laporan projek bahagian 2

8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2

1/60

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Pengenalan

Projek ini dihasilkan bagi menyahut seruan kerajaan yang menggalakkan

jabatan-jabatan kerajaan untuk menggunakan sistem rekod di atas talian bagi

mempercepatkan urusan merekod, transaksi, semakan rekod dan sebagainya bergantung

kepada keperluan jabatan. Ia juga bertepatan dengan konsep hijau dan amalan kualiti 5s

yang menggalakan pengurangan penggunaan kertas. Pengurusan Rekod Elektronik

dalam Persekitaran Berstruktur adalah salah satu cara bagaimana tujuan ini dapat

dicapai. Arkib Negara Malaysia juga telah menyediakan satu garis panduan bagi

membantu pejabat awam dan agensi kerajaan menguruskan rekod elektronik. Garis

panduan ini hendaklah digunakan bersama-sama dokumen Garis Panduan Pengurusan

Rekod Elektronik (dapat diperoleh daripada Arkib Negara Malaysia).

.

1


2/60

1.2 Objektif

Projek ini dibangunkan bagi menyediakan satu sistem pengurusan rekod kunci

secara elektronik dan berpusat dan mencapai objektif-objektif berikut;

i. Membangunkan satu sistem yang dapat menjimatkan masa.

ii.

Membangunkan satu sistem yang dapat menjimatkan kos.

iii. Mengoptimumkan penggunaan fasiliti ICT yang terdapat di institut

merangkumi perisian dan perkakasan.

iv. Meningkatkan tahap kualiti dan proses kerja kakitangan pegawai yang

bertanggungjawab dan semua pegawai yang terlibat secara

keseluruhannya.

1.2.1 Penjimatan Masa

Sistem pengurusan kunci adalah salah satu masalah utama yang dihadapi oleh

setiap organisasi terutamanya yang melibatkan fasiliti yang banyak. Keadaan ini

dibebankan lagi dengan jumlah bangunan yang dilengkapi dengan pintu keluar-masuk

yang banyak. Di Institut Latihan Perindustrian Miri sendiri terdapat sebanyak 2953

kunci, dan Pembantu Tadbir yang dipertanggungjawabkan untuk menjaga setiap anak

kunci untuk semua bangunan di Institut Latihan Perindustrian Miri termasuk kediaman

para pegawai. Beliau mengalami kesukaran untuk memantau proses peminjaman dan

pemulangan anak kunci. Kaedah yang yang digunapakai sebelum ini adalah secara

konvensional. Setiap individu perlu mengisi borang dan beberapa maklumat am seperti

nama, bahagian atau unit, jenis kunci yang dipinjam serta tarikh peminjaman dalam

buku daftar peminjaman dan pemulangan yang disediakan. Manakala untuk tujuan

2


3/60

pemulangan adalah sebaliknya. Kaedah ini kurang berkesan kerana terdapat sesetengah

peminjam yang gagal untuk mengisi terlebih dahulu buku tersebut dan apabila kunci

tersebut tidak ada, maka pegawai yang bertanggungjawab mengambil masa yang lama

untuk mencari dan mengesan kunci yang ingin dipinjam.

1.2.2

Penjimatan Kos.

Secara rasionalnya, apabila kunci yang dipinjam tersebut hilang pegawai yang

dipertanggungjawabkan (Pembantu Tadbir) akan mendapat masalah yang besar dan

sebarang kehilangan berlaku adalah tertakluk kepada Arahan Keselamatan yang telah

ditetapkan oleh Jemaah Menteri. Secara tidak langsung, sedikit sebanyak ia

menimbulkan isu ketidakpuashatian di kalangan pegawai dan boleh menyebabkan

persekitaran kerja yang kurang sihat di dalam organisasi tersebut.

Di samping itu juga institut terpaksa menanggung kerugian daripada segi kos

yang tinggi untuk penggantian tombol sekiranya terdapat mana-mana kunci asal dan

pendua hilang. Malahan terdapat sebilangan anak kunci yang memang tidak boleh

diduplikasi kerana ia didatangkan sekali dalam satu set bersama dengan pintu (custom

made) seperti pintu bilik kebal.

Bagi tombol pintu yang rosak rekod kunci tombol yang telah diganti boleh

direkod serta merta selepas penggantian dijalankan. Ini mengelakkan daripada pihak

institut daripada kerugian akibat daripada kecuaian pegawai bertanggungjawab yang

suka menagguhkan rekod penukaran kerana kerja tersebut dianggap menyusahkan dan

remeh.

3


4/60

1.2.3 Mengoptimumkan penggunaan fasiliti ICT.

Rentetan daripada itu, pihak Pusat Sumber & Pustaka ILP dan Bahagian

Teknologi Maklumat (Sistem) telah mengambil inisiatif untuk mengoptimumkan

penggunaan fasiliti ICT institut dengan menghasilkan satu sistem dalam usaha untuk

memperbaiki dan memantapkan lagi kaedah penyimpanan maklumat kunci di ILP Miri.

Pembangunan sistem untuk pilot project ini dinamakan sebagai Sistem Maklumat

Penyimpanan Kunci atau lebih dikenali sebagai Key Information Storage System

(KISS).

1.2.4 Meningkatkan tahap kualiti dan proses kerja

Key Information Storage System (KISS) adalah satu sistem yang dibangunkan

untuk memudahkan serta menjimatkan masa pengguna untuk mencari kunci yang

sepadan mengikut lokasi blok bangunan, tingkat serta bilik tertentu. Seperti yang

diketahui, adalah sesuatu yang mustahil untuk seseorang individu mengingati padanan

kunci dan pintu tertentu yang melibatkan bilik-bilik yang banyak dan berada di lokasi

atau blok serta tingkat yang berlainan. Selain itu, kita mungkin juga akan menghadapi

masalah dengan rekod peminjaman atau pemulangan kunci-kunci tertentu.

4


5/60

Justeru itu sistem ini dapat meningkatkan tahap kualiti dan proses kerja sistem

kerana ia telah dibangunkan untuk menangani masalah yang dihadapi. Sistem ini

membolehkan end user dalam tempoh yang singkat, mencari padanan kunci yang betul

mengikut bilik atau lokasi yang diinginkan. Selain itu, ia juga memudahkan pegawai

bertanggungjawab untuk merekod atau atau menjejaki penggunaan kunci secara

sistematik dan berpusat. Uniknya, sistem yang dibangunkan ini boleh diakses secara

online untuk memastikan penggunaan di tahap optimal tanpa mengira tempat dan masa.

Namun demikian, akses capaian oleh pengguna untuk sistem ini adalah terhad

mengikut tahap kuasa (authority) tertentu yang telah ditetapkan. Ini merupakan salah

satu ciri keselamatan utama yang dibangunkan khas bagi mencegah atau menggelakkan

sebarang aktiviti yang tidak diingini berlaku. Oleh yang demikian, sistem ini dapat

membantu melindungi segala aset berharga atau dokumen-dokumen berperingkat yang

ditempatkan dalam bilik tertentu.

1.3

Lokasi

Projek ini dilaksanakan secara berpusat di Pusat Sumber, Institut Latihan

Perindustrian Miri kerana fasiliti utama seperti database server dan websever berada di

bilik server berada di bagunan tersebut. Perlaksaan projek ini juga memerlukan

persekitaran pelayan (server eviroment) dan rangkaian setempat untuk dibuat ujilari

atau ‘test run’.

5


6/60


7/60

Kesemua permasalahan tersebut adalah berpunca daripada sistem penyimpanan

kunci yang sedia ada kurang bersistematik. Kebanyakan peminjam kunci sukar untuk

dijejaki kerana rekod yang ada kurang membantu daripada segi tarikh pemulangan

yang seringkali tidak diisi dalam buku daftar rekod peminjaman. Bahkan ada

peminjaman yang tidak direkodkan!.Ini secara tidak langsung telah memberikan impak

yang besar dalam banyak hal terutamanya masa untuk menjejaki kunci-kunci tersebut.

