JPM | Anugerah Inovasi 2012 1
Lampiran A
BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI TAHUN 2012
JABATAN PERDANA MENTERI
A- MAKLUMAT JABATAN/AGENSI Nama Jabatan/Agensi : BAHAGIAN AUDIT DALAM, JPM Alamat Jabatan/Agensi : Aras 2, Blok B8, Kompleks JPM, Pusat Pentadbiran
Kerajaan Persekutuan, 62502 Putrajaya No. Telefon : 03-88721833 No. Faks : 03-8888 3890 B- PROJEK INOVASI Tajuk Projek Inovasi : Garis Panduan Pengauditan Pengurusan
Kewangan Bahagian Audit Dalam Ketua Projek : Mariam Kholidah binti Zulkifli C- PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB UNTUK DIHUBUNGI Nama : Noraza Binti Mohd Ariff Jawatan : Timbalan Setiausaha II Bahagian Audit Dalam No. Telefon : 03-887 21817 No. Faks : 03-8888 8390 E-mel : [email protected] D- PENGESAHAN KETUA JABATAN/AGENSI ----------------------------------------------- -------------------------------------- Tandatangan Ketua Jabatan/Agensi Cap Rasmi Jabatan/Agensi Nama: MARIAM KHOLIDAH BINTI ZULKIFLI Tarikh: Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIAN AUDIT DALAM
JPM | Anugerah Inovasi 2012 2
Tajuk Projek: Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit Dalam
Jabatan/Agensi: Bahagian Audit Dalam, JPM
Kategori: ICT Non-ICT
SEKSYEN 1: PENGENALAN PROJEK
Sinopsis Projek: (tidak melebihi 150 patah perkataan)
Projek ini adalah merupakan inisiatif Bahagian Audit Dalam JPM bagi menyeragamkan
proses dan prosedur pengauditan pengurusan kewangan di Jabatan/Agensi JPM. Selain itu,
ia juga dapat mempercepatkan lagi pengeluaran surat pengurusan/surat pemerhatian kepada
Jabatan/Agensi selepas pengauditan dilaksanakan serta mematuhi Piagam Pelanggan yang
ditetapkan. Garis panduan ini mengandungi proses pengauditan pengurusan kewangan
daripada penyediaan surat iringan, memorandum perancangan audit, nota exit conference,
surat pengurusan audit, surat peringatan sehingga kepada maklum balas pengauditan.
Garis Panduan ini telah mula disediakan pada tahun 2010 dan seterusnya pada tahun 2011
dan 2012, Garis Panduan ini telah dikemas kini dan ditambah baik bersesuaian dengan
cadangan yang diberikan oleh warga Bahagian Audit Dalam serta selaras dengan perubahan
peraturan/pekeliling yang berkuat kuasa. Pelaksanaan projek dibuat secara dalaman melalui
percambahan fikiran ahli pasukan kerja dan pegawai Bahagian Audit Dalam, JPM.
Pelaksanaan projek ini telah dapat menjimatkan masa pelaksanaan pengauditan pengurusan
kewangan, meningkatkan produktiviti kerja dan meminimumkan kesilapan penulisan laporan.
Selain itu dengan pelaksanaan projek ini juga secara tidak langsung telah meningkatkan
tahap pematuhan pengurusan kewangan Jabatan/Agensi yang diaudit.
Ahli Kumpulan:
Penasihat : Setiausaha Bahagian Audit Dalam ( Mariam Kholidah bt. Zulkifli )
Pasukan Kerja :
1. Timbalan Setiausaha Bahagian II ( Noraza Binti Mohd Ariff )
2. Ketua Seksyen 1, W48 ( Zunaini Bin Alias )
3. Ketua Seksyen 2, W48 ( Mohd Anuar Bin Md Noh )
4. Ketua Seksyen 4, W48 ( Farizah Binti Beram )
5. Ketua Seksyen 5, W48 ( Hauriah Binti Panjang Ahmad )
6. Ketua Seksyen 6, W48 ( Khairul Anwar bin Abdul Hanan )
7. Ketua Seksyen 7, W48 ( Faizah Binti Abdullah )
8. Ketua Seksyen 8, W48 ( Nur Azian Binti Azumu )
9. Ketua Seksyen 9, W48 ( Badariah Binti Abas )
10. Juruaudit Seksyen 3, W44 ( Shahrul Fadli Bin Abdu Rashid )
11. Juruaudit Seksyen 6, W41 ( Sabariah Binti Amin )
12. Penolong Juruaudit, W32 ( Mazura binti Rabu )
13. Penolong Juruaudit, W27 ( Mohd Fairus bin Jaafar )
JPM | Anugerah Inovasi 2012 3
SEKSYEN 2: BUTIRAN PROJEK
Objektif:
(i) Membantu Bahagian Audit Dalam menyeragamkan proses kerja pengauditan
pengurusan kewangan, dokumentasi dan surat-menyurat bermula dari proses
perancangan sehingga proses pemantauan maklum balas oleh Jabatan/Agensi
Jabatan Perdana Menteri (JPM) yang diaudit.
