dokumen tidak terkawal -...

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan: 0 Tarikh Pindaan : Muka Surat : 1/11

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN UMK/PPI/SPK-01

PROFIL PINDAAN - EDISI …………..

Bil Butiran Pindaan Sumber Pindaan

Sebab Pindaan

Pindaan Dokumen

Sedia Semak Lulus

PPI ISO 001


AL




1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan untuk menjelaskan tatacara kawalan dokumen SPK, dokumen rujukan dalaman

dan luaran yang diguna untuk melaksana dan mengekalkan SPK ISO 9001: 2015 PPI.

2.0 SKOP

Prosedur ini meliputi kawalan ke atas semua dokumen rujukan dalaman, dokumen rujukan luaran dan

dokumen SPK ISO 9001: 2015 PPI yang digunapakai untuk mengurus dan mengendali Pemberian

Perkhidmatan Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu (PPI)

3.0 TERMINOLOGI/ SINGKATAN :

3.1 Dokumen SPK: Merujuk kepada Manual Kualiti, Prosedur SPK, Prosedur, Arahan Kerja

dan Borang-borang yang digunakan.

3.2 Dokumen rujukan dalaman: Dokumen yang disediakan untuk melaksanakan

pemberian perkhidmatan PPI yang dikeluarkan oleh Perpustakaan dan UMK seperti

Polisi, garis panduan dan sebagainya.

3.3 Dokumen rujukan luaran: Dokumen yang dirujuk untuk melaksanakan pemberian

perkhidmatan PPI tetapi dikeluarkan oleh pihak luar UMK seperti Pekeliling,

perundangan, standard profesional dan sebagainya.

3.4 UMK : Universiti Malaysia Kelantan

3.5 Pejabat PPI : Pejabat Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu

3.6 SPK : Sistem Pengurusan Kualiti

3.7 KP : Ketua Pustakawan

3.8 WP : Wakil Pengurusan

3.9 SU : Setiausaha

3.10 PKMB : Pegawai Kawalan Maklumat Berdokumen

3.11 KAD : Ketua Audit Dalam

3.12 KB : Ketua Bahagian

3.13 KK : Kampus Kota


AL




4.0 DOKUMEN RUJUKAN

4.1 MS ISO 9001: 2015

4.2 Prosedur Kawalan Rekod (UMK/PPI/SPK-02)

4.3 Senarai tugas dan tanggungjawab, kuasa dan kompetensi anggota Perpustakaan UMK

(Fail Meja)

5.0 DOKUMEN SOKONGAN

5.1 Profil Pindaan (PPI ISO 001)

5.2 Senarai Induk Dokumen SPK ISO 9001:2015 PPI (Lampiran SPK 01-01)

5.3 Senarai Induk Dokumen Dalaman PPI (Lampiran SPK 01-02)

5.4 Senarai Induk Dokumen Luaran (Lampiran SPK 01-03)

5.5 Borang Pemindahan Rekod (UMK/B04.06/05/2014)


AL




6.0 PROSEDUR TERPERINCI

No Keterangan Prosedur

T/Jawab

6.0

6.1

PERINCIAN

Tanggungjawab Penyediaan, Semakan dan Kelulusan Dokumen SPK

Tanggungjawab menyedia, menyemak dan meluluskan dokumen PPI adalah

seperti berikut:

Jenis Dokumen Sedia Semak Lulus

Manual Kualiti SU WP KP

Prosedur SPK SU WP KP

Prosedur Kerja Pustakawan

Kanan/

Pustakawan/

Pem.Perpustakaan

WP KP

Dokumen rujukan

dalaman

Pustakawan KB KP

Dokumen rujukan

luaran

- - KP

Semua

PKMB

6.2

Penyediaan dan Pemberian Rujukan Dokumen

6.2.1 Sedia dokumen SPK ISO 9001: 2015 dan dokumen rujukan

dalaman PPI dan beri identifikasi/ rujukan dokumen seperti berikut:

a. Dokumen SPK ISO 9001:2015

i. Muka Hadapan

Logo dan Universiti Malaysia Kelantan.

Pejabat Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu.

Nama Dokumen.

