MICE

Proposal dan Laporan

Achmad Rozi EL Eroy

I. Proposal

Mengapa perlu proposal?

Maksud dari proposal adalah agar pembaca memahami sesuatu yang tidak mereka

pahami sebelumnya dan biasanya untuk meyakinkan mereka agar mengambil

tindakan tertentu.

Pendahuluan

Perbedaan proposan dan laporan

Proposal

Laporan Proposal

Mengandung informasi tentang apa yang terjadi di masa lalu

Berusaha memberi informasi kepada pembaca

Mencatat fakta-fakta objektif

Menelaah apa yang mungkin akan terjadi di masa depan

Berusaha membujuk pembaca untuk membuat keputusan tertentu

Mengungkapkan opini~walaupun didukung oleh fakta-fakta objektif

Secara sederhana struktur proposal biasanya terdiri dari bagian awal, isi dan akhir.

Namun saat ini dapat kita permudah dengan melalui 3P, yakni:

o Posisi, dimana kita saat ini

o Problem, mengapa kita tidak bisa tinggal di sana

o Proposal kemana kita seharusnya pergi

Atau kita membuat dengan empat bagian

o Posisi o Peluang

o Problem o Proposal

Struktur Proposal

Sistem Pelaporan

Laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan

menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu (The liang Gie, 2000:100)

Atau ahli Inggris menyatakan: “a report is a written document produced as a result of

procedures undertaken to reveal information……” (suatu laporan adalah sebuah

dokumen tertulis yang dihasilkan sebagai suatu akibat dari prosedur-prosedur yang

dijalankan untuk mengungkapkan informasi……” (Darbyshire, 1971:1-2)

III. Kekuatan Persuasi

Baik proposal atau laporan pada dasarnya memberikan pemahaman yang sama

antara pembuat dan pembaca.

Untuk dapat mengoptimalkan hal tersebut terdapat dua tahap penting supaya

pembaca mengikuti alur pikiran penulis:

1. Menunjukkan bahwa penulis berada di pihak pembaca

2. Mengarahkan mereka ke pihak penulis

Psikologi

Proses membaca laporan atau proposal lebih bersifat emosional. Sehingga terdapat

beberapa cara untuk meyakinkan pembaca dengan memandu pembaca ke alur jalan

pikiran penulis.

1. Menulis dari sudut pandang pembaca

2. Tunjukkan anda memahami masalah sebenarnya

3. Bersikap objektif

4. Bersikap adil

Laporan

Laporan

Dalam pengertian yang mendasar, dokumen adalah sebuah naskah tertulis yang

memuat fakta-fakta sebagai kesaksian mengenai kenyataan sesuatu hal.

Dengan demikian intinya laporan merupakan keterangan atau informasi yang dihimpun,

diolah dan disajikan secara tertulis

Rangkaian kegiatan dimaksud berupa:

a. Pengamatan

b. Penyelidikan

c. Studi

Laporan

Pada bahasan ini akan dikupas tentang managerial report yaitu laporan manajerial

merupakan sejenis laporan yang bertalian dengan sutau urusan tertentu dalam

lingkungan sesuatu organisasi formal yang dibuat untuk keperluan pimpinan organisasi

itu membuat keputusan dan selanjutnya melakukan tindakan.

Laporan

Tujuan

Laporan manajerial ialah menyampaikan informasi dalam lingkungan suatu organisasi.

Penyampaian informasi itu merupakan suatu prosedur tetap dalam organisasi atau

berdasarkan sesuatu penugasan dari pimpinan organisasi. (misal laporan pemakaian

bensin seluruh kendaraan perusahaan) atau adanya suatu kecelakaan kerja.

Tujuan akhir dari laporan manajerial adalah menyajikan kesimpulan atau saran tertentu

dari pembuat laporan kepada pimpinan organisasi berdasarkan fakta-fakta yang

disajikan.

