bahagian vi pengauditan prestasi -...

BAHAGIAN VI PENGAUDITAN PRESTASI

1. PENDAHULUAN

Pengauditan Prestasi merupakan pemeriksaan yang komprehensif terhadap kecekapan

dan keberkesanan dalam penggunaan sumber KKM. Melalui kajian audit prestasi,

masalah dalam operasi dapat dikenal pasti dan syor yang sesuai dicadangkan. Cawangan

Audit Dalam telah melaksanakan 10 pengauditan prestasi yang melibatkan 55 Pusat

Tanggungjawab (PTJ). Penemuan dan syor Audit Dalam bagi semua kajian prestasi telah

dikemukakan kepada PTJ terlibat untuk makluman dan tindakan penambahbaikan.

Senarai pengauditan prestasi tahun 2013 adalah seperti berikut:

BIL. PERKARA

A. Projek Pembinaan Hospital Psikiatri Permai, Johor Bahru

B. Program Pemulihan Kanak-Kanak Kekurangan Zat Makanan (PPKZM)

C. Pengurusan Kutipan Hasil Di Pejabat Kesihatan Daerah Dan Klinik

Kesihatan

D. Pengurusan Projek Hospital Information System (HIS)

E. Pengurusan Penyenggaraan BP00600 Di JKN Sabah, Sarawak Dan

Hospital Segamat

F. Pengurusan Kuarters Integrasi Sungai Buloh

G. Pengurusan Perolehan Peralatan Perubatan Dan Bukan Perubatan Di Kolej

Sains Kesihatan Bersekutu (KSKB)

H. Pengurusan Peralatan Kesihatan Pergigian Di Pejabat Kesihatan Negeri

Sarawak dan Kelantan

I. Laporan Perbelanjaan Projek Pharmacy Information System (PhIS) dan

Clinic Pharmacy System (CPS)

J. Pengurusan Sistem Telekonsultasi

80 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013

A. PROJEK PEMBINAAN HOSPITAL PSIKIATRI PERMAI, JOHOR BAHRU

1. LATAR BELAKANG

Projek Pembinaan Hospital Psikiatri Permai, Johor Bahru telah diluluskan di bawah

Rancangan Malaysia Kesembilan (RMK-9) secara reka dan bina (design & build) dengan nilai

kontrak berjumlah RM574 juta. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual A-1.

Jadual A-1

Maklumat Projek Pembinaan

Butiran Projek Pembinaan Hospital Psikiatri

Permai, Johor Bahru

Kelulusan Projek RMK-9

Nilai Projek RM574,322,200.87

Kontraktor TH Universal Builders Sdn Bhd

No. Kontrak KKM 12/2008 (RT)

Tempoh Kontrak 30.04.2008-30.10.2010

Tarikh Milik Tapak 30.04.2008

Tarikh Asal Siap Projek 30.10.2010

Lanjutan Masa (EOT) EOT1: 31.10.2010-01.04.2011

EOT2: 01.04.2011-31.07.2011

Tarikh Siap Projek 30.12.2011

Tempoh Liabiliti Kecacatan 30.12.2011 - 30.12.2013

Tarikh Operasi 19.03.2012

2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Pengauditan ini dijalankan bagi menilai sama ada pembinaan Hospital Psikiatri Permai, Johor

Bahru telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur dan mencapai objektif

pembinaannya.

3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

Pengauditan dijalankan terhadap Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan (BPKj) dan Bahagian

Perolehan Dan Penswastaan dengan menyemak fail, rekod, dokumen dan lukisan kerja yang

berkaitan aspek pengurusan, penyerahan hak milik dan pentauliahan peralatan hospital

baru bermula dari tarikh projek mula sehingga ke tarikh pengauditan. Lawatan fizikal

projek di Hospital Psikiatri Permai, Johor Bahru juga dijalankan bagi memastikan pembinaan

2013 | LAPORAN TAHUNAN 81

dan peralatan adalah memenuhi spesifikasi yang ditetapkan. Perbincangan dan temu bual

juga telah diadakan dengan pegawai yang terlibat bagi tujuan pengesahan kerja yang

dilaksanakan.

4. PENEMUAN AUDIT DALAM

4.1 Kerja Yang Lewat Disempurnakan Selepas Sijil Siap Kerja (CPC)

Perkara 13.8.2(b), Bab 13 Panduan Pentadbiran Kontrak Edisi Ketiga 2010 menetapkan

kontraktor hendaklah memperbaiki kecacatan dalam tempoh yang munasabah bergantung

kepada keadaan dan tahap kecacatan tersebut.

Berdasarkan aduan pengguna selepas perpindahan masuk pada 12 Mac 2012 sehingga

Laporan Kecacatan pada 31 Mei 2012, terdapat 95 kerja pemasangan yang belum

disiapkan. Analisis Audit Dalam mendapati prestasi kontraktor dalam menyiapkan kerja

adalah kurang memuaskan seperti berikut:-

• 3 kerja masih belum disempurnakan (sehingga 16 Januari 2014);

• 15 kerja disempurnakan antara 101 hingga 254 hari; dan

• 77 kerja disempurnakan antara 0 hingga 90 hari.

4.2 Peralatan/Aset Tidak Digunakan

Perkara 14, Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 mengenai Tatacara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan telah menetapkan semua aset Kerajaan hendaklah diguna

dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi mengurangkan pembaziran,

menjimatkan kos, mencapai jangka hayat, mencegah penyalahgunaan dan mengelakkan

kehilangan. Peralatan perubatan yang diterima perlu digunakan mengikut fungsi dan tujuan

sebenar peralatan tersebut dibeli.

Pemeriksaan fizikal di Jabatan Patologi dan Sheltered Workshop mendapati 42 peralatan

bernilai RM1.4 juta yang dibekalkan pada tahun 2011 masih belum digunakan. Pihak Audit

Maklum Balas BPKj:

Pemantauan rapi sentiasa dilaksanakan oleh pihak Kementerian melalui

mesyuarat, lawatan dan teguran bertulis bagi memastikan kerja-kerja pembaikan

dilaksanakan dengan sempurna. Tindakan pembaikan daripada pihak kontraktor

adalah perlahan. Sehingga tarikh akhir Tempoh Tanggungan Kecacatan, ia masih

belum dilaksanakan. Oleh yang demikian, khidmat pihak ketiga akan digunakan bagi

membuat pembaikan. Kos pembaikan yang terlibat akan dipotong daripada

pembayaran kepada kontraktor.


Dalam dimaklumkan sebahagian daripada peralatan yang tidak digunakan merupakan

peralatan yang tidak berkaitan dengan fungsi hospital ini.

4.3 Pneumatic Tube Transportation System Tidak Dapat Digunakan

Hospital Permai dilengkapi dengan Pneumatic Tube Transportation System (PTS) berharga

RM1.44 juta bertujuan untuk memudahkan proses penghantaran specimen dan borang-

borang berkaitan ke unit-unit yang telah dikenalpasti.

Bagaimanapun, bermula dari tarikh penyerahan hospital sehingga lawatan Audit Dalam

pada 24 hingga 27 Jun 2013, sistem ini tidak dapat digunakan oleh pihak hospital.

Berdasarkan Minit Mesyuarat Pengoperasian Hospital, sebanyak 49 aduan telah diterima

berkaitan sistem ini.

4.4 Central Sterile Supply Department Tidak Beroperasi

Central Sterile Supply Department (CSSD) Hospital Permai telah mula beroperasi pada 26

Mac 2012 dan dilengkapi dengan sistem hawa dingin berpusat. Bagaimanapun, operasi

CSSD telah dihentikan sejak September 2012 bagi membolehkan kontraktor menjalankan

kerja-kerja pembaikan akibat masalah kondensasi, siling runtuh dan suhu tidak seragam.

Lawatan Audit Dalam pada 22 April 2013 mendapati pihak kontraktor sedang melaksanakan

kerja-kerja membuat lapisan penahan air iaitu ‘PU Foam’ di siling konkrit bagi mengatasi

masalah kondensasi, penggantian siling yang runtuh di ruangan pembungkusan dan lain-

lain kerja berkaitan. Bagaimanapun, lawatan Audit Dalam kali kedua pada 24 Jun 2013

mendapati CSSD masih belum dapat digunakan kerana masalah kulat di Stor Steril.

Maklum Balas BPKj :

Sistem ini berfungsi dengan baik semasa Testing & Commissioning dijalankan

pada penghujung tahun 2011. Ia telah mengalami masalah teknikal berpunca dari

ketidakstabilan sistem atau penggunaan yang tidak betul oleh pengguna. Pembaikan

telah dilakukan berulangkali dan berjaya diatasi pada 27 Ogos 2013. Semakan pada 31

Disember 2013 mendapati sistem ini telah diperbaiki dan berfungsi dengan baik.

Maklum Balas BPKj :

30 peralatan bernilai RM1.2 juta masih diperlukan dan akan digunakan. 12

peralatan bernilai RM0.2 juta dalam proses dipindahkan ke Hospital lain selepas tempoh

tanggungan kecacatan tamat.


Penutupan CSSD menyebabkan kerja-kerja pensterilan terpaksa dihantar ke Hospital

Temenggong Seri Maharaja Tun Ibrahim, Kulaijaya dengan kekerapan dua kali seminggu.

Ini menyebabkan peningkatan kos, masa dan beban kerja bagi kedua-dua hospital.

Manakala kerja-kerja pembungkusan dan penyimpanan (stor steril) dilakukan di Bilik

Seminar seperti Gambar A-1 dan Gambar A-2. Pembaikan yang mengambil masa lama

iaitu hampir 12 bulan telah menjejaskan operasi CSSD.

Gambar A-1 Gambar A-2

Kerja Pembungkusan Dan Penyimpanan Di Bilik Seminar

4.5 Pembaikan Kemasan Lantai Vinyl Di Wad Carnation Belum Siap

Lawatan Audit Dalam pada 22 dan 24 Jun 2013 ke Wad Carnation A, B dan D yang

menempatkan pesakit-pesakit warga emas mendapati kerja-kerja memasang semula vinyl

masih belum dilakukan oleh kontraktor di Wad Carnation D seperti Gambar A-3. Sejak

Oktober 2012, vinyl tersebut dibuka kerana terdapat gelembung-gelembung udara dan

bahagian yang tidak rata. Keadaan lantai tanpa vinyl boleh mengundang bahaya dan

kemalangan atau kecederaan kepada pesakit.

Sementara itu, gelembung-gelembung udara dan bahagian tidak rata masih wujud di Wad

Carnation A dan B walaupun telah dibuat pembaikan oleh pihak kontraktor. Sehingga

lawatan akhir Audit Dalam, Wad Carnation A masih belum dapat digunakan untuk

menempatkan pesakit seperti Gambar A-4.

Maklum Balas BPKj:

Keja-kerja pembaikan CSSD Hospital Permai bagi bahagian siling telah disiapkan

sepenuhnya pada akhir September 2013. Manakala kerja-kerja pembaikan di bahagian

dinding siap pada 2 Disember 2013. CSSD telah mula beroperasi dan digunakan. Pihak

KKM juga telah meminta kontraktor untuk mengemukakan Extended Warranty selama 24

bulan namun ditolak oleh kontraktor. Permohonan telah dibuat untuk pertimbangan

semula.



Keadaan Lantai Di Wad Carnation D Vinyl Yang Telah Dibaiki Tetapi Masih

Menggelembung Di Wad Carnation A

4.6 Masalah Kebersihan Di Unit Sajian

Unit Sajian telah mula beroperasi pada 26 Mac 2012 bagi membekalkan hidangan kepada

semua pesakit dalam Hospital Permai. Lawatan Audit Dalam mendapati pelbagai masalah

timbul di unit ini sejak mula beroperasi. Antara masalah utama yang dikenalpasti dan

maklum balas yang diterima pada 13 Januari 2014 adalah seperti berikut:

BIL. MASALAH IMPLIKASI MAKLUM BALAS

1. Longkang dapur

ruang memasak tidak

mengalirkan air keluar. Terpaksa

menggunakan vakum untuk kerja-kerja

menyedut air dan

pembersihan sisa makanan.

Air bertakung di

dalam longkang

menjejaskan kebersihan kawasan

memasak dan kualiti kebersihan

makanan.

Gambar A-5

Masalah ini berpunca dari sisa makanan

yang dibuang secara langsung ke dalam

longkang. Pihak Medivest telah diarahkan untuk meningkatkan penyelenggaraan

pembersihan di kawasan yang terlibat.

Kerja pembaikan telah dilakukan. Air

bertakung disalurkan melalui scupper drain yang baru dibuat. Gambar A-6

Maklum Balas BPKj:

Masalah vinyl menggelembung adalah berpunca daripada pemasangan semula

vinyl sedia ada oleh pihak kontraktor di kawasan yang telah dibuat pembaikan.

Mesyuarat pada 9 September 2013 telah menetapkan kontraktor mengganti vinyl

sedia ada dengan vinyl baru secara berperingkat sehingga Mac 2014. Pihak

Kementerian telah meminta kontraktor untuk mengemukakan Extended Warranty

selama 14 bulan.



Sebelum Selepas


2. Tanah lecak di kaki

lima kerana kerja-kerja pencucian troli

makanan. Tiada saliran longkang

dibina.

Keadaan tanah

lecak menjejaskan kualiti persekitaran

Unit Sajian. Bau busuk dari sisa

makanan yang

bertakung menjejaskan

kebersihan dan kesihatan.

Gambar A-7

Masalah ini berpunca dari sisa makanan

yang dicuci dari bilik Trolley Wash dibuang atau dialirkan ke kawasan kaki lima

sehingga menyebabkan kejadian lecak.

Pihak Medivest telah diarahkan untuk

memastikan pengumpulan sisa makanan dari kawasan Trolley Wash dikumpulkan di

dalam tong yang perlu disediakan.

Pembersihan dilaksanakan dari semasa ke

semasa mengikut keperluan oleh Medivest. Gambar A-8


Sebelum Selepas



3. Lantai tempat cuci

pinggan tidak rata.

Air bertakung

menyebabkan lantai

licin.

Cat lantai terkopek dan berkulat.

Gambar A-9

Kerja-kerja pembaikan telah dilakukan oleh

kontraktor di kawasan air yang bertakung

tetapi masih terdapat beberapa kawasan yang masih ditakungi air. Masalah ini

berpunca dari kecerunan lantai yang perlu diperbetulkan.

Masalah ini berpunca dari percanggahan rekabentuk dengan tatacara operasi di Unit

Sajian. Perkara ini telah dirujuk semula kepada perunding yang membuat

rekabentuk berkenaan untuk pembaikan.

Gambar A-10


Sebelum Selepas


4. Mesin pencuci pinggan selalu rosak (2 unit). Hanya satu

mesin pencuci pinggan dapat digunakan semasa lawatan

Audit Dalam.

Kerja pencucian dibuat secara manual.

Pembaikan telah dilaksanakan oleh kontraktor.

4.7 Tindakan Pembaikan Dalam Tempoh Kecacatan Masih Belum

Disempurnakan

Panduan Pentadbiran Kontrak Edisi 2010, Perkara 13.8.2 menetapkan prosedur mengenai

kecacatan kerja di mana dalam Tempoh Tanggungan Kecacatan, Jabatan Pelanggan perlu

melaporkan dengan segera ketidaksempurnaan, kecacatan dan kerja yang tidak mengikut

spesifikasi seperti dalam kontrak. Segala aduan yang dibuat perlu diambil tindakan

pembaikan oleh kontraktor dalam tempoh yang munasabah bergantung pada keadaan dan

tahap kecacatan tersebut.


Sehingga tarikh lawatan Audit Dalam pada bulan April 2013, tindakan pembaikan masih

belum disempurnakan bagi 818 kerosakan (36.81%) daripada 2,222 laporan kerosakan

yang diterima dari bulan Januari 2012 sehingga 8 April 2013.

4.8 Peralatan Tidak Dibekalkan

Lawatan Audit Dalam ke Kompleks Sukan dan Sheltered Workshop mendapati 6 alat

berjumlah RM3,445 tidak dibekalkan.

4.9 Talian Networking

Keperluan infrastruktur ICT tidak diambil kira semasa penyediaan kontrak. Pihak hospital

telah mengemukakan permohonan berkenaan keperluan infrastruktur ICT kepada Project

Management Consultant (PMC) melalui surat bernombor (43)dlm.HPJB/170/01 Jld.2 pada 26

Julai 2010.

Bagaimanapun, pihak Kementerian tidak meluluskan permohonan untuk infrastruktur ICT

sebaliknya hanya meluluskan peruntukan sejumlah RM745,210.00 bagi tujuan pemasangan

Office Automation untuk kegunaan hospital pada 29 Julai 2011. Penyediaan semula

infrastruktur ICT selepas pembinaan akan melibatkan kos tambahan kerana kerja-kerja

memecahkan lantai dan dinding bangunan perlu dilakukan bagi memasang trunking.

Maklum Balas BPKj:

Keperluan networking dan ICT tidak disediakan di bawah kontrak ini

berdasarkan keputusan Kementerian pada masa tersebut.

Maklum Balas BPKj:

Peralatan telah dibekalkan oleh kontraktor sebagaimana peruntukan di dalam

kontrak.

Maklum Balas BPKj:

Bermula dari pengeluaran CPC pada 30 Disember 2011, beberapa teguran dan amaran telah diberi kepada kontraktor secara bertulis dan pemantauan mesyuarat untuk memperbaiki kecacatan-kecacatan yang dilapor oleh pihak pengguna. Tindakan yang diambil oleh pihak kontraktor adalah lewat dan tidak memuaskan.

Sehingga 13 Januari 2014, sebanyak 596 (73%) kecacatan telah diperbaiki, 107

(13%) kecacatan sedang dibaiki, 74 (9%) kecacatan telah diperbaiki namun tidak memuaskan, 22 (3%) kecacatan dalam siasatan sekiranya berpunca dari vandalisme, 12 (1%) adalah aduan kecacatan baru dan 7 (1%) kecacatan belum dibaiki kerana tiada item dalam simpanan.


5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM

Secara keseluruhannya, Projek Pembinaan Hospital Psikiatri Permai, Johor Bahru perlu

dibuat penambahbaikan dengan mengambil tindakan seperti berikut:

a) Semua peralatan yang dibekalkan digunakan sepenuhnya atau diagihkan kepada

hospital lain sekiranya tidak diperlukan;

b) Kerja-kerja yang tidak sempurna atau tidak berkualiti diambil tindakan sewajarnya

oleh pihak BPKj sebelum penutupan akaun dibuat;

c) Mengambil tindakan pemotongan bayaran bagi kerja yang tidak dibuat;

d) Pemantauan dilakukan sepanjang tempoh pembinaan; dan

e) Pegawai memahami prosedur pengurusan kewangan dan tatacara projek

pembinaan bagi mengenalpasti cara untuk menyemak dan mengesahkan kerja

adalah sempurna dan mencapai objektif.


B . PROGRAM PEMULIHAN KANAK-KANAK KEKURANGAN ZAT MAKANAN (PPKZM)

1. LATAR BELAKANG

KKM telah melaksanakan Program Pemakanan sejak tahun 1950-an di mana ia telah

diintegrasikan ke dalam Perkhidmatan Penjagaan Kesihatan Ibu dan Anak. Objektif

program tersebut adalah mengurangkan masalah kekurangan zat makanan di kalangan ibu

dan kanak-kanak melalui Program Kesihatan Keluarga serta menilai dan memantau taraf

makanan masyarakat.

Pada tahun 1989, Program Pemulihan Kanak-Kanak Kekurangan Zat Makanan (PPKZM)

telah dilancarkan sebagai usaha Kerajaan untuk meningkatkan status pemakanan kanak-

kanak berumur di antara 6 bulan hingga bawah 6 tahun yang mengalami masalah

kekurangan zat makanan daripada keluarga miskin tegar. KKM telah menerima peruntukan

sejumlah RM30.26 juta dari tahun 2011 hingga Mac 2013.


Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada PPKZM telah dirancang dan dilaksanakan

dengan teratur, cekap dan mencapai objektif yang ditetapkan.


Pengauditan ini merangkumi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap

PPKZM. Pengauditan telah dijalankan di Bahagian Pemakanan, Jabatan Kesihatan Negeri

(JKN), Pejabat Kesihatan Daerah (PKD) dan Klinik Kesihatan (KK) di Negeri Sabah, Perak,

Kelantan dan Pahang dengan menyemak fail, rekod dan dokumen program.

Pengauditan telah dijalankan dengan menyemak fail, rekod dan dokumen program.

Lawatan, pemeriksaan dan temu bual dengan pegawai KKM dan penerima bantuan juga

telah diadakan. Data dan maklumat yang diterima daripada PTJ digunakan sebagai

petunjuk terhadap isu-isu yang berbangkit dan perlu diperbaiki secara am tanpa analisis

lanjut terhadap ketepatan dan penilaian lanjut maklumat tersebut.



4.1 Prestasi Program

KKM telah menetapkan petunjuk prestasi bagi PPKZM seperti berikut:

a. Liputan kanak-kanak kekurangan zat makanan Orang Asli yang terlibat dalam

Program Community Feeding (Sasaran 95%); dan

b. Peratus pulih kanak-kanak kekurangan zat makanan selepas 6 bulan berada

dalam PPKZM (Sasaran 25%).

Semakan Audit Dalam mendapati secara keseluruhan Bahagian Pemakanan telah mencapai

sasaran KPI yang telah ditetapkan. Bagaimanapun, lawatan Audit Dalam di Bahagian

Pemakanan KKM dan JKN Pahang mendapati perkara berikut:

a. Data prestasi program, peruntukan kewangan dan rekod-rekod penting tidak

disediakan dan difailkan dalam bentuk hard copy;

b. Tiada analisis lanjut serta tiada pelan tindakan spesifik bagi peserta yang tidak

berjaya dipulihkan atau mengambil tempoh yang panjang untuk dipulihkan;

dan

c. Masalah penyeliaan oleh Ibu Pejabat KKM dan JKN Negeri kerana kekurangan

pegawai.

4.2 Peruntukan Kewangan

Pada tahun 2011, KKM telah menerima peruntukan sejumlah RM9.73 juta di bawah

peruntukan NKRA untuk pembelian bakul makanan dari April hingga Disember 2011. Pada

tahun 2012, peruntukan sejumlah RM12.16 juta telah diterima bagi pembelian bakul

makanan. Peruntukan tersebut meliputi makanan tambahan, latihan, bayaran elaun,

peralatan, Ready To Use Therapeutic Food (RUTF), pengangkutan dan sebagainya.

Semakan Audit Dalam mendapati perkara berikut:

a. Peruntukan bakul makanan di PKD Kuantan, Pahang telah digunakan untuk

pembelian bahan lain seperti dapur, tong gas dan alat penimbang;

b. Peruntukan bagi setiap bakul makanan adalah RM150 hingga RM180.

