officecentral user manual (bm) - accounting and finance

0

OFFICECENTRAL PANDUAN PENGGUNA – BAHASA MELAYU

© 2015 - AUTHENTIC VENTURE SDN BHD. VERSION 2 REVISION 1 (150907)

© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 1

CONTENTS

1 - Pengenalan .................................................................................................................................................................. 4

2 - Kewangan .................................................................................................................................................................... 5

Modul Kewangan ...................................................................................................................................................... 5

7.1 Tuntutan Pekerja (Claim) ........................................................................................................................................ 5

Tuntutan Pekerja ...................................................................................................................................................... 5

Mengapa? ................................................................................................................................................................. 5

Menambah Claim ...................................................................................................................................................... 6

7.2 Pendahuluan (Advances) ........................................................................................................................................ 9

Pendahuluan ............................................................................................................................................................. 9

Mengapa? ................................................................................................................................................................. 9

Akses Modul .............................................................................................................................................................. 9

7.3 Permohonan Bayaran (Payment Requisition) ....................................................................................................... 11

Permohonan Bayaran ............................................................................................................................................. 11

Mengapa? ............................................................................................................................................................... 11

Akses Modul ............................................................................................................................................................ 12

7.4 Baucer Pembayaran (Payment Vouchers) ............................................................................................................ 15

Baucer Pembayaran ................................................................................................................................................ 15

Mengapa? ............................................................................................................................................................... 15

Akses Modul ............................................................................................................................................................ 15

7.5 Baucer Bayaran Tunai Runcit (Petty Cash Vouchers) ............................................................................................ 17

Baucer Bayaran Tunai Runcit .................................................................................................................................. 17

Mengapa? ............................................................................................................................................................... 17

Akses Modul ............................................................................................................................................................ 18

9.0 – Perakaunan (Accounting) ....................................................................................................................................... 20

Pengenalan ............................................................................................................................................................. 20

Keperluan minimum untuk perakaunan ................................................................................................................. 20

9.1 Tetapan Awal (Initial Configurations) ................................................................................................................... 22

Menetapkan Tempoh Perakaunan (Accounting Period) ......................................................................................... 27

Menetapkan Chart of Account secara automatik ................................................................................................... 27

Menetapkan “Chart of Account” Secara Manual .................................................................................................... 28

Menambah Account Header dan Account Detail ....................................................................................................... 29

9.2 Transaksi Perakaunan ........................................................................................................................................... 33

Pengeluaran Invois (Issue Invoice) .......................................................................................................................... 33

Menerima Invois (Receive Invoice) ............................................................................. Error! Bookmark not defined.

Membuat Bayaran (Issue Payment) ............................................................................ Error! Bookmark not defined.


Menerima Bayaran (Receive Payment) ...................................................................... Error! Bookmark not defined.

Transaksi Lain (Other Transaction) ............................................................................. Error! Bookmark not defined.

9.3 Import Transaksi (Import Transaction) ................................................................................................................. 56

Import Data Gaji (Import Payroll Data) ................................................................................................................... 56

Import Invois (Import Invoices)............................................................................................................................... 56

Import Tuntutan (Import Claims) ............................................................................................................................ 58

Import Baucar Bayaran (Import Payment Vouchers) .............................................................................................. 59

Import Baucar Tunai (Petty Cash) ........................................................................................................................... 59

9.4 Meluluskan Transaksi (Approve Transactions) ..................................................................................................... 60

9.5 Transaksi jenis lain (CustomTransaction) .............................................................................................................. 61

9.6 Laporan Perakaunan (Accounting Reports) .......................................................................................................... 62

Jenis-jenis Laporan (Report Types) Yang Disokong ................................................................................................. 62

Panduan Umum ...................................................................................................................................................... 62

Laporan Profit & Loss .............................................................................................................................................. 63

Laporan Balance Sheet (Balance Sheet Report) ...................................................................................................... 64

Laporan Trial Balance (Trial Balance Report) .......................................................................................................... 65

Laporan Aliran Tunai (Cash Flow Report) ............................................................................................................... 66

Laporan Lejar Am (General Ledger) ........................................................................................................................ 67

Laporan Journal Listing ........................................................................................................................................... 68

Penyesuaian Bank (Bank Reconcilations) ................................................................................................................ 69

9.7 Cukai GST .............................................................................................................................................................. 76

Keperluan minimum untuk menjana laporan GST (GST Return) ............................................................................ 76

Langkah 1: Menyediakan laporan GST ........................................................................ Error! Bookmark not defined.

Langkah 2: Penghantaran laporan GST ................................................................................................................... 85

9.8 Perakaunan Pelbagai Lokasi (Multiple Locations) ................................................................................................. 89

Tetapan Awal Untuk Berbilang Lokasi (Initial Setup for Multiple Locations) .......................................................... 89

10.0 Perolehan (Procurement) ....................................................................................................................................... 90

10.1 Pendahuluan ....................................................................................................................................................... 90

11.0Point Of Sales ........................................................................................................................................................... 93

11.1 Pendahuluan ...................................................................................................................................................... 93

11.2 Tetapan awal ....................................................................................................................................................... 93

11.3 Melakukan proses jualbeli .................................................................................................................................. 94

11.4 Menambah stok ataupun produk ....................................................................................................................... 96

12 Log Masuk OfficeCentral Dengan Menggunakan Telefon Pintar ............................................................................... 97

12.1 Tetapan Awal ..................................................................................................................................................... 98

12.2 Memohon cuti..................................................................................................................................................... 99

12.3 Modul claim- (Untuk melihat claim yang dibuat dan menambah claim) .......................................................... 100


12.5 Menambah meeting ataupun melihat meeting ................................................................................................ 103

12.6 Menambah pergerakan (movement)................................................................................................................ 105


1 - PENGENALAN

OfficeCentral merupakan satu sistem yang menggunakan teknologi awan (internet cloud-based software) dan

merangkumi modul-modul penting untuk menguruskan sesebuah syarikat iaitu HRMS, Kiraan Gaji (Payroll), Akaun dan

Pengurusan Pelanggan (CRM).

OfficeCentral adalah satu aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana untuk

membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan lebih mudah dan lancar.

Bantuan atas talian

Kami ada menyediakan bantuan atas talian bagi membantu anda mempelajari OfficeCentral secara atas talian. Laman

web khas untuk tujuan support adalah seperti berikut:http://www.OfficeCentralSupport.com

Hubungi Kami

Authentic Venture Sdn. Bhd. (470336-H)

906B, Tingkat 2, Blok D

Kompleks Diamond, Bangi Business Park

43650 Bandar Baru Bangi

Selangor, Malaysia.

P: +603-8922 1493 / +603-8920 0672

E: [email protected]

Sekiranya anda memerlukan sebarang bantuan/pertanyaan berkenaan system OfficeCentral, sila hubungi kami atau

email [email protected].

Hakcipta Terpelihara

©2015 -Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara.

http://www.officecentralsupport.com/

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


2 - KEWANGAN

MODUL KEWANGAN

OfficeCentral juga mempunyai modul kewangan untuk merekodkan data-data berkenaan dengan kewangan seperti

claim dan pembayaran. Pergi ke menu utama dan klik “Finance”. Anda boleh akses modul kewangan seperti berikut:

2.1 TUNTUTAN PEKERJA (CLAIM )

TUNTUTAN PEKERJA

Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan “Claims” untuk mengakses modulTuntutan Pekerja. Dalam modul ini,

anda boleh melihat kesemua tuntutan yang telah dihantar oleh pekerja anda.

MENGAPA?

Tanpa sistem pengurusan tuntutan yang berkesan, masalah-masalah seperti tuntutan yang salah atau dihantar dua kali

berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua tuntutan yang telah

dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua tuntutan supaya tiada penyalahgunaan berlaku. Selain itu,

pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa perlu mengganggu

Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.

Ini adalah sub menu untuk menu kewangan. Terdapat 5 modul iaitu Claim

(tuntutan), Advances (pendahuluan), Payment Requisition (permintaan

pembayaran), Payment Voucher (baucar bayaran),

Gambar 7.1: Modul Kewangan (Finance)


MENAMBAH CLAIM

Gambar 7.2: Untuk tambah claim

A) Jikaanda ingin menambahkan tuntutan, tekanbutang “Add”seperti diatas.

Gambar 7.3: Maklumat mengenai tuntutan

1. Sila masukkan jenis tuntutan yang ingin dibuat.

2. Masukkan tajuk yang berkaitan.

3. Masukkan kenyataan jika berkenaan.

4. Masukkan pendahuluan (advance) jika ada

5. Masukkan pergerakan (movement) jika ada.

6. Tekan butang “create”.

• Untuk makluman anda, anda boleh memilih “Advance” yang berkaitan sekiranya tuntutan tersebut adalah

untuk pendahuluan (advance) yang pernah diambil sebelum ini. Sekiranya tuntutan tersebut adalah

berdasarkan pergerakan (movement) pekerja, anda boleh memilih movement yang berkaitan.

Nota: Anda wajib penuhi ruang yang bertanda *

A Pengguna boleh memilih sama

ada untuk melihat details, edit

atau padam data.

1

2

31

5

6

4


Anda dapat lihat seperti gambar di bawah.

Gambar 7.4: Isikan butiran tuntutan (claim)

Gambar 7.5: Maklumat mengenai claim

- Anda akan lihat data yang dimasukkan tadi. Seterusnya, anda boleh “Edit”untuk melakukan sebarang

modifikasi atau “Delete”untuk memadam data yang salah. Pengguna juga boleh memuat turun

tuntutan yang dibuat.

Masukkan

tarikh resit

Masukkan

kenyataan

tuntutan

Masukkan

jumlah bayaran Nyatakan item

yang berkenaan

Untuk menambah

item


Gambar 7.6: Tekan approve atau reject untuk meluluskan atau menolak tuntutan

Jika anda lihat di ‘ Your claim” bahagain Status, anda akan

dapati status claim anda “Pending”. Setiap claim mestilah

diluluskan terlebih dahulu.

Untuk meluluskan “claim” sila

pergi “claim” dan pilih “Approve

Claim”

Anda juga boleh membuat tuntutan untuk staf lain

dengan menggunakan fungsi “Submit for Staff”


2.2 PENDAHULUAN (ADVANCES)

PENDAHULUAN

Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan “Advances” untuk mengakses module Permohonan Pendahuluan.

Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua permohonan pendahuluan yang telah dihantarkan oleh pekerja anda.

MENGAPA?

Tanpa sistem permohonan pendahuluan yang berkesan, masalah-masalah seperti pendahuluan yang salah atau

dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua

permohonan pendahuluan yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua pendahuluan supaya

tiada penyalahgunaan berlaku. Selain itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran

melalui OfficeCentral tanpa perlu mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan

kos operasi.

AKSES MODUL

A) Untuk menambah pendahuluan, anda boleh klik butang “add” seperti gambar diatas.

A

(Gambar 7.7: Pendahuluan Advances)


Gambar 7.8: Maklumat mengenai pendahuluan(advances)

1. Masukkan nama pendahuluan yang ingin dibuat.

2. Masukkan kenyataan yang berkaitan.

3. Seterusnya klik butang “save”.

Nota: anda wajib penuhi maklumat yang bertanda *

Gambar 7.9: Meluluskan atau menolak permohonan pendahuluan

1

2

Pihak yang meluluskan boleh

meluluskan sebarang pendahuluan

yang dipohon oleh pekerja anda

dengan pergi ke “Approve

Advances” .

3


2.3 PERMOHONAN BAYARAN (PAYMENT REQUISITION)

PERMOHONAN BAYARAN

Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan “Payment Requisitions” untuk mengakses modul Permohonan

Bayaran. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua permohonan bayaran yang telah dihantarkan oleh pekerja

anda. Modul ini biasanya digunakan oleh pegawai yang bukan dari jabatan kewangan untuk memohon bayaran untuk

pihak ketiga seperti kontraktor atau pembekal.

MENGAPA?

Tanpa sistem permohonan bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti permohonan bayaran yang salah atau

dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua

permohonan bayaran yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua permohonan supaya tiada

penyalahgunaan berlaku. Selain itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui

OfficeCentral tanpa perlu mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos

operasi.

Anda juga boleh membuat pendahuluan untuk staf lain

dengan menggunakan fungsi “Submit for Staff” di

submenu “Advances”


AKSES MODUL

1. Selepas itu, anda pergi ke “Payment Requisitions” dan klik pada “All Payment Requisition”.

2. Tujuannya adalah untuk melihat dan membuat permohonanpembayaran.

Gambar 7.10: Menambahkan permohonan bayaran yang baru

A


Gambar 7.12: Isikan maklumat mengenai permohonan bayaran tersebut

1. Sila pilih staf yang ingin membuat permohonan pembayaran.

2. Sila pilih pembayaran yang ingin dibuat. Ianya samada syarikat atau staf.

3. Nyatakan tujuan permohonan pembayaran yang dibuat. Contohnya: Pembayaran bil elektrik

4. Nyatakan apa sahaja yang melibatkan permohonan pembayaran yang ingin dibuat.

5. Bagi maklumat bank, kepada siapa pembayaran itu dibuat. Contohnya: Er Global Supplies

6. Masukkan nama bank. Contohnya: Maybank.

7. Masukkan nombor akaun bank yang terlibat

8. Tekan butang “create” dan butang “save” di bahagian atas penjuru kanan.

2

4

5

6 7

8

3

1


Untuk meluluskan “Payment

Requisition” sila pergi ke “Approve

Payment Requisition” untuk

meluluskan segala permohonan

pembayaran.

Jika anda lihat di ‘ Your payment requisition” bahagian Status, anda

akan dapati status permohonan anda “Pending”. Setiap permohonan

pembayaran mestilah diluluskan terlebih dahulu.

• Untuk meluluskan permohonan pembayaran, anda dikehendaki pergi ke “Payment

Requisition” dan klik “Approve payment Requistion”


2.4 BAUCER PEMBAYARAN (PAYMENT VOUCHERS )

BAUCER PEMBAYARAN

Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan “Payment Vouchers” untuk mengakses module Baucer Pembayaran.

Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua baucer pembayaran yang telah dikeluarkan oleh pekerja anda.

MENGAPA?

Tanpa sistem permohonan bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti bayaran yang salah atau dibayar dua kali

berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua baucer bayaran yang

telah dikeluarkan. Selain itu, anda juga dapat mencari baucer pembayaran dengan mudah sekiranya diperlukan pada

masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.

AKSES MODUL

1. Untuk akses ke modul ini, anda perlu pergi ke “Payment Vouchers” dan klik pada “View List”.

2. Tujuannya adalah untuk membuat apa-apa jenis bayaran.

3. Anda boleh juga membuat bayaran untuk “Payment Requisition”, “Claims” dan “Advances” menggunakan

“Payment Vouchers” tersebut.

A


A) Untuk menambah baucar bayaran sila pergi ke “Payment Voucher” dan klik “Add New”

1. Masukkan nombor rujukan.

2. Masukkan kepada siapa pembayaran ingin dibuat.

3. Masukkan tarikh baucar bayaran dibuat.

4. Masukkan tujuan baucar bayaran dibuat.

5. Bagi maklumat bank, sila masukkan nama bank yang ingin digunakan.

6. Masukkan kepada siapa pembayaran ingin dibuat. Contohnya: Bayaran Khu catering

7. Bagi jenis pembayaran, sila masukkan jenis pembayaran. Anda boleh pilih sama ada tuntutan,

pendahuluan atau pun permohonan pembayaran.

8. Sila pilih staf yang terlibat.

9. Klik “Save”.

Nota: Anda wajib memenuhi maklumat yang bertanda *

Gambar 7.14: Isikan maklumat mengenai baucer bayaran

1

2

3

44

55

6

7

8


- Setiap baucar bayaran yang dibuat mestilah diluluskan terlebih dahulu.

2.5 BAUCER BAYARAN TUNAI RUNCIT (PETTY CASH VOUCHERS)

BAUCER BAYARAN TUNAI RUNCIT

Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan “Petty Cash Vouchers” untuk mengakses module Baucer Tunai Runcit.

Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua baucer tunai runcit yang telah dikeluarkankan oleh pekerja anda.

MENGAPA?

Tanpa sistem baucer bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti bayaran yang salah atau dibayar dua kali

berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua baucer bayaran yang

telah dikeluarkan. Selain itu, anda juga dapat mencari baucer pembayaran dengan mudah sekiranya diperlukan pada

masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.

Jika anda lihat di ‘ Payment Vouchers” bahagain Status, anda akan dapati status permohonan anda “Pending”. Setiap baucar bayaran mestilah diluluskan

terlebih dahulu.

Untuk meluluskan baucar bayaran, sila klik “Approve List” di “Payment Voucher”

Anda boleh klik “Approve” untuk meluluskan baucar bayaran

ataupun klik “Reject” jika tidak mahu teruskan baucar bayaran

tersebut.


AKSES MODUL

1. Untuk akses modul ini, anda perlu pergi ke “Petty Cash Vouchers” dan klik pada “View List”.

2. Tujuannya adalah untuk membuat apa-apa jenis bayaran secara tunai menggunakan tunai runcit.

3. Kebiasaannya pembayaran secara tunai adalah untuk amaun yang kecil.

Gambar 7.16: Untuk tambah petty cash vouchers

1. Masukkan kepada siapa pembayaran ingin dibuat.

2. Masukkan tarikh pembayaran dibuat.

3. Masukkan kenyataan jika berkenaan.

4. Masukkan jumlah bayaran.

A

1

2

3

4

5


5. Contoh

Pay to : Pustaka Buku

Date issued : 20 Feb 2014

Total : 40

Description : Beli alatan tulis dan buku

6. Masukkan jenis pembayaran. Anda boleh pilih samada tuntutan, pendahuluan atau permohonan

pembayaran.

7. Tekan butang “Save” untuk simpan data dan “Back to the list” untuk melihat senarai bayaran yang dibuat.

Jika anda lihat di “Petty Cash Vouchers” bahagain Status, anda akan dapati status anda “Pending”. Setiap baucar bayaran tunai runcit mestilah diluluskan

terlebih dahulu.


3.0 – PERAKAUNAN (ACCOUNTING)

PENGENALAN

Modul perakaunan (Accounting) OfficeCentral dibangunkan untuk pengguna dari pelbagai latar belakang. Oleh itu,

anda tidak semestinya perlu mempunyai latar belakang perakaunan untuk membuat transaksi dalam OfficeCentral.

KEPERLUAN MINIMUM UNTUK PERAKAUNAN

Untuk perakaunan biasa dan juga memfailkan laporan GST, anda perlu “setup” akaun anda seperti berikut:

✓ Accounting Period

✓ Chart of Account

o Cash and/or Bank Account

o Debtor

o Creditor

o Revenue Accounts

o Overhead

✓ Received Invoices

✓ Issued Payments

✓ Issued Invoices

✓ Received Payments

Accounting Period ialah satu tempoh masa yang digunakan untuk mengira data perakaunan (Profit & Loss, Cash Flow

dan sebagainya). Accounting Period yang biasa digunakan ialah 1 Januari – 31 Disember dan juga 1 Julai – 30 Jun.

Chart of Account (CoA) ialah senarai akaun yang digunakan untuk menunjukkan pergerakan kewangan dalam

syarikat anda. Ia membolehkan kita untuk merekodkan pembelian dan pendapatan dengan lebih tepat. CoA terdiri

daripada Header yang berfungsi sebagai “rumah” untuk akaun-akaun tersebut dan juga Detail iaitu sesebuah akaun

tersebut.

Cash Account ialah sejenis akaun yang digunakan untuk pengendalian wang tunai. Contohnya, wang tunai di pejabat

anda boleh direkodkan dengan akaun Detail “CASH IN OFFICE” dalam CoA anda.

Bank Account ialah akaun bank yang terdapat dalam syarikat anda. Contohnya, jika syarikat anda mempunyai tiga

akaun bank, anda akan mempunyai tiga akaun Detail dalam Header “Bank Accounts”

Debtor ialah senarai akaun-akaun yang mempunyai hutang dengan anda. Contohnya, jika anda mengeluarkan invois

berjumlah RM 1,000 kepada Customer A, kemudiannya akaun Customer A tersebut akan ditunjukkan mempunyai

Debit sebanyak RM 1,000. Ia menunjukkan bahawa Customer A mempunyai hutang sebanyak RM 1,000 kepada

anda.


