mk01-manual eoms ipg kpm

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

NO.KELUARAN : 01 NO.PINDAAN : 01

MANUAL KUALITI TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2021

MANUAL EOMS IPG KPM MUKA SURAT : 1/74 IPG KPM-EOMS-MK-01

Januari 2021

MANUAL EOMS IPG KPM

Disediakan oleh:

Diluluskan oleh:

Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

Jawatan: TIMBALAN KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA (PEMBANGUNAN PROFESIONALISME KEGURUAN)

Tarikh: 1 JANUARI 2021 Tarikh: 1 JANUARI 2021





Januari 2021

BIL. REKOD PINDAAN RUJUKAN SURAT DAN TARIKH PINDAAN

1. Rujuk Surat Makluman Pindaan (LAM-PP-05-01) bertarikh 23 Jun 2021.

KPM.100-8/1/11 (81) 23 Jun 2021





Januari 2021

1.0 PENGENALAN Dokumen ini adalah Manual Kualiti Institut Pendidikan Guru (IPG) Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Ia disediakan untuk memenuhi kehendak dan keperluan standard International Organization for Standardisation (ISO) Educational Organizations Management System (EOMS) iaitu ISO 21001:2018. Dokumen ini juga merupakan dokumen utama yang memberi gambaran menyeluruh Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan IPG KPM. 1.1 OBJEKTIF Manual ini disediakan untuk

a) Menerangkan maklumat asas organisasi IPG KPM b) Menerangkan klausa, perincian dan skop EOMS mengikut standard ISO c) Menerangkan hubungan dan hubungkait antara proses-proses dalam EOMS d) Mengenalpasti dan menangani risiko-risiko dan peluang berdasarkan keperluan

tindakan yang berkaitan

2.0 MAKLUMAT ORGANISASI Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) diketuai oleh seorang (1) Rektor dan seorang (1) Timbalan Rektor Kanan. Pengurusan IPGM dibantu oleh empat (4) orang Timbalan Rektor mewakili Pusat dan seorang (1) Pendaftar (rujuk Lampiran 1). IPGM merupakan ibu pejabat kepada 27 IPG, yang terdiri daripada enam (6) Pusat/Pejabat di IPGM seperti berikut :

a) Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi (PPPI) b) Pusat Kecemerlangan Akademik (PKA) c) Pusat Hal Ehwal Pelajar (PHEP) d) Pusat Pembangunan Latihan (PPL) e) Pusat Peperiksaan dan Penganugerahan (PPP) f) Pejabat Pendaftar (PP)

Institut Pendidikan Guru (IPG) terdiri daripada 27 buah kampus dan English language Teaching Centre (ELTC) diketuai oleh Pengarah dan Timbalan Pengarah. Senarai nama dan alamat IPG seperti di Lampiran 2. Pengurusan IPG dan ELTC dibantu oleh Ketua Jabatan dan Ketua Unit (rujuk Lampiran 3) yang terdiri daripada pelbagai Jabatan dan Unit mengikut fungsi operasi masing-masing yang telah ditetapkan. IPGM, IPG dan ELTC bersama-sama merancang, mengurus dan melaksanakan fungsi dan tugas seperti di Perkara 2.4. 2.1 VISI

IPG Peneraju Kecemerlangan Pendidikan Guru





Januari 2021

2.2 MISI

Melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik melalui program pembangunan guru yang dinamik ke arah pendidikan sekolah bertaraf dunia. 2.3 PIAGAM PELANGGAN Piagam Pelanggan IPG KPM adalah seperti berikut: Kami warga Institut Pendidikan Guru Kementerian Pendidikan Malaysia dengan ini bertekad, beriltizam, berikrar dan berjanji memberi perkhidmatan berkualiti untuk: 1. Memastikan semua program pengajian praperkhidmatan dan pascasiswazah yang

ditawarkan oleh IPG mendapat akreditasi daripada MQA serta badan-badan profesional. 2. Memastikan kurikulum praperkhidmatan disediakan dengan lengkap satu (1) bulan

sebelum pelaksanaan program. 3. Memastikan 100% pelajar baharu memenuhi syarat kemasukan yang ditetapkan. 4. Memastikan guru baharu lulusan Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP)

daripada IPG memenuhi 92% kriteria kepuasan pelanggan. 5. Menawarkan 100% latihan pembangunan profesionalisme berdasarkan keperluan

organisasi. 6. Memastikan keputusan peperiksaan akhir dimaklumkan dalam tempoh tujuh (7) hari

bekerja selepas diperakui oleh Senat. 7. Memastikan penganugerahan Ijazah dan Diploma kepada lulusan dilaksanakan dalam

tempoh satu (1) tahun selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan. 8. Memenuhi 98% keperluan organisasi dalam perkhidmatan sokongan pengurusan dan

teknologi maklumat. 2.4 FUNGSI Selaras dengan ketetapan dalam Akta Pendidikan 1996 di bawah Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut-Institut Pendidikan Guru) 2010 - Bahagian IV Peraturan 13 yang menyatakan bahawa pembekal latihan bagi guru praperkhidmatan dan dalam perkhidmatan adalah maktab perguruan/ Institut Pendidikan Guru. Akta ini memperuntukkan: “Kursus pengajian dan program latihan pendidikan guru hendaklah terdiri daripada kursus perguruan praperkhidmatan dan dalam perkhidmatan.”





Januari 2021

Berdasarkan dokumen Transformasi Institut Pendidikan Guru 2016 – 2025, fungsi Institut Pendidikan Guru Malaysia ialah merancang, melaksana, memantau dan menilai : 1) Kurikulum perguruan praperkhidmatan dan dalam perkhidmatan. 2) Pengoperasian serta perancangan dasar pendidikan guru dan pengantarabangsaan. 3) Penyelidikan dan inovasi pendidikan guru. 4) Hal ehwal pelajar. 5) Peperiksaan, penganugerahan dan konvokesyen. 6) Pengurusan sumber manusia, kewangan, akaun, pembangunan infrastruktur dan

infostruktur serta aset. 7) Pembangunan profesional pensyarah dan guru. 8) Proses pemerolehan dan pematuhan standard daripada agensi jaminan kualiti.

2.5 SKOP Skop pelaksanaan EOMS IPG KPM dalam urusan melaksanakan dasar dan fungsi latihan guru praperkhidmatan dan dalam perkhidmatan, hal-ehwal akademik, penyelidikan dan inovasi, hal ehwal pelajar, pengurusan sumber manusia, pengurusan kewangan, pembangunan dan lain-lain aspek berkaitan adalah mengikut semua klausa yang dinyatakan di dalam standard EOMS. 2.6 DASAR KUALITI IPG KPM

"menyediakan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) secara profesional, cekap, berkesan dan ditambah baik secara berterusan bagi melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik selaras dengan kehendak Falsafah Pendidikan Kebangsaan dan Falsafah Pendidikan Guru, di samping memenuhi tanggungjawab sosial kepada negara dan komitmen ke arah pengurusan harta intelek." 2.7 OBJEKTIF KUALITI IPG KPM

Objektif Organisasi :

Perkhidmatan Pendidikan Keguruan yang diberi dapat melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik dengan pencapaian 92% tahap kepuasan pelanggan selepas satu (1) tahun dari tarikh penempatan guru baharu.

Objektif Operasi IPGM :

1) Memastikan pendaftaran pelajar dilaksanakan dalam tempoh 15 hari bekerja selepas paparan calon berjaya di laman web KPM

2) Memastikan keberkesanan Minggu Pendaftaran Pelajar Baharu dan Program Mentor Mentee mencapai tahap skor min 4.3.





Januari 2021

3) Memastikan penilaian persepsi pelajar terhadap pelaksanaan kurikulum, kokurikulum dan amalan profesional mencapai skor min 4.3.

4) Memastikan proses pemantauan pengurusan kurikulum dilaksanakan satu (1) kali setahun.

5) Memastikan pemantauan pengurusan perpustakaan diadakan satu (1) kali setahun. 6) Memastikan semua pensyarah, pegawai dan staf pelaksana dapat memenuhi keperluan

latihan berdasarkan arahan semasa Jabatan Perkhidmatan Awam. 7) Memastikan 80% daripada penyelidikan dan inovasi yang dilaksanakan di IPG setiap

tahun adalah mengikut bidang kebitaraan. 8) Memastikan mesyuarat pengurusan kewangan, pembangunan dan aset serta

pengurusan sumber manusia diadakan empat (4) kali setahun. 9) Memastikan pemantauan ke atas keselamatan bangunan dan fizikal pejabat dilaksanakan

dua (2) kali setahun. 10) Memastikan rangkaian setempat (LAN) beroperasi dengan baik dan boleh dicapai

sepanjang masa. 11) Memastikan aktiviti penyelenggaraan semua peralatan teknologi maklumat dan

komunikasi dilaksanakan dua (2) kali setahun. 12) Memastikan Audit Dalaman dilaksanakan sekurang-kurangya satu (1) kali setahun. 13) Memastikan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) dilaksanakan sekurang-

kurangya satu (1) kali setahun.

Objektif Operasi IPG/ELTC :

1) Pelajar berpuas hati pada skor min 4.3 terhadap penilaian proses pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu yang dilaksanakan.

2) Pelajar berpuas hati pada skor min 4.3 terhadap aktiviti pengajaran dan pembelajaran, kokurikulum dan bimbingan dalam amalan profesional.

3) Memastikan proses pemantauan pelaksanaan kurikulum dilaksanakan satu (1) tahun sekali.

4) Sekurang-kurangnya 99% pelajar yang menduduki peperiksaan lulus. 5) Keputusan peperiksaan akhir program/kursus dimaklumkan dalam tempoh tujuh (7) hari

bekerja selepas mesyuarat Senat. 6) Pelajar berpuas hati pada skor min 4.3 terhadap penilaian pelaksanaan program mentor

mentee. 7) Aduan Pelanggan (Pelajar) akan diambil tindakan dalam masa tiga (3) hari bekerja. 8) Semua Aduan Pelanggan (Pelajar) diberi maklumbalas dalam tempoh tujuh (7) hari

bekerja. 9) Memastikan program latihan dalam perkhidmatan memenuhi Standard Pembangunan

Profesionalisme Berterusan (PBB). 10) Memastikan semua pensyarah, pegawai dan staf pelaksana dapat memenuhi keperluan

latihan berdasarkan arahan semasa Jabatan Perkhidmatan Awam.





Januari 2021

11) Mesyuarat pengurusan kewangan, pembangunan dan aset serta pengurusan sumber manusia diadakan empat (4) kali setahun.

12) Pemantauan ke atas keselamatan bangunan dan fizikal pejabat dilaksanakan dua (2) kali setahun.

13) Aktiviti penyelenggaraan semua peralatan teknologi maklumat dan komunikasi dilaksanakan dua (2) kali setahun.

14) Audit Dalaman dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun. 15) Memastikan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) dilaksanakan sekurang-

kurangya satu (1) kali setahun.

2.8 SEKRETARIAT JAMINAN KUALITI DAN PEMATUHAN POLISI IPG KPM

Sekretariat JKPP IPG merupakan penghubung kepada Jabatan Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi di Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) berkaitan pengurusan akreditasi (Malaysian Qualifications Framework (MQF) dan Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA)) dan pengurusan kualiti (Standard yang diterbitkan oleh International Organization for Standardization (ISO)). 2.8.1 Keahlian:

a) Ketua Sekretariat : Timbalan Pengarah IPG/ELTC b) Setiausaha Sekretariat :

• Dilantik dalam kalangan pensyarah yang mahir pengurusan akreditasi dan pengurusan kualiti.

• Merupakan ahli Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran Institut Pendidikan Guru (MPPPIPG)/ Mesyuarat Pengurusan Tertinggi ELTC (MPT ELTC) yang akan memberikan laporan tindakan dan urusan Sekretariat JKPP IPG/ELTC.

c) Ahli Sekretariat : i) Penyelaras Akreditasi (MQF) ii) Penyelaras EOMS iii) Ketua Audit (EOMS) iv) Penyelaras Pengurusan Risiko

2.8.2 Fungsi Sekretariat : a) Melaksanakan pengurusan proses akreditasi program IPG dan memastikan

semua program akademik yang dilaksanakan di IPG mendapat akreditasi; b) Memastikan pematuhan keperluan MQF dan COPPA bagi permohonan

akreditasi program IPG; c) Memantau dan menilai pelaksanaan sistem kitaran kualiti, agenda

peningkatan kualiti menyeluruh di IPG dan pematuhan terhadap semua polisi yang berkaitan dengan kualiti;





Januari 2021

d) Memantau pelaksanaan proses kualiti, pengurusan risiko dan penghasilan output yang memenuhi keperluan pelanggan; dan

e) Menilai tindakan penambahbaikan berterusan secara berkala dan memastikan keberkesanan semua urusan pengakreditasian program dan pengurusan kualiti IPG.

