Pengurusan Stor dan Stok

Pendahuluan

Pengurusan stor dan stok amat penting dalam sesebuah organisasi termasuklah di

sekolah, walaupun peralatan atau barangan yang di kenali sebagai aset, harta

modal dan barang luak yang dibeli dan digunakan di sekolah tidaklah seperti mana

yang ada di Kementerian, Jabatan atau Pejabat Pelajaran. Penyelengaraan stor dan

stok yang baik dan berkesan akan menjimatkan kewangan. Peruntukan kewangan

yang banyak digunakan untuk membeli aset, inventori dan barang luak, oleh itu

ianya harus diuruskan dengan baik. Pengurusan stor dan stok yang baik juga

mencerminkan kecekapan pentadbir dan kakitangannya.

Suatu sistem pengurusan stor dan stok yang cekap dan berkesan adalah perlu bagi

menjamin penyenggaraan, penjagaan dan pengawalan barang-barang kerajaan

agar berkeadaan baik dan sempurna ( Kementerian Kewangan Malaysia- Panduan

Perbendaharaan –Tatacara Pengurusan Stor, 1982 ).

Dalam pengurusan stor dan stok terdapat pekeliling perbendaharaan yang

menerangkan kepentingan dan tatacara pengurusannnya dan menjadi

tanggungjawab pengawai pengawal atau dalam hal sekolah pengetua/guru besar

bertanggung jawab untuk memastikan ianya diuruskan dengan cekap dan berkesan.

Bila sahaja disebut stor dan stok ianya melibatkan kewangan, oleh itu jelas sekali

pengurusan stor dan stok adalah dibawah kawalan Kementerian Kewangan. Setiap

kementerian, jabatan, sekolah harus akur akan arahan dan pekeliling yang

dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan melalui Pekeliling Perbendaharaan.

Oleh kerana ia melibatkan wang kerajaan, ia menjadi tanggungjawab dan amanah

bagi ketua jabatan atau pengetua/gurubesar untuk menguruskannya dengan cekap

dan berkesan agar tidak berlaku pembaziran dan salahguna. Selain daripada ketua

jabatan atau pengetua/gurubesar, pegawai atau guru yang menguruskannya juga

mesti bertanggungjawab dan menguruskannya dengan cekap dan berkesan.

Pengurusan Stor merupakan satu aspek Pengurusan Kewangan yang penting.

Barang-barang dalam stor merupakan modal terikat yang tidak menghasilkan faedah

berbanding dengan wang yang di simpan dalam bank. Pengurusan Stor-Stor

Kerajaan berasaskan Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor

dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

Definisi Penyelenggaraan

Ditafsirkan sebagai satu kombinasi tindakan atau langkah-langkah yang diambil

untuk mengekal atau membaik pulih sesuatu sumber fizikal dalam keadaan

berfungsi dan selamat.

Definisi Stor

Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan,

penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok .

Stor Kerajaan dibahagikan kepada tiga kategori iaitu:-

(a) Stor Pusat

(i) Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang kepada

pelanggan melalui rangkaian stor peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan

unit.

(ii) Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Material Spesifik (SMS) PDRM dan

Depoh Bekalan Pusat Kementerian Pertahanan.

(b) Stor Utama

(i) Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang untuk

keperluan pelanggan-pelanggan peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan

agensi.

(ii) Antara contoh Stor Utama ialah Stor Jabatan Kerja Raya,

Jabatan Pertanian, Jabatan Pengairan dan Saliran, Jabatan Bomba dan

Penyelamat, Hospital dan Stor Utama Bekalan Pejabat bagi Kementerian/Jabatan.

(c) Stor Unit

(i) Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka

pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada

pelanggan akhir.

