kertas kerja ai 5 bintang (markah ... -...

KERTAS KERJA AI 5 BINTANG (MARKAH PENUH 100%)

OLEH BAHAGIAN AUDIT DALAM

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR

BIL.

PERKARA YANG DIAUDIT

PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

1.0 Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan

1.1 JKPAK ditubuhkan

1.2 Keanggotaan JKPAK dipatuhi

1.3 Bermesyuarat sekurang-kurangnya 3

bulan sekali

1.4 Agenda mesyuarat yang ditetapkan

dibincangkan

1.5 Hasil mesyuarat dilaporkan kepada

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan

dan Akaun (JPKA)

1.6 Tindakan susulan diambil terhadap

keputusan mesyuarat yang lepas.

2.0 Pegawai Aset dan Pegawai Stor

2.1 Pegawai Aset dilantik secara bertulis oleh

Pegawai Pengawal.

2.2 Pegawai Stor dilantik secara bertulis oleh

Ketua Jabatan.

2.3 Pegawai Aset Kementerian/Jabatan

bertindak sebagai Setiausaha JKPAK.

2.4 Tugas Dan Tanggungjawab Pegawai Aset

Dinyatakan Dalam Senarai Tugas.




BIL.


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

2.5 Tugas Dan Tanggungjawab Pegawai Stor

Dinyatakan Dalam Senarai Tugas.

3.0 Penerimaan

3.1 Pegawai Penerima (PP) dilantik oleh

Ketua Jabatan.

3.2 Tugas Dan Tanggungjawab Pegawai

Penerima Dinyatakan Dalam Senarai

Tugas.

3.3 Aset/Bekalan Pejabat diterima oleh

Pegawai Penerima yang dilantik.

3.4 Pegawai bertauliah menjalankan

pemeriksaan teknikal aset/barang-barang

stor.

3.5 Catatan “Diterima dengan syarat ianya

disahkan kemudian secara diperiksa,

dikira, diukur, ditimbang atau diuji” dibuat

pada dokumen penerimaan sekiranya

pengesahan penerimaan tidak dapat

dilaksanakan serta-merta.

3.6 Bagi penerimaan barang-barang dari

pembekal di Stor Pusat/Utama, Borang

Terimaan Barang-barang (BTB)

KEW.PS-1 disediakan oleh Pegawai




BIL.


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

Penerima dan diperakukan oleh Pegawai

Pengesah.

3.7 Borang Laporan Terimaan Barang-

barang (KEW.PS-2) disediakan dan

dikemukakan kepada syarikat pembekal

dengan serta merta jika terdapat

kerosakan atau perselisihan kuantiti

barang-barang stor.

3.8 Borang Laporan Penerimaan Aset Alih

Kerajaan (KEW.PA-1) disediakan dan

dikemukakan kepada syarikat pembekal

dengan serta merta jika terdapat

kerosakan atau perselisihan kuantiti.

3.9 Aset diterima berserta Surat Jaminan dan

manual penggunaan/ penyelenggaraan.

(Jika berkaitan).

4.0 Pendaftaran Dan Penyimpanan Daftar

4.1 Aset didaftarkan dalam tempoh 2 minggu

daripada tarikh pengesahan penerimaan.

4.2 Cop pengesahan pendaftaran dibuat ke

atas punca maklumat (invois atau delivery

order).




BIL.


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

4.3 Semua KEW.PA-2 & KEW.PA-3

diselenggarakan dengan lengkap.


diselenggarakan dengan kemas kini.


diselenggarakan dengan lengkap.



4.7 Daftar Pergerakan Harta modal dan

Inventori (KEW.PA-6) diselenggarakan

dengan lengkap.

4.8 Daftar Pergerakan Harta modal dan

Inventori (KEW.PA-6) diselenggarakan

dengan kemas kini.

4.9 Senarai Aset di Lokasi (Kew.PA-7)

disediakan dalam dua (2) salinan dengan

lengkap.

4.10 Senarai Aset di Lokasi (Kew.PA-7)


4.11 Kad Kawalan Stok [KEW.PS-3 (Stor Pusat

dan Stor Utama)] diselenggarakan dengan

lengkap.




BIL.


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

4.12 Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3)


4.13 Kad Petak [KEW.PS-4 (Stor Pusat, Stor

Utama dan Stor Unit) diselenggarakan

dengan lengkap.

4.14 Kad Petak (KEW.PS-4) diselenggarakan

dengan kemas kini.

4.15 Kad Petak warna merah jambu digunakan

untuk stok bertarikh luput

4.16 Senarai Daftar Kad Kawalan Stok

KEW.PS-5 disediakan dengan kemas kini.

4.17 Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan

Daftar Inventori (KEW.PA-3) hendaklah

disimpan dalam fail kulit keras di kabinet

berkunci.

4.18 Buku Pergerakan Harta Modal/Inventori

(KEW.PA-6) disimpan di dalam kabinet

berkunci.

4.19 Satu (1) salinan KEW-PA.7 hendaklah

disimpan oleh Pegawai Aset manakala

satu (1) salinan lagi disimpan oleh

pegawai yang bertanggungjawab.

4.20 Kad Petak (KEW.PS-4) disimpan bersama

bekalan.




BIL.


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

5.0 Pelabelan Aset

5.1 Aset Diberi Tanda Pengenalan Hak

Kerajaan Malaysia

5.2 Semua Aset Ditandakan Dengan Nombor

Siri pendaftaran yang betul.