2.8.3 Kekerapan Mesyuarat :

Sekretariat bermesyuarat sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun. 3 TERMINOLOGI DAN DEFINISI

a) IPGM merujuk pada Institut Pendidikan Guru Malaysia.

b) IPG merujuk pada 27 kampus Institut Pendidikan Guru.

c) ELTC merujuk kepada English Language Teaching Centre.

d) Pengurusan Atasan IPGM (PA IPGM) merujuk kepada Rektor dan Timbalan Rektor Kanan.

e) Pengurusan Atasan IPG/ELTC (PA IPG/ELTC) merujuk kepada Pengarah dan Timbalan Pengarah.

f) Pengurusan Tertinggi IPGM merujuk kepada Rektor, Timbalan Rektor Kanan, semua Timbalan Rektor dan Pendaftar.

g) Senat Institut-institut Pendidikan Guru ialah jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM dan IPG bagi membuat keputusan tentang akademik.

h) Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Institut Pendidikan Guru Malaysia (MPT-IPGM) merupakan mesyuarat jawatankuasa tertinggi di peringkat IPGM yang dipengerusikan oleh Pengurusan Atasan (PA) IPGM dan anggota-anggotanya terdiri daripada Timbalan Rektor Kanan (TRK), Timbalan-Timbalan Rektor (TR) dan Pendaftar IPGM. Mesyuarat ini diadakan sekurang-kurangnya sebulan sekali.

i) Mesyuarat Pengurusan Profesional Institut Pendidikan Guru Malaysia (MPPIPGM) merupakan mesyuarat jawatankuasa tertinggi di peringkat IPGM yang dipengerusikan oleh Pengurusan Atasan (PA) IPGM dan anggota-anggotanya terdiri daripada Timbalan Rektor Kanan (TRK), Timbalan-Timbalan Rektor (TR), Pendaftar dan Ketua- Ketua Penolong Pengarah IPGM. Mesyuarat ini diadakan membuat keputusan tentang dasar dan pengurusan akademik. Mesyuarat ini diadakan sekurang- kurangnya lima (5) kali setahun.

j) Mesyuarat Pengurusan Institut Pendidikan Guru (MPIPG) merupakan mesyuarat jawatankuasa tertinggi di peringkat IPG yang dipengerusikan oleh Pengurusan Atasan (PA) IPGM dan anggota- anggotanya terdiri daripada Timbalan Rektor Kanan (TRK),





Januari 2021

Timbalan- Timbalan Rektor (TR), Pendaftar dan Pengarah-Pengarah IPG. Mesyuarat ini diadakan sekurang-kurangnya lima (5) kali setahun.

k) Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran Institut Pendidikan Guru (MPPPIPG) merupakan mesyuarat jawatankuasa tertinggi di peringkat IPG yang dipengerusikan oleh PA IPG dan ahli- ahlinya terdiri daripada semua KJ, KU, dan Setiausaha Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi (SU SJKPP). Mesyuarat ini diadakan sekurang-kurangnya enam (6) kali setahun.

l) Mesyuarat Pengurusan Tertinggi ELTC (MPT ELTC) - merupakan mesyuarat jawatankuasa tertinggi di peringkat ELTC yang dipengerusikan oleh PA ELTC dan ahli-ahlinya terdiri daripada semua KJ. Mesyuarat diadakan sekurang-kurangnya enam (6) kali dalam tempoh satu tahun.

m) Pelajar Kursus Praperkhidmatan merujuk kepada pelajar sepenuh masa termasuk program persediaan (PPISMP).

n) Produk merujuk kepada Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) dan pelajar kursus praperkhidmatan sepenuh masa. Pentaksiran merujuk kepada penilaian akademik yang meliputi peperiksaan dan kerja kursus.

4 KONTEKS ORGANISASI 4.1 Memahami Organisasi Pendidikan dan konteksnya Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan isu luaran dan dalaman yang relevan dengan tujuan, tanggungjawab sosial dan haluan strategiknya serta yang memberi kesan terhadap kemampuannya untuk mencapai hasil (outcomes) yang dimaksudkan daripada EOMS.

Organisasi Pendidikan hendaklah memantau dan mengkaji semula maklumat tentang isu luaran dan isu dalaman ini.

NOTA : • Isu boleh termasuk faktor positif dan negatif untuk dipertimbangkan. • Memahami konteks luaran boleh dipermudahkan dengan mempertimbangkan isu yang timbul

daripada faktor teknologi, daya saing, pasaran, budaya, politik, ekonomi dan persekitaran sama ada di peringkat antarabangsa, kebangsaan, serantau atau tempatan.

• Memahami konteks dalaman boleh dipermudahkan dengan mempertimbangkan isu yang berkaitan dengan nilai, budaya, pengetahuan dan prestasi organisasi.

• Hala tuju strategik boleh dinyatakan menerusi maklumat didokumentasikan seperti penyataan visi dan misi organisasi.





Januari 2021

4.2 Memahami keperluan dan jangkaan pihak yang berkepentingan Disebabkan oleh kesan atau kesan yang berpotensi terhadap keupayaan Organisasi Pendidikan untuk menyediakan secara tekal (consistently) dan mengekalkan (sustainably) produk dan perkhidmatan pendidikan, Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan:

a. pihak yang berkepentingan yang relevan dengan EOMS;

b. keperluan pihak yang berkepentingan yang relevan

Pihak yang berkepentingan hendaklah termasuk:

• pelajar; • benefisiari yang lain; • staf Organisasi Pendidikan.

Organisasi Pendidikan hendaklah memantau dan mengkaji semula maklumat tentang pihak yang berkepentingan dan keperluan mereka yang relevan.

Nota Annex C memberi klasifikasi terhadap pihak yang berkepentingan di dalam organisasi pendidikan.

4.3 Menentukan skop EOMS Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan sempadan dan kesesuaian EOMS untuk mewujudkan skopnya dan hendaklah mempertimbangkan:

a. isu luaran dan dalaman yang dirujuk dalam 4.1; b. keperluan relevan pihak yang berkepentingan yang relevan, rujuk 4.2; c. produk dan perkhidmatan Organisasi Pendidikan.

Organisasi hendaklah mengguna pakai semua keperluan dokumen ini jika ia terpakai dalam skop yang ditetapkan dalam EOMSnya.

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC b) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition c) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,

Pekeliling Pentadbiran, Arahan Perkhidmatan, Pekeliling Perkhidmatan dan lain-lain.





Januari 2021

Skop EOMS hendaklah tersedia dan diselenggara sebagai maklumat didokumentasikan (documented information). Skop ini hendaklah menyatakan jenis produk dan perkhidmatan yang diliputi, dan memberi justifikasi bagi apa-apa keperluan dokumen ini yang ditentukan oleh organisasi sebagai tidak terpakai untuk EOMSnya.

Keakuran terhadap dokumen ini hanya boleh diakui jika keperluan yang ditentukan sebagai tidak terpakai, tidak menjejaskan keupayaan atau tanggungjawab organisasi bagi mamastikan keakuran produk dan perkhidmatannya dan peningkatan kepuasan pelajar dan benefisiari yang lain.

Semua produk dan perkhidmatan yang disediakan kepada pelajar oleh organisasi Pendidikan hendaklah dimasukkan ke dalam skop EOMS ini.

4.4 Sistem pengurusan untuk organisasi pendidikan (EOMS)

4.4.1 Organisasi Pendidikan hendaklah mewujud, melaksana, menyelenggara (maintain) dan menambahbaik secara berterusan EOMS, termasuk proses yang diperlukan dan interaksi proses-prosesnya, sejajar dengan keperluan EOMS. Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan proses yang diperlukan EOMS dan aplikasi proses ini merentasi Organisasi Pendidikan dan hendaklah:

a. menentukan input yang diperlukan dan output yang dijangka daripada proses-proses ini;

b. menentukan urutan dan interaksi proses-proses ini; c. menentu dan menggunakan kriteria dan kaedah (termasuk pemantauan, pengukuran

dan petunjuk prestasi berkenaan) yang diperlukan bagi memastikan operasi yang berkesan dan kawalan terhadap proses-proses ini;

d. menentukan sumber yang diperlukan oleh proses dan memastikan adanya sumber- sumber ini;

e. menugaskan mereka yang bertanggungjawab dan bidang kuasa terhadap proses- proses ini;







Januari 2021

f. menyatakan risiko dan peluang seperti yang ditentukan sejajar dengan keperluan 6.1; g. menilai proses-proses ini dan melaksana sebarang perubahan yang diperlukan bagi

memastikan proses-proses ini mencapai apa yang dimaksudkan; h. menambahbaik proses-proses dan EOMS.

4.4.2 Organisasi Pendidikan hendaklah:

a. menyelenggara (maintain) maklumat yang didokumenkan bagi menyokong operasi proses-proses;

b. menyimpan (retain) maklumat yang didokumenkan bagi mewujudkan keyakinan proses-proses yang dilaksana adalah seperti dirancang.









Januari 2021

5. KEPIMPINAN

5.1 Kepimpinan dan komitmen

5.1.1 Am Pengurusan atasan Organisasi Pendidikan hendaklah menunjukkan kepimpinan dan komitmen terhadap EOMS dengan:

a. dipertanggungjawabkan (being accountable) terhadap keberkesanan EOMS; b. memastikan dasar dan objektif Organisasi Pendidikan diwujudkan dan bersesuaian

dengan konteks dan arah tuju strategik Organisasi Pendidikan; c. memastikan integrasi keperluan EOMS ke dalam proses bisnes Organisasi Pendidikan; d. mempromosi penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berasaskan risiko; e. memastikan sumber yang diperlukan untuk EOMS disediakan; f. berkomunikasi tentang kepentingan EOMS yang cekap dan keakuran kepada

keperluan EOMS; g. memastikan EOMS mencapai hasil (outcomes) yang dimaksudkan (intended); h. melibat, mengarah dan menyokong mereka yang terlibat untuk memberi sumbangan

kepada keberkesanan EOMS; i. mempromosi penambahbaikan berterusan; j. menyokong peranan pihak pengurusan lain yang relevan untuk menunjukkan

kepimpinan terhadap bidang yang dipertanggungjawabkan kepada mereka. k. menyokong pengekalan pelaksanaan visi pendidikan dan konsep pendidikan yang

berkaitan; l. mewujud, membangun dan mengekalkan pelan strategi Organisasi Pendidikan; m. memastikan keperluan pendidikan pelajar, termasuk berkeperluan khas, dikenal pasti dan

dinyatakan; n. mengambil kira prinsip tanggungjawab sosial.

NOTA Rujukan kepada ‘bisnes’ dalam standard antarabangsa ini boleh diterjemahkan secara meluas iaitu aktiviti teras terhadap kewujudan organisasi, sama ada organisasi tersebut adalah awam, swasta, berasaskan keuntungan atau tidak berasaskan keuntungan.





Januari 2021

5.1.2 Fokus terhadap pelajar dan benefisiari Pengurusan atasan Organisasi Pendidikan hendaklah bertanggungjawab secara terus bagi memastikan:

a. keperluan dan ekspektasi pelajar dan benefisiari yang lain ditentukan, difahami dan dipenuhi secara tekal, dengan dibuktikan menerusi pemantauan kepuasan dan perkembangan pendidikan;

b. risiko dan peluang yang memberi kesan terhadap keakuran produk dan perkhidmatan dan kemampuan mempertingkatkan (enhance) kepuasan pelajar dan benefisiari yang lain ditentukan dan dinyatakan (address).

5.1.3 Keperluan tambahan terhadap pendidikan berkeperluan khas Pelajar berkeperluan khas adalah seseorang yang mungkin memerlukan pendidikan yang tidak dapat dipenuhi menerusi arahan dan amalan pentaksiran biasa (contohnya: pengecualian (exceptionality) seperti tingkah laku, komunikasi, intelektual, fizikal, kepintaran, atau keperluan lain pelajar bagi pendidikan khas. Pelajar boleh mempunyai lebih daripada satu exceptionality). Ini bermakna keperluan bagi memastikan kewujudan saluran komunikasi supaya pihak yang berkepentingan boleh menerima maklumat yang mereka perlukan untuk aktiviti mereka.

Pihak pengurusan atasan Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan:

• sumber dan latihan adalah tersedia bagi menyokong capaian (accessibility) di dalam persekitaran pembelajaran;

• penyesuaian (accommodation) yang munasabah (reasonable) disediakan untuk pelajar berkeperluan khas bagi menggalakkan capaian yang adil kepada kemudahan dan persekitaran pendidikan seperti pelajar lain.







Januari 2021

5.2 Dasar

5.2.1 Membangunkan dasar kualiti Pihak pengurusan atasan Organisasi Pendidikan hendaklah mewujud, mengkaji semula dan mengekalkan dasar yang:

a. menyokong misi dan visi Organisasi Pendidikan; b. bersesuaian dengan tujuan dan konteks Organisasi Pendidikan; c. menyediakan kerangka kerja bagi penyediaan objektif Organisasi Pendidikan; d. merangkumi komitmen untuk memenuhi keperluan yang berkaitan; e. merangkumi komitmen untuk menambahbaik secara berterusan EOMS. f. mengambil kira pembangunan pendidikan, saintifik dan teknikal yang relevan; g. merangkumi komitmen untuk memenuhi tanggungjawab sosial Organisasi Pendidikan; h. menerangkan dan merangkumkan komitmen ke arah pengurusan harta intelek; i. mempertimbangkan keperluan dan jangkaan pihak yang berkepentingan yang relevan.









Januari 2021

5.2.2 Menyampaikan (communicating) dasar kualiti

Dasar kualiti hendaklah: a. tersedia dan diselenggara sebagai maklumat didokumentasikan; b. disampaikan, difahami dan diguna pakai dalam Organisasi Pendidikan; c. tersedia untuk pihak berkepentingan yang relevan, mengikut kesesuaian.

