manual pembelajaran - officecentral : your integrated...

Manual Pembelajaran Tajuk Kursus: Pengenalan kepada sistem

OfficeCentral

© Julai 2014 - Authentic Venture Sdn Bhd

© 2014 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 1

TABLE OF CONTENTS

1 - PENGENALAN ............................................................................................................................................................ 3

2 – DAFTAR DAN LOG MASUK KE SISTEM ...................................................................................................................... 4

2.1 LOG MASUK ......................................................................................................................................................... 4

3 - PERMULAAN ............................................................................................................................................................. 6

3.1 SUSUNATUR APLIKASI .......................................................................................................................................... 6

4 – KONFIGURASI SISTEM .............................................................................................................................................. 7

4.1 KONFIGURASI AKAUN .......................................................................................................................................... 7

4.2 JABATAN-JABATAN DALAM SYARIKAT (DEPARTMENTS) ..................................................................................... 9

4.3 CAWANGAN-CAWANGAN ATAU LOKASI DALAM SYARIKAT (LOCATIONS) ........................................................ 11

4.4 JAWATAN-JAWATAN DALAM SYARIKAT (DESIGNATIONS) ................................................................................ 13

4.5 KLASIFIKASI KERJA DALAM SYARIKAT (JOB CLASSIFICATIONS) .......................................................................... 14

4.6 CUTI UMUM ....................................................................................................................................................... 15

4.7 CUTI NEGERI ...................................................................................................................................................... 17

5 - HUMAN RESOURCE MANAGEMENT SYSTEM (SISTEM PENGURUSAN PEKERJA) ................................................... 19

5.1 STAFFS MANAGEMENT (PENGURUSAN PEKERJA) ............................................................................................. 19

5.2 LEAVES MANAGEMENT (PENGURUSAN CUTI) ................................................................................................... 24

5.3 ATTENDANCE MANAGEMENT (PENGURUSAN MAKLUMAT KEHADIRAN) ........................................................ 32

5.4 MOVEMENT MANAGEMENT (PENGURUSAN PERGERAKAN PEKERJA) .............................................................. 32

5.5 COURSES (KURSUS) ............................................................................................................................................ 35

6- PAYROLL (SISTEM PENGURUSAN GAJI) ................................................................................................................... 37

6.1 KONFIGURASI ..................................................................................................................................................... 38

6.2 PENGIRAAN GAJI (PROFIL GAJI) ......................................................................................................................... 42

6.3 ELAUN/PENGURANGAN GAJI PEKERJA (ADJUSTMENTS) ................................................................................... 43

6.4 SLIP GAJI ............................................................................................................................................................. 45

7 - KEWANGAN ............................................................................................................................................................ 46

7.1 TUNTUTAN PEKERJA (CLAIM) ............................................................................................................................ 47


7.2 PENDAHULUAN (ADVANCES) ............................................................................................................................. 49

7.3 PERMOHONAN BAYARAN (PAYMENT REQUISITION) ........................................................................................ 50

7.4 BAUCER PEMBAYARAN (PAYMENT VOUCHERS) ................................................................................................ 53

7.5 BAUCER BAYARAN TUNAI RUNCIT (PETTY CASH VOUCHERS) ........................................................................... 55

8.0 MODUL PENGURUSAN HUBUNGAN PELANGGAN (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT / CRM) .............. 57

8.1 PEMILIHAN (SELECTIONS) .................................................................................................................................. 57

8.2 KATEGORI BUKU HARGA (PRICEBOOK CATEGORIES) ........................................................................................ 58

8.3 INDEKS PENCAPAIAN STAFF (KEY PERFORMANCE INDEX / KPI) ........................................................................ 59

8.4 BUKU HARGA (PRICEBOOK) ............................................................................................................................... 61

8.5 INVENTORI (INVENTORY) ................................................................................................................................... 61

8.6 BUKU CONTACT (CONTACT BOOK) .................................................................................................................... 62

8.7 POTENSI JUALAN/PROJEK (POTENTIALS) ........................................................................................................... 65

8.8 KOMUNIKASI (COMMUNICATIONS) .................................................................................................................. 66

8.9 INVOICING ......................................................................................................................................................... 68

9 – PERAKAUNAN (ACCOUNTING) ............................................................................................................................... 73

9.1 KONFIGURASI PERAKAUNAN ............................................................................................................................. 73

9.2 TRANSAKSI PERKAUNAN (ACCOUNTING TRANSACTIONS) ................................................................................ 76

9.3 IMPORT TRANSAKSI (IMPORT TRANSACTIONS) ................................................................................................. 84

9.4 MELULUSKAN TRANSAKSI .................................................................................................................................. 86

9.5 PENGHUTANG DAN PEMIUTANG (DEBTORS AND CREDITORS) ......................................................................... 87

9.6 LAPORAN PERAKAUNAN .................................................................................................................................... 88

9.7 DASHBOARD ...................................................................................................................................................... 89


1 - PENGENALAN

OfficeCentral merupakan satu sistem yang menggunakan teknologi awan (internet cloud-based software) dan

merangkumi modul-modul penting untuk menguruskan sesebuah syarikat iaitu HRMS, Kiraan Gaji (Payroll), Akaun

dan Pengurusan Pelanggan (CRM).

OfficeCentral adalah satu aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana untuk

membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan lebih mudah dan lancar.

Hubungi Kami

Authentic Venture Sdn. Bhd. (470336-H)

906B, Tingkat 2, Blok D

Kompleks Diamond, Bangi Business Park

43650 Bandar Baru Bangi

Selangor, Malaysia.

P: +603-8922 1493 / +603-8920 0672

E: [email protected]

Sekiranya anda memerlukan sebarang bantuan/pertanyaan berkenaan system OfficeCentral, sila hubungi kami

atau email di [email protected].

Hakcipta Terpelihara

©2014 -Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara.

mailto:[email protected]



2 – DAFTAR DAN LOG MASUK KE SISTEM

OfficeCentral merupakan aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana untuk

membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan baik. Untuk mengakses sistem ini, para pengguna boleh

menggunakan Google Chrome atau Mozilla Firefox (atau mana-mana Internet Browser yang bersesuaian).

OfficeCentral mengandungi beberapa modul seperti berikut:

2.1 LOG MASUK

Gambar 2.1 – Log Masuk ke Sistem OfficeCentral

LOG MASUK

Untuk log masuk ke sistem, sila layari ke http://v2.officecentral.com.my. Masukkan nama pengguna (username)

dan juga kata laluan (password) anda untuk mengakses sistem OfficeCentral.

OfficeCentralHRMS

Payroll

Accounting

CRM

Point of Sale

http://v2.officecentral.com.my/


MENGAPA?

Dengan menggunakan nama pengguna dan kata laluan, hanya anda yang boleh akses akaun anda. Pastikan anda

tidak berkongsi kata laluan anda dengan orang lain untuk mengelakkan penyalahgunaan akaun dan data. Sekiranya

anda khuatir bahawa kata laluan anda telah diketahui oleh orang lain, anda boleh menukarkan kata laluan anda

setelah log masuk ke sistem.

PENDAFTARAN

Untuk yang belum mempunyai nama pengguna, boleh mendaftar dengan menekan link “Click here to Register” di

bahagian atas dan isikan data yang diperlukan. Email akan digunakan sebagai username.

Gambar 2.2: Pendaftaran untuk Sistem OfficeCentral

HOME

Setelah log masuk ke sistem, anda akan pergi ke page Home seperti di bawah:

Gambar 2.3 : Home


3 - PERMULAAN

Seperti sistem-sistem aplikasi web yang lain, OfficeCentral dibahagikan kepada beberapa bahagian untuk

memudahkan user untuk menggunakan sistem tersebut. Setiap bahagian dan data dibahagikan seperi berikut:

3.1 SUSUNATUR APLIKASI

Gambar 3.1 : Susun atur aplikasi OfficeCentral

MENU UTAMA

Menu Utama berada di bahagian atas aplikasi mengandungi menu alikasi.

Terdapat beberapa menu besar yang ditunjukkan melalui gambar untuk membantu pengguna melayari sistem

dengan cepat dan mudah.

MENU KEDUA

Menu Kedua pula diletakkan di bahagian bawah Menu Utama. Menu Kedua mengandungi hyperlinks, enjin carian,

info pengguna dan juga butang logout.

BAHAGIAN DATA

Bahagian Data pula terletak di bahagian bawah Menu Kedua dan mengandungi ruangan paling besar. Kesemua data

dalam sistem terletak di bahagian ini.

MENGAPA?

Dengan menggunakan susun atur yang seragam ini membolehkan anda menguruskan akaun anda dengan mudah

dan berkesan.

Menu Utama

Menu Kedua

Bahagian Data


4 – KONFIGURASI SISTEM

4.1 KONFIGURASI AKAUN

TUKAR KATA EMAIL ATAU KATA LALUAN (SEKIRANYA PERLU)

Selepas anda pergi ke menu “Settings”, pergi ke bahagian “Account” seperti gambar di bawah:

Gambar 4.1 : “Settings” > “Account”

CARA MENUKAR EMAIL

1. Isikan email anda di bahagian kiri dan tekan butang “Change Email”

2. Sila pastikan email anda dieja dengan betul kerana kesemua email notifikasi berkenaan OfficeCentral akan

dihantar ke email ini.

3. Nama pengguna anda masih menggunakan nama pengguna yang asal walaupun anda menukar email anda

di sini.

CARA MENUKAR KATA LALUAN

1. Anda boleh menukar password anda jika anda merasakan password yang asal tidak selamat digunakan.

2. Anda perlu isikan kata laluan sekarang (Current Password) dan juga kata laluan yang baru sebanyak dua kali.

(New Password & Confirm New Password)

3. Apabila telah selesai isi maklumat yang diperlukan, tekan “submit” di bahagian bawah page.


PROFIL SYARIKAT

Setelah selesai, anda pergi ke bahagian seterusnya iaitu “Company Profile”. Anda akan lihat seperti gambar di

bawah:

Gambar 4.2 : “Settings” > “Account” > “Company Profile”

MENGAPA?

Profil syarikat adalah penting untuk diisikan kerana ia akan digunakan dalam laporan dan juga sebarang dokumen

seperti “Quotation” yang dikeluarkan melalui OfficeCentral

KONFIGURASI PROFIL SYARIKAT

Isikan borang “Company Profile” sehingga lengkap.

1. Anda hendaklah mengisi semua maklumat yang diperlukan didalam “Company Profile” tersebut.

Basic Information: Informasi tentang syarikat. Informasi ini penting kerana kesemua reports di dalam

OfficeCentral akan menggunakan data di sini.

Contact Person Information: Orang yang boleh dihubungi sekiranya terdapat apa-apa terbaru tentang

OfficeCentral.

Address: Masukkan alamat syarikat yang ingin ditunjukkan dalam report, sebutharga dan sebagainya yang

disediakan melalui OfficeCentral.

Financial Information: Masukkan nombor pendaftaran syarikat untuk institusi-institusi tersebut untuk

kegunaan menyediakan report gaji.

Additional Information: Masukkan data syarikat untuk membolehkan OfficeCentral memaklumkan

kepada anda sekiranya terdapat sistem atau feature terbaru yang bersesuaian dengan syarikat anda.

Apabila telah selesai semuanya, tekan butang “Save Changes” di bahagian atas kanan page dan tekan.


CARA MENUKAR LOGO SYARIKAT

1. Anda juga boleh meletakkan lambang/logo company dengan pergi ke bahagian “Logo” seperti gambar di

bawah.

