garis panduan pelaksanaan majlis dan acara · pdf filegaris panduan pelaksanaan majlis dan...

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

Disediakan Oleh: PUSAT PENYELIDIKAN, PEMBANGUNAN DAN INOVASI

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 2016



KANDUNGAN MUKA SURAT

Pengenalan 2

Tujuan 2

Punca Kuasa/ Rujukan 3

Jenis-jenis Majlis 4

Jenis-jenis Acara 4

Penyelaras Majlis dan Acara IPGK 6

Pengurusan dan Publisiti Media 6

Kaedah Jemputan Tetamu 10

Proses Kerja 12

Carta Aliran Proses Kerja 15

Rumusan 16



1.0 PENGENALAN Pelaksanaan majlis atau acara yang berkualiti bukan sahaja memberi

impak kepada imej Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan

Institut Pendidikan Guru Kampus (IPGK) tetapi juga kepada

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Majlis atau acara yang

dianjurkan oleh IPG KPM seperti seminar, persidangan, majlis

dialog/bual bicara, konvokesyen, lawatan tetamu kenamaan, majlis

penghargaan dan lain-lain banyak melibatkan tetamu kenamaan dan

jemputan dari dalam dan luar negara. Justeru, semua majlis atau acara

IPG KPM perlu dirancang rapi dan dilaksanakan dengan lebih

profesional agar ianya memberi impak yang positif kepada IPG KPM.

2.0 TUJUAN

Garis Panduan Pelaksanaan Majlis dan Acara ini bertujuan untuk:

2.1 memaklumkan ketetapan IPG KPM tentang dasar sesuatu majlis

dan acara yang dilaksanakan di peringkat IPG KPM;

2.2 menyediakan panduan mengenai pengurusan majlis dan acara di

peringkat IPG KPM;

2.3 menyediakan maklumat tentang perkara-perkara yang perlu

dipertimbangkan dan prosedur yang perlu dipatuhi apabila

merancang majlis atau acara IPG KPM.



3.0 PUNCA KUASA/ RUJUKAN

3.1 Berdasarkan cabutan Minit Mesyuarat Profesional Kementerian

Pendidikan Malaysia (MPKPM) Bil.04/2016, YBhg. Dato’ Sri Dr.

KPPM selaku Pengerusi Mesyuarat telah memutuskan di bawah

perkara Perutusan Pengerusi seperti berikut:

“semua undangan rasmi kepada menteri ke program yang dianjurkan

oleh bahagian/JPN hendaklah melalui pejabat KPPM terlebih dahulu,

juga hendaklah melalui SUSK/SUS seperti yang diputuskan dalam

MPKPM Bil.03/2016”.

“Laluan perintah (line of command) ini juga termasuk hal-hal lain

seperti pengisian jawatan, penempatan murid di sekolah berasrama

penuh, juga daripada pihak luar berkaitan mempromosi produk dan

sebagainya”.

3.2 Surat Arahan Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan

Malaysia

(Bagi tahun semasa, boleh dimuat turun di laman sesawang KPM )

3.3 Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara Edisi Pertama Tahun

2014, Jabatan Perdana Menteri

3.4 Lampiran 1

Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2014 bertarikh 6 Jun

2014 berkaitan Tatacara Penyediaan Kemudahan Pakej Majlis/

Acara Rasmi Kerajaan dan Latihan Serta Aktiviti Murid/ Pelajar

di Bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM)



3.5 Lampiran 2

Pekeliling Perbendaharaan mengenai Garis Panduan Perbelanjaan

Secara Berhemat Bagi Mengawal Perbelanjaan Awam P.B

3.1/2013

3.7 Lampiran 3

Panduan Penyediaan Kertas Cadangan dan Kertas Makluman

Serta Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Profesional

Kementerian Pelajaran Malaysia Bahagian Perancangan dan

Penyelidikan Dasar Pendidikan, KPM

4.0 JENIS-JENIS MAJLIS

4.1 Rasmi

Sesebuah majlis yang dianjurkan oleh Kerajaan Persekutuan atau

Kerajaan Negeri yang mendapat kelulusan peruntukan Kerajaan.

