laporan tahunan 2014 - utm library...

LAPORAN TAHUNAN

2014

Bahagian Repositori Metadata Perpustakaan Raja Zarith Sofiah

UTM, Johor Bahru

BAHAGIAN REPOSITORI METADATA

Laporan Tahunan Bahagian Repositori Metadata

2014

Penyunting: Kamariah Mohamed Jong

Penyusun: Haliza Zainal

Mohamad Fahiezan Md Zan Nabilah Jamil

Bahagian Repositori Metadata

Perpustakaan Raja Zarith Sofiah UTM Johor Bahru

Mac 2015

i

ISI KANDUNGAN MUKASURAT

Isi Kandungan i Senarai Lampiran iii Senarai Jadual iv 1.0 PENGENALAN 1 2.0 OBJEKTIF BAHAGIAN 2.1 Objektif Unit 1 2.1.1 Unit Koleksi Khas 1 2.1.2 Unit Pengurusan Dokumen Digital 1 2.1.3 Unit Pengurusan UTM‐IR 1 3.0 AKTIVITI UNIT KOLEKSI KHAS 3.1 Penerimaan Bahan Koleksi Khas 2 3.2 Input Ringkas Bahan Dalam Modul Perolehan 3 3.3 Aksesan Bahan 5 4.0 AKTIVITI PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL 4.1 Proses Imbasan Bahan 6 4.2 Menukar Bahan Digital Pelbagai Format Ke Dalam Bentuk PDF 6 4.3 Statistik UPDD 6 4.3.1 Pendigitalan bahan 6 4.3.2 Statistik Mengikut Jenis Bahan 8 4.4 Proses Deposit Rekod Dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) 10 4.4.1 Jumlah Keseluruhan Rekod DMS Sehingga 31 Disember 2014 10 4.4.2 Jumlah Rekod Deposit Ke DMS Bagi Tahun 2014 13 5.0 AKTIVITI UNIT PENGURUSAN UTM‐IR 5.1 Mewujudkan ID Pendeposit 15 5.2 Pendepositan Dalam UTM‐IR 15 5.2.1 Pendepositan UTM‐IR 2014 15 5.2.2 Pencapaian KPI Bagi pendepositan dalam UTM‐IR 16 5.2.3 Pendepositan Oleh Perpustakaan UTM 17

ii

6.0 PENCAPAIAN UTM‐IR DI PERINGKAT GLOBAL 6.1 Pencapaian UTM‐IR Dalam Ranking Web of Repositories 19 6.2 Pencapaian Ranking IR di IPTA Malaysia 20 6.3 Pencapaian UTM‐IR Dari Tahun 2009‐2014 6.3.1 Kategori Top Institutionals 21 7.0 PENGUKURAN PENCAPAIAN PRESTASI BAHAGIAN REPOSITORI METADATA 7.1 Pencapaian Key Performance Indicatiors (KPI) 22 7.2 Pencapaian BS 11620:2008 ‐ Unit Koleksi Khas 22

8.0 PROJEK PERPINDAHAN BAHAN KOLEKSI KHAS DARI PERPUSTAKAAN SULTANAH 23 ZANARIAH (PSZJB) KE PERPUSTAKAAN RAJA ZARITH SOFIAH (PRZS)

8.1 Kronologi Projek Perpindahan Yang Telah Dilaksanakan 23 8.2 Jumlah Koleksi Bahan Yang Telah Dipindahkan Dari PSZ Ke PRZS 23 8.3 Aktiviti penyusunan Tesis/PSM di PRZS 24 8.4 Bahan Tertunggak / Tidak Diproses Oleh UKK 24 9.0 PENAMBAHBAIKAN YANG TELAH DILAKSANAKAN 25 10.0 PELAKSANAAN PROJEK 2014 25

11.0 PROJEK 2015 26 LAMPIRAN

iii

SENARAI LAMPIRAN Lampiran 1 : Carta Bahagian Repositori Metadata Lampiran 2 : Perangkaan Deposit Rekod Dalam UTM‐IR (Januari ‐ Disember 2014) Lampiran 3: Pencapaian KPI bagi Pendepositan Rekod dalam UTM‐IR Lampiran 4 : Perangkaan Deposit Rekod Dalam UTM‐IR (Unit Pengurusan UTM‐IR) (Januari ‐ Disember

2014) Lampiran 5 : Perangkaan Aktiviti UTM‐IR (Unit Pengurusan IR) (Januari ‐ Disember 2014) Lampiran 6 : Ranking Web of Repositories (Januari 2014) Lampiran 7 : Ranking Web of Repositories (Julai 2014) Lampiran 8 : Key Amal Indicators (KAI) Perpustakaan UTM 2014 : Bahagian Repositori Metadata Lampiran 9a : Jadual Pelaksanaan Projek Perpindahan Bahan, Peralatan Dan Perabot Pejabat Dari

PSZJB Ke PRZS Dari Ogos – 16 Disember 2014 Lampiran 9b : Penerimaan Jumlah Koleksi Bahan Dalam Projek Perpindahan Lampiran 9c : Penerimaan Jumlah Bahan Berstatus Material being catalogued

iv

SENARAI JADUAL Jadual 1: Jumlah Penerimaan Bahan Koleksi Khas Secara Kumulatif bagi Tahun 2013‐2014 Jadual 2: Jumlah Input Ringkas Bahan Koleksi Khas Bagi Tahun 2014 Jadual 3: Tempoh Proses Aksesan Bahan Dari Tarikh Penerimaan Di Dalam Sistem Symphony

Tahun 2014 Jadual 4: Proses Pendigitalan: Perbandingan Tahun 2009‐2014 Jadual 5: Jumlah Keseluruhan Rekod DMS Sehingga 31 Disember 2014 Jadual 6: Jumlah Keseluruhan Rekod DMS – Mengikut Jenis bahan Sehingga 31 Disember 2014 Jadual 7: Jumlah Rekod Deposit ke DMS – Mengikut Site (Januari – Disember 2014) Jadual 8: Jumlah Rekod Deposit ke DMS – Mengikut Jenis Bahan (Januari – Disember 2014)

1

1.0 PENGENALAN Bahagian Repositori Metadata (BRM) merupakan Bahagian baru yang diwujudkan berdasarkan perubahan struktur organisasi Perpustakaan UTM. Bahagian ini adalah gabungan dari tiga (3) unit dari pelbagai Bahagian menjadikan satu Bahagian baru dan diterajui oleh Ketua Bahagian mulai 1 Julai 2014 dan di bawah tanggungjawab Timbalan Ketua Pustakawan (PRZS). BRM terdiri dari tiga (3) unit iaitu Unit Koleksi Khas, Unit Pengurusan Dokumen Digital dan Unit Pengurusan UTM‐IR. Rujuk carta Bahagian seperti di lampiran 1. 2.0 OBJEKTIF BAHAGIAN a. Membangunkan bahan koleksi khas UTM seperti hasil karya, penerbitan oleh warga UTM atau mengenai UTM bagi tujuan pemeliharaan khazanah UTM untuk kajian dan rujukan. b. Menyediakan akses kepada Koleksi Khas UTM di dalam bentuk digital. c. Membangunkan dan memantapkan koleksi digital perpustakaan. d. Mengurus pembangunan UTM‐IR dan aktiviti berkaitan dengannya. 2.1 OBJEKTIF UNIT 2.1.1 Unit Koleksi Khas

a. Membangun dan mengurus koleksi khas UTM serta menyelenggara rekod bibliografi. b. Memproses bahan yang diterima, mengkatalog dan mengkelas koleksi khas dalam Sistem

