officecentral user manual - bahasa melayu - point of sale v3r4

0

OFFICECENTRAL POINT OF SALE - PANDUAN PENGGUNA (BAHASA MELAYU)

© 2017 - AUTHENTIC VENTURE SDN BHD. VERSION 3 REVISION 3 (170320)

© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 1

CONTENTS

1 - Pengenalan .................................................................................................................................................................. 2

2 – Point of sale................................................................................................................................................................. 3

2.1 Pendahuluan ........................................................................................................................................................... 3

2.2 Tetapan Awal .......................................................................................................................................................... 3

2.3 Melakukan proses jualbeli ...................................................................................................................................... 5

Langkah Pertama ...................................................................................................................................................... 6

Langkah Kedua .......................................................................................................................................................... 6

Langkah Ketiga .......................................................................................................................................................... 7

Langkah Keempat...................................................................................................................................................... 8

Langkah Kelima ......................................................................................................................................................... 9

Langkah Keenam ....................................................................................................................................................... 9

2.4 Back Office ............................................................................................................................................................ 10

Invoices (Invois) ...................................................................................................................................................... 10

Orders ..................................................................................................................................................................... 11

Receipts ................................................................................................................................................................... 12

Sales Returns ........................................................................................................................................................... 13

Dashboards ............................................................................................................................................................. 14

2.5 Stock Room ........................................................................................................................................................... 15

Products .................................................................................................................................................................. 15

Transaksi Keseluruhan - Transactions (Overall) ...................................................................................................... 16

Transaksi berdasarkan Staff .................................................................................................................................... 17

2.6 Konfigurasi ............................................................................................................................................................ 18

Kaunter ................................................................................................................................................................... 18

Penyata ................................................................................................................................................................... 18

Diskaun ................................................................................................................................................................... 19

Kategori ................................................................................................................................................................... 21

Akaun ...................................................................................................................................................................... 22

Keahlian .................................................................................................................................................................. 23

Jenis Akaun (Account Types) ................................................................................................................................... 25

Kategori Pungutan mata ......................................................................................................................................... 26


1 - PENGENALAN

OfficeCentral merupakan satu sistem yang menggunakan teknologi awan (internet cloud-based software) dan

merangkumi modul-modul penting untuk menguruskan sesebuah syarikat iaitu HRMS, Kiraan Gaji (Payroll), Akaun,

Pengurusan Pelanggan (CRM) dan Point-of-Sale (POS).

OfficeCentral adalah satu aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana untuk

membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan lebih mudah dan lancar.

User Manual ini telah ditulis untuk module Konfigurasi Global dalam OfficeCentral.

Bantuan atas talian

Kami ada menyediakan bantuan atas talian bagi membantu anda mempelajari OfficeCentral secara atas talian. Laman

web khas untuk tujuan support adalah seperti berikut:

eLearning: http://academy.ICTForGrowth.com

Help Center:

http://bantuan.OfficeCentralCloud.com (Bahasa Melayu)

http://help.OfficeCentralCloud.com (Bahasa Inggeris)

Hubungi Kami

Authentic Venture Sdn. Bhd. (470336-H)

906B, Tingkat 2, Blok D

Kompleks Diamond, Bangi Business Park

43650 Bandar Baru Bangi

Selangor, Malaysia.

P: +603-27243826 / +603-8922 1493

E: [email protected]

Support Email: [email protected]

Hakcipta Terpelihara

©2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara.

http://academy.ictforgrowth.com/

http://bantuan.officecentralcloud.com/

http://help.officecentralcloud.com/

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


2 – POINT OF SALE

2.1 PENDAHULUAN

Modul POS (Point Of Sales) dibangunkan untuk merekod jualan secara runcit (retail).

Untuk memulakan POS, sila tekan butang modul POS seperti gambar dibawah.

Gambar 2.1.1: Cara untuk mencapai modul POS dalam OfficeCentral

2.2 TETAPAN AWAL

Sebelum memulakan POS, beberapa tetapan awal yang perlu dilakukan terlebih dahulu.

1) Anda perlu menambah Buku Harga (Pricebook). Cara-cara untuk menambah pricebook, sila rujuk

muka surat_____________

2) Untuk bahagian POS, anda perlulah menetapkan kaunter dan jumlah duit yang ada.