4.2 Rasmi dan Formal

Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti

hari bekerja dari Isnin sehingga Jumaat di pejabat, di luar

pejabat, majlis penuh istiadat, majlis jamuan (malam atau hujung

minggu iaitu di luar waktu rasmi bekerja). Majlis yang

melibatkan pembesar Negara/Negeri dan menepati aspek

protokol secara penuh.

4.3 Rasmi dan Tidak Formal

Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti

program turun padang, lawatan dan majlis perasmian. Terdapat

sedikit kelonggaran dari segi protokol.



4.4 Tidak Rasmi

Merupakan majlis yang dianjurkan oleh Agensi-agensi

Kerajaan/swasta yang tidak melibatkan peruntukan Kerajaan

serta aspek protocol sepenuhnya.

4.5 Tidak Rasmi Tetapi Formal

Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya bukan dari Kerajaan

seperti individu atau pertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh

orang-orang kenamaan daripada Senarai Keutamaan

Persekutuan dan Negeri (rujuk senarai yang terkini).

4.6 Separa Rasmi

Majlis/aktiviti seperti kejohanan sukan dan riadah di mana

sebahagian sumber peruntukan dari Kerajaan dan sebahagiannya

daripada sumbangan oleh wang kelab sukan atau pertubuhan

5.0 JENIS-JENIS ACARA

5.1 Dalaman

Acara dalaman lebih merujuk kepada penyertaan dalam kalangan

warga IPG KPM.

5.2 Luaran

Acara terbuka merujuk kepada skop pelibatan peserta yang tidak

terhad dalam kalangan warga IPG KPM, termasuk pelibatan

peserta atau penceramah luar negara.



5.3 Kebangsaan

Acara peringkat kebangsaan memerlukan pelibatan atau

penyertaan dari pelbagai Negeri.

5.4 Antarabangsa

Acara peringkat antarabangsa biasanya melibatkan penyertaan

daripada beberapa Negara tertentu.

6.0 PENYELARAS MAJLIS DAN ACARA IPGK

6.1 Penyelaras tersebut bertindak sebagai pegawai penghubung

antara IPGK dan IPGM apabila terdapat sebarang urusan

berkaitan majlis atau acara yang dianjurkan di peringkat kampus

terutamanya yang melibatkan mana-mana kenamaan atau pihak

dari kementerian, agensi atau institusi dalam dan luar negara.

6.2 Surat pelantikan dikeluarkan oleh IPGM dan ditandatangani oleh

Rektor IPGM.

7.0 PENGURUSAN DAN PUBLISITI MEDIA

7.1 Majlis atau acara IPG KPM adakalanya memerlukan liputan pihak

media. Perhubungan, pengurusan dan publisiti media perlu

dirancang dan dilaksanakan dengan teliti. Kejayaan sesuatu

program anjuran IPG KPM turut diukur melalui publisiti media,

yang berfungsi menghebahkan sebarang majlis sama ada di

peringkat kebangsaan atau antarabangsa.



7.2 Oleh itu, sebarang majlis atau acara perlu dirancang dan kaedah

promosi bagi majlis dan acara seperti persidangan, bengkel,

seminar, lawatan kenamaan, syarahan awam, dan lain- lain yang

berkaitan. Selain daripada itu, kebenaran daripada pihak

Pengurusan Tertinggi KPM juga perlu diperolehi melalui Unit

Komunikasi Korporat KPM.

7.3 Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam

melaksanakan perhubungan media yang berkaitan dengan

sesuatu majlis dan acara:

7.3.1 Kenyataan Media (Press Release)

merupakan suatu kenyataan ringkas yang disediakan

untuk menyampaikan maklumat (mengenai aktiviti,

perkhidmatan, produk, pencapaian, individu dan lain-

lain) yang berguna, tepat dan menarik untuk sebaran

media.