Pengurusan Perpustakaan. 2.1.2 Unit Pengurusan Dokumen Digital Membangunkan dan menguruskan dokumen Koleksi Khas UTM ke dalam bentuk digital bagi menyokong tujuan pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan di dalam perkhidmatan perpustakaan. 2.1.3 Unit Pengurusan IR Kenalpasti, mengkelas, mendeposit, memantau, menyenggara dan mengemaskini rekod dan kendali bengkel UTM‐IR.

2

3.0 AKTIVITI UNIT KOLEKSI KHAS 3.1 Penerimaan Bahan Koleksi Khas

Rajah 1 a. Jumlah penerimaan bahan yang telah diterima pada tahun 2014 adalah sebanyak 6,271 judul

dan 6,302 naskhah (Rajah 1).

b. Bahan koleksi khas yang diterima terdiri dari Koleksi Khas Am (Buku), Koleksi Khas Am (Makalah), Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) dan Tesis (Sarjana dan Doktor Falsafah), terbitan bersiri, bahan kartografi (lukisan teknik), bahan pandang dengar (cakera padat tesis & PSM, CD/DVD), sijil dan lain‐lain.

c. Penerimaan tesis (Sarjana dan Doktor Falsafah) meningkat kepada 3,660 judul pada tahun 2014 berbanding 2,403 judul pada tahun 2013 (Jadual 1).

3

Jadual 1: Jumlah Penerimaan Bahan Koleksi Khas Secara Kumulatif Bagi Tahun 2013‐2014 Unit Koleksi Khas, Bahagian Repositori Metadata

BAHAN 2013 2014 KUMULATIF

J N J N J N MONOGRAF

Koleksi Khas Am (Buku) 455 540 429 399 884 939 Koleksi Khas Am (Makalah) ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ Kertas Projek Sarjana Muda 958 958 455 455 1,413 1,413 Tesis (Sarjana & Doktor Falsafah) 2,403 2,403 3,660 3,660 6,063 6,063

JUMLAH 3,816 3,901 4,544 4,514 8,360 8,415 TERBITAN BERSIRI

Koleksi Khas (Bersiri) ‐ 503 55 94 55 597 JUMLAH ‐ 503 55 94 55 597

KARTOGRAFI Lukisan Teknik ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

JUMLAH ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ BAHAN PANDANG DENGAR

CD/DVD 3,224 3,231 1,670 1,692 4,894 4,923 JUMLAH 3,224 3,231 1,670 1,692 4,894 4,923

LAIN‐LAIN Sijil ‐ ‐ 2 2 2 2 Fotograf ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

JUMLAH ‐ ‐ 2 2 2 2

JUMLAH KESELURUHAN BAHAN 7,040 7,635 6,271 6,302 13,311 13,937

3.2 Input Ringkas Bahan Dalam Modul Perolehan a. Pada tahun 2014, jumlah keseluruhan bahan yang telah diinput ringkas adalah sebanyak 4,030

judul dan 4663 naskhah mengikut jenis bahan seperti dalam Jadual 2.

4

Jadual 2: Jumlah Input Ringkas Bahan Koleksi Khas Bagi Tahun 2014

Bil. Bahan Jumlah Input Ringkas

Monograf : J N 1 Buku 449 592 2 Makalah 0 0 3 Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) 388 388 4 Tesis (Sarjana & Doktor Falsafah) 1500 1500 Jumlah 2337 2480 Terbitan Bersiri: 1 Koleksi Khas (Bersiri) 0 0 Jumlah 0 0 Kartografi: 1 Lukisan Teknik 0 0 Jumlah 0 0 Bahan Pandang Dengar: 1 CD PSM 194 194 2 CD Tesis 1439 1439 3 CD/DVD 18 40 Jumlah 1651 1673 Lain‐lain : 1 Sijil 12 12 2 Fotograf 10 478 3 Bahan Koleksi DYMM Raja Zarith Sofiah 20 20 Jumlah 42 510

JUMLAH KESELURUHAN 4030 4663

5

3.3 Aksesan Bahan a. Secara keseluruhan, bahan koleksi khas yang telah diaksesan pada tahun 2014 berjumlah 4,954

naskhah (Jadual 3). Tempoh proses aksesan bahan adalah tidak melebihi 3 hari bekerja iaitu dari tarikh penerimaan bahan di dalam sistem Symphony.

b. Sebanyak 77.9% (3,862 naskhah) bahan diproses dalam tempoh 3 hari bekerja dan 22.1% (1,092

naskhah) bahan diproses melebihi 3 hari bekerja (Rajah 2). Bahan yang diproses melebihi 3 hari bekerja adalah berpunca daripada jumlah bahan yang diinput oleh 3 orang Pembantu Perpustakaan melebihi jumlah bahan yang diaksesan oleh 2 orang Pembantu Operasi. Bagi bulan Ogos sehingga Disember, aktiviti aksesan tidak dijalankan kerana staf Unit Koleksi Khas terlibat dengan persediaan dan projek perpindahan bahan koleksi khas dari Perpustakaan Sultanah Zanariah ke Perpustakaan Raja Zarith Sofiah mulai Ogos ‐ Disember 2014.

