kit stor farmasi -...

KIT STOR FARMASI

Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang

2017

KIT STOR FARMASI

Kit ini adalah sebagai panduan kepada anggota farmasi di Negeri Pulau

Pinang. Pengguna perlu merujuk kepada pekeliling/ peraturan/ garis panduan

terkini dan polisi setempat dari semasa ke semasa

Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang

2017

[DOCUMENT TITLE] ACER

KIT STOR FARMASI

2017

Panduan ini dikeluarkan oleh Bahagian Perkhidmatan Farmasi, Jabatan

Kesihatan Negeri Pulau Pinang. Kebenaran diberikan untuk mengeluar ulang

mana-mana bahagian dalam buku ini dengan syarat kandungan tersebut tidak

diubah dan penghargaan diberikan kepada penerbit.

Panduan ini boleh dimuat turun dari laman web: www.jknpenang.moh.gov.my

Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang Aras 8, Bangunan Persekutuan Jalan Anson 10400 Pulau Pinang Tel: 04-2292319 Faks: 04-2280314

Pengurusan stor merupakan salah satu aspek kewangan yang sangat

penting. Stok atau barangan yang disimpan di stor merupakan aset kerajaan yang

terikat dalam bentuk barangan untuk digunakan bagi tujuan operasi atau

penyelenggaraan. Pengurusan stor yang baik adalah perlu bagi menjamin kualiti

barangan yang disimpan, selamat kepada pengguna, mengelakkan pembaziran dan

kehilangan stok.

Stor Farmasi menguruskan stok ubat, vaksin, bukan ubat, reagen dan gas

perubatan dengan nilai perbelanjaan tahunan untuk seluruh hospital dan klinik

kesihatan Negeri Pulau Pinang mencecah ratusan juta ringgit. Oleh yang demikian,

Amalan Good Governance Practices (GGM) menjadi teras utama dalam

melaksanakan tugasan harian. Ciri-ciri bersih, cekap, amanah dan berintegriti perlu

sentiasa diamalkan bagi mengelakkan berlakunya ketirisan, penyelewengan dan

pembaziran.

Pekeliling dan garis panduan yang dikeluarkan dari masa ke semasa

hendaklah dipatuhi. Pembelajaran dan penambahbaikan dilakukan secara

berterusan terutama dari teguran audit supaya perkhidmatan dapat diperkukuhkan

lagi.

Oleh yang demikian diharapkan dengan penghasilan kit stor ini dapat

memantapkan lagi pengurusan stor disamping sebagai sumber rujukan yang cepat

dan mudah.

Akhir sekali, saya ingin mengucapkan syabas dan tahniah kepada semua ahli

jawatankuasa yang terlibat kerana telah menghasilkan buku panduan ini dengan

jayanya.

Sekian, terima kasih.

Dato’ Dr Sukumar Mahesan No. Pendaftaran MPM: 25717 Pengarah Kesihatan Negeri Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang

PRAKATA

PENGARAH KESIHATAN NEGERI

JABATAN KESIHATAN NEGERI PULAU PINANG

Bersyukur ke hadrat Ilahi kerana dengan izinNya Kit Stor Farmasi ini telah

berjaya dihasilkan untuk diedarkan kepada semua yang berkenaan.

Anggota Farmasi yang menguruskan stor terlibat secara langsung dalam

pengurusan kewangan iaitu perolehan, pembayaran, pengurusan stor dan

pengurusan aset/ inventori. Oleh yang demikian, pengetahuan berkenaan dengan

pengurusan stor adalah amat penting bagi memastikan perkhidmatan kepada

pelanggan tidak terjejas, tiada ketirisan berlaku dan keselamatan anggota serta

bangunan terjamin.

Kit Stor Farmasi adalah inisiatif proaktif dari Jawatankuasa Farmasi Logistik

Negeri Pulau Pinang. Objektif penghasilan kit ini adalah bagi memudahkan anggota

sama ada yang bertugas di stor utama atau stor unit untuk mendapatkan maklumat

berkaitan pengurusan stor. Kit ini dihasilkan dalam bentuk yang ringkas, cepat dan

senang difahami, dengan itu ianya dapat digunakan dalam proses latihan anggota

baru yang bertugas di mana-mana stor bukan terhad kepada stor farmasi sahaja.

Kit ini mengandungi maklumat yang perlu diketahui oleh anggota yang

menguruskan stor. Senarai rujukan disertakan bersama-sama dengan proses kerja

bagi memudahkan pembaca untuk mendapatkan maklumat lanjut berkaitan dengan

sesuatu tajuk. Justeru itu, kit ini hendaklah dijadikan sebagai sumber rujukan utama

dalam pengurusan stor dan dimanfaatkan oleh semua anggota farmasi. Adalah

diharapkan dengan adanya kit ini, pengurusan stor akan menjadi lebih mantap dan

cekap.

Di kesempatan ini juga, saya ingin mengucapkan syabas dan tahniah kepada

Jawatankuasa Farmasi Logistik Negeri Pulau Pinang dan semua yang terlibat

secara langsung atau tidak langsung dalam penghasilan kit ini. Sesungguhnya

sumbangan idea dan masa yang diberikan amat dihargai.

Sekian, terima kasih.

Zubaidah bt Che’ Embee (RPh: 1071)

Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Farmasi)

Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang

PRAKATA

TIMBALAN PENGARAH KESIHATAN NEGERI (FARMASI)

JABATAN KESIHATAN NEGERI PULAU PINANG

PENGHARGAAN

Jawatankuasa Farmasi Logistik Negeri Pulau Pinang PENGERUSI

Zubaidah bt Che’ Embee

Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Farmasi) Bahagian Perkhidmatan Farmasi

Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang

AHLI

Rohaizan bt. Mohd Hanafiah Ketua Cawangan Amalan & Perkembangan Farmasi Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang

Oiyammaal a/p Maruthan Chelliah Pegawai Farmasi Kesihatan Pejabat Kesihatan Daerah Timur Laut

Khor Chiew Yi Ketua Penolong Pengarah (A&P Farmasi) Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang

Chuah Ai Ling Pegawai Farmasi UF48 Pejabat Kesihatan Daerah Timur Laut Chew Yah Ting

Maryam Farzanah bt. Mohd Razip Pegawai Farmasi UF48 Hospital Pulau Pinang

Pegawai Farmasi Kesihatan Pejabat Kesihatan Daerah Barat Daya Khaw Poh Ling

Tan Kuo Lim Pegawai Farmasi UF48 Hospital Pulau Pinang

Pegawai Farmasi UF48 Pejabat Kesihatan Daerah Barat Daya Muhd Izzat b. Ishak

Khairul Najwa bt. Abdullah Pegawai Farmasi UF52 Hospital Seberang Jaya

Pegawai Farmasi UF48 Pejabat Kesihatan Daerah Seberang Perai Utara Fauziah bt. Ahmad

Tan Siao Yin Pegawai Farmasi UF48 Hospital Seberang Jaya

Pegawai Farmasi Kesihatan Pejabat Kesihatan Daerah Seberang Perai Tengah Roziah bt. Shahron

Suhana bt. Hussein Ketua Pegawai Farmasi Hospital Bukit Mertajam

Pegawai Farmasi UF52 Pejabat Kesihatan Daerah Seberang Perai Tengah Norul Adlin bt. Abu Safran

Liew Lee Yoon Pegawai Farmasi UF44 Hospital Balik Pulau

Pegawai Farmasi Kesihatan Pejabat Kesihatan Daerah Seberang Perai Selatan

Turut terlibat dalam penghasilan buku panduan ini:

Ummi Hafizah bt. Ruhaizan Ketua Penolong Pengarah (A&P Farmasi) Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang

Jason Tiong Kion Kai Penolong Pengarah Kanan (A&P Farmasi) Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang

Afifah bt. Sabjan Penolong Pengarah Kanan (A&P Farmasi) Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang

TERIMA KASIH juga kepada semua yang terlibat sama ada secara langsung atau tidak langsung dalam menghasilkan buku panduan ini.

KANDUNGAN

MUKASURAT 1. Pengenalan 1 2. Keselamatan 2 2.1 Fasiliti 2 2.2 Prosedur 4 2.3 Anggota 5 2.4 Pengurusan Kunci 5 3. Perolehan: 6 3.1 Kaedah Perolehan 6

3.2 Integrity Pact 14 3.3 Penjenisan kod perolehan 14

3.4 Pelaksanaan perolehan secara elektronik 17 3.5 Penalti 18 4. Penerimaan 21 5. Penyimpanan 23 6. Pengeluaran 25 7. Perekodan 27 8. Pengendalian stok bertarikh luput dan lambat bergerak 28 9. Pengiraan, Pemeriksaan dan Verifikasi 30 9.1 Pengiraan Stok 31 9.2 Pemeriksaan Stok 32 9.3 Verifikasi Stor 34 10. Pelupusan dan Hapus Kira 36 10.1 Pelupusan 36 10.2 Hapus Kira 39 10.3 Kuasa Melulus Pelupusan dan Hapus Kira 45 11. Aktiviti kualiti 46 12. Laporan - laporan Berkaitan Stor Farmasi 48 13. Pengurusan fasiliti stor 51 13.1 Penyelenggaraan peralatan 51 13.2 Kawalan Makhluk perosak 53 14. Terminologi/ Singkatan 55 15. Rujukan 58 16. Lampiran 59

1.0 PENGENALAN

Pengurusan stor adalah salah satu aspek pengurusan kewangan yang sangat

penting. Barang-barang dalam stor merupakan modal kerajaan yang tersimpan dalam

bentuk barangan bagi tujuan penyelenggaraan atau memberi perkhidmatan kepada

pelanggan.

Semua urusan berkaitan perolehan kerajaan adalah berdasarkan Amalan Tadbir

Urus Baik (Good Governance Practices). Prinsip-prinsip perolehan kerajaan seperti

akauntabiliti awam, urusan secara telus, nilai faedah yang terbaik, saingan terbuka serta adil

dan saksama perlu dipatuhi.

Objektif pengurusan stor adalah:

i. Memastikan stok sentiasa tersedia apabila dikehendaki dan menepati

kehendak pelanggan; dan

ii. Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan

dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam penyimpanan.

Stor adalah tempat untuk melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan,

penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok. Stor boleh dikategorikan kepada:

i. Stor Pusat

Menyedia, mengurus dan membekal barang kepada stor di peringkat negeri/

daerah/ bahagian/ cawangan dan unit. Contohnya Pusat Bekalan Farmasi

Negeri Sabah.

ii. Stor Utama

Menyedia, mengurus dan membekalkan barang kepada Stor Unit atau

mengurus perolehan sendiri dan membekal terus kepada pelanggan

akhir. Contohnya Stor Farmasi Logistik Hospital Pulau Pinang.

iii. Stor Unit

- Menyimpan dan membekal barang untuk keperluan jangka pendek atau

guna terus bagi tujuan operasi/ perkhidmatan dan penyelenggaran

kepada pelanggan akhir.

