user manual ddsa v4

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

Manual Pengguna Akhir

Senarai Kandungan1.0 Muka Hadapan .................................................................................................................................... 2 2.0 Pekeliling Am.2 Tahun 2002 ................................................................................................................ 2 3.0 Penerangan Ringkas ............................................................................................................................. 3 4.0 Maklumbalas ........................................................................................................................................ 3 5.0 Borang pendaftaran bagi agensi-agensi kerajaan ................................................................................. 4 6.0 Borang pendaftaran bagi orang awam .................................................................................................. 5 7.0 Login ke sistem .................................................................................................................................... 7 8.0 Tukar Kata Laluan ................................................................................................................................ 8 9.0 Capaian Data ........................................................................................................................................ 8 10.0 Edit Profail ....................................................................................................................................... 10 11.0 Data Dictionary – Struktur Data Generik ......................................................................................... 11 12.0 Kumpulan Kerja Sumber Manusia ................................................................................................... 15 13.0 Ahli Kumpulan Kerja ....................................................................................................................... 18 14.0 Bantuan ............................................................................................................................................ 18 15.0 Carian ............................................................................................................................................... 19 16.0 Struktur Data dan Struktur Kod baru ............................................................................................... 20 17.0 Keluar dari sistem DDSA ................................................................................................................ 21

1


1.0 Muka Hadapan

Rajah 1.0

Disebelah adalah muka hadapan aplikasi Data

Dictionary Sektor Awam(DDSA) dan boleh dicapai

menggunakan url http://ddsa.mampu.gov.my

2.0 Pekeliling Am.2 Tahun 2002

Rajah 2.0 Rajah 2.1

Rajah 2.0 menunjukkan link untuk ke Pekeliling Am.2 Tahun 2002. Satu paparan lengkap akan

ditunjukkan seperti rajah 2.1 diatas.

2


3.0 Penerangan Ringkas

Rajah 3.0 Rajah 3.1

Rajah 3.0 menunjukkan link untuk ke Penerangan Ringkas DDSA. Satu paparan lengkap akan

ditunjukkan seperti rajah 3.1 diatas.

4.0 Maklumbalas

Rajah 4.0 Rajah 4.1

Rajah 4.2

Rajah 4.0 menunjukkan link untuk ke borang

maklumbalas DDSA. Satu borang yang perlu diisi

oleh pengguna akan ditunjukkan seperti rajah 4.1

diatas. Semua medan adalah mandatori. Medan-

medan yang perlu disi ialah:

i. Nama

ii. No Tel (tanpa ada ruang antara nombor)

iii. Email

3


iv. Maklumbalas

Tekan butang ‘Hantar’. Satu skrin akan dipaparkan

untuk membolehkan pengguna ke muka utama

DDSA semula seperti rajah 4.2 di sebelah.

5.0 Borang pendaftaran bagi agensi-agensi kerajaan

Rajah 5.0 Rajah 5.1

Rajah 5.2 Rajah 5.3

Rajah 5.0 menunjukkan link untuk ke borang pendaftaran bagi agensi-agensi kerajaan. Semua medan

adalah mandatori. Pendaftaran adalah mengikut kementerian dan jabatan seseorang pendaftar.

Medan-medan yang perlu diisi adalah seperti berikut:

i. Kementerian/Agensi

4


ii. Jabatan (mengikut Kementerian/Agensi yang dipilih)

iii. Nama Pemohon

iv. No. IC Baru (tanpa ada sebarang ruang dan tanda ‘ - ‘)

v. Jawatan (pangkat dalam organisasi)

vi. No Telefon (tanpa ada sebarang ruang dan tanda ‘ - ‘)

vii. Emel

Contoh borang yang telah diisi lenkap ada ditunjukkan pada rajah 5.2 diatas. Butang ‘Daftar’ adalah

untuk menghantar maklumat yang telah diisi untuk diproses oleh sistem. Butang ‘Set Semula’

berfungsi untuk memasukkan semula semua maklumat sekiranya ada kesilapan semasa key in

maklumat dan butang ‘Batal’ untuk batalkan pendaftaran dan kembali semula ke muka utama DDSA.

Selepas butang ‘Daftar’ ditekan, satu skrin akan dipaparkan untuk memberitahu pemohon bahawa

permohonannya akan diproses dan satu login id beserta katalaluan akan dihantar melalui emel. Pemohon juga

boleh ke muka utama DDSA melalui link yang disediakan pada skrin tersebut.