Jadual 3: Tempoh Proses Aksesan Bahan Dari Tarikh Penerimaan Di Dalam Sistem Symphony Tahun 2014

Bulan Tempoh Aksesan Bahan (Hari/Naskhah) Jumlah

naskhah 1 2 3 >3 Januari 82 256 196 276 810 Februari 20 147 90 336 593 Mac 68 94 97 404 663 April 163 208 564 0 935 Mei 498 471 233 40 1,242 Jun 131 346 141 36 654 Julai 15 0 42 0 57 Ogos 0 0 0 0 0

September 0 0 0 0 0 Oktober 0 0 0 0 0 November 0 0 0 0 0 Disember 0 0 0 0 0

Jumlah Mengikut Hari Diproses (naskhah)

977 1,522 1,363 1,092 4,954

Peratus (%) 19.7 30.7 27.5 22.1 Catatan :

1‐3 Hari = 77.9% Jumlah keseluruhan aksesan (naskhah) = 4,954 > 3 Hari = 22.1%

6

Rajah 2

4.0 AKTIVITI UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL

4.1 Proses Imbasan Bahan Proses imbasan bahan dibuat kepada bahan asal yang terdiri dalam bentuk cetak seperti tesis, kertas projek sarjana muda, kertas soalan, bahan makalah dan artikel daripada jurnal terbitan UTM. Bahan ini perlu diimbas menggunakan mesin imbasan (scanner) dan perlu dibuat proses editing, compressed dan OCR (optical character recognition) bagi membolehkan bahan tersebut diakses secara atas talian. 4.2 Menukar bahan digital pelbagai format ke dalam bentuk PDF Bagi bahan asal yang diterima sediada di dalam bentuk softcopy (CD/DVD) perlu dikemaskini dan ditukar kepada format PDF dan dideposit ke dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DMS). 4.3 Statistik UPDD

4.3.1 Pendigitalan bahan

Bahan yang dibuat proses pendigitalan terdiri dari bahan koleksi khas seperti tesis (master dan doktor falsafah), kertas projek sarjana muda, kertas soalan, artikel jurnal, keratan akhbar, fotograf dan lain‐lain. Sasaran UPDD ialah untuk memastikan kesemua bahan yang telah dibuat pendigitalan boleh diakses secara atas talian melalui DMS.

7

Perbandingan proses pendigitalan bahan sepanjang 6 tahun dari 2009‐2014 seperti Jadual 4. Pencapaian pendigitalan bahan pada tahun 2014 menunjukkan penurunan di mana 6,081 judul berjaya dibuat proses pendigitalan berbanding 7,002 judul pada tahun 2013. Penurunan sebanyak 13.2% disebabkan staf menumpukan kepada aktiviti deposit bahan digital ke dalam sistem DMS. Walau bagaimanapun, jumlah tersebut telah melebihi daripada sasaran KPI sebanyak 6,000 judul bahan setahun.

Jadual 4 : Proses Pendigitalan : Perbandingan Tahun 2009 – 2014

TAHUN 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Jumlah Pendigitalan bahan

8197 8323 9188 9979 7002 6081

Jumlah Proses Pendigitalan Bahan : Perbandingan 2009 – 2014

8

4.3.2 Statistik Mengikut Jenis Bahan

4.3.2.1 Tesis Pasca Ijazah (Sarjana dan PhD)

Tesis dibuat proses pendigitalan setelah bahan dikatalog oleh Unit Koleksi Khas. Tesis yang mempunyai lampiran cakera padat, dikatalog dan diserahkan kepada staf UPDD untuk didigitalkan, manakala bahan yang tiada lampiran dalam bentuk cakera padat diimbas bagi memastikan kesemua tesis digital disediakan sebelum dihantar ke Unit Sirkulasi. Sebanyak 25 judul tesis dalam bentuk cetak telah diimbas, manakala bahan yang ditukar format ke PDF dari cakera padat berjumlah 1,277 judul. Keseluruhan, 1,302 judul tesis berjaya didigitalkan pada tahun 2014. 4.3.2.2 Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) Sejumlah 1956 judul Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) telah didigitalkan dari proses converting cakera padat PSM. Bagi bahan PSM yang tidak disertakan dengan cakera padat, satu senarai berasingan disediakan untuk memudahkan UPDD mendapatkan/mengesan semula bahan berkenaan untuk dibuat proses imbasan. Tiada judul untuk Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) yang dibuat imbasan pada tahun 2014. 4.3.2.3 Keratan Akhbar

Bermula daripada tahun 2012, UPDD hanya melaksanakan proses pendigitalan keratan

akhbar yang berkaitan dengan UTM sahaja. Pada tahun 2014 sebanyak 487 artikel keratan akhbar telah dibuat proses pendigitalan.

4.3.2.4 Kertas Soalan Peperiksaan UTM

Sebanyak 2187 rekod berdasarkan kod kertas soalan daripada fakulti telah didigitalkan. Jumlah rekod diproses menunjukkan peningkatan sebanyak 68.1% berbanding tahun 2013 (698 rekod). 4.3.2.5 Bahan Relia (Foto, Poster, Sijil)

UPDD telah membuat proses pendigitalan bahan relia bagi foto, poster dan sijil berjumlah 149 pada tahun 2014.

9

4.3.2.6 Pencapaian Hasil Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan : Perbandingan Tahun 2013 ‐ 2014

BIL JENIS BAHAN 2013 2014 PENCAPAIAN

1 Keratan Akhbar 694 487 Menurun (‐29.8%)

2 Kertas soalan Peperiksaan 698 2187 Meningkat (+68.1%)

3 Tesis 2260 1302 Menurun (‐42.3%)

4 PSM 3216 1956 Menurun (‐39.2%)

5 Artikel Jurnal & Seminar Koleksi

Khas 134 0 Tiada bahan pada tahun 2014

6 Relia (Foto,Poster, Sijil) 0 149 Bahan bermula pada tahun 2014

JUMLAH 7002 6081 Menurun (‐13.2%)

Pencapaian Hasil Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan : Perbandingan 2013‐2014

10

4.4 Proses Deposit Rekod ke Dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DMS)

Mulai tahun 2013, Perpustakaan UTM telah menggunakan DMS yang baru iaitu Vital. Pada tahun 2014, UPDD secara aktif mendeposit rekod bahan digital ke dalam DMS bagi bahan terkini dan retrospektif. Latihan dan bengkel turut diberikan kepada staf untuk memastikan aktiviti pendepositan berjalan dengan lancar.

4.4.1 Jumlah Keseluruhan Rekod DMS Sehingga 31 Disember 2014

DMS terdiri dari empat (4) site iaitu Open Repository, Restricted Repository, ILL Repository dan Preserved Repository. Jumlah keseluruhan rekod di dalam DMS sehingga 31 Disember 2014 berjumlah 73,068 rekod seperti di Jadual 5.

Jadual 5: Jumlah Keseluruhan Rekod DMS Sehingga 31 Disember 2014

Site Jumlah Open Repository 444

Restricted Repository 72,307

ILL Repository 291

Preserved Repository 26

JUMLAH SEHINGGA 2014 73,068

Secara keseluruhannya, terdapat 20 jenis rekod di dalam DMS. Jumlah keseluruhan rekod mengikut jenis bahan seperti di Jadual 6.