(ii) Membantu warga Bahagian Audit Dalam untuk menghasilkan surat-menyurat,
dokumentasi dan Laporan Pengurusan Kewangan yang lebih cepat, komprehensif
dan berkualiti.
(iii) Mempercepatkan proses mengeluarkan laporan pemerhatian audit serta mematuhi
Piagam Pelanggan yang ditetapkan.
(iv) Mengurangkan kesilapan penulisan laporan yang berulang.
Justifikasi/Rasional Pelaksanaan/Penghasilan Projek:
Penyediaan Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit Dalam
Jabatan Perdana Menteri adalah cetusan idea daripada Setiausaha Bahagian Audit Dalam
berikutan daripada perkara berikut:
(i) Bahagian Audit Dalam JPM dengan kekuatan 70 orang pegawai terbahagi kepada
11 Seksyen yang mana 9 Seksyen melaksanakan Pengauditan Pengurusan
Kewangan. Bilangan Pegawai yang ramai serta Seksyen yang banyak telah
menyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman
proses kerja, dokumentasi dan surat-menyurat tanpa satu panduan yang khusus.
(ii) Bilangan Pengauditan Pengurusan Kewangan yang banyak iaitu dengan purata
melebihi 50 PTJ setahun yang diaudit juga telah menyukarkan penyeragaman.
(iii) Pada tahun 2009, tempoh masa yang lama telah diambil untuk mengeluarkan satu
Laporan Pengurusan Kewangan sehingga mencapai 60 hari selepas pengauditan
selesai dijalankan.
Sehubungan itu, Garis Panduan ini dihasilkan bagi membantu Seksyen di Bahagian Audit
Dalam melaksanakan pengauditan di bawah tanggungjawab masing-masing dengan lebih
berkesan.
Deskripsi Projek:
Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit Dalam Jabatan
Perdana Menteri mula disediakan pada tahun 2010 dan digunakan pada 3 Mei 2010. Isi
kandungan Garis Panduan tersebut adalah seperti berikut :
(i) Bahagian 1 - Surat Iringan
Memulakan Pengauditan
Laporan Audit
Memo Setiausaha Bahagian
(ii) Bahagian 2 - Senarai Dokumen Untuk Diaudit
JPM | Anugerah Inovasi 2012 4
(iii) Bahagian 3 - Memorandum Rancangan Audit
(iv) Bahagian 4 – Nota Exit Conference
(v) Bahagian 5 – Surat Pengurusan Audit/Surat Pemerhatian Audit
(vi) Bahagian 6 – Surat Peringatan
Surat Peringatan I – Ketua Seksyen Audit
Surat Peringatan II – Timbalan Setiausaha Bahagian
Surat Peringatan III – Setiausaha Bahagian
Pada tahun 2011, Garis Panduan ini telah dikemas kini semula bersesuaian dengan
cadangan yang diberikan oleh warga Bahagian Audit Dalam dan Auditi dan telah mula
digunakan mulai bulan September 2011.
Penyusunan semula Garis Panduan telah dibuat pada bulan Disember 2011 dan diedarkan
pada 1 Januari 2012. Penyusunan yang dibuat bertujuan memberikan penjelasan lebih
lanjut terhadap setiap perkara yang dinyatakan dalam Garis Panduan tersebut. Perkara
yang ditambah baik adalah dengan memasukkan penerangan secara ringkas serta
contoh/template yang lebih komprehensif mengenai perkara berikut :
(i) Tujuan Serta Skop Pengauditan Yang Dilaksanakan
(ii) Surat Memulakan Pengauditan
(iii) Surat Laporan Pengauditan Pengurusan Kewangan
(iv) Memo Kepada YBhg. Datuk TKSUK
(v) Memorandum Perancangan Audit
(vi) Nota Exit Conference
(vii) Dokumen Tidak Serah Untuk Audit
(viii) Laporan Pengauditan Pengurusan Kewangan
(ix) Surat Makluman Maklum Balas Kepada Jabatan/Agensi
(x) Surat Peringatan
(xi) Format Penulisan
Garis Panduan ini dikemas kini mengikut perubahan semasa sama ada dari segi peraturan
atau cadangan yang dikemukakan warga Bahagian Audit Dalam. Bagi kemudahan rujukan
warga Bahagian Audit Dalam, Garis Panduan ini dimuat naik dalam Sistem eTAR Bahagian
Audit Dalam.