6.0 Borang pendaftaran bagi orang awam

Rajah 6.0

Rajah 6.1

5


Rajah 6.2

Rajah 6.0 menunjukkan link untuk ke borang pendaftaran bagi orang awam. Borang ditunjukkan

seperti rajah 6.1 diatas. Medan-medan yang terdapat dalam borang tersebut ialah:

i. Nama (mandatori)

ii. No. IC Baru (tanpa ada sebarang ruang dan tanda ‘ - ‘ ) - mandatori

iii. Jenis Pendaftaran (mandatori)

iv. Organisasi (nama organisasi)-optional

v. Alamat (mandatori)

vi. No Telefon (tanpa ada sebarang ruang dan tanda ‘ - ‘) – optional

vii. Emel (mandatori)

viii. Data Dictionary – struktur data dan struktur kod yang perlu dipilih

viiii. Tujuan (mandatori)

Butang ‘Daftar’ yang terdapat dalam borang tersebut adalah untuk menghantar maklumat yang diisi

dan akan diproses oleh sistem. Butang ‘Set Semula’ berfungsi untuk memasukkan semula semua

maklumat sekiranya ada kesilapan semasa key in dan butang ‘Batal’ untuk batalkan pendaftaran dan

kembali semula ke muka utama DDSA. Tempoh untuk mengakses data-data struktur adalah 3 bulan

selepas permohonan diluluskan. Ini ada dinyatakan dibahagian bawah borang permohonan.

Selepas butang ‘Daftar’ ditekan, satu skrin akan dipaparkan untuk memberitahu pemohon bahawa

permohonannya akan diproses dan satu login id serta katalaluan akan dihantar melalui emel selepas

6


permohonannya disahkan kelak. Pemohon juga boleh ke muka utama DDSA melalui link yang

disediakan pada skrin tersebut.

7.0 Login ke sistem

Rajah 7.0

Setelah permohonan diluluskan oleh pihak Pentadbir Sistem DDSA, pengguna akan mendapat ID

Pengguna dan Katalaluan melalui emel yang akan dihantar secara automatik oleh sistem. Login ini

penting bagi membolehkan pengguna mengakses struktur data dan struktur kod yang terdapat dalam

aplikasi DDSA. Maklumat yang perlu diisi kedalam ruang log masuk adalah berbeza mengikut kategori

pengguna tersebut. Kategori tersebut adalah :

i. Agensi Kerajaan – Cth login :

a. ID Pengguna : mampu (adalah acronym jabatan pengguna yang dipilih semasa pendaftaran)

b. Katalaluan : ***** (adalah katalaluan yang unik yang akan dihasilkan secara rambang oleh sistem

dan diberi kepada pengguna. Pengguna boleh menukar katalaluan ini jika perlu)

ii. Pengguna Awam – Cth login :

a. ID Pengguna : [email protected] (adalah alamat emel yang dimasukkan semasa

pendaftaran)

7


b. Katalaluan : ***** (adalah katalaluan yang unik yang akan dihasilkan secara rambang oleh

sistem dan diberi kepada pengguna melalui emel. Pengguna boleh menukar katalaluan ini jika

perlu)

8.0 Tukar Kata Laluan

Rajah 8.0 Rajah 8.1

Rajah 8.0 diatas menunjukkan link yang boleh digunakan oleh pengguna untuk menukar

katalaluannya. Satu pop-up window akan dipaparkan oleh sistem seperti rajah 8.1 diatas bagi

membolehkan pengguna memasukkan katalaluan yang lama dan digantikan dengan katalaluan yang

baru. Medan-medan yang terdapat dalam ruangan tersebut ialah:

i. Username (ID Pengguna)

ii. Old Password (katalaluan semasa sebelum ianya ditukar)

iii. New Password (katalaluan baru)

iv. Confirm Password (sahkan katalaluan baru)

9.0 Capaian Data

Rajah 9.0 Rajah 9.1

8


Rajah 9.2 Rajah 9.3

Rajah 9.4 Rajah 9.5

Rajah 9.6Rajah 9.7

Rajah 9.8

Rajah 9.0 diatas menunjukkan skrin pertama yang akan dipaparkan kepada pengguna sejurus

9


selepas pengguna tersebut log masuk ke dalam sistem. Terdapat beberapa menu utama yang boleh

digunakan oleh pengguna iaitu:

i. Link ke laman kategori data (Rajah 9.1)

ii. Link ke Ahli Kumpulan Kerja (Rajah 9.2)

iii. Link ke Pekeliling Am Bil 2 Tahun 2002 (Rajah 9.3)

iv. Link ke Penerangan Ringkas (Rajah 9.4)

v. Link ke Maklum Balas / Komen (Rajah 9.5)

vi. Link ke Bantuan (Rajah 9.6)

vii. Link ke Edit Profail (Rajah 9.7)

viii. Link ke Logout – untuk keluar dari sistem (Rajah 9.8)

10.0 Edit Profail

Rajah 10.0 Rajah 10.1

Rajah 10.2

Rajah 10.0 diatas menunjukkan link yang boleh digunakan oleh pengguna untuk mengemaskini

maklumat peribadinya. Pengguna juga boleh memohon capaian data yang baru. Walau

bagaimanapun, penambahan capaian data baru ini perlu diberi kelulusan oleh pihak pentadbir sistem

10


DDSA sebelum pengguna tersebut dapat mengakses data-data tadi.

