berkuatkuasa dari masa ke

semasa (Rujuk Bahagian II, Peraturan 3 hingga 21,32 hingga 39 [AKTA 605]

(1)TIDAK HADIR BERTUGAS Bermaksud seorang pegawai yang didapati

tidak hadir bertugas tanpa cuti/tanpa terlebih dahulu mendapat

kebenaran/tanpa sebab yang munasabah bagi apa-apa jua tempoh masa dan di tempat yang dia dikehendaki hadir bagi

pelaksanaan tugas (Rujuk Bahagian III, Peraturan 23, 24, 25 dan

26 [AKTA 605 (3) TATATERTIB ATAS

PEGAWAI YANG

MELAKUKAN

KESALAHAN JENAYAH Bermaksud seorang pegawai

yang didapati melakukan kesalahan di bawah Undang-

Undang Jenayah/Jenayah Syariah, Perintah Tahanan,

Perintah Pengawasan, Kediaman Terhad, Buang

Negeri, Imigresen, Perlindungan Wanita, Gadis

atau Kanak-Kanak (Rujuk

Bahagian IV, Peraturan 31 dan Bahagian VII, Peraturan 45,

46&47,48,49,50&51 [AKTA 605]

PANDUAN MENGURUS KES

TIDAK HADIR BERTUGAS

MAKSUD TIDAK HADIR BERTUGAS

PERATURAN 22

Termasuklah tidak hadir bagi apa-apa jua

tempoh masa, pada masa dan di tempat

dikehendaki hadir bagi pelaksanaan tugas.

KATEGORI TIDAK HADIR BERTUGAS

Tidak Hadir Bertugas dan

Dapat Dikesan

Tidak hadir bertugas: Meminda Sijil Cuti

Sakit atau Mengemukakan Sijil

Cuti Sakit Palsu

Tidak Hadir Bertugas

7 Hari Bekerja Berturut-Turut dan

Tidak Dapat Dikesan

PEKELILING PENDAFTAR BIL.9/2003 PENGGUNAAN SISTEM E WARGA

LPU 26 Julai 2003 bersetuju wajibkan penggunaan sistem e –

warga untuk merakam waktu bekerja semua kakitangan UKM

termasuk kakitangan akademik.

Sistem Daftar Keluar masuk Kakitangan (SIDKEM) juga perlu

digunakan oleh kakitangan sekiranya perlu keluar dari kawasan

kampus dan akan kembali semula ke pejabat dalam waktu

bekerja.

WAKTU BEKERJA

KAKITANGAN BUKAN AKADEMIK

WP1: 7.30 pagi ‐4.30 petang

WP2 : 8.00 pagi ‐5.00 petang

WP3 : 8.30 pagi‐5.30 petang

KAKITANGAN AKADEMIK

Tidak ditetapkan waktu bekerja pejabat tetapi

dikehendaki berada di pejabat sekurang-kurangnya

40 jam 50 minit seminggu

PROSEDUR TINDAKAN

BAGI KES TIDAK HADIR BERTUGAS

Carta alir mengurus kes salalaku di PTJ

TINDAKAN SEGERA/PANTAS hendaklah diambil apabila

berlaku masalah ketidakhadiran pegawai bagi

mengelakkan kesalahan dikumpul dalam tempoh yang

lama dan membendung masalah ini daripada berleluasa

yang akan merugikan organisasi.

CARTA ALIR PROSES TIDAK HADIR BERTUGAS DAN DAPAT

DIKESAN/BERSELANG SELI MULA

Terima laporan salah laku

Teguran dan nasihat (lisan) –

catat dan rekod

Ulangi Salahlaku

Teguran dan nasihat (bertulis)

– rekod

Keluarkan amaran secara

bertulis Keluarkan surat

arahan lucuthak

emolumen – BSM

Keluarkan surat

arahan lucuthak

emolumen – BSM

Keluarkan surat

arahan lucuthak

emolumen – BSM

Tidak Ulangi Salahlaku

Ulangi Salahlaku

Pemantauan secara berterusan

selama 2 bulan

Tidak Ulangi Salahlaku

Ulangi Salahlaku

Pemantauan secara berterusan

selama 2 bulan

Pemantauan secara

berterusan selama 2 bulan

Tidak Ulangi Salahlaku

SAMBUNG…

…sambungan carta alir

Penjelasan

Ditolak

Arah pegawai

memohon cuti

rehat

Tindakan lain yang wajar:-

a) Pertukaran tempat

bertugas

b) Rujuk Lembaga Perubatan

(kesihatan)

c) Rujuk sesi kaunseling

d) Hantar untuk hadiri kursus

yang berkaitan

Menimbang

penjelasan

pegawai

Rujuk pegawai ke sesi kaunseling

TAMAT

SAMBUNG

…

Penjelasan

Diterima

Kemukakan laporan – PPUU

(tindakan tatatertib) dan BSM

(lucuthak emolumen)