Bagaimanapun, harga bakul makanan di Pejabat Kesihatan Kawasan (PKK)

Penampang melebihi kos tersebut. Pembelian setiap bakul makanan bagi Pakej

13 berjumlah RM191;

c. Terdapat pembayaran bakul makanan bagi 3 bulan telah dibuat sebelum

penerimaan bakul makanan tersebut di PKK Penampang; dan


d. Pakej bakul ditambah atau digandakan bagi mencukupkan kadar harga RM150

hingga RM180 bagi setiap pemberian bakul.

4.3 Garis Panduan, Undang-Undang Dan Prosedur

Garis panduan yang disediakan sedang dikemaskinikan oleh Bahagian Pemakanan dari

semasa ke semasa mengikut keperluan. Tatacara perolehan Kerajaan seperti perolehan

tender, sebut harga dan pembelian terus juga digunakan bagi perolehan bakul makanan.

Semakan Audit Dalam mendapati pelaksanaan bagi program tersebut di semua JKN dan

PKD adalah kurang memuaskan dan tidak mematuhi garis panduan yang telah ditetapkan.

Garis panduan tersebut boleh ditambahbaikkan seperti berikut;

a. Mekanisme bagi pengesahan pendapatan isi rumah perlu dibuat secara bertulis

seperti slip gaji, pengesahan ketua kampung dan sebagainya; dan

b. Format/Borang pengesahan penerima yang layak mendapat bakul makanan.

4.4 Pengurusan Perolehan dan Pengagihan Bakul Makanan

Kerajaan telah mengeluarkan tatacara perolehan seperti perolehan tender, sebut harga dan

pembelian terus supaya perolehan dibuat dengan teratur, cekap dan berhemat. Semakan

Audit Dalam mendapati perkara seperti berikut:

Bil. Perkara JKN/PKD/KK

Terlibat

a. Pembelian bekalan makanan dibuat oleh Pejabat Kesihatan Daerah. Bagaimanapun, mekanisme bekalan dan edaran

bakul makanan ke klinik tidak jelas.

JKN Pahang

b. Tiada pelantikan Jawatankuasa Penilaian Harga bagi proses

sebut harga.

JKN Perak

c. Perbandingan harga bagi perolehan susu tepung penuh krim hanya dibuat bagi 2 pembekal sahaja.

JKN Perak

d. Pembelian 1,000 paket susu tepung penuh krim telah

ditetapkan di dalam kontrak. Bagaimanapun, pembelian tersebut melebihi 1,000 paket.

JKN Perak

e. Tiada rekod Delivery Order bagi pembelian bakul makanan

oleh PKD.

PKD Pekan Pahang,

JKN Sabah

f. Perolehan sebut harga tidak dibuat bagi setiap item melebihi

RM50,000 setahun.

PKD Pekan Pahang

g. Bakul makanan telah diedarkan lebih daripada satu pakej bakul untuk satu kes.

PKD Kuantan Pahang

h. Bekalan bakul makanan telah lewat dihantar ke klinik

kesihatan. Bagaimanapun, JKN Sabah tidak menetapkan dan mengenakan denda (penalty) ke atas kelewatan tersebut di

dalam dokumen kontrak.

JKN Sabah, PKK

Penampang



Terlibat

i. Terdapat Delivery Order yang ditandatangan tetapi tidak menyatakan tarikh penerimaan.

JKN Sabah

j. Terdapat penukaran/penambahan item bahan makanan di dalam bakul makanan Pakej 13 atas alasan untuk memenuhi

harga bakul makanan sejumlah RM180.

PKK Penampang JKN Pahang

k. Terdapat pengubahsuaian pakej bakul makanan disebabkan faktor pengangkutan dan tahap penerimaan bakul khususnya

orang asli, contohnya:

Telur ditukar kepada kacang tanah supaya

mengelakkan telur pecah semasa penghantaran bakul ke kawasan orang asli.

Multivitamin tidak diberi dalam bentuk 30 biji tetapi

dalam bentuk sirap untuk kanak-kanak bawah umur 2 tahun.

JKN Perak

4.5 Pengurusan Stor Bakul Makanan

Lawatan Audit Dalam mendapati pengurusan stor bakul makanan adalah kurang

memuaskan seperti berikut:


Terlibat

a. Stor penyimpanan Bakul Makanan tidak kemas dan kurang

memuaskan;

Penyimpanan bahan makanan disimpan bersama sabun,

peralatan dan sebagainya.

Konsep First In First Out (FIFO) tidak dipraktikkan.

Tiada tarikh penerimaan bahan makanan pada kotak/bakul

makanan.

KK Runcang, Pekan

Pahang

b. Tiada tempat penyimpanan khas bagi bakul makanan dan susu

tepung penuh krim.

PKD Kuantan Pahang

c. Tiada mekanisme rekod masuk dan keluar yang lengkap bagi stor

penyimpanan susu dan multivitamin.

PKD Hulu Perak

KK Runcang, Pahang

d. Tiada rekod maklumat baki multivitamin dan susu penuh krim

bagi tahun semasa.

PKD Hulu Perak

e. Maklumat jumlah agihan dan pesanan bakul makanan daripada

PKD kepada KK tidak direkodkan.

PKD Hulu Perak

f. Tiada lantikan penerima bakul makanan di PKD dan pelulus

pemberi bakul makanan di KK.

PKD Hulu Perak

KK Runcang, Pahang


4.6 Penyelenggaraan Rekod

Penyelenggaraan rekod yang baik dan sistematik memudahkan pegawai membuat rujukan,

semakan dan melaksanakan pemantauan terhadap pengurusan PPKZM. Penyelenggaraan

rekod yang lengkap juga merupakan mekanisme kawalan bagi memastikan pengurusan

PPKZM adalah teratur dan mengikut prosedur.

Semakan Audit Dalam mendapati penyelenggaraan rekod adalah kurang memuaskan dan

mendapati perkara seperti berikut:


Terlibat

a. Maklumat dalam rekod kawalan stok tidak sama dengan

maklumat kes di dalam Buku Rekod Kanak-Kanak Kekurangan

Zat Makanan (KZM 101) dalam ruangan penerimaan bakul makanan.

KK Runcang, Pekan

Pahang

b. Tiada rekod penerimaan, pengesahan dan pemeriksaan kualiti

bahan makanan.

KK Runcang, Pekan

Pahang

c. Borang Permohonan/Profail Kes tidak dilengkapkan dan

disimpan dengan baik.

KK Runcang, Pekan

Pahang

d. Tiada pengesahan daripada pegawai yang bertanggungjawab terhadap Borang Profail.

KK Runcang Pekan Pahang

e. Tiada rekod status prestasi perbelanjaan bagi tahun 2011 dan

2012.

JKN Perak

f. Retan yang disediakan oleh JKN Perak tidak sama dengan rekod

di Bahagian Pemakanan.

JKN Perak

g. Minit mesyuarat berkaitan perbincangan sebut harga tidak lengkap.

JKN Perak

h. Tarikh LO lewat berbanding invois dan Delivery Order. JKN Perak

i. Borang rekod pendaftaran kes tidak lengkap. KK Bandar Grik,

Perak

j. Bakul makanan yang diagihkan di KK tidak sama dengan bilangan kes yang menerima bakul. Rekod menunjukkan bakul

yang diberikan melebihi satu bakul.

KK Bandar Grik, Perak

k. Semua minit mesyuarat, surat kuasa, surat dasar atau dokumen berkaitan dengan pelaksanaan atau perubahan bagi PPKZM

sebagai rujukan tidak lengkap dan tidak diselaraskan dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

JKN Kelantan

4.7 Pemantauan

Pemantauan yang rapi dapat menjamin aktiviti yang dirancang dan dilaksanakan dengan

sempurna serta mencapai objektif yang ditetapkan. Ia juga dapat membantu pihak

pengurusan mengenalpasti kelemahan dan melakukan penambahbaikan segera.


Semakan Audit Dalam mendapati pemantauan PPKZM adalah kurang memuaskan dan tiada

lawatan ke rumah kes bagi memastikan kanak-kanak yang dipilih adalah benar-benar layak

untuk menyertai PPKZM.

Semakan Audit Dalam di JKN Pahang juga mendapati jawatankuasa yang ditetapkan dalam

garis panduan PPKZM di peringkat Negeri dan Daerah juga tidak ditubuhkan.


Secara keseluruhannya, tahap pengurusan PPKZM boleh dipertingkatkan dengan

mengesyorkan pihak pengurusan memberi pertimbangan kepada perkara berikut:

a) Pelan tindakan spesifik hendaklah disediakan bagi memastikan sasaran yang

ditetapkan dapat dicapai sepenuhnya serta dipertingkatkan dari semasa ke

semasa;

b) Kelulusan daripada pegawai bertanggungjawab perlu diperolehi terlebih dahulu

terhadap pengubahsuaian, penambahan atau penukaran item bahan bakul;

c) Penambahbaikan terhadap Garis Panduan PPKZM perlu dibuat dari semasa ke

semasa mengikut keperluan bagi memastikan PPKZM dapat dilaksanakan dengan

teratur dan berkesan; dan

d) Penyelenggaraan rekod dan pengurusan stor yang sistematik, teratur dan kemas

kini perlu dibuat dari semasa ke semasa bagi memastikan pengurusan PPKZM

dapat dilaksanakan dengan teratur dan mengikut prosedur.


C. PENGURUSAN KUTIPAN HASIL

DI PEJABAT KESIHATAN DAERAH DAN KLINIK KESIHATAN

1. LATAR BELAKANG

KKM mempunyai 166 Pejabat Kesihatan Daerah/Bahagian/Kawasan (PKD/PKB/PKK) di

seluruh negara yang merupakan Pemungut Utama dan di bawahnya terdapat 2836 Klinik

Kesihatan (KK) dan Klinik Desa (KD) sebagai Pemungut Kecil. Mengikut aliran kerja yang

telah ditetapkan, PKD/PKB/PKK akan menerima kutipan hasil dari Pemungut Kecil di bawah

kawalan masing-masing (sama ada KK ataupun KD) dan memasukkan wang ke bank

dengan menyediakan Penyata Pemungut.

Hasil di klinik-klinik kesihatan terdiri daripada kutipan bayaran pesakit dalam, pesakit luar,

suntikan imunisasi dan pelbagai bayaran yang dibenarkan oleh pihak KKM. PKD/PKB/PKK

juga membuat kutipan hasil terhadap saman yang dikeluarkan oleh Unit Inspektorat dan

Kawalan Penyakit. Kadar kutipan hasil tersebut adalah tertakluk di bawah Akta Fi 1951 dan

peraturan-peraturan yang ditetapkan.


Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan hasil di PKD/PKB/PKK dan

klinik-klinik kesihatan telah dilaksanakan secara cekap dan berkesan selaras dengan objektif

yang ditetapkan.


Pengauditan ini merangkumi aspek pelaksanaan dan pemantauan terhadap pengurusan

hasil bagi tahun 2011 sehingga Mac 2013 di 7 PKD/PKK iaitu PKD Kuala Kangsar, Kuala

Terengganu, Besut, Pulau Langkawi, Kubang Pasu, Kota Setar dan PKK Tawau.

Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod dan dokumen kewangan yang berkaitan,

lawatan pemeriksaan dan temubual dengan pegawai KKM yang terlibat.



4.1 Analisis Kutipan Hasil Di PKD Bagi Tempoh 2 Tahun

Kutipan hasil di PKD/PKK terdiri daripada kutipan rawatan pesakit luar bagi warganegara

Malaysia dan warganegara asing, denda dan kompaun, bayaran balik tahun lalu, sewaan,

jualan barang dan terimaan lain. Kutipan hasil bagi tujuh (7) PKD/PKK yang dilawati adalah

berjumlah RM2.99 juta pada tahun 2011 dan RM3.13 juta pada tahun 2012 seperti di jadual

berikut:

Jadual C-1

Hasil Kutipan Bagi Tahun 2011 Dan 2012

Pejabat

Kesihatan Daerah

2011 2012 Peningkatan /

(Penurunan)

RM RM RM %

Kuala Kangsar 189,303 192,813 3,510 1.85

Pulau Langkawi 245,860 258,025 12,165 4.95

K.Terengganu 483,617 447,209 (36,408) (7.53)

Besut 279,843 198,412 (81,431) (29.10)

Kubang Pasu 307,940 357,119 49,177 15.97

Kota Setar 635,400 688,990 53,590 8.43

Tawau 848,384 990,339 141,955 16.73

Jumlah 2,990,347 3,132,907

Sumber: Buku Tunai Cerakinan TK100 Dan Laporan Bulanan Kutipan Hasil

Berdasarkan Jadual C-1, PKK Tawau menunjukkan kutipan hasil paling tinggi berjumlah

RM0.85 juta pada tahun 2011 dan RM0.99 juta pada tahun 2012. PKD Kuala Terengganu

dan Besut menunjukkan penurunan kutipan hasil sejumlah RM36,408 dan RM81,431 ribu

masing-masing bagi tempoh 2011 dan 2012. Butiran terperinci bagi jenis terimaan PKD

yang dilawati bagi tahun 2011 dan 2012 adalah seperti berikut:

Jadual C-2

Kutipan Hasil Pejabat Kesihatan Daerah Yang Dilawati

Bagi Tahun 2011 Dan 2012

PKD

Kutipan Hasil

Jumlah Keseluruhan Pesakit Luar

Denda /

Kompaun

Lain-lain

Terimaan

2011

(RM)

2012

(RM)

2011

(RM)

2012

(RM)

2011

(RM)

2012

(RM)

2011

(RM)

2012

(RM)

Kuala Kangsar 125,259 96,744 29,875 29,480 34,169 66,589 189,303 192,813

Pulau

Langkawi 202,651 181,895 15,490 34,580 27,719 41,550 245,860 258,025

Kuala

Terengganu 294,222 247,515 80,981 64,700 108,414 134,994 483,617 447,209


PKD

Kutipan Hasil

Jumlah Keseluruhan Pesakit Luar

Denda /

Kompaun

Lain-lain

Terimaan

2011

(RM)

2012

(RM)

2011

(RM)

2012

(RM)

2011

(RM)

2012

(RM)

2011

(RM)

2012

(RM)

Kuala Kangsar 125,259 96,744 29,875 29,480 34,169 66,589 189,303 192,813

Besut 137,850 132,193 26,760 22,530 115,233 43,689 279,843 198,412

Kubang Pasu 215,420 188,313 70,876 96,825 21,644 71,981 307,940 357,119

Kota Setar 411,896 402,430 100,015 96,600 123,489 189,960 635,400 688,990

Tawau 730,010 830,250 67,270 37,269 51,104 122,820 848,384 990,339

Jumlah

Keseluruhan 2,117,308 2,079,340 391,267 381,984 481,772 671,583 2,990,347 3,132,907

Sumber : Buku Tunai Cerakinan TK100 Dan Laporan Bulanan Kutipan Hasil

Berdasarkan Jadual C-2, jenis terimaan yang tertinggi adalah caj rawatan pesakit luar

sejumlah RM2.12 juta pada tahun 2011 dan RM2.08 juta pada tahun 2012. Terimaan lain

menunjukkan peningkatan kutipan dari RM0.48 juta pada tahun 2011 kepada RM0.67 juta

pada tahun 2012. Hasil denda, kompaun denggi dan rokok menurun sebanyak 2.4% atau

RM9 ribu. Ini disebabkan kutipan hasil denda dan kompaun berkurangan daripada PKD

Kuala Kangsar, Kuala Terengganu, Besut, Kota Setar dan PKK Tawau.

4.2 Ketidakpatuhan Kadar Hasil Yang Ditetapkan

Arahan Perbendaharaan 4 menyatakan tiada cukai atau kadar boleh dikenakan dan tiada

perbelanjaan boleh dilakukan tanpa kuasa Badan Perundangan terlebih dahulu. Perintah Fi

(Perubatan) (Pindaan) 2003 pula telah menetapkan kadar hasil bernilai RM20 seorang bagi

Suntikan Tifoid yang boleh dikutip daripada orang awam.

Semakan Audit Dalam mendapati kadar hasil yang dikutip bagi warganegara asing di PKD

Kuala Kangsar, Kuala Terengganu dan Besut adalah dua kali ganda iaitu RM40 walaupun

tiada gandaan caj imunisasi dinyatakan pada Bahagian 1 Jadual H, Perintah Fi. Semakan

Audit Dalam selanjutnya mendapati 3 PKD/PKK lain mengenakan caj RM20 seorang bagi

Suntikan Tifoid.

Maklum Balas PKD Kuala Kangsar, Kuala Terengganu dan Besut:

PKD telah mengambil tindakan mengenakan bayaran seperti yang ditetapkan

oleh Akta Fi.


4.3 Perekodan Hasil

Berdasarkan Arahan Perbendaharaan 6, segala hasil daripada apa-apa punca jua pun

hendaklah dimasukkan ke dalam Kumpulan Wang Disatukan dan tiada apa-apa pembayaran

boleh dibuat kecuali telah dibenarkan oleh undang-undang. Semakan Audit Dalam

mendapati perkara berikut:

a) Kes Kehilangan Hasil Di PKK Tawau

Semasa pengauditan dijalankan pada bulan Mei 2013, dokumen berkaitan hasil di

Klinik Kesihatan Ibu dan Anak (KKIA) 1, PKK Tawau tidak dapat disemak oleh pihak

Audit. Ini kerana semua dokumen hasil berkaitan dengannya berada di simpanan

Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) untuk siasatan lanjut terhadap

kes penyelewengan hasil Kerajaan berjumlah RM37,520. Kes kehilangan hasil

tersebut telah ditemui pada 16 Januari 2013, apabila pihak naziran menjalankan

lawatan/pemeriksaan hasil di KKIA 1. Berdasarkan Laporan Akhir, pegawai yang

bertanggungjawab tidak merekodkan kupon di dalam Daftar Kaunterfoil Kira-kira

Stok (Kew. 67 – Pin 1/84) dan merekod sendiri pungutan ke Buku Tunai Kecil.

Penyelia yang bertanggungjawab hanya menyemak dan memeriksa Buku Tunai

tersebut dengan wang tunai sahaja tanpa merujuk silang dengan kupon yang telah

digunakan. Laporan Akhir Kes Penyelewengan Hasil yang disediakan oleh Bahagian

Pengurusan, Jabatan Kesihatan Negeri Sabah telah dikemukakan kepada Setiausaha

Bahagian Kewangan, Kementerian Kesihatan Malaysia pada 23 Mei 2013 untuk

tindakan selanjutnya.

b) Suntikan Tifoid Tidak Dikutip

Caj Suntikan Tifoid sejumlah RM20 perlu dikenakan dan tiada pengecualian boleh

diberikan termasuk penjawat awam, pesara atau penerima bantuan Kebajikan

Masyarakat kecuali atas arahan Ketua Jabatan dan berkaitan dengan bidang tugas.

Surat Jaminan (GL) tidak boleh digunapakai bagi tujuan pengecualian melainkan

Ketua Jabatan mengeluarkan surat arahan/permohonan bagi perkhidmatan tersebut.

Semakan Audit Dalam mendapati dua daripada tujuh PKD/PKK yang dilawati iaitu

PKD Besut dan PKK Tawau tidak mengutip hasil bagi caj Suntikan Tifoid melibatkan

masing-masing 100 suntikan (RM2,000) dan 25 suntikan (RM500) bagi tahun 2011

dan 2012.

Maklum Balas PKK Tawau:

Tindakan penambahbaikkan telah dibuat dengan memastikan pegawai

yang mengutip hasil mematuhi peraturan dan AP yang telah ditetapkan.


c) Caj Kad Suntikan Tifoid Dimasukkan Dalam Akaun Kelab

Berdasarkan Arahan Perbendaharaan 6, segala hasil daripada apa-apa punca jua pun

hendaklah dimasukkan ke dalam Kumpulan Wang Disatukan dan tiada apa-apa

pembayaran boleh dibuat kecuali telah dibenarkan oleh undang-undang.

Pihak Audit Dalam mendapati ketidakseragaman kadar dan cara perekodan hasil

terhadap kutipan caj kad suntikan tifoid antara PKD seperti di Jadual C-3.

Jadual C-3

Ketidakseragaman Caj Kad Suntikan Tifoid Antara PKD Yang Dilawati

Pejabat

Kesihatan Daerah/Klinik

Kesihatan

Kuala Kangsar

Besut Kuala

Terengganu Pulau

Langkawi Kubang

Pasu Kota Setar

Caj Kad (RM) 2 Percuma Percuma 5 5 Percuma

Perekodan Hasil

Akaun Kelab Unit

Inspektorat

Tidak Berkenaan

Tidak Berkenaan

Akaun Kelab Unit

Inspektorat

Hasil Kerajaan

(72111)*

Tidak Berkenaan

*mulai bulan Ogos 2012, PKD tidak lagi mengenakan caj tersebut kepada orang awam

Berdasarkan Jadual C-3, PKD Langkawi dan Kuala Kangsar telah mengutip caj kad

bagi Suntikan Tifoid atas kadar RM5 dan RM2 bagi setiap kad daripada orang awam.

Jumlah yang dipungut bagi tempoh 2011 sehingga Mac 2013 adalah sebanyak

RM50,173 telah dimasukkan dalam Akaun Kelab Unit Inspektorat bagi PKD masing-

masing.

Semakan Audit Dalam mendapati resit berasingan (tidak rasmi) dikeluarkan kepada

orang awam bagi setiap suntikan. Wang yang dikutip disimpan di dalam peti wang

tunai (petty cash box) dan tidak diakaunkan dalam mana-mana akaun bank malah

Penyata Akaun Kelab juga tidak disediakan.

Maklum Balas PKD Kuala Kangsar Dan Pulau Langkawi:

PKD telah mengarahkan supaya perbuatan mengutip bayaran caj kad

daripada orang awam dan diakaunkan ke dalam Kelab Inspektorat

diberhentikan serta-merta.

Maklum Balas PKD Besut Dan PKK Tawau:

PKD akan mengenakan caj Suntikan Tifoid kepada semua orang

termasuk pegawai Kerajaan yang membawa Surat Jaminan (GL) selepas teguran

Audit.


4.4 Tunggakan Hasil

Berdasarkan Arahan Perbendaharaan (AP) 89A, semua Akaun Belum Terima hendaklah

dilaporkan oleh Pegawai Pengawal kepada Akauntan Negara dan menjadi tanggungjawab

semua Pemungut mengambil tindakan untuk memungut semua Akaun Belum Terima.

