draf garis panduan pelaksanaan dialog prestasi 130414

7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414

http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 1/18

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

DIALOG PRESTASI

Disediakan oleh :

Bahagian Pengurusan Sekolah Harian

2014

DERAF



ISI KANDUNGAN

1. PENGENALAN

2. LATAR BELAKANG

Pengenalan Program Transformasi Daerah (DTP)

Pengenalan Dialog Prestasi (DP)

Objektif DP

Keahlian DP

Pasukan Petugas DP

3. DASHBOARD PRESTASI

● Dashboard

● Scorecard

4. PRA DIALOG PRESTASI

● Perancangan Dan Persediaan Pelaksananaan

● Jadual Pelaksanaan

● Pemilihan Dan Penyediaan Tempat

● Penyediaan Bahan Dan Analisis Data

● Verifikasi Data

● Pra Sidang

5. SESI DIALOG PRESTASI

● Agenda DP

6. POST DIALOG PRESTASI

● Penyediaan Laporan

● Borang Maklum Balas Program

● Tindakan Susulan

7. PENUTUP

8. LAMPIRAN

Lampiran 1 - Laporan DP

Lampiran 2 - Keputusan DP

Lampiran 3 - Senarai Semak DP



1.0 PENGENALAN

Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi ini disediakan bagi memberikan

garis panduan kepada pihak Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) dan Pejabat

Pendidikan Daerah (PPD) melaksanakan sesi Dialog Prestasi di peringkatnegeri dan daerah. Walau bagaimanapun pihak JPN dan PPD boleh membuat

penyesuaian mengikut keperluan dan kesesuaian.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 PROGRAM TRANSFORMASI DAERAH (DTP)

2.1.1 DTP adalah inisiatif utama dalam Pelan Pembangunan Malaysia

(PPPM) 2013-2025. DTP merupakan satu pendekatan

berkoordinasi baru, untuk meningkatkan prestasi sekolah-sekolahdengan:

• berfokus kepada pengajaran dan pembelajaran

• berasaskan apa yang diketahui berhasil

• PPD diperkasa dan diupayakan

• menyediakan sokongan terus kepada sekolah dan

kebertanggungjawaban kepada sekolah

2.1.2 DTP mempunyai empat komponen utama seperti berikut:

• perubahan peranan JPN dan PPD yang

memberikan tumpuan dan sokongan kepada

sekolah

• sokongan dan intervensi yang menjurus kepada

sekolah didorong oleh daerah dan diupayakan oleh

negeri

• Dialog prestasi di semua peringkat memastikan

sekolah, daerah dan negeri boleh mencapai

sasaran

• Dashboard dan ranking baharu memberi

tumpuan (dari JPN hingga ke sekolah) kepada KPI

terpenting



3. PENGENALAN DIALOG PRESTASI

3.1 DEFINISI DIALOG PRESTASI

Dialog Prestasi merupakan forum untuk menyemak prestasi berdasarkan

data dan fakta, dan diakhiri dengan satu set tindakan-tindakan konkrit

seterusnya untuk dilaksanakan oleh pihak JPN/PPD/Sekolah.

Dialog Prestasi juga merupakan perancangan jadual pemantauan

(checkpoint) yang kerap antara pihak atasan dan bawahan untuk menilai

dan memastikan penyampaian berada pada landasan yang betul kerana

mengekalkan konsistensi pelaksanaan adalah penting

3.2 OBJEKTIF DIALOG PRESTASI

Objektif Dialog Prestasi adalah seperti berikut:

Fokus dan akauntabiliti: Memastikan organisasi fokus kepada

penyampaian dan memastikan akauntabiliti (positif dan negatif)

Memantau prestasi: Memahami jika sistem itu berada pada

landasan yang betul untuk menyampaikan aspirasinya

Mengenal pasti masalah: Mengemukakan isu-isu yang

menghalang kemajuan dan menganalisis data untuk menentukan

punca

Penyelesaian masalah dan sokongan: Menyediakan forum

untuk membincangkan cara untuk mengatasi cabaran dan

berkongsi amalan terbaik

Mengemukakan isu: Mengemukakan isu-isu yang perlu

diselesaikan kepada pihak pengurusan atasan yang lebih tinggi

.