Langkah-langkah untuk proses kemaskini adalah seperti berikut:

I. Sunting mana-mana maklumat dari medan ‘Jenis Pendaftaran’ , ‘Organisasi’ , ‘Alamat’ , ‘No

telefon’ dan ‘Email’ mengikut keperluan seperti rajah 10.1 diatas.

II. Tandakan pada check box yang disediakan untuk menambah capaian data-data tersebut.

III. Tekan butang ‘Kemaskini’ untuk teruskan proses suntingan tadi

IV. Satu skrin output akan dipaparkan seperti rajah 10.2 diatas

11.0 Data Dictionary – Struktur Data Generik



11



Rajah 11.6

Rajah 11.7


Rajah 11.10

Rajah 11.11

12


Rajah 11.12Rajah 11.13


Rajah 11.16

Rajah 11.0 adalah muka utama untuk capaian struktur data dan struktur kod yang dinamakan kategori

data. Terdapat 10 struktur data dan struktur kod yang boleh dicapai oleh pengguna agensi kerajaan

dan pengguna awam iaitu:

● Data Generik (Biodata dan Organisasi)

● Sumber Manusia

● Pengurusan Projek

● Tanah dan GIS

● Perakaunan dan Kewangan

13


● Perdagangan dan Industri

● Perolehan dan Pengurusan Aset

● Kesihatan

● Pelajaran

● Islamic

Rajah 11.2 menunjukkan jenis-jenis struktur dalam Struktur Data Generik. Dalam contoh penggunaan

ini, Struktur Data Biodata akan ditunjukkan sebagai contoh. Klik pada Struktur Data Biodata untuk

melihat elemen struktur ini. Untuk melihat kesemua struktur elemen tersebut, klik pada link Struktur

Data Biodata seperti rajah 11.3 diatas. Satu skrin akan dipaparkan kepada pengguna yang

menunjukkan elemen-elemen tadi seperti rajah 11.4 diatas. Pengguna boleh melihat setiap struktur

elemen dengan mengklik link nama elemen tersebut seperti rajah 11.5 diatas. Satu pop-window akan

muncul yang memaparkan struktur elemen yang dipilih tadi. Pengguna juga boleh memuat turun

sesetengah data terutamanya struktur kod generik. Rajah 11.7 menunjukkan link yang perlu

digunakan untuk proses muat turun tersebut. Langkah-langkahnya ialah:

i. Point pada link ‘Download’ (rajah 11.7)

ii. Klik butang kanan tetikus dan pilih ‘Save Target As’ (rajah 11.8)

iii. Save fail tersebut sebagai satu nama mengikut kehendak pengguna. Secara default, sistem

telah namakan fail tersebut dengan satu nama fail yang unik (rajah 11.9)

iv. Open folder / Open / Close bila proses muat turun selesai (rajah 11.10)

Selain dari itu, pengguna juga boleh melihat struktur kod dalam bentuk pdf (portable documen format).

Pengguna juga boleh memuat turun fail pdf ini. Caranya adalah seperti berikut:

i. Point pada link 'pdf' (rajah 11.11)

ii. klik butang 'save as' (rajah 11.13)

ii. Save fail tersebut sebagai satu nama mengikut kehendak pengguna. Secara default, sistem


Sistem juga akan paparkan satu error message sekiranya pengguna tidak mempunyai autoriti untuk

mengakses struktur data atau struktur kod generik seperti rajah 11.15 diatas.

Untuk keluar dari sistem, pengguna boleh memilih link 'Logout'.

14


12.0 Kumpulan Kerja Sumber Manusia




15




Rajah 12.10

Rajah 12.11

Rajah 12.12

Rajah 12.13

16




Rajah 12.0 menunjukkan link kategori data Sumber Manusia. Dalam contoh penggunaan ini, Struktur

Data dan Struktur Kod Sumber Manusia akan ditunjukkan sebagai contoh. Untuk melihat struktur

data, klik pada link Struktur Data seperti rajah 12.1 diatas. Satu senarai struktur data akan dipaparkan

seperti rajah 12.2 diatas. Dalam contoh ini, kita akan mengambil satu jenis elemen iaitu elemen data

struktur data Account sebagai contoh. Untuk melihat elemen struktur data tersebut, klik pada Struktur

Data Account seperti rajah 12.2 diatas. Elemen tersebut akan dipaparkan dalam bentuk satu persatu

atau keseluruhannya seperi rajah 12.3. Untuk melihat kesemua struktur elemen tersebut, klik pada

link Struktur Data Account seperti rajah 12.4 diatas. Satu skrin akan dipaparkan yang menunjukkan

kesemua struktur elemen-elemen tadi seperti rajah 12.4 diatas. Pengguna juga boleh melihat struktur

elemen satu persatu dengan mengklik link nama elemen seperti rajah 12.5 diatas. Satu pop-window

akan muncul yang memaparkan kepada pengguna struktur elemen yang dipilih tadi seperti rajah 12.6

diatas.

