officecentral user manual - bahasa melayu - konfigurasi global v3r1

0

OFFICECENTRAL PANDUAN PENGGUNA – KONFIGURASI GLOBAL

© 2017 - AUTHENTIC VENTURE SDN BHD. VERSION 3 REVISION 1 (070317)

© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 1

CONTENTS

1 - Pengenalan .................................................................................................................................................................. 3

2 – Daftar Dan Log Masuk Ke Sistem ................................................................................................................................ 4

2.1 Log Masuk ............................................................................................................................................................... 5

Log Masuk ................................................................................................................................................................. 5

Mengapa? ................................................................................................................................................................. 5

Lupa Kata Laluan? ..................................................................................................................................................... 6

Pendaftaran .............................................................................................................................................................. 6

3 - Permulaan .................................................................................................................................................................... 8

3.1 Susun Atur Aplikasi ................................................................................................................................................. 8

Menu Utama ............................................................................................................................................................. 8

Sub Menu .................................................................................................................................................................. 9

Pautan Pantas ........................................................................................................................................................... 9

Mengapa? ................................................................................................................................................................. 9

4 – Konfigurasi Sistem ....................................................................................................................................................... 9

4.1 Konfigurasi Akaun ................................................................................................................................................... 9

Tukar Kata Email Atau Kata Laluan (Sekiranya Perlu) ............................................................................................... 9

Cara Menukar alamat E-mel (Gambar 4.1, 4.2) ...................................................................................................... 10

Cara Menukar Kata Laluan (GAMBAR 4.3) .............................................................................................................. 11

Paparan Login Profile (GAMBAR 4.4) ...................................................................................................................... 11

4.2 User (PENGGUNA) ................................................................................................................................................. 12

Mengapa? ............................................................................................................................................................... 12

Cara Menambahkan Pengguna Baru ...................................................................................................................... 12

role group ............................................................................................................................................................... 13

Cara Memadam Data .............................................................................................................................................. 16

4.3 PROFIL SYARIKAT ................................................................................................................................................... 16

BASIC ....................................................................................................................................................................... 16

Cara Menukar Logo Syarikat ................................................................................................................................... 17

GST .......................................................................................................................................................................... 19

Cara MEMASUKKAN MAKLUMAT KEWANGAN SYARIKAT ...................................................................................... 20

Cara MENETAPKAN BAHASA ................................................................................................................................... 20

4.4 REPORT SETTINGS ................................................................................................................................................. 21

Cara MENUKAR MENUKAR TEMPLATES FINANCE/CRM/PROCUREMENT/PAYROLL REPORTS............................... 21

4.5 Lesen Kredit (License Credit) ................................................................................................................................. 22

Mengapa? ............................................................................................................................................................... 22

Senarai Lesen Kredit ............................................................................................................................................... 22


4.6 GROUP MONITORING ........................................................................................................................................... 23

GROUP MONITORING ............................................................................................................................................. 23

4.7 SETTINGS ............................................................................................................................................................... 25

Cawangan-Cawangan Atau Lokasi Dalam Syarikat (Locations) ............................................................................... 25

Menambahkan Lokasi Dalam Syarikat .................................................................................................................... 25

Cara Menambah Lokasi Baru .................................................................................................................................. 26

CUTI UMUM (pUBLIC HOLIDAY) .............................................................................................................................. 27

Menambahkan Cuti Umum Yang Diikuti Oleh Syarikat .......................................................................................... 28

CUTI NEGERI (STATE HOLIDAY) ............................................................................................................................... 29

Menambahkan Cuti Negeri Yang Diikuti Oleh Syarikat ........................................................................................... 30

CUKAI (tax) .............................................................................................................................................................. 31

bank ........................................................................................................................................................................ 34

MATAWANG ........................................................................................................................................................... 36

KUMPULAN PERANAN ADAT .................................................................................................................................. 37


1 - PENGENALAN

OfficeCentral merupakan satu sistem yang menggunakan teknologi awan (internet cloud-based software)

dan merangkumi modul-modul penting untuk menguruskan sesebuah syarikat iaitu HRMS, Kiraan Gaji

(Payroll), Perakaunan (Accounting), Kewangan (Finance), Pengurusan Pelanggan (Customer Relationship

Management), Perolehan (Procurement), Tempat Jualan (Point Of Sale), Penguruan Pengedaran

(Distribution).

OfficeCentral adalah satu aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana

untuk membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan lebih mudah dan lancar.

Bantuan atas talian

Kami ada menyediakan bantuan atas talian bagi membantu anda mempelajari OfficeCentral secara atas

talian. Laman web khas untuk tujuan support adalah seperti berikut:

eLearning: http://academy.ICTForGrowth.com

Help Center:

http://bantuan.OfficeCentralCloud.com (Bahasa Melayu)

http://help.OfficeCentralCloud.com (Bahasa Inggeris)

Hubungi Kami

Authentic Venture Sdn. Bhd. (470336-H)

906B, Tingkat 2, Blok D

Kompleks Diamond, Bangi Business Park

43650 Bandar Baru Bangi

Selangor, Malaysia.

P: +603-8922 1493 / +603-8920 0672

E: [email protected]

Sekiranya anda memerlukan sebarang bantuan/pertanyaan berkenaan system OfficeCentral, sila hubungi

kami atau email di [email protected].

Hakcipta Terpelihara

©2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara.

http://academy.ictforgrowth.com/

http://bantuan.officecentralcloud.com/

http://help.officecentralcloud.com/

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


2 – DAFTAR DAN LOG MASUK KE SISTEM

OfficeCentral merupakan aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana

untuk membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan baik. Untuk mengakses sistem ini, para

pengguna boleh menggunakan Google Chrome atau Mozilla Firefox (atau mana-mana Internet Browser yang

bersesuaian). Sekiranya menggunakan Internet Explorer, harap maklum bahawa pengguna perlu

memastikan versi Internet Explorer tersebut adalah versi yang terbaru.

