MESYUARAT PERSEDIAAN PELAKSANAAN PENDEKATAN

DO-IT-YOURSELF (DIY )

PANDUAN BAGISESI PERBINCANGAN KUMPULAN

SSR

SENARAI FASILITATOR DANASPEK PERBINCANGAN

Bil. Program Tajuk Perbincangan Fasilitator

1. SSR Kump 1 : Tadbir Urus Pn. Norsyidah bt Mat Saat @ Abas (K)En. Mogana Rau a/l MuniandyPn. Afeefa binti AzimiCik Poh Soi Ai

Kump 2: Proses Kerja dan Carta Masa

Kump 3&4 : Isu, Cabaran danCadangan Penambahbaikan

2. EKSA Kump 5: Tadbir Urus En. Ahmad Najme Bin Muhammad (K)En. Mohamed Azriza bin Abdul KarimEn. Hishamuddin bin AhmadKump 6: Proses Kerja dan Carta Masa

Kump 7&8: Isu, Cabaran danCadangan Penambahbaikan

3. MysteryShopping

Kump 9: Tadbir Urus Pn. Rasidah bt Ibrahim(K)En. Lim Chai ChongMasdiyana binti HamzahKump 10: Proses Kerja dan Carta

Masa

Kump 11&12: Isu, Cabaran danCadangan Penambahbaikan

Kumpulan 1:Tadbir uruspelantikan J/K & TOR J/K SSR

CADANGAN JAWATANKUASA

Bil. Jawatankuasa Fungsi

1 MPA 1. Penetapan dasar dan hala tuju baharu penarafan bintang

2. Penetapan keputusan penarafan bintang hasil penilaian

Induk 1. Penetapan dasar dan hala tuju dan pelaksanaan secara keseluruhan

2. Mengesahkan markah penilaian kepada semua agensi

3. Perakuan penarafan kepada Mesyuarat Panel MPA

Kerja 1. Pelan strategik pelaksanaan DIY SSR• Skop• Pelan Tindakan (carta perbatuan)1. Penetapan aspek penilaian dan wajaran (kriteria)2. Cadangan keahlian pasukan penilai3. Cadangan faktor pertimbangan tambahan4. Perakuan penarafan kepada JK Induk

TERMA JAWATANKUASA

BIL. TERMA RUJUKAN

MPA • J/kuasa:Pengerusi: KSNAhli: KSU yang terpilihUrus setia: Bahagian Dasar Transformasi, MAMPU

• Mesyuarat dijalankan mengikut keperluan

JK Induk • J/kuasa:Pengerusi: KPPAAhli: TKSU setiap kementerianUrus setia: Bahagian Dasar Transformasi, MAMPU

• Mesyuarat dijalankan 2 kali setahun

JK Kerja • J/K KerjaPengerusi: KSU/SUK/KP/ketua agensi)Ahli: Semua bahagian yang berkaitanUrus setia: Bahagian Dasar dan Perancangan Strategik/Bahagian Khidmat Pengurusan/ Bahagian Komunikasi Korporat/Bahagian Transformasi/bahagian yang berkaitan

• Mesyuarat dijalankan 2 kali setahun

Kumpulan 2:Proses Kerja danCarta masaSSR

PROSES KERJA

Pra Penilaian Semasa Penilaian Pasca Penilaian

1. Pembentukan/ pengemaskinianJawatankuasa SSR DIY dan Panel Penilai

2. Kenalpasti/penyesuaianindikator penilaian dan auditee

3. Pembangunan Model Penilaian4. Pembangunan Senarai Semak

Penilaian5. Kelulusan Pengurusan Atasan

bagi pelaksanaan SSR DIY6. Pemakluman indikator dan

keperluan penilaian (dokumen) kepada auditee (Jabatan/agensiberkaitan)

7. Bengkel/klinik bimbingan SSR8. Perancangan penilaian9. Mohon maklum balas awal dan

dokumen pembuktian (jikaperlu)

