kandungan mukasurat 1.1 pendahuluan 1 1.2...

KANDUNGAN MUKASURAT 1.0 UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN 1 1.1 PENDAHULUAN 1 1.2 AKTIVITI UNIT 1

1.2.1 Penyenggaraan dan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Perpustakaan 1 1.2.1.1 Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi

Masalah Sistem Pengurusan Perpustakaan 1 1.2.1.1.1 Modul Sistem 3 1.2.1.1.2 Modul Web (INFOLAN2) 3 1.2.1.1.3 Modul Perolehan 3

1.2.2 Muatnaik Rekod Pelajar Baru/Graduan UTM dan Pelajar/Graduan SPACE ke sistem ADVANCE 5 1.2.2.1 Rekod Pelajar Baru 5 1.2.2.2 Rekod Graduan 6 1.2.3 Housekeeping 7 1.2.4 Pusat Sumber Fakulti Alam Bina 7 1.2.5 Aplikasi dan Subsistem Pengurusan Perpustakaan 8 1.2.5.1 Sistem Aduan Masalah Aplikasi (161.139.39.228) 8 1.2.5.2 Data Bridge dan Perisian Penghubung Data 9

1.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 9 1.3.1 Sistem Inventori Koleksi 9 1.3.2 Kaedah Melakukan Back-up Data Sistem ADVANCE 9 1.3.3 Latihan Mewujudkan Fail Interface Pelajar Baru 9

2.0 UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER 10 2.1 PENDAHULUAN 10 2.2 AKTIVITI UNIT 10

2.2.1 Perolehan Perkakasan Komputer 10 2.2.2 Penyenggaraan Perkakasan Komputer 11 2.2.3 Pelupusan Perkakasan Komputer 13

2.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 15 2.3.1 Maklumbalas Status Perolehan 15 2.3.2 Pengedaran Lejer Perbelanjaan Secara Bulanan Mengikut Vot 15 2.3.3 Semakan Spesifikasi Pada Borang BEN/UPB/003 15

3.0 UNIT SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER 16 3.1 PENDAHULUAN 16 3.2 AKTIVITI UNIT 16

3.2.1 Memantau dan Menyenggara Server PSZ Termasuk Sistem Pengoperasian, Perisian dan Perkakasan (UNIX Based dan Windows Based) 16 3.2.1.1 Masalah Sistem/Aplikasi 16

3.2.1.1.1 Geoweb – OPAC 16 3.2.1.1.2 Sistem Aplikasi Perpustakaan - Server Smartdb 17 3.2.1.1.3 Emel 17

KANDUNGAN MUKASURAT

3.2.1.1.4 Proxy Server Staf 17 3.2.1.1.5 Proxy Server Pelajar 17

3.2.1.2 Masalah Perkakasan 18 3.2.1.2.1 Server OPAC 18 3.2.1.2.2 Server Adlis 18 3.2.1.2.3 Server CCTV 18

3.2.1.3 Instalasi Baru 18 3.2.1.3.1 Server Proxy Pelajar 18

3.2.1.3.2 Server Anti Virus Staf 19

3.2.2 Memantau dan Menyenggara Peralatan dan Rangkaian Komputer PSZ Termasuk Menerima, Menyemak, Menganalisa dan Mengatasi Masalah berkaitan Rangkaian PSZ 20 3.2.2.1 Nod Rangkaian 20 3.2.2.2 Wireless Network 21 3.2.2.3 Peralihan Rangkaian PSZ 21 3.2.2.4 Masalah Rangkaian 21

3.2.2.4.1Internet/Intranet 21 3.2.2.4.2 Sistem PSZ 22 3.2.2.4.3 Pangkalan data yang dilanggan PSZ 23

3.2.3 Memantau dan Menyenggara Sistem Perakam Waktu 24 3.2.4 Pengujian dan Pelaksaanaan Portal PSZ 24 3.2.5 Penyenggaraan Perisian/Perkakasan 25

3.2.5.1 Proxy Server 25 3.2.5.2 Sistem Emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus 25 3.2.5.3 Cleaning Tape Drive 26 3.2.5.4 Service Pack dan Patches 27 3.2.5.5 TrendMicro OfficeScan (OSCE) dan Server Protect 27

3.2.6 Peralatan Keselamatan Rangkaian PSZ 27

3.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 28 Network Monitoring Tools 28 3.3.1

3.3.2 Disaster Recovery Plan (DRP) 28

4.0 UNIT APLIKASI DAN MULTIMEDIA 29 4.1 PENDAHULUAN 29 4.2 AKTIVITI UNIT 29

4.2.1 Sistem Aplikasi Perpustakaan 29 4.2.1.1 Modul Meja Rujukan 29 4.2.1.2 Modul Kelas Kemahiran 30 4.2.1.3 Modul Pengesan Pelawat 30 4.2.1.4 Modul Tempahan Ruang & Alat 31 4.2.1.5 Modul Forum Akademik 31 4.2.1.6 Modul Media Streaming 31 4.2.1.7 Modul E-Dagang (E-Commerce) 31

4.2.1.7.1 Isu-isu Berbangkit 31 4.2.1.7.2 Mastercard Internet Gateway System (MIGS) 32 4.2.1.7.3 Transaksi e-Commerce MIGS 32 4.2.1.7.4 Mastercard SecureCode 34

KANDUNGAN MUKASURAT

4.2.1.7.5 Pemerhatian Pembayaran Elektronik 34 4.2.1.7.6 Perbincangan di ITC, UTM KL 34

4.2.2 MASALAH 35

4.2.3 PENAMBAHBAIKAN 35

4.2.4 KESIMPULAN MIGS 36

4.3 LAPORAN MASALAH SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN 36 4.3.1 Change Request 37 4.3.2 Problem Report 37

4.4 PENAMBAHBAIKAN SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN 37 4.4.1 Imej 37 4.4.2 Promosi 38 4.4.3 Perancangan Penambahbaikan 38 4.4.4 Manual Penggunaan Aplikasi 38

4.5 SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN 38 4.5.1 Laporan Masalah CyberDocs 38 4.5.2 Masalah 39 4.5.3 Statistik Dokumen 40

4. 6 PENAMBAHBAIKAN 41 4.6.1 Kemaskini Dokumen 41 4.6.2 Format Keselamatan 41 4.7 HOUSEKEEPING 41 4.8 KEPERLUAN APLIKASI BARU 42 4.9 LATIHAN 43 4.10 KURSUS 43

4.10.1 Kekangan Dalam Melaksanakan Tugas 43 4.10.1.1 Permintaan Penggunaan Aplikasi 43 4.10.1.2 Pengetahuan Mengenai Aplikasi 44 4.10.1.3 Kurang Kesedaran Mengenai Teknologi Multimedia 44

4.11 PENAMBAHBAIKAN 44 4.11.1 Permintaan Penggunaan Aplikasi 44

4.11.2 Pengetahuan Mengenai Aplikasi 44 4.11.3 Kesedaran Mengenai Teknologi Multimedia 44

5.0 KURSUS/BENGKEL/LATIHAN/SEMINAR/PERSIDANGAN YANG DIHADIRI OLEH STAF DI JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI 45

6.0 LAIN-LAIN AKTIVITI JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI 48 6.1 Pindaan Borang Pendaftaran / Kemaskini Akses ke Sistem PSZ,

PSZ 1.11 48 6.2 Menyemak dan Mengemaskini Senarai Tugas PmP(BA) 48 6.3 Kemaskini Laman Web Unit 48 6.4 Semakan Kepada Lesen Penggunaan Sistem ADVANCE 48 6.5 Projek Naiktaraf Penggunaan Sistem Pengoperasian Windows 2000 48 6.6 Pemasangan Kabel USB 49 6.7 Instalasi Perisian Pengakuan Penggunaan Komputer 49 6.8 Projek Penyelarasan Penggunaan Aplikasi 49

SENARAI RAJAH MUKASURAT Rajah 1: Statistik Penerimaan Laporan Permasalahan/ Keperluan INFOLAN2 2 Bagi 2005 Rajah 2: Statistik Mengikut Modul bagi 2005 2 Rajah 3: Statistik Penyenggaraan Permasalahan INFOLAN2 2005 4 Rajah 4: Laporan Masalah Dalam Perhatian JBA dan Vendor 5 Rajah 5: Jumlah Perbelanjaan Jabatan Pembangunan Automasi (JBA) Mengikut

Vot Tahun 2005 10

Rajah 6 : Jumlah Pelupusan Perkakasan Komputer Tahun 2005 13

SENARAI JADUAL MUKASURAT

Jadual 1 : Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Julai 2005 5 Jadual 2 : Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Nov. 2005 6 Jadual 3 : Statistik Muatnaik Rekod Graduan 2005 7 Jadual 4 : Statistik Global Change pada 2005 7 Jadual 5 : Perolehan/Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Vot Tahun 2005 11 Jadual 6 : Jumlah penerimaan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1

(Pin. 2/2005) Tahun 2005 12

Jadual 7 : Perkakasan Komputer Yang Dilupuskan Tahun 2005 14 Jadual 8 : Senarai Masalah Server Yang Dilaporkan Bagi Tempoh Januari – Disember 2005 20 Jadual 9 : Statistik Masalah Rangkaian Yang Dilaporkan 22 Jadual 10 : Statistik Masalah Akses Ke Sistem PSZ 23 Jadual 11 : Masalah Berkaitan Akses Pangkalan Data Yang Dilanggan PSZ 23 Jadual 12 : Statistik Masalah Sistem Perakam Waktu Berkomputer (SPWK) 3.0 24

Jadual 13 : Naiktaraf, Pembaharuan Lesen Perisian MDaemon dan Antivirus MDaemon 25

Jadual 14 : Aktiviti Dilakukan Bagi Sistem Emel Sepanjang 2005 26

Jadual 15 : Laporan Masalah Dari SAMA 36

Jadual 16 : Permohonan Change Request 37

Jadual 17: Jumlah Problem Report 37

Jadual 18 : Laporan Masalah Aplikasi CyberDocs/Document Management 39 Jadual 19 : Jumlah Dokumen Dalam Aplikasi Cyberdocs Sehingga 31/12/2005 40 Jadual 20 : Housekeeping 41 Jadual 21(i) –(iii): Senarai Kursus/Bengkel/Latihan/Seminar/Persidangan Yang Telah Dihadiri

Oleh Staf di Jabatan Pembangunan Automasi Tahun 2005 45

1.0 UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN 1.1 PENDAHULUAN

Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan bertanggungjawab sepenuhnya ke atas Sistem

Bersepadu ADVANCE Integrated Library System di Perpustakaan Sultanah Zanariah

(PSZ) Skudai, PSZ Kuala Lumpur, Pusat Sumber Loji Pandu, FKKKSA dan Pusat

Sumber FAB serta agensi lain UTM iaitu BATC. Sistem ADVANCE yang menjadi

komponen penting di PSZ bukan saja kepada staf PSZ yang sentiasa berusaha untuk

memastikan keperluan maklumat pengguna PSZ sentiasa dipenuhi di dalam menyokong

proses pengajaran dan pembelajaran di UTM tetapi juga kepada pengguna PSZ ketika

mengakses setiap bahan dan maklumat yang telah siap diproses dari koleksi PSZ yang

terdiri daripada pelbagai format.

1.2 AKTIVITI UNIT

1.2.1 Penyenggaraan dan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Perpustakaan

1.2.1.1 Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi Masalah

Sistem Pengurusan Perpustakaan

Sepanjang 2005 sebanyak 144 laporan masalah telah diterima oleh unit

ini (rujuk rajah 1). Laporan yang tertinggi diterima adalah pada bulan

Mac 2005 iaitu sebanyak 28 laporan diikuti 15 laporan pada bulan

Januari, 12 laporan pada bulan Februari, September serta Oktober, 11

laporan diterima pada bulan April, Julai dan Ogos, 9 laporan pada bulan

Jun, 8 laporan pada bulan Disember dan 5 laporan pada bulan

November. Maklumat jumlah laporan mengikut modul diperincikan

seperti dalam rajah 2.

1

Rajah 1: Statistik Penerimaan Laporan Permasalahan/ Keperluan INFOLAN2 Bagi 2005

1512

28

11 10 911 11 12 12

58

0

5

10

15

20

25

30

JANUARI

FEBRUARIMAC

APRILMEI

JUN

JULA

I

OGOSSEPT

OKTNOV

DIS

JUMLAH

Rajah 2: Statistik Mengikut Modul bagi 2005

75

1915 13 12

82

0

10

20

30

40

50

60

70

80

System

sW

eb

Acquis

ition

Circula

tion

Catalog

uing

Holding

s

Integ

ration

Jumlah

2

Berdasarkan rajah 2, di antara modul yang paling banyak menerima laporan

permasalahan/ keperluan adalah Modul Sistem iaitu sebanyak 75 laporan, diikuti

dengan 19 laporan berkaitan Modul Web (INFOLAN2), 15 laporan bagi Modul

Perolehan dan 13 laporan bagi Modul Circulation.

1.2.1.1.1 Modul Sistem Penyenggaraan masalah yang telah dilakukan adalah berkaitan dengan

tindakan dan semakan di peringkat TCL bagi pangkalan data sistem

ADVANCE. Di antaranya adalah penyediaan keperluan senarai koleksi

PSZ bagi fakulti FKA, FS, FAB dan FKE bagi tujuan akreditasi fakulti

berkenaan. Selain daripada itu keperluan semakan senarai barkod bagi

projek semakan inventori dari Unit Sirkulasi, Runding Maklumat dan Unit

Media dengan rekod sebenar dari sistem ADVANCE juga telah

dilakukan. Senarai bahan yang telah ditempah melebihi 3 kali juga turut

disediakan.