3.3 PERINGKAT DIALOG PRESTASI

Dialog prestasi perlu diadakan mengikut peringkat seperti berikut:

PERINGKAT KEKERAPAN PENGERUSI SASARANUTAMA

Nasional Setiap 3 bulansekali

KPPM Semua JPNseluruh negara

Negeri Setiap 3 bulansekali

Pengarah JPN Semua PPDdalam negeri

Daerah Setiap bulan PegawaiPendidikanDaerah

SemuaPengetua/GuruBesar sekolahdalam Daerah

3.4 KEAHLIAN DIALOG PRESTASI

Keahlian dalam DP adalah seperti berikut:

NASIONAL NEGERI DAERAH KEAHLIAN

KPPM PengarahPegawai Pendidikan

Daerah (PPD)Pengerusi

TKPPM

Timbalan

Pengarah

(Pengurus

Program)

Timbalan PPD

(Pengurus Program)

Timbalan

Pengerusi

Pengarah

BPSH

Ketua Sektor

Pengurusan

Akademik

Ketua Unit

AkademikSetiausaha

Timbalan

Pengarah

BPSH

Timbalan

Setiausaha



(Pengurus

Program)

PengarahBahagian

Semua Ketua

Sektor, KPPBTPN Dan

Ketua Nazir

Negeri

Semua Ketua Unit Ahli

Pengarah

Negeri

Semua

Pegawai

Pendidikan

Daerah

Semua

Pengetua/Guru

Besar

Ahli

KoordinatorNasional

KoordinatorNegeri

Koordinator Daerah Ahli

Wakil PADU

Unit

Akademik

BPSH

Sektor AkademikJPN

Unit Akademik PPD

Urus setia

JK

Pelaksana

Dashboard

PenyelarasDashboard/SICT

PenyelarasDashboard/ Unit ICT

Urus setia

* Jemputan ahli mesyuarat di peringkat negeri dan daerah boleh dibuat

mengikut keperluan seperti IAB dan IPG.

3.5 PASUKAN PETUGAS

Pasukan petugas adalah individu atau kumpulan pegawai petugas

yang dilantik untuk merancang, mengurus dan melaksanakan DP.

Peranan mereka amat penting bagi memastikan DP dilaksanakan

menepati matlamat DP dalam Program DTP. Berikut adalah senarai

pasukan petugas dan peranan mereka.



PASUKAN PETUGAS PERANAN

PENGURUS

PROGRAM

● Merancang dan mengurus pelaksanaan

program

● Memberi penerangan awal kepada

Pengerusi

● Memastikan DP dilaksanakan mengikut

jadual

● Memastikan keputusan DP diambil

tindakan

KOORDINATOR

● Menyelaras pelaksanaan DP

● Menyelaras semua maklumat yang

diperlukan

● Mengambil tindakan yang diarahkan

Pengurus Program.

● Mendapatkan maklum balas DP

PENYELARAS

DASHBOARD

Memastikan sistem pengurusan Dashboard

Prestasi berfungsi dengan baik dan efisien.

Memastikan pengisian data Dashboard

Prestasi dibuat mengikut jadual yang telah

ditetapkan.

Memastikan ketepatan data dalam

dashboard dengan mendapatkan data

daripada sumber yang sah.

URUS SETIA ● Membantu Pengurus Program danKoordinator

● Mengurusetiakan DP

● Menguruskan keperluan DP

● Menyelaras maklumat dan data DP

● Menyediakan minit dan maklum balas DP



● Mencatat keputusan DP untuk

dibentangkan pada akhir sesi DP.

