officecentral user manual - bahasa melayu - procurement v3r2

0

OFFICECENTRAL PANDUAN PENGGUNA – PROCUREMENT (PEROLEHAN)

© 2017 - AUTHENTIC VENTURE SDN BHD. VERSION 3 REVISION 1 (070317)

© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 1

CONTENTS

Perolehan (Procurement) ................................................................................................................................................. 3

Pendahuluan ................................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

Tambah pesanan yang baharu ...................................................................................................................................... 4

Receive delivery order .................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

Received invoiced ........................................................................................................... Error! Bookmark not defined.


1 - PENGENALAN

OfficeCentral merupakan satu sistem yang menggunakan teknologi awan (internet cloud-based software)

dan merangkumi modul-modul penting untuk menguruskan sesebuah syarikat iaitu HRMS, Kiraan Gaji

(Payroll), Perakaunan (Accounting), Kewangan (Finance), Pengurusan Pelanggan (Customer Relationship

Management), Perolehan (Procurement), Tempat Jualan (Point Of Sale), Penguruan Pengedaran

(Distribution).

OfficeCentral adalah satu aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana

untuk membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan lebih mudah dan lancar.

Bantuan atas talian

Kami ada menyediakan bantuan atas talian bagi membantu anda mempelajari OfficeCentral secara atas

talian. Laman web khas untuk tujuan support adalah seperti berikut:

eLearning: http://academy.ICTForGrowth.com

Help Center:

http://bantuan.OfficeCentralCloud.com (Bahasa Melayu)

http://help.OfficeCentralCloud.com (Bahasa Inggeris)

Hubungi Kami

Authentic Venture Sdn. Bhd. (470336-H)

906B, Tingkat 2, Blok D

Kompleks Diamond, Bangi Business Park

43650 Bandar Baru Bangi

Selangor, Malaysia.

P: +603-8922 1493 / +603-8920 0672

E: [email protected]

Sekiranya anda memerlukan sebarang bantuan/pertanyaan berkenaan system OfficeCentral, sila hubungi

kami atau email di [email protected].

Hakcipta Terpelihara

©2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara.

http://academy.ictforgrowth.com/

http://bantuan.officecentralcloud.com/

http://help.officecentralcloud.com/

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


2 - PEROLEHAN (PROCUREMENT)

2.1 PENGENALAN

Modul Perolehan digunakan untuk menguruskan maklumat perolehan bagi sesebuah organisasi untuk

membuat sebarang pembelian daripada pembekal. Dalam modul ini, anda boleh mengeluarkan “Purchase

Order” kepada pembekal anda dan juga boleh mengeluarkan “Received Delivery Order” dan “Received

Invoices” bagi setiap “Purchase Order” yang dikeluarkan.

Proses modul perolehan ini adalah seperti berikut:

Untuk mengakses modul ini, anda boleh pergi ke menu utama dan klik “Procurement”. Anda akan

melihat paparan seperti dibawah:

Gambar 2.1.1: Paparan untuk modul perolehan

Penyediaan/Pengeluaran "Purchase Order" kepada

pihak Pembekal

Setelah barangan diterima, boleh keluarkan "Received

Delivery Order" untuk tujuan terimaan barangan

dari pembekal.

Setelah invois diterima, boleh keluarkan "Received

Invoices" untuk tujuan penerimaan invois dari

pihak pembekal.


2.2 TAMBAH PESANAN PEMBELIAN (PURCHASE ORDER) YANG BARU

Untuk mengeluarkan “Purchase Order” yang baru, tekan “Add New” seperti dibawah:

Gambar 2.2.1: Paparan untuk permulaan penambahan perolehan

Setelah anda menekan pada ADD NEW, anda perlu mengisi segala maklumat yang diperlukan untuk

membuat perolehan tersebut. Anda akan melihat paparan seperti di bawah:

Gambar 2.2.2: Paparan untuk menambahkan Purchase Order yang baru.

1

2

3

4 5 6 7

Tekan untuk mengeluarkan “Purchase

Order” yang baru kepada pembekal

syarikat anda.


Keterangan:

1 Masukkan nombor rujukan sebutharga yang diberikan oleh pembekal yang digunakan sebagai

rujukan untuk pembelian ini.

2 Pilih akaun pembekal. Sekiranya ini merupakan pembekal baru, sila tambahkan maklumat

pembekal dalam modul CRM (Accounts).

3 Nyatakan subjek perolehan ini.

4 Masukkan nama pegawai yang bertugas berkenaan dengan perolehan ini.

5 Pilih projek yang berkaitan dengan perolehan ini (jika ada).

6 Sila pilih kaedah penghantaran barangan yang dibeli.

7 Masukkan nama FOB Port jika ada (sekiranya berkaitan dengan import/export).

Apabila selesai mengisi maklumat seperti gambar di atas, anda perlu mengisi maklumat pembayaran (billing)

dan penghantaran (shipping). Maklumat pembayaran merupakan maklumat di mana pihak pembekal akan

gunakan untuk menghantar invois. Manakala maklumat penghantaran pula ialah maklumat tentang di mana

dan kepada siapa mereka patut menghantar barangan yang dibeli oleh syarikat anda tersebut.

Gambar 2.2.3: Paparan untuk tetapan bil dan penghantaran

1

2

3

4 5 6


Keterangan:

1 sdsadsasda Pilih nama staf anda yang bertugas untuk perolehan ini bagi tujuan pembayaran

2 Masukkan nama orang yang bertugas di bahagian pembayaran untuk perolehan ini bagi tujuan

pembayaran sekiranya anda memilih lain-lain (Other).

