diklat penyusutan dan pemusnahan arsip

Anita's Personal Blog | Diklat Penyusutan ArsipCopyright anita handayani [email protected]://anitanet.staff.ipb.ac.id/diklat-penyusutan-arsip/

Diklat Penyusutan Arsip

DIKLAT PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP

Berikut adalah catatan saya ketika mengikuti Diklat Penyusutan dan Pemusnahan Arsip yang diadakan oleh Unit Arsip IPBpada hari selasa 4 November 2014 kemarin.

Diklat ini disampaikan oleh Silvia, arsiparis dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor.

Materi yang dibahas adalah:

1. Pengertian Arsip2. Jenis-jenis Arsip3. Proses dan Prinsip Pengelolaan4. Pengertian Arsip Inaktif5. Penyimpanan Arsip Inaktif6. Sarana penemuan Kembali7. Pelayanan dan Peminjaman8. Penyusutan

Pengertian Arsip

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologiinformasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan,Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,bernagsa dan bernegara

page 1 / 12


Jenis-jenis arsip :

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selamajangka waktu tertentu. Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif dan arsip in aktif.Pengelolaan Arsip Dinamis menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan

tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.2. Arsip Vital

Arsip vital adalah arsipyang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional penciptaarsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabial rusak atau hilang.

3. Arsip Aktif

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus.4. Arsip In Aktif

Arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Pengelolaan arsip in aktif menggunakan prinsip provenance (prinsip asal usul) yang artinya tidak mencampuradukkanantara arsip yang berasal dari unit/lembaga pencipta yang satu dengan lainnya. Pengelolaan arsip in aktif juga menggunakan prinsip original order (prinsip aturan asli) yang artinya pengaturan danpenataan arsip in aktif harus sesuai dengan sistem panataan ketika arsip tersebut masih aktif.

Prosedur penyimpanan arsip in aktif:1. Persiapan Penataan.2. Penerimaan. Penataan arsip in aktif mencakup kegiatan mengolah dan menata informasi serta fisik arsip in aktif

melalui proses identifikasi, pemilahan, pendeskripsian isi informasi arsip, penyusunan skema pengaturan arsip,pemberkasan atau pengelompokan arsip.

3. Pemberkasan. Pemberkasan ulang arsip dilaksanakan pada waktu arsip in aktif dalam kondisi tidak teratur.4. Pendeskripsian Arsip. Pendeskripsian arsip dilakukan setiap jenis/series arsip. Oleh karena itu sebelum

dilakukan pendeskripsian arsip terlebih dahulu silaksanakan pemberkasan arsip. Catatan: Pendeskripsian terhadap setiap lembaran arsip hanya dilakukan terhadap arsip yang benar-benar sudah terpisahdan tidak dapat dikelompokkan menjadi file atau jenis/series arsip.Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan perekaman atau mencatat informasi tertentu pada arsip ke dalam

KARTU DESKRIPSI ukuran 15 x 10 cm, minimal meliputi unsur-unsur:

1. bentuk redaksi2. isi ringkas3. tahun4. tingkat perkembangan5. jumlah arsip6. keterangan

Contoh bentuk KARTU DESKRIPSI:

page 2 / 12


5. Pembuatan skema pengaturan/penataan arsip. Merupakan kerangka yang dipergunakan sebagai pedoman pengelompokkan kartu deskripsi arsip secara sitematisdan logis berdasarkan data arsipnya (berdasarkan fungsi organisasi atau klasifikasi arsip). Pengelompokan kartu sesuai skema dan diberi nomor definitif/tetap dilanjutkan dengan menyatukan fisik arsipdalam 1 folder/map dan diberi nomor tetap sesuai dengan nomor kartu deskripsi.

6. Memasukkan arsip ke dalam boks dan pelabelan.7. Pembuatan Daftar Arsip. Kegiatan menuangkan hasil Deskripsi Arsip ke dalam Daftar Arsip (DA).

Daftar Arsip (DA) memuat:

1. nomor berkas,2. deskripsi (seri/jenis arsip),3. tahun,4. jumlah,5. tingkat perkembangan,6. nomor boks dan7. keterangan/status.

