pgrsn stor kerajaan

41
PENGURUSAN STOR KERAJAAN BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN PERBENDAHARAAN MALAYSIA

Upload: aimm-reka

Post on 14-Nov-2014

7.662 views

Category:

Documents


1 download

DESCRIPTION

 

TRANSCRIPT

Page 1: Pgrsn stor kerajaan

PENGURUSAN STOR KERAJAAN

BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN

PERBENDAHARAAN MALAYSIA

Page 2: Pgrsn stor kerajaan

Merupakan salah satu aspek PENGURUSAN KEWANGAN yang penting

Barang-barang dalam stor merupakan modal terikat (wang

Kerajaan yang tersimpan dalam bentuk barangan)

Terdapat lebih kurang 2,500 stor Kerajaan di pelbagai

Agensi Kerajaan dengan anggaran nilai stok RM 4 billion

Pengurusan Stor-Stor Kerajaan berasaskan :

- Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor

- Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 1995

PENGURUSAN STORPENGURUSAN STOR

Page 3: Pgrsn stor kerajaan

DEFINISI STORDEFINISI STOR

Stor secara umum TEMPAT penerimaan, penjagaan, pengawalan, penyimpanan, pengendalian dan pengurusan barang-barang

DEFINISI BARANG STORDEFINISI BARANG STOR

BARANG BELUM GUNA yang perlu disimpan untuk kegunaan operasi, penyelenggaraan dll.

Page 4: Pgrsn stor kerajaan

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

Memastikan stok barang-barang sentiasa kedapatan

(readily available ) seperti dan apabila dikehendaki oleh

pelanggan

Menyimpan barang cara terbaik dengan memberi

perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan

sewajarnya semasa dalam simpanan

Page 5: Pgrsn stor kerajaan

FUNGSI-FUNGSI PENGURUSAN STOR FUNGSI-FUNGSI PENGURUSAN STOR

Melakukan perancangan dan perolehan Menerima barang-barang yang dipesan Memeriksa dan menguji barang sebelum diterima Merekodkan barang-barang dalam daftar-daftar tertentu

ketika menerima dan mengeluarkannya Menyimpan barang-barang dalam tempat-tempat yang

sesuai mengikut jenisnya dengan selamat Mengeluarkan barang-barang kepada pengguna apabila

dipesan Melupuskan barang-barang dalam keadaan tertentu Mengamalkan aspek keselamatan iaitu safety dan security

Page 6: Pgrsn stor kerajaan

JENIS STOR JENIS STOR

Jenis stor ditentukan selaras dengan peranan yang

dimainkan seperti:

- Depot Bekalan / Pusat Bekalan / Stor Pusat

Menyedia dan membekal barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor-stor diperingkat Negeri/Bahagian atau Daerah/Unit

- Stor Utama / Stor Jabatan

Menyedia dan membekal keperluan untuk sesuatu Kementerian/Jabatan dan pelanggan diarah mendapatkan bekalan dari stor ini

- Stor Operasi

Menyimpan stok untuk keperluan jangka pendek / guna terus.( contoh : bekalan pejabat )

Page 7: Pgrsn stor kerajaan

JENIS STOKJENIS STOK

Material Spesifik

Barang-barang teknikal yang khusus bagi keperluan/

kegunaan sesuatu jabatan

(diiktiraf sebagai Stor Material Spesifik ) Barang Gunasama

Barang yang boleh diguna pakai oleh semua Kementerian

/Jabatan

(diiktiraf sebagai Stor Pusat jika mempunyai berbagai

pelanggan) Barang Bukan Standard

Barang keperluan secara ad hoc atau khusus untuk sesuatu

projek

Page 8: Pgrsn stor kerajaan

PERATURAN PENGURUSAN STORPERATURAN PENGURUSAN STOR

Panduan Perbendahaaraan – Tatacara Pengurusan Stor

(PP-TPS)

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1995

(Penglibatan Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan Stor)

Page 9: Pgrsn stor kerajaan

ORGANISASI STORORGANISASI STOR

Bahagian Kawalan Stok

Bahagian Lejar

Bahagian Penstoran

Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran

Bahagian Akaun

Page 10: Pgrsn stor kerajaan

TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN STOR

Bahagian Kawalan Stok

- Perancangan dan organisasi

- Menentukan Baucer Pemesanan dan Pengeluaran

Barang-barang (BPPB) adalah teratur

- Menentukan kuantiti yang akan dikeluarkan

- Menentukan kod barang-barang

- Mengusaha dan menguruskan perolehan

Page 11: Pgrsn stor kerajaan

Bahagian Lejar

- Merekod/mencatat butir-butir yang perlu terhadap barang-barang yang diterima dalam kad-kad lejar/ kawalan stok

