kandungan mukasurat - utm library...
TRANSCRIPT
KANDUNGAN MUKASURAT
1.0 PENGENALAN 1 1.1 Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan 1 1.2 Unit Perolehan dan Penyenggaraan Komputer 1 1.3 Unit Server dan Rangkaian Komputer 2 1.4 Unit Aplikasi dan Multimedia 2 2.0 UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN 3 2.1 AKTIVITI UNIT 3
2.1.1 Memantau dan Menyenggara Sistem Pengurusan Perpustakaan 3 2.1.1.1 Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi 3
Masalah Sistem Pengurusan Perpustakaan
2.1.2 Muat Naik Rekod Pelajar Baru/Graduan UTM dan Pelajar/ 6 Graduan SPACE ke Sistem ADVANCE
2.1.2.1 Rekod Pelajar Baru 6 2.1.2.2 Graduan UTM 6
2.1.3 Housekeeping 7
2.1.4 Lain-lain Aktiviti Unit 8
2.1.4.1 Projek Katalog Induk Kebangsaan (KIK) 8 2.1.4.2 Penyediaan senarai jurnal bagi pangkalan data MyULIS 8
2.2 TINDAKAN DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 8
2.2.1 Kemaskini kata laluan Staf 8
2.2.2 User Requirement Study 8 2.2.3 Sesi perbincangan bersama CICT 9
2.3.4 Sesi semakan parameter Pusat Sumber Fakulti 9
KANDUNGAN MUKASURAT
3.0 UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER 10 3.1 AKTIVITI UNIT
3.1.1 Peruntukan Mengurus Mengikut Vot 10 3.1.2 Perbelanjaan Mengikut Vot JBA 2007 10 3.1.3 Penyenggaraan Perkakasan Komputer 11
3.1.4 Pelupusan Perkakasan Komputer 12
3.2 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 14
3.2.1 Penambahan Peruntukan Mengurus ICT 14 3.2.2 Keperluan Back-up Perkakasan ICT 15
4.0 UNIT SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER 16 4.1 Aktivit Unit
4.1.1 Memantau dan menyenggara server PSZ termasuk sistem 16
pengoperasian, perisian dan perkakasan (UNIX based
dan Windows based)
4.1.1.1 Masalah sistem/aplikasi 16 4.1.1.2 Masalah perkakasan 17
4.1.2 Memantau dan menyenggara peralatan dan rangkaian 18 komputer PSZ termasuk menerima, menyemak, menganalisa dan mengatasi masalah berkaitan rangkaian PSZ 4.1.2.1 Point rangkaian 4.12.2 Masalah rangkaian 19
4.1.3 Memantau dan menyenggara Sistem Perakam Waktu 20 Berkomputer (SPWK)
4.1.4 Pemantauan Portal PSZ 21 4.1.5 Senggaraan perisian/perkakasan
4.1.5.1 Sistem emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus 4.1.5.2 Cleaning tape drive 22 4.1.5.3 Service Pack dan Patches 23 4.1.5.4 Proxy server pelajar (notebook) 4.1.5.5 Proxy server pelajar
4.1.6 Peralatan Keselamatan Rangkaian PSZ 23 4.1.7 Storage Area Network (SAN) 24
KANDUNGAN MUKASURAT
4.1.8 Disaster Recovery Plan (DRP) 24
4.2 LATIHAN DALAMAN STAF BAGI MODUL TEKNOLOGI MAKLUMAT (IT) 24
4.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 24
4.3.1 Naiktaraf Peralatan Server 5.0 UNIT APLIKASI DAN MULTIMEDIA 25 5.1 Aktiviti Unit
5.1.1 Memantau, Membangun dan Menyenggara Sistem Aplikasi 25
Perpustakaan (SAP), Sistem Pengurusan Dokumen (SPD)
dan Sistem Pengurusan Pengetahuan (SPP)
5.1.1.1 Sistem Aplikasi Perpustakaan 25
a) Perisian Penghubung Data Pesanan
b) Menerima, menyemak, menganalisis dan 27
mengatasi masalah yang dilaporkan
i. Sistem Aplikasi Perpustakaan 27
ii. Perisian Penghubung Data Pesanan 28 5.1.1.2 Sistem Pengurusan Dokumen 29
a) Menerima, menyemak, menganalisis dan
mengatasi masalah yang dilaporkan
5.1.1.3 Sistem Pengurusan Pengetahuan 30 5.1.1.4 Housekeeping Sistem Aplikasi Perpustakaan 31
5.1.2 Pembangunan dan penyelarasan laman web 32
Perpustakaan dan Jabatan/Unit
5.1.2.1 Portal PSZ
5.1.2.2 Membina dan menyenggara laman web bagi 33
Ahli Jawatankuasa UTM-IR
5.1.2.3 Membina laman web Standard People Practise (SPP) 33
5.1.3 Membina Animasi Montaj 33
5.1.4 Penganjuran Latihan Dalaman Staf PSZ 34
KANDUNGAN MUKASURAT
5.2 ISU DAN MASALAH 35
5.3 TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN 35
5.3.1 Sistem Aplikasi Perpustakaan 35 5.3.2 Sistem Pengurusan Dokumen 36 6.0 LAIN-LAIN AKTIVITI JABATAN 37 6.1 Penyediaan prosedur penyenggaraan Unit Server dan 37 Rangkaian dan Unit Aplikasi dan Multimedia selain mengemaskini Prosedur Penyenggaraan Permasalahan Sistem INFOLAN2 6.2 Mengkaji semula dan mengemaskini dasar/polisi JBA 37 mengikut keperluan semasa. 6.3 Projek Bangunan Tambahan PSZ RMK 9 37 6.4 Susun atur ruang Jabatan Pembangunan Automasi 37 7.0 LATIHAN, SEMINAR DAN BENGKEL STAF JBA 38 7.1 Staf Profesional 38 7.2 Staf Sokongan 39
1
1.0 PENGENALAN
Jabatan Pembangunan Automasi (JBA) adalah jabatan yang bertanggungjawab
untuk membangun, menyediakan infrastruktur dan perkhidmatan Teknologi
Maklumat yang menyokong kepada semua aktiviti di Perpustakaan Sultanah
Zanariah (PSZ). Jabatan ini terdiri daripada empat unit iaitu :-
1.1 Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan
Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan bertanggungjawab sepenuhnya ke atas Sistem
Bersepadu ADVANCE Integrated Library System di Perpustakaan Sultanah Zanariah
(PSZ) Skudai, PSZ Kuala Lumpur (SPACE), Pusat Sumber BATC, Pusat Sumber Loji
Pandu, FKKKSA dan Pusat Sumber FAB, yang lebih kenali sebagai INFOLAN2. Selain
itu, Unit ini juga memastikan pengguna PSZ dapat akses kepada INFOLAN2 di dalam
membuat pencarian maklumat berkaitan koleksi di PSZ dan cawangannya. Unit
ini juga berperanan di dalam menyediakan keperluan lain berkaitan dengan sistem
perpustakaan seperti perangkaan yang di perlukan oleh PSZ, Universiti dan
Kementerian Pengajian Tinggi.
1.2 Unit Perolehan dan Penyenggaraan Komputer
Unit Perolehan dan Penyenggaraan Komputer, Jabatan Pembangunan Automasi
bertanggungjawab dalam menguruskan perolehan dan penyenggaraan
perkakasan komputer di Perpustakaan Sultanah Zanariah Skudai dan perpustakaan
cawangan iaitu PSZ Citycampus, Kuala Lumpur dan BATC. Penyenggaraan
komputer dan perkakasan komputer pada masa ini hanya dilaksanakan di PSZ
Skudai. Penyenggaraan bagi PSZ cawangan Kuala Lumpur dan BATC dibuat bagi
perkakasan komputer yang masih di dalam jaminan pembekal sahaja, manakala
penyenggaraan bagi perkakasan komputer yang lain disenggara oleh Pusat
Teknologi Maklumat dan Komunikasi (CICT), Universiti Teknologi Malaysia,
Citycampus, Kuala Lumpur atau pembekal luar.