OfficeCentral mengandungi beberapa modul utama seperti berikut:

OfficeCentral juga mempunyai beberapa modul tambahan yang boleh ditambah dengan caj tambahan

sekiranya diperlukan oleh pengguna seperti berikut:

1) Procurement Management (Perolehan)

2) Distribution Management (Pengurusan Pengedaran)

OfficeCentral

Human Resources Management

(Sistem Pengurusan Sumber Manusia)

Payroll (Sistem Pengurusan

Gaji)

Finance & Accounting

(Kewangan & Perakaunan) Customer

Relationship Management

(Sistem Pengurusan Pelanggan)

Point of Sale (POS)


2.1 LOG MASUK

Gambar 2.1.1 – Log Masuk ke Sistem OfficeCentral

LOG MASUK

Untuk log masuk ke sistem, sila layari ke https://v2.officecentral.asia. Masukkan nama pengguna

(username) dan juga kata laluan (password) anda untuk mengakses sistem OfficeCentral.

MENGAPA?

Dengan menggunakan nama pengguna dan kata laluan, hanya anda yang boleh akses akaun anda. Pastikan

anda tidak berkongsi kata laluan anda dengan orang lain untuk mengelakkan penyalahgunaan akaun dan

data. Sekiranya anda khuatir bahawa kata laluan anda telah diketahui oleh orang lain, anda boleh

menukarkan kata laluan anda setelah log masuk ke sistem.

Sila masukkan

email yang telah

didaftarkan.

Sila masukkan

kata laluan yang

didaftarkan.


LUPA KATA LALUAN?

Sekiranya anda lupa kata laluan anda, anda boleh tekan butang Lost Password? dan isikan nama pengguna

(username) anda dalam ruang yang disediakan dan tekan butang Send. Sistem akan menghantarkan email

yang mengandungi kata laluan yang baru ke email anda yang berdaftar dengan OfficeCentral. Email ini

mungkin mengambil masa sehingga 5 minit untuk dihantarkan ke email anda. Sila buka ruangan “Spam”

juga sekiranya anda masih tidak mendapat email ini selepas 5 minit.

Gambar 2.1.2 – Anda lupa kata laluan?

Seterusnya, apabila anda telah berjaya untuk log masuk ke akaun anda, anda digalakkan untuk menukar

password tersebut ke password yang mudah anda ingati dan tidak diketahui oleh orang lain.

PENDAFTARAN

Sekiranya anda masih belum mempunyai nama pengguna, anda boleh mendaftar dengan menekan link

“Click here to Register” di bahagian atas dan isikan data yang diperlukan. Email akan digunakan sebagai

username.

Semasa pendaftaran, anda boleh memilih sama ada ingin gunakan percubaan percuma (“free trial”) ataupun

terus membuat pembayaran. Sekiranya anda menggunakan percubaan percuma, anda akan mendapat 3

lesen kredit (license credit) untuk satu bulan secara percuma. Ini akan membolehkan anda menggunakan 3

pengguna (“user”) untuk satu bulan. Bagi pengguna yang tidak mempunyai akaun, anda perlulah mendaftar

untuk menjadi pengguna yang sah. Hal ini penting bagi membolehkan anda log masuk ke dalam sistem.

Tekan butang Send untuk dapatkan kata laluan yang baru

Masukkan alamat e-mel pengguna (Username) anda

di sini


Petunjuk:

Gambar 2.1.3: Pendaftaran untuk Sistem OfficeCentral

1 Klik Registration Package dan pilih Free Trial (3 license * 1 Month).

2 Untuk Company Name, sila masukkan nama syarikat anda yang sebenar.

3 Country merujuk kepada negara di mana syarikat yang mendaftar akaun baru ini. Anda perlu pilih

negara yang betul bagi memastikan anda mendapat versi OfficeCentral yang sesuai dengan anda.

4 Sila masukkan nama anda.

5 Bagi maklumat pendaftaran, sila masukkan email selain daripada email syarikat anda.

6 Bagi ruangan Password, sila masukkan kata laluan yang baru. Sila pastikan anda ingat kata laluan

anda.

7 Untuk ruangan Confirm Password sila masukkan kata laluan yang sama. Fungsi ini penting untuk

mengesahkan kata laluan yang anda masukkan di (6).

8 Apabila sudah diisi smua ruangan 2, 3, 4, 5, 6, 7. Sila klik butang Click Here to Register.

Nota: Sekiranya anda telah mempunyai akaun OfficeCentral sebelum ini dengan menggunakan

email yang sama, kata laluan anda akan mengikut kata laluan yang lama dan bukan yang baru.

1

2

3

4

5

6

7 8


3 - PERMULAAN

Seperti sistem-sistem aplikasi web yang lain, OfficeCentral dibahagikan kepada beberapa bahagian untuk

memudahkan user untuk menggunakan dan melayari modul-modul yang ada dalam sistem tersebut. Setiap

bahagian dan data di dalam sistem OfficeCentral dibahagikan seperi berikut:

3.1 SUSUN ATUR APLIKASI

Gambar 3.1.1 : Susun atur aplikasi OfficeCentral

Gambar 3.1.2 : Susun atur aplikasi OfficeCentral

MENU UTAMA

Menu Utama merangkumi 6 bahagian iaitu HRMS, Payroll, Finance, CRM, Procurement, POS,

Distributor dan Global Settings. Pengguna boleh klik mana-mana pautan yang berkaitan untuk

mengakses modul yang ingin digunakan.

