DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004

Halaman : 1 / 8

No. Semakan : 02

No. Isu : 02

PROSEDUR PEMBERIAN UBAT Tarikh : 30/01/2012

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan cara pemberian ubat di PKU dengan menggunakan sistem e-Klinik.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi cara pemberian ubat kepada semua pelanggan yang mendapatkan rawatan di PKU.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

No. Rujukan Tajuk Dokumen

OPR/PKU/SU04/Harga Ubat Senarai Utama Nama dan Harga Ubat

OPR/PKU/GP13/PPSM Garis Panduan Pengendalian Pelanggan Secara Manual

OPR/PKU/GP04/MMU Garis Panduan Membungkus dan Melabel Ubat

OPR/PKU/AK04/DDA Arahan Kerja Pemberian ubat psikotropik

- Akta Dadah Berbahaya 1952 (AKTA 234)

- Malaysian Laws On Poisons And Sales Of Drugs

- Manual e-Klinik

4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN

DR : Pegawai Perubatan iDEC : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi JT : Jururawat Terlatih KJ : Ketua Jururawat KS : Ketua Seksyen PHIMS : Pharmacy Information Management System PJR : Penyelia Jururawat PK : Pejabat Ketua PKU : Pusat Kesihatan Universiti PPF : Penolong Pegawai Farmasi PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat PTM : Pegawai Teknologi Maklumat PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Pekeranian/Operasi) PT(KEW) : Pembantu Tadbir (Kewangan)

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004

Halaman : 2 / 8

No. Semakan : 02

No. Isu : 02

PROSEDUR PEMBERIAN UBAT Tarikh : 30/01/2012

5.0 TANGGUNGJAWAB Ketua bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan KS, PPF , PJR, KJ, JT bertanggungjawab memastikan prosedur pemberian ubat ini dilaksanakan. Semua pihak yang terlibat dalam proses pemberian ubat ini perlu mematuhi prosedur ini.

Jika sistem e-Klinik tergendala, rujuk Garis Panduan Pengendalian Pelanggan Secara

Manual (OPR/PKU/GP13/PPSM).

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004

Halaman : 3 / 8

No. Semakan : 02

No. Isu : 02

PROSEDUR PEMBERIAN UBAT Tarikh : 30/01/2012

6.0 CARTA ALIR

7.1

MULA

7.2

KENAL PASTI PELANGGAN

7.3

SEMAK PRESKRIPSI

7.5

BERI MAKLUMBALAS

7.6

SEDIA UBAT

7.7

SEMAK UBAT

7.8

PANGGIL DAN SAHKAN

PELANGGAN

7.9

BERI UBAT

7.10

TAMAT

7.4

BOLEH ACCEPT

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004

Halaman : 4 / 8

No. Semakan : 02

No. Isu : 02

PROSEDUR PEMBERIAN UBAT Tarikh : 30/01/2012

7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan

Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Kenalpasti Pelanggan

7.2.1 Klik nama pelanggan pada skrin Alert Queue.

PPF/ JT

7.3 Semak Preskripsi

7.3.1 Semak jenis ubat yang dipreskripsi. 7.3.2 Pastikan nama ubat, dos ubat, kekerapan mengambil ubat, tempoh yang diminta oleh DR adalah betul dan bersesuaian. 7.3.3 Pastikan bekalan ubat ada.

PPF/ JT

7.4 Boleh Accept?

7.4.1 Jika ya, cetak sticker, terus ke 7.6. 7.4.2 Jika mesin sticker tidak berfungsi, tulis secara manual pada kertas sticker.

7.4.3 Jika tidak, klik Reject untuk maklum kepada DR.

PPF/ JT

7.5 Beri Maklum Balas

7.5.1 Hubungi DR atau reject order dan beri alasan ubat tidak dapat disediakan.

7.5.2 Ulang semula langkah 7.3 setelah dapat maklum balas dari DR.

PPF/ JT

7.6 Sedia Ubat

7.6.1 Sediakan ubat mengikut jumlah yang tertera pada skrin e-Klinik.

7.6.2 Masukkan ubat dalam plastik tetapi jangan tampal sticker di plastik ubat.

PPF/ JT

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004

Halaman : 5 / 8

No. Semakan : 02

No. Isu : 02

PROSEDUR PEMBERIAN UBAT Tarikh : 30/01/2012

7.6.3 Sekiranya ubat yang diperlukan adalah jenis ubatan terkawal, PPF atau JT perlu rekod dalam Buku Log Ubatan Psikotropik dan pastikan baki ubat di dalam sistem e-Klinik sama dengan fizikal dan buku log. Seterusnya JT atau PPF terlibat perlu menandatangani buku log tersebut. Rujuk Arahan Kerja Pemberian Ubat Psikotropik (OPR/PKU/AK04/DDA)

7.6.4 VERIFIER PERTAMA (PPF atau JT yang mula-

mula menerima arahan dari DR melalui sistem e-Klinik) memastikan ubat-ubat yang disediakan adalah seperti yang terdapat pada skrin.

7.6.5 Tandatangan INITIAL VERIFIER

PERTAMA pada sebelah kiri sticker.