7.3.2 Penyediaan Kenyataan Media

IPG KPM yang mengendalikan sebarang pengurusan

majlis dan aktiviti boleh mempromosikan maklumat

kepada media massa melalui kenyataan media, dengan

kebenaran Rektor IPGM dan kelulusan KPM.



7.3.3 Jemputan Media

Penyelaras Majlis dan Acara IPGK perlu menghantar

maklumat mengenai sesuatu majlis atau aktiviti kepada

IPGM sebulan sebelum program bermula.

7.3.4 Penyediaan Press Kit

Press Kit perlu disediakan oleh pihak penganjur

mengandungi semua bahan seperti berikut:

a) Buku Atur Cara/ Buku Program/ Brosur/ Pamplet dan

lain- lain risalah yang mengandungi perjalanan dan

penerangan sesuatu majlis tersebut.

b) Salinan teks ucapan tetamu yang dijemput untuk

memberi ucapan seperti yang terkandung dalam atur

cara majlis.

c) Salinan teks ucapan menteri yang dijemput (sekiranya

berkaitan) press kit.

d) Pihak penganjur juga digalakkan untuk menyediakan

Press Release bagi program yang diadakan.

e) IPG KPM yang menganjurkan sesuatu majlis/acara di

digalakkan memasukkan risalah atau brosur mengenai

IPG KPM dalam kit tersebut.

f) Cenderahati kebiasaannya diberi kepada wakil media

yang membuat liputan dengan memasukkannya ke dalam

press kit (sekiranya perlu).

g) Menyediakan tag nama yang mengandungi tanda nama

"Press” kepada wakil media jika program tersebut

berkaitan dengan bengkel atau seminar yang berlangsung

lebih daripada sehari.



h) Press kit perlu diberi kepada semua wakil media sama

ada wartawan dan jurugambar akhbar, majalah,

televisyen, radio dan media alternatif.

7.3.5 Publisiti Media

Publisiti yang diberi oleh IPG KPM terbahagi kepada

empat situasi. Ianya penting bagi mengelak harapan

terlalu tinggi terhadap liputan media.

a) Program Yang Tidak Dihadiri Menteri

Luasnya liputan media (kehadiran wakil media) dalam

program anjuran IPG KPM bergantung kepada betapa

besarnya impak nilai berita sesuatu program tersebut.

b) Program Yang Dihadiri Menteri

Kehadiran ramai wakil media dalam sesuatu majlis

atau acara IPG KPM bukanlah ukuran pentingnya

majlis atau acara tersebut. Kehadiran wakil media

didorong oleh kehadiran Menteri atau Timbalan

Menteri yang lebih berminat untuk bertanya isu selain

daripada program yang dianjurkan.

c) Program Kerjasama Media (Penganjur Bersama)

Kerjasama IPG KPM dengan media selaku penganjur

bersama digalakkan kerana majlis/acara tersebut

dijamin mendapat liputan meluas media sebelum dan

selepas ianya dilaksanakan. Walau bagaimanapun



kelemahan kaedah kerjasama ini ialah tiada wakil

media lain yang berminat untuk membuat liputan.

d) Sidang Akhbar (Press Conference)

Sidang Akhbar kebiasaannya dibuat sekiranya

terdapat sesuatu penjelasan isu atau pengumuman.

