Tatacara Pengurusan Stor KerajaanBahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPMPekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

TujuanMemperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan Stor Kerajaan*Peranan dan Tanggungjawab Pegawai PengawalMengemukakan Laporan Tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnyaLaporan Kedudukan Stok (Kew.PS-13)Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (Kew.PS-14)Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (Kew.PS-15)Laporan Tahunan Verifikasi Stor (Kew.PS-16)Laporan Tahunan Pelupusan Stok (Kew.PS-20)Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (Kew.PS-22)

PemeriksaanTindakan Ketua Jabatan*

*Tanggungjawab Unit Pengurusan Aset (UPA)

Tatacara Pengurusan StorPendahuluanBab D - PengeluaranBab B Merekod StokBab C Penyimpanan Bab E - PemeriksaanBab A - PenerimaanBab F Keselamatan dan Kebersihan*Bab G PelupusanBab H Kehilangan dan Hapuskira

Definasi Stor & Stok*

PERKARASTORSTOKDefinisi Tempat melaksanakan :- - Penerimaan; - Perekodan; - Penyimpanan; - Penyelenggaraan; - Pengendalian; dan - Pengeluaran STOK. Barang BELUM GUNA dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk :- - Bekalan pejabat - Ubat-ubatan - Alat ganti - Keselamatan - Makmal - Bengkel - Dapur - Sukan - Pertanian - Latihan - Penyiaran - Domestik dll

Kategori Stor KerajaanBerdasarkan Keputusan Mesyuarat Penyelarasan Semula Kategori Stor Bersama Perbendaharaan Pada 16 Mac 2011*

PER.STOR PUSATSTOR UTAMASTOR UNITDefinisi Membekalkan stok kepada semua Stor Utama di Kementerian/ Jabatan di bawahnya. Permohonan daripada Stor Utama kepada Stor Pusat menggunakan KEW.PS-10

Mendapatkan bekalan daripada Stor Pusat ATAUMenguruskan pembelian sendiri dan membekalkan kepada stor unit. Permohonan stok daripada Stor Unit ke Stor Utama guna Kew.PS-10.Menguruskan pembelian sendiri dan membekalkan terus kepada pelanggan. Permohonan daripada pelanggan ke Stor Utama guna Kew.PS-11. Mendapatkan bekalan daripada Stor Utama dan bekalan terus dibuat kepada pelanggan. Tidak membuat perolehan barang-barangPermohonan daripada pelanggan menggunakan Kew.PS-11

*Tujuan Diwujudkan Kategori Stor

Kategori Stor Kerajaan*

Asas Pengurusan Stor*

Fungsi Stor*TerimaNationally and Internationally benchmarkedBarang dipesanSah dan perakukan barang diterimaSimpan StokPenjagaanGuna kaedah dan di lokasi ditetapkanMengoptimumkan ruang storJaga & selenggara stok dengan baikPastikan berfungsi untuk digunakanPengeluaranPergerakan stok ikut keperluan pelangganSelenggara rekod setiap transaksiNationally and Internationally benchmarkedPerancanganRancang & urus penokokan stokPastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan

Fungsi Stor*PemeriksaanNationally and Internationally benchmarkedBarang dipesanSah dan perakukan barang diterima3KPelupusanPastikan Keselamatan, Kebersihan & KeceriaanTindakan pelupusan dilaksanakanStok usang/obselete , rosak , expired, melebihi keperluan & elak pembaziranNationally and Internationally benchmarkedHapuskiraDilaksanakan mengikut peraturanUntuk stok yang hilangNationally and Internationally benchmarkedPembungkusanBungkus dan hantar stok kepada pelanggan

Organisasi Stor*Stor Pusat / Utama

Pengurusan Stor*

Pengurusan Stor*

Tatacara Pengurusan StorPendahuluanBab D - PengeluaranBab B Merekod StokBab C Penyimpanan Bab E - PemeriksaanBab A - PenerimaanBab F Keselamatan dan Kebersihan*Bab G PelupusanBab H Kehilangan dan Hapuskira

PenerimaanIstilahPegawai PenerimaNationally and Internationally benchmarkedObjektifPegawai yang diberi tanggungjawab untuk terima dan sahkan aset yang diperolehiDilantik oleh Ketua JabatanPegawai BertauliahObjektifPegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentuDilantik oleh Ketua JabatanSpesifikasi barang-barang storKualiti/KuantitiKeadaan barang-barang stor*

PenerimaanDaripada Pembekal

*Kew.PS-1 Borang terimaan Barang-barang (BTB)Kew.PS-2 Borang Laporan Terimaan Barang-barangTidak sempurna kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak (catat diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.

