kumpulan infiniti gegar -...
TRANSCRIPT
1
TARIKH : 27 DISEMBER 2012 TEMPAT : DEWAN SERI JUGRA, TELOK DATOK
MINI KONVENSYEN
PERINGKAT
MAJLIS DAERAH KUALA LANGAT
KUMPULAN
INFINITI GEGAR
PENGENALAN JABATAN
• Terdiri daripada gabungan 3 unit iaitu
Unit PRO
Unit Audit Dalam
Bahagian Teknologi Maklumat
2
LATAR BELAKANG
KUMPULAN
NAMA KUMPULAN Infiniti Gegar
TARIKH DITUBUHKAN 10 Mei 2012
JABATAN
Unit PRO , Unit Audit Dalam Bahagian Teknologi
Maklumat
BILANGAN AHLI 10 orang
TAJUK PROJEK Menyelesaikan aduan
anjing liar
3
PIAGAM PELANGGAN
KUMPULAN
MEMUDAHKAN PELANGGAN
MENINGKATKAN KECEKAPAN DAN
MENINGKATKAN KEBERKESANAN
DALAM TADBIR URUS JABATAN
Memastikan Masalah Dapat Diselesaikan Berdasarkan Tiga Prinsip
4
OBJEKTIF KUMPULAN 6
1. Mengurangkan aduan gangguan anjing liar 2. Dapat memberikan perkhidmatan yang lebih
efisyen kepada pelanggan.
CARTA ORGANISASI
MOHD FIRDAUS B. ZAINAL
ABIDIN
(KETUA
KUMPULAN)
NORWANI BT MUSTAPA
(FASILATATOR)
SHAHRULNIZAM B KHALIL
(AHLI)
JASNAH BT MOHD
HADZAR
(AHLI)
PRAVINA A/P GOPALAN
(AHLI
SAPAINI BINTI WAKIMAN
(SETIAUSAHA)
SITI NAFISAH BT MOHD
MOPID
(AHLI)
SAFINDI B MARSAIMI
(AHLI)
FAHMIE BIN
SALIHIN
(AHLI)
10
20
BIDANG TUGAS AHLI
KUMPULAN
TUGAS DAN AKTIVITI NAMA JAWATAN
MERANGKA PROGRAM SISTEM
En. Mohd Firdaus bin Zainal Abidin Pegawai Sumber Maklumat
PENYEMAKAN DAN SEMAKAN Puan Norwani binti Mustapa Penolong Juru Audit
PEMBINAAN KIOSK
En. ShahrulNizam bin Khalil Penolong Pegawai Penerangan
DOKUMENTASI
Puan Sapaini binti Wakiman Pembantu Tadbir
PENGUMPULAN DATA MAKLUMAT
Puan Jasnah binti Mohd Hadzar
Pembantu Tadbir
PENYEDIAAN BORANG KAJISELIDIK
Puan Siti Nafisah binti Mopid Pembantu Tadbir
MEMBUAT CARTA ALIR KERJA
Cik Pravina a/p Gopalan Pembantu Juru Audit
PEMBUATAN SLIDE PROGRAM
Encik Fahmie bin Salihin Pembantu Penerangan
FOTOGRAFI/VIDEO
Encik Shafindi bin Marsaimi Juruteknik Sistem Maklumat
Pro = Profesional Di = Dinamik T = Teknologi
Kuning = Kesetiaan Biru = Harmoni Ungu = Profesional
= Kesucian Orang = Kerjasama
21 NAMA DAN LOGO
Bulan April
11
Mei
11
Jun
11
Julai
11
Ogos
11
Sept
11
Okt
11
Nov
11
Dis
11
Jan
12
Feb
12
Mac
12
Apr
12
Minggu 2 20 10 8 5 26 21 30 23 6 21 27
Firdaus H K K K H H H H H H H H H H
Norwani H H H H H H H H H H H H H H
Shahrul H H H H H C H H H H H H H H
Sapaini H H H H H H H H H H H H H H
Fahmie H H H H C H H C H H H H H H
Safindi H H H H C H H H H H H H H H
Jasnah H H H H H H H H H C C H H H
Pravina H H H H H H H H H H H H H H
Nafisah H H C C H H H H H H H H H H
CARTA JADUAL KEHADIRAN
AHLI
23
H = HADIR :115 K=KURSUS : 3 C = CUTI REHAT/BERSALIN : 8
- Tubuh Kumpulan - Pilih Masalah
- Penjelasan Masalah - Analisa Punca Masalah - Kumpul Data Sebelum
