terkawal tidak dokumen -...

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 1/11

PROSEDUR PELUPUSAN REKOD

UMK/PPI/ARKIB-03

PROFIL PINDAAN – EDISI ……………….

Bil Butiran Pindaan Sumber

Pindaan

Sebab

Pindaan

Pindaan Dokumen

Sedia Semak Lulus

PPI ISO 001


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 2/11


UMK/PPI/ARKIB-03

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan untuk menjelaskan tatacara menguruskan proses pelupusan rekod

tidak aktif/tutup/tamat tindakan, pelupusan rekod di dalam simpanan dan pelupusan rekod

akibat bencana alam bagi bahan Arkib.

2.0 SKOP

Prosedur ini meliputi proses pelupusan rekod tidak aktif/tutup/tamat tindakan, pelupusan rekod

di dalam simpanan dan pelupusan rekod akibat bencana alam bagi bahan Arkib.

3.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN :

3.1 Pust. : Pustakawan

3.2 Pen. Pust. : Penolong Pustakawan

3.3 Pem. Pust. : Pembantu Pustakawan

3.4 KK : Kampus Kota

3.5 KB : Kampus Bachok

3.6 KJ : Kampus Jeli


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 3/11


UMK/PPI/ARKIB-03

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

4.1 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

4.2 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 – Panduan Pengurusan Pejabat

Bahagian VII dan Bahagian VIII.

4.3 Panduan Pengendalian Fail Rasmi

4.4 Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am

4.5 Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan

4.6 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2007 – Pindaan Ke Atas Arahan

Perbendaharaan (AP) 150 Bertarikh 27 Februari 2007

4.7 Surat Kementerian KB 557/97/54 Jd.4 (47) Bertarikh 3 November 1993 –

Pelupusan Bahan-bahan Bercetak/Kertas Terpakai daripada

Kementerian/Jabatan Kerajaan/Badan Berkanun

4.8 Panduan Pelupusan Rekod Awam

4.9 Salinan Warta Kerajaan P.U. (A) 377 - Peraturan-peraturan Arkib Negara

(Penetapan Borang-borang bagi Pelupusan Rekod Awam) 2008

4.10 Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan

4.11 Rujukan Sistem Klasifikasi Rekod Universiti Malaysia Kelantan

4.12 MS ISO 15489 – 1: 2001, Information and Documentation – Records

Management – Part 1: General


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 4/11


UMK/PPI/ARKIB-03

5.0 DOKUMEN SOKONGAN

5.1 Borang Permohonan Pelupusan Rekod UMK/B04.06/08/2014

5.2 Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam (Borang Arkib 2/08)

5.3 Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Elektronik (Borang Arkib 3/08)

5.4 Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Borang

Kewangan-Arkib 4/08)

5.5 Borang Permohonan Pelupusan Fail (Borang Arkib 5/08)

5.6 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Kartografi (Borang Arkib 6/08)

5.7 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Senibina (Borang Arkib 7/08)

5.8 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Pandang Dengar (Borang Arkib 8/08)

5.9 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak (Borang

Arkib 9/08)

5.10 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Elektronik (Borang Arkib 10/08)

5.11 Borang Permohonan Pemindahan Rekod Awam (Borang Arkib 11/08)

5.12 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Borang Arkib 12/08)

5.13 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Borang

Kewangan – Arkib 13/08)

5.14 Surat Kebenaran Pelupusan Rekod

5.15 Surat Kebenaran Pemusnahan Rekod

5.16 Surat Kelulusan Pemusnahan Rekod

5.17 Surat Kebenaran Pemindahan Rekod


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 5/11


UMK/PPI/ARKIB-03

6.0 CARTA ALIR

MULA

Kenalpasti rekod tidak aktif dan asingkan rekod

yang mempunyai JPR dan tanpa JPR

PELUPUSAN

Isi Borang Permohonan Pemusnahan

Rekod

Isi Borang Permohonan Pelupusan Rekod

BERDASARKAN JPRTANPA JPR

Buat penilaian untuk primary value

Hantar 2 salinan borang beserta surat

Hantar salinan borang beserta surat

Terima surat kebenaran pemusnahan

Terima surat kebenaran pelupusan daripada

KP ANM

Kenalpasti dan asingkan rekod yang diberi

kebenaran musnah atau simpan

KAEDAH

LUPUS

MUSNAH

Isi Borang Permohonan Pemindahan Rekod

SIMPAN

Asingkan rekod yang

diputuskan musnah

atau simpan

Asingkan rekod mengikut siri

(am dan kewangan)

