selamat datang ke mini konvensyen kumpulan...

69
SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF MDKL TAHUN 2013 TARIKH : 3 DISEMBER 2013 TEMPAT : DEWAN SRI JUGRA, BANTING BEST WAY TO WORK

Upload: hoangkien

Post on 18-May-2019

224 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

SELAMAT DATANG KE

MINI KONVENSYEN KUMPULAN INOVATIF

DAN KREATIF

MDKL TAHUN 2013

TARIKH : 3 DISEMBER 2013

TEMPAT : DEWAN SRI JUGRA, BANTING

BEST WAY TO WORK

Page 2: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

KUMPULAN JKP 4 BEST WAY TO WORK

Page 3: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

CARTA ORGANISASI MDKL BEST WAY TO WORK 3

KAMI DISINI

3

Page 4: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

PELAN LOKASI

4

BEST WAY TO WORK

PETUNJUK

KEDUDUKAN

JABATAN JKP

Page 5: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

OBJEKTIF MDKL BEST WAY TO WORK

MERUMUS , MERANCANG DAN MELAKSANAKAN DASAR-DASAR PEMBANGUNAN, PENGURUSAN,

PENTADBIRAN DAN PERKHIDMATAN SELARAS DENGAN DASAR

PEMBANGUNAN NEGARA (DPN)

5

Page 6: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

CARTA ORGANISASI KUMPULAN JKP BEST WAY TO WORK

6

Page 7: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

PROFIL KUMPULAN

NAMA KUMPULAN JKP

Tarikh Ditubuhkan 1 Julai 2010

Jabatan Jab. Khidmat Pengurusan

Bilangan Ahli 10 Orang

Projek Kumpulan Projek Keempat

BEST WAY TO WORK

7

Page 8: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

SURAT PELANTIKAN AHLI KIK

8

Page 9: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

LOGO KUMPULAN JKP BEST WAY TO WORK

9

Page 10: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

PENERANGAN LOGO KUMPULAN

Kenal Pasti Masalah Besar

Kenal Pasti Masalah Kecil

Peka Kepada Masalah Yang Berlaku

Jalan Terbaik, Mudah dan Sempurna

Jalan Kepada Penyelesaian

10

10

Page 11: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

MOTTO KUMPULAN BEST WAY TO WORK

BEST WAY TO WORK

11

Page 12: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

OBJEKTIF KUMPULAN JKP

1. MEMASTIKAN AHLI KUMPULAN MENGELUARKAN IDEA YANG BERNAS.

2. MENGENALPASTI DAN MENYELESAIKAN MASALAH

YANG DI HADAPI BERKAITAN DENGAN 3. MEMASTIKAN SEMUA AHLI KUMPULAN HADIR SETIAP

PERJUMPAAN YANG DIBUAT

BEST WAY TO WORK

12

Page 13: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

PENCAPAIAN KUMPULAN JKP TELAH MENDUDUKI TEMPAT KE-4 BAGI 2 TAHUN BERTURUT-TURUT

(2010 – 2011)