2
1.3 Unit Server dan Rangkaian Komputer
Unit Server dan Rangkaian Komputer bertanggungjawab terhadap
penyediaan infrastruktur Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) di
Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ) termasuklah aspek perancangan, pengujian
dan pelaksanaan. Sepanjang tahun 2007, bilangan masalah server dan rangkaian
komputer di PSZ semakin berkurangan berbanding dari tahun 2006. Proses
pemantauan dan penyenggaraan berkala memainkan peranan yang penting
dalam memastikan kemudahan server dan rangkaian komputer di PSZ beroperasi
dengan stabil dan lancar setiap masa.
1.4 Unit Aplikasi dan Multimedia
Unit ini bertanggungjawab di dalam perancangan, pembangunan,
penyelenggaraan dan penambahbaikan Sistem Aplikasi Perpustakaan, Document
Management, Knowledge Management, Pembangunan Laman web dan lain-lain
aplikasi yang terdapat di PSZ, serta bertanggungjawab dalam memantau
pelaksanaannya. Mengkaji, menganalisis dan menentukan keperluan aplikasi dan
multimedia dalam menyokong pengurusan perkhidmatan perpustakaan di PSZ.
Bahagian ini juga bertanggungjawab terhadap pembangunan dan penyelarasan
laman web PSZ dan jabatan/unit serta menyediakan subsistem yang berkaitan
dengannya. Pihak kami juga menyedia, memantau dan memberi khidmat nasihat
mengenai persembahan, aplikasi dan multimedia. Merancang dan membangunkan
perlaksanaan program latihan Teknologi Maklumat kepada staf yang berkaitan
dengan aplikasi yang terdapat di perpustakaan
3
2.0 UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN 2.1 AKTIVITI UNIT
2.1.1 Memantau dan Menyenggara Sistem Pengurusan Perpustakaan 2.1.1.1 Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi Masalah Sistem Pengurusan Perpustakaan
Pada 2007 sebanyak 133 laporan keperluan/masalah yang
berkaitan dengan sistem pengurusan perpustakaan ADVANCE
telah diterima. Statistik bulanan penerimaan laporan adalah
seperti di Rajah 1. 113 daripadanya telah diselesaikan dan 20
masih dalam perhatian/outstanding. Perincian jangka masa
penyelesaian laporan keperluan/masalah yang diterima adalah
seperti di Jadual 1 di bawah.
Rajah 1. Statistik Laporan/Penyenggaraan Sistem INFOLAN2
2007
0
5
10
15
20
25
Jumlah 6 16 12 19 10 21 12 14 9 7 6 1
JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS
4
Jadual 1. Tempoh penyelesaian laporan keperluan/masalah Sistem INFOLAN2 2007
SELESAI BULAN
7 HARI >7HARI
DALAM PERHATIAN JUMLAH
JAN 6 0 0 6 FEB 9 6 1 16
MAC 7 5 0 12 APR 13 5 1 19 MEI 5 1 4 10 JUN 6 8 7 21 JUL 2 6 4 12
OGOS 12 2 0 14 SEPT 6 1 2 9 OKT 6 1 0 7 NOV 5 0 1 6 DIS 1 0 0 1
JUMLAH 78 35 20 133
Daripada jumlah tersebut, didapati modul yang tertinggi telah
diterima adalah Modul System 63 laporan, diikuti dengan Modul
Circulation, 28 laporan dan 14 laporan bagi Modul Holdings
seperti di Rajah 2.
Rajah 2. Statistik Mengikut Modul
0
10
20
30
40
50
60
70
Jumlah 5 3 28 14 5 10 63 5
Perolehan Cataloging Circulation Holdings Integration Serials System Web
5
Daripada 133 laporan yang diterima, 113 laporan yang telah
diselesaikan, 106 adalah dari tindakan JBA dan 7 adalah dengan
bantuan pihak vendor seperti di Rajah 3.
Rajah 3. Statistik Laporan Status Selesai oleh JBA dan Vendor
JBA94%
Comline6%
Manakala 20 laporan masih belum dapat diselesaikan dengan 14
masalah yang masih dalam perhatian/outstanding JBA dan 6 oleh
vendor, Comline seperti di Rajah 4.
Rajah 4. Laporan Dalam Perhatian/Outstanding Bagi
Tindakan JBA dan Vendor
JBA70%
Comline30%
6
2.1.2 Muat Naik Rekod Pelajar Baru/Graduan UTM dan Pelajar/Graduan SPACE ke Sistem ADVANCE
2.1.2.1 Rekod Pelajar Baru
Sebanyak 5,896 rekod yang telah dimuatnaik. 5,679 rekod berjaya
dimuatnaik dan 217 rekod yang tidak berjaya dimuatnaik adalah
pelajar yang telah mendaftar di Kaunter, rekod pelajar yang
melanjutkan pengajian ke peringkat yang lebih tinggi dan
mempunyai Full Blocks serta staf yang melanjutnya pengajian
semasa berkhidmat di UTM. Rujuk Jadual 2.
Jadual 2. Statistik Penerimaan dan Kemaskini Rekod Pelajar baru
2007
2.1.2.2 Graduan UTM
Proses kemaskini rekod graduan Konvo 38 dan 39 telah dilakukan
dengan jumlah masing-masing 1,897 rekod dan 4,510 rekod.
Jumlah rekod yang didapati mempunyai Fullblock 160 rekod bagi
Konvo 38 dan 220 rekod dari senarai Konvo 39. Oleh itu jumlah
keseluruhan rekod graduan yang telah dikemaskini sepanjang
2007 adalah 6,407 rekod seperti di Jadual 3.
Kategori
Pelajar (Bulan)
Berjaya
Muatnaik
Tidak Berjaya
Muatnaik Jumlah Rekod
MARA (Jan.) 270 10 280
DIPLOMA (Jul.) 566 3 569
IJAZAH (Jul.) 153 17 170
SARJANA (Jul.) 1,002 174 1,176
Jumlah 5,679 217 5,896
7
Jadual 3 . Statistik Kemaskini Rekod Graduan 2007
2.1.3 Housekeeping
Butiran housekeeping dan global change yang telah dilakukan adalah
seperti di Jadual 4 dan 5 di bawah.
Jadual 4: Statistik Housekeeping 2007 Jadual 5: Statistik Global Change 2007
Graduan Berjaya Dikemaskini
Rekod Bermasalah
Konvo 38 1,897 160 Konvo 39 4,510 220 Jumlah 6,407 380
Proses Housekeeping Fail Jumlah Rekod Padam expired patron records PATRON 424 Padam expired patron records BLOCKS 35
Jumlah 459
Proses Global Change Fail Jumlah Rekod
Koleksi Tesis – Status rekod tesis kepada At Reprogaphy
PIECES 1, 148
Koleksi keratan akhbar – Circ code SE9,SE8 dan tiada circ code kepada circ code CF7
PIECES
28,251
Koleksi Kertas Soalan UTM – Circ code BK6, SE9 dan tiada circ code kepada circ code CF7
PIECES 32,917
Jumlah 62,316
8
2.1.4 Lain-lain Aktiviti Unit
2.1.4.1 Projek Katalog Induk Kebangsaan (KIK)
Penyediaan senarai koleksi PSZ yang yang perlu disediakan bagi
keperluan pangkalan data tersebut. Fasa pertama penyerahan
senarai rekod berjumlah 307,278 rekod dalam format ISO 2709
telah diserahkan melalui pautan yang telah disediakan untuk
urusetia (Perpustakaan Negara Malaysia) pada 21 Jun 2007.
2.1.4.2 Penyediaan senarai jurnal bagi pangkalan data MyULIS
Terlibat di peringkat awal penyediaan senarai koleksi jurnal UTM.
Penyediaan senarai ini telah melalui beberapa fasa semakan dan
penghasilan semula bagi memenuhi keperluan dan kriteria dari
pihak pemohon (Universiti Malaysia Pahang). Sebanyak 3,416 judul
jurnal PSZ yang telah diserahkan dalam format CSV pada 20 Jun
2007
2.2 TINDAKAN DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
2.2.1 Kemaskini kata laluan Staf
Kemaskini kata laluan semua staf Sirkulasi telah dilakukan supaya setiap
staf bertanggungjawab menjaga dan menggunkan katalaluan masing-
masing.
