panduan kewangan ipg ksah

INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS SULTAN ABDUL HALIM

SUNGAI PETANI, KEDAH DARUL AMAN

Panduan Tuntutan Elaun Perjalanan

a) Borang tuntutan hendaklah sampai ke Unit Kewangan sebelum 5 haribulan dalam bulan berikutnya [ rujuk Arahan Perbendaharaan 100(a) ] dan sekiranya tuntutan lewat dikemukakan, Unit Kewangan berhak menolak semua tuntutan tuan/puan.

b) Borang tuntutan hendaklah dihantar kepada Cik Wan Masnida binti Wan Daud

c) Tuan/puan dikehendaki menggunakan format borang tuntutan yang telah ditetapkan sahaja. Sekiranya tuan/puan menggunakan format yang lain daripada yang telah ditetapkan, Unit Kewangan berhak menolak semua tuntutan tuan/puan

d) Sila pastikan borang tuntutan ditandatangani dan semua salinan dokumen sokongan hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan / Ketua Unit

e) Tuan/puan tidak digalakkan menuntut tambang gantian sekiranya beberapa pensyarah pergi ke tempat yang sama dan atas tujuan yang sama kerana boleh berkongsi kereta. Hanya seorang pensyarah sahaja yang dibenarkan membuat tuntutan perjalanan menggunakan kenderaan sendiri dan senarai nama pensyarah yang berkongsi kereta perlu disertakan dalam borang tuntutan

f) Sekiranya menuntut tambang gantian, tuan/puan tidak boleh menuntut perbatuan bagi perjalanan dari rumah ke hotel/lojing/tempat program. Tuntutan perbatuan hanya boleh dituntut bagi perjalanan dari tempat lojing/hotel ke tempat program/kursus dan tidak melebihi 25km sehala.

g) Sekiranya menggunakan pengangkutan awam (teksi tanpa resit), tuan/puan hanya boleh menuntut tambang teksi satu tempat duduk sahaja.

h) Bagi perjalanan yang diluluskan menuntut tambang teksi, tuan/puan boleh membuat tuntutan seperti berikut :

Dari Ke

Rumah Kediaman / Pejabat / Stesen teksi

Tempat lojing/penginapan @ terus ke tempat kursus / mesyuarat

Tempat lojing/penginapan @ tempat kursus/mesyuarat

Rumah kediaman

i) Bagi tuntutan lojing, tempat penginapan (lojing) yang terdekat dengan tempat kursus/mesyuarat sahaja yang akan diambil kira iaitu tidak melebihi 25 km sehala. Sekiranya jarak yang dituntut dari tempat lojing ke tempat kursus/mesyuarat melebihi 25km sehala ianya tidak akan diambil kira.

j) Sekiranya kursus/mesyuarat/program tamat sebelum jam 3.00 petang, tuan/puan tidak dibenarkan menuntut bayaran sewa hotel, elaun lojing dan elaun makan kerana perjalanan pulang boleh dilakukan.

k) Tuan/puan juga tidak dibenarkan membuat tuntutan separuh hari bagi bayaran sewa hotel sekiranya program tamat sebelum jam 1.00 petang dan perlu keluar dari hotel mengikut masa yang telah ditetapkan oleh pihak hotel.

l) Bagi tuntutan elaun harian, tuan/puan hanya boleh menuntut sekiranya menjalankan tugas rasmi melebihi lapan (8) jam tetapi kurang dari 24 jam.

m) Semua tuntutan hendaklah mengikut kadar kelayakan sepertimana yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling yang sedang berkuatkuasa

Dokumen-dokumen sokongan yang perlu dikemukakan adalah seperti berikut :

a) Borang tuntutan perjalanan seperti format yang ditetapkan sahaja.

b) Semua salinan dokumen sokongan hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan / Ketua Unit

c) Salinan surat panggilan kursus/mesyuarat. Sila pastikan salinan surat yang dikemukakan adalah lengkap.

d) Bagi pegawai/pensyarah yang tiada surat panggilan hendaklah mengisi surat arahan bertugas rasmi di luar Ibu Pejabat dan perlu mendapatkan tandatangan Pengarah/Timbalan Pengarah terlebih dahulu sebelum bertugas.

e) Resit ASAL yang berkaitan dengan tuntutan (seperti resit teksi, resit hotel, resit meletak kenderaan, resit tol dll) hendaklah ditampal di atas sehelai kertas ‘A4’ untuk mengelakkan daripada hilang. Semua resit ASAL tersebut hendaklah ditandatangani oleh Ketua Jabatan / Ketua Unit (ditandatangani di atas RESIT ASAL – berdasarkan teguran AUDIT NEGARA pada 24/01/2011)

f) Sekiranya menggunakan touch ‘n’ go, hendaklah mengemukakan penyata touch ‘n’ go yang dicetak daripada laman web dan perlu disahkan oleh Ketua Jabatan/Ketua Unit. Penyata yang dibuat sendiri seperti sebelum ini tidak akan diterima.