Rekod dimusnahkan

Isi Borang Penentusahan Pemusnahan

Rekod Awam

Hantar salinan borang beserta surat

Terima surat kebenaran pemindahan

Buat temujanji

Laksanakan pemindahan

TAMAT

6.3

6.4

6.5

6.6

6.7

6.8

6.9

6.11

6.12

6.13

6.14

6.15

6.16

6.4.1

6.10.1

6.10.2

6.10.3

6.10.4

6.10.5

Nilai status rekod

NILAI

Kumpul rekod yang musnah

TIDAK AKTIF

BENCANA

Ambil gambar

Kenalpasti dan senaraikan rekod yang

musnah

Isi Borang Permohonan Pelupusan

Rekod

Status rekod dikenalpasti dan dibuat

penilaian untuk cadangan pelupusan

6.1

6.2

6.2.1

6.2.2

6.2.3

6.2.4

6.2.5

6.10


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 6/11


UMK/PPI/ARKIB-03

PROSEDUR TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

Mula

6.1 Buat penilaian terhadap status rekod yang dipohon oleh PTj Pust., Pen. Pust.

6.2 Nilai status rekod tersebut. Jika fail tersebut berstatus rekod yang

musnah akibat bencana terus ke langkah 6.2.1. Jika fail tersebut

berstatus rekod tidak aktif terus ke langkah 6.3.

Pust., Pen. Pust.

6.2.1 Kumpulkan kesemua rekod – rekod yang telah musnah atau

rosak akibat bencana

Rosak akibat bencana:

i. Kerana kebakaran atau bencana alam

ii. Fail tidak lagi boleh dirujuk oleh jabatan.

Pem. Pust.

6.2.2 Buktikan keadaan fizikal bagi setiap rekod tersebut dengan

mengambil gambar

Pem. Pust.

6.2.3 Maklumat berkenaan rekod tersebut dikenalpasti (sekiranya

boleh) dan disenaraikan

Pem. Pust.

6.2.4 Senarai tajuk dan nombor siri rekod disediakan dengan

mengisi Borang Permohonan Pelupusan Rekod UMK

(UMK/B04.06/08/2014 Pind. 1)

Pemohon

6.2.5 Status rekod dikenalpasti dan dinilai sama ada rekod

tersebut dicadangkan untuk dimusnahkan atau disimpan.

Pen. Pust. Pem. Pust.

6.3 Kenalpasti rekod yang tidak aktif dan asingkan rekod – rekod

yang proses pelupusannya ada dinyatakan didalam Jadual

Pelupusan Rekod dan yang tidak dinyatakan didalam Jadual

Pelupusan Rekod

Pen. Pust., Pem. Pust.


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 7/11


UMK/PPI/ARKIB-03

6.4 Rekod diasingkan berdasarkan cara pelupusan. Jika pelupusan

rekod tersebut ada dinyatakan didalam Jadual Pelupusan Rekod

terus ke langkah 6.4.1. Jika pelupusan rekod tersebut tidak

dinyatakan didalam Jadual Pelupusan Rekod terus ke langkah

6.5.


6.4.1 Asingkan rekod yang diputuskan musnah atau disimpan

berdasarkan kepada Jadual Pelupusan Rekod yang

disediakan oleh pihak Arkib Negara Malaysia.

Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am

Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan


6.5 Isi Borang Permohonan Pelupusan Rekod bagi pelupusan rekod

yang tidak dinyatakan dalam Jadual Pelupusan Rekod.

Borang Permohonan Pelupusan Fail (Borang Arkib 5/08)

Borang Permohonan Pelupusan Rekod Kartografi (Borang

Arkib 6/08)

Borang Permohonan Pelupusan Rekod Senibina (Borang

Arkib 7/08)

Borang Permohonan Pelupusan Rekod Pandang Dengar

(Borang Arkib 8/08)

Borang Permohonan Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan

Bercetak (Borang Arkib 9/08)

Borang Permohonan Pelupusan Rekod Elektronik (Borang

Arkib 10/08)

Pust.

6.6 Pegawai Rekod Jabatan membuat penilaian ke atas setiap rekod

bagi menentukan nilai utama (primary value) rekod tersebut.

Penilaian ini adalah bagi mencadangkan rekod tersebut dicadang

simpan atau musnah.

Pust.


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 8/11


UMK/PPI/ARKIB-03

6.7 Kemukakan 2 salinan Borang Permohonan Pelupusan yang telah

diisi dengan lengkap kepada Arkib Negara Malaysia untuk dinilai.

Pust.

6.8 Terima Surat Kebenaran Pelupusan daripada Ketua Pengarah

Arkib Negara Malaysia

Pust.

6.9 Kenalpasti dan asingkan rekod yang telah diberi kebenaran

pelupusan oleh ANM samaada perlu dimusnahkan atau

dilupuskan.

Pust., Pen. Pust., Pem. Pust..

6.10 Rekod akan dilupuskan berdasarkan keputusan oleh ANM. Jika

rekod tersebut dilupuskan dengan cara simpan kekal di ANM,

terus ke langkah 6.10.1. Jika rekod tersebut dicadangkan

musnah, terus ke langkah 6.11.