Gambar 4.3: Logo Syarikat

2. Jika anda ingin meletakkan gambar, tekan butang “Choose File” dan pilih gambar yang anda mahukan.

3. Jika anda ingin menukar gambar, tekan butang “Choose File” dan pilih gambar yang anda mahukan.

4. Selepas itu, anda tekan butang “Upload” dan logo company akan ditunjukkan seperi dalam gambar di atas.

5. Apabila telah selesai semuanya, tekan butang “Save Changes” di bahagian atas kanan page.

6. Dengan ini, semua maklumat berkenaan dengan syarikat anda telah pun diisi beserta dengan logo/lambang

syarikat.

4.2 JABATAN-JABATAN DALAM SYARIKAT (DEPARTMENTS)

MENAMBAHKAN JABATAN-JABATAN DALAM SYARIKAT

Untuk menambahkan jabatan-jabatan (departments) dalam syarikat anda pergi ke bahagian “Settings” di dalam

menu “Settings”.

1. Pergi ke “Settings” tersebut dan anda akan lihat isi kandungan didalamnya seperti “Departments”,

“Locations”, “Designations”, “Job Classifications”, “Public Holidays” dan “State Holidays”.

2. Tekan di “Departments”.

3. Anda akan lihat departments yang telah sedia ada. Jika ada tambahan departments di syarikat anda, tekan

sahaja dia butang “Add” di bahagian atas.


Gambar 4.4: Departments

MENGAPA?

Kebanyakan syarikat mempunyai lebih dari satu jabatan. Dengan menamakan jabatan yang baru selaras dengan

jabatan-jabatan yang wujud di syarikat anda, anda dapat mengklasifikasikan perkerja anda dengan lebih mudah.

CARA MENAMBAH JABATAN (DEPARTMENT) BARU

1. Isikan maklumat yang diperlukan.

Gambar 4.5: Tambah Department baru

Contoh:

Name : Human Resource

Description : Mengurus hal-ehwal pekerja

Apabila telah selesai, tekan butang “Save” di bahagian kanan atas page.

2. Lakukan ini berulang kali sehingga kesemua jabatan dalam syarikat anda telah ditambah.


CARA MENGUBAHSUAI DATA

Anda boleh mengubahsuai maklumat Department dengan menekan butang “Edit” pada department yang hendak

diubahsuai.

CARA MEMADAM DATA

Anda boleh juga memadam mana-mana data yang tidak diperlukan dengan menekan butang “Delete” pada data

yang hendak dipadam. Hanya data yang belum digunakan sahaja yang boleh dipadam. Data yang sudah dipadam

tidak boleh dikembalikan semula.

4.3 CAWANGAN-CAWANGAN ATAU LOKASI DALAM SYARIKAT (LOCATIONS)

OfficeCentral membenarkan anda menambahkan cawangan-cawangan dan lokasi dalam syarikat anda.

MENGAPA?

Kebanyakan syarikat mempunyai lebih dari satu lokasi ataupun cawangan. Dengan menamakan lokasi atau

cawangan yang baru selaras dengan lokasi-lokasi yang wujud di syarikat anda, anda dapat mengklasifikasikan

perkerja anda dengan lebih mudah. Hal ini juga membolehkan sistem mengira cuti dengan automatik dengan

mengambilkira public holiday dan state holiday berdasarkan lokasi pekerja.

MENAMBAHKAN LOKASI DALAM SYARIKAT

Untuk menambahkan cawangan-cawangan syarikat anda pergi ke bahagian “Settings” di dalam menu “Settings”.

1. Pergi ke “Settings” tersebut dan anda akan lihat isi kandungan di dalamnya seperti “Departments”,

“Locations”, “Designations”, “Job Classifications”, “Public Holidays” dan “State Holidays”.

2. Tekan “Locations”.

3. Anda akan lihat “Locations” yang telah sedia ada. Jika ada tambahan lokasi di syarikat anda, tekan sahaja

dia butang “Add” di bahagian atas.

Gambar 4.6: Locations


CARA MENAMBAH LOKASI BARU


Gambar 4.7: Tambah Location baru

Contoh:

Country : Malaysia

State : Selangor

Name : Bandar Baru Bangi Branch Office

Description : No. 906B, Level 2, Block D, Kompleks Diamond, 43650 Bandar Baru Bangi.

2. Apabila telah selesai, tekan butang “Save” di bahagian kanan atas page.

3. Lakukan ini berulang kali sehingga kesemua cawangan dalam syarikat anda telah ditambah.


Anda boleh mengubahsuai maklumat Location dengan menekan butang “Edit” pada location yang hendak

diubahsuai.

CARA MEMADAM DATA





4.4 JAWATAN-JAWATAN DALAM SYARIKAT (DESIGNATIONS)

Dalam sistem OfficeCentral, setiap pekerja boleh menjawat satu jawatan. Oleh itu, anda boleh menambahkan

jawatan-jawatan yang terdapat dalam syarikat anda di bahagian “Designations”.

MENGAPA?

Kebanyakan syarikat mempunyai lebih dari satu jawatan. Dengan menamakan jawatan yang baru selaras dengan

jawatan-jawatan yang wujud di syarikat anda, anda dapat merekodkan jawatan perkerja anda dengan lebih mudah.

CARA MENAMBAH JAWATAN BARU

1. Pergi ke “Settings” kembali dan klik di “Designations”.

2. Sistem akan memaparkan jawatan-jawatan yang telah sedia ada didalam system.

Gambar 4.8: Tambah Designation baru

3. Jika anda mahu menambah jawatan lain di dalam syarikat, tekan butang “Add” seperti yang

ditunjukkan dalam gambar di atas.

Gambar 4.9: Tambah Designation baru

Contoh:

Name : Driver

Description : Membawa kenderaan




Anda boleh mengubahsuai maklumat jawatan dengan menekan butang “Edit” pada data yang hendak diubahsuai.

CARA MEMADAM DATA




4.5 KLASIFIKASI KERJA DALAM SYARIKAT (JOB CLASSIFICATIONS)

Dalam sistem OfficeCentral, anda boleh menambahkan klasifikasi kerja dalam syarikat. Dengan ini, anda dapat

mengklasifikasikan pekerja anda dengan lebih mudah.

MENGAPA?

Klasifikasi pekerja digunakan untuk memberikan keistimewaan yang berlainan untuk klasifikasi pekerjaan yang

berlainan seperi jumlah cuti tahunan dan sebagainya. Jika semua pekerja diberi cuti yang sama sahaja, maka tidak

perlu untuk membuat apa-apa penambahan pada bahagian ini.

CARA MENAMBAHKAN KLASIFIKASI KERJA DALAM SYARIKAT

1. Jika anda ingin membuat sebarang penambahan pada bahagian ini, tekan pada butang “Add”. Tekan pada

link “Delete” untuk memadam mana-mana cuti yang tidak diperlukan. Link “Edit” pula digunakan

sekiranya ingin mengubahsuai data tersebut.

Gambar 4.10: Tambah Job Classification baru


Gambar 4.11: Tambah Job Classification baru

Contoh:

Name : Pelajar Praktikal

Description : Pelajar praktikal dari universiti



Anda boleh mengubahsuai maklumat data dengan menekan butang “Edit” pada data yang hendak diubahsuai.

CARA MEMADAM DATA




4.6 CUTI UMUM

“Public Holiday” adalah bertujuan untuk meletakkan apa-apa cuti yang disyhtihar didalam negara (cuti umum) yang

diikuti oleh syarikat.

MENGAPA?

Dengan memasukkan cuti ke dalam sistem, sistem akan mengira bilangan cuti yang diambil oleh pekerja secara

automatik. Jika terdapat sebarang cuti lain yang diambil selain dari cuti yang terdapat didalam sistem ini, anda boleh

menambah cuti tersebut. Oleh itu, sekiranya anda mempunyai pekerja yang bekerja di negara yang berlainan, anda

masih boleh menggunapakai OfficeCentral dengan berkesan.

MENAMBAHKAN CUTI UMUM YANG DIIKUTI OLEH SYARIKAT

1. Anda boleh menekan butang “Add” untuk menambah cuti-cuti lain yang diperlukan dan link “Delete” untuk

memadam mana-mana cuti yang tidak diperlukan. Link “Edit” pula digunakan sekiranya ingin mengubahsuai

data tersebut.


Gambar 4.12: Tambah Public Holiday baru

2. Anda hendaklah mengisi maklumat yang dikehendaki di page tersebut.

Gambar 4.13: Tambah Public Holiday baru

Contoh:

Country : Malaysia

Name : Maulidur Rasul

Description : Menyambut kelahiran Nabi

Public Holiday Date : 12 January 2014





CARA MEMADAM DATA




4.7 CUTI NEGERI

“State Holiday” bertujuan untuk meletakkan apa-apa jenis cuti yang diikuti oleh syarikat anda mengikut negeri

masing-masing.

MENGAPA?

Dengan memasukkan cuti ke dalam sistem, sistem akan mengira bilangan cuti yang diambil oleh pekerja secara

automatik. Jika terdapat sebarang cuti lain yang diambil selain dari cuti yang terdapat didalam sistem ini, anda boleh

menambah cuti tersebut. Oleh itu, sekiranya anda mempunyai pekerja yang bekerja di negara yang berlainan, anda

masih boleh menggunapakai OfficeCentral dengan berkesan.

MENAMBAHKAN CUTI NEGERI YANG DIIKUTI OLEH SYARIKAT

1. Anda boleh menekan butang “Add” untuk menambah dan link “Delete” untuk memadam mana-mana cuti

yang tidak diperlukan. Link “Edit” pula digunakan sekiranya ingin mengubahsuai data tersebut.

Gambar 4.14: Tambah State Holiday baru

2. Anda hendaklah mengisi maklumat yang dikehendaki di page tersebut.


Gambar 4.15: Tambah State Holiday baru

3. Contoh :

State : Selangor

Name : Hari Keputeraan Diraja Selangor

Description : Menyambut Kelahiran Sultan Selangor

State Holiday Date : 3 April 2014



CARA MEMADAM DATA





5 - HUMAN RESOURCE MANAGEMENT SYSTEM (SISTEM PENGURUSAN PEKERJA)

OfficeCentral Human Resource Management System merupakan sistem pengurusan pekerja dan mengandungi

beberapa module seperti berikut:

5.1 STAFFS MANAGEMENT (PENGURUSAN PEKERJA)

PENGURUSAN MAKLUMAT PEKERJA

Untuk mengakses module Human Resources Management System, pergi ke butang “Human Resource” (lambang

orang) dan klik pada “Staff” di bahagian tersebut.

MENGAPA?

Dengan memasukkan maklumat pekerja ke dalam sistem, segala butiran-butiran penting disimpan di dalam sistem

dan akan memudahkan pencarian maklumat pada masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa berbanding

perlukan masa untuk membuka dan membelek maklumat dalam fail pekerja tersebut di pejabat.

CARA MENAMBAH PEKERJA DAN MAKLUMAT PEKERJA

1. Klik pada “List of Staffs”. Tujuannya untuk menambah bilangan pekerja yang bekerja di syarikat.

2. Anda boleh menekan butang “Add” untuk menambahkan pekerja. Tekan butang “Edit” untuk mendapatkan maklumat mengenai pekerja tersebut.