Kewenangan penggunaan arsip in aktif:

1. Arsip in aktif hanya digunakan untuk kepentingan dinas,

page 3 / 12


2. Kewenangan penggunaan arsip in aktif di dasarkan atas tinggi rendahnya jabatan dan atau tugas dan fungsi.

Pusat arsip in aktif biasa disebut Record CenterRecord Center adalah tempat menyimpan arsip in aktif dalam volume yang besar dengan staf bekerja penuh setiap

hari, terdapat ruang penyimpanan, menyediakan layanana temu balik dengan staf yang terlatih, serta menyediakanfasilitas bagi organisasi yang akan mengurus arsipnya sendiri.

Sasaran utama record center:1. Mengurangi volume arsip dinamis yang disimpan di unit-unit kerja2. Melakukan kontro; terhadap pemindahan arsip aktif yang sudah memasuki masa in aktif3. Menghemat tempat dan biaya penyimpanan arsip aktif4. Mewujudkan sistem yang efisien untuk penemuan kembali arsip in aktif apabila diperlukan untuk pengambilan

keputusan5. Menentukan program pemikrofileman arsip in aktif (apabila diperlukan)6. Menelihara keamanan secara menyeluruh bagi arsip dinamis yang ada dalam suatu organisasi

Sesuai dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 dan PP No. 28 Tahun 2012 Penyusutan Arsip adalah merupakankegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara: a) Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b) Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna; c) Penyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif:1. Inaktif2. Pengelompokkan3. Pendaftaran , pembuatan Daftar Arsip4. Penataan, sesuai dengan Daftar Arsip dimasukkan ke dalam boks5. Pemeriksaan, sesuai dengan JRA kapan menjadi Pembuatan Berita Acara6. Pemindahan7. Pelaksanaan pemindahan arsip

page 4 / 12


Pengepakan dan Pemindahan Arsip ke Ruang Penyimpanan:

1. Pemindahan arsip ke ruang penyimpanan harus dilakukan secara teratur sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).Instruksi yang jelas perlu diberikan untuk pengepakan arsip ke dalam boks, seperti: pemindahan arsip daripembungkus yang keras ke lunak, pemberian label untuk arsip yang akan dimusnahkan di luar boks, pembuatandaftar isi boks dengan nomor berkas dan boks, pembuatan indeks, pastikan ada sedikit ruang di dalam boks (janganterlalu padat)

2. Menurut PP Nomor 43 Tahun 2011 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan PPtentang Penyusutan Arsip, pemindahan arsip perlu dibuatkan: daftar arsip inaktif, daftar pertelaan arsip yang akandimusnahkan/ diserahkan, dan daftar waktu penyimpanan arsip

Contoh bentuk formulir Daftar Pertelaan Arsip In Aktif yang Dipindahkan:

page 5 / 12


Contoh bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip In Aktif:

page 6 / 12


5. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habisretensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang tidak diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung olehANRI dan atau lembaga kearsipan.Pengelolaan Arsip Statis menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip

statis dan pembinaan kearsipan.

Prosedur Penyerahan Arsip Statis :1. Pemeriksaan. Memeriksa arsip statis (yang memiliki nasib akhir permanen di kolom keterangan JRA)2. Pendaftaran. Memisahkan arsip statis tersebut pada tempat tersendiri dan didaftar dalam Daftar Arsip Usul Serah,

rangkap 23. Penilaian dan Persetujuan4. Pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis5. Pelaksanaan Penyerahan Bentuk formulir Berita Acara Penyerahan Arsip

Statis:

page 7 / 12


6. Arsip Terjaga

Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negarayang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

7. Arsip Umum

Arsip umum adalah arsip yang tidak masuk dalam kategori arsip terjaga.