Sekiranya terdapat hutang lapuk untuk dihapuskira, tindakan hendaklah diambil selaras

dengan AP 328. Semakan Audit Dalam mendapati perkara seperti berikut:

a) Bayaran Balik Gaji

Semakan Audit Dalam mendapati bayaran balik gaji dan elaun bagi dua pegawai

yang telah berhenti/buang kerja sejumlah RM6,858.81 di PKD Kuala Terengganu

masih belum diambil tindakan. Tarikh terakhir tindakan dan peringatan adalah pada

23 Oktober dan 12 September 2011.

b) Kompaun Denggi

Berdasarkan Garis Panduan Penguatkuasaan Akta Pemusnahan Serangga Pembawa

Penyakit 1975, semua saman atau kompaun yang telah dikeluarkan perlu dibayar

kepada KKM selewat-lewatnya 14 hari dari tarikh notis kompaun dikeluarkan.

Sekiranya orang awam tidak membayar kompaun tersebut dalam tempoh yang

ditetapkan, tindakan pendakwaan akan dimulakan oleh Unit Inspektorat dan

Kawalan Penyakit tanpa notis selanjutnya.

Semakan Audit Dalam di PKD Besut, Kuala Terengganu, Pulau Langkawi dan Kota

Setar mendapati kompaun denggi yang telah dikeluarkan bagi tahun 2011 dan 2012

berjumlah RM97,000 masih belum dibayar oleh orang awam. Semakan selanjutnya

mendapati pada akhir tahun 2012, Penyata tunggakan dan hutang–hutang lain

(Akaun Belum Terima) bagi tunggakan denda kompaun denggi tidak dilaporkan

kepada Jabatan Kesihatan Negeri (JKN) masing-masing dan tiada tindakan diambil

oleh Unit Inspektorat dan Kawalan Penyakit.

Maklum Balas PKD Kuala Terengganu:

PKD telah menghantar Surat Peringatan dan surat tersebut telah

dikembalikan semula oleh Pos Malaysia. Bagaiamanapun, PKD telah

mengemukakan semula Surat Peringatan kepada kedua-dua berkenaan agar

membayar balik gaji yang tidak layak diterima oleh mereka.


4.5 Hasil Yang Dihapuskira

Menurut Garis Panduan Pengurangan Nilai Kompaun, Pengarah PKD boleh mengurangkan

kompaun pada nilai minimum RM100 atau RM50 bagi orang-orang yang ditetapkan pada

para 8.3 Garis Panduan tersebut tetapi tidak dibenarkan menghapuskira kompaun yang

telah dikeluarkan.

Semakan Audit Dalam mendapati Pengarah PKD Kota Setar, Kedah telah menghapuskira

kompaun yang dikeluarkan oleh Unit Inspektorat sejumlah RM5,500 bagi tempoh 2011

hingga 2012.

4.6 Pengurangan Kompaun

Semakan Audit Dalam terhadap pengurusan kutipan hasil di Unit Inspektorat dan Kawalan

Penyakit di PKD mendapati perkara berikut:

a) Kuasa Mengurangkan Kompaun

Berdasarkan Garis Panduan Pengurangan Nilai Kompaun Bagi Kesalahan Di Bawah

Akta Pemusnahan Serangga Pembawa Penyakit 1975 (Akta 154), pegawai yang

boleh memberi pengurangan kompaun hendaklah dirujuk kepada pegawai terkanan

yang berada di pejabat seperti berikut:

Pegawai Epidemiologi Di Daerah

Maklum Balas PKD Besut:

Orang yang dikenakan Kompaun tidak dapat dikesan menyebabkan kes

ditarikbalik dan kompoun tidak dapat dikutip. Bagi tunggakan kompoun yang

tidak boleh dikutip akan dibuat permohonan hapuskira.

Maklum Balas PKD Kota Setar:

Surat Peringatan telah dikeluarkan selepas tamat tempoh bayaran dan

tindakan mahkamah akan diambil sekiranya gagal menjelaskan bayaran. Buku

daftar Kompoun telah dikemaskini bagi memastikan kompoun yang dikeluar

telah diambil tindakan.

Maklum Balas PKD Pulau Langkawi:

Kertas siasatan telah dibuka dan dalam proses tindakan mahkamah.


Terdapat kes yang telah dibayar dan kertas siasatan telah dibuka serta dalam

proses tindakan mahkamah.


Pegawai Kesihatan Persekitaran/Ketua Penolong Pegawai Kesihatan

Persekitaran

Semakan Audit Dalam mendapati Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran Gred

U29 di PKD Langkawi telah memberi kelulusan pengurangan kompaun. Terdapat 39

borang permohonan pengurangan kompaun kepada RM400 hingga RM30 tidak

ditandatangani dan tiada pengesahan oleh pegawai yang diberi kuasa.

b) Kompaun Dikurangkan bawah RM100 dan RM50

Garis Panduan yang dikeluarkan telah menetapkan kadar minima yang boleh

dikurangkan bagi kesalahan denggi dan rokok seperti berikut:

Kompaun Denggi– Pegawai Kesihatan Daerah/ Pegawai Kesihatan Kawasan/

Pegawai Kesihatan Bahagian/ Pegawai Diwakilkan Kuasa boleh mengurangkan nilai

kompaun sehingga tidak kurang dari RM50.

Kompaun Rokok– Penurunan Kompaun kurang daripada RM100 hanya untuk PPRT

dengan surat pengesahan dari Pejabat Daerah dan Orang Kurang Upaya yang

menerima bantuan daripada Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM).

Semakan Audit Dalam mendapati 95 kompaun di PKD Langkawi, Kubang Pasu dan

Kota Setar telah dikurangkan bawah RM50 diluluskan oleh pegawai yang tidak diberi

kuasa. Manakala bagi kompaun rokok, sebanyak 27 kompaun telah dikurangkan

oleh Pegawai Kesihatan Daerah Langkawi dan Kubang Pasu di bawah RM50 tanpa

surat pengesahan daripada Pejabat Daerah dan JKM.

Maklum Balas PKD Kubang Pasu, PKD Kota Setar dan PKD Pulau

Langkawi:

Pengurangan kompaun tersebut disebabkan lapisan masyarakat yang

mempunyai latar belakang sosio ekonomi yang berbeza, tiada pendapatan

tetap, daif, uzur, ibu tunggal dan menghidap penyakit kronik.

Pengurangan ini juga berdasarkan budibicara yang bertujuan untuk

mencegah dan mengawal denggi yang memerlukan kerjasama daripada

masyarakat.

Surat makluman kuasa mengurangkan kompaun kesalahan telah

dikeluarkan dan diedarkan kepada semua pegawai pada 4 Jun 2013.


Surat kuasa mengurangkan kompoun kesalahan telah dikeluarkan dan

diedarkan kepada semua pegawai pada 4 Jun 2013.


4.7 Penggunaan Kupon Yang Tidak Ekonomik

Semakan Audit Dalam terhadap kutipan hasil bagi suntikan Tifoid mendapati pegawai yang

dibenarkan mengutip hasil telah menggunakan Kupon RM5 sebanyak 4 keping bagi kutipan

hasil berjumlah RM20 di PKD Kuala Kangsar, Besut, Kota Setar, Kuala Terengganu dan PKK

Tawau. Manakala PKD Kubang Pasu dan Langkawi menggunakan kupon RM10 bagi kutipan

hasil suntikan tifoid sebanyak 2 keping berjumlah RM20. Analisis Audit terhadap

penggunaan kupon bagi tahun 2012 menunjukkan secara keseluruhan PKD telah

menggunakan sebanyak 1830 buku kupon RM5 berbanding 505 buku kupon jika

menggunakan buku kupon RM20. Daripada analisis ini boleh memberi gambaran sejumlah

RM3,312.50 boleh dijimatkan. Sekiranya semua PKD Kementerian menggunakan Kupon

RM20, jumlah yang lebih besar dapat dijimatkan.

4.8 Lokasi Kutipan Hasil Tidak Selamat

Lawatan Audit Dalam mendapati lokasi simpanan kutipan hasil di Unit Inpektorat PKD

Langkawi adalah tidak selamat kerana kutipan hasil disimpan di dalam laci pegawai seperti

di Gambar C-1. Tambahan pula ianya adalah terletak di Klinik Kesihatan Kuah yang lama

di mana kurang aspek keselamatan di kawasan tersebut.

Semakan Audit Dalam juga mendapati kutipan hasil adalah melebihi RM1,000 pada hari

suntikan dan hasil akan diserahkan pada hari berikutnya. Pihak Audit Dalam juga

mendapati kaunter kutipan hasil di Klinik Kesihatan Ibu dan Anak (KKIA) Kinabutan adalah

tidak selamat kerana kedudukan terdedah kepada orang awam dan laci tidak boleh dikunci

seperti di Gambar C-2 dan C-3. Ciri-ciri keselamatan wang tunai perlu diambil perhatian

bagi menjamin keselamatan wang tunai di ruangan kaunter kutipan.

Maklum Balas Bahagian Kewangan:

Kementerian Kewangan telah meluluskan percetakan kupon RM20.00

pada 5 September 2013 bagi bayaran perkhidmatan perubatan, kesihatan dan

pergigian di hospital dan klinik kesihatan KKM.


Gambar C-1

Simpanan Kutipan Hasil Di Unit

Inspektorat PKD Langkawi

Gambar C-2 Gambar C-3

Kaunter Kutipan Hasil Di Unit KKIA

Kinabutan

Simpanan Kutipan Hasil Di Unit KKIA

Kinabutan

Kutipan hasil di Klinik Kesihatan Kubang Pasu dan Kuala Terengganu adalah kurang selamat

kerana klinik kesihatan tersebut tidak mempunyai Kotak Simpanan Tunai (Petty Cash box).

Hasil kutipan disimpan di tempat yang tidak berkunci seperti di Gambar C-4 hingga C-6

dan boleh menyebabkan kehilangan atau kecurian hasil Kerajaan.

Gambar C-4 Gambar C-5

Kutipan Hasil Tidak Selamat Di Klinik-Klinik Kesihatan

PKD Terlibat: PKD Kubang Pasu Dan Kuala Terengganu


Gambar C-6

Kutipan Hasil Tidak Selamat Di

Klinik-Klinik Kesihatan

PKD Terlibat: PKD Kuala

Terengganu

4.9 Caj Rawatan Tidak Dipamerkan

Mengikut Garis Panduan, caj rawatan

pesakit hendaklah dipamerkan di tempat

yang mudah dilihat oleh orang awam.

Pemerhatian Audit di Klinik Kesihatan di

Kuala Terengganu mendapati kesemua

klinik kesihatan kecuali Klinik Kesihatan

Bukit Tunggal tidak mempamerkan caj

rawatan yang perlu dikenakan untuk

pemberitahuan kepada orang awam seperti

di Gambar C-7.

Gambar C-7

Caj Rawatan Tidak Dipamerkan Di

Klinik Kesihatan

Maklum Balas PKD Kubang Pasu:

Kotak simpanan tunai telah disediakan seperti teguran Audit dan cadangan

lokasi baru yang lebih sesuai telah dikenalpasti dan menantikan masa yang sesuai

untuk berpindah.


Kawalan keselamatan telah ditugaskan kepada PRA mulai jam 10.00 malam

hingga 6 pagi dan ditempatkan seorang Pembantu Tadbir setiap hari suntikan untuk

menguruskan hasil kutipan pada hari tersebut.


PKD telah mengedarkan Peti Simpanan Tunai kepada setiap KK. Bagaimanapun,

KK tersebut tidak menyimpan kutipan hasil yang baru dikutip serta-merta ke dalam

Peti Simpanan Tunai. Memo Arahan telah dikeluarkan kepada semua KK supaya

mematuhi peraturan tersebut dan PKD akan sentiasa memantau dari semasa ke

semasa.


4.10 Penyelenggaraan Rekod

Penyelenggaraan rekod yang baik dan sistematik memudahkan pegawai membuat

rujukan, semakan dan melaksanakan pemantauan terhadap pengurusan kutipan hasil

di PKD dan KK. Penyelenggaraan rekod yang lengkap juga merupakan mekanisme

kawalan bagi memastikan pengurusan terimaan adalah teratur dan mengikut

prosedur.

Semakan Audit Dalam mendapati penyelenggaraan rekod adalah kurang memuaskan

seperti di Jadual C-4.

Jadual C-4

Penyelenggaraan Rekod Kurang Memuaskan

Bil. Penyelenggaraan Rekod PKD/KK Yang Terlibat

1. Daftar Kompaun Denggi/Rokok tidak

dikemaskinikan.

Kuala Terengganu dan Pulau Langkawi.

2. Tiada catatan ‘percuma’ di dalam Buku Daftar

Pesakit. Keadaan ini menyebabkan tiada

mekanisme semakan silang antara rekod kutipan dengan resit / kupon yang dikeluarkan bagi

mengesahkan sama ada semua kutipan adalah tepat.

Semua klinik kesihatan di bawah jagaan

PKD Kuala Kangsar, Besut, Kuala

Terengganu, Pulau Langkawi, Kubang Pasu dan Kota Setar.

3. Tunggakan hasil saman denggi/rokok tidak

dilaporkan di dalam Laporan Bulanan kepada Jabatan Kesihatan Negeri.


Terengganu, Pulau Langkawi, Kubang Pasu, Kota Setar dan Tawau.

4. Buku Kompaun Denggi dan Rokok tidak disemak

pada helaian pertama dan Daftar Kaunterfoil bagi buku kompaun tersebut tidak disediakan.


Terengganu, Pulau Langkawi, Kota Setar dan Tawau.

5. Buku resit dan kupon tidak dicop dan disemak pada helaian pertama

PKD Kuala Terengganu, PKD Langkawi dan PKD Kuala Kangsar.

6. Kupon dan resit yang dikeluarkan kepada Klinik

Kesihatan tidak mengikut turutan.

PKD Kuala Terengganu.

7. Stok buku kupon tidak dikemaskini didalam buku kaunterfoil

PKD Kuala Terengganu - KK Hiliran PKD Langkawi - KK Padang Matsirat, KK

Air Hangat, KK Kuah, dan

PKD Kubang Pasu - KK Banai


Selepas teguran Audit, PKD telah mengedarkan caj rawatan pesakit untuk

dipamerkan di setiap KK.


4.11 PEMANTAUAN

Pemantauan yang rapi dapat menjamin aktiviti yang dirancang dan dilaksanakan

dengan sempurna serta mencapai objektif yang ditetapkan. Ia juga dapat

membantu pihak pengurusan mengenal pasti kelemahan dan melakukan

penambahbaikan segera. Pemantauan ada dibuat seperti berikut:

a) Membincangkan kutipan hasil di Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan

Kewangan dan Akaun (JPKA) setiap 3 bulan;

b) Mengemukakan Laporan Suku Tahun kepada Jabatan Kesihatan Negeri.

c) Membincangkan mengenai penguatkuasaan dan perundangan bagi Unit

Inspektorat di Mesyuarat Ketua Unit Inspektorat Dan Perundangan, Pejabat

TKPK (KA) Bersama Ketua-Ketua Unit Inspektorat Dan Perundangan Jabatan

Kesihatan Negeri; dan

d) Mengemukakan laporan bulanan Kutipan Hasil dan retan bulanan Unit

Inspektorat Dan Kawalan Penyakit kepada JKN setiap bulan.

Semakan Audit Dalam mendapati laporan bulanan kepada JKN pada tahun 2012

tidak melaporkan tunggakan denda dan kompaun bagi semua PKD. Retan bulanan

yang disediakan oleh Unit Inspektorat Dan Kawalan Penyakit hanya melaporkan

denda dan kompaun pada bulan semasa sahaja dan tidak melaporkan tunggakan

denda dan kompaun yang masih belum dibayar. Sehubungan itu, jumlah sebenar

tunggakan denda dan kompaun yang sebenar tidak dapat disahkan melainkan

membuat rujukan kepada daftar kompaun. Bagaimanapun, daftar tersebut tidak

dikemaskinikan oleh Unit Inspektorat Dan Kawalan Penyakit di semua PKD kecuali

PKD Kubang Pasu dan Tawau.

Maklum Balas Semua PKD Yang Dilawati:

PKD telah mengambil tindakan melaporkan semua tunggakan kepada JKN

dan mengemaskinikan daftar kompun tersebut.

Maklum Balas Semua PKD Yang Dilawati:

PKD telah mengambil tindakan mengemaskinikan dan menyelenggara rekod

tersebut.



Secara keseluruhannya, pengurusan hasil di Pejabat Kesihatan Daerah dan Klinik Kesihatan

boleh dipertingkatkan dengan mengesyorkan pihak pengurusan memberi pertimbangan

kepada perkara berikut:

a) Merujuk semula kepada Ibu Pejabat Kewangan KKM bagi caj rawatan yang perlu

dikenakan kepada semua PKD dan klinik kesihatan bagi penyeragaman kadar

kutipan hasil;

b) Mengambil tindakan terhadap tunggakan hasil dengan mengemukakan surat

peringatan dan tindakan sivil kepada siberhutang;

c) Mematuhi pekeliling dan garis panduan terhadap tunggakan hasil dan hapuskira hasil

serta mengedarkan semula Garis Panduan Pengurangan Kompaun Denggi dan Rokok

kepada Unit Inspektorat dan PKD yang terlibat;

d) Menambahbaik pengurusan terimaan hasil di klinik dengan mencetak semula nilai

kupon yang selalu digunakan terutama bagi kutipan suntikan imunisasi bernilai

RM20, mempamerkan caj rawatan dan menyediakan kaunter kutipan yang selamat;

dan

e) Penambahbaikan penyelenggaraan rekod dan pemantauan secara berkala terutama

buku daftar pesakit dan daftar kompaun.


D. PENGURUSAN PROJEK HOSPITAL INFORMATION SYSTEM (HIS)

1. LATAR BELAKANG

KKM telah membangunkan Hospital Information System (HIS) pada tahun 2009 di hospital

Kerajaan di bawah Pakej 1 melibatkan kos sebanyak RM104,717,205. Projek ini

merangkumi 3 Hospital di iaitu Hospital Bintulu (HBTU), Sarawak, Hospital Sultanah Nur

Zahirah (HSNZ), Terengganu dan Hospital Sultan Haji Ahmad Shah (HoSHAS), Pahang.

Modul HIS di HBTU dan HSNZ seperti berikut:

HBTU:12 Modul HSNZ:17 Modul

1. Patient Management System 1. Patient Management System

2. Patient Billing and Account Receivable

System 2. Mortuary Management

3. Medical Record System 3. Electronic Medical Record (Clinical

Documentation)

4. Order and Report Management 4. Medical Report

5. Radiology Information System and Picture

Archiving Communication System 5. Pharmacy Information System

6. Laboratory Information System 6. Inventory

7. Pharmacy Information System 7. Orders

8. Executive Information System 8. Laboratory Information System

9. Forensic Information and Mortuary

Management System 9. Operation Theatre Management System

10. Clinical Documentation 10. Centralize Sterile Tracking System

11. Discharge Summary 11. Dietary

12. Blood Bank Information System 12. Labour and Delivery

13. Hemodialysis System

14. Critical Care Information System

15. Radiology Information System

16. Blood Bank Information System

17. Executive Information System

Objektif pembangunan HIS bertujuan membantu prosedur kerja supaya lebih efektif dan

efisien, data dan maklumat mengenai pesakit mudah dan senang dicari dengan lebih cepat,

keselamatan pesakit (patient safety), mengurangkan kesilapan data (errors), serta

membantu pentadbiran hospital membuat keputusan dan pelan/perancangan yang lebih

teratur.



Pengauditan dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan HIS telah dirancang dan

dilaksanakan dengan cekap dan berkesan serta selaras dengan objektif yang ditetapkan.


Pengauditan ini merangkumi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan yang

dilakukan terhadap sistem ini bagi tempoh tahun 2012 dan 2013 di di HBTU dan HSNZ.

Pengauditan telah dijalankan dengan menyemak fail, rekod dan dokumen yang berkaitan.

Pemeriksaan ke atas HIS juga dijalankan serta membuat analisis dan mengkaji laporan-

laporan yang dikeluarkan oleh HIS. Lawatan, pemeriksaan dan temu bual dengan pegawai

berkaitan juga telah dibuat di hospital berkenaan.


4.1 Perolehan Kenderaan dan Kemudahan Peralatan Di Bawah Peruntukan

Kerja Awalan (Preliminaries)

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.13 Tahun 1999 hanya membenarkan agensi Kerajaan

memperolehi kenderaan dan kemudahan peralatan berkaitan melalui Peruntukan Kerja

Awalan bagi sesuatu kontrak kerja yang memudahkan pengurusan projek. SPP ini tidak

memberi kemudahan peruntukan kerja awalan kepada kontrak bekalan dan perkhidmatan.

Perolehan kenderaan dan kemudahan peralatan untuk projek HIS di HBTU dan HSNZ telah

dibuat tanpa kelayakan yang dibenarkan melalui SPP Bil. 13/1999. Perolehan tersebut

melibatkan 1 kenderaan dan 16 unit peralatan bernilai RM283,813.50 di HBTU, Sarawak

seperti di Jadual D-1, dan 1 kenderaan dan 15 unit kemudahan peralatan bernilai

RM113,884 di HSNZ, Terengganu seperti di Jadual D-2.

Jadual D-1

Senarai Kenderaan Dan Kemudahan Peralatan

Bil. Butiran Model, Specs, Part No Kuantiti

(Unit)

Kos Seunit

(RM)

Jumlah

(RM)

1. Project Director

Transport Nissan XTrail 2.0 1 182,455.08 182,455.08

2. Sub Notebook

Computer Fujitsu LifeBook P1610 2 7,038.00 14,076.00

3. Notebook Computer Fujitsu LifeBook P1010 2 4,590.00 9,180.00

4. Antivirus Software Symantec Enterprise

Edition 10.2 4 100.98 403.92

5. Operating System Windows Vista Business 4 527.34 2,109.36



(Unit)

Kos Seunit

(RM)

Jumlah

(RM)

6. Document Editing

Software

Microsoft Office

Professional 2007 4 1,133.22 4,532.88

7. Project Scheduling

Software Microsoft Project 2007 4 1,308.66 5,234.64

8. 3G Data Card &

Telephone Line Celcom 3G Card 3 3,963.00 11,889.00

9. Printer 1 HP Printer CU5550DN 1 12,451.36 12,451.36

10. Printer 2 HP Printer CP2025DN 1 1,723.80 1,723.80

11. LCD Projector Geha Compact 332 1 7,705.08 7,705.08

12. Digital Camera Sony DSC-5980 1 5,764.02 5,764.02

13. Camcoder Sony DCR-SR47E 1 2,300.00 2,300.00

14. Handphone 1 &

Telepohone Line HTC Diamond 1 4,731.52 4,731.52

15. Handphone 2 &

Telephone Line Nokia 5800 Xpress Music 1 3,889.52 3,889.52

16. Photocopy Machine Konica Minolta New

Bizhub C253 1 14,551.32 14,551.32

17. Blank CD-RW Imation Blank CD-RW 200 4.08 816.00

JUMLAH 283,813.50

Jadual D-2

Senarai Kenderaan Dan Kemudahan Peralatan


(Unit)

Jumlah

(RM)

1. Sub Notebook Computer Fujitsu LifeBook P1610 2

113,884

2. Notebook Computer Fujitsu LifeBook L1010 2

3. Printer HP Color Laserjet 4700N 1

4. Printer HP Laserjet 4700N 1

5. Handphone Nokia Express Music 5800 1

6. Handphone HTC Diamond 1

7. Digital Camera Sony Digital Cybershot Model

DSC-S980 1

8. Handycam Sony Digital Handycam Model

DCR-SR47E 1

9. LCD Projector Sony LCD Projector VPL-DX11 1

10. Celcom Broadband 3G USB Broadband Celcom 3

11. Photocopy Machine Color Photocopier 1

12. Project Vehicle KIA Rondo 1

JUMLAH 16 113,884


4.2 Pengurusan Perkakasan dan Perisian

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan Aset Kerajaan hendaklah

disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang

bertanggungjawab. Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran

bertulis daripada Ketua Jabatan. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-

apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. Pegawai

yang gagal mematuhi peraturan berkenaan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di

bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957. Ketua Jabatan hendaklah

memastikan setiap peralatan yang diterima hendaklah digunakan mengikut fungsi dan

tujuan sebenar peralatan tersebut dibeli.