(ii) Antara contoh Stor Unit ialah stor pejabat, cawangan,bahagian, bengkel,

wad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-unit kecil lain

seumpamanya. ( Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009)

Di sekolah stor yang ada boleh dikategorikan sebagai stor unit yang mana

barang-barang digunakan dalam jangka masa pendek atau barang luak, selain

daripada ada juga barang-barang atau peralatan yang digunakan terus contohnya

seperti alat-alat bantuan mengajar. Peralatan pejabat biasanya disimpan dalam

ruang atau bilik yang dikhaskan, dimana terdapat almari atau kabinet bagi

menyimpannya. Alat bantuan mengajar pula biasanya disimpan di pusat sumber,

makmal sains, bengkel atau bilik-bilik khas.

Definisi Stok

Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009, Stok bermaksud barang-

barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan

termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel,

dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang

dikawal dan sebagainya.

Objektif Pengurusan Stor

Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi

memastikan:-

a. Memastikan stok barang-barang sentiasa kedapatan (readily available )

seperti dan apabila dikehendaki oleh pelanggan. Stok sentiasa ada apabila

dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan

b. Menyimpan barang cara terbaik dengan memberi perlindungan, penjagaan dan

penyelenggaraan sewajarnya semasa dalam simpanan. Kualiti stok sentiasa

terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang

sewajarnya semasa dalam simpanan.

Fungsi Stor

Fungsi stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan

melaksanakan tugas-tugas berikut:-

(a) Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku

serahan barang-barang oleh pembekal.

(b) Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yangditetapkan dengan

menggunakan ruang stor secara optimum.

(c) Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan

boleh digunakan.

(d) Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan.

(e) Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara

tepat, teratur dan kemaskini.

(f) Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok

mengikut paras yang ditetapkan.

(g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan.

(h) Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang

kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput

tempoh penggunaan dan tidak bergerak.

(i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta

penyelenggaraan kebersihan stor.

(j) Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete, rosak,

luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak

atau melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan

pembaziran ruang penyimpanan.

(k) Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.

Pengurusan Organisasi Stor

Organisasi sesebuah Stor Pusat atau Utama hendaklah seberapa praktik

mempunyai empat bahagian utama iaitu:-

(a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun.

(b) Bahagian Terimaan.

(c) Bahagian Simpanan.

(d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran.

Stor Utama dan Stor Unit yang tidak dapat mempraktikkan keempat-empat bahagian

utama seperti di atas maka aktiviti tersebut boleh dijalankan secara berpusat

mengikut bilangan pegawai yang bersesuaian dengan bebanan tugas bagi stor

tersebut (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009)

Pengurusan Kawalan Stok

Pengurusan kawalan stok bertujuan memastikan paras keperluan yang betul dari

segi kuantiti dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pengguna/pemesan. Ia juga

mengambil kira penjimatan penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga

pembelian dan modal yang terlibat.

Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan banyak

faedah antaranya ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat

dipenuhi.

Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam bentuk

stok. Dalam hal ini perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar

pengeluarannya. Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan

usang dapat dikurangkan. Ruang simpanan juga dapat dioptimumkan.

Penerimaan

Pegawai Stor/penerima hendaklah:-

Ø Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois

Ø Semak dan menghitung kuantiti yang diterima

Ø Memberi akuan terima setelah dipastikan semua barang yang diterima adalah

mengikut spesifikasi, dalam keadan baik dan cukup kuantitinya.

Ø Barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal, urusan penggantian

hendaklah dicatatkan dalam baucar penerimaan barang-barang.

Ø Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam Kad KawalanStok/Kad

Petak/Lejar dengan secepat mungkin.

Merekod Stok

Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan

kad yang telah ditetapkan bagi tujuan mengetahui kedudukan stok simpanan,

memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat dan mengawal paras stok.

Jenis-Jenis Rekod

Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor

dengan mematuhi penggunaan rekod.