2.2.2 User Requirement Study
Melakukan sesi User Requirement Study bersama penyelaras Modul di
dalam mengenalpasti keperluan sistem sebagai persediaan pelaksanaan
sistem baru pada 2009 selain merujuk kepada laporan
masalah/keperluan yang dilogkan di Sistem Aduan Masalah Aplikasi.
9
2.2.3 Sesi perbincangan bersama CICT
Oleh kerana timbul kesukaran mendapatkan rekod pelajar baru dan
graduan dari CICT sepanjang 2007, maka satu sesi perbincangan
bersama CICT akan diadakan bagi memastikan kelancaran proses
pendaftaran di sistem PSZ dan seterusnya memudahkan para pelajar
menggunakan perkhidmatan yang disediakan di PSZ.
2.2.4 Sesi semakan parameter Pusat Sumber Fakulti
Bagi memastikan operasi sistem perpustakaan pusat sumber fakulti dapat
berjalan dengan lebih lancar.
10
3.0 UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER
3.1 AKTIVITI UNIT
3.1.1 Peruntukan Mengurus Mengikut Vot
Peruntukan yang diperolehi oleh Jabatan Pembangunan Automasi (JBA)
bagi mengurus keperluan ICT di PSZ adalah seperti di dalam Jadual 6.
Jadual 6 : Jumlah Peruntukan Perbelanjaan Mengurus JBA Tahun 2007
Vot Peruntukan 2007 Dasar One-Off
27199
28000
35000 RM 121,500.00 RM 474,538.00
36000 RM 101,400.00
JUMLAH RM 222,900.00 RM 474,538.00
Dasar One-Off yang diterima oleh JBA ialah bagi perolehan melalui
tender bagi Sistem Pintu Keselamatan, Sistem Pinjaman/Layandiri,
Staff Workstation, Conversion Station, Handheld RFID Reader
(Inventori Bahan Perpustakaan), pembelian tag RFID untuk buku
dan bahan pandang dengar yang keseluruhannya berharga RM
474,538.00.
3.1.2 Perbelanjaan Mengikut Vot JBA 2007
Perbelanjaan bagi perolehan keperluan ICT di PSZ adalah seperti Jadual
7. Baki peruntukan yang tidak dapat dibelanjakan ialah 34,767.00 atau
16% untuk vot 35000 dan vot 36000. Pembelian perkakasan komputer
sebanyak RM 2,162.00 telah dimasukkan ke vot 27199 kerana alat
berkenaan berharga kurang dari RM 100.00 dan dikategorikan sebagai
alat pakai habis.
Untuk vot 35000, peruntukan tidak dapat dihabiskan kerana makluman
dari pihak PKP untuk tidak membuat pembelian alat selepas 6 Disember
2007.
11
Jadual 7 : Jumlah Perbelanjaan Mengurus JBA Tahun 2007
Vot Peruntukan Perbelanjaan Baki
27199 - RM 2,162.00
28000 RM 248,478.50*
35000 RM 121,500.00 RM 87,150.00 RM 34,350.00
36000 RM 101,400.00 RM 100,983.00 RM 417.00
JUMLAH RM 222,900.00 RM 438,773.50 RM34,767.00
Nota: * Mengikut jumlah penyenggaraan 2007 yang dibuat
3.1.3 Penyenggaraan Perkakasan Komputer
Jumlah penyenggaraan perkakasan komputer menggunakan
Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1 (Pin. 2/2005) daripada
Januari – Disember 2007 ialah sebanyak 197 kes. Jumlah ini telah menurun
sebanyak 17 kes atau 8.6% berbanding 214 kes pada Januari –
Disember 2006. Rujuk Jadual 8.
Jadual 8: Penerimaan Laporan Kerosakan Perkakasan Komputer
tahun 2007 Berbanding Tahun 2006
Laporan Kerosakan
Jan- Jun 2006
Julai – Dis
2006
Jan- Jun 2007
Julai – Dis
2007
Perisian 59 52 48 63
Perkakasan 53 50 29 57
Penutup trunking
kabel
2*
JUMLAH 112 102 77 120
PERATUS 214
5.6% ↑
(Berbanding 2005 - 202 kes)
197
8.6% ↓
Nota:
2 kes kerosakan yang dilaporkan walaupun telah diambil tindakan tetapi tidak diambilkira kerana melibatkan perabot dan bukannya perkakasan/perisian komputer
12
Daripada 120 kes penyenggaraan yang diterima, 57 kes melibatkan
penyenggaraan perkakasan dan 63 kes melibatkan penyenggaraan
perisian. Jumlah penerimaan kes bagi penyenggaraan juga telah
menurun sebanyak 17 kes atau 8.6% berbanding 214 kes pada tahun
2006.
Secara keseluruhan, pencapaian tahun 2007 bagi penyenggaraan
dalam tempoh masa 0-72 jam meningkat dari 71.5% pada tahun 2006
kepada 82.7% pada tahun 2007, peningkatan sebanyak 11.2%.
Penyenggaraan melebihi 72 jam menurun sebanyak 11.2% dari 28.5%
pada tahun 2006 kepada 17.3% pada tahun 2007.(Jadual 9).
Jadual 9: Pencapaian Penyenggaraan Tahun 2006 dan 2007
Tempoh Penyengga-
raan
Jumlah/ Peratus
Jan - Jun 2006
Jumlah/ Peratus
Jul - Dis
2006
Kumulat
Jumlah/
Peratus
Jan – Dis
2006
Jumlah/ Peratus
Jan – Jun 2007
Jumlah/ Peratus
Jul - Dis
2007
Kumulat
Jumlah/
Peratus
Jan – Dis
2007
Perbezaan
Peratusan
2006-2007
0 - 72 Jam 80
71.4%
73
71.6%
153
71.5%
64
83.1%
99
82.5%
163
82.7%
↑
11.2
> 72 jam 32
28.6%
29
28.4%
61
28.5%
13
16.9%
21
17.5%
34
17.3%
↓
-11.2
3.1.4 Pelupusan Perkakasan Komputer
Jumlah keseluruhan perkakasan komputer yang telah dilupuskan pada
tahun 2007 ialah sebanyak 148 unit dengan anggaran harga sebanyak
RM 471,234.00. Pelupusan perabot dibuat kerana pemasangan partition
di laksanakan Jabatan Pembangunan Automasi melibatkan pembekalan
perabot baru kepada staf. Rujuk Jadual 10 dan 11.
13
Jadual 10 : Pelupusan Perkakasan Komputer Tahun 2007
Bil Perkakasan Komputer Unit Anggaran Harga (RM)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
AVR Barcode Scanner Barcode Printer Barcode Reader Slide CPU – Self Check Machine CPU - PC CDRom Drive Desensitizer Digital Reader Floppy Drive HDD External HDD Keyboard Laptop Monitor Mouse NIC Power Supply Pencetak Pencetak Thermal SelfCheck machine Scanner Speaker Switch UPS Wireless Access Point
1 2 1 1 2 11 2 1 1 7 10 4 4 3 23 46 2 1 7 6 2 1 1 3 5 1
50.00 2,750.00 4,259.50
550.00 32,000.00 45,479.00
300.00 1028.00 410.00 273.00
2,622.00 1,800.00
320.00 17,438.00 18,400.00
566.00 310.00 39.00
22,588.00 7,688.00
309,000.00 315.00 45.00
621.00 1,900.00 3,482.50
JUMLAH 148 474,234.00
14
Jadual 11 : Pelupusan Perabot Di JBA Tahun 2007
Bil Perabot Unit Catatan
1 Almari laci 1
2 Almari buku - rendah 2
3 Kabinet Fail 1
4 Kabinet 3 laci 3
5 Kerusi kayu dengan kusyen 3
6 Kerusi kayu 7
7 Kerusi komputer 2
8 Kerusi pejabat 3
9 Kerusi MBK4 8
10 Kerusi MBK5 4
11 Kerusi MBK8 3
12 Meja kerani 1
13 Meja sisi 1
14 Meja pejabat 6
15 Meja komputer 12
16 Rak buku berkaca 1
17 Rak buku panjang 2
18 Rak fail terbuka 1
19 Sofa 1
Pelupusan perabot – pemasangan partition di JBA
JUMLAH 62
3.2 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
3.2.1 Penambahan Peruntukan Mengurus ICT
Peruntukan Mengurus bagi keperluan ICT di PSZ perlu ditambah
memandangkan peruntukan bagi vot 35000 dan vot 36000 yang
diperolehi digunakan untuk pembelian alat yang lain di PSZ. Kekurangan
peruntukan menyebakan kesukaran memberikan perkhidmatan yang
cekap dan efisyen kepada staf dan juga pengguna PSZ.
