Laporan Perencanaan

Jasa Tenaga Ahli IT untuk Persiapan Pengembangan SIT

IAIN Surakarta2019

Daftar IsiDaftar Isi 1

Bab I Pendahuluan 2Latar Belakang 3Maksud dan Tujuan 3Landasan Hukum 3Landasan Teori 4

SWOT Analisis 4TOGAF 9.1 Framework 5Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik 5

Metodologi Penyusunan 8Sistematika Penulisan12

Bab II Visi, Misi dan Strategi 13

Visi & Misi 14Strategi Pengembangan 14Penjadwalan 15Eskalasi Permasalahan 16Rencana Komunikasi 16Manajemen Resiko 16

1

Bab I Pendahulua

n

2

A. Latar BelakangPerkembangan teknologi yang begitu cepat membawa dampak pada penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) atau Information and Communication Technology (ICT) di berbagai aspek kehidupan termasuk dalam proses pembelajaran di Perguruan Tinggi. Kenyataan menunjukan bahwa untuk meningkatkan kualitas pendidikan harus dipenuhi berbagai persyaratan salah satunya adalah memiliki sarana prasarana yang memenuhi standar seperti pemanfaatan ICT dalam pendidikan. Dengan hadirnya ICT, dunia pendidikan bisa membawa dampak positif apabila teknologi tersebut dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas pembelajaran.

Untuk bisa melakukan implementasi Sistem Informasi Terintegrasi pada tahun 2019 maka harus dilakukan tahapan pra implementasi, yaitu analisa kebutuhan, perancangan sistem yang terintegrasi, dan monitoring implementasi. Tahapan ini membutuhkan tenaga kerja / ahli yang mumpuni di bidang pengembangan sistem informasi dengan syarat yang mencukupi. Tenaga ahli yang dibutuhkan adalah tenaga ahli dengan kapasitas minimal lulusan Sarjana Teknik atau Sarjana Komputer atau Sarjana Sistem Informasi dengan pengalaman kerja minimal 1 tahun. Dasar penentuan spesifikasi diambil dari dokumen yang dikeluarkan oleh INKINDO, hanya saja dilakukan penyesuaian sesuai dengan kemampuan anggaran yang ada.

B. Maksud dan TujuanKegiatan ini dimaksudkan untuk mewujudkan Sistem Informasi terintegrasi yang meliputi 5 kluster kegiatan utama di IAIN Surakarta yang dinamis yang diharapkan akan diperoleh aliran informasi yang optimal di lingkungan IAIN Surakarta dengan masyarakat begitu pula sebaliknya sehingga terjalin komunikasi dua arah dan timbul efek timbal balik, sehingga masyarakat akan terbangun rasa memiliki dan rasa kebutuhan akan informasi akademik.

C. Landasan Hukum 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional;2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan

Tinggi;

3

3. Peraturan Presiden Nomor 1 Tahun 2011 tentang Perubahan Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Surakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri Surakarta;

4. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah;

5. Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Perubahan kedua Perpres No.54 Tahun 2010 tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah;

6. Perpres No 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang dan Jasa7. Keputusan Presiden Nomor 72 tahun 2004 tentang Pelaksanaan

APBN;8. Peraturan Menteri Agama Nomor 24 Tahun 2013 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Institut Agama Islam Surakarta.9. Renstra IAIN Surakarta 2016-2020

D. Landasan Teori1. SWOT Analisis

SWOT merupakan sebuah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) di dalam sebuah organisasi. Keempat faktor tersebut diatas, akan membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). SWOT analisis lebih mudah dibahas dengan menggunakan tabel yang dibuat dalam sebuah lembar kerja besar, sehingga dapat dianalisis dengan baik hubungan dari setiap aspek yang ada dan dicari keterkaitan diantaranya. SWOT sendiri dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan menentukan berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya ke dalam gambar matrik SWOT, dimana pengaplikasiannya adalah dengan mengaitkan bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil

4

keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada. Selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru yang harus diantisipasi dengan kekuatan yang dimiliki.

