minuman untuk majlis jamuan rasmi / acara khas dan perkhidmatan

Click here to load reader

Post on 28-Jan-2017

239 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

PEKELILING BENDAHARI

Bilangan 6 Tahun 2012

GARIS PANDUAN PEROLEHAN MEMBEKAL DAN MENYEDIAKAN MAKANAN/MINUMAN UNTUK MAJLIS JAMUAN

RASMI/ACARA KHAS DAN PERKHIDMATAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

to TUJUAN

Pekeliling ini disediakan adalah untuk memaklumkan garis panduan perolehan

membekal dan menyediakan makanan / minuman majlis jamuan rasmi / acara

khas dan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej Universiti Teknologi

MARA.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Kuasa Melulus Mengadakan Program di Hotel

Semua program UiTM yang melibatkan penggunaan perkhidmatan pakej

perhotelan hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan Naib Canselor.

Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Bil. (Khas) Tahun 2012 pada 3 Ogos

2012 telah bersetuju menurunkan kuasa kepada Rektor Negeri/Cawangan

untuk meluluskan program di luar kampus UiTM dengan bajet maksimum

RM20,000.

2.2 Kuasa Melulus Perolehan Majlis Jamuan Rasmi/Acara Khas Kerajaan.

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 16 Tahun 2002 telah memberi

kebenaran kepada Pegawai Pengawal untuk meluluskan perolehan bagi

majlis jamuan rasmi / acara khas Kerajaan bernilai sehingga RM100,000.

1

2.3 Kuasa Melulus Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara

Pakej

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 tahun 2012 menetapkan

kuasa meluluskan perolehan secara Rundingan Terus bagi perkhidmatan

kemudahan latihan secara pakej mengikut nilai yang ditetapkan seperti

berikut:

BIL HAD NILAI PIHAK BERKUASA MELULUS

1 Sehingga RM50 ribu

Peqawai Penqawal / Pegawai yang

diturunkuasa oleh Pegawai Pengawal

2 Melebihi RM50 ribu

sehingga RM500 ribu

Jawatankuasa Sebut Harga

3 Melebihi RM500 ribu

sehingga RM20 juta

Lembaga Perolehan Agensi

2.4 Takrifan

2.4.1 "Pegawai Pengawal" bagi tujuan pengurusan perolehan di

peringkat Universiti Teknologi MARA adalah Naib Canselor, selaku

Ketua Agensi.

2.4.2 "Latihan" bermaksud proses pemindahan ilmu pengetahuan

bertujuan menambah pengetahuan, kemahiran dan sikap yang

bersesuaian untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa

dalam organisasi. la meliputi mesyuarat, persidangan, konvensyen,

kursus, bengkel/retreat, makmalUab), seminar/taklimat, kolokium,

forum, simposium, lawatan rasmi/korporat/sambil belajar, klinik

kaunseling dan lain-lain program yang memenuhi definisi latihan.

2.4.3 "Pakej" bermaksud perolehan yang dibuat dalam satu Pesanan

Tempatan merangkumi kombinasi daripada mana-mana item

kemudahan latihan seperti penginapan, makanan, sewaan, bilik

latihan, peralatan dan bahan yang berkaitan dengan latihan

daripada penyedia kemudahan latihan yang berkeupayaan dan

berkemampuan.

2

3.0 PELAKSANAAN

Lembaga Pengarah Univerisiti Teknologi MARA dalam mesyuarat ke-128

pada 18 September 2012 telah bersetuju untuk menerima pakai peraturan

perolehan seperti berikut:

3.1 Kuasa Melulus Acara Mailis Rasmi Atau Latihan Diadakan Di Hotel:

a. Semua acara majlis atau latihan yang hendak dilaksanakan di hotel

hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan Naib Canselor kecuali

bagi:

i. Acara majlis atau latihan yang diadakan di Hotel UiTM / Intekma

Resort.

ii. Program latihan seperti seminar/konferensi yang dibiayai melalui

kutipan wang peserta/penaja di mana kelulusan mengadakan

program ini di hotel hendaklah mendapat kelulusan daripada

Jawatankuasa Akaun Amanah yang berkenaan.

b. Rektor UiTM Negeri / Cawangan adalah diberi kuasa untuk

meluluskan program (termasuk dengan pakej hotel) diadakan di

mana-mana lokasi dalam negara tertakluk kepada bajet maksimum

RM20,000 bagi setiap program.