Menu Utama

Submenu

Pautan Pantas


SUB MENU

Sub menu mengandungi hyperlinks, enjin carian, info pengguna dan juga butang logout. Info pengguna

yang diletakkan di sini adalah nama pengguna yang sedang log masuk dan juga nama syarikat yang

sedang digunakan. Ini untuk mengelakkan sebarang kekeliruan sekiranya ada pengguna yang

menggunakan beberapa akaun syarikat dalam OfficeCentral.

PAUTAN PANTAS

Pautan pantas adalah fungsi yang memudahkan pengguna untuk pilih 3 fungsi yang biasa digunakan

oleh pengguna. Ianya termasuklah HRMS, kewangan dan Pengurusan perhubungan pelanggan (CRM).

Pengguna boleh terus ke pautan yang ini tanpa klik di menu utama.

MENGAPA?

Dengan menggunakan susun atur yang seragam ini membolehkan anda menguruskan akaun anda dengan

mudah dan berkesan.

4 – KONFIGURASI SISTEM

4.1 KONFIGURASI AKAUN

TUKAR KATA EMAIL ATAU KATA LALUAN (SEKIRANYA PERLU)

Selepas anda pergi ke menu “Global Configuration”, pergi ke bahagian “Account” seperti gambar di

bawah:

Gambar 4.1.1 : “Global Configuration” > “Account”

Jika anda ingin menukar email, tekan disini.

Jika anda ingin menukar Kata laluan, tekan disini.


Gambar 4.1.2: Paparan Change E-mail

Gambar 4.1.3: Paparan Change Password

CARA MENUKAR ALAMAT E-MEL (GAMBAR 4.1, 4.2)

1. Tekan butang Change Email atau Change password sekiranya ada ingin menukarnya. (Gambar 4.1)

2. Sila pastikan email anda dieja dengan betul kerana kesemua email notifikasi berkenaan

OfficeCentral akan dihantar ke email ini. (Gambar 4.2)

3. Akaun OfficeCentral anda akan mengunakan email baru sekiranya anda telah menukarnya di

Change Email.

4. Akaun OfficeCentral anda akan mengunakan password baru sekiranya anda telah menukarnya di

Change Password.

Masukkan e-mail baru (jika anda ingin tukar) disini.


CARA MENUKAR KATA LALUAN (GAMBAR 4.3)

1. Anda boleh menukar password anda jika anda merasakan password yang asal tidak selamat

digunakan.

2. Anda perlu isikan kata laluan sekarang (Old Password) dan juga kata laluan yang baru sebanyak dua

kali. (New Password & Confirm New Password)

3. Apabila telah selesai isi maklumat yang diperlukan, tekan “Submit”.

4. Dengan ini, kata laluan anda telah ditukar. Anda perlu menggunakan kata laluan yang baru ketika

ingin log masuk ke sistem OfficeCentral selepas ini.

PAPARAN LOGIN PROFILE (GAMBAR 4.4)

Sekiranya anda memiliki syarikat lebih daripada satu, dan berdaftar dengan OfficeCentral, anda juga boleh

menggunakan username yang sama untuk memasuki akaun daftar syarikat tersebut tanpa perlu log keluar

dan log masuk semula. Anda hanya perlu pergi ke paparan Login Profile dan pilih syarikat lain yang anda

ingin log masuk. Dengan itu, memudahkan anda untuk terus login ke akaun syarikat anda yang satu lagi.

Gambar 4.1.4 : Paparan Login Profile

Anda boleh menggunakan username yang sama, sekiranya anda

mempunyai lebih dari satu syarikat.


4.2 USER (PENGGUNA)

USERS bertujuan untuk menambah dan menyambung pengguna dengan OfficeCentral. Dengan ini,

memudahkan majikan dan para pekerja dalam pengurusan syarikat.

MENGAPA?

Dengan menambahkan pengguna (atau user) di dalam sistem, ini membolehkan lebih banyak pengguna

akses ke sistem OfficeCentral. Para pengguna boleh menggunakan sistem OfficeCentral untuk menjalankan

kerja-kerja mereka dengan lebih pantas dan efektif.

Setiap pengguna disambungkan dengan setiap pekerja bagi membolehkan aktiviti-aktiviti pengguna

tersebut dihadkan berdasarkan pekerja-pekerja yang berkaitan.

CARA MENAMBAHKAN PENGGUNA BARU

Untuk menambahkan pengguna baru, anda hendaklah menekan butang “Create” dan masukkan data

seperti di bawah:

Gambar 4.2.1 : Paparan Pengguna

Gambar 4.2.2: Paparan Senarai Pengguna

2 tempat untuk tambah User baru, tekan di salah

satu dari kedua ini 2 tempat untuk Assign

User baru, tekan di salah satu dari kedua ini

Anda boleh melihat senarai pengguna yang ada dalam syarikat

anda. Kesemua pengguna yang disenaraikan akan

menggunakan 1 lesen kredit untuk setiap bulan.

Untuk melihat perincian user ini, tekan sini


1. Untuk menambahkan pengguna yang baru (emel pengguna tersebut tidak pernah digunakan

sebagai pengguna OfficeCentral), tekan butang “Create” atau “Create User”. (Gambar 4.2.1)

2. Sekiranya pengguna yang anda ingin tambahkan untuk syarikat anda merupakan pengguna

OfficeCentral sedia ada (sudah menggunakan username yang sama untuk akaun lain), tekan butang

“Assign” atau “Assign User by Staff”. Ini membolehkan pengguna tersebut ditambahkan dalam

akaun syarikat anda dengan akses username yang sama dan kata laluan yang sama seperti yang

sedia ada digunakan oleh pengguna tersebut. (Gambar 4.2.2)

3. Tekan butang “Details” untuk melihat maklumat pengguna. (Gambar 4.2.2)

4. Tekan butang “Unassign” untuk padamkan pengguna tersebut. Dengan memadamkan pengguna,

lesen kredit anda tidak akan ditolak untuk bulan berikutnya untuk pengguna tersebut.