Creditor pula ialah akaun untuk syarikat/orang perseorangan yang anda mempunyai hutang dengannya. Ini

termasuklah pembekal utiliti (seperti elektrik dan telefon), penyewa premis pejabat dan juga pembekal barangan

anda.

Revenue Accounts ialah akaun untuk anda merekodkan pendapatan anda.

Overhead ialah akaun-akaun yang mengandungi perbelanjaan pejabat seperti jumlah gaji yang dibayar dan juga

pembelian “office equipment”


3.1 TETAPAN AWAL (INITIAL CONFIGURATIONS)

Sebelum menggunakan modul Accounting dalam OfficeCentral, anda perlu menetapkan atau mengubah beberapa

tetapan. Dengan membuat tetapan awal, anda dapat menyesuaikan OfficeCentral bagi memenuhi keperluan spesifik

anda.

Jika anda perlu untuk menggunakan CoA yang berbeza bagi setiap lokasi anda, sila rujuk pada topik 9.8 PERAKAUNAN

BERBILANG LOKASI.

Syarikat-syarikat biasanya mempunyai senarai akaun bagi menunjukkan pergerakan data kawangan antara akaun-

akaun tersebut. Akaun-akaun ini (juga dikenali sebagai Details) disimpan dalam Header.

Nota penting: Sebelum melakukan apa-apa transaksi dalam modul Accounting, anda perlu setup perkara-perkara

berikut: 1) Accounting Period dan 2) Chart of Accounts.

KONFIGURASI

Untuk membuat tetapan awal, anda perlu klik pada pautan Accounting dalam ikon-ikon modul di atas dan

terus ke pautan Configuration. Anda perlu klik pada pilihan yang disediakan. Berikut adalah paparan senarai

pilihan yang telah disediakan dalam pautan Configuration:

Gambar 2.1.1: Menu tetapan dalam Modul Perakaunan

REF NO : Bermaksud nombor rujukan yang akan digunakan dalam keseluruhan transaksi. Anda perlu

menetapkan nombor rujukan untuk Invoice, Receipt, Payment Voucher, Credit Note, Debit Note and Self

Invoice untuk syarikat anda ataupun anda boleh juga menggunakan format rujukan yang telah disediakan.


Gambar 2.1.2: Paparan untuk menetapkan format nombor rujukan

APPROVER: Bermaksud pelulus yang berfungsi untuk meluluskan setiap transaksi yang telah dilakukan

dalam modul Accounting. Untuk menetapkan siapa yang akan meluluskan transaksi yang dilakukan anda

perlu klik pada APPROVER dan Set Staff Approver.

Gambar 2.1.3: Senarai pelulus

APPROVER(Pelulus) juga boleh ditentukan untuk beberapa tahap yang bermula pada tahap 1 dan

seterusnya. Setiap transaksi mestilah melepasi setiap tahap dan barulah transaksi tersebut akan disahkan

statusnya iaitu telah diluluskan. Untuk meletakkan APPROVER anda perlu klik pada pautan Add Approver.


Gambar 2.1.4: Pelulus untuk transaksi perakaunan

Paparan dibawah menunjukkan apa yang anda perlu tetapkan untuk APPROVER iaitu Approval Level (Tahap

Kelulusan), Approver (Pelulus) dan juga Staff To Be Approved (Pekerja untuk diluluskan). Untuk makluman

anda, anda boleh mempunya beberapa tahap pelulus dan beberapa bilangan pelulus di tahap yang sama.

Sebagai contoh, sekiranya anda mempunyai 2 tahap kelulusan (approval levels), pelulus di tahap pertama

perlulah meluluskan dahulu permohonan tersebut sebelum pergi ke tahap yang kedua. Sekiranya

permohonan tersebut telah ditolak oleh pelulus di tahap pertama, permohonan tersebut akan dikira sebagai

ditolak dan tidak akan dihantar ke pelulus di tahap yang kedua.

Anda juga boleh menetapkan beberapa pelulus pada tahap yang sama. Sekiranya terdapat beberapa pelulus

di tahap yang sama (sebagai contoh di Tahap 1), sekiranya salah seorang pelulus tersebut telah meluluskan

permohonan tersebut, maka permohonan tersebut akan dikira sebagai lulus di tahap tersebut tanpa perlu

menunggu pelulus-pelulus lain di tahap yang sama dan terus dihantar kepada pelulus di tahap yang kedua.

Gambar 2.1.5: Paparan untuk menetapkan kelulusan


Paparan dibawah adalah daripada pautan CONFIGURATION dan diikuti dengan pautan SETTING. Tetapan

dalam Setting bertujuan untuk anda yang mahukan Tax Invoice Signature dengan hanya memilih Yes or No.

Gambar 2.1.6: Paparan untuk menetapkan sekiranya anda inginkan ruangan tandatangan dalam tax

invoice.

Paparan seterusnya menunjukkan senarai tempoh perakaunan yang telah ditetapkan oleh syarikat anda.

Untuk menetapkan tempoh perakaunan anda boleh rujuk kepada topic Menetapkan Tempoh Perakaunan

(ACCOUNTING PERIOD). Tempoh perakaunan merupakan tempoh yang ditetapkan oleh sebuah syarikat

untuk tujuan audit.

Gambar 2.1.7: Paparan Senarai Tempoh Perakaunan

Paparan dibawah merupakan Tempoh Perakaunan yang Dibenarkan iaitu tempoh yang membolehkan

sesebuah syarikat meminda (ALLOWABLE PERIODS) atau mengubah apa-apa transaksi yang telah ada.

Transaksi yang berada di luar tempoh ini tidak boleh ditambah mahupun diubah.

Untuk menetapkan tarikah yang dibenarkan, anda perlu klik pada pautan ADD.

Gambar 2.1.8: Paparan Senarai Tempoh Perakaunan yang Dibenarkan.


Seterusnya paparan berikut akan keluar dan anda hanya perlu masukkan tarikh mula dan tarikh tamat untuk

Tempoh Perakaunan yang dibenarkan oleh syarikat anda. Tekan butang “Save” di bahagian kanan atas skrin

anda.

Gambar 2.1.9: Paparan Tetapan Tempoh Perakaunan yang Dibenarkan

Pautan yang seterusnya yang terdapat dalam CONFIGURATION ialah PROJECT DETAILS DEFAULT iaitu

bertujuan untuk syarikat yang menggunakan Chart of Account yang tersendiri untuk projek-projek tertentu.

Sekiranya anda mempunyai Chart of Account yang sama bagi banyak projek, tetapan Chart of Account untuk

projek tersebut boleh dilakukan dengan lebih cepat dengan adanya Project Details Default ini. Melalui CoA

yg berada dalam PROJECT DETAILS DEFAULT ia akan dihubung kait dengan CoA induk ataupun CoA asal

kepada syarikat tersebut. Jika anda perlu memasukkan butiran tentang CoA projek, anda perlu klik pautan

ADD HEADER.

Gambar 2.1.10: Paparan Projek Detail Default

Seterusnya pautan berikut yang keluar dan anda perlu menetapkan apa-apa yang berkaitan untuk

menghubungkan setiap transaksi projek anda kepada CoA yang asli.

Gambar 2.1.11: Paparan cara untuk menetapkan Project Detail Default


MENETAPKAN TEMPOH PERAKAUNAN (ACCOUNTING PERIOD)

1. Untuk mengakses module perakaunan, klik pada pautan Accounting dalam ikon-ikon modul di atas.

2. Kemudian, pergi kepada submodul Chart of Accounts dan klik pada Chart of Accounts (Main). Paparan skrin

akan muncul seperti berikut:

3. Kemudiannya, klik Start Accounting Period. Sebuah tetingkap baru akan muncul seperi skrin di bawah:

4. PIlih tarikh mula dan tamat “accounting period”. Tarikh ini adalah pada kebiasaannya sama dengan tarikh

tempoh kewangan beraudit anda.

Nota: Tarikh tamat hanyalah jangkaan. Anda mungkin memerlukan lebih masa (dan boleh dilakukan) untuk

melakukan sebarang perubahan sebelum menutup “Accounting Period” anda.

5. Sila masukkan maklumat yang diperlukan dan tekan butang Submit untuk menetapkan “accounting period”

anda.

2.2 CHART OF ACCOUNTS

MENETAPKAN CHART OF ACCOUNT SECARA AUTOMATIK

“Chart of Account” anda boleh ditetapkan secara automatik. OfficeCentral akan mengisi senarai Header berdasarkan

senarai Header yang biasa digunakan dalam perakaunan syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana.

1. Untuk menetapkan senarai Header secara automatik, klik pada menu “Chart of Accounts (Main)” yang

boleh didapati di submodule Chart of Accounts.


2. Pada laman Chart of Accounts, klik pada butang SETUP ACCOUNT (DEFAULT) seperti yang ada dalam

paparan di atas. Kemudiannya, senarai Header akan tertulis.

3. Header tersebut berfungsi sebagai “rumah” untuk akaun-akaun Detail. Anda juga boleh membayangkan

Header sebagai sebuah kategori besar yang mengandungi sub-kategori (akaun detail) yang lain.

NOTA

• Proses ini hanya akan menjana senarai akaun Header, bukannya akaun Detail. Oleh itu, anda perlu

menetapkan setiap akaun Detail yang akan anda gunakan. Akaun Header yang tidak mempunyai sebarang

akaun Detail boleh dibiarkan tanpa sebarang Detail di bawahnya.

• Anda juga boleh menambahkan akaun Header di bawah akaun Header yang lain.

MENETAPKAN “CHART OF ACCOUNT” SECARA MANUAL

Jika anda telah mempunyai Chart of Account anda sendiri, anda boleh memasukkan data Chart of Accounts anda

secara manual dalam modul Accounting OfficeCentral.

1. Klik pada menu Chart of Accounts (Overall) dalam submodul CHART OF ACCOUNTS.

2. Klik “+ ADD HEADER” untuk menambah akaun Header. Sila rujuk paparan di bawah:

Gambar 2.2.17: Tetapan Chart of Accounts

3. Seterusnya, anda boleh memilih salah satu akaun Header tersebut dan tekan “+Add Header” untuk

menambahkan akaun Header di bawah akaun Header tersebut atau tekan “+ADD DETAIL” untuk

menambahkan akaun Detail di bawah Header tersebut dalam Chart of Account anda. Sila rujuk di paparan di

halaman seterusnya.