Permohonan untuk melakukan global change bagi memperbetulkan

penggunaan pernyataan ayat khususnya di tag 500 telah dilakukan

sebanyak 275 rekod serta 1917 rekod untuk menukar penggunaan

koleksi kod KK1 ke KK2 bagi koleksi Tesis UTM yang diletakkan di Bilik

Rujukan Tesis di aras 3 juga di kategorikan sebagai Modul Sistem.

Selain daripada itu sebanyak 18 login baru ke sistem ADVANCE telah

diwujudkan manakala kemaskini 17 login bagi staf yang berpindah ke

Jabatan/Unit baru yang telah dilakukan pada 2005.

1.2.1.1.2 Modul Web (INFOLAN2) Modul kedua tertinggi adalah Modul Web iaitu INFOLAN2. Ini adalah

hasil semakan Pustakawan Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan dan

Penyelaras Modul OPAC ke atas setiap fungsi INFOLAN2 selepas

proses naik taraf Geoweb versi 4 ke versi 5 yang dilakukan pada

Disember 2004.

1.2.1.1.3 Modul Perolehan

Di antara laporan yang diterima berkaitan dengan Modul Perolehan

adalah mengenai 124 rekod pesanan di mana Purchase Order (PO)

3

tidak dapat dicetak oleh Pustakawan Perolehan di PSZKL, semasa

melakukan pesanan untuk koleksi SPACE di Modul Perolehan pada Mei

2005. Selain daripada itu penambahbaikan kepada proses kerja juga

telah dilakukan oleh Penyelaras Modul Perolehan PSZSKD dengan

penggunaan subject code sebagai sumber pesanan bagi setiap pesanan

dibuat selain dapat mengetahui jumlah perbelanjaan serta yang telah

dilakukan.

Masalah terkini yang diterima adalah berkenaan maklumat barkod pada

satu-satu bahan yang dimasukkan di Acquisition Module tidak

dipaparkan di Holdings dan kelihatannya seperti barkod asal telah

dipadam atau diganti dengan barkod lain. Walaubagaimnapun masalah

ini masih di dalam semakan JBA.

Dari 144 laporan tersebut, 106 telah diselesaikan dengan 70 laporan

diselesaikan dalam masa 7 hari, 36 laporan melebihi 7 hari manakala 38

laporan lagi yang masih belum diselesaikan (rujuk rajah 3). Laporan

tersebut adalah terdiri daripada 4 masalah berkaitan dengan Modul

Perolehan, 7 laporan di Modul Katalog, 3 laporan dari Modul Holdings, 4

laporan di Modul Web dan 20 laporan di Modul Sistem. Daripada 38

laporan, 14 daripadanya adalah untuk tindakan vendor dan 24 laporan

adalah untuk tindakan JBA. Rujuk rajah 4.

Rajah 3: Statistik Penyenggaraan Permasalahan INFOLAN2 2005

70

36

38

7 hari> 7 hariDalam Perhatian

4

Rajah 4: Laporan Masalah Dalam Perhatian JBA dan Vendor

24

14

JBAVendor

1.2.2 Muat Naik Rekod Pelajar Baru/Graduan UTM dan Pelajar/Graduan

SPACE ke Sistem ADVANCE

1.2.2.1 Rekod Pelajar Baru Proses muatnaik rekod pelajar baru Diploma dan Ijazah UTM dan SPACE serta

pelajar Sarjana dan Doktor Falsafah dari SPS telah dilakukan pada Julai 2005.

Sebanyak 5,617 rekod yang diterima dari CICT, SPS dan SPACE tetapi hanya

5,501 rekod berjaya dimuatnaik manakala 117 rekod tidak berjaya. Rujuk Jadual

1.

Jadual 1: Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Julai 2005

Kategori Pelajar

Jumlah Rekod

Berjaya Muatnaik

Tidak Berjaya Muatnaik

Ijazah 3,322 3,292 30Diploma 1,056 1,056 0Sarjana 446 392 54SPACE 793 761 33

Jumlah 5,617 5,501 117

Pada November 2005 sebanyak 207 rekod pelajar baru dari CICT sahaja yang

diterima dan hanya dengan 1 rekod sahaja yang tidak berjaya dimuatnaik (rujuk

jadual 2). Rekod yang tidak berjaya dimuatnaik ini kebiasaannya adalah

5

disebabkan oleh rekod patron yang mempunyai BLOCKS pada sistem

ADVANCE, staf yang menyambung pengajian dan pendaftaran secara manual

di kaunter. Bagi isu staf yang menyambung pengajian penentuan perlu dibuat

sama ada rekod baru perlu diwujudkan atau tidak kerana ini juga mempengaruhi

proses muatnaik rekod pelajar baru.

Jadual 2 : Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Nov. 2005

Kategori Pelajar

Jumlah Rekod Berjaya Muatnaik Tidak Berjaya

Muatnaik

Ijazah 207 206 1

Jumlah 207 206 1

1.2.2.2 Rekod Graduan

Kemaskini rekod graduan di sistem ADVANCE telah dilakukan berdasarkan

senarai rekod graduan yang diterima dari Unit Akademik bagi Konvokesyen 34

dan 35 pada bulan Mac dan Ogos 2005 telah lepas.

Semasa Majlis Konvokesyen ke 34, jumlah rekod yang telah dikemaskini adalah

1,082 rekod dengan 89 rekod penalised. Pada Majlis Konvokesyen ke 35 pula,

sebanyak 3, 387 rekod yang telah kemaskini dan 457 rekod penalised.

Oleh itu keseluruhan rekod graduan tahun 2005 yang telah dikemaskini adalah

sebanyak 4,469 rekod dan 546 rekod penalised. Rekod yang dipenalised

merupakan rekod yang mempunyai masalah dengan PSZ sama ada buku masih

belum dipulangkan, mempunyai dendaan lewat yang perlu dijelaskan dan

sebagainya. Rujuk Jadual 3.

6

Jadual 3: Statistik Muatnaik Rekod Graduan 2005

Kategori Pelajar

Jumlah Rekod

Jumlah Rekod di ADVANCE

Berjaya Dikemaskini

Rekod Bermasalah

Graduan Konvo34 1,373 1,082 1,082 89Graduan Konvo35 5,352 3,844 3,387 457

Jumlah 6,725 4,926 4,469 546

1.2.3 HouseKeeping

Di antara housekeeping yang telah dilakukan adalah melakukan global change pada

pernyataan yang digunakan pada tag 500 rekod bibliografik bagi keratan akhbar,

pertukaran koleksi kod, selector pada rekod pesanan dan pertukaran jenis rekod

holdings. Statistik bagi global change yang telah dilakukan adalah seperti Jadual 4.

Jadual 4: Statistik Global Change pada 2005

Proses Global Change Fail Jumlah Rekod

New Straits Time Kepada New Straits Times B.MARC 224The Sunday Times Kepada New Sunday Times B.MARC 51Koleksi Tesis 2002 Dari KK1 Ke KK2 PIECES 1917Selector sms ke SMS POD 82Rekod multipart ke singlepart PIECES 81

Jumlah 2355

1.2.4 Pusat Sumber Fakulti Alam Bina

Di peringkat awal penubuhan dan pembangunan Pusat Sumber Fakulti Alam Bina

(PSFAB), JBA bagi mewakili PSZ telah diminta untuk turut serta semasa sesi URS staf

Pusat Sumber dengan vendor pada Mei 2005 bagi mengenalpasti kod yang akan

diwujudkan. Ini adalah kerana PSFAB akan menggunakan sistem ADVANCE seperti

PSZ dan seterusnya menggunakan server di PSZ. Justeru itu dasar dan polisi asas

berkaitan dengan pengwujudan kod pada sistem bagi penubuhan PSFAB dan pusat

sumber yang lain di masa akan datang telah disediakan.

7

Dari aspek pengurusan PSFAB, satu sesi perbincangan di antara PSZ yang terdiri

daripada Ketua Pustakawan, Ketua Jabatan dan pegawai yang terlibat, Bendahari UTM

dan Penyelaras Pusat Sumber FAB telah diadakan pada 21 Jun 2005. Beberapa siri

lawatan dan perbincangan di antara Jabatan Perkhidmatan Maklumat, Jabatan

Pembangunan Automasi dan pihak Penyelaras Pusat Sumber telah diadakan pada 23

Jun 2005. Perkongsian maklumat mengenai cara memproses bahan di PSFAB juga telah

diadakan bersama Jabatan Pembangunan Sumber. Kini PSFAB telah menjadi salah

sebuah cawangan PSZ.

1.2.5 Aplikasi dan Subsistem Pengurusan Perpustakaan

1.2.5.1 Sistem Aduan Masalah Aplikasi (161.139.39.228)

Tumpuan kepada semakan fungsi SAMA masih belum dapat dilakukan

sepenuhnya. Oleh itu penghantaran laporan masalah dan keperluan berkaitan

dengan Sistem ADVANCE masih terbuka kepada staf PSZSKD dan KL sahaja

melalui SAMA (161.139.39.28).

1.2.5.2 “Data Bridge” dan Perisian Penghubung Data Pesanan

Beberapa siri perbincangan di antara Pegawai JBA bersama Pustakawan Unit

Perolehan dan Pengindeksan Jabatan Pembangunan Sumber (JBS) telah

dilakukan untuk memastikan proses kerja yang terlibat dengan penggunaan sub

sistem ini berjalan lancar selain dari melihat serta menilai fungsi sistem

berdasarkan dari demo yang dilakukan oleh vendor yang terpilih pada Ogos

2005. Walaubagaimanapun pembelian sistem ini ditangguhkan ke tahun 2006

disebabkan oleh masalah peruntukan.

8

1.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

1.3.1 Sistem Inventori Koleksi Pelaksanaan semakan inventori melalui sistem ADVANCE perlu dikaji semula bagi

membolehkan proses semakan inventori dapat dilakukan dengan lancar mengikut jangkamasa

yang telah ditetapkan.

1.3.2 Kaedah Melakukan Back-up Data Sistem ADVANCE Penyimpanan data back-up bagi sistem ADVANCE perlu dikaji semula bagi memastikan

semakan dari tape back-up yang diperlukan bagi satu-satu masalah yang dilaporkan

dapat dilakukan memandangkan kepada keperluan untuk semakan semula dari tape

back-up yang agak tinggi pada akhir-akhir ini.

1.3.3 Latihan Mewujudkan Fail Interface Pelajar Baru

Bagi memastikan proses muatnaik rekod pelajar baru SPS dan SPACE dapat dilakukan setiap

kali kemasukan pelajar baru, latihan menyediakan format fail interface dari mana-mana jenis

fail sama ada .xls, txt, .doc dan sebagainya bersama CICT perlu dilakukan bagi memastikan

data untuk rekod pelajar dari SPS dan SPACE dapat dimuatnaik ke sistem ADVANCE bagi

kekinian maklumat patron di pangkalan data sistem ADVANCE.

9

2.0 UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER 2.1 PENDAHULUAN

Unit Perolehan dan Penyenggaraan Komputer, Jabatan Pembangunan Automasi

bertanggungjawab dalam menguruskan pembelian komputer dan perkakasan komputer

untuk kegunaan staf di Perpustakaan Sultanah Zanariah Skudai dan juga cawangannya

di Kuala Lumpur. Walaubagaimanapun penyenggaraan komputer dan perkakasan

komputer hanya dilaksanakan di PSZ Skudai.

2.2 AKTIVITI UNIT 2.2.1 Perolehan Perkakasan Komputer Peruntukan tahunan bagi memperolehi perkakasan komputer di PSZ bagi tahun 2005

ialah sebanyak RM 200,000.00 dan telah diagihkan kepada vot 35000 dan vot 36000

sebanyak RM 150,000.00 dan RM 50,000.00. Pada Disember 2005, unit ini juga telah

mendapat peruntukan tambahan sebanyak RM 27,460.00 menjadikan keseluruhan

peruntukan tahun 2005 sebanyak RM 227,460.00. Peruntukan penyenggaraan sistem

dan perkakasan komputer tidak dinyatakan tetapi jumlah keseluruhan peruntukan

termasuk peruntukan penyenggaraan ialah sebanyak RM 618,925.43 (rujuk rajah 5). Jumlah perbelanjaan ialah sebanyak RM 239,943.00 telah dibelanjakan mengikut vot

iaitu vot 35000, vot 36000 dan vot 27299 (guna habis) – rujuk jadual 5. Lebihan

perbelanjaan bagi tahun 2005 ialah sebanyak RM 12,483.00 atau 5.5%.