2. TOGAF 9.1 FrameworkPenyusunan arsitektur teknologi informasi dan komunikasi mengadopsi dari konsep ADM (Architecture Development Method) yang ada di dalam framework TOGAF 9.1. Konsep ini mendefinisikan arsitektur dimulai dengan mendefinisikan visi arsitektur dilanjutkan dengan menentukan arsitektur bisnis, arsitektur sistem dan data, arsitektur teknologi (infrastruktur TIK). Visi arsitektur yang dibangun harus mampu memenuhi tujuan dari perkembangan teknologi / kebijakan yang ingin diadopsi oleh pemerintah daerah di masa mendatang dan mempertimbangkan evaluasi atas arsitektur TIK yang telah dibangun sebelumnya. Pun dalam implementasinya sangat tergantung pada kepentingan dan orientasi masa depan pimpinan.

3. Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang selanjutnya disingkat SPBE atau layanan elektronik adalah penyelenggaraan organisasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada pengguna, sebagaimana tertuang

5

dalam Peraturan Presiden No 95 Tahun 2018. Dalam perencanaan pembangunan dan pengembangan aplikasi harus didasarkan pada rencana strategis yang terpadu dan diharapkan akan menciptakan proses bisnis layanan yang terintegrasi antara kementerian dan satker, sehingga akan membentuk sebuah tata kelola yang utuh dan menyeluruh serta menghasilkan birokrasi pelayanan pendidikan yang berkinerja tinggi.

Gambar 3. Ruang Lingkup SPBE / Sistem Pengelolaan Elektronik

Untuk mengetahui kondisi penerapan layanan elektronik saat ini, dapat menggunakan konsep tingkat kematangan layanan elektronik yang merupakan kerangka kerja untuk mengukur derajat pengembangannya. Tingkatan kematangan mengarahkan pengembangan layanan elektronik pada keluaran dan dampak yang lebih baik. Tingkat kematangan yang rendah menunjukkan kapabilitas dan keberhasilan yang rendah, sedangkan tingkat kematangan yang tinggi menunjukkan kapabilitas dan keberhasilan yang lebih tinggi. Kementerian Agama RI dan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi sebagai satker pusat yang wajib menerapkan layanan elektronik, sudah tentu akan menerapkan

6

sistem pengendalian yang sama untuk satker yang ada dibawah pengawasan dan supervisinya. Tidak terkecuali IAIN Surakarta sebagai satker yang bertanggungjawab kepada kedua kementerian tersebut.

Gambar 4 . Tingkat Kematangan Kapabilitas Proses dan Teknis

Pada tingkat rintisan, institusi telah mengetahui kebutuhan proses tata kelola layanan elektronik dan proses yang harus dilaksanakan. Namun, pelaksanaannya masih bersifat sementara (ad-hoc), yaitu dilaksanakan berdasarkan kepentingan sesaat atau sewaktu-waktu, tidak terorganisasi dengan baik, tidak dipantau, dan hasilnya tidak dapat diprediksi. Pimpinan memiliki inisiatif untuk melaksanakan proses tata kelola layanan elektronik, tetapi pegawai tidak mengetahui tanggung jawab yang harus dilakukan. Kebijakan internal sebagai landasan pelaksanaan proses tata kelola mungkin belum ada atau masih dalam bentuk konsep sehingga belum dapat diterapkan.

Pada tingkat terkelola, institusi melaksanakan proses tata kelola layanan elektronik dengan dasar-dasar manajemen (perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi) yang telah didefinisikan dan didokumentasikan. Namun, Setiap unit organisasi melaksanakan proses tata kelola tersebut berdasarkan persepsi, pemahaman, dan penerapan manajemen masing-masing. Pimpinan belum mengarahkan dan mengendalikan keterpaduan antar unit organisasi dalam melaksanakan proses tata kelola. Kebijakan internal sebagai landasan pelaksanaan proses tata kelola layanan elektronik sudah

7

dilegalisasi, tetapi pengaturannya masih bersifat parsial atau sektoral sehingga belum mampu mendorong keterpaduan pelaksanaan proses tata kelola tersebut.