5.3 Peranan Organisasi, tanggungjawab dan bidang kuasa

Pihak pengurusan atasan Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan yang tanggungjawab dan bidang kuasa terhadap peranan yang relevan ditugaskan, disampaikan dan difahami di dalam Organisasi Pendidikan.

Pihak pengurusan atasan Organisasi Pendidikan hendaklah menugaskan tanggungjawab dan bidang kuasa bagi:

a. memastikan EOMS akur kepada keperluan standard; b. memastikan dasar Organisasi Pendidikan difahami dan dilaksanakan; c. memastikan proses EOMS menghasilkan output yang dimaksudkan; d. melaporkan prestasi EOMS dan peluang penambahbaikan (lihat 10.1) kepada pihak

pengurusan atasan Organisasi Pendidikan (lihat 9.3.2); e. memastikan promosi berfokuskan pelajar dan benefisiari yang lain keseluruh

Organisasi Pendidikan; f. memastikan integriti EOMS dikekalkan apabila perubahan terhadap EOMS dirancang

dan dilaksanakan; g. menguruskan komunikasi Organisasi Pendidikan (lihat 7.4); h. memastikan semua proses pembelajaran adalah bersepadu (integrated), tanpa

mengambil kira kaedah penyampaian; i. mengawal maklumat didokumentasikan (lihat 7.5); j. menguruskan keperluan pelajar berkeperluan khas







Januari 2021

6. PERANCANGAN

6.1 Tindakan bagi menyatakan risiko dan peluang

6.1.1 Apabila merancang EOMS, Organisasi Pendidikan hendaklah mempertimbangkan isu

merujuk kepada 4.1 dan keperluan merujuk kepada 4.2 dan 4.4 dan menentukan risiko dan peluang yang perlu dinyatakan (address) untuk:

a. memberi jaminan EOMS boleh mencapai keputusan yang dimaksudkan; b. mempertingkatkan kesan yang diingini; c. mencegah, mengurang (mitigate) atau merendahkan (reduce), kesan yang tidak diingini; d. mencapai penambahbaikan berterusan.

6.1.2 Organisasi Pendidikan hendaklah merancang:

a. tindakan bagi menyatakan risiko dan peluang; b. Bagaimana untuk:

• mengintegrasi dan melaksanakan tindakan ini ke dalam proses EOMS (lihat klausa 8); • menilai keberkesanan tindakan ini.

Tindakan yang diambil dalam menyatakan risiko dan peluang adalah sepadan dengan impak yang berpotensi ke atas keakuran produk dan perkhidmatan.

NOTA 1 Pilihan untuk menyatakan risiko merangkumi: mengelak risiko, mengambil risiko untuk mengejar peluang, menghapuskan sumber risiko, mengubah kebarangkalian atau akibat, berkongsi risiko, atau mengekalkan risiko menerusi keputusan bermaklumat.







Januari 2021

NOTA 2 Peluang boleh membawa kepada menerima pakai amalan baharu, melancarkan produk baharu, membuka pasaran baharu, menambah pelajar dan benefisiari yang lain, membina perkongsian; menggunakan teknologi baharu dan kemungkinan keinginan dan yang berdaya maju dalam menyatakan keperluan organisasi atau pelajar dan benefisiari yang lain.

6.2 Objektif Organisasi Pendidikan dan perancangan pencapaiannya 6.2.1 Organisasi Pendidikan hendaklah mewujudkan objektif pada fungsi, peringkat dan proses yang

relevan, yang diperlukan oleh EOMS.

Objektif Organisasi Pendidikan adalah: a. tekal (consistent) dengan dasar Organisasi Pendidikan; b. boleh diukur (jika praktikal); c. mengambil kira keperluan yang berkaitan; d. relevan dengan keakuran produk dan perkhidmatan serta mempertingkatkan kepuasan

pelajar, staf dan benefisiari yang lain; e. dipantau secara berterusan; f. disampaikan/dikomunikasikan; g. dikemaskini dengan sewajarnya.

Organisasi Pendidikan hendaklah menyelenggara dan menyimpan maklumat didokumentasikan berkaitan dan pencapaian objektif tersebut.

6.2.2 Apabila merancang bagaimana untuk mencapai objektif kualiti, Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan dan merangka (outline) di dalam pelan strategi:

a. apa yang perlu dilaksanakan;

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS- PP-02 (Pengurusan Risiko) b) IPG KPM-EOMS- PP-04 (Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan) c) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC d) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition e) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,






Januari 2021

b. apa sumber yang diperlukan; c. siapa yang bertanggungjawab; d. bila ianya akan siap/lengkap; e. bagaimana keputusan akan dinilai.

6.3 Perancangan perubahan

Apabila Organisasi Pendidikan menentukan keperluan perubahan terhadap EOMS (lihat 4.4), perubahan yang dimaksudkan hendaklah dilaksanakan secara terancang.

Organisasi Pendidikan hendaklah memberi pertimbangan kepada: a. matlamat perubahan dan sebarang akibat yang berpotensi; b. integriti EOMS; c. ketersediaan (availability) dan kesiapan (readiness) sumber dalaman; d. pengagihan atau pengagihan semula tanggungjawab dan bidang kuasa; e. ketersediaan dan kesiapan penyedia luar yang diperlukan untuk melaksanakan

perubahan berkenaan.

7. SOKONGAN 7.1 Sumber 7.1.1 Am 7.1.1.1 Organisasi Pendidikan hendaklah menentu dan menyediakan sumber yang diperlukan bagi mewujud, melaksana, menyelenggara dan menambahbaik secara berterusan EOMS, dengan cara demikian ianya dapat mengekalkan peningkatan (sustainably enhance):

a. Pelibatan/libat urus (engagement) dan kepuasan pelajar menerusi aktiviti yang menambah baik pembelajaran dan menggalakkan pencapaian hasil pembelajaran (learning outcomes);







Januari 2021

b. Penglibatan/libat urus (engagement) dan kepuasan staf menerusi aktiviti yang menambah

baik kekompetenan staf untuk memudahkan pembelajaran; c. kepuasan benefisiari yang lain menerusi aktiviti yang memberi sumbangan kepada

faedah sosial terhadap pembelajaran.

7.1.1.2 Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan dan memantau sumber yang hendaklah disediakan oleh:

a. Organisasi Pendidikan; b. penyedia luar.

Organisasi Pendidikan hendaklah mengambil kira keperluan pelajar berkeperluan khas dan hendaklah memastikan kepelbagaian capaian keperluan yang hendaklah dijangka.

Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan dan memantau sumber yang hendaklah disediakan oleh:

c. Organisasi Pendidikan; d. penyedia luar.

Organisasi Pendidikan hendaklah mengambil kira keperluan pelajar berkeperluan khas dan hendaklah memastikan kepelbagaian capaian keperluan yang hendaklah dijangka.







Januari 2021

7.1.2 Sumber Manusia 7.1.2.1 Sumber manusia hendaklah merangkumi (jika berkenaan):

a. staf yang digajikan oleh Organisasi Pendidikan; b. sukarelawan dan pelatih (interns) yang bekerja atau memberi sumbangan kepada

Organisasi Pendidikan; c. staf penyedia luar yang bekerja atau memberi sumbangan kepada Organisasi

Pendidikan. 7.1.2.2 Organisasi Pendidikan hendaklah:

a. menentukan dan menyediakan sumber manusia yang diperlukan untuk keberkesanan

pelaksanaan EOMSnya dan untuk operasi dan kawalan prosesnya; b. menentukan, melaksana dan menyiarkan kriteria pengambilan (recruitment) dan

pemilihan, yang hendaklah tersedia kepada pihak yang berkepentingan yang relevan; c. mengekalkan maklumat didokumentasikan terhadap proses yang digunakan untuk

pengambilan dan pemilihan, dan menyimpan maklumat didokumentasikan berkaitan keputusan pengambilan.







Januari 2021

7.1.3 Kemudahan (facilities) 7.1.3.1 Kemudahan hendaklah merangkumi kemudahan berikut yang memenuhi keperluan

pelajar: a. bangunan dan lapangan/padang; b. peralatan termasuk perkakasan dan perisian; c. utiliti

7.1.3.2 Organisasi Pendidikan hendaklah:

a. menentukan, menyediakan dan menyelenggara kemudahan yang selamat: 1. yang bersesuaian dengan sumber manusia bagi menyokong pembangunan

kekompetenan pelajar; 2. yang meningkatkan pembangunan kekompetenan pelajar;

b. memastikan dimensi kemudahan adalah mencukupi terhadap keperluan mereka yang menggunakannya.

7.1.3.3 Organisasi Pendidikan hendaklah mengadakan kemudahan (yang bersesuaian) untuk: a. pengajaran; b. pembelajaran kendiri; c. pelaksanaan (implementation) pengetahuan; d. rehat dan rekreasi; e. kemudahan asas (subsistence).

NOTA 1 Kemudahan boleh merangkumi ruang digital. NOTA 2 Kemudahan boleh di dalam bangunan atau di luar bangunan

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC b) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition c) Garis Panduan Amalan Baik: Staf Akademik (diterbitkan oleh MQA) d) Garis Panduan Amanah Tugasan Pensyarah (ATP) e) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,






Januari 2021

7.1.4 Persekitaran untuk operasi proses pendidikan Organisasi Pendidikan hendaklah menentu, menyedia dan mengekalkan persekitaran yang sesuai untuk menggalakkan kesejahteraan (well being) menyeluruh pihak yang berkepentingan, dengan mengambil kira:

a. faktor psikososial seperti keperluan kerja (work demands), maksud pekerjaan (meaning of works), komitmen kepada tempat kerja, imbuhan, kejelasan peranan, kualiti kepimpinan, sokongan sosial daripada penyelia dan sebagainya.

b. faktor fizikal seperti suhu, haba, kelembapan, cahaya, aliran udara, kebersihan, kebisingan, termasuklah peralatan dan perabut yang ergonomik.

NOTA 1 Dalam sesuatu persekitaran, faktor psikososial boleh merangkumi keperluan kerja (work demands), pengaruh tempat kerja, kemungkinan untuk pembangunan, maksud pekerjaan (meaning of works), komitmen kepada tempat kerja, jangkaan, imbuhan, kejelasan peranan, kualiti kepimpinan, sokongan sosial daripada penyelia, kepuasan kerja, keseimbangan/konflik kerja-keluarga, nilai di tempat kerja, tekanan, keletihan diri, tingkah laku ofensif seperti buli.

NOTA 2 Dalam sesuatu persekitaran, faktor fizikal boleh merangkumi suhu, haba, kelembapan, cahaya, aliran udara, kebersihan, kebisingan, termasuklah peralatan dan perabut yang ergonomik.







Januari 2021

7.1.5 Pemantauan dan pengukuran sumber

7.1.5.1 Am Organisasi hendaklah menentu dan menyediakan sumber yang diperlukan untuk memastikan keputusan yang sahih (valid) dan boleh dipercayai apabila pemantauan dan pengukuran digunakan bagi penentusahan keakuran keperluan produk dan perkhidmatan. Organisasi hendaklah memastikan sumber yang disediakan:

a. adalah sesuai untuk jenis pemantauan dan pengukuran aktiviti spesifik yang dijalankan; b. adalah diselenggara bagi memastikan keutuhan (fitness) berterusan kegunaanya.

Organisasi hendaklah mengekalkan (retain) maklumat bersesuaian yang didokumenkan sebagai bukti keutuhan bagi matlamat pemantauan dan pengukuran sumber.

7.1.5.2 Kebolehcarian pengukuran (measurement traceability)

Apabila kebolehcarian pengukuran adalah merupakan keperluan, atau dianggap oleh organisasi sebagai sebahagian daripada keyakinan dalam mengesahkan keputusan pengukuran, pengukuran peralatan hendaklah:

a. dikalibrasi atau ditentusahkan (verify), atau keduanya, pada selang masa yang spesifik, atau sebelum digunakan, merujuk kepada pengukuran standard antarabangsa atau pengukuran standard kebangsaan; jika standard tersebut tidak wujud, asas yang digunakan untuk kalibrasi atau penentusahan hendaklah dikekalkan (retain) sebagai maklumat yang didokumenkan.

b. diidentifikasi dalam menentukan status peralatan tersebut; c. dilindungi daripada pelarasan, kerosakan atau kemerosotan (deterioration) yang boleh

menjadikan status kalibrasi dan pengukuran keputusan seterusnya tidak sahih (invalid).






MANUAL EOMS IPG KPM MUKA SURAT : 25/74 IPG KPM-PPK-MK-01

Januari 2021

Organisasi hendaklah menentukan jika kesahihan (validity) keputusan pengukuran sebelumnya terjejas apabila peralatan pengukuran didapati tidak utuh (unfit) seperti yang diharapkan/dihasratkan, dan hendaklah diambil tindakan yang sewajarnya.

7.1.6 Pengetahuan Organisasi Pendidikan (organizational knowledge)

7.1.6.1 Am Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan pengetahuan yang diperlukan untuk operasi prosesnya dan untuk mencapai keakuran produk dan perkhidmatan.

Pengetahuan ini hendaklah diselenggara dan tersedia setakat yang perlu.