TELAH MENDUDUKI TEMPAT KE-3 PADA TAHUN 2012 BAGI KATEGORI PENGURUSAN

TAJUK KIK A) KIK 2010 – PENGURUSAN PENGHANTARAN DOKUMEN YANG TIDAK CEKAP

B) KIK 2011 – KAKITANGAN LEWAT MENERIMA MAKLUMAN LATIHAN YANG DIHADIRI

C)KIK 2012 - MEMASTIKAN PEMBAZIRAN DAPAT DI KURANGKAN DALAM PENYEDIAAN

DOKUMEN MESYUARAT

13

Page 14: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

KITARAN PDCA Tindakan

Penyeragaman/Tindakan Susulan

Penilaian Kumpulan

Penubuhan kumpulan

Pemilihan Masalah

Penjelasan Masalah

Analisa Punca Masalah Kumpul Data Sebelum Analisa Data

Kumpul Data Selepas

Ubahsuai & Baikpulih

Pencapaian Hasil Projek

Pelaksanaan Cadangan

4 1

3 2

A

C

P

D

14

NOV - DIS

OGOS - NOV

MAC - JUN

JUN - OGOS

Page 15: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

CARTA PERBATUAN

15

Page 16: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

BULAN/

TAHUN

MAC 2013 APRIL 2013 MEI 2013 JUN 2013 JULAI 2013 OGOS 2013 SEPTEMBER

2013

OKTOBER 2013 NOVEMBER 2013

DISEMBER 2013

TINDAKAN MINGGU 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

P

Penubuhan

Kumpulan

Pemilihan

Masalah/Projek

Pejelasan Masalah

Analisa Punca

Masalah

Kumpul Data

Sebelum

Analisa Data

D Pelaksanaan

Cadangan

C

Kumpul Data

Selepas

Ubahsuai & Baik

Pulih

Pencapaian Hasil

Projek

A

Tindakan

Penyeragaman/

Tindakan Susulan

Penilaian Kumpulan

Konvensyen

PETUNJUK

PERANCANGAN

PELAKSANAAN

16

Page 17: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

MATRIKS AGIHAN TUGAS Ahli Kumpulan

Aktiviti Khairudin Tg.Ainaa Asyikin

Mohd Kamal

Nor

zilawati

Siti Nellisa

Rosmawati Fazlawati Noor Hafiza

Noor Ridhuan

1.

PLA

N

Kenalpasti masalah

2. Memilih masalah

3. Kumpul & analisa data

4. Analisa Punca

5. Sasaran/matlamat

6. Cadangan penyelesaian

7. Persembahan Pengurusan

8. DO Pelaksanaan cadangan

9. CH

EC

K

Kumpul data (selepas)

10 Analisa data (selepas)

11 Menilai pencapaian

12

AC

TIO

N

Penyeragaman

13 Analisa faedah

14 Pemantauan

= Terlibat

Definisi:

= Membantu

17

Page 18: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

REKOD KEHADIRAN

JUMLAH MESYUARAT KESELURUHAN = 14 KALI

BILANGAN KETIDAKHADIRAN = 2 KALI

PERATUS KEHADIRAN = 124/126 X100

= 98.41 %

PERATUS KETIDAKHADIRAN = 1.59 %

Hadir

Tidak

Hadir

SEBAB KETIDAK HADIRAN : 1) CUTI SAKIT

BIL MESYUARAT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

NAMA/TARIKH 5/3 2/4 24/4 3/5 31/5 12/6 15/7 26/8 19/9 7/10 28/10 22/11 27/11 28/11

Mohd Khairuddin bin Soberon

Tg. Ainaa Asyikin binti Tg.