Semakan Audit Dalam mendapati perkakasan dan perisian tidak digunakan seperti berikut :

4.2.1 Perkakasan dan Perisian Tidak Digunakan

a) 7 unit peralatan Dot Matrix printer model Lexmark 4227 di HBTU, Sarawak

bernilai RM24,358.32 yang telah diterima dalam bulan Oktober 2010 tidak

digunakan seperti di Gambar D-1 hingga Gambar D-7.

Gambar D-1 Gambar D-2

Maklum Balas BPM:

Pihak BPM mengambil maklum mengenai kemudahan pengangkutan dan

peralatan tertentu yang diperolehi tidak memenuhi syarat kriteria yang ditetapkan

dalam pekeliling tersebut dan akan memastikan ianya tidak berulang dalam projek-

projek ICT akan datang.


Gambar D-3

Gambar D-4

Gambar D-5

Gambar D-6

Gambar D-7

Maklum Balas HBTU:

Peralatan telah dibekal

mengikut kontrak berdasarkan kajian

keperluan pengguna pada tahun

2007. Kebanyakan hospital-hospital

IT yang lain telah menggunakan Dot

Matrix Printer untuk tujuan penjanaan

resit dan bil pesakit.

Penggunaan Dot Matrix Printer

di HBTU akan dikaji semula dan akan

diagihkan di lokasi lain yang lebih

memerlukan. Perolehan bagi kertas

jenis printer tersebut akan dibuat oleh

pihak HBTU.


Maklum Balas HBTU:

Terdapat perubahan fungsi

terhadap bilik Prosedur Klinik Pakar

Gynea menyebabkan workstation

RIS/PACS tersebut tidak digunakan

dan jarang digunakan yang mana

telah dikhususkan untuk kegunaan

‘visiting specialist sahaja’ dan akan

diagihkan ke lokasi lain yang lebih

memerlukan.

b) 1 unit RIS/PACS hardware DICOM Conversion Station model DBOX6000 3MP

DICOM Workstation di HBTU, Sarawak bernilai RM50,321.05 di bilik Prosedur Klinik

Pakar Gynea tidak digunakan seperti di Gambar D-8.

c) Therapy Data Management System (TDMS) dan aksesori bernilai RM875,220 di

HSNZ yang telah diterima pada bulan Oktober dan November 2010 tidak

digunakan semenjak 30 September 2013 seperti di Jadual D-3 dan Gambar

D-9 hingga D-12.

Jadual D-3

Senarai TDMS Dan Aksesorinya

Bil. Butiran Item Serial No. Kuantiti

(Unit)

1. Therapy Monitor Server + 10 clients TDMS F988471 1

2. Update Therapy Monitor Unlimited Client TDMS F988481 1

3. Therapy Manager Standard 5 User TDMS F981761 1

4. Therapy Manager Professional 5 User F981771 1

5. Therapy Manager Upgrade Unlimited User TDI F981781 1

6. Seca 460 RS232 Adapter F938551 1

7. CD 1syXchange F938551 1

8. HL7 Interface Server F988351 1

9. Smart reader usb finess/TDMS F915481 3

10. Patient card 5W8S M357651 160

11. Smartcard reader F4008 decices finess F920501 31

12. Cable 4008 – BSL/isylink 2.5m finess / TDMS F914361 31

13. Bed side link BSL 2001EC F915511 3

14. Tape measure for wall mounting 0 – 200 cm - 1

Gambar D-8



Smart Reader Usb Finess/TDMS,

Smartcard Reader F4008 Decices Finess,

Cable 4008 – BSL/Isylink 2.5m Finess /

TDMS

Patient Card 5W8S


Smartcard reader F4008 decices finess Tape measure for wall mounting 0 – 200

cm

Maklumbalas BPM dan HSNZ:

Penggunaan TDMS akan dikaji semula sekiranya semua mesin hemodialisis

dapat diintegrasi dengan TDMS, dan TDMS dengan HIS. Bagi tujuan ini,

peruntukan yang mencukupi perlu disediakan terlebih dahulu. Change Request

telah dibuat pada 7 Januari 2014 untuk memohon supaya integrasi di antara

sistem HIS dan TDMS dilakukan. Anggaran kos pemasangan sistem TDMS bernilai

RM11,000 seunit.


d) Perisian SAS ver 9.2 di HSNZ yang digunakan untuk mereka bentuk modul

EIS bernilai RM221,950 telah diinstall dan digunakan pada peringkat awal.

BPM telah membuat bayaran berjumlah RM155,365 (70%), walau

bagaimanapun perisian ini tidak digunakan semenjak November 2012 kerana

laporan yang dijana tidak memenuhi kehendak pengguna seperti di Gambar

D-13.

e) 20 daripada 80 unit Bamboo Pen & Touch di HSNZ bernilai RM38,400 yang

diterima pada 10 Januari dan 17 Januari 2011 masih belum diagihkan seperti

di Gambar D-14 dan D-15.


20 unit Bamboo Pen & Touch masih belum diagihkan dan disimpan di bilik Pegawai Unit Pengurusan

Maklumat, HSNZ

Gambar D-13

Perisian SAS ver 9.2 yang tidak

digunakan

Maklumbalas BPM dan HSNZ:

Pembangunan modul EIS di

dalam Oracle masih berjalan

sehingga sekarang manakala

modul pembangunan EIS di dalam

SAS telah tergendala semenjak 21

November 2012 kerana lesen

penggunaan SAS telah tamat.

Pihak HSNZ dan KKM bersetuju

pembangunan modul EIS di dalam

SAS diganti dengan menggunakan

perisian Speed Miner. Sehingga ke

hari ini modul EIS belum siap dan

masih lagi di peringkat

pembangunan.


f) 4 daripada 18 unit bamboo pen di HSNZ yang diagihkan ke Klinik Ortopedik

tidak digunakan (Gambar D-16 dan D-17) dan baki 14 unit tidak dapat

dikesan.


4 unit Bamboo Pen & Touch di Klinik Ortopedik tidak digunakan

g) 1 unit toughbook di HSNZ bernilai RM12,000 di Bilik Pakar Perunding

Ortopedik tidak digunakan seperti di Gambar D-18.

Maklum Balas HNSZ:

Pihak Jabatan Ortopedik telah menjumpai kesemua 18 unit Bamboo Pen

yang telah diberi kepada mereka sebelum ini.

Maklum Balas BPM:

Bamboo Pen tidak digunakan kerana kurang user friendly dan pihak hospital

tidak dapat mengambil tindakan kerana Bamboo Pen tidak termasuk di dalam

kontrak asal. Bagi mengatasi masalah ini, latihan penggunaan Bamboo Pen akan

diadakan oleh pihak kontraktor pada 6 Mac 2014.

Baki 20 unit Bamboo Pen telah diagihkan ke Jabatan Perubatan (10);

Anestesiologi (3); Dermatologi (2); dan Oftalmologi (5) pada 12-16 Februari 2014.


h) Lapan (8) set peralatan Frame Grabber Workstation di HSNZ, Terengganu

yang diterima pada 24 September 2010 tidak digunakan dengan alasan tidak

sesuai digunakan dengan modality sedia ada. Didapati, 3 set Frame Grabber

tersebut telah dipasang di Bilik Endoscopy Ultrasound, Endoscopy Laser dan

Ujian Pendengaran Otorinalaringology tetapi masih tidak digunakan seperti di

Gambar D-19 hingga D-21. Manakala 5 set peralatan berkenaan masih

belum direkodkan.


Bilik Endoscopy Ultrasound Bilik Endoscopy Laser

Gambar D-18

Maklum Balas BPM:

Satu kajian telah dilakukan pada 9

Februari 2014 bagi menentukan sama ada

Jabatan yang telah diberi toughbook

menggunakan peralatan tersebut atau

tidak. Satu surat arahan telah dikeluarkan

kepada jabatan-jabatan tersebut supaya

menggunakan toughbook tersebut.

Sekiranya tiada keperluan untuk

menggunakannya, jabatan diminta untuk

memulangkan peralatan tersebut kepada IT

HSNZ untuk diagihkan kepada pihak yang

lebih memerlukan.


4.2.2 Peralatan Tidak Dapat Dikesan Dan Disimpan Di Luar Premis

Kerajaan

Daripada 5 set Frame Grabber yang belum direkod seperti perenggan di atas, 4 unit

CPU, 2 unit monitor, 5 unit UPS dan 1 unit pedal infinitt tidak dapat dikesan.

Manakala 1 unit CPU, 3 unit monitor, 4 unit pedal infinitt dan 1 unit Barco 2MP

colour monitor telah disimpan di luar premis Kerajaan tanpa dokumen kebenaran

dari Ketua Jabatan seperti di Gambar D-22 hingga D-32.

Perkakasan 5 set Frame Grabber di Luar Premis Kerajaan


Gambar D-21

Bilik Ujian Pendengaran

Otorinalaringology

Maklumbalas HSNZ:

Peralatan 8 set Frame Grabber

tersebut telah diagihkan ke Jabatan lain

iaitu Klinik Oftalmologi, Klinik ORL, Unit

Endoskopi dan Dewan Bedah tetapi

masih tidak digunakan kerana imej yang

dihasilkan adalah hitam putih. Ke

semua peralatan RIS/PACS tidak

didaftarkan secara rasmi dengan

Bahagian Aset dan Perolehan kerana

tiada dokumen lengkap diberikan

oleh kontraktor third-party.

Pihak HSNZ menaiktaraf Frame

Graber daripada hitam putih kepada

berwarna menggunakan peruntukan

HSNZ secara berperingkat.


3 unit Monitor Frame Grabber

Gambar D-24

Gambar D-25

Gambar D-26

4 unit Pedal Infinitt


1 unit CPU Frame Grabber



1 unit Barco 2MP Colour Monitor yang dianggarkan

bernilai melebihi RM70,000


4.3 Peralatan Rosak Tidak Diganti

Merujuk kepada kontrak perjanjian HIS Para

14.3 Appendix 2 – Technical Requirements – If

a critical equipment has to be removed for

repair or service or be made inoperable in

excess of two (2) hours, the Contractor shall

provide and install a temporary replacement

unit with an equivalent configuration

immediately for the whole duration of repair.

Gambar D-33

Maklum Balas HSNZ:

Pemindahan peralatan ini adalah atas arahan pihak pengurusan hospital untuk

memindahkan segera akibat ancaman bencana alam (ribut Sonamu) yang dijangka

berlaku pada 7 Januari 2013.

Pihak HSNZ telah menghantar surat rasmi kepada kontraktor bagi meminta

penjelasan mengenai kehilangan Frame Grabber. Pihak Strateq Sdn. Bhd telah

mengemukakan satu surat rasmi berkenaan kronologi kehilangan Frame Graber.

Susulan daripada penemuan audit, tindakan telah diambil dengan mengarahkan pihak

kontraktor membawa baki peralatan Frame Grabber ke HSNZ dengan segera. Pihak

kontraktor juga telah membuat laporan polis berkenaan premis mereka diceroboh

sehingga menyebabkan kehilangan perkakasan Frame Grabber.


Semakan Audit Dalam mendapati seunit Firewall - Fortinate Fortigate FG-500A-BDL di HBTU

bernilai RM108,259.20 (Gambar D-33) yang rosak dan dihantar untuk pembaikan pada 10

Julai 2012 masih belum diterima semula daripada kontraktor sehingga tarikh pengauditan.

Peralatan tersebut adalah bertujuan untuk mencegah daripada pencerobohan ke atas

sistem. Sekiranya primary firewall tidak berfungsi, risiko pencerobohan ke atas sistem

adalah tinggi kerana secondary firewall tidak ada.

4.4 FM-200 Gas Fire Suppression System tidak disokong dengan Sijil Bomba

Semakan Audit Dalam mendapati 1 unit FM-200 Gas

Fire Suppression System di HSNZ bernilai RM57,574

yang dibekal dan dipasang di bilik Data Centre tidak

disokong dengan Sijil Bomba seperti di Gambar D-

34.

4.5 Pelan Kesinambungan Perkhidmatan Tidak Lengkap

Pelan Kesinambungan Perkhidmatan perlu disediakan bagi memastikan kesinambungan

sistem yang dibangunkan termasuklah mewujudkan off site back up data dan perisian

komputer serta prosedur pemulihan bencana. Dasar Keselamatan ICT, KKM (DKICT KKM)

yang dikeluarkan pada 2010 dan yang terkini semakan no. 4 tahun 2013 menyatakan

Salinan Penduaan (Backup) perlu disediakan bagi memastikan sistem dapat dibangunkan

semula setelah berlakunya bencana dan salinan penduaan juga hendaklah dilakukan setiap

kali konfigurasi berubah.

Semakan Audit Dalam mendapati pihak hospital telah membuat salinan penduaan ke atas

semua data dan maklumat secara harian, mingguan dan bulanan. Bagaimanapun, salinan

penduaan tidak disimpan di lokasi yang berlainan (off site). Juga didapati, pengujian

Gambar D-34

Maklum Balas BPM:

Sijil Bomba Kompleks Rawatan Harian

telah diperolehi pada 2 Januari 2014.

Maklum Balas BPM:

Surat peringatan telah dihantar kepada pihak PJSB pada 22 Januari 2014.

Maklumbalas dari pihak PJSB menyatakan peralatan tersebut tidak dapat dibaiki dan

pengantian akan dilakukan dalam masa terdekat. BPM dan Unit ICT HBTU akan

memastikan penggantian dibuat dengan kadar segera.


backup sedia ada tidak dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun bagi memastikan

ianya dapat berfungsi dengan sempurna, boleh dipercayai dan berkesan apabila digunakan

khususnya pada waktu kecemasan.

4.6 Modul Billing & Account Receivable di HBTU Tidak Digunakan Secara

Keseluruhan

4.6.1 Kod Hasil Bagi Bayaran Balik Deposit Tidak Diwujudkan

Di dalam Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 7 Tahun 2010 mengenai Garis Panduan

Penggunaan Akaun Panjar Khas Pesakit Hospital, penggunaan kod untuk bayaran

balik (refund) adalah seperti berikut:

i. Deposit Bayaran Cagaran Hospital (Warganegara Malaysia) – Kod 76302

(eSPKB) / 876302 (GFMAS)

ii. Deposit Bayaran Cagaran Hospital (Warganegara Asing) - Kod 76303 (eSPKB) /

876303 (GFMAS)

Semakan Audit Dalam mendapati bayaran balik deposit bagi Kod Perakaunan 76302

dan 76303 tidak dilaksanakan melalui modul Account Receivable kerana kod tersebut

tidak diwujudkan. Pelaksanaan bayaran balik deposit ini telah dibuat melalui sistem

e-Terimaan.

Maklum Balas BPM:

Keperluan penambahbaikan bagi mewujudkan kod hasil baru merupakan

keperluan baru dan diluar skop projek. Pihak Kontraktor telah bersetuju untuk

melaksanakan penambahbaikan kod hasil baru tanpa sebarang kos.

Penambahbaikan sistem bagi kod hasil baru telah dilaksanakan pihak Kontraktor

namun masih gagal memenuhi keperluan pengguna sehingga kontrak telah

tamat. Modul PBAR dalam HIS telah diintegrasi dengan Sistem eTerimaan dan

kebanyakan fungsi-fungsi yang terdapat di PBAR telah digunakan di dalam Sistem

eTerimaan. Sebarang penambahbaikan/enhancement yang terhadap sistem

selepas tarikh penerimaan pengujian akhir sistem (FAT) perlu melalui proses

Change Request yang mugkin mempunyai implikasi kos sekiranya melibatkan

major enhancement.

Maklum Balas BPM:

Pihak HSNZ sedang menguruskan back up data dalam bentuk tape untuk

disimpan di Unit Teknologi Maklumat, JKNT. Bagi tujuan pengujian backup (restore)

HSNZ akan membuat pengujian pada bulan Jun 2014.


4.6.2 Surat Peringatan Tidak Dapat Dijana

Modul PJMedica PB&AR–Patient Billing and Account Receivable Module berkebolehan

untuk menjana surat-surat peringatan bagi bil-bil pesakit kakitangan

Kerajaan/tanggungan dan persendirian yang masih belum dijelaskan atau

tertunggak.

Semakan ke atas modul PJMedica PB&AR mendapati semua surat peringatan tidak

dapat dijana dari sistem. Surat tersebut adalah seperti berikut:

i. Surat peringatan pertama bayaran persendirian;

ii. Surat peringatan kedua bayaran persendirian;

iii. Surat peringatan ketiga bayaran persendirian; dan

iv. Surat peringatan pertama penjawat awam.

4.6.3 Laporan Cek Tendang Tidak Tepat

Laporan Cek Tendang bertujuan memaparkan maklumat cek yang telah

dikembalikan oleh pihak bank. Semakan Audit Dalam mendapati Laporan Cek

Tendang tidak menyenaraikan cek-cek yang telah dikembalikan oleh bank tetapi

hanya menyenaraikan bayaran secara tunai dan cek yang sah dalam Laporan

tersebut.

Penambahbaikan yang telah dimajukan kepada pihak Kontraktor (Request

ID 15896/24.01.14) masih di dalam tindakan pihak Kontraktor. Contoh laporan

bayaran balik deposit yang telah dikemaskini akan dikemukakan kepada pihak

audit selepas kerja-kerja penambahbaikan selesai.


4.7 Pengiraan Jumlah Hari Kemasukan Wad Dan Discaj Pesakit Tidak Tepat

Kawalan pemprosesan bertujuan memastikan setiap transaksi yang dilakukan oleh sistem

adalah sah dan diproses dengan betul. Di bawah PERINTAH FEE (PERUBATAN) 1982,

bagi maksud pengiraan bayaran wad, jumlah hari yang dikira adalah seperti berikut:

(a) hari kemasukan hendaklah dikira sebagai satu hari penuh;

(b) hari discaj hendaklah dikira sebagai satu hari penuh jika ia melebihi dua belas jam.

Semakan Audit Dalam terhadap modul revenue system yang dibangunkan di Unit Hasil

mendapati proses pengiraan jumlah hari kemasukan dan discharge pesakit dalam sistem

tersebut tidak tepat. Proses pengiraan tersebut adalah secara auto generate dalam sistem

tersebut. Contoh pengiraan yang tidak tepat bagi kes 1 dan 2 seperti di Jadual D-4 dan

D-5.

Kes 1: Pengiraan Terkurang:

Bilangan hari yang patut dikira di dalam bil ialah dua hari tetapi telah dikira

sebagai satu hari.

Maklum Balas BPM:

HBTU telah mengkaji semula laporan-laporan yang ada di dalam sistem HIS samada laporan-laporan tersebut diperlukan atau tidak bagi mengelakkan pembaziran seterusnya dari segi wang, tenaga dan masa untuk sesuatu yang tidak diperlukan.

Unit Hasil, HBTU memutuskan untuk dinyahaktifkan laporan/modul yang berikut:

i) Bill Management View dishonoured cheque Government Servant Reminder (kakitangan awam diberi

pengecualian penuh)

Refund Acknowledgement Letter (kos percetakan yang tinggi-kertas dan ink)

ii) Account Penyesuaian Akaun Hasil (menggunakan sistem eTerimaan) Penyesuaian Akaun Amanah(menggunakan sistem eTerimaan) Write Off

iii) Report Laporan Cek Tak Laku (menggunakan laporan sistem eTerimaan)

iv) Generated Bill Blood Bank External (tiada link dengan billing) Misscellaneous (tiada link dengan billing)


Jadual D-4

Pengiraan Jumlah Hari Yang Dikenakan Bayaran Wad

Tarikh Perintah Fee (Perubatan)

1982

Bil. Hari

Yang

Dikira

Kiraan Bil Yang

Dijana Dalam

Sistem

Tarikh

Masuk

18/09/2013

23:58

hari kemasukan hendaklah

dikira sebagai satu hari penuh. 1 hari Tiada

Tarikh

Keluar

19/09/2013

12:47

hari discaj hendaklah dikira

sebagai satu hari penuh jika ia

melebihi dua belas jam.

1 hari 1 hari

Jumlah hari yang perlu dikenakan bayaran 2 hari 1 hari

Kes 2: Pengiraan Terlebih:

Bilangan hari yang patut dikira di dalam bil ialah satu hari tetapi telah dikira

sebagai dua hari.

Jadual D-5

Pengiraan Jumlah Hari Yang Dikenakan Bayaran Wad

Tarikh Perintah Fee (Perubatan)

1982

Bil. Hari

Yang

Dikira

Kiraan Bil Yang

Dijana Dalam

Sistem

Tarikh

Masuk

20/10/2013

01:00

hari kemasukan hendaklah

dikira sebagai satu hari penuh. 1 hari 1 hari

Tarikh

Keluar

21/09/2013

11:36

haridischarge hendaklah dikira

sebagai satu hari penuh jika ia

melebihi dua belas jam.

Tidak

dikira 1 hari

Jumlah hari yang perlu dikenakan bayaran 1 hari 2 hari

4.8 Modul Executive Information System (EIS) Di HBTU Tidak Sempurna

EIS menyediakan maklumat pengurusan pesakit dari pelbagai sumber bagi membantu pihak

pengurusan membuat keputusan dan perancangan. Perisian Crystal Reports digunakan

untuk merekabentuk dan menghasilkan statistik dan laporan. Sejumlah 291 laporan telah

disediakan dan boleh diakses oleh pegawai yang dibenarkan sahaja. Walkthrough ke atas

sistem ini mendapati kelemahan-kelemahan berikut:

a) Laporan Reporting Death In Paediatric tidak dapat dijana.

b) Laporan Buku Daftar Bersalin yang dijana tidak lengkap dengan maklumat

Kumpulan Etnik/ Bangsa, Tarikh daftar masuk wad dan tarikh kelahiran bayi.