Namun dengan adanya KISS, para pengguna dapat menjimatkan masa untuk membuat

pencarian malah pemantauan daripada pihak yang bertanggungjawab dapat

dipertingkatkan. Tambahan pula ia memudahkan dan menjimatkan masa untuk urusan

peminjaman atau pemulangan kerana para pengguna hanya perlu mengakses sistem

tanpa ada apa-apa borang yang perlu diisi. Terdapat juga ciri kawalan yang diwujudkan

dalam sistem ini bagi memastikan tahap keselamatan aset di ILP Miri terpelihara dan

sentiasa dalam had pemantauan setiap pegawai. Sistem KISS ini juga telah

menyerlahkan sifat inovasi pada sistem yang seumpamanya di ILP Miri di mana ia

mewujudkan satu sistem yang sistematik dan berpusat serta bersifat mesra pelanggan.

1.5 Kepentingan

Kepentingan projek ini kepada institut ialah kerana penyimpanan maklumat atau

rekod kunci secara sistematik di mana ia dapat merekod setiap transaksi peminjaman

dan pemulangan kunci dalam log data. Menjimatkan masa pencarian dan kos

penyelenggaraan serta kos-kos lain yang berkaitan. Ia juga sedikit sebanyak dapat

mencegah sebarang kecurian atau aktiviti yang tidak diingini berlaku. Kebolehcapaian

maklumat kunci secara online memberi kelebihan kepada pegawai bertanggunganjawab

7


8/60

atau pengguna sistem kerana ia boleh diakses di mana-mana sahaja. Pemantauan

terhadap pergerakan keluar dan masuk anak kunci dari tempat (rak) penyimpanan dapat

dilakuan secara berterusan dengan mudah dan berkesan.

1.6 Proses Kerja

Rajah menunjukkan aliran proses kerja dalam perlaksanaan projek pembangunan Key

Storage Information System (KISS).

Rajah 1. Carta Alir Proses Kerja

8


9/60

1.7 Kesimpulan

Dalam bab ini telah dihuraikan dengan jelas perkara-perkara yang menjadi asas

dan halatuju kajian ini. Di dalam bahagian objektif kajian, penyelidik telah menetapkan

matlamat yang hendak dicapai di akhir kajian ini. Soalan kajian juga ditentukan

berdasarkan objektif-objektif yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Kajian juga

dibataskan skopnya agar kajian ini mengikut garis panduan yang telah ditetapkan,

mudah dan munasabah untuk dilakukan. Di bahagian akhir, definisi dan operasi sistem

dan juga telah diterangkan maksud beberapa istilah dan konsep yang penting dalam

kajian ini.

9


10/60

BAB 2

KAJIAN LITERATUR

2.1 Pengenalan

Persekitaran kerja yang melibatkan aplikasi teknologi maklumat dan komunikasi

( ICT ) menyebabkan rekod dicipta dan kebanyakkannya di dalam jumlah yang besar

bergantung kepada keperluan organisasi tersebut. Rekod perlu diurus bagi membantu

membuat keputusan, meningkat kelancaran dan kecekapan organisasi selain daripada

meningkat daya tahan dan daya saing. Sumber maklumat ini juga perlu dilindungi

daripada terjatuh ke tangan pihak yang tidak diberi kuasa yang boleh memanipulasi

dengan tujuan melakukan penyelewengan fakta (Barata et al. 2000).

Negara-negara maju telah mengambil langkah kehadapan untuk memberi

kesedaran tentang kepentingan mengurus rekod mengikuti piawaian yang ditetapkan.

Menurut Kowlowitz di dalam kajiannya, walaupun peningkatan kecekapan dan

produktiviti disinonim dengan ICT, namun peranan rekod adalah signifikan dalam

menambahbaik kelancaran operasi sesebuah organisasi (Kowlowitz 2002) malah

menjadi penentu kepada jatuh bangunnya sesebuah organisasi.

10


11/60

2.2 Pengurusan Rekod

Secara amnya rekod adalah bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang

menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah

kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar fota,

mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara

elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.

Definisi pengurusan rekod awam pula ialah satu bidang pengurusan yang

bertanggungjawab bagi mengadakan kawalan ke atas tiga peringkat kitaran hayat rekod

awam iaitu di peringkat pewujudan; peringkat penggunaan dan penyenggaraan; dan

peringkat pelupusan rekod.

Berikut adalah faedah atau kebaikan daripada menjalankan pengurusan rekod yang

baik;

i.

Pegawai dan kakitangan sesuatu organisasi berupaya membuat keputusan

yang cepat dan tepat.

ii. Organisasi itu sendiri dapat menjimatkan kos (ruang pejabat, peralatan dan

masa).

iii. Organisasi itu juga dapat memenuhi kehendak perundangan, peraturan dan

pelanggan.

iv. Organisasi dapat memelihara sejarahnya untuk rujukan generasi sekarang

dan akan datang.

11


12/60

Kajian daripada Arkib Negara sesebuah organisasi kerajaan mahupun swasta

boleh mengalami kerugian daripada kelemahan pengurusan rekod. Salah satu contoh

yang boleh diambil pengajaran ialah bagaimana PTPTN gagal mendapatkan semula

hutang pinjaman berjuta ringgit akibat daripada rekod yang tidak terurus dan lintang

pukang (Arkib Negara 2005).

2.3 Kepentingan Pembangunan Aplikasi ICT dalam Pengurusan Rekod

Menurut Robek di dalam bukunya bertajuk “ Instructor’s Manual for

Information and Records Management: Document-Based Information System.”

pengurusan rekod membantu organisasi meningkat mutu perkhidmatan; mengurangi kos

pentadbiran (mengawal penciptaan rekod); memenuhi tanggungjawab sosial (mematuhi

keperluan undang-undang, moral dan etika); melindungi maklumat vital, dan mengurus

memori korporat (Robek et al. 1996). Inisiatif pengurusan rekod adalah satu keperluan

kritikal dalam pengurusan bisnes terutamanya bagi membuat keputusan selain menjadi

bukti terhadap pelaksanaan polisi dan aktiviti.

Akses kepada maklumat yang tersimpan dalam rekod dapat menentukaan

keberkesanan sesebuah organisasi terutamanya dalam sektor awam bagi meningkat

mutu penyampaian perkhidmatan. Penciptaan, pemprosesan, penggunaan, pengurusan

dan penyimpanan maklumat dicorakkan oleh kemajuan dalam teknologi komputer,

telekomunikasi dan perisian. Dengan adanya pembangunan aplikasi ICT ia berjaya

meletakkan rekod sebagai aset strategik yang mempunyai nilai dan kuasa bagi

12


13/60

meningkat produktiviti, keberkesanan operasi dan penambahbaikan kualiti

perkhidmatan meskipun mendatangkan banyak cabaran. Merujuk kepada Saffady, sejak

tahun 1960-an maklumat penting diberi keutamaan untuk diautomasi supaya dapat

menjimat masa transaksi, mempercepat capaian dan kawalan pengaksesan (Saffady

2002). Pengurusan rekod mengguna aplikasi ICT adalah lebih cekap dan pantas serta

dapat memenuhi berbagai fungsi.

Menurut Shipman di dalam kajiannya, mengurus rekod mengguna aplikasi ICT

mempunyai banyak kelebihan terutamanya dari segi pengurangan kos antara 25%

hingga 50% (Shipman 2002). Bagaimanapun pelaksaan inisiatif ini memerlukan

kerjasama semua pihak terutamanya sistem maklumat, sains maklumat dan pembangun

perisian.