Zainuddin

Mohammad Kamal bin Mohd

Ramlan

Nor Zilawati binti Sulaiman

Siti Nellisa binti Ramli

Rosmawati binti Othman

Fazlawati binti Zabidin

Noor Hafiza binti Azemi

Noor Ridhuan bin Abdul Jalil

1.59%

98.41%

18

Page 19: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

PENDEKATAN PEMILIHAN PROJEK

KAEDAH YANG DI GUNAKAN DALAM MENGANALISA

MASALAH

KAEDAH

BRAINSTORMING

KAEDAH FORCE

RANKING

KAEDAH

MATRIKS

19

Page 20: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

7 SENARAI MASALAH (BRAINSTORMING) .

BEST WAY TO WORK

BIL TAJUK PENCADANG JABATAN

1. Kesukaran mencari Pekeliling-Pekeliling yang lama FAZLAWATI JKP

2. Kesukaran Menyemak Kursus Yang Telah di hadiri MOHD KAMAL JKP

3. Pelaksanaan Permohonan Alat Tulis Secara ‘Online’ Melalui Sistem

‘My Store’ Tidak Dipraktikkan

SITI NELLISA JKP

4. Ruang Terhad Untuk Penyimpanan Aset dan Inventori Yang Hendak Di

Lupuskan

MOHD KHAIRUDDIN JKP

5. Permohonan Kursus Secara “Online” ROSMAWATI JKP

6. Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik TENGKU AINAA JKP

7. Penggunaan Mesin Fotostat Yang Tidak Terkawal NOOR HAFIZA JKP

20

Page 21: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

7 SENARAI MASALAH (FORCE RANKING) .

BEST WAY TO WORK

BIL

SENARAI MASALAH /PROJEK BERPOTENSI

PENTING

SANGAT PENTING

1. Kesukaran mencari Pekeliling-Pekeliling yang lama

2. Kesukaran Menyemak Kursus Yang Telah di hadiri

3. Pelaksanaan Permohonan Alat Tulis Secara ‘Online’ Melalui Sistem

‘My Store’ Tidak Dipraktikkan

4. Ruang Terhad Untuk Penyimpanan Aset dan Inventori Yang Hendak Di

Lupuskan

5. Permohonan Kursus Secara “Online”

6. Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik

7. Penggunaan Mesin Fotostat Yang Tidak Terkawal

21

Page 22: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

KAEDAH SISTEM MATRIK BEST WAY TO WORK

KEBERATAN (X5) (X4) (X3) (X2) (X1)

BIL SENARAI PENDEK MASALAH BERKAITAN

DENGAN

MATLAMAT

MAJIKAN

BERKAITAN

DENGAN KERJA

DALAM KEUPAYAAN

KUMPULAN

MUDAH

MENGUMPULKAN

DATA

KOS DAPAT

DINILAI/

DIUKUR

JUMLAH

MARKAH

1 Kesukaran mencari

Pekeliling-Pekeliling yang

lama

3 X 5

= 15

9 X 4

= 36

1 X 3

= 3

9 X 2

= 18

1 X 1

=1

73

2 Kesukaran Menyemak

Kursus Yang Telah di

hadiri

9 X 5

= 45

9 X 4

= 36

3 x 3

= 9

9 X 2

= 18

9 X 1

= 9

120

3 Pelaksanaan Permohonan

Alat Tulis Secara ‘Online’

Melalui Sistem ‘My Store’

Tidak Dipraktikkan

3 X 5

= 15

9 X 4

= 36

1 X 3

= 3

9 X 2

= 18

9 X 1

= 9

81

4 Permohonan Kursus Secara

“Online”

3 X 5

= 15

9 X 4

= 36

3 X 3

= 9

9 X 2

= 18

9 X 1

= 9

87

22

Page 23: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

TAJUK PROJEK

KESUKARAN MENYEMAK KURSUS YANG

TELAH DIHADIRI

23

Page 24: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

OBJEKTIF DAN SASARAN PROJEK

OBJEKTIF PROJEK

Menyediakan

perkhidmatan

penyemakan kursus yang

telah dihadiri dengan

cepat dan sistematik

Kumpulan menetapkan

sasaran projek sebanyak

78% melalui rajah

pareto, bagi

memudahkan

penyemakan kursus yang

telah dihadiri.

SASARAN PROJEK

24

Page 25: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

SURAT KEBENARAN MELAKSANAKAN PROJEK

25

Page 26: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

DEFINISI MASALAH

5 W + 1H

26

Page 27: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

WHAT = APA

KESUKARAN MENYEMAK

KURSUS YANG TELAH DI

HADIRI

27

Page 28: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

WHERE = DIMANA

JABATAN KHIDMAT

PENGURUSAN

28

Page 29: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

WHO = SIAPA

UNIT PENTADBIRAN

AM,SUMBER MANUSIA

DAN IT

29

Page 30: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

WHY = KENAPA

BUKU REKOD KEHADIRAN

KURSUS DIMILIKI OLEH

URUSETIA KURSUS

SAHAJA

30

Page 31: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

WHEN = BILA

SEMASA MENGISI LNPT

(LAPORAN PRESTASI

TAHUNAN)