Laporan

Secara terperinci laporan manajerial memiliki berbagai peranan:

a. Bagi organisasi sebagai suatu kebulatan (memberikan gambaran menyeluruh

mengenai perkembangan organisasi baik kelebihan maupun kekurangannya)

b. Bagi pelaksanaan sesuatu tugas dalam organisasi

c. Bagi manajer organisasi sebagai pimpinan, laporan manajerial dapat menyediakan

berbagai data untuk pembuatan keputusan pimpinan yang tepat beserta tindakan

kelanjutan yang jitu

d. Bagi petugas organisasi sebagai pelaksana, laporan manajerial dapat menjadi

sarana untuk menyampaikan kesimpulan penting atau gagasan baru kepada

atasanya.

Syarat-syarat mutu laporan manajerial:

a. accuracy

b. timeliness

c. adequacy

d. simpilicty

e. clarity

Laporan

Laporan manajerial merupakan suatu dokumen yang menyajikan keterangan mengenai

suatu hal tertentu kepada pimpinan organisasi. Ciri-ciri khusus yang terdapat pada

laporan manajerial yang membedakan dengan laporan lainnya adalah:

a. mengandung fakta yang bertalian

b. menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang dibuat berdasarkan

fakta-fakta yang diungkapkan

c. mempunyai suatu bentuk yang tersendiri

d. mengandung suatu gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan fakta

e. menampilkan suatu tata wajah yang mencerminkan pembuatan laporan dengan

penuh kesungguhan

Laporan

3 (tiga) penggolongan laporan manajerial:

A. Penggolongan menurut tujuan (purpose)

1) Laporan perencanaan (planning report)

2) Laporan pengendalian (control report)

B. Penggolongan menurut waktu (timing)

1) Laporan berkala (periodic report)

2) Laporan khusus (special report)

C. Pengolongan menurut gaya tulis (style)

1) Laporan resmi (formal report)

2) Laporan tidak resmi (informal report)

Laporan

Susunan dan Unsur Pelaporan

a. Hal pertama yang harus ada adalah judul, yaitu frasa/kalimat yang dijadikan kepala

sesuatu naskah untuk menjadi petunjuk bagi pembaca mengenai pokok soal utama.

b. Tujuan, yang merupakan kegunaan yang diharapkan timbul dari penyajian informasi

dengan kesimpulan/rekomendasi mengenai sesuatu hal.

c. Laporan ditujukan kepada pihak tertentu yang akan membaca dan memperoleh

manfaat darinya

d. Kerangka acuan (term of reference), merupakan hal yang dipersyaratkan oleh

penerima laporan mengenai apa yang harus dicari faktanya, diolah datanya dan

dijadikan sarannya.

Contoh kerangka acuan:

“Laporan diharapkan meyampaikan rekomendasi mengenai pembelian tanah dan

pembangunan gudang yang terletak dalam jarak 2 km dari stasiun kereta api, dapat

dicapai dari sekurang-kurangnya 3 arah, luasnya 2 kali gudang yang sekarang

dimiliki dan biayanya maksimum 30 juta rupiah”

e. Ditandatangani oleh pembuat laporan disertai nama jelas, tanggal dibuat

Laporan

Setiap laporan manajerial memiliki bentuk-bentuk tersendiri. Pada umumnya terdiri dari

a. judul

b. daftar isi

c. pengantar

d. ringkasan

e. batang tubuh

f. penutup

g. lampiran

Laporan

Langkah penyusunan laporan

a. menafsirkan kerangka acuan

b. membuat daftar tugas kerja utama yang harus dilakukan

c. menerapkan jadwal tugas dengan perkiraan tanggal penyelesaian tugas tersebut

d. menghimpun bahan sesuai dengan jadwal tersebut

e. memilah dan menilai material

f. merancang, menulis dan menyempurnakan laporan

End of SlideEnd of Slide

Message for today: be your selfMessage for today: be your selfbe your selfbe your selfbe your selfbe your self