akauntabiliti dalam pengurusan kewangan · 2017-02-28 · • baki peruntukan – akaun mengurus...

78
WELCOME TO UPM 1 Akauntabiliti Dalam Pengurusan Kewangan Zainora Abdul Talib Ketua Audit Dalam 24 Jun 2016

Upload: others

Post on 01-Jan-2020

29 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

WELCOME TO UPM1

Akauntabiliti DalamPengurusan Kewangan

Zainora Abdul TalibKetua Audit Dalam

24 Jun 2016

Pengurusan kewangan• Proses yang mana sesebuah organisasi perlu mematuhi

tatacara dan peraturan yang ditetapkan untuk memperolehdan seterusnya mengagihkan sumber-sumber berdasarkankepada keutamaan-keutamaan tertentu dan menggunakankawalan-kawalan tertentu untuk mencapai objektifberkenaan dengan cekap dan berkesan.

• Melibatkan perancangan, pengagihan dan penggunaantenaga manusia, modal, barangan dan perkhidmatan bagimemenuhi matlamat sesebuah organisasi.

• Berteraskan kepada 2 prinsip utama– Legaliti– Akauntabiliti

2

Prinsip utama Pengurusan kewangan

• Legaliti– Mesti mematuhi semua undang-undang dan

peraturan kewangan yang berkuatkuasa

• Akauntabiliti:– Obligasi atau tanggungjawab pegawai yang diberi

kuasa untuk menguruskan sumber– Pegawai perlu bertanggungjawab ke atas

tanggungjawab yang diberikan dan bersediamenghadapi implikasi kewangan

3

Framework KecemerlanganPengurusan Kewangan Sektor Awam

4

KECEMERLANGAN PENGURUSAN KEWANGAN

KAW

ALAN

O

RGAN

ISAS

I

KEPI

MPI

NAN

O

RGAN

ISAS

I

INO

VASI

ICT

SIST

EM

PEN

GURU

SAN

M

AKLU

MAT

MO

DAL

INSA

N

BUDA

YA K

ERJA

CE

MER

LAN

G

Kawalan Pengurusan Kawalan UPM

• Kawalan Pusat– Dikawalselia Oleh Pejabat Bursar Secara Terus

• Emolumen dan elaun• Utiliti• Perubatan

• Kawalan PTJ– Diturunkan Kuasa Kepada Ketua PTJ Untuk

Mengawal Selia Peruntukan Dan Tanggungjawab• Belanja Mengurus• Tabung Amanah

5

ELEMEN PENGURUSAN KEWANGAN

PUSAT• 1. PENGURUSAN• 2. BAJET• 3. TERIMAAN• 4. PEROLEHAN• 5. PERBELANJAAN• 6. KUMPULAN WANG,

PINJAMAN DAN DEPOSIT• 7. ASET DAN STOR• 8. KENDERAAN• 9. PELABURAN DAN PINJAMAN• 10. PENYATA KEWANGAN

PTJ• 1. PENGURUSAN • 2. BAJET• 3. PEROLEHAN DAN

PERBELANJAAN• 4. TERIMAAN• 5. AKAUN AMANAH• 6. ASET• 7. STOR• 8. KENDERAAN

6

PEMERHATIAN ADALAH BERDASARKAN

7

1) Audit Indeks Akauntabiliti Pengurusan Kewangan Tahun 2014 & 2016.

2) Audit PengurusanKewangan tahun2015 dan 2016.

Audit Pengurusan Kewangan Pusat Alumni

Audit Pengurusan Kewangan Pusat Sukan

Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Perhutanan

Audit Perolehan Kontrak SH186/2013 (14001)

Audit Pengurusan Kewangan Bahagian Hal Ehwal Pelajar

Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Pengajian Alam Sekitar

Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Sains Komputer

Audit Pengurusan Kewangan Kolej

Audit Pengurusan Kewangan UPMKB

Audit Pengurusan Kewangan PALAPES

Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Ekonomi & Pengurusan

8

PEMERHATIAN ADALAH BERDASARKAN

3) Audit Prestasitahun 2015 & 2016.

Audit Perjawatan & Pengurusan Aktiviti TPU

Audit Pengurusan Perolehan

Audit Pengurusan Aset Penyelidikan

Audit Pengurusan Perolehan Projek Kerja

Audit Susulan Pemantauan Pengurusan Akaun Pelaburan

Audit Pengurusan Aset Alih,

Audit Pengursan Penyelenggaraan Penghawa Dingin

Audit Pengurusan Dana Wakaf

Audit Pengurusan Perbelanjaan & Pengurusan Tanah UPMKB

Audit Pengurusan Penjanaan Hasil

Audit Pengurusan Aset Bangunan dan Kemudahan Infrastruktur

Audit Pengurusan Aset ICT

PEMERHATIAN ADALAH BERDASARKAN

4. Audit Susulan – Isu-isu yang telahdibangkitkan terdahulu tetapi belumdiambil/belum selesai diambil tindakan

5. Audit Khas – berdasarkan aduan ataupemerhatian semasa pengauditan

9

PENGAUDITAN

• Melihat Kepada– Pematuhan Kepada Peraturan/ Undang-undang

Yang Diterima Pakai– Keberkesanan Kawalan Dalaman– Keberkesanan Dan Kecekapan Sesuatu