Rajah 5: Jumlah Perbelanjaan Jabatan Pembangunan Automasi (JBA) Mengikut Vot Tahun 2005

Vot 28000$378,982.43

61.2%Vot 35000

$114,287.0018.5%

Vot 36000$123,681.00

20.0%

Vot 27299$1,975.00

0.3%

Jadual 5 : Perolehan/Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Vot Tahun 2005

10

VOT 27299 VOT 28000 VOT 35000 VOT 36000 Cable Numbering

Label

Cable Tie

Cable Tie Wire

Clip PVC Pipe

CMOS Bateri

PS2 scroll mouse

RJ 45 Boot

RJ 45 Plug

USB scroll mouse

VGA adapter cable

Memperbaharui anti virus - Server

emel

Memperbaharui lesen Mdaemon

Pro

Penyengaraan Monitor Compaq

Penyengaraan CPU Compaq

Penyengaraan laptop Compaq

Penyenggaraan laptop Toshiba

Penyengaraan SCK

Penyengaraan Sistem Pengurusan

Perpustakaan

Penyenggaraan UPS

Laptop Sony Vaio

Server – VPN

IDPS

AMP Cable

Barkod Scanner

Data Catridge 8 kotak

DVD Rom drive - BENQ

DVDR Sony - 14 unit

External HDD

Hard Disk

HP Deskjet

HP Scanner

Komputer

Patch Panel & Patch Ring

Printer Color

Printer LJ Hitam Putih

Thermal Printer

Perisian :

Adobe Illustrator

Adobe Premier

Director MX

Flash MX

Omni Page

Sound Forge

SwishMax

RM 1,975.00

RM 378, 982.43

RM 114,287.00

RM 123,681.00

Pembayaran bagi pembelian komputer peribadi sebanyak 25 unit berjumlah RM

69,220.00 pada bulan Oktober, 2005 telah dipindahkan ke vot 36000 dari vot 35000

kerana harga yang telah diluluskan pembeliannya oleh pihak Bendahari UTM ialah

kurang dari RM 3,000.00 seunit. Perincian agihan peruntukan mengikut vot adalah

seperti di lampiran 1.

2.2.2 Penyenggaraan Perkakasan Komputer

Jumlah penyenggaraan perkakasan komputer menggunakan Borang Laporan Kerosakan

Alat/Perabot PSZ 18.1 (Pin. 2/2005) pada tahun 2005 ialah sebanyak 202 kes

berbanding 234 kes pada tahun 2004. Jumlah kerosakan pada perkakasan ialah

sebanyak 128 kes manakala masalah perisian ialah sebanyak 74 kes. Daripada 202

kes, 28 kes melibatkan pembaikan perkakasan komputer oleh pihak CICT dan juga

pembekal luar. Secara amnya, jumlah permohonan pembaikan perkakasan komputer

11

telah menurun sebanyak 32 kes atau 14% berbanding dengan tahun 2004. Antara faktor

yang membantu proses penurunan ini ialah:

i. Pengklonan cakera keras bagi membaikpulih komputer pelajar untuk kegunaan

internet, menaip tugasan dan juga menyemak INFOLAN2,

ii. Windows update yang dilaksanakan dari masa kesemasa bagi mengemaskini

patches yang diperlukan oleh sistem pengoperasian Windows 2000,

iii. Penggunaan Disk Protection System di setiap komputer yang ditempatkan di

kawasan terbuka bagi kegunaan pelajar.

Perincian jumlah penerimaan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1 (Pin.

2/2005) adalah seperti di jadual 6.

Jadual 6: Jumlah penerimaan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot

PSZ 18.1 (Pin. 2/2005) Tahun 2005

Bulan

Perisian

Perkakasan

Jumlah

Januari

16 5 21

Februari

6 21 27

Mac

9 24 33

April

4 6 10

Mei

8 9 17

Jun

6 16 22

Julai

3 14 17

Ogos

6 9 15

September

3 5 8

Oktober

7 8 15

November

2 4 6

Disember

4 7 11

Jumlah

74

128

202

12

2.2.3 Pelupusan Perkakasan Komputer

Jumlah keseluruhan perkakasan komputer yang telah dilupuskan untuk tahun 2005 ialah

sebanyak 420 unit mengikut kategori perkakasan berkenaan seperti di dalam jadual 7.

Kebanyakkan perkakasan yang dilupuskan adalah perkakasan yang telah obselete,

rosak dan tidak boleh diperbaiki lagi. Alat yang paling banyak dilupuskan ialah tetikus,

diikuti dengan keyboard, cakera keras, CPU, monitor, UPS dan lain-lain (rujuk rajah 6 –

jumlah pelupusan perkakasan komputer tahun 2005).

Rajah 6 : Jumlah Pelupusan Perkakasan Komputer Tahun 2005

55

14

47

18 20

71

44

123

3 2 3 3 116

020406080

100120140

Cakera

Kera

s

CD Rom

Driv

eCPU

Disk P

rotec

tion S

ystem

Floppy

Driv

e

Keybo

ard

Monito

r

Mouse

Pence

tak

Power

Supply

Print S

erver

Switch

Transfo

rmer

UPS

Jenis Perkakasan

Jum

lah

Uni

t

13

Jadual 7 : Perkakasan Komputer Yang Dilupuskan Tahun 2005

Bilangan Perkakasan Jumlah Unit Harga Anggaran (RM)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Cakera Keras

CD Rom Drive

CPU

Disk Protection System

Floppy Drive

Keyboard

Monitor

Mouse

Pencetak

Power Supply

Print Server

Switch

Transformer

UPS

55

14

47

18

20

71

44

123

3

2

3

3

1

16

19,861.00

2,022.00

181,538.00

3,750.00

780.00

13,845.00

36,300.00

1,435.00

23,422.00

78.00

3,090.00

4,130.00

250.00

9,790.00

Jumlah

420 Unit RM 300,291.00

14


2.3.1 Maklumbalas Status Perolehan Perlu ada tempoh mendapat maklumbalas status perolehan perkakasan

komputer yang diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga PSZ dari pihak yang

berkaitan kepada pihak yang memohon perkakasan berkenaan.

2.3.2 Pengedaran Lejer Perbelanjaan Secara Bulanan Mengikut Vot Pengedaran lejer bagi perolehan alat yang diperolehi oleh unit/jabatan di PSZ

mengikut vot perlu diedarkan secara konsisten setiap bulan bagi membolehkan

unit/jabatan terlibat mengetahui status terkini baki peruntukan unit/jabatan

mereka. Ini membolehkan unit/jabatan yang terlibat mengubahsuai keperluan

mereka mengikut peruntukan yang masih ada.

2.3.3 Semakan Spesifikasi Pada Borang BEN/UPB/003 Semakan yang teliti juga perlu dibuat oleh PKP pada borang BEN/UPB/003 yang

dihantar kepada pembekal untuk mengelakkan sebarang kesilapan pada

spesifikasi yang telah dimajukan kepada pembekal. Ini dapat mengelakkan dari

penghantaran semula spesifikasi yang sama kepada pembekal serta

mengurangkan masa menunggu oleh pemohon.

15

3.0 UNIT SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER

3.1 PENDAHULUAN

Unit Server dan Rangkaian Komputer adalah unit yang bertanggungjawab terhadap

infrastruktur Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) di Perpustakaan Sultanah Zanariah

(PSZ) termasuklah dari aspek perancangan, pengujian dan pelaksanaan. Pelbagai

langkah penyelesaian dan tindakan pencegahan dilakukan untuk memastikan

kemudahan server dan rangkaian komputer di PSZ sentiasa beroperasi dengan stabil

dan mantap.

Dalam tahun 2005, pihak CICT telah memberi tumpuan terhadap peningkatan tahap

pengurusan rangkaian UTM bagi menangani tahap gangguan rangkaian agar semakin

berkurangan dan lebih terkawal. Dengan pelaksanaan ini, capaian pengguna ke sistem

PSZ akan semakin mudah dan pantas melalui sistem rangkaian yang lebih stabil,

selamat dan terjamin.

3.2 AKTIVITI UNIT

3.2.1 Memantau dan Menyenggara Server PSZ Termasuk Sistem Pengoperasian, Perisian dan Perkakasan (UNIX Based dan Windows Based) Pada tahun 2005, bilangan masalah berkaitan dengan server PSZ semakin

berkurangan jika dibandingkan dengan tahun 2004. Langkah pencegahan dan

pemantauan yang sistematik telah diambil bagi meningkatkan kestabilan server

dan mengelakkan berlaku sebarang masalah kritikal. Masalah yang dilaporkan

telah dikenalpasti dan tindakan penyelesaian telah dilaksanakan bagi

mengatasinya.

3.2.1.1 Masalah Sistem/Aplikasi 3.2.1.1 .1 Geoweb - OPAC Bagi tempoh Jan – Dis 2005, sebanyak 8 masalah dilaporkan berkaitan

server iaitu 5 masalah berpunca dari saiz log fail aplikasi yang terlalu

besar dan 3 masalah lagi tidak dapat dikenalpasti punca masalah.

Masalah yang berkaitan dengan server dan aplikasi tersebut telah

dilaporkan kepada vendor di mana proses mengenalpasti punca

16

masalah dan tindakan penyelesaian termasuk fine tuning server

dilakukan bagi membolehkan sistem dapat beroperasi dengan lebih

efisyen dan stabil.

3.2.1.1.2 Sistem Aplikasi Perpustakaan - Server Smartdb Sepanjang tahun 2005, sebanyak 20 kali proses unload application

dilakukan terhadap server Smartdb apabila Sistem Aplikasi

Perpustakaan tidak boleh diakses oleh pengguna. Masalah tersebut

adalah dalam perhatian pihak vendor.

3.2.1.1.3 Emel Pada 19 Julai 2005, aplikasi WebMail PSZ dikesan tidak berfungsi

sepenuhnya. Masalah ini telah dilaporkan kepada vendor dan punca

masalah belum dapat dikesan. Oleh itu, langkah penyelesaian

sementara telah dimaklumkan kepada staf PSZ bagi mengatasi masalah

tersebut.

3.2.1.1.4 Proxy Server Staf Sepanjang tempoh Januari - Disember 2005, sebanyak 2 masalah

sahaja dilaporkan yang menyebabkan akses ke Internet, Intranet dan

sistem PSZ bagi segmen staf dan DMZ terjejas. Masalah ini berpunca

dari masalah konfigurasi proxy server staf. Proses penyelesaian berjaya

dilakukan setelah punca masalah dikenalpasti.

Proses pemantauan dan penyenggaraan secara sistematik turut

dilakukan bagi mengelakkan server dari mengalami bebanan yang tinggi

kerana penggunaan server yang berkapasiti rendah.

3.2.1.1.5 Proxy Server Pelajar Bagi tempoh Jan - Jun 2005, sebanyak 2 masalah dilaporkan yang

menyebabkan perkhidmatan akses ke Internet, Intranet dan sistem PSZ

termasuk INFOLAN2 di segmen pelajar tergendala. Masalah berpunca

dari masalah konfigurasi proxy server pelajar. Masalah berjaya

diselesaikan setelah proses kenalpasti punca masalah dan tindakan

penyelesaian dilakukan dengan kerjasama PSZ-CICT.

17

Proses pemantauan dan penyenggaraan secara sistematik dilakukan

bagi mengelakkan server dari mengalami bebanan yang tinggi kerana

akses pengguna ke Internet yang tinggi.

3.2.1.1 Masalah Perkakasan

3.2.1.2.1 Server OPAC Pada 22 – 26 Februari 2005, server OPAC telah dikesan mengalami

masalah kritikal. Masalah tersebut telah dilaporkan kepada vendor dan

proses mengenalpasti punca masalah telah dilaksanakan. Punca

masalah adalah akibat dari kerosakan hard disk. Pada 26 Februari 2005,

proses penggantian hard disk yang baru telah dilakukan. Pada 28

Februari 2005, masalah tersebut telah berjaya diatasi setelah pihak

vendor melakukan proses fine tuning server.

3.2.1.2.2 Server Adlis Dalam tahun 2005, server Adlis hanya mengalami 1 masalah sahaja

yang berpunca dari kerosakan tape drive. Masalah tersebut telah

dilaporkan kepada vendor dan penggantian tape drive yang baru telah

dilakukan pada 9 September 2005.

3.2.1.2.3 Server CCTV Pada 25 Mei 2005, sebanyak 1 masalah dilaporkan berkaitan akses ke

sistem CCTV yang berpunca dari kerosakan motherboard. Pada 2 Jun

2005, proses penggantian sistem DigiOpG2 Digital Video Recorder

(DVR) sementara dilakukan oleh vendor bagi membolehkan DVR yang

rosak dibaikpulih. Pada 26 Sept 2005, pemasangan semula sistem DVR

yang telah dibaikpulih oleh pihak vendor.

3.2.1.3 Instalasi Baru

3.2.1.3.1 Server Proxy Pelajar Pada 22 Mac 2005, proses instalasi aplikasi utama proxy server -

Microsoft Internet Security Accelerator telah dilakukan oleh pihak CICT

di server berkapasiti tinggi yang baru dibeli oleh PSZ bagi menggantikan

server proxy pelajar yang sediada yang berkapasiti rendah.

18

Pihak CICT telah mengambilalih proses pemantauan dan penyenggaraan

proxy server staf dan pelajar PSZ sebaik sahaja peralihan rangkaian baru

PSZ berjaya dilakukan pada 25 Oktober 2005. 2 unit proxy server CICT

baru yang berkapasiti tinggi telah digunakan dan ditempatkan di CICT

bagi proses pemantauan dan penyenggaraan berpusat.