2.3 Kesimpulan

Bab ini memberi ulasan mengenai kepentingan pengurusan rekod dan pengaruh

perkembangan teknologi maklumat didalam pembangunan sebuah sistem maklumat

bagi memudahkan pengurusan rekod. Pembangunan sesuatu sistem aplikasi yang

berteras teklogi maklumat ini juga dapat meningkatkan produktiviti, menjimatkan masa

dan kos dalam satu-satu urusniaga atau tadbir urus sesuatu syarikat, jabatan kerajaan

mahupun urusan pentadbiran negara.

13


14/60

BAB 3

METODOLOGI PEMBANGUNAN SISTEM

3.1 Pengenalan

Bagi mencari penyelesaian persoalan bagi menentukan pembangunan projek

Key Information Storage System (KISS) ini, pendekatan kajian menggunakan borang

kajiselidik bagi mendapatkan respon kakitangan dan pegawai-pegawai di institut ini

telah digunakan. Ini disokong oleh kenyataan Kerlinger (1973), dalam bukunya,

Foundation of Behavioral Research menyatakan bahawa penyelidikan adalah sebagai

satu usaha menganalisis data melalui kaedah saintifik dengan cara yang formal dan

sistematik. Ia bertujuan untuk mencari jawapan kepada persolan sesuatu masalah.

Manakala Fermin dan Legin (1975), mentakrifkan penyelidikan sebagai satu proses

mengumpul maklumat dan menjawab soalan tentang sifat realiti sosial dan politik.

Dominowski (1982), yang lebih bersifat pragmatik pula berpendapat bahawa

penyelidikan sebagai kegiatan untuk mencari fakta. Berdasarkan pernyataan-

pernyataan diatas, sifat penyelidikan itu sendiri adalah bertujuan untuk mendapatkan

sesuatu hasil sebagai penambahan dan sokongan kepada maklumat yang telah ada.

Penyelidikan mestilah dilakukan dengan tatacara yang rapi dan mengikut langkah-

langkah yang khusus untuk mendapatkan maklumat dan penjawab persoalan yang

timbul atau diutarakan.

14


15/60

3.2 Pendekatan Kajian.

Kerlinger (1973), menyatakan bahawa reka bentuk yang sesuai boleh

mengawal varians yang tidak berkaitan dengan penyelidikan. Manakala Syed Arabi

Idid (1992) di dalam bukunya yang berjudul, ‘Kaedah Penyelidikan Komunikasi dan

Sains Sosial’, menakrifkan rekabentuk kajian sebagai satu perancangan yang

membolehkan pengkaji menjalankan kajiannya. Ini bermakna pembolehubah yang

tidak berkaitan dapat diasingkan daripada mempengaruhi sesuatu penyelidikan atau

kajian. Jelas di sini satu perancangan yang rapi dan tersusun perlu dibuat bagi tujuan

merangka rekabentuk kajian yang sempurna supaya hasil yang diperolehi itu tepat dan

sesuai dengan objektif sesebuah penyelidikan atau kajian.

Dalam kajian yang dilakukan, penekanan diberikan kepada kajian yang berkait

dengan data kuantitatif yang deperolehi daripada soalan yang dikemukakan dalam soal

selidik. Data tersebut dinyatakan dalam bentuk perangkaan. Maklumat data pula

diperolehi daripada sebahagian besar atau hampir kesemua kakitangan institut ini.

Soalan yang dikemukan kepada responden adalah berbentuk ‘tertutup’ yang

bermaksud struktur soalan yang digubal adalah secara memilih jawapan yang telah

disediakan oleh pengkaji. Ini kerana soalan begini adalah lebih piawai dan dapat

dibandingkan jawapannya antara satu dengan yang lain. Maklumat yang diperolehi

melalui cara begini adalah lebih cepat dan tepat dan data akan dikumpulkan, diproses

dan dianalisis bagi mendapat jawapan yang diperlukan.

3.3 Kajiselidik.

15


16/60

Dalam kajian ini, soalan telah digubal kepada 2 bahagian bagi mengenalpasti tahap

mengikut objektif yang telah ditetapkan. Berikut adalah bahagian-bahagian soalan

tersebut;

i.

Bahagian A: Maklumat Demografi Responden.

ii. Bahagian B: Skala Kajian Pembangunan Sistem. (10 soalan skala Likert

empat mata).

3.3.1 Bahagian A: Maklumat Demografi Responden.

Bahagian ini mempunyai mempunyai lima (5) soalan tertutup yang berstuktur

dengan jawapan diberikan untuk dipilih dan ditandakan pada tempat kosong oleh

responden. Arahan yang diberikan adalah ‘Saudara/i diminta untuk mendakan ()

pada ruangan yang disediakan’. Kesemua lima (5) soalan adalah yang berkait dengan

demografi kakitangan institut ini. Soalan yang dikemukan adalah seperti berikut;

Bilangan Bentuk Soalan

berdasarkan Maklumat

Demografi Responden.

Nombor

Soalan

Jumlah Soalan

1. Pertanyaan mengenai

gender responden.

Soalan 1 1

2. Soalan mengenai

pekerjaan responden.

Soalan 2 1

3. Soalan mengenai

pekerjaan responden.

Soalan 3 1

4. Soalan mengenai umur

responden.

Soalan 4 1

5. Soalan mengenai

pendidikan responden

Soalan 5 1

16


17/60

Jumlah Keseluruhan Soalan 5

Jadual 1. Maklumat Demografi Responden

3.3.2 Bahagian B: Kajian Pembangunan Sistem

Bahagian ini mempunyai mempunyai sepuluh (10) soalan tertutup yang

berstuktur dengan jawapan diberikan untuk dipilih dan bulatkan oleh responden pada

skala yang telah disediakan. Arahan yang diberikan adalah ‘Saudara/i diminta untuk

membulatkan nombor berkaitan berdasarkan skala di bawah.’ Kesemua sepuluh (10)

soalan adalah yang berkait dengan kajian pembangunan sistem.

Bilangan Bentuk Soalan

Berdasarkan Objektif

Kajian

Nombor Soalan Bilangan Soalan

1. Soalan celik ICT Soalan 1 1

2. Soalan celik ICT Soalan 2 13. Soalan celik ICT Soalan 3 1

4. Soalan objektif projek Soalan 4 1







Jumlah Keseluruhan Soalan 10

Jadual 2. Kajian Pembangunan Sistem

17


18/60

3.4 Sampel Maklumat Kajian

Kajian yang menggunaka soal selidik seperti ini, kebiasaannya persampelannya

digunakan sebagai pengukur untuk mendapatkan maklumat data. Maklumat data juga

akan berkantung kepada saiz persampelan yang digunakan. Sekiranya saiz

persampelan yang digunakan adalah lebih besar madka dapatan dari segi nilai

puratanya akan menepati purata populasi atau demografi yang ada. Oleh itu,

berdasarkan kajian yang dibuat bagi memenuhi objektif tersebut maka, semua

kakitangan institut ini adalah selaku elemen terpenting kajian ini untuk melihat respon

mereka terhadap perlaksanaan projek ini.

Bil. Klasifikasi

Perkhidmatan

Responden

Lelaki

Responden

Perempuan

Jumlah

Soalselidik

1. Pentadbiran ( N ) 6 5 11

2. Kewangan ( W ) 1 2 3

3. Tenknologi

Maklumat ( F )

0 1 1

4. Kejuruteraan ( J ) 29 16 45

5. Sosial ( S ) 0 1 1

6. Operasi ( H ) 3 0 3

Jumlah 39 25 64

Jadual 3. Pecahan Responden Mengikut Klasifikasi Perkhidmatan

Jadual diatas menunjukkan dermografi pegawai dan kakitangan di institut ini,

berdasarkan klasifikasi jawatan dan gender. Gender tidak menjadi ukuran dan

mempengaruhi kajian ini kerana kajian ini hanya mengkaji ‘working environment’

18


19/60

setiap pegawai dan kakitangan dari aspek sikap, tingkahlaku dan ilmu pengetahuan

terhadap penggunaan kemudahan ICT di institut ini.