Apabila menyatakan keperluan perubahan dan arah aliran (trend), Organisasi Pendidikan hendaklah menimbangkan pengetahuan organisasi terkini dan menentukan bagaimana untuk mendapat atau mengakses mana-mana pengetahuan tambahan dan pengetahuan yang dikemas kini yang perlu ada.

Organisasi Pendidikan hendaklah menggalakkan pertukaran pengetahuan di antara semua pengajar dan staf, terutamanya dalam kalangan rakan sejawat.

NOTA 1 Pengetahuan/ilmu Organisasi Pendidikan adalah pengetahuan/ilmu yang spesifik bagi Organisasi Pendidikan. Ia lazimnya diperolehi menerusi pengalaman. Ia adalah maklumat yang diguna dan dikongsi untuk mencapai objektif Organisasi Pendidikan.

NOTA 2 Pengetahuan/ilmu Organisasi Pendidikan boleh berasaskan:

• sumber dalaman (contoh: harta intelektual, pengetahuan/ilmu yang diperolehi menerusi pengalaman, pembelajaran daripada kegagalan dan kejayaan sesuatu projek, pembelajaran (capturing) dan perkongsian pengetahuan/ilmu dan pengalaman yang tidak didokumenkan, keputusan penambahbaikan proses, produk dan perkhidmatan).

• sumber luar (contoh: Standard/piawaian, akademia, persidangan, pengetahuan/ilmu yang dikumpul daripada pelanggan atau penyedia luar).







Januari 2021

7.1.6.2 Sumber pembelajaran

Organisasi Pendidikan hendaklah menyediakan sumber pembelajaran yang bersesuaian, dan hendaklah menjadikan ianya tersedia di mana dan bila ia diperlukan.

Sumber pembelajaran hendaklah: a. menggambarkan keperluan pelajar, benefisiari yang lain dan pengajar; b. dikaji semula secara berkala bagi memastikan ianya adalah terkini; c. dikatalog dan dirujuk.

Organisasi Pendidikan hendaklah menghormati keperluan harta intelek dan harus menggalakkan penggunaan semula sumber.

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS-PT-12 ( Pengurusan Sumber Pendidikan) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Dasar Latihan Sumber Manusia KPM e) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,








Januari 2021

7.2 Kekompetenan

7.2.1 Am Organisasi Pendidikan hendaklah:

a. menentukan kompetensi yang diperlukan oleh sumber manusia (person) yang melaksanakan kerja di bawah kawalan mereka, yang memberi kesan kepada prestasi organisasi;

b. memastikan sumber manusia ini adalah kompeten barasaskan kepada pendidikan, latihan atau pengalaman yang bersesuaian;

c. mewujud dan melaksanakan kaedah untuk penilaian prestasi staf; d. di mana berkenaan, ambil tindakan untuk memperolehi kompetensi terkini yang

diperlukan seperti penyediaan latihan, pementoran, penugasan semula sumber manusia sedia ada, pengambilan bekerja atau kontrak sumber manusia yang kompeten dan menilai keberkesanan tindakan yang diambil;

e. mengambil tindakan bagi menyokong dan memastikan pembangunan berterusan kompetensi staf;

f. menyimpan maklumat didokumentasikan yang bersesuaian sebagai bukti kekompetenan.

7.2.2 Keperluan tambahan bagi pendidikan berkeperluan khas Organisasi Pendidikan hendaklah membekalkan sumber bagi menyokong pengajar dengan:

a. memastikan semua pengajar dan staf yang berhubung dengan pelajar berkeperluan khas

mempunyai latihan khusus (specialized training) yang bersesuaian, yang boleh meliputi: 1. memenuhi keperluan pembelajaran pelajar yang mempunyai keperluan berbeza; 2. pengajaran kepelbagaian (differentiated instruction) dan pentaksiran; 3. instructional scaffolding.

b. menyediakan akses kepada rangkaian pakar (specialists).

NOTA latihan khusus boleh merangkumi latihan di dalam bidang pengajaran kepelbagaian bagi memenuhi keperluan pelajar berkeperluan khas.

NOTA 2 pakar boleh merangkumi pakar psikologi, pakar pembelajaran dan pembangunan, pakar terapi lisan.





Januari 2021

7.3 Kesedaran Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan sumber manusia yang relevan yang melaksanakan kerja di bawah kawalan Organisasi Pendidikan sedar terhadap:

a. dasar Organisasi Pendidikan pendidikan dan strategi, dan objektif EOMS yang relevan; b. sumbangan mereka terhadap keberkesanan EOMS, termasuk kebaikan prestasi EOMS

yang hendaklah ditambahbaik; c. implikasi terhadap tidak akur kepada keperluan EOMS.

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS-PT-11 (Latihan Pembangunan Profesionalisme) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Dasar Latihan Sumber Manusia KPM e) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,


Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC b) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition c) Dasar Latihan Sumber Manusia KPM d) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,






Januari 2021

7.4 Komunikasi

7.4.1 Am Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan komunikasi dalaman dan luaran yang relevan terhadap EOMS, termasuklah:

a. berkomunikasi tentang apa; b. bila perlu berkomunikasi; c. berkomunikasi dengan siapa; d. bagaimana/cara untuk berkomunikasi; e. siapa yang berkomunikasi.

7.4.2 Tujuan komunikasi (Communication Purposes) Komunikasi dalaman dan luaran bermatlamat untuk:

a. mencari/mendapatkan pandangan atau kebenaran (consent) pihak yang berkepentingan

yang relevan; b. menyalurkan kepada pihak yang berkepentingan maklumat yang relevan, kandungan

tepat dan pada masa yang tepat, tekal dengan misi, visi, strategi dan dasar Organisasi Pendidikan;

c. bekerjasama dan menyelaras aktiviti dan proses dengan pihak yang berkepentingan yang relevan di dalam Organisasi Pendidikan.

NOTA Maklumat yang disalurkan boleh merangkumi maklumat tentang penyampaian program pendidikan, hasil pembelajaran yang dimaksudkan, kelayakan, inovasi, idea baharu, keputusan saintifik, kaedah, pendekatan dan dasar produk dan perkhidmatan pembelajaran.







Januari 2021

7.4.3 Penyusunan komunikasi (communication arrangements)

7.4.3.1 Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan dan melaksanakan penyusunan yang berkesan bagi komunikasi dengan pelajar dan pihak yang berkepentingan berkaitan dengan:

a. dasar Organisasi Pendidikan dan pelan strategi; b. reka bentuk, kandungan dan penyampaian produk dan perkhidmatan pendidikan; c. pengendalian pertanyaan, permohonan, kemasukan atau pendaftaran; d. data prestasi pelajar, termasuklah pentaksiran formatif dan sumatif; e. maklum balas pelajar dan pihak yang berkepentingan, termasuk aduan pelajar dan

tinjauan kepuasan pelajar/pihak berkepentingan.

Organisasi Pendidikan hendaklah memaklumkan pelajar mereka dan benefisiari yang lain berkenaan titik perhubungan (contact point) luaran jika terdapat isu yang tidak dapat diselesaikan.









Januari 2021

7.4.3.2 Secara berkala, Organisasi Pendidikan hendaklah:

a. memantau dan melaksanakan usaha terhadap komunikasinya; b. menganalisis dan menambah baik pelan komunikasi berdasarkan keputusan

pemantauan.

NOTA 1 Organisasi Pendidikan boleh mendokumenkan pelan komunikasi dan penyusunannya di dalam sebahagian proses yang dibentuk.

NOTA 2 Organisasi Pendidikan boleh melaksanakan kaedah bagi memastikan kebolehkesanan komunikasi; di mana bersesuaian.

NOTA 3 titik perhubungan (contact point) luaran boleh merupakan orang atau Organisasi Pendidikan seperti mediator, pendakwa, badan berkanun, ombudsman (pegawai yang dilantik untuk menyelidik rungutan orang ramai tentang salah tadbir pihak berkuasa), wakil pelajar atau pihak yang berkepentingan yang lain.

7.5 Maklumat didokumentasikan

7.5.1 Am EOMS Organisasi Pendidikan hendaklah merangkumi:

a. maklumat didokumentasikan, yang diperlukan oleh dokumen ini; b. maklumat didokumentasikan yang ditentukan oleh Organisasi Pendidikan sebagai

perlu untuk keberkesanan EOMS.







Januari 2021

NOTA 1 Takat maklumat didokumentasikan untuk EOMS berbeza dari satu organisasi ke organisasi yang lain bergantung kepada:

• saiz organisasi dan jenis aktiviti, proses, produk dan perkhidmatan; • kerumitan proses dan interaksinya; • kekompetenan sumber manusia.

NOTA 2 Dokumentasi boleh dalam perbagai bentuk dan medium.

NOTA 3 Maklumat didokumentasikan boleh merangkumi:

• kalender akademik, capaian kepada rekod; • kurikulum teras, katalog kursus; • gred, skor dan penilaian; • kod pelaksanaan dan kod etika.

7.5.2 Mewujudkan dan mengemaskini Apabila mewujudkan dan mengemaskini maklumat didokumentasikan, Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan kewajaran (appropriate):

a. identifikasi dan deskripsi (contoh: tajuk, tarikh, penulis,atau nombor rujukan); b. format (contoh: bahasa, versi perisian, grafik) dan media (contoh: kertas, elektronik),

mengambil kira keperluan capaian mereka/pelajar berkeperluan khas; c. disemak dan diluluskan kesesuaian dan kecukupannya.

7.5.3 Kawalan maklumat didokumentasikan

7.5.3.1 Maklumat didokumentasikan yang diperlukan oleh EOMS dan dokumen ini hendaklah

dikawal bagi memastikan: a. keberadaannya (available) dan sesuai untuk kegunaan, di mana dan bila ia dikehendaki; b. dipelihara secukupnya (contoh: daripada kehilangan kerahsiaannya, penggunaan yang

tidak sesuai, kehilangan integriti atau diubah secara tidak sengaja).







Januari 2021

7.5.3.2 Bagi mengawal maklumat yang didokumenkan, Organisasi Pendidikan hendaklah menyatakan aktiviti berikut, jika berkenaan:

a. pengedaran, capaian, pencarian semula dan kegunaan; b. pelindungan dan keselamatan, termasuk lampau ulang (redundancy) c. penyimpanan dan pengekalan, termasuklah pemeliharaan kemudahbacaan

(legibility); d. kawalan perubahan (contoh: kawalan versi); e. tempoh simpanan dan pelupusan; f. memastikan kerahsiaan; g. menghalang daripada penggunaan secara tidak sengaja maklumat didokumentasikan

yang usang (obsolete).

Maklumat didokumentasikan yang berasal dari luar yang ditentukan penting oleh Organisasi Pendidikan bagi perancangan dan keberkesanan operasi EOMS hendaklah dikenalpasti sewajarnya dan dikawal.

Kawalan yang diwujudkan hendaklah diselenggara sebagai maklumat didokumentasikan. NOTA 1 Capaian bermaksud suatu keputusan mengenai kebenaran untuk melihat maklumat didokumentasikan sahaja, atau kebenaran dan kuasa untuk melihat dan menukar maklumat didokumentasikan.

NOTA 2 Pemeliharaan kemudahbacaan (legibility) termasuklah memastikan integriti semasa pemindahan data di antara media atau format.

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS-PP-05 (Kawalan Dokumen Kualiti) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,






Januari 2021

8. OPERASI

8.1 Perancangan operasi dan kawalan

8.1.1 Am Organisasi Pendidikan hendaklah merancang, melaksana dan mengawal proses (lihat 4.4) yang diperlukan untuk memenuhi keperluan penyediaan produk dan perkhidmatan, dan untuk melaksanakan tindakan yang ditentukan pada klausa 6.1, dengan:

a. menentukan keperluan produk dan perkhidmatan pendidikan; b. mewujudkan kriteria untuk proses; c. menentukan sumber yang diperlukan untuk mencapai keakuran terhadap keperluan

produk dan perkhidmatan pendidikan; d. melaksanakan kawalan proses sejajar dengan kriteria; e. menentu dan menyimpan maklumat didokumentasikan mengikut takat yang

diperlukan: 1. untuk memberi jaminan yang proses dilaksanakan seperti dirancang; 2. untuk menunjukkan keakuran produk dan perkhidmatan pendidikan terhadap

keperluannya.

NOTA ‘Menyimpan’ membawa maksud kedua-dua iaitu menyelenggara dan menyimpan maklumat didokumentasikan berdasarkan keperluan tempoh masa yang spesifik. Output perancangan hendaklah bersesuaian dengan operasi Organisasi Pendidikan.

Organisasi Pendidikan hendaklah mengawal perubahan terancang dan mengkaji semula akibat daripada perubahan yang tidak disengajakan, mengambil tindakan untuk mengurangkan kesan yang menjejaskan, mengikut keperluan.

Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan proses yang disumber luar (outsourced) dikawal (lihat 8.4).







Januari 2021

8.1.2 Perancangan dan kawalan spesifik bagi produk dan perkhidmatan pendidikan Organisasi Pendidikan hendaklah merancang reka bentuk, pembangunan dan hasil (outcomes) yang djangkakan bagi produk dan perkhidmatan pendidikan, termasuklah:

a. hasil pembelajaran; b. memastikan kaedah pengajaran dan persekitaran pembelajaran yang bersesuaian

dan boleh dicapai. c. Mentakrif kriteria untuk pentaksiran pembelajaran; d. Melaksanakan pentaksiran pembelajaran; e. Mentakrif dan melaksanakan kaedah penambahbaikan (improvement methods) f. Menyediakan perkhidmatan sokongan.