Pada tingkat terstandarisasi, institusi melaksanakan proses tata kelola layanan elektronik dengan standar manajemen. Semua unit organisasi yang terkait pada pelaksanaan proses tata kelola layanan elektronik telah melaksanakan proses tata kelola dengan cara yang sama. Pimpinan mampu mengendalikan keterpaduan antar unit organisasi dalam melaksanakan proses tata kelola. Namun, keselarasan antar proses tata kelola layanan elektronik masih menjadi kendala karena belum diintegrasikannya antar proses yang ada.Kebijakan internal sebagai landasan pelaksanaan proses tata kelola telah mengatur standarisasi penerapan proses tata kelola layanan elektronik tersebut, tetapi belum mengatur keselarasan dengan proses tata kelola layanan elektronik yang lain.

Pada tingkat terintegrasi dan terukur, institusi melaksanakan proses tata kelola layanan elektronik secara terpadu dengan proses tata kelola atau layanan elektronik lain yang terkait dan telah menentukan serta melaksanakan mekanisme pengukuran kinerja dari proses-proses tata kelola terkait. Kebijakan internal sebagai landasan pelaksanaan proses tata kelola, telah mengatur keselarasan dan integrasi antar proses tata kelola, termasuk tujuan dan mekanisme pengukuran kinerja proses-proses tata kelolanya.

Pada tingkat optimum, institusi melakukan peningkatan kualitas proses tata kelola layanan elektronik secara berkesinambungan melalui pelaksanaan evaluasi berdasarkan pengukuran kinerja. Perubahan proses tata kelola sebagai akibat perubahan lingkungan internal (seperti perubahan kebutuhan dan peraturan) dan lingkungan eksternal (seperti perubahan tantangan dan teknologi) dapat dilakukan dengan baik. Dampak atau risiko pada suatu perubahan proses tata kelola layanan elektronik dapat diukur dan diantisipasi. Kebijakan internal sebagai landasan pelaksanaan proses tata kelola layanan elektronik telah mengatur mekanisme evaluasi yang berkelanjutan, mengatur pelaksanaan manajemen perubahan dan perbaikan berkelanjutan.

8

E. Metodologi PenyusunanTahapan pekerjaan yang direncanakan dalam kegiatan Jasa Tenaga Ahli untuk Persiapan Pengembangan Sistem Informasi Terintegrasi di IAIN Surakarta dapat dijabarkan pada beberapa tahapan besar seperti pada Gambar 5.

Gambar 5. Metodologi Kerja

Tahap 1– Kajian Lingkungan dan Strategi Organisasi

Hal pertama yang akan dilakukan adalah mempelajari profil organisasi dari IAIN Surakarta yang mencakup visi, misi, dan nilai yang dicanangkan, agar dapat diketahui ke arah mana dan apa yang menjadi target utama atau prioritas organisasi di dalam melakukan kegiatannya sehari-hari serta proses bisnis organisasi. Agar visi dan misi yang telah dicanangkan dapat tercapai dan dimonitor tingkat pencapaiannya, IAIN Surakarta tentunya memiliki objektif dan indikator sebagai tolak ukur. Dalam posisi ini, paling tidak terlihat dua peranan teknologi informasi yang penting, yaitu sebagai pemicu (driver) organisasi agar dapat mencapai objektif yang dicanangkan dan sebagai alat bantu untuk melihat kinerja organisasi melalui pengumpulan dan penyampaian informasi terkait dengan indikator tersebut.

Tahap 2- Perencanaan Strategis TIK

9

Proses selanjutnya dari hasil studi organisasi, adalah melakukan kajian terhadap kondisi organisasi sekarang, serta hubungan organisasi dengan seluruh stakeholder-nya. Hasil atau output dari pengkajian ini pada dasarnya adalah definisi terhadap peranan teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan operasional di IAIN Surakarta.