3.2.1.3.2 Server AntiVirus Staf

Pada 5 Dis 2005, proses instalasi aplikasi antivirus Sophos berpusat

telah dilakukan oleh CICT menggunakan server antivirus staf yang

sediada di PSZ. Proses pengujian instalasi antivirus tersebut telah

dilaksanakan di beberapa komputer staf bagi mengenalpasti masalah-

masalah yang mungkin timbul sebelum proses instalasi antivirus tersebut

dilakukan pada semua komputer staf PSZ.

Langkah-langkah penyenggaraan dan pemantauan server dilaksanakan

secara berkala termasuklah muat turun dan instalasi service

pack/patches terkini bagi Windows 2000 server, proses backup

data/sistem, proses cleaning tape drive dan imbasan virus.

19

Jadual 8 : Senarai Masalah Server Yang Dilaporkan Bagi Tempoh Januari – Disember 2005

Fungsi Instalasi Baru

Masalah OS

Masalah Sistem/ Aplikasi

Instalasi Semula OS/ Aplikasi

Masalah Perkakasan

Pindah ke CICT

Window- based

Proxy Server

Staf √ √

√

Proxy Server

Pelajar √ √

√

Server Anti-

virus Staf √

Sistem Aplikasi

Perpustakaan

√

Sistem Emel √

Sistem CCTV √

Unix based

Sistem

ADVANCE

√

Geoweb

(OPAC)

√ √

Jumlah 3 0 5 0 3 2

3.2.2 Memantau dan Menyenggara Peralatan dan Rangkaian Komputer PSZ termasuk Menerima, Menyemak, Menganalisa dan Mengatasi Masalah berkaitan Rangkaian PSZ Proses pemantauan dan penyenggaraan rangkaian PSZ dilaksanakan mengikut

keperluan dan proses kemaskini gambarajah fizikal/logikal rangkaian turut

dilakukan.

3.2.2.1 Nod Rangkaian Pemasangan 72 nod rangkaian oleh pihak vendor yang dilantik oleh Pejabat

Harta Bina bagi projek ubahsuai Jabatan Sokongan Penyelidikan. Proses

20

pemantauan secara terperinci dilakukan dan semakan secara berperingkat-

peringkat pada 10 – 12 Januari 2005 dan 7 – 8 Mac 2005 turut dilakukan akibat

masalah pemasangan kabel yang tidak menepati spesifikasi kabel rangkaian

mengikut piawai yang digunakan di UTM. Proses konfigurasi switch 3COM 4400

- 24 port sebanyak 3 unit juga telah dilaksanakan.

Pemasangan 1 nod rangkaian di Unit Pengurusan Dokumen Digital, Jabatan

Pembangunan Sumber juga telah dilakukan pada bulan September 2005

sebagai memenuhi keperluan rangkaian di unit berkenaan.

3.2.2.2 Wireless Network Kemudahan wireless network turut disediakan di Jabatan Sokongan

Penyelidikan bagi kemudahan pelajar iaitu 3 port khas untuk wireless access

point. Pada peringkat awal, pemasangan 1 unit wireless access point dan proses

konfigurasi wireless access point yang lebih selamat telah dilaksanakan.

Memantau konfigurasi 1 unit wireless access point yang telah dilakukan oleh

pihak vendor pada bulan Januari 2005.

3.2.2.3 Peralihan Rangkaian PSZ Pada 25 Okt 2005, pihak CICT telah berjaya melakukan proses peralihan cabling

fiber PSZ kepada sistem rangkaian yang baru. Sistem rangkaian baru ini

melibatkan pengunaan peralatan rangkaian baru yang mempunyai keupayaan

yang lebih efisyen terhadap proses pengurusan dan pemantauan rangkaian. Ini

secara tidak langsung meningkatkan tahap keselamatan rangkaian PSZ agar

lebih terjamin dan selamat. Pemindahan proxy server PSZ ke CICT turut

dilakukan bagi membolehkan proses pemantauan dan penyenggaraan berpusat

dilakukan oleh CICT. 3.2.2.4 Masalah Rangkaian Masalah rangkaian dikategorikan kepada 3 jenis iaitu masalah akses ke

Intranet/Internet, masalah akses ke sistem PSZ dan masalah akses ke

pangkalan data luar yang dilanggan oleh PSZ.

3.2.2.4.1 Internet/Intranet Sepanjang tahun 2005, sebanyak 18 masalah akses ke Intranet/ Internet

yang dilaporkan oleh pengguna.

21

Jadual 9 : Statistik Masalah Rangkaian Yang Dilaporkan Punca Masalah Bilangan

Masalah

Masalah berpunca dari kerosakan wall plate 1

Masalah berpunca dari masalah port di switch 3COM 3300 3

Masalah berpunca dari masalah wirelesss access point 2

Masalah berpunca dari konfigurasi Local Area Network (LAN) 1

Masalah berpunca dari konfigurasi aplikasi komputer 2

Masalah berpunca dari proxy server staf 2

Masalah berpunca dari proxy server pelajar 2

Masalah berpunca dari proses penyenggaraan elektrik oleh

PHB

2

Masalah berpunca dari masalah rangkaian UTM dan proses

penyenggaraan rangkaian UTM termasuklah proses kawalan

trafik rangkaian, pengujian dan pemantapan keselamatan

rangkaian UTM

3

Jumlah 18

Masalah berjaya diselesaikan setelah proses kenalpasti punca masalah

dan tindakan penyelesaian dilakukan di peringkat PSZ dan bagi masalah

yang lebih kritikal bantuan pihak CICT telah diperlukan.

3.2.2.4.2 Sistem PSZ Tempoh Januari - Disember 2005, sebanyak 5 masalah akses ke

INFOLAN2 telah dilaporkan oleh fakulti/bahagian dan didapati berpunca

dari masalah konfigurasi proxy server setelah proses peralihan rangkaian

UTM dilakukan. Manakala sebanyak 4 masalah akses menggunakan

ADVANCE Client ke server Adlis dilaporkan dan juga didapati berpunca

dari masalah konfigurasi proxy server setelah proses peralihan rangkaian

UTM dilakukan.

22

Jadual 10 : Statistik Masalah Akses Ke Sistem PSZ Akses Bilangan

Masalah Punca Masalah

1 masalah berpunca dari masalah proxy server PSZ

1 masalah berpunca dari masalah konfigurasi proxy server HEP

1 masalah berpunca dari masalah konfigurasi proxy server

CEPP

INFOLAN2

(OPAC)

5

2 masalah berpunca dari proses peralihan rangkaian baru PSZ

dan rangkaian FAB & CEPP

2 masalah berpunca dari firewall UTM yang dilaporkan oleh PSZ

KL & BATC

2 masalah berpunca dari konfigurasi proxy server CEPP dan

FAB (peralihan rangkaian baru)

ADVANCE 4

1 masalah berpunca dari konfigurasi proxy server UTM KL yang

dilaporkan oleh PSZ KL

Jumlah 9

Proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian

dilakukan dengan kerjasama PSZ-CICT.

3.2.2.4.3 Pangkalan Data Yang Dilanggan PSZ Bagi tempoh Januari - Disember 2005, sebanyak 4 masalah berkaitan

capaian ke pangkalan data yang dilanggan PSZ telah dilaporkan :-

Jadual 11 : Masalah Berkaitan Akses Pangkalan Data Yang Dilanggan PSZ

Akses Bilangan Masalah

Punca Masalah

Scifinder

Scholar

1 Masalah berpunca dari masalah konfigurasi proxy server PSZ

(peralihan rangkaian baru)

Scifinder

Scholar

1 Masalah berpunca dari masalah konfigurasi firewall UTM

ASC Online 1 Masalah berpunca dari salahguna kemudahan pangkalan data

oleh pengguna

SciDirect 1 Masalah berpunca dari salahguna kemudahan pangkalan data

oleh pengguna

Jumlah 4

23

Proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian

dilakukan dengan kerjasama PSZ-CICT.

3.2.3 Memantau dan Menyenggara Sistem Perakam Waktu Sepanjang tahun 2005, sebanyak 16 rekod staf baru PSZ telah diwujudkan

dalam sistem dan sebanyak 19 rekod staf PSZ telah dikemaskini kerana

pertukaran barkod lama ke barkod baru. Pada 11 Julai 2005, penggunaan kad

matrik baru UTM telah dilaksanakan di PSZ.

Jadual 12 : Statistik Masalah Sistem Perakam Waktu Berkomputer (SPWK) 3.0

Tempoh Bilangan Masalah

Punca Masalah

Januari – Jun 2005 1 Masalah berpunca dari kerosakan slide barkod

1 Masalah berpunca dari masalah penggunaan slide barkod

dan kad matrik baru UTM

1 Masalah berpunca dari masalah konfigurasi aplikasi SPWK

Julai – Dis 2005

1 Masalah berpunca dari akses ke SPWK (proses peralihan

rangkaian baru)

Jumlah 4

Proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian telah

dilakukan. Proses pemantauan terhadap SPWK dilakukan mengikut keperluan

terutama dari segi pengurusan SPWK di PSZ.

3.2.4 Pengujian dan Pelaksaanaan Portal PSZ

Proses pemantauan, penyenggaraan dan kemasukan maklumat tertentu

dilaksanakan sepanjang 2005. Kemasukan maklumat tertentu tersebut adalah

berdasarkan permohonan Jabatan Perkhidmatan Maklumat dan Jabatan

Sokongan Penyelidikan kerana ia melibatkan beberapa proses teknikal yang

lebih terperinci.

Beberapa siri latihan lanjutan portal PSZ yang dirancang tidak dapat

dilaksanakan atas sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan. Latihan lanjutan

tersebut akan membabitkan penyertaan penyelaras/pustakawan PSZ KL dan

semua penyelaras unit PSZ Skudai.

24

3.2.5 Penyenggaraan Perisian/Perkakasan 3.2.5.1 Proxy Server Dalam tempoh Januari - Oktober 2005, pihak CICT telah melakukan proses

penyenggaraan berkala proxy server dan firewall di PSZ bagi meningkatkan

keupayaan kawalan terhadap server termasuklah mengambil log server dan

mengemaskini patches yang diperlukan.

Mulai 25 Oktober 2005, proses pemantauan dan penyenggaraan proxy server

telah diambilalih oleh CICT sepenuhnya apabila peralihan rangkaian baru PSZ

telah selesai. 2 unit proxy server CICT baru yang berkapasiti tinggi telah

digunakan dan ditempatkan di CICT bagi proses pemantauan dan

penyenggaraan berpusat.

3.2.5.2 Sistem Emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus Proses naiktaraf dan pembaharui lesen MDaemon sentiasa dilaksanakan bagi

memastikan kestabilan dan kelancaran sistem emel. Pertukaran Mailscan

Antivirus kepada MDaemon Antivirus untuk memastikan kestabilan dan

kemantapan proses pemantauan virus bagi sistem emel MDaemon.

Jadual 13 : Naiktaraf, Pembaharuan Lesen Perisian MDaemon dan Antivirus MDaemon

Bil Tindakan Versi Tarikh Lupus Tarikh pelaksanaan

1 MDaemon Pro

Unlimited User

(Renewal Upgrade)

- 17 Ogos 2006 24 Ogos 2005

2 Naiktaraf MDaemon 7.1.2 ke 8.0.3

8.0.3 ke 8.1.1

- 19 Julai 2005

24 Ogos 2005

3 Naiktaraf WebAdmin 2.0.8 ke 3.1.3 - 19 Julai 2005

4 MDaemon Antivirus

(Renewal Upgrade)

2.2.7 19 Nov 2006 22 Nov 2005

Proses pemantauan dan penyenggaraan dilakukan dari semasa ke semasa bagi

memastikan server sentiasa berkeadaan stabil. Konfigurasi setting MDaemon

turut dilakukan mengikut keperluan semasa terutama membendung ancaman

dan serangan virus terhadap sistem emel.

25

Jadual 14 : Aktiviti Dilakukan Bagi Sistem Emel Sepanjang 2005

Tindakan Bilangan Masalah

Mailing List baru telah diwujudkan :-

- [email protected]

- [email protected]

- [email protected]

- [email protected]

- [email protected]

- [email protected]

- [email protected]

- [email protected]

8

Akaun emel yang diwujudkan bagi staf baru PSZ termasuk 3

orang staf PSZ KL

19

Akaun emel staf PSZ yang dikemaskini ke mailing list lain

atas sebab pertukaran jawatan

4

Pada 11 0ktober 2005, polisi penggunaan emel telah disediakan dan

dilaksanakan melalui Pekeliling Pentadbiran PSZ Bil. 6/2005 - Peraturan

Penggunaan Emel PSZ, setelah diluluskan oleh Mesyuarat Eksekutif Bil 4/2005

pada 24 Oktober 2005.

Makluman kepada staf PSZ mengenai Prosedur Keselamatan Penggunaan Emel

dilakukan dari semasa ke semasa bagi mengelakkan serangan virus dalam

rangkaian. Proses menguji dan pelaksanaan ciri-ciri keselamatan emel server

yang terkini dilaksanakan dari semasa ke semasa bagi meningkatkan lagi

kestabilan sistem emel dan mengelak dari serangan virus dan emel spam.

Pemantauan secara sistematik dan berterusan turut dilakukan.

3.2.5.3 Cleaning Tape Drive Proses cleaning tape drive menggunakan cleaning tape dilakukan secara berkala

bagi memastikan tape drive semua server berada dalam dalam keadaan yang baik. Setiap tape drive server telah disediakan cleaning tape yang berasingan

bagi mengelakkan wujud sebarang masalah dengan tape drive server.