Keluarkan surat tunjuk sebab

Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Kebenaran/Sebab Yang Munasabah Pada Waktu

Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai

CARTA ALIR PROSES TIDAK HADIR BERTUGAS 7 HARI

BEKERJA BERTURUT-TURUT DAN TIDAK DAPAT DIKESAN

Kemukakan laporan kepada BSM untuk proses

penamatan perkhidmatan dan disalinkan

kepada PPUU

Lapor diri

Gagal

lapor diri

Kemukakan laporan – PPUU (tindakan

tatatertib) dan disalinkan kepada BSM

(lucuthak emolumen)

MULA

Terima laporan salah laku

Keluarkan surat arahan lapor diri serta merta dan

salinkan kes BSM untuk tahan gaji

TAMAT

Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Kebenaran/Sebab Yang Munasabah Pada

Waktu Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai

CARTA ALIR TIDAK HADIR BERTUGAS; MEMINDA SIJIL CUTI SAKIT ATAU MENGEMUKAKAN SIJIL CUTI SAKIT PALSU

Ragu / syak kesahihan sijil cuti sakit

Dapatkan pengesahan bertulis dari

hospital/klinik berkaitan

Buat laporan polis jika ada

pemalsuan

Keluarkan surat tunjuk sebab

Penjelasan pegawai tidak

munasabah/gagal beri penjelasan

Lapor – BSM (lucuthak emolumen)

dan PPUU (tindakan tatatertib)

TAMAT

MULA

Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Kebenaran/Sebab Yang Munasabah Pada Waktu

Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai

CARTA ALIR TIDAK BERADA PADA TARIKH, MASA DAN TEMPAT YANG DITETAPKAN/DIARAHKAN SEMASA WAKTU BERTUGAS

(MENGHILANGKAN DIRI SEWAKTU BERTUGAS)

MULA

Pantau kehadiran pegawai (laporan

ewarga/buku log kehadiran/kaedah lain)

Teguran dan nasihat (lisan) – catat dan

rekod

Ulangi Salahlaku

Teguran dan nasihat (bertulis) – rekod

Keluarkan amaran secara bertulis

Keluarkan surat

arahan lucuthak

emolumen – BSM

Keluarkan surat

arahan lucuthak

emolumen – BSM

Keluarkan surat

arahan lucuthak

emolumen – BSM

Tidak Ulangi Salahlaku

Ulangi Salahlaku

Pemantauan secara berterusan selama 2

bulan

Tidak Ulangi Salahlaku

Ulangi Salahlaku

Pemantauan secara berterusan selama 2

bulan

Pemantauan secara berterusan selama 2

bulan

Tidak Ulangi Salahlaku

SAMBUNG

…

…sambungan carta alir

Penjelasan

Ditolak

Arah pegawai

memohon cuti

rehat

Tindakan lain yang wajar:-

a) Pertukaran tempat

bertugas

b) Rujuk Lembaga

Perubatan (kesihatan)

c) Rujuk sesi kaunseling

d) Hantar untuk hadiri

kursus yang berkaitan

Menimbang

penjelasan

pegawai

Rujuk pegawai ke sesi

kaunseling

TAMAT

SAMBUNG

…

Penjelasan

Diterima

Kemukakan laporan – PPUU

(tindakan tatatertib) dan BSM

(lucuthak emolumen)

Keluarkan surat tunjuk sebab

Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Kebenaran/Sebab Yang Munasabah Pada Waktu

Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai

Ketua Jabatan hendaklah mengambil TINDAKAN SEGERA/PANTAS apabila berlaku masalah ketidakhadiran pegawai bagi mengelakkan kesalahan dikumpul dalam tempoh yang lama dan membendung masalah ini daripada berleluasa yang akan merugikan organisasi dan memberi ketidak adilan kepada pegawai.

Ketua Jabatan boleh dikenakan tindakan atas sebab kecuaian sekiranya membiarkan kesalahan dalam tempoh yang lama bersesuaian dengan Peraturan 21, Akta 605.