8.1.3 Keperluan tambahan pendidikan berkeperluan khas Organisasi Pendidikan harus:

a. Menunjukkan fleksibiliti bagi menyokong proses gandingan pembangunan pembelajaran pelajar berasaskan kemahiran, kemampuan dan kecenderungan, termasuklah pendekatan seperti: 1. Adaptive instruction; 2. Accelerated atau enriched content; 3. Membenarkan kemasukan/pendaftaran dua program berbeza atau organisasi

pendidikan berbeza; 4. Pengukuran yang disesuaikan (tailored) secara individu; 5. Penyesuaian kurikulum atau program yang ubah suai (modification) bagi

memadankan profil spesifik pelajar, melebihi atau kurang daripada gred atau peringkat default subjek atau kursus tertentu;

6. Pengiktirafan kepada pembelajaran dan pengalaman terdahulu; b. Memudahkan persekitaran kerja berpasukan dengan sumber yang mencukupi

bagi menyokong pelajar individu memenuhi potensi optima mereka; c. Menyediakan pautan terhadap peluang kerja; d. Memastikan penyediaan makanan yang sihat dan berkhasiat, jika diperlukan.







Januari 2021

8.2 Keperluan produk dan perkhidmatan pendidikan

8.2.1 Menentukan keperluan produk dan perkhidmatan pendidikan. Apabila menentukan keperluan produk dan perkhidmatan pendidikan untuk ditawarkan kepada pelajar dan benefisiari yang lain, Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan keperluan produk dan perkhidmatan pendidikan ditakrifkan, termasuklah:

a. Apa-apa yang dianggap perlu oleh Organisasi Pendidikan disebabkan oleh dasar dan pelan strategik Organisasi Pendidikan;

b. Keperluan yang terhasil daripada analisis keperluan (needs analysis) yang dilaksanakan bagi menentukan keperluan pelajar semasa dan pelajar berpotensi dan benefisiari yang lain, terutamanya pelajar berkeperluan khas;

c. Keperluan yang terhasil daripada permintaan dan pembangunan antarabangsa; d. Keperluan yang terhasil daripada pasaran buruh; e. Keperluan yang terhasil daripada penyelidikan f. Keperluan kesihatan dan keselamatan yang terpakai (applicable).

Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan ia boleh memenuhi perakuan/janji (claims) yang hendaklah dibuat terhadap produk dan perkhidmatan yang ditawarkan.

NOTA 1 analisis keperluan melibatkan pentaksiran meyeluruh kemampuan pembelajaran pelajar, dan boleh termasuk pengetahuan dan kemahiran terdahulu, strategi pembelajaran pilihan, keperluan sosial dan emosi, keperluan nutrisi khas dan ritma pembelajaran biologi.

NOTA 2 di dalam konteks pendidikan, keperluan produk dan perkhidmatan pendidikan boleh ditentukan dengan beberapa bahagian yang disebarkan pada peringkat berbeza di dalam aliran proses operasi. Contohnya keperluan seperti hasil pembelajaran (learning outcomes) ditakrifkan oleh undang-undang dikenal pasti sebelum perkhidmatan pendidikan disampaikan, dengan mengambil kira fakta di mana keperluan berkaitan keperluan spesifik pelajar hanya boleh ditentukan selepas penyampaian perkhidmatan hendaklah bermula dan kohort pelajar hendaklah diketahui.







Januari 2021

NOTA 3 analisis keperluan bagi pelajar berkeperluan khas boleh meliputi analysis of reading disorders, disorder of written expression, maths disability, motor impairment, auditive impairment and visual impairment. For gifted learners, needs analysis can include analysis of levels of giftedness, hyperlexia and preliminary assessment for areas of giftedness (e.g. general intellectual ability, specific academic aptitude, leadership ability, creative and productive thinking, psychomotor ability, visual and performing arts).

8.2.2 Berkomunikasi tentang keperluan produk dan perkhidmatan pendidikan Bermula dengan, atau sebelum penyampaian produk dan perkhidmatan pendidikan, Organisasi Pendidikan hendaklah memaklumkan pelajar dan pihak yang berkepentingan yang relevan, dan di mana bersesuaian, menyemak kefahaman mereka berkaitan:

a. tujuan, format dan kandungan produk dan perkhidmatan pendidikan yang disediakan, termasuk instrumen dan kriteria yang akan digunakan bagi tujuan penilaian;

b. komitmen, tanggungjawab dan jangkaan (expectations) yang diletakkan/dibebankan kepada pelajar dan benefisiari yang lain;

c. kaedah di mana pembelajaran hendaklah dicapai (achieved) dan ditaksir (assessed), diiktiraf dan disimpan sebagai maklumat didokumetasikan;

d. kaedah yang akan digunakan jika terdapat ketidakpuasan hati pihak yang berkepentingan atau tiada persetujuan dalam kalangan pihak yang berkepentingan dengan EOMS;

e. siapa yang akan menyokong pembelajaran dan penilaian, dan bagaimana ia akan disokong;

f. kos yang terlibat, seperti yuran pengajian, yuran peperiksaan, dan perolehan bahan pembelajaran;

g. sebarang keperluan awal, seperti kemahiran yang diperlukan (termasuk kemahiran ICT), kelayakan dan pengalaman profesional.







Januari 2021

8.2.3 Perubahan terhadap keperluan kepada produk dan perkhidmatan pendidikan Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan apabila maklumat didokumentasikan yang relevan dipinda, pihak yang berkepentingan yang relevan dimaklumkan akan perubahan keperluan tersebut.

8.3 Reka bentuk dan pembangunan produk dan perkhidmatan

8.3.1 Am Organisasi Pendidikan hendaklah mewujudkan, melaksanakan dan mengekalkan proses reka bentuk dan pembangunan yang bersesuaian bagi memastikan penyediaan produk dan perkhidmatan berikutnya.

8.3.2 Perancangan reka bentuk dan pembangunan Dalam menetukan peringkat dan kawalan bagi reka bentuk dan pembangunan, Organisasi Pendidikan hendaklah mengambil kira:

a. Keperluan yang ditakrifkan dalam 8.2; b. sifat, tempoh dan kerumitan aktiviti reka bentuk dan pembangunan; c. peringkat proses yang diperlukan, termasuk semakan reka bentuk dan pembangunan

yang berkenaan; d. reka bentuk yang diperlukan dan aktiviti penentusahan (verification) dan pengesahan

(validation); e. tanggungjawab dan pihak berkuasa (authority) yang terlibat dalam proses reka bentuk

produk dan perkhidmatan pendidikan; f. sumber dalaman dan luar yang diperlukan untuk reka bentuk dan pembangunan

produk dan perkhidmatan pendidikan; g. keperluan untuk mengawal antara muka (interfaces) di antara sumber manusia yang

terlibat dalam proses reka bentuk dan pembangunan; h. keperluan penglibatan pelajar dan benefisiari yang lain dalam proses reka bentuk dan

pembangunan;







Januari 2021

i. keperluan penyediaan produk dan perkhidmatan pendidikan seterusnya; j. tahap kawalan yang dijangka untuk proses reka bentuk dan pembangunan oleh pelajar,

benefisiari yang lain dan pihak berkepentingan yang relevan; k. maklumat didokumentasikan yang perlu bagi menunjukkan keperluan reka bentuk dan

pembangunan hendaklah dipenuhi; l. pendekatan berasaskan bukti; m. tahap di mana pelajar memerlukan laluan pembelajaran individu, berasaskan kemahiran,

minat dan bakat/kecenderungan; n. keperluan untuk kegunaan semula (reusability), kebolehcapaian (accessibility), saling

boleh tukar (interchangeability), ketahanan (durability) di dalam course authoring, produksi dan alatan penyampaian.

8.3.3 Input reka bentuk dan pembangunan Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan keperluan penting bagi jenis produk dan perkhidmatan pendidikan yang spesifik untuk direka bentuk dan dibangunkan. Organisasi Pendidikan hendaklah mengambil kira:

a. keperluan fungsi dan prestasi; b. maklumat yang diterbitkan daripada aktiviti terdahulu reka bentuk dan pembangunan yang

sama; c. Standard atau kod amalan yang Organisasi Pendidikan hendaklah memberi komitmen

untuk dilaksanakan; d. akibat kegagalan yang berpotensi disebabkan sifat/ciri produk dan perkhidmatan;

Input hendaklah lengkap, jelas dan mencukupi bagi tujuan reka bentuk dan pembangunan. Konflik pada reka bentuk dan pembangunan hendaklah diselesaikan.







Januari 2021

Organisasi Pendidikan hendaklah menyimpan maklumat didokumentasikan berkaitan input reka bentuk dan pembangunan.

8.3.4 Kawalan reka bentuk dan pembangunan

8.3.4.1 Am 8.3.4.1.1 Organisasi Pendidikan hendaklah menggunakan kawalan terhadap proses reka bentuk dan pembangunan bagi memastikan:

a. keputusan yang hendak dicapai ditakrifkan (defined); b. semakan dilaksanakan untuk menilai kemampuan keputusan reka bentuk dan

pembangunan memenuhi keperluan; c. aktiviti penetusahan (verification) dan pengesahan (validation) dijalankan bagi

memastikan produk dan perkhidmatan pendidikan yang dihasilkan memenuhi keperluan untuk kegunaan yang ditetapkan (specified) atau dimaksudkan (intended);

d. sebarang tindakan yang perlu hendaklah diambil ke atas masalah yang hendaklah ditentukan semasa kajian semula, atau aktiviti penetusahan dan pengesahan;

e. pengekalan maklumat yang didokumenkan.

8.3.4.1.2 Organisasi Pendidikan hendaklah menyimpan maklumat didokumentasikan, mengikut keperluan, ke atas;

a. keputusan sebarang kajian semula, aktiviti penentusahan dan pengesahan; b. sebarang keperluan baharu bagi produk dan perkhidmatan pendidikan.

NOTA Kajian semula, penentusahan, pengesahan terhadap reka bentuk dan pembangunan mempunyai tujuan yang berbeza. Ia boleh dilaksanakan berasingan atau gabungan, bergantung kepada kesesuaian produk dan perkhidmatan Organisasi Pendidikan.







Januari 2021

8.3.4.2 Kawalan reka bentuk dan pembangunan pendidikan Kawalan digunakan ke atas proses reka bentuk dan pembangunan hendaklah memastikan:

a. tujuan dan skop kursus atau program di takrifkan dengan menyasarkan keperluan

pelajar untuk menyambung pengajian atau bekerja; b. menyatakan keperluan awal (prerequisite), jika ada; c. ciri-ciri pelajar ditakrifkan; d. keperluan menyambung pengajian atau bekerja, dimaklumkan; e. perkhidmatan pendidikan boleh memenuhi keperluan tujuan dan skop, dengan

mengambil kira ciri-ciri pelajar; f. ciri-ciri profil graduan ditakrifkan.

NOTA Di dalam konteks pendidikan, proses reka bentuk dan pembangunan boleh berulang (iterative). Sebagai contoh, kurikulum asas boleh direka bentuk sebelum perkhidmatan pendidikan disampaikan. Tetapi kaedah pendidikan mungkin memerlukan penyesuaian terhadap keperluan yang spesifik bagi setiap kohort pelajar semasa setiap penyampaian perkhidmatan pendidikan.









Januari 2021

8.3.4.3 Kawalan reka bentuk dan pembangunan kurikulum Kawalan yang digunakan ke atas proses reka bentuk dan pembangunan hendaklah memastikan:

a. hasil pembelajaran (learning outcomes): 1. tekal dengan skop kursus atau program; 2. diterangkan dari aspek kompetensi yang harus pelajar perolehi dengan

menamatkan kurikulum; 3. merangkumkan suatu petunjuk terhadap peringkat di mana kompetensi akan

tercapai; 4. adalah spesifik, boleh diukur, boleh dicapai, relevan dan mempunyai batasan

masa; b. Aktiviti pembelajaran:

1. sesuai dengan kaedah penyampaian; 2. sesuai bagi memastikan pencapaian hasil pembelajaran; 3. adalah spesifik, boleh diukur, boleh dicapai, relevan dan mempunyai batasan

masa; c. Semua sumber yang diperlukan bagi melengkapkan dengan jayanya aktiviti

pembelajaran, ditakrifkan; d. Peluang yang mencukupi dimasukkan di dalam reka bentuk pembelajaran:

1. untuk pelajar mengambil peranan yang aktif di dalam mencipta proses pembelajaran;

2. untuk pentaksiran formatif dan maklum balas.

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS-PT-03 (Rekabentuk dan Penyampaian Kurikulum) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,






Januari 2021

8.3.4.4 Kawalan reka bentuk pentaksiran sumatif Kawalan yang digunakan ke atas reka bentuk dan pembangunan pentaksiran sumatif hendaklah memastikan:

a. Hubung kait yang jelas boleh ditunjukkan di antara reka bentuk pentaksiran dan hasil pembelajaran yang hendak ditaksir dan yang mana bersesuaian, aktiviti pembelajaran yang didasari.

b. Aktiviti dilaksanakan dengan mengambil kira prinsip ketelusan, capaian (access), menghormati pelajar, saksama, terutamanya yang berhubung dengan penggredan.

c. Sistem penggredan ditakrifkan dan disahkan.