Pelaksanaan projek ini telah mengubah proses kerja pengauditan dari segi aktiviti penyelarasan, penganalisisan dan pemantauan kerja. Pelaksanaan Pengauditan Pengurusan Kewangan lebih teratur dan sistematik daripada aspek perancangan, pelaksanaan audit (field-work), pelaporan dan susulan seperti berikut :
JPM | Anugerah Inovasi 2012 5
SEBELUM
PERANCANGAN
SELEPAS
Penyediaan Memorandum Rancangan Audit (MRA) tidak seragam antara Seksyen Audit.
Memorandum Perancangan Audit (MPA) disediakan secara seragam.
Maklumat Pengauditan Tahun Sebelum tidak dimasukkan dalam MRA.
Memudahkan rujukan tempoh pengauditan ulangan dan isu yang telah dibangkitkan dengan memasukkan maklumat Pengauditan Tahun Sebelum dalam MPA.
Maklumat Jadual Pelaksanaan Pengauditan tidak memasukkan perbandingan dengan rancangan asal sekiranya berlaku perubahan jadual.
Mengenal pasti justifikasi perubahan Jadual Pelaksanaan Pengauditan dengan memasukkan perubahan jadual berbanding rancangan asal.
PELAKSANAAN AUDIT
Pengauditan dilaksanakan dengan merujuk Kertas Kerja Pengauditan Pengurusan Kewangan Jabatan Audit Negara (JAN).
Penggunaan Kertas Kerja Pengauditan Pengurusan Kewangan JAN yang ditambah baik mengikut kesesuaian dan keperluan Bahagian Audit Dalam JPM serta dikemas kini berdasarkan perubahan/ pindaan peraturan serta pekeliling Kerajaan semasa.
Laporan Pemerhatian Audit yang tidak seragam antara Seksyen.
PELAPORAN Laporan Pemerhatian Audit diseragamkan melalui penyediaan format yang standard (template laporan) supaya standard minimum requirement dalam sesuatu laporan disediakan.
JPM | Anugerah Inovasi 2012 6
SEBELUM SELEPAS
Markah pematuhan pengurusan kewangan tidak diberikan kepada agensi.
Markah pematuhan terhadap pengurusan kewangan diberikan kepada agensi bagi menilai setiap kawalan pengurusan kewangan meliputi kawalan Pengurusan, Bajet, Terimaan, Perbelanjaan, Kumpulan Wang Amanah/Deposit serta Aset Dan Stor. Penilaian pematuhan dibuat berdasarkan format matriks pematuhan yang standard.
Tiada contoh pemerhatian Audit dan syor yang boleh dirujuk pegawai semasa menyediakan draf laporan pemerhatian Audit.
Memudahkan rujukan pegawai semasa penyediaan laporan pemerhatian Audit dengan memasukkan contoh isu serta syor yang boleh digunakan sekiranya penemuan Audit yang lebih kurang sama sekali gus menjimatkan masa pegawai dalam tempoh penyediaan laporan.
Tiada penetapan tempoh susulan dibuat selepas auditi mengemukakan maklum balas terhadap laporan pemerhatian audit.
SUSULAN MAKLUM BALAS AUDITI
Susulan dibuat dalam tempoh 15 hari bekerja daripada tarikh maklum balas auditi diterima bagi mengenal pasti status isu yang telah dibangkitkan sama ada ‘Selesai’ atau ‘Belum Selesai’. Bagi isu yang berstatus ‘Belum Selesai’, pihak auditi akan diminta memberi penjelasan lanjut atau dokumen sokongan sebagai bukti tindakan telah atau sedang diambil menggunakan format yang standard.
JPM | Anugerah Inovasi 2012 7
Kaedah Pembangunan/Pelaksanaan Projek (nyatakan juga sama ada projek
dibangunkan /dilaksanakan secara dalaman atau luaran):
Pelaksanaan projek dibuat secara dalaman melalui percambahan fikiran ahli pasukan kerja dan pegawai Bahagian Audit Dalam, JPM.
Carta Perbatuan:
Projek ini terbahagi kepada 3 Fasa iaitu Perancangan, Pelaksanaan dan Penambahbaikan.