- Tidak membuat perolehan.

- Bekalan didapati daripada Stor Pusat atau Stor Utama.

- Contohnya Stor Farmasi Klinik Pakar Hospital Pulau Pinang.

Stok adalah barang belum guna dan disimpan untuk tujuan operasi atau

penyelenggaraan. Jenis-jenis barang yang dikendalikan oleh stor farmasi adalah ubat,

vaksin, bukan ubat, reagen dan gas perubatan.

Pengendalian stok yang tersimpan hendaklah merujuk kepada Good Storage

Practice (GSP) dan pembekalan stok dibuat mengikut Good Distribution Practice (GDP).

Pematuhan kepada pekeliling dan garis panduan yang telah dikeluarkan oleh Kementerian

Kesihatan Malaysia adalah penting bagi mengelakkan berlakunya ketirisan dan pembaziran.

1

2.0 KESELAMATAN

2.1 FASILITI

2.1.1 Pengawal Keselamatan

i. Pengawal keselamatan secara 24 jam atau berkala.

ii. Pemantauan rondaan oleh pengawal keselamatan

menggunakan Buku Rondaan atau Sistem Jam Berkunci.

2.1.2 Sistem Kamera Litar Tertutup (Closed Circuit Television atau

CCTV)

i. Ditempatkan di lokasi yang kritikal dan berisiko tinggi untuk

kehilangan terutama pintu keluar masuk :

a. Semua stor fizikal di Stor Utama dan Stor Unit

b. Bangunan Unit Farmasi Logistik

c. Bahagian penerimaan (loading bay)

ii. Mempunyai kamera berspesifikasi seperti High Definition (HD)

dan Ultraviolet (UV).

iii. Digital Video Recorder (DVR) dan monitor diletakkan di bilik

yang selamat.

iv. Menyediakan kemudahan menyimpan rekod rakaman CCTV.

2.1.3 Kawalan Keluar Masuk

i. Unit Farmasi Logistik di hospital perlu melaksanakan kawalan

keluar masuk kenderaan dengan :

a. Mendaftarkan kenderaan yang boleh memasuki kawasan

Farmasi Logistik.

b. Anggota farmasi yang dibenarkan meletak kenderaan di

Farmasi Logistik diberikan kebenaran bertulis daripada

Ketua Jabatan.

c. Kawalan ketat bagi kenderaan wakil syarikat dan anggota

selain daripada anggota farmasi yang memasuki kawasan

Farmasi Logistik untuk urusan selain daripada

penghantaran barangan.

ii. Pergerakan anggota yang memasuki bangunan Farmasi

Logistik perlu dipantau menggunakan Buku Daftar Keluar

Masuk Anggota atau sistem akses pintar seperti seperti kad

akses untuk kawalan pintu utama.

2

iii. Sistem kawalan lebih ketat diperlukan di pintu masuk ke

dalam stor fizikal di Stor Utama dan Stor Unit menggunakan

sistem akses pintar dengan kad akses/ password/ thumbprint.

Pergerakan anggota keluar masuk ke stor dihadkan iaitu

hanya anggota farmasi yang dipertanggungjawabkan sahaja

dibenarkan masuk.

iv. Sistem akses pintar mestilah berupaya menjana maklumat

keluar masuk anggota ke fasiliti dari semasa ke semasa.

v. Kawalan keluar masuk pelawat atau wakil syarikat perlu

didaftarkan dalam buku dan diberi pas pelawat.

vi. Wakil syarikat atau pembekal hanya dibenarkan berjumpa

dengan anggota pada masa yang ditetapkan (masa perlu

dipaparkan).

vii. Kawasan yang boleh dimasuki oleh pelanggan dan pelawat

dihadkan seperti berikut :

a. Pelanggan hanya boleh berada di ruang penerimaan

bekalan dan pejabat. TIDAK DIBENARKAN memasuki

stor fizikal.

b. Pelawat hanya dibenarkan berada di ruang menunggu

atau ruang yang dikhaskan dan tidak boleh memasuki

ruang pejabat.

2.1.4 Menyediakan loker/ ruang penyimpanan barangan peribadi anggota di

kawasan berasingan daripada ruang kerja terutama bagi anggota

yang bertugas di stor fizikal (beg TIDAK DIBENARKAN dibawa

masuk ke stor fizikal).

2.1.5 Menjalankan pemantauan berkala untuk semua sistem kawalan

keselamatan yang telah diwujudkan.

2.1.6 Pemeriksaan mengejut terhadap ruang penyimpanan barangan

peribadi anggota dengan kehadiran pegawai keselamatan jabatan

adalah disarankan.

2.1.7 Memaparkan papan tanda yang bersesuaian di ruang utama

penyimpanan seperti stor fizikal, bahagian penerimaan dan ruang

kerja sebagai peringatan berterusan mengenai integriti seperti :

i. “Premis ini dilengkapi dengan pengawasan CCTV”

ii. “Keselamatan aset tanggungjawab semua”

iii. “Anda bertanggungjawab membekalkan barangan secara

berintegriti”

2.1.8 Mempunyai sistem pemantauan keselamatan yang dapat

mengeluarkan amaran dalam bentuk bunyi, khidmat pesanan ringkas

3

(SMS), paparan atau tanda amaran elektronik apabila berlaku

sebarang bentuk pencerobohan.

2.1.9 Mempunyai sistem sokongan (backup system) bagi memastikan

sistem keselamatan yang diguna pakai boleh beroperasi dan memberi

notifikasi sekiranya berlaku sesuatu yang tidak diingini.

2.2 PROSEDUR

2.2.1 Mewujudkan dan mengemas kini Standard Operating Procedure

(SOP), garis panduan, dari semasa ke semasa dan mendapat

kelulusan daripada Ketua Unit/ Ketua Jabatan.

2.2.2 Anggota yang dilantik atau diberi kuasa mengikut Tatacara

Pengurusan Stor Kerajaan sahaja dibenarkan menjalankan aktiviti

penerimaan, penyimpanan dan pembekalan barangan.

2.2.3 Pengambilan dan pengagihan bekalan daripada Stor Utama ke unit

pemesan hanya boleh dibuat menggunakan kenderaan jabatan

sahaja.

2.2.4 Memantau corak penggunaan secara berkala. Sebarang perubahan

corak penggunaan secara mendadak, luar dari kebiasaan (turun/ naik)

atau peningkatan kekerapan pesanan disemak dengan pemesan dan

dimaklumkan kepada Ketua Unit/ Ketua Jabatan dengan segera

sekiranya perlu.

2.2.5 Membuat pemeriksaan di semua stor secara berkala, merekodkan

sebarang penemuan yang mencurigakan dan mengambil tindakan

yang bersesuaian.

2.2.6 Jika stok ubat perlu dikeluarkan daripada Stor Unit selepas waktu

pejabat, pastikan semua butiran pengeluaran direkodkan. Buku Daftar

Pengeluaran Stok Selepas Waktu Pejabat yang mempunyai maklumat

tarikh dan masa pengeluaran, nama dan kuantiti, pegawai yang

mengeluarkan dan alasan pengeluaran mesti diwujudkan. Ini diguna

pakai bagi fasiliti farmasi yang memberi perkhidmatan farmasi selepas

waktu pejabat.

2.2.7 Melakukan audit pergerakan (audit trail) secara rawak untuk

memastikan kesahihan setiap transaksi yang telah berlaku.

2.2.8 Memastikan kotak kosong yang tidak digunakan dilipat (flattened)

sebagai salah satu langkah pencegahan berlakunya ketirisan.

4

2.3 ANGGOTA

2.3.1 Membuat pertukaran penempatan anggota secara berkala mengikut

kepentingan perkhidmatan terutama yang bertugas di stor.

2.3.2 Melaksanakan aktiviti pembangunan modal dan penerapan nilai-nilai

murni secara berterusan bagi meningkatkan integriti anggota melalui

taklimat/ kursus Good Governance for Medicines (GGM).

2.3.3 Meningkatkan kesedaran dalam kalangan anggota farmasi untuk

melaporkan sebarang aktiviti yang mencurigakan di fasiliti masing-

masing.

2.3.4 Melaporkan sebarang aktiviti yang mencurigakan berkaitan ketirisan

aset, ubat/ bukan ubat kepada pihak atasan untuk siasatan dan

tindakan lanjut.

2.3.5 Melakukan proses serah tugas secara rasmi apabila berlaku

pertukaran pegawai seperti perakuan ambil alih tugas stor fizikal

dibuat dengan mengisi Borang Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18

(Lampiran 1).

2.4 PENGURUSAN KUNCI

2.4.1 Menyediakan buku daftar kunci induk jabatan dan sentiasa

memastikan senarai tersebut dikemas kini dari semasa ke semasa.

2.4.2 Setiap anggota yang memegang atau menyimpan kunci-kunci

jabatan/ unit mempunyai surat kuasa memegang kunci.

2.4.3 Sistem kawalan kunci boleh dilakukan secara berpusat (centralized) di

mana semua anak kunci dipertanggungjawabkan pada satu bahagian

sahaja atau tidak berpusat (decentralized) di mana anak kunci dikawal

mengikut bahagian masing-masing.

2.4.4 Kunci tidak dilabel atau ditandakan dengan nama dan lokasi

penggunaan. Penandaan atau pelabelan boleh dilakukan dengan

kaedah kod seperti alphabet, numeric, warna atau gabungan

kesemuanya. Maksud kod yang digunakan pada kunci hanya boleh

diketahui oleh anggota tertentu sahaja.

Rujukan:

1. Pelan Keselamatan Fasiliti, 2016, Bahagian Perkhidmatan Farmasi KKM.

2. Garispanduan Parkir Farmasi Logistik, Hospital Pulau Pinang.

5

3.0 PEROLEHAN

3.1 KAEDAH PEROLEHAN

3.1.1 PEMBELIAN TERUS

Perolehan bekalan sehingga RM50,000.00 setahun bagi barangan bukan di bawah tender KKM atau senarai APPL.

BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB

1. Kenal pasti barangan yang hendak dipesan

PF/PPF/PT

2.

Tentukan paras stok, kira anggaran keperluan untuk 2-3 bulan berdasarkan penggunaan lepas, corak penggunaan, keperluan semasa dan peruntukan

3. Pastikan nilai perolehan tidak melebihi RM50,000.00 setahun

PF 4. Panggil sebut harga dari sekurang-kurangnya 3 pembekal

5. Buat pemilihan sebut harga yang paling kos efektif dan menepati spesifikasi

6. Isi Borang Permohonan Untuk Pembelian (Lampiran 2a dan 2b) dan dapatkan kelulusan Ketua Unit/ Ketua Jabatan/ anggota dilantik

PF/PT

7. Rekodkan nilai tanggungan dalam buku vot dummy / berkomputer

8. Sediakan Nota Minta dalam eP

9. Keluarkan LPO melalui sistem ePerolehan (eP)

10. Failkan semua dokumen PF/PPF/PT

Rujukan: 1. 1PP: Perolehan Kerajaan, PK 2.1 - Kaedah Perolehan Kerajaan. 2. Bahagian G: Perolehan, Garispanduan Pengurusan Stor Farmasi Hospital dan Klinik

Kesihatan, Bahagian Perkhidmatan Farmasi, KKM.