Gambar 4.2.3: Cara untuk menambahkan pengguna baru

ROLE GROUP

Anda boleh menetapkan kumpulan peranan menggunakan tetapan yang ada didalam konfigurasi global

ini. Kumpulan peranan ni bermaksud anda boleh menetapkan staff anda atau user yang lain daripada

mengakses ke submodul-submodul yang lain. Sebagai contoh, anda mengehadkan staff anda untuk

melihat gaji keseluruhan staf syarikat anda. Anda boleh menetapkannya disini.

Pilih staf anda samaada, staf baru atau staf lama

Tentukan lesen user bagi staf anda

Masukkan email staf tersebut sebagai

username

Untuk permulaan, masukkan kata laluan bagi staf tersebut dan sahkan

kata laluan itu


Gambar 4.2.4: Cara untuk menetapkan kumpulan peranan

Setelah menekan butang details, anda akan melihat paparan seperti dibawah:

Gambar 4.2.4: Cara untuk menetapkan kumpulan peranan

Apabila anda menekan butang update roles, anda akan dapat melihat tetapan yang telah sedia ada di

dalam sistem untuk admin dan staf. Sekiranya anda mahu mengubahnya, anda perlu menekan butang

‘MODIFY’ atau ‘MODIFY LEGACY’. Dibawah adalah paparan apabila anda menekan butang update roles.

Gambar 4.2.5: Cara untuk menetapkan kumpulan peranan secara terperinci dan berdasarkan setiap modul

Untuk menetapkan tetapan kumpulan peranan

Tekan disini untuk tetapkan

peranan

Tekan untuk mengubah role secara modul

Tekan untuk mengubah role dengan lebih terperinci


Anda dapat melihat paparan seperti berikut jika anda menekan butang ‘MODIFY LEGACY’.

Gambar 4.2.6: Paparan bila anda menekan butang ‘MODIFY LEGACY’

Pastikan anda menekan butang update roles setelah selesai mengubah suai peranan (role) untuk staf

anda. Sekiranya anda mahu mengubah role secara lebih terperinci, anda boleh menekan butang ‘MODIFY’.

Berikut paparan yang akan dikeluarkan bila anda menekan butang ‘MODIFY”:

Gambar 4.2.7: Paparan bila anda menekan butang ‘MODIFY’

Setelah anda mengubah had limit role untuk staf anda, anda perlu menekan butang modify sebagai simpan.


CARA MEMADAM DATA

Anda boleh juga memadam mana-mana pengguna yang tidak diperlukan dengan menekan butang

“Unassign” pada data yang hendak dipadam. Dengan memadamkan data pengguna yang tidak diperlukan,

sistem tidak akan menolak lesen kredit dari jumlah lesen kredit syarikat anda.

Gambar 4.2.8: Tekan butang “OK” untuk “Unassign” pengguna tersebut.

4.3 PROFIL SYARIKAT

Setelah selesai, anda pergi ke bahagian seterusnya iaitu Profil Syarikat. Anda perlu tekan submenu

“Company Profile”. Anda akan dapat lihat paparan seperti gambar di bawah. Profil syarikat adalah penting

untuk diisikan kerana ia akan digunakan dalam laporan dan juga sebarang dokumen seperti sebutharga

dan invois yang dikeluarkan melalui OfficeCentral.

BASIC

Gambar 4.3.1 : “Settings” > “Account” > “Company Profile”

Basic Information: Informasi tentang syarikat. Informasi ini penting kerana kesemua laporan di

dalam OfficeCentral akan menggunakan data di sini.

Contact Person Information: Orang yang boleh dihubungi sekiranya terdapat apa-apa terbaru

tentang OfficeCentral.

Address: Masukkan alamat syarikat yang ingin ditunjukkan dalam report, sebutharga dan

sebagainya yang disediakan melalui OfficeCentral.

Tekan “Company Profile”


Financial Information: Masukkan nombor pendaftaran syarikat untuk institusi-institusi tersebut

untuk kegunaan menyediakan laporan gaji dan kewangan.

Additional Information: Masukkan data syarikat untuk membolehkan OfficeCentral menyediakan

statistik penggunaan OfficeCentral.

Gambar 4.3.4: Profil Syarikat

CARA MENUKAR LOGO SYARIKAT

1. Anda juga boleh meletakkan lambang/logo syarikat dengan pergi ke bahagian “Logo” seperti

gambar di bawah:

Gambar 4.3.5: Logo Syarikat

Sila masukkan no telefon

syarikat anda

Sila masukkan email

syarikat anda

Sila isikan no

pendaftaran syarikat

anda.

Anda wajib masukkan

nama syarikat anda.

Klik “choose file” untuk

pilih fail bagi logo anda

Klik “upload” sekiranya

anda telah memilih logo.


2. Sekiranya anda pernah muat naik sebarang gambar ataupun logo sebelum ini, anda akan dapat lihat

gambar atau logo yang dipaparkan. Sekiranya anda tidak pernah memuatnaik sebarang gambar atau

logo sebelum ini, hanya ruangan kosong akan ditunjukkan di bahagian “Current Picture”.

3. Jika anda ingin memilih atau menukar gambar, tekan butang “Choose File” dan pilih gambar yang

anda mahukan dari computer anda.

4. Selepas itu, anda tekan butang “Upload” dan logo company akan ditunjukkan seperi dalam gambar

di atas.

5. Apabila telah selesai semuanya, tekan butang “Save Changes” di bahagian atas kanan halaman

tersebut.

