laporan penilaian dan strategi kawalan risiko mp selayang · laporan penilaian dan strategi kawalan...

Laporan Penilaian dan Strategi Kawalan Risiko MP Selayang

Bil PERKARA MUKA SURAT

1. PENGENALAN

2. POLISI PENGURUSAN RISIKO

2.1. Latar Belakang MPS

2.1.1. Misi

2.1.2. Visi

2.1.3. Moto

2.1.4. Objektif

2.1.5. Fungsi

2.2. Model Pengurusan Risiko MPS

2.2.1. Objektif

2.2.2. Skop Pengurusan Risiko

2.2.3. Definisi

2.2.4. Singkatan

2.2.5. Rujukan

2.2.6. Perincian Prosedur

2.2.7. Rekod Pelaksanaan

2.3. Struktur Tadbir Urus Pengurusan Risiko

2.3.1. Peranan dan Tanggungjawab Jawatan kuasa Pengurusan

Risiko

2.3.2. Carta Pengurusan Risiko MS ISO 9001:2015 MPS

2.4. Senarai Stakeholders dan Pelanggan

2.5. Indeks Kebarangkalian dan Impak

2.6. Had Penerimaan Risiko

3. SENARAI INSIDEN RISIKO

4. JADUAL PENILAIAN DAN STRATEGI KAWALAN RISIKO

5. RUMUSAN

MAJLIS PERBANDARAN SELAYANG 2


Menurut keperluan kriteria baharu yang diperkenalkan dalam

Standard MS ISO 9001: 2015 Pengurusan Risiko didefinisikan

sebagai satu kaedah yang sistematik bagi mengenalpasti, menilai

ancaman risiko dan mengenalpasti kaedah mengurangkan risiko.

Sehubungan dengan itu, Majlis Perbandaran Selayang telah

merangka satu Pelan Pengurusan Risiko bagi memastikan kualiti

penyampaian perkhidmatan mencapai tahap terbaik kepada

warga MPS yang juga seiring dengan Objektif Kualiti, Visi dan Misi

Majlis Perbandaran Selayang secara keseluruhnya.


Majlis Perbandaran Selayang secara keseluruhnya.

Pelan Pengurusan Risiko ini meliputi proses mengenalpasti risiko

serta menganalisa kesan dan akibat sekiranya sesuatu risiko itu

terjadi dan justeru itu merancang tindakan-tindakan kawalan,

tindakan alternatif dan penambahbaikan dalam mengawal risiko

tersebut daripada terus mengakibatkan kesan yang buruk. Pelan

ini dijangka dapat menghadapi cabaran dalaman dan luaran

organisasi dalam segala urusan.


Inisiatif yang digariskan dalam pelan ini perlu dilaksanakan

dengan bersungguh-sungguh dan penuh dedikasi oleh semua

pihak. Perancangan dan pelaksanaan pengurusan risiko yang

telah ditetapkan ini akan sentiasa dibuat semakan dan kajian

semula secara berterusan bagi memastikan keberkesanannya

mencapai tahap yang ditetapkan.

Sebuah Jawatankuasa Pengurusan Risiko telah ditubuhkan oleh

MPS yang dianggotai oleh pegawai di setiap 21 jabatan dan

bertindak sebagai pemantau dan mengawal selia setiap proses

kerja yang telah dikenalpasti.


Pelaksanaan Pelan Pengurusan Risiko yang berkesan dapat

membantu organisasi dalam mengenalpasti halangan-halangan

serta sentiasa bersedia dengan sebarang kemungkinan mahupun

perkara yang tidak diduga.