Gambar 2.2.18: Paparan yang ditunjukkan setelah memilih akaun Header

NOTA

• Walaupun Account Code di Account Information dijana secara automatik, anda boleh memilih

untuk meletakkan kod akaun anda sendiri jika anda mahu.

• Anda perlu memilih Location (lokasi) yang tepat untuk akaun anda. Lokasi-lokasi yang anda pilih ini

boleh melihat dan melakukan transaksi menggunakan akaun tersebut.

• Anda perlu memilih jenis akaun yang betul di kotak What is this Account.

Tekan butang ini untuk menambah akaun

Header di bawah akaun Header yang telah

dipilih.

Tekan butang ini untuk menambah akaun

Detail di bawah akaun Header yang telah

dipilih.

Pilih Jenis Akaun sama ada Header atau Detail

Masukkan nama Akaun Tersebut Kod Akaun dijanakan secara automatik. Walau bagaimanapun, anda

boleh menukar kod akaun ini.


Gambar 2.2.19: Kesemua paparan di atas menunjukkan tetapan Chart of Account

Pilih lokasi yang boleh melihat dan mengakses akaun ini.

Tandakan “/” dalam kotak untuk jenis akaun ini


MENETAPKAN CHART OF ACCOUNT SECARA IMPORT

“Chart of Account” anda juga boleh ditetapkan secara import. OfficeCentral akan mengimport Chart of

Accounts yang telah digunapakai oleh anda jika ada. Berkemungkinan setiap syarikat telah menggunakan

Chart of Accounts tersendiri dan mahukannya dimasukkan ke dalam OfficeCentral. Oleh itu, OfficeCentral

membantu anda untuk mengimport Chart of Accounts yang telah anda gunakan.

1. Klik pada Chart of Accounts (Overall) dalam submodule CHART OF ACCOUNTS.

2. Klik pada SETUP ACCOUNT (DEFAULT)

3. Klik Choose Setup dan pilih Import seperti paparan dibawah.

Gambar 2.2.20: Paparan untuk menetapkan Chart of Accounts

4. Paparan dibawah akan keluar untuk anda memilih file (Choose File) anda untuk

diimportkan. Pilih maklumat-maklumat yang betul berdasarkan “column” dalam fail yang

anda muat naik.

Gambar 2.2.21: Paparan untuk memuatnaik fail Chart of Accounts


MENAMBAH AKAUN “HEADER” DAN AKAUN “DETAIL” DALAM CHART OF ACCOUNTS

Untuk melaksanakan transaksi perakaunan, anda perlu menetapkan beberapa Header dan Detail. Apabila anda

menambah Header atau Detail yang baru, tetingkap yang berikut akan ditunjukkan seperti paparan berikut:

Masukkan data yang diperlukan bagi menetapkan Header atau Detail yang baru. Langkah-langkahnya adalah seperti

berikut:

• Untuk Account Type, sila klik pada pilihan yang betul (sama ada Header atau Detail).

• Account code dan Account Name boleh ditukar mengikut pilihan anda.

• Sila pilih lokasi yang tepat untuk akaun anda.

• Untuk kotak What is this Account, sila pilih jenis akaun yang betul bagi memastikan ketepatan maklumat

dalam akaun nanti.


Contoh: Jika anda ingin membuat akaun Revenue, anda boleh menggunakan panduan seperti di bawah:

Parent Information SALES REVENUE

Account Type Detail

Account Information: Account Name Revenue A

Location Headquarters (tick one only)

What is this account? Revenues -> Sales Revenues (tick one only)

9.2 TRANSAKSI PERAKAUNAN HASIL (REVENUES)

Dalam modul Accounting OfficeCentral, anda boleh memasukkan transaksi-transaksi berkaitan hasil di bahagian

“Revenues”.

Pengeluaran invois (Issued Invoice) dilaksanakan apabila syarikat perlu menjana invois untuk diberikan

kepada pelanggan. Pengguna OfficeCentral boleh menjana invois dengan dua cara iaitu

1) Menjana terus invois melalui modul Accounting. Pilihan ini membolehkan data

perakaunan dimasukkan secara terus untuk transaksi yang dibuat.

2) Menjana invois melalui modul CRM dan mengimport masuk ke dalam modul Accounting.

Jika anda mempunyai staf yang hanya membuat billing sahaja dan bukan Accounting, sila

gunakan pilihan ini.

Akaun-akaun yang diperlukan: Debtor (Debit) dan Revenue (Credit)


Untuk mengeluarkan invois, sila ikuti langkah-langkah berikut:

Untuk mengeluarkan invois anda perlu membuat akaun Debtor terlebih dahulu dengan mengikuti langkah-

langkah berikut:

1. Revenue-> Debtors-> Add New

Gambar 2.3.1: Paparan untuk menambahkan akaun maklumat pelanggan/supplier

Anda perlu memilih jenis akaun sama ada customer, supplier, competitor, distributor, integrator

atau partner. Seterusnya, anda perlu memasukkan maklumat mereka. Anda harus memasukkan

setiap maklumat bagi akaun penghutang anda supaya nanti memudahkan sebarang transaksi yang

anda lakukan.

Gambar 2.3.2: Paparan untuk sambungan Akaun Pelanggan ke Chart of Accounts


Akhir sekali, anda perlu petakan akaun penghutang anda kepada lokasi dan juga Chart of Account

dengan menandakan di petak yang disediakan. Untuk itu, anda perlu pilih daripada CoA yang telah

disediakan dengan membuka senarai dalam CURRENT ASSETS dan pilih DEBTORS. Seterusnya tekan

SUBMIT.

2. Sila ke menu Revenue ->Issue Invoices -> Add New.

Gambar 2.3.3: Paparan untuk mengeluarkan invois

3. Sila pilih Customer (pelanggan) dan masukkan data-data yang diperlukan.

4. Ruangan wajib: Issue To (Customer: Debtor Account [search for customer]), Invoice Number, Date

Issued, Date Due, Subject dan juga butiran barangan yang anda jual untuk mereka.

Gambar 2.3.4: Maklumat barangan/servis yang dibeli

5. Jika anda ingin menambah barangan lagi, anda hanya perlu klik pautan +Add Item.

6. Ruangan tidak wajib: Address, GST Reg No, Contact Person


7. Paparan dibawah menunjukkan informasi bil anda (Click here to view billing information) dan jika

anda ingin menambah butiran lagi, anda boleh masukkan dalam pautan tersebut.

Gambar 2.3.5: Paparan untuk menambahkan maklumat pembayaran

8. Apabila selesai memasukkan data, klik pada butang Submit di bahagian atas kanan skrin. Paparan

yang kelihatan serupa akan ditunjukkan tetapi apabila anda scroll ke bawah, anda akan melihat

ruangan baru iaitu Transaction Details yang mengandungi pemilihan akaun Debit dan juga Credit.

Gambar 2.3.6: Transaksi debit/credit akaun

9. Sila pastikan Account yang dipilih ialah akaun yang tepat bagi tujuan Debit dan juga Credit.

10. Sekiranya ada perubahan yang dibuat atau tiada perubahan, anda harus klik butang Submit.

11. Pergi kepada menu “My Transaction/ My Location” untuk meluluskan transaksi tersebut. Hal ini

kerana hanya transaksi yang diluluskan akan muncul dalam laporan perakaunan nanti.


NOTA

Opening Balance Invoice: Pilih ini sekiranya invois ini merupakan invois lama yang mana jumlahnya telah

termasuk dalam “Opening Balance” di Chart of Accounts. Dengan memilih opsyen ini, sistem tidak akan

jana transaksi baru di dalam sistem perakaunan ini.

Untuk melihat senarai invois yang telah dikeluarkan, sila pergi kepada menu Revenue ->Issued Invoice -

>Overall.

Debit Notes, Credit Notes dan juga Receive Payment harus dicatat daripada invois tersebut. Oleh itu, untuk

mencatat Debit Notes, Credit Notes dan juga Receive Payment, anda harus ke menu Revenue ->Issued

Invoice.

MENERIMA BAYARAN (RECEIPTS)

Untuk merekodkan bayaran yang diterima, anda harus menggunakan menu Receipts dalam modul

perakaunan OfficeCentral.

Nota: Fungsi Receipts boleh digunakan untuk transaksi tunai yang dibuat dengan pembekal anda.

Maklumat GST akan direkodkan secara automatik.

1. Situasi 1: Menerima bayaran untuk Issued Invoice: Sila ke menu Revenue ->Issued Invoices. Pada

barisan yang sama dengan invois berkaitan, klik pada pautan Receive Payment di tab Action.

Gambar 2.3.7: Senarai invois

Di bawah adalah paparan selepas klik pautan Receive Payment dan anda hanya perlu mengemaskini

butiran receipt.


Gambar 2.3.8: Paparan untuk mengeluarkan resit

*Bahagian bawah sekali akan menunjukkan hubungan resit anda dengan invoice yang sama.

2. Situasi 2: Menerima bayaran tanpa Issued Invoice: Sila ke menu Revenue -> Receipts-> Add New

dan paparan dibawah akan terus keluar untuk dipenuhkan.

Gambar 2.3.9: Paparan untuk mengeluarkan resit

*Bahagian bawah sekali akan menunjukkan tiada hubungan resit anda dengan invoice kerana

bayaran tanpa invoice.

3. Pilih akaun yang tepat untuk “Receive In” dan juga From.


4. Jika anda menerima bayaran melalui Situasi 1, tidak perlu untuk mengubah apa-apa dan anda hanya

perlu penuhkan butiran lain yang perlu dipenuhkan.

5. Jika anda memilih Situasi 2, anda perlu memasukkan segala maklumat untuk trasaksi pembayaran

yang telah dibuat termasuk juga butiran terperinci barangan yang anda jual.

6. Ruangan wajib diisi(perlu ada butiran): Received In, Payment Method, Received From, Date Issue,

Subject, Quantity, Item, Unit Price, Discount(if applicable) dan Tax Code(if applicable).