Aktiviti/Atau Perkara Tersebut• Berdasarkan

– Sampel Yang Dipilih– Tempoh Yang Dinyatakan

10

12

TAHAP PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN PTJ BERDASARKAN AUDIT INDEKS AKAUNTABILITI TAHUN 2014 & 2016

2016

86%85%

2014TAHUN

Pre

stas

iKes

elur

uhan

13

89%

80%

78%

63%

91%

88%

95%

89%

96%

79%

87%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

KAWALAN PENGURUSAN

KAWALAN TERIMAAN

KAWLAN PERBELANJAAN

PENGURUSAN AKAUN AMANAH

PENGURUSAN ASET DAN STOR

PENGURUSAN KENDERAAN

Axis Title

Kaw

alan

Perbandingan Pencapaian Mengikut Kawalan

Tahun 2016 Tahun 2014

PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN

1. PENGURUSAN 2. BAJET3. PEROLEHAN DAN PERBELANJAAN4. TERIMAAN5. AKAUN AMANAH6. ASET7. STOR8. KENDERAAN

14

Pengurusan Pentadbiran

• Memastikan pengurusan kewangan diuruskandengan baik, sistem dan prosedur teratur, kawalan dalaman yang mencukupi sertapemantauan yang berkesan

• Perkara yang dilihat:-– Carta organisasi– Penurunan kuasa– Perjawatan– Mesyuarat Pengurusan– Latihan

15

16

ELEMEN PENGURUSAN PENTADBIRAN

BIL SUB-ELEMEN Keperluan PERKARA YANG DINILAI

1 Carta Organisasi

• Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti danhieraki yang jelas dalam sesebuahjabatan/pejabat

• Mengenalpasti ketua yang bertanggungjawab dalam memberiarahan, membuat keputusan danmengawal kerja yang ditetapkan

• Memastikan Carta Organisasidisediakan, lengkap, dikemaskini & dipamerkan (PKPA 8/1991 &Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007)

17

ELEMEN PENGURUSAN PENTADBIRAN

BIL SUB-ELEMEN Keperluan PERKARA YANG DINILAI

2 PenurunanKuasa

• Kewajipan kewangan dan perakaunanbagi semua pegawai terlibatdinyatakan dengan jelas. Sekiranyaberlaku sesuatu diluar aturan, ketuaorganisasi mudah menentukanpegawai yang bertanggungjawab.

• Diberi kepada pegawai yang bersesuaian secara bertulis

• Rekod dan fail penurunan kuasadisimpan dengan teratur supayamudah dikesan/disemak dan dirujuk

• Surat kuasa termasuk had kuasameluluskan perbelanjaan hendaklahjelas, lengkap dan terkini

• Setiap pegawai yang terlibatdalam pengurusan kewangandiberikan kuasa secara bertulis (hasil, perbelanjaan, perolehan dan amanah) dan penurunan kuasa secara khusus diberi kepada pegawaiyang terlibat dengan kutipandan bayaran. (ArahanPerbendaharaan 11, 69, 101, dan200.1), (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007)

18

ELEMEN PENGURUSAN PENTADBIRAN

BIL SUB-ELEMEN KEPERLUAN PERKARA YANG DINILAI

3 MesyuaratPengurusan

• Pemantauan ke atas• Baki peruntukan – akaun mengurus

dan amanah• Isu pembayaran/ perolehan, hasil,

aset dan sebagainya

• Memastikan setiap mesyuaratpengurusan yang diadakanmempunyai agenda tetap : perancangan, kewangan, perolehan, latihan dan ISO) diadakan secara berkala

4 Latihan

• Semua pegawai yang terlibat dengankewangan perlu menghadiri kursuskewangan yang berkaitan supayakompeten dengan tugasan yang diberikan

• Rekod latihan staf

19

PEMERHATIAN AUDIT PENGURUSAN PENTADBIRAN

Ø Carta organisasi tidak kemaskiniØ Surat penurunan kuasa tidak dikemaskiniØ Format lamaØ Pertukaran pegawai penyeliaØ Perubahan portfolioØ Kuasa yang diturunkan terlalu umumØ Tiada had kuasa

Ø Staf yang terlibat dengan pengurusan kewangan dan penyelia tidak menghadirikursus berkaitan pengurusan kewangan

Ø Terdapat perbezaan pengisian perjawatan sebenar berbanding waranØ Senarai tugas pegawai tidak lengkap dan kemaskiniØ Laporan kewangan tidak dibincangkan semasa mesyuarat pengurusan PTJØ Agihan tugas tidak seimbangØ Tiada pengasingan tugas jelas disebabkan kekangan staf dan tiada pemantauan

20

ELEMEN PENGURUSAN BELANJAWAN

BIL SUB-ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

1 Analisa Bajet

• Memastikan sesuatuperbelanjaan yang dibuathendaklah mempunyaiperuntukan dan tidakmelebihi peruntukan yang diluluskan (Peraturan Kewangan& Perakaunan UPM)

• Pembayaran adalah terkawal dan tidakmelebihi peruntukan yang telah diluluskandalam tahun semasa

• Walau bagaimanapun terdapat bayaranpada awal tahun di dapati merupakanperkhidmatan atau bekalan yang telahdilaksanakan tanpa pesanan belian padatahun terdahulu tetapi tidak dibuat bayarankerana peruntukan telah tiada.