Gambar 2.2.1: Paparan senarai kaunter

Keterangan:

1 Sila tekan butang Point of Sales.

2 Selepas tekan butang Point of Sales, anda akan dapat melihat butang “ADD”. Sila tekan butang

tersebut untuk menambahkan kaunter baru. Kaunter merupakan tempat berlakunya transaksi

jualan. Sesebuah kedai mungkin mempunyai lebih dari satu kaunter pembayaran.

1

2


Gambar 2.2.2: Paparan untuk menambahkan kaunter baru

Keterangan:

1 Sila isi maklumat yang berkenaan kaunter. Sebagai contoh:

Name: Counter 1 (Nama kaunter tersebut)

Code: C1 (Kod untuk kaunter tersebut)

Location: Headquarters (Kaunter tersebut berada di lokasi mana)

2 Selepas isi maklumat yang berkenaan, sila tekan “Save”. Dengan menekan butang ini, anda telah

berjaya menambah kaunter POS yang baru dalam syarikat anda.

1

2


2.3 MELAKUKAN PROSES JUALBELI

Di sini anda akan pelajari bagaimana melakukan proses jual beli dengan menggunakan modul OfficeCentral

POS. Berikut merupakan carta alir untuk proses ini (dalam Bahasa Inggeris):

Carta Alir 2.3.1: Carta aliran transaksi jual beli POS


LANGKAH PERTAMA

Pertama sekali, pilih kaunter anda dan tekan butang Open Counter seperti di bawah untuk membuka

kaunter tersebut bagi menerima transaksi belian dan bayaran:

Gambar 2.3.2: Paparan maklumat kaunter

LANGKAH KEDUA

Seterusnya, anda perlu memasukkan baki wang yang ada di dalam laci wang (cash drawer) di kaunter

tersebut sebagai baki bukaan. Seterusnya, tekan butang “Open Counter”.

Gambar 2.3.3: Paparan untuk masukkan nilai bukaan

Keterangan:

1 Sila tekan “Open Counter”.

2 Masukkan nilai pembukaan kaunter pada hari tersebut.

3 Sila tekan “Open Counter” setelah masukkan nilai pembukaan kaunter.

1


LANGKAH KETIGA

Seterusnya anda akan sampai ke paparan seperti berikut:

Gambar 2.3.4: Paparan skrin POS

Keterangan:

A “Back to Home” bermaksud anda boleh ke modul lain dengan menekan butang tersebut.

B Anda boleh melihat senarai invois yang telah dibuat dengan menekan butang “Invoices”.

C Jika anda menekan butang “Save as Order & Print” di (L) and”Save as Order & Continue POS” di (M),

anda akan dapat melihat senarai pesanan yang telah dipesan oleh pelanggan yang belum membuat

pembayaran.

D Anda boleh melihat senarai akaun yang telah ditambah.

E Jika inventory anda kekurangan atau kosong dan tidak boleh checkout, anda boleh menambah

inventory dengan menekan “Add Inventory”.

F Jika mahu menutup kaunter, sila tekan “Close Counter”.

G Tekan “open cash drawer” jika mahu buka mesin tunai.

H Anda boleh mencari nama pelanggan berdasarkan nama, email dan account number.

I Jika pelanggan baru yang datang, anda boleh menambah nama pelanggan, email dan nombor

telefon di sini.

C

L

K

J

I

H

G F E D B A

M


J Anda boleh mencari produk berdasarkan Nama, Barcode dan Code.

K Tekan “checkout” setelah memilih barang.

L Tekan “save as order & print” jika mahu simpan order tesebut terlebih dahulu dan cetak order

tersebut. Ini sekiranya pelanggan belum bayar.

M Tekan “save as order & continue POS” jika mahu simpan order tesebut terlebih dahulu dan ingin

meneruskan ke POS. Ini sekiranya pelanggan belum bayar.

LANGKAH KEEMPAT

Gambar 2.3.5: Paparan POS

Keterangan:

1 Pilih barangan anda menggunakan nama, kod dan barkod.

2 Sila klik item yang dicari.

3 Jika anda ingin memberikan diskaun, sila klik tiga titik bertindih. Selepas itu masukkan code diskaun yang telah ditetapkan.

4 Setelah siap, klik “Checkout”.


LANGKAH KELIMA

Gambar 2.3.6: Paparan untuk masukkan maklumat bayaran

Keterangan:

1 Sila pilih kaedah pembayaran.

2 Masukkan nilai pembayaran.

3 Setelah selesai, sila klik “Done”.

LANGKAH KEENAM

Setelah tekan “Done”, akan keluar paparan seperti yang berikut. Ini merupakan resit untuk pelanggan.

