kertas kerja ai 5 bintang (markah penuh 100%) oleh...

KERTAS KERJA AI 5 BINTANG (MARKAH PENUH 100%)

OLEH BAHAGIAN AUDIT DALAM

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

1

PEMATUHAN TERHADAP KRITERIA SEMAKAN BERHUBUNG DENGAN

KAWALAN PEROLEHAN

BIL. KRITERIA SEMAKAN

PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

PERANCANGAN PEROLEHAN

1.

Jadual Umum disediakan untuk semua urusan

Tender/Sebut Harga yang hendak dilaksanakan.

2.

Jadual Pelaksanaan khusus untuk setiap tender

disediakan.

3.

Perancangan Perolehan Tahunan dibuat mengikut

format yang ditetapkan.

4.

Perancangan Perolehan Tahunan dikemukakan kepada

Kementerian/Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh

yang ditetapkan.

GOVERMENT PROCUREMENT INFORMATION SYSTEM (GPIS)

5.

GPIS telah dilaksanakan di peringkat Kementerian/

Jabatan/Agensi.

6.

Semua kategori perolehan telah didaftarkan di dalam

GPIS.

7.

Penyelia dilantik di peringkat Kementerian/Jabatan/PTJ

untuk memantau GPIS.

8.

Laporan Perolehan dikemukakan untuk dibentangkan

dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan

Dan Akaun mengikut tempoh ditetapkan.

ePEROLEHAN

9.

Pasukan Petugas Kementerian/Pasukan Pelaksana

Agensi ditubuhkan.

10.

Mesyuarat Pasukan Petugas Kementerian/Pasukan

Pelaksana Agensi diadakan sekurang-kurangnya 2 kali

setahun.




2


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

11.

Penggunaan dan pelaksanaan sistem ePerolehan di

peringkat Kementerian dilaporkan kepada Unit

ePerolehan.

12.

Prestasi pelaksanaan ePerolehan di peringkat

Jabatan/Agensi dilaporkan kepada Mesyuarat Pasukan

Petugas Kementerian.

13.

Kementerian/Jabatan telah mencapai 75% daripada

jumlah perbelanjaan tahunan bagi perolehan bekalan

dan perkhidmatan melalui ePerolehan.

PEMBELIAN TERUS

14.

Pembelian terus dibuat bagi setiap jenis item yang sama

atau berlainan fungsi dan boleh diperoleh dari punca

yang sama tidak melebihi RM20,000 setahun.

15.

Pesanan Kerajaan dikeluarkan terlebih dahulu sebelum

bekalan/perkhidmatan diterima.

16. Borang pesanan kerajaan dicatat dengan lengkap.

17.

Pesanan kerajaan diluluskan oleh pegawai yang diberi

kuasa.

18.

Kajian pasaran dilaksanakan dengan mendapatkan 3

tawaran harga untuk memastikan harga yang ditawarkan

adalah berpatutan.

19.

Satu rekod mengenai Pembelian Terus dikemukakan

kepada Pegawai Pengawal setiap tiga (3) bulan.

20.

Pembelian terus dibuat bagi kerja requisition yang

menggunakan Jadual Kadar Harga tidak melebihi

RM50,000 setahun.




3


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

PENGURUSAN SEBUT HARGA MELEBIHI RM20,000 HINGGA RM50,000

21.

Perolehan setiap jenis item yang melibatkan

perbelanjaan tahunan melebihi RM20,000 hingga

RM50,000 dibuat dengan mempelawa Sebut Harga.

22.

Sebut Harga dibuat dengan mempelawa daripada

sekurang-kurangnya tiga pembekal berdaftar dengan

Kementerian Kewangan.

23.

Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga sekurang-

kurangnya tiga orang ahli dilantik oleh Ketua Jabatan.

24.

Pelaksanaannya dibuat oleh Jawatankuasa Sebut Harga

yang telah dilantik secara bertulis oleh Pegawai

Pengawal/Ketua Jabatan.

PENGURUSAN SEBUT HARGA MELEBIHI RM50,000 HINGGA RM500,000

24.

Perolehan setiap jenis item yang melibatkan

perbelanjaan tahunan melebihi RM50,000 hingga

RM500,000 dibuat dengan mempelawa Sebut Harga.

25.

Sebut Harga dibuat dengan mempelawa sekurang-

kurangnya lima (5) pembekal berdaftar dengan

Kementerian Kewangan.

26. Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh

Pegawai Pengawal.

27. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga dilantik secara

bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian.

28. Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga dilantik secara

bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang

menguruskan Sebut Harga.