8.3.5 Output reka bentuk dan pembangunan Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan yang output reka bentuk dan pembangunan:

a. memenuhi keperluan input; b. mencukupi untuk proses seterusnya bagi penyediaan produk dan perkhidmatan

pendidikan; c. termasuk atau merujuk keperluan pemantauan dan pengukuran yang berkenaan dan

kriteria penerimaan; d. menetapkan ciri-ciri produk dan perkhidmatan pendidikan yang perlu terhadap tujuan yang

dimaksudkan (intended) dan penyediaan yang selamat dan bersesuaian; e. menyimpan maklumat didokumentasikan.

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS-PT-04 (Pentaksiran Pelajar) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,






Januari 2021

8.3.6 Perubahan reka bentuk dan pembangunan

Organisasi Pendidikan hendaklah mengenalpasti, menyemak dan mengawal perubahan yang hendaklah dibuat semasa atau selepas reka bentuk dan pembangunan produk dan perkhidmatan pendidikan, ke takat yang diperlukan, bagi memastikan tiada impak yang tidak baik ke atas keakuran terhadap keperluan atau keputusan.

Organisasi Pendidikan hendaklah menyimpan maklumat didokumentasikan ke atas: a. perubahan reka bentuk dan pembangunan; b. hasil kajian semula; c. kuasa meminda; d. tindakan yang hendaklah diambil bagi menghalang impak yang tidak baik.









Januari 2021

8.4 Kawalan proses, produk dan perkhidmatan yang disediakan secara luaran (externally provided)

8.4.1 Am Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan proses, produk dan perkhidmatan yang disediakan secara luaran (externally provided) akur kepada keperluan.

Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan kawalan yang akan dikenakan terhadap proses, produk dan perkhidmatan apabila:

a. produk dan perkhidmatan daripada penyedia luar hendak digabungkan (incorporation) ke dalam produk dan perkhidmatan Organisasi Pendidikan;

b. produk dan perkhidmatan disediakan terus kepada pelajar atau benefisiari yang lain oleh penyedia luar (penyedia luar) bagi pihak Organisasi Pendidikan;

c. proses atau sebahagian proses disediakan oleh penyedia luar berdasarkan keputusan Organisasi Pendidikan.

Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan dan menggunakan kriteria bagi penilaian, pemilihan, pemantauan prestasi, dan penilaian semula penyedia luar berdasarkan kemampuan untuk menyediakan proses, produk dan perkhidmatan selaras dengan keperluan. Organisasi Pendidikan hendaklah menyimpan maklumat didokumentasikan aktiviti berkenaan dan sebarang tindakan yang timbul dari penilaian yang dibuat.

8.4.2 Jenis dan takat kawalan Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan proses, produk dan perkhidmatan yang disediakan secara luaran tidak menjejaskan kemampuan Organisasi Pendidikan untuk secara konsisten menyampaikan produk dan perkhidmatan yang akur kepada pelajar dan benefisiari yang lain.







Januari 2021

Organisasi Pendidikan hendaklah: a. memastikan proses yang disediakan kekal dalam kawalan EOMS; b. mentakrifkan (defined) kedua-dua kawalan iaitu yang dimaksudkan untuk digunakan ke

atas penyedia luar dan dimaksudkan untuk digunakan terhadap keputusan output; c. mengambil kira;

1. impak yang berpotensi terhadap proses, produk dan perkhidmatan dan kemampuan Organisasi Pendidikan memenuhi kepuasan pelajar atau benefisiari yang lain;

2. keberkesanan kawalan yang digunakan terhadap penyedia luar; d. menentukan penentusahan, pengesahan atau aktiviti lain yang perlu untuk memastikan

proses, produk dan perkhidmatan memenuhi keperluan.

8.4.3 Maklumat penyedia luar Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan kecukupan keperluan sebelum berkomunikasi dengan penyedia luar.

Organisasi Pendidikan hendaklah berkomunikasi dengan penyedia luar berkaitan keperluan organisasi terhadap:

a. proses, produk dan perkhidmatan yang akan disediakan; b. kelulusan

1. produk dan perkhidmatan; 2. kaedah, proses dan peralatan; 3. pelepasan (release) produk dan perkhidmatan;

c. kompetensi, termasuk sebarang kelayakan sumber manusia (person)yang diperlukan;

d. interaksi penyedia luar dengan Organisasi Pendidikan; e. kawalan dan pemantauan prestasi penyedia luar yang akan digunakan oleh Organisasi

Pendidikan; f. aktiviti penentusahan dan pengesahan yang Organisasi Pendidikan, atau pelajar atau

benefisiari yang lain, berhasrat untuk laksanakan ke atas premis penyedia luar.







Januari 2021

8.5 Penyediaan produk dan perkhidmatan pendidikan

8.5.1 Kawalan penyampaian produksi dan perkhidmatan perkhidmatan 8.5.1.1 Am Organisasi Pendidikan hendaklah melaksanakan penyediaan produksi dan perkhidmatan dalam keadaan terkawal.

Keadaan terkawal hendaklah merangkumi: a. terdapatnya maklumat didokumentasikan yang mentakrifkan (defines):

1. ciri produk pendidikan yang akan dihasilkan, perkhidmatan pendidikan yang akan diberikan, atau aktiviti yang akan dilaksanakan;

2. keputusan yang akan dicapai; b. mempunyai dan menggunakan sumber pemantauan dan pengukuran yang sesuai; c. pelaksanaan aktiviti pemantauan dan pengukuran, termasuk pertimbangan aduan,

maklum balas lain dan keputusan pentaksiran formatif pada peringkat yang bersesuaian untuk menentusahkan yang kriteria bagi kawalan proses atau output, dan kriteria bagi produk dan perkhidmatan pendidikan, hendaklah dipenuhi;

d. penggunaan infrastruktur dan persekitaran yang sesuai untuk tujuan operasi proses; e. pelantikan sumber manusia yang kompeten, termasuk kelayakan yang diperlukan (lihat

7.2); f. pengesahan, dan pengesahan semula secara berkala terhadap kemampuan proses dan

perkhidmatan mencapai keputusan yang dirancang, di mana keputusan output tidak boleh ditentusahkan oleh pemantauan dan pengukuran seterusnya;

g. pelaksanaan tindakan bagi menghalang kesilapan manusia; h. pelaksanaan aktiviti pelepasan (release), penyampaian (delivery) dan pasca

penyampaian.







Januari 2021

8.5.1.2 Kemasukan pelajar

8.5.1.2.1 maklumat pra kemasukan

Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan sebelum pelajar masuk, mereka disediakan dengan:

a. maklumat yang mencukupi, yang mengambil kira keperluan organsasi dan keperluan profesional, dan juga komitmen Organisasi Pendidikan terhadap tanggungjawab sosial;

b. hasil pembelajaran yang dimaksudkan (intended), perspektif kerjaya dan pendekatan pendidikan;

c. penyertaan pelajar dan benefisiari dan yang lain, yang bersesuaian, di dalam proses pendidikan mereka;

d. kriteria kemasukan dan kos produk dan perkhidmatan pendidikan.



Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS-PT-06 (Pengurusan Pengambilan Pelajar) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,






Januari 2021

8.5.1.2.2 Syarat kemasukan Organisasi Pendidikan hendaklah mewujudkan suatu proses bagi kemasukan pelajar. Sebagai tambahan kepada keperluan 4.4.1, proses hendaklah:

a. mewujudkan kriteria kemasukan yang akur kepada: 1. keperluan Organisasi Pendidikan; 2. keperluan badan profesional (jika berkenaan); 3. keperluan berdasarkan kandungan program atau pendekatan pedagogi;

b. memastikan kriteria kemasukan dan proses digunakan secara seragam kepada semua pelajar;

c. dikekalkan sebagai maklumat didokumentasikan; d. boleh didapati secara umum (publicly); e. memastikan kebolehcarian keputusan setiap keputusan; f. menyimpan maklumat didokumentasikan sebagai bukti keputusan kemasukan.

8.5.1.3 Penyampaian produk dan perkhidmatan pendidikan Organisasi Pendidikan hendaklah mewujudkan proses bagi:

a. pengajaran; b. permudahan (facilitation) terhadap pengajaran; c. sokongan pentadbiran terhadap pengajaran.

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS-PT-06 (Pengurusan Pengambilan Pelajar) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,






Januari 2021

8.5.1.4 Pentaksiran sumatif Organisasi Pendidikan hendaklah:

a. memastikan ada kaedah untuk mengesan plagiarisme dan lain-lain salah amal

(malpractice) dan dikomunikasikan kepada pelajar; b. memastikan kebolehcarian terhadap gred, supaya terdapat perkaitan yang objektif di

antara kerja yang dikemukakan oleh pelajar dan gred yang ditetapkan; c. menyimpan maklumat pentaksiran didokumentasikan sebagai bukti gred yang

ditetapkan; d. menjadikan tempoh simpanan maklumat didokumentasikan yang berkenaan tersedia

untuk umum.









Januari 2021

8.5.1.5 Pengiktirafan terhadap pembelajaran yang hendaklah ditaksirkan Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan, selepas pentaksiran sumatif:

a. pelajar dimaklumkan tentang hasil aktiviti pentaksiran dan gred; b. pelajar diberi peluang untuk membuat rayuan atau bertanya tentang pembetulan

(rectification) terhadap hasil aktiviti pentaksiran dan gred; c. pelajar mempunyai capaian penuh terhadap kerja mereka dan perincian pentaksiran,

begitu juga terhadap peluang untuk maklum balas; d. bukti terhadap hasil pentaksiran dikeluarkan kepada pelajar sebagai maklumat

didokumentasikan; e. sebab terhadap sesuatu keputusan pengredan dan pentaksiran akhir disimpan sebagai

maklumat didokumentasikan; f. maklumat didokumentasikan disimpan untuk tempoh simpanan yang tertentu; g. menjadikan tempoh simpanan maklumat didokumentasikan yang berkenaan tersedia

untuk umum.

8.5.1.6 Keperluan tambahan terhadap pendidikan berkeperluan khas

8.5.1.6.1 Dengan input daripada pelajar dan pihak yang berkepentingan, staf pengurusan, pengajaran dan sokongan, Organisasi Pendidikan boleh mengenal pasti langkah untuk menambahbaik capaian kepada perkhidmatan pendidikan. Organisasi Pendidikan hendaklah menggunakan penilaian (judgement) yang munasabah (reasonable) semasa tempoh masa yang spesifik.







Januari 2021

8.5.1.6.2 Berhubung dengan penyampaian pembelajaran, Organisasi Pendidikan harus:

a. menggunakan strategi differentiated instruction yang menyasarkan pelajar di dalam bilik

kelas; b. menggunakan pendekatan yang disyorkan (recommended) bagi pelajar berkeperluan

khas untuk menggalakkan pembangunan self-awareness, self-regulation dan metacognition;

c. mengimbangkan keperluan pelajar, tenaga pengajar, keperluan kursus, konteks (persekitaran) di dalam kerangka yang lebih besar (contohnya keperluan kurikular, nilai nasional);

d. pelaksanaan pengurusan secara individu yang fleksibel, jika berkenaan, termasuk: 1. modifikasi kurikulum; 2. menggalakkan self-directedness dan ketidakbersandaran (independence); 3. tutor dan mentorship.









Januari 2021

8.5.1.6.3 Berhubung dengan pentaksiran pembelajaran, Organisasi Pendidikan harus:

a. menyediakan peluang yang berbilang dan pelbagai untuk pelajar menunjukkan kepakaran daripada apa yang hendaklah mereka pelajari;

b. memastikan pengajaran (instruction) menyediakan aktiviti yang mantap (scaffolded activities) dan pentaksiran membenarkan pelajar membentuk dan menunjukkan apa yang mereka pelajari;

c. melaksanakan pengukuran individu secara fleksibel, jika berkenaan, termasuklah kaedah penilaian yang mencukupi.

8.5.1.6.4 Individu pelajar yang memerlukan bantuan spesifik terhadap pembelajaran bagi mencapai hasil pembelajaran yang dipersetujui, hendaklah disesuaikan (accommodated) dengan cara keperluan pelajar yang seimbang, integriti terhadap hasil pembelajaran dan kapasiti Organisasi Pendidikan.









Januari 2021

8.5.2 Pengenalpastian (indentification) dan kebolehcarian (traceability) Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan pengenalpastian dan kebolehcarian berhubung dengan:

a. perkembangan pelajar sepanjang di Organisasi Pendidikan; b. laluan pengajian dan pekerjaan terhadap mereka yang bergraduat atau menamatkan

kursus atau program pengajian, yang mana bersesuaian; c. output daripada staf berhubung:

1. apa yang hendaklah dilakukan; 2. bila; 3. oleh siapa.

8.5.3 Harta milik pihak yang berkepentingan Organisasi Pendidikan hendaklah menjaga harta milik pihak yang berkepentingan semasa ia berada di bawah kawalan Organisasi Pendidikan atau digunakan oleh Organisasi Pendidikan. Organisasi Pendidikan hendaklah mengenalpasti, menentusahkan, menjaga dan melindungi harta yang disediakan untuk kegunaan atau mendapatkan keizinan (consent), di mana perlu, jika harta digabungkan (incorporation) ke dalam produk dan perkhidmatan pendidikan.