8.0 KAEDAH JEMPUTAN TETAMU

8.1 Kesesuaian kaedah jemputan adalah seperti berikut:

BIL TETAMU KEHORMAT KAEDAH JEMPUTAN

1

SPB Yang di-Pertuan Agong/ DYMM Raja/Permaisuri/ TYT Yang di-Pertuan Besar

Warkah Persilaan dibawa mengadap

2

TYT Yang di-Pertuan Negeri/ YAB Perdana Menteri/ YAB Timbalan Perdana Menteri/ YB Menteri

Surat Jemputan

3

YAB Menteri Besar/ Ketua Menteri

Surat/Kad Jemputan

4 Jemputan lain

Surat/Kad Jemputan Faks E-mel Telefon Sistem Pesanan Ringkas

Sumber : Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara, Edisi Pertama Tahun 2014, Jabatan Perdana Menteri



8.2 Warkah Persilaan, Surat Jemputan atau Kad Jemputan perlu

ditandatangani seperti berikut:

BIL. TETAMU KEHORMAT/ VVIP/VIP

WARKAH PERSILAAN/ SURAT JEMPUTAN/

KAD JEMPUTAN DITANDATANGANI

OLEH

1

SPB Yang di-Pertuan Agong DYMM Raja/Permaisuri TYT Yang di-Pertuan Negeri YAB Perdana Menteri YAB Timbalan Perdana Menteri YB Menteri-menteri Kabinet

Warkah Persilaan dan Surat Jemputan ditandatangani oleh Menteri Pendidikan

2

Menteri Pendidikan Timbalan Menteri Pendidikan I Timbalan Menteri Pendidikan II

Surat Jemputan ditandatangani oleh Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia.

3

Ketua Setiausaha KPM Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia. YAB Menteri Besar YAB Ketua Menteri Exco Negeri Agensi Luar Pengarah-pengarah Bahagian KPM

Surat/Kad Jemputan ditandatangani oleh Rektor IPGM.

4

Rektor IPGM Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri

Surat/Kad Jemputan ditandatangani oleh Pengarah IPG kampus



8.3 Bagi penganjuran seminar antarabangsa atau jemputan penceramah

luar negara, Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun

2008 telah menjelaskan bahawa semua penganjuran seminar

antarabangsa perlu mendapatkan kelulusan Jemaah Menteri

manakala jemputan penceramah luar pula perlu mendapatkan

nasihat daripada Kementerian Luar Negeri (KLN) dan Kementerian

Dalam Negeri (KDN) serta agensi lain yang berkaitan.

9.0 PROSES KERJA

BIL PROSES KERJA

SENARAI SEMAK TINDAKAN

1

Merancang Majlis/ Acara

a) IPG KPM memohon kebenaran secara bertulis daripada Rektor IPGM untuk pelaksanaan majlis/ acara dengan menyertakan maklumat berkenaan majlis/ acara berkenaan.

b) Memastikan tarikh pelaksanaan

majlis/acara berkenaan

dimasukkan dalam Takwim

Perancangan Tahunan IPGM bagi

semua Majlis yang melibatkan

kenamaan negara, Menteri

Kabinet YB Menteri Pendidikan/

YB Timbalan Menteri/ KSU/

KPPM.

c) Mengenalpasti peruntukan/

sumber kewangan untuk

melaksanakan majlis/acara.

IPG KPM perlu

menghantar

perancangan

tersebut kepada

Penyelaras

Perancangan

Tahunan IPGM

selewat-lewatnya

bulan Oktober

tahun semasa bagi

pelaksanaan pada

tahun berikutnya

Rujuk Lampiran 1

dan 2 (sekiranya

berkaitan)



BIL PROSES KERJA


2 Menyediakan

Kertas Cadangan Pelaksanaan Majlis/ Acara

a) IPG KPM perlu menyediakan kertas cadangan bagi tujuan mendapatkan kebenaran melaksanakan majlis/ acara.

b) Bagi IPGK, kertas cadangan

tersebut perlu dibentangkan dan

mendapat kelulusan pengarah

IPGK terlebih dahulu di

Mesyuarat Majlis Profesional,

Pengurusan dan Pentadbiran

(M3P) di peringkat kampus.

Rujuk Lampiran 3 bagi Format Kertas Cadangan Penyelaras Majlis & Acara IPGK.