Pengurusan Perolehan

• Memastikan perolehan dilaksanakan dengancekap, mematuhi undang-undang danperaturan yang ditetapkan serta mengikutamalan tadbir urus yang baik dan mematuhiprinsip perolehan, iaitu:-– Akauntabiliti awam– Diuruskan dengan telus– Memberi nilai faedah yang terbaik– Dibuat dengan saingan terbuka, adil dan saksama

21

Pengurusan pembayaran

• 2 aspek utama– Kawalan perakaunan – semua perbelanjaan yang

dibuat dicajkan mengikut kod akaun yang ditentukan dan mengikut prinsip perakaunanakruan

– Kawalan pembayaran• Diluluskan mengikut undang-undang dan peraturan

kewangan

22

23

ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

1 Kawalan Dalaman

• Memastikan setiap perbelanjaan adalahdiluluskan dan berkaitan dengan aktivitiPTJ

1. Prosedur perbelanjaanadalah terperinci.

2. Walau bagaimanapun tidaksemua PTJ menyediakan log pembayaran dengan lengkap. Terdapat PTJ yang hanyamenyediakan rekodperbelanjaan menggunakanPO dan tidak termasukperbelanjaan tanpa PO

3. Ada dokumen perolehanditandatangani oleh staf yang tidak diturunkan kuasa

• Memastikan setiap perolehan yang dibuat mempunyai log rekod dan setiappermohonan pembayaran disediakan

• Memastikan setiap dokumen perolehanditandatangani oleh staf yang dibenarkan (Arahan Perbendaharaan 11, 69, 101, dan 200.1), (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007)

24

BIL SUB- ELEMENPERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

2 Perancangan

• Memastikan terdapatperancanganperbelanjaandisediakan

• PTJ ada menyediakan perancangan tetapipemantauan ke atas perancangan tersebut tidakjelas

• Perancangan ditumpukan kepada perolehan bekalandan perkhidmatan

• Perancangan tidak termasuk bayaran tanpa pesananbelian seperti tuntutan pelbagai, perjalanan danperolehan tanpa PO

• Penerimaan peruntukan melalui RMK untuk alatanpengajaran yang perlu dihabiskan dalam tempohyang telah ditetapkan menyebabkan peralatan tidakdigunakan selepas diterima kerana tidak adakeperluan

ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN

25

BIL SUB-ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

3 Perolehan

• Memastikan pesanan belian (PO) disediakan sebelum perolehan dibuat dan mengikut tatacara yang diterima pakai (Arahan Perbendaharaan 176.1(b)

1. Had kuasa PTJ untuk perolehan terusadalah sehingga RM20,000. AntaraRM20000 hingga RM50000 adalahmelalui sebut harga B. Perolehanmelebihi RM50,000 adalah dibawahpejabat Bursar.

2. Masih terdapat penemuan audit perolehan dipecah kecilkan. Contohperolehan microskop dan lens diasingkan dengan alasan ianya bukanperolehan yang sama

• Perolehan yang dibuat mengikuttatacara yang diterima pakai (PeraturanKewangan & Perakaunan UPM/ 1 PP)

• Memastikan setiap perolehan tidakdipecah kecil (1PP – PK 2.2/2013)

• Jumlah perolehan bagi sesuatu item tersebut tidak melebihi RM 20,000 dalam tahun yang sama

ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN

26

BIL SUB-ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

3 Perolehan

• Perolehan yang tidak diterima dalam tempoh dibatalkan dan kajian pasaran adalah munasabah (Arahan Perbendaharaan 169,170)

• Kaedah perolehan – perkhidmatan – lantikan staf untuk kerja pentadbiran

1. Terdapat PO yang telah dikeluarkanmelebihi tempoh 3 bulan (di pesananbelian menyatakan tempoh sah laku PO adalah 1 bulan) tidak dibatalkan.

• Perolehan yang diterima lewat daripada tempoh yang ditetapkan dikenakan denda.

1. Terdapat kelewatan tidak dikenakandenda atas alasan kesilapan di pihakPTJ

ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN

27

BIL SUB-ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

4 PengurusanKontrak

• Memastikan perolehansecara berkontrak adalahteratur (Arahan Perbendaharaan 200, 204 dan 205)

1. Kontrak telah tamat masih diteruskan bayaranmenggunakan PO/TPO

2. Pentadbir kontrak yang dinamakan tidakberkemahiran dengan bekalan / perkhidmatanyang dibeli

3. Terma yang dinyatakan di dalam kontrak tidaksama dengan tawaran/ sebutharga yang telahdikemukakan.

• Memastikan Dokumenkontrak disimpan (Arahan Perbendaharaan 205.3)

1. Dokumen kontrak tidak disimpan di PTJ – kontakbekalan

2. Dokumen kontrak perkhidmatan/penyelenggaraantidak disimpan di Pejabat Bursar

• Terma kontrak dipatuhi danmasih dalam tempoh(Arahan Perbendaharaan 176, 200, 204 dan 205) (1PP – PK 4/2013)

1. Terdapat terma di dalam kontrak tidak dipenuhitetapi bayaran telah dibuat. Antaranya latihan, penyelenggaraan berkala dalam tempoh yang dinyatakan.

ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN

28

BIL SUB-ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

5 Pembayaran

• Memastikan perolehan yang diterimaseperti spesifikasi dan berfungsidengan baik 1. Terdapat bayaran dibuat tetapi alat tidak boleh

digunakan disebabkan belum berfungsi sepertiyang sepatutnya atau tidak memenuhispesifikasi seperti latihan belum dibuat atau alattidak boleh guna.

2. Pengesahan pembayaran oleh staf yang tidak diturunkan kuasa

3. Dokumen sokongan tidak lengkap

• Memastikan ujian telah dilaksanakansebelum pembayaran dibuat

• Pengesahan pembayaran olehpegawai yang diberi kuasa

• Dokumen sokongan adalah lengkap

ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN

29

BIL SUB-ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

5 Pembayaran

• Dokumen sokonganadalah lengkap

1. Terdapat bayaran dibuat tetapi alat tidak boleh digunakandisebabkan belum berfungsi seperti yang sepatutnya atautidak memenuhi spesifikasi seperti latihan belum dibuatatau alat tidak boleh guna.

2. Pengesahan pembayaran oleh staf yang tidakditurunkan kuasa

3. Dokumen sokongan tidak lengkap

• Mengenalpasti tempohpembayaran yang dibuat(Arahan Perbendaharaan 103)

1. PTJ yang terima DO/invois lewat kemuka invois (PO)2. Lewat kemukakan tuntutan dan membuat pelarasan –

tuntutan/ kad korporat3. Invois dikumpulkan tanpa dicop terima dan tidak

dibuat bayaran terus kerana tiada peruntukan.Pembayaran mengikut kadar yang diluluskan

1. Bayaran tidak mengikut kadar yang diluluskan, makanan, upahan, elaun dan sebagainya

Bekalan atau perkhidmatan yang tidak diserahkan atau dilaksanakan ditolak daripada jumlah bayaran keseluruhan

1. Ada ketidakpatuhan, di mana bayaran penuh dibuatwalaupun bekalan/perkhidmatan yang diterima tidaklengkap.

ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN

Pengurusan Terimaan Hasil

• Memastikan terimaan hasil dikendalikanmengikut undang-undang dan peraturan dandiakaunkan dengan betul dan sempurna

30

31

ELEMEN PENGURUSAN HASIL

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)

1 Penjanaan

Perancangan penjanaan disediakan(PTJ – tidak termasuk dalampemantauan KPI university)

XTidak dipatuhi dengan teratur.

Senarai dan laporan hasil yang dikutipdisediakanKadar di luluskan oleh JKTK – sewaanruang/ peralatan/jualan produk/ perkhidmatanPemberian diskaun tidak dibenarkankecuali yang telah diberikuasa / diluluskanJualan kredit direkod dan dipantau

32

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)

2 KawalanDokumen Hasil

• Memastikan daftar borang hasildirekodkan dan dikemaskini (Arahan Perbendaharaan 65, 66, 67 & 68.)

X1. Penggunaan kupon

atau resit tidak rasmi(resit runcit) yangbukan dokumenterkawal.

2. Buku tunai/ resit rasmi(e-receipting) dibiarkandibawah meja

3. Tiada pengesahanpada setiap buku tunaiyang diterima

• Memastikan borang hasil dikeluarkanmengikut susunan nombor yang berturutan (Arahan Perbendaharaan 66.C)

• Memastikan baki stok borang hasil di daftar bersamaan dengan baki sebenar

• Memastikan Borang hasil yang belumdigunakan disimpan di tempat yang dikunci dengan selamat (Arahan Perbendaharaan 68)

• Borang hasil yang diterima disemak dandiperakui betul tentang ketepatan nomborsiri di setiap helaian pertama buku resit. (Arahan Perbendaharaan 66.a)

ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN

33

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)

3 Merekod BorangHasil

• Memastikan Dokumen hasildikeluarkan pada hari yang sama(Arahan Perbendaharaan 60.(ii))

1. X2. Mel / penerimaan yang

dikumpulkan• Mengenalpasti borang hasil yang

hilang direkodkan dan dilaporkandengan segera (Arahan Perbendaharaan 300)

TB

4Kebenaran/kelulu

san menerima wang

• Mengenalpasti hasil yang dikutipadalah mengikut kadar yang dibenarkan (Arahan Perbendaharaan 87)

1. X2. Tidak mengikut kadar yang

telah ditetapkan. Ada kadaryang belum mendapatkelulusan.