6. Dengan ini, semua maklumat berkenaan dengan syarikat anda telah pun diisi beserta dengan

logo/lambang syarikat.

Nota : Perlu diingatkan bahawa logo yang boleh dimuat turun hanyalah kurang daripada 100 KB sahaja.

Bagi mengetahui adakah gambar anda boleh dipilih untuk dimuat turun. Sila lihat cara dibawah:

Gambar 4.3.6: Cara untuk melihat saiz logo

1. Klik pada gambar anda.

2. Klik butang kanan tetikus dan pilih “Properties”.

3. Anda boleh lihat saiz fail anda (Perlulah kurang daripada 100 KB). Sekiranya lebih dari 100kb, anda

akan menghadapi masalah untuk muat naik fail tersebut.

Cara untuk melihat saiz logo


GST

Seterusnya, anda perlu mengisikan butiran pendaftaran GST syarikat anda (sekiranya syarikat anda

berdaftar sebagai syarikat GST). Masukkan maklumat seperti di bawah. Untuk mendapatkan maklumat

tersebut, anda boleh merujuk kepada surat kelulusan permohonan GST yang dikeluarkan oleh Jabatan

Kastam Diraja Malaysia kepada syarikat anda seperti di bawah:

Nota : Anda wajib penuhi maklumat yang bertanda *

Gambar 4.3.7: Cara untuk mendapatkan maklumat GST syarikat

Apabila telah selesai semuanya, tekan butang “Save Changes” di bahagian atas kanan halaman tersebut

untuk memastikan kesemua data telah dimasukkan ke dalam sistem.

GST NUMBER

DATE GST EFFECTIVE

GST PERIOD

DATE GST VERIFIED


CARA MEMASUKKAN MAKLUMAT KEWANGAN SYARIKAT

Seterusnya, anda boleh memasukkan maklumat berkaitan kewangan syarikat di bahagian “Financial”

seperti gambar di bawah:

Gambar 4.3.8: Cara memasukkan maklumat kewangan syarikat

CARA MENETAPKAN BAHASA

1. Seterusnya, anda boleh memilih untuk menetapkan penggunaan bahasa yang akan digunakan oleh

sistem OfficeCentral. Tetapan ini akan mengubah bahasa dan cara yang digunakan untuk

keseluruhan sistem dan untuk kesemua user dalam akaun syarikat anda.

Gambar 4.3.9: Tetapan Bahasa dan Culture

Jika anda ingin memasukkan maklumat tambahan seperti nombor EPF,SOCSO,Cukai Pendapatan, Zakat, Tabung Haji, Paypal email dan

MSIC kod, anda boleh memasukkan maklumat tersebut.

Masukkan NOMBOR AKAUN BANK yang telah didaftarkan oleh syarikat

anda.

Masukkan NAMA BANK yang telah

didaftarkan atas nama syarikat anda.

Masukkan NAMA SYARIKAT

anda.


4.4 REPORT SETTINGS

Seterusnya, anda boleh menukar bentuk laporan yang dikeluarkan oleh sistem OfficeCentral untuk syarikat

anda dalam submodul “Report Settings”. Harap maklum bahawa semua laporan yang dikeluarkan oleh

mana-mana pengguna OfficeCentral dalam akaun syarikat anda akan menggunakan bentuk laporan yang

sama seperti yang telah anda tetapkan dalam submodul ini.

CARA MENUKAR MENUKAR TEMPLATES FINANCE/CRM/PROCUREMENT/PAYROLL REPORTS

1. Anda boleh mengubah templates mengikut kehendak syarikat anda dengan menekan butang

pada bawah template atau menggunakan format yang telah disediakan bagi setiap laporan.

2. Seterusnya, tekan butang “Save” untuk memastikan sistem mengikut bentuk laporan yang dipilih.

3. Contoh bentuk laporan adalah seperti berikut:

Gambar 4.4.1: Contoh tetapan bentuk laporan


4.5 LESEN KREDIT (LICENSE CREDIT)

“License Credit” merupakan lesen kredit yang digunakan untuk merekodkan jumlah lesen yang digunakan

oleh syarikat anda. Satu lesen kredit akan digunakan bagi setiap satu pengguna setiap bulan. Lesen kredit

juga mempunyai tarikh luput (expiration date). Oleh itu, ia perlu digunakan dalam satu tempoh masa

tertentu.

Untuk menjimatkan penggunaan lesen kredit, anda disarankan untuk memadam (unassign) pengguna-

pengguna yang tidak lagi digunakan atau pengguna-pengguna yang disambungkan kepada pekerja yang

telah berhenti.

MENGAPA?

Dengan menggunakan sistem lesen kredit, anda akan mendapat lebih banyak fleksibiliti dari segi

penambahan atau pengurangan bilangan pengguna pada sesuatu masa. Sebagai contoh, sekiranya anda

membeli 5 pengguna untuk 12 bulan, anda akan mendapat 60 lesen kredit dengan tarikh luput selama 1

tahun kemudian. Jika anda hanya menggunakan 3 pengguna semasa bulan pertama anda gunakan

OfficeCentral, anda akan mempunyai baki 57 lesen kredit untuk digunakan dalam bulan seterusnya. Oleh

itu, jika anda perlu tiba-tiba gunakan lebih dari 5 pengguna dalam sesuatu bulan, anda boleh gunakan tanpa

bayaran tambahan, dengan syarat, anda masih mempunyai baki lesen kredit.

SENARAI LESEN KREDIT

Pergi ke “Global settings”, dan klik menu “License Credit”

Berikut merupakan maklumat kredit dan baki lesen anda:

Gambar 4.5.1: Maklumat lesen kredit untuk syarikat


Berikut pula merupakan bilangan transaksi kredit lesen yang berlaku dalam akaun syarikat anda.

