ISU ISU PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH PTJ DAN PENYELESAIANNYA

OBJEKTIFSelepas mengikuti topik ini diharapkan Pengetua dan Guru Besar akan dapat:-

Meningkatkan akauntabiliti dalam pengurusan kewangan;

Mengenalpasti isu-isu dan masalah berbangkit di dalam Teguran Audit dan cara-cara mengatasinya;

Memastikan perlaksanaan penyelesaian isu-isu kewangan mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa;

Melihat beberapa fenomena pengurusan kewangan; dan

Menjadikannya sebagai garis panduan untuk meningkatkan keberkesanan pengurusan kewangan sekolah.

Masalah Dan IsuCara Penyelesaian Tiada Kuasa Memungut Wang.

Notis pemberitahu orang awamKebenaran secara bertulishendaklah diberikan kepadapemungut. AP 69

Pastikan notis memberitahu orang awam supaya meminta resit bagisetiap pembayaran yang dibuat dipamerkan ditempat yang mudahdilihat. AP 611. Terimaan Wang Awam

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Terimaan Tanpa Resit: Penerimaan wang tidak disokong dengan resit rasmi

Pindaan terhadap resit: Resit yang dikeluarkan dipinda secara pemadaman

Pastikan resit dikeluarkan dengan segera bagi setiap penerimaan wang. AP 60 & Resit Kew 38

Pastikan tiada pindaan dibuat keatasresit yang dikeluarkan. Sekiranyaberlaku kerosakan atau kesalahan padaresit, ianya hendaklah dibatalkan dandisimpan bersama salinannya untuksemakan audit. AP 62

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Tunggakan hasil belum terima: Bagi tunggakan yang tidak dapat dipungut tindakan belum diambil bagi menghapus kira.

Buku resit yang diterima tidak disemak: Buku resit yang telah dan sedang digunakan tidak disemak dan diperakukan sebelum digunakanKetua Jabatan hendaklah membuatlaporan yang hasil tersebut tidak bolehdiperolehi dan membuat permohonanhapuskira melalui Lampiran L.AP 89 ( a ), 328 ( a ) dan 328 ( b )

Pastikan buku resit yang diterima disemak: Bilangan buku resit yang diterima dan direkod dalam buku stok Kew 67; AP 66 ( a ) Pastikan pengeluaran mengikut no siri; AP 66 ( c )

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Stok resit tidak disemak: Baki stok resit tidak disemak oleh pegawai yang bertanggungjawab

Resit tidak dibukukan satu per satu pada masa urusan dibuat dan tidak dikemaskinikan serta tiada semakan ke atas Buku Tunai oleh pegawai yang bertanggungjawab Pastikan buku resit yang dikeluarkan daristok disemak sekurang-kurangnya setiapminggu oleh pemungut. AP80( c )

Pastikan resit dicatat satu persatu mengikut siri . AP 72

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Semakan selepas wang dibankkan: Tiada bukti semakan telah dibuat oleh pegawai yang bertanggungjawab dengan menandatangani penyata pemungut bagi menentukan jumlah sebenar yang telah dibankkanPastikan penyata pemungut di semak selepas kemasukan ke bank bagi menentukan jumlah sebenar dan tarikh di bank. AP 80( e )

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Daftar Cek Tak Laku: - Daftar Cek Tak Laku tidak diselenggarakan

- Tiada semakan dibuat oleh pegawai yang b/tanggungjawab bagi memastikan semua cek yang tak laku digantikanSekiranya terdapat cek tidak laku, pastikansatu daftar disediakan untuk mencatatsemua butir mengenai cek tersebut. Pek. ANM 1 Tahun1994

Pastikan cek tak laku digantikan dengan cek yang baru.Pek. ANM bil. 1 Tahun 1994

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Daftar Mel tidak disemak / tidak sempurna: - Tiada bukti Daftar Mel disemak setiap hari

Keselamatan Kutipan: - Kasyer tidak disediakan bilik berasingan/ tempat selamatPastikan daftar mel diselenggarakan untukmerekod semua mel yang diterima dan ditandatangani. AP.70 ( e ) dan AP71

Pastikan kasyer disediakan bilik berasinganyang selamat dengan pemberitahuan dilarang masuk kedalam bilik kasyer.

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Tiada surat kebenaran bertulis daripada ANM bagi kegunaan resit bermesin

Penyesuaian Buku Tunai CerakinanPastikan penggunaan mesin untuk mengeluarkan resit telah mendapat kebenaran Perbendaharaan. AP91

Pastikan seorang penyelia memeriksa buku tunai dan resit yang dikeluarkan padasetiap hari dan menandatanganinya AP 80 ( b )

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Daftar Pemeriksaan Mengejut: Daftar Pemeriksaan Mengejut tidak diselenggara. Pastikan pemeriksaan mengejut dijalankanoleh Ketua Jabatan tidak kurang dari sekalidalam tempoh 6 bulan. AP 309 (b)

2. Penyelenggaraan Buku VotMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Waran Peruntukan: - Tidak difailkan dan direkod kedalam Buku Vot: - Tidak dipastikan dikredit kedalam akaun Akauntan Negara

Buku Vot tiada indek menunjukkan mukasurat/objek sebagai yang diterima.

Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 Tahun 1987 semua Waran yang diterima hendaklah direkod kedalam Buku Vot dengan seberapa segera bagi memastikan perbelanjaan dapat dilakukan mengikut peratusan yang telah di tetapkan.

Setiap buku vot hendaklah disediakan indek mukasurat dan objek sebagai bagi memudahkan semakan dan rujukan. PP. Bil 8/87

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Catatan urusniaga di buku vot tidak di selenggara

Pindaan atau kesilapan tidak digaris dan ditandatangan ringkas di buku vot.

Perkiraan pada tanggungan belum selesai dan baki bersih tidak diselenggara.Setiap urusniaga hendaklah direkodkan kedalam buku vot untuk menentukan kedudukan baki yang masih ada.PP. Bil. 8/87

Sekiranya berlaku kesilapan, satu garisanhendaklah digunakan untuk membatalkan kesilapan tersebut dan ditandatangan ringkas. AP 147

Buku vot hendaklah dikemaskini bagi menunjukkan baki masih ada setiap pecahankepala pada bila-bila masa. AP 95 ( a )

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Pegawai yang menandatangani baucer tidak menyemak baki masih ada dan tidak menurunkan tandatangan ringkas di buku votPegawai yang menandatangani baucerhendaklah menyemak baki peruntukanmasih ada sebelum meluluskan dengan menandatangani pada setiap transaksidi buku vot. PP. Bil. 8/87 Para 5( c )

3. Amanah dan DepositMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Daftar Pinjaman Kenderaan/ Komputer: Daftar Pinjaman Kenderaan dan Komputer tidak lengkap dengan maklumat dan tidak dikemaskini. Terdapat salinan dokumen yang tidak disimpan dalam fail peribadi peminjam.

Ketua Jabatan hendaklah menyelenggaraBuku Daftar Pembiayaan Komputer yang mengandungi maklumat-maklumat peminjam. PP.Bil. 8 tahun 1992 Para 12.4dan bagi pinjaman kenderaan Buku DaftarPinjaman Kenderaan seperti PP Bil. 7 tahun 1993 Para 12.4.

4. PerolehanMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Pesanan Tempatan tidak sempurna: - Tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan ketika membuat pesanan; - Harga barang tidak dicatatkan; - Perakuan penerima tidak dilengkapkan; - Ketua Jabatan hendaklah menandatangani semua pesanan tempatan. Harga bagi setiap barang yang dipesan hendaklah dicatatkan supaya dapat dibandingkan dengan bil/inbois. Perakuan penerimaan hendaklah dilengkap- kan pada semua pesanan tempatan sebagai bukti bekalan/perkhidmatan telah disempurnakan. AP 171.1 (a)

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Pesanan tempatan lewat dikeluarkan: Pesanan tempatan dikeluarkan selepas perkhidmatan/bekalan diterima Pesanan tempatan tidak ditanggungkan atau berbeza: Pesanan tempatan dikeluarkan tidak ditanggungkan dalam buku vot. Amaun pesanan tempatan berbeza dengan amaun yang ditanggung.

Pastikan pesanan tempatan dikeluarkan pada masa barang-barang di pesan.AP 176.1 ( b ) Pesanan tempatan yang dikeluarkan hendaklah ditanggung kedalam buku votsebelum dihantar kepada pembekal.PP Bil. 8 tahun 1987 Para 5.2Pastikan amaun pesanan tempatan sama dengan amaun yang ditanggung

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Surat kuasa menandatangani Pesanan tempatan: Pesanan tempatan yang ditandatangani oleh pegawai melebihi had nilai perolehan yang dibenarkan.

Daftar Sebut harga tidak lengkap: Daftar Sebut harga untuk mengawal proses sebut harga tidak diselenggara dengan lengkap dan sempurnaPastikan pegawai yang menandatanganipesanan tempatan yang melebihi had diberi kuasa secara bertulis. AP 176.1. ( b )

Pastikan satu Daftar Sebut harga diselenggara dengan lengkap danteratur. AP 170.3.( b )

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Sebut harga lewat dibuka5. Bayaran Tiada kelulusan atau lantikan secara bertulis berhubung had kuasa

Pastikan sebut harga dibuka mengikut tarikh yang telah ditetapkan. AP 197.2 ( b )Pastikan pegawai yang melulus dan menyemak baucer bayaran telah Diberikan kuasa secara bertulis. AP 101

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Bayaran tanpa dokumen sokongan: Pembayaran yang tidak disertakan baucer, pesanan tempatan, inbois dan lain-lain dokumen sokongan.

Peruntukan tidak mencukupi

Ketua Jabatan hendaklah memastikansetiap pembayaran disertakan dengan dokumen sokongan seperti baucer, pesanan tempatan, inbois dan lain-lain dokumensokongan sebelum meluluskan/memperakui pembayaran. AP99 ( a ) danAP 176.1 ( b )

Pastikan perbelanjaan yang dilakukantidak melebihi peruntukan yang diluluskan.AP93

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Bil-bil lewat dijelaskan: Bil diselesaikan melebihi 1 bulan/ 30 hari dari tarikh diterima.