PenerimaanDaripada Stor Pusat/Utama

*Kew.PS-2 Borang Laporan Terimaan Barang-barangKew.PS-10 Borang Pesanan Dan Pengeluaran StokKew.PS-12 Senarai Pembungkusan Tidak sempurna kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak

Tatacara Pengurusan StorPendahuluanBab D - PengeluaranBab B Merekod StokBab C Penyimpanan Bab E - PemeriksaanBab A - PenerimaanBab F Keselamatan dan Kebersihan*Bab G PelupusanBab H Kehilangan dan Hapuskira

Merekod StokKad Kawalan Stok & Kad Petak*

PER.STOR PUSATSTOR UTAMASTOR UNITRekod di .. Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok) Kew.PS-4 (Kad Petak) Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok) Kew.PS-4 (Kad Petak) Kew.PS-4 (Kad Petak)Warna Kad Kew.PS-3 (Putih) Kew.PS-4 (Hijau/Merah Jambu untuk stok bertarikh luput & bahan kimia) Kew.PS-3 (Putih) Kew.PS-4 (Hijau/Merah Jambu untuk stok bertarikh luput & bahan kimia) Kew.PS-4 (Hijau/ Merah Jambu untuk stok bertarikh luput & bahan kimia)Lokasi Kad Ditempatkan bersama stok Kad petak barangan kimia, mudah terbakar atau stok simpan dalam bilik beku simpan ditempat berasinganTatacara Merekod Penerimaan Pen dakwat merah pengeluaran Pen dakwat biru/hitam 1 kad 1 item & no. kad berturutan silap (tidak boleh padam garis,repair & initial)Rekod Elektronik Ikut format sama Sentiasa dikemaskiniCannibalize direkod dalam senarai berasingan

Tatacara Pengurusan StorPendahuluanBab D - PengeluaranBab B Merekod StokBab C Penyimpanan Bab E - PemeriksaanBab A - PenerimaanBab F Keselamatan dan Kebersihan*Bab G PelupusanBab H Kehilangan dan Hapuskira

Penyimpanan*

Susun AturLokasiPenyimpan Stok faktor keselamatan, pergerakan & kekemasan 50cm daripada siling Penyediaan floor plan Catat lokasi pada KKS & KP Letakan tetap & sementara Amalan MDKD Pembahagian ruang ikut jenis stok (jika boleh)

Jenis StokTindakan PenyimpananJenis StokTindakan PenyimpananStok Dalam Bekas Asal Kekalkan & pastikan label dapat dilihatStok Barang Berat Lokasi paling bawah & mudahkan urusanSediakan paletBarang Tercerai Kumpul dalam satu bekas kuantiti mudahkan kerjaStok Bertarikh Luput Teg Biru diletak pada KKS Kad Petak warna pink Kew.PS-8 Kew.PS-9 (Senarai Stok bertarikh Luput) Barang Berharga / Menarik Ikut Peraturan Keselamatan Simpan di tempat selamatStok Bahan Kimia / Mudah Terbakar Dilabel Simpan berasingan Pengendalian ikut peraturanStok Mudah Terjejas (Panas/Lembap) Simpan tempat sesuai cth dalam peti sejuk atau bilik keringStok Tidak Mudah Terjejas (Panas/Lembap) Simpan ditempat lapang & berpagar

Tatacara Pengurusan StorPendahuluanBab D - PengeluaranBab B Merekod StokBab C Penyimpanan Bab E - PemeriksaanBab A - PenerimaanBab F Keselamatan dan Kebersihan*Bab G PelupusanBab H Kehilangan dan Hapuskira

Pengeluaran* Kebenaran oleh Pegawai Stor atau Pegawai diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD) Guna Kew.PS-10 - Borang Pesanan Pengeluaran Stok Permohonan ke Stor Pusat / Utama Satu stok satu permohonan 5 Salinan Guna Kew.PS-11 - Borang Permohonan Stok Pesanan kepada Stor Unit 2 Salinan Kew.PS-10 & 11 hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Stor

Pengeluaran* Barang Gunahabis barang kerap digunakan atau barang mudah rosak atau barang bernilai rendah atau barang tidak ekonomik dikesan. disimpan semula selepas digunakan disediakan format khusus mengikut kesesuaian.Contoh :- Peralatan sukan / uniform sukanBarang Gunahabis (Gunasama)Contoh :-Kalkulator / gunting / stapler / penunu bunsen/ pemutar skru/ tali/ gelas/ bakul sampah/ sudu / garfu.

