edaran seperti di lampiran surat edaran...

10
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BAHAGIAN AKAUN ARAS 6, BLOK E7, KOMPLEKS E PUSAT PENTAOBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN 62590 WP PUTRAJAYA , MSISO/EC 170Z~ SIRIM QS021l1"'CSOl CERTIFIEDTO ISO 9001 : zooa CERT. NO.: AR4183 Teldo" : 03-UIUZ5Z Faks : 03-88891030 Llman Web: http://.ccount.moh.lov.my Ruj. Kami : Bil (02) dim. KKA 173jUPj292j8j2011 Tarikh : 15 Mac 2011 EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN Y. Bhg. Tan SrijDato'jDatinjTuanjPuan SURAT EDARAN BAHAGIAN AKAUN BIL 2 TAHUN 2011 PROSEDUR PEMBAYARAN BIL DALAM TEMPOH 14 HARI BAGI PEMBELIAN TERUS MELALUI SISTEM ePEROLEHAN Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas. 2. Bersama-sama ini disertakan Kertas Makluman mengenai Prosedur Pembayaran Bil Dalam Tempoh 14 Hari Bagi Pembelian Terus Melalui Sistem ePerolehan untuk perhatian Y. Bhg. Tan SrijDato'jDatinjTuanjPuan. Sekian, terima kasih. "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" I (HAWA~:SHAARI) Bahaqian Akau/ b.p Ketua Setiausaha Kementerian Kesihatan Malaysia s.k TKSU(K) Excellent Accounting @ Your Service

Upload: vuongphuc

Post on 18-Mar-2019

377 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN SURAT EDARAN …account.moh.gov.my/v4/upload/edaran2011/Edaran-022011.pdf · 2.3 Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 19 Tahun 2008 telah memaklumkan mengenai

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIABAHAGIAN AKAUNARAS 6, BLOK E7, KOMPLEKS EPUSAT PENTAOBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN62590 WP PUTRAJAYA

,

MSISO/EC 170Z~SIRIM QS021l1"'CSOl

CERTIFIEDTO ISO 9001 : zooaCERT.NO.: AR4183

Teldo" : 03-UIUZ5ZFaks : 03-88891030Llman Web: http://.ccount.moh.lov.my

Ruj. Kami : Bil (02) dim. KKA 173jUPj292j8j2011Tarikh : 15 Mac 2011

EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN

Y. Bhg. Tan SrijDato'jDatinjTuanjPuan

SURAT EDARAN BAHAGIAN AKAUN BIL 2 TAHUN 2011

PROSEDUR PEMBAYARAN BIL DALAM TEMPOH 14 HARI BAGIPEMBELIAN TERUS MELALUI SISTEM ePEROLEHAN

Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Bersama-sama ini disertakan Kertas Makluman mengenai Prosedur PembayaranBil Dalam Tempoh 14 Hari Bagi Pembelian Terus Melalui Sistem ePerolehan untukperhatian Y. Bhg. Tan SrijDato'jDatinjTuanjPuan.

Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

I

(HAWA~:SHAARI)Bahaqian Akau/b.p Ketua SetiausahaKementerian Kesihatan Malaysia

s.k TKSU(K)

Excellent Accounting @ Your Service

Page 2: EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN SURAT EDARAN …account.moh.gov.my/v4/upload/edaran2011/Edaran-022011.pdf · 2.3 Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 19 Tahun 2008 telah memaklumkan mengenai

,

KERTAS MAKLUMAN

PROSEDUR PEMBAYARAN BIL DALAM TEMPOH 14 HARI BAGI

PEMBELIAN TERUS MELALUI SISTEM ePEROLEHAN

1. TUJUAN

1.1 Kertas ini adalah untuk memaklumkan mengenai proses pembayaran bil dalam

tempoh 14 hari bagi pembelian terus melalui sistem ePerolehan secara atas

talian (online) dan luar talian (offline) oleh Pusat Tanggungjawab CPTJ) di

Kementerian Kesihatan Malaysia.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Didalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2006 dan Arahan

Perbendaharaan 103 (a), Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah

meminta supaya semua bil dan tuntutan disampaikan dengan segera. Ketua

Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah memastikan bahawa bil dan tuntutan

itu dibayar dengan segera tidak lewat dari 14 hari dari tarikh ianya

diterima dengan lengkap dan sempurna dari pembekal.

2.2. Tempoh 14 hari termasuk cuti am dan cuti umum.

2.3 Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 19 Tahun 2008 telah memaklumkan

mengenai proses pembayaran bil dan tuntutan serta peraturan proses

penyediaan baucar oleh Pusat Tanggungjawab CPTJ)di Kementerian Kesihatan

Malaysia untuk pembayaran bil dan tuntutan yang diterima secara hardcopy.