6

CARTA ALIR : PEMBELIAN TERUS

Mula

Kenal pasti barangan yang hendak

dipesan

Tentukan paras stok dan kira

anggaran keperluan

Pastikan nilai perolehan tidak

melebihi RM50,000.00 setahun

Panggil sebut harga dari sekurang-

kurangnya 3 Pembekal

Buat pemilihan sebut harga

Rekodkan nilai tanggungan dalam

buku vot dummy/ berkomputer

Sediakan Nota Minta dalam eP

Keluarkan LPO melalui sistem eP

Tamat

Sediakan borang permohonan

pembelian dan dapatkan kelulusan

daripada Ketua Unit/ Ketua Jabatan/

anggota dilantik

Failkan semua dokumen

PF/PPF/PT PF/PPF/PT PF PF PF PF/PT PF/PT

PF/PT

PF/PT

PF/PPF/PT

7

3.1.2 PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA (LAMPIRAN Q)

Perolehan bekalan yang bernilai dari RM50,000.00 sehingga RM500,000.00 setahun bagi setiap jenis barangan.


1.

Kenal pasti barangan yang perlu dipanggil sebut harga (Lampiran Q) berdasarkan senarai perolehan tahun lepas. Ambil kira barangan yang menghampiri atau dalam julat nilai sebut harga

PF/PT

2.

Pastikan barangan tidak disenaraikan dalam katalog APPL dan kontrak kerajaan

3. Tentukan paras stok, kira anggaran keperluan untuk setahun berdasarkan penggunaan lepas, trend penggunaan, keperluan semasa dan peruntukan

4. Sediakan dokumen spesifikasi sebut harga mengikut surat pekeliling terkini. Borang Pengesahan Penentuan Spesifikasi (Lampiran 3)

JK Spesifikasi

5. Pastikan tempoh sah laku sebut harga adalah 90 hari PF

6. Iklankan Lampiran Q (Lampiran 4) di papan kenyataan dan/ atau laman sesawang

Urusetia

7. Hantar panggilan sebut harga (Lampiran Q) kepada pembekal yang dikenal pasti

PF/PPT/PT

8. Buka dan kodkan nombor siri semua sebut harga yang diterima dan turunkan tandatangan ringkas

JK Pembuka Sebut Harga

9. Jadualkan tawaran sebut harga Urusetia

10. Sediakan laporan penilaian teknikal dan laporan penilaian harga

JK Penilaian Teknikal & JK Penilaian Harga

11. Buat permohonan perolehan barangan import sekiranya berkaitan

Urusetia

12. Sediakan kertas taklimat dan dokumen sebut harga untuk pemilihan dan maklum tarikh mesyuarat kepada Jawatankuasa Pemilihan Sebut Harga

13.

Pilih sebut harga mengikut kategori sama ada: a. termurah b. mengikut spesifikasi c. tawaran tunggal b. dan lain-lain

JK Pemilihan Sebut Harga

8


14.

Terima keputusan sebut harga pastikan : a. Surat Niat b. Surat setuju terima c. Surat perjanjian d. Bon pelaksanaan ( bagi nilai perolehan

>RM200,000.00) disediakan untuk pembekal yang dipilih

Urus setia

15. Sediakan Borang Permohonan Untuk Pembelian (Lampiran 2a & 2b) dan dapatkan kelulusan daripada Ketua Unit/ Ketua Jabatan

PF/PT

16. Rekodkan nilai tanggungan dalam buku vot dummy / berkomputer


18. Keluarkan LPO melalui sistem eP


Nota:

Perolehan bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM100,000 hendaklah ditawarkan

kepada sekurang-kurangnya 5 pembekal bumiputera.

Perolehan bernilai melebihi RM100,000 sehingga RM500,000 hendaklah ditawarkan

kepada sekurang-kurangnya 5 pembekal bumiputera dan bukan bumiputera.

Jawatankuasa Spesifikasi, Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga, Jawatankuasa

Penilaian Teknikal, Jawatankuasa Penilaian Harga dan Jawatankuasa Pemilihan

Sebut Harga hendaklah dilantik oleh Ketua Jabatan.

Ahli Jawatankuasa yang dilantik hendaklah menandatangani Integrity Pact, Lampiran B : Surat Akuan Pelantikan Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan (Lampiran 5).

Rujukan: 1. 1PP: Perolehan Kerajaan, PK 2.1 - Kaedah Perolehan Kerajaan. 2. Bahagian G: Perolehan, Garispanduan Pengurusan Stor Farmasi Hospital dan Klinik

Kesihatan, Bahagian Perkhidmatan Farmasi, KKM. 3. Prosedur Operasi Standard (SOP) Pengurusan Kelulusan Perolehan Barangan

Import KKM Bilangan 2, 2017.

9

CARTA ALIR : PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA (LAMPIRAN Q)

Mula

Kenal pasti barangan yang perlu

dipanggil sebut harga

Pastikan barangan tidak

disenaraikan dalam katalog APPL

dan kontrak kerajaan

Tentukan paras stok dan buat

anggaran keperluan

Sediakan dokumen spesifikasi sebut

harga

Pastikan tempoh sah laku dokumen

sebut harga adalah 90 hari

Hantar panggilan sebut harga

kepada pembekal

Buka dan kodkan nombor siri semua

sebut harga yang diterima dan

turunkan tandatangan ringkas

Jadualkan tawaran sebut harga

Iklankan Lampiran Q di papan

kenyataan dan/ laman sesawang

Sediakan laporan penilaian teknikal

dan laporan penilaian harga

PF/PT PF/PT PF/PT JK Spesifikasi

PF

Urusetia

PF/PPT/PT

JK Pembuka Sebut Harga

Urusetia

JK Penilaian Teknikal & JK

Penilaian Harga

10




Keluarkan LPO melalui sistem eP

Tamat


Pilih sebut harga mengikut kategori

Sediakan kertas taklimat dan

dokumen sebut harga untuk

pemilihan dan maklumkan tarikh

mesyuarat kepada Jawatankuasa

Pemilihan Sebut Harga

Terima keputusan sebut harga dan

uruskan dokumen yang berkaitan

Urusetia

Urusetia

JK Pemilihan Sebut Harga Urusetia PF/PT PF/PT PF/PT PF/PT

PF/PPF/PT

Sediakan borang permohonan pembelian dan dapatkan kelulusan daripada Ketua Unit/Ketua Jabatan.

Buat permohonan perolehan

barangan import sekiranya berkaitan

11

3.1.3 PEROLEHAN SECARA KONTRAK


1. Kenal pasti barangan yang hendak dipesan

PF/PPF/PT

2.

Tentukan paras stok, kira anggaran keperluan untuk 2-3 bulan berdasarkan penggunaan lepas, trend penggunaan, keperluan semasa dan peruntukan

3. Kenal pasti pembekal dan semak spesifikasi di dalam kontrak

PF

4. Sediakan borang permohonan pembelian dan dapatkan kelulusan daripada Ketua Unit/ Ketua Jabatan

PF/PT

5. Rekodkan nilai tanggungan dalam buku vot dummy/ berkomputer


7. Keluarkan LPO melalui sistem eP


Nota: Pesanan barangan APPL adalah melalui sistem PhIS. Rujukan: 1. 1PP : Perolehan Kerajaan PK 2.1 - Kaedah Perolehan Kerajaan. 2. Bahagian G: Perolehan, Garispanduan Pengurusan Stor Farmasi Hospital dan Klinik

Kesihatan, Bahagian Perkhidmatan Farmasi, KKM.

12

CARTA ALIR : PEROLEHAN SECARA KONTRAK

Mula

Kenal pasti item yang hendak

dipesan

Tentukan paras stok, kira anggaran

keperluan dan peruntukan

Kenal pasti pembekal dan semak

spesifikasi di dalam kontrak




Luluskan LPO dalam eP

Tamat


Sediakan borang permohonan

pembelian dan dapatkan kelulusan

daripada Ketua Unit/ Ketua Jabatan

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT PF

PF/PT

PF/PT

PF/PT

PF/PT

PF/PPF/PT

13

3.2 INTEGRITY PACT 3.2.1 Semua pihak yang terlibat dalam perolehan Kerajaan dikehendaki

menandatangani Integrity Pact. Pihak yang terlibat adalah:

a. Penjawat Awam Yang Terlibat Dalam Perolehan Kerajaan b. Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan c. Ahli Lembaga/ Jawatankuasa Perolehan d. Pembida e. Perunding

3.2.2 Penjawat awam yang terlibat dalam proses perolehan Kerajaan hendaklah

menandatangani Lampiran A : Surat Akuan Oleh Penjawat Awam Yang Terlibat Dalam Perolehan Kerajaan (Lampiran 6).

3.3 PENJENISAN KOD PEROLEHAN

Kod perbelanjaan merupakan senarai kod lima (5) angka yang terdiri daripada berbagai Kod Objek bagi memberi maklumat yang lebih terperinci.

Terbahagi kepada 4 peringkat:

Bil Kod Perbelanjaan Catatan

1. OBJEK AM (OA) Suatu kumpulan Objek Sebagai perbelanjaan atau hasil

2. OBJEK SEBAGAI (OS) Sesuatu jenis perbelanjaan atau hasil yang dijeniskan di bawah suatu Objek Am (OA)

3. OBJEK KUMPULAN LANJUT Suatu Kumpulan Objek-objek Lanjut

4. OBJEK LANJUT (OL) Suatu jenis perbelanjaan atau hasil yang dijeniskan di bawah suatu Objek Kumpulan Lanjut

14

Senarai kod perbelanjaan adalah seperti berikut:

Objek Am (OA)

Objek Sebagai

(OS)

Objek Kumpulan

Lanjut

Objek Lanjut (OL)

Maksud

10000 11000-17000 Gaji dan emolumen

20000

Perkhidmatan dan bekalan

21000 21000 21101 Perbelanjaan perjalanan dan sara hidup

22000 22000 22101 Pengangkutan barang

23000 Perhubungan dan utiliti

24000 Sewaan

25000 Bahan makanan dan minuman

26000

Bahan mentah, bahan untuk penyelenggaraan dan pembaikan

26704 Bahan pencuci

27000

Bekalan dan bahan-bahan lain

27100 27102 Bekalan pejabat- alat tulis pejabat

27200 Bekalan Am

27300 Bekalan riadah

27400

27401 Ubat-ubatan

27402 Gas perubatan

27403 Reagen

27404 Vaksin

27499 Bekalan perubatan kesihatan dan pergigian yang lain

27500 27501 Bekalan dan bahan untuk filem X-Ray

15

Objek Am (OA)

Objek Sebagai

(OS)

Objek Kumpulan

Lanjut

Objek Lanjut (OL)

Maksud

20000

27000

27600

Bahan tenunan dan barang-barang pakaian

28000 Penyelenggaraan dan pembaikan kecil yang dibeli

29000 Perkhidmatan iktisas, perkhidmatan lain yang dibeli dan hospitaliti

30000 35000 35500 35502 Harta modal/ aset perubatan kesihatan & pergigian

40000 42000 42200 42231

Pemberian dan kenaan bayaran tetap- Pemberian Khas Kepada Kementerian/ Jabatan Kerajaan- Mengurus

16

3.4 PELAKSANAAN PEROLEHAN SECARA ELEKTRONIK

3.4.1 ePerolehan (eP)

a. Merupakan satu sistem perolehan secara elektronik yang terdiri daripada proses mewujudkan, mengemukakan dan mengesahkan pembelian secara atas talian (online).

b. Pembekal boleh menerima dan mengesahkan pesanan.