OfficeCentral HRMS

Staff Management (Pengurusan

Pekerja)

Leave Management (Pengurusan

Cuti)

Attendance Management (Kedatangan)

Movement Management (Pergerakan)

Trainings Management

(Kursus)


Gambar 5.1: Tambah staff baru

3. Isikan semua maklumat yang diperlukan berkaitan dengan staff tersebut.

4. Contoh :

Name : Sara Binti Ali

Staff number : 002

Identification number : 860713-01-5260

Gambar 5.2: Maklumat berkaitan staff


6. Selapas itu, pergi ke bahagian “More Information” dibahagian kiri bawah page tersebut. Tujuannya adalah

untuk manambah maklumat-maklumat lain berkaitan dengan staff tersebut dan memudahkan CEO atau

mana-mana kakitangan menghubungi staff tersebut.


Gambar 5.3: Maklumat Tambahan berkaitan staff

7. Anda akan lihat page seperti dibawah. Tekan butang “Add New” untuk menambah maklumat staff

tersebut.

Gambar 5.4: Maklumat tambahan berkaitan staff

8. Isikan maklumat yang diperlukan di page tersebut.

Klik disini untuk menanbah

maklumat lain mengenai staff

tersebut.


Gambar 5.5: Maklumat tambahan berkaitan staff

Contoh:

Staff : Sara Binti Ali

Name : Emergency Contact (Encik Ali)

Description : Sekiranya berlaku kecemasan

Phone : 03-22829377

MobilePhone : 012-3785463

Email : [email protected]

Address : No.656, TKP 10, TAMAN KANTAN PERMAI, 45200, AMPANG, SELANGOR

DARUL EHSAN


10. Anda akan lihat page seperti dibawah yang telah dikemaskini.

Gambar 5.6: Maklumat yang telah dikemaskini

11. Kemudian, pergi semula ke bahagian staff, klik pada “List of Staff”. Klik butang “Edit” pada nama staff tadi.



12. Anda akan nampak butang “Approvers” pada bahagian kiri page tersebut. Tekan butang “Approvers”

tersebut dan anda akan lihat page seperti di bawah.

Gambar 5.7: Level of approvers

13. Tujuannya adalah untuk melihat siapakah approver untuk staff tersebut. Approver merupakan orang yang

meluluskan permohonan untuk staff tersebut. Dalam OfficeCentral, anda boleh menambahkan bilangan

approvers dan juga level of approval untuk setiap staff.

Level of Approval: Bilangan tingkat kelulusan. Untuk syarikat yang mempunyai lebih dari 1 level kelulusan,

kesemua level perlu lulus terlebih dahulu sebelum permohonan tersebut diluluskan.

Bilangan approver dalam satu level yang sama: Salah seorang daripada approver boleh meluluskan

permohonan untuk membolehkan permohonan tersebut diluluskan.

14. Jika ingin membuat penambahan approver, tekan pada butang “Add Approver” dan isikan maklumat yang

diperlukan.


Gambar 5.8: Untuk menambah level of approvers

15. Apabila telah selesai, tekan pada butang “Save” di bahagian kanan atas page.

16. Untuk melihat semula,pergi ke “Approver” dan lihat penambahan yang telah dibuat.

17. Untuk memadamkan seseorang approver, tekan butang “X” pada nama approver tersebut.



CARA MEMADAM DATA

Anda boleh juga memadam mana-mana data yang tidak diperlukan dengan menekan butang “Delete” pada

datayang hendak dipadam. Hanya data yang belum digunakan sahaja yang boleh dipadam. Data yang sudah dipadam


5.2.1 LEAVES MANAGEMENT (PENGURUSAN CUTI)

PENGURUSAN MAKLUMAT CUTI PEKERJA

Dalam modul ini, anda boleh menguruskan maklumat cuti pekerja termasuklah cuti tahunan dan sebagainya. Sistem

OfficeCentral membolehkan para pekerja memasukkan permohonan cuti dan supervisor pula boleh meluluskan

permohonan mereka secara online. OfficeCentral boleh mengira bilangan cuti yang diberikan dan tidak

membenarkan pekerja memohon cuti melebihi had yang ditetapkan.

Untuk akses ke modul ini, anda pergi ke “Leave Management” dan klik pada “Leave Types”.

1. Anda akan melihat jenis-jenis cuti yang terdapat didalam syarikat mengikut Akta Pekerjaan 1955 yang telah

ditetapkan oleh kerajaan.

2. Sekiranya anda ingin menambah jenis cuti lain, pergi ke butang “Add” untuk menambah jenis cuti.


Gambar 5.9: Untuk tambah cuti baru

3. Masukkan maklumat yang diperlukan.

Gambar 5.10: Untuk tambah cuti baru


4. Contoh:

Name : Comppasionate Leave

Description : Sekiranya berlaku kematian

Minimum days to apply : -7

Leave allocation : Annually

Setting : Allow probation

Leave type parent : None

5. “Minimum days to apply” adalah dimana pekerja perlu meminta cuti sebelum/selapas dari hari yang telah

ditetapkan oleh syarikat. Jika 3,bermaksud pekerja perlu memohon cuti selewat-lewatnya 3 hari sebelum

cuti tersebut. Jika -3 (nombor negatif), bermakna perkerja perlu meminta cuti selewat-lewatnya 3 hari

selepas cuti tersebut.


7. Maklumat tambahan:

Leave Allocation: Cara bilangan cuti diberikan kepada pekerja. Sekiranya Annually, bermaksud pekerja

mendapat keseluruhan cuti pada waktu awal bekerja. Sekiranya anda menggunakan sistem pro-rate, maka,

anda perlu memilih “Daily” sebagai leave allocation anda.

Allow Probation?: Sila tandakan / pada kotak ini sekiranya anda membenarkan staff di bawah tempoh

percubaan untuk memohon cuti ini.

Leave Type Parent: Sekiranya balance cuti tersebut bergantung kepada cuti yang lain, sila pilih cuti yang

lain tersebut sebagai Leave Type Parent. Sebagai contoh, sekiranya anda inginkan setiap kali staff

memohon Emergency Leave ditolak dari Annual Leave, anda letakkan Annual Leave sebagai Leave Type

Parent kepada Emergency Leave semasa sesi konfigurasi.



CARA MEMADAM DATA




5.2.2 LEAVES ENTITLEMENT SETTINGS (KONFIGURASI BILANGAN KELAYAKAN CUTI)

KONFIGURASI BILANGAN CUTI PEKERJA

Seterusnya, anda pergi ke “Leave”, “Entitlement Settings” dan klik pada link tersebut. Anda akan lihat seperti

gambar dibawah. Entitlement Settings merupakan konfigurasi bilangan cuti berdasarkan klasifikasi kerja, jenis cuti

dan juga bilangan tahun bekerja di syarikat tersebut.


MENGAPA?

Dengan menggunakan Leave Entitlement Settings ini, anda boleh melakukan konfigurasi di dalam sistem

OfficeCentral untuk mengira bilangan cuti secara automatik berdasarkan klasifikasi dan maklumat pekerja tersebut.

Ini akan menjimatkan masa yang anda perlukan untuk mengira bilangan cuti untuk setiap staff berdasarkan

maklumat masing-masing seperti tarikh masuk kerja dan juga klasifikasi kerja.

CARA KONFIGURASI

Kemudiaan Klik pada “Bulk Create” untuk mengisi maklumat secara pukal dalam satu-satu masa. Anda boleh rujuk

pada gambar di bawah.

Gambar 5.11 : Entitlement settings

1. Anda boleh tekan butang “Add” untuk tambah, butang “Edit” untuk mengubahsuai data dan butang

“Delete” untuk memadam data.

Gambar 5.12 : Bulk Create

Klik di sini untuk menambahkan maklumat berkaitan cuti dengan kuatiti

yang banyak dalam satu masa.

Klik disini untuk tambahkan maklumat


Gambar 5.13: Untuk tambah Default Leave Entitlements

2. Jika anda ingin membuat apa-apa penambahan, tekan butang “Add” dan anda akan lihat seperti di

bawah.

3. Isikan segala maklumat yang diperlukan.

Gambar 5.14: Untuk tambah kumpulan lain




CARA MEMADAM DATA

Anda boleh juga memadam mana-mana data yang tidak diperlukan dengan menekan butang “Delete” pada

datayang hendak dipadam. Hanya data yang belum digunakan sahaja yang boleh dipadam. Data yang sudah dipadam



5.2.3 LEAVES ENTITLEMENTS PROCESSING (PEMPROSESAN KELAYAKAN CUTI)

MEMPROSES PENGIRAAN KELAYAKAN CUTI YANG DIBERIKAN KEPADA PEKERJA

1. Seterusnya, pergi ke “Leaves” dan klik pada “Entitlement”.

2. Di sini, anda boleh memproses bilangan cuti (leave entitlement) untuk diberikan kepada pekerja anda.

Mereka hanya boleh memohon cuti sekiranya mereka mempunyai leave entitlement.

3. Jika anda ada membuat apa-apa penambahan pada “Leave Types” atau sebarang modifikasi terhadap

“Default Leave Entitlement Settings”, anda hendaklah klik pada “Reprocess” untuk memproses bilangan

kelayakan cuti yang baru kepada para pekerja anda.

5.2.4 ALL LEAVE APPLICATIONS (SENARAI PERMOHONAN CUTI)

SENARAI PERMOHONAN CUTI

Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai permohonan cuti. Tujuannya adalah untuk melihat kesemua cuti

yang telah dihantar oleh pekerja.

AKSES MODUL

1. Seterusnya, pergi kepada “Leaves” dan “All Leaves”.

Gambar 5.15: Untuk tambah cuti

2. Anda boleh juga tekan butang “Add” untuk memohon cuti bagi pihak pekerja-pekerja yang tidak dapat

akses kepada sistem ini.

3. Masukkan segala maklumat yang diperlukan.

Gambar 5.16: Untuk tambah cuti



5.2.5 YOUR LEAVE ENTITLEMENT (KELAYAKAN CUTI ANDA)

SENARAI KELAYAKAN CUTI

Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai kelayakan cuti (leave entitlement) anda, jumlah cuti, bilangan cuti

yang telah digunakan dan bilangan cuti yang masih ada.

AKSES MODUL

1. Seterusnya, pergi kepada “Leaves” dan klik pada “Your Entitlement”.

2. Page ini akan memaparkan jenis-jenis cuti yang ada dan jumlah baki cuti yang masih ada.

Gambar 5.17: Maklumat mengenai cuti


5.2.6 APPROVE LEAVE (MELULUSKAN PERMOHONAN CUTI)

1. Seterusnya, anda pergi ke “Leaves” dan klik pada “Approve Leaves”.

2. Tujuannya adalah untuk kita meluluskan cuti yang diminta oleh pekerja kita. Hanya admin dan approver

sahaja yang dibenarkan untuk meluluskan cuti tersebut.

3. Untuk meluluskan permohonan cuti, tekan “Approve”. Untuk menolak permohonan tersebut, tekan

“Reject”. Untuk melihat maklumat lanjut, tekan butang “Details”

Gambar 5.18: Untuk meluluskan cuti

5.2.7 APPLY LEAVE (PERMOHONAN CUTI)

Seterusnya anda pergi kepada “Leaves” dan klik pada “Your Leaves”.

1. Halaman ini adalah untuk kita memohon cuti untuk diri kita sendiri

2. Anda boleh tekan butang “Add” untuk memohon cuti.

.

Gambar 5.19 : Untuk minta cuti

3. Masukkan segala maklumat yang diperlukan.

4. Apabila telah selesai, tekan butang“Save” di bahagian kanan atas page.


5.3 ATTENDANCE MANAGEMENT (PENGURUSAN MAKLUMAT KEHADIRAN)

MAKLUMAT KEDATANGAN PEKERJA

Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai maklumat kehadiran pekerja. Dalam modul ini, anda boleh

merekodkan masa masuk dan keluar pekerja-pekerja anda. Maklumat dari modul ini boleh digunapakai semasa

pengiraan gaji nanti sekiranya diperlukan.