Bil / Inbois yang belum dijelaskan Bil yang diterima hendaklah diselesaikan dalam tempoh 1 bulan/30 hari dari tarikh bil diterima. AP 103 ( a )

Jika bayaran tidak dapat dibayar dalam tempoh yang ditetapkan, pihak pembekal hendaklah dimaklumkan Menjelaskan bil / inbois dalam tempoh yang ditetapkan atau selewat-lewatnya pada akhir tahun semasa Mengenalpasti baki peruntukan sebelum membuat pembayaran

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Peruntukan yang diterima tidak dibelanjakan pada tahun semasa

Pastikan peruntukan yang diterima hendaklah dibelanjakan mengikut perancangan ABM tahun semasayang di pohon

6. Daftar BilMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Cop Tarikh Terima: Terdapat bil-bil yang diterima tidak dicop tarikh terima

Daftar Bil tidak diselenggarakan dengan sempurna dimana terdapat ruangan kosong Pemeriksaan mengejut tidak dijalankan dalam tempoh yang ditetapkan. Daftar pemeriksaan mengejut tidak diselenggara.- Pastikan setiap bil yang diterima di cop tarikh penerimaan bagi menentukan bil yang diterima dibayar dalam tempoh 30 hari dari tarikh diterima. AP103 (a )

- Daftar bil hendaklah dikemaskini setiap kali pembayaran dilakukan. AP 103 ( b )Pastikan Ketua Jabatan atau pegawai yangdiberikuasa melakukan pemeriksaan mengejut keatas peti besi, peti wang tunai, daftar bil dan semua dokumen yang berkaitan dengan pengurusan kewangan, sekali dalam tempoh 6 bulan. AP 309 ( b )

7. Pengurusan Aset Dan StorMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Rekod Alat-alat tidak diselenggara dan kemaskini: - Daftar Harta Modal Kew 312 & Kew 312 Bhg B dan 312A - Daftar Inventori Kew 313 - Daftar Stok Bekalan Pejabat Kew 314 dan - Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori Kew 315

Pastikan semua peralatan / bekalan yang diterima hendaklah direkod mengikutKad Daftar yang telah ditetapkan didalam Pekeliling Perbendaharaan Bil 2 Tahun 1991dan Tatacara Pengurusan Stor .

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Pemeriksaan Tahunan: Tiada semakan terhadap Buku Daftar Stok Bekalan Pejabat dengan baki fizikal .

Pemverifikasi Stok Tiada bukti Pemverifikasi Stok dilantik dan pemeriksaan fizikal dilakukan terhadap Harta modal inventori dan Stok Bekalan PejabatKetua Jabatan hendaklah melantik pegawaiyang tidak terlibat dengan tugas storuntuk menjalankan pemeriksaan stok sekurang-kurangnya sekali dalam setahun bagi memastikan baki fizikal dengan baki di Buku Stok sama. TPS 238

Ketua Jabatan hendaklah mengemukakannama pegawai yang tidak menjalankan tugas stor untuk dilantik sebagai Pemverifikasi Stok kepada Pegawai Pengawal. TPS 187.

SambunganMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Penyelenggaraan Buku Log, Kad Inden Minyak dan Kad Touch & Go tidak mengikut peraturan- peraturan yang berkaitan. - Buku Log tidak kemaskini: - Resit minyak tidak di kepilkan bersama buku log: - Buku rekod pergerakan inden minyak dan kad Touch N Go tidak diselenggarakan.Ketua Jabatan hendaklah melantik seorang pegawai untuk menguruskankenderaan dan memastikan pemandumenyelenggarakan buku log bagiperjalanan kenderaan jabatan. Pemeriksaanhendaklah dijalankan pada setiap hujung minggu dan pemeriksaan mengejut sebulan sekali. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2Tahun 1980, Bil. 6 tahun 1999 dan Bil. 8 tahun 1999

8. PelupusanMasalah Dan IsuCara Penyelesaian Harta Modal seperti komputer yang rosak/tidak boleh digunakan lagi diletakkan dibeberapa tempat.

Tindakan pelupusan belum diambil bagi barang/peralatan yang tidak boleh diguna/setelah mendapat sijil tidak ekonomik (TEB) untuk diperbaiki oleh JKR.

Fail-fail kewangan dan perkhidmatan yang lama tidak diambil tindakan pelupusan.Ketua Jabatan hendaklah menjalankanpemeriksaan dan menjalankan pelupusansecara yang berfaedah. TPS 226

Pelupusan hendaklah dilakukan dalam tempoh tiga bulan dari kelulusan diperolehi.TPS 225

Pelupusan hendaklah dilakukan apabiladokumen telah diaudit atau setelah 7 tahunAP 150 ( i )

Bahan Rujukan

Arahan PerbendaharaanTatacara Pengurusan StorPekeliling-Pekeliling Perbendaharaan SemasaSurat Pekeliling Perbendaharaan SemasaPekeliling Jabatan Akauntan Negara MalaysiaSurat Pekeliling Bahagian Kewangan Malaysia

Sekian Terima KasihJumpa Lagi