- Analisa Data
(PLAN)
Perancangan Mei - Ogos 2011
(ACTION) TINDAKAN
Januari – April 2012
P
D C
A
Kumpul Data Selepas Ubahsuai & Baikpulih Pencapaian Hasil Projek
Pelaksanaan Cadangan
Penyeragaman/Susulan Penilaian Kumpulan
1
2 3
4
(DO)
Perlaksanaan Ogos - November 2011
(CHECK)
PEMERIKSAAN November 2011–
Januari 2012
KITARAN PDCA 26
` Bulan Mei Jun Jul. Ogos Sept Okt Nov. Dis. Jan Feb Mac Apr
Minggu 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
P
Penubuhan kumpulan
Perancangan projek
Senarai masalah
Pemilihan masalah
Penjelasan masalah
Analisa punca masalah
Kumpul data sebelum
Analisa data
D
Perlaksanaan cadangan
Menjalankan latihan
C
Kumpul data selepas
Ubahsuai dan baik pulih
Pencapaian hasil projek
A
Tindakan penyeragaman
Pemantauan dan
Persembahan
PETUNJUK : PERANCANGAN PERLAKSANAAN
CARTA PERBATUAN PDCA
2011 - 2012 27
KAJIAN LATARBELAKANG
KE ATAS PROJEK DIPILIH
Masalah yang sering dihadapi oleh orang awam dan pegawai ketika menjalankan penangkapan anjing liar :
1. Aduan dari orang awam
2. Aduan melalui sistem STAR
3. Minit-minit mesyuarat
4. Mengambil masa yang lama untuk melantik kontraktor menangkap anjing.
5. Masalah kos tangkapan anjing yang semakin meningkat dari semasa ke semasa.
6. Kekurangan peralatan untuk menangkap dan mengesan anjing liar.
29
HUBUNGKAIT PEMILIHAN
MASALAH DENGAN
MISI DAN VISI JABATAN
31
MISI
Mengurangkan Aduan Pelanggan
VISI Kepuasan Pelanggan
Diutamakan
KAITAN
Dengan penghasilan suatu produk segala masalah yang dihadapi oleh Jabatan dapat
dikurangkan dan meningkatkan kepuasan hati pelanggan melalui
perkhidmatan yang diberikan
KAITAN
Dapat mengurangkan masalah aduan berulang.
KAEDAH YANG DIGUNAKAN
DALAM MENGANALISA
MASALAH
32
KAEDAH BRAINSTORMING
01
02 03
KAEDAH
FORCE RANKING KAEDAH MATRIKS
KAEDAH BRAINSTOMING
(SENARAI MASALAH)
BIL SENARAI MASALAH
PENCADANG JABATAN
1.
Penjimatan air di tandas awam Mohaneswary UAD
2.
Mengatasi masalah penyediaan fail meja.
Jasnah Unit Audit
Dalam
3. Pembuangan sampah merata-rata daripada orang
awam Shahrulnizam PRO
4. Penjimatan Letrik di Tandas Awam Sapaini PRO
5.
Mengatasi masalah keselamatan menaiki tangga
dalam waktu gelap
Muhammad Afifi IT
33
BIL SENARAI MASALAH
PENCADANG JABATAN
6. Pemakluman sistem S.O.P Keselamatan kepada
orang awam ditempat awam Norwani
Unit Audit
Dalam
7. Mengatasi masalah kesesakan ketika pembaharuan
lesen di Jabatan, Firdaus IT
8. Masalah penyampaian maklumat kepada ahli
kumpulan task force ketika bencana berlaku. Raja Azman JPBP
9. Mengatasi masalah anjing liar
Ari JPBP
PEMILIHAN PROJEK
MENGGUNAKAN KAEDAH
FORCE RANKING
BIL SENARAI MASALAH/ PROJEK BERPOTENSI PENTING SANGAT
PENTING
1.