FASA 1 – PERANCANGAN
Pada peringkat ini Garis Panduan adalah kompilasi daripada kertas Kerja, Nota Exit
Conference dan Laporan Pemerhatian yang telah dikeluarkan oleh semua Seksyen yang
melaksanakan Pengauditan Pengurusan Kewangan di Bahagian Audit Dalam JPM pada
tahun 2008 dan 2009.
FASA 2 – PELAKSANAAN
Garis Panduan disediakan dan digunakan mulai bulan Mei 2010 untuk dijadikan rujukan
oleh pegawai Bahagian Audit Dalam JPM yang melaksanakan Pengauditan Pengurusan
Kewangan.
FASA 3 – PENAMBAHBAIKAN
Penambahbaikan dan pengemaskinian Garis Panduan dilaksanakan secara berterusan
dari semasa ke semasa mengikut cadangan daripada pegawai Bahagian Audit Dalam
JPM serta perubahan peraturan/pekeliling yang berkuat kuasa.
Pada bulan Jun 2010, Jawatankuasa Garis Panduan Pengurusan Kewangan
Dan Kertas Kerja telah ditubuhkan dianggotai oleh 7 Pegawai yang terdiri
daripada Juruaudit Gred W52, W48, W44, W41, W32 dan W27. Terma rujukan
Jawatankuasa ini adalah mengemas kini atau membuat cadangan pindaan
terhadap Garis Panduan/Kertas Kerja Audit berdasarkan peraturan/pekeliling
terkini; menyelaras Garis Panduan dan Kertas kerja Audit yang diguna pakai dan
cadangan pindaan dibentangkan dalam Mesyuarat Ketua Seksyen Audit untuk
kelulusan.
Pada bulan Februari 2011, ahli Jawatankuasa Garis Panduan Pengurusan
Kewangan telah dilantik semula mengikut elemen kawalan Pengurusan
Kewangan yang terdiri daripada Ketua Seksyen Audit 1 hingga 9. Setiap
Seksyen bertanggungjawab menyemak semula kriteria yang terdapat dalam
Matriks Pemarkahan, Kertas Kerja, Nota Exit Conference dan template Laporan.
Cadangan pindaan telah dibentangkan dalam sesi perbincangan yang dihadiri
oleh semua pegawai Audit di Bahagian Audit Dalam JPM pada bulan Ogos 2011.
Garis Panduan yang telah dimuktamadkan mula digunakan pada bulan
September 2011.
Penyusunan semula Garis Panduan telah dibuat pada bulan Disember 2011 dan
diedarkan pada 1 Januari 2012.
Selaras dengan perubahan Peraturan/Pekeliling Jawatankuasa yang sama telah
menyemak semula Garis Panduan dan cadangan pindaan telah dibentangkan
semasa Retreat Bahagian Audit Dalam pada bulan Mac 2013.
JPM | Anugerah Inovasi 2012 8
Carta Perbatuan adalah seperti berikut :
FASA TAHUN
2009 2010 2011 2012 2013
FASA 1 - PERANCANGAN
FASA 2 -PELAKSANAAN
FASA 3 -PENAMBAHBAIKAN
Output Projek:
Garis Panduan Pengurusan Kewangan yang disediakan boleh digunakan oleh Unit Audit Dalam
di Kementerian/Jabatan yang lain mengikut keperluan dan kesesuaian core business masing-
masing.
JPM | Anugerah Inovasi 2012 9
SEKSYEN 3: KESAN INOVASI
Kecekapan Projek:
(a) Menjimatkan Masa
(i) Penjimatan masa yang ketara adalah bagi urusan pengeluaran Laporan Pengauditan
Pengurusan Kewangan. Pada tahun 2009, tempoh masa Laporan pengauditan
Pengurusan Kewangan dikeluarkan adalah antara 14 sehingga 66 hari iaitu dengan
tempoh masa purata 32 hari untuk mengeluarkan satu Laporan. Mulai tahun 2010
sehingga 2012, tempoh masa purata mengeluarkan satu Laporan telah dapat dikurangkan
kepada antara 18 hingga 22 hari. Butiran lanjut seperti Jadual 1 :
JADUAL 1
PURATA TEMPOH MASA PENGELUARAN SATU LAPORAN AUDIT BAGI TAHUN 2009 HINGGA TAHUN 2012
TAHUN BILANGAN
PTJ DIAUDIT
*TEMPOH MASA LAPORAN
DIKELUARKAN (HARI)
JUMLAH TEMPOH MASA PENGELUARAN
LAPORAN (HARI)
PURATA TEMPOH MASA PENGELUARAN
SATU LAPORAN
(HARI)
2009 59 14 - 66 1,884 32**
2010 85 4 - 25 1,539 18
2011 75 4 - 26 1,517 20***
2012 63 14 - 25 1,356 22*** Nota: * Minimum – Maksimum hari ** Tempoh masa sebelum menggunakan Garis Panduan *** Terdapat tambahan kriteria yang disemak pada tahun 2011 dan 2012
(ii) Analisis terhadap kajian soal selidik yang telah dijalankan mendapati 8 (20%) pegawai
sangat bersetuju Garis Panduan yang disediakan menjimatkan masa proses
penyediaan Laporan Audit, 30 (73%) bersetuju manakala hanya 2 (5%) kurang
bersetuju dan 1 (2%) tidak bersetuju seperti di Rajah 1.