Untuk melihat struktur kod, pengguna boleh menggunakan link Struktur Kod seperti rajah 12.1

sebelum ini. Pengguna juga boleh memuat turun sesetengah data terutamanya struktur kod sumber

manusia. Rajah 12.9 menunjukkan link yang perlu digunakan untuk proses muat turun tersebut.

Langkah-langkahnya adalah seperti berikut:

i. Point pada link ‘Download’ (rajah 12.9)

ii. Klik butang kanan tetikus dan pilih ‘Save Target As’ (rajah 12.10)

iii. Save fail tersebut sebagai satu nama yang unik. Secara default, sistem telah menamakan fail

tersebut dengan satu nama fail yang unik (rajah 12.11)

iv. Open folder / Open / Close bila proses muat turun selesai (rajah 12.12)

Selain dari itu, pengguna juga boleh melihat struktur kod dalam bentuk pdf (portable documen

format). Pengguna juga boleh memuat turun fail pdf ini. Caranya adalah seperti berikut:

17


i. Point pada link 'pdf' (rajah 12.13)

ii. klik butang 'save as' (rajah 12.15)

iii. Save fail tersebut sebagai satu nama mengikut kehendak pengguna. Secara default, sistem


Untuk keluar dari sistem, pengguna boleh memilih link 'Logout' seperti rajah 12.17 diatas.

13.0 Ahli Kumpulan Kerja

Rajah 13.0

Rajah 13.0 disebelah menunjukkan link yang

membolehkan pengguna melihat senarai ahli

kumpulan kerja yang aktif didalam DDSA

14.0 Bantuan


18




Langkah-langkah untuk menggunakan link 'Bantuan' adalah seperti berikut:

i. klik pada link 'Bantuan' seperti rajah 14.0 diatas

ii. klik 'FAQ' untuk melihat soalan yang kerap ditanya berserta jawapanya seperti rajah 14.1

iii. klik 'Manual Pengguna' untuk melihat cara pengguna sistem DDSA dan boleh juga dimuat

turun seperti rajah 14.2

iv. klik 'Carian' seperti rajah 14.3 untuk membuat carian dokumen berdasarkan kata kunci yang

dimasukkan pada ruang 'CARIAN DOKUMEN' seperti rajah 14.4. Tekan butang 'CARI' seperti

rajah 14.4 diatas. Hasilnya akan dipaparkan seperti rajah 14.5 diatas.

15.0 Carian

Rajah 15.0 Rajah 15.1Sistem DDSA juga memberikan kemudahan

carian untuk pengguna. Untuk menggunakan

fungsi ini, lakukan langkah-langkah berikut:

i. masukkan perkataan yang ingin dicari di

medan carian dan klik butang ‘Carian’

(rajah 15.0). Hasil carian yang berkaitan

19


Rajah 15.2 akan dipaparkan seperti rajah 15.1.

ii. klik pada nama elemen untuk

mendapatkan maklumat lengkap seperti

rajah 15.1.

iii. satu maklumat lengkap mengenai

struktur elemen yang dipilih tadi akan

dipaparkan seperti rajah 15.2 di sebelah.

iv. klik link ‘Back’ untuk kembali ke paparan

hasil carian semula.

16.0 Struktur Data dan Struktur Kod baru


Rajah 16.2

Sistem DDSA juga memberikan kemudahan

paparan struktur data dan struktur kod baru untuk

pengguna. Untuk menggunakan fungsi ini, lakukan

langkah-langkah berikut:

i. klik ikon baru seperti rajah 16.0. Senarai

struktur data dan struktur kod baru akan

dipaparkan seperti rajah 16.1 diatas.

ii. klik pada nama elemen untuk mendapatkan

maklumat lengkap seperti rajah 16.1.

iii. satu maklumat lengkap mengenai struktur

elemen yang dipilih tadi akan dipaparkan

seperti rajah 16.2 di sebelah.

iv. klik link ‘Back’ untuk kembali ke paparan

20


asal semula.

17.0 Keluar dari sistem DDSA

Rajah 17.0

Rajah 17.0 menunjukkan link untuk keluar dari

sistem DDSA ini.

21

user manual ddsa v4

Documents