3.5 Hasil Kajian

Berdasarkan borang yang telah dikembalikan daripada responden berikut

adalah hasil yang didapati daripada proses analisis boring-borang tersebut.

3.5.1 Hasil Maklumat Demografi Responden

Keputusan soal selidik yang telah diedarkan adalah seperti jadual 4 berikut;

Bil. Soalan Pilihan Jawapan Jumlah PilihanJawapan

1. Jantina LelakiPerempuan

3724

2. Sila pilih kumpulan perkhidmatan anda?

Pengurusan &Professional

Sokongan ISokongan II

1144

9

3. Nyatakan klasifikasi perkhidmatan anda

Pentadbiran - NKewangan - WTeknologi Maklumat –

FKejuruteraan – J

Sosial – SOperasi - H

1131

451

3

4. Sila pilih kumpulanumur anda?

21- 3031- 40

41- 5051- 60

3317

95

5. Sila pilih tahap pendidikan anda?

SPMSTPMDiploma

IjazahIjazah Sarjana

15144

101

Jadual 4. Keputusan Maklumat Demografi Responden.

19


20/60

Rajah 2. Graf Kajian Demografi Responden

3.5.2 Keputusan Skala Kajian Pembangunan Sistem

Dalam Skla Kajian Pembangunan Sistem responden telah diminta untuk

membulatkan nombor berkaitan, iaitu berdasarkan skala seperti di bawah;

1. Sangat setuju

2. Setuju

3. Kurang setuju

4. Tidak setuju

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

L e

l a k i

P e r e m p u

a n

P e n g u r u s a n & P r o

f e s s i o n a

l

S o

k o n g a

n I

S o

k o n g a n I I

P e n t a

d b i r a n

- N

K e w a n g a n -

W

T e

k n o

l o g i M a

k l u m a t

– F

K e j u r u t e r a a n

– J

S o s i a l

– S

O p e r a s i

- H

2 1 - 3 0

3 1 - 4 0

4 1 -

5 0

5 1 -

6 0

S P M

S T P

M

D i p

l o m

a

I j a z

a h

I j a z a

h S a r j a n a

Jantina Sila pilih

kumpulan

perkhidmatan

anda?

Nyatakan klasifikasi

perkhidmatan anda

Sila pilih

kumpulan umur

anda?

Sila pilih tahap

pendidikan anda?

1 2 3 4 5

Jumlah Pilihan Jawapan

Jumlah

Pilihan

Jawapan

20


21/60

Keputusan Skala Kajian Pembangunan Sistem adalah seperti dalam jadual berikut;

Bil. Soalan Skala JumlahPilihan

Skala1. Adakah anda menpunyai latar belakang

pendidikan atau kemahiran berkaitan denganICT

1234

130051

2. Adakah bidang pekerjaan yang anda lakukansedikit sebanyak memerlukan kemahiran ICT

1234

64000

3. Pernahkah anda menggunakan perkhidmatanatau sistem diatas talian (online system) contohseperti perbankan internet, hrmis dan

sebagainya

123

4

6400

04. Pada pendapat anda adakah sistem atas talian

yang anda gunakan dapat menjimatkan masa.

1

234

17

23719

5. Pada pendapat anda adakah sistem atas talianyang anda gunakan dapat menjimatkan kos.

1234

1723521

6. Adakah anda bersetuju bahawa sistem perkhidmatan secara manual banyak membuangmasa.

123

4

49510

07. Adakah sistem peminjaman kunci yang

dilakukan secara manual sekarang ini dilakukandengan cepat.

1234

01603

8. Adakah anda bersetuju jika sistem rekod peminjaman kunci dibuat secara atas talian.

12

34

495

64

9. Adakah anda bersetuju penggunaan sistem inidapat meningkatkan produktiviti

12

34

459

6410. Adakah anda bersetuju bahawa penggunaan

sistem atas talian dapat meningkatkan

pengetahuan anda dalam penggunaankemudahan ICT

12

34

4014

64

Jadual 5. Keputusan Skala Kajian Pembangunan Sistem

21


22/60

Rajah 3: Graf Pemilihan Skala Kajian Pembangunan Sistem

3.6 Kesimpulan Hasil Kajian

Kesimpulannya, daripada soal selidik yang telah diedarkan kepada seramai 64

responden dan berdasarkan kepada soalan 8 (rujuk Jadual 5) seramai 45 orang

responden sangat bersetuju bahawa sistem rekod kunci ini boleh diadakan secara atas

talian, 5 orang responden bersetuju, 6 orang respoden tidak bertuju dan 4 orang

respoden sangat tidak bersetuju. Mengikut kiraan peratusan digambarkan seperti carta

pai di bawah;

13 0 0 51 64 0 0 0 64 0 0 0 17 23 7 19 17 23 5 21 49 5 10 0 0 1 60 3 49 5 6 4 45 9 6 4 40 14 6 4

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Jumlah Pilihan Skala 13 0 0 51 64 0 0 0 64 0 0 0 17 23 7 19 17 23 5 21 49 5 10 0 0 1 60 3 49 5 6 4 45 9 6 4 40 14 6 4

Skala 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Soalan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

0

10

20

30

40

50

60

70

J u m l a h S k a l a Y a n

g D i p i l i h

22


23/60

Rajah 4: Peratusan Pemilihan Responden

Merujuk kepada kajian kajiselidik ini juga projek ‘Key Information Storage System

(KISS)’ dapat diteruskan kerana mendapat persetujuan majoriti daripada responden iaitu

77% sangat bersetuju dan 8% peratus bersetuju.

3.7 Metodologi Pembangunan Aplikasi

Bagi membangunkan projek ini, satu model metodologi telah dipilih sebagai

panduan perlaksanaan projek. Model metodologi tersebut adalah system development

life cycle (SDLC), juga dirujuk sebagai pembangunan aplikasi kitaran hayat atau di

dalam bahasa inggeris application development life cycle. Ia adalah istilah yang

digunakan dalam bidang kejuruteraan sistem, sistem maklumat dan kejuruteraan perisian

bagi menggambarkan satu proses untuk merancang, mencipta, menguji dan

melaksanakan sistem maklumat. Konsep system development life cycle (SDLC) ini boleh

digunakan untuk pembangunan pelbagai perkakasan dan konfigurasi perisian; dan

sebagai satu sistem ia boleh terdiri daripada perkakasan sahaja, perisian sahaja, atau

77%

8%

9%6%

Peratusan Pilihan Skala

Sangat Bersetuju

Bersetuju

Tidak Bersetuju

Sangat Tidak Bersetuju

23


24/60

gabungan kedua-duanya.

Rajah 5. Model System Development Life Cycle (SDLC)

Merujuk kepada Taylor (2004) "the project life cycle encompasses all the activities of

the project, while the systems development life cycle focuses on realizing the product

requirements".

3.8 Perlaksanaan Projek

Projek ini telah dilaksanakan dengan mengilut aktiviti-aktiviti yang telah

dirancangkan.

3.8.1 Sesi Percambahan Fikiran

Peringkat fasa pertama pembangunan projek ini ialah dengan sesi percambahan

fikiran atau ‘Brain Storming’. Setelah sesi perbincangan dan sesi percambahan fikiran

24


25/60

banyak input yang telah diberikan dan ahli mesyuarat telah memutuskan untuk

membangunkan sebuah sistem aplikasi ICT yang diberi nama ‘Key Information Storage

System’ atau singkatannya KISS berdasarkan keperluan dan pandangan daripada

pengerusi mesyuarat.