● Membuat laporan dan dihantar ke JPN

3.6 PERANAN SEKTOR/UNIT DI JPN DAN PPD

SEKTOR/UNIT DIJPN/PPD

PERANAN

Sektor Pengurusan

Akademik JPN

/Unit Akademik PPD

• Menjadi urus setia dialog prestasi

• Memastikan semua data dan maklumat

dari semua sektor/unit berkenaan

disediakan dengan lengkap dan

mengikut format

• Melapor status tindakan intervensi

yang menjurus kepada pencapaian

sasaran

• Menyediakan dan membuat analisis

data mengikut keperluan dashboard

• Mencatat keputusan dialog prestasi

• Hal-hal lain yang berkaitan

Sektor Pengurusan

Sekolah JPN/Unit

Pengurusan Sekolah

PPD

• Menyediakan data keperluan guru dan

status pengisian mengikut sekolah,

daerah dan negeri mengikut opsyen



• Melapor isu dan tindakan susulan

berkaitan penempatan dan kedudukan

guru


Sektor Penilaian dan

Peperiksaan JPN / Unit

Penilaian dan

Peperiksaan PPD

• Menyedia data Peperiksaan Awam dan,

peperiksaan Pertengahan Tahun serta

Peperiksaan Percubaan terkini

mengikut daerah dan sekolah

• Menganalisis keputusan peperiksaan

awam






Sektor Jaminan Kualiti

JPN

/Unit Jaminan Kualiti PPD

• Melapor status terkini tindakan

intervensi akademik untuk sekolah

berkeperluan khas mengikut daerah

dan negeri (berdasarkan keperluan)



• Menyemak data berkaitan SKPM

Standard 1 dan 4


Sektor Pendidikan Islam

JPN /Unit Pendidikan

Islam PPD



agama dan mata pelajaran agama

Islam mengikut daerah dan negeri



• Bekerjasama dengan Sektor SPK

dalam pengelolaan program berbentuk

motivasi insaniah


Sektor Pendidikan

Swasta dan Pendidikan

Khas JPN/ Sektor

Pendidikan Swasta dan

Pendidikan Khas PPD



pendidikan khas mengikut daerah dan

negeri




Sektor Khidmat

Pengurusan dan

Pembangunan JPN/ Unit

Khidmat Pengurusan danPembangunan PPD

• Menyediakan maklumat status

perbelanjaan

• Menyediakan status infrastruktur

sekolah• Menyediakan dan membuat analisis



Sektor Psikologi dan

Kaunseling JPN/ Unit

Psikologi dan Kaunseling

• Menyediakan maklumat program

bimbingan professional guru dan

pegawai



PPD • Menyediakan maklumat guru

bermasalah dan status tindakan




Sektor Pembangunan

Kemanusiaan JPN/ Unit

Pembangunan

Kemanusiaan PPD

• Merancang program pembangunan

kemanusiaan, insaniah dan motivasi.

• Memastikan data kehadiran dan disiplin

murid dikemaskini




Sektor Pengurusan

Maklumat (ICT) JPN/ Unit

Pengurusan Maklumat

(ICT) PPD

• Penyelaras/pegawai meja Dashboard

JPN

• Menyemak data dalam dashboard

• Membantu penyediaan data untuk DP

berdasarkan dashboard dan sumber

lain

• Melapor status terkini tindakan / aktiviti

ICT




4. PENGENALAN DASHBOARD

Dashboard Prestasi merupakan paparan petunjuk prestasi utama Kementerian

Pendidikan yang komprehensif dan boleh dipantau oleh semua pihak di setiap

peringkat. Dashboard Prestasi mengandungi dua komponen utama iaitu aspek“Keberhasilan” dan “Input”.

Perbincangan utama dalam DP adalah berdasarkan data dan maklumat yang

dipaparkant menerusi dashboard prestasi mengikut peringkat masing-masing.