AKSES MODUL

1. Pergi ke bahagian “Attendance” dan klik pada “Daily”.

2. Tujuannya adalah untuk merekod kedatangan pekerja-pekerja di dalam syarikat.

3. Anda boleh mengisi maklumat yang berkaitan mengenai kehadiran pekerja tersebut.

Gambar 5.20 Rekod kedatangan pekerja

4. Apabila telah selesai, anda boleh klik pada butang “Update Attendance Record” pada bahagian atas

kanan.

5.4 MOVEMENT MANAGEMENT (PENGURUSAN PERGERAKAN PEKERJA)

PENGURUSAN PERGERAKAN PEKERJA

Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai pergerakan pekerja anda. Pekerja anda boleh merekodkan

pergerakan mereka dalam OfficeCentral.

MENGAPA?

Dengan menggunakan modul ini, anda boleh memantau pergerakan pekerja anda. Ini akan memudahkan anda

untuk memantau perkara-perkara yang dilakukan oleh pekerja anda ketika mereka keluar dari pejabat. Modul ini

juga boleh disambungkan dengan module “Claims” dalam “Finance”.

AKSES MODUL

1. Pergi ke bahagian “Movement” dan klik pada “All Movements”.


2. Tujuannya adalah untuk melihat setiap pergerakan yang dibuat oleh pekerja-pekerja di syarikat anda.

Gambar 5.21 : Untuk tambah pergerakan didalam syarikat

3. Jika anda ingin menambah apa-apa pergerakan didalam syarikat. Tekan butang “Add”.

4. Isikan kesemua maklumat yang diperlukan.

Gambar 5.22: Isikan maklumat berkaitan pergerakan

5. Contoh : Name : Mohamad Khairulnaqib Movement type : Company purpose Purpose : Meeting with client Start date : 12 Feb, 2014 10:00 End date : 12 Feb, 2014 14:00


6. Apabila telah selesai, tekan “Save” di bahagian kanan atas.

5.4.1 YOUR MOVEMENT (PERGERAKAN ANDA)

SENARAI PERGERAKAN ANDA

Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai pergerakan anda.

AKSES MODUL

1. Seterusnya, anda pergi ke “Movement” dan klik pada “Your Movement”.

2. Halaman ini akan memaparkan pergerakan yang telah dilakukan oleh anda.

3. Jika anda ingin menambah pergerakan lain, tekan butang “Add”.

Gambar 5.23 : Untuk tambah pergerakan

4. Isikan segala maklumat yang diperlukan dalam borang tersebut.

Gambar 5.24 : Isikan maklumat berkaitan pergerakan


5. Apabila telah selesai, tekan butang “Save” di bahagian kanan atas.

5.5 COURSES (KURSUS)

SENARAI KURSUS

Dalam OfficeCentral, anda boleh melihat senarai kursus yang ada untuk pekerja anda.

AKSES MODUL

1. Pergi ke “Courses”.

2. Tujuannya adalah untuk melihat atau menambah apa-apa kursus untuk pekerja yang dijalankan di

dalam syarikat.

3. Untuk menambah apa-apa kursus, tekan pada butang “Add”.

Gambar 5.25: Untuk tambahkan kursus di dalam syarikat

4. Isikan maklumat-maklumat yang diperlukan dalam borang tersebut.


Gambar 5.26: Isikan maklumat berkaitan dengan kursus tersebut

5. Contoh

Name : Kursus OfficeCentral Description : Latihan menggunakan software OfficeCentral Contact Person : Hazzim Contact number : 0142746259 Contact email : [email protected]

*Sekiranya kursus dijalankan oleh orang luar, boleh masukkan maklumat penyedia latihan dalam bahagian contact. 6. Apabila telah selesai, tekan butang “Save” di bahagian kanan atas boring tersebut.

7. Kemudian, tekan “Details” pada kursus tersebut untuk mengisi maklumat yang berkaitan.



Gambar 5.27: Masukkan maklumat berkenaan dengan kursus

8. Apabila telah selesai, tekan butang “Add”.

9. Kursus atau aktiviti yang ingin diadakan telah pun ada untuk dilihat oleh pengguna yang lain.

6- PAYROLL (SISTEM PENGURUSAN GAJI)


OfficeCentral juga mempunya modul pengurusan gaji pekerja (Payroll). Dalam modul ini, anda boleh mengira gaji

pekerja, menyediakan laporan gaji dan juga menyediakan borang-borang statutori yang perlu dihantarkan ke

badan-badan kerajaan pada setiap bulan.

6.1 KONFIGURASI

KONFIGURASI

Dalam OfficeCentral, anda boleh melakukan konfigurasi sistem untuk menyesuaikan OfficeCentral dengan polisi

pengiraan gaji syarikat anda. Dalam modul ini, anda boleh menambahkan bank untuk pembayaran gaji, matawang

dan sebagainya.

KONFIGURASI BANK

1. Pergi ke bahagian “Payroll”,”Settings” dan klik pada “Banks”.

2. Jika anda mempunyai bank lain, tekan “Add”.

3. Isikan maklumat yang diperlukan pada pages tersebut.

Gambar 6.1: Untuk tambah bank lain

4. Contoh

Bank : CIMB Bank

Short Code : CIMB



KONFIGURASI MATAWANG

1. Seterusnya, anda klik pada “Currencies”

2. Tujuannya adalah untuk memasukkan jenis mata wang yang digunakan dalam syarikat untuk pembayaran

gaji.

Gambar 6.2: Untuk tambah matawang lain

KONFIGURASI TUJUAN PERUBAHAN

1. Seterusnya, anda klik pada bahagian “Adjustment Purpose”.

2. Tujuannya untuk memasukkan apa-apa jenis perubahan gaji seperti elaun tambahan (atau potongan) yang

diberikan kepada pekerja.

3. Klik pada butang “Add” untuk menambah jenis “Adjustment Purpose” yang baru.

Gambar 6.3: Untuk tambah elaun-elaun lain yang diberikan kepada pekerja



Gambar 6.4: Isikan semua maklumat yang berkenaan dengan elaun


6. Contoh

Name : Attendance Allowance

Shortcode : ATTNALLW

Description : Elaun kedatangan

*Shortcode adalah singkatan yang akan ditunjukkan dalam slip gaji.

KONFIGURASI KUMPULAN GAJI (PAYROLL GROUPS)

1. Seterusnya, anda klik pada “Groups”.

2. Tujuannya adalah untuk memasukkan cara kiraan gaji pekerja mengikut kumpulan.

3. Jika cara pengiraan gaji untuk setiap pekerja adalah sama sahaja, anda boleh meletak satu sahaja kumpulan

pada bahagian ini.

4. Untuk menambah kumpulan lain, tekan pada butang “Add”.

Gambar 6.5: Untuk tambah kumpulan lain

5. Isikan maklumat yang terdapat pada borang tersebut.


Gambar 6.6 : Isikan semua maklumat berkaitan dengan kiraan gaji kumpulan

6. Contoh

Name : Standard

Description : Standard

Salary Calculation Type : Based on 5 working days per week (Monday-Friday)

No. of working days : 20 **Hanya perlu sekiranya memilih pengiraan berdasarkan hari

per month

Total Hours per Day : 8


8. Jika anda ingin melihat semula kumpulan yang telah diletakkan, klik pada “Groups” semula.


6.2 PENGIRAAN GAJI (PROFIL GAJI)

PROFIL GAJI PEKERJA

Dalam OfficeCentral, setiap pekerja yang dibayar gaji perlu mempunyai profil gaji. Segala maklumat gaji seperti

jumlah gaji pokok, nombor akaun bank, matawang gaji dan sebagainya direkodkan di dalam profil gaji ini.

AKSES MODUL

1. Untuk melihat senarai profil gaji, anda perlu pergi ke bahagian “Payroll Profiles” dan klik pada “View List”.

2. Untuk melihat profil gaji mengikut perkerja, klik pada “Payroll Profile” pada nama pekerja tersebut.

Gambar 6.7: Untuk masukkan maklumat gaji berkaitan pekerja

3. Isikan segala maklumat yang berkaitan dengan pekerja tersebut.


Gambar 6.8: Isikan maklumat berkaitan gaji pekerja

4. Apabila telah selesai, tekan butang “Save” di bahagian kanan atas halaman tersebut.

6.3 ELAUN/PENGURANGAN GAJI PEKERJA (ADJUSTMENTS)

ELAUN/PENGURANGAN GAJI PEKERJA

Dalam OfficeCentral, anda boleh merekodkan elaun ataupun pengurangan gaji pekerja. Sekiranya elaun ataupun

pengurangan itu perlu dilakukan pada setiap bulan, anda boleh rekodkan “Expiry Date” semasa konfigurasi dan

sistem akan mengambilkira penambahan/pengurangan tersebut secara automatik semasa pemprosesan gaji.

AKSES MODUL

1. Untuk akses module ini, klik pada “Adjustment”.

2. Tujuannya adalah untuk memasukkan apa-apa jenis elaun atau pengurangan kepada pekerja di syarikat

anda.

3. Klik pada butang “Add” untuk memilih dan memasukkan elaun atau pengurangan kepada pekerja anda.


Gambar 6.9: Untuk masukkan elaun kepada pekerja

4. Pilih dan isikan maklumat yang terdapat di dalam borang tersebut.

Gambar 6.10: Isikan maklumat berkaitan dengan pekerja


5. Contoh

Staff Name : Muhammad Nur Hazzim

Adjustment purpose : Elaun Kedatangan

Adjustment Description : Elaun Kedatangan

Remark : Kedatangan penuh bulan ini

Calculation Type : Fixed Value

Amount : 200

Date Effective : 1 Feb 2014

Date expired : 28 Feb 2014

Pay Run Number : 1


6.4 SLIP GAJI

SLIP GAJI PEKERJA

Setelah selesai pemprosesan gaji, OfficeCentral akan menyediakan slip gaji pekerja secara automatic. Sekiranya

pekerja anda mempunyai akses ke OfficeCentral, mereka akan dapat memuat turun slip gaji ini dengan mudah

tanpa perlu mengganggu Jabatan Sumber Manusia di syarikat anda.

PEMPROSESAN GAJI

1. Untuk memproses gaji, anda perlu pergi ke “Salary Slips” dan klik pada “View All”.

2. Selepas itu, klik pada butang “Process” untuk memasukkan maklumat berkanaan gaji pekerja anda.

3. Masukkan maklumat-maklumat yang berkenaan berkaitan dengan pages tersebut.

4. Seterusnya, tekan butang proses untuk memproses gaji pada bulan tersebut. Ini sekaligus akan

menyediakan slip gaji secara automatik tanpa memerlukan kerja tambahan.

Gambar 6.11: Masukkan maklumat untuk kiraan gaji

5. Seterusnya, anda akan lihat maklumat mengenai gaji pekerja anda seperti di bawah.


Gambar 6.12: Maklumat berkenaan dengan gaji pekerja

6. Anda boleh juga memuat turun maklumat slip gaji pekerja dengat menekan lambang “PDF” untuk format

“PDF”, “WORD” untuk format “WORD” dan “EXCEL” untuk format “EXCEL”. Pekerja yang mempunyai akses

pula hanya boleh memuat turun slip gaji dalam format PDF.

