E-DAGANG : APLIKASI ANTARA ORGANISASIDisediakan Oleh :

Mohammad Norhisham bin WahabAkmal Hakim bin Abdul MajidMohamad Sofian bin Haji Husin

Kos Pembelian Pembelian barang-barang atau servis untuk organisasi

yang besar akan melibatkan beberapa proses. Proses Pertama

Pembeli harus mencari pembekal yang dapat mengeluarkan produk yang dikehendaki dan menepati jumlah penghantaran, kualiti dan harga yang telah di tetapkan.

Proses ini melibatkan pertuturan informasi supaya produk yang di bekalkan menepati spesifikasi yang di kehendaki.

Kebanyakan informasi mungkin juga sulit, jika ia berkaitan dengan proses pengeluaran atau mereka cipta produk.

Proses Kedua Apabila contoh produk telah di luluskan, pembeli

akan menghantar “purchase order” untuk menyatakan kuantiti produk yang di kehendaki.

Proses Ketiga Seterusnya, sebelum proses penghantaran produk

berlaku, pembeli akan di maklumkan terlebih dahulu oleh pembekal berserta dengan invois untuk produk yang dihantar.

Bahagian accounting akan memadankan invois dengan purchase order.

Penggunaan/Pengurusan Inventori

Kebanyakan syarikat perlu menghentikan sementara pengeluaran produk bagi menjamin kestabilan stok.

Syarikat perlu menyimpan sesetengah stok yang mendapat sambutan bagi menjamin kelancaran pengeluaran produk.

Sebagai contoh, pengeluaran produk yang mengambil masa yang lama untuk sampai kepada pembeli, semakin banyak mereka perlu menyimpan stok sebagai persediaan jika berlaku kesilapan dan semakin lambat proses yang terlibat jika berlaku perubahan dalam permintaan.

Pengurusan barangan stok dan produk yang kemas membolehkan servis yang baik dapat diberikan untuk pelanggan dan boleh menjimatkan kos yang lebih rendah.

Kitaran Masa Merupakan jumlah masa yang diambil untuk

menghasilkan produk/barangan yang sedia untuk dijual. Masa yang singkat dapat menghasilkan pengawalan

kualiti yang baik kerana masa yang diambil untuk pengujian produk dan kadar kerosakan.

Jika masa yang biasa untuk mengeluarkan produk boleh dikurangkan, kos akan menjadi lebih rendah kerana masa yang diperlukan untuk membaikpulih sesuatu produk lebih singkat

ASIMILASI TEKNOLOGI Penggunaan komputer yang pertama di gunakan di

dalam bidang ketenteraan dan sains, bukan untuk perdagangan.

Dalam tahun 1960, Bank of America merupakan bank yang pertama yang menggunakan teknologi Electronic Recording Machine Accounting (ERMA) [Mesin elektronik merekod perakauanan].

Awal tahun 1970, para pengkaji mendapati IT memainkan peranan penting dalam memajukan sesebuah syarikat.

**Asimilasi merupakan proses penggabungan / percantuman.

4 FASA DALAM PENGHASILAN TEKNOLOGI BARU

• Technology Identification and Investment. (Penemuan teknologi dan pelaburan)

• Boleh di tafsirkan sebagai permulaan kepada perancangan sesebuah teknologi, melabur dalam teknologi tersebut, dan permulaan kepada projek teknologi tersebut.

• Fasa ini lebih berteraskan kepada eksperimen.

• Fokus perancangan dalam fasa 1 mesti di hasilkan di antara pengenalan teknologi dan sumber manusia.

FASA 1

• Technology Learning and Adaptation. (Mempelajari teknologi dan mengadaptasinya)

• Apabila teknologi membuktikan kegunaannya, proses ini perlu di sesuaikan dengan teknologi yang di sebutkan pada fasa 1 di mana pada peringkat ini lebih ramai pengguna terlibat bagi memastikan faedah dan implikasi teknologi.

• Jika pendekatan terlalu konservatif, teknologi tidak akan berkembang.

• Sebaliknya bergantung kepada komunikasi yang baik dan kesanggupan penyesuaiaan bagi faedah pengguna.

FASA 2

• Rationalisation and Management Control. (Rasionalisasi dan Kawalan Pengurusan)

• Adalah untuk membimbing reka bentuk dan mengimplementasikannya.

• Kawalan yang ketat dapat memberi galakan secara halus terhadap projek.

• Terlalu banyak penekanan dalam skala ekonomi yang besar akan menggagalkan projek, walaupun selepas pelaburan yang bersungguh-sungguh.

• Bahaya yang tidak di duga mungkin akan di lihat di akhir pembinaan dan projek itu akan di bekukan apabila kemudahan terhad.

FASA 3

Perancangan dalam fasa ini mengandungi fokus yang efisen. Hal ini termasuklah menyiapkan dan menapis aplikasi, menaikkan

pangkat staff kepada tahap yang boleh diterima.

• Pengaliran teknologi yang tersebar luas (Maturity/Widespread Transfer) di kenalpasti berdasarkan penyerapan dalam teknologi melalui organisasi iaitu pembahagian dan penyerahan dalam teknologi kepada orang lain yang berkerjasama.

