Document Management System (DMS)PT Mentari Solusi Teknologi

Why Need DMS?International Data CorporationTiap hari seluruh pekerja AS menghasilkan : 600 juta halaman tercetak komputer, 234 juta halaman tercetak mesin fotocopy, 76 juta halaman surat dan 24 juta halaman dokumen. Rata-rata tiap pekerja AS menghasilkan : 45 halaman per hari dan 95 % nya dicetak dalam kertas.

Why Need DMS?Tiap pekerja perlu 12 menit untuk proses satu document, terutama terpakai untuk searching, retrieving dan refiling document. Artinya hanya 3 menit yang diperlukan untuk menggunakan informasi yang mereka temukan. Perlu dicarikan solusi mempercepat proses searching, retrieving dan refiling document.

Why Need DMS?Regulatory Compliance.

Apabila gagal dalam audit compliance berakibat fatal

Business Collaboration & Remote Access, Outsourced SolutionMampu berbagi informasi secara aman dan terkendali

Disaster Recovery Planning (DRP)Secure offsite storage of information

Why Need DMS?Saving Money Saving Time Increasing Efficiency Increasing Productivity Increasing Inter-Departmental /Inter-Organizational Communication and Collaboration Generating Revenue Enabling Automation

What is DMS?DMS Document Management System EDMS Electronic Document Management System ECM Electronic Content Management Imaging System, Archiving Systems

What is DMS?Proses DMS diawali dengan alih media kertas atau media dokumen lain ke dalam image digital. Dokumen akan menjadi active content setelah melalui proses Optical Character Recognition (OCR). DMS akan memaksimalkan nilai dari sebuah dokumen. File document dapat dilihat, dicetak, dishare, disimpan dan kelebihan fitur active content. Dengan active content proses pencarian akan lebih mudah, serta dapat membuat aturan workflow untuk mengarahkan files dari satu user ke user lainnya.

What is DMS?DMS punya Tool capture dan import yang membawa document masuk ke dalam system DMS punya Metoda storing dan archiving documents DMS punya Tool indexing dan retrieval untuk penempatan documents DMS punya Tool distribution untuk export documents dari system DMS punya Security :menjaga documents dari unauthorized access

What is DMS?Usability management policy mendorong staff paham, menerima dan mau menggunakan DMS Capture scanning/imaging, importing dan conversion Indexing & Retrieval informasi asset berharga perusahaan Annotations memungkinkan users menimpa atau menghapus informasi document tanpa mengubah secara permanen dokumen aslinya. Highlighting, stamps, redactions (blackouts or whiteouts), dan sticky notes adalah sekumpulan annotations yang sering digunakan.

What is DMS?Storage & Archiving penyimpanan dan arsip Distribution multiple user dapat menggunakan file secara bersama dalam waktu bersamaan, semisal printing, faxing dan e-mailing. Workflow mampu meningkatkan keunggulan DMS melalui kemampuan merutekan dokumen secara otomatis ke beberapa user, eliminasi bottlenecks dan memperlancar business processes. Feature workflow sangat krusial untuk kantor besar, kantor pusat dan kantor cabang serta memperluas bisnis.

What is DMS?Security mengijinkan authorized user melakukan tugas yang diperlukan dari desktop, laptop, kantor, remote location maupun dari web tanpa mengorbankan integritas database, sistem maupun network. (Authentication, Authorization, Redaction, Audit Trails/Reports). Integration kemudahan integrasi dengan perangkat lunak lainnya seperti, sistem informasi geografis (GIS), manajemen hubungan pelanggan (CRM), alat manajemen portofolio dan catatan medis elektronik (EMR).

What is DMS?Client-side Premise Based Customer menyediakan :DMS Software Server dan H/W UPS Backup dan Recovery Staff IT Maintenance dan Upgrade

Outsourced SaaS Model Vendor menyediakan: Infrastruktur dan H/W DMS software Tier 1 Redundant Datacenters Data backup dan redundancy 99.5% Uptime Guarantee Business continuity plan Access to data anytime, from anywhere 24 X 7

How to Select DMS?Berapa banyak dokumen yang harus DMS simpan?Pertimbangkan jumlah dokumen yang ada dan jumlah dokumen ditambahkan setiap tahunnya. Informasi ini menentukan berapa banyak ruang penyimpanan yang dibutuhkan, konfigurasi hardware dan biaya sistem.

Berapa banyak user akan menggunakan sistem secara bersamaan? Ini menentukan biaya perangkat lunak awal, lisensiyang diperlukan dan ukuran server.

Departemen apa akan menggunakan sistem dan apa perlu untuk memberikan akses publik? Ini menentukan fiturspesifik dan tingkat keamanan yang dibutuhkan.

How to Select DMS?Apakah ada peraturan yang mengatur masalah kepatuhan organisasi Anda? Jika demikian, DMS harus memiliki fungsipendukung kepatuhan.

Apakah perlu integrasi DMS dengan perangkat lunak lain, semisal GIS ? Karena masalah integrasi sering meningkatkan waktu yangdiperlukan untuk implemantasi DMS, masalah ini harus diselesaikan sebelum berinvestasi dalam sistem tertentu.

Apakah ingin solusi turnkey atau solusi customized? Inimenentukan jumlah konsultasi, instalasi, konfigurasi pelatihan,dan dukungan yang diperlukan.

Apa tipe network yang digunakan saat ini? Apakah network akan tetapatau akan diupgrade? Ini menentukan keterbatasan network, konfigurasi sistem dan upgrade workstation.

How to Select DMS?Mengelola jutaan dokumen dan pengambilan dokumen yang tepat dalam hitungan detik Berbagi dokumen dengan rekan-rekan sambil melindungi informasi rahasia Kemampuan email dan fax dokumen secara langsung. Mengakses dokumen saat bepergian. Mempublikasikan dokumen ke CD, DVD atau Web, yang sesuai. Back up files dan records untuk disaster recovery. Business continuity saat terjadi bencana alam.

What is the benefit of DMS?The IDC estimates that employees spend 20% of their day looking for information in hardcopy documents and that, 50% of the time, they cant find what they need. Menjawab permintaan informasi secara cepat, eliminasi call back, dan phone tag Memberikan respond secara cepat permintaan informasi auditor. Secara cepat menempatkan dokumen dan highlighting essential information Eliminasi dokumen hilang yang harus di recreated dan refiled Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menggandakan dan mendistribusikan dokumen ke para staff, kantor cabang, dan outside contacts Mempercepat document-handling workflow melalui enabling automation

Who uses DMS?Financial Medical Legal Human Resources Real Estate Education Mortgage Brokerage Transportation Manufacturing Government

Thank You!Document Management System Solutions Mentari Solusi Teknlogi Mimi Darmawan 021-82411430 mdarmawan@msteknologi.com