3 Masukkan nama yang akan membuat pembayaran untuk perolehan ini. Pembekal akan

mengeluarkan invois mengikut nama di sini. (Biasanya nama syarikat anda)

4 Pilih nama staf anda yang bertugas untuk menerima barangan yang dihantar untuk perolehan ini.

5 Masukkan nama orang yang bertugas di bahagian penerimaan barangan untuk perolehan ini bagi

tujuan penerimaan barangan sekiranya anda memilih lain-lain (Other).

6 Masukkan nama yang akan menerima barangan tersebut. (Biasanya nama syarikat anda)

Setelah selesai mengisi segala maklumat yang diperlukan,anda perlulah menambahkan barang yang anda

hendak beli. Anda boleh terus ke bawah dan anda akan melihat paparan seperti berikut:

Gambar 2.2.4: Paparan untuk menambah barang dan tulis kenyataan

Anda perlu menekan pada ‘ADD NEW ITEM’ untuk menambahkan barang yang anda hendak memesan di

dalam pesanan pembelian tersebut.


Setelah anda menekan butang ADD NEW ITEM, anda akan dapat melihat paparan seperti di bawah:

Gambar 2.2.5: Paparan untuk menambah barang dan tulis kenyataan

Sekiranya barangan/servis yang ingin dibeli merupakan barangan/servis yang anda telah masukkan ke dalam

modul Pricebook di modul CRM, anda boleh memilih barangan tersebut dan maklumat kod, nama dan

deskripsi akan dikeluarkan secara automatik berdasarkan maklumat yang telah dimasukkan dalam

Pricebook sebelum ini. Masukkan kuantiti dan harga belian anda.

Sekiranya anda ingin membeli barangan lain-lain, anda boleh memilih “Custom Product” dan masukkan

maklumat barangan/servis tersebut secara manual beserta kuantiti dan harga. Tekan butang “Save” untuk

menyimpan maklumat tersebut.

Selepas menyiapkan “Purchase Order”, anda boleh mencetak Purchase Order tersebut dengan memilih

butang “PDF”, “Word” ataupun “Excel” berdasarkan format yang anda perlukan. Selepas dicetak, Purchase

Order ini boleh dihantarkan kepada pembekal anda untuk tujuan pesanan pembelian.


2.3 PENERIMAAN PENGHANTARAN (RECEIVED DELIVERY ORDER) DAN PENERIMAAN INVOIS

(RECEIVED INVOICE)

Apabila pembekal anda menghantarkan barangan kepada anda, anda boleh memasukkan Penerimaan

Penghantaran (“Received Delivery Order”) dan juga maklumat invois yang dihantarkan oleh pihak pembekal.

Dengan setiap pesanan pembelian, anda perlulah membuat “Delivery Order” dan “Invoice”. Untuk

membuat delivery order dan invoice, anda boleh menekan pada butang details. Paparan seperti berikut:

Gambar 2.3.1: Paparan Senarai Pesanan Belian

Perlu diingatkan, bahawa anda hendaklah ‘finalize’ dahulu Purchase Order anda sebelum membuat

sebarang Penerimaan Penghantaran dan Penerimaan Invois.

Dengan menekan finalize, ini memastikan tiada sesiapa dapat mengubah maklumat Pesanan Belian

(Purchase Order) tersebut.

Tekan “Edit” untuk mengubah sebarang maklumat dan “Delete” untuk memadam Pesanan Belian

tersebut. Anda hanya boleh mengubah dan memadam sekiranya Pesanan Beliau tersebut masih belum

Tekan butang details untuk membuat

delivery invoice dan invoice


“finalize”. Anda juga hanya boleh memadam pesanan belian sekiranya tiada “Received Delivery Order”

dan “Received Invoices” yang telah dibuat untuk pesanan belian tersebut.

Setelah anda menekan “Details”, anda akan melihat maklumat Pesanan Belian tersebut dalam paparan

seperti dibawah:

Gambar 2.3.2: Paparan “Details Purchase Order”

CARA MELAKUKAN PENERIMAAN PENGHANTARAN (RECEIVED DELIVERY ORDER)

Untuk membuat penerimaan penghantaran, anda hanya perlu menekan butang “Receive Delivery Order”

seperti pada bahagian atas kanan dalam Gambar 2.3.2. Anda akan mendapat paparan berikut:

Gambar 2.3.3: Paparan untuk membuat penerimaan penghantaran (Receive Delivery Order)

Anda cuma perlu memasukkan nombor rujukan “Delivery Order” yang diberikan oleh pihak pembekal untuk

barang-barang yang anda telah pesan sebelum ini. Nombor rujukan ini adalah untuk rujukan anda pada


masa akan datang. Setelah itu, anda masukkan kuantiti yang anda terima semasa penghantaran tersebut.

Tekan butang “Save” di bahagian atas kanan untuk memasukkan maklumat tersebut ke dalam sistem.

CARA MELAKUKAN PENERIMAAN INVOIS (RECEIVED INVOICES)

Untuk membuat penerimaan invois, anda hanya perlu menekan butang “Receive Invois” seperti pada

bahagian atas kanan dalam Gambar 2.3.2. Anda akan mendapat paparan berikut:

Gambar 2.3.4: Paparan untuk membuat penerimaan invois (Receive Invoice)

Di sini, anda masukkan nombor rujukan invois yang anda terima dari pembekal dan jumlah amaun dalam

invois tersebut, beserta kuantiti barangan yang dicaj dalam invois tersebut. Tekan butang “Save” di bahagian

atas kanan untuk memasukkan maklumat tersebut ke dalam sistem.

officecentral user manual - bahasa melayu - procurement v3r2

Software