7. Apabila selesai memasukkan data, klik butang Submit pada bahagian atas, kanan laman tersebut.

Paparan yang kelihatan serupa akan ditunjukkan tetapi apabila anda scroll ke bawah, anda akan

melihat ruangan baru iaitu Transaction Details yang mengandungi pemilihan akaun Debit dan juga

Credit.

Gambar 2.3.10: Paparan untuk transaksi debit / kredit

8. Pergi kepada menu “My Transaction/ My Location” untuk meluluskan transaksi tersebut.


MENGELUARKAN NOTA KREDIT (CREDIT NOTE) KEPADA PELANGGAN

Apakah itu Nota Kredit?

Nota kredit dikeluarkan kepada penghutang dan akan mengurangkan baki hutang yang ditanggung oleh

penghutang kepada syarikat anda.

1) Pilih invois yang mana anda ingin mengeluarkan Nota Kredit.

Accounting>Revenue>Issued Invoice>Overall

2) Pilih “Issue Credit Note” di dalam kolumn “Action” seperti di bawah:


3) Masukkan maklumat yang diperlukan dalam nota kredit berikut:

No Tajuk Penerangan

1 From (Customer Account)

Sistem akan mengeluarkan data secara automatic dari invois yang telah dipilih.

2 Credit Note Number Sistem akan menjana nombor rujukan Nota Kredit ini secara automatic. Walaubagaimanapun, anda boleh pilih untuk mengubah nombor ini.

3 Subject Tajuk Nota Kredit tersebut

4 Invoice Information Maklumat invois yang berkaitan dengan Nota Kredit ini

1

3

4

2

5


5 Credit Note Items Anda perlu memasukkan maklumat barangan/servis yang ingin dikurangkan seperti Kuantiti, Nama, Harga seunit dan Cukai (jika ada).

4) Melihat senarai Nota Kredit

➢ Anda boleh melihat maklumat nota kredit yang telah dikeluarkan.

➢ Anda boleh mengubah maklumat yang telah dimasukkan sebelum ini (sekiranya transaksi tersebut

masih belum diluluskan).

➢ Annda boleh memuat turun nota kredit tersebut dalam format PDF, Excel dan Word.

5) Meluluskan transaksi Nota Kredit

Transaction>My Location/My Transaction>Active

Status Tekan “Approve” di bahagian kanan untuk meluluskan transaksi tersebut. Sekiranya anda ingin meluluskan banyak transaksi serentak, tandakan “/” dalam kotak di bahagian kiri dan tekan butang “Approve Transactions” di bahagian bawah.


6) Muat turun dalam format Pdf, Excel & Word

PDF

Excel

Word


2.4 TRANSAKSI PERAKAUNAN UNTUK PERBELANJAAN (EXPENSES)

Dalam modul Accounting OfficeCentral, anda boleh memasukkan transaksi-transaksi berkaitan

perbelanjaan di bahagian “Expenses”.

MENERIMA INVOIS (RECEIVE INVOICE)

Apabila anda membuat pembelian untuk syarikat anda atau menerima bekalan, anda akan menerima

invois daripada pembekal anda.

Kemasukan data dalam Received Invoice adalah perlu demi memastikan Input Tax yang dibayar akan

direkodkan dengan tepat, terutamanya bagi tujuan menuntut kembali Input Tax Credit (ITC).

Akaun yang diperlukan: Inventory / Cost of Goods Sold / Overhead (Debit) and Creditor (Credit)

Untuk memasukkan data penerimaan invois, anda perlu membuat acount creditors terlebih dahulu. Sila

ikuti langkah-langkah berikut:

1. Expenses-> Creditors-> Add New

Gambar 2.4. 1: Tambah Akaun Baru

Anda perlu memilih jenis akaun sama ada customer, supplier, competitor, distributor, integrator

atau partner. Seterusnya, anda perlu memasukkan maklumat mereka. Anda harus memasukkan

setiap maklumat bagi akaun pemiutang anda supaya nanti memudahkan sebarang transaksi yang

anda lakukan.


Gambar 2.4.2: Sambungan akaun ke Chart of Accounts

Akhir sekali, anda perlu petakan akaun pemiutang anda kepada lokasi dan juga Chart of Account

dengan menandakan di petak yang disediakan. Untuk itu, anda perlu pilih daripada CoA yang telah

disediakan dengan membuka senarai dalam CURRENT LIABILITIES dan pilih CREDITORS. Seterusnya

tekan SUBMIT.

Untuk penerimaan invois anda boleh ikuti langkah-langkah berikut:

1. Sila ke menu Expenses ->Received Invoices ->Add New. Anda akan ditunjukkan paparan seperti

berikut:

Gambar 2.4.3: Paparan Penerimaan Invois

2. Sila pilih supplier / biller dan masukkan data yang diperlukan.


3. Ruangan wajib diisi: : Receive From (Creditor Account), Reference Number (Invoice Number), Date

Received, Date Due, Subject dan juga butiran barangan yang anda jual untuk mereka.

4. Ruang tidak wajib diisi: Import Document No

5. Jika anda ingin menambah barangan lagi, anda hanya perlu klik pautan +Add Item.

6. Paparan dibawah menunjukkan informasi bil anda (Click here to view billing information) dan jika

anda ingin menambah butiran lagi, anda boleh masukkan dalam pautan tersebut.

Gambar 2.4.4: Gambar paparan maklumat pembayaran invois




Credit.

Gambar 2.4.5: Gambar paparan transaksi debit / kredit

8. Sila pastikan Account yang dipilih ialah akaun yang tepat bagi tujuan Debit dan juga Credit.


9. Sekiranya ada perubahan yang dibuat atau tiada, anda harus klik butang Submit.

10. Pergi kepada menu “My Transaction/My Location” untuk meluluskan transaksi tersebut. Hal ini

kerana hanya transaksi yang diluluskan akan muncul dalam laporan perakaunan nanti.

NOTA

Opening Balance Invoice: Pilih ini sekiranya invois ini merupakan invois lama yang mana jumlahnya telah

termasuk dalam “Opening Balance” di Chart of Accounts. Dengan memilih opsyen ini, sistem tidak akan

jana transaksi baru di dalam sistem perakaunan ini.

Debit Notes, Credit Notes dan juga Issue Payment harus dicatat daripada invois tersebut. Oleh itu, untuk

mencatat Debit Notes, Credit Notes dan juga Issue Payment, anda harus ke menu Revenue ->Issued

Invoice.


MEMBUAT BAYARAN (ISSUE PAYMENT)

Apabila kita memasukkan data untuk “Receive Invoice”, ia tidak bermakna kita akan membuat bayaran

secara automatik. Oleh itu, untuk membuat bayaran, kita perlu menggunakan menu “Issue Payment”.

Nota: Fungsi Receive Payment boleh digunakan untuk transaksi tunai yang dibuat dengan pembekal anda.

Maklumat GST akan direkodkan secara automatik.

1. Situasi 1: Membuat bayaran bagi Received Invoice: Sila ke menu Expenses ->Received Invoices.

Pada barisan yang sama dengan invois berkaitan, klik Issue Payment pada tab Action.

Gambar 2.4.6: Senarai invois yang diterima

Di bawah adalah paparan selepas klik pautan Issue Payment dan anda hanya perlu mengemaskini

butiran issue payment.

Gambar 2.4.7: Gambar Paparan Issue Payment beserta sambungan invois (invoice connection)

*Bahagian bawah sekali akan menunjukkan hubungan resit anda dengan invoice yang sama.

2. Situasi 2: Membuat bayaran tanpa invois: Sila ke menu Expenses ->Issued Payments ->Add New.


Gambar 2.4.8: Gambar Paparan Issue Payment tanpa sambungan invois

*Bahagian bawah sekali akan menunjukkan tiada hubungan resit anda dengan invoice kerana bayaran tanpa invoice.

3. Pilih akaun yang tepat untuk Issued From dan Issued To.

4. Jika anda membuat bayaran menggunakan Situasi 1, anda tidak perlu mengubah apa-apa dan anda

hanya perlu penuhkan butiran lain yang perlu dipenuhkan.

5. Untuk Situasi 2, anda perlu memasukkan segala maklumat untuk trasaksi pembayaran yang telah

dibuat termasuk juga butiran terperinci barangan yang anda beli.

6. Ruangan wajib diisi(perlu ada butiran): Reference Number, Date Received, Issued From(your bank

account), Issued To(Creditor’s Account), Payment Method, Subject, Quantity, Item, Unit Price,

Discount(if applicable) dan Tax Code(if applicable).




Credit.


Gambar 2.4.9: Gambar Paparan Transaksi Debit/Kredit

8. Pergi kepada menu “My Transaction/My Location” untuk meluluskan transaksi tersebut.


4.3 PENYESUAIAN TRANSAKSI (CUSTOM TRANSACTIONS) AND TRANSAKSI JENIS LAIN (OTHER

TRANSACTIONS)

PENYESUAIAN TRANSAKSI (CUSTOM TRANSACTIONS)

Apakah itu Custom Transactions?

Custom Transaction merupakan jenis-jenis transaksi yang berlaku berulang kali. Oleh itu, anda boleh memasukkan

transaksi ini ke dalam sistem beserta debit/kredit yang betul supaya dapat mempercepatkan kerja anda pada

kemudian hari.

A) Cara untuk menetapkan Custom Transaction

1) Transaction>Custom Transaction

2) Tekan butang “Add” untuk memasukkan yang baru

1

3


No Tajuk Penerangan

1 Name Masukkan tajuk Custom Transaction tersebut. Sebagai contoh: bil elektrik.

2 Code Masukkan kod pendek (2 huruf sahaja). Kod ini akan digunakan di bahagian depan nombor rujukan transaksi yang dijanakan secara automatik oleh sistem.

3 Description Penerangan berkenaan dengan Custom Transaction tersebut.

3) Cara untuk menetapkan entri debit. Pilih akaun di bahagian debit seperti di bawah:

4) Cara untuk menetapkan entri kredit. Pilih akaun kredit seperti di bawah:


5) Tekan butang “Save”.

Cara untuk memasukkan transaksi di “Custom Transaction”

1) Pilih Custom Transaction tersebut dan tekan “Do Transaction” di bahagian kanan.

2) Akaun akan dipilih secara automatic. Masukkan jumlah di bahagian debit/credit. Kemudian, tekan butang “Save”.