3 Mendapatkan

Kelulusan Pelaksanaan Majlis/ Acara

a) Kertas cadangan pelaksanaan majlis/ acara berkenaan dihantar ke IPGM untuk semakan.

b) Kertas cadangan dibentangkan

untuk kelulusan di mesyuarat

peringkat IPGM (Mesyuarat

Profesional IPGM/ Mesyuarat

Pengurusan Pentadbiran IPGM/

Mesyuarat Pengurusan

Pendidikan Guru atau mana-

mana mesyuarat IPGM yang

sesuai)

c) Sekiranya kertas cadangan

tersebut perlu mendapatkan

kelulusan pihak Pengurusan

Tertinggi KPM mahu pun

sehingga peringkat Jemaah

Menteri, prosedur

pembentangan dan kelulusan

IPGM Pengarah Pusat/ Sektor/ Jabatan/ Unit IPGM atau wakil Pengarah IPGK atau wakil IPGK Pegawai Meja PPPI IPGM



BIL PROSES KERJA


kertas cadangan berkenaan akan

diuruskan oleh Pusat

Penyelidikan, Pembangunan dan

Inovasi (PPPI) IPGM.

4 Menyelaras Persediaan/ Pelaksanaan Majlis/Acara

a) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK

memastikan semua majlis yang

dipersetujui untuk menjemput

kehadiran kenamaan negara,

diselaraskan bersama-sama

IPGM.

b) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK

mengambil kira aspek protokol

termasuklah susunan keutamaan,

susunan tempat duduk, panggilan

hormat, pengacaraan majlis, atur

cara majlis, penyambut tetamu

dan lain-lain yang berkaitan.

c) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK

memastikan urusan yang

berkaitan dengan pihak media

berjalan lancar (Pengurusan

Publisiti dan Media)

d) Semua pihak yang terlibat di

peringkat IPG KPM memastikan

majlis/ acara berjalan lancar dan

segala isu berkaitan diatasi

dengan segera.

Penyelaras Majlis dan Acara IPGK Semua pihak



CARTA ALIRAN PROSEDUR KERJA

Tidak TAMAT

SELESAI

IPG KPM perlu menyediakan kertas cadangan bagi tujuan mendapatkan kebenaran melaksanakan majlis/ acara.

IPG KPM memohon kebenaran secara bertulis daripada Rektor IPGM untuk pelaksanaan majlis/ acara dengan menyertakan maklumat berkenaan majlis/ acara berkenaan.

Kertas cadangan dihantar ke IPGM untuk semakan.

Sekiranya perlu kelulusan pihak Pengurusan Tertinggi KPM/ Jemaah Menteri:

Prosedur pembentangan dan kelulusan kertas cadangan berkenaan akan diuruskan oleh Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (PPPI) IPGM.

Mula

Perancangan Pelaksanaan Majlis/ Acara

Kertas cadangan IPGK perlu dibentangkan dan mendapat kelulusan Pengarah IPGK terlebih dahulu di Mesyuarat Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (M3P) di peringkat kampus.

Pembentangan kertas cadangan

untuk kelulusan di mesyuarat

peringkat IPGM

Memastikan tarikh pelaksanaan majlis/acara tersebut dimasukkan dalam Takwim Perancangan Tahunan IPGM.

Pelaksanaan Majlis/ Acara

Persiapan Pelaksanaan Majlis/ Acara

Ya



10.0 RUMUSAN

10.1 Garis panduan ini perlu dibaca bersama-sama dengan Surat

Pekeliling dan Surat Arahan yang berkaitan dengan pelaksanaan

majlis dan acara.

10.2 Adalah diharapkan Garis Panduan ini dapat memberi panduan

kepada semua warga IPG KPM terutamanya dalam proses

mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal di samping

memudahkan kawalan peruntukan kewangan.

garis panduan pelaksanaan majlis dan acara · pdf filegaris panduan pelaksanaan majlis dan...

Documents