RAJAH 1
HASIL KAJI SELIDIK PENGGUNAAN GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN: MENJIMATKAN MASA PROSES PENYEDIAAN LAPORAN AUDIT
Sumber: Analisis dan Borang Kaji Soal Selidik Penggunaan Garis Panduan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit Dalam JPM
Tidak Setuju2% Kurang Setuju
5%
Setuju73%
Sangat Setuju20%
JPM | Anugerah Inovasi 2012 10
(b) Meningkatkan Produktiviti
(i) Melalui projek ini, tempoh masa purata yang sebelum ini iaitu 32 hari diambil untuk
mengeluarkan satu Laporan telah dapat dikurangkan antara 18 hingga 22 hari pada tahun
2010 hingga 2012. Melalui penjimatan masa ini, Bahagian Audit Dalam JPM boleh
melaksanakan pengauditan lain yang bersifat ad-hoc arahan daripada Pengurusan
Tertinggi seperti Siasatan dan Audit Khas. Selain itu pegawai dari Bahagian ini juga turut
dilibatkan dengan lain-lain tugas seperti Naziran Bil 14 Hari oleh Bahagian Akaun JPM
dan jemputan menyampaikan ceramah.
Pada tahun 2010 sebanyak 3 siasatan dan pada tahun 2011, sebanyak 2 tambahan
siasatan daripada yang dirancang telah dapat dilaksanakan. Pada tahun 2011 juga, satu
Program Anak Angkat Pengurusan Kewangan telah dapat dilaksanakan. Selain itu, pada
tahun 2010 dan 2011, pegawai turut terlibat dalam menyampaikan ceramah, masing-
masing 22 ceramah setiap tahun.
(ii) Analisis kajian soal selidik yang telah dijalankan mendapati seramai 7 (17%) pegawai
sangat bersetuju Garis Panduan yang digunakan boleh meningkatkan produktiviti
pegawai, 23 (56%) bersetuju manakala 9 (22%) kurang bersetuju dan 2 (5%) tidak setuju
seperti di Rajah 2.
RAJAH 2
HASIL KAJI SELIDIK PENGGUNAAN GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN: MENINGKATKAN PRODUKTIVITI PEGAWAI
Sumber: Analisis dan Borang Kaji Soal Selidik Penggunaan Garis Panduan Pengurusan Kewangan Bahagian
Audit Dalam JPM
(c) Meminimumkan Kesilapan dan Ketinggalan
(i) Melalui penggunaan Garis Panduan ini, kesilapan dan ketinggalan dapat diminimumkan
kerana template surat dan laporan telah disediakan. Risiko untuk tertinggal kriteria yang
disemak juga dapat diminimumkan. Berdasarkan analisis yang dijalankan terhadap
peringkat semakan Setiausaha Bahagian bagi laporan yang dikeluarkan sehingga bulan
Julai 2012, sebanyak 9 (26.5%) laporan disemak antara 1 hingga 3 hari, 18 (55.9%)
laporan disemak antara 4 hingga 6 hari manakala 6 (17.6%) laporan disemak melebihi 6
hari. Ini menunjukkan sebanyak 28 (82.4%) daripada 34 laporan yang disemak oleh
Setiausaha Bahagian mengambil masa antara 1 hingga 6 hari di mana tempoh masa yang
diambil adalah singkat kerana laporan yang dikemukakan oleh setiap Seksyen mempunyai
Tidak Setuju5%
Kurang Setuju22%
Setuju56%
Sangat Setuju17%
JPM | Anugerah Inovasi 2012 11
kesilapan yang minimum. Butiran lanjut mengenai analisis tempoh semakan Setiausaha
Bahagian bagi laporan tahun 2012 adalah seperti di Jadual 2.
