prosedur pengendalian acara-acara utama anjuran …p)20_pengendalian_acara.pdf · a. menetapkan...
TRANSCRIPT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 1/ 22
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
NORKHAIRUL NIZAM M. SADON Pustakawan
01/06/2017
DISEMAK OLEH
NIHAYAH HJ EBNI HAJAR
Pengurus Kualiti
01/06/2017
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD
Pengarah PPAS
01/06/2017
PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA
ANJURAN PPAS PK.PPAS(P)20
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 2/ 22
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 3/ 22
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4 – 5
4. Definisi 5
5. Singkatan 6
6. Tindakan dan Tanggungjawab 7 - 13
7. Carta Aliran Kerja 14 – 20
8. Rekod Kualiti 21
9. Lampiran 22
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 4/ 22
1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan urusan
pengendalian acara yang dirancang dan dilaksanakan oleh PPAS
dengan cekap dan sistematik.
2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh PPAS bagi pengendalian pengurusan
acara yang diadakan. Skop ini merangkumi acara-acara yang terdiri
daripada :
2.1 Gerakan Membaca Negeri Selangor
2.2 Pesta Buku Selangor
3. RUJUKAN
3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015
Seksyen 4.2.4 - Kawalan Rekod Kualiti
Seksyen 7.2 - Proses Berkaitan Pelanggan
Seksyen 7.2.1 - Penentuan Keperluan berkaitan dengan
Penyampaian Perkhidmatan
Seksyen 7.2.3 - Komunikasi dengan pelanggan
Seksyen 7.5 - Proses Penyampaian Perkhidmatan
Seksyen 7.5.1 - Kawalan ke atas Proses Penyampaian
Perkhidmatan.
Seksyen 8.2.1 - Kepuasan Pelanggan
Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Proses
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 5/ 22
3.2 Fail Pesta Buku Selangor
3.3 Fail Gerakan Membaca Negeri Selangor
4. DEFINISI
4.1 Jawatankuasa Induk
Jawatankuasa yang diwujudkan bagi memastikan kelancaran
dan memantau keseluruhan pelaksanaan pengendalian acara.
4.2 Jawatankuasa Kerja
Jawatankuasa yang bertanggungjawab dalam melaksanakan
proses operasi penganjuran acara dan melaporkan kepada
jawatankuasa induk.
4.3 Aturcara pentadbiran
Senarai aturcara yang meliputi aktiviti, tempoh masa dan tugas
individu/pasukan yang terlibat secara terperinci mengikut
urutan yang telah disusun berdasarkan kesesuaian acara atau
majlis.
4.4 Kertas Konsep
Kertas cadangan yang mengandungi matlamat, objektif,
jawatankuasa terlibat dan anggaran belanjawan yang telah
ditetapkan bagi sesuatu acara.
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 6/ 22
5. SINGKATAN : KB - Ketua Bahagian
JKI - Jawatankuasa Induk
JKK - Jawatankuasa Kerja
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 7/ 22
6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN T/JAWAB
A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara.
2. Buka fail acara sebagai rujukan penyediaan kertas
konsep.
3. Sediakan kertas konsep acara termasuk mencadangkan
tarikh/masa/tempat acara.
4. Dapatkan ulasan Pengarah.
5. Kemukakan dan bincang cadangan kertas konsep acara
kepada Pengarah untuk kelulusan.
KB
Sekiranya tidak di luluskan;
6. Buat pindaan kepada kertas konsep acara.
KB
Sekiranya di luluskan;
7. Bentangkan kertas konsep dalam mesyuarat Lembaga
Pengarah untuk kelulusan.
Pengarah
B. MELANTIK JAWATANKUASA INDUK DAN JAWATANKUASA KERJA
Sebelum Mesyuarat JKI Bil.1 8. Kenalpasti dan bincang dengan Pengerusi JKI senarai
ahli-ahli JKI yang akan di panggil untuk menghadiri
Mesyuarat JKI Bil.1 dan tentukan tarikh mesyuarat.
KB
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 8/ 22
TINDAKAN T/JAWAB
9. Keluarkan surat panggilan Mesyuarat JKI Bil.1.
10. Dapatkan pengesahan kehadiran ahli-ahli mesyuarat
JKI.
KB
Semasa mesyuarat JKI Bil.1
11. Bentang kertas konsep untuk komen dan cadangan
daripada ahli mesyuarat.
KB
Selepas mesyuarat JKI Bil.1 12. Wujudkan JKK bagi membantu penyelarasan dan
operasi pelaksanaan berdasarkan tanggungjawab dan
tugas yang telah ditetapkan.
KB
13. Adakan mesyuarat peringkat JKK untuk kenalpasti
keperluan berkaitan serta anggaran peruntukan
kewangan yang diperlukan.