31

Page 32: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

HOW = BAGAIMANA

BUKU REKOD KEHADIRAN

KURSUS TERPAKSA

DIKONGSI SERAMAI 43

KAKITANGAN

32

Page 33: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

HOW MANY= BERAPA BANYAK

SERAMAI 43 PEGAWAI

DAN KAKITANGAN JKP

(PENTADBIRAN AM,

SUMBER MANUSIA DAN

IT)

33

Page 34: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

ANALISA MASALAH

Setelah membentuk objektif dan sasaran, analisa telah

dijalankan bagi mengenal pasti punca-punca masalah

yang dihadapi

Teknik gambarajah hubungkait dan verifikasi punca-punca paling

mungkin digunakan dalam analisa ini.

34

Page 35: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

GAMBARAJAH HUBUNGKAIT

KESUKARAN

MENYEMAK KURSUS

YANG TELAH DIHADIRI

BUKU REKOD

LATIHAN

SUKAR

DIPEROLEHI

BUKU REKOD

DIKONGSI

OLEH UNIT

LAIN

TIADA

PEMANTAUAN

DARI PIHAK

PENYELIA

LUPA

SIKAP TIDAK

AMBIL TAHU

IN

OUT MASALAH

PUNCA

TERLALU

BERGANTUNG

KEPADA UNIT

LATIHAN

0 3

0 2

1 3

1 1

1 2

4 2

1

5

4

3

2

6

35

Page 36: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

PEMILIHAN PUNCA PALING MUNGKIN

BIL

ELEMEN

BILANGAN PUNCA DAN

MASALAH

PEMERHATIAN

1 SIKAP TIDAK AMBIL TAHU 0-3 MASALAH

2 LUPA 0-2 MASALAH

3 BUKU REKOD LATIHAN SUKAR DI PEROLEHI 4-2 PUNCA DAN MASALAH

4 BUKU REKOD LATIHAN DIKONGSI UNIT LAIN 1-2 PUNCA DAN MASALAH

5 TERLALU BERGANTUNG KEPADA UNIT LATIHAN 1-3 PUNCA DAN MASALAH

6 TIADA PEMANTAUAN DARI PIHAK JABATAN 1-1 PUNCA DAN MASALAH

36

Page 37: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

EMPAT PUNCA-PUNCA PALING MUNGKIN

KESUKARAN MENYEMAK KURSUS

YANG TELAH DIHADIRI

BUKU REKOD

LATIHAN

SUKAR

DIPEROLEHI

BUKU REKOD

DIKONGSI

OLEH UNIT

LAIN

TERLALU

BERGANTUNG

KEPADA UNIT

LATIHAN

TIADA

PEMANTAUA

N DARI

PIHAK

PENYELIA

37

Page 38: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

HURAIAN EMPAT PUNCA-PUNCA PALING

MUNGKIN

1. BUKU REKOD KEHADIRAN KURSUS SUKAR DI

PEROLEHI

- Buku ini hanya boleh diperolehi di Unit Latihan,

Jabatan Khidmat Pengurusan

38

Page 39: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

HURAIAN EMPAT PUNCA-PUNCA PALING

MUNGKIN

2. BUKU REKOD KEHADIRAN KURSUS DIKONGSI

UNIT LAIN

- Buku Rekod ini hanya ada sebuah sahaja.

- Unit latihan sentiasa menggunakan buku ini untuk

mengemaskini rekod kehadiran.

- Unit HR pula merujuk rekod kehadiran kursus untuk

direkodkan didalam Buku Perkhidmatan.

39

Page 40: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

HURAIAN EMPAT PUNCA-PUNCA PALING

MUNGKIN

3. TERLALU BERGANTUNG KEPADA UNIT LATIHAN

- Pegawai dan kakitangan hanya merujuk kepada

Unit Latihan untuk menyemak kehadiran kursus.