Penjimatan air di tandas awam /
2.
Mengatasi masalah penyediaan fail meja. X
3. Pembuangan sampah merata-rata daripada orang awam /
4. Penjimatan Letrik di Tandas Awam /
5. Mengatasi masalah keselamatan menaiki tangga dalam
waktu gelap X
6. Pemakluman sistem S.O.P Keselamatan kepada orang
awam ditempat awam /
7. Mengatasi masalah kesesakan ketika pembaharuan lesen di
Jabatan, X
35
BIL SENARAI MASALAH/ PROJEK BERPOTENSI PENTING SANGAT
PENTING
8. Masalah penyampaian maklumat kepada ahli kumpulan task
force ketika bencana berlaku. /
9. Mengatasi masalah anjing liar
X
KEBERATAN (X5) (X4) (X3) (X2) (X1)
BIL SENARAI PENDEK MASALAH
BERKAITAN
DENGAN
MATLAMAT
MAJIKAN
BERKAITAN
DENGAN
KERJA
DALAM
KEUPAYAAN
KUMPULAN
MUDAH
MENGUMP
ULKAN
DATA
KOS
DAPAT
DINILAI/
DIUKUR
JUMLAH
MARKAH
1
Penjimatan air di tandas
awam
9 X 5
= 45
9 X 4
= 36
1 X 3
= 3
3 X 2
= 6
3 X 1
= 3
93
2
Mengatasi masalah
penyediaan fail meja.
9 X 5
= 45
9 X 4
= 36
3 X 3
= 9
3 X 2
= 6
9 X 1
= 9
105
3
Pembuangan sampah
merata-rata daripada orang
awam
9 X 5
= 45
9 X 4
= 36
9 X 3
= 27
9 X 2
= 18
9 X 1
= 9 135
4
Penjimatan Letrik di Tandas
Awam
3 X 5
= 15
9 X 4
= 36
3 X 3
= 9
9 X 2
= 18
1 X 1
= 1
79
37
PEMILIHAN PROJEK
MENGGUNAKAN KAEDAH SISTEM
MATRIK
SKALA 1 = RENDAH SKALA 3 = SEDERHANA SKALA 9 = TINGGI
KEBERATAN (X5) (X4) (X3) (X2) (X1)
BIL SENARAI PENDEK MASALAH
BERKAITAN
DENGAN
MATLAMAT
MAJIKAN
BERKAITAN
DENGAN
KERJA
DALAM
KEUPAYAAN
KUMPULAN
MUDAH
MENGUMP
ULKAN
DATA
KOS
DAPAT
DINILAI/
DIUKUR
JUMLAH
MARKAH
5
Mengatasi masalah
keselamatan menaiki tangga
dalam waktu gelap
9 X 5
= 45
9 X 4
= 36
1 X 3
= 3
3 X 2
= 6
3 X 1
= 3
93
6
Pemakluman sistem S.O.P
Keselamatan kepada orang
awam ditempat awam
9 X 5
= 45
9 X 4
= 36
3 X 3
= 9
3 X 2
= 6
9 X 1
= 9
105
7
Mengatasi masalah
kesesakan ketika
pembaharuan lesen di
Jabatan,
9 X 5
= 45
6 X 4
= 24
9 X 3
= 27
5 X 2
= 10
4 X 1
= 4
110
8
Masalah penyampaian
maklumat kepada ahli
kumpulan task force ketika
bencana berlaku.
3 X 5
= 15
9 X 4
= 36
3 X 3
= 9
9 X 2
= 18
1 X 1
= 1
79
PENJELASAN PROJEK 39
TAJUK : Mengatasi masalah aduan anjing
Punca Masalah : 1.Aduan dari orang awam 2.Aduan melalui sistem STAR 3.Minit-minit mesyuarat 4.Mengambil masa yang lama untuk melantik kontraktor menangkap anjing. 5.Masalah kos tangkapan anjing yang semakin meningkat dari semasa ke semasa. 6.Kekurangan peralatan untuk menangkap dan mengesan anjing liar. Penyelesaian Masalah : - Mencipta satu alat untuk menangkap anjing liar.