4


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

29. Borang Jadual Sebut Harga Diisi Dengan Lengkap.

30. Pelaksanaan Integrity Pact dipatuhi.

31. Pelaksanaan Sebut Harga dibuat oleh Jawatankuasa

Sebut Harga yang telah dilantik secara bertulis.

32.

Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga Ditandatangani

oleh Pengerusi dan Ahli Jawatankuasa Sebut Harga.

33.

Maklumat lengkap mengenai pertimbangan dan

keputusan Sebut Harga disimpan oleh Urus Setia Sebut

Harga.

34.

Minit mesyuarat keputusan Sebut Harga

disediakan/difailkan.

35. Keputusan muktamad sebut harga dipamerkan di papan

kenyataan/laman web Agensi.

TENDER

36. Perolehan yang nilainya melebihi RM500,000 setahun

bagi setiap jenis item dibuat secara Tender.

37. Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik secara bertulis

oleh Ketua Jabatan/Bahagian.

38. Borang Jadual Tender Diisi Dengan Lengkap.

39. Proses penilaian, pertimbangan dan keputusan Tender

adalah teratur.

40. Minit mesyuarat keputusan Tender disediakan dengan

teratur.




5


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

41.

Keputusan muktamad tender dipamerkan di dalam laman

web/papan kenyataan Agensi dan pautan (hyperlink)

kepada laman web www.malaysia.gov.my.

42. Surat Setuju Terima dikeluarkan mengikut tempoh yang

ditetapkan di dalam Jadual Pelaksanaan Tender.

RUNDINGAN TERUS

43. Perolehan secara Rundingan Terus mendapat kelulusan

Perbendaharaan.

44. Proses penilaian, pertimbangan dan keputusan

Rundingan Terus adalah teratur.

45.

Surat Setuju Terima dikeluarkan mengikut tempoh yang

ditetapkan selepas kelulusan Kementerian Kewangan

atau Lembaga Perolehan Agensi.

PENGURUSAN KONTRAK

46. Semua kontrak didaftarkan.

47. Daftar/Rekod pembayaran kontrak diselenggarakan

untuk rujukan dan pemantauan bayaran.

48. Kontrak dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani

oleh pegawai yang diberi kuasa di bawah Akta Kontrak

Kerajaan 1949. (Disemak 1973).

49. Syarat perjanjian kontrak disemak dan diluluskan oleh

Peguam Negara atau Penasihat Undang– Undang

Jabatan/Agensi.

50. Klausa Pencegahan Rasuah dimasukkan dalam Kontrak.




6


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

51. Bon Pelaksanaan dikenakan/ Wang Jaminan

Pelaksanaan (WJP) dipotong mengikut kadar yang

sepatutnya.

52.

Kontrak ditandatangani dalam tempoh 4 bulan dari tarikh

keluarnya Surat Setuju Terima.

53.

Tiada perolehan/bekalan melebihi nilai kontrak yang

ditetapkan dalam kontrak terlibat.

54. Tindakan diambil terhadap kontraktor yang tidak

mematuhi syarat mengenai tempoh bekalan perjanjian

kontrak.

PEROLEHAN SECARA KONTRAK PUSAT

55.

Perolehan secara Kontrak Pusat dibuat melalui

pembekal yang ditetapkan.

56. Kebenaran Perbendaharaan diperolehi terlebih dahulu

bagi pembelian yang dibuat luar dari Kontrak Pusat.

57. Mengambil tindakan susulan terhadap pembekal Kontrak

Pusat yang lambat membekalkan barangan/pesanan.

PEROLEHAN SECARA KONTRAK PUSAT SISTEM PANEL

58. Perolehan melalui Kontrak Pusat Sistem Panel mematuhi

kaedah perolehan yang ditetapkan.

59. Kebenaran Perbendaharaan diperolehi terlebih dahulu

bagi pembelian yang dibuat luar dari Panel Pembekal.

60.

Mengambil tindakan susulan terhadap pembekal Kontrak

Pusat /Panel Pembekal yang lambat membekalkan

barangan/pesanan.




7


PEMATUHAN

KEPADA

KRITERIA

SEMAKAN

TANDATANGAN

DENGAN TARIKH

PEGAWAI YANG

MENGESAHKAN

SEMAKAN

61. Kajian Pasaran Dijalankan.

62. Kontrak Formal Ditandatangani bagi kontrak bernilai

melebihi RM50,000.

Nota : / - Mematuhi X - Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkenaan

Disediakan oleh:

Disemak oleh:

Tarikh:

Tarikh:

Disahkan oleh:

Tarikh:




8

kertas kerja ai 5 bintang (markah penuh 100%) oleh...

Documents