7.6.6 Hantar ubat ke kaunter depan. Ini dilakukan oleh runner.

PPF/JT/PPK

7.7 Semak Ubat

7.7.1 VERIFIER KEDUA (PPF atau JT) pastikan Ubat yang dihantar ke kaunter adalah sama dengan yang tertera di skrin.

7.7.2 VERIFIER KEDUA perlu semak ubat yang disediakan dan nama ubat pada sticker adalah sama seperti di dalam skrin e-klinik. INITIAL pada sebelah kanan sticker sebelum menampal sticker pada plastik ubat.

7.7.3 Bagi ubatan terkawal VERIFIER KEDUA

perlu menandatangani Buku Log Ubatan Psikotropik.

PPF/ JT

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004

Halaman : 6 / 8

No. Semakan : 02

No. Isu : 02

PROSEDUR PEMBERIAN UBAT Tarikh : 30/01/2012

7.8 Panggil Dan Sahkan Pelanggan

7.8.1 Klik nombor panggilan pelanggan pada skrin Pharmacy Queue.

7.8.2 Tanya nama pelanggan dan pastikan nama sama dengan sticker yang dicetak.

7.8.3 Pastikan nombor panggilan pelanggan dan

nama pelanggan adalah sama seperti yang tertera pada skrin sistem e-Klinik.

7.8.4 Bagi pelanggan yang mengambil ubat penyakit

kronik PPF dan JT hendaklah menyemak Treatment Book atau rekod ubat terdahulu di dalam sistem e-Klinik dan memastikan ia adalah sama dengan ubat yang disediakan.

PPF/ JT

7.9 Beri Ubat

7.9.1 Serah ubat dan beri penerangan cara-cara penggunaan yang betul kepada pelanggan.

7.9.2 Beritahu pelanggan jika berlaku kesan sampingan selepas makan ubat, perlu datang semula secepat mungkin. Sila bawa bersama ubat-ubatan yang dimakan.

7.9.3 Bagi staf/ pesara/ tanggungan UPM, minta dan

catatkan jumlah harga ubat pada borang. Borang Kadar Bayaran (OPR/PKU/BR13/Bayar) perlu diserahkan kepada Unit Kewangan untuk tindakan selanjutnya apabila telah lengkap dengan jumlah harga.

PPF/ JT

7.10 Tamat

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004

Halaman : 7 / 8

No. Semakan : 02

No. Isu : 02

PROSEDUR PEMBERIAN UBAT Tarikh : 30/01/2012

8.0 REKOD KUALITI

Bil. Kod Fail, Tajuk Fail Dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tangungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. Pangkalan Data PHIMS Screen (Elektronik)

PTM/PPTM PTM/PPTM Server di iDEC, UPM Kekal

Naib Canselor

2. UPM/PKU/300-1/7/1 Buku Log Ubatan Psikotropik

PJR/KJ/PPF/JT PJR/KJ/PPF/JT Unit Farmasi 5 tahun

Ketua

3. UPM/PKU/04/First Aid Fail Rekod Bekalan Keluar First Aid Kit

Surat-surat permohonan bekalan ubat first aid

PPF/PT(P/O) PPF/PT(P/O) Unit Farmasi 1 tahun

Ketua

4. UPM/PKU/04/Malaria Fail Rekod Ujian Darah G6PD Malaria

Surat-surat permohonan ubat antimalaria

Borang Permohonan Ubat Anti Malaria (OPR/PKU/BR04/MAL)

PPF/PT(P/O) PPF/PT(P/O) Unit Farmasi 1 tahun

Ketua

5. UPM /PKU/04/Ubat Masuk Fail Rekod Bekalan Ubat Masuk ke Farmasi

Salinan Borang Pengeluaran Bekalan (OPR/PKU/BR05/PB)

PPF/JT/PT(P/O) PPF/JT/PT(P/O)

Unit Farmasi 1 tahun

Ketua

6. UPM /PKU/04/Bekalan Rawatan Fail Rekod Bekalan Rawatan Masuk Ke Farmasi

Salinan Borang Pengeluaran Bekalan (OPR/PKU/BR05/PB)

PPF/JT/PT(P/O) PPF/JT/PT(P/O)

Unit Farmasi 5 tahun

Ketua

7. UPM/PKU/300-2/3/1 Fail Rekod Suhu Peti Sejuk

Borang Rekod Suhu Peti Sejuk (OPR/PKU/BR13/Suhu)

PPF/JT/PT(P/O) PPF/JT/PT(P/O) Unit Farmasi 1 tahun

Ketua

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen : UPM/OPR/PKU/P004

Halaman : 8 / 8

No. Semakan : 02

No. Isu : 02

PROSEDUR PEMBERIAN UBAT Tarikh : 30/01/2012

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia/

Disemak Oleh Disahkan

Oleh Tarikh

Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama

untuk satu persijilan Ketua WP 03/01/2011

02 01 PKU - 8/2011 Mesyuarat Pengurusan

PKU bil. 5/2011 Ketua WP 22/08/2011

02 02 PKU - 2/2012 Mesyuarat Pengurusan

PKU bil. 11/2011 Ketua WP 30/01/2012