( Laman web http://e-services.touchngo.com.my/e-Statement/ )

g) Bagi pensyarah/pegawai yang menggunakan waran udara, ‘boarding pass’ hendaklah dikemukakan sebagai bukti perjalanan

h) Salinan muka hadapan akaun bank yang jelas dan terang serta disahkan oleh Ketua Jabatan/Ketua Unit. Sila pastikan akaun bank adalah aktif. Tuan/Puan tidak digalakkan menukar akaun bank setiap kali membuat tuntutan. Sekiranya akaun bank ditukar, sila maklumkan kepada Unit Kewangan terlebih dahulu.

i) Surat lantikan praktikum, surat penyeliaan pelatih dan penempatan pratikum. Bagi surat penyeliaan praktikum, sila pastikan Ketua Jabatan dan Pengarah/Timbalan Pengarah menandatangani terlebih dahulu sebelum tuntutan dihantar (bagi pensyarah yang terlibat dengan Praktikum sahaja)

j) Surat tunjuk sebab jika tuntutan dikemukakan lewat

(hendaklah mendapat sokongan dan kebenaran dari Pengarah)

k) Surat kelulusan perjalanan melebihi 240 km sehala bagi perjalanan yang menggunakan kenderaan sendiri (hendaklah mendapatkan kebenaran Pengarah/Timbalan Pengarah terlebih dahulu sebelum perjalanan dilakukan)

l) Surat kelulusan menuntut tambang gantian kapal terbang. Perjalanan hendaklah menggunakan kenderaan sendiri dan perlu mengemukakan resit tol (pergi dan balik) / penyata touch ‘n’ go yang dicetak dari laman web sebagai bukti perjalanan (hendaklah mendapatkan kebenaran Pengarah/Timbalan Pengarah terlebih dahulu sebelum perjalanan dilakukan)

http://e-services.touchngo.com.my/e-Statement/

INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS SULTAN ABDUL HALIM SUNGAI PETANI, KEDAH DARUL AMAN

Panduan Tuntutan Bayaran Ceramah (KDC)

a) Borang tuntutan hendaklah sampai ke Unit Kewangan sebelum 5 haribulan dalam bulan berikutnya dan sekiranya tuntutan lewat dikemukakan, Unit Kewangan berhak menolak semua tuntutan tuan/puan

b) Borang tuntutan hendaklah dihantar kepada Puan Che Amah binti Abas

c) Tuan/puan dikehendaki menggunakan format borang tuntutan yang telah ditetapkan sahaja. Sekiranya tuan/puan menggunakan format yang lain daripada yang telah ditetapkan, Unit Kewangan berhak menolak semua tuntutan tuan/puan

d) Sila pastikan borang tuntutan ditandatangani dan semua salinan dokumen sokongan hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan / Ketua Unit

e) Kadar kelayakan tuntutan bagi satu (1) jam adalah berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil.2/2005 iaitu :

KELAYAKAN (GRED)

KADAR (RM)

53 – 54 200.00

45 – 52 150.00

41 – 44 120.00

Kumpulan Sokongan 80.00

f) Bagi pesara kerajaan, kadar adalah seperti yang ditetapkan oleh IPG Kampus iaitu kelayakan tuntutan bagi satu (1) jam adalah RM 120.00

g) Sekiranya tuan/puan mendapat kelulusan kenaikan pangkat tetapi gaji baru masih belum dibayar dan ingin membuat tuntutan mengikut kadar baru, hendaklah melampirkan surat kenaikan pangkat tersebut sebagai bukti.

h) Tuan/puan hanya layak menuntut bayaran ceramah tidak melebihi separuh (1/2) daripada gaji pokok sahaja.

i) Bagi tuntutan bayaran penceramah luar, Penyelaras Kursus dan Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk memaklumkan mengenai panduan tuntutan ini

j) Sekiranya tuan/puan ingin membuat pertukaran kuliah atas prinsip suka sama suka, pertukaran ini adalah dibenarkan. Namun demikian, semua pertukaran hendaklah dimaklumkan kepada penyelaras program dan jadual pertukaran kuliah hendaklah disahkan oleh penyelaras.