3) Meluluskan transaksi

Seterusnya, anda boleh pergi ke Transactions > My Location’s Transactions dan anda akan tiba ke paparan berikut

untuk meluluskan transaksi:

TRANSAKSI LAIN (OTHER TRANSACTION/OTHER JOURNAL)

Apakah yang dimaksudkan dengan transaksi-transaksi lain?

Transaksi lain boleh dipanggil sebagai “Other Journal”. Transaksi-transaksi lain ini digunakan oleh pengguna untuk

memasukkan data selain daripada fungsi pengeluaran invoice, resit, penerimaan invois dan pengeluaran bayaran di

dalam menu “Revenue” dan “Expenses”.

Contoh menggunakan Transaksi lain:

Pengguna telah berubah dari sistem perakaunan yang lain kepada menggunakan sistem perakaunan OfficeCentral.

Pengguna telah memasukkan Baki Pemula (Opening Balance) untuk penghutang (debtor). Semasa tempoh

perakaunan semasa, penghutang tersebut ingin membayar baki yang berhutang tersebut. Oleh itu, untuk

mengurangkan baki hutang penghutant tersebut, pengguna boleh menggunakan Transaksi Lain (Other Transaction).

Nota: Transaksi lain akan mengurangkan atau menaikkan Baki Pemula tetapi tidak akan memberi sebarang kelainan

terhadap “Debtor Aging” dan “Creditor Aging”.


Berikut merupakan proses untuk memasukkan Transaksi Lain (Other Transaction):

1) Transaction>Other Transaction

2) Masukkan maklumat yang diperlukan

No Tajuk Penerangan

1 Description Description for the transaction

2 Add Debit Debit Entry

3 Add Credit Credit Entry

4 Add Cheque/Payment Information

If Transaction is related to Payment, please enter the Payment Information

1

2 3


3) Tekan butang “Save”

4) Luluskan Transaksi (Hanya transaksi yang telah diluluskan akan ditunjukkan dalam laporan perakaunan)

9.3 IMPORT TRANSAKSI (IMPORT TRANSACTION)

Untuk transaksi yang dibuat dalam modul-modul lain seperti Finance dan CRM, anda boleh untuk import data tersebut

untuk dimasukkan dalam modul Accounting OfficeCentral.

IMPORT DATA GAJI ( IMPORT PAYROLL DATA)

Hanya gaji yang telah dimuktamadkan boleh diimport ke dalam Accounting.

1. Menu ini masih dalam fasa pembangunan. Maklumat akan dimasukkan di sini apabila siap kelak.

IMPORT INVOIS (IMPORT INVOICES)

Anda boleh mengimport invois yang dijana dalam modul CRM dengan mengklik menu Import Invoices dalam

submodul TRANSACTIONS. Kemudian, anda akan ditunjukkan dengan skrin seperti berikut:


Langkah-langkahnya adalah seperti berikut:

1. Pilih akaun yang betul dalam ruangan Default Credit to.

2. Check (tick) on the invoices that you want to import.

3. On the top-right section of the page, click the Import button.


IMPORT TUNTUTAN (IMPORT CLAIMS)

Nota penting: Sebelum menggunakan fungsi ini, sila pastikan anda telah memilih akaun yang tepat untuk staf

berkenaan di ruangan Settings>Staffs. Biasanya, akaun Detail ini diletakkan dalam bahagian Current Liabilities di

dalam Chart of Account anda.

Langkah-langkah mengimport claim adalah seperti berikut:

1. Dalam submodul TRANSACTIONS, sila ke menu Import Transaction ->Import Claims from Finance.

2. Pilih akaun yang betul dalam ruangan Default Debit to field. (Contoh: Employment Expenses dalam

bahagian Overhead di CoA)

3. Tandakan invois yang anda ingin import.

4. Klik butang Import apabila selesai.


IMPORT BAUCAR BAYARAN (IMPORT PAYMENT VOUCHERS)

Nota penting: Sebelum menggunakan fungsi ini, sila pastikan anda telah memilih akaun yang tepat untuk staf / akaun

berkenaan di ruangan Settings>Staffs / Settings > Accounts.


1. Dalam submodul TRANSACTIONS, sila ke menu Import Transaction ->Import Payment Vouchers from

Finance.

2. Pilih akaun yang betul dalam ruangan Default Credit to field.

3. Tandakan baucar bayaran yang anda ingin import.


IMPORT BAUCAR TUNAI (PETTY CASH)

Nota penting: Sebelum menggunakan fungsi ini, sila pastikan anda telah memilih akaun yang tepat untuk staf / akaun

berkenaan di ruangan Settings>Staffs / Settings > Accounts.


1. Dalam submodul TRANSACTIONS, sila ke menu Import Transaction ->Import Petty Cash Vouchers from

Finance.

2. Pilih akaun yang betul dalam ruangan Default Credit to.

3. Tandakan baucar bayaran petty cash yang anda ingin import.



9.4 MELULUSKAN TRANSAKSI (APPROVE TRANSACTIONS)

Selepas melaksanakan apa-apa transaksi, transaksi tersebut mestilah diluluskan oleh admin. Hanya transaksi yang

diluluskan sahaja akan muncul dalam laporan-laporan yang dijana oleh sistem OfficeCentral.

Untuk mengakses menu ini, anda perlu memilih Approve Transactions dalam submodul TRANSACTIONS.

1. Anda boleh mencari transaksi yang ingin diluluskan mengikut tarikh transaksi yang ditetapkan.

2. Pilih Approve jika ingin meluluskan transaksi tersebut dan Reject jika tak mahu meluluskan transaksi tersebut.

Nota: Anda tidak boleh memadam sebarang transaksi. Hal ini kerana anda perlu menunjukkan kepada bahagian audit

transaksi yang ditolak (rejected) sekiranya terdapat langkauan (skip) dalam urutan nombor invois anda.


9.5 TRANSAKSI JENIS LAIN (CUSTOM TRANSACTION)

Anda boleh menetapkan jenis-jenis transaksi yang selalu dibuat dalam Transaction Types.


1. Pilih Custom Transaction dalam submodul TRANSACTION. Anda akan ditunjukkan senarai jenis-jenis

transaksi.

2. Klik butang “+ ADD” untuk menambah transaksi baru. Paparan skrin akan naik seperti berikut:

3. Masukkan Name, Code and Description untuk transaksi tersebut.

Nota: Code akan digunakan sebagai sebahagian daripada nombor rujukan transaksi. Oleh itu, anda

sewajarnya meletakkan 2 atau 3 aksara (Contoh: AA atau AAA) sahaja.

4. Pilih akaun yang betul bagi tujuan Debit dan Credit.


9.6 LAPORAN PERAKAUNAN (ACCOUNTING REPORTS)

Modul Accounting dalam OfficeCentral membolehkan pengguna untuk menjana laporan mengikut tempoh masa yang

diingini.

JENIS-JENIS LAPORAN (REPORT TYPES) YANG DISOKONG

Accounting OfficeCentral boleh menjana laporan-laporan berikut:

1. Profit & Loss

2. Balance Sheet

3. Trial Balance

4. Cash Flow

5. General Ledger

6. Journal Listing

PANDUAN UMUM

1. Setiap laporan yang dijana dapat disimpan dalam format Microsoft Excel. Klik pada butang Microsoft Excel di

bahagian kanan atas laman laporan tersebut.


LAPORAN PROFIT & LOSS

Dalam submodule Reports, anda boleh menjana Profit & Loss Report untuk Overall (gabungan semua lokasi) and

Individual (satu lokasi sahaja). Admin for location hanya boleh melihat laporan bagi lokasinya sahaja. Apabila anda klik

pada menu Profit & Loss (Overall) dalam submodul Reports, skrin berikut akan terpapar:

1. Pilih “level” akaun yang diperlukan.

2. Masukkan Start Date dan juga End Date.

3. Klik butang Search untuk menjana laporan.

4. Klik pada butang Microsoft Excel untuk mengeksport fail laporan tersebut dan memuat turun dalam format

Microsoft Excel.


LAPORAN BALANCE SHEET (BALANCE SHEET REPORT)

Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan Balance Sheet (Balance Sheet Report) Report untuk Overall

(gabungan semua lokasi) and Individual (satu lokasi sahaja). Admin for location hanya boleh melihat laporan bagi

lokasinya sahaja. Apabila anda klik pada menu Balance Sheet dalam submodul Reports, skrin yang berikut akan

terpapar:





Microsoft Excel.


LAPORAN TRIAL BALANCE (TRIAL BALANCE REPORT)

Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan Trial Balance untuk Overall (gabungan semua lokasi) and


pada menu Trial Balance dalam submodul Reports, skrin berikut akan terpapar:


2. Pilih tarikh yang diperlukan untuk Trial Balance.



Microsoft Excel.


LAPORAN ALIRAN TUNAI (CASH FLOW REPORT)

Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan aliran tunai (cash flow) untuk Overall (gabungan semua lokasi)

and Individual (satu lokasi sahaja). Admin for location hanya boleh melihat laporan bagi lokasinya sahaja. Apabila anda

klik pada menu Cash Flow dalam submodul Reports, skrin berikut akan terpapar:


2. Pilih akaun yang diingini.



Microsoft Excel.


LAPORAN LEJAR AM (GENERAL LEDGER)

Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan lejar am untuk Overall (gabungan semua lokasi) and Individual

(satu lokasi sahaja). Admin for location hanya boleh melihat laporan bagi lokasinya sahaja. Apabila anda klik pada

menu General Ledger dalam submodul Reports, skrin berikut akan terpapar:

1. Click pada kotak tersebut untuk menunjukkan/menyembunyikan akaun tidak aktif.



4. Gunakan “slider” untuk menunjukkan/menyembunyikan Chart of Accounts.


Microsoft Excel.


LAPORAN JOURNAL LISTING

Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan Journal Listing untuk Overall (gabungan semua lokasi) and


pada menu Journal Listing dalam submodul Reports, skrin berikut akan dipaparkan:


2. Klik butang Filter untuk menjana laporan.


Microsoft Excel.


PENYESUAIAN BANK (BANK RECONCILATIONS)

Dalam submodul Reports, anda boleh menggunakan menu penyesuaian bank (Bank Reconciliations) untuk menyemak

transaksi dan baki dalam bank. Semasa melakukan rekonsilasi bank, anda perlu memastikan baki dalam akaun bank di

dalam sistem adalah sama dengan bank statement. Sebarang percanggahan akan direkodkan di dalam laporan Bank

Reconciliations.

