dokumen tidak terkawal -...

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 1/8

PROSEDUR PINJAMAN BAHAN MONOGRAF

UMK/PPI/BPM-02

PROFIL PINDAAN – EDISI …………….

Bil Butiran Pindaan Sumber

Pindaan

Sebab

Pindaan

Pindaan Dokumen

Sedia Semak Lulus

PPI ISO 001


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 2/8


UMK/PPI/BPM-02

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan untuk menjelaskan tatacara menguruskan pinjaman bahan

perpustakaan secara manual.

2.0 SKOP

Prosedur ini meliputi pinjaman bahan monograf di kampus Kota, Kampus Bachok dan Kampus

Jeli.

3.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN :

3.1 Bahan : Merujuk kepada monograf

3.2 Monograf : Buku

3.3 Pem.P Kanan : Pembantu Pustakawan Kanan

3.4 Pem.P : Pembantu Pustakawan

3.5 Pem.T : Pembantu Tadbir

3.6 BPM : Bahagian Perkhidmatan Maklumat

3.7 KK : Kampus Kota

3.8 KB : Kampus Bachok

3.9 KJ : Kampus Jeli


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 3/8


UMK/PPI/BPM-02

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

4.1 Polisi Bahagian Perkhidmatan Maklumat.

5.0 DOKUMEN SOKONGAN

5.1 Borang Pinjaman / Pemulangan Bahan Manual


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 4/8


UMK/PPI/BPM-02

6.0 CARTA ALIR

Terima bahan &

kad matrik

Semak

Pilih menu

“Circulation”

Pilih menu

“Check-out”

Mula

Masukkan No.

Matrik Staf/Pelajar

Semak

kelayakan

Letak bahan diatas

“Panel”

B

Melebihi bilangan

kelayakan & Status

“Overdue”

Semak kad matrik

pengguna

Pengguna mengisi 2

salinan borang

Pinjaman /

Pemulangan Bahan

Manual

Cop tarikh

pemulangan pada

borang

Bahan diserahkan

kepada pengguna

beserta satu (1)

salinan borang

C D

Pembayaran denda

oleh pelajar

Uruskan bayaran

denda

A

Sistem tidak tergendala

Tidak

layakAda

denda

6.1

6.2

6.3

6.4

6.5

6.6

6.7

6.6.1

6.6.2

6.8

Sistem tergendala

6.2.3

6.2.2

6.2.1

6.2.4

Memenuhi

kelayakkan


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 5/8


UMK/PPI/BPM-02

Kutipan denda

direkod dan

diserahkan kepada

pentadbiran

Cetak resit

A B C D

Serahkan bahan

dan resit kepada

pengguna

Tamat

6.9

6.10

6.6.3


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 6/8


UMK/PPI/BPM-02

PROSEDUR TERPERINCI

Tindakan

Tanggungjawab

Mula

6.1 Terima bahan dan kad matrik daripada pengguna (Staf/pelajar)

Pem.P Kanan, Pem.P

6.2 Semak modul Sirkulasi dalam sistem “Virtua”. Sekiranya sistem tengendala sila ke langkah 6.2.1. Sekiranya sistem tidak tergendala, sila ke langkah 6.3

6.2.1 Semak kad pengguna (Staf/Pelajar)

6.2.2 Pengguna mengisi Borang Pinjaman / Pemulangan Bahan

Manual dengan dua (2) salinan

Satu salinan sebagai rujukan pihak perpustakaan

Satu salinan sebagai rujukan pengguna (Staf/Pelajar)

6.2.3 Cop tarikh pemulangan pada Borang Pinjaman /

Pemulangan Bahan Manual

6.2.4 Bahan, kad pengguna dan 1 salinan borang diserahkan

kepada pengguna (Staf/pelajar)

Pem.P Kanan, Pem.P

6.3

Pilih “Module Circulation” dalam “Virtua” untuk proses pinjaman

Pem.P Kanan, Pem.P

6.4 Pilih menu “Check-out”

Pem.P Kanan, Pem.P

6.5 Masukkan No. Matrik pengguna (Staf /Pelajar)

Pem.P Kanan, Pem.P


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 7/8


UMK/PPI/BPM-02

6.6 Semak kelayakan pengguna (Staf/pelajar)

Akaun ada denda/tiada denda (Sekiranya pengguna (staf/pelajar) ada denda sila ke langkah 6.6.1

Bilangan kelayakan pinjaman mengikut polisi BPM

Terdapat status “Overdue” peminjam tak boleh membuat pinjaman baru, perlu memulangkan terlebih dahulu buku-buku yang berstatus “Overdue”

6.6.1 Pengguna (Staf/Pelajar) mempunyai denda

6.6.2 Uruskan pembayaran denda

6.6.3 Kutipan denda direkodkan dan dihantar kepada

Bahagian Pentadbiran secara mingguan

Pem.P Kanan, Pem.P

6.7 Sekiranya pengguna (Staf/Pelajar) tidak layak disebabkan oleh perkara-perkara tersebut :

Akaun pengguna (Staf/Pelajar) mempunyai pinjaman melebihi kelayakan

Akaun pengguna (Staf/Pelajar) mempunyai bahan berstatu “Overdue”

Pem.P Kanan, Pem.P

6.8 Uruskan pinjaman dengan meletakkan bahan di atas “Panel” untuk proses imbasan (Off Security FRID) secara automatik dalam sistem “Virtua”

Pem.P Kanan, Pem.P

6.9 Cetak resit

Pem.P Kanan, Pem.P

6.10 Serah bahan dan resit kepada pengguna

Pem.P Kanan, Pem.P

Tamat


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 8/8


UMK/PPI/BPM-02

7.0 REKOD KUALITI

Bil Nama Rekod Rujukan Lokasi

1 Rekod Pinjaman Bahan Modul Circulation, Sistem Virtua

Sistem Virtua

2. Laporan Statistik Pinjaman Bahan Folder Statistik Pinjaman Bahan / Infostation

Kaunter Sirkulasi BPM (KK,KJ KB)

3. Rekod Kutipan Bayaran Denda / Fotostat & Loker

Buku Rekod Harian Kutipan Bayaran Denda / Fotostat & Loker

Kaunter Sirkulasi BPM (KK,KJ KB)

4.

Rekod Hasil Kutipan Denda / Fotostat & Loker

Folder Hasil Kutipan Denda /Fotostat / Loker

Kaunter Sirkulasi BPM (KK & KJ)

5. Rekod Terimaan /Denda Buku Hilang

Folder Terimaan /Denda Buku Hilang

Kaunter Sirkulasi BPM (KK,KB & KJ)

6. Borang Pinjaman/Pemulangan Bahan Manual

Folder Pinjaman/Pemulangan Bahan Manual


7. Buku Rekod Kehilangan Bahan Perpustakaan

Buku Rekod Kehilangan Bahan Perpustakaan



AL

dokumen tidak terkawal -...

Documents