Di setiap kawasan, Majlis Daerah Kuala Langat
Penduduk dan kakitangan Majlis Daerah Kuala Langat.
Kekurangan peralatan dan masa yang terhad bagi
penangkapan anjing liar serta bilangan anjing liar yang banyak.
Setiap hari .
Mendapat lebih kurang 3 aduan setiap hari.
Aduan Anjing liar meningkat.
PENDEFINISIAN MASALAH 41
42 PENJELASAN MASALAH
MELALUI KAEDAH 5W 1H
2. WHAT/APA ~
Apakah masalahnya
Pelanggan sukar
mendapatkan maklumat
berkenaan perkhidmatan
43
2. WHERE /~ Dimana
Dimanakah ini berlaku..
Di setiap Jabatan, Majlis
Daerah Kuala Langat
PENJELASAN MASALAH
MELALUI KAEDAH 5W 1H
44
3. WHO/~ SIAPA
Siapakah yang menghadapi masalah
Kakitangan dan pelanggan
PENJELASAN MASALAH
MELALUI KAEDAH 5W 1H
45
4. WHY/~ MENGAPA
Mengapa perkara ini berlaku ??
Pelanggan menunggu lama untuk mendapatkan maklumat dari satu sumber maklumat sahaja
PENJELASAN MASALAH
MELALUI KAEDAH 5W 1H
47
6. HOW /~ BAGAIMANA
Bagaimana ia berlaku
Pelanggan hanya perlu menggunakan kiosk yang disediakan
PENJELASAN MASALAH
MELALUI KAEDAH 5W 1H
OBJEKTIF DAN SASARAN
PROJEK
OBJEKTIF PROJEK :
MENINGKATKAN TAHAP MUTU
PERKHIDMATAN KAUNTER PELANGGAN DEMI KEMUDAHAN DAN KEPUASAN PELANGGAN
48
SASARAN PROJEK
SASARAN PROJEK :
49
Sekiranya masalah yang dihadapi tidak diselesaikan:
Imej Jabatan akan terjejas. Pelanggan tidak berpuas hati dan aduan
berulang meningkat.
Sasaran projek : Mengurangkan masalah anjing liar.
MANUSIA KAEDAH
PERSEKITARAN BAHAN MESIN
Bantahan daripada persatuan Haiwan Pembiakan anjing yang cepat dan banyak.
Kekurangan peralatan yang berkesan Peralatan lama.
Kos perubatan pelupusan tinggi Mudah mendapat makanan
Tiada Jadual berkala Masa terhad Kurang Pemantauan
Kekurangan kakitangan. Kurang kemahiran Tiada keperihatinan terhadap anjing Perkhidmatan terjejas. Aduan meningkat
50
RAJAH ISHIKAWA ~ 1
(PUNCA MASALAH)
Kos tinggi
ANALISA HURAIAN PUNCA
MASALAH
Faktor Penyebab Huraian Ya Tidak Keputusan
1 Tiada sistem informasi berpusat.
Kaedah manual Menggunakan kaedah turun temurun iaitu pengisian borang
√ Diterima
2 Tempoh masa untuk siapkan kerja panjang
Proses kerja -Terpaksa menyemak pelbagai dokumen sebelum kelulusan
x Ditolak
3 Kekurangan kakitangan.
Kekurangan Peruntukan
-Kekurangan kemudahan peralatan sokongan untuk pelaksanaan kerja
√ Diterima
4 Beban kerja yang tinggi
Semakan dokumen
-Terlalu banyak semakan dokumen perlu di buat oleh kakitangan yang sedikit.