1

Page 3: EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN SURAT EDARAN …account.moh.gov.my/v4/upload/edaran2011/Edaran-022011.pdf · 2.3 Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 19 Tahun 2008 telah memaklumkan mengenai

,

2.4 Transaksi antara Pusat Tanggungjawab CPT]) dan Pembekal secara atas tahen

bermaksud Pusat Tanggungjawab CPT]) dan Pembekal telah menggunapakai

sistem ePerolehan manakala transaksi antara Pusat Tanggungjawab CPT]) dan

Pembekal secara manual (Iuar talian) bermaksud Pembekal belum

menggunapakai sistem ePerolehan atau terdapat masalah sistem ePerolehan.

2.5 Penerangan tentang Peranan Pengguna Sistem ePerolehan seperti di Carta 1.

3.0 PROSES PEMBAYARAN BIl DALAM TEMPOH 14 HARI MELAlUI SISTEM

ePEROlEHAN SECARA ATAS TAlIAN (ONLINE)

3.1 Tempoh pembayaran 14 hari adalah dikira bermula dari tarikh invois /

bil dicipta oleh Pembekal di dalam sistem ePerolehan hingga tarikh cek/

EFTdisediakan.

3.2 Penerangan aliran proses pembayaran bil bagi pembelian barangan secara

atas talian (online) seperti di Carta 2.

3.3 Penerangan aliran proses pembayaran bil bagi pembelian perkhidmatan

secara atas talian (online) seperti di Carta 3.

4.0 PROSES PEMBAYARAN BIl DALAM TEMPOH 14 HARI MELAlUI SISTEM

ePEROlEHAN SECARA lUAR TAlIAN (OFFLINE)

4.1 Tempoh pembayaran 14 hari adalah dikira bermula daripada tarikh

terima invois / bil hingga tarikh cek/ EFTdisediakan.

2

Page 4: EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN SURAT EDARAN …account.moh.gov.my/v4/upload/edaran2011/Edaran-022011.pdf · 2.3 Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 19 Tahun 2008 telah memaklumkan mengenai

,

4.2 Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan tarikh invois / bil,

tarikh terima invois / bil, nombor invois / bil dan maklumat akaun

bank seperti nama bank, nombor akaun bank, dan alamat bank

dikunci masuk dengan betul di dalam sistem ePerolehan seperti yang

tertera pada invois / bil (hardcopy).

4.3 Penerangan aliran proses pembayaran bil bagi pembelian barangan secara

luar talian (offline) seperti di Carta 4.

4.4 Penerangan aliran proses pembayaran bil bagi pembelian perkhidmatan

secara luar talian (offline) seperti di Carta 5.

5.0 NOTA PELARASAN DEBIT / KREDIT

5.1 Bagi perolehan barangan atau perkhidmatan secara atas talian, Nota

Pelarasan Debit / Kredit perlulah mendapat persetujuan di antara dua (2)

pihak iaitu pihak Pembekal dan pihak Pusat Tanggungjawab (PTJ).

5.2 Nota Pelarasan Debit / Kredit mestilah dikunci masuk ke dalam sistem

ePerolehan, jika barangan atau perkhidmatan yang diterima oleh Pusat

Tanggungjawab (PTJ) tidak mengikut spesifikasi yang telah dipersetujui atau

ditetapkan.

5.3 Bagi pembelian barangan, Nota Pelarasan Debit / Kredit boleh dikunci

masuk ke dalam sistem ePerolehan dengan melakukan pindaan di medan

"kuantiti" sahaja manakala di medan "jumlah" tidak boleh dipinda dimana

sistem ePerolehan akan menjumlahkannya secara automatik. Manakala, bagi

pembelian perkhidmatan, Nota Pelarasan Debit / Kredit boleh dikunci

masuk ke dalam sistem ePerolehan dengan melakukan pindaan di medan

"jumlah".

3

Page 5: EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN SURAT EDARAN …account.moh.gov.my/v4/upload/edaran2011/Edaran-022011.pdf · 2.3 Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 19 Tahun 2008 telah memaklumkan mengenai

6.0 PENUTUP

6.1 Kertas makluman ini diedarkan untuk perhatian dan tindakan Pusat

Tanggungjawab CPTJ)di Kementerian Kesihatan Malaysia.