7 - KEWANGAN

MODUL KEWANGAN

OfficeCentral juga mempunyai modul kewangan untuk merekodkan data-data berkenaan dengan kewangan

seperti claim dan pembayaran. Anda boleh akses modul kewangan seperti berikut:

Gambar 7.1: Modul Kewangan (Finance)


7.1 TUNTUTAN PEKERJA (CLAIM)

TUNTUTAN PEKERJA

Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan “Claims” untuk mengakses module Tuntutan Pekerja. Dalam modul

ini, anda boleh melihat kesemua tuntutan yang telah dihantarkan oleh pekerja anda.

MENGAPA?

Tanpa sistem pengurusan tuntutan yang berkesan, masalah-masalah seperti tuntutan yang salah atau dihantar dua

kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua tuntutan yang telah

dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua tuntutan supaya tiada penyalahgunaan berlaku. Selain itu,

pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa perlu

mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.

MENAMBAH CLAIM

Gambar 7.2: Untuk tambah claim

1. Jika anda ingin menambahkan tuntutan, tekan butang “Add” seperti di atas.

Gambar 7.3: Maklumat mengenai tuntutan


3. Seterusnya, isikan maklumat yang berkaitan. Selepas mengisi segala maklumat yang diperlukan, klik pada butang

“Create”. Untuk makluman anda, anda boleh memilih “Advance” yang berkaitan sekiranya tuntutan tersebut adalah

untuk pendahuluan (advance) yang pernah diambil sebelum ini. Sekiranya tuntutan tersebut adalah berdasarkan

pergerakan (movement) pekerja, anda boleh memilih movement yang berkaitan.

4. Anda dapat lihat seperti gambar di bawah.

Gambar 7.4: Isikan butiran tuntutan (claim)

5. Untuk item merujuk kepada pekara yang digunakan seperti minyak, tol dan sebagainya. Manakala untuk amount

merujuk kepada jumlah bayaran. Sekiranya terdapat tambahan anda boleh klik pada butang “+” dan seterusnya klik

butang “Save”.

Gambar 7.5: Maklumat mengenai claim

6. Anda akan lihat data yang dimasukkan tadi. Seterusnya, anda boleh “Edit” untuk melakukan sebarang

modifikasi atau “Delete” untuk memadam data yang salah.


Gambar 7.6: Tekan approve atau reject untuk meluluskan atau menolak tuntutan

7. Pihak yang meluluskan boleh meluluskan sebarang tuntutan yang dilakukan oleh pekerja anda dengan

pergi ke “Approve Claims” seperti dalam gambar di atas.

7.2 PENDAHULUAN (ADVANCES)

PENDAHULUAN

Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan “Advances” untuk mengakses module Permohonan Pendahuluan.

Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua permohonan pendahuluan yang telah dihantarkan oleh pekerja anda.

MENGAPA?

Tanpa sistem permohonan pendahuluan yang berkesan, masalah-masalah seperti pendahuluan yang salah atau

dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua

permohonan pendahuluan yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua pendahuluan supaya

tiada penyalahgunaan berlaku. Selain itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran

melalui OfficeCentral tanpa perlu mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa

dan kos operasi.

AKSES MODUL

1. Klik pada “Advances”, dan klik butang “Add New” untuk menambahkan permohonan pendahuluan yang

baru.

Gambar 7.7: Pendahuluan (Advances)


Gambar 7.8: Maklumat mengenai pendahuluan (advances)

2. Isikan maklumat yang berkenaan dan seterusnya klik butang “Save”.

Gambar 7.9: Meluluskan atau menolak permohonan pendahuluan

3. Pihak yang meluluskan boleh meluluskan sebarang pendahuluan yang dipohon oleh pekerja anda dengan

pergi ke “Approve Advances” seperti dalam gambar di atas.

7.3 PERMOHONAN BAYARAN (PAYMENT REQUISITION)

PERMOHONAN BAYARAN

Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan “Payment Requisitions” untuk mengakses module Permohonan

Bayaran. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua permohonan bayaran yang telah dihantarkan oleh pekerja

anda. Modul ini biasanya digunakan oleh pegawai yang bukan dari jabatan kewangan untuk memohon bayaran

untuk pihak ketiga seperti kontraktor atau pembekal.

MENGAPA?

Tanpa sistem permohonan bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti permohonan bayaran yang salah atau

dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua


permohonan bayaran yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua permohonan supaya tiada

penyalahgunaan berlaku. Selain itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui

OfficeCentral tanpa perlu mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos

operasi.

AKSES MODUL

1. Selepas itu, anda pergi ke “Payment Requisitions” dan klik pada “All Payment Requisition”.

2. Tujuaannya adalah untuk membuat sebarang permohonan untuk menyediakan bayaran.

Gambar 7.10: Menambahkan permohonan bayaran yang baru

3. Isikan semua maklumat yang terdapat dalam borang tersebut.

Gambar 7.11: Isikan maklumat mengenai permohonan bayaran (payment requisition)


4. Contoh

Staff (Requester) : Muhammad Nur Hazzim

Pay to : Tenaga Nasional Berhad

Purpose : Pembayaran bil elektrik


6. Isikan maklumat yang terdapat dalam borang tersebut.

Gambar 7.12: Isikan maklumat mengenai permohonan bayaran tersebut

7. Contoh

Invoice No : 12345

Description : Pembayaran bil elektrik

Amount : 250


9. Maklumat mengenai permintaan pembayaran akan keluar di bahagian “Payment Requisition”.

10. Pelulus boleh meluluskan atau menolak permintaan pembayaran tersebut dengan pergi ke “Approve

Payment Requsitions”.


7.4 BAUCER PEMBAYARAN (PAYMENT VOUCHERS)

BAUCER PEMBAYARAN

Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan “Payment Vouchers” untuk mengakses module Baucer

Pembayaran. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua baucer pembayaran yang telah dikeluarkan oleh pekerja

anda.

MENGAPA?

Tanpa sistem permohonan bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti bayaran yang salah atau dibayar dua

kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua baucer bayaran

yang telah dikeluarkan. Selain itu, anda juga dapat mencari baucer pembayaran dengan mudah sekiranya diperlukan

pada masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.

AKSES MODUL

1. Untuk akses ke modul ini, anda perlu pergi ke “Payment Vouchers” dan klik pada “View List”.

2. Tujuannya adalah untuk membuat apa-apa jenis bayaran.

3. Anda boleh juga membuat bayaran untuk “Payment Requisition”, “Claims” dan “Advances” menggunakan

“Payment Vouchers” tersebut.

Gambar 7.13: Untuk tambah baucer bayaran



Gambar 7.14: Isikan maklumat mengenai baucer bayaran

Contoh

Pay To : Tenaga Nasional Berhad

Date issued : 28 Feb 2014




Gambar 7.15: Isikan maklumat mengenai bayaran tersebut


7. Contoh

Invois No : 12345


Amount : 250


9. Maklumat mengenai pembayaran akan keluar di bahagian “Payment Vouchers”.

10. Anda atau pihak pelulus boleh meluluskan atau menolak pembayaran tersebut dengan pergi ke “Approve

Leave” dan menekan butang “Approve” atau “Reject”.

7.5 BAUCER BAYARAN TUNAI RUNCIT (PETTY CASH VOUCHERS)

BAUCER BAYARAN TUNAI RUNCIT

Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan “Petty Cash Vouchers” untuk mengakses module Baucer Tunai

Runcit. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua baucer tunai runcit yang telah dikeluarkankan oleh pekerja

anda.

MENGAPA?

Tanpa sistem baucer bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti bayaran yang salah atau dibayar dua kali

berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua baucer bayaran yang

telah dikeluarkan. Selain itu, anda juga dapat mencari baucer pembayaran dengan mudah sekiranya diperlukan pada

masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.

AKSES MODUL

1. Untuk akses modul ini, anda perlu pergi ke “Petty Cash Vouchers” dan klik pada “View List”.

2. Tujuannya adalah untuk membuat apa-apa jenis bayaran secara tunai menggunakan tunai runcit.

3. Kebiasaannya pembayaran secara tunai adalah untuk amaun yang kecil.

Gambar 7.16: Untuk tambah petty cash vouchers

4. Tekan butang “Add” untuk membuat pembayaran.

5. Isikan maklumat yang terdapat dalam borang tersebut.


Gambar 7.17: Isikan maklumat mengenai baucer bayaran tunai runcit

6. Contoh

Pay to : Pustaka Buku Date issued : 20 Feb 2014 Total : 40 Description : Beli alatan tulis dan buku


8. Maklumat mengenai pembayaran akan keluar di bahagian “Petty Cash Vouchers”.

9. Anda atau pihak pelulus boleh meluluskan atau menolak pembayaran di “Approve Petty Cash

Vouchers” tersebut dengan menekan butang “Approve” atau “Reject”.


8.0 MODUL PENGURUSAN HUBUNGAN PELANGGAN (CUSTOMER RELATIONSHIP

MANAGEMENT / CRM)

Dalam OfficeCentral, terdapat juga satu modul pengurusan hubungan pelanggan atau lebih dikenali sebagai

Customer Relationship Management. Dalam modul ini, anda boleh menguruskan maklumat dan data berkenaan

dengan pelanggan-pelanggan anda dan juga memantau hubungan antara syarikat anda dan para pelanggan anda.

CARA AKSES

Untuk akses modul ini, anda perlu tekan menu besar “Customer Relationship Management”

PENGGUNAAN

Pertama sekali, anda perlu menyediakan konfigurasi yang betul untuk membolehkan anda menggunakan sistem ini

secara lebih efektif dan besesuaian dengan polisi syarikat anda.

8.1 PEMILIHAN (SELECTIONS)

Untuk dibahagian CRM ini yang pertama sekali anda mestilah melakukan pilihan. Klik dibahagian “Setting”,

kemudian pilih pada “Selection” dan klik pada “View List”. Sekiranya anda ingin tambah “Selection” klik pada butang

“Add”, manakala untuk padam kandungan hanya klik pada butang “Delete”.

Gambar 9.1: CRM “Selections”

1. Seterusnya anda akan lihat segala maklumat seperti didalam gambar di bawah.

Gambar 8.1: Maklumat dibahagian “Selections”


2. Anda boleh menentukan nama baru dan juga pilih jenis yang bersesuaian seperti Jenis Akaun, Lead Source dan

banyak lagi.

Gambar 8.2: Maklumat di dalam “Selections”

8.2 KATEGORI BUKU HARGA (PRICEBOOK CATEGORIES)

Kategori “Pricebook” adalah kategori produk atau perkhidmatan yang anda tawarkan kepada pelanggan anda. Anda

perlu menetapkan kategori yang bersesuaian dengan syarikat anda untuk menjadikan penggunaan sistem lebih

efektif dan bersesuaian dengan polisi syarikat.

1. Untuk melakukan ini, sila klik pada “Settings” dan pilih “Pricebook Categories”.

2. Klik “Add” untuk membuat kategori pricebook baru.

3. Klik “Edit” untuk mengubah suai item yang dipilih.

4. Klik “Delete” untuk memadam item yang dipilih.

Gambar 8.3: Maklumat Pricebook Category

7. Anda boleh menentukan “Name” dan “Description” kategori yang baru.


8.3 INDEKS PENCAPAIAN STAFF (KEY PERFORMANCE INDEX / KPI)

Modul ini untuk menilai keupayaan seseorang jurujual secara individu untuk mencapai sasaran yang ditetapkan

dalam sistem OfficeCentral.