√ Diterima
51
Faktor Penyebab Huraian Ya Tidak Keputusan
5 Perkhidmatan terjejas
Sikap Manusia
-Beban kerja yang tinggi menyebabkan moral kakitangan menurun
x
Ditolak
6 Aduan Meningkat
Proses kerja lewat
Pemohon terpaksa mengambil masa yang lama untuk mendapatkan sesuatu perkhidmatan
√
Diterima
7 Tiada kaunter khas
Tiada teknologi
Kekurangan penggunaan I.C.T di pejabat
x
Ditolak
8 Kos Tinggi Kekurangan bekalan di pasaran
Terpaksa bergantung kepada vendor yang terhad bagi mendapatkan perkhidmatan ICT tersebut
√
Diterima
52 ANALISA HURAIAN PUNCA
MASALAH
Faktor Penyebab Huraian Ya Tidak Keputusan
9 Tiada borang bersepadu
Terlalu banyak pengkhususan borang
Menggunakan borang-borang yang berlainan bagi mendapatkan perkhidmatan tertentu.
√ Diterima
10 Bilangan fail bertambah
Dokumen yang banyak menyebabkan pertambahan bilangan fail
-Borang-borang yang banyak akan menyebabkan dokumen yang banyak terhasil.
x
Ditolak
11 Persekitaran tempat kerja tidak kondusif.
Ruang pejabat yang sempit dengan fail yang banyak
Mentaliti pekerja akan terganggu di sebabkan oleh suasana kerja yang tidak selesa.
x
Ditolak
53 ANALISA HURAIAN PUNCA
MASALAH
Faktor Penyebab Huraian Ya Tidak Keputusan
12 Pejabat cawangan yang terasing.
Ruang kerja yang terhad
Pihak majikan terpaksa menggunakan pejabat cawangan yang berasingan bagi menampung permasalahan ruang kerja.
√
Diterima
13 Ruang pejabat sesak
-memerlukan penyelenggaraan yang berkala supaya masalah pada pencetak dapat dikurangkan -kiranya proses cetakan terganggu penggunaan kertas akan bertambah umtuk cetak semula
x
Ditolak
54 ANALISA HURAIAN PUNCA
MASALAH
RAJAH ISHIKAWA II
MANUSIA KAEDAH
PERSEKITARAN
Tiada sistem informasi berpusat.
55
BAHAN MESIN
Kekurangan kakitangan. Beban kerja yang tinggi. Aduan meningkat
(Peralatan) Kos tinggi.
Tiada borang bersepadu
Pejabat cawangan yang terasing. Ruang pejabat sesak
56 CADANGAN PENYELESAIAN
PUNCA MASALAH
PENYELESAIAN
KEBAIKAN
KEBURUKAN
PENCADANG/ KEPUTUSAN
1 Tiada sistem informasi berpusat
1.1 Mengujudkan sistem bagi
memudahkan pelanggan mendapat maklumat
Pelanggan mudah mencari
maklumat
Memerlukan peruntukan yang
besar Siti Nafisah (DITERIMA)
2 Kekurangan kakitangan
2.1 Membuat pengambilan kakitangan tambahan
Pembahagian tugas boleh
Diagih -agihkan
Peruntukan jabatan
meningkat
Jasnah
(DITOLAK)