Pengeluaran* Jualan sisa stok / Barang terpakai Sisa stok / barang terpakai cth kraftangan,lebihan pembelajaran, penyelidikan dll Dijual dengan kelulusan Ketua Jabatan. Berat < 1000kg jualan terus kpd Sykt berdaftar dengan MOF (ada permit beli barang lusuh) Berat > 1000kg ikut TPA & Peraturan yang berkuatkuasa Hasil jualan dimasukkan dalam Akaun Hasil Kerajaan

PemeriksaanJenis Pemeriksaan*

PemeriksaanPengiraan Stok*

SoalanJawapanDimana dilaksana ? Stor Pusat Stor Utama Stor UnitBila ? Sepanjang Tahun Bila ada transaksi masuk atau keluarTanggungjawab siapa ? Pegawai Stor (Dilantik oleh Ketua Jabatan)Apa perlu dibuat ? Kira baki selepas transaksi buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Petak Tandatangan & tarikh oleh Pegawai stor

PemeriksaanPemeriksaan Stok*

SoalanJawapanDimana dilaksana ? Stor Pusat Stor UtamaBila ? Sekali setahun mulai 1 Oktober Pemeriksaan terhadap semua stokTanggungjawab siapa ? Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan Pegawai tidak kena mengena dengan storApa perlu dibuat ? Guna Kew.PS-14 Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai Pemverifikasi Stor buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa)Ingat !!! Tiada transaksi waktu pemeriksaan Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa

PemeriksaanVerifikasi Stor*

SoalanJawapanDimana dilaksana ? Stor Pusat Stor UtamaBila ? Sekali setahun sebelum 31 Disember selepas Pemeriksaan stor dibuatTanggungjawab siapa ? Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh Pegawai Pengawal Tempoh pelantikan 2 TahunApa perlu dibuat ? Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ Sediakan Kew.PS-15 Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor dan serah kepada KJKeanggotaan Pemverifikasi Stor Sekurang-kurangnya 2 orang Tidak bertugas di stor Kump. P&P serta sokongan

PemeriksaanTindakan Ketua Jabatan*

PemeriksaanPelarasan Stok*

SoalanJawapanPelarasan Stok ? Tindakan pembetulan akibat kesilapan kiraanBila ? Selepas Pemeriksaan Stor dan Verifikasi Stor dilaksanakanTanggungjawab siapa ? Pegawai StorKuasa Melulus Ketua JabatanBorang Diguna Kew.PS-17 Penyata Pelarasan StokApa perlu buat ? Transaksi di ruang Terima stok terlebih (KKS-Bhgn B) Transaksi di ruang Keluar stok terkurang Catat di Kad Petak Tandatangan dan tarikh

Tatacara Pengurusan StorPendahuluanBab D - PengeluaranBab B Merekod StokBab C Penyimpanan Bab E - PemeriksaanBab A - PenerimaanBab F Keselamatan dan Kebersihan*Bab G PelupusanBab H Kehilangan dan Hapuskira

Keselamatan & Kebersihan*

Tatacara Pengurusan StorPendahuluanBab D - PengeluaranBab B Merekod StokBab C Penyimpanan Bab E - PemeriksaanBab A - PenerimaanBab F Keselamatan dan Kebersihan*Bab G PelupusanBab H Kehilangan dan Hapuskira

PelupusanStok bernilai rendah*

Tatacara Pengurusan StorPendahuluanBab D - PengeluaranBab B Merekod StokBab C Penyimpanan Bab E - PemeriksaanBab A - PenerimaanBab F Keselamatan dan Kebersihan*Bab G PelupusanBab H Kehilangan dan Hapuskira

Kehilangan & HapuskiraStok bernilai rendah*

Tatacara Pengurusan StorPeringatan Bersama* Melantik Pegawai Stor, Pegawai Penerima & Pegawai Bertauliah Melantik Pegawai Pemeriksa Stor Melantik Pegawai Pemeriksa Pelupusan Stok Bernilai Rendah (jika perlu) Melaksanakan pemeriksaan 100% stor selepas 1 Oktober tahun semasa * Melaksanakan Pemverifikasian Stor 100 % ** sebelum 31 Disember 2011 dan selepas Pemeriksaan Stor dijalankan (100 % selepas 1 Oktober) Mengemukakan Laporan tersebut kepada PPD/JPN apabila diminta :- KEW.PS-13 Laporan Kedudukan Stok Tahun KEW.PS-14 Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor Tahun KEW.PS-15 Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor Tahun .. KEW.PS-16 Laporan Tahunan Verifikasi Stor Tahun KEW.PS-20 Laporan Tahunan Pelupusan Stok Tahun KEW.PS-22 Laporan Tahunan Kehilangan & Hapuskira Stok Tahun * Pemeriksaan boleh dilakukan sepanjang tahun tetapi perlu keseluruhan selepas 1 Oktober tahun semasa** Pemverifikasi Stor dilantik oleh KSU

Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011Taklimat Stor - PPWPP 26 Sept 2011