Sarana dan Prasarana Kearsipan:1. Gedung Depo atau Ruang Simpan

page 8 / 12


2. Roll Opek (rak bergerak)3. Rak arsip4. Boks arsip. Boks arsip harus sesuai dengan standar yang telah dikeluarkan oleh ANRI dalam Keputusan Kepala ANRI

No. 11 Tahun 2000 tentang Standard Boks Arsip

Ukuran

Panjang(cm)

Lebar(cm)

Tinggi(cm)

Boksarsipkecil

37 9 27

Biksarsipbesar

3719

27

- Filling cabinet

- Filling kartu

Bentuk fisik arsip yang disimpan:1. Kertas (tekstual)2. Foto3. Kartografi4. Sound Recording5. Disket6. CD7. DVD, Video, Microfilm8. Slides

Sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009 dan PP No. 28 Tahun 2012 PENYUSUTAN ARSIP adalah merupakan kegiatan PENGURANGAN JUMLAH ARSIP dengan cara:

page 9 / 12

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/artikel-article/download/rumpun-jabatan-dan-tugas-pokok-arsiparis/peraturan-dan-undang2/kepka-anri-no-11-tahun-2000-ttg-standar-boks-arsip/

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/artikel-article/download/rumpun-jabatan-dan-tugas-pokok-arsiparis/peraturan-dan-undang2/kepka-anri-no-11-tahun-2000-ttg-standar-boks-arsip/


1. Pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,2. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna3. Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Prosedur Pemusnahan Arsip:1. Pemeriksaan ----> JRA2. Pendaftaran. memisahkan arsip-arsip pada tempat tersendiri kemudian dicatat dalam daftar arsip usul musnah (DAUM)

rangkap dua. Satu untuk Unit Pengolah, satu untuk Unit Kearsipan3. Pembentukan Panitia Pemusnahan.

Dibentuk panitia untuk pemusnahan arsip dengan retensi > 10 tahun. Untuk arsip < 10 tahun cukup dilakukan oleh unit yang secara fungsional bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip

4. Penilaian dan Persetujuan Retensi > 10 tahun perlu penilaian dan persetujuan dari Kepala ANRI, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atauPimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota

- Khusus untuk arsip keuangan perlu pertimbangan dari Kepala BPK- Khusus untuk arsip kepegawaian perlu pertimbangan dari Kepala BKN

5. Pembuatan Berita Acara6. Pelaksanaan pemusnahan :

page 10 / 12


- dicacah - dibakar - menggunakan bahan kimia - di daur ulang

Catatan:Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan olehdua orang pejabat dari bidang hukum/ perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembagaNegara/Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan

Ketentuan Pemusnahan Arsip:1. Telah melewati ketentuan wajib simpan sesuai pedoman Jadwal Retensi Arsip2. Tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan organisasi3. Tidak mempunyai nila iguna bagi kepentingan nasional4. Tidak ada perundang-undangan yang melarang5. Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana/perdata yang masih dalam proses6. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dicacah, dibakar habis atau dilebur secara total sehingga tidak

dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.

Nilai guna Arsip:- Nilai guna Primer : Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi penciptanya yang meliputi nilaiguna adm,

hukum, keuangan, ilmiah & teknologi.- Nilai guna Sekunder : Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain & atau

kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional, yang meliputi nilaiguna kebuktiandan informasional.

Contoh bentuk formulir Pemusnahan Arsip:

page 11 / 12


File Downlaod dalam bentuk pdf:1. penyusutan_arsip_oleh_silvia.pdf2. teknis_penyusutan_arsip_oleh_silvia.pdf

File Download dalam bentuk Power Point:

1. PENYUSUTAN ARSIP2. TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP3. Diklat_Penyusutan_dan_Pemusnahan_Arsip_2014_Silvia

Penulis: Anita Handayani

page 12 / 12

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/files/2014/11/penyusutan_arsip_oleh_silvia.pdf

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/files/2014/11/teknis_penyusutan_arsip_oleh_silvia.pdf

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/files/2014/11/PENYUSUTAN-ARSIP.pptx

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/files/2014/11/TEKNIS-PENYUSUTAN-ARSIP.pptx

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/files/2014/11/Diklat_Penyusutan_dan_Pemusnahan_Arsip_2014_Silvia.ppt

http://anitanet.staff.ipb.ac.id

diklat penyusutan dan pemusnahan arsip

Documents