26

3.2.5.4 Service Pack dan Patches

Proses naiktaraf service pack dan patches terkini bagi Window based server

sentiasa dilakukan bagi memastikan server sentiasa dilindungi dari ancaman

penggodam dan serangan virus serta memastikan sistem semakin mantap.

3.2.5.5 TrendMicro OfficeScan (OSCE) dan Server Protect Memastikan virus pattern bagi Trend Micro OfficeScan dan Server Protect

sentiasa dikemaskini setiap pagi supaya sistem berupaya menangkis serangan

virus yang baru dan proses pemantauan imbasan virus terhadap semua server

dan komputer sentiasa dilakukan bagi mengawal serangan virus terhadap

rangkaian dan server PSZ.

3.2.6 Peralatan Keselamatan Rangkaian PSZ

Proses permohonan semula pembelian peralatan keselamatan rangkaian PSZ

terpaksa dilakukan disebabkan wujud beberapa isu teknikal yang diutarakan oleh

pihak CICT dalam permohonan tersebut pada tahun 2004. Proses perbandingan

produk keselamatan rangkaian turut dilakukan dengan menjemput 3 buah

syarikat untuk melakukan sesi demonstrasi produk yang dicadangkan. Proses

penyediaan spesifikasi peralatan keselamatan rangkaian yang mempunyai ciri-

ciri keselamatan yang komprehensif berdasarkan produk yang telah dicadangkan

dan seterusnya permohonan pembelian telah dimajukan kepada pihak Bendahari

UTM.

27


3.3.1 Network Monitoring Tools Peralatan mengurus dan memantau rangkaian PSZ secara sistematik diperlukan agar

proses pemantauan rangkaian dapat dilaksanakan dengan mudah dan berkesan, proses

mengenalpasti masalah dan penyelesaian masalah rangkaian dapat dilakukan dalam

masa yang singkat dan analisa data rangkaian dapat dilakukan bagi mengawal sebarang

masalah yang mungkin berlaku pada peringkat awal. Ini secara tidak langsung akan

dapat meningkatkan tahap kestabilan rangkaian PSZ.

3.3.2 Disaster Recovery Plan (DRP) Merancang dan menyediakan satu pelan komprehensif yang mengandungi maklumat

dan bahan penting tentang tindakan yang perlu diambil apabila berlaku situasi

kecemasan dan pemulihan semula operasi di PSZ terutama dari segi pengurusan

rangkaian dan server PSZ.

28

4.0 UNIT APLIKASI DAN MULTIMEDIA

4.1 PENDAHULUAN

Unit ini bertanggungjawab di dalam perancangan, pembangunan, penyelenggaraan dan

penambahbaikan Sistem Aplikasi Perpustakaan, Document Management, Knowledge

Management dan lain-lain aplikasi yang terdapat di PSZ, serta bertanggungjawab dalam

memantau pelaksanaannya, mengkaji, menganalisis dan menentukan keperluan aplikasi

dan multimedia dalam menyokong pengurusan perkhidmatan perpustakaan di PSZ.

Bahagian ini juga bertanggungjawab terhadap pembangunan dan penyelarasan laman

web PSZ dan jabatan/unit serta menyediakan subsistem yang berkaitan dengannya;

menyedia, memantau dan memberi khidmat nasihat mengenai persembahan, aplikasi

dan multimedia; merancang dan membangunkan perlaksanaan program latihan

Teknologi Maklumat kepada staf yang berkaitan dengan aplikasi yang terdapat di

perpustakaan

4.2. AKTIVITI UNIT 4.2.1 Sistem Aplikasi Perpustakaan Sistem Aplikasi Perpustakaan mengandungi 7 modul seperti dibawah.

Walaubagaimanapun, daripada 7 modul berkenaan, hanya modul e-Dagang yang masih

belum boleh digunakan buat sementara ini.

4.2.1.1 Modul Meja Rujukan (Reference Desk)

4.2.1.2 Modul Kelas Kemahiran Perpustakaan (Library Skill Classes)

4.2.1.3 Modul Pengesan Pelawat (Visitor Tracking)

4.2.1.4 Modul Tempahan Ruang & Alat (Room & Equipment Reservation)

4.2.1.5 Modul Forum Akademik (Academic Forum)

4.2.1.6 Modul Media Streaming

4.2.1.7 Modul E-Dagang (E-Commerce)

4.2.1.1 Modul Meja Rujukan Modul ini digunapakai secara meluas bagi kegunaan rujukan secara atas talian.

Modul ini hanya boleh diakses oleh pustakawan kecuali borang atas talian dan

Library Frequently Asked Questions boleh diakses kepada semua pengguna

berdaftar.

29

Terdapat dua fungsi utama bagi Modul Meja Rujukan ini iaitu borang atas talian

yang terdiri dari Material Request, Unavailable Materials Query, External

Reference Query, Reference Inquiry, and Library Feedback. Modul ini lebih fokus

kepada penghantaran pertanyaan melalui emel. Alamat emel Pustakawan

Rujukan diselaraskan bagi menerima fungsi di atas.

Fungsi Kedua Modul Meja Rujukan adalah Pertanyaan kepada Pustakawan

(Ask the Librarian). Pengguna boleh menghantar pertanyaan dan kemudian

pertanyaan tersebut akan dikumpulkan di dalam segmen Frequently Asked

Question (FAQ). Pemilik Modul bertanggungjawab membuat semakan, laporan

masalah, makluman, pengisian kepada modul dan rujukan penambahbaikan.

4.2.1.2 Modul Kelas Kemahiran Modul ini digunakan untuk menyediakan jadual serta kandungan kursus kelas

kemahiran perpustakaan di PSZ secara atas talian. Kelas tersebut akan

diadakan di PSZ dan kemudian kandungan kursus bagi kelas tersebut akan

diakses secara atas talian. Hanya pelajar berdaftar sahaja yang boleh membuat

semakan dan permintaan untuk menghadiri kelas kemahiran serta dibenarkan

memasukkan data permintaan secara atas talian. Pemilik Modul sahaja yang

dibenarkan untuk mengubah kandungan kursus dan membuat perubahan bagi

jadual waktu yang berkenaan.

Fungsi bagi modul ini telah berjalan dengan baik memandangkan kepada

ketiadaan masalah dilaporkan di dalam SAMA dan hanya tiga change request di

kemukakan.

4.2.1.3 Modul Pengesan Pelawat Modul ini direkabentuk untuk mengesan pelawat yang ingin menggunakan

perkhidmatan/kemudahan di PSZ. Maklumat lawatan oleh pelawat boleh

disemak melalui modul ini jika beliau pernah mengunjungi perpustakaan sebelum

ini. Sekiranya beliau pertama kali melawat PSZ, maka butiran diri perlu diinput ke

dalam Modul Pengesan Pelawat ini untuk semakan akan datang.

30

4.2.1.4 Modul Tempahan Ruang & Alat Modul ini menyediakan kemudahan kepada pengguna untuk membuat tempahan

ruang dan alat secara atas talian. Hanya pengguna berdaftar sahaja yang boleh

membuat tempahan ruang, alat, bilik, serta membatalkan tempahan secara atas

talian. Penggunaan kepada tempahan atas talian ini telah dipraktikkan secara

berkala dan percubaan bagi menilai tahap kecekapan dan keberkesanan modul

ini. Latihan telah diberikan kepada staf yang bertugas di bahagian kaunter

mengikut pada perancangan 2005.

4.2.1.5 Modul Forum Akademik Modul ini menyediakan ruang forum atas talian kepada pengguna yang

berdaftar. Pengguna boleh menghantar pandangan atau pendapat di dalam

forum ini dan bertukar-tukar maklumat mengenai perkara ilmiah. Pengguna

berdaftar juga boleh menetapkan kategori bagi perbincangan yang mereka ingin

bincangkan.

4.2.1.6 Modul Media Streaming Modul ini menyediakan kepelbagaian ilmu melalui media audio dan video.

Pengguna boleh mendapatkan bahan yang diinginkan dengan hanya menekan

katakunci ataupun nombor LCN bahan. Paparan bahan adalah di dalam bentuk

audio ataupun video.

4.2.1.7 Modul E-Dagang (E-Commerce) Pembayaran e-Dagang

4.2.1.7.1 Isu-isu Berbangkit Projek Perpustakaan Digital yang dimulakan pada tahun 2001 telah

memasukkan e-Dagang sebagai salah satu kriteria bagi urusan

pembayaran secara atas talian. Keperluan kepada pembayaran secara

elektronik ini bukan sahaja untuk jabatan/fakulti tertentu tetapi lebih

menyeluruh untuk semua. Setiap transaksi pembayaran boleh dilakukan

secara atas talian dan berkonsepkan e-Dagang.

Masalah utama bagi menghasilkan persekitaran e-Dagang ini adalah

bekenaan polisi pihak bank yang dilantik iaitu Maybank pada tahun 2002

dimana mereka mengenepikan penggunaan sistem transaksi e-Dagang

di perpustakaan kerana dikatakan mempunyai jumlah volume yang kecil.

31

Penggunaan aplikasi NetLife pada mulanya iaitu pada tahun 2001 tidak

mendapat pengiktirafan daripada Bank Negara oleh kerana tidak

dilengkapi dengan 3D Secure Socket Layer (SSL), namun sistem ini

telah ditukar kepada aplikasi NetMerchant yang mempunyai 3D SSL

pada tahun 2003.

Walaubagaimanapun pihak UTM tidak menerima MayBank sebagai

wakil bank mereka dan melantik Bank Islam bagi menjayakan

pembayaran atas talian untuk SPACE UTM dan meminta PSZ untuk

menggunakan kaedah yang sama. Perbincangan dengan Bank Islam

telah dilakukan dan mereka telah menyediakan aplikasi bagi jaluran

pembayaran atas talian ini dengan menggunakan aplikasi Mastercard

Internet Gateway System (MIGS) yang berupa aplikasi web dan mesra

pengguna (windows-based). Sistem ini menepati keseluruhan keperluan

yang dikehendaki seperti ianya menyokong kepada penggunaan

Mastercard dan Visa. Ianya juga diliputi oleh 3D SSL yang dilihat mampu

memberi keyakinan kepada penggunaan pembayaran atas talian ini.

4.2.1.7.2 Mastercard Internet Gateway System (MIGS) Ini merupakan satu sistem pembayaran secara atas talian yang

diperkenalkan oleh pihak Bank Islam kepada pedagang dengan cara

yang lebih selamat. Ianya diproses melalui Internet secara terus

mengikut masa sebenar (real-time). MIGS ini menepati ciri-ciri

keselamatan sepertimana penggunaan 3D SSL yang mana pengguna

yang tidak dibenarkan/tidak berdaftar dihalang dari mengakses sistem

ini. Penggunaan kod keselamatan ini membantu melindungi pengguna

atau pedagang yang menggunakan pembayaran secara atas talian. Kod

keselamatan ini boleh dimohon melalui laman web Bank Islam dengan

arahan yang di tetapkan.

32

4.2.1.7.3 Transaksi e-Commerce MIGS

Proses Transaksi e-Commerce Semasa transaksi berjalan, wang akan dihantar daripada akaun

pemegang kad kepada akaun dagang (merchant) secara berikut:

• Pemegang kad membeli barangan melalui Internet atau secara

telefon. Pembelian itu akan menggunakan payment client

sebagai perantaraan untuk disambungkan terus kepada MIGS

yang akan memproses transaksi

• Seterusnya dari transaksi MIGS akan dibawa kepada bank yang

berkenaan mengikut kepada bank yang digunakan oleh

pemegang kad kredit. Bank berkenaan kemudian memaklumkan

kembali kepada MIGS baki kredit pemegang kad dan

mengesahkan laku sah kad tersebut terus ke pedagang.

• MIGS sekali lagi akan memaklumkan kepada bank yang di

amanahkan mengenai transaksi yang telah berlaku.

• Bank yang diamanahkan ini kemudiannya akan membuat

bayaran kepada bank yang di lantik oleh pemegang kad ini (kad

kredit).

• Bank Islam yang di lantik ini kemudian akan membuat makluman

kepada pemegang kad mengenai pembayaran yang mereka

dikenakan.

33

• Bank (Bank Islam) yang diamanahkan ini kemudiannya akan

membayar kepada akaun pedagang.

4.2.1.7.4 Mastercard SecureCode Ianya adalah merupakan 3 Domain SecureCode yang mana ia melindungi

pengguna kredit kad bagi urusan membeli belah secara atas talian. Setiap kali

pembayaran atas talian hendak dilakukan maka program ini mampu memberikan

pengesahan ketulenan pemegang kad kredit tersebut.

Bagi penggunaan kad kredit Bank Islam, langkah pertama bagi memperolehi kod

keselamatan ini adalah:-

• Mesti mempunyai nombor MasterCard Bank Islam, nama pada kad,

nombor IC baru dan juga enam nombor terakhir pada kad pengenalan

baru sebagai ID Internet. Kemudian cipta SecureCode peribadi anda

sendiri, seterusnya anda sudah boleh menggunakan SecureCode itu

untuk tujuan membeli belah.

• Memilih kedai yang mempunyai logo kod keselamatan ini.

• Setiap kali penggunaan pembayaran atas talian hendak digunakan 3D

SecureCode perlu dimasukkan bagi mengesahkan identiti pengguna.