57
PUNCA MASALAH
PENYELESAIAN
KEBAIKAN
KEBURUKAN
PENCADANG/ KEPUTUSAN
3 Beban kerja yang tinggi.
3.1 Mengambil kakitangan baru
Pembahagian tugas boleh
dibuat
Peruntukan tahunan
bertambah
Siti Nafisah Ditolak
4 Aduan meningkat
4.1 Mengujudkan sistem
pemantauan
Memudahkan kakitangan
mengendalikan aduan
Memerlukan pemasangan
alatan dan kos
Siti Nafish DITERIMA
5 Kos Tinggi 5.1 Membuat menggunakan bahan sediada
Menjimatkan kos penyediaan
Keselamatan tidak terjamin
Siti Nafisa DITERIMA
CADANGAN PENYELESAIAN
58
PUNCA MASALAH
PENYELESAIAN
KEBAIKAN
KEBURUKAN
PENCADANG/ KEPUTUSAN
6 Tiada borang bersepadu
6.1 Mewujudkan satu borang yang
pelbagai guna
Memudahkan pelanggan
mengisi borang
Pelanggan kurang
memahami
Siti Nafish (Ditolak)
7 Pejabat Cawangan yang terasing
7.1 Menambah ruang pejabat
Pelanggan mudah berhubung
Kos membina cawangan baru
yang tinggi
Jasnah (DITOLAK)
8 Ruang pejabat sesak
8.1 Menambah keluasan pejabat
Kakitangan dan Pelanggan lebih
selesa
Kos membina pejabat baru yang tinggi
Siti Nafisah (DITOLAK)
CADANGAN PENYELESAIAN
KAEDAH PENYELESAIAN
62
NO. PUNCA MASALAH NO CADANGAN PENYELESAIAN
KAEDAH PENYELESAIAN
1 Tiada sistem informasi berpusat
1.1 Mewujudkan sistem bagi memudahkan pelanggan mendapat maklumat
“Mencipta satu kiosk informasi Pelanggan yang memudahkan kepada pelanggan untuk mendapat
maklumat” 2 Aduan meningkat 2.1
Mewujudkan sistem pemantauan
3 Kos Tinggi
3.1 Membuat menggunakan bahan sediada
HURAIAN KIOSK
INFORMASI PELANGGAN 62
Kiosk ini telah dibangunkan oleh Pegawai Sistem Teknologi MDKL Peralatan yang digunakan menggunakan komputer sedia ada. Kiosk ini di tempatkan di ruang lobi yang di pantau oleh Pegawai Khidmat Pelanggan.
64
JADUAL HASIL KEPUTUSAN
KAJI SELIDIK YANG
DIJALANKAN (SEBELUM)
BIL
KRITERIA
SETUJU
TIDAK
SETUJU
JUMLAH
1. Adakah Mdkl menyediakan sistem informasi
maklumat yang mudah dicapai
38
(54.3%)
32
(45.7%)
70
(100%)
2 Adakah mudah untuk mendapatkan maklumat 40
(57.1%)
30
(42.9%)
70
(100%)
65
KEPUTUSAN KAJISELIDIK (SEBELUM)
DITUNJUKKAN DALAM
CARTA BAR
Analisa dilakukan pada bilangan data “Ya”
Dua (2) masalah yang dikenalpasti yang
mempunyai bilangan tertinggi
54.3 % 57.1%
45.7 %
42.9%
Hasil keputusan berdasarkan kepada kajiselidik sebelum,
kumpulan kami mendapati terdapat DUA (2) permasalahan
yang mempunyai jumlah kekerapan sebanyak 78 daripada
jumlah keseluruhan kekerapan iaitu 140. Peratus
permasalahan ditunjukkan dalam asas pengiraan di bawah :
=
=
= (peratus permasalahan sebelum perlaksanaan)
57
Jumlah kekerapan X 100%
Bilangan kekerapan
38 + 40
140 X 100%
55.7 %
HASIL KEPUTUSAN
KAJISELIDIK (SEBELUM)
FAEDAH-FAEDAH PROJEK 71
Pelanggan dapat membuat bayaran cukai taksiran/saman dan sewaan secara online.
Membuat semakan saman parking.
Mendapatkan borang-borang perkhidmatan MDKL.
Membuat aduan online
Mendapatkan maklumat pelancongan daerah dan negeri.
