SATU PROSES PERTUKARAN MAKLUMAT DAN IDEA DI ANTARA DUA ATAU LEBIH MANUSIA UNTUK

MENGHASILKAN TINDAKBALAS YANG DIHARAPKAN

• PEMINDAHAN MAKLUMAT

• PEMBELAJARAN

• PEMUJUKAN (INFLUENCE)

• HIBURAN

• SOSIALISASI

AKTOR DAN PERLAKUAN KOMUNIKASI

PENGIRIM Seseorang yang mempunyai maklumat, keinginan

dan tujuan bagi menyampaikannya kepada orang lain

PENGKODAN (ENCODES) Pengirim menukar maklumat menjadi satu siri

simbol (perkataan, tulisan, isyarat, gerak badan) MESEJ

Kandungan maklumat (tersurat/tersirat) yang ingin disampaikan dan yang diterima

SALURAN Kaedah penghantaran yang digunakan seperti

memo, surat, telefon, bersemuka, mesyuarat

AKTOR DAN PERLAKUAN KOMUNIKASI

PENERIMA Orang yang ditujukan simbol oleh pengirim

dan menerima simbol berkenaan PENTERJEMAH KOD (DECODES)

Mentafsir simbol, menterjemahkannya menjadi maklumat dan kemudian memahami mesej

MAKLUMBALAS Reaksi penerima terhadap mesej yang

diperolehi GANGGUAN

Penerima tidak dapat menerima maklumat dengan jelas atau tepat sebagaimana yang disampaikan oleh penyampai.

PENGIRIM

MESEJ DIHASRAT

MESEJDI

ENCODES

SIMBOL DIHANTAR

MAKLUMBALASDIPERIKSA

PENERIMA

MESEJDITAFSIR

SIMBOLDI

DECODES

SIMBOL DITERIMA

MAKLUMBALAS DIHANTAR

GANGGUAN

SALURANKOMUNIKASI

JENIS KOMUNIKASI

SEHALAPengirim berkomunikasi tanpa memerlukan

maklumbalas penerimaMemerlukan tindakan dilakukan terus oleh penerima

DUA HALAPenerima memberikan maklumbalas pada pengirimMembolehkan pengirim memperbaiki komunikasinya

jika mesej yang diterima kurang tepatMembolehkan penerima lebih yakin untuk mengambil

tindakan yang betul

KOMUNIKASI BUKAN LISANPOSTURE – cara duduk, berdiri, lentok

badanGESTURE – isyarat tangan, mata,

angkat bahu, memek mukaPROXIMITY – jarak, kedekatanSUARA – tinggi, rendahAPPEARANCE – kekemasan, cara

berpakaian, jenis pakaianMASA – cepat, lambat

KOMUNIKASI KE BAWAH (Downward

Communication)

KOMUNIKASI KE ATAS (Upward

Communication)

KOMUNIKASI MENDATAR

(Lateral Communication)

Bentuk Autoritatif (kuasa dan autoriti)

TujuanMemberi arahan

Memaklumkan peraturanMeminta maklumat

KebaikanTugas cepat dilaksana

Berkesan dalam suasana kritikal

PelakuSuperior menghantar mesej

kepada subordinat

KekuranganRasional mungkin tidak difahami

Motivasi staf mungkin terjejas

Bentuk Demokratik dan konsultatif

(penyertaan)

TujuanMemberi maklumbalas

Mengemukakan ideaMenyampaikan hasrat

KebaikanPrestasi subordinat diketahui

Tindakan pembetulan dilakukanPenambahbaikan dirancang

PelakuSubordinat menghantar mesej

kepada superior

KekuranganMaklumat bersifat selektifTidak digemari superiorKurang diberi perhatian

Bentuk Selari dan dua hala

TujuanMembentuk kerjasama

Memupuk semangat berpasukanKebaikan

Mempercepat aliran maklumatMeningkatkan kordinasi

PelakuMesej disampaikan

antara bahagian/unit/seksyen/rakan sekerja

KekuranganSukar untuk dicapai

Hanya berkesan jika semua pihak mendapat faedah

Boleh saya jelaskan

sesuatu?