40

Page 41: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

HURAIAN EMPAT PUNCA-PUNCA PALING

MUNGKIN

4. TIADA PEMANTAUAN DARI PIHAK PENYELIA

- Penyelia tidak merekodkan kehadiran kakitangan

mereka menghadiri kursus dan hanya bergantung

kepada Unit Latihan untuk memantau.

41

Page 42: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

GAMBAR SEBELUM

42

SERING BEREBUT

UNTUK MENYEMAK

KEHADIRAN KURSUS

Page 43: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

GAMBAR SEBELUM

43

KESUKARAN

MENYEMAK MELALUI

BUKU REKOD

KEHADIRAN KURSUS

Page 44: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

PENGUMPULAN DATA SEBELUM PROJEK

44

Page 45: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

JADUAL HASIL KEPUTUSAN KAJISELIDIK YANG DI JALANKAN

(SEBELUM PELAKSANAAN)

BIL KRITERIA SETUJU TIDAK

SETUJU

1 BUKU REKOD KEHADIRAN KURSUS SUKAR DI PEROLEHI 43 0

2 BUKU REKOD KEHADIRAN KURSUS DIKONGSI UNIT LAIN 39 4

3 TERLALU BERGANTUNG KEPADA UNIT LATIHAN 33 10

4 TIADA PEMANTAUAN DARI PIHAK PENYELIA 23 20

5 LUPA 9 34

JUMLAH 147 68 45

Page 46: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

CARTA BAR

(SEBELUM PELAKSANAAN)

46

43

39

33

23

9

0

4

10

20

34

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

BUKU REKOD LATIHAN SUKAR DI PEROLEHI

BUKU REKOD LATIHAN DIKONGSI UNIT LAIN

TERLALU BERGANTUNG KEPADA UNIT LATIHAN

TIADA PEMANTAUAN DARI PIHAK JABATAN

LUPASETUJU

TIDAK SETUJU

Page 47: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

DATA KEKERAPAN PUNCA MASALAH

(SEBELUM PELAKSANAAN)

MASALAH JUMLAH KEKERAPAN KEKERAPAN TERKUMPUL % KEKERAPAN % TERKUMPUL

BUKU REKOD KEHADIRAN KURSUS

SUKAR DI PEROLEHI 43 43 29 29

BUKU REKOD KEHADIRAN KURSUS

DIKONGSI UNIT LAIN 39 82 27 56

TERLALU BERGANTUNG KEPADA

UNIT LATIHAN 33 115 22 78

TIADA PEMANTAUAN DARI PIHAK

PENYELIA 23 138 16 94

LUPA 9 147 6 100

JUMLAH 147 100

Cara Pengiraan

Bilangan Kekerapan

Peratus Kekerapan = _____________________ x 100

Jumlah Kekerapan

47 47

Page 48: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

RAJAH PARETO (SEBELUM PELAKSANAAN)

48

43 39

33

23

9

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

BUKU REKOD KEHADIRAN SUKAR DI PEROLEHI

BUKU REKOD LATIHAN DIKONGSI UNIT LAIN

TERLALU BERGANTUNG KEPADA UNIT LATIHAN

TIADA PEMANTAUAN DARI PIHAK JABATAN

LUPA

JUMLAH

% KUM

ANALISA

DILAKUKAN

PADA

BILANGAN

DATA “SETUJU”

SASARAN PROJEK

BERDASARKAN KONSEP

80 : 20

= 78%

78%

Page 49: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

CADANGAN PENYELESAIAN

NO. PUNCA MASALAH PENYELESAIAN

PRO KONTRA KEPUTUSAN

1. BUKU REKOD

KEHADIRAN KURSUS

SUKAR DI PEROLEHI

Menyediakan sistem

bersepadu bagi

penyemakan yang lebih

efisien.

Penyemakan kursus yang

dihadiri lebih teratur.

Rangkaian sistem

terganggu.

