KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIABAHAGIAN AKAUNARAS6, BLOK E7, KOMPLEKS EPUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN62590 WP PUTRAJAYA

SIRIMMSISOIlC 17OH:21NQ50nntttcaol

CERTIFIED TO ISO 9001 : zooaCERT. NO. : AR4883

Telefon : 03·8I8U252F.ks : 03·88891030Laman Web: http://occount.moh.lov.my

Ruj Kami : KKA173jUPj292j8j2011Tarikh : 30 Jun 2011

KETUA-KETUA PUSAT TANGGUNGJAWABPENGARAH-PENGARAH JABATAN KESIHATAN NEGERISEPERTI SENARAI EDARAN

Y.Bhg. Datuk j Dato' j Datin j Tuan j Puan,

SURAT EDARAN BAHAGIAN AKAUN BIL. 5 TAHUN 2011

TATACARA PERAKAUNAN BAGI DENDA ATAU PENALTI YANG DIKENAKAN KEATAS PEMBEKAL

1.0 TUJUAN

1.1 Surat ini adalah bertujuan untuk memaklumkan kepada Pusat Tanggungjawab CPTJ)tentang tatacara bagi memperakaunkan denda atau penalti yang dikenakan kepadapembekal yang gagal memenuhi sesuatu obligasi yang telah ditetapkan dalamkontrak.

2.0 KAEDAH BAYARAN DENDA ATAU PENALTI OLEH PEMBEKAL

2.1 Dari aspek perakaunan, kaedah bayaran denda atau penalti oleh pembekal bolehdibuat melalui 2 kaedah samada :

i. Denda atau penalti dikutip melalui potongan bayaran semasa kepadapembekal; atau

ii. Pembekal membayar denda atau penalti melalui bank deraf

2.2 Kaedah i adalah digalakkan bagi memastikan denda atau penalti dapat dikutipdalam tempoh yang ditetapkan dan juga bagi mengelakkan Akaun Belum TerimaCABT)sekiranya denda atau penalti gagal dikutip mengikut tempoh.

2.3 PTJ adalah dinasihatkan untuk memasukkan klausa mengenai denda dan cara PTJboleh memperolehinya di dalam dokumen kontrak yang belum di muktamadkan olehPTJ bagi melicinkan sebarang tuntutan denda atau penalti yang dikenakan ke ataspembekal.

Excellent Accounting @ Your Service

3.0 TATACARA PERAKAUNAN BAG I KUTIPAN PENALTI ATAU DENDA

3.1 Arahan Perbendaharaan (AP) 22 menggariskan bahawa segala hasil dan wangyang didapatkan atau diterima oleh Kerajaan hendaklah dibayar masuk ke dalamAkaun Hasil Disatukan.

3.2 Denda atau penalti yang diterima oleh kerajaan dikategorikan sebagai hasil bukancukai dibawah kod objek am 76000 iaitu kod objek hasil yang merekodkan bayarandenda, rampasan dan hukuman-hukuman lain yang dikenakan kerana melanggarundang-undang atau kegagalan memenuhi tanggungan kontrak samada berkaitandengan spesifikasi atau masa selaras dengan Pekeliling PerbendaharaanBilangan 5 Tahun 2004 (Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Belanja).

3.3 Berikut merupakan tatacara perakaunan bagi merekod denda atau penalti yangdikutip mengikut kaedah bayaran denda :

i. Kaedah i -Denda atau penalti dikutip melalui potongan bayaransemasa kepada pembekal

-Pembekal membayar denda atau penalti melalui bankderaf

ii. Kaedah ii

3.4 Kaedah i - Denda atau penalti dikutip melalui potonqan bayaransemasa kepada pembekal

• Kaedah ini membenarkan denda atau penalti ditolak daripada bayaransemasa kepada pihak pembekal. Walaubagaimanapun amaun denda ataupenalti yang ditolak daripada bayaran semasa mestilah diperakaunkansebagai hasil.

• Catatan perakaunan yang terlibat semasa penyediaan Baucar Bayaranadalah seperti berikut :

Kredit Hasil (Kod Objek - 76103 Hukuman kerana pecahkontrak)

Catatan Perakaunan : -

Debit : Vot Mengurus (Amaun keseluruhan berdasarkan PesananTempatan yang dikeluarkan)

3.5 PTJ hendaklah menggunakan kaedah ii sekiranya jumlah penalti adalah sama ataulebih daripada amaun yang perlu dibayar kepada pembekal.

