prosedur pengendalian acara-acara utama anjuran … · a. menetapkan konsep, tarikh dan masa acara...
TRANSCRIPT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 1/ 24
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
NORAZHAN SAHLAN Pustakawan NORELMIN SAPUAN Pen. Pegawai Perpustakaan
01/02/2010
DISEMAK OLEH
SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan
01/02/2010
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS
01/02/2010
PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS PK.PPAS(S)17
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 2/ 24
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 3/ 24
KANDUNGAN MUKASURAT
1. Objektif
2. Skop
3. Rujukan
4. Definisi
5. Singkatan
6. Tindakan dan Tanggungjawab
7. Carta Aliran Kerja
8. Rekod Kualiti
9. Lampiran
4
4
4 - 5
5
6
7 - 15
16 - 22
23
24
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 4/ 24
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan urusan pengendalian
acara yang dirancang dan dilaksanakan oleh PPAS dengan cekap dan sistematik.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh PPAS bagi pengendalian pengurusan acara yang
diadakan. Skop ini merangkumi acara-acara yang terdiri daripada :
2.1 Gerakan Membaca Negeri Selangor
2.2 Pesta Buku Selangor
3. RUJUKAN
3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2008
Seksyen 4.2.4 - Kawalan Rekod Kualiti Seksyen 7.2 - Proses Berkaitan Pelanggan Seksyen 7.2.1 - Penentuan Keperluan berkaitan dengan Penyampaian Perkhidmatan Seksyen 7.2.3 - Komunikasi dengan pelanggan Seksyen 7.5 - Proses Penyampaian Perkhidmatan
Seksyen 7.5.1 - Kawalan ke atas Proses Penyampaian Perkhidmatan.
Seksyen 8.2.1 - Kepuasan Pelanggan Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Proses
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 5/ 24
3.2 Fail Pesta Buku Selangor 3.3 Fail Gerakan Membaca Negeri Selangor
4. DEFINISI
4.1 Jawatankuasa Induk
Jawatankuasa yang diwujudkan bagi memastikan kelancaran dan
memantau keseluruhan pelaksanaan pengendalian acara.
4.2 Jawatankuasa Kerja
Jawatankuasa yang bertanggungjawab dalam melaksanakan proses
operasi penganjuran acara dan melaporkan kepada jawatankuasa induk.
4.3 Aturcara pentadbiran
Senarai aturcara yang meliputi aktiviti, tempoh masa dan tugas
individu/pasukan yang terlibat secara terperinci mengikut urutan yang telah
disusun berdasarkan kesesuaian acara atau majlis.
4.4 Kertas Konsep
Kertas cadangan yang mengandungi matlamat, objektif, jawatankuasa
terlibat dan anggaran belanjawan yang telah ditetapkan bagi sesuatu acara.
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 6/ 24
5. SINGKATAN :
KS - Ketua Seksyen
KB - Ketua Bahagian
JKI - Jawatankuasa Induk
JKK - Jawatankuasa Kerja
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 7/ 24
6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN T/JAWAB
A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA
1. Rujuk Kalendar Acara.
2. Buka fail acara sebagai rujukan penyediaan kertas konsep.
3. Sediakan kertas konsep acara termasuk mencadangkan
tarikh/masa/tempat acara.
4. Dapatkan ulasan Pengarah.
5. Kemukakan dan bincang cadangan kertas konsep acara kepada
Pengarah untuk kelulusan.
KS / KB
Sekiranya tidak di luluskan;
6. Buat pindaan kepada kertas konsep acara.
KS / KB
Sekiranya di luluskan;
7. Bentangkan kertas konsep dalam mesyuarat Lembaga Pengarah
untuk kelulusan.
Pengarah
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 8/ 24
TINDAKAN T/JAWAB
B. MELANTIK JAWATANKUASA INDUK DAN JAWATANKUASA
KERJA
Sebelum Mesyuarat JKI Bil.1
8. Kenalpasti dan bincang dengan Pengerusi JKI senarai ahli-ahli JKI
yang akan di panggil untuk menghadiri Mesyuarat JKI Bil.1 dan
tentukan tarikh mesyuarat.
9. Keluarkan surat panggilan Mesyuarat JKI Bil.1.
10. Dapatkan pengesahan kehadiran ahli-ahli mesyuarat JKI.
KS/ KB
Semasa mesyuarat JKI Bil.1
11. Bentang kertas konsep untuk komen dan cadangan daripada ahli
mesyuarat.
KS/ KB
Selepas mesyuarat JKI Bil.1
12. Wujudkan JKK bagi membantu penyelarasan dan operasi
pelaksanaan berdasarkan tanggungjawab dan tugas yang telah
ditetapkan.
KS/ KB
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 9/ 24
TINDAKAN T/JAWAB
13. Adakan mesyuarat peringkat JKK untuk kenalpasti keperluan
berkaitan serta anggaran peruntukan kewangan yang diperlukan.