DITERIMA

2. BUKU REKOD

KEHADIRAN KURSUS

DIKONGSI UNIT

LATIHAN

Menyediakan Buku

Rekod untuk unit yang

terlibat

Memudahkan kerja unit

yang terlibat. Buku mudah hilang DITOLAK

3. TERLALU BERGANTUNG

KEPADA UNIT LATIHAN

Melantik pentadbir khas

untuk memantau rekod

kehadiran.

Mempercepatkan dan

melancarkan kerja unit

latihan

Penambahan beban

kerja bagi kakitangan

yang terlibat

DITOLAK

49

Page 50: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

50

Page 51: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

SURAT KEBENARAN DARI JABATAN

51

Page 52: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

PE

LA

KS

AN

AA

N

CA

DA

NG

AN

52

52

MASUKKAN ID PENGGUNA

DAN KATA LALUAN

Page 53: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

PE

LA

KS

AN

AA

N

CA

DA

NG

AN

53

53 KLIK PADA MODUL

PERMOHONAN DAN

PILIH SUB-MODUL

SEMAK BILANGAN

HARI LATIHAN

Page 54: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

PE

LA

KS

AN

AA

N

CA

DA

NG

AN

54

54

PAPARAN AKAN

MENUNJUKKAN NAMA

KURSUS YANG TELAH

DIHADIRI DAN

BILANGAN HARI

KURSUS

Page 55: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

PE

LA

KS

AN

AA

N

CA

DA

NG

AN

55

55

DATA KESELURUHAN

KEHADIRAN

KAKITANGAN

Page 56: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

PELAKSANAAN CADANGAN

56

URL SISTEM LATIHAN BOLEH DILAYARI

MENGGUNAKAN GOOGLE CHROME,MOZILLA

CAPAIAN DALAM MDKL

172.19.10.204/SPL-MDKL

CAPAIAN LUAR MDKL

202.184.207.13/SPL-MDKL

Page 57: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

GAMBAR SELEPAS 57

Page 58: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

JADUAL HASIL KEPUTUSAN KAJISELIDIK YANG DI JALANKAN

(SELEPAS PELAKSANAAN)

BIL KRITERIA SETUJU TIDAK SETUJU

1 BUKU REKOD KEHADIRAN KURSUS SUKAR

DI PEROLEHI

2 41

2 BUKU REKOD KEHADIRAN KURSUS DIKONGSI UNIT LAIN 5 38

3 TERLALU BERGANTUNG KEPADA UNIT LATIHAN 7 36

4 TIADA PEMANTAUAN DARI PIHAK PENYELIA 3 40

5 LUPA 8 35

JUMLAH 25 190

58

Page 59: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

CARTA BAR

(SELEPAS PELAKSANAAN)

59

8 7 5 3 2

35 36 38 40 41

0

10

20

30

40

50

60

LUPA TERLALU BERGANTUNG KEPADA UNIT LATIHAN

BUKU REKOD LATIHAN DIKONGSI UNIT LAIN

TIADA PEMANTAUAN DARI PIHAK JABATAN

BUKU REKOD KEHADIRAN SUKAR DI PEROLEHI

SETUJU

TIDAK

SETUJU

59

Page 60: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

DATA KEKERAPAN PUNCA MASALAH

(SELEPAS PELAKSANAAN) MASALAH JUMLAH KEKERAPAN KEKERAPAN TERKUMPUL % KEKERAPAN % TERKUMPUL

LUPA 8 8 32 32

TERLALU BERGANTUNG KEPADA UNIT

LATIHAN

7 15 28 60

BUKU REKOD KEHADIRAN KURSUS

DIKONGSI UNIT LAIN

5 20 20 80

TIADA PEMANTAUAN DARI PIHAK

PENYELIA

3 23 12 92

BUKU REKOD KEHADIRAN KURSUS SUKAR

DI PEROLEHI 2 25 8 100

JUMLAH 25 100

Cara Pengiraan

Bilangan Kekerapan

Peratus Kekerapan = _____________________ x 100

Jumlah Kekerapan 60

Page 61: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

RAJAH PARETO (SELEPAS PELAKSANAAN)