2

3.6 Sekiranya Baucar Bayaran melibatkan Pesanan Tempatan melalui sistem ePerolehan,bayaran kenaan transaksi 0.8% (bayaran kepada Commerce Dotcom) adalahdikira berdasarkan amaun yang dibayar kepada pembekal iaitu amaun setelahditolak denda. (Surat daripada Unit ePerolehan, Kementerian Kewangan Malaysiaadalah dirujuk seperti yang dilampirkan)

Contoh baucar bayaran adalah seperti di Lampiran.

3.7 PTJ hendaklah memaklumkan perkiraan bayaran denda atau penalti dan maklumatPesananTempatan serta inbois kepada pembekal sebaik sahaja bayaran sempurna.

3.8 Kaedah ii - Pembekal membayar denda atau penalti melalui bank deraf

• Kaedah ini membenarkan denda atau penalti dibayar melalui bank deraf olehpembekal selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP76) yang menyatakanPemungut boleh, menurut budi bicaranya menerima bank deraf sebagaibayaran. Semua bank deraf hendaklah dibuat untuk dibayar kepada jabatanyang menerima denda atau penalti berkenaan dimana bank deraf berkenaanhendaklah dibuat atas nama Ketua Setiausaha Kementerian KesihatanMalaysia/ Pengarah Hospital! Pengarah Institusij Pengarah Jabatan KesihatanNegerij Pegawai Kesihatan Daerah (bagi Pejabat Kesihatan Daerah) mana yangberkenaan.

• PTJ yang menerima bayaran denda atau penalti melalui bank deraf hendaklahmemasukkan terimaan tersebut ke Akaun Bank Kerajaan melaluiPenyata Pemungut mengikut tatacara pungutan hasil yang berkuatkuasa iaitudengan memasukkan pungutan tersebut ke dalam hasil dengan menggunakankod objek 76103 (Hukuman kerana pecah kontrak) di dalam Penyata Pemungutseperti contoh di Lampiran. Resit juga hendaklah dikeluarkan kepada pembekaldengan menggunakan kod objek tersebut.

4.0 DOKUMEN SOKONGAN

4.1 PTJ hendaklah memastikan pengiraan denda adalah berdasarkan terma kontrak.

4.2 Pengiraan hendaklah disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa bagimemastikan amaun denda atau penalti yang diterima adalah tidak terkurang atauterlebih bayar oleh pembekal.

4.3 Pengiraan denda atau penalti yang telah disahkan hendaklah dilampirkan bersamaBaucar Bayaran (sekiranya menggunakan kaedah i) atau Penyata Pemungut(sekiranya menggunakan kaedah ii).

3

5.0 DENDA ATAU PENALTI YANG TERLEBIH ATAU TERKURANG BAYAR OLEHPEMBEKAL

5.1 Sekiranya terdapat kesilapan dalam pengiraan denda atau penalti yang dikenakankepada pembekal, amaun denda atau penalti yang terlebih bayar oleh pembekalboleh dibayar balik kepada pembekal melalui Pulangan Balik Hasil di bawahArahan Perbendaharaan (AP87).

5.2 Berdasarkan AP87, amaun yang terlebih pungut atau tersalah pungut bolehdipulangkan balik oleh Pemungut seperti berikut :

Amaun terlebih/ tersilap pungut Kebenaran/ kelulusan

~RM1,000 Di bawah kuasa Pemungut>RM1,000 sehingga RM25,000 Kelulusan Pegawai Pengawal>RM25,000 Kelulusan Perbendaharaan

5.3 Bagi PTJ di Lembah Klang, permohonan untuk mendapatkan peruntukan BayaranBalik Hasil iaitu di bawah peruntukan Vot Bll hendaklah dimajukan ke BahagianAkaun, Kementerian Kesihatan Malaysia. Bahagian Akaun seterusnya akanmengemukakan waran peruntukan kepada PTJ untuk PTJ membuat bayaran balikmelalui baucar bayaran didalam sistem eSPKB.

5.4 Bagi PTJ dibawah seliaan Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri, prosedurpenyediaan Bayaran Balik Hasil hendaklah dirujuk kepada Jabatan Akauntan NegaraMalaysia Negeri masing-masing.

5.5 Sekiranya berlaku kesilapan pengiraan dimana pembekal telah terkurang bayaramaun denda atau penalti yang dikenakan, PTJ boleh memilih kaedah i atau iipada Para 3 bagi menuntut semula amaun yang terkurang bayar daripadapembekal.