Menggalakkan staf memberi ideaBersedia mendengarReaksi yang positifMemaklumkan staf perkembangan semasa dalam jabatanBeri pujian/teguran yang wajar kepada stafMenjelaskan rasional tindakannyaMemaklumkan pengurusan atasan mengenai sumbangan stafnya

PENGURUS DAN KOMUNIKASI Silakan

JARAK FIZIKAL

BAHASA(SEMANTIK)

EGO TAFSIRAN

SALURANTIDAK TEPATSENDER RECEIVER

PREJUDIS& EMOSI KURANG

KEMAHIRAN

HALANGAN KOMUNIKASI DI KALANGAN SUBORDINAT

BIMBANG – bos marahTAKUT – bos black-list jika banyak

cakapANGGAPAN – bos yang dapat kredit PERCAYA – bos sibuk dan tiada

masaPREJUDIS – bos ada ‘anak emas’

MENGAMALKAN DASAR ‘PINTU TERBUKA’

MENDAPATKAN MAKLUMBALAS

TELITI MAKLUMAT DARI SEMUA PIHAK

GALAKKAN SUBORDINAT BERI PENDAPAT

AKUI DAN HARGAI PANDANGAN SUBORDINAT

MENJADI PENDENGAR YANG BAIK

KENAPA KITA TIDAK MENDENGARDENGAN BAIK?

1. Kita fikir kita ada sesuatu yang lebih baikuntuk diperkatakan

2. Kita tidak sedar faedah mendengar3. Kita fikir kita tahu apa yang akan diperkatakan4. Terlalu banyak halangan5. Kita tidak suka si penyampai mahupun mesejnya6. Fikiran kita tertutup7. Kita hanya hendak dengar apa yang kita hendak

dengar8. Kita cepat membuat kesimpulan9. Kita biarkan fikiran kita melayang10. Kita dengar hanya untuk membolehkan kita

menyampuk percakapan

TEKNIK MENDENGAR

Memandang kepada penyampaiTanya untuk mendapat keterangan jika

kurang jelasJangan buat penyampai bercakap

tergesa-gesaBeri perhatian rapi kepada mesej yang

disampaikanJangan ganggu penyampaiJangan tukar tajuk sewaktu penyampai

mengemukakan pandangannya

PETUA KOMUNIKASI BERKESAN(FORMULA 7K)

1. KEPERCAYAANPenyampai perlu memperolehi

kepercayaan dari pendengar dan pendengar perlu bersikap positif

2. KEBENARANMesej hendaklah mempunyai kebenaran/kesahihan

3. KEFAHAMANKandungan mesej hendaklahdifahami selaras dengan hasrat penyampai

ASAS KOMUNIKASI BERKESAN

4. KEJELASANPilihan kata-kata dan simbol

yang tepat, mudah dan tidak mengelirukan untuk mempastikan kejelasan mesej

5. KEUPAYAAN Penyampai perlu memahami

keupayaan pendengar untuk memahami mesej

ASAS KOMUNIKASI BERKESAN

6. KAEDAHPemilihan wacana (medium)

komunikasi hendaklah sesuai dengan tujuan mesej dan juga sasarannya

7. KESINAMBUNGANIdea hendaklah ada kaitan dan urutan antarasatu sama lain

Komunikasi yang berkesan akan dapatmengubah cara seseorang berfikir,

seterusnya boleh mengubah perilakunya

kepada yang dikehendaki.

Komunikasi yang berkesan perlu disampaikan dengan akhlak

yang baik.

Komunikasi yang berkesan bukan setakat untuk memberi maklumat,

tetapi untuk bertindak dan berubah.