• Pegawai diberi kebenaran bertulisuntuk membuat kutipan(ArahanPerbendaharaan 11, 69, 101, dan 200.1)

Pegawai yang menerimakutipan tidak diberi kuasa

ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN

34

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)

5 Kadar kutipan

• Memastikan Kadar kutipan dibuat mengikutkadar yang diluluskan oleh JawatankuasaTetap Kewangan (Peraturan kewangan & PerakaunanUPM)

Sama seperti di atas

• Pemberian diskaun tidak dibenarkan kecualiyang telah diberikuasa / diluluskan

Ada pengecualian yang diberikan oleh Ketua PTJ

6 Keselamatansemasa kutipan

• Memastikan wujudnya ciri-ciri keselamatanwujud di ruang tempat membuat kutipan hasil(cashier) (Arahan Perbendaharaan 70(b))

1. Kekangan ruangmenyebabkan ruangkutipan hasil kurangselamat. Perluminimakan kutipan diPTJ

2. Notis tidak dipamirkan3. Password tidak unik dan

dikongsi

• Notis kepada orang awam untuk meminta resitada dipaparkan di tempat yang mudah dilihat(Arahan Perbendaharaan 61)

• Ciri-ciri keselamatan wujud bagi kutipan yang dibuat secara mesin dan juga elektronik(jikaada) (Arahan Perbendaharaan 70(b))

ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN

35

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)

7Perakuan

Penerimaan Wang

• Akuan terimaan yang digunakan adalahakuan rasmi Pejabat Bendahari(resit,kupon, bil tunai,tiket, jurnal) (Peraturan Kewangan& Perakaunan UPM)

Ada yang belum didaftarkan.

• Memastikan Resit/Bil tunai dikeluarkansegera pada masa terimaan (Arahan Perbendaharaan 60.(ii))

Ada PTJ tidak memberi resit

ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN

36

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)

8Pindaan dan

pembatalan akuan terimaan

• Meminda resit adalah dilarang dan resit yang dibatalkan beserta salinannya hendaklahdikemukakan untuk diaudit (Arahan Perbendaharaan 62(a))

x

• Memastikan Resit/Bil Tunai yang dibatalkandisimpan dan dicop batal (Arahan Perbendaharaan 62(a)) Teratur

• Akuan terimaan dibatalkan oleh pegawai yang diberikuasa (Arahan Perbendaharaan 62(b))

Tidak dinyatakandalam surat

penurunan kuasa

ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN

37

ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)

9 Kawalan keatasdokumen terimaan

• Memastikan akuan terimaan yang dikeluarkan ditandatangani, dicatatkantarikh dan amaun.

x

• Memastikan akuan terimaan yang dikeluarkan mempunyai salinan/karbon (Peraturan Kewangan & Perakaunan UPM)

/

• Pegawai pemungut menyimpan danmengunci akuan terimaan yang belumdigunakan dengan selamat dibawahkawalannya atau pegawai yang lebihkanan. (Arahan Perbendaharaan 126(b))

x

10 Penyerahankutipan

• Setiap kutipan yang dibuat diserahkankepada kaunter Seksyen Kutipan Hasildalam tempoh yang ditetapkan (Arahan Perbendaharaan 78(a))

x

38

ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)

11 Akaun BelumTerima

• Jualan Kredit kepada pihakLuar

• Jualan antara Pusat Kos

1. Terdapat jualan kepada pihakKetiga tidak dikeluarkan invois

2. Jualan antara Pusat kos tidakdibuat pelarasan melalui jernaldisebabkan baki peruntukan tidakmencukupi

39

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

12 Penyata Bulanan

• Memastikan rekod hasil bulanandisediakan dan laporan terperincihasil bulanan yang diterima dariSAGA disesuaikan dengan rekodhasil untuk menentukan segalapungutan yang diserah ke bank telah diambil kira oleh PejabatBendahari

x

• Penyata penyesuaian disediakandengan tepat & pelarasan dibuatbagi item yang tidak dikenalpasti

• Semua jualan secara kredit telahdikeluarkan invois untuk pihak luardan pelarasan jernal bagi jualanantara PTJ(semakan melaluipenyata bulanan)

x

ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN

40

ELEMEN PENGURUSAN AKAUN AMANAH

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)

1 Akaun Amanah

• Memastikan setiap pemegang amanahmempunyai surat ikatan amanah

X

• Senarai pemegang amanah adalah terkini danlengkap (1PP WP 10.4)

• Pemegang amanah memenuhi kriteria yang ditetapkan (Arahan Perbendaharaan 165)

• Memastikan setiap perbelanjaan akaun amanahdiluluskan oleh pemegang amanah ataupegawal pengawal yang dilantik secara bertulis

• Mesyuarat jawatankuasa akaun amanah dibuat2 kali setahun (1PP WP 10.4)

41

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)

2 Akaun Amanah

• Akaun amanah berbaki kredit (1PP WP 10.4, para 3.3.4) x

• Penyata penyesuaian akaunamanah ada disediakan (1PP WP 10.4, para 3.3.4,(e))

x

• Akaun amanah yang tidak aktifditutup (1PP WP 10.4, para 3.5.1) x

• Tindakan penutupan akaundilaksanakan dengan teratur (1PP WP 10.4, para 3.5.2)

x (ikut surat ikatan upm 6 bulan) 1 pp – setahun atau telahmencapai tujuan

• Pelarasan telah dibuat ke atas cajyang dikenakan (Peraturan Kewangan & Perakaunan UPM)

x – lewat…dua kali setahun –menyebabkan ada yang berbakinegatif

ELEMEN PENGURUSAN AKAUN AMANAH

PENGURUSAN ASET

• PERUNTUKAN YANG DIGUNAKAN:-– MENGURUS– PEMBANGUNAN– PENYELIDIKAN / AKAUN AMANAH

• PEMILIKAN ASET– PENGGUNA YANG DIPERTANGGUNGJAWABKAN– PENGGUNA SEBENAR– PENGGUNA UMUM– PEGAWAI TIDAK BERKHIDMAT ATAU BERTUKAR