k) Semua tuntutan hendaklah mengikut garis panduan yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling yang sedang berkuatkuasa


a) Borang tuntutan ceramah seperti format yang ditetapkan


c) Salinan surat pelantikan sebagai penceramah. Sila pastikan salinan surat yang dikemukakan adalah lengkap.

d) Surat kelulusan sebagai penceramah sambilan (bagi penceramah luar sahaja)

e) Borang biodata penceramah sambilan (bagi penceramah luar sahaja)

f) Salinan jadual kursus/program

g) Salinan muka hadapan akaun bank yang jelas dan terang serta disahkan oleh Ketua Jabatan/Ketua Unit. Sila pastikan akaun bank adalah aktif. Tuan/Puan tidak digalakkan menukar akaun bank setiap kali membuat tuntutan. Sekiranya akaun bank ditukar, sila maklumkan kepada Unit Kewangan terlebih dahulu.

h) Salinan penyata gaji terkini

i) Salinan kenyataan pesara kerajaan (surat kelulusan JPA)

j) Surat kelulusan kenaikan pangkat (bagi yang telah mendapat kelulusan kenaikan pangkat tetapi gaji baru masih belum dibayar)

k) Surat tunjuk sebab jika tuntutan dikemukakan lewat



Panduan Pembayaran Gaji dan Perubahan Gaji

a) Semua pembayaran gaji dibuat mengikut tarikh yang telah ditetapkan.

b) Setiap bulan Unit Kewangan akan menyemak ‘Master Listing’ pembayaran gaji bersama borang perubahan gaji (SG 20) untuk memastikan semua perubahan gaji yang dibuat pada bulan sebelumnya telah diambil tindakan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) Cawangan Negeri Kedah

c) Sekiranya tiada tindakan yang diambil, borang SG20 perlu dihantar semula ke JANM Negeri Kedah.

d) Bagi perubahan gaji, sebelum SG20 disediakan Unit Kewangan perlu menerima dokumen bagi maklumat perubahan gaji / potongan gaji pegawai seperti berikut :

i) Borang perubahan (Kew.8) – perubahan pergerakan gaji, kenaikan pangkat dll [Kew.8 disediakan oleh Unit Perkhidmatan]

ii) Surat kelulusan potongan pembayaran pinjaman perumahan, kenderaan, komputer dll

iii) Surat potongan cukai pendapatan, insuran, bayaran zakat dll

e) Sekiranya maklumat seperti yang dinyatakan tidak diterima, Unit Kewangan tidak boleh membuat sebarang perubahan gaji

f) Borang perubahan gaji perlu dihantar ke JANM Negeri Kedah sebelum tarikh akhir penghantaran SG20 [rujuk Surat Pekeliling JANM Bil.4/2010]

g) Sekiranya maklumat perubahan gaji lewat diterima dan melepasi tarikh akhir penghantaran SG20, pembayaran perubahan gaji tidak dapat dilakukan dan hanya akan dibayar bagi gaji bulan berikutnya.


Panduan Permohonan Perolehan

a) Borang permohonan perolehan hendaklah sampai ke Unit Kewangan dua (2) minggu sebelum tarikh program diadakan dan sekiranya permohonan lewat diterima, Unit Kewangan berhak menolak permohonan tuan/puan

b) Borang permohonan perolehan bagi belanja mengurus hendaklah dihantar kepada Puan Noormah binti Abdul Hamid atau Encik Khairul Azman bin Darus. Manakala bagi perolehan Amanah, borang permohonan perolehan hendaklah dihantar kepada Puan Aishah binti Chik.

c) Tuan/puan dikehendaki menggunakan format borang permohonan perolehan yang telah ditetapkan iaitu borang LAM-PUP 06-02

d) Sila pastikan borang permohonan ditandatangani dan semua salinan dokumen sokongan hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan / Ketua Unit

e) Bagi permohonan perolehan makan dan minum, tuan/puan hendaklah mendapatkan kelulusan tempahan makanan terlebih dahulu. Senarai nama peserta hendaklah disertakan dan disahkan.


a) Borang permohonan perolehan (3 salinan)


c) Sebutharga ASAL dari pembekal (sekurang-kurangnya 3 sebutharga)

d) Surat kelulusan program atau salinan kertas kerja

e) Salinan penyata akaun bank pembekal yang jelas dan terang serta disahkan oleh Ketua Jabatan/Ketua Unit. Sila pastikan akaun bank pembekal adalah aktif.