Apabila anda klik Bank Reconciliations dalam submodul Reports, paparan skrin akan ditunjukkan seperti berikut:

1) Di dalam submenu Report, pilih Reports – Bank Reconciliations seperti di bawah:

2) Pilih bank untuk melakukan bank reconciliations dan seterusnya tekan butang “Reconcile”.


3) Pilih Tarikh Hujung Bulan bagi bulan tersebut berdasarkan Penyata Bank dan seterusnya tekan butang “Reconcile”

seperti di bawah:

4) Masukkan maklumat berikut:

Statement Opening Amount: Masukkan baki permulaan berdasarkan penyata bank atau sistem akan ambil baki

penutup dari bank reconciliation bulan sebelumnya untuk dimasukkan ke dalam kotak ini.

Statement Closing Amount: Masukkan baki penutup seperti di Penyata Bank

5) Lakukan fasa pertama

Kesemua transaksi di dalam Cashbook (inflow/outflow) akan di keluarkan di dalam kotan di bawah “Reconcile”.

Deposit: Inflow

Pengeluaran: Outflow


At Reconcile: Tandakan “/” dalam kotak di bahagian kiri sekiranya transaksi tersebut ada di dalam Penyata Bank

seperti dalam gambar di bawah:

6) Bandingkan baki penutup di Penyata Bank dan di sistem dan juga jumlah transaksi yang ditanda “/”.

Amaun sepatutnya adalah sama.


7) Masukkan caj-caj bank

Sekiranya anda ingin masukkan caj-caj bank yang belum direkodkan, tandakan “/” di ruangan “I have bank fees and

charges to fill in”, masukkan jumlah caj bank pada bulan tersebut dan pilih akaun untuk tujuan debit.

8) Tekan butang “Reconcile”


9) Fasa kedua: Unmatched Transaction (Transaksi tidak sama)

Di sini, anda boleh masukkan transaksi-transaksi yang terdapat di dalam Penyata Bank tetapi tiada di dalam sistem

OfficeCentral. Tekan butang “+Add Temporary/Unmatched Transactions” untuk menambahkan transaksi-transaksi

tersebut.


10) Pembatalan transaksi

Pembatalan transaksi ini digunakan untuk membatalkan cheque atau transaksi yang berlaku di bank kerana tidak

mengikut format dan regulasi bank. Sebagai contoh: Tandatangan salah, nama akaun tidak betul dan sebagainya.

Anda boleh tandakan “/” dalam kolumn “Cancel?” semasa fasa pertama untuk membatalkan transaksi tersebut.

Setelah transaksi dibatalkan, transaksi tersebut akan disenaraikan dalam “Cancelled Transactions”.

Fasa Kedua


11) Other Transaction Not Reconciled

Transaksi-transaksi yang berada dalam OfficeCentral Cashbook yang tidak direkonsiliasi dalam bulan-bulan

sebelumnya dan masih tidak keluar dalam penyata bank, akan disenaraikan di bawah “Other Transactions Not

Reconciled”.

Transaksi-transaksi disusunkan bermula dengan tarikh yang paling lama sehingga yang terkini.

12) Finalize Bank Reconciliation (Memuktamadkan Bank Reconciliations)

Setelah kita berjaya untuk memastikan baki penutup di dalam cashbook dalam sistem OfficeCentral dan Penyata

bank (amaun dalam kurungan).

Butang ini hanya akan wujud sekiranya amaun tersebut adalah sama.

Setelah butang ini ditekan, tiada sebarang perubahan boleh dibuat terhadap bank reconciliations tersebut.


9.7 CUKAI GST

Menggunakan modul Accounting dalam OfficeCentral, anda boleh memantau segala cukai input dan cukai output

bagi tujuan percukaian GST.

KEPERLUAN MINIMUM UNTUK MENJANA LAPORAN GST (GST RETURN)

Sebelum memproses laporan GST, sila pastikan anda telah memuktamadkan (finalize) perkara-perkara berikut yang

berlaku sepanjang tempoh bercukai (taxable period) anda. (Contoh: 1 April 2015 hingga 30 Jun 2015)

✓ Accounting Period

✓ Chart of Account

o Cash and/or Bank Account

o Debtor

o Creditor

o Revenue Accounts

o Overhead / Cost of Goods Sold / Inventory

✓ Received Invoices

✓ Issued Invoices

Terdapat beberapa langkah untuk sistem memproses laporan GST. Langkah-langkah tersebut dibahagikan seperti

berikut:

a) GST Global Configuration

b) GST Transaction Entry Level-Revenue (Output Tax)

c) GST Transaction Entry Level-Expenses (Input Tax)

d) GST Transaction Entry Level Capital Goods (Output Tax) – if any

e) GST Transaction Entry Level Capital Goods (Input Tax) – if any

f) GST Report (GST-03)

g) Report Submission (TAP)

h) Issuing GST Payment @ Receiving Claim GST


Section A: GST Global Configuration

Rujuk pada manual Konfigurasi Global.

Section B: GST Transaction Entry Level-Revenue (Output Tax)

Semasa melakukan transaksi, pengguna boleh memasukkan maklumat GST untuk setiap barangan/servis yang dijual di

dalam invois kepada Pelanggan.

1) Revenue -> Issue Invoices -> Add New

No Perkara Penerangan

1 Tax Pilih kod cukai untuk Output Tax, sistem akan mengira jumlah cukai secara automatik.

2 Tax (Total) for Invoice Pilih jumlah tax untuk invois.

3 Is the price tax inclusive? Tandakan “/” dalam kotak ini sekiranya GST telah termasuk dalam harga seunit. Sistem akan mengira jumlah GST secara automatic berdasarkan kod cukai dan harga seunit yang dimasukkan ke dalam sistem.

1

2

3


Section C: GST Transaction Entry Level-Expenses (Input Tax)

Di bahagian transaksi, pengguna boleh memasukkan maklumat GST dalam barangan/servis yang dimasukkan ke dalam

invois yang diterima dari pembekal.

1) Expenses->Received Invoices->Add New


1 Tax Pilih kod cukai untuk Input Tax, sistem akan mengira jumlah cukai secara automatik.

2 Tax (Total) for Invoice Pilih jumlah cukai untuk invois.

3 Is the price tax inclusive? Tandakan “/” dalam kotak ini sekiranya GST telah termasuk dalam harga seunit. Sistem akan mengira jumlah GST secara automatic berdasarkan kod cukai dan harga seunit yang dimasukkan ke dalam sistem.

1

2

3


Section D: GST Transaction Entry Level Capital Goods (Output Tax) – if any

1) Revenue -> Issued Invoices (Capital Goods) -> Add

1

2 3 4



1 Account Pilih akaun pelanggan

2 Asset Pilih aset yang ingin dijual

3 Name Masukkan nama aset.

4 Tax Pilih kod cukai untuk Capital Goods.

5 Transaction Detail (Note) Sistem akan janakan maklumat dalam Transaction Details secara automatik berdasarkan maklumat yang dibasukkan di bahagian atas.


Bahagian Transaction Details dijanakan secara automatik. Anda boleh melakukan sebarang perubahan sekiranya

diperlukan.

5


Section E: GST Transaction Entry Level Capital Goods (Input Tax) – if any

1) Expenses -> Received Invoices (Capital Goods) -> Add

1

2 3 4



1 Account Pilih akaun pembekal

2 Asset Pilih aset yang ingin dibeli

3 Name Masukkan nama Aset

4 Tax Pilih kod cukai untuk Capital Goods Expenses

5 Transaction Detail (Note) Sistem akan janakan maklumat ini secara automatic berdasarkan maklumat yang telah dimasukkan di bahagian atas.


Bahagian Transaction Details dijanakan secara automatik. Anda boleh melakukan sebarang perubahan sekiranya

diperlukan.

5


Section F: GST REPORTS

Apabila pengguna ingin memproses GST untuk laporan dan penghantaran ke Jabatan Kastam Diraja Malaysia, sila pergi

ke submodul GST Reports

1) GST Reports -> GST 03

2) Pilih tempoh cukai dan tekan butang “Process”

Taxable Period Pilih tempoh percukaian yang telah ditetapkan oleh Jabatan Kastam Diraja Malaysia kepada syarikat anda. Anda boleh rujuk kepada surat yang anda terima.


3) Senarai GST-03 yang telah diproses adalah seperti berikut:

Tekan butang “Details” untuk melihat maklumat GST-03 yang telah dijana. Anda boleh melihat paparan seperti di

bawah:


4) Finalize (Muktamad)

Setelah anda berpuas hati dengan laporan GST-03 yang dikeluarkan, tekan butang “Finalize” untuk memuktamadkan

GST-03 tersebut dan memastikan tiada sebarang perubahan yang dilakukan.

PENGHANTARAN LAPORAN GST

Anda boleh menghantar laporan GST anda melalui dua kaedah:

1) Memuat naik fail TAP ke laman web Kastam TAP

2) Mencetak borang GST 03 – PDF dan menghantarnya ke pejabat Kastam.


Section G: Report Submission (TAP)

Untuk tujuan penghantaran ke Jabatan Kastam Diraja Malaysia, anda boleh memuatturun TAP file untuk dimuatnaik

ke laman web Jabatan Kastam Diraja Malaysia. Proses untuk menjana fail ini adalah seperti di bawah:

1) GST-03 ->Generate TAP File

Contoh file TAP yang telah dimuat turun:


Section H: Issuing GST Payment @ Receiving Claim GST

Seterusnya, setelah anda memuatnaik fail TAP tersebut di laman web Kastam, anda boleh melakukan transaksi

pengeluaran bayaran bagi membayar Cukai GST tersebut.

1) Payment Status->Pay (Issue Payment)

Tekan “Issue Payment” ataupun “Receive Payment” (berdasarkan apa yang keluar di paparan anda) dan masukkan

transaksi tersebut. Maklumat berkenaan dengan transaksi tersebut telah dijana secara automatic. Anda hanya perlu

memilih bank untuk melakukan pembayaran tersebut.