3.2 Kuasa Meluluskan Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan

Secara Pakej

UiTM menerima pakai peraturan perolehan secara Rundingan Terus bagi

perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej seperti yang dinyatakan

oleh Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 2012 tertakluk

kepada pindaan kuasa dan had nilai meluluskan perolehan secara

Rundingan Terus seperti berikut:

BIL HAD NILAI PIHAK BERKUASA MELULUS

1. Sehingga RM50 ribu 1.Naib Canselor,

2.Ketua Pusat Tanggungjawab UiTM .

2 Melebihi RM50 ribu

sehingga RM500 ribu

Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi

UiTM

3

BIL HAD NILAI PIHAK BERKUASA MELULUS

3 Melebihi RM500 ribu Lembaga Perolehan B UiTM

(Melebihi RM500 ribu sehingga

RM20juta)

Bagi tujuan melaksanakan peraturan perolehan secara Rundingan Terus

untuk perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej, Jawatankuasa

Penilaian perlu dilantik. Kuasa melantik Jawatankuasa Penilaian adalah

seperti berikut:

3.2.1 Naib Canselor; atau

3.2.2 Ketua Pusat Tanggungjawab; atau

3.2.3 Jawatankuasa Induk Program/ Aktiviti Latihan khusus bagi satu-

satu projek misalannya projek konferensi / seminar/ kursus.

Jawatankuasa Penilaian hendaklah dilantik secara secara bertulis (Contoh

di Lampiran 1A) atau diminitkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Induk

Program/Aktiviti Latihan (Contoh adalah di Lampiran 1B)

Pelantikan Jawatankuasa Penilaian hendaklah dengan keahlian terdiri

daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli di

mana sekurang-kurangnya seorang daripadanya hendaklah terdiri

daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf

serta pelantikan seorang setiausaha di kalangan pegawai gred 27 dan ke

atas.

Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian adalah seperti berikut:

i. Memastikan peruntukan kewangan telah diluluskan dan

mencukupi;

ii. Membuat kajian pasaran secara terperinci merangkumi kos

sewaan dewan/bilik latihan dan peralatan yang berkaitan latihan

untuk mendapatkan harga tawaran yang paling menguntungkan

Kerajaan sebelum perkhidmatan diperolehi. Bagi perolehan

melebihi RM50,000, digalakkan mendapat 3 (tiga) sebut harga

untuk tujuan perbandingan;

iii. Memastikan perolehan tidak hanya tertumpu kepada satu penyedia

kemudahan latihan sahaja dalam satu-satu tahun kewangan

semasa;

iv. Memberi keutamaan kepada institusi latihan/pusat konvensyen

yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan atau anak-anak syarikatnya.

Institusi latihan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi

Kerajaan atau anak-anak syarikatnya adalah dikecualikan daripada

berdaftar dengan Kementerian Kewangan;

v. Memberi keutamaan kepada penyedia kemudahan latihan dan

berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang

Perhotelan (Menyediakan pakej dan kemudahan untuk kursus,

seminar dan lain-lain yang berkaitan) bagi perolehan yang bernilai

melebihi RM50,000;

vi. Memastikan kadar kelayakan bagi penginapan, makan dan minum

peserta latihan hendaklah tidak melebihi kadar kelayakan semasa

yang berkuat kuasa. Mendapatkan kelulusan daripada Bahagian

Dasar Saraan, Wang Awam Dan Khidmat Pengurusan,

Kementerian Kewangan sekiranya kadar penginapan, makan dan

minum bagi peserta latihan melebihi kadar kelayakan semasa yang

berkuat kuasa; dan

vii. Menilai kemampuan penyedia kemudahan latihan dengan

mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, tempoh,

diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyedia kemudahan

latihan dan kriteria-kriteria lain yang ditetapkan oleh Pusat

Tanggungjawab.

viii. Membuat perbandingan antara satu tawaran penyedia kemudahan

latihan dengan tawaran penyedia kemudahan latihan yang lain,

dengan menggunakan format di Lampiran 2. Perbandingan

hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama

(equal footing);

ix. Mendapatkan Akaun Pembida daripada penyedia kemudahan

(Sila rujuk Lampiran 3) di dalam pelaksanaan Integrity Pact.

x. Memperakukan kepada pihak berkuasa melulus, penyedia

kemudahan latihan yang layak berdasarkan tawaran yang terbaik

dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan Agensi.

xi. Jawatankuasa Penilai perlu melaksanakan Integrity Pact dengan

mengisi borang pelantikan seperti di Lampiran 4 dan borang

selesai bertugas seperti di Lampiran 5.