Transaksi ini akan berlaku secara automatik setiap bulan dan dikira berdasarkan bilangan pengguna yang

aktif dalam bulan tersebut.

Gambar 4.5.2: Senarai transaksi kredit lesen dalam syarikat anda

4.6 GROUP MONITORING

GROUP MONITORING

Setelah selesai, anda pergi ke submenu seterusnya iaitu “Group Monitoring”. Anda akan dapat lihat

paparan seperti gambar di bawah. Group monitoring adalah penting untuk memantau kumpulan syarikat

anda (seperti anak-anak syarikat) jika ada.

Gambar 4.6.1: Paparan “Group Monitoring”


Anda boleh menambah anak syarikat melalui cara berikut:

Gambar 4.6.2: Cara menambahkan anak syarikat

Gambar 4.6.3: Cara memasukkan makluman akaun dan orang untuk dihubungi

Masukkan nama anak syarikat

yang ingin ditambah

Masukkan nama pengguna iaitu nama orang/wakil syarikat yang akan

mengendalikan akaun, email dan juga kata laluan untuk syarikat tersebut.

Tekan butang ini untuk memasukkan

nombor telefon dan e-mail anak

syarikat yang telah didaftarkan.

Masukkan nombor pendaftaran anak syarikat.

Masukkan maklumat orang yang akan dihubungi di dalam syarikat itu.


4.7 SETTINGS

CAWANGAN-CAWANGAN ATAU LOKASI DALAM SYARIKAT (LOCATIONS)

OfficeCentral membenarkan anda menambahkan cawangan-cawangan dan lokasi dalam syarikat anda. Hal

ini kerana terdapat syarikat mempunyai lebih dari satu lokasi ataupun cawangan. Dengan menamakan lokasi

atau cawangan yang baru selaras dengan lokasi-lokasi yang wujud di syarikat anda, anda dapat

mengklasifikasikan pekerja anda dengan lebih mudah. Hal ini juga membolehkan sistem mengira cuti

dengan automatik dengan mengambil kira public holiday dan state holiday berdasarkan lokasi pekerja.

MENAMBAHKAN LOKASI DALAM SYARIKAT

Pergi ke “Settings” tersebut dan anda akan lihat isi kandungan di dalamnya seperti “Departments”,

“Locations”, “Designations”, “Job Classifications”, “Public Holidays” dan “State Holidays”. Tekan

“Locations”.

Gambar 4.7.1: Cara untuk akses ke submodul Lokasi

Gambar 4.7.2: Senarai lokasi/cawangan syarikat

B

C

Gambar 4.6: Locations

Tekan “locations”

Tekan butang ini untuk tambahkan cawangan atau lokasi

yang baru. Tekan butang ini untuk

mengemaskini data untuk cawangan atau lokasi tersebut.

Tekan butang ini untuk memadamkan lokasi atau cawangan ini. Walau bagaimanapun, harap maklum bahawa sesebuah lokasi/cawangan hanya boleh dipadamkan sekiranya masih belum

digunakan lagi. Sekiranya ia telah digunakan, ia tidak boleh dipadamkan.


CARA MENAMBAH LOKASI BARU

Anda boleh menambahkan lokasi/cawangan yang baru dengan mengikut proses berikut:

1. Isikan maklumat yang diperlukan.

Gambar 4.7.3: Cara menambahkan lokasi baru dalam syarikat anda

Keterangan:

1 Masukkan nama syarikat atau cawangan baru anda.

2 Sila masukkan kod lokasi baru anda.

3 Masukkan kenyataan bagi syarikat itu.

4 Masukkan alamat syarikat anda.

5 Bagi fungsi “parent”, sekiranya cawangan yang baru ditambah adalah sub kepada mana-

mana lokasi.

6 Pilih Negara syarikat anda beroperasi.

7 Pilih Negeri syarikat anda beroperasi.

8 Sila tanda hari cuti bagi syarikat.

9 Tandakan sekirannya syarikat anda mempunyai Carta Akaun sendiri

10 Tekan butang ini untuk dapatkan lokasi syarikat anda. Pastikan anda tekan butang ini di

syarikat anda.

11 Apabila telah selesai, tekan butang “Submit” di bahagian kanan atas page.

1 2

3

4

5

7

6

8

9

10

11


CUTI UMUM (PUBLIC HOLIDAY)

“Public Holiday” adalah bertujuan untuk meletakkan apa-apa cuti yang diisytihar di dalam negara (cuti

umum) yang diikuti oleh syarikat. Tidak semua syarikat mengikut cuti umum yang sama.

Dengan memasukkan cuti ke dalam sistem, sistem akan mengira bilangan cuti yang diambil oleh pekerja

secara automatik. Jika terdapat sebarang cuti lain yang diambil selain dari cuti yang terdapat di dalam sistem

ini, anda boleh menambah cuti tersebut.

Tekan menu “Settings” dan pilih “Public Holidays” untuk akses ke submodul ini.

Gambar 4.7.4: Cara untuk akses ke modul tetapan Cuti Umum (Public Holidays)

Gambar 4.7.5: Senarai Cuti Umum yang diikuti oleh syarikat anda

Tekan ‘Add’ untuk tambahkan cuti umum yang

baru.

Tekan ‘Edit’ untuk mengemaskini data bagi cuti

umum tersebut.

Tekan butang ini untuk memadamkan cuti umum tersebut. Walau bagaimanapun, harap maklum bahawa sesuatu jawatan

hanya boleh dipadamkan sekiranya masih belum digunakan lagi. Sekiranya ia telah digunakan, ia tidak boleh dipadamkan.