1. Klik pada “Salespeople KPIs” untuk melihat butiran KPI mereka atau untuk mengemaskini KPI mereka.

Gambar 8.4: Maklumat berkenaan KPI pekerja

2. Klik “Details” untuk melihat status KPI jurujual.

3. Klik “Update KPI” untuk menambahbaikan.

4. Anda boleh menetapkan Sasaran tahunan dan bulanan.

“Leads” akan dikira berdasarkan bilangan leads yang baru ditambah ke dalam sistem.

“Accounts” akan dikira berdasarkan bilangan akaun yang baru ditambah ke dalam sistem.

“Meetings” akan dikira berdasarkan bilangan mesyuarat yang dihadiri dan direkodkan dalam “Meetings”

di dalam sistem.

“Potentials” akan dikira berdasarkan amaun potensi projek yang direkodkan dalam “OfficeCentral”.

“Sales” akan dikira berdasarkan amaun jualan.

5. Klik pada “Key Performance Indicators” dan pilih “KPIs Records”.

6. Pada halaman ini, anda akan dapat melihat rekod KPI jurujual untuk tarikh tertentu.

Gambar 8.5: Rekod KPI Pekerja


Anda juga dapat melihat pencapaian KPI pekerja anda melalui timeline seperti berikut:

Gambar 8.6: Rekod KPI pekerja dalam bentuk timeline

Dari data-data yang direkodkan dalam OfficeCentral, sistem ini juga akan dapat hasilkan dashboard untuk tatapan

maklumat pencapaian syarikat secara menyeluruh:

Gambar 8.7: Dashboard pencapaian jualan, pelanggan dan sebagainya


8.4 BUKU HARGA (PRICEBOOK)

“Pricebook” adalah senarai barangan yang dijual oleh syarikat. Contohnya produk syarikat. Untuk menyenaraikan

produk syarikat, anda perlu klik pada butang “Add” di bahagian “Pricebook”.

Gambar 8.8: Pricebook

1. Klik pada butang "Add" untuk mewujudkan harga Item yang baru.

2. Contoh :

Unit : Kilogram (Kg), setiap pengguna, setiap dozen, dan lain-lain

Harga Per Unit : Harga yang dikenakan bayaran setiap unit.

Peratus Komisen : Komisen diberi kepada jurujual. Ini digunakan untuk mengira komisen.

isAvailable : Tersedia untuk dijual.

isUnlimited : Biasanya perkhidmatan ditandakan sebagai “Unlimited”. Sekiranya ditandakan,

sistem tidak akan mengira inventori untuk item ini.

8.5 INVENTORI (INVENTORY)

Inventori adalah senarai bilangan barangan atau produk yang dijual oleh syarikat. Inventori perlu ditambah apabila

ada pembelian yang baru dan sistem akan tolak bilangan dalam inventori secara automatik apabila terdapat

sebarang pembelian ataupun “Delivery Order” yang dikeluarkan melalui sistem.

Gambar 8.8: Pricebook

1. Klik pada butang "Add " untuk mewujudkan transaksi inventori baru.

2. Contoh : “Pricebook” Pilih item pricebook tersebut.

“Location” Pilih lokasi transaksi inventori.

“Number Of Units” Letakkan nombor positif untuk menambah inventori atau nombor negatif untuk

mengurangkan inventori.

“Cost Price Per Unit” sila masukkan ke dalam harga kos setiap unit

Klik disini untuk tambahkan produk.

Klik disini untuk tambahkan transaksi inventori


8.6 BUKU CONTACT (CONTACT BOOK)

LEADS

Gambar 8.9: Leads

1. “Leads” adalah peluang-peluang jualan (sama ada syarikat atau individu) yang dikumpulkan dari pelbagai

sumber semasa proses pemasaran. Contoh: Pertukaran kad perniagaan semasa majlis ataupun seminar

berlangsung. Individu itu mungkin menjadi pelanggan anda.

2. Apabila anda berada di dalam modul CRM, klik pada butang "CONTACT BOOK", dan pilih "Leads" seterusnya,

klik "Add New".

3. Klik pada “Add New” dan anda boleh menambah “Leads” yang baru.

4. Isikan segala maklumat yang berkaitan dengan pelanggan anda.

5. “Leads” boleh diubah kepada “Account” sebaik sahaja anda mendapati pelanggan itu berpotensi untuk

berurusan jualbeli dengan syarikat anda.

Gambar 8.10: “Convert Lead to Account”

Klik di “add New” untuk tambah “Leads” yang baru.

Klik disini untuk “Convert Lead to Account”


6. Untuk pergi ke bahagian “Convert Leads to Account”, anda hendaklah pergi ke bahagian “Back to list” dan

klik dibahagian “Details”.

7. Anda boleh rujuk gambar dibawah:

Gambar 8.11: Leads Details

8. Gunakan “Filter” untuk menapis maklumat berdasarkan keperluan pilihan anda.

9. Klik pada “Details” untuk melihat butiran, mengedit maklumat utama atau memadam.

ACCOUNTS

1. “Accounts” syarikat (atau individu) yang mempunyai peluang jualan. Mereka mungkin pelanggan masa lalu,

atau mereka juga mungkin bakal pelanggan anda.

2. Semua “Accounts” adalah pelanggan anda. “Accounts” syarikat bergantung kepada perniagaan anda,

“Accounts” juga boleh digunakan untuk merekod maklumat individu yang merupakan pembayar servis

anda.

3. Untuk membuat penambahan baru ataupun hendak membuat penambahan dan juga untuk memadamkan

maklumat yang tidak berkaitan, anda hanya perlu klik butang “Add New”, “Edit” ataupun “Delete”. Proses

ini sama dengan proses untuk menambahkan di bahagian “Leads” pada sebelum ini.

Gambar 8.12: Isikan Maklumat yang berkaitan di “Account Information”

Filter

Details


CONTACTS

1. “Contacts” adalah individu yang berada dalam hubungan yang berkaitan dengan “Accounts” anda.

2. “Contacts” mungkin individu, mungkin kenalan tambahan selain daripada pelanggan.

Gambar 8.13: Isikan maklumat yang berkaitan di bahagian “Contact Information”

3. Anda hendaklah klik pada "Create New Contact" laman di mana anda boleh menambah kenalan baru.

4. Kenalan sentiasa hendaklah disertakan dengan “Accounts”.

Gambar 8.14: Segala maklumat tambahan boleh diisikan pada link berwarna biru.

5. Apa-apa maklumat sejarah hubungan yang ditambah di “Contacts” juga akan dikemaskini dengan

“Accounts”nya dilampirkan.

Menambah nota pada “Contact”

Merakam panggilan telefon yang dibuat.

Menghantar e-mel kepada kenalan.

Merakam mesyuarat telah dilakukan


8.7 POTENSI JUALAN/PROJEK (POTENTIALS)

1. “Potentials” merupakan senarai projek atau jualan yang berpotensi untuk syarikat anda. Contoh: Tender.

2. Anda boleh klik pada butang “Potentials” dan klik dibahagian “Add New” untuk membuat senarai potensi

jualan ataupun projek “Potentials” yang baru. Isikan segala maklumat yang berkaitan diruang kosong yang

disediakan. Setelah selesai isikan segala maklumat yang berkaitan, anda mestilah klik pada butang “Save”

untuk menyimpannya.

3. Sila rujuk gambar dibawah.

Gambar 8.15: “Potential Informations”

4. Anda boleh menambah nota dalam usaha untuk mengetahui kemajuan "Potentials" ini.

5. Pada halaman “View List”, anda akan dapat melihat peluang yang ada.

Gambar 8.16: Maklumat tentang “Potentials”

Pilih Syarikat yang berpotensi didalam senarai “Accounts” syarikat anda.


8.8 KOMUNIKASI (COMMUNICATIONS)

Dalam modul “Communications”, anda dapat merekodkan segala aktiviti mesyuarat dan rekod panggilan telefon

yang telah berlangsung dengan kenalan didalam “Contact”. “Communications” secara automatik akan disertakan

dengan “Accounts” hubungi, anda hendaklah memastikan semua komunikasi direkodkan dengan betul.

PERJUMPAAN (MEETINGS)

1. Klik pada “Communications”, pilih “Meetings” dan klik “Add New”.

Gambar 8.17: Meeting Information

2. Sebelum anda isikan maklumat di ruang “Meeting”, anda mestilah memasukkan senarai nama pelanggan anda

diruang “Contacts Book” terlebih dahulu. Setelah mengisikan maklumat diruangan “Contact Book”, Isikan

maklumat dan tekan butang “Create” atau “Save”.

3. Untuk makluman anda, setelah anda mengisi makluman di ruangan “Meeting”, secara automatik segala

pergerakan akan keluar di ruangan “Movement” di bahagian HRM.

Masukkan nama meeting yang telah berlangsung.

Pilih Nama Individu yang telah anda berurusan.


PANGGILAN TELEFON (PHONE CALL)

1. Klik pada “Communications”, pilih “Phone Call” dan klik “Add New”.

Gambar 8.18: Contact Informations

2. Isikan maklumat dan tekan butang “Create” atau “Save”.

3. Apabila telah selesai, tarikh akhir hubungan dengan pelanggan juga akan dikemaskini oleh sistem secara

automatik.


8.9 INVOICING

1. Aliran Proses invois.

Gambar 8.19: Proses aliran “Invoicing”

SEBUT HARGA (QUOTATIONS)

1. “Quotations” adalah dokumen yang anda hantar kepada pelanggan berpotensi untuk memberikan harga

produk anda. Ia juga dikenali sebagai Sebut Harga.

2. Klik pada “Invoicing”, pilih “Quotations” dan klik “Add New”.

3. Pilih “Account” yang anda mewujudkan sebut harga yang berkaitan dengan Akaun.

4. Isikan semua bidang-bidang lain seperti yang dikehendaki. Anda boleh menambah butiran barangan sebut

harga selepas anda klik butang “Create”.

Gambar 8.20: Isikan maklumat yang berkaitan dibahagian ini.

5. Apabila sebut harga telah di buat, anda akan dapat melihat butiran sebut harga.

QuotationOrder

AcceptanceDelivery

OrderInvoice Receipt


Gambar 8.21: View List setelah anda isikan semua maklumat

6. Senarai “Quotations”.

Gambar 8.22: Quotations

Details : Untuk melihat butiran sebut harga.

Edit : Untuk mengubah suai maklumat sebut harga dan barangan

Delete : Untuk memadam sebut harga

Finalize : Untuk memuktamadkan sebut harga, yang bermaksud bahawa petikan ini tidak boleh

lagi diubah suai.

Generate Order : Untuk menjana Perintah Penerimaan secara automatik berdasarkan maklumat sebut

Acceptance harga ini.


ORDER ACCEPTANCES

1. “Order Acceptance” adalah sama dengan “Purchase Order” di mana pelanggan boleh mendaftar pada

Order Acceptance untuk menunjukkan bahawa mereka bersetuju dengan sebutharga yang telah

dihantarkan dan ingin membuat pesanan.

2. Dengan menggunakan “Order Acceptance”, pelanggan anda tidak perlu menyediakan “Purchase Order”.

Walaubagaimanapun, jika pelanggan anda menyediakan satu, anda boleh masih merekodkan nombor

rujukan Purchase Order sebagai rujukan di dalam Order Acceptance dengan melaksanakan nombor

Purchase Order dalam Nombor Rujukan semasa membuat Order Acceptance.