- Mengurus dan mengendalikan lejar dengan teratur dan selamat

TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN STOR

Bahagian Penstoran

- Menerima barang-barang

- Menyimpan barang-barang

- Mengeluarkan barang-barang

Page 12: Pgrsn stor kerajaan

TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN STOR

Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran

- Membungkus barang-barang mengikut kaedah tertentu

- Menghantar ke destinasi selaras dengan peraturan/

prosedur

Bahagian Akaun

- Menguruskan hal ehwal akaun dan kewangan barang-

barang

Page 13: Pgrsn stor kerajaan

Pegawai Stor/penerima hendaklah:-

- Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois

- Semak dan menghitung kuantiti yang diterima

- Memberi akuan terima setelah dipastikan semua barang yang diterima adalah mengikut spesifikasi, dalam

keadaan baik dan cukup kuantitinya

- Barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal, urusan penggantian hendaklah dicatatkan dalam baucar penerimaan barang-barang

- Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam kadkawalan stok/ kad petak/ lejar dengan secepat mungkin.

PENERIMAAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENERIMAAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Page 14: Pgrsn stor kerajaan

Cara-cara penyimpanan yang baik, tersusun, teratur dan

selamat:-

- Sediakan carta lokasi stok

- Ruang stor hendaklah digunakan secara maksimum

- Gunakan petak/rak yang mudah diubah-ubah dan tanda

pengenalan

- Gunakan pelet kayu bagi barang-barang besar dan berat

- Membahagikan ruang stor kepada beberapa seksyen mengikut jenis stor dan menyusun mengikut susunan abjad dan tiap-tiap rak, pallet diberi nombor. Nombor ini juga perlu direkod dalam kad stok

PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Page 15: Pgrsn stor kerajaan

- Satu bekas hendaklah digunakan untuk satu barang dan simpan mengikut unit kuantiti bagi memudahkan pengeluaran

- Pastikan tindanan barang-barang tidak terlalu tinggi

- Amalkan sistem Masuk Dahulu-Keluar Dahulu(MDKD).

- Barang-barang yang keselamatannya boleh terjejas disebabkan panas, lembab hendaklah disimpan dalam bilik sejuk atau bilik berhawa dingin dan barang-barang tidak tahan lembab hendaklah disimpan dalam bilik yang dilengkapkan dengan dehumifier

- Barang-barang berharga/menarik hendaklah disimpan di dalam almari berkunci/sangkar keselamatan

PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Page 16: Pgrsn stor kerajaan

- Barang-barang yang mempunyai tarikh luput hendaklah diselenggarakan dalam satu buku daftar yang lengkap dengan ruang-ruang seperti di Lampiran Q PP-TPS. Tarikh luput hendaklah dicatatkan juga pada kotak atau bekas simpanan. Barang-barang ini perlu diberi tag biru pada kad lejar/stok dan tag merah jambu pada kad petak buku daftar.

- Bahan-bahan kimia atau yang mudah terbakar hendaklah disimpan berasingan dan dengan selamat selaras dengan tatacara yang dinyatakan dalam Panduan 161 hingga 166 PP-TPS.

- Barang-barang yang mudah berkarat perlu disapu dengan pencegah karat dari masa ke semasa

PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Page 17: Pgrsn stor kerajaan

Setiap pengeluaran barang-barang dari stor hendaklah

dibuat hanya setelah dibenarkan oleh Pegawai Stor. Ketua

Jabatan hendaklah mengeluarkan arahan bertulis kepada

Pegawai Stor memberi kuasa kepadanya meluluskan

pengeluaran barang-barang stor

Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan dalam kad petak

dan kad stok dengan serta merta supaya baki sentiasa

kemaskini.

PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Page 18: Pgrsn stor kerajaan

PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai dengan borang

permintaan barang-barang dan Pegawai Stor hendaklah

memastikan borang penerimaan dikembalikan selepas

barang-barang diakui terima.

Semua pesanan barang-barang untuk stor gunasama (stor

pusat) hendaklah dibuat dengan menggunakan Baucer

Pemesanan Pengeluaran Barang-barang (KEW 300-A1).

Bagi pesanan dalam Jabatan sahaja satu borang direka

sendiri oleh Jabatan boleh digunakan.