73 HASIL KAJI SELIDIK
SELEPAS PERLAKSANAAN
BIL
KRITERIA
SETUJU
TIDAK
SETUJU
JUMLAH
1. Adakah Mdkl menyediakan sistem informasi
maklumat yang mudah dicapai
45
(64.3%)
25
(35.7%)
70
(100%)
2 Adakah mudah untuk mendapatkan maklumat 50
(71.4%)
20
(28.6%)
70
(100%)
Hasil keputusan berdasarkan kepada kajiselidik selepas,
kumpulan kami mendapati terdapat DUA (2) permasalahan yang
mempunyai jumlah kekerapan sebanyak 95 daripada jumlah
keseluruhan kekerapan iaitu 140. Peratus permasalahan
ditunjukkan dalam asas pengiraan di bawah :
=
=
=
Jumlah kekerapan X 100%
Bilangan kekerapan
45 + 50 140 X 100%
57
67.8 %
HASIL KEPUTUSAN
KAJISELIDIK (SELEPAS)
76
PERBANDINGAN KEPUTUSAN
KAJI SELIDIK
KAJISELIDIK
SEBELUM
KAJISELIDIK
SELEPAS
Purata Peningkatan graf kepuasan pelanggan ditunjukkan sebanyak 12.1%
64.3% 71.4%
35.7%
28.6%
54.3 % 57.1%
45.7 % 42.9%
HASIL SASARAN PROJEK
83
= Jumlah bilangan setuju (kajiselidik selepas) x 100 % Jumlah Populasi
= 95 x 100 140
= 64.3% SASARAN PROJEK 55%, KEPUTUSAN TELAH MELEBIHI SASARAN PROJEK SEBANYAK 9.3%
64.3% SASARAN PROJEK
MELEBIHI SASARAN
78
CARTA ALIR KERJA
SELEPAS PROJEK CARTA ALIR SEBELUM CARTA ALIR SELEPAS
DIWUJUDKAN KIOSK DIWUJUDKAN KIOSK
MULA
PELANGGAN DATANG
KE MDKL
PELANGGAN AKAN
BERJUMPA DENGAN
PEGAWAI KHIDMAT
PELANGGAN
BERTANYA TENTANG
PERKHIDMATAN DI MDKL
MELAWAT JABATAN
YANG DIKEHENDAKI
TAMAT
MULA
PELANGGAN
DATANG KE MDKL
PELANGGAN AKAN
MENGGUNAKAN
KIOSK YANG
DISEDIAKAN
MELIHAT
PERKHIDMATAN YANG
DISEDIAKAN DI MDKL
MELAWAT JABATAN
YANG DIKEHENDAKI
TAMAT
79 PERBANDINGAN KADAR KOS
HARGA
HARGA KIOSK DI PASARAN
HARGA KIOSK INFORMASI PELANGGAN
MDKL
Kos sebuah kiosk di pasaran
luar:
RM 12,500.00
(Tidak termasuk kos
pemasangan)
Kos yang dibangunkan sendiri
oleh kumpulan PRODiT:
RM 184.00 (termasuk kos pemasangan)
PENJIMATAN SEBANYAK
RM 12,316
80 FAEDAH-FAEDAH PROJEK
Sebelum Selepas
Kakitangan di kaunter perlu
melayan pelanggan yang datang dan melalui telefon
dalam masa serentak
Kakitangan di kaunter tidak
perlu lagi menerangkan maklumat kepada
pelanggan yang datang
Penjimatan Masa Dan Tenaga
81 FAEDAH-FAEDAH PROJEK
Peningkatan Hasil Kerja
Kebaikan Huraian
1. Sesuai untuk kegunaan jabatan atau unit serta bahagian yang mempunyai pelanggan yang ramai untuk
mendapatkan maklumat
Kehadiran pelanggan yang ramai dalam waktu tertentu Mempunyai kakitangan yang tidak mencukup dan mempunyai beban kerja yang tinggi
2. Kos yang berpatutan Melalui perbandingan kos : Kos talian komunikasi : Kos seunit : RM 184.00
3. Alat yang mudah digunakan
Melalui prosedur atau tatacara penggunaan yang mudah difahami.
82 FAEDAH-FAEDAH LAIN
Kebaikan
Huraian
1. Sesuai untuk kegunaan jabatan
Kedatangan pelanggan ramai di waktu puncak
2. Kos yang berpatutan
-Melalui perbandingan kos : Kos talian komunikasi : Kos seunit : RM 184.00
3. Alat yang mudah digunakan
-Melalui prosedur atau tatacara penggunaan yang mudah difahami.
Penghasilan produk yang boleh digunapakai
PENCAPAIAN PROJEK 83
1. Memudahkan pelanggan untuk mendapat
informasi perkhidmatan di MDKL.