3.4.2 Objektif:

a. Memastikan nilai terbaik bagi perolehan Kerajaan dengan menjadikan Kerajaan sebagai Pembeli Pintar.

b. Menjamin akauntabiliti dan ketelusan dalam semua perolehan Kerajaan.

c. Memastikan pembekal menerima pembayaran dengan lebih cepat dan tepat.

3.4.3 Faedah Sistem eP a. Boleh mengesan pesanan dan status penghantaran secara automatik

dan atas talian.

b. Telus dan Akauntabiliti.

c. Berantara muka dengan sistem eSPKB untuk memeriksa bajet dan mengesahkan peruntukan bajet.

3.4.4 Sijil Digital Token

a. Anggota diberi kuasa secara bertulis menggunakan sistem eP oleh Ketua Jabatan dan akan mendapat Sijil Digital Token.

b. Keselamatan token adalah di bawah tanggungjawab anggota yang diberi kuasa.

c. Kata laluan hendaklah dirahsiakan.

Rujukan: 1. 1PP: Perolehan Kerajaan, PK 5 - Perolehan Secara Elektronik. 2. 1PP: Tadbir Urus Kewangan, Perakaunan, PS 1.1 - Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan. 3. Arahan Perbendaharaan 2008, Bab A: Tatacara Kewangan (Objek Perbelanjaan Emolumen, 41).

17

3.5 PENALTI

Denda yang dikenakan ke atas Syarikat Konsesi atau pembekal Kontrak Pusat

bagi pembekalan barangan yang tidak mengikut perjanjian kontrak.

Penalti barang yang dibeli secara sebut harga adalah merujuk kepada syarat yang ditetapkan semasa urusan perolehan dan arahan atau garispanduan kewangan dari masa ke semasa.

BIL

PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB

1. Terima barang dari pembekal PF/PPF/PT

2. Barangan, Nota Hantaran (DO) dan Pesanan Kerajaan (LPO) yang diterima ttidak mematuhi perjanjian

PF/PPF/PPT/PT

3. Kira amaun penalti

PF/PPT/PT

4.

Sediakan surat tuntutan kepada syarikat pembekal dan lampirkan bersama: i. LPO ii. DO iii. Borang tuntutan (bagi Syarikat Konsesi)

5. Semak surat tuntutan KPF/ PFK/ PF y/m

6. Tandatangan surat tuntutan Pengarah hospital/

PKD/ KPF/ PFK

7. Pos/ faks/ emelkan surat tuntutan kepada syarikat pembekal

PPT/PT

8. Syarikat pembekal mengesahkan nilai tuntutan PF/PPT/PT

9.

Persetujuan syarikat pembekal dan pemesan berkenaan kaedah tuntutan: i. Potongan Baucer: Sertakan surat tuntutan bersama LPO, DO dan Inbois ke Unit Kewangan ii. Cek:

- Hantar ke Unit Hasil untuk pengeluaran Resit Rasmi Kerajaan

- Hantar resit kepada pembekal sebagai bukti penerimaan penalti

PF/PPT/PT

10. Failkan semua dokumen

Nota :

Surat peringatan dihantar kepada pembekal selepas 30 - 60 hari bayaran tuntutan

tidak diterima.

18

Rujukan: 1. Garis Panduan Pelaksanaan Integrity Pact Dalam Perolehan Kerajaan (Disember 2010), Kementerian Kewangan Malaysia, Putrajaya. 2. Garis Panduan Tuntutan Penalti Dan Kos Tambahan Bagi Pembelian Terus Di bawah Perjanjian Konsesi Penswastaan Makmal Ubat Dan Stor Kementerian Kesihatan Malaysia Versi 1/2011,KKM. 3. Privatization Of Makmal Ubat And Stor Between The Government Of Malaysia And Pharmaniaga Logistics Sdn. Bhd. : Concession Agreement.

19

CARTA ALIR : TUNTUTAN PENALTI

Terima barang dari pembekal

Mula

Barangan, DO dan LPO yang

diterima didapati tidak mematuhi

perjanjian.

Kira amaun penalti

Sediakan surat tuntutan dan

dokumen berkaitan

Semak surat tuntutan

Tandatangan surat tuntutan

Pos/ faks/ emelkan surat tuntutan

kepada syarikat pembekal

Syarikat pembekal mengesahkan

nilai tuntutan

Kaedah

tuntutan?

Hantar ke Unit Hasil

untuk pengeluaran

Resit Rasmi

Kerajaan

Hantar resit kepada

syarikat pembekal

Sertakan surat tuntutan bersama

LPO, DO dan Inbois ke Unit

Kewangan


Tamat

Cek

Potongan Baucer

PF/PPF/PT PF/PPF/PPT/PT PF/PPT/PT PF/PPT/PT KPF/ PFK/ PF y/m Pengarah hospital/ PKD/ KPF/ PFK PPT/PT PF/PPT/PT PF/PPT/PT PF/PPT/PT PF/PPT/PT PF/PPT/PT

Persetujuan syarikat pembekal dan

pemesan berkenaan kaedah

tuntutan

20

4.0 PENERIMAAN

Stok yang diterima hendaklah mengikut spesifikasi yang ditetapkan.

Ketua Jabatan hendaklah melantik Pegawai Penerima yang bertanggungjawab

untuk menerima dan memeriksa stok yang diterima. Bagi stok teknikal (contoh:

komputer), Pegawai Penerima hendaklah memiliki kepakaran dalam bidang

berkaitan.


1. Terima DO dan semak dengan salinan LPO atau Buku Daftar Pesanan

PF/PPF/PT

2.

Terima, periksa dan kenalpasti stok yang diterima selaras dengan DO dari segi:

a) Identiti b) Kuantiti c) Kualiti d) Tarikh luput

3.

Bagi stok yang tidak dapat disahkan dengan serta-merta hendaklah dicatitkan di atas DO seperti berikut: ”Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”

4. Jika stok tidak memenuhi spesifikasi dan kualiti asingkan dan hubungi pembekal untuk tindakan yang sesuai

5. Jika stok memenuhi spesifikasi, tandatangan dan cop terima pada DO dan kembalikan satu salinan kepada syarikat pembekal

6. Daftar ke dalam Buku Daftar Penerimaan Barang

7. Serah DO dan stok kepada anggota yang menjaga stok fizikal

Nota: Terdapat fasiliti di mana anggota yang menerima dan menjaga stok fizikal adalah

orang yang sama.

Rujukan: 1. Bahagian I, Pengurusan Stok, Garis panduan Pengurusan Stor Farmasi di Hospital dan

Klinik Kesihatan Malaysia.

2. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, AM 6.2 - Penerimaan.

21

CARTA ALIR : PENERIMAAN

Mula

Terima DO dan semak dengan

salinan LPO atau Buku Daftar

Pesanan

Terima, periksa dan kenalpasti stok

yang diterima selaras dengan DO

Bagi stok yang tidak dapat disahkan

dengan serta-merta catitkan di atas

DO:

“Diterima dengan syarat ianya

disahkan kemudian secara

diperiksa, dikira, diukur,

ditimbang atau diuji”

Memenuhi

spesifikasi?

Tandatangan, cop terima pada DO

dan kembalikan satu salinan kepada

syarikat pembekal

Daftar ke dalam Buku Daftar

Penerimaan Barang

Serahkan DO dan stok kepada

anggota yang menjaga stok fizikal

Tamat

Asingkan dan

hubungi pembekal

untuk tindakan

Penghantaran

semula oleh

pembekal

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

Tidak

Ya

22

5.0 PENYIMPANAN

Stok hendaklah disimpan di tempat yang sesuai supaya tidak mudah rosak,

menggunakan ruang secara optimum dan mudah dikeluarkan.

Faktor keselamatan anggota dan barangan hendaklah dititikberatkan.

Tindakan hendaklah diambil ke atas barangan yang tidak dapat dihabiskan

sekurang-kurangnya dalam tempoh 6 bulan sebelum tamat tarikh luput.


1. Terima DO dan stok

PF/PPF/PT

2. Rekod butir penerimaan ke dalam Kad Petak KEW.PS-4 (Lampiran 7) dan sistem PhIS

3.

Susun dan simpan stok di tempat yang ditetapkan mengikut lokasi/ kumpulan:

i. Dadah Berbahaya disimpan di dalam peti atau almari berkunci.

ii. Suhu bilik, peti sejuk (2 ke 80C) dan peti beku (-20 ke -100C).

iii. Mudah terbakar dan meruap. iv. Ubat eksternal, internal, larutan IV dan bukan ubat.

Mengamalkan sistem FEFO atau FIFO

4. Serahkan DO kepada anggota yang memproses bayaran

Nota:

Terdapat fasiliti di mana anggota yang menerima dan menyimpan stok adalah orang

yang sama.

Anggota yang menguruskan penyimpanan perlu memaklumkan kepada pegawai

farmasi sekiranya terdapat masalah terhadap stok yang diterima.

Rujukan: 1. Bahagian I, Pengurusan Stok, Garis panduan Pengurusan Stor Farmasi di Hospital dan

Klinik Kesihatan Malaysia

2. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, AM 6.4 - Penyimpanan.

3. Peraturan 9, Peraturan-peraturan Dadah Berbahaya 1952.

4. Peraturan 24, Peraturan-peraturan Racun (Bahan Psikotropik) 1989.

23

CARTA ALIR : PENYIMPANAN

Terima DO dan stok

Mula

Rekod butiran penerimaan ke dalam Kad Petak KEW.PS-4 dan sistem

PhIS

Susun dan simpan stok mengikut

lokasi/ kumpulan secara FEFO atau

FIFO

Serahkan DO kepada anggota yang

memproses bayaran

Tamat

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

24

6.0 PENGELUARAN


1. Terima Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok KEW.PS-10 (Lampiran 8) atau Borang Permohonan Stok KEW.PS-11 (Lampiran 9)

PF/PPF/PT

2. Periksa pesanan di dalam borang, sistem PhIS dan paras stok fizikal

3. Luluskan pengeluaran stok melalui sistem PhIS PF

4. Cetak borang KEW.PS-10/ KEW.PS-11 dari sistem PhIS

PF/PPF/PT

5. Rekod pengeluaran pada Kad Petak (KEW.PS- 4) menggunakan pen dakwat hitam atau biru

6. Keluarkan stok fizikal dan tandatangan dokumen berkaitan

7. Serahkan stok kepada pemesan

8. Tandatangan terima dan cop (nama dan jawatan penerima) pada dokumen berkaitan

Pemesan

9. Beri sesalinan dokumen kepada pemesan

PF/PPF/PT


Rujukan: 1. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, AM 6.5 - Pengeluaran.