Maklum Balas BPM:

Bagi tindakan pembetulan, satu Change Request telah dihantar kepada pihak

kontraktor pada 17 Februari 2014.


4.9 Preventive Maintenance Tidak Dilaksanakan Mengikut Kontrak

Di dalam Appendix 2 – Technical Requirements, Para 14.5 “the Contractor shall provide a

Planned Preventive Maintenance (PPM) schedule at least four (4) preventive maintenance

services annually. Maintenance services must include dusting, vacuuming and shampooing

of all ICT equipment”

Semakan Audit Dalam mendapati preventive maintenance bagi peralatan ICT hanya

dilaksanakan sekali setahun berbanding 4 kali seperti yang ditetapkan mengikut kontrak.

Tarikh Preventive Maintenance Yang Dilaksanakan

Pada Tahun 2011 dan 2012

Tahun Nombor Rujukan Tarikh Preventive Maintenance

2011 HBB/ICT/300/1-3(9) 5 hingga 29 Disember

2012 HBB/ICT/300/1-1(15) 12 hingga 30 Mac

4.10 Latihan Daripada Pihak Kontraktor Tidak Mencukupi

Berdasarkan Schedule 9, Training And Transfer Of Technology, pihak kontraktor hendaklah

memberikan latihan seperti yang telah dinyatakan dalam kontrak. Jadual dari Perenggan

29.1 adalah dirujuk. Manakala Schedule 9, Paragraph 4, menyatakan bahawa sijil

penyertaan akan diberikan kepada setiap peserta.

a) Latihan Daripada Pihak Pembekal Tidak Mencukupi

Semakan Audit Dalam terhadap Training Report – HIS Application Phase 1 dan 2 di

HBTU mendapati latihan yang diberikan oleh pembekal kepada pengguna adalah

tidak mencukupi seperti yang ditetapkan dalam kontrak. Butiran lanjut seperti di

Jadual D-6.

Maklum Balas BPM:

BPM mengambil maklum dan akan memastikan perkara sama tidak berulang

dalam projek-projek ICT akan datang.

Maklum Balas BPM:

Laporan Reporting Death In Paediatric dan Buku Daftar Bersalin telah

diperbetulkan.


Jadual D-6

Latihan Daripada Pihak Pembekal Tidak Mencukupi

Bil Tajuk Modul Kategori

Pengguna

Jumlah Latihan

Seperti Dalam

Kontrak

(jam)

Jumlah

Latihan

Telah

Diberikan

(jam)

Jumlah

Latihan

Kurang

Diberikan

(Jam)

1. Person Management

System (PMS)

Doctors 16 8 8

Registration Clerk 20 8 12

2. Pateint Billing & AR Nurse 40 0 40

Super User 14 8 6

3. Manage Diseases Person

(FIMMS)

Medical Assistant 20 8 12

4. Medical Record

Management

Medical Record

Staff

32 16 16

5. Discharge Summary Doctor 28 4 24

6. Order and Report

Management

Doctor 16 8 8

Sp Clinic Nurse/MA

and Physiotherapy

16 12 4

7. Clinical Documentation Doctor 36 12 24

8. System Administration for

Profdoc HIS

System

Administrator / Unit

Administrator

46 9 37

9. Laboratory Information

System

User Training I –

Laboratory Staff

16 8 8

10. System Administration for

Training Profdoc LIS

System

Administrator / Unit

Administrator

46 4 42

11. Pharmacy Information

System (PhIS) & MMS

Store (MM) 16 0 16

Super User 20 8 12

12. RIS/PACS Doctor, MA, Nurse 20 12 8

Radiographer 20 12 8

IT Administrator 12 4 8

b) Sijil Penyertaan Menghadiri Latihan Tidak Diberikan Kepada Peserta

Semakan Audit Dalam terhadap fail latihan di HBTU mendapati sijil penyertaan setiap

peserta tidak diberikan oleh pihak kontraktor apabila tamat sesuatu latihan.

c) Latihan Daripada Pihak Pembekal di HSNZ Tidak Dapat Disahkan

Semakan Audit Dalam di HSNZ mendapati dokumen sokongan iaitu training report tidak

dikemukakan untuk mengesahkan bahawa pihak pembekal ada memberi latihan kepada

pengguna.



Bagi memastikan pengurusan dan penggunaan HIS di Hospital Bintulu dan HSNZ

dilaksanakan dengan lebih teratur dan mendapat value for money terhadap perbelanjaan

yang dibuat, adalah disyorkan perkara berikut:

(a) Kemudahan kenderaan dan peralatan di bawah peruntukan kerja awalan

tidak boleh dilaksanakan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan serta

perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak diurus bersama projek

pembinaan;

(b) Perancangan yang teliti terhadap keperluan perolehan perkakasan dan

perisian boleh mengurangkan risiko berlakunya pembaziran akibat peralatan

dan perisian tidak digunakan;

(c) Meningkatkan pemantauan terhadap penyimpanan peralatan bagi

memastikan ianya selamat di bawah tanggungjawab pegawai berkenaan;

(d) Meningkatkan pemantauan terhadap peralatan yang rosak dan memastikan

penggantian dibuat seperti yang dinyatakan dalam kontrak;

(e) Tindakan pembetulan hendaklah dibuat terhadap modul berkaitan bagi

memastikan output yang dikeluarkan adalah tepat;

(f) Memastikan penyenggaraan dalam waranti dilakukan oleh pihak pembekal

mengikut kekerapan yang ditetapkan dalam kontrak; dan

(g) Semua pegawai hendaklah diberi latihan kepenggunaan secara berterusan.

Maklum Balas BPM:

Pihak HBTU telah mengadakan latihan HIS kepada pengguna pada setiap

hari Khamis minggu ke-3 setiap bulan dan Sijil Penyertaan telah dikeluarkan kepada

peserta kursus.

Maklum Balas HSNZ:

Pihak HSNZ masih belum menerima laporan baru daripada pembekal mengikut

pengiraan jumlah latihan di dalam kontrak asal. Strateq telah merancang latihan HIS

yang perlu diberikan kepada pengguna.


E. PENGURUSAN PENYENGGARAAN BP00600 DI JKN SABAH, SARAWAK DAN HOSPITAL SEGAMAT

1. LATAR BELAKANG KKM telah diberi peruntukan pembangunan yang dikhaskan di bawah BP00600 bagi projek naik taraf, ubahsuai dan pembaikan bagi semua fasiliti kesihatan seperti hospital, pejabat kesihatan, klinik kesihatan dan klinik desa. Projek-projek yang dicadangkan akan diluluskan oleh Bahagian Pembangunan KKM terlebih dahulu sebelum waran dikeluarkan kepada JKN dan PTJ yang berkenaan. Bahagian Pembangunan akan mengeluarkan waran kepada JKN dan kemudian akan mengagihkan waran peruntukan kecil (sub waran) kepada PTJ yang akan bertanggungjawab melaksanakan projek tersebut. Pada tahun 2012 dan 2013, peruntukan yang diluluskan masing-masing berjumlah RM79.88 juta dan RM93.83 juta bagi kerja-kerja menaiktaraf, mengubahsuai dan pembaikan di seluruh fasiliti KKM. 2. OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan penyenggaraan BP00600 telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan serta mencapai objektif yang ditetapkan. 3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN Pengauditan ini merangkumi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap pengurusan penyenggaraan BP00600 di JKN Sabah dan JKN Sarawak serta Hospital Segamat, Johor. Sebanyak 22 PTJ telah dilawati untuk menyemak rekod dan dokumen yang diselenggarakan dan membuat lawatan fizikal terhadap projek-projek berkenaan untuk menilai sama ada pengurusannya cekap dan teratur. Senarai PTJ adalah seperti Jadual E-1.

Jadual E-1 PTJ Yang Dilawati

Negeri PTJ Yang Dilawati Peruntukan Yang Diterima

2012 2013

Sabah JKN Sabah Hospital Beaufort PKK Beaufort Klinik Desa Bangkalalak Hospital Tuaran Hospital Kota Belud PKK Kota Kinabalu KKIA Harrington Hospital Queen Elizabeth

RM25.33 juta RM19.49 juta


Negeri PTJ Yang Dilawati Peruntukan Yang Diterima

2012 2013

Sarawak JKN Sarawak PKB Kuching KK Simburan, Kuching KK Jalan Masjid KK Tanah Putih Hospital Umum Sarawak PKB Miri KK Long Bemang KK Batu Niah KKIA Taman Tunku KK Senadin KK Satelit

RM14.34 juta RM13.43 juta

Johor Hospital Segamat RM1.01 juta RM0.55 juta Sumber: Jabatan Kesihatan Negeri

Pengauditan telah dijalankan dengan menyemak fail, rekod dan dokumen serta menganalisis data yang berkaitan dengan projek. Lawatan fizikal telah diadakan dan temu bual dengan pegawai KKM juga telah dilakukan.

4. PENEMUAN AUDIT DALAM 4.1 Pelanjutan Masa (EOT) Berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2009, Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Sebut Harga, perlanjutan masa (EOT) bagi kontrak kerja melebihi RM200,000 hingga RM500,000 dibenarkan tertakluk kepada kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga terlebih dahulu. Tiada peraturan yang membenarkan perlanjutan masa diberikan kepada kontrak kerja kurang daripada RM200,000. Semakan Audit Dalam mendapati pelanjutan masa telah diberikan kepada kontrak kerja kurang daripada RM200,000 di Hospital Segamat, Johor dan kelulusan hanya diberikan oleh Pengarah Hospital seperti jadual berikut:

Jadual E-2 Perlanjutan Masa Bagi Kontrak Kerja Bawah RM200,000

Butiran

Kerja

Kontrak

Kerja (RM)

Tarikh/Tempoh

Kerja Sepatutnya

Siap

Tempoh EOT Perakuan

Siap Kerja

Surat

Peringatan Yang

Dikeluarkan oleh Hospital

Kerja-Kerja Membina

Bilik Scope,

Hospital Segamat,

Johor

140,000 20/04/2012 hingga

20/06/2012

(2 bulan)

Pertama : 15/06/2012 hingga

15/08/2012

Kedua : 03/09/2012 hingga

15/09/2012 (2 bulan 26 hari)

13/12/2012

*kerja tidak

dapat disiapkan

sepenuhnya

Pertama : 17/08/2012

Kedua :

06/09/2012 Ketiga :

06/10/2012


Berdasarkan dokumen kontrak sebut harga, pihak Hospital boleh membatalkan Pesanan Kerajaan yang telah disediakan sekiranya pihak kontraktor gagal menyiapkan kerja dalam tempoh yang ditetapkan.

Semakan Audit Dalam selanjutnya mendapati tempoh kelulusan perlanjutan masa melebihi daripada tempoh masa kerja yang sepatutnya siap seperti di Jadual E-2. Secara keseluruhannya, kontraktor menyiapkan kerja tersebut dalam tempoh 7 bulan 23 hari iaitu dari 20 April 2012 sehingga 13 Disember 2012. Selain itu, item pemasangan gas perubatan bernilai RM5,000 gagal disediakan oleh kontraktor tersebut dan telah dikeluarkan daripada senarai bayaran.

Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Sebut Harga, kontraktor tersebut dipilih adalah disebabkan kontraktor boleh menyiapkan kerja dalam tempoh 6 hingga 8 minggu berbanding pembida yang lain meletakkan tempoh menyiapkan kerja sehingga 9 hingga 16 minggu. Bagaimanapun, kontraktor tersebut gagal menyiapkan kerja tersebut dalam tempoh yang telah ditetapkan dan tiada tindakan dikenakan terhadap kontraktor tersebut kerana klausa mengenai tindakan penalti terhadap kontraktor tidak dimasukkan dalam Surat Setuju Terima. Bagaimanapun, surat peringatan telah dikeluarkan oleh pihak Hospital.

4.2 Perancangan Awal Tidak Menyeluruh Perancangan hendaklah dibuat dengan teliti untuk memastikan projek dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Pemeriksaan Audit terhadap Kerja-kerja Membina Bilik Scope di Hospital Segamat mendapati, kos bagi kerja pembinaan bilik tersebut pada asalnya adalah RM140,000 telah bertambah sejumlah RM49,280 disebabkan pembinaan bilik tersebut tidak dapat berfungsi dan tidak menepati kehendak pengguna dari segi spesifikasi dan kerja yang tidak berkualiti. Kebanyakan kerja yang telah dibuat oleh kontraktor pertama telah dibuka semula dan diganti oleh kontraktor kedua dengan item yang lain seperti di Jadual E-3.

Maklum Balas dari PTJ:

• Pemilihan kontraktor adalah berdasarkan prosidur kewangan dengan mengambil kira

kos dan tempoh masa serta ulasan dari Jawatankuasa Teknikal.

• Perlanjutan tempoh masa dibuat atas nasihat Bahagian Pembangunan, JKN Johor dan

Jawatankuasa Sebut Harga kerana jika kontraktor baru dilantik kos projek akan

bertambah.

• Pihak pengurusan telah menyiasat dan menyenarai hitam kontraktor terlibat.

• Pihak PTJ akan mematuhi pekeliling berkenaan pelanjutan tempoh masa hanya bagi

projek bernilai melebihi RM200,000.


Jadual E-3 Senarai Item Yang Dibuka Semula Dan Diganti Semula

Di Bilik Scope, Hospital Segamat Kerja-kerja Harga Kontraktor

Kedua (RM)

Membuka lampu sedia ada dan memasang lampu dari jenis reflecator casing cover sebanyak 6 unit.

1,920.00

Membuka vynil sedia ada dan digantikan dengan vynil yang baru dari

jenis tebal.

11,332.50

Membuka satu sinki sedia ada dan memasang dua sinki dan 2 unit paip air dari jenis yang tinggi bersesuaian untuk kerja-kerja cucian.

5,000.00

Membuka pintu sedia ada di bilik utiliti kotor kepada pintu dari jenis

lipat. Kerja memecahkan dinding di bilik utiliti kotor untuk dijadikan tingkap dari jenis sliding dan memasang batu bata di luar untuk

dijadikan ruang menyimpan barang.

2,950.00

JUMLAH 21,202.50

Oleh kerana kontraktor asal tidak melaksanakan kerja-kerja pemasangan gas perubatan, kontraktor pengganti telah dilantik bagi pemasangan gas perubatan tersebut seperti di jadual berikut:

Jadual E-4

Penambahan Kerja-Kerja Pembinaan Di Bilik Scope, Hospital Segamat

Kerja-kerja Harga Kontraktor

Pengganti (RM)

Membekal dan memasang serta mentauliah gas perubatan 11,150.00

Membekal dan memasang door closer 1,560.00

Membekal dan memasang railing langsir bagi fitting room 150.00

Membekal dan memasang ekzos fan 1,700.00

Membekal dan memasang sinki dari jenis stainless steel 3,000.00

Membekal dan memasang bowl washing berserta dengan sistem flush dan sistem saliran kumbahan

5,800.00

Lain – lain kerja 4,717.50

JUMLAH 28,077.50

Pada pendapat Audit Dalam, pihak Hospital perlu mendapatkan pandangan dan kehendak pengguna akhir di bilik tersebut sebelum memuktamadkan spesifikasi kerja-kerja pembinaan supaya tidak melibatkan kos dan kerja yang berulang dan sekaligus dapat menjimatkan wang Kerajaan.


4.3 Pengurusan Projek Penyenggaraan PTJ bertanggungjawab memastikan semua projek yang telah disiapkan oleh kontraktor mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan sebelum sesuatu bayaran dibuat dan memastikan sekiranya terdapat kecacatan di dalam tempoh tanggungan, kecacatan hendaklah dilaporkan terus kepada kontraktor sebelum tamat tempoh tersebut. Bagaimanapun, lawatan audit mendapati pengurusan projek naik taraf/penyenggaraan adalah kurang memuaskan seperti berikut:

4.3.1 Peralatan Tidak Dibekalkan

Pemeriksaan audit mendapati peralatan tidak cukup dibekalkan oleh kontraktor yang melibatkan 11 daripada 22 PTJ yang dilawati melibatkan RM33,437. Senarai PTJ dan peralatan yang tidak dibekalkan dan harga peralatan adalah seperti jadual berikut:

Jadual E-5

Peralatan Yang Tidak Dibekalkan JKN/KK/KD Butir Kerja Bil. Unit Harga

Seunit

(RM)

Jumlah (RM)

KD Bangkalalak,

Beaufort

Pili Shower 1 150 150

KK Satelit, Miri Penyaman Udara 2.5HP 2 3,000 6,000

Pemadam api 2 180 360

Power Socket 13Amp 2 200 400

Wall-mounted roll up & down LCD screen

Pukal 1,000 1,000

Mounted whiteboard 2 200 400

Mounted Rack and fix to ceiling for LCD projector

300 300

Pos Kawalan Malaria & Kuarters, KK Long

Bemang, Miri

Tangki air 400 gallon-2 nos 1 6,000 6,000

KK Long Bemang, Miri

Pili air 10 20 200

Soap dispenser 6 40 240

Tissue holder 7 25 175

Cermin dinding 6 30 180

KKIA Taman Tunku,

Miri

Sliding Iron Grille 1 1,000 1,000

Pigeon hole 1 282 282

Maklum Balas PTJ:

Permohonan tambahan sebanyak RM50,000.00 terpaksa diperolehi bagi

menyiapkan kerja-kerja penyempunaan bilik Scope supaya boleh beroperasi.

Kos Medical Gas yang ditawarkan oleh kontraktor pertama tidak mengikut

harga pasaran justeru itu pihak kontraktor tidak dapat melaksanakan kerja tersebut.

Oleh kerana kegagalan tersebut kerja tersebut dikeluarkan dari senarai asal (BQ) yang

bernilai RM5000.00. Sebagai menyempurnakan bilik Scope dapat digunakan,

peruntukan sebanyak RM50,000.00 dipohon dan diluluskan untuk kerja-kerja gas

perubatan dan pengubahsuaian yang bernilai RM49,280.00.


JKN/KK/KD Butir Kerja Bil. Unit Harga

Seunit

(RM)

Jumlah

(RM)

4 layer / set steel rack 3 700 2,100

KK 1 Malaysia Senadin

Kipas siling (5 blades) 1 320 320

Power socket 13 Amp 3 190 570

Power socket 15 Amp 1 220 220

Sinki cuci tangan (seramik) 2 800 1,600

Alat pemadam api 2 250 500

Auto Night Sensor Lighting Point’

1 360 360

KK Jalan Masjid, Kuching

Lampu Kalimantang 3 185 555

KK Siburan, Kuching Build in cabinet 5 600 3,000

Softboard L/S 1,000 1,000

Tanda nama 700

KK Tanah Putih,

Kuching

Observation glass panel door 1 700 700

Pemadam api L/S 650 650

QMS, pembesar suara, mikrofon

L/S 3,800 3,800

Stor Bakas, Kuching Lampu kalimantang 2 87.50 175

Hospital Segamat Vertical Blind 500

JUMLAH 33,437

4.3.2 Peralatan Tidak Menepati Spesifikasi Kontrak

Lawatan Audit Dalam di beberapa lokasi projek mendapati kerja-kerja naiktaraf yang dibuat oleh kontraktor tidak mematuhi spesifikasi yang ditetapkan seperti Gambar di bawah tetapi bayaran penuh telah dibuat kepada kontraktor.

Maklum Balas PTJ:

Peralatan tersebut telah dibekalkan oleh kontraktor selepas teguran Audit

dibuat. Pihak PTJ akan membuat pemantauan bagi projek-projek lain supaya perkara

ini tidak berulang lagi.

Pejabat JKN Negeri Sarawak telah mengeluarkan surat kepada PKB Miri untuk

mengarahkan kontraktor membekalkan dua (2) unit tangki air sebagai tambahan

kepada dua (2) unit sedia ada dan menggantikan 10 unit pili air sedia ada di KK Long

Bemang, Miri. Pejabat JKN Negeri Sarawak juga telah mengeluarkan surat kepada

PKB Kuching untuk mengarahkan kontraktor membekalkan Observation glass panel door, pembesar suara dan mikrofon di KK Tanah Puteh, Kuching.


a) Klinik 1 Malaysia Senadin, Miri

Gambar E-1 Gambar E-2

Kontraktor sepatutnya membekalkan 3 unit

exhaust fan jenama ‘KDK’ berharga RM480 seunit tetapi dibekalkan jenama ‘Eurofan’

Kontraktor sepatutnya membekalkan

seunit almari jenis ‘Nyatoh’ lengkap dengan 4 laci dibawah dan sliding door

di atas berharga RM3,200 seunit tetapi dibekalkan almari jenis berpintu.

Gambar E-3

Kontraktor sepatutnya membekalkan 4 unit kipas siling 5 bilah berharga RM320

seunit tetapi dibekalkan kipas siling jenis 3 bilah.

b) Klinik Ibu Dan Anak Taman Tunku, Miri

Gambar E-4

Kontraktor sepatutnya membekalkan

papan tanda berserta lampu di dalamnya berharga RM1,201 tetapi dibekalkan

papan tanda tanpa lampu di dalamnya.


c) Hospital Segamat, Johor


Vertical blind tidak dibekalkan oleh Kontraktor di Bilik Scope, Hospital Segamat berharga RM500.

Tarikh Peraku Siap Kerja = 13/12/12

Kontraktor sepatutnya membekal 2 pintu daun dari jenis kayu keras dengan separuh darinya

dipasang zink dan bahagian atasnya dipasang cermin berharga RM1,000 setiap tempat di

Main Entrance dan Theater Entrance.


4.3.3 Kerja Naiktaraf/Penyenggaraan Yang Kurang Memuaskan

Lawatan Audit di beberapa lokasi penyenggaraan yang dipilih mendapati kerja-kerja naiktaraf yang dibuat oleh Kontraktor adalah kurang memuaskan seperti Gambar berikut.

Maklum Balas PTJ:

Pejabat JKN Negeri Sarawak akan mengeluarkan surat kepada PKB Miri untuk

mengarahkan kontraktor menggantikan almari dengan bahan jenis nyatoh; ruang di

dalam tandas yang sempit menyebabkan saiz dan bentuk exhaust fan jenama ‘KDK’ tidak

dapat dipasang di dalam tandas tersebut dan dicadangkan digantikan dengan

persetujuan pengguna; dan spesfikasi kerja bagi kipas siling (5 blades) diganti dengan

kipas siling jenis 3 blades di mana harga yang dibida adalah berdasarkan harga kipas

jenis 3 blades. Kontraktor telah memasang lampu di bahagian luar papan tanda di sebelah siling

bahagian koridor.