MENAMBAHKAN CUTI UMUM YANG DIIKUTI OLEH SYARIKAT

Anda boleh menekan butang “Add” untuk menambah cuti-cuti lain yang diperlukan dan link “Delete” untuk

memadam mana-mana cuti yang tidak diperlukan. Link “Edit” pula digunakan sekiranya ingin mengubahsuai

data tersebut.

Keterangan:

1 Sila pilih negara untuk cuti umum tersebut.

2 Masukkan nama cuti tersebut.

3 Sila pilih tarikh cuti tersebut.

4 Masukkan keterangan tentang cuti tersebut

Nota: Anda perlu masukkan senarai cuti umum yang diikuti oleh syarikat anda setiap tahun. Sistem tidak

melakukan ini secara automatik kerana banyak cuti yang tidak mempunyai tarikh yang tetap setiap tahun

dan tidak kesemua syarikat mengikuti cuti yang sama.

Gambar 4.7.6: Tambah Public Holiday baru

1

2

3

4


CUTI NEGERI (STATE HOLIDAY)

“State Holiday” bertujuan untuk meletakkan apa-apa jenis cuti yang diikuti oleh syarikat anda mengikut

negeri masing-masing. Dengan memasukkan cuti ke dalam sistem, sistem akan mengira bilangan cuti yang

diambil oleh pekerja berdasarkan lokasi mereka secara automatik.

Jika terdapat sebarang cuti lain yang diambil selain dari cuti yang terdapat didalam sistem ini, anda boleh

menambah cuti tersebut. Oleh itu, sekiranya anda mempunyai pekerja yang bekerja di negara yang

berlainan, anda masih boleh menggunapakai OfficeCentral dengan berkesan.

Tekan ‘Add’ untuk tambahkan cuti negeri yang baru.(jika

perlu)

Tekan ‘Edit’ untuk mengemaskini data bagi cuti

negeri tersebut.

Gambar 4.7.7: Senarai Cuti Negeri dalam syarikat anda

Tekan butang ini untuk memadamkan

cuti negeri tersebut. Walau bagaimanapun, harap maklum bahawa cuti tersebut hanya boleh dipadamkan sekiranya masih belum digunakan lagi. Sekiranya ia telah digunakan, ia tidak

boleh dipadamkan.


MENAMBAHKAN CUTI NEGERI YANG DIIKUTI OLEH SYARIKAT

Anda boleh menekan butang “Add” untuk menambah dan link “Delete” untuk memadam mana-mana cuti

yang tidak diperlukan. Link “Edit” pula digunakan sekiranya ingin mengubahsuai data tersebut.

Gambar 4.7.8: Paparan untuk menambahkan cuti negeri yang baru

Keterangan:

1 Sila pilih negeri untuk cuti tersebut.

2 Masukkan nama cuti tersebut.

3 Sila pilih tarikh cuti tersebut.

4 Masukkan keterangan tentang cuti tersebut

1

2

3

4


CUKAI (TAX)

Tax ini adalah bertujuan untuk menetapkan jenis-jenis cukai yang digunakan dalam syarikat anda. Anda

boleh menekan pada TAXES dan VIEW LIST untuk melihat kadar cukai yang ditetapkan oleh sistem. Anda

juga boleh menambah cukai yang baru seperti contoh cukai perkhidmatan. Untuk menetapkan cukai lain,

anda perlu menekan ADD NEW. Untuk menambahkan jenis cukai seperti contoh cukai kepada pengedar dan

pembeli boleh si setupkan di TAX TYPES.

Gambar 4.7.9: Menu tetapan cukai

Sekiranya anda menekan “Tax Types”, anda dapat melihat jenis-jenis cukai yang ada dalam syarikat anda

seperti berikut:

Gambar 4.7.10: Senarai jenis-jenis cukai dalam syarikat anda

Tekan taxes untuk melihat cukai yang disediakan oleh

sistem

Untuk melihat jenis cukai yang

disediakan

Untuk menambah cukai yang baru

Tekan taxes untuk melihat cukai yang disediakan oleh sistem

Tekan butang “Add” Untuk

menambah jenis cukai yang baru

Tekan “Edit” untuk mengubah data jenis cukai sedia ada.

Tekan “Delete” untuk memadam jenis cukai yang dipilih. Walau

bagaimanapun, anda hanya boleh memadam data tersebut sekiranya

belum digunakan lagi sahaja.


Seterusnya, anda boleh menambah jenis cukai yang baru dengan menekan butang “Add”. Anda akan

dapat akses paparan seperti di bawah:

Gambar 4.7.11: Cara menambah jenis cukai dalam syarikat anda

Seperti dalam paparan di atas, anda boleh masukkan maklumat seperti berikut:

1 Masukkan nama jenis cukai tersebut

2 Masukkan tujuan cukai sama ada untuk jualan (Supply) ataupun pembelian (Purchase)

3 Masukkan maklumat tambahan atau keterangan tentang jenis cukai tersebut.

Setelah maklumat di atas dimasukkan, tekan butang save untuk menyimpan data anda.

Seterusnya, anda boleh menekan menu “Taxes” untuk mengakses senarai cukai dalam syarikat anda:

Gambar 4.7.12: Menu dalam submodul Cukai (Taxes)

1

2

3

Tekan di sini untuk menetapkan cukai GST di dalam akaun syarikat secara automatik.


Sekiranya syarikat anda merupakan syarikat berdaftar GST, tekan butang “Setup GST” untuk menetapkan

cukai-cukai GST secara automatik supaya anda tidak perlu tambahkan satu persatu, sekaligus menjimatkan

masa anda.

Setelah anda menekan butang ‘Setup GST’, anda akan melihat papran seperti berikut:

Gambar 4.7.13: Senarai cukai dalam syarikat anda

Tekan “Edit” untuk mengubahsuai data cukai tersebut manakala tekang butang “Delete” untuk

memadamkan data cukai tersebut. Harap maklum bahawa data tersebut hanya boleh dipadam sekiranya

belum digunakan lagi.