Page 19: Pgrsn stor kerajaan

PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Semua barang-barang stor yang dipinjam sementara

hendaklah didaftarkan di dalam daftar pinjaman

(KEW-300B). Pinjaman hendaklah dibenarkan setelah

kelulusan pegawai yang bertanggungjawab diperolehi.

Barang-barang yang dipulangkan hendaklah disahkan dan

dimasuk balik ke dalam kad kawalan stok.

Page 20: Pgrsn stor kerajaan

PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Barang-barang yang dihantar keluar hendaklah dibungkus

dengan cermat dan betul dan barang-barang yang mudah

pecah hendaklah dicatatkan dengan dakwat merah di luar

bungkusan (Panduan 26,27-PP-TPS).

Page 21: Pgrsn stor kerajaan

Kad yang perlu digunakan untuk merekod penerimaan dan

pengeluaran barang-barang stor :

- Kew 300-J1(Panduan 85) - Untuk Stor Pusat

- Kew 300-J2

- Kew 300-J3 - Untuk Stor Negeri/Daerah

PEREKODAN (BAHAGIAN LEJAR)PEREKODAN (BAHAGIAN LEJAR)

Page 22: Pgrsn stor kerajaan

Kawalan stok merupakan nadi dalam Pengurusan Stor

bagi mengawal dari berlakunya stok berlebihan atau

kehabisan stok.

KAWALAN STOKKAWALAN STOK

TUJUAN KAWALAN STOKTUJUAN KAWALAN STOK

Stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan

Penggunaan ruang stor dapat dijimatkan.

Stor sentiasa mempunyai stok yang optimum mengikut

keperluan organisasi

Page 23: Pgrsn stor kerajaan

Panduan kawalan stok yang cekap ialah :

- Semua barang-barang hendaklah direkodkan ke dalam kad kawalan stok (KEW-300J1-J2 atau J3) mengikut mana yang berkenaan.

- Kad kawalan stok(KEW-300J3) hendaklah mempunyai nombor bersiri dan penyerahan kad dikawal dan didaftarkan oleh seorang pegawai lain.

- Kad kawalan stok hendaklah menunjukkan kuantiti stok dan harga, kuantiti stok maksimum dan stok minimum.

- Pembetulan atas kad kawalan stok hendaklah dibuat oleh pegawai yang bertanggungjawab dan ditandatangani ringkas.

KAWALAN STOKKAWALAN STOK

Page 24: Pgrsn stor kerajaan

- Nombor Baucer Pengeluaran Pemesanan Barang-barang perlu dicatat pada kad kawalan stok.

- Semua penerimaan dan pengeluaran perlu dicatat dalam kad petak (KEW-300J4).

- Kekurangan/berlebihan perlu diselaraskan dan disokong

dengan penyata perselisihan stok (KEW-300K).

KAWALAN STOKKAWALAN STOK

Page 25: Pgrsn stor kerajaan

KAWALAN STOKKAWALAN STOK ( Contoh kaedah Memberi Kumpulan Kepada Barang-Barang - TPS Panduan 110)( Contoh kaedah Memberi Kumpulan Kepada Barang-Barang - TPS Panduan 110)

SENARAI BARANG SEBELUM DIBERI SENARAI BARANG SEBELUM DIBERI KUMPULANKUMPULAN

SENARAI BARANG SETELAH DIBERI SENARAI BARANG SETELAH DIBERI KUMPULANKUMPULAN

Bil.

1.

2.

3.

4.

5.

6

7.

8

9.

10

No. Kod

FE 123

AF 230

BL 758

FB 429

WB 359

WR 111

TB 775

UJ 232

HL 521

PR 089

Perihal Barang

Oil Filter

Air Filer

Brake Lining

Fan Belt

Wiper Blade

Wheel Bearing

Timing Belt

Universal Joint

Head Lamp

Piston Ring

Jumlah Nilai Belian 2 Thn.