f) Salinan sijil daftar Kementerian Kewangan

g) Salinan sijil daftar perniagaan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)

h) Senarai nama peserta yang telah disahkan

i) Borang kelulusan tempahan makanan

j) Invois ASAL

k) Borang penilaian prestasi pembekal


Panduan Pembayaran Elaun Pelajar, Tuntutan Perjalanan dan Elaun Praktikum

a) Elaun pelajar dan tuntutan perjalanan dibayar mengikut kadar dan ketetapan seperti berikut :

KURSUS / PROGRAM

CATATAN

Kursus Perguruan Lepasan Ijazah (KPLI)

a) Elaun pelajar dibayar setiap bulan

b) Sebulan sebanyak RM 1,336.71

c) Pelajar KPLI hanya layak membuat tuntutan perjalanan semasa lapor diri dan tamat kursus sahaja

Program Ijazah Sarjana Muda Pendidikan (PISMP/B.Ed TESL)

a) Elaun pelajar dibayar setahun dua (2) kali

b) Setahun sebanyak RM 7,140.00

c) Pelajar PISMP/B.Ed TESL layak mendapat elaun buku, elaun alat perkakas dan elaun kertas projek bagi setiap sesi pengajian dan elaun tesis hanya dibayar sekali sahaja sepanjang pengajian. Kadar elaun adalah mengikut bidang pengajian.

i) Elaun Buku – RM 600.00 (semua bidang pengajian)

ii) Elaun Alat Perkakas – RM 100.00 (bidang Sastera) ; RM 200.00 (bidang Sains)

iii) Elaun Tesis – RM 300.00 (semua bidang pengajian)

iv) Elaun Kertas Projek – RM 150.00 (semua bidang pengajian)

d) Pelajar PISMP/B.Ed TESL layak membuat tuntutan perjalanan semasa lapor diri, tamat kursus dan setiap kali cuti semester (sekali sahaja dalam setahun – pergi & balik)

Program Pra Ijazah Sarjana Muda Pendidikan (PPISMP)

a) Elaun pelajar dibayar setiap bulan

b) Sebulan sebanyak RM 430.00

c) Pelajar PPISMP hanya layak membuat tuntutan perjalanan semasa lapor diri dan tamat kursus sahaja

b) Elaun buku dan elaun alat perkakas dibayar pada awal tahun. Manakala, elaun tesis dibayar pada hujung tahun (tamat kursus).

c) Bagi pelajar yang menginap di asrama, elaun bulanan pelajar akan dipotong sebanyak RM2.65 sehari bagi bayaran yuran penginapan asrama. Potongan ini tidak diambilkira semasa cuti persekolahan

d) Sekiranya pelajar tidak lagi tinggal di asrama, pelajar hendaklah memaklumkan kepada Unit Kewangan dengan segera bagi tujuan pemberhentian potongan yuran penginapan asrama tersebut (dimaklumkan sebelum pembayaran elaun bulan berikutnya).

e) Bagi tuntutan perjalanan, pelajar dikehendaki menggunakan format borang tuntutan yang telah ditetapkan sahaja dan borang tuntutan boleh didapati di kaunter Pejabat Pentadbiran

f) Borang tuntutan perjalanan hendaklah dihantar kepada Puan Rodziah binti Omar

g) Semua borang tuntutan hendaklah ditandatangani oleh pelajar dan pengesahan oleh pensyarah/penyelaras.

h) Semua salinan dokumen sokongan hendaklah disahkan oleh pensyarah/penyelaras.

i) Pelajar hanya layak menuntut tambang pengangkutan darat mengikut kadar tambang pengangkutan awam (jika pengangkutan tidak disediakan oleh IPG) dan tambang adalah pada kadar harga yang termurah.

j) Perjalanan hendaklah dibuat dengan jalan yang terdekat sekali di antara tempat tinggal dan IPG (dan sebaliknya).

k) Bagi pelajar Sabah dan Sarawak, pelajar layak menuntut tambang pengangkutan udara dari tempat tinggal mengikut kadar tambang kapal terbang kelas ekonomi ke lapangan terbang berhampiran IPG (dan sebaliknya)

l) Pelajar-pelajar yang menaiki teksi hendaklah menuntut tambang teksi bagi satu tempat duduk sahaja.

m) Tuntutan penginapan/lojing hanya akan dibayar bagi pelajar yang layak dan mendapat kelulusan Pengarah sahaja

n) Semua tuntutan pelajar hendaklah sampai ke Pejabat Pentadbiran satu minggu dari tarikh melaporkan diri di awal semester atau permulaan cuti semester.

o) Bagi elaun praktikum, pelajar PISMP/B.Ed TESL hanya layak diberi elaun sebanyak RM 10.00 sehari semasa menjalani praktikum dengan syarat pengangkutan tidak disediakan oleh IPG.