JADUAL 2
ANALISIS TEMPOH SEMAKAN DI PERINGKAT SETIAUSAHA BAHAGIAN BAGI LAPORAN PEMERHATIAN AUDIT YANG DIKELUARKAN SEHINGGA BULAN JULAI 2012
TEMPOH MASA YANG DIAMBIL (HARI BEKERJA)
LAPORAN PEMERHATIAN AUDIT
BILANGAN %
1 hingga 3 9 26.5
4 hingga 6 19 55.9
Melebihi 6 6 17.6
JUMLAH LAPORAN 34 100
(ii) Kajian soal selidik yang telah dijalankan mendapati seramai 5 (12%) pegawai sangat
bersetuju Garis Panduan yang digunakan boleh meminimumkan kesilapan dan
ketinggalan, 27 (66%) bersetuju manakala 9 (22%) kurang bersetuju seperti di Rajah 3.
RAJAH 3
HASIL KAJI SELIDIK PENGGUNAAN GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN: MEMINIMUMKAN KESILAPAN DAN KETINGGALAN DALAM LAPORAN
Sumber: Analisis dan Borang Kaji Soal Selidik Penggunaan Garis Panduan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit
Dalam JPM
(d) Mencapai Piagam Pelanggan
Template Laporan Pemerhatian yang disediakan dalam Garis Panduan telah memudahkan pegawai
Audit menyediakan Laporan Pengurusan Kewangan seterusnya membantu Bahagian Audit Dalam JPM
mencapai Piagam Pelanggan yang ditetapkan iaitu mengemukakan pemerhatian Audit Pengurusan
Kewangan kepada Auditi dalam tempoh 25 hari bekerja.
(e) Mudah Digunakan dan Difahami
(i) Garis Panduan ini mudah digunakan dan difahami oleh semua pihak yang melaksanakan
pengauditan Pengurusan Kewangan kerana susunan yang lebih berstruktur.
(ii) Kajian soal selidik yang telah dijalankan mendapati seramai 7 (17%) pegawai sangat
bersetuju Garis Panduan mudah digunakan dan difahami, 30 (73%) bersetuju
manakala 3 (8%) kurang bersetuju dan 1 (2%) tidak bersetuju seperti di Rajah 4.
Kurang Setuju22%
Setuju66%
Sangat Setuju12%
JPM | Anugerah Inovasi 2012 12
RAJAH 4 HASIL KAJI SELIDIK PENGGUNAAN GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN:
MUDAH DIGUNAKAN DAN DIFAHAMI
Sumber: Analisis dan Borang Kaji Soal Selidik Penggunaan Garis Panduan Pengurusan Kewangan Bahagian
Audit Dalam JPM
Impak:
Impak pelaksanaan Garis Panduan adalah kepada pihak berikut :
(a) BAHAGIAN AUDIT DALAM JPM
(i) Format Lengkap Dan Sistematik
Garis Panduan telah menyediakan satu format yang lengkap dan bersistematik untuk digunakan
oleh pegawai Bahagian Audit Dalam JPM yang melaksanakan Pengauditan Pengurusan
Kewangan.
Berdasarkan kajian soal selidik yang telah dijalankan terhadap 41 pegawai yang menggunakan Garis
Panduan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit Dalam JPM mendapati, seramai 23 (15%) pegawai
sangat bersetuju Garis Panduan yang disediakan adalah lengkap dan sistematik, 23 (56%) bersetuju
manakala 11 (27%) kurang bersetuju dan hanya 1 (2%) amat tidak bersetuju seperti di Rajah 5.
RAJAH 5 HASIL KAJI SELIDIK PENGGUNAAN GARIS PANDUAN PENGURUSAN
KEWANGAN: LENGKAP DAN SISTEMATIK
Sumber: Analisis dan Borang Kaji Soal Selidik Penggunaan Garis Panduan Pengurusan Kewangan
Bahagian Audit Dalam JPM
(ii) Penyeragaman Dokumentasi
Garis Panduan menyediakan Template Surat, Kertas Kerja, Nota Exit Conference dan Laporan
Pemerhatian Audit untuk Pengauditan Pengurusan Kewangan supaya semua Seksyen yang
Tidak Setuju2%
Kurang Setuju8%
Setuju73%
Sangat Setuju17%
Amat Tidak Setuju
2%
Kurang setuju27%
Setuju56%
Sangat Setuju15%
JPM | Anugerah Inovasi 2012 13
melaksanakan pengauditan menggunakan dokumen yang seragam.