Penggunaan 3D SecureCode ini menepati kehendak Bank Negara oleh kerana

ciri-ciri keselamatan serta keupayaan penggunaan yang mampu menyakinkan

pengguna dan pedagang.

4.2.1.7.5 Pemerhatian Pembayaran Elektronik Pembayaran secara elektronik telah menjadi satu kaedah pembayaran bagi

banyak universiti di luarnegara. Kaedah pembayaran atas talian ini mempunyai

ciri-ciri keselamatan yang tinggi dan terjamin melalui identiti kod keselamatan

berbeza bagi setiap pengguna. Pengguna dan pedagang mendapat faedah

daripada sistem pembayaran elektronik ini. Pembayaran secara kendiri ini dilihat

lebih mudah dan pantas. Terdapat jaminan bagi sebarang masalah transaksi

serta masalah ini mudah untuk dikesan.

4.2.1.7.6 Perbincangan di ITC, UTM KL Satu perjumpaan bagi membincangkan mengenai MIGS ini telah di buat pada 21

Jun 2005, bertempat di Information Technology Centre, UTM, KL. Perbincangan

ini untuk melihat keupayaan MIGS dan hasil dari perbincangan tersebut adalah:

34

i. Perjumpaan umum diantara pihak Information Technology Centre (ITC,

UTM), Wakil Teknologi Maklumat dari Bank Islam, Perpustakaan

Sultanah Zanariah (PSZ) dan pihak vendor untuk melihat bagaimana

transaksi pembayaran elektronik dapat dilakukan dengan MIGS yang di

perkenalkan oleh wakil Bank Islam.

ii. Ciri-ciri keselamatan dengan Secure Socket Layer (SSL) yang ada pada

pelayan pembayaran MIGS iaitu 3D SecureCode dan aplikasi web akan

digunakan oleh pihak SPACE UTM.

iii. Akaun SPACE yang besar dilihat dapat memenuhi kriteria pihak Bank

Islam untuk menerapkan sistem ini. Sekiranya PSZ hendak menerapkan

sistem pembayaran elektronik ini, PSZ hendaklah berkongsi akaun

dengan SPACE UTM. Ini kerana akaun PSZ yang dilihat kecil dan tidak

memenuhi kehendak Bank Islam.

iv. Sehingga kini pihak SPACE masih lagi belum menggunakan sistem ini

bagi pembayaran elektronik mereka. (Hasil dari temubual dengan En.

Saiful Hadli, Penolong Pegawai Penyelidik – IT/Bulan Oktober 2005)

4.2.2 MASALAH

Masalah yang dikenalpasti bagi penggunaan MIGS ini di perpustakaan adalah:

4.2.2.1 Masalah polisi Bank Islam dalam memperuntukkan MIGS kepada

sesebuah institusi bergantung kepada andaian jumlah pendapatan yang

tidak tetap. PSZ dikaitkan dengan hasil volume akaun yang kecil

menyebabkan ianya perlu berkongsi dengan institusi lain bagi membuka

akaun.

4.2.2.2 Keperluan tinggi dari Bank Islam terhadap asas keselamatan dan

penjanaan keuntungan daripada MIGS untuk PSZ, UTM.

4.2.2.3 Masalah pentadbiran yang tidak menepati spesifikasi Bank Islam dan

Bendahari UTM bagi penyelarasan MIGS ini.

4.2.3 PENAMBAHBAIKAN

4.2.3.1 Polisi bagi MIGS ini perlu diperluaskan kepada bank-bank yang lain.

4.2.3.2 Pihak pentadbiran PSZ dan Bendahari UTM perlu merealisasikan e-

Commerce ini dengan lebih berkesan melalui penyelarasan yang

standard.

35

4.2.4 KESIMPULAN MIGS Sistem MIGS ini sesuai kerana ianya memenuhi ciri-ciri keselamatan di antara dua

pihak iaitu pembeli dan pedagang. Sistem SSL yang terjamin dan diperakui seluruh

dunia menyakinkan semua pihak serta mendapat pengiktirafan antarabangsa.

Pada masa hadapan pembayaran secara elektronik dijangka akan menjadi satu

lumrah. Ianya telah diperkenalkan pada tahun 1999 dan semakin berkembang

secara rasminya selamat dan terjamin. Perkongsian akaun dengan pihak SPACE

UTM perlu dilakukan memandangkan volume akaun PSZ yang masih kecil.

Penggunaan MIGS telah mula digunapakai oleh pihak SPACE UTM semenjak dari

bulan Disember 2005. Ianya masih lagi di peringkat penyusunan dan pemerhatian

dalam meningkatkan penggunaan MIGS ini.

4.3 LAPORAN MASALAH SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN Masalah mengenai Sistem Aplikasi Perpustakaan telah di laporkan ke dalam SAMA oleh

pemilik modul masing-masing. Jadual 15 menunjukkan sebanyak 37 masalah yang telah

dilaporkan di dalam SAMA bagi keseluruhan tahun 2005. Secara keseluruhannya 12 dari

jumlah keseluruhan masalah tersebut telah berjaya diselesaikan, 25 masalah ataupun

67% masih tertangguh/tertunggak samada didalam pemerhatian vendor ataupun masih

lagi dalam siasatan pihak JBA.

Jadual 15 : Laporan Masalah Dari SAMA

Tahun Kategori Bulan (Jumlah) Status Selesai

Status Tindakan Vendor

Status Sedang disemak

Januari 6 3 2

Februari 1

Mac 3 1 1

April 3 1

Mei 5 2 1

Jun 0

Julai 2

Ogos 3

September 6 2 1

Oktober 0 0

November 6 2 1

2005 Laporan Masalah

Disember 2 1 1

2

JUMLAH 37 12 7 2

36

4.3.1 Change Request Daripada keseluruhan masalah di dalam SAMA samada yang tertunggak dan masalah

baru, ianya akan diasingkan kepada 2 bahagian iaitu masalah yang berbentuk change

request (permintaan perubahan) dan juga masalah aplikasi atau modul itu sendiri.

Jumlah change request ialah sebanyak 16 kategori (Jadual 16) yang melibatkan

keseluruhan modul telah diserahkan kepada pihak vendor untuk penambahbaikan modul.

Keseluruhan change request telah dimajukan pada vendor setiap kali ianya selesai

dilakukan penyiasatan.

Jadual 16 : Permohonan Change Request

Tahun Kategori Jumlah Status “Closed” Status “Outstanding”

Modul

2005 Change Request

16 9 7 Kesemua Modul SLA

4.3.2 Problem Report Keseluruhan masalah yang tertangguh serta dilaporkan pada tahun 2005 kepada pihak

vendor adalah sebanyak 17 masalah. Keseluruhan masalah ini juga telah berjaya di

selesaikan oleh pihak vendor.

Jadual 17: Jumlah Problem Report

Tahun Kategori Jumlah Status

“Closed” Status

“Outstanding” Modul

2005 Problem Report

17 15 2 Kesemua Modul SLA

4.4 PENAMBAHBAIKAN SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN

4.4.1 Imej Pengemaskinian terhadap imej dan aplikasi pada Sistem Aplikasi Perpustakaan

perlu ditingkatkan kerana terdapat imej yang sudah ketinggalan dan kurang

sesuai pada paparan setiap modul.

37

Kualiti imej juga dikenalpasti dan dilakukan pengubahan untuk menghasilkan

kualiti grafik yang lebih menarik dan ruang storan yang cekap.

4.4.2 Promosi Mengadakan promosi dengan lebih berkesan untuk memperkenalkan Sistem

Aplikasi Perpustakaan ini kepada semua pengguna.

4.4.3 Perancangan Penambahbaikan Perbincangan dan perancangan dengan pemilik modul bagi penambahbaikan

setiap modul perlu dilaksanakan secara sistematik dan tersusun.

4.4.4 Manual Penggunaan Aplikasi Pendekatan yang lebih selesa serta manual penggunaan aplikasi secara

interaktif perlu di wujudkan.

4.5 SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN

Terdapat 3 modul di bawah Sistem Pengurusan Dokumen iaitu Docs Open, DocsFusion

dan Cyberdocs.

4.5.1 Laporan Masalah CyberDocs

Naiktaraf aplikasi CyberDocs daripada CyberDocs 3.0.9 kepada CyberDocs 4.0

telah dilakukan oleh pihak vendor pada 6 Disember 2004. Peningkatan ini lebih

kepada aplikasi profile card yang lebih mudah serta memberikan lebih

keupayaan kepada pengguna untuk membuang dokumen dan unlock profile card

secara terus tanpa melibatkan administrator. Paparan pencarian juga lebih

meluas dan pilihan untuk membuat pencarian boleh dibuat dengan lebih mesra

pengguna. Melalui upgrade ini juga, kerja pengimbasan menjadi lebih mudah di

mana dokumen yang telah diimbas boleh di muat turun terus ke dalam format pdf

tanpa perlu menukarnya di Adobe Acrobat. Pengisian profile card masih lagi

sama begitu juga upload file ke server.

38

Jadual 18 : Laporan Masalah Aplikasi CyberDocs/Document Management

Tahun Kategori Bulan (Jumlah) Status Selesai

Status Tindakan Vendor

Status Sedang disemak

Januari 1 1

Februari 5 2 1

Mac 6 3 1

April 7 4 1

Mei 2 1

Jun

Julai

Ogos 8 5 1

September 5 3

Oktober 7 4 1

November 3 2

2005 Laporan Masalah

Disember 1

Jumlah 45 25 4 1

4.5.2 Masalah Walaupun peningkatan aplikasi CyberDocs kepada version 4.0 pada 6 Disember

2004 telah dilaksanakan, namun begitu masalah-masalah baru dan permintaan

penambahbaikan sentiasa berkembang seiring dengan keperluan pengguna.

Jadual 18 menunjukkan jumlah laporan yang dikemukakan di dalam SAMA.

Semua maklumat ini telah disusun dan didokumenkan bagi melihat masalah

yang timbul. Masih terdapat 19 masalah baru yang sebenarnya tertunggak serta

dalam perhatian dan penyelidikan bagi perbincangan bersama penyelaras modul

Unit Aplikasi dan Multimedia. Ada di antara masalah yang dikemukakan ini

hanya merupakan pandangan umum ataupun makluman kepada masalah yang

timbul. Namun setiap perkara yang di laporkan akan disemak dan diteliti untuk

tindakan selanjutnya.

39

Jadual 19: Jumlah Dokumen Dalam Aplikasi Cyberdocs Sehingga 31/12/2005

User Pdf Html Tif Unknown 2004 2005 Jumlah

Rohana 6 463 1 470 0 470

Nor Asikin 1 1 0 1

Baharuddin 4132 2665 6797 0 6797

Hanafi 2267 1338 1 14 3610 1028 4618

Hisham 4230 4230 5389 9281

Kay 8 8 0 8

Rodzuan 479 14 11 504 110 614

Salina 1 1 0 1

User1 1 1 0 1

Administ 7 1 8 0 8

JUMLAH 10651 4480 16 14 15,161 6527 21,688

4.5.3 Statistik Dokumen

Semasa semakan dilakukan, terdapat banyak dokumen yang tidak mempunyai

isi kandungan, rosak dan tidak boleh dibaca. Saiz dokumen juga didapati tidak

seragam dan ada yang terlalu besar tidak sepadan dengan bilangan dokumen

yang terdapat di dalamnya. Jadual 19 menunjukkan pembahagian dokumen

mengikut format fail. Format *.tif adalah tidak sesuai untuk digunakan serta

bersaiz besar. Ruang storan akan terganggu sekiranya kapasiti dokumen

semakin bertambah. Keseluruhan dokumen yang telah disimpan di dalam server

Document Management adalah sebanyak 21,688 merangkumi keseluruhan jenis

bahan iaitu :-

• Artikel UTM

• Artikel Jurnal

• Biodata

• Buku

• Dokumen Kontrak

• Kertas Peperiksaan

• Keratan Akhbar

• Fotograf

• Laporan Penyelidikan

• Lukisan Teknik

• Tesis

• Profil Pegawai Atasan

40

4. 6 PENAMBAHBAIKAN

4.6.1 Kemaskini Dokumen

Pengemaskinian terhadap dokumen yang disimpan di dalam CyberDocs, di

mana format grafik bagi kesemua dokumen perlu diselaraskan. Dokumen yang

tidak digunakan lagi akan dibuang dan satu standard “scanning” perlu di rangka

bagi menghasilkan mutu dokumen yang lebih baik.

4.6.2 Format Keselamatan Menghasilkan satu format keselamatan yang sama kepada semua dokumen.

Hasil dari beberapa kaedah keselamatan yang disemak, didapati bahawa

aplikasi Adobe FactoryPro merupakan perisian yang mampu mengekalkan

dokumen daripada ditukar failformat dan diplagiat.

4.7 HOUSEKEEPING Daripada semakan setiap modul Sistem Aplikasi Perpustakaan, kerja-kerja housekeeping

telah dilakukan. Pada bulan Januari hingga Disember 2005 satu pemantauan dan

semakan pada Sistem Aplikasi Perpustakaan iaitu pada Modul General bahagian

Security mendapati bahawa terdapat nama-nama staf perpustakaan yang perlu

dikemaskini atau dilupuskan dari mendapat kebenaran menggunakan system. Ini

disebabkan oleh faktor seperti persaraan, perpindahan jabatan, permintaan untuk

menggunakan modul lain, percubaan patron dan ujian keselamatan bagi setiap akses

pengguna (jadual 20) dan kemasukan staf baru. Pemantauan berkala setiap bulan dan

melalui makluman mengenai permintaan kepada akses telah dilaksanakan.

