user manual eaknc

Manual Pengguna e-AKNC

1 PENGENALAN

PENGENALAN

e-AKNC merupakan satu sistem maklumat yang digunakan sebagai pangkalan data untuk

menyimpan rekod-rekod berkaitan dengan laporan Anugerah Kualiti Naib Canselor (AKNC).

Sistem ini dibangunkan untuk memudahkan pihak universiti menyimpan segala maklumat

yang penting berkaitan AKNC. Ianya juga dapat digunakan sebagai panduan kepada

pihak audit dalam mengaudit laporan-laporan AKNC.

PENGGUNA SISTEM

Terdapat tiga kategori pengguna sistem:-

i. Pentadbir

Individu yang bertanggungjawab untuk menyelenggara sistem.

ii. Penulis AKNC

Individu yang dilantik daripada kalangan staf untuk menyediakan laporan

mengikut kategori-kategori.

iii. Juruaudit

Individu yang membuat audit terhadap laporan yang telah disediakan oleh

penulis-penulis AKNC.


2 SPESIFIKASI SISTEM

SPESIFIKASI SISTEM

Keperluan minimum untuk menggunakan sistem ini adalah seperti berikut:-

a) Perkakasan

Komputer dengan keupayaan pemproses 2.0 Ghz

Komputer memory 2 Gb

Resolusi skrin 1024 x 768

Pencetak

b) Perisian

Perisian operasi Windows XP/Vista/7

Microsoft Office 2007 (Access 2007)


3 INSTALL PERISIAN

INSTALL PERISIAN

Langkah-langkah untuk install sistem ke dalam komputer:-

Buka CD installer dan dwi klik pada setup.exe.

Langkah 1


4 INSTALL PERISIAN

Klik butang Next >.

Masukkan User Name dan Organization dan klik butang Next >.

Langkah 2

Langkah 3


5 INSTALL PERISIAN

Klik Typical dan klik Install.

Skrin seperti di bawah akan dipaparkan:-

Langkah 4


6 INSTALL PERISIAN

Klik butang Finish.

Untuk memulakan sistem klik pada icon atau anda boleh memulakan

program dengan menggunakan butang Start.

Langkah 5


7 KONFIGURASI ACCESS 2007

KONFIGURASI ACCESS 2007

Sebelum menggunakan sistem e-AKNC, beberapa konfigurasi pada perisian Access 2007

perlu di lakukan. Berikut merupakan langkah-langkah konfigurasi:-

1. Buka perisian Microsof Access 2007



2. Klik butang Office dan klik Access Options

3. Klik Trust Center Trust Center Settings…

1

2

1 2



4. Klik Macro Settings Enable all macros OK

5. Klik OK

1

2

3


10 MENU UTAMA

MENU UTAMA

Menu Utama merupakan menu pertama dipaparkan apabila sistem dibuka. Terdapat

beberapa fungsi butang dalam menu ini. Berikut adalah penerangan fungsi setiap butang.

Nama Butang Fungsi

KATEGORI Butang ini berfungsi untuk membuka skrin

kategori AKNC.

PROFIL ORGANISASI Butang ini berfungsi untuk membuka skrin

profil organisasi

MAKLUMAT LAPORAN Butang ini berfungsi untuk membuka skrin

maklumat laporan.

CARIAN Butang ini berfungsi untuk membuka skrin

carian.

LAPORAN Butang ini berfungsi untuk membuka skrin

laporan.

KELUAR APLIKASI Butang ini digunakan untuk keluar daripada

sistem.


11 KATEGORI

KATEGORI

Klik untuk

memasukkan

kategori baru

Klik untuk simpan

rekod yang telah

dimasukkan/edit

Klik untuk

membuat carian

Klik untuk

hapuskan rekod

Klik pada senarai

kategori untuk

edit kategori


12 PROFIL ORGANISASI

PROFIL ORGANISASI

Skrin Profil Organisasi digunakan untuk merekod maklumat berkenaan organisasi. Berikut

merupakan keterangan medan-medan yang terdapat dalam skrin ini.

Nama medan Keterangan

No Perkara Masukkan nombor perkara. Contoh P.1

Perkara Utama Perkara utama bagi profil organisasi

Perkara Sub perkara bagi perkara utama

No Perkara (multiple item requirements) Nombor perkara bagi sub perkara

Deskripsi Ringkas Penerangan berkenaan sub perkara

No Fail/Dokumen Nombor fail atau dokumen sokongan bagi

perkara

Fail Penuh Fail sebenar bagi sumber perkara

1

2

3

4

5

6 7 8 9 10

11


13 PROFIL ORGANISASI

Fungsi butang

Nama butang Fungsi

Berfungsi untuk menambahkan rekod

perkara baru.