42

PENGURUSAN ASET

• PENYELENGGARAAN – BERKALA– APABILA PERLU– ASET PENYELIDIKAN

• SEMASA TEMPOH PENYELIDIKAN• SELEPAS TEMPOH PENYELIDIKAN

• PELUPUSAN– ROSAK DAN TIDAK EKONOMIK UNTUK DIBAIKI– TIADA KEPERLUAN– REKOD TIDAK LENGKAP

43

44

ELEMEN PENGURUSAN ASET

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan(/ ) (x)

1 Pengurus Aset • Pegawai diberi surat lantikan (1PP KP 1.1/2013 para 6)(Pekeliling Pejabat Bendahari Bil1/2008) x

2 Penerimaan• Maklumat lokasi dan pengguna aset telah

dikemaskini didalam FAMS (Pekeliling Pejabat BendahariBil1/2008, para 8) x

3 Pendaftaran

• Cetakan daftar individu aset telah dibuat danditandatangani oleh Ketua Jabatan / Pegawai Aset(KEW.PA-2) (Pekeliling Pejabat Bendahari Bil1/2008, para 11.1) = DAFTAR ASET –LAPORAN FAMS x

• Senarai aset dilokasi disediakan dan dikemaskini(KEW.PA-7) (Pekeliling Pejabat Bendahari Bil1/2008, para 11.5) x

4 Pergerakan aset

• Daftar pergerakkan aset ada disediakan (KEW.PA-6) (1PP KP 2.3/2013 para 11) x

45

ELEMEN PENGURUSAN ASET

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

5 VerifikasiAset/Inventori

• Aset ada• Aset digunakan

• Aset sama dengan rekod

• Lokasi sebenar aset sama dengan rekod FAMS

• Pengguna aset sama dengan rekod FAMS

• Aset telah ditampal barkod (1PP KP 2.3/2013 para 11)

• Aset ID telah ditulis pada aset (1PP KP 2.3/2013 para 11)

• Aset disimpan secara selamat (1PP KP 2.4/2013 para 3)

Hasil Audit Pengurusan Aset Alih1) Verifikasi Fizikal

46

95% 95% 90% 92% 88%

68%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Pera

tus

Tahun

Carta 1 : Perbandingan Hasil Verifikasi bagi tahun 2009 - 2015

Hasil verifikasi aset tahun 2015 adalah 68%, menurun berbanding dengantahun-tahun sebelumnya di mana 2013 (88%), 2012 (92%), 2011 (90%), 2010 (95%) dan 2009 (95%)

49

ELEMEN PELUPUSAN ASET/INVENTORI

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

1 Kuasa Melulus

• Mengenalpasti pelupusan yang dibuat di PTJ (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 24) & (1PP KP 2.6/2013 para 2 )

• Ahli jawatankuasa pemeriksa memenuhi kriteria yang ditetapkan (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 28)

• Pelupusan diluluskan mengikut kuasa tertentu (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 28)

50

ELEMEN PELUPUSAN ASET/INVENTORI

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

2 Kaedah Pelupusan

• Tindakan pelupusan telah diambil mengikut cara yang diluluskan (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 32)

• Tindakan pelupusan telah diambil mengikut tempoh yang telah ditetapkan (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 29)

• Sijil Pelupusan barang-barang telah dikeluarkan oleh pegawaibertanggungjawab selepas tindakan pelupusandiambil(Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 26.2 (k))

• Mengenalpasti adakah perakuan pelupusan (PEP) bagi asetalih disediakan dengan teratur(Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 26.2 (b))

51

ELEMEN PELUPUSAN ASET/INVENTORI

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

3 Kemaskini rekod

• Pastikan pegawai terlibat mengemaskini rekoddaftar aset (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 35)

• Memastikan aset alih yang dilupuskan tiada di PTJ (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 35)

Penyelenggaraan (aircond) BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Pemerhatian

1 Prosedur Prosedur penyelenggaraan disediakan Prosedur tidak jelas. Contohnya kemaskini ,kaedah pemantauan, pengesahan danpembayaran