8 7 5

3 2

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

LUPA TERLALU BERGANTUNG KEPADA UNIT LATIHAN

BUKU REKOD LATIHAN DIKONGSI UNIT LAIN

TIADA PEMANTAUAN DARI PIHAK JABATAN

BUKU REKOD KEHADIRAN SUKAR DI PEROLEHI

JUMLAH

% KUM

80%

ANALISA

DILAKUKAN

PADA

BILANGAN

DATA “SETUJU”

61

Page 62: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

HASIL SASARAN PROJEK Jumlah punca (data sebelum)-Jumlah punca (data selepas) x 100%

Jumlah punca (data sebelum)

= 147-25 x 100%

147

= 83 %

SASARAN : 78 %

PENCAPAIAN : 83%

PERBEZAAN : 5%

PENCAPAIAN PROJEK SEBANYAK 83% 62

BERJAYA

Page 63: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

TINDAKAN PENYERAGAMAN

63

MEMO KEPADA PEGAWAI

DAN KAKITANGAN JABATAN

KHIDMAT PENGURUSAN

TENTANG PENGGUNAAN

SISTEM LATIHAN BESERTA

MANUAL PENGGUNA

Page 64: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

TINDAKAN SUSULAN SELEPAS PROJEK

AKAN MENJALANKAN

TINDAKAN SUSULAN

BAGI MENGISI BORANG

LNPT 2013

64

Page 65: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

TINDAKAN SUSULAN SELEPAS PROJEK

AKAN MEMPERLUASKAN PENGGUNAAN

SISTEM LATIHAN KEPADA SEMUA PEGAWAI

DAN KAKITANGAN MDKL

65

Page 66: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

FAEDAH PROJEK

MENJIMATKAN MASA MENGISI LNPT

PENYEMAKKAN KURSUS LEBIH EFISIEN

BOLEH MEMBUAT PENYEMAKKAN KURSUS DIMANA

SAHAJA BERADA

PENJIMATKAN KOS MEMBELI SISTEM YANG

DIANGGARKAN SEBANYAK RM 30,000- RM 50,000

PENJIMATKAN TENAGA MANUSIA

66

Page 67: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

PENILAIAN KUMPULAN Pengetahuan KIK Minat Berkerjasama Keyakinan Inisiatif

Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas

Mohd Khairuddin bin Soberon

5 5 5 5 5 5 5 5 5 5

Tg. Ainaa Asyikin binti Tg.

Zainuddin 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5

Mohammad Kamal bin Mohd

Ramlan 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5

Nor Zilawati binti Sulaiman

5 5 5 5 5 5 5 5 5 5

Siti Nellisa binti Ramli 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5

Rosmawati binti Othman

5 5 5 5 5 5 5 5 5 5

Fazlawati binti Zabidin 1 4 1 4 2 4 1 4 1 4

Noor Hafiza binti Azemi

1 5 1 4 2 4 1 4 1 4

Noor Ridhuan bin Abdul Jalil

1 3 1 4 2 4 1 3 1 3

JUMLAH 33 42 33 42 36 42 33 41 33 41

PURATA 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5

67

Page 68: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

CARTA RADAR

012345

PK

M

BKK

I

SEBELUM

SELEPAS

PETUNJUK:

PK : PENGETAHUAN KIKM : MINATBK : BEKERJASAMAK : KEYAKINANI : INISIATIF

1 - Sangat Lemah2 - Lemah3 - Sederhana4 - Baik5 - Sangat baik

68

Page 69: SELAMAT DATANG KE MINI KONVENSYEN KUMPULAN …extr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2013_1.pdf · mengenalpasti dan menyelesaikan masalah yang di hadapi berkaitan dengan

PROJEK AKAN DATANG

PERMOHONAN KURSUS

SECARA “ONLINE”

69