Kerja-kerja pembaikan kecacatan di Hospital Segamat telah dilaksanakan oleh

pihak kontraktor dan akan memastikan kontraktor mematuhi spesifikasi yang ditetapkan.


a) Hospital Segamat, Johor


*Siling Yang Dipasang Telah Terbuka Di Bilik Scope, Hospital Segamat

* Kerja Yang Dibuat Oleh Kontraktor Pertama Tarikh Peraku Siap Kerja = 13/12/12


*Vynil yang dipasang telah rosak dan terkopek di Bilik Scope, Hospital Segamat

* Kerja Yang Dibuat Oleh Kontraktor Pertama


Gambar E-11

*Vynil yang dipasang telah rosak dan kotor

di Bilik Scope, Hospital Segamat * Kerja Yang Dibuat Oleh Kontraktor

Pertama



b) JKN Sabah

(i) Hospital Kota Belud Gambar E-12 Gambar E-13

Pemasangan paip saliran bawah (down pipe) tidak sempurna menyebabkan kebocoran air hujan di bangunan Makmal dan Bank Darah


Gambar E-14

Gambar E-15

Berlaku kebocoran air hujan di bumbung bangunan Makmal dan Bank Darah



(ii) Klinik Kesihatan Ibu dan Anak Harington Gambar E-16 Gambar E-17

Kerja mengecat dinding bangunan tidak berkualiti Tarikh Peraku Siap Kerja = 13/03/2013


Terdapat resapan air di dinding bilik dan siling Bangunan KKIA



Air bertakung di tandas

Tarikh Peraku Siap Kerja = 13/03/2013 Air sinki bilik rawatan bangunan lama

tertakung/tersumbat disebabkan kerja-kerja naik taraf

bangunan baru Tarikh Peraku Siap Kerja = 13/03/2013


c) JKN Sarawak

(i) KK Siburan, Kuching Gambar E-22

Terdapat kebocoran pada siling bangunan

tambahan Tarikh Peraku Siap Kerja = 02/08/2012

(ii) KK Tanah Putih, Kuching


Tidak menyediakan soket 15A bagi pemasangan 2 penyaman udara dan menggunakan 2 soket

13A yang disediakan mengikut kontrak



Pemasangan suis lampu di luar bilik rawatan tidak mengikut spesifikasi di mana mengikut

kontrak suis lampu hendaklah di pasang di dalam bilik rawatan.



(iii) KK Long Bemang, Miri Gambar E-27 Gambar E-28

Kontraktor tidak mengecat pada permukaan kayu lantai rumah dan tangga. Mengikut kontrak,

sapuan cat wood base dan high gloss enamel pada permukaan kayu perlu dibuat



Pemasangan mangkuk tandas di bilik air kuarters tidak kemas dan longgar



Kayu tangga yang dibekalkan telah reput



Gambar E-33

Terdapat kebocoran pada siling di kuarters


(iv) KK Batu Niah, Miri


Tandas di KK tidak dapat digunakan kerana air akan bertakung apabila dipam disebabkan oleh

tangki najis tertimbus akibat daripada kerja-kerja naik taraf

Tarikh Peraku Siap Kerja =31/12/2012

(v) KK 1 Malaysia Senadin, Miri

Gambar E-36

Saluran air penyaman udara disalurkan ke

singki di bilik rawatan Tarikh Peraku Siap Kerja =25/09/2012


4.3.4 Peralatan Tidak Digunakan

Lawatan Audit Dalam di beberapa lokasi penyenggaraan mendapati peralatan tidak digunakan seperti di Gambar berikut.

a) Hospital Segamat, Johor


2 Unit Kabinet besi berharga RM280 seunit sepatutnya ditempatkan di Jabatan Kecemasan &

Trauma dan Klinik Pakar 3, Hospital Segamat tetapi telah diagihkan ke Unit Pentadbiran.

Bagaimanapun, kabinet tersebut masih belum dibuka dan disimpan di bawah tangga Unit Pentadbiran, Hospital Segamat.


Maklum Balas PTJ:

Kerja-kerja pembaikan kecacatan di Hospital Segamat, Hospital Kota Belud, Klinik Kesihatan Ibu dan Anak Harington dan KK Siburan dan Senadin telah dilaksanakan oleh pihak kontraktor dan akan memastikan kontraktor mematuhi spesifikasi kerja yang telah dipersetujui.

Aplikasi cat hanya digunakan ke atas papan dinding sahaja iaitu sapuan cat wood base dan high gloss enamel dan tidak termasuk kayu lantai. JKN Negeri Sarawak akan mengeluarkan surat kepada PKB Miri untuk memanggil semula kontraktor untuk memperbaiki kerosakan tersebut di KK Long Bemang.


b) KK Siburan, Sarawak


Pemasangan Q System di kaunter farmasi dan bilik MO bernilai RM2,000 masih tidak digunakan.


Gambar E-41

Screen Projektor bernilai RM2,800 yang

dibekalkan masih belum dibuka dan digunakan.


4.4 Bekalan/Peralatan Yang Disediakan Tidak Memadai Harga Ditawarkan

Berdasarkan butiran spesifikasi kerja, kontraktor hendaklah membekal dan memasang meja mesyuarat termasuk kerusi berkapasiti 20 orang serta kerja berkaitan berharga RM8,160 di KK Siburan, Kuching. Pemeriksaan Audit Dalam mendapati bentuk meja yang dibekalkan berupa meja tulis sebanyak 6 buah dan disambungkan menjadi seperti meja mesyuarat manakala kerusi

Maklumbalas PTJ:

PTJ memaklumkan bahawa peralatan tersebut dan sistem Q telah dipasang dan

digunakan.


mesyuarat dibekalkan dengan kerusi plastik seperti Gambar E-42 dan E-43. Pihak Audit Dalam telah membuat kajian pasaran dan mendapati harga peralatan tersebut berharga dalam lingkungan RM3,000 hingga RM4,000 sahaja.


Meja Mesyuarat dan kerusi plastik yang dibekalkan oleh Kontraktor berharga RM8,160

4.5 Pemantauan Kaedah pemantauan yang berkesan dan berterusan dapat menjamin sesuatu aktiviti yang dirancang dilaksanakan dengan sempurna serta mencapai objektif yang ditetapkan. Ia juga dapat membantu pihak pengurusan mengenal pasti kelemahan yang wujud di peringkat awal dan dapat melakukan penambahbaikan dengan segera. Kaedah pemantauan yang ada diamalkan adalah seperti berikut:

4.5.1 Peringkat Kementerian Pemantauan di peringkat Kementerian dibuat oleh Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan. Pegawai akan turun melawat kemajuan projek secara berkala terutamanya projek bermasalah dan memerlukan pemantauan yang berterusan. Laporan kemajuan dan masalah yang berbangkit akan dibawa ke Ibu pejabat untuk dibincangkan di peringkat Kementerian. 4.5.2 Peringkat Jabatan Kesihatan Negeri Di peringkat Jabatan Kesihatan Negeri, kemajuan projek dibentangkan dalam dua (2) mesyuarat yang diadakan setiap tiga (3) bulan sekali iaitu Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan dan Mesyuarat Ketua-ketua PTJ. Kedua-duanya dipengerusikan oleh Pengarah Kesihatan Negeri dan ahli-ahli adalah pegawai-pegawai di Unit Pembangunan, Unit Kejuruteraan dan Ketua-ketua PTJ. Masalah berbangkit akan dibincangkan dan dibuat penambahbaikan segera.

Maklumbalas PTJ:

Kontraktor telah mengantikan meja mesyuarat dan kerusi yang baru

berpadanan dengan harga yang ditawarkan.


4.5.3 Peringkat PKB, PKK Dan Hospital Di peringkat PKB, PKK dan hospital, kemajuan projek akan dibentangkan dalam mesyuarat bulanan dan juga Mesyuarat Pagi secara mingguan yang dipengerusikan oleh Ketua PTJ. Retan kemajuan projek secara berkala disediakan dan dihantar kepada Jabatan Kesihatan Negeri masing-masing untuk pemantauan.

Semakan Audit mendapati PTJ ada membuat pemeriksaan terhadap kerja siap dijalankan serta pembekalan peralatan oleh kontraktor. Pemeriksaan ini akan dihadiri oleh End User, Unit Pembangunan, Unit Kewangan serta Jurutera. Sijil Pengesahan Siap yang ditandatangani oleh Jurutera, Penolong Jurutera atau Juruteknik dikeluarkan kepada kontraktor sebagai pengesahan kerja dan sebagai dokumen sokongan kepada baucar bayaran.

4.5.4 Kelemahan Pemantauan

Lawatan fizikal yang dibuat terhadap projek-projek siap yang dipilih mendapati masih ada kelemahan yang tidak sepatutnya berlaku antaranya barang/peralatan yang dinyatakan dalam spesifikasi tidak dibekalkan, barang/peralatan dibekalkan tidak sama (kualiti lebih rendah) seperti dalam spesifikasi serta kerja-kerja tidak sempurna dan rendah mutu walaupun Perakuan Siap Kerja telah dikeluarkan dan bayaran sepenuhnya telah dibuat. Menurut pegawai di PTJ berkenaan aduan telah dibuat kepada kontraktor tetapi masih belum diambil tindakan; tindakan susulan tidak dibuat dan lambat dibuat oleh pegawai atau aduan tidak difailkan/direkod untuk tujuan pemantauan. Pada pandangan Audit Dalam, penyeliaan projek di peringkat pra pembayaran perlu diberi perhatian sebelum Sijil Pengesahan Siap dikeluarkan untuk bayaran. Pegawai yang diberikan tanggungjawab mengesahkan kerja-kerja siap perlu lebih komited dan mengesahkan hanya kerja/bekalan peralatan yang sempurna dibayar bagi mengelakkan improper payment. Tindakan susulan untuk menghubungi kontraktor perlu dibuat berterusan dan direkodkan supaya tindakan diambil untuk memperbaiki kerosakan sebelum tamat tempoh tanggungan kecacatan sesuatu projek.


Secara keseluruhannya, pengurusan projek penyenggaraan BP00600 boleh dipertingkatkan dengan mengesyorkan pihak pengurusan memberi pertimbangan kepada perkara berikut:

a) Memastikan pembelian peralatan mendapat kelulusan dan mengikut keperluan supaya aset yang dibeli dapat digunakan dengan sewajarnya dan mengelakkan pembaziran;

b) Mendapatkan pandangan dan kehendak pengguna akhir sebelum memuktamadkan

spesifikasi kontrak kerja;


c) Menambahbaik syarat setuju terima bagi memastikan kepentingan Kerajaan dapat

dipelihara sekiranya kontraktor tidak menyiapkan kerja mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan seperti mengenakan denda atau penalti terhadap kontrak kerja bawah RM200,000;

d) Memastikan kerja-kerja yang dilaksanakan adalah sempurna mengikut spesifikasi

perolehan sebelum bayaran dibuat; dan e) Membuat pemantauan dan pemeriksaan secara berkala bagi aduan kerosakan

yang sama dan berulang serta kerja-kerja pembaikan dan penyelenggaraan dibuat oleh Kontraktor sebelum tamat tempoh tanggungan kecacatan.


F. PENGURUSAN KUARTERS INTEGRASI SUNGAI BULOH

1. LATAR BELAKANG

KKM telah menandatangani perjanjian projek pembinaan Kuarters Integrasi Sungai

Buloh melibatkan pembinaan 200 unit kuarters Kelas F, 200 unit kuarters Kelas G

dan 50 unit kuarters Kelas D bagi kakitangan KKM serta 34 unit Apartment untuk

100 Pegawai Perubatan Latihan Siswazah (PPLS) di Tapak Pusat Kawalan Kusta

Negara (PKKN), Sungai Buloh Selangor. Projek ini telah diluluskan di bawah

Rancangan Malaysia Ke-Sembilan (RMK-9).

Kontrak tersebut bernilai RM164 juta dan telah ditandatangani oleh KKM dan Dinamik Maju

Corporation Sdn. Bhd. (Dinamik Maju) pada 2 Februari 2010. Projek ini dilaksanakan secara

reka dan bina (design and build). Kuarters tersebut dilengkapi dengan kemudahan

prasarana seperti Dewan Serbaguna, Tadika, Masjid, Padang Permainan dan sebagainya.

Pelantikan Dinamik Maju telah dibuat secara rundingan terus dan projek ini dijangka siap

pada 22 Ogos 2012. Bagaimanapun, projek ini telah disiapkan pada 10 Februari 2012 iaitu

lebih awal daripada tempoh siap kontrak yang telah ditetapkan. Tempoh tanggungan

kecacatan bagi projek tersebut adalah 24 bulan daripada 11 Februari 2012 sehingga 10

Februari 2014.

Pihak pengurusan Hospital Sungai Buloh telah diberi tanggungjawab mengurus dan

mengendalikan Kuarters Integrasi Sungai Buloh. Kuarters tersebut telah beroperasi dan

diduduki bermula pada 6 Mac 2012. Pembahagian kuarters juga turut diberikan kepada

kakitangan KKM yang bekerja di Hospital Sungai Buloh, Hospital Selayang, Pejabat

Kesihatan Daerah Gombak, Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Kolej Sains Kesihatan

Bersekutu dan Makmal Kesihatan Awam Kebangsaan.


Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan Kuarters Integrasi Sungai

Buloh telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur, cekap dan mencapai objektif yang

ditetapkan.



Pengauditan ini merangkumi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap

pengurusan Kuarters Integrasi Sungai Buloh. Pengauditan telah dijalankan di Bahagian

Perkhidmatan Kejuruteraan dan Bahagian Perolehan dan Penswastaan di peringkat Ibu

Pejabat KKM, Pejabat Pentadbiran dan Pengurusan Kuarters Hospital Sungai Buloh serta

melawat ke rumah penghuni kuarters. Semakan fail, rekod dan dokumen serta

menganalisis data yang berkaitan dengan projek telah dilakukan. Lawatan, pemeriksaan

dan temu bual dengan pegawai KKM dan penghuni kuarters juga telah diadakan.


4.1 Prestasi Projek Pembinaan

Kontrak projek pembinaan Kuarters Intergrasi Sungai Buloh meliputi tempoh 30 bulan iaitu

2 Februari 2010 hingga 22 Ogos 2012. Bagaimanapun, pihak kontraktor berjaya

menyiapkan kuarters tersebut dengan lebih awal iaitu pada 10 Februari 2012 tanpa lanjutan

masa (EOT). Projek tersebut telah menerima Perakuan Siap Kerja (Certificate of Practical

Completion) pada 10 Februari 2012 dan telah diduduki oleh kakitangan KKM sejak bulan

Mac 2012. Sehingga tarikh pengauditan pada bulan Jun 2013, 513 unit atau 94% kuarters

bagi Kelas D, F dan G serta apartment telah diduduki oleh kakitangan KKM dengan

kekosongan sebanyak 34 unit atau 6%.

4.2 Perancangan Awal Projek Kurang Memuaskan

Pihak Audit Dalam mendapati di peringkat perancangan awal kontrak, bagi pembinaan

tandas tetamu di Apartment PPLS dan tandas pengunjung di dewan tidak memasukkan

pembinaan atap yang berbumbung di kawasan laluan ke tandas seperti di Gambar F-1

hingga F-4. Ketiadaan atap ini menyebabkan kesukaran kepada pengunjung/

penghuni/tetamu untuk menggunakan tandas ketika hari hujan kerana tandas yang telah

dibina terletak di belakang apartment dan dewan.

Maklum Balas Hospital Sungai Buloh:

Sehingga 2 Oktober 2013, baki unit yang masih belum diisi adalah sebanyak

12 unit (2.2%).


Gambar F-1 Gambar F-2

Tidak dirancang untuk pemasangan bumbung/awning di laluan ke tandas

untuk tetamu Apatment Blok D


Tidak dirancang untuk pemasangan bumbung/awning di laluan ke tandas

untuk tetamu dewan

4.3 Pengurusan Perolehan Peralatan

4.3.1 Peralatan Diperoleh Melebihi Keperluan

Berdasarkan dokumen kontrak, kontraktor telah pun menyiapkan 34 unit apartment

yang melibatkan 100 bilik untuk PPLS. Semakan Audit Dalam terhadap Pesanan

Kerajaan yang telah dibuat bagi pembekalan peralatan di apartment Pegawai

Perubatan Terlatih mendapati pihak Hospital telah membuat pesanan dan menerima

peralatan keperluan bagi 102 bilik berbanding keperluan sebenar adalah bagi 100

Maklum Balas BPKj:

Rekabentuk yang digunapakai adalah berdasarkan rekabentuk standard

oleh PBT bagi memudahkan kerja-kerja penyelenggaraan tandas (tidak perlu

masuk melalui dewan).


bilik sahaja. Ini menunjukkan pihak Hospital Sungai Buloh telah terlebih belanja

bagi 2 bilik yang berjumlah RM2,200 seperti di jadual berikut:

Jadual F-1

Senarai Peralatan Yang Melebihi Keperluan bagi 2 Bilik

Bil Jenis Peralatan Harga Seunit

(RM)

Jumlah Bagi 2 Bilik

(RM)

1. Penyidai tuala 70.00 140.00

2. Katil Bujang 390.00 780.00

3. Meja Solek 360.00 720.00

4. Meja Tepi Katil 100.00 200.00

5. Kerusi Berlengan 180.00 360.00

JUMLAH 2,200.00

4.3.2 Pembelian Peralatan Tidak Mengikut Kelulusan

Semakan Audit Dalam terhadap Pesanan Kerajaan yang dibuat bagi peruntukan

pembelian peralatan bukan perubatan untuk Kuarters Integrasi Sungai Buloh

mendapati 3 jenis peralatan yang dibeli tidak mengikut kelulusan yang diterima

seperti di Jadual F-2.

Jadual F-2

Pembelian Peralatan Tanpa Kelulusan

Bil. Jenis Peralatan

Kelulusan

Diterima

Pembelian

Sebenar Perbezaan

(RM) Bil.

Unit

Jumlah

(RM)

Bil.

Unit

Jumlah

(RM)

1. Set Sofa 3+2+1 2 4,598 2 7,960 3,362

2. Velvet Noticeboard 3 900 6 1,770 870

3. Magnetic Whiteboard 2 640 5 1,575 935

JUMLAH 6,138 11,305 5,167


Terdapat kesilapan pengiraan semasa membuat perolehan bagi bekalan

peralatan apartment. Apartment bagi Pegawai Perubatan Latihan Siswazah

terdapat 32 apartment di mana setiap apartment mempunyai 3 bilik dan 2

apartment hanya memiliki 2 bilik. Kesilapan berlaku apabila membuat

pengiraan keseluruhan apartment iaitu 34 unit mempunyai 3 bilik menyebabkan

terdapat lebihan 2 set peralatan bilik tidur. Satu set lebihan peralatan tersebut

telah diletakkan di bilik rehat pejabat Kuarters Integrasi dan satu set lagi

diletakkan di Rumah Tetamu kuarters Integrasi.


4.3.3 Peralatan Tidak Digunakan

Pihak Hospital Sungai Buloh telah membuat perolehan Velvet Noticeboard, magnetic

whiteboard, kabinet buku, TV LCD 40” dan Pemain DVD pada tahun 2012 dan telah

diterima pada 28 November 2012 bernilai RM8,118 untuk kegunaan di Bilik Tetamu

seperti di jadual berikut:

Jadual F-3 Senarai Peralatan Tidak Digunakan

Bil Jenis Peralatan Unit Harga (RM)

1. Velvet Noticeboard 6 1,770

2. Magnetic whiteboard 5 1,575

3. Kabinet buku 1 1,990

4. TV LCD 40” Sony 1 2,383

5. Pemain DVD Samsung 1 400

Jumlah 8,118

Pemeriksaan Audit pada 20 Jun 2013 mendapati peralatan seperti di Gambar F-5

hingga F-8 tidak digunakan sejak ianya diterima. Semua peralatan tersebut masih

disimpan di bilik tetamu blok C.


Peralatan tidak dipasang dan digunakan Peralatan tidak digunakan


Pembelian peralatan iaitu Velvet Noticeboard dan Magnetic Whiteboard

adalah mengikut kelulusan yang diberikan oleh pihak Jabatan Kesihatan

Negeri Selangor. Manakala pembelian set sofa 3+2+1 tidak mengikut seperti

harga kelulusan kerana mengikut keperluan bagi mendapatkan set sofa yang

lebih berkualiti untuk kegunaan di bilik aktiviti bagi Pegawai Perubatan Latihan

Siswazah.



Peralatan tidak dipasang dan digunakan Peralatan tidak digunakan

4.4 Pengurusan Penyenggaraan Kuarters Integrasi Sungai Buloh

Pihak Dinamik Maju Corporation bertanggungjawab menyenggara projek Kuarters Integrasi

Sungai Buloh sehingga tamat tempoh tanggungan kecacatan pada 10 Februari 2014.

Bagaimanapun, lawatan Audit mendapati pengurusan penyenggaraan kuarters adalah

kurang memuaskan seperti berikut:

4.4.1 Aduan Kerosakan Yang Sama

Pengurusan Hospital Sungai Buloh telah menyelenggarakan rekod aduan kecacatan

atau kerosakan di dalam Buku Aduan mengikut blok dan menyimpan sesalinan

Borang Aduan Kecacatan Kerja yang telah selesai di dalam Fail di Pejabat

Pengurusan Kuarters dan Pentadbiran Hospital Sungai Buloh.

Semakan Audit Dalam terhadap 200 borang aduan daripada Blok A dan B mendapati

aduan kerosakan dan kecacatan yang dibuat oleh penghuni adalah jenis kes aduan

yang sama dan berulang bagi setiap unit kuarters seperti di jadual berikut.


Peralatan di bilik tetamu yang melibatkan Velvet Noticeboard sebanyak 6

unit telah dipasang di 5 blok bangunan Kuarters Integrasi. Magnetic Whiteboard dipasang di Pejabat Kuarters Integrasi, Bilik Aktiviti Pegawai Latihan Siswazah,

dan Dewan Serbaguna. Baki peralatan akan digunakan di beberapa lokasi yang

bersesuaian pada masa akan datang. Kabinet Buku akan digunakan selepas

pembelian buku oleh pihak perpustakaan.