Penyimpanan

Penyimpanan dalam stor hendaklah mengamalkan konsep 5s iaitu sisih, susun,

sapu, seragam dan sentiasa amal. Amalan ini dipraktiskan supaya stok tidak mudah

rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.Penyimpanan

melibatkan perkara-perkara berikut :

Pengeluaran

Setiap pengeluaran barang-barang dari stor hendaklah dibuat hanya setelah

dibenarkan oleh Pegawai Stor. Ketua Jabatan hendaklah mengeluarkan arahan

bertulis kepada Pegawai Stor memberi kuasa kepadanya meluluskan pengeluaran

barang-barang stor. Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan dalam kad petak dan

kad stok dengan serta merta supaya baki sentiasa kemaskini.

Setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai dengan Borang Permintaan Barang-

Barang dan Pegawai Stor hendaklah memastikan borang penerimaan dikembalikan

selepas barang-barang diakui terima.Semua pesanan barang-barang untuk stor

gunasama (stor pusat) hendaklah dibuat dengan menggunakan Borang Pemesanan

Pengeluaran Barang-barang (Kew. PS-10. Bagi pesanan dalam Jabatan sahaja satu

borang direka sendiri oleh Jabatan boleh digunakan.

Pemeriksaan

Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan

mengenal pasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan,

berkurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan

dapat diambil.

Keselamatan dan kebersihan

Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa dijaga dan perkara ini harus

diambil berat olewh ketua jabatan dalam memastikan barangan atau peralatan tahan

dan tidak rosak. Keselamatan juga harus dititikberatkan dalam memastikan tidak

berlaku kehilangan atau kecurian barangan dari stor. Stor juga perlu dilengkapkan

dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alarm,

smoke detector, water sprinkler dan lainlain. Alat-alat pemadam api seperti fire

extinguisher dan hose reel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa

oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang

berkuatkuasa

Pelupusan

Pelupusan merupakan satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,

simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. untuk memastikan jabatan

tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan. Pelupusan juga

dilakukan untuk mendapatkan hasil pulangan yang terbaik, menjimatkan ruang

simpanan/pejabat dan membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan

ke Kementerian/Jabatan yang lain. Kuasa untuk meluluskan pelupusan terbahagi

kepada dua peringkat iaitu Perbendaharaan dan Kementerian/Jabatan.

Pengurusan/Penyelenggaraan stor dan stok di sekolah

Di sekolah tugas ini biasanya akan dijalankan oleh ketua panitia, guru

penyelenggaraan, guru aset, guru pusat sumber dan pembantu tadbir. Mereka ini

bertanggungjawab memesan, menerima, memeriksa serta menyelengara bekalan

tersebut. Prosedur yang digunakan di sekolah adalah sepertimana arahan

perbendaharaan mengenai tatacara pengurusan stok.

Pengurusan/penyelenggaraan di sekolah adalah lebih sukar kerana

kebanyakannya dikendalikan oleh guru atau pembantu tadbir, berbanding di jabatan

atau kementerian ada pegawai atau pembantu tadbir yang menjaga dan mengurus

stor dan stok. Kekangan kerja khasnya guru yang mana tugas hakiki mereka adalah

mengajar menjadi masalah bagi mereka untuk menguruskannya dengan baik dan

berkesan.

Prosedur pembelian stok/barangan di sekolah adalah seperti berikut :

Masalah-masalah dalam pengurusan stor dan stok

Dalam menyelenggara dan mengurus stor dan stok terdapat beberapa masalah

yang dihadapi antaranya adalah seperti berikut :

i. Kekurangan dan ketidaksuaian infrastruktur;

ii. Ruang stor tidak mencukupi/kurang ekonomik;

iii. Pengurusan/pengendalian rekod kurang memuaskan;

iv. Perolehan dibuat tanpa perancangan;

v. Penerimaan barang-barang dibuat tanpa diuji kualiti atau disemak

spesifikasi;

vi. Pemeriksaan tidak/jarang dilakukan;

vii. Cara penyimpanan/susunatur kurang memuaskan;

viii. Pegangan stok berlebihan;

ix. Kurang pengetahuan/kemahiran dalam pengurusan stor

x. Perolehan tidak dirancang dan perolehan tidak mematuhi peraturan.