BANK

Setelah anda tetapkan bank yang anda gunakan untuk company anda, anda perlu memasukkan nombor

akaun bank anda di sini. Ini adalah bertujuan untuk mewujudkan nombor akaun anda di invois dan resit.

Gambar 4.7.14: Menu untuk penambahan akaun bank dalam syarikat

Berikut merupakan contoh senarai bank dalam syarikat anda:

Gambar 4.7.15: Senarai bank dalam syarikat anda

Tekan view list untuk melihat senarai bank yang telah disediakan oleh

sistem

Tekan ADD NEW untuk menambahkan bank lain yang digunakan untuk syarikat anda

Tekan butang “Edit” untuk mengubah maklumat bank yang

dipilih.

Tekan butang “Delete” untuk memadam maklumat bank tersebut. Walaubagaimana pun, data hanya boleh dipadam sekiranya

ia tidak digunakan lagi.


Apabila anda menekan butang “Add New”, anda akan mencapai ke paparan seperti di bawah:

Gambar 4.7.16: Paparan untuk menambahkan maklumat bank yang baru

Keterangan:

1 Masukkan nama bank tersebut.

2 Masukkan nama pendek yang anda gunakan untuk mengenalpasti bank tersebut. Sebagai contoh,

MBB digunakan sebagai shortcode untuk Maybank.

3 Pilih jenis bank sama ada Maybank atau CIMB. Pilih “Others” untuk lain2 bank.

4 Masukkan nombor akaun bank syarikat anda di sini.

5 Masukkan alamat cawangan bank tersebut di mana akaun syarikat anda diuruskan.

6 Masukkan maklumat tambahan tentang akaun bank tersebut.

1

3

5

6

2

4


MATAWANG

Untuk menambah jenis matawang yang digunakan oleh syarikat anda, anda boleh menekan pada menu

CURRENCIES. Disini, anda akan boleh menetapkan matawang yang digunakan oleh syarikat anda. Sekiranya

anda mendaftar syarikat anda di Malaysia, matawang yang akan digunakan adalah RM (Ringgit Malaysia).

Gambar 4.7.17: Paparan untuk submodul CURRENCIES

Apabila anda menekan link “View List”, anda dapat melihat paparan senarai matawang yang digunakan di

syarikat anda seperti berikut:

Gambar 4.7.18: Paparan bila anda menekan ‘View List’ didalam CURRENCIES

Tekan VIEW LIST untuk melihat senarai matawang yang disediakan

oleh sistem

Jika matawang yang anda gunakan tiada dalam senarai, anda boleh

menambahkan matawang itu disini

Tekan “Edit” untuk mengubah maklumat matawang yang dipilih.

Tekan “Delete” untuk memadam maklumat matawang yang dipilih.

Data hanya boleh dipadam sekiranya belum digunakan lagi.


Apabila anda menekan “Add New”, anda akan dapat melihat paparan seperti di bawah:

Gambar 4.7.19: Paparan bila anda menekan ‘Add New’ didalam CURRENCIES

Dalam seleksi “Currency”, anda boleh memilih matawang yang anda ingin gunakan dan pilih Exchange Rate

matawang tersebut dengan matawang utama yang anda telah pilih. Tekan butang “Save” untuk menyimpan

data tersebut.

KUMPULAN PERANAN (CUSTOM ROLE GROUPS)

Custom Role Groups adalah satu konfigurasi untuk menetapkan akses untuk pengguna yang berdaftar dalam

OfficeCentral. Di sini, admin boleh menetapkan had limit untuk staf mereka mengakses sistem. Sebagai

contoh, staf mereka hanya dapat melihat gaji mereka di modul gaji. Staf mereka tidak boleh melihat gaji

staf-staf yang lain. Disini anda boleh menetapkan kumpulan dimana sudah di hadkan pengaksessan sistem

ini. Anda tidak perlu untuk menetapkan had pengaksessan untuk setiap seorang staf anda. Anda hanya perlu

masukkan nama staf anda dalam kumpulan yang anda telah tambahkan di sini.

Gambar 4.7.20: Paparan butang ‘Custom Role Groups’


Setelah anda menekan butang ‘Custom Role Group’, anda akan melihat paparan seperti di bawah:

Gambar 4.7.20: Paparan bila anda menekan ‘Custom Role Groups’

Disini anda akan melihat paparan tetapan untuk Custom Role Group seperti berikut:

Gambar 4.7.21: Paparan untuk tetapan Custom Role Groups

Tekan untuk melihat tetapan untuk Custom

Role Group

Tekan untuk mengubah balik tetapan seperti sedia

kala

Tekan untuk menambah Custom Role Group yang

baharu


Setelah anda menekan butang ‘Create’, anda akan dapat melihat paparan seperti di bawah:

<<ERROR>>

Gambar 4.7.22: Paparan apabila anda menekan butang ‘Create’

Sekiranya anda hendak memadam ‘Role Group’, anda boleh menekan butang ‘Bulk Reset’. Stelah anda

menekan butang Bulk Reset tersebut, anda akan dapat melihat paparan seperti dibawah:

Gambar 4.7.23: Paparan apabila anda menekan ‘Bulk Reset’

Pilih kumpulan yang anda hendak

padamkan Pilih pekerja yang berada didalam

kumpulan tersebut

Tekan untuk menambah lagi kumpulan dan pekerja seperti

diatas

Setelah selesai memilih, anda perlu tekan ‘Bulk Reset’ sebagai tanda setuju

officecentral user manual - bahasa melayu - konfigurasi global v3r1

Software