4.1 FUNGSI DASHBOARD

Sebagai alat untuk memantau perkembangan prestasi

KPM/JPN/PPD/sekolah

Memaparkan status terkini bagi aspek utama

Mengenalpasti kawasan/aspek yang perlu dipantau/diberi perhatian

dan diambil tindakan segera (kritikal)

Sebagai pemandu tindakan mengikut keutamaan

4.2 MATRIKS DASHBOARD

Item yang terdapat di dalam dashboard prestasi dibahagikan mengikutmatriks yang dikategorikan kepada Aspek Keberhasilan dan Aspek Input

seperti berikut:

ASPEK KEBERHASILAN ASPEK INPUT

Kehadiran Murid Disiplin Murid

Peperiksaan Awam Guru di luar Sekolah

Peperiksaan Dalaman (SAPS) Guru Mencapai tahap Minimum Kualiti

Guru (SKPM Standard 4)

Skor Komposit Sekolah Mencapai tahap Minimum

Kualiti Kepimpinan ( SKPM Standard 1)

Sekolah Band 1 dan 2 Bimbingan PPD Kepada Sekolah

(sekurang-kurang sekali setahun

Sekolah Band 6 dan 7 Latihan dan Bimbingan PPD Kepada

Sekolah Band 5/6/7 (Dua Bulan Sekali)

Murid yang Tidak Menguasai

Mata Pelajaran Kritikal

Kehadiran Guru di dalam Kursus (PRO-

ELT)

Sekolah Yang Dirangkaikan

(1-BestariNET)

Jumlah Kerosakan Infrastruktur



5. FASA PRA DIALOG PRESTASI

5.1 PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN PELAKSANAAN DP

Urus setia berbincang bersama Pengurus Program dan koordinator bagi

mendapatkan tarikh dan tempat pelaksanaan DP. Surat jemputan DP

diedarkan seminggu sebelum tarikh DP. Tempahan tempat/peralatan dan

makan minum ahli DP diuruskan oleh pihak urus setia. Jadual

pelaksanaan DP perlu disediakan bagi memastikan DP berjalan lancar.

Hari Pertama Aktiviti

9.00 pagi – 4.30 petang Prasidang DP

(Urus setia dan JPN/PPD/sekolahyang dikenal pasti)

Hari Kedua Aktiviti

8.30 pagi- 1.00 tengah hari Sesi Dialog Prestasi (rujuk agenda)

1.00 tengah hari – 2.00 petang Makan tengahari

Contoh Jadual Pelaksanaan DP (Peringkat Nasional/Negeri)

5.2 PEMILIHAN DAN PENYEDIAAN TEMPAT

5.2.1 Lokasi DP boleh ditetapkan berdasarkan kesesuaian seperti

berikut:

i) Peringkat Nasional - DP diadakan di negeri yang dikenal

pasti berdasarkan prestasi semasa berdasarkan

dashboard atau lain-lain kriteria

ii) Peringkat Negeri - DP diadakan di PPD yang dikenal pasti

berdasarkan prestasi semasa berdasarkan dashboard

atau lain-lain kriteria



iii) Peringkat Daerah- DP diadakan di sekolah yang

dikenalpasti berdasarkan prestasi semasa berdasarkan

dashboard (mengikut aspek tertentu) atau lain-lain kriteria

5.2.2 Persiapan tempat (termasuk tagging tempat duduk utama)

5.3 PENYEDIAAN BAHAN DAN ANALISIS DATA

i) Slide pembentangan Utama (ucapan Pengerusi) disediakan oleh

urus setia-softcopy dan hardcopy

ii) Slide pembentangan JPN/PPD disediakan oleh Penyelaras

Program bersama urus setia JPN/PPD- softcopy dan hardcopy

(berdasarkan matriks dashboard)

5.4 VERIFIKASI DATA

Penyelaras Program perlu membuat pengesahan data dengan pemilik

data yang berkaitan.

5.5 PRA SIDANG

Bagi memastikan DP dapat dilaksanakan dengan lancar sesi pra-

sidang dicadangkan dilaksanakan sehari sebelum sesi DP di lokasi DP

yang dikenalpasti. Ahli yang terlibat ialah Pengurus

Program,Penyelaras Program dan Urusetia. Semua maklumat dan

bahan disemak dan disahkan serta disusun di lokasi DP.