6.0 PENYENGGARAAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT) BAGI DENDA ATAUPENALTI YANG BELUM DITERIMA DALAM TEMPOH YANG DITETAPKAN.

6.1 Selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2008, PTJ hendaklahmenyenggara Akaun Belum Terima bagi denda atau penalti yang belum diterimaberdasarkan tempoh yang ditetapkan. Penyenggaraan Akaun Belum Terimaantaranya bertujuan untuk memudahkan tindakan susulan dan penguatkuasaanoleh pihak pengurusan bagi mengelakkan tunggakan dari terus menjadi hutanglapuk.

6.2 Sekiranya terdapat sebarang kemusykilan mengenai surat edaran ini, PTJ bolehmenghubungi Bahagian Akaun, Kementerian Kesihatan Malaysia ditalian 03-8883 3334/3268/3313/3312.

4

Sekian, terima kasih.

'BERKHIDMAT UNTUK NEGARA'

Saya yang menurut perintah,

(KAMARU BIN HJ. ABD GHANI)Setiausaha Bahagian Akaunb.p. Ketua SetiausahaKementerian Kesihatan Malaysia

s.k. :

Ketua SetiausahaKementerian Kesihatan Malaysia

Ketua Pengarah KesihatanKementerian Kesihatan Malaysia

Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan)Kementerian Kesihatan Malaysia

Timbalan Ketua Setiausaha (Kewangan)Kementerian Kesihatan Malaysia

Timbalan Ketua Pengarah Kesihatan (Kesihatan Awam)Kementerian Kesihatan Malaysia

Timbalan Ketua Pengarah Kesihatan (Perubatan)Kementerian Kesihatan Malaysia

Tlrnbalan Setiausaha BahagianBahagian Akaun

Semua Ketua Seksyen / UnitBahagian Akaun

5

KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA(MINISTRY OF FINANCE)UNlT ePEROLEHANBLOK HELANG, KOMPLEKS PF.JABAT & VILLACYBERVIEW GARDENS63600 CYBERJAYA

TelFales

; 603-&311 7270; 603-83127271

Ruj Kami: KKleP(S) 10/690/9n01/785Jld 2 (26)

Tarikh: 5 Mei 2011

1 Jamadil Akhir 1432H

Ketua SetiausahaKementerian KesihatanBahagian AkaunAras 6, Blok E7, Kompleks EPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62590 Putrajaya(u.p: Puan Badariah blnti Aziz)

Tuan,

PENGIRAAN BAYARAN KENAAN TRANSAKSI 0.8% YANG MELIBATKANPOTONGAN DENDA

Dengan hormatnya, saya diarah merujuk kepada surat tuan Bil (15) dIm KKA173/USB/236 JLD2 bertarikh 22 April 2011 mengenai perkara di atas.

2. Dimaklumkan bahawa Unit ePeroJehantelah meneliti perkara ini dan mendapatiunsur denda atau penalti kepada pembekal adalah sebahagian daripada prosestransaksi di dalam sesuatu perolehan. Mengikut kontrak antara Kerajaan dengansyarikat Commerce Dot Com Sdn Bhd, fi perkhidmatan akan dikenakan bagi setiaptransaksi yang disempurnakan melalui sistem ePerolehan. Sehubungan dengan itu, fiperkhidmatan 0.8% hendaklah dikenakan seJepas potongan denda atau penaltidaripada amaun bayaran dibuat kepada pembekal berkenaan.

-3. Dikemukakan maklum balas seperti di perenggan 2 di atas untuk rujukan danperhatian pihak tuan jua.

Sekian, terirna kasih."BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

(WAN SITI EUnit ePerol anb.p. Ketua Setiausaha PerbendaharaanKementerian Kewangan Malaysia

Contoh:Pesanan Tempatan yang dikeluarkan - RM700,OOO.OOBayaran Penalti - RM5,600.00Bayaran kepada COC - RM5,555.20 (dikira setelah tolak bayaran penalti)

Contoh Baucar:r: BAUCARBAYARAH: cP· Windows Internet £xplorer (;J@~

~. i'.J~i.l~~~~~?~\~I$..Helpr===..=======..=======_ .. ==;: - - - - - -..-

--------~=~--··-·--·1--···········=:::~=·-····---·-1~-=··=··=··=-=··===.,=,=·=-=-=-=-=-=-=j-I

PElt.8ElA1UAA11 DIJ.1ASVKIRA KI: OALAH AKAO' •...AK,AUtl OllUW/AH

( Tomb.h