Nombor Rujukan iaitu nama ringkas UMK dan Nama ringkas PPI

diikuti dengan:

Manual Kualiti Nama ringkas dokumen

Tahun

Prosedur SPK Nama ringkas SPK

No berlari dari 01 - 06

KP WP SU PKMB KB Staf berkaitan


AL




Prosedur Kerja Nama ringkas Bahagian

No berlari bagi Bahagian

Edisi dan Tarikh kuat kuasa edisi (bagi edisi kedua dan seterusnya).

Tarikh kuat kuasa iaitu tarikh SPK berkuat kuasa.

Maklumat ‘Disediakan’, ‘Disemak’ dan ‘Diluluskan’ termasuk

tandatangan, nama, jawatan dan tarikh.

Contoh:

Manual Kualiti Prosedur SPK Prosedur Kerja

UMK/PPI/MK-2017 UMK/PPI/SPK-01 UMK/PPI/BPM-01

ii. Kandungan

Profil pindaan.

Logo dan Universiti Malaysia Kelantan.

Pejabat Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu.

Nama penuh dokumen, tajuk/seksyen (Manual Kualiti sahaja) dan

rujukan dokumen.

Pindaan iaitu bilangan pindaan dari 0 – 10.

Tarikh pindaan iaitu tarikh pindaan dibuat ke atas muka surat

dokumen.

Muka surat.

Pengisian prosedur iaitu: 1. Tujuan; 2. Skop; 3.

Terminologi/Singkatan; 4. Dokumen rujukan; 5. Dokumen sokongan;

6. Prosedur terperinci (Prosedur SPK) dan Carta Alir; diikuti dengan

penerangannya (Prosedur Kerja); dan 7. Rekod Kualiti.

b. Dokumen Rujukan Dalaman

Nyatakan dengan jelas nama dokumen tersebut dan bulan serta

tahun keluarannya untuk memudahkan rujukan dan menentukan

kedudukan terkini dokumen rujukan dalaman PPI sebagaimana

ditunjukkan dalam Senarai Induk Dokumen Rujukan Dalaman ISO

9001: 2015 PPI.


AL




c. Dokumen Rujukan Luaran

Identifikasi dan rujukan dokumen yang boleh dirujuk dan status

terkini ditentukan berdasarkan tahun keluaran, organisasi/ Jabatan/

Bahagian yang mengeluarkan atau tarikh penggunaan di PPI

sebagaimana ditunjukkan dalam Senarai Induk Dokumen Rujukan

Luaran ISO 9001: 2015 PPI.

d. Borang-borang dan lampiran (dikeluarkan oleh PPI)

Borang Prosedur Kerja Nama ringkas UMK

Kod PPI iaitu B04 bersama

kod Bahagian – Cth 03 bagi

Bahagian Pengurusan

Teknikal

Nombor berlari bagi PPI

Tahun borang dikeluarkan

Pind (Jika ada)

Cth: Borang Rekod

Pemprosesan Bahan –

UMK/B04.03/01/2014

Borang Prosedur SPK Nama ringkas PPI

Nama ringkas ISO

No. berlari

Pind (Jika ada)

Cth: Borang Semak Pasti Audit

Dalaman SPK 9001:2015 PPI –

PPI ISO 002

Lampiran MK dan SPK Nama Ringkas Manual Kualiti

(bagi MK) atau Sistem

Pengurusan Kualiti (bagi SPK)

No. Seksyen (bagi MK) atau

No Prosedur (bagi SPK)


AL




No. berlari

Cth: Lampiran Senarai Induk

Dokumen SPK ISO 9001: 2015

PPI – Lampiran SPK 01-01

6.3 Semakan dan Kelulusan Dokumen

6.3.1 Semak dan pastikan kecukupan dan ketepatan maklumat dan

kandungan dokumen mengikut tanggungjawab di para 6.1. Bagi

dokumen SPK, tandatangan di ruangan ditetapkan.

6.3.2 Sahkan kelulusan dokumen dengan cara:

a. Dokumen SPK ISO 9001: 2015 PPI – menandatangani

dokumen di ruang yang ditetapkan.

b. Dokumen rujukan dalaman dan luaran - Mesyuarat Perpustakaan

UMK/ Jawatankuasa Pelaksana ISO.

