prosedur pengendalian acara-acara utama anjuran …p)20_pengendalian_acara.pdf · a. menetapkan...

22
PROSEDUR PENGURUSAN NO. RUJUKAN : PK.PPAS(P)20 NO. KELUARAN : 01 PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017 MUKA SURAT : 1/ 22 NAMA T/TANGAN TARIKH DISEDIAKAN OLEH NORKHAIRUL NIZAM M. SADON Pustakawan 01/06/2017 DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017 DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017 PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS PK.PPAS(P)20

Upload: lytuyen

Post on 07-Mar-2019

239 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 1/ 22

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

NORKHAIRUL NIZAM M. SADON Pustakawan

01/06/2017

DISEMAK OLEH

NIHAYAH HJ EBNI HAJAR

Pengurus Kualiti

01/06/2017

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD

Pengarah PPAS

01/06/2017

PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA

ANJURAN PPAS PK.PPAS(P)20

Page 2: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 2/ 22

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

Page 3: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 3/ 22

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4 – 5

4. Definisi 5

5. Singkatan 6

6. Tindakan dan Tanggungjawab 7 - 13

7. Carta Aliran Kerja 14 – 20

8. Rekod Kualiti 21

9. Lampiran 22

Page 4: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 4/ 22

1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan urusan

pengendalian acara yang dirancang dan dilaksanakan oleh PPAS

dengan cekap dan sistematik.

2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh PPAS bagi pengendalian pengurusan

acara yang diadakan. Skop ini merangkumi acara-acara yang terdiri

daripada :

2.1 Gerakan Membaca Negeri Selangor

2.2 Pesta Buku Selangor

3. RUJUKAN

3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015

Seksyen 4.2.4 - Kawalan Rekod Kualiti

Seksyen 7.2 - Proses Berkaitan Pelanggan

Seksyen 7.2.1 - Penentuan Keperluan berkaitan dengan

Penyampaian Perkhidmatan

Seksyen 7.2.3 - Komunikasi dengan pelanggan

Seksyen 7.5 - Proses Penyampaian Perkhidmatan

Seksyen 7.5.1 - Kawalan ke atas Proses Penyampaian

Perkhidmatan.

Seksyen 8.2.1 - Kepuasan Pelanggan

Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Proses

Page 5: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 5/ 22

3.2 Fail Pesta Buku Selangor

3.3 Fail Gerakan Membaca Negeri Selangor

4. DEFINISI

4.1 Jawatankuasa Induk

Jawatankuasa yang diwujudkan bagi memastikan kelancaran

dan memantau keseluruhan pelaksanaan pengendalian acara.

4.2 Jawatankuasa Kerja

Jawatankuasa yang bertanggungjawab dalam melaksanakan

proses operasi penganjuran acara dan melaporkan kepada

jawatankuasa induk.

4.3 Aturcara pentadbiran

Senarai aturcara yang meliputi aktiviti, tempoh masa dan tugas

individu/pasukan yang terlibat secara terperinci mengikut

urutan yang telah disusun berdasarkan kesesuaian acara atau

majlis.

4.4 Kertas Konsep

Kertas cadangan yang mengandungi matlamat, objektif,

jawatankuasa terlibat dan anggaran belanjawan yang telah

ditetapkan bagi sesuatu acara.

Page 6: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 6/ 22

5. SINGKATAN : KB - Ketua Bahagian

JKI - Jawatankuasa Induk

JKK - Jawatankuasa Kerja

Page 7: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 7/ 22

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN T/JAWAB

A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara.

2. Buka fail acara sebagai rujukan penyediaan kertas

konsep.

3. Sediakan kertas konsep acara termasuk mencadangkan

tarikh/masa/tempat acara.

4. Dapatkan ulasan Pengarah.

5. Kemukakan dan bincang cadangan kertas konsep acara

kepada Pengarah untuk kelulusan.

KB

Sekiranya tidak di luluskan;

6. Buat pindaan kepada kertas konsep acara.

KB

Sekiranya di luluskan;

7. Bentangkan kertas konsep dalam mesyuarat Lembaga

Pengarah untuk kelulusan.

Pengarah

B. MELANTIK JAWATANKUASA INDUK DAN JAWATANKUASA KERJA

Sebelum Mesyuarat JKI Bil.1 8. Kenalpasti dan bincang dengan Pengerusi JKI senarai

ahli-ahli JKI yang akan di panggil untuk menghadiri

Mesyuarat JKI Bil.1 dan tentukan tarikh mesyuarat.

KB

Page 8: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 8/ 22

TINDAKAN T/JAWAB

9. Keluarkan surat panggilan Mesyuarat JKI Bil.1.

10. Dapatkan pengesahan kehadiran ahli-ahli mesyuarat

JKI.

KB

Semasa mesyuarat JKI Bil.1

11. Bentang kertas konsep untuk komen dan cadangan

daripada ahli mesyuarat.

KB

Selepas mesyuarat JKI Bil.1 12. Wujudkan JKK bagi membantu penyelarasan dan

operasi pelaksanaan berdasarkan tanggungjawab dan

tugas yang telah ditetapkan.