Pust.

6.10.1 Isi Borang Permohonan Pemindahan Rekod Awam bagi

rekod yang dicadangkan simpan di Arkib Negara

Malaysia.

Pust.

6.10.2 Kemukakan 2 salinan borang yang telah lengkap diisi ke

ANM

Pust.

6.10.3 Terima Surat Kebenaran Pemindahan Rekod Awam

daripada Ketua Pengarah Arkib Negara

Pust.

6.10.4 Hubungi ANM untuk membuat temujanji pemindahan rekod Pust., Pen. Pust.

6.10.5 Laksanakan pemindahan rekod ke ANM dalam tempoh 3

bulan dari tarikh Surat Kebenaran Pemindahan Rekod

yang diterima.

Pust., Pen. Pust.

6.11 Bagi rekod yang diputuskan musnah perlu dibuat pengasingan

diantara rekod urusan am rekod kewangan dan perakaunan.


6.12 Isi Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam yang

disediakan oleh ANM

1. Rekod Urusan Am

Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam

(Borang Arkib 2/08)

Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Elektronik

(Borang Arkib 3/08)

Pust.


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 9/11


UMK/PPI/ARKIB-03

2. Rekod Kewangan dan Perakaunan

Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Kewangan

dan Perakaunan (Borang Kewangan-Arkib 4/08)

6.13 Kemukakan 1 salinan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod

Awam ke ANM dan Jabatan Audit (bagi rekod kewangan) beserta

surat.

Salinan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod

Awam (Borang Arkib 2/08)


Elektronik (Borang Arkib 3/08)


Kewangan dan Perakaunan (Borang Kewangan-Arkib

4/08)

Pust.

6.14 Terima Surat Kebenaran Pemusnahan Rekod Awam daripada

Ketua Pengarah ANM dan Jabatan Audit (bagi rekod kewangan).

Seterusnya, bagi rekod kewangan, surat kebenaran pemusnahan

yang diterima daripada kedua – dua jabatan dimajukan ke

Jabatan Akauntan Negara untuk kelulusan muktamad.

Surat Kebenaran Pemusnahan Rekod Awam

Surat Kelulusan Pemusnahan (bagi rekod kewangan)

Pust

6.15 Urusan pemusnahan rekod dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan

dari tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan Rekod yang diterima.

Pust., Pen. Pust.

6.16 Isi Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam dan

kemukakan kepada ANM dan Jabatan Audit serta Jabatan

Akauntan (bagi rekod kewangan) dalam tempoh 1 bulan bagi

memaklumkan berkenaan pemusnahan telah dilakukan.

Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam

(Borang Arkib 12/08)

Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan

dan Perakaunan (Borang Kewangan – Arkib 13/08)

Pust.

Tamat


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 10/11


UMK/PPI/ARKIB-03

7.0 REKOD KUALITI

Bil Nama Rekod Rujukan Lokasi

1. Borang Pemindahan Rekod

UMK/B04.06/05/2014

Folder Borang Pemindahan

Rekod

Arkib

2. Borang Permohonan Pelupusan

Rekod

UMK/B04.06/08/2014 Pind. 1

Folder Borang Permohonan

Pelupusan Rekod

Arkib

3. Panduan Pelupusan Rekod Awam Buku Panduan Pelupusan

Rekod Awam

Arkib

4. Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am

Buku Jadual Pelupusan

Rekod Urusan Am

Arkib

5. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan

dan Perakaunan

Buku Jadual Pelupusan

Rekod Kewangan dan

Perakaunan

Arkib

6. Borang Permohonan Bagi

Pemusnahan Rekod Awam

Borang Arkib 2/08

ANM Website ANM


Pemusnahan Rekod Elektronik

Borang Arkib 3/08

ANM Website ANM


Pemusnahan Rekod Kewangan dan

Perakaunan

Borang Kewangan –Arkib 4/08

ANM Website ANM

9. Borang Permohonan Bagi Pelupusan

Fail

Borang Arkib 5/08

ANM Website ANM


Rekod Kartografi

Borang Arkib 6/08

ANM Website ANM


AL


Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 11/11


UMK/PPI/ARKIB-03


Rekod Seni Bina

Borang Arkib 7/08

ANM Website ANM


Rekod Pandang Dengar

Borang Arkib 8/08

ANM Website ANM

13 Borang Permohonan Bagi Pelupusan

Rekod Terbitan dan Bercetak

Borang Arkib 9/08

ANM Website ANM

14 Borang Permohonan Bagi Pelupusan

Rekod Elektronik

Borang Arkib 10/08

ANM Website ANM

15 Borang Permohonan Bagi

Pemindahan Rekod Awam

Borang Arkib 11/08

ANM Website ANM

16 Borang Penentusahan Pemusnahan

Rekod Awam

Borang Arkib 12/08

ANM Website ANM


AL

terkawal tidak dokumen -...

Documents