6.0 Penggunaan Aset Dan Barang-Barang Stor

6.1 Aset Yang Dibeli Digunakan.

6.2 Kerosakan Aset Dilaporkan Dengan

Menggunakan Borang Aduan Kerosakan

Aset (KEW.PA-9) Dan Tindakan Susulan

Diambil.

6.3 Pengeluaran Barang-Barang Stor Adalah

Teratur.

7.0 Pengeluaran Stok

7.1 Borang Permohonan Stok (KEW.PS-10)

(Stor Pusat dan Stor Utama)

diselenggarakan dengan lengkap dan

kemas kini.

7.2

Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)

(Stor Pusat , Stor Utama dan Stor Unit)

diselenggarakan dengan lengkap dan

kemas kini.




BIL.


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

7.3 Penyata Pelarasan Stok (KEW.PS-17)

disediakan jika perbezaan berlaku

disebabkan kesilapan pengiraan.

8.0 Peraturan Penyenggaraan

8.1

Senarai aset yang memerlukan

penyenggaraan (KEW.PA-13) perlu

dikenal pasti dan disenaraikan.

8.2 Program Penyenggaraan disediakan.

8.3 Program Penyenggaraan dilaksanakan

termasuk kenderaan diselenggara

mengikut tempoh yang ditetapkan.

8.4 Kos penyenggaraan dan pembaikan

direkodkan ke dalam fail kenderaan dan

Buku Log Kenderaan.

8.5 Penyenggaraan yang dilaksanakan

direkod dengan lengkap dan kemas kini

dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal

(KEW.PA-14).

9.0 Pelupusan Aset Dan Stok Bernilai Rendah

9.1 Pelupusan aset

9.1.1 Pegawai Pengawal/TKSUK melantik

Lembaga Pemeriksa Aset berdasarkan

jawatan.




BIL.


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

9.1.2 Pelantikan Lembaga Pemeriksa Aset

tidak melebihi 2 tahun.

9.1.3 Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16

disediakan dan digunakan dalam tempoh

1 tahun.

9.1.4 Lembaga Pemeriksa melaksanakan

pemeriksaan dalam tempoh 1 bulan dari

tarikh diarahkan oleh Jabatan

9.1.5 Aset yang perlu dilupuskan disenaraikan

di dalam Borang KEW.PA-17 oleh

Urusetia Pelupusan.

9.1.6 Lembaga Pemeriksa melengkapkan dan

menandatangani Laporan Lembaga

Pemeriksa (KEW.PA-17) dan disokong

dengan dokumen sokongan yang lengkap

sebelum dikemukakan kepada Urus Setia

Pelupusan dalam tempoh 2 minggu

selepas pemeriksaan dijalankan.

9.1.7 Kelulusan pelupusan daripada Pihak

Berkuasa Melulus diperolehi.

9.2 Pelupusan stok bernilai rendah




BIL.


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

9.2.1 Ketua Jabatan melantik dua (2) Pegawai

Pemeriksa Stok yang hendak dilupuskan

daripada kumpulan Pengurusan dan

Profesional atau Kumpulan Sokongan 1

atau yang setaraf yang tidak terlibat

secara langsung mengurus stok

berkenaan.

9.2.2 Pemeriksaan bagi pelupusan stok

menggunakan Borang Laporan

Pelupusan Stok Bernilai Rendah

(KEW.PS-19) dan dikemukakan kepada

Kuasa Melulus berserta dokumen

sokongan yang lengkap.

9.2.3 Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad

Petak (KEW.PS-4) dikemas kini.

10.0 Kehilangan

10.1 Tiada Kehilangan Aset Dilaporkan Pada

Tahun Semasa

10.2 Pegawai yang bertanggungjawab

melaporkan kehilangan kepada Ketua

Jabatan dengan serta merta.

10.3 Ketua Jabatan/Pegawai

bertanggungjawab membuat laporan polis




BIL.


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

dalam tempoh 24 jam dari waktu

kehilangan.

10.4 Ketua Jabatan/Pegawai Atasan di

peringkat Ibu Pejabat menyedia Laporan

Awal (Lampiran J Atau KEW.PA-28) dan

kemukakan bersama Salinan Laporan

Polis kepada Pegawai Pengawal dan

Perbendaharaan (Jika Berkenaan) dalam

tempoh 2 hari bekerja

10.5 Salinan Laporan Awal dikemukakan

kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua

AuditNegara Dan/Atau Wakil Tempatan

Ketua Audit Negara

11.0 Hapus Kira

11.1 Jawatankuasa Penyiasat dilantik secara

bertulis oleh Pegawai Pengawal dalam

tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan

Awal.

11.2 Laporan Akhir (KEW.PA-30/Lampiran K)

dikemukakan kepada Kuasa Melulus




BIL.


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan

Awal dikemukakan.

11.3 Laporan Hapuskira Kekurangan Stok

(KEW.PS-21) dikemukakan kepada

Pegawai Pengawal

11.4 Pihak Melulus Hapus Kira adalah Kuasa

Melulus yang ditetapkan. (Aset)

11.5 Laporan Tahunan Kehilangan dan

hapuskira Stok (KEW.PS-22)

dikemukakan kepada Perbendaharaan.

11.6 Tindakan selepas kelulusan adalah

teratur.

Nota : / - Mematuhi X - Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkenaan

Disediakan oleh:

Disemak oleh:




Tarikh: Tarikh:

Disahkan oleh:

Tarikh:

kertas kerja ai 5 bintang (markah ... -...

Documents