Apabila harta milik pihak yang berkepentingan hilang, rosak atau didapati tidak susuai digunakan, Organisasi Pendidikan hendaklah melaporkan kepada pihak yang berkepentingan yang relevan dan mengambil tindakan pembetulan yang bersesuaian (lihat 8.5.5 dan 10.2) dan menyimpan maklumat didokumentasikan terhadap apa yang hendaklah berlaku.

NOTA Harta milik pihak yang berkepentingan termasuklah bahan, komponen, alat dan peralatan, bangunan milik bebefisiari, harta intelektual,data peribadi, sijil, diploma dan dokumen lain yang relevan.







Januari 2021

8.5.4 Pemeliharaan Organisasi Pendidikan hendaklah memelihara output semasa penyediaan produk dan perkhidmatan, pada takat yang diperlukan bagi memastikan keakuran kepada keperluan.

8.5.5 Penjagaan dan ketelusan terhadap data pelajar Organisasi Pendidikan hendaklah mewujudkan suatu kaedah untuk menguruskan (deal) penjagaan dan ketelusan terhadap data pelajar dan mengekalkannya sebagai maklumat didokumentasikan. Kaedah tersebut hendaklah menentukan:

a. apa data pelajar yang dikumpul, dan bagaimana dan di mana data tersebut diproses dan disimpan;

b. siapa yang mempunyai capaian kepada data tersebut; c. di bawah syarat apakah data pelajar boleh dikongsikan dengan pihak ketiga; d. berapa lama data di simpan.

Organisasi Pendidikan hanya boleh mengumpul data dan berkongsi data pelajar dengan keizinan tersurat (explicit consent).









Januari 2021

Organisasi Pendidikan hendaklah memberi pelajar dan pihak yang berkepentingan capaian data mereka sendiri, dan membolehkan mereka untuk membetulkan dan mengemaskini data mereka.

Organisasi Pendidikan hendaklah mengambil semua ukuran/tindakan yang bersesuaian bagi memastikan data pelajar hanya boleh diakses oleh pihak yang diberi kuasa. Penjagaan secara teknologi hendaklah disahkan.

Organisasi Pendidikan hendaklah memberi pelajar dan pihak yang berkepentingan yang lain capaian kepada data mereka.

8.5.6 Kawalan perubahan di dalam produk dan perkhidmatan pendidikan Organisasi Pendidikan hendaklah mengkaji semula dan mengawal perubahan terhadap penyediaan produk dan perkhidmatan, pada takat yang diperlukan bagi memastikan keakuran kepada keperluan.

Organisasi Pendidikan hendaklah menyimpan bukti maklumat didokumentasikan, yang menerangkan keputusan kajian semula terhadap perubahan, sumber manusia (person) yang memberi kuasa kepada perubahan, dan sebarang tindakan yang timbul daripada semakan.


Pekeliling Pentadbiran, Arahan Perkhidmatan, Pekeliling Perkhidmatan dan lain-lain. d) Terma Rujukan/ Panduan bagi pengunaan sistem data/maklumat IPG KPM (contohnya

iTEMS, SMP, SGMY dan lain-lain)







Januari 2021

8.6 Pelepasan (release) produk dan perkhidmatan Pelepasan produk dan perkhidmatan kepada pelajar dan benefisiari yang lain hendaklah tidak diteruskan sehinggan pengaturan (arrangement) yang terancang hendaklah selesai dengan memuaskan, melainkan ianya diluluskan oleh pihak diberi berkuasa (authority) yang relevan atau jika berkaitan, pelajar dan benefisiari yang lain.

Organisasi Pendidikan hendaklah menyimpan maklumat didokumentasikan terhadap pelepasan produk dan perkhidmatan. Maklumat didokumentasikan hendaklah merangkumi:

a. bukti keakuran terhadap kriteria penerimaan; b. kebolehcarian terhadap sumber manusia (person) yang diberi kuasa membuat

pelepasan.

Nota Dalam konteks pendidikan, pelepasan produk dan perkhidmatan boleh berlaku semasa fasa yang berbeza. Contohnya, buku yang digunakan untuk menyokong perkhidmatan pendidikan boleh diedarkan sebelum penyampaian perkhidmatan; suatu kelas, pentaksiran atau penggredan boleh diberikan ketika penyampaian perkhidmatan; pengeluaran semula sijil boleh berlaku dalam tempoh yang lama selepas penyampaian perkhidmatan.

8.7 Kawalan output pendidikan yang tidak akur

8.7.1 Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan output yang tidak akur terhadap keperluan dikenalpasti dan dikawal bagi menghalang penyampaian yang tidak disengajakan. Organisasi Pendidikan hendaklah mengambil tindakan yang sewajarnya ke atas ketakakuran dan kesannya kepada kepatuhan produk dan perkhidmatan pendidikan. Ia hendaklah juga digunakan terhadap produk dan perkhidmatan pendidikan tidak akur yang dikesan selepas penghantaran produk, semasa atau selepas penyampaian perkhidmatan.







Januari 2021

8.7.2 Organisasi Pendidikan hendaklah menguruskan output tidak akur dengan satu atau lebih kaedah berikut:

a. pembetulan; b. pengasingan, pengurungan (containment), pengembalian atau penggantungan

(suspension) terhadap penyediaan produk dan perkhidmatan; c. memaklumkan pelajar dan benefisiari yang lain; d. mendapatkan kuasa pelepasan untuk penerimaan di bawah konsesi (consession).

Keakuran kepada keperluan hendaklah ditentusah apabila output ketakakuran diperbetulkan.

8.7.3 Organisasi Pendidikan hendaklah menyimpan maklumat didokumentasikan, yang:

a. memerihalkan penyampaian program; b. memerihalkan sebarang output ketakakuran; c. memerihalkan tindakan yang diambil; d. memerihalkan konsesi yang diperolehi; e. mengenalpasti pihak diberi kuasa yang membuat keputusan terhadap ketakakuran

berkenaan.

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-PP-04 (Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,






Januari 2021

9. PENILAIAN PRESTASI

9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian

9.1.1 Am Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan:

a. apa yang perlu dipantau dan diukur; b. kaedah pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian, yang berkenaan, bagi

memastikan hasil yang sahih; c. kriteria penerimaan yang akan digunakan; d. bila pemantauan dan pengukuran hendaklah dibuat; e. bila keputusan daripada pemantauan dan pengukuran perlu dianalisis dan dinilai.

Organisasi Pendidikan hendaklah menyimpan maklumat didokumentasikan sebagai bukti pemantauan, pengukuran, analisis, penilaian dan keputusan proses-proses tersebut.

Organisasi Pendidikan hendaklah menilai prestasi organisasi dan keberkesanan EOMS.

Modal insan (people) harus diberi peluang untuk mengkaji semula secara kritikal kerja mereka dalam keadaan reflektif dan membina, sebagai suatu sumbangan kepada penambahbaikan.

9.1.2 Kepuasan pelajar, benefisiari yang lain dan staf

9.1.2.1 Pemantauan kepuasan Organisasi Pendidikan hendaklah memantau kepuasan pelajar, benefisiari yang lain dan staf, dan juga persepsi/tanggapan terhadap takat di mana jangkaan keperluan mereka hendaklah dipenuhi. Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan kaedah untuk mendapatkan, memantau dan mengkaji semula maklumat ini.







Januari 2021

NOTA 1 Contoh pemantauan persepsi pelajar, benefisiari yang lain dan staf boleh merangkumi kaji selidik benefisiari, maklumbalas benefisiari terhadap produk dan perkhidmatan yang disampaikan, pertemuan dengan benefisiari, analisis market-share, dan respon.

NOTA 2 Bila menilai kepuasan, adalah penting untuk mengambil kira kedua-dua maklum balas negatif (aduan, rayuan) dan positif (pujian).

9.1.2.2 Pengendalian aduan dan rayuan Organisasi Pendidikan hendaklah mewujudkan dan meyelenggara maklumat didokumentasikan, kaedah pengendalian aduan dan rayuan, dan hendaklah dimaklumkan kepada pihak berkepentingan (lihat 10.2).

Kaedah yang dimaksudkan hendaklah merangkumi spesifikasi untuk: a. mengkomunikasi kaedah tersebut kepada semua pihak yang berkepentingan; b. penerimaan aduan dan rayuan; c. penjejakan (tracking) aduan dan rayuan; d. mengambil maklum (acknowledge) aduan dan rayuan; e. pelaksanaan pentaksiran pemula (initial assessment) aduan dan rayuan; f. penyiasatan aduan dan rayuan; g. membalas (respon) aduan dan rayuan; h. berkomunikasi tentang keputusan; i. penutupan aduan dan rayuan.

Kaedah yang dimaksudkan hendaklah memastikan kerahsiaan pengadu dan perayu dan keobjektifan penyiasat.

Organisasi Pendidikan hendaklah menyimpan maklumat didokumentasikan sebagai bukti aduan atau rayuan yang diterima, termasuklah penyelesaiannya.

NOTA ISO 10002 menyediakan garis panduan pengendalian aduan di organisasi

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS-PT-09 (Aduan Pelanggan (Pelajar)) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,






Januari 2021

9.1.3 Keperluan pemantauan dan pengukuran yang lain Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan maklum balas berikut diminta dan disediakan (made available) sewajarnya kepada pihak yang berkepentingan yang relevan:

a. maklum balas terhadap produk dan perkhidmatan pendidikan; b. maklum balas terhadap keberkesanan produk dan perkhidmatan dalam mencapai hasil

pembelajaran yang dipersetujui; c. maklum balas terhadap pengaruh Organisasi Pendidikan terhadap komuniti.

Organisasi Pendidikan hendaklah memantau peringkat maklum balas yang diterima dan mengambil tindakan bagi meningkatkannya jika tidak mencukupi.

NOTA Pemantauan dan pengukuran boleh merangkumi: • kandungan program disiplin berkenaan, dengan memastikan program dikemaskini; • Beban tugas, kemajuan (progress) pelajar dan kadar menghabiskan (completion rate); • keberkesanan penilaian; • kepuasan pelajar dan benefisiari yang lain berkenaan program; • persekitaran pembelajaran dan perkhidmatan sokongan dan kesesuaian dengan

tujuannya (fitness for purpose).

9.1.4 Kaedah bagi pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian

9.1.4.1 Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan: a. kaedah bagi mendapatkan, memantau dan mengkaji semula maklumat terhadap prestasi; b. sasaran terhadap prestasi yang akan diukur.

NOTA Annex E menyediakan senarai kaedah dan pengukuran yang boleh digunakan untuk prestasi. Sasaran prestasi boleh dinyatakan sebagai petunjuk prestasi utama (KPI).

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS-PT-13 (Maklum Balas Pelanggan Luaran (Sekolah)) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Pekeliling Pentadbiran, Arahan

Perkhidmatan, Pekeliling Perkhidmatan dan lain-lain)





Januari 2021

9.1.4.2 Organisasi Pendidikan hendaklah memastikan yang:

a. pihak yang berkepentingan yang terlibat atau terkesan dengan penilaian, dikenal pasti; b. sumber manusia yang melaksanakan penilaian adalah kompeten dan objektif. c. Laporan penilaian adalah telus dan dengan jelas menerangkan produk dan perkhidmatan

pendididkan serta objektif, penemuan, termasuk perspektif, kaedah, dan rasional yang digunakan untuk menterjemah penemuan.

d. Konteks (contoh seperti persekitaran pembelajaran) di mana perkhidmatan pendidikan disediakan, diperiksa dengan terperinci bagi membolehkan pengaruh ke atas perkhidmatan pendidikan dikenal pasti.

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS-PT-02 (Perancangan Tahunan) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,








Januari 2021

9.1.5 Analisis dan penilaian Organisasi Pendidikan hendaklah menganalisis dan menilai data dan maklumat bersesuaian, yang berbangkit daripada pemantauan dan pengukuran.

Keputusan analisis hendaklah digunakan untuk menilai: a. keakuran produk dan perkhidmatan; b. takat kepuasan benefisiari; c. takat kepuasan staf; d. prestasi dan keberkesanan EOMS; e. sama ada perancangan hendaklah berjaya dilaksanakan dengan berkesan; f. keberkesanan tindakan yang diambil bagi menyatakan risiko dan peluang; g. prestasi penyedia luar; h. keperluan penambahbaikan terhadap EOMS.

NOTA kaedah analisis data boleh meliputi kualitatif, kuantitatif dan/atau teknik gabungan (mix method).

9.2 Audit dalaman

9.2.1 Organisasi Pendidikan hendaklah mengendalikan audit dalaman secara berkala bagi menyediakan maklumat sama ada EOMS:

a. akur kepada: 1. keperluan Organisasi Pendidikan terhadap EOMS; 2. keperluan dokumen ini;

b. hendaklah dilaksana dan diselenggara secara berkesan.