Rajah 6. Carta Alir Proses Percambahan Fikiran

Hasil keputusan perbincangan tersebut beberapa perkara telah diputuskan adalah

seperti berikut;

25


26/60

i. Kaji selijik keperluan pengguna dan sistem perlu dibuat untuk mencapai objektif

pembangunan sistem.

ii. Perancangan projek dan pembentangan kertas kerja projek.

3.8.2 Aktiviti Pengumpulan Maklumat

Pada peringkat fasa kedua ini, maklumat-maklumat yang berkaitan dengan

pembangunan pangkalan data, perisian dan peralatan yang digunakan telah dapat

dikumpulkan. Langkah-langkah yang bersesuaian juga telah dirangka bagi

membangunkan projek ini adalah seperti berikut;

i. Maklumat berkaitan dengan rekod penyimpanan kunci dengan merujuk kepada

sistem konvensional sediaada seperti buku rekod peminjaman dan pemulangan

kunci dan lain-lain.

ii.

Maklumat berkaitan perisian yang diperlukan dengan merujuk kepada perisian

yang terdapat di institut atau sumber-sumber lain.

iii. Maklumat berkaitan perkakasan yang diperlukan dengan merujuk kepada

perkakasan yang terdapat di institut seperti server.

3.8.3 Gambaran Fizikal Kemudahan ICT ILP Miri

Kemudahan ICT di Institut Latihan Perindustrian Miri terdiri daripada rangkaian

Wide Area Network (WAN) JTM Net yang menyambungkan rangkaian institut dengan

institusi ILJTM yang lain di sebelah luar (Public Network) dan sebelah dalam (Private

Network) terdiri daripada rangkaian yang menyambungkan bilik server utama dengan

26


27/60

lapan bahagian utama iaitu Blok Pentadbiran, Perpustakaan, Bengkel Teknologi

Maklumat, Bengkel Teknologi Telekomunikasi, Bengkel Teknologi Elektrik, Bengkel

Teknologi Penyejukbekuan dan Penyamanan Udara, Bengkel Rekabentuk Produk

Industri, Bengkel Pemasangan Paip Minyak Gas dan Asrama. Oleh yang demikian

sistem ‘Key Information Storage System (KISS)’ ini mudah untuk diakses di mana-mana

sahaja di dalam kawasan institut.

Rajah 7. Gambarajah fizikal perkakasan server dan rangkaian ILP Miri

3.8.4 Server based vs Standalone

Berikut adalah jadual perbandingan (jadual 6) yang dibuat berkenaan sistem

aplikasi ICT yang dijalankan secara ‘server based’ dan ‘standalone’.

27


28/60

Jadual 6. Jadual perbandingan sistem ‘server based’ dan ‘standalone’.

Berdasarkan perbandingan yang telah dibuat, pembangunan Key Information Storage

System (KISS) ini diputuskan untuk menjadi sistem server based.

Bil. Perbandingan Kelebihan Kekurangan Keputusan

1. Sistem rekodkunci

berkomputer

(standalone)

Direkod pada computer pegawai yang

bertanggungjawab

Hanya pengguna

computer

tersebut dapat

melihat statuskunci.

Tidakditerima.

2. Sistem rekod

kunci

berkomputer

secara diatas

talian.( online

system).

Direkod pada pangkalan

data yang dibangunkan.

Dapat diakses oleh mana-

mana komputer yang

bersambung dengan sidtem

rangkaian setempat.

Cross Platform-boleh

dibuka pada mana-mana pc

walaupun menggunakan

Operating System (OS)

Berlainan.

Hanya

komputer yang

mempunyai

sambungan

kepada

rangkaian

setempat yang

boleh akses

kepada sistem.

Diterima.

28


29/60

3.8.5 Kerangka Pembangunan Key Information Storage System

Rajah 8. Kerangka konsep pembangunan KISS

Rajah di atas menunjukkan kerangka konsep untuk pembangunan sistem maklumat

penyimpanan kunci ini. Kerangka teori ini digunakan untuk menyokong lagi

pengetahuan tentang pembangunan sesebuah sistem.

3.8.6

Keperluan Sistem

Setelah mengenalpasti keperluan pengguna dalam pembangunan aplikasi

sistem, tumpuan kepada keperluan spesifikasi pekakasan dan keperluan untuk

membangunkan sistem. Berikut adalah perkakasan dan perisian yang diperlukan;

29


30/60

Bil

.Peralatan

1. Perkakasan Server (hardware)a. Server atau CPU

2. Perisian Se rver (XAMPP)a. Operating System (Windows Server atau Linux Server)

b. Apache Webserverc. Database (MySQL)

d. PHP- General Purpose Scripting Language for web or applicationdevelopment.

e. PERL - programming language originally developed for textmanipulation and now used for a wide range of tasks includingsystem administration, web development, network programming, GUI development, report development and more.

3. Client PC (with Windows Operating System or Linux OperatingSystem.)

a. Web Browser (IE, Firefox, Safari etc)

b. PDF Reader

4. Perkakasan untuk pembangunan aplikasi sistema. Komputer b. Perisian Dreamweaver

c. Perisian Adobe Photoshopd. Perisian Filezilla

Jadual 7. Senarai Peralatan diperlukan

Berdasarkan jadual 3 di atas, projek ini tidak melibatkan kos kerana

inftrastuktur dan kemudahan tersebut telah tersedia di ILP Miri. Aplikasi sistem KISS

ini memerlukan webserver untuk diakses oleh pengguna. XAMPP adalah keluaran

atau edaran perisian Apache Web Server yang boleh didapati secara percuma yang

mengandungi MySQL, PHP, dan Perl. Pakej XAMPP adalah dari sumber terbuka

telah dibuat supaya menjadi sangat mudah untuk memasang dan menggunakan.

Perisian Adobe Dreamweaver telah digunakan untuk membangunkan aplikasi KISS

manakala Adobe Photoshop telah digunakan untuk kerja-kerja rekaan grafik.

30


31/60

Pembangunan Aplikasi web adalah bergantung kepada web editor berdasarkan jenis

perisian yang biasa digunakan atau digemari, contohnya seperti Adobe

Dreamweaver, Microsoft Front Page, dan Coffee cup kerana perisian tersebut

adalah merupakan jenis ‘WYSIWYG’ (What You See Is What You Get).

3.9

Rekabentuk

Fasa ini merupakan fasa pemetaan rajah dengan mengaitkan pelbagai keperluan

pengguna kepada persekitaran perisian dan pelaksanaan keputusan diambil. Fasa ini

menumpukan kepada bagaimana perisian itu akan dibina dan mempunyai dua

peringkat iaitu;

i. Rekabentuk Sistem

Peringkat Rekabentuk Sistem mengambil kira spesifikasi sistem dan rekabentuk

seni bina sistem. Ini dilakukan dengan mentakrifkan satu siri komponen dengan apa

yang mereka lakukan dan bagaimana mereka berinteraksi dengan komponen lain.

Berikut adalah rekabentuk sistem yang telah dibuat;

31


32/60

Rajah 9. Rekabentuk sistem.

Rekabentuk sistem ini juga berdasarkan tiga spesifikasi tahap capaian pengguna yang

telah ditetapkan seperti jadual berikut:-

Tahap Capaian Pengguna Pengguna

1 Administrator

2 Pegawai yang dipertanggungjawab

3 Pengguna biasa

Jadual 8. Jadual klasifikasi tahap capaian pengguna.

32


33/60


34/60

kompleks dan teratur akan memudahkan pengguna melayari KISS ini dan seterusnya

memberikan kesan positif kepada penggunaan sistem ini.