25

CARTA ALIR : PENGELUARAN STOK

Terima borang KEW.PS-10 atau

KEW.PS-11

Mula

Periksa pesanan di dalam borang,

sistem PhIS dan paras stok fizikal

Luluskan pengeluaran stok melalui sistem PhIS

Cetak borang KEW.PS-10/

KEW.PS-11 dari sistem PhIS

Tamat

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

Pemesan

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

Rekod pengeluaran pada Kad Petak

(KEW.PS- 4)

Keluarkan stok fizikal dan

tandatangan pada dokumen yang

berkaitan

Serah stok kepada pemesan

Tandatangan dan cop pada

dokumen berkaitan

Beri sesalinan dokumen kepada

pemesan


26

7.0 PEREKODAN

Bertujuan untuk mengetahui kedudukan simpanan stok, memastikan bilangan stok

sentiasa tepat dan mengawal paras stok.

7.1 JENIS-JENIS REKOD

Bil. Jenis Rekod Lokasi Catatan

1. Kad Kawalan Stok KEW.PS- 3 (Lampiran 10)

Stor Utama Dijana dari PhIS

2. Kad Petak KEW.PS-4 (Lampiran 7)

Stor Utama dan Stor Unit

Warna merah jambu (stok bertarikh luput) Warna hijau (stok tidak bertarikh luput) Diletakkan bersama-sama stok fizikal kecuali bahan kimia, mudah terbakar dan barangan sejuk

3. Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 (Lampiran 11)

Stor Utama Dijana dari PhIS

Penerimaan direkod dengan pen dakwat merah dan pengeluaran direkod

dengan pen dakwat hitam atau biru pada Kad Petak KEW.PS-4.

Semua Kad Kawalan Stok dan Kad Petak perlu dikemas kini setiap kali transaksi

sama ada penerimaan atau pengeluaran stok.

Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 perlu disediakan di Stor Utama.

Pindaan atau pemadaman pada rekod adalah tidak dibenarkan. Pembetulan

dilakukan dengan menggariskan angka asal dengan satu garisan dan angka

betul ditulis di atas angka asal atau di bawah muka surat berkenaan serta

ditandatangan ringkas.

Bagi pindaan rekod Dadah Berbahaya dan Psikotropik, tandakan dengan simbol

‘*’ dan tulis nota kaki di bawah muka surat tersebut, tarikh dan ditandatangan

ringkas.

Rujukan:

1. 1PP: Pengurusan Aset AM 6.3 – Merekod Stok.


27

8.0 PENGENDALIAN STOK BERTARIKH LUPUT DAN LAMBAT BERGERAK

Rujukan:

1. Bahagian J, Proses Kerja Pengurusan Stor, Garis Panduan Pengurusan Stor

Farmasi di Hospital dan Klinik Kesihatan Malaysia, Bahagian Perkhidmatan Farmasi,

KKM.


1. Cetak laporan Item Near Expiration Report dan Slow Moving dari sistem PhIS

PF/PPF/PT

2. Stok yang mempunyai surat perjanjian oleh pembekal (LOU) dipulangkan kepada pembekal untuk ditukar ganti dengan stok baru

3.

Jika stok tidak dapat dihabiskan sekurang-kurangnya dalam tempoh 6 bulan sebelum tarikh luput, tawaran dibuat kepada: i. Pengguna dalaman di hospital/ klinik kesihatan ii. Pengguna di hospital/ klinik kesihatan KKM dalam dan luar negeri

4. Keluarkan stok kepada pemohon (jika ada permohonan)

5. Kenalpasti dan senaraikan stok yang tidak dapat dikeluarkan selepas tindakan diambil

6. Kumpul dan asingkan stok untuk proses pelupusan


28

CARTA ALIR: PENGENDALIAN BARANGAN BERTARIKH LUPUT DAN

LAMBAT BERGERAK

Cetak laporan Item Near Expiration

Report dan Slow Moving dari sistem

PhIS

Mula

LOU ?

Tawarkan stok sekiranya tidak dapat

dihabiskan dalam tempoh 6 bulan

sebelum tarikh luput

Keluarkan stok kepada pemohon

(jika ada permohonan)

Tamat

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

Kenal pasti dan senaraikan stok

yang tidak dapat dikeluarkan selepas

tindakan diambil

Kumpul dan asingkan stok untuk

proses pelupusan

Tukar ganti

stok baru

dengan

pembekal


Ya

Tidak

29

9.0 PENGIRAAN, PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI

Dilaksanakan dari masa ke semasa untuk mengesan dan mengenal pasti kelemahan yang menyebabkan stok berkurang, berlebihan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil.

Perkara

Masa

Pelaksanaan Pelaksana Lokasi Catatan

Pengiraan

stok

Sukuan:

Jan-Mac (25%),

April-Jun (50%),

Julai-Sept (75%),

Okt-Dis (100%)

Pegawai Stor

Stor Utama, Stor Unit

Kad Petak hendaklah

disahkan dengan

menandatangani,

mencatatkan nama

dan tarikh pada akhir

transaksi

Pemeriksaan

stok

1 kali setahun

mulai Oktober

tahun semasa

Pegawai

dilantik oleh

Ketua

Jabatan yang

tidak terlibat

dalam

pengurusan

stor yang

diperiksa

Stor Utama, Stor Unit

Pegawai Pemeriksa

hendaklah membuat

pengesahan dengan

mencatatkan nama

dan tarikh pada akhir

transaksi di Kad

Kawalan Stok

Verifikasi stor

1 kali setahun

sebelum berakhir

31 Disember

tahun semasa.

Dilaksanakan

selepas

pemeriksaan stok

Pegawai

dilantik oleh

Ketua

Setiausaha/

Ketua

Pengarah/

Pengerusi

JKPAK

Stor Utama

Pemverifikasi Stor

hendaklah mengira

dan merekodkan baki

fizikal stok dan

kemudiannya

mengesahkan

ketepatan rekod

sebenar dengan Kad

Kawalan Stok

Nota:

Semua transaksi stor dihentikan sepanjang tempoh pemeriksaan stok dan verifikasi

stor.

Memandangkan Kad Kawalan Stok KEW.PS-3 digunakan melalui sistem PhIS,

maka rekod pemeriksaan dan verifikasi ditulis dalam Kad Petak KEW.PS-4.

30

9.1 PENGIRAAN STOK


1. Kenal pasti dan kira stok

PF/PPF/PPT/PT

2. Semak fizikal, kad petak dan sistem PhIS

3. Sahkan pengiraan dengan menandatangan, mencatatkan nama dan tarikh pada akhir transaksi di kad petak

4. Jika tidak selaras, siasat, berbincang dengan Ketua Unit

5. Ambil tindakan ke atas penemuan pemeriksaan stok KPF/ PFK/ PF y/m

6. Failkan semua dokumen PF/PPF/PPT/PT

CARTA ALIR : PENGIRAAN STOK

Rujukan:

1. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, AM 6.6 : Pemeriksaan.

Kenal pasti dan kira stok

Mula

Semak fizikal, kad petak dan

sistem PhIS

Sahkan pengiraan pada Kad

Petak

Selaras?

Siasat dan

bincang dengan

Ketua Unit

Ambil tindakan ke atas

penemuan pemeriksaan stok


Tidak

Tamat

Ya

PF/PPF/PT PF/PPF/PT PF/PPF/PT PF/PPF/PT KPF/PFK/PF y/m PF/PPF/PT

31

9.2 PEMERIKSAAN STOK


1. Lantik Pegawai Pemeriksa Stor Pengarah/PKD

2. Laksanakan pemeriksaan stok

Pegawai Pemeriksa

3.

Sahkan pemeriksaan dengan menandatangan,

mencatatkan nama dan tarikh pada akhir transaksi di kad

petak/ kad kawalan stok

4. Maklumkan kepada Ketua Unit atau Ketua Jabatan jika

tidak selaras

5. Siasat dan selaraskan stok Ketua Unit/Ketua

Jabatan

6. Sediakan Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor

KEW.PS-14 (Lampiran 12) Pegawai Pemeriksa

7. Ambil tindakan ke atas penemuan pemeriksaan stok

PF/PPF/PPT/PT


Nota: Sekiranya terdapat pertukaran pegawai mengurus stor, satu pemeriksaan stok harus

dilaksanakan di antara pegawai yang menyerahkan tugas dan pegawai yang menerima

tugas serta mengisi Borang Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 (Lampiran 1).

Rujukan:

1. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, AM 6.6 : Pemeriksaan.

32

CARTA ALIR : PEMERIKSAAN STOK

Lantik Pegawai Pemeriksa Stok

Mula

Laksanakan Pemeriksaan Stok

Sahkan pemeriksaan pada akhir

transaksi

Selaras?

Pemeriksaa

Sediakan laporan KEW.PS-14

Ambil tindakan ke atas

penemuan pemeriksaan stok


Tamat

Siasat dan bincang

dengan Ketua Unit/

Ketua Jabatan dan

buat pelarasan stok

Tidak

Ya

Pengarah/PKD Pegawai Pemeriksa Pegawai Pemeriksa Pegawai Pemeriksa Pegawai Pemeriksa PF/PPF/PPT/PT PF/PPF/PPT/PT

33

9.3 VERIFIKASI STOR


1. Lantik Pegawai Pemverifikasi Ketua Setiausaha /

Pengerusi JKPAK

2. Laksanakan Verifikasi Stor

Pegawai Pemverifikasi

3.

Lengkapkan Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor

KEW.PS-14

4. Sediakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan

Stor KEW.PS-15 (Lampiran 13)

5. Semak dan sahkan laporan Ketua Jabatan/ Ketua

Unit

6. Luluskan laporan Pengarah/ PKD

7.

Ambil tindakan ke atas syor penambahbaikan setelah

mendapat kelulusan. Isi Penyata Pelarasan Stok

KEW.PS-17 (Lampiran 14) untuk sebarang pelarasan

Ketua Jabatan/ Ketua

Unit

8. Hantar semua laporan kepada Pegawai Aset sebelum 31

Disember tahun semasa Pegawai Pemverifikasi

9. Failkan semua dokumen PF/PPT

Rujukan:

1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, AM 6.6 : Pemeriksaan.