KB
C. MESYUARAT JKI Bil.2 Sebelum mesyuarat JKI Bil.2 14. Dapatkan tarikh Pengerusi JKI untuk mempengerusikan
Mesyuarat JKI Bil.2.
15. Keluarkan surat panggilan Mesyuarat JKI Bil.2.
16. Dapatkan pengesahan kehadiran ahli-ahli mesyuarat
JKI.
KB
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 9/ 22
TINDAKAN T/JAWAB
Semasa mesyuarat JKI Bil.2 17. Bentangkan laporan status persiapan dan pelaksanaan
terkini dan anggaran peruntukan kewangan yang
diperlukan setiap JKK.
18. Bincang keperluan dan hal-hal berkaitan bagi tujuan
penyelarasan dengan JKI lain.
PENGERUSI JKI
Selepas Mesyuarat JKI Bil.2 19. Bincang dan dapatkan kelulusan Pengarah mengenai
anggaran peruntukan kewangan setiap JKK.
20. Salurkan peruntukan kewangan kepada JKI.
KB
D. PUBLISITI DAN PROMOSI Sidang Media 21. Dapatkan tarikh Pengerusi JKI untuk mengadakan
Sidang Media (Jika perlu).
22. Buat penyelarasan dengan Unit Publisiti bagi
memastikan kehadiran pihak media.
23. Keluarkan surat jemputan kepada JKI dan JKK untuk
menghadiri Sidang Media.
24. Dapatkan pengesahan kehadiran jemputan.
KB
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 10/ 22
TINDAKAN T/JAWAB
25. Adakan Majlis Sidang Media Unit Publisiti
Penyediaan bahan-bahan promosi acara 26. Sediakan bahan-bahan promosi acara seperti di senarai
semak.
27. Dapatkan kelulusan Pengerusi JKI bagi draf rekabentuk
dan maklumat pada bunting, kad jemputan dan buku
program.
KB
Sekiranya tidak diluluskan ; 28. Buat pindaan pada deraf bunting, kad jemputan dan
buku program
Sekiranya diluluskan ; 29. Hantar ke syarikat percetakan untuk dicetak.
KB
30. Terima, proof-read, semak dan sahkan rekabentuk dan
maklumat pada bunting, kad jemputan dan buku
program yang siap dicetak adalah seperti yang
diluluskan.
KB
Bunting 31. Dapatkan kelulusan pihak berkuasa yang berkaitan
untuk menggantung bunting di kawasan umum/
lebuhraya/ bangunan kerajaan.
KB
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 11/ 22
TINDAKAN T/JAWAB
32. Beri arahan kepada pembekal menggantung bunting
selepas mendapat kelulusan pihak berkuasa yang
berkaitan.
Kad Jemputan 33. Bincang dan dapatkan kelulusan Pengerusi JKI
mengenai senarai VVIP, VIP, dan lain-lain jemputan.
34. Edar kad jemputan berdasarkan senarai jemputan yang
telah diluluskan.
35. Dapatkan pengesahan kehadiran jemputan selewat-
lewatnya 1 minggu sebelum acara.
KB
E. PERSIAPAN TEMPAT DAN TEKNIKAL
36. Buat lawatan tapak pertama untuk kenalpasti keperluan.
37. Sediakan senarai semak keperluan persiapan tempat
dan lain-lain keperluan teknikal.
38. Lantik kontraktor persiapan tempat dan teknikal melalui
Prosedur Perolehan.
39. Buat lawatan tapak kedua bersama kontraktor yang
berjaya dilantik. Beri taklimat mengenai spesifikasi
persiapan tempat dan keperluan teknikal.
40. Pastikan kontraktor memulakan kerja di tapak.
KB
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 12/ 22
TINDAKAN T/JAWAB
41. Pantau kerja-kerja yang dilaksanakan kontraktor supaya
mengikut spesifikasi yang ditetapkan. Pindaan dilakukan
sekiranya tidak mengikut spesifikasi / perubahan arahan
dari pihak atasan.
42. Terima tapak acara (dari kontraktor persiapan tempat
dan teknikal) yang telah siap berdasarkan senarai
semak yang lengkap.
43. Beri taklimat kepada pegawai dan kakitangan yang
bertugas sebagai urusetia.
KB
F. PERSIAPAN AKHIR SEBELUM ACARA BERMULA
44. Adakan raptai peralatan teknikal sehari sebelum acara.
45. Sediakan Aturcara Pentadbiran dan edarkan kepada
setiap Jawatankuasa Kerja.
KB
G. SELEPAS MAJLIS ACARA SELESAI 46. Urusetia dan jawatankuasa persiapan mengemas dan
menyerahkan semula tapak seperti keadaan sediakala
kepada pihak berkenaan.