15
3.2.2 Keperluan Back-up Perkakasan ICT
Keperluan back-up untuk perkakasan tertentu seperti server
apabila berlaku kejadian yang tidak diingini seperti server crashed dan
gagal berfungsi. Dengan peruntukan yang ada, perolehan kepada
perkakasan ini dapat dibuat dengan segera tanpa menjejaskan
perkhidmatan kepada pengguna.
16
4.0 UNIT SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER
4.1 Aktiviti Unit
4.1.1 Memantau dan menyenggara server PSZ termasuk sistem pengoperasian,
perisian dan perkakasan (UNIX based dan Windows based)
Bagi tempoh Jan - Dis 2007, pemantauan dan penyenggaraan secara
sistematik terhadap server di PSZ telah dilaksanakan bagi meningkatkan
kestabilan server dan mengelakkan berlaku sebarang masalah kritikal.
Masalah-masalah yang dilaporkan telah dikenalpasti dan tindakan
penyelesaian telah dilaksanakan bagi mengatasinya.
4.1.1.1 Masalah sistem/aplikasi
a) ADVANCE
Sebanyak 2 masalah berkaitan akses ke server adlis telah dikesan.
Masalah yang berkaitan dengan aplikasi tersebut telah dilaporkan
kepada vendor Comline di mana proses mengenalpasti punca
masalah dan tindakan penyelesaian termasuk fine tuning server
dilakukan bagi membolehkan sistem dapat beroperasi dengan
lebih efisyen dan stabil. Pemantauan secara berterusan dilakukan
dari semasa ke semasa bagi memastikan server adlis sentiasa
berada dalam keadaan yang stabil.
b) INFOLAN2
Sebanyak 10 masalah dilaporkan berkaitan dengan masalah
aplikasi server opac. Masalah tersebut telah dimaklumkan kepada
vendor Comline di mana proses mengenalpasti punca masalah
dan tindakan penyelesaian telah dilakukan dari semasa ke
semasa.
c) Emel
Sejumlah 5 masalah penggunaan emel telah dilaporkan oleh staf
yang melibatkan masalah Webmail dan Mail Client. Langkah
17
penyelesaian yang bersesuaian telah dilaksanakan bagi
mengatasi masalah-masalah tersebut.
d) Proxy server staf
Sepanjang tempoh Jan - Dis 2007, sebanyak 1 masalah dilaporkan
yang menyebabkan akses ke Internet/Intranet terganggu.
Masalah ini berpunca dari aplikasi proxy server staf. Proses
penyelesaian berjaya dilakukan oleh CICT setelah punca masalah
dikenalpasti.
e) Library Application System
Masalah akses ke Library Application System telah dilaporkan
sebanyak 3 kali. Semua masalah adalah berpunca dari masalah
aplikasi yang sama dan proses penyelesaian telah dilakukan
berdasarkan saranan vendor.
4.1.1.2 Masalah perkakasan
a) Server DOC
Masalah tape drive bagi server Doc telah dikesan pada 28 Mac
2007 dan telah dilaporkan kepada pihak vendor CSA JB. Pada 3
April 2007, proses penggantian tape drive baru telah dilakukan.
b) Server advlis
Pada tahun 2007, server advlis telah dikesan mengalami
kerosakan tape drive pada April 2007 dan telah dilaporkan
kepada vendor CSA JB. Proses penggantian tape drive tersebut
telah berjaya dilakukan pada 6 Jun 2007.
Rujuk Jadual 12 bagi masalah sistem/aplikasi dan perkakasan
server di PSZ.
18
Jadual 12 : Senarai masalah server yang dilaporkan bagi tempoh Jan – Dis 2007
Fungsi Instalasi
baru
Masalah OS Masalah sistem
/aplikasi
Instalasi semula
OS/aplikasi
Masalah
perkakasan
Window based :
Proxy server staf √
Proxy server pelajar √
Proxy server pelajar
(wireless & notebook)
√
Server Emel √
Server Doc √
Server Advlis (Latihan) √
Unix based :
Server Adlis( ADVANCE) √
Server Opac( Infolan2) √
Jumlah 0 0 6 0 2
Langkah-langkah penyenggaraan dan pemantauan server dilaksanakan
secara berkala termasuklah muat turun dan instalasi service
pack/patches terkini bagi Windows 2000 server, proses backup
data/sistem, proses cleaning tape drive dan imbasan virus.
4.1.2 Memantau dan menyenggara peralatan dan rangkaian komputer PSZ
termasuk menerima, menyemak, menganalisa dan mengatasi masalah
berkaitan rangkaian PSZ
Proses susunatur patch cable di rak switch PSZ telah dapat ditingkatkan
sebanyak 25% dari 60% pada tahun 2006 dan dijangkakan dapat
diselesaikan sepenuhnya pada tahun 2008.
Proses mengenalpasti patch cable dan menampal label setiap patch
cable di rak switch Media telah selesai dilaksanakan sepenuhnya.
4.1.2.1 Point rangkaian
a) Pemasangan 6 point rangkaian baru di Bilik Eksekutif PSZ, aras 3
bagi menampung keperluan akses ke Internet oleh pensyarah
dan professor pelawat UTM.
19
b) Pemasangan 5 point rangkaian baru di Syarikat Plasco di aras
5 PSZ bagi menampung keperluan akses ke Internet oleh
pelanggan yang terdiri daripada pelajar UTM.
c) Pemasangan 3 point rangkaian baru bagi menampung
keperluan wireless network di PSZ.
d) Pemasangan 4 point rangkaian baru bagi keperluan Mesin
Layan Diri di aras 3.
e) Pemasangan 1 point rangkaian baru di aras 5 bagi memenuhi
keperluan projek Solar yang dikendalikan oleh Prof. Madya
Pakharuddin bin Mohd Samin, Fakulti Kejuruteraan Mekanikal.
4.1.2.2 Masalah rangkaian
Masalah rangkaian pada 2007 telah dikategorikan kepada 2 jenis
iaitu masalah akses ke Intranet/Internet dan masalah akses ke
sistem PSZ.
a) Internet/Intranet
Sepanjang tahun 2007, sebanyak 8 masalah akses ke Intranet/
Internet yang dilaporkan oleh pengguna. Rujuk Jadual 13
Jadual 13 : Statistik masalah rangkaian yang dilaporkan
Punca masalah Bilangan masalah
Masalah berpunca dari masalah konfigurasi bagi kawaln akses ke
INFOLAN2 di proxy server pelajar
1
Masalah berpunca dari masalah proxy server staf 1
Masalah berpunca dari masalah kerosakan switch PSZ 1
Masalah berpunca dari masalah gangguan bekalan elektrik di bilik server
CICT
2
Masalah berpunca dari masalah kerosakan router Jaring 1
Masalah berpunca dari proses penyenggaraan syarikat telekomunikasi
rangkaian dan Jaring zon selatan
1
Masalah berpunca dari masalah talian antarabangsa Jaring 1
Jumlah 8
20
Masalah berjaya diselesaikan setelah proses kenalpasti punca
masalah dilakukan.
b) Sistem PSZ
Sepanjang Jan – Dis 2007, sebanyak 10 masalah dilaporkan
berkaitan akses ke Infolan2 yang berpunca dari masalah aplikasi
di server opac. Proses mengenalpasti punca masalah dan
tindakan penyelesaian dilakukan dengan bantuan vendor
Comline. Manakala sebanyak 2 masalah berkaitan akses yang
lambat menggunakan ADVANCE Client ke server adlis dilaporkan
yang berpunca dari masalah aplikasi di server adlis. Tindakan
penyelesaian telah Berjaya dilakukan dengan kerjasama PSZ dan
vendor Comline. Rujuk Jadual 14
Jadual 14 : Statistik masalah akses ke sistem PSZ.