34

CARTA ALIR : VERIFIKASI STOR

Lantik Pegawai Pemeriksa Stok

Mula

Laksana Verifikasi Stor

Lengkapkan Laporan

KEW.PS-14

Semak dan sahkan laporan

Luluskan laporan

Ambil tindakan ke atas syor

penambahbaikan setelah

kelulusan diterima

Hantar semua laporan kepada

Pegawai Aset sebelum 31

Disember tahun semasa


Tamat

Sediakan Laporan KEW.PS-15

Ketua Setiausaha / Pengerusi JKPAK Pegawai Pemverifikasi Pegawai Pemverifikasi Pegawai Pemverifikasi Ketua Jabatan/ Ketua Unit Pengarah/PKD Ketua Jabatan/ Ketua Unit Pegawai Pemverifikasi PF/PPT

35

10.0 PELUPUSAN DAN HAPUS KIRA

10.1 PELUPUSAN

Dilaksanakan ke atas stok yang rosak, luput tempoh penggunaan, tidak

boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan

dan disyorkan selepas pengiraan, pemeriksaan atau verifikasi stok.

Hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang sedang berkuat kuasa.


1. Kenal pasti dan asingkan stok untuk dilupuskan

PF/ PPF/ PT

2.

Isi Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-

19 (Lampiran 15) atau Laporan Lembaga Pemeriksa

Aset Alih Kerajaan KEW.PA-17 (Lampiran 16)

3. Semak borang yang diisi KPF/ PFK/ PF y/m

4. Hantar borang kepada Unit Pengurusan Aset PF/PPF/PT

5. Periksa stok yang hendak dilupuskan

Lembaga Pemeriksa 6. Nyatakan syor dan tandatangan borang KEW.PS-19 atau

KEW.PA-17

7. Kembalikan borang ke Unit Pengurusan Aset

8. Tentukan Kuasa Melulus dan hantar permohonan kepada

Kuasa Melulus Unit Pengurusan Aset

9. Jika lulus, maklumkan kepada pemohon Kuasa Melulus/

Urusetia

10. Jika tidak lulus, kembalikan borang kepada Unit

Pengurusan Aset untuk maklumat lanjut Urus setia

11. Laksanakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan PF/PPF/PT

12.

Sediakan sijil-sijil berikut:

i. Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-18 (Lampiran 17) oleh pegawai yang dilantik

ii. Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19) (Lampiran 18)

Urus setia

36


13. Kemukakan sijil berkaitan kepada Kuasa Melulus Urus setia

14. Kemas kini rekod di dalam sistem dan kad petak PF/PPF/PT

Nota:

Pelupusan Bahan Dadah Berbahaya dan Psikotropik hendaklah disaksikan oleh

Pegawai Penguatkuasa Farmasi Negeri.

KEW.PS-19 digunakan untuk stok bernilai rendah di mana nilai perolehan asalnya

tidak lebih daripada RM50,000.00.

KEW.PA-17 digunakan untuk stok yang bernilai lebih daripada RM50,000.00 nilai

perolehan asalnya.

Rujukan:

1. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, AM 2.6 -

Pelupusan.


37

CARTA ALIR : PELUPUSAN

Kenal pasti dan asingkan stok untuk

dilupuskan

Mula

Isi Borang KEW.PS-19 atau

KEW.PA-17

Semak borang yang diisi

Hantar borang kepada Unit

Pengurusan Aset

Periksa stok yang hendak

dilupuskan

Nyatakan syor dan tandatangan

borang

Kembalikan borang ke Unit

Pengurusan Aset

Tentukan Kuasa Melulus dan hantar

permohonan

Lulus?

Kembalikan

borang kepada

Unit Pengurusan

Aset untuk

maklumat lanjut

Maklum keputusan kepada pemohon

Laksana pelupusan

Sediakan sijil

Kemukakan sijil kepada Kuasa

Melulus

Kemas kini rekod

Tamat

Maklumat lengkap

Tidak

Ya

PF/PPF/PT PF/PPF/PT KPF/PFK/PF y/m PF/PPF/PT Lembaga Pemeriksa Lembaga Pemeriksa Lembaga Pemeriksa Unit Pengurusan Aset Urus setia Kuasa Melulus/ Urusetia PF/PPF/PT Urus setia Urus setia PF/PPF/PT

38

10.2 HAPUS KIRA

10.2.1 HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK BERNILAI RENDAH

Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah nilai keseluruhan perolehan

asalnya tidak lebih daripada RM250.00 yang kesusutannya disebabkan

oleh kekurangan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat,

meruap atau kemerosotan/ kekurangan yang tidak dapat dielakkan.

Kekurangan stok tersebut BUKAN disebabkan kecurian, penipuan atau

kecuaian.


1 Laporkan kekurangan stok dengan serta-merta kepada

Pegawai Farmasi y/m PF/PPF/PT

2 Sediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok

KEW.PS-21 (Lampiran 19)

3. Semak dan sahkan laporan KEW.PS-21 KPF/PFK

4 Kemukakan laporan KEW.PS-21 untuk kelulusan Kuasa

Melulus PF/PPF/PT

5 Kemas kini rekod di dalam sistem dan Kad Petak

Rujukan:

1. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, AM 2.7 –

Kehilangan dan Hapus Kira.

39

CARTA ALIR: HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK BERNILAI RENDAH

Laporkan kekurangan stok kepada

Pegawai Farmasi y/m

Mula

Sediakan laporan KEW.PS-21

Semak dan sahkan laporan

KEW.PS-21

Kemukakan laporan KEW.PS-21

untuk kelulusan

Kemas kini rekod di dalam sistem

dan Kad Petak

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

KPF/PFK

PF/PPF/PT

PF/PPF/PT

Tamat

40

10.2.2 HAPUS KIRA KEHILANGAN STOK

Dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan

dan seumpamanya.

Hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan

Aset Alih Kerajaan yang sedang berkuat kuasa.


1. Laporkan kehilangan dengan serta-merta kepada Ketua Jabatan

PF/PPF/PT

2. Buat laporan polis tidak lewat 24 jam dari masa kehilangan diketahui (jika ada alasan mempercayai kesalahan jenayah telah dilakukan berhubung dengan kehilangan itu)

KPF/PFK/PF y/m

3. Sediakan Laporan Awal KEW.PA-28 (Lampiran 20) dalam tempoh 2 hari bekerja dan hantar kepada Urusetia Kehilangan Dan Hapus Kira

4. Hantar Laporan KEW.PA-28 kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan

Urus setia

5.

Lantik Jawatankuasa Penyiasat dalam tempoh 2 minggu dari tarikh KEW.PA-28 ditandatangani menggunakan borang Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Aset Alih Kerajaan KEW.PA-29 (Lampiran 21)

Pegawai Pengawal/ Urusetia

6. Jalankan siasatan dan sediakan Laporan Akhir KEW.PA-30 (Lampiran 22) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh pelantikan dan kemukakan laporan kepada Urusetia

Jawatankuasa Penyiasat

7. Semak laporan dan jika tidak lengkap kembalikan kepada Jawatankuasa Penyiasat Urus setia

8. Kemukakan laporan lengkap kepada Pegawai Pengawal

9. Jika tidak berpuas hati dengan laporan kembalikan kepada Urusetia untuk siasatan semula

Pegawai Pengawal

10. Jika berpuas hati, Pegawai Pengawal hendaklah:- (a) Beri syor dan ulasan. (b) Luluskan hapus kira berdasarkan Kuasa Melulus

11. Kemukakan Laporan Akhir ke Perbendaharaan (bagi hapus kira kehilangan yang memerlukan kelulusan Perbendaharaan Malaysia)

Urus setia

12. Perbendaharaan Malaysia membuat pertimbangan dan keputusan

Perbendaharaan Malaysia

41


13. Jika laporan diluluskan, maklumkan keputusan kepada Pegawai Pengawal

14. Jika tidak diluluskan kembalikan laporan kepada Pegawai Pengawal untuk penjelasan lanjut

Perbendaharaan Malaysia/

Pegawai Pengawal

15.

Kementerian/ Jabatan menerima keputusan dan melaksanakan tindakan berikut:-

a. Catatkan/ kemas kini kelulusan hapus kira pada daftar/ senarai aset yang berkaitan;

b. Sediakan Sijil Hapus Kira; dan

c. Syor surcaj/ tatatertib jika ada, hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan Malaysia

Kementerian/ Jabatan

16

Kementerian/ Jabatan hendaklah:-

a. Mengemukakan Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 (Lampiran 23) kepada Perbendaharaan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan Malaysia

b. Memaklumkan kedudukan tindakan surcaj/ tatatertib (jika ada) dalam tempoh 6 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan Malaysia

Kementerian/ Jabatan/ Urusetia

17 Kemas kini rekod di dalam sistem dan kad petak PF/ PPF/ PT

Rujukan:


Kehilangan dan Hapus Kira.

42

CARTA ALIR : HAPUS KIRA KEHILANGAN

Laporkan kehilangan dengan serta-merta kepada Ketua Jabatan

Mula

Buat laporan polis dalam tempoh 24 jam

Sediakan laporan KEW.PA-28 dalam

tempoh 2 hari bekerja

Hantar Laporan KEW.PA-28

Lantik Jawatankuasa Penyiasat

Jalankan siasatan dan sediakan

Laporan Akhir KEW.PA-30

Semak Laporan Akhir

Kemukakan Laporan kepada Pegawai Pengawal

Kembalikan laporan kepada Jawatankuasa

Penyiasat

Maklumat lengkap

Tidak

Ya

PF/PPF/PT KPF/PFK/PF y/m KPF/PFK/PF y/m Urusetia Pegawai Pengawal/ Urusetia Jawatankuasa Penyiasat Urusetia Urusetia Pegawai Pengawal Pegawai Pengawal

Lengkap?

Tidak

a. Berikan syor dan ulasan b. Luluskan hapus kira berdasarkan Kuasa Melulus

Puas Hati?

Kembalikan laporan kepada

Urus Setia

Maklumat lengkap

Ya

43

Mengemukakan Laporan Akhir ke Perbendaharaan

bagi hapus kira kehilangan yang memerlukan kelulusan


Urusetia Perbendaharaan Malaysia Perbendaharaan Malaysia/ Pegawai Pengawal


Kementerian/ Jabatan

Kementerian/ Jabatan/ Urusetia

PF/PPF/PT

Perbendaharaan Malaysia membuat pertimbangan dan keputusan

Maklumkan keputusan kepada Pegawai Pengawal

Lulus?

Kembalikan laporan kepada

Pegawai Pengawal untuk maklumat lanjut

Kementerian/Jabatan terima keputusan

Kemukakan KEW.PA-31 dan maklumkan kedudukan tindakan

surcaj/ tatatertib (jika ada)

Kemas kini rekod di dalam sistem dan kad petak

Tamat

Ya

Tidak

44

10.3 KUASA MELULUS PELUPUSAN DAN HAPUS KIRA

Kuasa Melulus di bawah Perwakilan Kuasa Seksyen 5 – P.U.(B) 485 bertarikh 27

Oktober 2015.

Kementerian Kewangan Malaysia

Kementerian

Negeri Kementerian Bahagian

Nilai Lebih RM400,000 bagi tiap-tiap barang individu dan melebihi RM4 juta nilai agregatnya.