11

Jadual 6: Jumlah Keseluruhan Rekod DMS ‐ Mengikut Jenis Bahan Sehingga 31 Disember 2014

Jenis Bahan

Site

JUMLAH Restricted Repository

Open Repository

ILL Repository

Preserved Repository

Article From UTM / Selected Journal (cyberdoc)

756 756

Book 1 1Book Chapter 1 101 102Conference Papers 1 1Electronic Book 11 11Exam Papers 7756 7756Indexed Paper 755 18 773Internal Electronic Report 10 10Journal Article 2 2News Paper Cuttings 54888 54888Non‐Index Paper 734 299 1033Other publications [sec c(f)] Photograph (cyberdoc) 23 23Photograph/Relia/Multimedia 6 9 26 41Project Paper (cyberdoc) 2895 2895Relia (cyberdoc) 4 4Research Report (cyberdoc) 411 13 424Thesis 4050 4050Top Management Profile (cyberdoc)

7 7

Online Database & ILL 291 291

JUMLAH 72307 444 291 26 73068

12

Jumlah Keseluruhan Rekod DMS ‐ Mengikut Jenis Bahan Sehingga 31 Disember 2014

JENIS BAHAN

JUMLAH

13

4.4.2 Jumlah Rekod Deposit Ke DMS Bagi Tahun 2014

Pada tahun 2014, jumlah keseluruhan rekod yang dideposit ke dalam DMS berjumlah 5,240 rekod mengikut kategori site masing‐masing (Jadual 7) manakala Jadual 8 menunjukkan jumlah rekod yang dideposit ke DMS mengikut jenis bahan.

Jadual 7: Jumlah Rekod Deposit ke DMS – Mengikut Site Januari‐Disember 2014

Site Jumlah Open Repository 412

Restricted Repository 4,511

ILL Repository 291

Preserved Repository 26

JUMLAH 5,240

Jadual 8: Jumlah Rekod Deposit Ke DMS ‐ Mengikut Jenis Bahan Januari‐Disember 2014

Jenis Bahan

Site

JUMLAH Restricted Repository

Open Repository

ILL Repository

Preserved Repository

Book Book Chapter 1 75 76Conference Papers Exam Papers 874 874Indexed Paper 755 18 773Journal Article 2 2News Paper Cuttings 1250 Non‐Index Paper 733 295 1028Other publications [sec c(f)] Photograph/Relia/Multimedia 6 9 26 41Research Report 13 13Thesis 892 Top Management Profile Online Database & ILL 291 291

JUMLAH 4511 412 291 26 5240

14

Jumlah Rekod Deposit Ke DMS : Mengikut Jenis Bahan Januari‐Disember 2014

JenisBahan

Jumlah

15

5.0 AKTIVITI UNIT PENGURUSAN UTM‐IR 5.1 Mewujudkan ID Pendeposit Pada tahun 2014, sebanyak lapan (8) permohonan ID pendeposit diwujudkan bagi pelajar praktikal. Secara keseluruhan terdapat 662 ID yang terdiri dari tiga (3) kategori iaitu 499 (user), 160 (editor) dan 3 (administrator).

5.2 Pendepositan Dalam UTM‐IR 5.2.1 Pendepositan UTM‐IR 2014 Sasaran mendeposit 6000 rekod setahun bagi keseluruhan bahan ke dalam UTM‐IR telah berjaya dicapai pada tahun 2014 dengan jumlah pendepositan sebanyak 6971 rekod yang mana menyumbang peningkatan sebanyak 0.34% (24 rekod) berbanding pada tahun 2013 iaitu 6947 rekod (lampiran 2).

16

5.2.2 Pencapaian KPI Bagi Pendepositan Dalam UTM‐IR Pada tahun 2014, KPI Bahagian Repositori Metadata berjaya dicapai iaitu 116.2% dimana 6,971 rekod telah didepositkan dari yang disasarkan 6,000 setahun iaitu dari kumulat 32,011 rekod pada tahun 2013 kepada 38,982 rekod pada tahun 2014 (Lampiran 3).

17

Tahun KPI (Rekod) Sasaran Kumulat

Pencapaian Jumlah Rekod Deposit Capaian Peratus Deposit (%)

2014 6,000 38,982 6971 116.2 Nota: Kumulat rekod deposit 2013 = 32,011 (melebihi yang disasarkan 31,064) Kumulat rekod deposit 2014 = 38,982 (melebihi yang disasarkan 38,011)

5.2.3 Pendepositan Oleh Perpustakaan UTM Terdapat penurunan pendepositan daripada tahun sebelumnya iaitu 6090 rekod telah didepositkan oleh staf Perpustakaan UTM berbanding 6665 rekod pada tahun 2013 di mana jumlah penurunan ini adalah 575 rekod (9.44%). Secara keseluruhannya, Perpustakaan UTM telah menyumbang sebanyak 87.36% daripada 6971 rekod yang telah didepositkan keseluruhan dalam UTM‐IR. 881 rekod adalah merupakan baki daripada jumlah keseluruhan yang didepositkan oleh fakulti atau jabatan lain di UTM berbanding 282 rekod pada tahun 2013 yang mana menunjukkan peningkatan pendepositan rekod.

18

Kategori bahan yang didepositkan ke dalam UTM‐IR adalah seperti tesis, artikel jurnal, kertas seminar, buku, dan bab dalam buku (Lampiran 4). Jumlah tertinggi adalah kertas seminar (2860 rekod), diikuti oleh tesis (2,816 rekod), artikel jurnal (394 rekod) dan buku (20 rekod).

19

Semakan rekod (review) yang telah dijalankan pada tahun 2014 berjumlah 5056 di mana proses ini bertujuan untuk membolehkan rekod yang deposit boleh diakses dan dirujuk oleh pengguna, staf akademik, penyelidik dan sebagainya. Selain itu, kemaskini rekod melibatkan rekod sediada (yang telah dideposit) dan rekod kelompok dengan jumlah 1386 rekod bagi memastikan pengguna mendapatkan metadata rekod tepat semasa melakukan capaian kepada rekod berkenaan. Proses padam rekod turut dilakukan kerana terdapat duplikasi rekod berjumlah 64 rekod (Lampiran 5).

Aktiviti UTM‐IR Tahun

2013 2014 Semakan rekod (review) 3152 5056

Kemaskini rekod 3828 1386

Padam rekod 59 64 6.0 PENCAPAIAN UTM‐IR DI PERINGKAT GLOBAL

6.1 Pencapaian UTM‐IR dalam Ranking Web of Repositories Merujuk rajah di bawah, penarafan UTM‐IR pada keseluruhannya dalam Ranking Web of Repositories pada tahun 2014 adalah menurun. Pada Januari 2014, penarafan UTM‐IR bagi kategori Top Institutionals menurun 50 mata kepada tangga 118 dari tangga ke‐68 pada Julai 2013. Pada Julai 2014 pula menyaksikan peningkatan ke tangga 82. Manakala bagi kedudukan repositori antara universiti tempatan di Malaysia, UTM‐IR masih mengekalkan tempat pertama dari tahun 2013 (Lampiran 6 & 7). a. Top Institutionals ‐ Januari 2014 Ranking Web of Repositories (World rank): 118 Ranking Web of Repositories (Malaysia rank): 1 b. Top Institutionals ‐ Julai 2014 Ranking Web of Repositories (World rank): 82 Ranking Web of Repositories (Malaysia rank): 1