KP WP PKMB KB Staf berkaitan

6.4 Edaran Dokumen SPK

6.4.1 Cop ‘DOKUMEN TERKAWAL’ (SALINAN ASAL untuk dokumen

PKMB) dan edarkan dokumen cetak melalui surat/ memo kepada

staf yang ditetapkan seperti berikut :

Manual Kualiti PKMB KK dengan cop ‘SALINAN ASAL’

KP

WP

PKMB Kampus Bachok dan Kampus Jeli

Prosedur SPK PKMB KK dengan cop ‘SALINAN ASAL’

KP

WP

PKMB Kampus Bachok dan Kampus Jeli

Prosedur Kerja &

Arahan Kerja

PKMB KK dengan cop ‘SALINAN ASAL’

KP

WP

Ketua Bahagian berkenaan

Staf yang melaksana kerja berkenaan

6.4.2 Muat naik dokumen SPK ISO 9001:2015 (elektronik) ke portal PPI

dan emelkan kepada staf/ KAD/ Juruaudit Dalaman untuk capaian

PKMB KB


AL




dan rujukan staf/ juruaudit semasa menjalankan aktiviti kerja PPI/

pengauditan. PKMB bertanggungjawab memastikan dokumen SPK

yang terkini dimuatnaik atau dikekalkan dalam portal.

6.4.3 Edarkan dokumen rujukan dalaman dan luaran (cetak) kepada staf

atau letakkan di lokasi yang ditetapkan dalam Senarai Induk

Dokumen untuk rujukan dan penggunaan staf.

Nota: WP/ PKMB/ KB akan pastikan staf mendapat dokumen yang

perlu dimilikinya/ dokumen berada di lokasi ditetapkan untuk rujukan

staf.

6.5 Pindaan dan Edaran/ Muat Naik Semula Dokumen

6.5.1 Buat penilaian dan kemas kini dokumen dari masa ke semasa

berdasarkan kepada:

i. Laporan Audit Dalaman dan Luaran.

ii. Analisa Tindakan Pembetulan dan Kawalan Risiko dan Peluang.

iii. Kesesuaian operasi kerja dengan dasar PPI UMK dan UMK dan

keperluan pelanggan serta perubahan semasa.

iv. Keperluan menambah baik kerja melalui cadangan Jawatankuasa

Pelaksana SPK ISO 9001:2015 PPI.

v. Cadangan atau rungutan pelanggan yang boleh meningkatkan

kecekapan kerja dan sesuai dengan dasar dan matlamat PPI.

6.5.2 Uruskan pindaan, semakan dan kelulusan dokumen mengikut

tanggungjawab ditetapkan seperti di para 6.1 meliputi:

Dokumen SPK:

a. Buat pindaan pada dokumen SPK termasuk borang-borang.

b. Buat semakan dan dapatkan kelulusan staf bertanggungjawab.

c. Bincang/ kemukakan pindaan kepada PKMB untuk mengemaskini

rekod pindaan serta menentukan status terkini dokumen dengan

cara berikut:

i. Merekodkan pindaan di Profil Pindaan mengikut butiran

dinyatakan.

ii. Menyatakan bilangan Pindaan dimulai daripada 1 hingga 10 bagi

semua muka surat dokumen berkenaan.

PKMB, KB, Staf berkaitan


AL




iii. Menyatakan Tarikh pindaan iaitu tarikh pindaan diluluskan.

iv. Menyatakan Edisi, jika berkaitan. Edisi akan bertukar apabila

pindaan dokumen mencapai 5 kali dan tarikh kuat kuasa edisi

dinyatakan di muka depan dokumen. (Rujuk Para 6.2.1 a.)

Nota: Edisi boleh ditukar sekiranya perubahan besaran dibuat seperti

pengstrukturan semula dan pertukaran versi ISO.

v. Merekodkan pindaan (Pind) dalam rujukan Borang dan Lampiran

vi. Kemas kini Senarai Induk Dokumen berdasarkan pindaan yang

telah dibuat/ diluluskan.