Tidak lebih RM400,000 bagi tiap-tiap barang individu dan tidak lebih RM5 juta nilai agregatnya.

Tidak lebih RM200,000 bagi tiap-tiap barang individu dan tidak lebih RM2 juta nilai agregatnya.

Tidak lebih RM50,000 bagi tiap-tiap barang individu dan tidak lebih RM500,000 nilai agregatnya.

Kuasa Melulus

Menteri

Timbalan Menteri

KSP

SUB, Bahagian Pengurusan Aset

KSU

TKSU(K)

SUB, Bhg. Perolehan & Penswastaan

PKN

TPKN

Nota:

KSP : Ketua Setiausaha Perbendaharaan

SUB : Setiausaha Bahagian

KSU : Ketua Setiausaha

TKSU(K) : Timbalan Ketua Setiausaha Kewangan

PKN : Pengarah Kesihatan Negeri

TPKN : Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri

45

11.0 AKTIVITI KUALITI

11.1 PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KEY PERFORMANCE INDICATOR-KPI)

KPI Farmasi Logistik merujuk kepada pengukuran prestasi

pengurusan stor farmasi bagi mengawal penyimpanan stok item-item

agar tidak berlebihan dan sentiasa mencukupi di fasiliti kesihatan

KKM.

KPI 3 (Tier 2) : Peratus fasiliti KKM mencapai simpanan stok ubat

yang optima dalam julat 1-3 bulan (sila rujuk Bab 12: Laporan -

laporan Berkaitan Stor Farmasi).

11.2 QUALITY ASSURANCE PROGRAMME (QAP)

Bertujuan mengukur pembaziran yang disebabkan oleh kehilangan/

hapus kira/ pelupusan stok dan menambah baik pengurusan stor

farmasi.

QAP 4: Percentage Of Value Of Stocks Disposed And Written Off To

Value Of Stocks Handled Annually (sila rujuk Bab 12: Laporan -

laporan Berkaitan Stor Farmasi).

11.3 KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN

Bertujuan menilai tahap kecekapan pengurusan stor farmasi. Analisa

hasil kajian adalah untuk pemantauan prestasi dan penambahbaikan

stor.

Kajian dijalankan sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

Borang Kajian Kepuasan Pelanggan ( Lampiran 24).

11.4 KAJIAN PIAGAM PELANGGAN

Bertujuan mengukur tahap pencapaian piagam pelanggan Farmasi

Logistik.

Kajian Piagam Pelanggan dijalankan 1 kali setahun.

Piagam Pelanggan Farmasi Logistik (sila rujuk Lampiran 25) dan

format penghantaran pencapaian piagam pelanggan ke Bahagian

Perkhidmatan Farmasi Pulau Pinang (Lampiran 26).

46

11.5 KAJIAN PRESTASI PEMBEKAL

Bertujuan memastikan pembekal yang berurusan dengan Farmasi

Logistik adalah berwibawa dan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan.

Kajian dijalankan sekurang-kurangnya 1 kali setahun.

Borang Penilaian Prestasi Pembekal (Lampiran 27).

11.6 ADUAN KUALITI PRODUK

Aduan secara sukarela daripada pengguna mengenai barangan

berdasarkan:

i. Perubatan – Kesan Advers yang tidak dijangkakan.

ii. Farmaseutikal – kerosakan ubat secara fizikal atau kurang

berkesan.

iii. Teknikal – kerosakan pembungkusan, label dan peralatan tidak

berfungsi.

Bertujuan menangani semua aduan langsung dan bertulis berkenaan

barangan.

Borang-borang berkaitan:

i. Ubat APPL: Borang Aduan PC 01-15 (Lampiran 28).

ii. Ubat bukan APPL: Borang Aduan Produk Berdaftar Dengan

Pihak Berkuasa Kawalan Dadah, BPFK 418.4 (Lampiran 29).

iii. Bukan ubat: Medical Device Complaint/ Incident Form

(Lampiran 30).

Rujukan:

1. Bahagian I, Pengurusan Stok, Garis panduan Pengurusan Stor Farmasi di Hospital dan

Klinik Kesihatan Malaysia.

2. Manual KPI A&P 2017, KKM.

3. Manual QAP 2011, KKM.

47

12.0 LAPORAN - LAPORAN BERKAITAN STOR FARMASI

BIL TAJUK LAPORAN TEMPOH

LAPORAN

TARIKH DIHANTAR KE BPFPP

RUJUKAN/ LAMPIRAN

1. Laporan Terperinci Ubat, Vaksin, Bukan Ubat, Reagen dan Gas Perubatan*

Setiap Bulan

5hb Setiap Bulan

Lampiran 31

2. PF 1: Perolehan Ubat-Ubatan Secara Pembelian Tempatan Melebihi RM200,000 Setahun

Tahunan 7hb Jan

Manual PF (Lampiran 32 )

3. PF 2.1: Peruntukan Dan Perbelanjaan Mengurus (Hospital & Kesihatan)

Sukuan (Jan-Mac, April-Jun, Julai-Sept, Okt-Dis)

7hb Jan, April, Julai & Oktober

4. PF 2.2(a): Peruntukan Dan Perbelanjaan Dasar Baru (Hospital & Kesihatan)

5. PF 2.2(b): Perincian Dasar Baru Mengikut Objek Lanjut

6. PF 2.3(a): Peruntukan Dan Perbelanjaan One-Off (Hospital & Kesihatan)

7. PF 2.3(b): Perincian One-Off Mengikut Objek Lanjut

8. PF 2.4(a): Peruntukan Dan Perbelanjaan Pembangunan (Hospital & Kesihatan)

9. PF 2.4(b): Perincian Pembangunan Mengikut Objek Lanjut

10. PF 3.1: Nilai Perolehan Di Bawah Peruntukan Mengurus Mengikut Kaedah Perolehan Bagi Hospital & Kesihatan

11. PF 3.2: Nilai Perolehan Di Bawah Peruntukan Dasar Baru Mengikut Kaedah Perolehan Bagi Hospital & Kesihatan

12. PF 3.3: Nilai Perolehan Di Bawah Peruntukan One-Off Mengikut Kaedah Perolehan Bagi Hospital & Kesihatan

13.

PF 3.4: Nilai Perolehan Di Bawah Peruntukan Pembangunan Mengikut Kaedah Perolehan Bagi Hospital & Kesihatan

48


LAPORAN


RUJUKAN/ LAMPIRAN

14.

PF 3.5(a): Bilangan Produk Dan Nilai Perolehan Ubat Inovator Yang Dibeli Secara Pembelian Tempatan (LP) Mengikut Pecahan Produk Buatan Tempatan Dan Produk Import





Manual PF (Lampiran 32)

Manual PF (Lampiran 32)

15.

PF 3.5(b): Bilangan Produk Dan Nilai Perolehan Ubat Generik Yang Dibeli Secara Pembelian Tempatan (LP) Mengikut Pecahan Produk Buatan Tempatan Dan Produk Import

16. PF 3.6(a): Pemantauan Prestasi Syarikat Pembekal Bagi Ubat Kontrak Pusat KKM (Tender)

17. PF 3.6(b): Tuntutan Bayaran Denda Mengikut Perjanjian Kontrak Pusat KKM (Tender Ubat)

18.

PF 4.1(a): Perolehan Dan Bekalan (Ruj: Perjanjian Konsesi Appendix 5A ) Pemantauan Petunjuk Prestasi : Bekalan Dan Penghantaran Syarikat Konsesi

19. PS1A: Borang Perincian Bilangan Produk Penghantaran Melebihi 7 Atau 10 Hari

20.

PF 4.1(b): Perolehan Dan Bekalan (Ruj: Perjanjian Konsesi Appendix 5A ) Pemantauan Petunjuk Prestasi : Bekalan Dan Penghantaran Syarikat Konsesi

21.

PF 4.2(a): Perolehan Dan Bekalan (Ruj: Perjanjian Konsesi Appendix 5B) - Pemantauan Petunjuk Prestasi Syarikat Konsesi: Kualiti Produk

22.

PF 4.2(b): Perolehan Dan Bekalan (Ruj: Perjanjian Konsesi Appendix 5B) - Pemantauan Petunjuk Prestasi Syarikat Konsesi : Kualiti Produk

23.

PF 4.3: Perolehan Dan Bekalan (Ruj: Perjanjian Konsesi Appendix 5D & Klausa 16) Pemantauan Petunjuk Prestasi Syarikat Konsesi: Invois Dan Pembayaran

49


LAPORAN


RUJUKAN/ LAMPIRAN

24.

PF 4.4:Perolehan Dan Bekalan (Ruj: Perjanjian Konsesi Appendix 5E) - Pemantauan Petunjuk Prestasi Syarikat Konsesi : Produk Panggil Balik

25. QAP 4 : Percentage Of Value Stocks Handled Annually

Tahunan 10hb Jan Manual QAP

(Lampiran 33)

26. Laporan Kedudukan Stok Ubat, Bukan Ubat dan Vaksin (KEW.PS-13)

Sukuan 5hb Jan,

April, Julai & Oktober

Lampiran 34

27. Laporan Verifikasi Stor Utama (KEW.PS-14)

Tahunan 10hb Mac Lampiran 12

28. Laporan Kedudukan Stok Ubat Kusta MDT WHO

Sukuan 10hb Jan, April, Julai & Oktober

Lampiran 35

29. Laporan Data Penggunaan dan Harga Ubat (DPHU)

2 kali/ tahun 10hb Jan &

Julai

Lampiran 36

30. Laporan Pemeriksaan Stok Ubat Di Sub Stor Farmasi (Lampiran PSS 1, 2 & 3)

Tahunan 5hb Nov

Lampiran 37

31. Laporan Pemantauan Penyimpanan dan Pembekalan Ubat TIBI (Kesihatan sahaja)

Tahunan 20hb Jan

Lampiran 38

Nota:

*KPI 3: Peratus Fasiliti KKM mencapai simpanan stok ubat yang optima dalam julat 1 – 3

bulan: Laporan diambil dari data Laporan Terperinci setiap bulan (Rujukan Manual KPI).

Lampiran 39.

50

13.0 PENGURUSAN FASILITI STOR

13.1 PENYELENGGARAAN PERALATAN


1. Semak peralatan yang memerlukan penyelenggaraan dari Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual KEW.PA-13 (Lampiran 40)

Penyelaras Aset / Anggota y/m

2.

Kenal pasti pihak yang bertanggungjawab untuk membuat penyelenggaraan aset:

a) Perkhidmatan sokongan hospital/ klinik b) Pembekal dilantik

3. Sediakan/ *dapatkan jadual penyelenggaraan aset secara berkala (*sekiranya jadual disediakan oleh perkhidmatan sokongan hospital/ klinik/ pembekal)

4. Pantau penyelenggaraan yang dilaksanakan dan pastikan dibuat mengikut jadual

5. Rekod ke dalam Rekod Penyelenggaraan Aset Alih KEW.PA-14 (Lampiran 41)

6. Dapatkan laporan penyelenggaraan dan pastikan pelekat peringatan (pelekat PPM) untuk penyelenggaraan akan datang ditampal


Nota:

Penyelaras aset adalah anggota yang dilantik untuk menyelaras aset oleh Ketua

Jabatan/Ketua Unit.