Kategori Tahun

2013 2014 Januari Julai Januari Julai

Top Institutionals 36 68 118 82 Malaysia Rank 1 1 1 1

Nota: Kedudukan ranking lebih baik jika nilai angka lebih kecil

20

6.2 Pencapaian Ranking IR di IPTA Malaysia Pada tahun 2014, ranking UTM‐IR masih mengekalkan tempat pertama diantara repositori IPTA lain di Malaysia pada Januari dan Julai 2014 dengan mengambil kira faktor‐faktor penilaian yang utama iaitu size (bilangan rekod dalam repositori), visibility (jumlah pautan yang disediakan untuk rujukan lanjutan), rich files (jumlah kandungan bahan dalam format PDF) dan scholar (jumlah artikel ilmiah bagi lima (5) tahun kebelakang tidak termasuk tahun semasa melalui carian oleh Google Scholar). Perbandingan ranking antara IPTA: Januari 2014

University World Rank Position

Size Visibility Rich Files Scholar

UTM 134 504 192 126 102 USM 199 284 343 103 163 UPM 201 436 339 235 106

21

Perbandingan ranking antara IPTA: Julai 2014

University World Rank Position

Size Visibility Rich Files Scholar

UTM 94 651 176 126 64 USM 112 374 355 120 32 UPM 167 535 372 262 88

6.3 Pencapaian UTM‐IR Dari Tahun 2009‐2014 UTM‐IR kekal antara 100 ranking yang terbaik di dunia dari tahun 2009‐2014 dalam Ranking Web of Repositories bagi kategori Top Institutionals dari tahun 2009‐2014 kecuali pada Januari 2014 di tangga ke‐118. 6.3.1 Kategori Top Institutionals

Nota: Kedudukan ranking lebih baik jika nilai angka lebih kecil

22

7.0 PENGUKURAN PENCAPAIAN PRESTASI BAHAGIAN REPOSITORI METADATA 7.1 Pencapaian Key Performance Indicatiors (KPI)

Berdasarkan Key Amal Indicators (KAI) Perpustakaan UTM 2014, Bahagian Repositori Metadata telah mencapai sasaran yang ditetapkan bagi KPI seperti berikut (lampiran 8): a. S1.5: Increase number of library collections 6,271 judul/6,302 naskhah telah berjaya diperolehi dari sasaran 1,714 pada tahun 2014.

b. P1.5: Increase webometrics ranking via library portal/UTM‐IR/DMS

Sebanyak 6,000 rekod setahun telah disasarkan pada tahun 2014 oleh setiap unit. Unit Pengurusan Dokumen Digital telah berjaya deposit rekod berjumlah 6,081 (101.4%) dalam DMS manakala 6,971 (116.2%) rekod berjaya dideposit dalam UTM‐IR yang diselaraskan oleh Unit Pengurusan UTM‐IR.

c. P1.6: Increased ranking Web of Repositories (Top Institutionals)

Pencapaian UTM‐IR ditangga ke‐50 seperti yang disasarkan, tidak dicapai. Pencapaian UTM‐IR dalam Ranking Web of Repostories pada Januari di tangga ke‐118 manakala pada Julai 2014 meningkat di tangga ke‐82.

7.2 Pencapaian BS 11620:2008 ‐ Unit Koleksi Khas

Pencapa

a. BS 1160:2008 bagi tahun 2014 menunjukkan median masa yang diambil bagi mendapatkan

bahan di rak tertutup (Bilik Koleksi Khas) (MTDR) adalah 9.6 minit dengan jumlah keseluruhan masa pencarian 549 minit bagi 57 jumlah permohonan bahan yang diterima melalui Borang Permohonan Bahan/Pertanyaan Rujukan. Pada tahun 2013, jumlah masa yang diambil bagi 86 permohonan adalah 1978 minit dengan MTDR adalah 23 minit.

b. Permohonan bahan adalah seperti tesis, PSM, dokumen kontrak, buku terbitan UTM dan lukisan terukur/teknik.

ITEM REFERENCE

PERFORMANCE INDICATOR METHODS ACHEIVEMENT 2013 ACHIEVEMENT 2014

B.1 Resources, Access & Infrastructure

B.1.2.2 Median time of document retrieval from close stacks

MTDR = A/B MTDR = 1978/86 MTDR = 549/57

A = is the total number of hours to complete material search

= 23 minutes = 9.6 minutes

B = is the number of material retrieval

23

8.0 PROJEK PERPINDAHAN BAHAN KOLEKSI KHAS DARI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH (PSZJB) KE PERPUSTAKAAN RAJA ZARITH SOFIAH (PRZS) Projek perpindahan bahan koleksi khas telah dilaksanakan mulai Ogos sehingga 16 Disember 2014.

8.1 Kronologi Projek Perpindahan Yang Telah Dilaksanakan

8.1.1 Arahan perpindahan dikeluarkan pada 21 Ogos 2014 dan proses perpindahan staf Perpustakaan Raja Zarith Sofiah (PRSZ) pada 24 Ogos 2014 diketuai oleh Timbalan Ketua Pustakawan PRZS melibatkan 51 orang staf.

8.1.2 Persiapan awal, perpindahan rak/bahan, pemasangan serta penyusunan semula bahan rak/tesis melibatkan kertas projek sarjana muda dan tesis pasca ijazah bermula pada 27 Ogos 2014 sehingga akhir Oktober 2014.

8.1.3 Perpindahan bahan koleksi khas pada 8hb dan 12hb Oktober 2014 dari PSZJB ke PRZS kecuali lukisan teknik/terukur.

8.1.4 Perpindahan bahan berstatus Material being cataloged pada 9 Oktober 2014 dari Bahagian Katalog & Hadiah Pertukaran (BKHP) ke PRZS. Rujuk lampiran 9a bagi keseluruhan aktiviti projek perpindahan dari PSZ ke PRZS yang telah dilaksanakan.

8.2 Jumlah Koleksi Bahan Yang Telah Dipindahkan Dari PSZ Ke PRZS

Jumlah koleksi bahan yang telah dipindahkan ke PRSZ adalah berjumlah anggaran 78,616 naskhah. Jumlah secara terperinci yang telah dipindahkan adalah seperti di lampiran 9b.