INGKAR PERINTAH

POLITIK

KETERHUTANGAN

SERIUS

PEKERJAAN LUAR

GANGGUAN SEKSUAL

PLAGIARISMA

CUAI DALAM

MENJALANKAN TUGAS

KURANG

CEKAP/BERUSAHA

PENYELEWANGAN/RASUAH

MENERIMA HADIAH

YANG BERKAITAN TUGAS RASMI

CONTOH

PANDUAN MENGURUS KES

TATATERTIB BIASA

CARTA ALIR PROSES MENGURUSKAN KES TATATERTIB BIASA

Penjelasan

Diterima

Menimbang

penjelasan

pegawai

Penjelasan

lanjut

MULA

Keluarkan surat tunjuk sebab

Penjelasan

ditolak

Terima penjelasan pegawai

Kemukakan laporan – PPUU

(tindakan tatatertib)

Buat siasatan lanjut

Kemukakan laporan – PPUU

(tindakan tatatertib)

TAMAT

PANDUAN MENGURUS KES PEGAWAI YANG

MELAKUKAN KESALAHAN

CARTA ALIR PROSES MENGURUSKAN KES TATATERTIB KE

ATAS PEGAWAI YANG MELAKUKAN KESALAHAN JENAYAH

MULA

Terima laporan kes jenayah daripada pihak

Polis/Mahkamah

Keluarkan surat arahan panggil

pengawai bertugas semula

Buat perakuan kepada PPUU

(apabila dimaklumkan tindakan

tatatertib akan diambil)

Dapatkan salinan laporan kes daripada pihak

Polis/Mahkamah

Kemukakan laporan – PPUU (tahan

kerja/sebaliknya)

Pantau sehingga kes selesai dan maklumkan

keputusan rayuan kepada PPUU

Maklumkan kepada BSM untuk

bayar semula emolumen (semasa

tahan kerja) dan cuti rehat

tahunan dan salinkan kepada

PPUU

Bersalah

(disabitkan)

Ada rayuan

Pantau dan dapatkan status kes daripada

Pendaftar Mahkamah – kemukakan kepada

PPUU

Ada

Sabitan

Tiada Sabitan

(Bebas) Tindakan gantung kerja

TAMAT

PANDUAN MENGURUS KES

RAYUAN TATATERTIB

TINDAKAN KETUA JABATAN:

Pegawai yang telah didapati bersalah oleh Jawatankuasa Tatatertib (JKTT) boleh

mengemukakan rayuan secara bertulis melalui Ketua Jabatan kepada Jawatankuasa

Rayuan Tatatertib (JKRTT) dalam tempoh 14 hari bekerja selepas menerima surat

keputusan JKTT.

Ketua Jabatan hendaklah memberi ulasan berkaitan rayuan pegawai dan

mengemukakan kepada JKRTT dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh terima

rayuan.

Pejabat Penasihat Undang-Undang dan Integriti akan memaklumkan keputusan

JKRTT kepada pegawai dan Ketua Jabatan serta Bahagian Sumber Manusia untuk

mengeluarkan Laporan Perubahan Gaji (LPG) dan direkodkan di dalam e-BRP.

Keputusan rayuan JKRTT adalah muktamad.

(Rujuk Bahagian II, Peraturan 12 hingga Peraturan 23 [AKTA 605]

KETERANGAN LANJUT SETIAP PROSES

TINDAKAN, FORMAT SURAT-SURAT

DAN LAIN-LAIN HENDAKLAH MERUJUK

KEPADA BUKU GARIS PANDUAN

MENGURUS KES SALAHLAKU PEGAWAI

DI PERINGKAT PTJ

ISU/PERMASALAHAN TINDAKAN TIDAK MENGIKUT GARIS PANDUAN YANG TELAH DITETAPKAN - SURAT

/PROSES/LAPORAN ANEKDOTSAL, SULIT, SURAT ARAHAN LAPOR DIRI/BEZA SURAT TUNJUK SEBAB DAN AMARAN,

TIDAK BERTANYA APABILA TIDAK JELAS - PENYEDIAAN MINIT SIASATAN DLL

PERLU URUSKAN DOKUMEN SULIT DENGAN BETUL – ELAK HILANG

TINDAKAN JABATAN AKAN MEMBERI KESAN KEPADA KES DARI SEGI JKTT DAN TINDAKAN UNDANG-UNDANG LANJUT - KES AKAN DITOLAK/KES TIDAK MENYEBELAHI UNIV DLL

TINDAKAN DAN LAPORAN YANG DIBUAT AKAN MENJADI BAHAN BUKTI DI MAHKAMAH - AKAN DIPERTIKAI

WALAUPUN JELAS SALAHLAKU – KAKITANGAN TETAP PERLU DIBERI PELUANG UNTUK DIDENGAR/ PERKARA 135 PP/KAKITANGAN KERAJAAN BERBEZA DENGAN KAKITANGAN SWASTA

LAPORAN TATATERTIB TIDAK BOLEH DITARIK BALIK – BERSARA PILIHAN/CUTI TANPA GAJI DLL