Kebelakangan

(RM)

9,000.00

5,700.00

2,810.00

1,424.00

680.00

3,900.00

5,502.00

8,102.00

790.00

1,390.00

Purata Nilai Belian

Tahunan

4,500.00

2.850.00

1,405.00

712.00

340.00

1,950.00

2,751.00

4,051.00

395.00

695.00

Bil

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

No Kod

FE 123

UJ 232

AF 230

TB 775

WR 111

BL 758

FB 429

PR 089

HL 521

WB 359

Perihal Barang

Oil Filter

Universal Joint

Air Filter

Timing Belt

Wheel Bearing

Brake Lining

Fan Belt

Piston Ring

Head Lamp

Wiper Blade

Purata Nilai Belian

4.500.00

4,051.00

2,850.00

2,751.00

1,950.00

1,405.00

712.00

695.00

395.00

340.00

Kumpulan

A

A

A

B

B

B

B

B

B

B

*Pecahan mengikut kumpulan hendaklah diberi dengan menggunakan Lampiran KEW 300M - Panduan 111 dalam TPS)

*Daripada 10 jenis jenis alat ganti di atas, perlu di pilih 3 jenis yang mempunyai purata belian tahunan paling tinggi

Page 26: Pgrsn stor kerajaan

LAMPIRAN J -3LAMPIRAN J -3 KEW. 300 - J3KEW. 300 - J3 KAD KAWALAN STOK (3)KAD KAWALAN STOK (3)

19 19 20ParasStok Unit Unit

Kuantiti Pesanan:(Ekonomi / Tetap )

RM

HargaKeluaranSeunit

Maksima No. Vokeb :

KeluaranTahunan

K Memesan No. Kod :

19 19 20

UnitTerimaan/Keluaran

minima Tempat :

RM Pertama Kedua Ketiga Keempat

Pembeli-anTahunan

K RM RM RM RM

KeluaranSukuTahunSemasa

Tarikh No.Rujukan

TempatHantaranNo.PesananKerajaan

Terimaan

Harga

Keluaran Baki Stok Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima

Kuantiti

Seunit Jumlah K RM K RM Tarikh No.Rujukan

Kuantiti KuantitiDiterima

Item Stor:Cat Undercoat, Putih, 5 Liter

Kumpulan : MenarikGerakan : Cepat / Perlahan

No. Lejar No. Kad :

Page 27: Pgrsn stor kerajaan

LAMPIRAN J - 4LAMPIRAN J - 4 KEW. 300-J4KEW. 300-J4KAD PETAKKAD PETAK

Nombor Kod……Nombor Kod……CP 4000120CP 4000120 Lokasi:Lokasi: A4.A4.Perihal Barang…Perihal Barang…Cat, Undercoat, Putih 5 literCat, Undercoat, Putih 5 liter Kumpulan: Kumpulan: MenarikMenarikNombor Rujukan/Unit: Nombor Rujukan/Unit: Tin 5 LiterTin 5 Liter

No. Garisan

No. BTB atau BPPB

Terima Keluar Baki Tarikh dan tandatangan

Penyelenggara Stor

1 Baki dibawa ke hadapan 40 2 JPT 56/12 15 25 12.2.2000

3 PRK 13/9/2000 120 145 25.4.2000

4 JVT 2/24 36 109 21.6.2000

5 6

7 - 21

Page 28: Pgrsn stor kerajaan

1. KADAR PUSINGAN STOK

( Berapa kali item dalam simpanan dikeluarkan dalam sesuatu tempoh - untuk keseluruhan, kumpulan atau satu jenis item ) - TPS 121

2. PARAS PERKHIDMATAN

( Peratusan permintaan pelanggan yang dipenuhi berbanding permintaan yang

diterima )

3. BILANGAN / PERATUSAN STOK KOSONG

(Bilangan jenis item di mana simpanannya didapati ‘kosong’apabila terdapat permintaan terhadap item tersebut)

4. KETEPATAN STOK

( Perbandingan di antara stok sebenar dalam tangan dengan yang tercatat dalam rekod-rekod)

5. ITEM BERGERAK PERLAHAN

( Item-item yang tidak bergerak ( tidak mempunyai pengeluaran ) dalam sesuatu tempoh )

PENUNJUK UTAMA PRESTASIPENUNJUK UTAMA PRESTASI

Page 29: Pgrsn stor kerajaan

PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STORPENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR( KADAR PUSINGAN STOK )( KADAR PUSINGAN STOK )

BAKIAWALTAHUN

RM 33,000.00 NILAIPENGELUARANTAHUNAN

KADAR PUSINGANSTOK( Keseluruhan Item )

BAKI AWALTAHUN RM 1,800

NILAIPENGELUARANTAHUNAN

KADAR PUSINGANSTOK

( Mengikut Kumpulan Item)

1. Petrol,Oil &Lubricants(POL)

RM 5,400.00

2. Alat Tulis RM 11,200.00

RM70,700RM70,700

33,000. + 23,000 2

a. KertasPendua

b. KertasFotostat

c. Tonerd. Fail

Kosong

a. RM1000

b. RM5000

c. RM4200

d. RM1000

RM11,200

RM11,200. RM1,800 + RM1,500

2

RM11,200 1,650

= 6.73. BarangDomestik

RM5,600.00

4. Alt GantiLetrik

RM14,500.00RM70,700

28,000.