Contoh 1 : Format Surat Pelaksanaan Pengauditan Contoh 2 : Format Kertas Kerja Contoh 3 : Format Nota Exit Conference
Contoh 4 : Format Laporan Pemerhatian Audit
CONTOH 1
TEMPLATE FORMAT SURAT PELAKSANAAN PENGAUDITAN
JPM | Anugerah Inovasi 2012 14
CONTOH 2
TEMPLATE KERTAS KERJA PENGAUDITAN
KAWALAN PENGURUSAN
JPM | Anugerah Inovasi 2012 15
CONTOH 3
TEMPLATE FORMAT NOTA EXIT CONFERENCE
JPM | Anugerah Inovasi 2012 16
CONTOH 4
TEMPLATE LAPORAN PEMERHATIAN
JPM | Anugerah Inovasi 2012 17
JPM | Anugerah Inovasi 2012 18
Analisis terhadap hasil kajian soal selidik yang telah dijalankan turut mendapati seramai 10 (25%)
pegawai sangat bersetuju Format Laporan Audit Dapat Diseragamkan melalui Garis Panduan
yang disediakan, 28 (68%) bersetuju manakala hanya 3 (7%) kurang bersetuju seperti di Rajah 6.
RAJAH 6
HASIL KAJI SELIDIK PENGGUNAAN GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN: FORMAT LAPORAN AUDIT DAPAT DISERAGAMKAN
Sumber: Analisis dan Borang Kaji Soal Selidik Penggunaan Garis Panduan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit
Dalam JPM
(iii) Meningkatkan Pemahaman Pegawai
Melalui Garis Panduan yang disediakan, ia meningkatkan pemahaman pegawai Bahagian
Audit Dalam mengenai proses kerja Pengauditan pengurusan kewangan yang perlu
dilaksanakan bagi memastikan kualiti laporan pemerhatian audit adalah pada tahap yang
tinggi.
Garis Panduan ini membantu pegawai baru memahami proses kerja Pengauditan
Pengurusan Kewangan. Hasil kajian soal selidik yang telah dijalankan mendapati 60%
hingga 80% pegawai yang berkhidmat kurang daripada 1 tahun dan sehingga 3 tahun
bersetuju bahawa Garis Panduan Pengurusan Kewangan telah membantu memahami
proses kerja Pengauditan Pengurusan Kewangan dan 20% pegawai yang berkhidmat
antara 1 hingga 3 tahun sangat bersetuju manakala 20% hingga 33% pegawai kurang
bersetuju seperti Rajah 7 hingga 9 berikut:
Kurang Setuju7%
Setuju68%
Sangat Setuju25%
JPM | Anugerah Inovasi 2012 19
RAJAH 7 RAJAH 8
RAJAH 9
(iv) Kemudahan Rujukan
Garis Panduan Pengurusan Kewangan adalah merupakan satu kemudahan rujukan
kepada Setiausaha Bahagian/Timbalan Setiausaha Bahagian untuk semakan draf
Laporan oleh Seksyen bagi memastikan setiap Seksyen menyediakan laporan yang
seragam dan tidak berbeza antara satu sama lain.
(v) Kawalan Tempoh Pengeluaran Laporan Pemerhatian Audit
Mengawal tempoh Laporan Pengauditan Pengurusan Kewangan yang dilaksanakan oleh
pegawai Bahagian Audit Dalam JPM dalam tempoh 25 hari selepas pengauditan
dilaksanakan ke atas Jabatan/Agensi yang diaudit. Contoh Borang Kawalan Pergerakan
Penyediaan Laporan Pengauditan Pengurusan Kewangan adalah seperti Contoh 5.
Kurang Setuju33%Sangat
Setuju67%
Tempoh Berkhidmat Kurang Daripada 1 Tahun
Kurang Setuju20%
Setuju60%
Sangat Setuju20%
Tempoh Berkhidmat Antara1 - 2 Tahun
Setuju80%
Sangat Setuju
20%
Tempoh Berkhidmat Antara 2 - 3 Tahun
JPM | Anugerah Inovasi 2012 20
CONTOH 5
BORANG KAWALAN PERGERAKAN YANG DIGUNAKAN
(vi) Kemudahan Penyediaan Analisis Laporan Tahunan Bahagian Audit Dalam
Analisis pematuhan Pengauditan Pengurusan Kewangan dilaporkan dalam Laporan
Tahunan Bahagian Audit Dalam yang dikeluarkan pada setiap tahun. Penggunaan
Matriks Pematuhan dapat membantu dalam penyediaan analisis yang lebih tepat serta
mengenal pasti kawalan yang lemah.