KS/ KB
C. MESYUARAT JKI Bil.2
Sebelum mesyuarat JKI Bil.2
14. Dapatkan tarikh Pengerusi JKI untuk mempengerusikan
Mesyuarat JKI Bil.2.
15. Keluarkan surat panggilan Mesyuarat JKI Bil.2.
16. Dapatkan pengesahan kehadiran ahli-ahli mesyuarat JKI.
KS/ KB
Semasa mesyuarat JKI Bil.2
17. Bentangkan laporan status persiapan dan pelaksanaan terkini dan
anggaran peruntukan kewangan yang diperlukan setiap JKK.
18. Bincang keperluan dan hal-hal berkaitan bagi tujuan penyelarasan
dengan JKI lain.
PENGERUSI JKI
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 10/ 24
TINDAKAN T/JAWAB
Selepas Mesyuarat JKI Bil.2
19. Bincang dan dapatkan kelulusan Pengarah mengenai anggaran
peruntukan kewangan setiap JKK.
20. Salurkan peruntukan kewangan kepada JKI.
KS/ KB
D. PUBLISITI DAN PROMOSI
Sidang Media
21. Dapatkan tarikh Pengerusi JKI untuk mengadakan Sidang Media
(Jika perlu).
KS/ KB
22. Buat penyelarasan dengan Unit Publisiti bagi memastikan
kehadiran pihak media.
23. Keluarkan surat jemputan kepada JKI dan JKK untuk menghadiri
Sidang Media.
24. Dapatkan pengesahan kehadiran jemputan.
KS/ KB
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 11/ 24
TINDAKAN T/JAWAB
25. Adakan Majlis Sidang Media
Unit Publisiti
Penyediaan bahan-bahan promosi acara
26. Sediakan bahan-bahan promosi acara seperti di senarai semak.
27. Dapatkan kelulusan Pengerusi JKI bagi draf rekabentuk dan
maklumat pada bunting, kad jemputan dan buku program.
KS/ KB
Sekiranya tidak diluluskan ;
28. Buat pindaan pada deraf bunting, kad jemputan dan buku program
Sekiranya diluluskan ;
29. Hantar ke syarikat percetakan untuk dicetak.
KS/ KB
30. Terima, proof-read, semak dan sahkan rekabentuk dan maklumat
pada bunting, kad jemputan dan buku program yang siap dicetak
adalah seperti yang diluluskan.
KS/ KB
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 12/ 24
TINDAKAN T/JAWAB
Bunting
31. Dapatkan kelulusan pihak berkuasa yang berkaitan untuk
menggantung bunting di kawasan umum / lebuhraya / bangunan
kerajaan.
32. Beri arahan kepada pembekal menggantung bunting selepas
mendapat kelulusan pihak berkuasa yang berkaitan.
Kad Jemputan
33. Bincang dan dapatkan kelulusan Pengerusi JKI mengenai senarai
VVIP, VIP, dan lain-lain jemputan.
34. Edar kad jemputan berdasarkan senarai jemputan yang telah
diluluskan.
35. Dapatkan pengesahan kehadiran jemputan selewat-lewatnya 1
minggu sebelum acara.
KS/ KB
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 13/ 24
TINDAKAN T/JAWAB
E. PERSIAPAN TEMPAT DAN TEKNIKAL
36. Buat lawatan tapak pertama untuk kenalpasti keperluan.
37. Sediakan senarai semak keperluan persiapan tempat dan lain-lain
keperluan teknikal.
38. Lantik kontraktor persiapan tempat dan teknikal melalui Prosedur
Perolehan.
39. Buat lawatan tapak kedua bersama kontraktor yang berjaya
dilantik. Beri taklimat mengenai spesifikasi persiapan tempat dan
keperluan teknikal.
40. Pastikan kontraktor memulakan kerja di tapak.
41. Pantau kerja-kerja yang dilaksanakan kontraktor supaya mengikut
spesifikasi yang ditetapkan. Pindaan dilakukan sekiranya tidak
mengikut spesifikasi / perubahan arahan dari pihak atasan.
42. Terima tapak acara (dari kontraktor persiapan tempat dan
teknikal) yang telah siap berdasarkan senarai semak yang
lengkap.
KS/ KB
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 14/ 24
TINDAKAN T/JAWAB
43. Beri taklimat kepada pegawai dan kakitangan yang bertugas
sebagai urusetia.
KS/ KB
F. PERSIAPAN AKHIR SEBELUM ACARA BERMULA
44. Adakan raptai peralatan teknikal sehari sebelum acara.
45. Sediakan Aturcara Pentadbiran dan edarkan kepada setiap
Jawatankuasa Kerja.