Jadual 20 : Housekeeping

Faktor Tahun 2004

Bersara 0

Pertukaran jabatan 24

Akses Modul lain 5

Percubaan patron 7

Keselamatan 3

Staf Baru 9

Jumlah 48

41

4.8 KEPERLUAN APLIKASI BARU Sepanjang tempoh 2005 beberapa permintaan terhadap aplikasi baru telah dikemukakan

bagi memenuhi keperluan Perpustakaan Sultanah Zanariah dalam menghasilkan montaj,

suntingan buletin PSZ, penghasilan media streaming, suntingan gambar bagi portal dan

juga brosur. Antara aplikasi yang telah di pelajari dan di gunakan adalah seperti berikut :

• Macromedia Flash MX (animasi)

• Swish MX (animasi – plug-in)

• Adobe Premiere Pro (suntingan video)

• Adobe Illustrator CS2 (grafik vektor)

• Adobe Photoshop (grafik)

• Sony Sound Forge 8 (audio)

Kesemua aplikasi baru ini begitu penting dan diperlukan bagi setiap tugas yang hendak

dijalankan mengikut jabatan tertentu di PSZ. Ianya juga amat membantu di dalam

menghasilkan satu produk yang lebih interaktif dan berkesan.

Beberapa manual interaktif telah berjaya dihasilkan seperti manual Sistem Aplikasi

Perpustakaan untuk modul Reservation

(http://ekspress.psz.utm.my/jsp/slareservation.html) dan manual bagi Adobe Photoshop

(http://ekspress.psz.utm.my/jsp/manualadobe.html).

Montaj bagi beberapa perasmian tertentu juga telah dapat dihasilkan dengan adanya

aplikasi animasi multimedia seperti Macromedia Flash dan juga aplikasi audio Sony

Sound Forge iaitu penghasilan montaj bagi Malam Kecemerlangan PSZ dan juga montaj

Perasmian Portal bagi Persatuan Pustakawan Malaysia (Kawasan Selatan).

Keperluan bagi aplikasi Adobe Photoshop adalah untuk membuat grafik yang lebih

menarik untuk di masukkan ke dalam portal, ini termasuklah menghasilkan latar belakang

portal, laman kandungan buku baru setiap bulan, gambar pustakawan dan lain-lain lagi.

Laman interaktif dari Macromedia Flash juga dapat dimasukkan ke dalam portal seperti

laman utama portal dan juga newsflash.

Adobe Illustrator adalah satu alat yang berupa grafik vector yang mampu menghasilkan

kerja seni asli bagi tujuan komersial. Ianya adalah bagi kegunaan di Jabatan

Perkhidmatan Maklumat di dalam menghasilkan buletin PSZ. Ianya digunakan di dalam

proses penyuntingan, penyusunan gambar, saiz buletin dan tatacara keseluruhan buletin

PSZ.

42

http://ekspress.psz.utm.my/jsp/slareservation.html

http://ekspress.psz.utm.my/jsp/manualadobe.html

Adobe Premiere Pro merupakan satu aplikasi suntingan video secara real time. Ianya

digunakan bagi proses kerja penyuntingan video untuk dimasukkan secara analog ke

dalam komputer secara digital. Ini diperlukan bagi menyunting bahan media seperti video

untuk dipaparkan di dalam Sistem Aplikasi Perpustakaan di bawah modul Media

Streaming. Sebelum ini penyuntingan video telah dilakukan dengan menggunakan

aplikasi Snazi Mill, namun setelah berlaku peningkatan dalam spesifikasi komputer yang

digunakan, aplikasi bagi perisian juga telah ditingkatkan kepada Adobe Premiere Pro.

4.9 LATIHAN Latihan bagi penggunaan Sistem Aplikasi Perpustakaan di bawah modul Reservation

telah diadakan pada 13 dan 22hb Disember 2005. Latihan tersebut telah dilakukan di

Makmal Pencarian Maklumat 2 (MPM2) dan dihadiri oleh semua staf USK. Masa latihan

adalah daripada pukul 2.30 ptg sehingga jam 4.00 ptg. Latihan ini telah diadakan dalam

2 sesi disebabkab oleh ruang MPM2 yang terhad. Perkara yang dibincangkan di dalam

latihan adalah berkisar mengenai proses kerja tempahan ruang yang dibuat melalui

modul Reservation yang boleh dilakukan secara atas talian. Ini termasuklah cara

membuat tempahan ruang, pemulangan kunci dan membatalkan tempahan ruang yang

telah di buat. Latihan ini juga adalah untuk menerangkan serba ringkas mengenai modul

Sistem Aplikasi Perpustakaan kepada semua staf USK yang baru.

Latihan secara hands-on yang lain yang telah diberikan ialah latihan portal untuk

pustakawan di Jabatan Sokongan dan Penyelidikan. Latihan ini dijalankan pada 16 Mac

2005 menekankan aspek penyediaan hyperlink dan bagaimana fungsi categories dan

content boleh diaplikasikan dalam pembinaan laman web portal PSZ.

4.10 KURSUS

Sepanjang tahun 2005, tiada sebarang kursus mengenai multimedia yang disediakan

kepada Pustakawan Unit Aplikasi dan Multimedia. Daripada 4 kursus multimedia yang

dimohon seperti Macromedia Dreamweaver, Sound Forge, Director dan Video

Streaming, tiada satu pun kursus multimedia yang ditawarkan. Setiap aplikasi baru yang

dibeli perlu dipelajari sendiri sebelum diadaptasi kepada yang unit yang memerlukan.

4.10.1 Kekangan Dalam Melaksanakan Tugas

4.10.1.1 Permintaan Penggunaan Aplikasi Permintaan terhadap keperluan aplikasi baru kian bertambah, namun

kursus atau latihan cara bagaimana menggunakan aplikasi tersebut

begitu minima kerana kekurangan tenaga kerja.

43

4.10.1.2 Pengetahuan Mengenai Aplikasi Penggunaan aplikasi baru sentiasa berkembang dan ketinggalan

mengetahui mengenainya akan menyebabkan pergantungan kepada

jabatan lain.

4.10.1.3 Kurang Kesedaran Mengenai Teknologi Multimedia

Tiada kesedaran mengenai wujudnya teknologi multimedia

menyebabkan tahap aplikasi di paras rendah dan dilihat kurang

berkeupayaan.

4.11 PENAMBAHBAIKAN Cadangan penambahbaikan dalam mengurangkan kekangan semasa menjalankan tugas

4.11.1 Permintaan Penggunaan Aplikasi Permintaan kepada aplikasi terkini perlulah seiring dengan kursus yang hendak

diberikan dan bersesuaian dengan keperluan Jabatan.

4.11.2 Pengetahuan Mengenai Aplikasi

Pemantauan dan keperluan kepada teknologi baru perlu sentiasa dikemaskini

dan bukan hanya melibatkan unit/jabatan tertentu sahaja.

4.11.3 Kesedaran Mengenai Teknologi Multimedia Wujudkan kesedaran kepada staf mengenai kepentingan aplikasi baru dengan

menghantar mereka menyertai kursus yang bersesuaian.

44

5.0 KURSUS/BENGKEL/LATIHAN/SEMINAR/PERSIDANGAN YANG DIHADIRI OLEH STAF DI JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI Sepanjang tahun 2005, staf di Jabatan Pembangunan Automasi telah menghadiri

latihan/bengkel/kursus/seminar/persidangan seperti di dalam jadual 21.

Jadual 21 (i) : Senarai Kursus/Bengkel/Latihan/Seminar/Persidangan Yang Telah Dihadiri Oleh Staf di Jabatan Pembangunan Automasi Tahun 2005

BIL STAF KURSUS/BENGKEL/ LATIHAN/SEMINAR/

PERSIDANGAN

TEMPAT TARIKH

1 Anuar Talib Sesi Latihan Standard

People Practice (SPP)

Seminar Islam Hadhari

Perancangan Strategik

Bilik Seminar 3, PSZ,UTM

Skudai

KUiTTHO, Parit Raja, Batu

Pahat, Johor

Bilik Seminar, Rumah Alumni,

UTM

07.01.2005

4.8.2005

21-23.11.2005

2 Aslinda Mohd

Aris

SAS Interprise Version 9

Program Kesedaran Kualiti

Pra Perancangan Strategik


CICT/CICT

Bilik Seminar 3, Aras 4,

PSZ,UTM Skudai

Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ,

UTM.


UTM

9-10.3.2005

11.05.2005

17.11.2005

21-23.11.2005

3 Haslina Nasir Sesi Latihan Standard People Practice

(SPP)


Seminar Islam Hadhari

Kursus Pengurusan Stress

Pra Perancangan Strategik



UTM Skudai


UTM Skudai

KUiTTHO, Parit Raja, Batu

Pahat, Johor

HRD/Grand Blue Wave Hotel,

Johor Bahru.


UTM Skudai.


UTM

07.01.2005

11.05.2005

4.8.2005

8-9.8.2005

17.11.2005

21-23.11.2005

45

Jadual 21(ii) : Senarai Kursus/Bengkel/Latihan/Seminar/Persidangan Yang Telah Dihadiri Oleh Staf di Jabatan Pembangunan Automasi Tahun 2005


PERSIDANGAN

TEMPAT TARIKH

4 Nor Asikin

Mohamad


Pembangunan Sistem Maklumat

Universiti

Pengurusan Era Baru Yang

Berkaliber

Seminar Percambahan Pemikiran

Islam Hadhari

Membangun Ekonomi, Memelihara

Alam/Karam Singh Walia

Online Information and Education

Conference 2005

Bengkel Perancangan Strategik

Pra Bengkel Modul Penyediaan

Modul Latihan Staf UTM 2005

Building The Balanced Scorecard

Lawatan ke SAJ dan JCorp, JB

Bengkel Modul Penyediaan Modul

Latihan Staf UTM 2005

Program Bimbingan dan Kursus PTK

Gred 44/TK3

Kursus PTK Gred 44/TK3

Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ,UTM

Skudai

Bilik Mesyuarat PSZ

HRD/Allamanda, Club House, Golf

& Country Club, Senai

KUiTTHO, Parit Raja, Batu Pahat,

Johor

Dewan Senat, Pejabat

Pentadbiran UTM

Bangkok, Thailand

Bilik Seminar, Rumah Alumni, UTM

Hyatt Regency Hotel, JB

HRD/Grand Bluewave Hotel, Johor

Bahru

Johor Bahru

The Legacy, Melaka

Bilik Seroja, Rumah Alumni, UTM

Bilik Seroja, Rumah Alumni, UTM

11.05.2005

12.7.05

2-3.8.2005

4.8.2005

18.8.05

15-20.11.2005

21-23.11.2005

24-25.11.2005

28-29.11.2005

30.11.05

14-16.12.2005

19-20.12.2005

28.12.2005 -

5.1.2006 5 MD Razib

Karno

Sesi Latihan Standard People

Practice (SPP)



Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ, UTM

Skudai

Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ, UTM

Skudai

Bilik Seminar, Rumah Alumni, UTM

07.01.2005

11.05.2005

21-23.11.2005

46

Jadual 21(iii) : Senarai Kursus/Bengkel/Latihan/Seminar/Persidangan Yang Telah Dihadiri Oleh Staf di Jabatan Pembangunan Automasi Tahun 2005


PERSIDANGAN

TEMPAT TARIKH

6

7

8

Azrina Benan

Jamaluddin Abd

Malek

Roziana

Kamarudin

Sesi Latihan Standard People Practice

(SPP)

Effective Speaking Skills



Sesi Susulan Effective Speaking Skills

Advanced Effective Speaking Skills



PSZ,UTM Skudai


PSZ,UTM Skudai


PSZ,UTM Skudai


PSZ,UTM Skudai


PSZ,UTM Skudai


UTM


PSZ,UTM Skudai

19.01.2005

29.03.2005

30.03.2005

31.03.2005

04.04.2005

7 & 11.04.2005

11.05.2005

9 Nor Hafizah

Hamdan

Taklimat Induksi Staf Baru PSZ Bilik Mesyuarat, PSZ, UTM

Skudai

16.11.2005

10 Fahrurrozi

Mohd Sa’ban Sesi Latihan Standard People Practice

(SPP)






Advanced Effective Speaking Skills



PSZ,UTM Skudai


PSZ,UTM Skudai


PSZ,UTM Skudai


PSZ,UTM Skudai


PSZ,UTM Skudai


PSZ,UTM Skudai

Bilik Seminar Rumah Alumni,

UTM Skudai


PSZ,UTM Skudai

12.01.2005

08.02.2005

15.02.2005

18.02.2005

22.02.2005

24.02.2005

1 & 4.03.2005

11.05.2005

47

6.0 LAIN-LAIN AKTIVITI JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI

6.1 Pindaan Borang Pendaftaran / Kemaskini Akses ke Sistem PSZ, PSZ 1.11

Beberapa pindaan kecil telah dilakukan pada borang tersebut serta proses kerja

penggunaan borang telah dikenalpasti untuk memastikan setiap staf dapat

mengakses kepada sistem serta modul yang diperlukan. Kemaskini ke atas

borang dan penggunaannya akan dilakukan dari masa ke semasa.