Jadual F-4

Aduan Kecacatan/Kerosakan Oleh Penghuni

Bil. Jenis Kerosakan

Jumlah Aduan

1. Suis lampu ruang tamu, bilik air dan dapur tidak berfungsi 70

2. Sinki dapur/bilik air bocor 36

3. Dinding kesan bocor/retak /berkulat 18

4. Kabinet dapur rosak dan gam dikelilingnya tanggal 13

5. Tombol pintu rosak/jam 12

6. Saluran air tersumbat 12

7. Tingkap tidak rapat/jam 10

8. Flush tandas rosak/tidak berfungsi 10

9. Air menitik dari tingkat atas 7

10. Lantai basah dan berair 4

11. Bilik air bocor 4

12. Paip rosak/ketat/jam 2

13. Kipas siling bergoyang-goyang 2

Jumlah 200

Hasil temubual pihak Audit dengan 5 penghuni yang ditemui dan pemeriksaan

terhadap rumah yang belum didiami mendapati masalah berkaitan suis lampu yang

tidak boleh berfungsi dan resapan air di dinding apabila hujan masih berlaku seperti

yang ditunjukkan di Gambar F-9 hingga F-12.


Resapan air di dinding mengakibatkan

kabinet dapur berkulat

Resapan air mengakibatkan plaster

dinding mengelupas



Resapan air di dinding rumah

4.4.2 Kerosakan Infrastruktur

Aduan yang dibuat oleh penghuni kuarters bukan sahaja mengenai rumah yang

didiami tetapi juga meliputi infrastruktur seperti lif dan lampu jalan yang sering

rosak dan berulang. Semakan Audit Dalam terhadap rekod aduan yang

diselenggarakan oleh pihak Hospital mengenai lif, terdapat 9 kali kerosakan antara 2

Disember 2012 hingga 18 Mac 2013 bagi lif Blok A, B dan E serta lif Bomba di Blok A

dan E. Bangunan 17 tingkat yang sering mengalami kerosakan lif akan memberikan

masalah kepada penghuni. Kerosakan masih lagi berulang seperti di jadual berikut:

Jadual F-5

Kerosakan Lif Yang Berulang-ulang

Bil. Tarikh

Kerosakan

Lokasi Lif

Blok A Blok B Blok E

1. 2 Disember 2012 √ √

2. 27 Januari 2013 √ √ √

3. 28 Januari 2013 √ (Lif Bomba)

4. 3 Februari 2013 √(Lif Bomba)


Bahagian Pengurusan Kuarters Integrasi telah mula menyediakan

analisis kerosakan untuk pemantauan pihak kontraktor dan Bahagian

Kejuruteraan.

Maklum Balas BPKj:

Punca kerosakan disebabkan kerja pemasangan yang tidak kemas dan

penggunaan yang tidak cermat. Bagaimanapun, kerosakan telah dibaiki dan

semua kerosakan yang dilaporkan bukan dari tempat yang sama.


Bil. Tarikh

Kerosakan

Lokasi Lif

Blok A Blok B Blok E

5. 16 Februari 2013 √

6. 17 Februari 2013 √

7. 8 Mac 2013 √ √

8. 16 Mac 2013 √ √

9. 18 Mac 2013 √ √ √

Selain lif, lampu jalan dan lampu koridor juga mengalami masalah yang sama.

Daripada rekod aduan dari 24 Mei 2012 hingga 18 Mac 2013 sebanyak 10 aduan

kerosakan dibuat seperti jadual berikut:

Jadual F-6

Kerosakan Lampu Jalan Dan Lampu Koridor Yang Berulang

Bil. Tarikh Lokasi Kerosakan

1. 24 Mei 2012 Lampu Koridor Blok A & B tidak menyala (10 unit)

2. 4 Jun 2012 Lampu jalan tidak menyala (5 unit)

Lampu sportlight pintu utama sebelah kiri tidak menyala

Lampu depan rumah tidak menyala di tingkat 10 Blok A

3. 2 November 2012 Lampu jalan tidak menyala (12 unit)

4. 7 November 2012 Lampu jalan tidak menyala (2 unit)

5. 27 Disember 2012 Lampu parking dan jalan tidak menyala

6. 6 Februari 2013 Lampu jalan di Blok B tidak berfungsi

7. 8 Februari 2013 Lampu jalan di Blok B tidak berfungsi

8. 31 Mac 2013 Lampu tidak menyala di lif bomba Blok E (1 unit)

9. 18 Februari 2013 Lampu parking Blok A & B tidak menyala

10. 18 Mac 2013 Lampu jalan tidak berfungsi (3 unit)


Kerosakan lif telah telah diketengahkan di dalam Mesyuarat

Pemantauan Kecacatan Bil. 1 dan Bil.2 dan tindakan telah diambil serta

direkod dalam satu buku khas untuk pemantauan.

Maklum Balas BPKj:

Kawasan Sungai Buloh merupakan kawasan sasaran bagi panahan

kilat. Walaupun ‘lightning protection’ terdapat di dalam kontrak dan telahpun

dipasang, namun panahan kilat di kawasan tersebut amat luar biasa. Surat

Arahan penambahbaikan telah dikeluarkan kepada kontraktor pada 26 Mac

2013 dan kerosakan telah dibaiki.


4.4.3 Batu Hiasan Lanskap Tidak Diselenggara

Merujuk kepada dokumen kontrak, kontraktor hendaklah menyediakan batu hiasan

lanskap di aras bawah blok A, B dan E. Pemeriksaan audit mendapati batu hiasan

tersebut telah disediakan tetapi tidak disenggara dan dibersihkan menyebabkan batu

tersebut telah berlumut dan sukar dibersihkan seperti di Gambar F-13 dan F-14.

Batu ini juga tidak sesuai dari segi keselamatan dan harta penghuni di mana

terdapat kanak-kanak bermain-main batu dengan membaling ke jalan raya.

Terdapat penutup longkang di kawasan batu hiasan lanskap berkarat dan tidak

ditutup rapat seperti di Gambar F-15 dan F-16.


Batu hiasan lanskap berlumut dan tidak

dibersihkan

Batu Hiasan diletakkan berdekatan jalan

raya yang boleh mengancam keselamatan

penghuni dan harta benda


Penutup longkang di kawasan batu hiasan berkarat dan tidak ditutup rapat.


Bahagian Kejuruteraan berpendapat bahawa batu-batu tersebut perlu

dialihkan dan ianya tidak memerlukan penyelengaraan.


4.4.4 Penyenggaraan Penghubung Longkang

Merujuk kepada dokumen kontrak, penghubung longkang perlu dibina bagi

pengaliran air di beberapa kawasan sekitarnya supaya memudahkan air mengalir ke

saliran sungai. Pihak Audit Dalam telah membuat lawatan fizikal terhadap 8

penghubung longkang yang dimaksudkan di sekeliling Blok C, D dan E mendapati

penghubung longkang berkenaan telah disediakan perangkap pasir dan sampah

dengan kedalaman lebih kurang 1 hingga 2 inci seperti Gambar F-17 hingga F-20.

Semasa lawatan dibuat, pihak Audit Dalam mendapati longkang tersebut tidak

diselenggara oleh Dinamik Maju menyebabkan pembiakan jentik-jentik.


Air bertakung di dalam penghubung longkang dan terdapat pembiakan jentik-jentik


Air bertakung di dalam penghubung longkang dan terdapat pembiakan jentik-jentik


4.5 Penggunaan Bangunan Kuarters, Rumah Kedai Dan Taska

4.4.1 Laluan Kerusi Roda Rosak

Pihak kontraktor telah menyediakan kemudahan laluan kerusi roda bagi penghuni

kurang upaya. Lawatan Audit Dalam di kuarters Blok A dan B mendapati laluan

tersebut digunakan juga sebagai laluan motosikal oleh penghuni kuarters yang

menyebabkan lantai rosak seperti Gambar F-21 dan F-22.


Laluan kerusi roda rosak


Unit Keselamatan telah mengambil beberapa tindakan seperti berikut :

i. Menampal notis larangan meletakkan motorsikal di perkarangan bawah

bangunan.

ii. Meletakkan kon bagi menghalang motorsikal dan memaparkan gambar

semasa perjumpaan bersama penghuni kuarters pada 14 Mei 2013.

Maklum Balas BPKj:

Surat arahan kepada pihak Kontraktor telah dikeluarkan untuk membuat

pembaikan (menggosok dan mengecat) ke atas penutup longkang tersebut dan

meletakkan kembali dalam keadaan asal serta melaksanakan penyenggaraan

terhadap penghubung longkang di sekeliling kuarters. BPKj akan memantau

kerja penyenggaraan secara berterusan agar kes pembiakan jentik-jentik tidak

berulang.


4.5.2 Pembayaran Bil Utiliti Secara Pukal

Surat Pekeliling Ketua Setiausaha Kementerian Kesihatan Malaysia Bil. 5 Tahun 2011

Perenggan 5.1.5 menetapkan Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan meter

berasingan dipasang di setiap unit Rumah Kerajaan serta memastikan penghuni

menjelaskan bayaran bil utiliti masing-masing.

Semakan Audit Dalam mendapati setiap kuarters tidak mempunyai meter individu

bagi utiliti sebaliknya hanya menyediakan meter pukal sahaja bagi keseluruhan

kuarters. Semakan selanjutnya mendapati pihak pengurusan hospital ada

mengenakan bayaran RM15 bagi setiap unit kuarters yang perlu dibayar setiap bulan

kepada Bahagian Kewangan dan pihak Hospital membayar secara pukal kepada

SYABAS. Bagaimanapun, pembayaran RM15 tersebut tidak mengambilkira bilangan

isi rumah setiap kuarters.

Semakan Audit Dalam selanjutnya mendapati pihak pengurusan Hospital ada

mengemukakan surat kepada SYABAS untuk memasang meter individu bagi setiap

unit kuarters pada 23 Mei 2013. Bagaimanapun, sehingga pengauditan dijalankan

pada bulan Julai 2013, meter tersebut masih belum dipasang.

4.5.3 Kedai Telah Beroperasi Tetapi Bayaran Sewa Tidak Dikutip

Berdasarkan terma-terma yang dipersetujui di dalam Surat Setuju Terima, pihak

penyewa hendaklah mengemukakan bayaran sewaan premis sebelum 8 haribulan

bagi setiap bulan dan tempoh kontrak meliputi dari 1 November 2012 sehingga 30

Oktober 2015 sejumlah RM2,000 sebulan. Mengikut dokumen sebutharga, satu

tempoh mobilisasi selama 2 minggu akan dibenarkan kepada penyebutharga yang

berjaya untuk persiapan sebelum memulakan operasi perniagaan. Walau

bagaimanapun sewaan perlu dibayar sebelum mobilisasi tersebut.

Semakan Audit Dalam mendapati Surat Setuju Terima telah ditandatangani oleh

Gratis Maju Enterprise pada 10 Oktober 2012 dan kedai tersebut telah beroperasi

sejak bulan Januari 2013. Bagaimanapun, bayaran sewaan sejumlah RM2,000

sebulan tidak pernah dikutip oleh pihak pengurusan hospital dari tarikh 1 November

2012 sehingga pengauditan dijalankan pada bulan Julai 2013.

Mengikut dokumen sebutharga, penyebutharga yang berjaya dikehendaki

menandatangani kontrak dengan Kerajaan dalam tempoh 4 bulan selepas surat


Permohonan telah dihantar kepada Pihak SYABAS pada 29 Ogos 2013

dan pemasangan sedang dijalankan.


tawaran dikeluarkan dan tidak dibenarkan memindah milik atau menyewa

sebahagian perniagaan kepada pihak ketiga. Bagaimanapun, sehingga tarikh

pengauditan dijalankan pada bulan Jun 2013 kontrak perjanjian rumah kedai masih

belum disediakan.

4.5.4 Penyewa Ruang Kedai Bagi Dobi Dan Kafeteria Telah Dilantik

Tetapi Masih Belum Beroperasi

Berdasarkan dokumen kontrak, tempoh tanggungan kecacatan bagi projek

pembinaan Kuarters Integrasi Sungai Buloh adalah 24 bulan daripada tarikh projek

siap sehingga 9 Februari 2014.

Semakan Audit Dalam mendapati sehingga tarikh pengauditan pada 24 Julai 2013,

penyewa ruang kedai dobi dan kafeteria telah dilantik oleh pengurusan Hospital

Sungai Buloh tetapi masih belum beroperasi. Bayaran deposit dan sewa juga belum

dikutip sedangkan Surat Setuju Terima telah dikeluarkan pada 7 Februari 2013.

4.5.5 Taska Kuarters Masih Belum Dilantik Dan Beroperasi

Semakan Audit Dalam mendapati sehingga tarikh pengauditan pada 24 Julai 2013,

pihak Hospital Sungai Buloh masih belum membuat perolehan atau perlantikan taska

untuk beroperasi. Sehubungan itu, masalah kerosakan atau kecacatan pada ruang

taska tidak dapat diketahui dan diperbaiki oleh pihak kontraktor sebelum tamat

tempoh tanggungan kecacatan.

Maklumbalas Hospital Sungai Buloh:

Pihak Hospital Sungai Buloh masih belum menerima bayaran sewaan

premis. Surat Peringatan Pertama dan Peringatan Kedua telah dihantar dan

disusuli dengan panggilan telefon.

Surat peringatan pertama telah dihantar ke Adharith Enterprise dan

Gratis Maju Enterprise bertarikh 17 Oktober 2013 dan disusuli dengan

panggilan telefon pada 18 Oktober 2013, 13 November 2013 dan 18

November 2013. Surat peringatan kedua bertarikh 17 November 2013 telah

dihantar dan disusuli panggilan telefon pada 18 November 2013 dan 2

Disember 2013.

Sehingga 26 Februari 2014 Perjanjian kontrak masih belum

ditandatangani.


4.6 Pemantauan

Pemantauan yang rapi dapat menjamin aktiviti yang dirancang dan dilaksanakan dengan

sempurna serta mencapai objektif yang ditetapkan. Ia juga dapat membantu pihak

pengurusan mengenal pasti kelemahan dan melakukan penambahbaikan segera.

Pemantauan pengurusan kuarters ada dibincangkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa

Perumahan Hospital Sungai Buloh, Mesyuarat Kuarters Integrasi Bahagian Kejuruteraan dan

Penswastaaan Hospital Sungai Buloh dan pemantauan secara berkala oleh Ibu Pejabat

Bahagian Kejuruteraan KKM. Mesyuarat tersebut turut membincangkan status kedudukan

kuarters.


Secara keseluruhannya, pengurusan projek pembinaan Kuarters Integrasi Sungai Buloh

boleh dipertingkatkan seperti berikut:

a) Pembelian peralatan hendaklah mengikut keperluan supaya aset yang dibeli dapat

digunakan dengan sewajarnya dan mengelakkan pembaziran;

b) Sekiranya terdapat perubahan kepada spesifikasi dan kuantiti aset, kelulusan daripada

Pegawai Pengawal perlu diperolehi;

c) Memastikan surat perjanjian ditandatangani dalam tempoh 4 bulan selepas Surat

Setuju Terima dikeluarkan;

d) Mengambil tindakan sewajarnya terhadap penyewa rumah kedai supaya sewaan

tertunggak dapat dikutip;

e) Memastikan kafeteria, kedai dobi dan taska dapat beroperasi dengan kadar segera;

dan

f) Membuat pemantauan dan pemeriksaan secara berterusan supaya kuarters dalam

keadaan baik dan selamat.


Walaupun bangunan tersebut masih tidak beroperasi, Unit Penginapan

Kuarters telah menjalankan pemeriksaan secara berkala bagi mengenalpasti

sebarang kerosakkan dan pemeriksaan terkini telah dijalankan pada 30 Oktober

2013.


G. PENGURUSAN PEROLEHAN PERALATAN PERUBATAN

DAN BUKAN PERUBATAN DI KOLEJ SAINS KESIHATAN BERSEKUTU (KSKB)

1. LATAR BELAKANG

Penubuhan Kolej Sains Kesihatan Bersekutu (KSKB) seperti KSKB Sultan Azlan Shah, Ulu

Kinta, KSKB Johor Bahru dan KSKB Kuching di bawah Bahagian Pengurusan Latihan adalah

untuk melaksanakan program latihan akademik sains kesihatan peringkat separa profesional

sesuai dengan keperluan guna tenaga manusia terutamanya dalam bidang Sains Kesihatan.

Bagi melengkapi KSKB ini dengan peralatan untuk pengajian, BPL bertanggungjawab dalam

urusan perolehan tender dan kontrak manakala pihak KSKB bertanggungjawab mengurus

perolehan pembelian terus. Peruntukan dan perbelanjaan perolehan peralatan pada tahun

2011 dan 2012 bagi 3 KSKB tersebut adalah seperti di Jadual G-1.

Jadual G-1

Peruntukan Dan Perbelanjaan Bagi Tahun 2011 Dan 2012

Tahun 2011 2012

Mengurus Pembangunan Mengurus Pembangunan

PTJ Lulus Belanja Lulus Belanja Lulus Belanja Lulus Belanja

(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)

KSKB

Sultan

Azlan Shah

0.15 0.15 2.97 2.97 0.00 0.00 1.02 1.01

KSKB Johor

Bahru

0.24 0.24 0.00 0.00 0.19 0.19 0.38 0.23

KSKB

Kuching

0.25 0.21 0.00 0.00 0.31 0.31 0.08 0.07


Pengauditan ini dijalankan bagi menentukan sama ada pengurusan perolehan peralatan

perubatan dan bukan perubatan telah dibuat berdasarkan peraturan yang ditetapkan dan

dilaksanakan dengan teratur, cekap dan mencapai objektif.



Pengauditan ini merangkumi aktiviti pengurusan perolehan, penerimaan, penggunaan,

penyimpanan dan penyenggaraan serta pelupusan peralatan perubatan dan bukan

perubatan bagi tempoh tahun 2011 dan 2012 di KSKB Sultan Azlan Shah, KSKB Johor Bahru

dan KSKB Kuching. Pengauditan telah dijalankan dengan menyemak fail, rekod dan

dokumen yang berkaitan dengan peralatan di 3 KSKB tersebut. Lawatan, pemeriksaan dan

temu bual dengan pegawai berkaitan juga telah dibuat di 3 KSKB berkenaan.


4.1 Pengurusan Perolehan

4.1.1 Perolehan Barangan Import Tanpa Kelulusan Perbendaharaan

Malaysia

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2002 menetapkan perolehan

bahan/barangan siap diimport yang berada dalam negara (ex-stock) bernilai

melebihi RM50,000 hendaklah mendapat kelulusan Kementerian Kewangan terlebih

dahulu sebelum perolehan barangan tersebut dibuat.

Semakan Audit Dalam mendapati perolehan 95 unit peralatan melebihi RM50,000

yang diimport dan telah berada dalam negara (ex-stock) bernilai RM809,226 tidak

mendapat kelulusan Kementerian Kewangan. Butiran peralatan adalah seperti di

Jadual G-2.

Jadual G-2

Perolehan Barangan Ex-Stock Tanpa Kelulusan Kementerian Kewangan

Bil. No. & Tarikh

Baucar

Peralatan Negara

Pengeluar

Kuantiti

(Unit)

Nilai

(RM)

1. B6683

12/12/2011

Training Mannequin full

torso adult

Norway 10 109,000

2. B6683

12/12/2011

Life/Form Adult Deluxe

plus Crisis Mannequin

Norway 2 146,400

3. B6683

12/12/2011

Life/Form Paediatric Als

Deluxe Plus Crisis

Mannequin

Norway 2 107,400

4. B7160

27/12/2011

Defibrillator

MachineBiphasis

Switzerland 2 52,680

5. B7488

27/12/2011

Mechanical Ventilator Switzerland 1 69,800

6. B1671

07/05/2012

Light Microscope

Binocular

Jerman 40 153,220


Bil. No. & Tarikh

Baucar

Peralatan Negara

Pengeluar

Kuantiti

(Unit)

Nilai

(RM)

Semiplanachromatis

7. B1669

08/05/2012

Electronic Top Loading

Balance

Italy 37 110,926

8. B2588

21/06/2012

UV-VIS

Spectrophotometer

Japan 1 59,800

Jumlah 95 809,226

4.1.2 Perubahan Dan Perlanjutan Tempoh Kontrak

Perenggan 18.1, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 menetapkan

perubahan kontrak dan perlanjutan tempoh kontrak boleh diluluskan oleh pihak

berkuasa yang meluluskan sebut harga dengan syarat kontrak yang tersebut bernilai

melebihi RM200,000 hingga RM500,000.

Semakan Audit Dalam mendapati 4 sebut harga bagi perolehan bernilai kurang dari

RM200,000 tidak mematuhi kehendak Pekeliling kerana telah diberikan kelulusan

untuk perubahan peralatan dan perlanjutan tempoh penghantaran. Butiran lanjut

seperti di Jadual G-3.

Jadual G-3 Perubahan Peralatan Dan Perlanjutan Tempoh Penghantaran

Bil. No. / Perihal /Nilai Sebut

Harga Penemuan Audit

1 7/2011

Tawaran membekal,

menghantar, memasang,

mengujiguna dan

mentauliahkan 10 set PA system, speaker dan wireless microphone di bilik kuliah dan

demo di KSKB Ulu Kinta, Ipoh

(RM131,000)

Perubahan peralatan diluluskan oleh Pengarah KSKB

Sultan Azlan Shah pada 17.10.2011.

Nilai peralatan seperti yang ditetapkan dalam

spesifikasi dan yang diganti tidak ditentukan.

Bil. Peralatan Dipersetujui

Dalam SST Peralatan Ditukar

1. 4 unit Betamix FT15 two-way 15” 300w full range speaker –paint finish

4 unit TOA F-2000 Wall mounted speaker

2. 4 unit W&H SP458 15” Heavy duty speaker stand

4 unit TOA speaker wall bracket

Maklum Balas BPP:

Bahagian Perolehan & Penswastaan (BPP) serta BPL masih dalam proses

melengkapkan senarai perolehan peralatan import dan ex-stock di BPL dan PTJ

di bawahnya untuk dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia untuk

kelulusan.


Bil. No. / Perihal /Nilai Sebut

Harga Penemuan Audit

3. 1 unit Pioneer DV420 CD/DVD/USB Player

1 unit Pioneer DV3022 CD/DVD/USB Player

4. 4 nos Neutrik 15M Speakon Extension Speaker Cable (Black)

10 lot pendawaian menggunakan kabel speaker di dalam konduit PVC termasuk kerja –kerja pemasangan speaker.

5. 10 unit RP2UM4 Speakon Panel

2 15/2011

Tawaran membekal,

menghantar dan memasang 3

unit Osmometer (RM155,925)

Tempoh sepatutnya dibekalkan adalah pada 4 April

2012 tetapi telah dilanjutnya sehingga 1 Jun 2012.

Tempoh perlanjutan penghantaran peralatan

diluluskan pada 28.3.2012 oleh Ketua Penolong

Setiausaha Kanan, Gred M52.

3 18/2011

Tawaran membekal,

menghantar dan memasang

100 unit Small Hot Plate With Magnectic Stirrer (RM90,000)


2012 tetapi telah dilanjutnya sehingga 1 Mei 2012.