Gambar 2.3.7: Paparan resit


2.4 BACK OFFICE

INVOICES (INVOIS)

Di sini anda boleh melihat invois yang dijana apabila anda menekan butang “Checkout” dalam POS. Dalam

POS, sistem akan menjana invoice dan resit pada masa yang sama. Untuk akses halaman tersebut, sila ke

Back Office > dan klik menu “Invoice”.

Gambar 2.4.1: Paparan menu “Back Office”

Setelah klik butang invois, anda akan dapat melihat halaman seperti yang berikut yang mana anda boleh

melihat senarai invois dan resit yang dihasilkan oleh sistem:

Gambar 2.4.2: Paparan senarai invois

A Anda boleh mencari dengan nombor rujukan INV/2017/2.

B Anda boleh mencari dengan lokasi sekiranya anda mempunyai lebih daripada satu lokasi.

C Anda boleh mencari dengan akaun yang telah didaftar didalam CRM atau POS.

D Anda boleh mencari dengan tarikh mula buat hingga tarikh akhir.

A

D

C B


ORDERS

Di sini anda boleh melihat pesanan (orders) yang telah dibuat tapi belum menerima bayaran daripada

pelanggan. Tujuan “Orders” adalah jika pelanggan belum membayar secara langsung (sebagai contoh,

pelanggan memesan makanan dan bayaran hanya diterima setelah selesai makan), anda boleh memilih

pesanan tersebut dan pilih pesanan tersebut untuk membuat transaksi penerimaan bayaran. Sistem akan

membuka semula paparan POS dengan data-data yang telah dimasukkan ke dalam “Order” yang telah

dipilih.

Gambar 2.4.3: Senarai Pesanan (Orders)

Setelah klik “Orders”, anda akan dapat melihat halaman seperti di bawah:

Gambar 2.4.4: Senarai Pesanan (Orders)

A Anda boleh mencari dengan nombor rujukan OA/2017/1.

B Anda boleh mencari dengan lokasi, jika anda mempunyai lebih daripada satu lokasi

C Anda boleh mencari dengan akaun.


A

D

C B


RECEIPTS

Di sini anda boleh melihat senarai resit yang telah dijana di POS.

Gambar 2.4.5: Senarai resit yang telah dijana di POS

Anda akan dapat melihat invois yang dijana serentak dengan resit tersebut. Sekiranya anda merupakan

syarikat patuh GST, di sini adalah tempat anda boleh melihat meklumat untuk tax invoice.

Gambar 2.4.6: Senarai resit yang dijana di POS.

Keterangan:

A Anda boleh mencari dengan nombor rujukan REC/2017/12.

B Anda boleh mencari dengan lokasi, jika anda mempunyai lebih daripada satu lokasi

C Anda boleh mencari dengan akaun.


Here you can see which

invoice attach with which

receipt.

A

D

B C


SALES RETURNS

Sales returns bermaksud barang yang dibeli daripada pelanggan dipulangkan oleh sebab-sebab yang

tertentu, sebagai contoh barang tersebut rosak. Anda boleh melihat senarai sale returns seperti gambar di

bawah.

Gambar 2.4.7: Senarai Sales Returns

Setelah tekan “Sales Return” anda akan dibawa ke halaman seperti yang berikut:

Gambar 2.4.8: Senarai Sales Returns

A Anda boleh mencari dengan nombor rujukan SR/2017/1.

B Anda boleh mencari dengan lokasi sekiranya mempunyai lebih daripada satu lokasi.

C Anda boleh mencari dengan akaun yang telah didaftar didalam CRM atau POS.

D Anda boleh mencari dari tarikh dibuat hingga tarikh akhir.

A

D

B C


DASHBOARDS

Di sini, anda boleh melihat laporan berkaitan dengan jualan anda seperti: Trends, Jualan (Sales), Inventori

(Inventories), Barang yang paling banyak dijual (most selling products), barang yang mempunyai keuntungan

yang tinggi (product’s profit margin), jurujual (salesman), jumlah jualan (total sales turnover), dan baki

inventori harian (daily inventory balance) menerusi dashboard.

Sila pilih laporan yang dikehendaki dari menu seperti di bawah:

Gambar 2.4.9: Menu Dashboards


2.5 STOCK ROOM

PRODUCTS

Untuk akses senarai produk sila ke POS > “Stock Room” > dan tekan “Products”.