Bahagian Akaun

Kementerian Kesihatan Malaysia

21 MAC 2011

4

=

Page 6: EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN SURAT EDARAN …account.moh.gov.my/v4/upload/edaran2011/Edaran-022011.pdf · 2.3 Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 19 Tahun 2008 telah memaklumkan mengenai

,

CARTA 1 - PERANAN PENGGUNA SISTEM ePEROLEHAN

Bil Pengguna Peranan Peranan & tanggungjawab penggunadalam Semasa ePerolehan

ePerolehan

1 Peminta Pegawai yang • Mendapatkan butiran barangan /Menyediakan perkhidmatanPesanan • Menyemak peruntukanTempatan • Menyediakan pesanan tempatan

Pegawai ini juga boleh bertindak sebagai PegawaiPenerima barangan

2 Pelulus Pegawai yang • Menyemak permohonan dan meluluskannyaMenandatangani • Menyemak peruntukanPesanan • Meluluskan pesanan tempatanTempatan Pegawai ini juga boleh bertindak sebagai Pegawai

Padanan Bayaran

3 Pegawai Pegawai yang • Menerima baranganPenerima menerima • Memastikan barangan yang diterima dalamBarang barangan keadaan memuaskan

• Mengesahkan penerimaan barangan

Pegawai ini juga boleh bertindak sebagai Peminta

4 Pegawai Pegawai yang • Pegawai yang membuat padanan (PesananPadanan membuat Tempatan, Nota Terimaan Barangan, InvoisBayaran arahan dan Nota Pelarasan Kredit jika ada)

pembayaran • Arahan pembayaran kepada eSPKBkepada eSPKB Pegawai ini juga boleh bertindak sebagai Pelulus

dalam sistem ePerolehan

5 Pegawai Pentadbir • Penyelenggaraan PTJ dan PenggunaSokongan PTJ Sistem • Mengaktifkan Pengguna EP di PTJ

• Menambah atau menukar peranan penggunaEP

• Membuat penugasan semula

Pegawai ini adalah berkecuali dan tidak bolehterlibat dalam Perolehan Kerajaan

5

r-

Page 7: EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN SURAT EDARAN …account.moh.gov.my/v4/upload/edaran2011/Edaran-022011.pdf · 2.3 Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 19 Tahun 2008 telah memaklumkan mengenai

CARTA 2 - ALIRAN PROSES PEMBAYARAN BIL BAGI PEMBELIAN BARANGANSECARA ATAS TALIAN (ONLINE)

SISTEM STATUS BULETIN PERANAN TINDAKAN TEMPOHTINDAKAN DI eP CHARI)

eP Menunggu Pengesahan Pembekal1. Sah Terima Pesanan Kerajaan

Menunggu Pembekalan 2. Buat Pembekalan -

3. Cipta Pesanan Penghantaran

eP Menunggu Nota Pegawai Penerima 1. Terima Pembekalan -Penerimaan Barangan Barang 2. Jana Nota Penerimaan Barangan

3. Sahkan Penerimaan Barangan

eP Menunggu Invois / Bil Pembekal Cipta Invois / Bil

eP Menunggu Padanan Pegawai Padanan 1. Papar dan Cetak Invois / Bil - tidakBayaran Bayaran perlu menunggu invoisfbil daripada

pembekal (hardcopy)2. Buat Padanan Pesanan Kerajaan, 9 Hari

Nota Penerimaan Barangan dan Invois

eSPKB - Pegawai Penyedia Semak dan Sedia Senarai Semak

eSPKB - Pegawai Peraku ISemak dan Peraku Baucar Bayaran

dan Peraku II

"'Pejabat

1. Semak BaucarGFMAS -

Perakaunan 2. Lulus Baucar 5 Hari3. Cek / EFT disediakan

6

=

Page 8: EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN SURAT EDARAN …account.moh.gov.my/v4/upload/edaran2011/Edaran-022011.pdf · 2.3 Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 19 Tahun 2008 telah memaklumkan mengenai

-r CARTA 3 - AllRAN PROSES PEMBAYARAN BIl BAGI PEMBELIANPERKHIDMATAN SECARA ATAS TAlIAN (ONLINE)

SISTEM STATUS BUlETIN PERANAN TINDAKAN TEMPOHTINDAKAN DI eP CHARI)

eP Menunggu Pengesahan Pembekal 1. Sah Terima Pesanan PerkhidmatanMenunggu Nota 2. Laksana Perkhidmatan -

Pelaksanaan Perkhidmatan 3. Cipta Nota Pelaksanaan Perkhidmatan

eP Menunggu Pengesahan Nota Peminta/Pegawai Peraku / Tolak Nota Pelaksanaan -

Pelaksanaan Perkhidmatan Penerima Barang Perkhidmatan

eP Menunggu Kelulusan Nota Lulus / Tolak Nota PelaksanaanPelaksanaan Perkhidmatan Pelulus Perkhidmatan - (Lulus-Pesanan -