2.1. LATAR BELAKANG MAJLIS PERBANDARAN SELAYANG

Majlis Perbandaran Selayang (MPS) telah ditubuhkan pada 01

Januari 1997 yang sebelum ini dikenali sebagai Majlis Daerah

Gombak (MDG) yang telah ditubuhkan di bawah Akta 171, Akta

Kerajaan Tempatan 1976. MDG lahir daripada beberapa rentetan

pembangunan Majlis Kerajaan Tempatan sebelumnya seperti

berikut :


Lembaga Bandaran Gombak

Lembaga Bandaran Rawang

Lembaga Bandaran Kuala Ampang

Kawasan PKNS Taman Keramat

Kawasan Perindustrian Batu Caves

2.1.1. VISI

Majlis Perbandaran Selayang Peneraju Pengurusan Cemerlang

Ke Arah Perbandaran Mampan Menjelang Tahun 2020


2.1.2. MISI

Memperkasa Pengurusan Perbandaran Kepada Seluruh Warga

Selayang Melalui Perkhidmatan Bertaraf 5 Bintang Ke Arah

Pembentukan Komuniti Sejahtera

2.1.3. MOTO

"MAMPAN,PROGRESIF, SEJAHTERA"

2.1.4. OBJEKTIF


Memberi dan meningkatkan perkhidmatan bandaran

Menyedia dan menyelenggara kemudahan infrastruktur

Menyusun dan mengawasi pembangunan melalui kawasan

pembangunan yang teratur serta terancang

Menyedia dan menyelenggara kemudahan taman dan

rekreasi


Mewujudkan suasana kecantikan kawasan selaras dengan

objektif untuk menjadikan kawasan majlis sebagai "Kawasan

Taman Dalam Bandar"

Mengeratkan perpaduan di antara rakyat di samping

mewujudkan masyarakat yang bertanggungjawab dan

berdisiplin

Memainkan peranan di dalam usaha kerajaan negeri untuk

menarik aspek perindustrian, perancangan perumahan kos

rendah dan program-program menggiatkan pelancongan


2.1.5. FUNGSI

Memberi perkhidmatan perbandaran yang asas sesuai

dengan kehendak Akta 171, Akta 133 dan Akta 172.

Menjadi agen pembangunan fizikal, ekonomi dan sosial yang

berkesan dengan kehendak Kerajaan Negeri dan Kerajaan

Persekutuan


MS ISO 9001:2015

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN RISIKOISO/MPS/PR/04

Versi Sebab Pindaan dokumen


Versi Sebab Pindaan dokumen

1. Selaras dengan Pelaksanaan Perisian Niix ISO Document Management System (DMS), No Pindaan Dokumen dimulakan dengan 1.


CARTA ALIR KERJA

1

2

3

4

Mengenal pasti aktiviti

Mengenal pasti risiko

Mengenal pasti kesan risiko

Mengenal pasti kawalan sedia ada


8

5

6

7

Merekod tindakan kawalan untuk mengurangkan risiko

Menilai risiko yang ada

Melakukan pemantauan terhadap tindakan kawalan yang telah dicadangkan

Tamat


2.2.1. OBJEKTIF

Memastikan aktiviti risiko dapat dijalankan dalam keadaan

teratur dan berkesan serta meminimakan kebarangkalian

risiko.

2.2.2. SKOP PENGURUSAN RISIKO

Satu bentuk prosedur yang digunakan oleh semua Jabatan /

Bahagian / Unit di Majlis Perbandaran Selayang (MPS) dalam

melaksanakan tindakan Pengurusan Risiko merangkumi

pengenalpastian risiko, penilaian dan tindakan ke atas risiko

yang tinggi.


yang tinggi.

2.2.3. DEFINISI RISIKO

Ketidak pastian untuk mencapai keputusan yang dikehendaki.