3.3 Kuasa Melulus Perolehan Membekal Dan Menvediakan

Makanan/Minuman Untuk Majlis Jamuan RasmilAcara Khas UiTM

UiTM menerima pakai peraturan perolehan secara Rundingan Terus bagi

membekal dan menyediakan makanan / minuman untuk majlis jamuan

rasmi/acara khas UiTM seperti yang dinyatakan oleh Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bilangan 16 tahun 2002 tertakluk kepada pindaan kuasa

dan had nilai meluluskan perolehan secara Rundingan Terus seperti

berikut:

BIL HAD NILAI PIHAK BERKUASA MELULUS

1. Sehingga

RM50 ribu

Ketua Pusat Tanggungjawab UiTM

2. Sehingga

RM100 ribu

a. Naib Canselor

b. Rektor UiTM untuk Negeri/Cawangan yang

berkenaan

c. Penolong Naib Canselor Kampus Puncak

Alam dan Kampus Puncak Perdana

d. Ketua Kampus Selayang dan Kampus

Sungai Buloh

Rundingan Terus hendaklah dibuat dengan:

a. syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

bagi membekal atau menyediakan makanan / minuman; atau

b. mana-mana hotel tempatan bagi jamuan / perkhidmatan katering.

Pusat Tanggungjawab dicialakkan untuk mendapatkan dua (2) hingga

tiga (3) sebut harga bagi tujuan perbandingan serta mendapatkan Akuan

Pembida dari penyedia kemudahan (Sila rujuk Lampiran 3) di dalam

pelaksanaan Integrity Pact.

Penilaian dan pengesyoran hendaklah dibuat dengan menggunakan

format di Lampiran 2.

6

Pegawai yang terlibat di dalam perolehan ini hendaklah melaksanakan

Integrity Pact dengan mengisi borang di Lampiran 6.

Bagi perolehan membekal dan menyediakan makanan / minuman bagi

setiap majlis jamuan rasmi/acara rasmi UiTM yang melebihi RM100,000,

perolehan hendaklahmengikut tatacara perolehan biasa seperti berikut:

3.3.1 Sebut Harga Rasmi bagi nilai perolehan melebihi RM100,000

sehingga RM500,000,

3.3.2 Tender bagi nilai perolehan melebihi RM500,000.

3.4 Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej /

Membekal Dan Menvediakan Makanan / Minuman Untuk Majlis

Jamuan Rasmi / Acara Khas UAW Secara Berjadual/Berulang

Bagi perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej atau

membekal dan menyediakan makanan / minuman untuk majlis jamuan

rasmi / acara khas UiTM yang disediakan oleh penyedia perkhidmatan

yang sama bagi siri-siri program-program yang boleh dirancang seperti

program-program latihan staf/pelajar yang bersiri anjuran iLQaM/Jabatan

Pembangunan Staf/Bahagian Hal Ehwal Pelajar, kaeda h perolehan

hendaklah ditentukan mengikut anggaran nilai terkumpul tahunan

program-program tersebut.

3.5 Perolehan Membekal Dan Menvediakan Makanan / Minuman Untuk

Majlis Jamuan Rasmi/Acara Khas UiTM Dan/ Atau Perkhidmatan

Kemudahan Latihan Secara Pakej Yang Tidak Memenuhi Svarat-

Svarat Peraturan Perolehan Di Dalam Pekelilinq ini.

Bagi perolehan membekal dan menyediakan makanan / minuman untuk

majlis jamuan rasmi/acara khas UiTM dan/ atau perkhidmatan kemudahan

latihan secara pakej yang tidak memenuhi syarat-syarat di dalam

pekeliling ini, perolehan boleh dilaksanakan secara Rundingan Terus

daripada Kementerian Kewangan Malaysia di mana permohonan

hendaklah dibuat selewat-lewatnya empat (4) bulan sebelum tarikh

pelaksanaan perkhidmatan makanan / minuman untuk majlis jamuan

rasmi dan program berkaitan latihan.