Kerajaan Dijana)

eP Menunggu Invois / Bil Pembekal Cipta Invois / Bil

eP Menunggu PadananPegawai Padanan

1. Papar dan Cetak Invois / Bil - tidakBayaran

Bayaranperlu menunggu invoisfbil daripadapembekal (hardcopy)

2. Buat Padanan Pesanan Kerajaan, 9 HariNota Pelaksanaan Perkhidmatan danInvois

eSPKB - Pegawai Penyedia Semak dan Sedia Senarai Semak

eSPKB - Pegawai Peraku I Semak dan Peraku Baucar Bayarandan Peraku II

}GFMAS - Pejabat 1. Semak Baucar

Perakaunan 2. Lulus Baucar 5 Hari3. Cek / EFT disediakan

7

Page 9: EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN SURAT EDARAN …account.moh.gov.my/v4/upload/edaran2011/Edaran-022011.pdf · 2.3 Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 19 Tahun 2008 telah memaklumkan mengenai

CARTA 4 - ALIRAN PROSES PEMBAYARAN BIL BAGI PEMBELIAN BARANGANSECARA LUAR TALIAN (OFFLINE)

SISTEM STATUS BULETIN PERANAN TINOAKAN TEMPOHTINOAKAN OI eP CHARI)

eP Dibuat Secara Manual Pembekal 1. Sah Terima Pesanan Kerajaan2. Buat Pembekalan -

3. Serah Pesanan Penghantaran

eP Menunggu Pembekalan Pegawai Penerima 1. Terima Pembekalan

Barang 2. Jana Nota Penerimaan Barangan -apabila telah sempurna Pembekalmembuat bekalan

eP Dibuat Secara Manual Pembekal Serah Invois / Bil (hardcopy) -

eP Menunggu Padanan 1. Terima Invois / Bil (hardcopy), NotaBayaran Pegawai Padanan Penghantaran dan Pesanan Tempatan

Bayaran (hardcopy)2. Semak Invois / Bil serta dokumen

sokongan yang lengkap dan sempurna3. Cop "Tarikh Terima" atas Invois / Bil4. Kunci Masuk Invois / Bil dalam sistem5. Buat Padanan Pesanan Kerajaan, Nota

Penerimaan Barangan dan Invois 9 Hari

eSPKB - Pegawai Penyedia Semak dan Sedia Senarai Semak

eSPKB - Pegawai Peraku I Semak dan Peraku Baucar Bayarandan Peraku II

GFMAS - Pejabat 1. Semak BaucarPerakaunan 2. Lulus Baucar :> 5 Hari

3. Cek / EFT disediakan../

8

Page 10: EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN SURAT EDARAN …account.moh.gov.my/v4/upload/edaran2011/Edaran-022011.pdf · 2.3 Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 19 Tahun 2008 telah memaklumkan mengenai

CARTA 5 - AlIRAN PROSES PEMBAYARAN BIl BAGI PEMBElIAN

PERKHIDMATAN SECARA lUAR TAlIAN (OFFLINE)

SISTEM STATUS BULETIN PERANAN TINDAKAN TEMPOHTINDAKAN 01 eP CHARI)

eP Dibuat Secara Manual Pembekal 1. Sah Terima Pesanan Perkhidmatan2. Laksana Perkhidmatan -3. Cipta Nota Pelaksanaan Perkhidmatan

eP Menunggu Kemaskini Nota Peminta/Pegawai Kemaskini Nota Pelaksanaan -Pelaksanaan Perkhidmatan Penerima Barang Perkhidmatan

eP Menunggu Kelulusan Nota Lulus Nota Pelaksanaan Perkhidmatan -Pelulus

Pelaksanaan Perkhidmatan - Pesanan Kerajaan Dijana

eP Dibuat Secara Manual Pembekal Serah Invois / Bil (hardcopy)

Pegawai Padanan 1. Terima Invois / Bil (hardcopy), NotaeP Menunggu Padanan Bayaran Penghantaran dan Pesanan Tempatan

Bayaran (hardcopy)2. Semak Invois / Bil serta dokumen

sokongan lengkap dan sempurna3. Cop "Tarikh Terima" atas Invois / Bil4. Kunci Masuk Invois / Bil dalam sistem5. Buat Padanan Pesanan Kerajaan, Nota

Pelaksanaan Perkhidmatan dan Invois 9 Hari

eSPKB - Pegawai Penyedia Semak dan Sedia Senarai Semak

eSPKB - Pegawai Peraku I Semak dan Peraku Baucar Bayarandan Peraku II

} 5 HariGFMAS - Pejabat 1. Semak Baucar

Perakaunan 2. Lulus Baucar3. Cek / EFT disediakan

9