xi. Penerimaan barang tanpa ujian kualiti.

xii. Pemeriksaan dan verifikasi stok tidak di laksanakan mengikut jadual.

xiii. Penyimpanan barang tidak teratur.

xiv. Pegangan stok berlebihan.

xv. Kekurangan kakitangan dan kemahiran dalam bidang Pengurusan Stor.

xvi. Kurang penyeliaan oleh pihak pengurusan atasan

xvii. Kelewatan tindakan pelupusan.

xviii. Kehilangan barang stor terus berlaku.

xix. Bangunan stor tidak sempurna, ruangan sempit, kekurangan peralatan

stor dan pengendalian

Pengurusan Stor Dan Stok Efektif

Langkah-langakah yang perlu diambil dalam menentukan pengurusan yang cekap

dan berkesan serta efektif adalah seperti berikut :

i. Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatan

ii. Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti.

iii. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-barang kecuali

kekurangan yang dibenarkan.

iv. Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro-aktif dengan pelanggan

dan Bhg.Kewangan/Perolehan dan pembekal-pembekal.

v. Stor sentiasa dalam keadaan kemas dan bersih.

vi. Pegawai kakitangan stor berkeupayaan mengemukakan isu dan

masalah pengurusan stor serta syor penyelesaian secara profesional.

Kesimpulan

Penyelenggaraan stor dan stok yang cekap dan berkesan amat penting demi

menjaga peruntukan kerajaan. Satu kombinasi tindakan atau langkah-langkah perlu

diambil untuk mengekal atau membaik pulih sesuatu sumber fizikal dalam keadaan

berfungsi dan selamat. Tanggungjawab penyelenggaraan stor dan stok di sekolah

bukan sahaja terletak di bahu Guru Besar tetapi melibatkan semua pihak, dengan

pengurusan yang baik segala sumber yang ada, akan dapat digunakan secara

optimum dan sekolah sudah tentu akan cemerlang secara “total”.

Masalah yang sering timbul di sekolah adalah tiada pegawai khas yang mengurus

harta modal, aset alih, stor dan stok. Beban tugas ini biasanya akan dijalankan oleh

guru yang sememangnya menghadapi beberapa masalah seperti kekangan masa,

kerana seperti sedia maklum, guru tersebut tugas hakikinya adalah mengajar dan

beliau perlu masuk kelas untuk mengajar. Oleh itu, kadang-kadang rekod tidak “up

to date” kerana masalah masa. Selain daripada itu mereka juga kurang

pengetahuan dan kemahiran dalam pengurusan stor dan stok.

Dalam mengatasi masalah penyelenggaraan stor dan stok di sekolah, demi untuk

pengurusan yang cekap dan efektif, langkah proaktif yang boleh diambil oleh

Kementerian Pelajaran adalah dengan mewujudkan perjawatan Pembantu Tadbir

khas untuk mengurus/menyelia/menyelenggara harta modal, aset alih, stor dan stok

di sekolah-sekolah. Berdasarkan jumlah sekolah yang banyak di seluruh Malaysia

ianya melibatkan berbillion ringgit, oleh itu sudah sampai masanya

Kementerian/Kerajaan mewujudkan perjawatan ini untuk menguruskannya, jika tidak

lama-kelamaan ianya akan tidak terurus dan menyebabkan kerosakan dan

pembaziran wang kerajaan.

Rujukan

o Buku Tatacara Pengurusan Stor, Perbendaharaan Malaysia, 2009

o Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007

o Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

o Nota Kursus Pengurusan Pejabat Institut Aminuddin Baki, 2009- Pengurusan Stor

~ Aset Kerajaan

o http://www.treasury.gov.my/pekeliling/pp/pp052009.pdf

o Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor, 2005 MDC Publishers Sdn

Bhd.