2.2.4. SINGKATAN

WP - Wakil Pengurusan

KAD - Ketua Audit Dalam

PGH - Pengarah

WKB - Ketua Bahagian

KU - Ketua Unit

PYB - Pegawai Yang Berkenaan

PGH (PB) - Pengarah Jabatan Perancang Bandar

PGH (K) - Pengarah Jabatan Korporat

PGH (KP) - Pengarah Jabatan Khidmat Pengurusan

PGH (BGN) - PengarahJabatan Bangunan

PGH (KJ) - PengarahJabatan Kejuruteraan

PGH (Kew) - PengarahJabatan Perbendaharaan


Jabatan Perbendaharaan

PGH (PPH) - Pengarah

Jabatan Penilaian & Pengurusan Harta

PGH (L) - Pengarah Jabatan Landskap

PGH (PEL) - PengarahJabatan Pelesenan


PGH (PM) - PengarahJabatan Pembangunan Masyarakat

PGH (KUB) - PengarahJabatan Kontrak dan Ukur Bahan

PGH (COB) - PengarahJabatan Pesuruhjaya Bangunan

PGH (OSC) - PengarahJabatan Pusat Setempat

PGH (PK) - PengarahJabatan Penguatkuasa dan Keselamatan

PGH (PSPK) - Pengarah


PGH (PSPK) - PengarahJabatan Pengurusan Sisa Pepejal dan Kesihatan

PGH (JTM) - PengarahJabatan Teknologi Maklumat

PGH (UU) - PengarahJabatan Perundangan


2.2.5. RUJUKAN

Memastikan aktiviti risiko dapat dijalankan dalam keadaan teratur dan

berkesan serta meminimakan kebarangkalian risiko.

MS ISO 9001 : 2015 Klausa 6.1 : Pengurusan Risiko Manual Kualiti Kawalan Dokumen Prosedur Tindakan Pembetulan Prosedur Kawalan Perkhidmatan Tidak Memenuhi Spesifikasi

2.2.6. PERINCIAN PROSEDUR

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

WP / PGH / KB Kenal pasti aktiviti

Mengenal pasti aktiviti yang perlu dilaksanakan penilaian risiko


WP / PGH / KBMengenal pasti aktiviti yang perlu dilaksanakan penilaian risiko berdasarkan kepada prosedur yang sedia ada. Setiap jabatan/ bahagian/ unit akan merekodkan senarai aktiviti di dalam format Pelan Tindakan Pengurusan Risiko.

WP / PGH / KB Mengenal pasti risiko

Mengenal pasti risiko yang mungkin berlaku pada aktiviti yang telah disenaraikan. Risiko boleh dikenal pasti sekiranya :-Berkaitan dengan isu dalaman dan luaran. Tidak mencapai objektif kualiti Tidak memenuhi fungsi proses Setiap jabatan / bahagian/ unit akan berbincang secara kumpulan untuk mengenal pasti risiko dan merekodkan di dalam format Pelan Tindakan Pengurusan Risiko.

WP / PGH / KB Penerangan risiko

Setiap jabatan / bahagian/ unit akan berbincang untuk mengenal pasti kesan risiko yang mungkin berlaku sekiranya risiko tersebut terjadi.



WP / PGH / KB Mengenal pasti kawalan sedia ada

Setiap jabatan / bahagian / unit akan mengenal pasti kawalan sedia ada yang telah dilaksanakan untuk mengelakkan risiko tersebut berlaku. Contoh kawalan adalah seperti di bawah:4.1 Pemeriksaan ke atas proses secara berkala4.2 Pemeriksaan ke atas dokumen atas rekod/laporan4.3 Pemeriksaan oleh pegawai yang kompeten sahaja4.4 Pengujian oleh makmal yang disahkan4.5 Prosedur 4.6 Taklimat atau latihan

WP / PGH / KB Menilai risiko

Setiap jabatan / bahagian / unit akan menilai risiko berdasarkan kepada jadual di bawah:i).INDEKS KEMUNGKINAN = Indeks skala 1-5 untuk menilai kemungkinan risiko tersebut berlaku.ii).INDEKS KETERUKAN RISIKO = Indeks skala 1-5 untuk menilai keterukan sekiranya risiko tersebut berlaku.iii).MATRIKS KEMUNGKINAN DAN KETERUKAN = Hasil


iii).MATRIKS KEMUNGKINAN DAN KETERUKAN = Hasil gabungan kemungkinan dan keterukan. Kemungkinan (1-5) x Keterukan (1-5) = Skala Tahap Risiko (1-25)iv).HAD PENERIMAAN RISIKO = Skala petunjuk menerangkan keperluan untuk mengambil tindakan.