2) Payment Status->Claim (Receive Payment)

Sekiranya anda menerima bayaran dari pihak Kastam, tekan “Receive Payment” dan transaksi tersebut akan dijanakan

secara automatik dan anda hanya perlu memilih akaun bank yang menerima bayaran tersebut.


9.8 PERAKAUNAN PELBAGAI LOKASI (MULTIPLE LOCATIONS)

Modul Accounting dalam OfficeCentral menyokong keupayaan perakaunan untuk pelbagai lokasi. Untuk itu, anda

harus menyediakan OfficeCentral dengan beberapa tetapan khas seperti yang diterangkan di bawah.

TETAPAN AWAL UNTUK BERBILANG LOKASI (INITIAL SETUP FOR MULTIPLE LOCATIONS)

Jika anda mempunyai pelbagai lokasi, anda boleh memilih salah satu daripada dua pilihan:

2) Accounting yang digabungkan untuk berbilang lokasi

3) Satu accounting bagi setiap lokasi

Tetapan seperti berikut perlu dibuat sebelum menggunakan perakaunan untuk pelbagai lokasi:

1. Tetapan lokasi: Bagi setiap lokasi yang ada Chart of Accounts sendiri, pergi kepada modul

Settings>SETTINGS>Location, tandakan (tick) pada butang Does it have it’s own Chart of Accounts

(Accounting)?.

2. Setiap lokasi perlu mempunyai adminnya sendiri. User Roles bagi setiap admin tersebut boleh ditetapkan di

bahagian Roles dalam modul HRMS.

NOTA PENTING

Admin bagi sesebuah lokasi hanya boleh membuat transaksi di lokasinya sendiri sahaja. Laporan perakaunan juga

boleh dijana mengikut sesebuah location.


10.0 PEROLEHAN (PROCUREMENT)

10.1 PENDAHULUAN

Model Procurement dibangunkanuntuk menguruskan maklumat perolehan bagi sesebuah organisasi. Modul

Perolehan juga dilihat dapat membantu menyelaraskan proses perolehan dan juga membantu proses pemilihan dan

pemantauan bekalan.

Bagi membuat perolehan, anda boleh pergi ke menu utama dan klik “procurement”

Untuk melihat atau menambah senarai pesanan pembelian sila lihat langkah dibawah:

Menambah Pesanan Pembelian

A

Sila penuhkan maklumat

yang diperlukan.


Sila masukkan maklumat

bil dan penghantaran yang

terlibat.

Sila nyatakan item yang

terlibat, jumlah harga,

diskaun jika ada

Klik “Finalize” selepas segala

maklumat telah dimasukkan.

Untuk setiap pesanan pembelian,

anda dikehendaki membuat

“Delivery Order” dan “Invoice”.


Untuk membuat Delivery Order atau Receive Invoice, sila ikuti langkah berikut:

Nota: Segala proses yang dibuat anda dikehendaki untuk “Save”. Pastikan anda tekan “Finalize” untuk setiap

transaksi yang dibuat.

Anda dikehendaki klik “Mark

as Paid” dan klik “Save”

Cara membuat “Receive Invoice” dan “Receive Delivery Order”


11.0Point Of Sales

11.1 PENDAHULUAN

Modul POS (Point Of Sales) dibangunkan untuk merekod jualan runcit (retail).

Keperluan minimum untuk Point Of Sales (POS)

- Untuk modul POS, sebelum memulakan proses jualbeli anda dikehendaki menambah produk/ stok di

“Pricebook” di bahagian CRM.

11.2 TETAPAN AWAL

Untuk bahagian ini, anda perlulah menetapkan kounter dan jumlah duit yang ada.

Keterangan:

A Sila pilih mana-mana kounter yang anda mahukan.

B Untuk bahagian ini, anda boleh nyatakan amaun wang tunai yang sedia ada dalam kaunter```.

C Sila klik butang ini untuk memulakan proses jualbeli.

A

B

C


11.3 MELAKUKAN PROSES JUALBELI

Keterangan:

A Sila klik butang ini untuk menyemak stok yang sedia ada.

B Sila nyatakan kepada siapa urusan pembelian ini.

C Klik butang ini untuk melihat dalam bentuk senarai (list view).

D Klik butang ini jika anda ingin melihat senarai dalam bentuk grid.

E Anda boleh memilih jenis stok atau produk dengan memasukkan nama produk di bahagian ini.

F Butang ini membolehkan anda menetapkan kaunter dan lokasi yang terlibat.

G Sila nyatakan jenis pembayaranyang dibuat.

H Sila nyatakan jumlah yang dibayar.

I Sistem akan menjana baki amaun selepas anda masukkan jumlah amaun

J Tekan butang ini untuk muat turun resit, cetak resit ataupun email resit.

Anda boleh pilih mana-mana opsyen diatas.

B

E

C

D

F

H

G

I

J

A


Sila klik “office” di Point Of Sale (POS).

Untuk bahagian ini, anda boleh melakukan beberapa transaksi samada untuk menambah kounter, buat transaksi,

paparkan resit ataupun melihat laporan.

Keterangan:

A Anda boleh tambah kaunter.

B Untuk bahagian ini, anda boleh buat transaksi jualbeli.

C Klik di bahagian ini, anda akan dibawa ke pautan CRM untuk menambah stok ataupun produk.

D Anda dapat melihat transaksi inventori yang terlibat.

E Anda dapat melihat laporan dan boleh memilih opsyen yang terlibat.

F Klik disini untuk menjana, muat turun resit di bahagian CRM.

Untuk bahagian ini, anda boleh melihat dan memuat turun invois cukai (tax invoice) yang terlibat.

E

D

C

B

A

F


11.4 MENAMBAH STOK ATAUPUN PRODUK

Untuk bahagian “stockroom”, anda akan dipautkan ke bahagian CRM samada untuk menambah produk ataupun

inventori yang terlibat.

Jika anda klik “products”, anda akan dipautkan terus ke CRM untuk menambah produk yang terlibat. Anda tidak perlu

ke bahagian CRM untuk menambah stok ataupun produk. Di POS, telah terdapat pautan ke CRM dan ia memudahkan

anda.

11.5 Menambah kaunter

A

D C B

E


12 LOG MASUK OFFICECENTRAL DENGAN MENGGUNAKAN TELEFON PINTAR

Penerangan :

• Anda hendaklah memuat turun aplikasi OfficeCentral di Google Play Store.

• OfficeCentral hanya untuk pengguna Android sahaja.

A Anda boleh tambah kaunter dengan menekan butang “Add”

B Tekan butang ini dan anda akan dipautkan ke proses jualbeli.

C Tekan butang ini sekiranya ingin mengedit data. Perlu diingatkan bahawa anda hanya boleh mengedit nama

kaunter sahaja.

D Tekan butang ini untuk memadam data.

E Sila masukkan nama kaunter yang ingin anda tambah.

Sila masukkan username

(email pengguna ).

Sila masukkan katalaluan


12.1 TETAPAN AWAL

Tanda di bahagian ini sekiranya

anda ingin menerima apa-apa

sahaja pengumuman

officecentral.

Sila masukkan waktu

mula dan tamat

bekerja

6 Modul yang terlibat iaitu

“Attendance”, “Movement”,

“Meetings”, “Leads”, “Claims”,

“Leaves”,


12.2 MEMOHON CUTI

Selepas tekan butang (+), anda akan lihat

paparan seperti di sebelah. Jika anda mahu

memohon cuti tidak berbayar (unpaid leave),

sila klik disitu. Anda boleh memilih jenis cuti

yang ingin dipohon.

Tekan butang ini untuk

memohon cuti.

Simbol ini menunjukkan bahawa

cuti anda masih dalam status

“pending”.

Tekan butang ini sekiranya anda

ingin membuang permohonan

anda.


12.3 MODUL CLAIM- (UNTUK MELIHAT CLAIM YANG DIBUAT DAN MENAMBAH CLAIM)

Sila masukkan tarikh mula dan tamat bercuti.

Anda boleh pilih samada ingin bercuti sepenuh

hari ataupun separuh hari.

Untuk maklumat tambahan, anda boleh

nyatakan alasan bercuti.

Disini, anda dapat melihat semua claim samada

sudah diluluskan, masih “pending”, ataupun

ditolak.

Jika ingin menambah claim”, sila tekan butang

(+).


12.4 Menambah kenalan sebagai “lead”.

Sila nyatakan tujuan claim dibuat.

Sila nyatakan keterangan tentang

claim tersebut.

Sila pilih jenis claim tersebut

Sila nyatakan pendahuluan

(advance) jika ada.

Sila pilih jenis projek yang terlibat.

Sila tekan butang ini unutk

menambah “lead”.

Anda juga boleh melihat senarai

“lead” yang sedia ada.


Untuk menambah “lead” anda boleh memilih

beberapa opsyen seperti disebelah. Jika “lead” itu

anda kenal melalui acara-acara rasmi, sila tekan

“event”.

Sila penuhkan maklumat yang diperlukan.

Jika “lead” itu mempunyai kad perniagaan, anda

boleh mengambil gambar kad dengan menggunakan

fungsi kamera yang sedia ada.


12.5 MENAMBAH MEETING ATAUPUN MELIHAT MEETING

Selepas menambah “lead”, anda boleh melihat

senarai “lead” seperti disebelah.

Anda juga boleh mengedit maklumat dengan

menekan butang “edit”.

Tekan butang ini untuk mengedit data yang sudah

sedia ada.

Tekan butang ini untuk menambah meeting anda.

Anda juga dapat melihat mesyuarat akan datang.


Anda boleh menambah mesyuarat dengan

memenuhkan maklumat yang diperlukan.

Sila tekan butang ini untuk simpan maklumat

mesyuarat.

Anda boleh menjemput (Invite) individu dengan

menekan butang “invite”.

Jika anda ingin menjemput lebih dari seorang, sila

tanda di ruang bulatan yang disediakan.


12.6 MENAMBAH PERGERAKAN (MOVEMENT).

Jika ingin menambah pergerakan baru sila tekan

butang (+).

Sila penuhkan maklumat yang diperlukan iaitu tarikh

mula dan tamat serta maklumat tambahan iaitu

nama, email dan alamat pengguna.

Di sini, anda dapat melihat senarai pergerakan yang

terlibat.

officecentral user manual (bm) - accounting and finance

Software