Dokumen Rujukan Dalaman:

6.5.3 Bagi dokumen rujukan dalaman, pindaan dan kelulusan semula

hendaklah dibuat oleh Ketua Bahagian dan pengurusan PPI.

Edaran dibuat setelah pindaan diluluskan mengikut yang dinyatakan

dalam Senarai Induk Dokumen Rujukan Dalaman. Pindaan

dimaklumkan kepada PKMB untuk mengemas kini Senarai Induk.

Edaran/ Muat Naik Semula Dokumen Dipinda:

6.5.4 Edar semula dokumen SPK dan Dokumen Rujukan Dalaman (cetak)

kepada staf berkaitan dengan salinan yang mencukupi dan muat

naik (elektronik) ke portal PPI.

6.5.5 Maklumkan pindaan dokumen kepada staf PPI melalui emel untuk

merujuk kepada dokumen / pindaan terkini.

6.6 Senarai Induk Dokumen PPI

6.6.1 Sediakan Senarai Induk Dokumen PPI berikut:

i. Senarai Induk Dokumen SPK ISO 9001:2015 PPI – Lampiran

SPK 01-01.

ii. Senarai Induk Dokumen Rujukan Dalaman SPK ISO 9001:2015

PPI – Lampiran SPK 01-02.

iii. Senarai Induk Dokumen Rujukan Luaran SPK ISO 9001:2015

PPI – Lampiran SPK 01-03.

6.6.2 Kemaskini semua Senarai Induk Dokumen SPK ISO 9001:2015 PPI

dari masa ke semasa termasuk apabila pindaan dokumen dan/ atau

dokumen baru diluluskan bagi menentukan status terkini dokumen.

PKMB


AL




6.7 Pelupusan Dokumen

6.7.1 Keperluan pelupusan dokumen diniali oleh Bahagian Arkib untuk

dilupuskan.

6.7.2 Sahkan pelupusan dokumen dengan mengisi Borang Pemindahan Rekod. (Rujuk Prosedur Pemindahan)

6.7.3 Salinan asal dokumen lama untuk rujukan hendaklah disimpan oleh Bahagian Arkib

6.7.4 Salinan asal dokumen lama untuk rujukan hendaklah disimpan oleh PKMB

6.8 Kawalan Dokumen Usang

6.8.1 Dokumen usang yang tidak lagi diguna atau dirujuk hendaklah dikawal bagi mengelakkan rujukan secara tidak sengaja. Kawalan meliputi:

a. Hendaklah dicop ‘DOKUMEN USANG’ pada dokumen usang yang tidak lagi digunakan.

b. Menggantikannya dengan dokumen baru yang dikemukakan oleh PKMB.

c. Mengeluarkan dokumen usang dari tempat rujukan (dokumen cetak) dan melupuskannya mengikut Para 6.7.

d. ‘Delete’ atau ‘overwrite’ (elektronik) melalui kemas kini dokumen di Portal PPI.

6.8.2 Mana-mana dokumen usang yang perlu disimpan hendaklah disimpan di Bilik Fail PPI sekiranya masih aktif (masih digunakan untuk rujukan yang kerap). Sekiranya Dokumen Usang sudah tidak aktif (untuk simpanan jangka masa lama tanpa rujukan yang kerap) perlulah direkod dalam Borang Pemindahan Rekod untuk dihantar ke Bahagian Arkib.

PKMB KK, KB


AL




7.0 REKOD KUALITI

Bil Nama Rekod Rujukan Lokasi

1 Profil Pindaan (PPI ISO 001 ) Folder Kawalan Dokumen/ Rekod

PKMB setiap kampus 2 Senarai Induk Dokumen SPK ISO 9001: 2015 PPI

(Lampiran SPK 01-01)

3 Senarai Induk Dokumen Dalaman SPK ISO 9001: 2015 PPI (Lampiran SPK 01-02)

4 Senarai Induk Dokumen Luaran SPK ISO 9001: 2015 PPI (Lampiran SPK 01-03)

5 Borang Pemindahan Rekod (UMK/B04.06/05/2014)

6 Portal Perpustakaan Portal Perpustakaan

Portal Perpustakaan


AL

dokumen tidak terkawal -...

Documents