Gambar 2.5.1: Senarai Produk

Anda akan dapat melihat halaman seperti di bawah. Sistem akan keluar kan senarai produk yang telah

ditambah dalam Pricebook anda. Harap maklum bahawa senarai produk dalam pricebook di sini adalah

sama seperti di CRM. Oleh itu, sekiranya anda telah menambahkan maklumat dalam CRM, ia akan muncul

secara automatik di paparan ini.

Gambar 2.5.2: Senarai Produk

Gambar 2.5.3: Paparan untuk menambah produk baru

Keterangan:

A

B

C

A1


A Jika anda mahu tambah pricebook sila tekan butang “Add”. Bila tekan butang “Add”, anda akan dipaparkan halaman untuk masukkan data pricebook seperti di A1.

B Jika anda mahu mengubahsuai data pricebook, sila tekan edit.

C Jika mahu memadam data pricebook, sila tekan delete. Perlu diingatkan jika pricebook tersebut telah digunakan dalam mana-mana transaksi, ia tidak boleh dipadam.

TRANSAKSI KESELURUHAN - TRANSACTIONS (OVERALL)

Jika anda hendak melihat kesemua transaksi yang melibatkan stok keluar daripada POS, sila tekan

transactions (overall). Untuk akses page tersebut, sila ke POS > Stockroom > tekan Transactions (Overall).

Gambar 2.5.4: Menu Transaksi Keseluruhan

Setelah tekan butang Transactions (Overall), anda akan dapat melihat halaman seperti di bawah:

Gambar 2.5.5: Paparan Transaksi Inventori

A Anda boleh mencari dengan lokasi jika anda mempunyai lebih daripada satu lokasi.

B Anda boleh mencari dengan pricebook jika anda tidak mahu melihat kesemua senarai.

A B


TRANSACTIONS BY STAFF

Jika anda hendak melihat kesemua transaksi yang dibuat oleh staff, sila tekan Transaction (By Staff). Untuk

akses page tersebut, sila ke POS > Stockroom > tekan Transaction (By Staff).

Gambar 2.5.6: Menu Transaksi Berdasarkan Pekerja

Setelah tekan butang Transaction (By Staff), anda akan dapat melihat halaman seperti di bawah:

Gambar 2.5.7: Menu Transaksi Berdasarkan Pekerja

Anda boleh pilih untuk tunjukkan transaksi inventori untuk produk-produk tertentu sahaja dengan memilih

di A.

A


2.6 KONFIGURASI

Di halaman konfigurasi anda boleh membuat konfigurasi untuk Kaunter, Penyata, Diskaun, Kategori, Akaun,

Keahlian, Jenis akaun, dan Mata Koleksi Kategori.

KAUNTER

Konfigurasi (Kaunter) anda boleh melihat senarai kaunter yang terdapat dalam POS anda. Disini anda juga

boleh menambah kaunter baru serta mengubahsuai nama kaunter dan sebagainya. Untuk akses halaman

tersebut, sila ke POS > Configurations > dan tekan Kaunter.

Gambar 2.6.1: Menu Konfigurasi

Setelah tekan kaunter, anda akan dapat melihat halaman seperti di bawah:

Gambar 2.6.1: Senarai Kaunter

A Jika anda ingin menambah kaunter baru, sila tekan butang “Add”.

B Jika anda hendak mengubahsuai nama kaunter, memadam kaunter, menyahaktifkan kaunter, tutup kaunter, dan ubah jumlah duit permulaan di kaunter anda boleh buat di B.

PENYATA

A B


Konfigurasi (Penyata) anda boleh melihat penyata untuk setiap kaunter yang masih aktif. Untuk akses

halaman tersebut sila ke POS > Konfigurasi > tekan Statements.

Gambar 2.6.2: Menu Konfigurasi

Setelah tekan Statements, anda akan dapat melihat halaman seperti di bawah:

Gambar 2.6.3: Senarai Counter Statements

A Jika anda mahu melihat perincian kaunter tersebut, sila tekan “details”.

B Jika hendak memadam kaunter, sila tekan “delete”.

DISKAUN

Konfigurasi (diskaun) digunakan apabila anda hendak memberi diskaun kepada pelanggan. Sebelum

memberi diskaun ia perlu ditambah dalam konfigurasi terlebih dahulu. Untuk menambah diskaun sila ke

POS > Configurations > tekan Discounts.