• Ia juga boleh memberi peluang kepada pesaing mengambil teknologi yang digunakan.

• Pengaliran teknologi tidak akan sampai sepenuhnya kerana dipengaruhi oleh perubahan dan persekitaran teknologi.

• Perancangan dalam fasa ini memberikan perhatian terhadap pengurusan di mana teknologi boleh di gunakan dan berapa banyak kos untuk melaksanakannya.

FASA 4

Adaptasi Teknologi

Organisasi boleh dijangkakan untuk mengalami gelombang fasa, seperti teknologi- teknologi yang meninggalkan perubahan fasa akan di gantikan dengan eksperimen yang baru.

Contohnya, awal tahun 1990, batch data processing (like payroll) oleh sesuatu majikan untuk kebanyakan syarikat adalah dalam fasa 4; perubahan data elektronik (EDI) untuk pengawalan belian dan inventori dalam fasa 3 dan internet adalah barusahaja bermula untuk bergerak dari fasa 1 ke fasa 2.

Perubahan kurun, kemajuan dalam teknologi mengukuhkan perniagaan pemprosesan data dalam fasa 4. Manakala Internet-based electronic commerce adalah bergerak dalam fasa 2 apabila syarikat menjelajahi berkemungkinan dan pelanggan menjadi biasa kepada keuntungan, risiko dan had kepada sistem tersebut. (companies explore possibilities dan customers become accustomed to the benifits, risks, and limitation of the system)

• Rangkaiaan dan servis teknologi boleh menguatkan perhubungan, kerana komunikasi adalah optimis, pertukaran maklumat yang lebih efisen menjadi lebih mudah.

• Kebanyakan aliran maklumat boleh di tambah manakala selebihnya boleh di gantikan atau hilang keseluruhannya apabila rangkaiaan komputer di gunakan untuk menghubungkan sistem informasi melalui batasan organisasi.

• Organisasi besar adalah yang pertama yang mengambil kelebihan/advantages dalam teknologi maklumat, kedua-duanya dalam syarikat mereka termasuk rangkaiaan yang menambah kuasa komputer melalui tahap syarikat tersebut.

• Sejak 1970-an dan 1980-an, perniagaan di hantar dan di terima purchase order, invois dan shipping notification via EDI over value-added networks (VANs), untuk mengurangkan buruh, kos percetakan dan penghantaran mail dalam procurement process.

• Tahun 1980-an juga memperkenalkan sistem computer-aided design (CAD), computer-aided engineering (CAE)dan computer-aided manufacturing (CAM) dimana membolehkan jurutera, pereka dan technicians untuk mengakses dan berkerja.

• Rangkaian lebih terbuka kepada mereka menggunakan komunikasi yang mudah dengan pelanggan yang baru, pembekal dan orang lain. Rangkaian menjadi lebih terbuka dengan :

a) Protokol awam (public protocol) yang di ambil daripada kelengkapan yang major dan penyediaan software. Ini mengurangkan kewangan dan kos pekerja dalam pemperolehan, penempatan dan menggunakan segala perkakasan dan perisian yang di perlukan untuk berkomunikasi menerusi rangkaian tersebut. Apabila kedua-dua iaitu multiple suppliers dan multiple buyers perlu dimasukkan, standard harus berkaitan tanpa pelabur substantial network-specific sama ada pada penjual atau pembeli.

Jika rangkaian itu di uruskan oleh penjual atau pembeli di dalam pasaran, mereka akan melihat pembukaan rangkaian tersebut sebagai amaran kepada pemegang saham pasaran atau kelebihan bersaing.

Rangkaian telefon adalah contoh yang baik kepada rangkaian yang terbuka. Di USA, lebih daripada 90% individu dan perniagaan atau para peniaga mempunyai servis telefon. Hal ini kerana, kos servis penggunaan telefon adalah murah sebab skala ekomoni dan subsidi pelbagai di tawarkan.

Internet telah memberikan banyak kemudahan dengan berperanan untuk membantu meluaskan skop perniagaan kepada kawasan yang lebih luas.

Kos untuk pelanggan untuk mencari pembekal yang berpotensi adalah rendah dan kos untuk pembekal untuk menambah pelanggan juga rendah.

Kesimpulan

• Teknologi informasi dan telekomunikasi membantu melicinkan masalah untuk mengatasi masalah penyelarasan dan kawalan dan dapat membantu mengstruktur semula hungungan inter-organisational, terutamanya lebihan masa dan jarak. (Kos pembayaran, pengurusan inventori dan kitar masa).

• WWW menjadikan e dagang kepada rumah pejabat yang mempunyai rangkaian perniagaan berhubungan dengan elektonik dengan kemudahan berkolaborasi projek melalui work teams dan keadaan geografi.

• Sistem komputer telah bertukar kepada persaingan yang biasa dan ia lebih kepada industri. Ia di gunakan untuk penyelarasan antara purchasing operation di syarikat tersebut dengan pembekal.