6. SESI DIALOG PRESTASI

Sesi DP dilaksanakan mengikut agenda berikut:

AGENDA TINDAKAN

Bacaan Doa Urus Setia

Ucapan Pengerusi KPPM/Pengarah/PPD

Pembentangan Dashboard Prestasi

Nasional/Negeri/PPD

KPPM/TKPPM

Pengarah/Timbalan Pengarah

JPN

PPD/Timbalan PPD

Pembentangan Dashboard Prestasi

Negeri/PPD/Sekolah (yang dikenal pasti)

Pengarah Pendidikan Negeri/

PPD/Pengetua/Guru Besar

Keputusan DP Koordinator

7. POST DIALOG PRESTASI

7.1 PENYEDIAAN LAPORAN

Laporan dan dokumentasi keseluruhan pelaksanaan DP disediakan oleh

Koordinator dengan kerjasama urus setia.

7.2 BORANG MAKLUM BALAS PROGRAM

Borang maklumbalas program perlu diisi, dikumpul dan dianalisis

selaras dengan keperluan Sistem Pengurusan Berkualiti

ISO MS 9001: 2008

7.3 TINDAKAN SUSULAN

Segala keputusan dan ketetapan daripada DP hendaklah diambil

tindakan semerta. Koordinator perlu memastikan setiap tindakan susulan

diambil oleh pihak yang berkaitan.



LAMPIRAN 1

LAPORAN DIALOG PRESTASI

1.0

TAJUK PROGRAM

2.0 TARIKH DAN TEMPAT

3.0 LATAR BELAKANG PROGRAM

4.0 OBJEKTIF

5.0 KUMPULAN SASARAN

6.0 PELAKSANAAN AKTIVITI

7.0 IMPLIKASI KOS

8.0 KEPUTUSAN MESYUARAT

9.0 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

10.0 PENUTUP

11.0 LAMPIRAN

i) Catatan Keputusan Mesyuaratii) Senarai Kehadiran

iii) Gambar



LAMPIRAN 2

KEPUTUSAN DP

TAJUK:

TARIKH:

TEMPAT:

BIL TINDAKAN PELAKSANA TARIKH



LAMPIRAN 3

SENARAI SEMAK PELAKSANAAN DIALOG PRESTASI

Bil Perkara Tarikh & Tindakanoleh StatusTindakan

SEBELUM

1 Mengeluar surat pemakluman tarikh pelaksanaandialog kepada JPN/PPD/Sekolah terlibat. Sertakanlampiran berikut:

1. Agenda Dialog

2. Senarai Jemputan Kehadiran

2 Mengeluarkan memo arahan bertugas kepadapegawai

3 Mengurus logistik :

1. Tempat mesyuarat

2. Hotel penginapan

2.1 Membuat tempahan bilik

2.2 Menghantar senarai nama peserta

2.3 Mengemaskini senarai nama peserta

3. Tiket penerbangan (Jika Perlu)

3.1 Memastikan senarai pegawai yangmemerlukan penerbangan

3.2 Menyedia waran penerbangan

3.3 Memastikan tiket diserah kepada pegawai

4 Menyedia jadual perjalanan DP teperinci untukmakluman JPN/PPD/Sekolah dan pegawai

5 Mengadakan sesi taklimat kepada pegawai



6 Mengeluar surat jemputan kepada ahli mesyuarat

7 Mengemaskini data dashboard

8 Menyediakan laporan untuk pembentanganberdasarkan dashboard

9 Mengadakan pre council di JPN/PPD/Sekolah terpilihuntuk memastikan penyediaan laporan yangmenepati keperluan DP

10 Menyedia laporan Prestasi JPN berdasar Dashboard

11 Membuat temujanji dan mengadakan briefing kepada

Pengarah/PPD

12 Memastikan setting bilik mesyuarat memenuhikeperluan

13 Memastikan kehadiran ahli mesyuarat

SEMASA

14 Mengambil kehadiran ahli mesyuarat

15 Pelaksanaan DP mengikut agenda

16 Mencatat keputusan DP

17 Membentang rumusan keputusan DP

SELEPAS

18 Mengambil tindakan susulan keputusan DP

19 Menyedia laporan pelaksanaan DP

20 Menyerahkan satu salinan laporan kepadaKPPM/Pengarah/ Ketua PPD

draf garis panduan pelaksanaan dialog prestasi 130414

Documents