1. Mesyuarat pembukaan2. Penilaian Indeks SSR3. Sesi rumusan penilaian4. Maklum balas laporan

penemuan awal olehauditee

1. Penyediaan Analisis HasilPenilaian

2. Pembentangan keputusankepada Jawatankuasa SSR DIY dan Pengurusan Atasan

3. Makluman keputusankepada auditee

4. Penyediaan LaporanKeseluruhan Penilaian

5. Makluman laporan kepadaMAMPU

6. Terima laporan maklumbalas dari MAMPU

7. Kajian semula danpenambahbaikan (follow up & follow through)

L A B P E M A N T A P A N P E N A R A F A N B I N T A N G T A H U N 2 0 1 4 |

PELAN TINDAKAN PELAKSANAAN SSR DIY

Pembentukan/ pengemaskinianJawatankuasa SSR DIY dan Panel

Penilai

JUN - OGOS‘16

Kenalpasti/penyesuaian indikatorpenilaian dan auditee

Pembangunan Model Penilaian

Bengkel/klinik bimbingan SSR

MEI ‘16 SEPT ‘16

OKT ‘16

MAC ‘17

APRIL ‘17

MEI ‘17

Penyediaan Laporan KeseluruhanPenilaian

Makluman keputusan kepadaauditee

Makluman laporan kepada MAMPU dan terima maklum balas

Penilaian Indeks SSR

Pemakluman indikator dan keperluanpenilaian (dokumen) kepada auditee (Jabatan/agensi berkaitan)

Pembangunan Senarai SemakPenilaian

Perancangan penilaian

NOV ‘16

DIS ’16 – FEB ‘17

Maklum balas laporan penemuan awal olehauditee

Mesyuarat pembukaan

Mohon maklum balas awal dandokumen pembuktian (jika perlu)

Penyediaan Analisis Hasil Penilaian

Pembentangan keputusan kepadaJawatankuasa SSR DIY danPengurusan Atasan

Kelulusan Pengurusan Atasan bagipelaksanaan SSR DIY

Kajian semula danpenambahbaikan(follow up & follow

through)

2016 - 2017

KUMPULAN 3&4ISU, CABARAN DANCADANGANPENAMBAHBAIKANSSR

Bil Cabaran Cadangan Penambahbaikan

1. Risiko Penilaian oleh Auditor yang tidak seragam

a. Kursus pendedahan awal (familiarisasi) kepada pegawai atau auditor yang terlibatb. Auditor dikehendaki laksanakan Pra Audit (Simulasi) sebelum audit sebenar

2. Kekangan Peruntukan Kewangan

1. Peruntukan khusus (Audit DIY) wajardiwujudkan dalam peruntukan belanja mengurus tahunan2. Pemberian insentif berbentuk kewangan oleh MAMPU kepada agensi yang memperolehi penarafan 5 Bintang

3. Bebanan Tugas Tambahan Selain Tugas Hakiki

1. Penstrukturan semula perjawatan khas di agensi untuk menyelaraskan program DIY Contoh : Pengurusan fail

4. Risiko Skop Penilaian yang berbeza antara Agensi dalam kategori yang sama (Standardization vs Customization)

1. Semua Agensi dalam kategori yang sama perlu berbincang dan bersetuju dengan skop penilaian yang digunakan (Customization)

Bil. Cabaran Cadangan Penambahbaikan

5. Komitment semua agensi dalam membudayakan SSRbagi meningkatkan mutu perkhidmatan

Semua kriteria SSR harus dapat dikaitkandengan KPI prestasi agensi

Kriteria perlu dimantapkan dengan penyertaan agensi.

Wujudkan unit yang dikhususkan untuk menyelaras dan melaksanakan SSR diperingkat pusat dan agensi di bawahnya

Adakan sistem pemantauan pencapaian KPI tunggal yang merangkumi semua peringkat (top to bottom dan end-to-end)

6. i. Kriteria penilaian tidak diketahui awal- Agensi tidak dapat menggunakan

kriteria SSR untuk memantau pematuhan

ii. Keputusan SSR mungkin lewat atau tidak dikongsikan secara terperinci - tidak dapat menyumbang kepada

penambahbaikan agensi secara berkesan

i. Kriteria perlu diketahui awal; dan

ii. Keputusan perlu dikongsikan dengan agensi yang dinilai

RUMUSAN• Pelaksanaan DIY SSR boleh dilaksanakan

dengan mengambil kira cadangan yang dikemukakan ini

SEKIAN,

TERIMA KASIH

Unit Pemodenan Tadbiran dan

Perancangan Pengurusan

Malaysia, Jabatan Perdana

Menteri

www.mampu.gov.my