3.10 Pembangunan Pangkalan Data

Kerja pembangunan pangkalan data adalah sebagai satu komponen kerja dalam

pembangunan sistem aplikasi. Kerja pembangunan pangkalan data ini biasanya bermula

dengan reka bentuk pangkalan data. Berikut adalah perkara-perkara yang perlu diambil

kira semasa proses pembangunan pankalan data;

i. Skema pangkalan data.

ii. Dokumen Spesifikasi Teknikal Pangkalan Data.

iii. Database Management System (DBMS) yang digunakan.

iv. Arkitektur teknikal (infrastruktur).

v. Matriks peranan pengguna (user role matrix).

vi. Database sizing parameter (for example: data population, transaction volume,

growth rate, how long data to be kept).

vii. Keperluan bukan-fungsian.

34


35/60


36/60

3.11 Pengaturcaraan

Membuat pengaturcaraaan menggunakan php script untuk setiap antaramuka

serta Link berdasarkan Rekabentuk Template seperti dinyatakan di atas.

Rajah 12. Carta Alir Konfigurasi Penyambungan Workstation, Application Server dan

Database Server.

36


37/60

3.12 Proses Kerja

Proses kerja yang telah dirancang telah dianalisis menggunakan Project Libre

daripada perisian sumber terbuka iaitu satu perisian yang dapat membantu pengurusan

projek dari penjadualan perjalanan, perlaksanaan, analisis pengiraan kos dan proses

kerja. Penggunaan perisian ini dapat menghasilkan Carta Gantt dan juga jadual

perlaksanaan projek ini.

Rajah 13. Antramuka aplikasi Project Libre

• Gantt Chart ( Rujuk Lampiran 1)

• Jadual Pelaksanaan ( Rujuk Lampiran 2)

37


38/60

3.13 Pemasangan

XAMPP adalah perisian sumber terbuka cross-platform pakej pelayan web yang

dibangunkan oleh komuniti sumber terbuka Apache Friends, yang mendukung banyak

sistem operasi, merupakan kompilasi atau gandingan dari beberapa program.

Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri

atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang

ditulis dengan bahasa pemprograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan

singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl.

Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web

server yang mudah digunakan yang dapat melayani penampilan halaman web yang

dinamik.

Rajah 14. Panel Kawalan XAMPP

38


39/60

Sistem ini dipasang pada server sedia ada yang mengunakan sistem operasi (Operating

System) Windows Server 2012 dan memerlukan aplikasi server berkut :-

3.13.1 Pelayan Web (Web Server)

Menggunakan pelayan web Apache (Apahe webserver) yang dapat dibuka oleh

pelbagai platfom pelayar web (web browser) yang boleh didapati dari sumber terbuka

(Open Source) Secara percuma.

Rajah 15. Apache Webserver

3.13.2 Pengkalan Data (Database Server)

Sistem ini menggunakan pelayan pangkalan data MySQL, merupakan pangkalan

data dari sumber terbuka (Open Source) yang boleh didapati secara percuma.

39


40/60

Rajah 16. Akses ke Pangkalan Data MySQL Menggunakan Web Browser

3.13.3 Pemprograman

Menggunakan pemprograman bahasa PHP (PHP Hypertext Preprocessor ) dan

PERL (Practical Extraction an Report Languange) yang amat sesuai untuk

pembangunan aplikasi atas talian yang menggunakan pelayan web (web based

application). PHP dan PERL juga amat mudah untuk digunakan bersama HTML untuk

menghasilkan laman yang dinamik dan menarik.

Rajah 17. Konfigurasi pemprograman bahasa PHP (PHP Hypertext Preprocessor )

40


41/60

3.13.4 Penyunting Aturcara

Projek ini menggunakan perisian Adobe Dreamweaver sebagai perisian

penyunting HTML Perisian ini merupakan editor kod yang juga menyokong beberapa

bahasa pengaturcaraan lain termasuk PHP dan Java Script. Adobe Dreamweaver,

dulunya dikenali sebagai Macromedia Dreamweaver ialah atur cara penyunting HTML

yang diperkembangkan oleh Macromedia (kini diambil alih oleh Adobe). Ia merupakan

sistem penyuntingan yang menggabungkan daya pengeluaran WYSIWYG (What You

See Is What You Get) dengan kuasa pengawalan kod HTML. Penggunaan perisian ini

penting bagi mendapatkan hasil pengatucaraan HTML yang profesional dan selamat.

Beroperasi dalam persekitaran Microsoft Windows, ia membantu pereka web

membangunkan halaman web berbentuk static dan dynamic serta dapat melakukan

penyelenggaraan sintaks dan kod web dengan mudah berbanding notepad. Ini kerana

setiap sintaks di ‘highlight’ atau diwarnakan bagi memudahkan proses pemeriksaan dan

pengecaman bahasa pengaturcaraan (programming) yang dilakukan. Perisian tersebut

juga sesuai untuk membuat bahasa pengaturcaraan yang lain seperti C++ dan Java.

Rajah 18. Paparan Adobe Dreamweaver

41


42/60

3.13.5 FileZilla

Perisian ini merupakan perisian File Transfer Protocol (FTP) yang memudahkan pereka

web memuat naik laman web atau pengaturcaraan ke dalam web server. FileZilla adalah

percuma dan merupakan perisian sumber terbuka. Perisian FTP ini adalah jenis cross-

platform, yang terdiri daripada FileZilla Pelanggan (FTP client) dan Pelayan FileZilla

(FTP Server). Binari tersedia untuk Windows, Linux, dan Mac OS X. Ia menyokong

aplikasi FTP, SFTP, dan FTPS (FTP lebih SSL / TLS).

Rajah 19. Paparan utama FileZilla

Peringkat Ketiga – menghasilkan paparan bagi halaman web dan hubungkait

dengan pengkalan data dengan menggunakan Notepad++. Bagi penghasilan paparan

halaman web berbentu statik, pengkaji mengunakan kod Hyper Text Markup Language

(HTML) sebagai bahasa pengaturcaraan. Bagi halaman web berbentuk dinamik yang

42


43/60

berhubung dengan pengkalan data (MySQL), bahasa PHP digunakan dan Javascript

untuk penghasilan hubungkait tersebut. Ini dapat dilihat pada halaman log masuk

(login), panel utama pengguna dan sebagainya..

Peringkat Terakhir – menyusun dan mengemaskini pautan halaman KISS. Semua

halaman utama dan pautan yang telah dibangunkan disusun dan dikemaskini supaya

mudah difahami oleh pengguna ketika melayari laman web aplikasi KISS ini. Halaman

aplikasi KISS yang telah dibangunkan dimuat naik (upload) ke dalam pelayan web.

Proses muat naik data dilakukan dengan mengunakan perisian FTP client jenis FileZilla.

Sebarang penambahbaikan dan pautan di saat akhir pula boleh dilakukan segera

menerusi perisian Adobe Dreamweaver. Berikut adalah paparan halaman aplikasi KISS;

Rajah 20. Paparan Utama Panel Pengguna KISS

43


44/60

3.14 Kos Keseluruhan Projek.

Secara keseluruhan kos untuk pembangunan sistem KISS ini tidak melibatkan

sebarang kos. Ini disebabkan segala perisian dan perkakasan merupakan item yang sedia

ada di ILP Miri bagi tujuan latihan dan aset alih kerajaan. Namun begitu, berikut adalah

senarai utama (masterlist ) peralatan, mesin, material yang diperlukan dan digunapakai

untuk tujuan projek pembangunan sistem KISS tersebut.

Bil Perkara Unit Kuantiti kos/

unit

(RM)

Jumlah kos

(RM)

Catatan

1 Tag Kunci buah 1000 2.00 2000.00 Sedia ada-

mengikut

anggaran bilik

yang ada di ILP

Miri

2 Komputer-

Multimedia

Desktop

(Workstation)

HP DC 7600

set 1 2000 2000.00 Sedia ada-

untuk instalasi

perisian KISS

3 Rak kunci

kayu

bertingkat

(dilabelkan

mengikut

lokasi)

buah 1 1000 1000.00 Sedia ada-

tempat

penyimpanan

kunci

4 Server- Web

Server HP

ML 570G4

buah 1 105,87

2.00

105,872.00 Sedia ada-

server ILP Miri

untuk pengkalandata

5 PerisianAdobe Dream

Weaver CS 5

(bahan

latihan)

set 1 1292.25 1292.25 Sedia ada- pembangunan

perisian

Total

(RM)

112164.25

Jadual 9. Anggaran kos projek.