3. Klik pada “Invoicing”, pilih “Order Acceptance” dan klik “Add New”.

4. Pilih “Account” dan klik pada “Order Acceptance”.

5. Isikan semua maklumat lain seperti yang dikehendaki.

6. Anda boleh menambah “Order Acceptance” butiran barangan selepas anda klik butang "Create".

Gambar 8.23: Order Acceptance

7. Contoh:

Details : Untuk melihat butiran Order Acceptance.

Edit : Untuk mengubah suai maklumat Order Acceptance dan barangan.

Delete : Untuk memadam Order Acceptance.

Finalize : Untuk memuktamadkan Order Acceptance, yang bermaksud bahawa ini Order

Acceptance tidak boleh lagi diubahsuai.

Generate : Untuk menjana Order Acceptance secara automatik berdasarkan maklumat

Delivery Order Order Acceptace.


DELIVERY ORDER

1. Klik pada “Invoicing”, pilih “Delivery Order” dan klik “Add New”.

2. Pilih “Account” dan klik pada “Delivery Order”.

3. Isikan semua bidang-bidang lain seperti yang dikehendaki.

5. Anda boleh menambah butiran barangan “Delivery Order” selepas anda klik butang "Create".

6. Pada halaman ini, anda akan dapat lihat untuk memilih item dari pricebook atau menambah item

7. Anda boleh menambah lebih dari satu item dalam satu “Delivery Order”.

Gambar 9.23 : Delivery Order

INVOICES

1. Klik pada “Invoicing”, pilih “Invoices” dan klik “Add New”.

Gambar 9.24 : Invoices


2. Isikan semua maklumat seperti yang dikehendaki.

3. Anda boleh menambah Invois barangan butiran selepas anda klik butang "Create".

4. Semak Proforma Invois jika ini adalah "Proforma Invois" (Pelanggan tidak berhutang wang kepada

syarikat itu sehingga mereka membayar kerana barangan hanya akan dihantar selepas bayaran diterima).

5. Contoh :

Details : Untuk melihat butiran Invois

Edit : Untuk mengubah suai maklumat Invois dan barangan

Delete : Untuk memadam Invois

Finalize :Untuk membincangkan Invois, yang bermaksud bahawa Invois ini tidak

lagi diubah suai.

Generate Receipt :Untuk menjana Resit secara automatik berdasarkan maklumat yang

Invois itu.

RECEIPTS

1. Klik pada “Invoicing”, pilih “Receipt” dan klik “Add New”.

Gambar 9.25 : Receipt

2. Isikan semua maklumat seperti yang dikehendaki.

3. Anda boleh menambah Invois barangan butiran selepas anda klik butang "Create".

4. Setelah penerimaan telah dibuat, anda akan dapat melihat butiran penerimaan.


9 – PERAKAUNAN (ACCOUNTING)

9.1 KONFIGURASI PERAKAUNAN

Sebelum Menggunakan OfficeCentral Perakaunan, anda mestilah mengkonfigurasikan / menetapkan beberapa

tatacara tetapan terlebih dahulu.

MENGAPA?

Dengan konfigurasi sistem, anda boleh menyesuaikan penggunaan OfficeCentral dengan polisi yang sedia ada dalam

syarikat anda.

AKSES MODUL

1. Untuk akses module perakaunan, tekan butang “Accounting” pada menu utama.

2. Seterusnya, pergi ke bahagian “Settings” dan klik pada menu tersebut.

3. Kemudian pilih dan klik pada “Close Account” untuk menentukan masa pembukaan akaun syarikat dan

tempoh berakhir akaun syarikat anda pada tahun berkenaan.

Gambar 8.1: Dashboard

4. Selepas klik pada “Close Account”, kemudian tekan pada butang “Add Accounting Period”.

5. Masukkan segala maklumat yang berkenaan di ruang kosong yang telah disediakan.

6. Contohnya:

Title : Close Account

Open Date : 1/1/2014 (masukkan tarikh buka akaun)

Expected Closing Date : 31/12/2014 (masukkan tarikh tutup akaun)

7. Tidak semestinya buka dan tutup akaun pada awal dan akhir tahun sahaja. Ia bergantung kepada tarikh

buka dan tutup akaun syarikat anda. Misalnya, 1/7/2013 - 30/6/2014.

8. Setelah selesai klik pada butang “Submit”.

Klik disini


Gambar 8.2: Isikan segala maklumat

9. Kemudian kembali kepada “Setting” semula dan klik pada “Chart of Account”.

10. Klik pada “Current Asset” dan kemudiannya klik pada simbol seperti anak panah tunjukkan pada Gambar

untuk “Current Asset”.

11. Kemudian pilih dan klik pada “Bank Account” dan masukkan segala jenis Bank Syarikat yang ada.

12. Contohnya: CIMB Bank, Bank Islam dan lain-lain.

Gambar 8.3: Klik Pada Simbol “+”

Gambar 8.4: Maklumat akaun

13. Setelah selesai, klik pada butang “Add”.

Masukkan segala maklumat yang berkenaan

diruang kosong

Klik pada simbol disini untuk

membuka dan melihat akaun-

akaun yang tedapat di

bawah header tersebut.

Nama Akaun (Akan ditunjukkan di dalam Carta Akaun dan

digunakan sepanjang sistem.

Baki pembukaan semasa akaun dicipta berdasarkan

tarikh mula akaun.

Klik pada butang “Add” untuk tambah maklumat.


14. Setelah selesai bahagian Bank Account, seterusnya pergi ke bahagian “Debtors”.

15. Masukkan nama-nama Penghutang yang berhutang dengan syarikat anda. Langkah-langkahnya sama

seperti sebelumnya. Segala maklumat yang salah boleh di edit dan dipadamkan.

16. Kemudian untuk tambahkan segala maklumat yang berkaitan di bahagian seperti “Fixed Asset, Current

Liability, Long-Term Liability, Shareholder’s Equity Account, Reveneu Accounts, Costs of Goods Sold, dan

Overhead” anda boleh mengikuti langkah-langkah seperti di bahagian “Bank Account” sebelumnya dan klik

pada butang “add” untuk tambah segala maklumat.

Gambar 8.5: Chart of Account

Klik pada butang “add” untuk tambah akaun “Detail”.

Klik pada butang “Add as Header” untuk tambah akaun “Header”. Anda boleh menambahkan lebih banyak akaun di bawah header.


9.2 TRANSAKSI PERKAUNAN (ACCOUNTING TRANSACTIONS)

Dalam OfficeCentral Accounting, segala laporan dihasilkan daripada transaksi yang dimasukkan oleh pengguna.

MENGELUARKAN INVOIS (ISSUE INVOICE)

1. Pergi ke bahagian “Transactions” dan klik.

2. Selepas itu pilih “Issue Invoice” untuk melakukan transaksi berkaitan dengan mengeluarkan invois.

3. Gunakan kaedah Transaksi ini jika anda mengeluarkan invois kepada entiti lain. Sistem secara automatik

akan menapis akaun yang berkaitan dengan aktiviti "Issue Invois".

4. Isikan semua maklumat yang diperlukan dan pilih akaun untuk debit dan kredit untuk transaksi tersebut.

Anda boleh memilih lebih dari satu akaun untuk debit atau kredit tetapi keseluruhan jumlah debit dan kredit

mestilah sama.

5. Anda boleh lampirkan dokumen sebagai rujukan dengan klik pada butang “Choose File” dan pilih dokumen

tersebut. Ini akan memudahkan anda untuk merujuk pada masa hadapan.

6. Dalam mengeluarkan invois, pengguna dibenarkan untuk menambah butiran invois jika diperlukan.

7. Selepas mengisi semua maklumat yang diperlukan, klik butang “Submit”.

8. Anda boleh rujuk gambar di bawah untuk maklumat lanjut.

Gambar 8.6: Transaksi mengeluarkan invois

10. Sekiranya ingin masukkan maklumat barangan secara terperinci, klik pada “Insert Invois Detail”.

Tarikh Transaksi

Diskripsi Invois

Penambahan kepada Penghutang

Rekod ke dalam akaun jualan

Tekan butang ini untuk masukkan transaksi

Tarikh Invois

Tarikh hantar Invois

Klik dan Masukkan Maklumat Invois


Gambar 8.7: Sambungan transaksi mengeluarkan invois

11. Apabila selesai mengisi semua maklumat, anda hendaklah pergi ke butang “Submit” untuk memasukkan

transaksi tersebut.

12. Sekiranya anda telah melakukan sebarang transaksi, anda hendaklah ke “Approve Transaction” untuk

meluluskan transaksi tersebut. Hal ini kerana, hanya transaksi yang telah diluluskan sahaja dapat dilihat dalam

laporan yang dikeluarkan.

Isikan Nama Produk,

Kuantiti, Kos setiap Unit.

ZXFFF.;FFF;FFF;F;;FF.F.,F.,RRRRRRRFRRRRRFFFFFFFFF;;FFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFF

;’’’’’R’

Klik Untuk Tambah Produk


Masukkan jumlah keselurahan

untuk debit dan kredit. Pastikan

jumlah debit dan kredit seimbang.

Pilih projek yang berkenaan (jika ada)


MENERIMA INVOIS (RECEIVE INVOICE)

1. Pergi ke bahagian “Transactions” dan klik.

2. Selepas itu pilih “Receive Invoice” untuk melakukan transaksi berkaitan dengan mengeluarkan invois.

3. Gunakan kaedah Transaksi ini jika anda menerima invois daripada entiti lain. Sistem secara automatik akan

menapis akaun yang berkaitan dengan aktiviti "Receive Invoice".

4. Isikan semua maklumat yang diperlukan dan pilih akaun untuk debit dan kredit untuk transaksi tersebut.

Anda boleh memilih lebih dari satu akaun untuk debit atau kredit tetapi keseluruhan jumlah debit dan kredit

mestilah sama.



Gambar 8.6: Transaksi mengeluarkan invois

7. Apabila selesai mengisi semua maklumat, anda hendaklah pergi ke butang “Submit” untuk memasukkan

transaksi tersebut.

8. Sekiranya anda telah melakukan sebarang transaksi, anda hendaklah ke “Approve Transaction” untuk

meluluskan transaksi tersebut. Hal ini kerana, hanya transaksi yang telah diluluskan sahaja dapat dilihat

dalam laporan yang dikeluarkan.

Tarikh Transaksi

Debit ke dalam akaun yang bersesuaian

Pilih pemiutang


Tarikh Invois

Tarikh terima Invois

Pilih projek yang berkaitan (jika ada)


MENGELUARKAN PEMBAYARAN (ISSUE PAYMENT)

1. Untuk merekodkan transaksi berkenaan dengan pengeluaran pembayaran, klik pada transaksi (transactions)

pada menu sebelah kiri dan klik pada Pengeluaran Bayaran (Issue Payment).

2. Isikan semua maklumat yang diperlukan dan pilih akaun yang bersesuaian untuk mendebit dan untuk kredit

transaksi. Anda boleh memilih lebih dari satu akaun dalam satu masa, walau bagaimanapun, anda mesti

memastikan jumlah keseluruhan debit dan kredit adalah sama.

3. Anda boleh lampirkan dokumen untuk rujukan dengan klik pada butang Pilih fail “Choose File” dan pilih

dokumen tersebut.

4. Anda boleh memilih Invois (With Invoice) yang berkaitan ataupun memilih Baki Tertunggak (Outstanding

Balance). Dengan memilih invois, sistem akan mengira jumlah bayaran pada invois yang telah diterima.

Sekiranya jumlah bayaran sudah mencukupi, invois tersebut akan dikeluarkan secara automatik dari senarai

invois.