Tahap 3 – Analisis Kondisi ExistingProses selanjutnya adalah melakukan analisis kondisi terkini

dari hasil studi, wawancara dan diskusi dengan para pihak yang terkait. Hasil analisa akan difokuskan pada hal yang menyangkut output dan goal kegiatan pengembangan sistem terintegrasi khususnya yang berkaitan dengan tingkat kematangan proses dan layanan elektronik yang sekarang berjalan

Tahap 4 – Mendefinisikan Kebutuhan TIK dan Integrasi Sistem/Data

Setelah mempelajari secara seksama seluk beluk lingkungan internal dan kondisi aplikasi serta layanan eksisting, langkah berikutnya adalah mendefinisikan kebutuhan integrasi sistem informasi data yang diperlukan.

Tahap 5 – Analisis Kesenjangan TIK Analisis kesenjangan (gap analysis) TIK adalah tahapan

untuk menganalisis hasil olahan data-data dari analisa hasil data wawancara sistem yang sudah ada, dibandingkan dengan kebutuhan integrasi kedepannya, sehingga akan nampak gap yang nantinya hal tersebut menjadi dasar untuk program kerja dan roadmap pengembangan TIK.

Tahap 6 – Perumusan Arsitektur dan Tata Kelola Teknologi Informasi

Dalam tahap ini akan dirumuskan proses rutin penerapan, pemeliharaan, dan pengembangan sistem yang dilakukan bersamaan dengan dieksekusinya sejumlah program kerja,

10

sehingga diperlukan strategi dan skenario yang jelas dalam menggabungkan kedua jenis aktivitas tersebut.

Profil sumber daya manusia dan struktur organisasi akan menjadi penentu tipe pengguna (user) dan karakteristik hak-hak akses apa saja yang diperkenankan. Selain itu juga dilakukan perumusan manajemen tata kelola dan tata pamong (governance) yang efektif, efisien, dan terkontrol untuk menjalankan aktivitas-aktivitas berbasis TIK serta mengelola aspek-aspek teknologi informasi yang akan dibangun. Salah satu hal yang harus dilakukan adalah menentukan sebuah tim yang bertanggung jawab untuk melakukan sejumlah proses penerapan dan pemeliharaan teknologi informasi yang dimiliki organisasi (people – process – technology).

Keluaran yang dihasilkan pada tahap ini akan sangat menentukan keberhasilan eksekusi dari rencana pengembangan teknologi informasi agar memberikan nilai sesuai dengan harapan IAIN Surakarta.

Tahap 7 – Mendefinisikan Program Kerja dan Peta Jalan (Roadmap)

Ibarat sebuah bangunan raksasa, arsitektur teknologi informasi yang digambarkan pada tahap sebelumnya akan dibangun tahap demi tahap, sesuai dengan prinsip rumah tumbuh. Masing-masing komponen atau modul teknologi itulah yang direncanakan akan dibangun secara bertahap, yaitu pada jangka waktu pendek, menengah, dan panjang. Agar berhasil dengan baik, sesuai dengan karakteristiknya, setiap modul atau komponen biasanya dibangun dengan menggunakan pendekatan proyek. Jika modul tersebut berukuran cukup besar, maka masing-masing sub-modulnya akan dibangun melalui beberapa proyek.

Keseluruhan program kerja dipetakan pelaksanaannya sesuai dengan tata kala waktu tertentu (jangka pendek, menengah, dan panjang) menjadi sebuah perencanaan yang sesungguhnya. Karena menggunakan pendekatan proyek, maka hal-hal krusial seperti ruang lingkup, durasi pengerjaan, perkiraan biaya total, target kualitas, profil risiko, ketersediaan material, kesiapan sumber daya manusia, kemampuan komunikasi serta koordinasi, dan

11

efektivitas integrasi keseluruhan aspek tersebut perlu diperhatikan. Di sisi lain, kajian terhadap setiap program dan proyek, penentuan prioritas sesuai dengan strategi organisasi, definisi indikator kinerja keberhasilan, dan penggunaan metrik kinerja merupakan bagian tak terpisahkan dari sebuah implementasi manajemen portofolio yang efektif.