KB

13. Adakan mesyuarat peringkat JKK untuk kenalpasti

keperluan berkaitan serta anggaran peruntukan

kewangan yang diperlukan.

KB

C. MESYUARAT JKI Bil.2 Sebelum mesyuarat JKI Bil.2 14. Dapatkan tarikh Pengerusi JKI untuk mempengerusikan

Mesyuarat JKI Bil.2.

15. Keluarkan surat panggilan Mesyuarat JKI Bil.2.

16. Dapatkan pengesahan kehadiran ahli-ahli mesyuarat

JKI.

KB

Page 9: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 9/ 22

TINDAKAN T/JAWAB

Semasa mesyuarat JKI Bil.2 17. Bentangkan laporan status persiapan dan pelaksanaan

terkini dan anggaran peruntukan kewangan yang

diperlukan setiap JKK.

18. Bincang keperluan dan hal-hal berkaitan bagi tujuan

penyelarasan dengan JKI lain.

PENGERUSI JKI

Selepas Mesyuarat JKI Bil.2 19. Bincang dan dapatkan kelulusan Pengarah mengenai

anggaran peruntukan kewangan setiap JKK.

20. Salurkan peruntukan kewangan kepada JKI.

KB

D. PUBLISITI DAN PROMOSI Sidang Media 21. Dapatkan tarikh Pengerusi JKI untuk mengadakan

Sidang Media (Jika perlu).

22. Buat penyelarasan dengan Unit Publisiti bagi

memastikan kehadiran pihak media.

23. Keluarkan surat jemputan kepada JKI dan JKK untuk

menghadiri Sidang Media.

24. Dapatkan pengesahan kehadiran jemputan.

KB

Page 10: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 10/ 22

TINDAKAN T/JAWAB

25. Adakan Majlis Sidang Media Unit Publisiti

Penyediaan bahan-bahan promosi acara 26. Sediakan bahan-bahan promosi acara seperti di senarai

semak.

27. Dapatkan kelulusan Pengerusi JKI bagi draf rekabentuk

dan maklumat pada bunting, kad jemputan dan buku

program.

KB

Sekiranya tidak diluluskan ; 28. Buat pindaan pada deraf bunting, kad jemputan dan

buku program

Sekiranya diluluskan ; 29. Hantar ke syarikat percetakan untuk dicetak.

KB

30. Terima, proof-read, semak dan sahkan rekabentuk dan

maklumat pada bunting, kad jemputan dan buku

program yang siap dicetak adalah seperti yang

diluluskan.

KB

Bunting 31. Dapatkan kelulusan pihak berkuasa yang berkaitan

untuk menggantung bunting di kawasan umum/

lebuhraya/ bangunan kerajaan.

KB

Page 11: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 11/ 22

TINDAKAN T/JAWAB

32. Beri arahan kepada pembekal menggantung bunting

selepas mendapat kelulusan pihak berkuasa yang

berkaitan.

Kad Jemputan 33. Bincang dan dapatkan kelulusan Pengerusi JKI

mengenai senarai VVIP, VIP, dan lain-lain jemputan.

34. Edar kad jemputan berdasarkan senarai jemputan yang

telah diluluskan.

35. Dapatkan pengesahan kehadiran jemputan selewat-

lewatnya 1 minggu sebelum acara.

KB

E. PERSIAPAN TEMPAT DAN TEKNIKAL

36. Buat lawatan tapak pertama untuk kenalpasti keperluan.

37. Sediakan senarai semak keperluan persiapan tempat

dan lain-lain keperluan teknikal.

38. Lantik kontraktor persiapan tempat dan teknikal melalui

Prosedur Perolehan.

39. Buat lawatan tapak kedua bersama kontraktor yang

berjaya dilantik. Beri taklimat mengenai spesifikasi

persiapan tempat dan keperluan teknikal.

40. Pastikan kontraktor memulakan kerja di tapak.

KB

Page 12: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 12/ 22

TINDAKAN T/JAWAB

41. Pantau kerja-kerja yang dilaksanakan kontraktor supaya

mengikut spesifikasi yang ditetapkan. Pindaan dilakukan

sekiranya tidak mengikut spesifikasi / perubahan arahan

dari pihak atasan.

42. Terima tapak acara (dari kontraktor persiapan tempat

dan teknikal) yang telah siap berdasarkan senarai

semak yang lengkap.

43. Beri taklimat kepada pegawai dan kakitangan yang

bertugas sebagai urusetia.

KB

F. PERSIAPAN AKHIR SEBELUM ACARA BERMULA

44. Adakan raptai peralatan teknikal sehari sebelum acara.

45. Sediakan Aturcara Pentadbiran dan edarkan kepada

setiap Jawatankuasa Kerja.

KB

G. SELEPAS MAJLIS ACARA SELESAI 46. Urusetia dan jawatankuasa persiapan mengemas dan

menyerahkan semula tapak seperti keadaan sediakala

kepada pihak berkenaan.

47. Terima dan semak butir-butir invois daripada kontraktor

persiapan tempat dan teknikal.