Gambar 2.6.4: Senarai Diskaun

Setelah tekan “discounts”, anda akan dapat melihat halaman seperti di bawah:

A

B


Gambar 2.6.5: Senarai diskaun

Gambar 2.6.6: Paparan untuk menambah maklumat diskaun

1 Untuk tambah diskaun, sila tekan “Add”.

2 Sila isi maklumat yang berkenaan di 2.

3 Setelah selesai, sila tekan save.

1

3 2


KATEGORI

Categories ini adalah untuk menambah kategori pricebook.

Gambar 2.6.7: Paparan Menu Kategori Pricebook

Setelah tekan “categories”, anda akan dapat melihat halaman seperti di bawah:

Gambar 2.6.7: Paparan Senarai Kategori Pricebook

Gambar 2.6.8: Cara untuk menambahkan kategori

1 Untuk menambah kategori pricebook, sila tekan “Add”.

2 Sila isikan nama category dan juga description.

3 Setelah selesai, sila tekan “Save”

1

2

3


AKAUN

Di bahagian konfigurasi (Accounts) anda boleh melihat senarai akaun yang telah ditambah dan untuk

menambah akaun yang baru. Akaun merupakan senarai pelanggan anda. Akaun di sini merupakan sama

dengan di CRM. Oleh itu, jika anda telah menambahkan maklumat akaun di modul CRM, ia akan ditunjukkan

secara automatik di modul POS.

Gambar 2.6.9: Menu Konfigurasi - Akaun

Setelah tekan “categories”, anda akan dapat melihat halaman seperti di bawah:

Gambar 2.6.10: Senarai akaun


Gambar 2.6.10: Paparan untuk menambahkan akaun baru

1 Untuk menambah akaun, sila tekan “Add”.

2 Sila isikan perincian akaun tersebut.


KEAHLIAN

Untuk menambah keahlian sila ke Configurations > tekan Memberships.

Gambar 2.6.11: Menu konfigurasi – Keahlian (Memberships)

3

2


Setelah tekan “memberships”, anda akan dapat melihat halaman seperti di bawah:

Gambar 2.6.12: Senarai jenis-jenis keahlian

Gambar 2.6.13: Masukkan maklumat harga khas untuk ahli

1 Tekan “Add” untuk tambah nama keahlian.

A Sila isikan nama keahlian tersebut.

B Anda boleh memilih pricebook yang ingin diberi diskaun

C Harga akan automatik keluar selepas pilih pricebook

D Anda boleh pilih samada untuk bagi diskaun dalam peratus atau harga. Jika diskaun secara harga, sila tekan checkbox.

E Masukkan jumlah diskaun.

F Masukkan jumlah pembelian minimum untuk produk tersebut.

G Masukkan kuantiti pembelian minimum untyk produk tersebut.

2 Setelah selesai sila tekan “Save”.

1

2

B D C E F G

A


JENIS AKAUN (ACCOUNT TYPES)

Anda boleh menggunakan submodul ini bagi mengklasifikasikan pelanggan anda. Untuk menambah jenis

akaun, sila ke Configurations > tekan Account types.

Gambar 2.6.14: Menu Konfigurasi – Jenis Akaun (Account Types)

Setelah tekan “Account types”, anda akan dapat melihat halaman seperti di bawah:

Gambar 2.6.15: Paparan Senarai Jenis Akaun

Gambar 2.6.16: Paparan untuk menambahkan jenis akaun.

Keterangan:

1 Tekan “Add” untuk tambah jenis akaun.

2 Sila isikan nama jenis akaun.

3 Setelah selesai, sila tekan “Save”.

1

2

3


POINT COLLECTION CATEGORY

Di sini, anda boleh melakukan konfigurasi untuk mata pungutan yang diberikan kepada ahli-ahli anda. Untuk

menambah mata koleksi kategori, sila ke Configurations > tekan Point Collection Categories.

Gambar 2.6.17: Menu Konfigurasi – Point Collection Categories

Setelah menekan “Point Collection Categories”, anda akan dapat melihat halaman seperti di bawah:

Gambar 2.6.18: Senarai kategori untuk pungutan mata

Gambar 2.6.19: Paparan untuk menambahkan kategori pugutan mata yang baru

Keterangan:

1 Sila tekan “Add” untuk tambah Point Collection Categories.

2 Sila isi maklumat yang berkenaan.


1

2

3

officecentral user manual - bahasa melayu - point of sale v3r4

Software