Anggota y/m merujuk kepada anggota yang ditugaskan untuk memantau

penyelenggaraan aset.

Rujukan:


Penyelenggaraan.

51

CARTA ALIR: PENYELENGGARAAN PERALATAN

Mula

Kenal pasti peralatan yang perlu

diselenggarakan dari KEW.PA-13

Sediakan/ dapatkan jadual

penyelenggaraan berkala

Dapatkan laporan penyelenggaraan

dan pastikan pelekat PPM ditampal

Rekod ke dalam KEW.PA-14

Tamat

Penyelaras Aset / Anggota y/m Penyelaras Aset / Anggota y/m Penyelaras Aset / Anggota y/m Penyelaras Aset / Anggota y/m Penyelaras Aset / Anggota y/m



Kenal pasti pihak yang

bertanggungjawab

Pantau penyelenggaraan yang

dilaksanakan


52

13.2 KAWALAN MAKHLUK PEROSAK


1.

Kenal pasti lokasi yang memerlukan kawalan makhluk perosak

PF/PPF/PPT/PT

2.

Kenal pasti pihak yang bertanggungjawab yang menyediakan perkhidmatan kawalan makhluk perosak

a) Perkhidmatan sokongan hospital / klinik b) Pembekal dilantik

3.

Sediakan/ *dapatkan jadual perkhidmatan kawalan makhluk perosak secara berkala (*sekiranya jadual disediakan oleh perkhidmatan sokongan hospital/ klinik/ pembekal)

4.

Pantau perkhidmatan yang dilaksanakan dan pastikan dibuat mengikut jadual

5.

Rekod di dalam Buku Rekod Kawalan Makhluk Perosak/ Failkan dokumen yang diterima dari pembekal

Rujukan:


Keselamatan dan Kebersihan

53

CARTA ALIR: KAWALAN MAKHLUK PEROSAK

Mula

Kenal pasti lokasi yang memerlukan

kawalan makhluk perosak

Sediakan/ dapatkan jadual

perkhidmatan kawalan makhluk

perosak

Rekod ke dalam Buku Rekod

Kawalan Makhluk Perosak/ Failkan

dokumen yang diterima

Tamat

PF/PPF/PPT/PT PF/PPF/PPT/PT PF/PPF/PPT/PT PF/PPF/PPT/PT PF/PPF/PPT/PT

Kenal pasti pihak yang

bertanggungjawab

Pantau perkhidmatan yang

dilaksanakan

54

14.0 TERMINOLOGI/ SINGKATAN

BIL TERMINOLOGI/

SINGKATAN DEFINISI

1. 1PP 1 Pekeliling Perbendaharaan

2. APPL Approved Product Purchase List Senarai ubat dan bukan ubat yang dibekalkan melalui syarikat konsesi

3. Barangan Semua jenis ubat dan bukan ubat yang disenaraikan dalam Katalog Stor

4. Bon

Deposit dalam bentuk bank deraf/ jaminan bank bernilai 2.5% dari nilai tawaran yang perlu disediakan oleh pembekal yang terpilih. Bon tersebut boleh dilepaskan bila cukup tempoh matang atau pihak organisasi berpuas hati dengan prestasi pembekal.

5. BPFPP Bahagian Perkhidmatan Farmasi Pulau Pinang

6. Bukan APPL Ubat dan bukan ubat yang tidak dibekalkan Syarikat Konsesi

7. Dadah Berbahaya Ubat-ubatan yang tersenarai dalam Akta Dadah Berbahaya 1952

8. DO Delivery Order (Nota Hantaran)

9. eP ePerolehan (Elektronik Perolehan)

10. eSPKB Elektronik Sistem Pembayaran Kewangan Bersepadu

11. Fail Kontrak Fail yang menyimpan kontrak kerajaan yang masih berkuat kuasa

12. FEFO First Expiry First Out Barangan yang bertarikh luput dahulu keluar dahulu

13. FIFO First In First Out Barangan yang diterima dahulu keluar dahulu

14. Item lambat bergerak Ubat-ubatan atau item bukan ubat yang kurang penggunaannya

15. Item kontrak Item di dalam kontrak kerajaan yang masih berkuat kuasa

16. JKPAK Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan

17. Kad Petak Kad yang digunakan untuk merekod

55

BIL TERMINOLOGI/

SINGKATAN DEFINISI

18. Katalog Stor

Senarai katalog item standard Hospital/ Klinik Kesihatan. Semua item yang mengandungi maklumat mengenai nombor kod, perihal pembungkusan dan harga yang disimpan di Jabatan berkenaan.

19. KKM Kementerian Kesihatan Malaysia

20. Lampiran Q Sebut harga untuk bekalan barangan/ perkhidmatan yang mana nilai perolehan melebihi RM50,000 bagi ubat/ bukan ubat/ vaksin/ reagen.

22. Lembaga Pemeriksa

3 orang pegawai yang dilantik oleh KKM untuk menjalankan semakan barangan untuk pelupusan

23. LOU Letter of Undertaking

24. LPO

Local Purchase Order – Pesanan Kerajaan merupakan dokumen bercetak yang dikeluarkan sebagai mengesahkan pesanan (pembelian). Pesanan Kerajaan (AM75) – Pin 6/86 atau (AM75E)

25. Nota Hantaran Nota yang mengiringi barangan yang dihantar oleh pembekal

26. Nota Keluaran Nota yang dikeluarkan oleh stor untuk tujuan membekal barangan

27. Pegawai Pengawal Ketua PTJ/ Kementerian

28. Pemesan Anggota farmasi dan paramedik yang ditugaskan bagi memesan bekalan item untuk kegunaan wad/ jabatan/ unit

29. Pemverifikasi Stok Pegawai yang dilantik untuk memeriksa stok-stok

30. PF Pegawai Farmasi

31. PhIS Pharmacy Information System

32. PPF Penolong Pegawai Farmasi

33. PPM Planned Preventive Maintenance

34. PPT Penolong Pegawai Tadbir

35. PT Pembantu Tadbir

36. QAP Quality Assurance Programme

56

BIL TERMINOLOGI/

SINGKATAN DEFINISI

37. SMS Short Message Service

38. Stok Barangan yang dalam simpanan stor dan belum digunakan

39. Tanggungan

Adalah apa-apa bayaran yang perlu dilakukan dari segi undang-undang semasa sesuatu pesanan dibuat yang menghendaki bayarannya di dalam tahun kewangan semasa

40. Tarikh Luput Had tarikh tamat penggunaan barangan yang dicatatkan oleh pengilang pada label barangan berkenaan

41. Ubat Psikotropik Ubat-ubatan yang tersenarai di bawah Jadual Ketiga, Akta Racun 1952

42. Urusetia Sebut Harga Pegawai yang menguruskan perihal sebut harga dari unit perolehan/ kewangan

57

15.0 RUJUKAN

1. 1 Pekeliling Perbendaharaan.

2. Akta Dadah Berbahaya 1952.

3. Garis Panduan Pengurusan Stor Farmasi Hospital dan Klinik Kesihatan, KKM.

4. Garis Panduan Tuntutan Penalti Dan Kos Tambahan Bagi Pembelian Terus Di bawah Perjanjian Konsesi Penswastaan Makmal Ubat Dan Stor Kementerian Kesihatan Malaysia Versi 1/2011.

5. Garispanduan Parkir Farmasi Logistik, Hospital Pulau Pinang.

6. Manual KPI A&P 2017, Kementerian Kesihatan Malaysia.

7. Manual QAP 2011, Kementerian Kesihatan Malaysia

8. Pelan Keselamatan Fasiliti KKM.

9. Peraturan-peraturan Racun (Bahan Psikotropik 1989).

10. Privatization Of Makmal Ubat Dan Stor Between The Government Of Malaysia And Pharmaniaga Logistics Sdn Bhd: Concession Agreement.

58

16.0 LAMPIRAN

Lampiran 1 : Borang Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18

Lampiran 2a : Borang permohonan untuk pembelian

dan 2b

Lampiran 3 : Borang Pengesahan Penentuan Spesifikasi

Lampiran 4 : Lampiran Q

Lampiran 5 : Surat Akuan Pelantikan Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan

Lampiran 6 : Surat Akuan Oleh Penjawat Awam Yang Terlibat Dalam Perolehan Kerajaan

Lampiran 7 : Kad Petak (KEW.PS-4)

Lampiran 8 : Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10)

Lampiran 9 : Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)

Lampiran 10 : Kad Kawalan Stok (KEW.PS- 3)

Lampiran 11 : Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5)

Lampiran 12 : Laporan pemeriksaan stok (KEW.PS-14)

Lampiran 13 : Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)

Lampiran 14 : Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17

Lampiran 15 : Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-19

Lampiran 16 : Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan KEW.PA-17

Lampiran 17 : Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18)

Lampiran 18 : Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19)

Lampiran 19 : Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-21)

Lampiran 20 : Laporan Awal (KEW.PA-28)

Lampiran 21 : Borang Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Aset Alih Kerajaan

(KEW.PA-29)

Lampiran 22 : Laporan Akhir (KEW.PA-30)

Lampiran 23 : Sijil Hapus Kira (KEW.PA-31)

Lampiran 24 : Borang Kajian Kepuasan Pelanggan

Lampiran 25 : Piagam Pelanggan Farmasi Logistik

59

Lampiran 26 : Format Penghantaran Pencapaian Piagam Pelanggan

Lampiran 27 : Borang Penilaian Prestasi Pembekal

Lampiran 28: : Borang Aduan PC 01-15

Lampiran 29 : Borang Aduan Produk Berdaftar Dengan Pihak Berkuasa Kawalan

Dadah, BPFK 418.4

Lampiran 30 : Medical Device Complaint / Incident Form

Lampiran 31 : Laporan Terperinci Ubat, Vaksin, Bukan Ubat, Reagen dan Gas Perubatan

Lampiran 32 : Manual PF

Lampiran 33 : Manual QAP

Lampiran 34 : Laporan Kedudukan Stok Ubat, Bukan Ubat dan Vaksin, KEW.PS-13

Lampiran 35 : Laporan Kedudukan Stok Ubat Kusta MDT WHO

Lampiran 36 : Laporan Data Penggunaan dan Harga Ubat (DPHU)

Lampiran 37 : Laporan Pemeriksaan Stok Ubat Di Sub Stor Farmasi

(Lampiran PSS 1,2 &3)

Lampiran 38 : Laporan Pemantauan Penyimpanan dan Pembekalan Ubat TIBI

(Kesihatan sahaja)

Lampiran 39 : Manual KPI Simpanan Stok

Lampiran 40 : Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual

KEW.PA-13

Lampiran 41 : Rekod Penyelenggaraan Aset Alih KEW.PA-14

60

kit stor farmasi -...

Documents