44


45/60

3.15

Pengujian Sistem

Pengujian sistem aplikasi dijalankan untuk menguji tahap keberkesanan dan

kebolehpercayaan (reliability) sistem menggunakan kaedah pengujian seperti :-

i) Crash Test

ii) Speed Test

iii) Local Access

iv) External Access

3.16 Perlaksanaan

Perlaksanaan pengunaan sistem ini dijalankan selepas sistem yang telah berjaya

dibangunkan melepasi semua pengujian sistem secara keseluruhan. Proses ini juga

penting bagi mendapatkan petunjuk sebenar kepuasan pengguna melalui kajian tahap

kepuasan pengguna di dalam bab 5. Pegawai dan kakitangan yang terlibat juga perlu

diberi tunjuk ajar dan panduan tentang cara-cara yang betul menggunakan aplikasi

sistem yang dibangunkan. Oleh itu satu risalah atau buku panduan pengguna (Rujuk

Lampiran 3) juga telah dihasilkan bagi memudahkan pengguna baru dan sediada

membuat rujukan jika terdapat masalah dan sebagainya.

45


46/60

BAB 4

PENEMUAN & ANALISIS HASIL PROJEK

4.1 Pengenalan

Bab ini akan menerangkan berkenaan penemuan hasil projek, analisis terhadap

data-data yang diperolehi dan ulasan terhadap penemuan yang diperolehi daripada

projek yang dilaksanakan. Di dalam bab ini juga akan menghuraikan lebih lanjut

mengenai hasil dan penemuan yang diperolehi semasa proses-proses pengujian

dilakukan (fasa demonstrasi).

4.2 Gambarajah Projek

Rajah di bawah ini menunjukkan grafik antaramuka (interface) sistem Key

Information Storage System (KISS). Simbol bibir yang berwarna merah merupakan

simbolik kepada singkatan nama sistem (KISS) dan sebagai daya tarikan serta

penegasan kepada para pengguna. Ini juga bertujuan untuk menampakkan kelainan

terhadap sistem-sistem yang sedia ada dibangunkan dalam sektor awam serta

menonjolkan elemen komersial pada sistem ini.

46


47/60

Rajah 21. Antaramuka login pengguna sistem KISS

4.3 Hasil Penemuan fasa Demonstrasi

Beberapa ujian telah dilakukan di dalam fasa ini iaitu ujian komponen, ujian

antaramuka, ujian sistem, ujian penerimaan dan ujian pelepasan. Berikut adalah hasil

penemuan berdasarkan ujian tersebut.

47


48/60

Rajah 22. Entity Relationship Diagram (ERD) Rekabentuk Komponen

Hasil daripada kajian terhadap rekabentuk komponen, struktur hubungkait entiti

terbahagi kepada 3 klasifikasi pengguna iaitu pengguna biasa, pengguna berautoriti

dan pentadbir sistem. Berikut adalah gambarajah entiti tersebut;

48


49/60

i) Entity Relationship Diagram (ERD) bagi pengguna biasa (access level 3)

Rajah 23. Entity Relationship Diagram bagi pengguna biasa (access level 3)

49


50/60

ii. Entity Relationship Diagram (ERD) bagi pengguna Pengajar

Rajah 24. Entity Relationship Diagram bagi pengguna Pengajar

50


51/60

iii. Entity Relationship Diagram (ERD) bagi pengguna Pentadbir Sistem

Rajah 25. Entity Relationship Diagram bagi pengguna Pentadbir Sistem

51


52/60

Paparan pertama atau l og i n page semasa sistem diakses oleh pengguna,

sistem meminta pengguna (User ) untuk memasukkan nama pengguna dan

katalaluan. Sistem akan mengenalpasti nama, katalaluan dan tahap akses pengguna

sama ada pengguna biasa, pegawai yang dipertanggungjawab atau pentadbir sistem.

Sekiranya sistem mengenalpasti pengguna adalah pengguna biasa, maka pengguna

tersebut hanya dapat mengakses carian dan rekod peminjaman dan pemulangan sahaja

tanda dapat membuat perubahan pada rekod tersebut.

Bagi pengguna yang dipertanggungjawabkan untuk menjaga rekod kunci maka

pengguna tersebut dapat mengakses rekod kunci, rekod bangunan dan rekod

peminjaman dan pemulangan kunci. Pengguna tersebut juga dapat menambah,

membuang dan mengedit rekod-rekod tersebut.

Manakala bagi pentadbir sistem atau administrator pula, akan dapat mengakses

rekod kunci, rekod bangunan, rekod peminjaman dan pemulangan kunci dan profil

pengguna. Pentadbir sistem dapat menambah, membuang dan merekod rekod-rekod

tersebut, dan juga pentadbir sistem dapat meluluskan (approve) pengguna yang

berdaftar dan menetapkan semula katalaluan pengguna.

4.4 Penilaian Prestasi Sistem

Sepanjang pembangunan dan pelaksanaan beberapa sifat-sifat yang telah dipilih

untuk mewakili petunjuk prestasi seperti berikut;

52


53/60

i. Bilangan carian (queries).

ii. Bilangan transaksi peminjaman dan pemulangan.

2011

(Apr - Dis)

2012 2013 2014

Queries 1130 960 1750 930

Transaksi 2940 780 1050 1530

Jadual 10. Bilangan carian (queries) dan transaksi

Jadual 10 di atas menunjukkan kekerapan penggunaan sistem yang telah dibangunkan

oleh pengguna-pengguna yang telah didaftarkan.

4.5 Ciri-ciri Unik dan Keistimewaan Projek

Sistem ini dibekalkan dengan tahap capaian yang berbeza bagi pengguna

mengikut peringkat authorization yang merujuk kepada bidang kuasa dan tugas

seseorang individu di organisasi tersebut. Ianya bertujuan untuk langkah keselamatan

dan pemantauan yang berterusan daripada pihak yang bertanggungjawab. Aspek

keistimewaannya pula, sistem ini dibangunkan khas dalam versi bahasa Melayu. Kita

sedia maklum dengan sistem yang ada di pasaran kebanyakannya adalah dalam versi

bahasa Inggeris. Ini menimbulkan sedikit masalah kepada sesetengah pengguna yang

tidak menguasai bahasa tersebut untuk memahami dan menggunakan sistem yang ada

kerana disebabkan halangan bahasa. Atas kesedaran tersebut, kami telah berjaya

membangunkan hampir 95% komponen yang terdapat pada sistem ini untuk versi

bahasa Melayu dan sekaligus ia dilihat lebih bersifat mesra pengguna untuk semua

53


54/60

golongan tanpa membataskan ras, taraf pendidikan dan pangkat dalam sesebuah

organisasi. Namun demikian, terdapat sedikit penggunaan terma dalam bahasa Inggeris

masih digunapakai bagi menggelakkan sebarang kekeliruan daripada segi istilah

teknikalnya kepada pengguna. Bagi perancangan di masa hadapan, penambahbaikan

akan dilakukan untuk mewujudkan aplikasi sistem dalam versi dwi bahasa agar ia dapat

diterima dengan lebih meluas lagi dalam dunia korporat.