i).INDEKS KEMUNGKINAN

Skal Penarafan Keterangan

5 Hampir pasti Sesuatu kejadian yang kemungkinan berlaku sekali dalam sebulan 3 bulan

4 Kemungkinan tinggi

Sesuatu kejadian yang kemungkinan berlaku sekali dalam 4 bulan – 12 bulan

3 Ada kemungkinan

Sesuatu kejadian yang kemungkinan berlaku sekali dalam 1 - 2 tahun

2 Kemungkinan rendah

Sesuatu kejadian yang rendah kemungkinan berlaku sekali dalam 2 - 3 tahun

1 Jarang Sesuatu kejadian yang jarang berlaku sekali dalam lebih 3 tahun



ii).INDEKS KETERUKAN RISIKO

iii). MATRIKS KEMUNGKINAN DAN KETERUKAN

Skal Penarafan Keterangan

5 Sangat besar

Pelanggaran Undang – Undang atau menjejaskan reputasi atau boleh menyebabkan kemalangan

4 Besar Perkhidmatan tidak dapat disempurnakan hingga menyebabkan ketidakpuasan hati / aduan pelanggan

3 Sederhana Perkhidmatan lewat tetapi masih dapat disempurnakan

2 Kecil Perkhidmatan disempurnakan tetapi kurang lengkap

1 Sangat Kecil

Tidak memberi kesan


iii). MATRIKS KEMUNGKINAN DAN KETERUKAN

Tiadakesan

Kecil Sederhana

Besar Sangatbesar

1 2 3 4 5

5 Hampir pasti 5 10 15 20 25

4Kemungkinantinggi

4 8 12 16 20

3 Ada kemungkinan 3 6 9 12 15

4Kemungkinanrendah

2 4 6 8 10

5 Jarang 1 2 3 4 5

KETERUKAN

KE

MU

NG

KIN

AN



iv). HAD PENERIMAAN RISIKO

WP/ PGH / KB / KU

WP/ PGH / KB / KU

Tindakan Kawalan Mengurangkan risikoSetiap jabatan / bahagian / unit akan merekodkan tindakan kawalan yang perlu dilakukan kepada risiko yang lebih dari nilai 6 – 25. Risiko yang tinggi perlu diutamakan berbanding risiko yang lebih rendah. Tindakan kawalan yang dicadangkan perlu mengambil kira tindakan untuk menghapuskan punca risiko.

TahapRisiko

SkallaRisiko

Penerangan

EXTREME 16-25 Risiko sangat tinggi, perlu diberi perhatian oleh pengurusan atasan. Perlu analisa terperinci.

HIGH 11-15 Risiko tinggi, perlu diberi perhatian oleh ketua jabatan

MEDIUM 6-10Risiko sederhana, perlu diberi perhatian oleh pihak yang bertanggungjawab

LOW 1-5Risiko rendah, tidak perlu diambil tindakan


WP/ PGH / KB / KU untuk menghapuskan punca risiko.

KAD / PGH / KB / KU

PP(Kualiti)

Melakukan pemantauan terhadap tindakan kawalan yang telah dicadangkan dan melaporkan hasil pemantauan yang dibuat melalui kaedah-kaedah antaranya:a) Mesyuarat Jabatanb) Mesyuarat Pengurusan Kananc) Mesyuarat Jawatankuasad) Mesyuarat Penuhe) Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

Menyediakan senarai daftar risiko (setahun sekali) untuk diangkatkepada pihak pengurusan.Menyimpan satu salinan laporan Penilaian Risiko dalam fail berdaftar.