Penerimaan Jumlah Koleksi Bahan Dalam Projek Perpindahan

Keterangan Jumlah koleksi Catatan

Koleksi PSM (tahun ≤ 2003) 18,000 naskhah 47,231 naskhah

Koleksi PSM dan tesis pascaijazah (tahun ≥ 2004)

29,231 naskhah

Bahan Koleksi Khas am 9,910 naskhah

Penerimaan bahan koleksi khas berstatus material being cataloged dari BKHP, PSZ

18,206 naskhah

Rujuk lampiran 9c

Penerimaan bahan koleksi khas berstatus material being cataloged dari BKHP, PSZ (persiapan akhir untuk pelabelan no. panggilan)

1373 naskhah

24

Projek penyusunan bahan baru terima (belum diproses)

1,896 naskhah Kiraan fizikal bahan di rak

Jumlah 78,616 naskhah

Bahan Koleksi Khas am (Bahan RU)

367 fail Tidak termasuk fail yang tidak disenaraikan dalam surat dari BSP kepada BPS

8.3 Aktiviti penyusunan Tesis/PSM di PRZS

PRZS telah menerima berjumlah 29,231 naskhah PSM/tesis (master dan PhD) dari PSZ iaitu bagi tahun penerbitan 2004 dan ke atas. Penyusunan melibatkan keseluruhan koleksi PSM/tesis iaitu berjumlah 47,231 naskhah bermula dari 18 September dan berakhir pada 16 Oktober 2014. Penyusunan bahan melibatkan 19 rak yang telah dipasang. Perkhidmatan merujuk tesis master dan PhD telah dibuka semula kepada pengguna pada 28 September 2014 manakala PSM pada 19 Oktober 2014.

Aktiviti Projek Penyusunan Tesis/PSM

Keterangan Projek Tarikh siap susun

Penyusunan tesis (master dan PhD) 23.09.2014

Penyusunan PSM :

FKM 28.09.2014 FC / FSKSM 30.09.2014 FKA 07.10.2014 FKE 09.10.2014 FP 10.10.2014 FGHT / FKSG

14.10.2014 FM / FPPSM FAB

16.10.2014 FS FKK / FKKKSA & FBME 16.10.2014

8.4 Bahan Tertunggak / Tidak Diproses oleh UKK

Bahan tertunggak yang belum diproses dan telah dikenalpasti berjumlah 1,250 naskhah. Masih terdapat 14 kotak bahan koleksi khas tertunggak yang belum diproses dimana satu kotak merupakan dokumen manual Symphony. Jumlah naskhah sebenar bahan akan ditentukan pada tahun 2015.

25

Status Naskhah Catatan

In processing 419 Ada barkod / kotak aksesan

Belum proses 831 Tiada barkod / tiada rekod

Jumlah 1,250

9.0 PENAMBAHBAIKAN YANG TELAH DILAKSANAKAN 9.1.1 Menggunakan cop digital pada lampiran bahan bagi urusan penghantaran surat dan bahan

kepada unit lain di PRZS, PSZJB dan PSZKL. Kaedah ini menjimatkan kos dan proses kerja di UKK.

9.1.2 Menggunakan slip kod agensi (laminate) dan digunasemula bagi memudahkan proses agihan bahan / mengenalpasti bahan untuk penempatan samada di PRZS, PSZJB atau PSZKL.

9.1.3 Penyusunan PSM mengikut fakulti dan tahun diikuti dengan kelompokkan bahan berdasarkan

abjad bagi mempercepatkan pencarian semula bahan berstatus Material being cataloged atau In processing.

9.1.4 UPDD telah memulakan secara komprehensif aktiviti mendeposit rekod bahan digital ke dalam

DMS bagi memperkasakan kandungan bahan digital dan bagi menyokong kepada penyediaan akses bahan secara atas talian kepada pengguna. Perubahan tugas memberi kesan kepada penurunan jumlah bahan yang dibuat proses imbasan.

10.0 PELAKSANAAN PROJEK 2014

10.1 Projek deposit bahan dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) berdasarkan senarai RU :

a) Penulisan dan penerbitan staf tahun 2010 dan 2012 bagi kategori non‐index paper. b) Bab dalam buku tahun terbitan 2010.

10.2 Projek deposit rekod tesis retrospektif dalam UTM‐IR berjumlah 1,614 rekod berdasarkan senarai MyTO UTM bagi tahun 1980an ‐ 2004.

Tahun Jumlah deposit rekod

1980an 1990an 2000 2001 2002 2003 2004

17 200 272 262 358 214 291

Jumlah 1,614 10.3 Projek pendigitalan teks ucapan Naib Canselor UTM bagi tahun 2004‐2007.

26

11.0 PROJEK 2015 11.1 Projek perpindahan lukisan teknik/lukisan terukur dari PSZJB ke Unit Koleksi Khas, bangunan PRZS. Projek dijangka dilaksanakan pada bulan April/Mei. 11.2 Mengkatalog bahan tertunggak cakera padat kertas projek sarjana muda, FKA bagi tahun 2012

berjumlah 248 judul. Kertas projek bercetak tidak dihantar kepada PSZ pada tahun berkenaan. Cakera padat perlu dikatalog dan ditukar format PDF dan didepositkan dalam DMS bagi memudahkan pengguna akses secara digital.

11.3 Projek Menyemak Bahan ‘Naskhah Lebihan’ Koleksi Khas

Projek menyemak bahan secara fizikal serta di LESTARI samada untuk diproses/terima sebagai koleksi atau untuk dilupuskan melibatkan 1,862 naskhah terdiri dari PSM/tesis, buku, seminar dan jurnal. Agihan penghantaran bahan akan dilaksanakan ke perpustakaan cawangan atau diinput ke dalam sistem LMS‐ACQ untuk koleksi PRZS.

Bahan Jumlah Jumlah keseluruhan

Catatan

Tesis/PSM 205 743 Diterima sebagai koleksi PRZS (62 naskhah), SPS (47 naskhah) dan PF (96 naskhah)

Tesis/PSM 484 Cadang dilupuskan

Tesis/PSM 54 Dimasukkan dalam koleksi PRZS dan dikemaskini dalam LMS

Buku/seminar/ prosiding/jurnal

1,119 1,119 Pemilihan /semakan telah dilaksanakan. Projek disambung pada tahun 2015

1,862 naskhah

11.4 Mengkatalog semula PSM berlabel "PSM Retrospektif Tiada Rekod Dalam Sistem" berstatus

Material being cataloged berjumlah 195 judul. Rekod bibliografi dalam LESTARI tidak lengkap dimana tiada tag 041, 050, 650 dan 998 disebabkan masalah teknikal. Fizikal bahan telah ditampal label. UKK perlu mengemaskini semula rekod berkenaan.

11.5 Melengkapkan metadata Official URL pada rekod UTM‐IR bagi menyediakan akses digital teks

penuh bahan kepada pengguna melalui UTM‐IR ke DMS. a. Rekod Non‐index paper tahun terbit 2010 dan 2012. b. Rekod bab dalam buku tahun terbit 2010. c. Rekod tesis dan PSM yang dideposit dalam DMS pada tahun 2013 dan 2014.