2. Menjimatkan masa pelanggan berurusan
3. Mengurangkan kesesakan di jabatan
4. Dapat memberikan perkhidmatan yang
lebih efisyen kepada pelanggan
KAMI TELAH MENCAPAI OBJEKTIF KUMPULAN IAITU :
TINDAKAN PENYERAGAMAN
Hasil pencapaian projek ini telah dikemukakan kepada Ketua Jabatan iaitu Yang Dipertua MDKL. Projek ini telah diluluskan untuk penyeragaman penggunaan ‘INFORMASI KIOSK PELANGGAN’ bagi memudahkan pelanggan mendapatkan maklumat. Sijil Pengesahan pemasangan dan tarikh berkuatkuasa pada 23 September 2011 telah dipersetujui dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan. Projek ini juga telah mendapat sokongan daripada Yang Dipertua, MDKL dan ianya juga telah dipersetujui supaya pemasangan alat “INFORMASI KIOSK PELANGGAN “ diseragamkan di Jabatan dalam MDKL.
94
87 KEMAJUAN AHLI
KRITERIA PENGETAHUAN KEPIMPINAN KERJASAMA MINAT KREATIVITI PERCAKAPAN DISIPLIN
AHLI SB SL SB SL SB SL SB SL SB SL SB SL SB SL
NORWANI 8 9 9 10 9 10 9 10 9 10 10 10 9 10
MOHD FIRDAUS 9 10 9 10 9 10 10 10 10 10 10 10 9 10
SAPAINI 9 9 8 9 8 9 9 10 9 10 9 10 9 10
SHAHRULNIZAM 7 8 7 8 7 8 7 8 9 10 8 9 9 10
JASNAH 7 8 7 8 7 8 7 8 8 9 7 8 9 10
SAFINDI 9 10 7 8 9 10 9 10 9 10 9 9 9 10
SITI NAFISAH 7 8 7 8 8 9 8 9 9 10 9 9 9 10
FAHMI 4 6 3 4 5 6 6 7 7 8 3 4 3 4
PRAVINA 9 10 7 8 8 9 9 10 9 9 7 8 7 8
JUMLAH 77 87 71 81 76 86 83 92 88 95 80 86 80 90
PURATA MARKAH 7.7 8.7 7.1 8.1 7.6 8.6 8.3 9.2 8.8 9.5 8.0 8.6 8.0 9.0
1-2 LEMAH
3-4 SEDERHANA
5-6 BAIK
7-8 MEMUASKAN
9-10 CEMERLANG SB
SEBELUM
PROJEK
SL SELEPAS PROJEK
CARTA RADAR PENILAIAN
KUMPULAN 88
7.7
7.1
7.6
8.3 8.8
8.0
8.0
8.7
8.1
8.6
9.2 9.5
8.6
9.0
0
2
4
6
8
10 pengetahuan
kepimpinan
kerjasama
minat kreativiti
percakapan
disiplin
sebelum
selepas
89 CARTA RADAR PRESTASI
AHLI
Bil Masalah Cara Mengatasi
1 Ahli kurang menumpukan perhatian
kepada kumpulan kerana beban tugas
kerja hakiki
Fasilitator kumpulan serta pihak pengurusan
sentiasa memberi semangat untuk menjayakan
projek kumpulan
2 Ahli kumpulan kurang pengalaman dan
pengetahuan dalam penggunaan IT
Melantik ahli kumpulan yang berpengetahuan
mendalam dalam penggunaan IT.
3 Ahli kumpulan lewat menghadiri
mesyuarat mingguan kerana terpaksa
menghadiri mesyuarat atau
menyelesaikan tugas hakiki masing-
masing
Mencari pegawai ganti untuk menghadiri
mesyuarat atau memangku kerja.
4 Ahli kumpulan dari Unit yang berbeza Menetapkan masa mesyuarat sebulan sekali dan
bergantung kepada keperluan mesyuarat.
5 Ahli kumpulan terpaksa membuat
tugasan luar atas kehendak tugasan
Meminta pelepasan dari Ketua Kumpulan sebelum
membuat tugasan luar
• Ulasan Carta Radar adalah seperti jadual berikut :
KESIMPULAN
Penjimatan masa dan tenaga.
Peningkatan hasil kerja melalui kreativiti, inovasi dan produk
perkhidmatan yang dihasilkan.
Membantu usaha jabatan dalam memberikan khidmat terbaik dan
berkualiti.
103
90