p) Pelajar hanya layak membuat tuntutan maksimum selama 90 hari bagi sepanjang tempoh pengajian

q) Elaun ini hanya layak dituntut mengikut bilangan hari kehadiran praktikum termasuk hari cuti sakit. Sijil cuti sakit ASAL hendaklah dilampirkan sebagai bukti dan disahkan oleh Penyelaras/Pensyarah Penyelia/Tutor.

r) Bayaran elaun praktikum ini akan dibayar kepada pelajar-pelajar semester 5, 6 dan 7 sahaja.

s) Borang tuntutan elaun praktikum boleh didapati di kaunter Pejabat Pentadbiran. Borang tuntutan ini hendaklah disediakan oleh Ketua Kumpulan, disemak oleh Tutor dan disahkan oleh Ketua Unit Praktikum.

t) Tutor adalah bertanggungjawab mengemukakan borang tuntutan dan senarai nama pelajar yang menjalani praktikum ke Unit Kewangan untuk urusan pembayaran. Semua dokumen hendaklah disahkan oleh Penyelaras/Pensyarah Penyelia/Tutor.

u) Borang tuntutan hendaklah dihantar kepada Puan Rodziah binti Omar.


i. Tuntutan Perjalanan

a) Borang tuntutan perjalanan PELAJAR (hendaklah ditandatangani oleh pelajar dan disahkan oleh Pensyarah/Penyelaras Program

b) Resit asal yang berkaitan dengan tuntutan (seperti resit teksi, resit hotel, resit tambang penerbangan dll) hendaklah ditampal di atas sehelai kertas ‘A4’ untuk mengelakkan daripada hilang

c) Salinan muka hadapan akaun bank yang jelas dan terang serta disahkan oleh Pensyarah/Penyelaras Program. Sila pastikan akaun bank adalah aktif. Tuan/Puan tidak digalakkan menukar akaun bank setiap kali membuat tuntutan. Sekiranya akaun bank ditukar, sila maklumkan kepada Unit Kewangan terlebih dahulu.

d) Surat tunjuk sebab jika tuntutan dikemukakan lewat


e) Satu salinan surat panggilan lapor diri kursus/program yang disahkan oleh Pensyarah/Penyelaras Program. Sila pastikan salinan surat yang dikemukakan adalah lengkap.

ii. Tuntutan Elaun Praktikum

a) Borang tuntutan Elaun Praktikum

b) Senarai nama pelajar yang menjalani praktikum

c) Sijil cuti sakit ASAL yang disahkan oleh pensyarah/penyelia/penyelaras

Catatan :

Semua salinan dokumen sokongan hendaklah disahkan oleh Pensyarah/Penyelaras Program/Tutor


Panduan Pembayaran Elaun Guru Pembimbing

a) Elaun Guru Pembimbing (EGPM) mempunyai dua jenis kategori bayaran iaitu berdasarkan kelayakan akademik.

JUMLAH GURU PELATIH

KADAR KELAYAKAN

SISWAZAH BUKAN SISWAZAH

1 RM 40.00 RM 30.00

2 @ Lebih RM 80.00 RM 60.00

b) Kaedah pengiraan adalah :

Jumlah Hari Praktikum

x

Kadar Kelayakan Jumlah Hari Sebulan

f) Tuntutan EGPM ini perlu dibuat menggunakan Borang Tuntutan EGPEM(IPSAH)-2009 (Pindaan 1)

g) Borang tuntutan hendaklah diisi dengan lengkap dan ditandatangani oleh Guru Pembimbing, Tandatangan pengesahan oleh Guru Besar @ Pengetua dan juga ditandatangani oleh Pensyarah Penyelia.

h) Hanya satu salinan borang sahaja yang diperlukan.

i) Bersama-sama borang tuntutan hendaklah dikemukakan dokumen sokongan yang disahkan oleh Guru Besar @ Pengetua sekolah

i) Salinan surat perlantikan guru pembimbing (mengandungi nama guru pelatih dan tempoh praktikum)

ii) Salinan muka hadapan akaun bank (jelas dan terang) – Akaun yang aktif

iii) Surat tunjuk sebab jika tuntutan dikemukakan lewat

j) Semua borang tuntutan hendaklah dihantar di akhir praktikum kepada :

Setiausaha Unit Praktikum

Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Abdul Halim

k) Borang tuntutan hendaklah sampai ke Unit Kewangan sebelum 10 haribulan dalam bulan berikutnya dan sekiranya tuntutan lewat dikemukakan, Unit Kewangan berhak menolak semua tuntutan tersebut

panduan kewangan ipg ksah

Documents