Januari 2021

9.2.2 Organisasi Pendidikan hendaklah: a. merancang, mewujud, melaksana dan menyelenggara program audit termasuk,

kekerapan, kaedah, tanggungjawab, keperluan perancangan dan pelaporan, di mana hendaklah objektif EOMS, mempertimbangkan kepentingan proses yang terlibat, maklum balas daripada pihak yang berkepentingan yang relevan, dan keputusan audit sebelumnya;

b. mentakrif kriteria audit dan skop setiap audit; c. memilih juruaudit dan mengendalikan audit bagi memastikan keobjektifan dan

kesaksamaan proses audit; d. memastikan keputusan audit dilaporkan kepada pihak pengurusan yang berkenaan; e. mengenal pasti peluang penambahbaikan; f. membuat pembetulan dan tindakan pembetulan yang sepatutnya tanpa lengah; g. menyimpan (retain) maklumat didokumentasikan sebagai bukti perancangan dan

pelaksanaan program audit dan keputusan audit.

Juruaudit tidak boleh mengaudit kerja mereka sendiri. NOTA Rujuk ISO 19011 untuk panduan

9.3 Kajian semula pengurusan

9.3.1 Am Pengurusan atasan hendaklah mengkaji semula EOMS Organisasi Pendidikan dan strategi, secara berkala, sekurang-kurangnya sekali setahun, bagi memastikan kesesuaian, dan mengemas kini sewajarnya bagi memastikan kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan yang berterusan.

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS-PP-03 (Audit Dalaman) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,






Januari 2021

9.3.2 Input kajian semula Kajian semula pengurusan hendaklah termasuk pertimbangan terhadap:

a. status tindakan daripada kajian semula pengurusan sebelumnya; b. perubahan terhadap isu luaran dan dalaman yang relevan terhadap EOMS; c. maklumat prestasi dan keberkesanan EOMS, termasuk arah aliran (trend) dalam:

1. kepuasan pelajar dan benefisiari yang lain dan maklum balas daripada pihak berkepentingan yang relevan;

2. takat di mana kualiti objektif dipenuhi; 3. prestasi proses dan keakuran produk dan perkhidmatan; 4. ketakakuran dan tindakan pembetulan; 5. keputusan pemantauan dan pengukuran; 6. keputusan audit; 7. prestasi penyedia luar; 8. hasil pentaksiran formatif dan sumatif;

d. kecukupan sumber; e. keberkesanan tindakan bagi menyatakan risiko dan peluang (lihat 6.1); f. peluang untuk penambahbaikan. g. Maklum balas staf berkaitan aktiviti bagi meningkatkan kekompetenan mereka.

9.3.3 Output kajian semula pengurusan Output kajian semula pengurusan hendaklah merangkumi tindakan berkaitan:

a. peluang penambahbaikan berterusan; b. sebarang perubahan terhadap EOMS; c. keperluan sumber.

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS-PP-01 (Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,






Januari 2021

Organisasi Pendidikan hendaklah menyimpan maklumat didokumentasikan sebagai bukti kepada keputusan kajian semula pengurusan.

10. Penambahbaikan

10.1 Ketakakuran dan tindakan pembetulan 10.1.1 Apabila ketakakuran berlaku, Organisasi Pendidikan hendaklah:

a. bertindak terhadap ketakakuran, yang berkenaan (as applicable):

1. mengambil tindakan untuk mengawal dan membuat pembetulan; 2. uruskan (deal) akibatnya;

b. menilai keperluan untuk tindakan bagi menghapuskan punca-punca ketakakuran dalam memastikan ianya tidak berulang dan berlaku di tempat lain, dengan:

1. mengkaji semula dan menganalisis ketakakuran; 2. menentukan punca-punca ketakakuran; 3. menetukan sama ada ketakakuran yang sama wujud, atau berpotensi untuk

berlaku; c. melaksanakan tindakan yang diperlukan; d. mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil; e. mengemaskini risiko dan peluang yang ditentukan semasa perancangan, jika perlu; f. membuat perubahan terhadap EOMS, jika perlu.

Tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketakakuran yang dihadapi.

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS-PP-01 (Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,






Januari 2021

10.1.2 Organisasi Pendidikan hendaklah menyimpan maklumat yang didokumenkan sebagai bukti:

a. ciri atau sifat ketakakuran dan tindakan berikutan yang hendaklah diambil; b. keputusan sebarang tindakan pembetulan.

10.2 Penambahbaikan berterusan Organisasi Pendidikan hendaklah secara berterusan, menambah baik kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan EOMS degan megambil kira penyelidikan dan amalan baik yang relevan. Organisasi Pendidikan hendaklah mempertimbangkan keputusan daripada analisis dan penilaian, dan output daripada kajian semula pengurusan, untuk menentukan jika terdapat keperluan atau peluang yang perlu dinyatakan sebagai sebahagian daripada penambahbaikan berterusan.

Catatan: Pemilik proses : a) Pengurusan Atasan IPGM b) Pengurusan Tertinggi IPGM c) Pengurusan Atasan IPG/ELTC Dokumen berkaitan : a) IPG KPM-EOMS-PP-04 (Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan) b) Buku Perancangan Strategik IPGM/IPG/ELTC c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition d) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-dasar Kerajaan,








Januari 2021

10.3 Peluang penambahbaikan Organisasi Pendidikan hendaklah menentukan dan memilih peluang untuk penambahbaikan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan untuk memenuhi keperluan kepuasan pelajar dan benefisiari yang lain dan mempertingkatkan kepuasan pelajar, benefisiari yang lain, staf dan pihak yang berkepentingan yang lain, termasuk penyedia luar.

Ia hendaklah merangkumi: a. menambahbaik produk dan perkhidmatan bagi memenuhi keperluan dan menyatakan

keperluan akan datang dan jangkaan pelanggan; b. membetulkan, menghalang atau mengurangkan kesan yang tidak diingini; c. menambahbaik prestasi dan keberkesanan EOMS.

NOTA Contoh penambahbaikan merangkumi pembetulan, tindakan pembetulan, penambahbaikan berterusan, perubahan secara tiba-tiba, inovasi dan penyusunan semula Organisasi Pendidikan.









Januari 2021

Berdasarkan Annex C di dalam Standard EOMS yang dikeluarkan oleh ISO, berikut di antara pihak berkepentingan yang disenaraikan di dalam Manual EOMS IPG KPM :

Pihak berkepentingan Mengenalpasti KEPERLUAN pihak-pihak berkepentingan berkenaan yang perlu dipatuhi dan dipantau.

Kementerian ● Mematuhi Takwim KPPM.

● Mematuhi Akta, Dasar, Pekeliling, Arahan, Garis Panduan dan Peraturan yang sedang berkuat kuasa.

● Melaksanakan tadbir urus yang baik.

Badan Akreditasi PPT mematuhi keperluan akreditasi program berdasarkan MQF dan COPPA

Pelajar PKA

● Memastikan penyampaian kurikulum yang berkualiti.

● Menentukan sumber pendidikan.

● Mewujudkan kriteria untuk proses PdP.

PHEP

● Menguruskan kebajikan pelajar (Penginapan, Infrastruktur dan Infostruktur).

● Menyediakan Kemudahan Teknologi Rangkaian Digital.

PPP

● Pengurusan Peperiksaan dan Keputusan Peperiksaan yang efisen.

● Pentaksiran secara berterusan.

Ibu bapa / penjaga ● Persekitaran pembelajaran yang kondusif.

● Program pengajian akademik yang baik.

● Penempatan graduan kerja yang terurus.

Staf Organisasi Pendidikan ● Mematuhi Kalendar Akademik.

● Keadaan kerja yang kondusif.

● Jam waktu kerja yang sesuai dengan peraturan.

● Peka dengan pelbagai peraturan semasa.





Januari 2021

Pihak berkepentingan Mengenalpasti KEPERLUAN pihak-pihak berkepentingan berkenaan yang perlu dipatuhi dan dipantau.

Pembekal ● Mempunyai komunikasi yang baik dengan Pembekal.

● Memastikan pembekal mematuhi tatacara kewangan kerajaan.

● Melaksanakan penilaian prestasi pembekal.

Sekolah ● Mematuhi Takwim Persekolahan.

● Penilaian kompetensi guru baharu lulusan IPG

● Memberi bimbingan dan menilai pelajar dalam internship dan praktikum.





Januari 2021

LAMPIRAN 1 CARTA ORGANISASI

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA





Januari 2021

LAMPIRAN 2

SENARAI NAMA DAN ALAMAT IPG

Bil. Nama Institut Alamat Institut

1. Institut Pendidikan Guru Kampus Perlis (IPGKP) Behor Pulai, 01000 Kangar, Perlis.

2. Institut Pendidikan Guru Kampus Darulaman (IPGKDA) Bandar Darulaman, 06000 Jitra, Kedah.

3. Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Abdul Halim (IPGKSAH)

Jln. Kuala Ketil, 08000 Sungai Petani, Kedah.

4. Institut Pendidikan Guru Kampus Pulau Pinang (IPGKPP) Bukit Coombe, 11700 Pulau Pinang.

5. Institut Pendidikan Guru Kampus Tuanku Bainun (IPGKTB)

Mengkuang, Kubang Semang, 14000 Bukit Mertajam, Pulau Pinang.

6. Institut Pendidikan Guru Kampus Ipoh (IPGKI) 31150 Hulu Kinta, Perak.

7. Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas (IPGKIK) Jalan Yaakob Latif, 56000 Kuala Lumpur.

8. Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu (IPGKBM) Lembah Pantai, 59200 K. Lumpur.

9. Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Antarabangsa (IPGKBA) Lembah Pantai, 59200 K. Lumpur.

10. Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Islam (IPGKPI)

Jln. Sg. Merab, Seksyen 12, 43650 Bandar Baru Bangi, Selangor.

11. Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Teknik (IPGKPT)

Kompleks Pendidikan Nilai, 71760 Bandar Enstek, Negeri Sembilan.

12. Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar (IPGKRM)

Beg Berkunci No. 43, Jln. Sikamat, 70990 Seremban, N. Sembilan.

13. Institut Pendidikan Guru Kampus Perempuan Melayu (IPGKPM)

Jalan Maktab, Durian Daun, 75400 Melaka.

14. Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Hussein Onn (IPGKTHO)

KM 7 ¾, Jln. Kluang, Karung Berkunci 524, 83009 Batu Pahat, Johor.

15. Institut Pendidikan Guru Kampus Temenggong Ibrahim (IPGKTI)

Jln. Datin Halimah, 80350 Johor Bahru, Johor.

16. Institut Pendidikan Guru Kampus Tengku Ampuan Afzan (IPGKTAA)

KM 10, Jln. Padang Tengku, 27200 Kuala Lipis, Pahang.

17. Institut Pendidikan Guru Kampus Dato’ Razali Ismail (IPGKDRI)

Batu Rakit, 21030 Kuala Terengganu, Terengganu.

18. Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Mizan (IPGKSM)

Jalan Bukit Kluang, 22200 Besut, Terengganu.

19. Institut Pendidikan Guru Kampus Kota Bharu (IPGKKB)

Pengkalan Chepa, 16109 Kota Bharu, Kelantan.





Januari 2021

Bil. Nama Institut Alamat Institut

20. Institut Pendidikan Guru Kampus Gaya (IPGKG)

Peti Surat 10491, 88805 Kota Kinabalu, Sabah.

21. Institut Pendidikan Guru Kampus Kent (IPGKKent) Peti Surat 2, 89207 Tuaran, Sabah.

22. Institut Pendidikan Guru Kampus Keningau (IPGKK)

Beg Berkunci 11, 89009 Keningau, Sabah.

23. Institut Pendidikan Guru Kampus Tawau (IPGKT)

KM 36, Jalan Apas, Balung, Tawau, Sabah

24. Institut Pendidikan Guru Kampus Batu Lintang (IPGKBL) Jln. Kolej, 93200 Kuching, Sarawak.

25. Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak (IPGKS) Jln. Bakam, 98009 Miri, Sarawak.

26. Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Abdul Razak (IPGKTAR)

Jln. Dato Mohamad Musa, 94300 Kota Samarahan, Sarawak.

27. Institut Pendidikan Guru Kampus Rajang (IPGKR) 96509 Bintangor, Sarawak.

28. English Language Teaching Centre (ELTC)

Kompleks Pendidikan Nilai, 71760 Bandar Enstek, Negeri Sembilan.





Januari 2021

LAMPIRAN 3 * CARTA ORGANISASI

INSTITUT PENDIDIKAN GURU KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

* Nota : Carta organisasi IPG dan ELTC adalah berdasarkan Waran Perjawatan B63 IPG/ELTC masing-masing.

TIMBALAN PENGARAH

PENGARAH

JABATAN UNIT KHIDMAT PENGURUSAN

AKAUN

PEMBANGUNAN DAN INFRASTRUKTUR

KEWANGAN

SUMBER MANUSIA

PENTADBIRAN

PERKHIDMATAN

PENGURUSAN ASET

KEDIAMAN / ILA

PERANCANGAN, PENYELIDIKAN DAN INOVASI

UNIT PENGURUSAN PROFESIONAL

PEPERIKSAAN & PENILAIAN

KECEMERLANGAN AKADEMIK LATIHAN DALAM PERKHIDMATAN

PSIKOLOGI DAN KAUNSELING

HAL EHWAL PELAJAR

ILMU PENDIDIKAN

SAINS

MATEMATIK

PENGAJIAN BAHASA MELAYU

PENDIDIKAN ISLAM

SAINS SOSIAL

PENDIDIKAN KHAS

PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK

PRAKTIKUM

PEMBELAJARAN DIGITAL

KOKURIKULUM

PERPUSTAKAAN

TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (ICT)

PEMBANGUNAN LATIHAN

mk01-manual eoms ipg kpm

Documents