Akses Bilangan
masalah
Punca masalah
Infolan2
(OPAC)
10 Masalah berpunca dari aplikasi di server opac.
ADVANCE 2 Masalah berpunca dari masalah aplikasi di server adlis
Jumlah 12
4.1.3 Memantau dan menyenggara Sistem Perakam Waktu Berkomputer
(SPWK)
Sepanjang Jan – Dis 2007, sebanyak 5 rekod staf baru PSZ telah
diwujudkan dalam SPWK dan sebanyak 3 rekod staf baru yang ditukarkan
ke PSZ dari fakulti/bahagian di UTM tururt dikemaskini.
Proses mengemaskini rekod kedatangan staf dilakukan oleh staf di
Pejabat Ketua Pustakawan dari semasa ke semasa apabila akses ke
SPWK tidak dapat dilakukan akibat masalah rangkaian PSZ atau UTM.
Rekod staf juga turut dikemaskini termasuklah cuti sakit, cuti bersalin dan
lain-lain cuti.
21
4.1.4 Pemantauan Portal PSZ
Penyerahan proses penyenggaraan dan kemasukan maklumat telah
diserahkan kepada Pustakawan Unit Aplikasi dan Multimedia sepenuhnya
pada pertengahan tahun 2007 apabila projek penstrukturan semula
portal PSZ diwujudkan dibawah Jawatankuasa Portal PSZ.
4.1.5 Senggaraan perisian/perkakasan
4.1.5.1 Sistem emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus
Proses naiktaraf dan pembaharui lesen MDaemon sentiasa
dilaksanakan bagi memastikan kestabilan dan kelancaran sistem
emel. Rujuk Jadual 15
Jadual 15 : Naiktaraf, pembaharui lesen perisian MDaemon dan
MDaemon Antivirus.
Bil Tindakan Versi Tarikh Lupus Tarikh
pelaksanaan
1 MDaemon Pro 500 Usesr
(Renewal Upgrade)
- 17 Ogos 2008 17 Ogos 2008
2 MDaemon Antivirus 500
Users (Renewal Upgrade)
- 30 Nov 2008 17 Dis 2008
Proses pemantauan dan penyenggaraan dilakukan dari semasa ke
semasa bagi memastikan server sentiasa berkeadaan stabil.
Konfigurasi setting MDaemon turut dilakukan bagi memenuhi
keperluan semasa terutama terhadap pelbagai ancaman dan
serangan virus terhadap sistem emel. Rujuk Jadual 16
22
Jadual 16 : Aktiviti senggara sistem emel sepanjang 2007
Tindakan Bilangan
Mailing List baru telah diwujudkan :-
5
Akaun emel baru yang diwujudkan bagi staf baru PSZ termasuk
seorang Penolong Pendaftar sementara PSZ.
9
Akaun emel staf PSZ yang dikemaskini ke mailing list lain atas
sebab pertukaran jawatan
4
Akaun emel staf PSZ yang dihapuskan dari system emel 7
Setiap staf PSZ baru akan menerima Pekeliling Pentadbiran PSZ Bil
6/2005 – Peraturan Penggunaan Emel menerusi akaun emel yang
baru diwujudkan bagi memaklumkan prosedur keselamatan
penggunaan emel di PSZ dari serangan virus menerusi
penghantaran emel dalam rangkaian. Proses menguji dan
pelaksanaan ciri-ciri keselamatan emel server yang terkini
dilaksanakan dari semasa ke semasa bagi meningkatkan lagi
kestabilan sistem emel dan mengelak dari serangan virus/emel
spam. Pemantauan secara sistematik dan berterusan turut
dilakukan.
4.1.5.2 Cleaning tape drive
Proses cleaning tape drive menggunakan cleaning tape
dilakukan secara berkala bagi memastikan tape drive semua
server berada dalam dalam keadaan yang baik. Setiap tape
drive server telah disediakan cleaning tape yang berasingan bagi
mengelakkan wujud sebarang masalah dengan tape drive server.
23
4.1.5.3 Service Pack dan Patches
Proses naiktaraf service pack dan patches terkini bagi Window
based server sentiasa dilakukan bagi memastikan server sentiasa
dilindungi dari ancaman penggodam dan serangan virus serta
memastikan sistem semakin mantap.
4.1.5.4 Proxy server pelajar (notebook)
Pembukaan notebook zon di aras 3 telah dibuka semula pada 19
Mac 2007 setelah segmen rangkaian khas bagi pelajar
menggunakan notebook persendirian menerusi proxy server
pelajar (notebook) PSZ yang baru dan konfigurasi switch selesai
dilaksanakan oleh PSZ-CICT. Sebarang risiko serangan virus dan
worm apabila pelajar menggunakan segmen tersebut adalah
dibawah tanggungjawab masing-masing. Para pelajar telah
dinasihatkan agar memastikan notebook mereka sentiasa
mempunyai perisian antivirus yang terkini dan proses windows
update dilakukan dari semasa ke semasa.
4.1.5.5 Proxy server pelajar
Pelaksanaan kawalan terhadap akses ke Infolan2 bagi komputer
di Zon INFOLAN2 di semua aras telah dilaksanakan sepenuhnya
pada bulan September 2007 apabila proses konfigurasi di proxy
server pelajar PSZ di CICT secara remote access telah berjaya
dilakukan.
4.1.6 Peralatan Keselamatan Rangkaian PSZ
Proses naiktaraf versi peralatan keselamatan rangkaian PSZ dari versi 3.2
ke 4.0 telah dilakukan pada bulan Disember 2007 oleh pembekal yang
baru dilantik oleh PSZ setelah wujud masalah dari segi khidmat sokongan
teknikal dari pembekal asal peralatan tersebut.
24
4.1.7 Storage Area Network (SAN)
Kertas kerja bagi permohonan peruntukan mengurus (One-off) untuk
tahun 2008 bagi Storage Area Network (SAN) telah disediakan pada
tahun 2007. Kertas kerja tersebut menyatakan justifikasi permohonan
keperluan SAN di PSZ yang bertujuan menampung pembangunan koleksi
bahan digital PSZ yang semakin meningkat. Proses penyediaan spesifikasi
teknikal akan dilaksanakan dalam tahun 2008 melalui pembentangan
pelbagai produk SAN oleh beberapa pembekal SAN.
4.1.8 Disaster Recovery Plan (DRP)
Fasa pertama bagi penyediaan DRP telah dilaksanakan secara berperingkat-
peringkat. Penyediaan beberapa set koleksi penyimpanan tape backup bagi
sistem-sistem utama di PSZ telah dilakukan dan lokasi penyimpanan di lokasi
selain bilik server PSZ telah turut dikenalpasti.
4.2 LATIHAN DALAM STAF BAGI MODUL TEKNOLOGI MAKLUMAT (IT)
Latihan emel yang dijadualkan pada tahun 2007 telah dirancang untuk
dilaksanakan sebanyak 2 sesi bagi kumpulan profesional dan juruteknik PSZ.
Namun begitu hanya satu sesi sahaja telah berjaya dilaksanakan pada 2007,
manakala sesi II akan dilaksanakan pada tahun 2008. Latihan emel bagi
kumpulan staf sokongan juga akan turut dilaksanakan secara berperingkat-
peringkat dalam tahun 2008.
4.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
4.3.1 Naiktaraf Peralatan Server
Proses naiktaraf server sediada perlu diadakan bagi meningkatkan
keupayaan server utama yang secara tidak langsung memperbaiki
tahap aksesesibiliti (accessibility) dan ketersediaan (availability) koleksi
bahan digital dan sumber PSZ yang lain.