12

F. Sistematika PenulisanSistematika penulisan laporan dalam kegiatan Jasa Tenaga Ahli untuk Persiapan Pengembangan Sistem Informasi Terintegrasi di IAIN Surakarta dijabarkan sebagai berikut:

LAPORAN PERENCANAANBAB I :PENDAHULUAN

A. Latar BelakangB. Maksud dan TujuanC. Landasan HukumD. Landasan TeoriE. Metodologi PenyusunanF. Sistematika Penulisan

BAB II : VISI MISI DAN STRATEGIA. Visi & Misi TIKB. Prioritas PengembanganC. PenjadwalanD. Eskalasi PermasalahanE. Rencana KomunikasiF. Manajemen Resiko

LAPORAN ANALISA DAN DESAINBAB III : SURVEI DAN ANALISIS KEBUTUHAN

A. Ruang Lingkup SurveiB. Kondisi UmumC. Kondisi Saat IniD. Kondisi Ideal

13

Bab II Visi, Misi dan

Strategi

14

G. Visi & MisiVisi IAIN Surakarta adalah “Menjadi World Class Islamic

University di level Asia dalam kajian sains yang terintegrasi dengan kearifan lokal pada 2035”. Dari visi tersebut, tercermin bahwa IAIN Surakarta memiliki pandangan jangka 16 tahun ke depan, yaitu sebagai universitas Islam yang fokus pada kajian sains yang terintegrasi dengan kearifan lokal. Integrasi sains dengan kearifan lokal ini merupakan karakteristik yang dikembangkan oleh IAIN Surakarta, yaitu integrasi epistemologi: Islam, sains, dan kearifan lokal.

Dengan mengusung visi diatas, diharapkan dukungan TIK sebagai akselerator dalam integrasi proses bisnis maupun data, dapat menjadi skala prioritas dan selalu mendapat tempat yang baik untuk dipelihara serta diupayakan keberlangsungannya

Untuk mewujudkan visi tersebut diatas, upaya atau misi yang akan dilakukan meliputi:

1. Menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran dalam pengembangan sains yang terintegrasi dengan kearifan lokal;

2. Mengembangkan tradisi penelitian transdisiplin dan publikasi ilmiah bagi kemajuan peradaban;

3. Meningkatkan kontribusi kelembagaan bagi pengembangan dan pemberdayaan masyarakat

4. Meningkatkan kerja sama internasional dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan publikasi ilmiah serta pengabdian masyarakat untuk menciptakan tatanan dunia yang damai dan bermartabat.

H. Strategi PengembanganBerdasarkan telaah visi misi TIK diperoleh beberapa inisiatif sebagai strategi pengembangan Sistem Informasi Terintegrasi di IAIN Surakarta yaitu :

1. Pengembangan Sistem Informasi Terintegrasi, antara lain:a. Aplikasi CDPb. Aplikasi E-Learningc. Aplikasi EMISd. Aplikasi PDDIKTI Integratore. Aplikasi E-Asset

15

f. Aplikasi E-SKP/BKDg. Aplikasi E-Akreditasi dan penjaminan Mutuh. Aplikasi E- Penelitian dan Pengabdiani. Aplikasi E- Publikasij. Aplikasi Dashboard IAIN Surakarta

2. Peningkatan kualifikasi dan jumlah SDM dengan kualifikasi TI secara terencana dan berkesinambungan;

3. Melakukan perbaikan koneksi internet dan konektivitas intranet antar unit kerja

4. Melakukan integrasi layanan sistem yang ada dan akan dikembangkan.

5. Pengembangan platform integrasi aplikasi-aplikasi yang telah berjalan dengan mempertimbangkan tugas pokok dan fungsi serta keterpaduan data primer (data utama milik unit kerja);