5. AlatGantiKenderaan

RM24,000.00

= 2.5

BAKI AKHIRTAHUN RM 23,000.00

BAKI AKHIRTAHUN

RM1,500

Page 30: Pgrsn stor kerajaan

PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STORPENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR

MENCAPAI KADAR MENCAPAI KADAR PUSINGAN STOK PUSINGAN STOK SEBANYAK 4 KADAR SEBANYAK 4 KADAR PUSINGAN ATAU LEBIH PUSINGAN ATAU LEBIH TINGGI (TPS 121)TINGGI (TPS 121)

Lebih tinggi kadar pusingan stok Lebih tinggi kadar pusingan stok lebih larislah penggunaan barang-lebih larislah penggunaan barang-barang dan lebih ekonomi pegangan barang dan lebih ekonomi pegangan stok.stok.

Ketua Jabatan bertanggung-jawab Ketua Jabatan bertanggung-jawab mengemukakan satu penyata mengemukakan satu penyata tahunan seperti di Lampiran N tahunan seperti di Lampiran N ( KEW. 300-N ) mengenai kadar ( KEW. 300-N ) mengenai kadar pusingan stok yang dicapai di stor-pusingan stok yang dicapai di stor-stor dibawah kawalan mereka.stor dibawah kawalan mereka.

Ketua Jabatan perlu menganalisis Ketua Jabatan perlu menganalisis prestasi stor jika kadar pusingan prestasi stor jika kadar pusingan adalah terlalu rendah yang boleh adalah terlalu rendah yang boleh bermakna wujud barang tidak bermakna wujud barang tidak bergerak dengan nilai yang tinggi.bergerak dengan nilai yang tinggi.

Page 31: Pgrsn stor kerajaan

PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STORPENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR

MENETAPKAN PARAS PERKHIDMATAN DALAM MEMENUHI PERMINTAAN PELANGGAN.

Bahagian Stor bertanggungjawab memenuhi setiap permintaan barang-barang dari pelanggan. Walau bagaimanapun di atas sebab-sebab tertentu tidak semua permintaan pelanggan dapat dipenuhi. Dalam konteks ini adalah wajar satu sasaran (target) ditetapkan dalam bentuk peratusan iaitu setakat mana permintaan pelanggan-pelanggan berupaya dipenuhi.

Page 32: Pgrsn stor kerajaan

PEMERIKSAAN STOKPEMERIKSAAN STOK

Pemeriksaan stok boleh dibahagikan kepada empat :-

- Pemeriksaan Stok

diuruskan oleh pegawai stor sendiri atau pegawai-pegawai lain yang dipilih untuk memeriksa stok setiap minggu ke atas bilangan barang tertentu.

- Pengiraan Stok

diuruskan oleh pegawai penjaga stor dengan mengira 100% semua barang dalam stor sekurang-kurangnya sekali setahun

Page 33: Pgrsn stor kerajaan

PEMERIKSAAN STOKPEMERIKSAAN STOK

Pemeriksaan stok boleh dibahagikan kepada empat :-

- Verifikasi Stok

dibuat oleh Pemverifikasi Stok yang dilantik oleh Pegawai Pengawal dan terdiri daripada pegawai-pegawai yang tidak bekerja dalam organisasi stor.

- Pemeriksaaan Mengejut

diatur secara mengejut oleh Ketua Jabatan sendiri dari masa ke semasa.

Page 34: Pgrsn stor kerajaan

PERSAMAAN DAN PERBEZAAN DI ANTARA PENGIRAAN, PERSAMAAN DAN PERBEZAAN DI ANTARA PENGIRAAN, PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOKPEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK

PENGIRAAN STOK

(TPS 202 – 206)

PEMERIKSAAN STOK

(SPP 12/ 1995)

VERIFIKASI STOK

(TPS 187- 201)

1. SKOP TUGAS Mengesah stok

simpanan secara

berterusan sepanjang

tahun, Atau Mengira semua item

secara (100%) sekali

dalam setahun (SPP

12/ 1995)

Mengesah stok

simpanan secara

berterusan dan

memastikan

keseluruhan item

dalam simpanan

disemak dalam tempoh

setahun.