4.6 Kesimpulan

Projek Key Information Storage System (KISS) telah dibangunkan dalam

tempoh dua bulan tiga minggu tanpa melibatkan sebarang kos. Segala pengurusan kunci

di ILP Miri dapat ditadbir urus dengan sistematik dan berkesan. Di samping itu

kerjasama yang diberikan oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan dengan

pengurusan kunci sangat membantu dalam merungkaikan permasalahan yang dihadapi.

Komitmen tinggi yang ditunjukkan oleh team project juga merupakan kunci utama

kepada kejayaan pembangunan aplikasi sistem ini. Segala ilmu pengetahuan dan

kemahiran yang ada dipraktikkan untuk memastikan projek ini menjadi satu realiti. Ini

dikuatkan lagi dengan sokongan oleh Pengarah ILP Miri, En. Mohd Faizal Bin Tokeran

yang banyak membantu dalam menjayakan projek ini. Diharapkan projek (sistem) ini

pencetus kepada pembudayaan inovasi dan ICT di kalangan warga ILP Miri secara

khasnya dan juga seluruh ILJTM di Malaysia umumnya. Dalam pada itu, sistem ini

secara tidak langsung juga boleh membantu menggerakkan Amalan 5S di setiap

organisasi yang menggunakan sistem ini.

54


55/60

BAB 5

PERBINCANGAN DAN CADANGAN

5.1 Pengenalan.

Bab ini menerangkan hasil penemuan projek, cadangan-cadangan yang boleh

dilaksanakan di masa akan datang serta menerangkan kesimpulan keseluruhan projek

dan dan kerja-kerja yang telah dilaksanakan.

5.2 Perbincangan hasil maklumbalas pengguna.

Berikut adalah jadual maklumbalas pengguna mengenai implementasi dan penggunaan

sistem ini yang diambil dari 30 orang responden.

Bil. Soalan Ya % Tdak %

1 Berpuashati 29 97 1 3

2 Menjimatkan Masa 27 90 3 10

3

Menjimatkan kos dan memenuhi

amalan QE5s25 83 5 17

4

Meningkatkan penggunaan

kemudahan ICT27 90 3 10

5 Tidak memberi kesan 5 17 25 83

Jadual 11. Maklumbalas implementasi penggunaan sistem

55


56/60

Berdasarkan jadual kepuasan pengguna, 97 peratus responden berpuashati

dengan sistem yang telah dibangunkan. Daripada maklumat tersebut 90 peratus

bersetuju sistem yang telah dibangunkan memudahkan dan menjimatkan masa proses

peminjaman kunci. Ini kerana sistem manual yang digunakan sebelum ini memerlukan

pegawai yang bertanggungjawab untuk memeriksa rekod kunci sebelum dapat memberi

kunci yang tepat kepada peminjam. Pegawai bertanggungjawab juga perlu menyemak

buku rekod peminjaman dan pemulangan kunci jika kunci yang ingin dipinjam tidak

berada dalam petak kunci tersebut.

83 peratus pula berpendapat ia dapat menjimatkan kos operasi kerana

penjimatan dari segi penggunaan kertas untuk borang-borang yang perlu diisi semasa

membuat peminjaman atau pemulangan. Ini bertepatan dengan amalan QE5s yang

diamalkan di institut ini yang menekankan pentingnya amalan pemuliharaan alam

sekitar dengan kaedah mengurangkan penggunaan kertas dalam menjalankan proses

kerja, urusan pengurusan dan pentadbiran, proses pembelajaran dan sebagainya.

Manakala 90 peratus bertuju bahawa penggunaan sistem ini dapat

mengoptimumkan penggunaan infrastruktur ICT yang terdapat di institut ini dan

memudahkan kakitangan insititut ini untuk membuat urusan penggunaan kunci

terutamanya di asrama.

Sebanyak 17 peratus lagi responden berpendapat sistem yang digunakan ini

tidak memberi apa-apa faedah kepada institut ini kerana tidak terlibat dengan apa-apa

aktiviti yang melibatkan kunci.

56


57/60

Rajah 26. Graf kajiselidik implementasi dan penggunaan sistem.

5.3 Cadangan penambahbaikan sistem.

Daripada borang maklumbalas pengguna mengenai implementasi dan

penggunaan sistem, respoden telah memberikan komen dan cadangan yang positif

mengenai sistem yang telah dibangunkan. Olehitu, semua cadangan yang telah

diberikan telah dibincangankan dan beberapa cadangan yang baik telah diterima untuk

penambahbaikan dimasa akan datang.

Projek ini dapat dipertingkatkan lagi dengan penambahan beberapa ciri lain.

Antara yang dicadangkan ialah penambahan kemudahan laporan yang mengikut format

yang tertentu bagi memudah ia untuk rujukan audit dan sebagainya.

0

20

40

60

80

100

120

B e r p u a s h a t i

M e

n j i m a t k a n M a s a

M

e n j i m a t k a n k o s

M e n i n g k a t k a n p e n g g u n a a n

k e m u

d a h a n I C T

T i d a k

m e m b e r i k e s a n

1 2 3 4 5

Ya

%

Tdak

%

57


58/60

. Cadangan untuk rekod penyelenggaraan tombol yang telah ditukar juga boleh

diwujudkan bagi memudahkan semakan dan audit oleh bahagian BPPA untuk

mendapatkan statistik yang tepat. Ia juga bertujuan bagi mendapatkan nilai perbelanjaan

yang telah dikeluarkan untuk penyelenggaraan tombol pintu.

5.2 Kesimpulan

Projek ‘Key Information Storage System’ ini adalah projek yang dibangunkan

bagi menjimatkan masa operasi sesuatu tugas, selaras dengan amalan QE-5s untuk

meningkatkan produktiviti dan kecekapan pengurusan disamping tanggungjawab

organisasi terhadap alam sekitar. Projek ini juga dapat meningkatkan pengetahuan dan

pendedahan baru kepada pengguna dalam perlaksanaan dan penggunaan projek ini.

Secara keseluruhannya projek ini dapat mencapai objektif projek

58


59/60

RUJUKAN

1. Trevor, L. Y. (2010), Pengurusan Projek yang Berjaya. Kuala Lumpur: Institut

Terjemahan & Buku Malaysia.

2. Suhaimi, I. et all (1999), Kejuruteraan Perisian. Skudai: UTM Press.

3. Juhana, S., Mohd, S. O., & Moi L. T., (2008), Organisasi Maklumat. Skudai :

UTM Press.

4. Mohd, S. O., Lizawati, M.Y., Suraya, M. & Syed, N. H. (2010) Pengaturcaraan

Web Hypertext Preprocessor (PHP) Skudai: UTM Press.

5. Halina, M. D., Ab Razak, C. H., Md Hafiz, S., Mohd, S. O., Nor Hawaniah, Z.,

Roliana, I. & Mahadi B. (2011) Sistem Pangkalan Data. Skudai : UTM Press.

6. McGrath M. (2012), PHP & MySQL in easy steps. New York: In Easy Steps.

7. Connolly, T. M. (2010), Database systems a practical approach to design,

implementation, and management 5th ed.: Pearson Education.

8. Microsoft Inc. (2012). Installing & Configuring Windows Server 2012, Microsoft

Learning Instructor Manual Book.

59


60/60

9. Robek, M. F., Brown, G. F. & Stephens, D. O. (1996). Instructor’s Manual for

Information and Records Management: Document-Based Information System. ed. Ke-

4. New York: glencoe.

10. Arkib Negara Malaysia (2003). Dasar Pengurusan Rekod Dan Arkib Elektronik.

Kuala Lumpur: Percetakan Nasional.

11.

Linda V. K., Theresa A. S. & Vince K. (2001). System Development

Methodologies for Web Enable E-Bisness: A Customization Paradigm. USA: Idea

Group Publishing.

12. Tarek S. Khaled E. (2005). Advances in Systems, Computing Sciences and Software

Engineering. Netherlands: Springer.

laporan projek bahagian 2

Documents