2.2.7. REKOD PELAKSANAAN

BIL TAJUK LOKASI TANGGUNGJAWAB TEMPOH

1. Bahagian Kawalan Kualiti PP (Kualiti) 3 Tahun

2. Bahagian Kawalan Kualiti PP (Kualiti) 3 Tahun


2.4. STRUKTUR TADBIR URUS PENGURUSAN RISIKO MPS

KEAHLIAN

Chief Risk Officer (CRiO)Pasukan Pengurusan Risiko MPS perlu melaporkan

kepada CRiO iaitu Tuan Yang Dipertua MPS –Pengurusan Tertinggi

Risk ChampionPengerusi Pasukan Pengurusan Risiko MPS yang

dilantik adalah Setiausan MPS – Pengurusan TertinggiII

Risk OfficersAhli Pasukan Pengurusan Risiko MPS adalah terdiridaripada seorang wakil setiap Jabatan/Bahagian/Unit

2.4.1. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JAWATAN KUASA

PENGURUSAN RISIKO

Mengenalpasti risiko, ancaman dan impak yang dihadapi oleh setiap


Mengenalpasti risiko, ancaman dan impak yang dihadapi oleh setiap

Jabatan / Bahagian / Unit.

Membangun, mengemaskini dan memantau pengurusan risiko setiap

Jabatan / Bahagian / Unit supaya sentiasa lengkap dan terkini.

Menilai, menganalisis, mengklasifikasi dan mengenalpasti impak risiko.

Mewakili dan dan mengetuai Jabatan / Bahagian / Unit masing-masing

dalam menangani dan mengawal risiko.

Mencadangkan kepada pengurusan atasan bagi perkara-perkara yang

berkaitan pengurusan risiko.


2.4.2. CARTA ORGANISASI PENGURUSAN RISIKO MS ISO 9001:2015

MAJLIS PERBANDARAN SELAYANG

PENGURUSAN TERTINGGITUAN SULIMAN BIN ABD RAHMAN

(Yang Dipertua)

PENGURUSAN TERTINGGI IIDATO’ JUHARI BIN AHMAD

(Setiausaha)

KETUA PENGURUSAN RISIKOPUAN ZULAINA BINTI ABU TALIB

KETUA SKOP

Jabatan Perbendaharaan Jabatan Teknologi Maklumat

TN.HJ.AZ’HAR BIN SAMSURI EN.HASMAWI BIN MAT JUNIT


Jabatan Khidmat Pengurusan Jabatan Perancang BandarPN.SU@NOOR HAFIZAH BINTI PN.NORLIZA BINTI BAHARIMOHAMMAD LASIM

Jabatan Korporat Jabatan BangunanEN.AHMAD FAUZI BIN ISHAK TN.SR.HJ.AZAM BIN MOHAMMAD

Jabatan Pengurusan Sisa Pepejal Jabatan Penilaian dan Pengurusan HartaDan Kesihatan PN.SR.NORSHIMA BINTINORZLANEN.AFFENDEI BIN SAMINGAN

Jabatan Persuruhjaya Bangunan Jabatan PelesenanEN.AMINUDDIN BIN HUSSIEN EN.HAIRUDDIN BIN DAUD

Jabatan Kontrak dan Ukur Bahan Jabatan Penguatkuasa dan KeselamatanEN.HAFIZAN BIN KAMIS LT.KOL (B) AZMI BIN ISMAIL

Jabatan Kejuruteraan Jabatan Pusat SetempatEn.SHAIFUL NOR AIDIL BIN MOHD JAYA SAIFUDDIN BIN AHMAD

Jabatan Perundangan Jabatan Pembangunan MasyarakatEN.ABD RAZAK BIN AHMAD PN.MAZURAH BINTI MOHAMAD