7

3.6 Ketua Pusat Tanggungjawab boleh mendapatkan perkhidmatan

kemudahan latihan secara pakej mengikut kaedah Rundingan Terus

dengan anak syarikat UiTM. Kelulusan perolehan ini hendaklah diperolehi

daripada pihak berkuasa melulus seperti yang dinyatakan di dalam

perenggan 32 pekeliling ini.

Ketua Pusat Tanggungjawab boleh mendapatkan bekalan dan penyediaan

makanan / minuman bagi majlis jamuan rasmi/acara khas UiTM mengikut

kaedah Rundingan Terus tanpa sebaranq had nilai dengan anak

syarikat UiTM. Kelulusan perolehan ini hendaklah diperolehi daripada

pihak berkuasa melulus seperti yang dinyatakan di dalam perenggan 3.3

pekeliling ini. Bagi nilai perolehan melebihi RM100,000, pihak berkuasa

melulus adalah Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi.

Bagi perolehan bekalan dan penyediaan makanan / minuman bagi majlis

jamuan rasmi/acara khas UiTM dan perkhidmatan kemudahan latihan

secara pakej daripada anak syarikat UiTM yang bernilai melebihi

RM5,000, satu sebut harga hendaklah diperolehi daripada anak syarikat

UiTM. Ketua Pusat Tanggungjawab atau Jawatankuasa Induk Program/

Aktiviti Latihan hendaklah membuat rundingan harga dengan anak

syarikat UiTM serta mengesyorkan kepada pihak berkuasa melulus.

3.7 Bagi perolehan bekalan dan penyediaan makanan / minuman bagi majlis

jamuan rasmi/acara khas UiTM dan perkhidmatan kemudahan latihan

secara pakej secara Rundingan Terus dengan Jabatan UiTM seperti

Hotel UiTM, Ketua Pusat Tanggungjawab adalah diberi kuasa untuk

meluluskan perolehan tanpa had nilai.

3.8 Ketua Pusat Tanggungjawab, Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari

UiTM Negeri/Cawangan yang berkenaan hendaklah memastikan semua

dokumentasi bagi perolehan bekalan dan penyediaan makanan / minuman

untuk majlis jamuan rasmi/acara khas UiTM dan perkhidmatan

kemudahan latihan, lengkap dan diserahkan kepada Pihak Berkuasa

Melulus, satu (1) bulan sebelum program dilaksanakan. Senarai Semak

adalah di Lampiran A.

8

4.0 SENARAI LAMPIRAN

4.1 Lampiran 1A Contoh dan format surat pelantikan

Jawatankuasa Penilaian.

4.2 Lampiran 1B - Contoh dan format minit pelantikan

Jawatankuasa Penilaian oleh mesyuarat

Jawatankuasa Induk Program/Aktiviti.

4.3 Lampiran 2 - Contoh dan format Jadual Penilaian Sebut

Harga.

4.4 Lampiran 3 Format Surat Akuan Pembida.

4.5 Lampiran 4 - Contoh dan format Surat Akuan Pelantikan

Ahli/Pengerusi Jawatankuasa Penilaian.

4.6 Lampiran 5 - Contoh dan format Surat Akuan Selesai

Tugas Ahli/Pengerusi Jawatankuasa

Penilaian.

4.7 Lampiran 6 Surat Akuan oleh Penjawat Awam yang

terlibat dalam urusan perolehan UiTM.

4.8 Lampiran A Senarai Semakan Perolehan

5.0 TARIKH DIKELUARKAN

Pekeliling ini dikeluarkan pada 1 Disember 2012

9

6.0 TARIKH KUATKUASA

Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA bagi semua

Kumpulan Wang, berkuat kuasa mulai 4 Disember 2012, dan hendaklah dibaca

bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang berkaitan,

yang masih berkuatkuasa.

Dikelilingkan Kepada:

Semua Ketua Jabatan/Bahagian/Pusat/Unit

Semua Dekan-Dekan Fakulti

Semua Rektor-Rektor Kampus Negeri

Semua Penyelaras Kampus U1TM

Semua Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari U1TM Shah Alam

Semua Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri / Cawangan / Kampus

Bil. Fail :

100-BP(100/PT. 6/3)

No. Sin :

100-BP(100/PT.6/3)1

10

Page 1Page 2Page 3Page 4Page 5Page 6Page 7Page 8Page 9Page 10