48. Pengesahan invois melalui proses query

KB

Page 13: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 13/ 22

TINDAKAN T/JAWAB

Sekiranya tidak dapat disahkan;

49. Maklum kepada kontraktor/pembekal untuk membuat

pindaan dan mengemukakan maklumat tambahan

berkaitan invois.

Sekiranya disahkan;

50. Kemukakan invois kepada Bahagian Kewangan untuk

proses pembayaran

KB

51. Panggil mesyuarat post-mortem bersama JKI selepas

selesai acara.

52. Menyediakan laporan lengkap pelaksanaan acara.

53. Kemukakan laporan kepada Mesyuarat Lembaga

Pengarah untuk makluman.

Pengerusi JKI

Page 14: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 14/ 22

7. CARTA ALIRAN PROSES PENGENDALIAN ACARA

A. Penetapan Konsep , Tarikh Dan Masa Acara TINDAKAN T/ JAWAB

KB - Rujuk kalendar acara

- Sediakan kertas konsep termasuk tarikh / masa / tempat

- Diluluskan?

Pengarah - Bentangkan kertas konsep dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah

- Diluluskan?

- Kelulusan penganjuran

MULA

Tidak

Ya

TAMAT

Tidak

Ya

Page 15: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 15/ 22

B. Pelantikan Jawatankuasa Induk & Jawatankuasa Kerja C. Mesyuarat Jawatankuasa Induk

TINDAKAN T/ JAWAB

KB - Kenalpasti Senarai Ahli Jawatankuasa

- Dapatkan tarikh mesyuarat

- Keluarkan surat panggilan mesyuarat

- Pengesahan kehadiran

Pengerusi JKI - Pembentangan kertas konsep

- Penubuhan Jawatankuasa Kerja

- Perbincangan berkenaan penganjuran acara

- Kemukakan peruntukan kewangan

MULA

A

Page 16: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 16/ 22

TINDAKAN T/ JAWAB

- Bincang dengan Pengarah anggaran peruntukan kewangan

-

- Diluluskan?

- Salurkan peruntukan

Tidak

Ya

TAMAT

A

Page 17: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 17/ 22

D. Publisiti dan Promosi TINDAKAN T/ JAWAB

KB - Dapatkan tarikh Pengerusi JKI untuk adakan sidang media

- Keluarkan surat jemputan kepada JKI dan JKK

- Pengesahan kehadiran

Unit Publisiti - Adakan sidang media

KB - Penyediaan Barangan Promosi

Pengerusi JKI - Barangan promosi mengikut spesifikasi?

KB - Hantar untuk dicetak

- Sahkan semua bahan promosi sebelum diedarkan

- Dapatkan kelulusan untuk edaran dan terbitan

- Diluluskan?

MULA

Tidak

A

Ya

Ya

Tidak

Page 18: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 18/ 22

TINDAKAN T/ JAWAB

PPK/ PP - Keluarkan arahan untuk terbitkan bahan promosi.

A

TAMAT

Page 19: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 19/ 22

E. Persiapan tempat dan teknikal

TINDAKAN T/ JAWAB

KB - Lawatan tapak

- Sediakan senarai semak keperluan persiapan tempat

- Kenalpasti dan cadangkan kontraktor

- Diluluskan?

- Perlantikan kontraktor

- Lawatan tapak ke-2 bersama kontraktor

- Pastikan kontraktor menyiapkan kerja mengikut spesifikasi dan tempoh yang dikehendaki

- Terima tapak dari kontraktor

- Keluarkan surat kepada Pegawai dan Kakitangan sebagai urusetia

MULA

Tidak

Ya

TAMAT

Page 20: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 20/ 22

F. Persiapan tempat dan teknikal

TINDAKAN

T/ JAWAB

KB - Raptai Teknikal

- Penyediaan aturcara pentadbiran

- Raptai penuh

MULA

TAMAT

Page 21: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 21/ 22

8. REKOD KUALITI

BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN

8.1 Fail Pesta Buku Selangor Bilik Fail 5-7 Tahun

8.2 Fail Gerakan Membaca Bilik Fail 5-7 Tahun

8.3 Fail Hari Buku Kanak - Kanak Bilik Fail 5-7 Tahun

Page 22: PROSEDUR PENGENDALIAN ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN …P)20_Pengendalian_Acara.pdf · A. MENETAPKAN KONSEP, TARIKH DAN MASA ACARA 1. Rujuk Kalendar Acara. 2. Buka fail acara sebagai rujukan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)20

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

ACARA-ACARA UTAMA ANJURAN PPAS

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 22/ 22

9. LAMPIRAN

BIL JENIS LAMPIRAN LAMPIRAN

9.1 Senarai Jawatankuasa Induk PK.PPAS(P)20(L1)

9.2 Terma tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa

Induk

PK.PPAS(P)20(L2)

9.3 Senarai Semak Bahan Promosi PK.PPAS(P)20(L3)

9.4 Susunan Protokol VVIP PK.PPAS(P)20(L4)

9.5 Senarai Semak Keperluan Teknikal PK.PPAS(P)20(L5)