25
5.0 UNIT APLIKASI DAN MULTIMEDIA
5.1 Aktiviti Unit
5.1.1 Memantau, Membangun dan Menyenggara Sistem Aplikasi
Perpustakaan (SAP), Sistem Pengurusan Dokumen (SPD) dan Sistem
Pengurusan Pengetahuan (SPP)
5.1.1.1 Sistem Aplikasi Perpustakaan
a) Perisian Penghubung Data Pesanan
Pada 2007 terdapat pertambahan modul pada SAP iaitu Perisian
Penghubung Data Pesanan (PPDP) yang mana sistem ini telah
pun digunakan di dalam proses membuat pesanan oleh Unit
Perolehan dan mempunyai integrasi dengan Sistem Pengurusan
Perpustakaan, ADVANCE yang menjadikan keseluruhan modul di
SAP adalah 8 modul
i. Pengenalan sistem
PPDP adalah satu sistem yang dimasukkan kedalam Sistem
Aplikasi Perpustakaan. Ianya mengandungi 7 submodul iaitu;
1. Upload New Order List
2. Z39.50 MARC tag Maintenance
3. Non Z39.50 MARC tag Maintenance
4. Z39.50 MARC Database Maintenance
5. Non Z39.50 MARC Database Maintenance
6. Vendor maintenance
7. Reports
ii. Aspek teknikal PPDP
Ianya merupakan sistem yang dibangunkan oleh pihak vendor
melibatkan proses pencarian bahan melalui senarai yang
dibekalkan oleh vendor mengikut standard yang telah
ditetapkan.
iii. Fungsi Pencarian meliputi tag mandatory Z39.50 rekod MARC
Melalui fungsi ini pengguna boleh memilih tag MARC mengikut
keperluan yang sama seperti di dalam Sistem Pengurusan
26
Perpustakaan, ADVANCE bagi keseragaman rekod yang di
perolehi melalui sistem PPDP dengan rekod MARC di dalam
sistem ADVANCE. Untuk itu, penyenggaraan di sub modul Z39.50
MARC Tag Database perlu dilakukan bagi membolehkan
pencarian di pangkalan data tersebut dilakukan mengikut
kesesuaian bahan yang ingin dibuat pesanan.
iv. Fungsi Pencarian melalui tag bukan Z39.50
Fungsi ini hanya boleh dilakukan pada pangkalan data
bibliografik tertentu sahaja. Maklumat yang dikenalpasti,
kemudiannya akan di pindahkan kepada bentuk MARC tag.
PPDP juga berupaya membuat pencarian di pangkalan data
Z39.50 dan bukan Z39.50.
v. Senarai Pesanan Arkib
Senarai vendor yang telah diperolehi dan telah dimuatnaik akan
di masukkan kedalam senarai pesanan arkib selepas 3 hari proses
muatnaik dan boleh dilihat melalui submodul Reports untuk
semakan.
vi. Latihan
Latihan bagi penggunaan Perisian Penghubung Data Pesanan
(PPDP) di bawah modul utama telah diadakan pada 7dan 8hb
Februari 2007. Latihan tersebut telah dilakukan di bilik MPM2 dan
dihadiri oleh staf Perolehan bahagian pembelian bahan, masa
latihan adalah daripada pukul 8.30 pg hingga jam 4.00 ptg.
Latihan ini telah diadakan untuk 2 sesi oleh kerana ruang MPM2
yang terhad. Perkara yang dibincangkan didalam latihan adalah
berkisar mengenai proses bagaimana menggunakan sistem PPDP
melalui modul Aplikasi Perpustakaan yang boleh dilakukan secara
atas talian. Ini termasuklah cara memasukkan maklumat vendor,
senarai vendor, pencarian bahan baru, laporan, arkib pencarian,
proses sistem dsbnya.
27
b) Menerima, menyemak, menganalisis dan mengatasi masalah
yang dilaporkan
i. Sistem Aplikasi Perpustakaan
Sepanjang tahun 2007, sebanyak 27 laporan terima . Laporan
yang diterima merangkumi kesemua modul yang terdapat di SAP.
12 adalah laporan masalah manakala 15 daripadanya
adalah cadangan pertukaran (change request). Rujuk
Jadual 17 di bawah.
Sebanyak 19 masalah telah berjaya diselesaikan manakala 8
laporan masih lagi tertangguh. Maklumat ini dikumpul
daripada rekod SAMA samada e-mail dan juga rekod yang
diperolehi daripada pihak vendor.
Permasalahan rekod yang belum diselesaikan adalah
kerana:
• Keperluan check in dan check out bagi Smart
Reservation yang memerlukan hubung kait dengan
Sistem Pengurusan Perpustakaan.
• Kemaskini rekod lama di dalam Modul Smart
Reservation yang juga saling berkaitan diantara Modul
Library Skill Classes dan Sistem Pengurusan
Perpustakaan perlu diteliti.
• Semakan status PPDP yang memerlukan penelitian
terhadap setiap data senarai vendor yang di muat
turun bagi membuat pencarian di pangkalan data
tertentu.
28
Jadual 17: Masalah LAS Mengikut Modul sepanjang tahun 2007
ii. Perisian Penghubung Data Pesanan
Keseluruhan masalah bagi sistem PPDP masih agak rendah oleh
kerana ianya masih lagi dalam pengujian. Bagaimanapun
keseluruhan masalah yang di laporkan telah mendapat perhatian
sewajarnya dari pihak vendor dan dapat diselesaikan.
Sebanyak lebih dari 40 senarai vendor telah di masukkan ke
dalam PPDP bagi menilai keberkesanan pencarian dan status
senarai tempahan bahan (new order list status).
Bermula dari bulan Jun hingga Ogos 2007 hasil dari pencarian
PPDP ke pangkalan data Z39.50 mendapati ianya sangat rendah
iaitu dalam lingkungan 30% sahaja bahan yang telah
diperolehi. Hasil dari pengujian ini menyebabkan pihak vendor
telah menukar enjin pencarian kepada Zoom.net yang lebih
berkesan. Ujian dengan menggunakan enjin pencarian ini
membolehkan 70-80% senarai vendor dapat dikesan dari
pangkalan data Z39.50 atau bukan Z39.50. Rujuk Jadual 18
Module Change Request Problem Report Jumlah
Visitor Tracking 0 0 0
Library Skill Classes 1 0 1
Reservation System 7 0 7
Media Streaming 1 0 1
Discussion Forum 0 0 0
Billing 0 0 0
Online Reference
Desk
5 3 8
General Utility
Screens
0 0 0
Perisian
Penghubung Data
Pesanan
1 9 10
Jumlah 15 12 27
29
Jadual 18: PPDP Problem Report/Change Request
Log Masalah Aktiviti Keputusan
Problem
Report
8 Laporan kepada
Vendor
Selesai
Change
Request
1 Laporan Kepada
Vendor
Selesai
Jumlah 9
5.1.1.2 Sistem Pengurusan Dokumen
a) Menerima, menyemak, menganalisis dan mengatasi masalah
yang dilaporkan
Hasil dari semakan yang di buat mendapati kaedah pencarian di
CyberDocs kurang memuaskan. Terdapat berbagai kaedah
pencarian melalui profile card yang membolehkan rekod dikesan
di Doc Server. Bagaimanapun kaedah ini dilihat kurang tepat dan
tidak stabil bagi satu-satu pencarian. Keadaan ini menyukarkan
kerana;
• Fail yang tidak boleh di akses oleh pengguna
• Penggunaan ruang storan yang tidak cekap
• Fail format dokumen yang sudah ketinggalan
• Dasar yang tidak seragam.
Untuk 2007 masalah yang dilaporkan mengenai CyberDocs
adalah agak rendah/berkurangan. Namun masih ada masalah
dan laporan penambahbaikan direkodkan. Sebanyak 5 laporan
masalah daripada 8 yang dilaporkan telah berjaya diselesaikan.
Rujuk Jadual 19. Walaubagaimanapun masih terdapat masalah
yang outstanding dan dalam proses untuk diselesaikan. Masalah
tersebut berkaitan ;
• Proses membuat eksport fail ke DM server yang tidak
selesai keseluruhannya dan memerlukan penyiasatan
lanjut melibatkan profile card, Smart Billing dan DOC
Server.