Berfungsi untuk menghapuskan rekod

perkara.

Berfungsi untuk memasukkan lampiran

seperti jadual, carta, gambar dan lain-lain.


„multiple item requirements‟ baru.


„multiple item requirements‟.


perkara utama.

Berfungsi untuk menyimpan rekod.


perkara utama.

Berfungsi sebagai carian rekod.

Berfungsi untuk menutup skrin dan kembali

ke menu utama.

Digunakan untuk carian rekod yang telah

dimasukkan ke dalam sistem.

1

2

3

1

4

5

6

7

8

9

10

11


14 LAMPIRAN

LAMPIRAN

Skirn lampiran digunakan untuk merekod maklumat/sumber tambahan bagi “multiple item

requirements”. Untuk merekodkan laporan,

i. Masukkan No Lampiran

ii. Dwi klik Lampiran dan tetingkap seperti di bawah akan dipaparkan.

Plih Create New dan pilih Object Type untuk lampiran yang bersesuaian atau plih

Create from File dan klik butang Browse untuk memasukkan lampiran yang mana

failnya telah sedia ada.

iii. Masukkan keterangan lampiran dan klik butang Simpan Rekod.


15 MAKLUMAT LAPORAN

MAKLUMAT LAPORAN

Skrin maklumat laporan digunakan untuk merekodkan laporan-laporan daripada penulis

laporan AKNC. Berikut merupakan penerangan medan-medan yang terdapat di dalam

skirn ini.

Nama medan Keterangan

Perkara Utama

Merujuk kepada perkara utama bagi

kategori penulisan. (Rujuk pada soalan-

soalan dalam setiap kategori).

No Dokumen Merujuk kepada nombor dokumen kepada

setiap perkara utama.

Tahun Tahun laporan AKNC dibuat.

Keterangan Penjelasan lanjut berkenaan perkara utama.

Kategori Kategori perkara utama. Dipilih daripada

senarai yang disediakan.

Nama Penulis Dipaparkan secara automatik.

Nombor Telefon Dipaparkan secara automatik.


16 MAKLUMAT LAPORAN

Perkara (Overall item requirements) Sub bagi perkara utama.

No Perkara Merujuk kepada nombor perkara bagi sub

perkara utama.

Deskripsi ringkas Penerangan lanjut sub perkara.

No Fail/Dokumen

Merujuk kepada senarai nombor fail atau

dokumen yang berkaitan dengan

penerangan sebagai sumber rujukan.

Fungsi butang

Nama butang Fungsi

Berfungsi untuk menambahkan rekod sub

perkara baru.

Berfungsi untuk menghapuskan rekod sub

perkara.

Berfungsi untuk memasukkan sumber fail

sebenar sebagai rujukan kepada

penerangan dalam deskripsi perkara.

Berfungsi untuk memasukkan lampiran

seperti jadual, carta, gambar dan lain-lain.


„multiple item requirements‟ baru.


„multiple item requirements‟.


perkara utama.

Berfungsi untuk menyimpan rekod.


perkara utama.

Berfungsi sebagai carian rekod.

Berfungsi untuk menutup skrin dan kembali

ke menu utama.

1

2

3

1

4

5

6

7

8

9

10

3


17 DOKUMEN/FAIL

DOKUMEN/FAIL

Skrin ini digunakan untuk memasukkan dokumen/fail sokongan sebagai sumber maklumat

diperolehi oleh sesuatu perkara. Proses memasukkan data adalah sama seperti skrin-skrin lain

sebelum ini.


18 LAPORAN

LAPORAN

Skirn ini digunakan untuk memaparkan laporan dan untuk tujuan cetakan. Terdapat dua

jenis laporan iaitu laporan untuk kategori penulisan dan laporan yang memaparkan

lampiran.

Langkah-langkah untuk memaparkan laporan:-

1. Klik pada Semua Kategori untuk memaparkan semua laporan bagi semua kategori

atau klik pada Pilih Kategori dan pilih daripada senarai yang disediakan.

2. Klik butang Papar untuk memaparkan laporan atau Cetak untuk mencetak laporan.


19 LAPORAN

Contoh laporan:-

user manual eaknc

Technology