Bahagian UrusetiaEN.AZHAR BIN CHE SALLEH

2.4.2.1 SENARAI NAMA WAKIL JABATAN / BAHAGIAN PENGURUSAN RISIKO MS 9001 : 2015

BIL JABATAN / BAHAGIAN

NAMA JAWATAN

1. PERBENDAHARAAN I. ROHAYU BT RAMLIII. ROHIMAH NUR BT MOHD SARIFUDDIN

AKAUNTAN WA44AKAUNTAN WA44

2. KEJURUTERAAN KAMARULZAMAN B SABRI JURUTERA J44

3. PELESENAN ZULKIFLI B ARIFFIN PEG.KESIHATANPERSEKITARAN U44

4. KHIDMAT PENGURUSAN

ROSMAH BT MD ISA PEMBANTU TADBIR N22

5. PENILAIAN DAN PENGURUSANHARTA

FADILLAH BT ZAHARUDDIN PEN.PEG TADBIR N29

6. PERANCANG BANDAR

I. MOHD ASZZWIR B MOHD SABIRUDDIN

II. MUHAMMAD MUI’ZZUDIN B SELAMAT

PEGAWAI PERANCANG J44PEGAWAI PERANCANG J41

7. PERUNDANGAN SUHAILA BT ABDUL HAMID PEGAWAI UNDANG-UNDANG L44

8. PUSAT SETEMPAT NORYANA BT SAMSUDIN PEG.PERANCANG BANDAR & DESA J41


BANDAR & DESA J41

9. KORPORAT ATIQAH BT YAHYA PEMBANTU TADBIR N22

10. PENGUATKUASA DAN KESELAMATAN

MEGAT AINUL FADZLIL B AINUL FADZIL PEN.PEG.PENGUATKUASA KP29

11. LANDSKAP SYAMSUL ARIF B MAHMUD ARKITEK LANDSKAP

12. BANGUNAN NORSALRIN B MOHD NOR PEN.PEG SENIBINA JA36

13. PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN KESIHATAN

MUSTAJAB B MD SINWANI PEN.PEG KAWALAN ALAM SEKITAR C29

14. TEKNOLOGI MAKLUMAT

ZURIATI BT KARIA PEG.TEKNOLOGI MAKLUMAT F44

15. PESURUHJAYA BANGUNAN

MOHD FAIZAL B MOHD ARIFFIN PEGAWAI PENILAIAN W44

16. PEMBANGUNAN MASYARAKAT

WAN ILHAM B WAN RUZMIN PEN.PEG BELIA DAN SUKAN S29

17. KONTRAK DAN UKUR BAHAN

ZAILIYA BT PADALAN PEMBANTU TADBIR N19

18. URUSETIA ABDUL MAJID B HASSAN IBRAHIM PEN.PEG TADBIR N29

2.4.2.1 SENARAI PELAN TINDAKAN RISIKO JABATAN / BAHAGIAN

BIL JABATAN / BAHAGIAN JUMLAH RISIKO YANG

DIDAFTARKAN

1. PERBENDAHARAAN 3

2. KEJURUTERAAN 3

3. PELESENAN 1

4. KHIDMAT PENGURUSAN 3

5. PENILAIAN DAN PENGURUSAN HARTA 4

6. PERANCANG BANDAR 3

7. PERUNDANGAN 2

8. PUSAT SETEMPAT 1


8. PUSAT SETEMPAT 1

9. KORPORAT 2

10. PENGUATKUASA DAN KESELAMATAN 2

11. LANDSKAP 2

12. BANGUNAN 2

13. PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN KESIHATAN 1

14. TEKNOLOGI MAKLUMAT 2

15. PESURUHJAYA BANGUNAN 2

16. PEMBANGUNAN MASYARAKAT 1

17. KONTRAK DAN UKUR BAHAN 1

18. URUSETIA 1

LAMPIRAN

DAFTAR ISU DALAMAN DAN LUARAN




laporan penilaian dan strategi kawalan risiko mp selayang · laporan penilaian dan strategi kawalan...

Documents