30
Jadual 19 : CyberDocs/Document Management
Tahun
Kategori
Bulan (Jumlah) Status
Selesai
Status
Tindakan
Vendor
Status
Sedang
disemak
Januari 0 0
Februari 1 1
Mac 0 0
April 0 0
Mei 0 0
Jun 0 0
Julai 1 1
Ogos 0 0
September 3 3
Oktober 0 0
November 0 0
2006 Laporan
Masalah
Disember 3 0 1 2
Jumlah 8 5 1 2
5.1.1.3 Sistem Pengurusan Pengetahuan
Satu lagi aplikasi pencarian yang sedia ada telah dihidupkan
semula bagi memenuhi keperluan pencarian maklumat di dalam
pelayan intranet PSZ. Ianya dikenali sebagai Fulcrum WebFind
yang berbentuk aplikasi web. Sehingga kini sebanyak 2 alamat
pelayan dalaman telah diaktifkan untuk membolehkan pencarian
maklumat di lakukan iaitu pelayan Document Management dan
Laman web PSZ. Bagaimanapun aplikasi webfind ini masih belum
lagi dibuka kepada umum kerana masih dalam penelitian dan
makluman mengenainya hanya kepada beberapa unit di PSZ
sahaja.
31
5.1.1.4 Housekeeping Sistem Aplikasi Perpustakaan
Daripada semakan setiap Modul SLA kerja-kerja housekeeping
telah dilakukan. Pada bulan Januari hingga Disember 2007 satu
pemantauan dan semakan pada Sistem Aplikasi Perpustakaan
Modul General bahagian security mendapati terdapat nama-
nama staf perpustakaan yang telah keluar dan perlu dilakukan
update atau dilupuskan dari mendapat kebenaran
menggunakan SLA. Faktor-faktor seperti persaraan, perpindahan
jabatan, permintaan untuk masuk ke modul lain, percubaan
patron dan ujian keselamatan bagi setiap akses pengguna
dan kemasukan staf baru. Rujuk Jadual 20.
Pemantauan berkala setiap bulan dan melalui makluman
mengenai permintaan kepada akses telah dilakukan. Percubaan
patron dan akses ke modul lain adalah di sebabkan wujudnya
modul baru (PPDP) ke dalam Sistem Aplikasi Perpustakaan.
Jadual 20 : Housekeeping
Faktor Tahun 2007
Bersara/Kematian 6
Pertukaran jabatan 4
Akses Modul lain 2
Percubaan patron 5
Keselamatan 3
Staf Baru 4
Jumlah 24
32
5.1.2 Pembangunan dan penyelarasan laman web Perpustakaan dan
Jabatan/Unit
5.1.2.1 Portal PSZ
a) Ahli Jawatankuasa Portal
Penghasilan Portal PSZ telah mula dibangunkan pada awal
Januari 2007. Ahli Jawatankuasa Portal seramai 5 orang di ketuai
oleh KBA telah dilantik bagi membangunkan Portal PSZ. P(UA)
telah dilantik sebagai penyelaras kepada AJK Portal PSZ ini.
b) Naiktaraf Portal PSZ
Hasil dari analisa laman web sediada mendapati ianya sudah
ketinggalan dari segi Sistem Pengurusan Kandungan, sukar
dikemaskini, tidak tersusun dan ciri-ciri keselamatan yang rendah.
Oleh itu satu portal baru yang mengikuti teknologi terkini perlu
untuk dibangunkan.
Portal PSZ telah di bangunkan dengan menggunakan Aplikasi
Sumber Terbuka (Open Source) aplikasi server XAMPP dan Sistem
Pengurusan Halaman (Content Management System) dengan
menggunakan aplikasi Mambo Version 4.5.4. Pangkalan Data
kepada portal pula menggunakan aplikasi PHPMyadmin.
Keseluruhan pembinaan portal ini telah di buat perancangan dan
analisa terlebih dahulu dan keseluruhan aplikasi mula di muat
turun ke dalam pelayan dalam bulan April 2007. Pembangunan
portal telah memakan masa yang panjang dan memerlukan
ketelitian dalam menentukan section, category, content, menu,
modules, components dan templates.
Keupayaan pelayan juga perlu di ambilkira bagi menampung
akses pengguna yang ramai pada satu-satu masa. Penyusunan
kandungan dan ketepatan kandungan juga dinilai terlebih dahulu
sebelum dimasukkan ke dalam portal yang kemudiannya di
terbitkan secara rasmi. Latihan secara rasmi mengenai
33
pembangunan portal juga telah diadakan dengan kerjasama
CICT pada bulan Februari 2007.
Keupayaan akses kepada portal yang perlahan dan sistem
keselamatan yang agak rendah menyebabkan Sistem Operasi
pelayan di tukar kepada Linux Fedora Core v.7. Ini termasuklah
menyediakan pelayan sokongan bagi menghadapi sebarang
masalah berkaitan dengan portal PSZ.
5.1.2.2 Membina dan menyenggara laman web bagi Ahli Jawatankuasa
UTM-IR
Laman web AJK UTM-IR telah dibangunkan pada bulan Jun 2007.
Ianya menggunakan aplikasi Sumber Terbuka dengan Sistem
kandungan Halaman aplikasi Drupal. Ianya di letakkan di dalam
fail portal PSZ bagi memudahkan akses pencarian. Laman web ini
adalah bertujuan untuk membantu tugas-tugas editor dan
publisher serta memuatkan cara bagaimana untuk menggunakan
UTM-IR. (http://portal.psz.utm.my/ir/)
5.1.2.3 Membina laman web Standard People Practise (SPP)
Laman web ini telah di bangunkan dengan menggunakan
perisian Adobe Dreamweaver CS3. Ianya merupakan salah satu
laman web yang dibangunkan dalam bentuk fail dan bahasa
hypertext markup language (HTML). Ianya banyak menyimpan
aplikasi audio dan video bagi latihan SPP.
(http://ekspress.psz.utm.my/jba/spp/main.htm#)
5.1.3 Membina Animasi Montaj
Aplikasi-aplikasi baru ini begitu penting dan diperlukan bagi setiap tugas
membina animasi montaj yang hendak dibina mengikut keperluan
jabatan di PSZ dan Universiti. Ianya juga amat membantu didalam
menghasilkan satu produk yang lebih interaktif dan berkesan.
Montaj bagi beberapa perasmian besar juga telah dapat dihasilkan
dengan adanya aplikasi animasi multimedia seperti Macromedia Flash
dan juga aplikasi audio Sony Sound Forge iaitu penghasilan montaj bagi:
34
i. Montaj Perasmian Open Access UTM-IR (PSZ) -
http://ekspress.psz.utm.my/jba/montaj/oai1.swf
ii. Montaj Malam Merdeka (Universiti) -
http://ekspress.psz.utm.my/jba/montaj/tunku.swf
iii. Montaj Malam jasamu dikenang (Universiti)
Montaj malam Merdeka telah di tayangkan sempena malam merdeka di
dataran Kokurikulum pada 31hb Ogos 2007.
Pembangunan montaj ini telah menggunakan Adobe Flash CS3 yang
terkini membolehkan lebih banyak ruang animasi mampu dibangunkan.
Arahan program yang lebih terperinci menjadikan aplikasi ini lebih
mudah di gunakan dan tugas menghasilkan scene, tween,
animation, sound effect menjadi lebih menarik
5.1.4 Penganjuran Latihan Dalaman Staf PSZ
5.1.4.1 Latihan kemaskini Maklumat dan fungsi di Portal PSZ
Latihan secara Hands-On untuk Pustakawan di Jabatan
Perkhidmatan Maklumat telah dilakukan pada 15 Jun 2007.
Latihan ini lebih kepada memberi tunjuk ajar bagaimana
tambahan dan kemaskini kandungan dilakukan, kegunaan fungsi
categories dan content dalam pembinaan laman web portal PSZ.
5.1.4.2 Latihan Microsoft Access
Latihan asas Microsoft Access di dalam pembangunan
pangkalan data telah dilaksanakan pada 6-7 November 2007
kepada staf UTM yang menguruskan Pusat Sumber Fakulti.
35
5.2 ISU DAN MASALAH
5.2.1 Permintaan terhadap keperluan aplikasi baru kian bertambah namun
kursus atau latihan cara bagaimana menggunakan aplikasi tersebut
begitu minima kerana kekurangan tenaga kerja.
5.2.2 Penggunaan aplikasi baru sentiasa berkembang dan ketinggalan
mengetahui mengenainya akan menyebabkan pergantungan kepada
staf dari jabatan lain, contoh proses kemaskini Laman Web di PSZ.
5.2.3 Pertingkatkan pengetahuan Ahli Jawatankuasa Portal di dalam
menyenggara dan mengemaskini maklumat Portal PSZ.