Tugas dan tanggungjawab pentadbir kontrakdan pegawai pemantau jelas

2 Perancangan Perancangan menyeluruh untuk aset yang perlu penyelenggaraan

Hanya untuk aset yang dibuat secara berkala

Senarai keseluruhan aircond mengikutsenarai aset dalam fams

Tidak sama

3 Pelaksanaan Senarai aset yang dilampirkan dalamdokumen kontrak mengikut rekod FAMS

Tiada ID dan barcode/ ada yang duplicate

52

Penyelenggaraan (aircond) Perkara Yang dinilai

Pelaksanaan/ pemantauan

senarai aset yang dilampirkan dalamdokumen kontrak mengikut rekod FAMS

X tiada ID danbarcode/ ada yang duplicate

3.Rekod penyelenggaraan pembekal adalahlengkap

X umum

3.Senarai semak perkhidmatan disediakandengan lengkap oleh pegawai pemantau dandisahkan oleh pentadbir kontrak

X ada yang tiadapengesahan

Semua aset yang didaftarkan telahdiselenggarakan

X terdapat aset yang tiada/rosakdimasukkan dalamjadualpenyelenggaraan –tetapi tidakdilaksanakan

53

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN3 Pelaksanaan/

pemantauansenarai aset yang dilampirkan dalamdokumen kontrak mengikut rekod FAMS

Ada yang tiada ID danbarcode/ ada yang duplicate

Rekod penyelenggaraan pembekal adalahlengkap

Terlalu umum

Senarai semak perkhidmatan disediakandengan lengkap oleh pegawai pemantau dandisahkan oleh pentadbir kontrak

Ada yang tiadapengesahan

Semua aset yang didaftarkan telahdiselenggarakan

terdapat aset yang tiada/rosakdimasukkan dalamjadualpenyelenggaraan –tetapi tidakdilaksanakan

Penyelenggaraan (aircond) BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

4 Pembayaran Dokumen pembayaranadalah lengkap

1. Bukti pemeriksaan penyelenggaraantiada

2. akses ke bilik yang berkunci –penyelenggaraan tidak dibuat

3. Service report tidak disahkan

• Work order tidak disediakan

Pembayaran mengikutaset yang diselenggara

tiada pengurangan bayaran bagi asetyang tidak diselenggara

54

Aset yang tidak digunakan tetapidimasukkan dalam daftar

penyelenggaraan dan dibayar

55

56

ELEMEN PENGURUSAN STOR

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

1 Pegawai stor • Ada surat lantikan (1PP KP 1.1/2013 lampiran C para 7) /

2 Sistem • Ada sistem e-stor digunakanbaru digunakan – 20 PTJ

57

ELEMEN PENGURUSAN STOR

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

3 Rekod dan Daftar Stok

• Rekod adalah seragam dan mematuhi tatacarapengurusan stor (1PP KP 6.3/2013 para 2 )

• Mengetahui kedudukan stok simpanan dan bilanganfizikal stok sama dengan rekod (1PP KP 6.3/2013 para 1 )

• Ada kawalan paras stok (1PP KP 6.3/2013 para 2.1.1 (i))

• Semak Daftar rekod yang dibangunkan

• Kad petak ada dan diselenggara dengan baik(1PP KP 6.3/2013 para 2.1.1 (ii))

• Rekod pergerakan stok disediakan (KEW.PS-4)

58

ELEMEN PENGURUSAN STOR

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

4 Keselamatan

• Tempat simpanan stok adalah baik(1PP KP 6.4/2013 para 4)

• Susun atur adalah kemas (1PP KP 6.4/2013 para 2)

• Tiada barang/stok yang rosak dan usang• Arah tanda KELUAR (EXIT) dan tanda LARANGAN

MEROKOK (1PP AM 6.7/2013 para 3)

59

ELEMEN PENGURUSAN STOR

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

5 Verifikasi stok

• Kiraan fizikal stok adalah sama dengan rekod (1PP KP 6.6/2013 para 3)

• Kiraan stok dibuat secara berkala (1PP KP 6.6/2013 para 3)

• Pemeriksaan oleh wakil Pejabat Bendahari (1PP KP 6.6/2013 para 5)

6 Latihan • PYB adalah terlatih dan kompiten dalam menguruskanstor di PTJ (1PP AM 6.7/2013 para 3.6)

PEMERHATIANPENGURUSAN STOR

• Rekod stok tidak dikemaskini• Tiada pemeriksaan berkala oleh pegawai stor• Tiada lantikan bertulis pegawai yang

menguruskan stor• Terdapat Stok usang dan tiada pergerakkan• Terdapat stok yang bergerak perlahan• Toner yang disimpan tiada printer.• Stok tidak disusun secara teratur di dalam stor

60

61

ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

1 Pegawai Penguruskenderaan

• PTJ ada melantik pegawaipengurus kenderaan(1PP WP 4.1/2013 para 3.1.11&15)

ada lantikan

62

ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

2 Buku Log

• Buku log ada disediakan (1PP WP 4.1/2013 Lampiran C para 1)

• Buku log disimpan didalam kenderaan (1PP WP 4.1/2013 Lampiran C para 7)

• Buku log direkodkan dengan lengkap dan teratur(1PP WP 4.1/2013 Lampiran C para 3)

• Salinan asal buku log disimpan di Pejabat dan diperiksaoleh Pegawai bertanggungjawab sekurang-kurangnyasebulan sekali(1PP WP 4.1/2013 Lampiran C para 7.4)