6.2 Menyemak dan Mengemaskini Senarai Tugas PmP(BA) Semakan dan kemaskini senarai tugas dan proses kerja yang melibatkan

PmP(BA) telah dilakukan di mana sebarang urusan surat menyurat dan memfail

akan dilakukan oleh Pembantu Tadbir Rendah JBA (PTR(BA)), yang telah

memulakan tugas di JBA pada 25 Julai 2005.

6.3 Kemaskini Laman Web Unit Laman web khusus untuk Sistem Pengurusan Perpustakaan di laman web JBA

perlu dikemaskini bagi pengorganisasian manual yang telah diwujudkan supaya

lebih teratur khususnya yang berkaitan dengan sistem ADVANCE. Ini adalah

untuk memudahkan proses semakan dan rujukan yang akan dilakukan bagi

setiap laporan yang diterima. Selain dari itu, perangkaan penting yang berkaitan

dengan Unit juga perlu dimasukkan.

6.4 Semakan Kepada Lesen Penggunaan Sistem ADVANCE

Semakan ini perlu dilakukan memandangkan pertambahan staf di PSZ serta

keperluan akses ke sistem ADVANCE yang tinggi dan memastikan lesen

pengguna kepada client adalah mencukupi.

6.5 Projek Naiktaraf Penggunaan Sistem Pengoperasian Windows 2000 Projek ini telah dilaksanakan secara berperingkat–peringkat dari bulan Januari

hingga Mac 2005. Kesemua komputer di kawasan terbuka di aras 2,3,4,5 telah

dinaiktaraf penggunaan sistem pengoperasiannya dari Windows 98 kepada

Windows 2000. Selain dari itu juga setiap komputer di aras berkenaan juga telah

dipasang dengan disk protection system bagi menjamin keselamatan fail sistem

yang telah dipasang pada komputer berkenaan.

48

49

6.6 Pemasangan Kabel USB

Bekerjasama dengan Unit Runding Maklumat pada 5 April 2005 mengadakan

projek gotong royong memasang kabel USB pada komputer di kawasan Internet

dan INFOLAN2 serta menyusun komputer di kawasan berkenaan mengikut

nama komputer.

6.7 Instalasi Perisian Pengakuan Penggunaan Komputer Projek instalasi perisian pengakuan penggunaan komputer (System Lock) di

setiap komputer staf dan komputer di kawasan terbuka aras 2-5 pada 12-13 Mei

2005 bagi memberi peringatan kepada staf/pengguna supaya tidak memuat

turun perisian yang tidak berlesen ke dalam komputer yang digunakan.

6.8 Projek Penyelarasan Penggunaan Aplikasi

Projek kemaskini penggunaan aplikasi pada komputer di kawasan Internet bagi

penyeragaman penggunaan perisian pada komputer Internet telah dilaksanakan

pada 31 Mei – 3 Jun 2005.

6.9 Windows Update Secara Berkala Menjalankan update windows secara berkala iaitu mengemaskini atau updates

patches untuk setiap komputer di kawasan terbuka aras 2,3,4,5 pada 19-20

Disember 2005 bagi meningkatkan tahap kestabilan sistem pengoperasian

komputer dan rangkaian di PSZ.

Lampiran 1

BULAN Jumlah Keseluruhan

PERUNTUKANPERBELANJAAN PERUNTUKAN PERBELANJAAN PERUNTUKAN PERBELANJAAN PERUNTUKAN PERBELANJAAN PeruntukanJANUARI $0.00 $0.00 $150,000.00 $50,000.00 $618,925.43FEBRUARI $0.00 $0.00 $0.00 $0.00MAC $208.00 $3,040.00 $0.00 $0.00APRIL $196.00 $5,600.00 $0.00 $0.00MEI $0.00 $80.00 $0.00 $0.00JUN $60.00 $1,680.00 $0.00 $0.00JULAI $0.00 $341,437.43 $0.00 $0.00OGOS $0.00 $280.00 $0.00 $0.00SEPT $1,471.00 $2,500.00 $0.00 $3,975.00OKTOBER $0.00 $10,230.00 $98,800.00 $86,266.00NOVEMBER $0.00DISEMBER $7,988.00 $19,472.00DISEMBER $40.00 $14,135.00 $15,487.00 $33,440.00

JUM. PERBELANLEBIHAN PERBELANJUMLAH $1,975.00 $378,982.43 $157,988.00 $114,287.00 $69,472.00 $123,681.00 $618,925.43

* Nota Peruntukan Vot Wiremen Vot JumlahPeruntukan 28000 - Tidak diambil kira untuk pengiraan lejer Vot 35000 $157,988.00 35000 157,988 - 69,220 $88,768.00

Vot 36000 $69,472.00 36000 69,472 + 69,220 $138,692.00

Jum .Peruntukan $227,460.00 $227,460.00

Jum P'untukan $227,460.00Jum. Pbelanjaan $239,943.00Overcomitt $12,483.00

Peratus overcommit 5.5%PerhatianPembelian PC sebelum ini dikira menggunakan vot 35000 sebanyak RM 69,220.00 tetapi setelah kelulusan dari Bendahari memilih PC yang lebih murah iaitu RM 2,800.00/RM 2670.00 seunit, jumlah peruntukan bagi pembelian PC telah dimasukkan ke dalam vot 36000 memandangkan harga seunit adalah kurang dr RM 3000.00 seunit

Harap dapat pindahkan jumlah RM 69,220.00 dari vot 35000 kepada vot 36000

LEJAR BULANAN PERBELANJAAN VOT 28000, 35000 DAN 36000JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI, PSZ TAHUN 2005

28000 35000 36000VOT

27299

Lampiran 2

LAPORAN JALURAN PEMBAYARAN ATAS TALIAN MENGGUNAKAN APLIKASI MASTERCARD INTERNET GATEWAY SYSTEM (MIGS) 1.0 PENGENALAN 1.1 Mastercard Internet Gateway System (MIGS)

Ini merupakan satu sistem pembayaran secara atas talian yang diperkenalkan oleh pihak

Bank Islam kepada pedagang dengan cara yang lebih selamat. Ianya diproses melalui

Internet secara terus mengikut masa sebenar (real-time). MIGS ini menepati ciri-ciri

keselamatan sepertimana penggunaan 3D SSL yang mana pengguna yang tidak

dibenarkan/tidak berdaftar dihalang dari mengakses sistem ini. Penggunaan kod

keselamatan ini membantu melindungi pengguna atau pedagang yang menggunakan

pembayaran secara atas talian. Kod keselamatan ini boleh dimohon melalui laman web

Bank Islam dengan arahan yang di tetapkan.

1.1.1 Transaksi e-Commerce MIGS

Proses Transaksi e-Commerce Semasa transaksi berjalan, wang akan dihantar daripada akaun pemegang kad

kepada akaun dagang (merchant) secara berikut:

• Pemegang kad membeli barangan melalui Internet atau secara telefon.

Pembelian itu akan menggunakan payment client sebagai perantaraan

untuk disambungkan terus kepada MIGS yang akan memproses

transaksi.

• Seterusnya dari transaksi MIGS akan dibawa kepada bank yang

berkenaan mengikut kepada bank yang digunakan oleh pemegang kad

kredit. Bank berkenaan kemudian memaklu memaklumkan kembali

kepada MIGS baki kredit pemegang kad dan mengesahkan laku sah kad

tersebut terus ke pedagang.

• MIGS sekali lagi akan memaklumkan kepada bank yang di amanahkan

mengenai transaksi yang telah berlaku.

• Bank yang diamanahkan ini kemudiannya akan membuat bayaran

kepada bank yang di lantik oleh pemegang kad ini (kad kredit).

• Bank Islam yang di lantik ini kemudian akan membuat makluman kepada

pemegang kad mengenai pembayaran yang mereka dikenakan.

• Bank (Bank Islam) yang diamanahkan ini kemudiannya akan membayar

kepada akaun pedagang.

1.1.2 Mastercard SecureCode

Ianya adalah merupakan 3 Domain SecureCode yang mana ia melindungi

pengguna kredit kad bagi urusan membeli belah secara atas talian. Setiap kali

pembayaran atas talian hendak dilakukan maka program ini mampu memberikan

pengesahan ketulenan pemegang kad kredit tersebut.

Bagi penggunaan kad kredit Bank Islam, langkah pertama bagi memperolehi kod

keselamatan ini adalah:-

• Mesti mempunyai nombor MasterCard Bank Islam, nama pada kad,

nombor IC baru dan juga enam nombor terakhir pada kad pengenalan

baru sebagai ID Internet. Kemudian cipta SecureCode peribadi anda

sendiri, seterusnya anda sudah boleh menggunakan SecureCode itu

untuk tujuan membeli belah.

• Memilih kedai yang mempunyai logo kod keselamatan ini.

• Setiap kali penggunaan pembayaran atas talian hendak digunakan 3D

SecureCode perlu dimasukkan bagi mengesahkan identiti pengguna.

Penggunaan 3D SecureCode ini menepati kehendak Bank Negara oleh kerana

ciri-ciri keselamatan serta keupayaan penggunaan yang mampu menyakinkan

pengguna dan pedagang.

1.1.3 Pemerhatian Pembayaran Elektronik Pembayaran secara elektronik telah menjadi satu kaedah pembayaran bagi

banyak universiti di luarnegara. Kaedah pembayaran atas talian ini mempunyai

ciri-ciri keselamatan yang tinggi dan terjamin melalui identiti kod keselamatan

berbeza bagi setiap pengguna. Pengguna dan pedagang mendapat faedah

daripada sistem pembayaran elektronik ini. Pembayaran secara kendiri ini dilihat

lebih mudah dan pantas. Terdapat jaminan bagi sebarang masalah transaksi

serta masalah ini mudah untuk dikesan.

1.1.4 Perbincangan di ITC, UTM KL Satu perjumpaan bagi membincangkan mengenai MIGS ini telah di buat pada 21

Jun 2005, bertempat di Information Technology Centre, UTM, KL. Perbincangan

ini untuk melihat keupayaan MIGS dan hasil dari perbincangan tersebut adalah:

i. Perjumpaan umum diantara pihak Information Technology Centre (ITC,

UTM), Wakil Teknologi Maklumat dari Bank Islam, Perpustakaan

Sultanah Zanariah (PSZ) dan pihak vendor untuk melihat bagaimana

transaksi pembayaran elektronik dapat dilakukan dengan MIGS yang di

perkenalkan oleh wakil Bank Islam.

ii. Ciri-ciri keselamatan dengan Secure Socket Layer (SSL) yang ada pada

pelayan pembayaran MIGS iaitu 3D SecureCode dan aplikasi web akan

digunakan oleh pihak SPACE UTM.

iii. Akaun SPACE yang besar dilihat dapat memenuhi kriteria pihak Bank

Islam untuk menerapkan sistem ini. Sekiranya PSZ hendak menerapkan

sistem pembayaran elektronik ini, PSZ hendaklah berkongsi akaun

dengan SPACE UTM. Ini kerana akaun PSZ yang dilihat kecil dan tidak

memenuhi kehendak Bank Islam.

iv. Sehingga kini pihak SPACE masih lagi belum menggunakan sistem ini

bagi pembayaran elektronik mereka. (Hasil dari temubual dengan En.

Saiful Hadli, Penolong Pegawai Penyelidik – IT/Bulan Oktober 2005)

2.0 MASALAH

Masalah yang dikenalpasti bagi penggunaan MIGS ini di perpustakaan adalah:

• Masalah polisi Bank Islam dalam memperuntukkan MIGS kepada sesebuah

institusi bergantung kepada andaian jumlah pendapatan yang tidak tetap. PSZ

dikaitkan dengan hasil volume akaun yang kecil menyebabkan ianya perlu

berkongsi dengan institusi lain bagi membuka akaun.

• Keperluan tinggi dari Bank Islam terhadap asas keselamatan dan penjanaan

keuntungan daripada MIGS untuk PSZ, UTM.

• Masalah pentadbiran yang tidak menepati spesifikasi Bank Islam dan Bendahari

UTM bagi penyelarasan MIGS ini.

3.0 PENAMBAHBAIKAN

• Polisi bagi MIGS ini perlu diperluaskan kepada bank-bank yang lain.

• Pihak pentadbiran PSZ dan Bendahari UTM perlu merealisasikan e-Commerce

ini dengan lebih berkesan melalui penyelarasan yang standard.

4.0 KESIMPULAN MIGS

Sistem MIGS ini sesuai kerana ianya memenuhi ciri-ciri keselamatan di antara dua

pihak iaitu pembeli dan pedagang. Sistem SSL yang terjamin dan diperakui seluruh

dunia menyakinkan semua pihak serta mendapat pengiktirafan antarabangsa.

Pada masa hadapan pembayaran secara elektronik dijangka akan menjadi satu

lumrah. Ianya telah diperkenalkan pada tahun 1999 dan semakin berkembang

secara rasminya selamat dan terjamin. Perkongsian akaun dengan pihak SPACE

UTM perlu dilakukan memandangkan volume akaun PSZ yang masih kecil.

Penggunaan MIGS telah mula digunapakai oleh pihak SPACE UTM semenjak dari

bulan Disember 2005. Ianya masih lagi di peringkat penyusunan dan pemerhatian

dalam meningkatkan penggunaan MIGS ini.

kandungan mukasurat 1.1 pendahuluan 1 1.2...

Documents