5.2.4 Tiada kesedaran mengenai wujudnya teknologi multimedia
menyebabkan tahap pengetahuan aplikasi berada di paras rendah dan
dilihat kurang berkeupayaan.
5.2.5 Kekangan peralatan perkakasan yang agak ketinggalan dalam
mengurus keperluan portal masih rendah dan tidak memenuhi spesifikasi
keperluan.
5.3 TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN
5.3.1 Sistem Aplikasi Perpustakaan
Melakukan pengemaskinian terhadap imej dan aplikasi pada Sistem
Aplikasi Perpustakaan. Banyak imej yang sudah ketinggalan dan kurang
sesuai pada paparan setiap modul. Kualiti imej juga dikenalpasti dan
dilakukan pengubahan untuk menghasilkan kualiti format grafik yang
lebih menarik dan ruang storan yang cekap Melakukan promosi dengan
lebih berkesan untuk memperkenalkan Sistem Aplikasi Perpustakaan ini
kepada semua pengguna. Perbincangan dan perancangan dengan
pemilik modul perlu di laksanakan secara sistematik dan tersusun.
Pendekatan yang lebih selesa serta manual penggunaan aplikasi secara
interaktif perlu di wujudkan.
36
5.3.2 Sistem Pengurusan Dokumen
Pengemaskinian terhadap dokumen yang disimpan didalam CyberDocs,
dimana format grafik bagi kesemua dokumen akan diselaraskan.
Dokumen yang tidak digunakan lagi akan di buang dan satu standard
“scanning” akan di rangka bagi menghasilkan mutu dokumen yang lebih
baik.
Aplikasi yang sesuai untuk membaca fail/rekod cyberdocs diteliti bagi
memudahkan pengguna mengakses rekod dengan lebih cepat. Masih
terdapat rekod yang menggunakan format lama menghadapi kesukaran
untuk diakses, rekod ini sedang dikenalpasti untuk menukarnya kedalam
format yang lebih sesuai.
37
6.0 LAIN-LAIN AKTIVITI JABATAN
6.1 Penyediaan prosedur penyenggaraan Unit Server dan Rangkaian dan Unit
Aplikasi dan Multimedia selain mengemaskini Prosedur Penyenggaraan
Permasalahan Sistem INFOLAN2
Prosedur Penyenggaraan yang telah diwujudkan adalah yang merangkumi 3
unit di JBA. Walaubagaimana pun prosedur tersebut perlu diperhalusi bersama
pegawai di Unit yang terlibat bagi memastikan kelancaran proses yang terlibat.
6.2 Mengkaji semula dan mengemaskini dasar/polisi JBA mengikut keperluan
semasa.
Dasar baru JBA (Dasar ICT Teknologi Maklumat) di bawah Dasar Pembangunan
dan Perancangan PSZ, telah disediakan hasil perjumpaan antara pegawai JBA
dan bengkel permurnian yang dianjurkan oleh PSZ. Walaubagaimana pun
kemaskini dan keseragaman di antara dasar JBA dengan dasar lain yang ada
kaitan sedang dilakukan bagi memantapkan Dasar PSZ secara keseluruhan.
6.3 Projek Bangunan Tambahan PSZ RMK 9
Berdasarkan peruntukan RMK 9, sebuah bangunan tambahan PSZ akan
dibangunkan dan Jabatan Pembangunan Automasi juga akan diwujudkan di
bangunan baru tersebut. Semua pegawai JBA telah terlibat di dalam
merekabentuk bangunan, keperluan ruang dan perabot bersama Arkitek yang
telah dilantik. Perincian bagi pembangunan rekabentuk serta keperluan
kelengkapan seperti peralatan dan perabot akan dilakukan pada tahun 2008.
6.4 Susun atur ruang Jabatan Pembangunan Automasi
Susun atur ruang pejabat JBA telah dilakukan pada awal Oktober 2007. Kerja-
kerja penyusunan keluar perabot lama serta pelupusan perabot lama telah
dilakukan dan seterusnya penyusunan partition mengikut kawasan kerja staf
telah disediakan oleh pihak pembekal yang terpilih.
38
7.0 Latihan, Seminar Dan Bengkel Staf JBA 7.1 Staf Profesional Sepanjang 2007, sebanyak 31 kursus, latihan dan lawatan telah dianjurkan oleh Universiti dan Perpustakaan untuk semua pegawai JBA. Butiran kehadiran yang terlibat adalah seperti di Jadual 21 di bawah.
Jadual 21 : Latihan/Kursus Yang Telah Dihadiri Oleh Staf Profesional Bil Nama Program Kehadiran 1 Course on Reinforce and Harness Audit Skill & Techniques 4 2 Amanat Ketua Pustakawan 2007 3 3 Kursus Training for Trainers – Level II 1 4 Sistem Perisian Perhubungan Data (PPDP) PSZ 4 5 Training for Trainers – Level II 1 6 Pengurusan Kewangan 1 7 Emel & Rangkaian Komputer 2 8 Perjumpaan Staf Bersama Ketua Pustakawan 3 9 Ceramah Peraturan Perkhidmatan Di Universiti Teknologi Malaysia 4
10 Teknik Pengajaran Bagi Pustakawan 3 11 Dreamweaver & PHP 2 12 Bengkel Pengkatalogan 1 13 Bengkel Identifying Occupational Health & Safety Hazards & Risk 3 14 Bengkel Permurnian Dasar-dasar PSZ 3 15 Latihan Sistem Peminjaman/Pemulangan & Pintu Keselamatan LIBRA 4 16 Latihan Sistem Peminjaman/Pemulangan & Pintu Keselamatan LIBRA
(Administrator Module) 4
17 Bengkel Peningkatan Kualiti PSZ 1 18 Taklimat Pengurusan Aset Alih Universiti 1 19 Lawatan Kerja Ke Petrosains Sdn. Bhd dan UITM, Shah Alam 1 20 Lawatan Ke Perpustakaan Petronas di KLCC 1 21 Lawatan ke National Library Board (NLB) dan Pameran RFID di
Singapura 1
22 Kursus Penilaian Tahap Kecekapan Fasa II Tahun 2007 1 23 Ceramah Maulidur Rasul 1 24 Audit Dalaman ISO 1 25 Bengkel Katalog Induk Kebangsaan Fasa 2 1 26 Latihan Dalaman – Modul Serials 1 27 Pra Bengkel Pemurnian Dasar-dasar PSZ 1 28 Multimedia 1 29 Kursus Kemahiran Temuduga 1 30 The 2007 Malaysia Service Excellence Conference & Focus Learning 1 31 Bengkel Perancangan Halatuju & Kualiti Perkhidmatan Cemerlang CICT 1
JUMLAH KEHADIRAN 60
39
7.2 Staf Sokongan Bagi staf sokongan sebanyak 15 latihan dan kursus yang telah dianjurkan oleh Universiti dan Perpustakaan yang telah disertai oleh kesemua staf sokongan JBA. Rujuk Jadual 22. Jadual 22 : Latihan/Kursus Yang Telah Dihadiri Oleh Staf Sokongan Bil Nama Program Staf Yang Hadir 1 Amanat Ketua Pustakawan 2007 5 2 Ceramah Zakat Pendapatan 5 3 Emel Dan Rangkaian Komputer 1 4 Ceramah Maulidur Rasul 3 5 Perjumpaan Staf Bersama Ketua Pustakawan 4 6 Ceramah Peraturan Perkhidmatan Di Universiti Teknologi Malaysia 5 7 Ceramah Maulidur Rasul - PSZ 4 8 Kumpulan Inovatif & Kreatif 3 9 Latihan Sistem Peminjaman/Pemulangan & Pintu Keselamatan
LIBRA 1
10 Ceramah Maal Hijrah 2 11 Bengkel Identifying Occupational Health & Safety Hazards & Risk 1 12 Latihan Sistem Peminjaman/Pemulangan & Pintu Keselamatan
LIBRA 1
13 Kursus Kenegaraan 2 14 Kursus Internet, Emel dan Keselamatan IT 1 15 Kursus Penyambut Tetamu Untuk Petugas Majlis Rasmi 1 JUMLAH KEHADIRAN 39 BPA 31/1/2008