panduan fail meja

Click here to load reader

Download Panduan Fail Meja

Post on 15-Apr-2017

1.895 views

Category:

Education

8 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJAaPerkongsian GC48 DHAK

  • MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJASatu Alat Pengurusan.Manual Prosedur Kerja - MPK dan Fail Meja - FM bukanlah satu perkara baru.Konsep Fail Meja (Desk Fail) telah wujud dalam Perkhidmatan Awam sejak dahulu lagi.Dalam beberapa bentuk dan rupa:-Prosedur Jabatan.Arahan Tetap Jabatan.Garis Panduan Bekerja.

  • Tahun 1991 Kerajaan melancarkan beberapa Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam kearah peningkatan kecekapan, keberkesanan dan kualiti hasil kerja kakitangan Kerajaan.Satu daripada Pekeliling adalah PKPA 891 mengenai MPK dan FM.MPK dan FM boleh dianggap sebagai satu konsep baru kerana ia mempunyai beberapa perbezaan:-dari segi bentuk.Dari mekanisma.

  • MPK dan FM langkah kearah meninggikan lagi:-

    mutu perkhidmatanprestasi perkhidmatanproduktiviti organisasiScenario sekarang ada beberapa soalan yang sukar dijawab.Adakah semua Jabatan dan kakitangan awam mempunyai MPK dan FM masing-masing?Adakah MPK dan FM digunakan sebagai panduan semasa menjalankan tugas?

  • Pada amnya semua agensi Kerajaan sedar dan tahu konsepnya.Ada agensi yang sudah wujudkan MPK dan FM.Walau bagaimanapun penggunaan MPK dan FM dalam menjalankan tugas tidak meluas.Banyak MPK merupakan dokumen yang disimpan sahaja dan kebanyakkan FM hanya tinggal di atas meja/laci sahaja dan tidak dirujuk/dikemaskinikan.

  • ASAS-ASAS PENGURUSAN BERKUALITIKualiti - Keunggulan atau kecemerlangan yang sukar diukur, malah hanya boleh dirasa atau dinikmati melalui pengalaman.

    Konsep KualitiPerkhidmatan yang memenuhi kehendak pelanggan dan stake holders yang telah diterjemahkan kepada standard kecemerlangan.Memenuhi kehendak dan cita rasa pengguna.Konsep PelangganPelanggan dalaman.Pelanggan luaran.

  • Kualiti Melalui PencegahanTidak memberi peluang sebarang kecacatan.Zero defect.Mematuhi spesifikasi pengeluaran yang tertentu.Kos KualitiKos wajib.Kos bagi menentukan standard dipenuhi.Kos tambahan kerana tidak mematuhi standard kualiti.

    Peningkatan kualiti adalah satu proses berterusan.

  • KONSEP MPKMPK Dokumen rujukan/panduan untuk peringkat jabatan/pejabat.Memberi gambaran menyeluruh mengenai organisasi.

    FungsiObjektifMerekodkan cara bekerja secara sistematik.Prosedur yang jelas bagi tiap-tiap aktiviti.Ketua-ketua Bahagian perlu ada MPK.

  • KONSEP FMPanduan terperinci mengenai tugas yang dijalankan oleh tiap-tiap individu dalam organisasi.Dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya.Mengandungi maklumat dan peraturan-peraturan yang lengkap mengenai tugas/tanggungjawab.FM hendaklah diletakkan di atas meja pegawai.FM satu cabutan (extract) salah satu proses kerja atau aktiviti di dalam MPK yang patut dilakukan oleh individu itu.

  • KEBAIKAN MPK/FMMerekodkan prosedur dan peraturan kerja sebagai rujukan rasmi.Keseragaman sistem/kaedah kerja.Menentukan peraturan dipatuhi.Mengurangkan kesilapan.Sebagai alat latihan informal.Menyenangkan pertukaran pekerja - proses ambilalih tugas.Memudahkan kajian mengenai sistem kerja.Mengurangkan arahan secara lisan.Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan Pegawai lain.

  • MPK DAN FMDua dokumen yang berbeza walaupun ia adalah 2 dokumen penting yang saling berkaitan dan bantu membantu antara satu sama lain.Tanpa MPK, FM tidak memberi erti sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dilihat secara menyeluruh.Tanpa FM pula, MPK tidak memberi erti sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dilihat secara menyeluruh.Tanpa FM pula, MPK tidak bermakna dan ia tidak dapat menunjukkan secara terperinci apa yang dilakukan oleh seseorang individu.

  • PERBEZAAN MPK DAN FMMPKFMDokumen rujukan peringkat pejabat - makro

    Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan.

    Satu MPK untuk satu jabatan.

    Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan.Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan - mikro.

    Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu.

    Satu FM untuk satu jawatan.

    Mengandungi maklumat panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan.

  • KANDUNGAN MPKLatar Belakang Jabatan/PejabatSenarai Borang-borang Yang DigunakanCarta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti UtamaObjektif Jabatan/PejabatCarta Jabatan/ PejabatProses Kerja Aktiviti-aktiviti UtamaFungsi-fungsi Utama Jabatan/PejabatAktiviti-aktiviti Bagi Fungsi-fungsi UtamaMANUAL PROSEDUR KERJA

  • (a) Latar Belakang Jabatan/PejabatCONTOHLEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN (FAMA)

    Latar Belakang

    Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965 di bawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) 1974.