Mengesah stok

simpanan dan meninjau

tahap Pengurusan Stor. Menverifikasi stok

mengikut Pengkelasan

Barang. Mengesah stok secara

rambang atau 100%

2. TANGGUNJAWAB

PERLAKSANAAN

Pegawai / Kakitangan

Stor

Ketua Jabatan Pegawai Pengawal

3. PEGAWAI TERLIBAT

MELAKSANA TUGAS

Pegawai dan

kakitangan stor.

Pegawai jabatan yang

tidak terlibat secara

langsung dalam

Pengurusan Stor

Pegawai Kementerian /

Jabatan yang dilantik

oleh Pegawai Pengawal

dan tidak terlibat dalam

Pengurusan Stor.

4. BARANG TERLIBAT Barang dalam stor. Barang dalam stor. Barang dalam stor.

Page 35: Pgrsn stor kerajaan

1. Menerima barang ke dalam stor. Mengeluar berbagai jenis barangan, peralatan, bahan mentah dan menyelenggara rekod bagi setiap barang.

2. Menyemak kemasukan bekalan dibanding dengan pesanan,bil/baucar barang. Mengenalpasti, menimbang, atau mengukur dan menyemak berbagai barang bagi memastikan kebetulan bekalan.

3. Melekatkan atau mengikat slip pengenalan kepada barang-barang dengan memberi nombor kod atau tanda.

4. Memasukkan butiran barang yang diterima ke dalam daftar stok.

SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)( Petikan dari ‘ Dictionary of Occupational Classification’ - Kementerian Sumber Manusia )

Page 36: Pgrsn stor kerajaan

5. Menyelenggara rekod yang sistematik bagi setiap barang dengan menunjukkan stok dalam tangan.

6. Memastikan penyimpanan dan penjagaan/pemeliharaan barang yang sempurna

7. Mengeluarkan stok di atas permintaan pelanggan dengan membuat catatan tertentu di dalam rekod.

8. Melaksanakan pemeriksaan fizikal berkala ke atas barang-barang dan menyelaras dengan rekod.

SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)( Petikan dari ‘ Dictionary of Occupational Classification’ - Kementerian Sumber Manusia )

Page 37: Pgrsn stor kerajaan

9. Memberi penyata berkala dan laporan menunjukkan kedudukan dan keadaan stok kepada pegawai atasan.

10. Menyedia rekuisisi bagi penokokan dan penggantian barang atas nasihat pegawai atasan.

11. Menyelia tugas pekerja-pekerja bawahan

SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)( Petikan dari ‘ Dictionary of Occupational Classification’ - Kementerian Sumber Manusia )

Page 38: Pgrsn stor kerajaan

1. Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatan

2. Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti.

3. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-barang kecuali kekurangan yang dibenarkan.

4. Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro-aktif dengan pelanggan-pelanggan dan Bhg. Kewangan/Perolehan dan pembekal-pembekal.

5. Stor sentiasa dalam keadaan kemas dan bersih.

6. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-barang kecuali kekurangan yang dibenarkan.

7. Pegawai/kakitangan stor berkeupayaan mengemukakan isu dan masalah pengurusan stor serta syor penyelesaian secara profesional.

CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR EFEKTIF

Page 39: Pgrsn stor kerajaan

1. Perolehan tidak dirancang dan perolehan tidak mematuhi

peraturan.

2. Penerimaan barang tanpa ujian kualiti.

3. Pemeriksaan dan verifikasi stok tidak di laksanakan mengikut jadual.

4. Penyimpanan barang tidak teratur.

5. Pegangan stok berlebihan.

6. Kelewatan tindakan pelupusan.

7. Kehilangan barang stor terus berlaku.

8. Bangunan stor tidak sempurna, ruangan sempit, kekurangan peralatan stor dan pengendalian (racking dan materials handling equipments)

ISU-ISU AUDIT

Page 40: Pgrsn stor kerajaan

9. Pengurusan/ pengendalian rekod barang-barang masih secara manual dan oleh itu kelewatan dan juga kesilapan berlaku dalam catatan/pengemaskinian rekod stor

10. Kekurangan kakitangan dan kemahiran dalam bidang Pengurusan Stor.

11. Kurang penyeliaan oleh pihak pengurusan atasan

ISU-ISU AUDIT

Page 41: Pgrsn stor kerajaan