Unit KoleksiKhas(UKK) Unit PengurusanDokumenDigital (UPDD)

Esam @ Hisham Bin Muhammad SA22

Muhamad Idham Bin Sulong SA17

Muhammad `Atiff Bin Mahussain SA17

S48KetuaBahagianRepositoriMetadata (KRM)

Unit PengurusanUTM‐IR (UPIR)

Ramli Haron SA22

Mohd Fazli Masari SA172

9

3

4 3

2

Noor Effendy Bin Hamzah SA41

Murad Bin Mokhtar SA22

Noor Afiqah BintiAbdul Rahman (K) SA17

Abdul Hadi Bin Taib SA22

Rohayu BintiMohamad Hatim SA22

Salamiah BintiHassan SA17

Nabilah Binti Jamil SA41

3

Haliza Zainal SA41Mohamad Fahiezan bin Md Zan SA41

2

1 1 11

Lampiran 1CARTA BAHAGIAN REPOSITORI METADATA

NorhafizahHamdan NA17

Md Hafizan Kamat NA11

1

JUMLAH BILANGAN STAF :17 ORANG

Lampiran 2

Perangkaan Deposit Rekod Dalam UTM-IR (Keseluruhan)

Januari -Disember 2014

Bulan Kumulat Jumlah Peningkatan

Deposit bulanan

Januari 32051 40

Februari 32345 294

Mac 32691 346

April 33366 675

Mei 34286 920

Jun 35164 878

Julai 35443 279

Ogos 36474 1031

September 36591 117

Oktober 37349 758

November 38782 1433

Disember 38982 200

Jumlah 6971

Data daripada UTM-IR

Nota : Statistik Disember 2013 = 32011

Lampiran 3

Pencapaian Key Performance Indicators (KPI) Unit Pengurusan UTM-IR

2014

Freq Jan Feb Mac April May June July Aug Sep Oct Nov Dec Total % Catatan Catatan (Inisiatif)

INTERNAL PROCESS PERSPECTIVE

P01. Provision of Collection For Flexible Learning

P1.5:Increase webometrics ranking via library portal/UTM-IR/DMS

M 40 294 346 675 920 878 279 1031 117 758 1433 200 6971 116.2% Target 2013 =32011 cumulative records

Target 2014 =38011 cumulative records

Target 6000 records deposit (546 records / monthly)

1. Digitized and deposit UTM publications in DMS - BPT (6000) 2. Deposit and Upload Digital Content in DMS/UTM-IR a. BRI (6000) b. BSP (1500) 3. Provide link in UTM-IR from DMS 4. Portal content updates

Nota kiraan % Pencapaian IR : (jumlah tahun semasa / 6000) * 100% = …... %)

Lampiran 4

Perangkaan Deposit Rekod Dalam UTM-IR

Unit Pengurusan UTM-IR

Januari – Disember 2014

BULAN TESIS ARTIKEL KERTAS

BUKU BAB LAIN -

LAIN JUMLAH

SEMINAR DALAM BUKU

Januari 75 1 31 13 0 0 120

Februari 58 0 250 0 0 0 308

Mac 109 62 150 0 0 0 321

April 53 51 452 0 0 0 556

Mei 136 47 875 0 0 0 1058

Jun 57 9 744 0 0 0 810

Julai 5 177 146 0 0 0 328

Ogos 1 8 153 7 0 0 169

September 0 0 59 0 0 0 59

Oktober 708 39 0 0 0 0 747

November 1414 0 0 0 0 0 1414

Disember 200 0 0 0 0 0 200

JUMLAH 2816 394 2860 20 0 0 6090

Lampiran 5

Perangkaan Aktiviti UTM-IR

Unit Pengurusan UTM-IR

Januari – Disember 2014

BULAN JUMLAH DEPOSIT

KEMASKINI REKOD

SEMAKAN (REVIEW) PADAM REKOD

REKOD

Januari 120 185 156 55

Februari 308 287 407 4

Mac 321 281 340 1

April 556 34 848 1

Mei 1058 66 1154 2

Jun 810 134 996 0

Julai 328 174 915 1

Ogos 169 183 181 0

September 59 41 59 0

Oktober 747 1 0 0

November 1414 0 0 0

Disember 200 0 0 0

JUMLAH 6090 1386 5056 64

Lampiran 6

Ranking Web of Repositories: Pencapaian UTM-IR

Januari 2014

Kategori: Top Institutionals

Ranking Web of Repositories (World rank): 118


Januari 2014

Ranking Web of Repositories (Malaysia rank): 1

Lampiran 7


Julai 2014

Kategori: Top Institutionals

Ranking Web of Repositories (World rank): 82


Julai 2014

Ranking Web of Repositories (Malaysia rank): 1

Lampiran 8

STAKEHOLDER

PERSPECTIVE

Code KPI (M) TARGET 2014

ACHIEVEMENT 2014

OWNER INITIATIVES FREQ REMARK Pencapaian BRM sehingga Disember

2014

S1.5 Increase number of library collections

100% 105.3% 527,554

KBS/KBRM/ KBKHP/

KPL/KPK/ KKL

Increment of library collection (18%) through :1. Digital Content 15% (12%x3,212,706=385,525 + 3%x 3,212,706= = 96,381. Total = 481,906)2. Acquisition 1.5% (1.5%x10,000=150+10,000. Total=10,150)3. UTM Special Collection 0.8% (0.8%x1700=14+1700. Total=1714)4. UTMRS 0.5% (0.5%x4000=20+4000. Total=4020)5. Gift and Exchange (0.17%x3000=5+3000. Total=3005)6. Gallerium 0.03%

Q KAI NA 2014

3. UTM Special Collection =6302(JB)/ KL:580

P1.5 Increase webometrics ranking via library portal /UTM-IR/ DMS

13,500 13,05296.7%

TKPPK/ Portal Team/

KBA/KRM/ KPBKHP/ KPMP

1. Digitized and deposit UTM publications in DMS - BPT (6000)2. Deposit and Upload Digital Content in DMS/UTM-IRa. BRI (6000)b. BSP (1500)3. Provide link in UTM-IR from DMS 4. Portal content updates

SA KAI NA 2014

1.UPDD : 6081 (101.4%)2a. BRI : 6971 (116.2%)

P1.6 Increased ranking Web of Repositories (Top Institutionals)

Top 50 82 KBRM 1. Create back links in UTM-IR record (4000 links)2. Access to UTM-IR

SA Jan:118July : 82

Petunjuk:Tahap

PencapaianSO <60 60‐94 95‐99 ≥100

KEY AMAL INDICATORS (KAI) PERPUSTAKAAN UTM 2014 : Bahagian Repositori Metadata

8

Lampiran 9a

Jadual Pelaksanaan Projek Perpindahan Bahan, Peralatan Dan Perabot Pejabat Dari PSZJB Ke PRZS Dari Ogos – 16 Disember 2014

Aktiviti Tarikh Catatan

Projek buka rak bahan khas/turunkan bahan/tukar status dan ikat bahan di UKK, PSZ

27.08.14

Staf PRZS mengukur untuk penyediaan plan penyusunan rak tesis di Bilik Koleksi UTM