    Strategi

    Berdasarkan kepada hasrat Dasar Pertanian Negara, FAMA telah menyusun strategi supaya dapat meningkatkan sumbangannya kepada pembangunan pasaran hasil-hasil pertanian melalui:-

    (a)Menggalakkan penyertaan petani dalam pemasaran;(b)Meluaskan saiz pasaran di dalam dan di luar negeri;(c)Memperbaiki amalan pemasaran di peringkat ladang dan pasaran;(d)Mempertingkatkan maklumat pasaran; dan(e)Menambahkan saluran pasaran.

  • (b) Objektif Jabatan

    OBJEKTIF JABATAN adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah jabatan selaras dengan matlamat penubuhannya.

  • TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF JABATANMemberi halacara yang jelas kepada jabatan supaya segala usaha yang dijalankan adalah selaras dengan matlamat ianya ditubuhkan.Menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang dijalankan oleh sesebuah jabatan supaya memenuhi keperluan pelanggan.Menjadi asas penilaian keberkesanan jabatan bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi jabatan.Memberi tunjuk arah di mana objektif jabatan/pejabat menjadi asas bagi pembentukan objektif yang lebih khusus dan terperinci pada peringkat bawah dalam jabatan/pejabat.Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang jabatan/pejabat.

  • CARTA ORGANISASICarta organisasi pejabat menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hirarki di dalam sesebuah jabatan/pejabat. Ia menjelaskan perkara-perkara seperti aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh jabatan dan rangkaian perintah (chain of command) yang terdapat di jabatan/pejabat berkenaan.

  • KEGUNAAN CARTA ORGANISASIAsas penambahan/pengurangan kakitangan.Memberi gambaran mengenai fungsi-fungsi jabatan/pejabat.Perancangan latihan pegawai/kakitangan.Sumber maklumat pengurusan.

  • FUNGSI UTAMA JABATAN/PEJABAT Fungsi Utama Jabatan/Pejabat adalah merupakan tugas-tugas yang dijalankan bagi membolehkan jabatan/pejabat berkenaan mencapai objektif penubuhannya. Terdapat dua (2) jenis fungsi utama iaitu:-

    Fungsi utama khusus.Fungsi utama biasa (common activity).

  • CONTOH FUNGSI UTAMA YANG KHUSUSContoh A:Jabatan:Jabatan Pendaftaran Negara

    Fungsi Utama:PendaftaranContoh B:Jabatan:Jabatan Imigresen

    Fungsi Utama:Pengeluaran Pasport

  • AKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG KHUSUSAktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama.Jabatan:Jabatan Pendaftaran Negara

    Fungsi Utama:Pendaftaran

    Aktiviti:1.Kad Pengenalan2.Perkahwinan3.Sijil Kelahiran4.Kewarganegaraan5.KematianContoh B:Jabatan:Jabatan Imigresen

    Fungsi Utama:Pengeluaran Pasport

    Aktiviti:1.Pasport Antarabangsa Malaysia Baru2.Pasport Malaysia Terhad Baru3.Pasport diplomatik Malaysia4.Pasport Rasmi Malaysia5.Pasport RombonganContoh A:

  • AKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG BIASAAktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama.Jabatan:

    Fungsi Utama:Perkhidmatan

    Aktiviti:1.Urusan Pengisian Jawatan2.Urusan Pengesahan Dalam Jawatan3.Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen4.Urusan Penanggungan KerjaContoh B:Jabatan:

    Fungsi Utama:Pentadbiran Am

    Aktiviti:1.Penggunaan Kad Perakam Waktu2.Urusan Surat Menyurat3.Keselamatan Pejabat4.Kebersihan PejabatContoh A:

  • AKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG BIASAAktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama.Jabatan:

    Fungsi Utama:Perkhidmatan

    Aktiviti:1.Urusan Pengisian Jawatan2.Urusan Pengesahan Dalam Jawatan3.Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen4.Urusan Penanggungan KerjaContoh B:Jabatan:

    Fungsi Utama:Pentadbiran Am

    Aktiviti:1.Penggunaan Kad Perakam Waktu2.Urusan Surat Menyurat3.Keselamatan Pejabat4.Kebersihan PejabatContoh A:

  • PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti.

    Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja. Maklumat yang perlu ada dalam format proses kerja ini ialah jawatan dan proses.

    Aktiviti : Contoh Format Proses Kerja MPKJAWATANPROSES

  • TINDAKAN-TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJASemak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja.Sediakan urutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut.Mula dengan perkataan perbuatan bagi menyenaraikan setiap proses.Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil langkah ke atas langkah-langkah yang berkenaan.

  • Aktiviti Urusan Pengesahan Dalam JawatanJAWATANPROSESKerani Perkhidmatan

    Semak daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan dan pastikanm pegawai-pegawai yang belum disahkan dalam jawatan.

    Semak fail peribadi dan Buku Perkhidmatan pegawai-pegawai berkenaan dan pastikan sama ada syarat-syarat pengesahan telah dipenuhi. Berikan fail kepada Penolong Pengarah Perkhidmatan.

  • JAWATANPROSESPenolong Pengarah Perkhidmatan

    Ketua JabatanJika pegawai tidak memenuhi syarat:

    Simpan fail dan Buku Perkhidmatan jika tidak melebihi tempoh percubaan.Minta Kerani Perkhidmatan ambil tindakan melanjutkan