Gambar 8.8: Issue Payment

7. Setelah lengkapkan semua maklumat, anda hendaklah klik pada butang “Submit”.

8. Kemudian, anda mestilah ke “Approve Transactions” semula untuk meluluskan transaksi tersebut.

Diskripsi transaksi

Tarikh Bayaran Vaucer

Kaedah Bayaran

Masukkan transaksi

Pilih Invois yang

berkenaan

Tarikh Transaksi

Masukkan jumlah keselurahan untuk debit dan kredit. Pastikan jumlah debit

dan kredit seimbang.

Tandakan “/” di sini sekiranya ingin sistem sediakan Payment Voucher secara automatik.


PENERIMAAN PEMBAYARAN (RECEIVE PAYMENT)

1. Untuk merekodkan transaksi berkenaan dengan penerimaan pembayaran, klik pada transaksi (transactions)

pada menu sebelah kiri dan klik pada Penerimaan Pembayaran (Receive Payment).

2. Isikan semua maklumat yang diperlukan dan pilih akaun yang berkaitan untuk debit dan kredit.

3. Anda boleh lampirkan dokumen untuk rujukan dengan klik pada butang “Choose File”.

4. Anda boleh memilih Invois (With Invoice) yang berkaitan ataupun memilih Baki Tertunggak (Outstanding

Balance). Dengan memilih invois, sistem akan mengira jumlah bayaran pada invois yang telah diterima.

Sekiranya jumlah bayaran sudah mencukupi, invois tersebut akan dipadamkan secara automatik dari

senarai invois.



Gambar 8.8: Receive Payment

7. Setelah lengkapkan semua maklumat, anda hendaklah klik pada butang “Submit” untuk memasukkan

transaksi tersebut.

8. Kemudian, anda mestilah ke “Approve Transactions” semula untuk meluluskan transaksi yang dimasukkan.

Maklumat resit yang diberikan

Kaedah Bayaran


Pilih Invois yang

berkenaan

Tarikh Transaksi



Pilih projek yang berkenaan jika ada.


PENGELUARAN NOTA KREDIT (ISSUE CREDIT NOTE)

1. Untuk membuat transaksi pengeluaran nota kredit, klik pada Transaksi (transactions) pada menu sebelah

kiri dan klik pada “Issue Credit Note”.

2. Isikan semua maklumat yang diperlukan dan pilih akaun yang bersesuaian untuk debit dan kredit.

3. Anda boleh lampirkan dokumen untuk rujukan dengan klik pada butang “Choose Fail” dan pilih dokumen

tersebut.

4. Anda juga boleh memilih projek yang berkaitan dengan transaksi tersebut (jika ada).

5. Pilih invois yang berkaitan dengan nota kredit tersebut.


Gambar 8.9: Issue Credit Note

Klik dan Pilih Invois

Tarikh Transaksi

Jumlah Transaksi

Pilih Fail/Dokumen


Pilih projek yang berkaitan jika ada


PENERIMAAN NOTA DEBIT (RECEIVE DEBIT NOTE)

1. Untuk membuat transaksi penerimaan nota debit, klik pada Transaksi pada menu sebelah kiri dan klik pada

“Receive Debit Note”.

2. Isikan semua maklumat yang diperlukan dan pilih akaun yang bersesuaian untuk debit dan kredit.

3. Anda boleh lampirkan dokumen untuk rujukan dengan klik pada butang “Choose Fail” dan pilih dokumen

tersebut.

4. Pilih invois yang berkaitan dengan nota debit tersebut.


6. Selepas mengisi semua maklumat yang diperlukan, klik butang “Submit” untuk masukkan transaksi.

Gambar 8.9: Receive Credit Note

Klik dan Pilih Invois

Tarikh Transaksi

Jumlah Transaksi

Pilih Fail/Dokumen

Tekan butang untuk masukkan transaksi

Pilih projek yang berkaitan jika ada


OTHERS (LAIN-LAIN)

1. Untuk membuat transaksi-transaksi lain, klik pada Transaksi pada menu sebelah kiri dan klik pada

Transaksi “Others”.

2. Transaksi ini membolehkan anda membuat urus niaga dengan lebih flexibliti yang mungkin diperlukan

dalam kes-kes tertentu. Anda boleh membuat transaksi dari mana-mana akaun yang diperlukan. Ingin

diingatkan bahawa anda mestilah mempunyai ilmu dalam bidang perakaunan untuk menggunakan

kaedah ini bagi mengelakkan sebarang kekeliruan/kesilapan.

3. Isikan semua maklumat yang diperlukan dan pilih akaun untuk debit dan untuk kredit yang bersesuaian.

4. Anda boleh lampirkan dokumen untuk rujukan dengan klik pada butang “Choose Fail” dan pilih

dokumen itu.


6. Selepas mengisi semua maklumat yang diperlukan, klik butang “Submit” untuk memasukkan transaksi

tersebut.

Gambar 8.10: Lain-lain transaksi

Deskripsi transaksi

Nombor Baucer Bayaran





9.3 IMPORT TRANSAKSI (IMPORT TRANSACTIONS)

Integrasi OfficeCentral Perakaunan dan modul-modul lain dalam OfficeCentral seperti pengiraan gaji dan juga

kewangan membolehkan pengguna untuk menguruskan pejabat dengan mudah. Pengguna boleh merakam

transaksi gaji (tuntutan, pendahuluan, gaji, cukai pendapatan, bayaran berkanun) dengan mengambil jumlah dan

maklumat daripada modul-modul lain yang terkandung di dalam OfficeCentral.

MENGAPA?

Ini akan memudahkan dan menjimatkan masa anda tanpa perlu berulang kali mengisi semula data untuk tujuan

perakaunan.

CARA AKSES

Untuk akses ke modul ini, anda perlu pergi ke menu sebelah kiri dan tekan pada menu “Import Transactions”.

IMPORT TRANSAKSI GAJI (PAYROLL)

1. Hanya data-data gaji yang telah dimuktamadkan (finalized) boleh diimport ke dalam sistem Perakaunan.

2. Untuk mengakses halaman ini, klik Transaksi pada menu sebelah kiri dan klik pada “Import Transactions” dan

klik pada menu “Payroll”.

3. Contohnya, jika pengguna sudah memproses gaji untuk bulan tertentu dan gaji tersebut telah muktamad,

pengguna boleh merakam transaksi pada OfficeCentral Perakaunan. Laman ini akan menunjukkan semua gaji

(sudah dimuktamadkan).

4. Untuk import gaji, pertama sekali anda perlu pilih bulan dan tahun yang berkaitan. Sejurus selepas ini telah

dipilih, senarai gaji yang telah dimuktamadkan dan yang masih belum diimport masuk ke sistem perakaunan

akan ditunjukkan.

5. Anda perlu tekan “/” pada nama yang ingin di import dan seterusnya klik butang “Calculate Values” untuk

mengira jumlah.

6. Seterusnya, anda perlu memilih akaun untuk debit dan kredit untuk gaji, EPF, SOCSO dan sebagainya.

7. Kemudian, anda perlu memilih tarikh transaksi.

8. Tekan butang “Submit” untuk memasukkan transaksi tersebut.

9. Anda boleh rujuk pada mukasurat sebelah untuk contoh memasukkan transaksi ini.


Gambar 8.11: Import data gaji dari modul “Payroll”

IMPORT TRANSAKSI TUNTUTAN (CLAIMS)

Anda juga boleh import transaksi dari modul kewangan seperti tuntutan seperti di bawah:

Gambar 8.12: Import transaksi “Claim”

Pilih Bulan Gaji

Pilih Akaun yang Sesuai

Klik untuk Hantar Transaksi

Kira Jumlah Nilai

Import Pelbagai Jenis Tuntutan.

Tarikh Transaksi

Pilih akaun yang berkaitan untuk debit dan kredit


9.4 MELULUSKAN TRANSAKSI

Selepas melakukan sebarang transaksi, semua urus niaga mesti diluluskan untuk mengelakkan sebarang kesilapan.

Hanya transaksi yang diluluskan sahaja yang akan ditunjukkan di dalam laporan-laporan yang dikeluarkan oleh sistem

OfficeCentral.

CARA AKSES

Untuk akses ke modul ini, anda perlu pergi ke menu sebelah kiri dan tekan pada menu “Approve Transactions”.

PENGGUNAAN

1. Anda boleh mencari transaksi tertentu dengan memilih tarikh urus niaga yang dibuat dengan memilih “Date

To” dan “Date From” pada pilihan carian di bahagian atas halaman.

2. Kenalpasti transaksi yang anda ingin luluskan dan klik pada ikon berwarna hijau di sebelah kanan setiap

urus niaga.

3. Untuk menolak urusniaga, klik pada ikon pangkah berwarna merah.

4. Untuk membetulkan transaksi, sila klik pada ikon putih yang menunjukkan pen dan kertas.

5. Laporan perakaunan akan dihasilkan secara automatik setelah urus niaga telah diluluskan.

Gambar 8.13: Appore / Reject transaksi

Meluluskan “Approved”

Menolak “Rejected”

Tekan untuk lakukan sebarang modifikasi pada transaksi tersebut.


9.5 PENGHUTANG DAN PEMIUTANG (DEBTORS AND CREDITORS)

1. Pada menu sebelah kiri, terdapat “Deptors” dan “Creditors” menu di mana pengguna boleh pergi untuk

melihat maklumat pemiutang dan penghutang mereka.

2. Jenis penyenaraian disediakan untuk kedua-dua penghutang dan pemiutang di bawah menu ini adalah

“Statement”, “Ledger”, dan “Aging Trend”.

3. Gunakan pilihan carian “Search” di bahagian atas halaman untuk mendapatkan paparan yang dikehendaki.

Gambar 8.14: Creditor Aging Trend


9.6 LAPORAN PERAKAUNAN

OfficeCentral Perakaunan membolehkan pengguna untuk menjana laporan dengan memilih kriteria pada pilihan

carian “Search”.

CARA AKSES

Untuk melihat laporan perakaunan, klik pada “Accounting Reports” pada sebelah kiri menu dan memilih jenis

laporan yang anda ingin menjana dalam senarai menu sub.

PENGGUNAAN

1. Untuk melihat laporan perakaunan, klik pada “Accounting Reports” pada sebelah kiri menu dan pilih jenis

laporan yang anda ingin janakan dalam senarai menu.

2. Gunakan pilihan carian “Search” di bahagian atas halaman untuk mendapatkan laporan perakaunan yang

dikehendaki.

3. Antara laporan-laporan yang boleh dihasilkan termasulah “Trial Balance”, “Balance Sheet”, “Profit and

Loss”, “General Ledger” dan sebagainya.

4. Laporan tersebut boleh diimport ke PDF, Excel atau Word dengan mengklik pada butang yang berkenaan.

Gambar 8.15: Contoh laporan Trial Balance


9.7 DASHBOARD

OfficeCentral Perakaunan juga menyediakan dashboard yang mengandungi carta-carta dan graf yang berkaitan

dengan kedudukan kewangan syarikat dan juga perakaunan untuk memudahkan pihak syarikat untuk melihat data

secara menyeluruh.

CARA AKSES

Untuk melihat dashboard, klik pada “Dashboard” pada sebelah kiri menu dan pilih jenis laporan yang anda ingin

lihat.

PENGGUNAAN

1. Klik pada “Dashboard” untuk melihat “Financial Dashboard, Main Dashboard, Profit & Lost, Profit & Lost (Cumulative), Aging, Budget, Balance Sheet, and Trend”.

Gambar 8.16: Financial Dashboard

Gambar 8.17: Profit and Loss

manual pembelajaran - officecentral : your integrated...

Documents