JPM | Anugerah Inovasi 2012 21
Laporan Pemerhatian yang lebih komprehensif telah membolehkan Jabatan/Agensi mengenal
pasti dan fokus kepada kelemahan yang dibangkitkan serta dapat mengambil tindakan
pembetulan dan penambahbaikan yang sewajarnya seterusnya meningkatkan tahap pematuhan
pengurusan kewangan masing-masing.
(b) JABATAN/AGENSI DI BAWAH JPM
Secara keseluruhannya, purata prestasi pematuhan Pengurusan Kewangan Jabatan/Agensi
yang diaudit telah meningkat bagi tempoh tahun 2010 sehingga 2012. Pada tahun 2012 purata
peratus pematuhan Pengurusan Kewangan Jabatan/Agensi adalah 81% berbanding 77% pada
tahun 2011 dan 76% pada tahun 2010.
(c) PERKHIDMATAN AWAM
Membantu meningkatkan imej Jabatan Kerajaan dari segi prestasi pengurusan kewangan melalui
penarafan indeks akauntabiliti oleh Jabatan Audit Negara kepada Jabatan/Agensi di bawah JPM.
TAHUN
TAHAP PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN BERDASARKAN INDEKS AKAUNTABILITI OLEH JABATAN AUDIT NEGARA JABATAN/AGENSI DI
BAWAH JPM
Sangat Baik
(4 Bintang)
Baik
(3 Bintang)
Memuaskan
(2 Bintang)
Tidak Memuaskan
(1 Bintang)
2009* 1 Jabatan/Agensi 10 Jabatan/Agensi 1 Jabatan/Agensi Tiada
2010 7 Jabatan/Agensi 6 Jabatan/Agensi Tiada Tiada
2011 8 Jabatan/Agensi 2 Jabatan/Agensi Tiada Tiada
Sumber : Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2009, 2010 dan 2011 Nota : * Sebelum menggunakan Garis Panduan
76% 77%81%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Tahun 2010 Tahun 2011 Tahun 2012
Prestasi Pengurusan Kewangan Jabatan/Agensi Di bawah JPM
JPM | Anugerah Inovasi 2012 22
Nilai Inovasi :
Pelaksanaan projek ini juga telah membantu Bahagian Audit Dalam memantapkan pelaksanaan
fungsinya selaras dengan Manual Audit Dalam yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan
pada Disember 2005. Kesan inovasi telah menyumbang kepada:
a. Pemantapan proses kerja pengauditan pengurusan kewangan oleh pegawai Bahagian
Audit Dalam seperti penganalisisan mengikut kawalan pengurusan kewangan;
b. Mengurangkan tempoh masa pengauditan pengurusan kewangan, boleh dikawal dan
membuka ruang inovasi yang lain secara berterusan;
c. Pengawalseliaan adalah terkawal di semua peringkat SUB, TSUB I dan II dan KSA di
mana pematuhan melalui penetapan piagam pelanggan yang mudah diukur, dinilai dan
disemak dari semasa ke sama; dan
d. Perkongsian maklumat yang lebih strategik dapat memudahkan perancangan
pengauditan yang lebih fokus supaya impak yang lebih tinggi terhadap pengauditan yang
dilaksanakan terhadap Jabatan/Agensi menyumbang kepada pengurusan kewangan yang
baik keseluruhannya di JPM.
Penghargaan :
Pada tahun 2012, Jabatan Insolvensi Malaysia (MdI) telah memohon untuk menggunakan format
matriks pematuhan yang disediakan oleh Bahagian Audit Dalam bagi menilai pelaksanaan
pengurusan kewangannya yang boleh dilaksanakan secara berkala sebagai mekanisme
pemantauan dan sekali gus dapat meningkatkan akauntabiliti dan integriti Jabatan. Pada tahun
yang sama juga Bahagian Audit Dalam telah dijemput untuk menyampaikan ceramah berkaitan
Laporan Audit Pengurusan Kewangan kepada pegawai Audit Dalam Kementerian/Jabatan dalam
Kursus Penulisan Laporan Audit yang dianjurkan oleh Bahagian Pengurusan Kewangan Strategik,
Kementerian Kewangan. Matlamat kursus tersebut adalah untuk meningkatkan kemahiran
pegawai Audit Dalam dalam penulisan laporan audit.
SEKSYEN PENGURUSAN INOVASI DAN DASAR BAHAGIAN INOVASI DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PENTADBIRAN AM, JABATAN PERDANA MENTERI