3 Pengunaan kenderaan • Kenderaan digunakan bagi tujuan rasmi sahaja(1PP WP 4.1/2013 para 6.2)

66

ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

4.1 Kad Inden

• Kenderaan jabatan mempunyai kemudahan kad inden(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 1)

• Kemudahan kad inden yang disediakan dikeluarkan olehsyarikat yang dibenarkan sahaja(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 1.2)

• Jenis kad yang digunakan adalah dwi kad (pemandu dankenderaan) (1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 3)

• Bagi kenderaan rasmi jabatan kad kenderaan disimpanoleh pengurus kenderaan manakala kad pemandudisimpan oleh pemandu(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 3.1.2 & 3.1.3)

• Pergerakkan kad inden direkod mengikut format yang ditetapkan(1PP WP 4.1/2013 para 7.5)

67

ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

4.2 Kad Inden

• Setiap resit penggunaan kad inden disimpan dengan rapidan teratur(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 5)

• Semakan invois penggunaan bahan api disemak denganresit asal (1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 6)

• Analisis keatas penggunaan bahan api denganpenggunaan kenderaan adalah wajar

• Resit bahan api adalah sama dengan rekod di bukulog(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 6)

68

ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

5 Penyelenggaraankenderaan

• Penyelenggaraan kenderaandirekodkan pada buku log dan work order (1PP WP 4.1/2013 Lampiran E para 2.2)

xbuku log tiada

• Penyelenggaraan dibuat adalahmunasabah(1PP WP 4.1/2013 LampiranE para 2.2)

x rekod tidak lengakap dan tiada analisis

• Penyelenggaraan dibuat secaraberjadual (1PP WP 4.1/2013 Lampiran E para 2.2.1)

x- tiada jadual penyelenggaraan disediakan

69

ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

6 Kad touch n go termasukSmart Tag

• Kenderaan rasmi jabatan diberi kemudahan kad touch n go (1PP WP 4.1/2013 para 10)

• Kad touch n go disimpan oleh pegurus kenderaan dan hanyadiberi kepada pemandu apabila diperlukan sahaja(1PP WP 4.1/2013 para 11(iii))

• Penggunaan kad direkodkan mengikut format yang ditetapkan(1PP WP 4.1/2013 para 12.2)

• Pemeriksaan bulanan dibuat antara rekod penggunaan kad(dokumen SPK) dan penyata yang dikeluarkan secara online

70

ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

7 Pembayaran

• Pengesahan dibuat ke atas penyata penggunaankad inden oleh pegawai kenderaan/pegawai yang bertanggungjawab (1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 5(ii))

• Pengesahan dibuat ke atas penyata penggunaantouch & go oleh pegawai kenderaan/pegawaiyang bertanggungjawab (1PP WP 4.1/2013 para 11 (vi))

71

ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

8 Pemandu• Pemandu mempunyai lesen memandu yang sah (1PP

WP 4.1/2013 para 16 )

9 Keselamatankenderaan

• Kenderaan disimpan didalam kawasan pejabat jikatidak digunakan (1PP WP 4.1/2013 para 17)

• Kunci pendua kenderaan disimpan di Pejabat(1PP WP 4.1/2013 para 18.1)

PEMERHATIAN PENGURUSAN KENDERAAN

• Pengesahan ke atas resit pembelian bahan apidan penyata smartpay tidak dibuat

• Buku log kenderaan tidakdikemaskini• Penggunaan kad touch n go tidak disemak

dengan penyata penggunaan kad touch n go• Log pergerakkan kad inden tidak disediakan

dengan lengkap• Log pergerakkan kad touch n go tidak

dikemaskini

72

• Semakan penggunaan kad touch n go tidakdibuat penyata penggunaan kad

• Tiada pengesahan pada penyata smartpaysebelum pembayaran dibuat

• Resit pembelian bahan api tidak difailkansecara teratur

73

PEMERHATIAN PENGURUSAN KENDERAAN

Implikasi KetidakpatuhanPemerhatian Risiko

1 Tiada Penurunan kuasa Bayaran atau terimaan tidak sah2 Pecah kecil Perolehan Tidak mendapat faedah terbaik

dari segi nilai3 Deposit Tidak diakaunkan Salah guna dan perlu dibayar

balik4 Hasil salah caj Penyata kewangan tidak tepat5 Hasil tidak dikutip Merugikan6 Pembayaran ke atas

perkhidmatan/ bekalan/ kerja yang tidak dibekalkan

Membayar melebihi jumlahsepatutnya

7 Kehilangan/kerosakan/kemusnahan

Kerugian74

Tindakan Yang Boleh Dikenakan

TatatertibTatatertibSurcajSurcaj

75

Ketua

Penyelia

Pelaksana76

Tanggungjawab danKuasa

Surcaj (Akta 605, 14(a)– (e))

77

• Tidak Atau Telah Gagal Untuk Memungut• Pembayaran Wang Yang Tidak Sepatutnya

(Tidak Diluluskan Dengan Sewajarnya)• Secara Langsung Atau Tidak Langsung, Bagi

Apa-apa Kekurangan• Tidak Atau Telah Gagal Untuk Menyimpan

Atau Memantau Akaun Atau Rekod• Tidak Atau Telah Gagal Untuk Membuat Apa-

apa Pembayaran