KS/ KB
G. SELEPAS MAJLIS ACARA SELESAI
46. Urusetia dan jawatankuasa persiapan mengemas dan
menyerahkan semula tapak seperti keadaan sediakala kepada
pihak berkenaan.
47. Terima dan semak butir-butir invois daripada kontraktor persiapan
tempat dan teknikal.
48. Pengesahan invois melalui proses query
KS/ KB
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 15/ 24
TINDAKAN T/JAWAB
Sekiranya tidak dapat disahkan;
49. Maklum kepada kontraktor/pembekal untuk membuat pindaan dan
mengemukakan maklumat tambahan berkaitan invois.
Sekiranya disahkan;
50. Kemukakan invois kepada Bahagian Kewangan untuk proses
pembayaran
KS/KB
51. Panggil mesyuarat post-mortem bersama JKI selepas selesai
acara.
52. Menyediakan laporan lengkap pelaksanaan acara.
53. Kemukakan laporan kepada Mesyuarat Lembaga Pengarah untuk
makluman.
Pengerusi JKI
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 16/ 24
7. CARTA ALIRAN PROSES PENGENDALIAN ACARA
A. Penetapan Konsep , Tarikh Dan Masa Acara
TINDAKAN T/ JAWAB
KS/KB - Rujuk kalendar acara
- Sediakan kertas konsep termasuk tarikh / masa / tempat
- Diluluskan?
Pengarah - Bentangkan kertas konsep dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah
- Diluluskan?
- Kelulusan penganjuran
MULA
Tidak
Ya
TAMAT
Tidak
Ya
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 17/ 24
B. Pelantikan Jawatankuasa Induk & Jawatankuasa Kerja C. Mesyuarat Jawatankuasa Induk
TINDAKAN T/ JAWAB
KS/KB - Kenalpasti Senarai Ahli Jawatankuasa
- Dapatkan tarikh mesyuarat
- Keluarkan surat panggilan mesyuarat
- Pengesahan kehadiran
Pengerusi JKI - Pembentangan kertas konsep
- Penubuhan Jawatankuasa Kerja
- Perbincangan berkenaan penganjuran acara
- Kemukakan peruntukan kewangan
MULA
A
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 18/ 24
TINDAKAN T/ JAWAB
- Bincang dengan Pengarah anggaran peruntukan kewangan
-
- Diluluskan?
- Salurkan peruntukan
Tidak
Ya
TAMAT
A
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 19/ 24
D. Publisiti dan Promosi TINDAKAN T/ JAWAB
KS/KB - Dapatkan tarikh Pengerusi JKI untuk adakan sidang media
- Keluarkan surat jemputan kepada JKI dan JKK
- Pengesahan kehadiran
Unit Publisiti - Adakan sidang media
KS/KB - Penyediaan Barangan Promosi
Pengerusi JKI - Barangan promosi mengikut spesifikasi?
KS/KB - Hantar untuk dicetak
- Sahkan semua bahan promosi sebelum diedarkan
- Dapatkan kelulusan untuk edaran dan terbitan
- Diluluskan?
MULA
Tidak
A
Ya
Ya
Tidak
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 20/ 24
TINDAKAN T/ JAWAB
PPK/ PP - Keluarkan arahan untuk terbitkan bahan promosi.
A
TAMAT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 21/ 24
E. Persiapan tempat dan teknikal
TINDAKAN T/ JAWAB
KS/KB - Lawatan tapak
- Sediakan senarai semak keperluan persiapan tempat
- Kenalpasti dan cadangkan kontraktor
- Diluluskan?
- Perlantikan kontraktor
- Lawatan tapak ke-2 bersama kontraktor
- Pastikan kontraktor menyiapkan kerja mengikut spesifikasi dan tempoh yang dikehendaki
- Terima tapak dari kontraktor
- Keluarkan surat kepada Pegawai dan Kakitangan sebagai urusetia
MULA
Tidak
Ya
TAMAT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 22/ 24
F. Persiapan tempat dan teknikal
TINDAKAN
T/ JAWAB
KS/KB - Raptai Teknikal
- Penyediaan aturcara pentadbiran
- Raptai penuh
MULA
TAMAT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 23/ 24
8. REKOD KUALITI
BIL REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN
8.1 Fail Pesta Buku Selangor Bilik Fail 5-7 Tahun
8.2 Fail Gerakan Membaca Bilik Fail 5-7 Tahun
8.3 Fail Hari Buku Kanak - Kanak Bilik Fail 5-7 Tahun
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)17
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 24/ 24
9. LAMPIRAN
BIL PERKARA LAMPIRAN
9.1 Senarai Jawatankuasa Induk Lampiran 1
9.2 Terma tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Induk
Lampiran 2
9.3 Senarai Semak Bahan Promosi Lampiran 3
9.4 Susunan Protokol VVIP Lampiran 4
9.5 Senarai Semak Keperluan Teknikal Lampiran 5