6. Menyediakan kebijakan implementasi TIK yang menyeluruh dan menjangkau seluruh OPD;

7. Menyusun peta proses bisnis yang menggambarkan kolaborasi antar penanggung jawab proses.

I. PenjadwalanJadwal kegiatan Jasa Tenaga Ahli untuk Persiapan Pengembangan

Sistem Informasi Terintegrasi di IAIN Surakarta dibagi kedalam 2 tahapan besar yaitu perencanaan dan pendampingan pengembangan aplikasi. Tabel 1 dibawah ini menjelaskan jadwal kegiatan yang akan dilakukan.

Tabel 1. Jadwal Kegiatan

Tahapan perencanaan meliputi agenda survey dan diskusi dengan para pelaku proses bisnis dan aplikasi existing di lingkungan IAIN Surakarta. Kemudian dilakukan gap analisis dan mendesain integrasi antar sistem aplikasi yang akan dikembangkan. Skema integrasi dan pengguna yang akan terlibat di setiap aplikasi menjadi bagian yang penting dan harus dihasilkan dalam tahapan ini. Output akhir dari kegiatan gap analisis dan

16

desain adalah kerangka utama atau bahan untuk penyusunan kerangka acuan kerja sebagai dasar dalam pengembangan aplikasi.

J. Eskalasi PermasalahanSetiap potensi permasalahan yang muncul (dalam hal

perencanaan dan pengembangan aplikasi maupun isu seputar project management) akan diselesaikan dengan alur koordinasi yang tertuang pada Gambar 6 sebagai berikut

Gambar 6. Alur Eskalasi Potensi Permasalahan

K. Rencana KomunikasiMekanisme komunikasi yang disepakati selama berjalannya proyek adalah melalui media email, telepon dan chatting. Dengan skala prioritas dan content yang terlibat sebagai berikut :

1) Email : untuk semua Minute of Meeting atau notulensi dan progress report bahan paparan

2) Phone : untuk jalur koordinasi dan komunikasi selama berjalannya pekerjaan (untuk respon yang lebih cepat)

3) Chatting : untuk jalur komunikasi dan Koordinasi rutin terkait administrasi, pengembangan, dan operasional.

L. Manajemen ResikoTabel 2 menunjukkan beberapa kategori yang diprediksi akan

menimbulkan resiko dan berdampak munculnya masalah, serta diharapkan adanya tindakan untuk pencegahan.

Tabel 2. Referensi Manajemen ResikoKategori Deskripsi Mitigasi

Requirement 1) Kebutuhan tidak jelas dan belum

Diberikan usulan dan jika lambat dalam merespon maka

17

ditetapkan dengan pasti

2) Kurangnya faktor pendukung dalam proses gathering informasi

3) Kebutuhan yang ditetapkan dan disepakati tidak memenuhi kebutuhan end user/pengguna

4) Kebutuhan yang disampaikan tidak terukur

eksekusi yang bisa dilakukan, dan paling minim memiliki dampak pada pekerjaan

Jadwal 1) Jadwal tidak menyediakan cukup waktu untuk menyudahi proyek

2) Jadwal tidak mendaftar semua aktivitas dan tugas yang diperlukan

3) Jadwal tidak menginformasikan ketergantungan yang akurat sesuai dengan situasi terkini

Perlu pembahasan ulang jadwal yang ada dan fakta penyebab kegagalan atau kemunduran

Anggaran 1) Pekerjaan melebihi anggaran yang sudah disepakati dari awal

Perlu ada pembahasan ulang terkait dengan penganggaran

18

kesepakatan2) Munculnya

pembelanjaan yang tidak dibukukan dalam anggaran pekerjaan

3) Tidak ada sumber daya tunggal yang bertanggung jawab atas pembelanjaan pekerjaan

19