07.09.14 08.09.14

Projek turunkan tesis, imbas barkod dan ikat tesis di PSZ / buka rak

08.09.14 ‐ 09.09.14 10.09.14 ‐ 21.09.14

Staf PSZ. Projek berterusan dan penghantaran bahan oleh PSZ ke PRZS bermula 10.09.14

Projek menurunkan tesis sediada di PRZS (≤ 2003) / buka dan pasang semula rak /ikat dan label tesis/susun semula

09.09.14 Dijalankan mulai 09.09.14 di PRZS oleh staf PRZS

Projek terima rak dan tesis dari PSZ / pasang rak di PRZS Pasang semula rak/ turun & ikat tesis sediada di PRZS

10.09.14 ‐ 21.09.14

Projek angkat dan susun semula semua koleksi tesis di PRZS

18.09.14 ‐ 29.09.14

28.09.14 – pengguna boleh membuat rujukan tesis master & PhD – status UTM Thesis Collection (available)

Pemasyhuran PRZS 30.09.14

Persiapan Fail RU untuk perpindahan 07.10.14 Projek menyusun PSM diteruskan Projek perpindahan bahan koleksi khas dari PSZ ke PRZS / bahan RU / pasang rak koleksi khas

08.10.14 & 12.10.14

Projek perpindahan rak / tesis / bahan khas lain berstatus “Material being cataloged” daripada BKHP, PSZ ke PRZS

09.10.14

Semua PSM dan Tesis (available) telah siap disusun di rak

16.10.14 19.10.14 – pengguna boleh membuat rujukan PSM

Penyusunan bahan tesis berstatus material being cataloged & in processing / label

19.10.14 ‐ 26.10.14

26.10.14 – Selesai menyusun tesis/PSM status material being cataloged & Special Collection Unit (in processing)

Projek pemasangan rak UKK 20.10.14 ‐ 23.10.14

Projek penyusunan bahan UKK / Fail RU 26.10.14 ‐ 27.11.14

Melibatkan staf BRM dan USK‐PRZS (floating)

Projek perpindahan 4 rak BPMSP dari aras 4 ke aras 3, Bilik Koleksi UTM

09.11.14 ‐ 10.11.14

Melibatkan staf BRM dan USK‐PRZS

Projek menyemak bahan koleksi khas bagi kategori bahan baru diterima / menyusun / label

11.11.14 ‐ 16.11.14

‐ Penyusunan bahan RU diteruskan. ‐ Projek pemilihan naskhah lebihan tesis/buku/ seminar

27.11.14‐ 16.12.14

Nota: Perpindahan staf PRZS diketuai oleh Timbalan Ketua Pustakawan PRZS melibatkan 51 orang staf. Perpindahan merujuk surat arahan perpindahan dikeluarkan pada 21 Ogos 2014. Aktiviti persiapan untuk perpindahan oleh UPDD, UKK dan BA

17.08.14 ‐ 21.08.14

Projek perpindahan alat/perabot/staf BRM, BA dan BPMPS.

24.08.14

9

Lampiran 9b

Penerimaan Jumlah Koleksi Bahan Dalam Projek Perpindahan Bahan Jumlah Catatan

Susun semula tesis sediada di PRSZ 18,000 naskhah 47,231 naskhah

Penghantaran tesis dari PSZ dan penerimaan/penyusunan semula tesis di PRZS

29,231 naskhah

Terima bahan dari UKHP (material being cataloged dari PSZ ke PRZS) termasuk PSM retrospektif tiada rekod dalam sistem‐195 judul) dan disusun

18,206 naskhah

Tambahan 9 naskhah diterima dari asal 18,197

Bahan koleksi khas dipindahkan ke PRZS dan disusun

9,910 naskhah (9,489 naskhah + 421 dokumen kontrak)

Nota: data asal dari UKK: 14,329 barkod naskhah & selepas disemak, ‐4,713 barkod duplicate ‐ 9,616 barkod bahan sebenar (9,489 barkod berjaya ditukar item library ke PRZS manakala 127 barkod tiada dalam sistem) ‐ Item library dokumen kontrak telah ditukar awal oleh UKK

Projek semakan bahan ‘naskhah lebihan’ UKK secara fizikal dan sistem (untuk diproses/terima sebagai koleksi atau lupus)

1,862 naskhah

Pecahan bahan : Tesis/PSM=743 Buku/seminar = 999 Jurnal = 120

Bahan RU (telah disusun di rak) 367 Fail

Projek menyemak dan susun bahan baru terima oleh UKK: PSM (hcopy) = 858 Masters=545 PhD=411 Kertas soalan = 1 Dokumen kontrak = 28 Buku = 12 judul /53 naskhah

1,896 naskhah Kiraan fizikal bahan di rak

Bahan hadiah: Fotograf 197 keping Untuk dipulangkan kepada BKHP

Projek selepas perpindahan: Semakan dan pemilihan/kenalpasti bahan bermasalah dan kenalpasti masalah: ‐ Tesis/PSM tiada barkod dan/atau Item library masih sebagai PSZJB i. Tesis masters = 54, phd=76;(Jumlah =130) ii. Tesis masters = 275

‐ PSM retrospektif tiada rekod dalam LMS

130 naskhah 275 naskhah 47 naskhah ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 452 naskhah ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

Nota: Tidak termasuk dalam perangkaan asal jumlah perpindahan bahan Sticker=putih (tiada barkod) Sticker=oren

Penerimaan tesis/PSM/bahan koleksi khas lain yang diterima daripada UPT pada Disember 2014 (bahan material being cataloged yang perlu ditampal label no. panggilan oleh UPT) ‐ PSM/Tesis/Mesyuarat majlis/ Laporan kursus makmal

802 naskhah 571 naskhah (CP) ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 1373 naskhah ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

782 = PSM dan tesis 571 = CP PSM dan tesis 20 = laporan kursus

10

Lampiran 9c Penerimaan Jumlah Bahan Berstatus Material being catalogued

Jumlah bahan berstatus “Material being catalogued” daripada BKHP, PSZ ke UKK, PRZS

Bahan Jumlah Jumlah Keseluruhan

Catatan

PSM 1615 Tesis 5052 CP PSM 1633 CP Tesis 3876 Book UTM 1191 Dokumen Kontrak 18 Makalah 2447

Barkod yang berjaya ditukar item library kepada “PRZS”

Research Monograph 1101 17988 Articles 96 Fotograf 593 Sijil 19 Bahan Lebihan 57 Training report 1 CP Pelbagai 278 Lain‐Lain 11 Barkod bermasalah 209 Barkod bermasalah ‐ tidak berjaya

tukar item library kepada "PRZS"

Mesyuarat Majlis, Mesyuarat Lembaga Pengarah, tesis dan CP tesis

9 9 Barkod yang berjaya ditukar item library kepada “PRZS”

Jumlah Keseluruhan 18206

laporan tahunan 2014 - utm library...

Documents