47. Terima dan semak butir-butir invois daripada kontraktor
persiapan tempat dan teknikal.
48. Pengesahan invois melalui proses query
KB
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 13/ 22
TINDAKAN T/JAWAB
Sekiranya tidak dapat disahkan;
49. Maklum kepada kontraktor/pembekal untuk membuat
pindaan dan mengemukakan maklumat tambahan
berkaitan invois.
Sekiranya disahkan;
50. Kemukakan invois kepada Bahagian Kewangan untuk
proses pembayaran
KB
51. Panggil mesyuarat post-mortem bersama JKI selepas
selesai acara.
52. Menyediakan laporan lengkap pelaksanaan acara.
53. Kemukakan laporan kepada Mesyuarat Lembaga
Pengarah untuk makluman.
Pengerusi JKI
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 14/ 22
7. CARTA ALIRAN PROSES PENGENDALIAN ACARA
A. Penetapan Konsep , Tarikh Dan Masa Acara TINDAKAN T/ JAWAB
KB - Rujuk kalendar acara
- Sediakan kertas konsep termasuk tarikh / masa / tempat
- Diluluskan?
Pengarah - Bentangkan kertas konsep dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah
- Diluluskan?
- Kelulusan penganjuran
MULA
Tidak
Ya
TAMAT
Tidak
Ya
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 15/ 22
B. Pelantikan Jawatankuasa Induk & Jawatankuasa Kerja C. Mesyuarat Jawatankuasa Induk
TINDAKAN T/ JAWAB
KB - Kenalpasti Senarai Ahli Jawatankuasa
- Dapatkan tarikh mesyuarat
- Keluarkan surat panggilan mesyuarat
- Pengesahan kehadiran
Pengerusi JKI - Pembentangan kertas konsep
- Penubuhan Jawatankuasa Kerja
- Perbincangan berkenaan penganjuran acara
- Kemukakan peruntukan kewangan
MULA
A
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 16/ 22
TINDAKAN T/ JAWAB
- Bincang dengan Pengarah anggaran peruntukan kewangan
-
- Diluluskan?
- Salurkan peruntukan
Tidak
Ya
TAMAT
A
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 17/ 22
D. Publisiti dan Promosi TINDAKAN T/ JAWAB
KB - Dapatkan tarikh Pengerusi JKI untuk adakan sidang media
- Keluarkan surat jemputan kepada JKI dan JKK
- Pengesahan kehadiran
Unit Publisiti - Adakan sidang media
KB - Penyediaan Barangan Promosi
Pengerusi JKI - Barangan promosi mengikut spesifikasi?
KB - Hantar untuk dicetak
- Sahkan semua bahan promosi sebelum diedarkan
- Dapatkan kelulusan untuk edaran dan terbitan
- Diluluskan?
MULA
Tidak
A
Ya
Ya
Tidak
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 18/ 22
TINDAKAN T/ JAWAB
PPK/ PP - Keluarkan arahan untuk terbitkan bahan promosi.
A
TAMAT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 19/ 22
E. Persiapan tempat dan teknikal
TINDAKAN T/ JAWAB
KB - Lawatan tapak
- Sediakan senarai semak keperluan persiapan tempat
- Kenalpasti dan cadangkan kontraktor
- Diluluskan?
- Perlantikan kontraktor
- Lawatan tapak ke-2 bersama kontraktor
- Pastikan kontraktor menyiapkan kerja mengikut spesifikasi dan tempoh yang dikehendaki
- Terima tapak dari kontraktor
- Keluarkan surat kepada Pegawai dan Kakitangan sebagai urusetia
MULA
Tidak
Ya
TAMAT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 20/ 22
F. Persiapan tempat dan teknikal
TINDAKAN
T/ JAWAB
KB - Raptai Teknikal
- Penyediaan aturcara pentadbiran
- Raptai penuh
MULA
TAMAT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 21/ 22
8. REKOD KUALITI
BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN
8.1 Fail Pesta Buku Selangor Bilik Fail 5-7 Tahun
8.2 Fail Gerakan Membaca Bilik Fail 5-7 Tahun
8.3 Fail Hari Buku Kanak - Kanak Bilik Fail 5-7 Tahun
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)20
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 22/ 22
9. LAMPIRAN
BIL JENIS LAMPIRAN LAMPIRAN
9.1 Senarai Jawatankuasa Induk PK.PPAS(P)20(L1)
9.2 Terma tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa
Induk
PK.PPAS(P)20(L2)
9.3 Senarai Semak Bahan Promosi PK.PPAS(P)20(L3)
9.4 Susunan Protokol VVIP PK.PPAS(P)20(L4)
9.5 Senarai Semak Keperluan Teknikal PK.PPAS(P)20(L5)