4 19/2011

Tawaran membekal,

menghantar dan memasang 2

unit Centrifuge Bench Top

(RM77,252)


2012 tetapi telah dilanjutnya sehingga 5 Mei 2012.




4.1.3 Perolehan Dipecah Kecil

Perenggan 5, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 2007 menetapkan

Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk merancang

pembelian terus tahunan agensi dan memastikan pembelian terus tidak dipecah kecil

untuk mengelak perolehan secara sebut harga atau tender.

Maklum Balas KSKB Sultan Azlan Shah:

Perubahan spesifikasi adalah kerana speaker asal yang terlalu besar

yang tidak sesuai untuk bilik kuliah dan permohonan ini telah dipersetujui oleh

KPSUK Unit Kewangan, BPL dan beliau telah mengarahkan Pengarah KSKB Ulu

Kinta untuk memaklumkan kepada pembekal tentang perubahan spesifikasi

tersebut.


Semakan Audit Dalam mendapati sebanyak 6,593 peralatan yang dikelaskan kepada

lima item yang sama bernilai RM0.33 juta di KSKB Sultan Azlan Shah dan 43

peralatan dapur kafeteria bernilai RM69,094 di KSKB Kuching telah dibuat pembelian

secara terus dan tidak dibuat secara sebut harga.

4.1.4 Bon Pelaksanaan Tidak Meliputi 12 Bulan Daripada Tarikh

Penghantaran Sebenar

Perenggan 51.1, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menghendaki

pembekal bagi perolehan bernilai melebihi RM200,000 mengemukakan Bon

Pelaksanaan sebanyak 2.5% daripada nilai bekalan. Tempoh sah laku bon adalah

dua belas (12) bulan selepas penghantaran terakhir atau tarikh tamat kontrak yang

mana terkemudian.

Semakan Audit Dalam mendapati tempoh sah laku bon pelaksanaan yang disediakan

tidak meliputi tempoh 12 bulan selepas penghantaran terakhir di KSKB Sultan Azlan

Shah. Didapati 3 bon pelaksanaan tidak meliputi tempoh sah laku antara 44 hingga

112 hari seperti di Jadual G-4.


Perolehan dibuat secara terus kerana waran peruntukan yang diterima

berbeza iaitu di bawah Mengurus dan Pembangunan serta perolehan dibuat

sebelum ketiga-tiga kolej iaitu Kolej Pembantu Perubatan Ulu Kinta, Kolej

Kejururawatan Taiping dan KSKB Sultan Azlan Shah digabungkan. Perolehan

dipecahkecil disebabkan oleh Pentadbir Sistem di Kolej Pembantu Perubatan Ulu

Kinta pada ketika itu telah meletakkan Pembantu Tadbir N22 sebagai Pelulus

dengan had belanja sebanyak RM20,000 dan ke bawah sahaja. Perubahan

Pelulus tidak dilaksanakan disebabkan masalah sistem.

Maklum Balas KSKB Kuching:

KSKB Kuching akan memastikan perolehan tidak dipecahkecilkan pada

masa akan datang dengan memastikan setiap pembelian dibincang dalam

Jawatankuasa Perolehan & Pembangunan peringkat kolej.


Jadual G-4 Bon Pelaksanaan Tidak Meliputi 12 Bulan Daripada

Tarikh Penghantaran Sebenar

4.1.5 Perolehan Sebut Harga Melebihi Tempoh Sah Laku

Perenggan 4.4(a) Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 menetapkan

tempoh sah laku sebut harga hendaklah tidak melebihi 90 hari dari tarikh tutup

sebut harga bergantung kepada kompleksiti sebut harga dilaksanakan. Tempoh

sah laku sebut harga tidak boleh dilanjutkan. Jika tempoh sah laku sebut harga

telah tamat atau keputusan tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut

harga hendaklah dipelawa semula.

Semakan Audit Dalam mendapati 2 sebut harga pada tahun 2012 berjumlah

RM351,470 telah melebihi tempoh sah laku 90 hari yang dibenarkan di KSKB Johor

Bahru. Butiran lanjut seperti di Jadual G-5.

Jadual G-5 Perolehan Sebut Harga Melebihi Tempoh Sah Laku

Bil.

No.

Sebut

Harga

Tarikh Tamat Penghantaran

Tarikh

Penghantaran

Sebenar

Tempoh Bon Disediakan

Tempoh Bon

Sepatutnya

Tamat

Tempoh

Bon Tidak Diliputi

(Hari)

1. KKM-

SH/BPL/

2/2011

15/12/2011 30/11/2011 31/10/2011

hingga

30/10/2012

14/12/2012 44

2. KKM-

SH/BPL/

6/2011

25/10/2011 14/12/2011 15/09/2011

hingga

23/08/2012

13/12/2012 112

3. KKM-

SH/BPL/

14/2011

04/04/2012 27/04/2012 09/03/2012

hingga

08/03/2013

26/04/2013 48

Bil. No.

Sebut Harga

Tarikh Tutup

Sebut Harga

Tarikh Sah

Laku Sebut

Harga Tamat

Tarikh

J/kuasa Sebut

Harga

Tarikh

SST

Nilai

(RM)

1. (1)KKJB/400-

7/1/13

20/04/2012 19/07/2012 27/07/2012 14/09/2012 232,470

2. KSKBJB/400-7/1/14

13/04/2012 12/07/2012 27/07/2012 31/07/2012 119,000

Jumlah 351,470


BPL akan memastikan bon pelaksanaan disediakan 12 bulan selepas

tempoh tamat kontrak dan dilanjutkan mengikut tempoh serahan.


4.1.6 Perolehan Secara Sewa Beli 35 Buah Komputer Desktop Dan 8 Buah

Komputer Riba

Semakan Audit Dalam mendapati perkara seperti berikut:

(a) Perolehan 35 buah desktop dan 8 buah komputer riba bernilai RM116,130

adalah melalui peruntukan Perbelanjaan Mengurus di bawah objek sewaan

tetapi telah dibuat secara sewa beli. Kaedah perolehan secara sewa beli

adalah tidak dibenarkan dalam peraturan perolehan Kerajaan.

(b) Pembayaran perkhidmatan sewa beli komputer telah dilakukan sepenuhnya

berjumlah RM116,130 iaitu bayaran terakhir pada 26 Disember 2012 tetapi

perkhidmatan tersebut belum tamat. Tempoh perkhidmatan sewa beli

tersebut adalah untuk 1 tahun dari 17 April 2012 hinga 16 April 2013.

4.2 Harga Barang Yang Dibeli Tidak Munasabah

Semakan Audit Dalam mendapati pembelian 10 unit wheel clamp dengan nilai RM600 seunit

adalah tidak berpatutan dengan bentuk, jenis dan saiz yang diperolehi seperti di Gambar

G-1 dan Gambar G-2 yang mana boleh diperolehi di pasaraya dengan harga

RM92.90. Perbezaan harga bagi wheel clamp tersebut adalah berjumlah RM507.10 dan

penjimatan sebanyak RM5,701 dapat dibuat sekiranya wheel clamp tersebut dibeli pada

harga RM92.90. Kajian pasaran yang dibuat oleh pihak Audit Dalam mendapati bentuk, jenis

dan saiz wheel clamp dengan harga RM650 seunit adalah seperti di Gambar G-3.


Keperluan komputer di KSKB Kuching amat diperlukan dan tidak

mencukupi untuk menampung keperluan sedia ada. KSKB akan memohon

kelulusan daripada Pegawai Pengawal untuk mendapatkan status hak milik

peralatan tersebut.

Maklum Balas KSKB Johor Bahru:

Proses sebutharga diurus oleh pihak KSKB Johor Bahru dan keputusan

sebutharga diputuskan oleh Unit Perolehan, BPL. Sebutharga bagi kes 1,

Laporan Teknikal lewat dihantar oleh KSKB Johor Bahru ke BPL pada 4

September 2012 manakala sebutharga bagi kes 2, Laporan Sebutharga telah

dihantar oleh KSKB Johor Bahru ke BPL pada 29 Mei 2012. Bagaimanapun, BPL

lewat mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga iaitu pada 27 Julai

2012 menyebabkan tempoh sah laku melebihi 90 hari.


Gambar G-1

Gambar G-2

Peralatan wheel clamp dengan harga RM92.90 yang boleh diperolehi di pasaraya

Boulevard, Kuching.

Gambar G-3

Sebut Harga Pembekal


KSKB Kuching akan memastikan sesuatu perolehan dibuat dengan

mendapatkan kajian pasaran supaya harga berpatutan dan menguntungkan Kerajaan

pada masa akan datang.


4.3 Penerimaan Peralatan

4.3.1 Kelewatan Bekalan Peralatan

Pembekal hendaklah membekalkan peralatan mengikut tempoh yang ditetapkan

supaya peralatan tersebut dapat digunakan dengan segera mengikut tujuan ianya

dibeli.

Semakan Audit Dalam mendapati sebanyak 5,324 peralatan di 3 KSKB tersebut yang

dipesan melalui sebut harga/pembelian terus berjumlah RM2.95 juta telah lewat

dibekalkan antara 4 hingga 132 hari. Bagaimanapun, denda tidak dapat dikenakan

terhadap pembekal terlibat kerana syarat berhubung pengenaan denda tidak

dinyatakan dalam dokumen sebut harga/Pesanan Kerajaan. Butiran lanjut seperti di

Jadual G-6.

Jadual G-6 Kelewatan Bekalan Peralatan

Bil. KSKB Jumlah

Peralatan

Jumlah

(RM Juta)

Kelewatan

(Hari)

1. KSKB Sultan Azlan Shah 4,785 2.41 4 hingga 132

2. KSKB Johor Bahru 346 0.33 2 hingga 122

3. KSKB Kuching 193 0.21 10 hingga 107

Jumlah 5,324 2.95 -

Maklum Balas KSKB Sultan Azlan Shah, KSKB Johor Bahru dan KSKB

Kuching:

Barangan yang dipesan kebanyakan diimpot dari luar negara di mana

pihak kolej pernah berulangkali menghubungi pihak pembekal untuk

membekalkan peralatan berkenaan.

KSKB akur kepada teguran Audit Dalam berkenaan pemantauan bekalan

peralatan bagi memastikan peralatan dibekalkan dalam tempoh yang

ditetapkan.

Tindakan telah diambil dengan meningkatkan pemantauan terhadap

pembekalan peralatan dalam tempoh yang ditetapkan dengan menghubungi

pembekal dan mengeluarkan surat peringatan kepada pembekal yang

berkaitan.


4.3.2 Pegawai Penerima Aset

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 telah menyatakan peranan Pegawai

Penerima Aset sebagai pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan

mengesahkan aset yang diperoleh.

Semakan Audit Dalam mendapati perolehan bagi 435 aset bernilai RM0.8 juta di

KSKB Sultan Azlan Shah, KSKB Johor Bahru dan KSKB Kuching diterima oleh pegawai

yang bukan pegawai yang dilantik sebagai Pegawai Penerima Aset. KSKB Sultan

Azlan Shah telah melantik secara bertulis 2 orang pegawai penerima aset, namun

KSKB Johor Bahru dan KSKB Kuching masih belum melantik pegawai penerima aset

masing-masing.

4.3.3 Bekalan Aset Diterima Tanpa Surat Jaminan

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan pegawai penerima aset

hendaklah memastikan aset diterima berserta dengan surat jaminan daripada

pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi yang ditetapkan

dalam tawaran sebut harga.

Semakan Audit Dalam mendapati 481 aset bernilai RM0.95 juta yang diterima tanpa

surat jaminan daripada pembekal di KSKB Sultan Azlan Shah, KSKB Johor Bahru dan

KSKB Kuching. Semua aset tersebut mempunyai tempoh jaminan selama 1 tahun

yang ada dinyatakan dalam Lampiran Q dan surat tawaran pembekal.


Kuching:

Pada peringkat awal, KSKB Sultan Azlan Shah telah melantik 2 orang

Pegawai Penerima Aset yang terdiri daripada Pembantu Tadbir Kewangan W17

kerana mereka berurusan secara langsung dalam penerimaan

barangan/pesanan. Namun timbul masalah dalam penerimaan peralatan teknikal

di mana pegawai yang dilantik tidak memahami spesifikasi peralatan teknikal

berkenaan. Ini telah menyebabkan beberapa pegawai klinikal/teknikal terlibat

dalam penerimaan peralatan teknikal tersebut. Pihak Kolej telah melantik 14

pegawai penerima aset dari bidang yang berbeza untuk memastikan

spesifikasi alatan perubatan dan bukan perubatan diterima seperti yang dipesan.

Manakala KSKB Johor Bahru dan Kuching telah melantik beberapa pegawai

untuk menerima barang.


4.3.4 Peralatan Diterima Tidak Mengikut Spesifikasi

Pindaan Kuantiti Pada Pesanan Kerajaan

Semakan Audit Dalam mendapati pindaan kuantiti dari 80 unit ke 40 unit dibuat

pada bekalan Cent-O-Gram dengan menggunakan pen kerana pembekal tidak dapat

membekal kuantiti dikehendaki atas sebab faktor harga yang tinggi dan pihak Kolej

telah meminta jenama O-HOUS pada barangan tersebut selepas Pesanan Kerajaan

dikeluarkan. Butiran lanjut seperti di Gambar G-4.

Gambar G-4

Pindaan Kuantiti Pada Pesanan Kerajaan


Pihak kolej hanya membayar mengikut nota kredit daripada Pembekal

melalui surat ruj.HE/KKM/KSKBUK/CN/08-2012-(001) bertarikh 7 Ogos 2012

untuk memastikan lebihan bayaran tidak berlaku.


Kuching:

Pihak pengurusan kolej (Unit Aset) telah mengambil tindakan

mendapatkan kembali semua surat-surat jaminan tersebut untuk dilampirkan

bersama KEW PA 2 atau KEW PA 3. Bagi memastikan perkara tersebut tidak

berulang lagi Pegawai Penerima Aset hendaklah memastikan setiap bekalan

aset diterima bersama dengan surat jaminan.


4.3.5 Bekalan Aset Diterima Tanpa Perakuan Yang Lengkap

Arahan Perbendaharaan 99(e) menetapkan antara lain barang-barang atau bekalan

hendaklah disokong dengan suatu perakuan bahawa barang-barang itu telah

diterima dan sama ada direkodkan dalam rekod stor sepatutnya (dengan

mencatatkan rujukan Folio Lejar atau No. Kad) atau dikeluarkan bagi kegunaan

segera dengan sempurnanya. Perakuan di Pesanan Kerajaan dan Nota Hantaran

hendaklah ditandatangan dan disahkan oleh pegawai penerima bagi mengesahkan

bekalan tersebut telah diterima dengan sempurna dan memuaskan.

Semakan Audit Dalam di KSKB Johor Bahru mendapati perkara seperti berikut:

(a) Satu Pesanan Kerajaan bernilai RM17,000 tidak diperakukan oleh pegawai

penerima bagi mengesahkan bekalan diterima dengan sempurna dan

memuaskan;

(b) Lapan Pesanan Kerajaan bernilai RM122,509 yang ditandatangan tidak

dicatatkan tarikh bagi menentukan pembekal menghantar bekalan dalam

tempoh yang ditetapkan;

(c) Tiga bekalan bernilai RM52,381 yang diterima tidak disokong dengan Nota

Hantaran; dan

(d) Satu Nota Hantaran bernilai RM12,580 tidak diperakukan oleh pegawai yang

bertanggungjawab.

4.4 Pengurusan Pembayaran

Dokumen sebut harga/ pembelian terus bagi perolehan beberapa peralatan perubatan dan

bukan perubatan, telah menyatakan pengujian dan pentauliahan [testing & commissioning

(T&C)] perlu dilaksanakan sebelum pembayaran dibuat sepenuhnya. Pengujian dan

pentauliahan ini bertujuan untuk memastikan peralatan yang diterima adalah lengkap dan

boleh berfungsi dengan baik.

Maklum Balas KSKB Johor Bahru:

Tindakan penambahbaikan telah diambil serta merta bagi mengelakkan

masalah yang sama berulang. Pada masa akan datang, pegawai penerima aset

akan lebih teliti dan memastikan tarikh dicatat bagi penerimaan barang tersebut.


(a) Pembayaran Dibuat Tanpa Pengujian Dan Pentauliahan (T&C)

Pembayaran sepenuhnya sebanyak RM416,392 bagi 297 bekalan telah dibuat tanpa

T&C di KSKB Sultan Azlan Shah, KSKB Johor Bahru dan KSKB Kuching walaupun T&C

tersebut telah dinyatakan dengan jelas dalam Lampiran Q (maklumat spesifikasi),

invois dan nota penghantaran di mana ianya perlu dibuat. Butiran lanjut seperti di

Jadual G-7.

Jadual G-7 Pembayaran Tanpa Pengujian Dan Pentauliahan

Bil. No. &

Tarikh

Baucar

Peralatan Kuantiti

(Unit)

Nilai

(RM)

1. B5697

04/11/2011

Interactive voting system with audience

remote SRF 798, presenter and receiver

200 95,000

2. B1311

15/11/2011

Mobile interactive whiteboard Eno Classic 1 13,520

3. B6758

14/12/2011

Skrin layar bermotor 8”x8” 40 54,000

4. B7328

27/12/2011

PA system, speaker dan wireless

microphone

10 131,000

5. B2082

06/09/2012

Kamera Litar Tertutup (CCTV) 32 36,883

6. B2776

12/12/2012

Learning Language Software 1 49,300

Jumlah Di KSKB Sultan Azlan Shah 284 379,703

1. B0429

04/10/2011

Kamera Litar Tertutup (CCTV) 1 10,900

2.

B0270

21/05/2012

Kamera litar tertutup (CCTV) 1 5,769

3. B0367

27/6/2012

Penyaman Udara 9 16,040

Jumlah Di KSKB Johor Bahru 11 32,709

1. B1415

03/08/2012

Calestion 15’’ Mid Bass Driver TF1520, 2

unit Dynamic 220W High Compression

Driver DR-FA003

2 3,980

Jumlah Di KSKB Kuching 2 3,980

Jumlah Keseluruhan 297 416,392


(b) Pembayaran Dibuat Sebelum T&C Dilakukan

Semakan Audit Dalam mendapati pembayaran sepenuhnya sebanyak RM310,927

telah dibuat bagi 40 peralatan antara 3 hingga 437 hari lebih awal sebelum

pengujian dan pentauliahan dijalankan di KSKB Sultan Azlan Shah. Butirannya

adalah seperti di Jadual G-8.

Jadual G-8

Pembayaran Dibuat Sebelum Pengujian dan Pentauliahan

Bil. No. &

Tarikh

Baucar

Peralatan Tarikh T&C Tempoh

Bayaran

Sebelum

T&C

(Hari)

Kuantiti

(Unit)

Nilai

(RM)

1. B1650

16/12/11

ECG 108-KENZ 1

channel

03/07/12 199 12 47,820

2. B1683

21/12/11

Table top spirometer 12/7/12 203 2 22,500

3. B1676

21/12/11

Electric ac/dc portable

suction pump

12/07/12 203 1 3,833

4. B1731

25/12/11

Syringe Pump Model

SP-8800

28/12/11 3 11 34,100

5. B1745

27/12/11

Pedi blue neonatal

simulator with

smartskin technology

25/02/13 60 2 12,050

6. B7488

27/12/11

Mechanical Ventilator 09/07/12 194 1 69,800

7. B1759

27/12/11

Drip Stand 12/03/13 437 5 380

8. B1816

30/12/11

Progetti ECG Simulator 12/03/13 437 2 59,050

9. B1815

03/01/12

AED Trainer 2 27/07/12 205 3 21,394

10. B1688

04/01/12

Dialysis machine 13/12/12 343 1 40,000

Jumlah 40 310,927


(c) Pembayaran Dibuat Sebelum Latihan Kepada Pengguna (User

Training On-site) Diberikan

Semakan Audit Dalam mendapati pembayaran sepenuhnya bagi bekalan 36

peralatan bernilai RM570,942.20 telah dibuat tanpa latihan kepada pengguna diberi

oleh syarikat pembekal seperti yang ditetapkan dalam tawaran pembekal. Butiran

lanjut seperti di Jadual G-9.

Jadual G-9

Pembayaran Dibuat Sebelum Latihan Kepada Pengguna Diberikan

Bil

Tarikh/No.

Baucar

Bayaran

Peralatan Kuantiti

(Unit)

Nilai

(RM)

1. B2504

08/06/2012

Gas Chromatography Mass

Spectrometer

1 285,830.00

2. B2588

21/06/2012

UV-VIS spectrophotometere 1 59,800.00

3. B1736

13/05/2012

Shidmadzu High Performance

Liquid Chromatograph Model LC-

2010CHT Sys

1 139,129.20

4. B2082

06/09/2012

Kamera Litar Tertutup (CCTV) 32 36,883.00

5. B2776

12/12/2012

Learning Language Software 1 49,300.00

Jumlah 36 570,942.20

(d) Bayaran Sepenuhnya Dibuat Tetapi Bekalan Diterima Tidak Lengkap

Semakan Audit Dalam mendapati pembayaran sepenuhnya bagi membekal,

menghantar dan memasang 40 unit Light Microscope Binocular Semiplanachromatis

bernilai RM153,220 telah dibuat tetapi aksesori peralatan tidak diterima dengan

lengkap. Aksesori peralatan tersebut adalah 40 unit green and blue filter, 1 unit

immersion oil, 1 unit spare bulb dan 1 set soft rubber eyecups.


4.5 Peralatan Belum Digunakan

Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 menetapkan Ketua Jabatan hendaklah

memastikan setiap peralatan yang diterima hendaklah digunakan mengikut tujuan dan

fungsi sebenar peralatan tersebut dibeli.

(a) Lawatan Audit pada 13 Mac 2013 di KSKB Sultan Azlan Shah mendapati 66

unit peralatan bernilai RM1.01 juta yang telah diterima antara bulan Oktober

2011 hingga Ogos 2012 masih belum digunakan. Kursus yang memerlukan

penggunaan peralatan tersebut dijangka bermula pada tahun 2015.

Perolehan terlalu awal telah menyebabkan peralatan tersebut tidak dapat

digunakan sebelum tempoh waranti tamat. Butiran lanjut seperti di Jadual

G-10 dan contoh peralatan seperti di Gambar G-5 hingga Gambar G-10.


Kuching:

Masalah T&C timbul akibat perkara berikut:

i. Tidak ada syarikat konsesi atau unit kejuruteraan bagi membantu dalam

prosedur T&C dan mengenalpasti item yang memerlukan T&C.

ii. Proses T&C memerlukan penyertaan 3 pihak bersama semasa T&C iaitu

pengguna, pembekal dan jurutera dimana KSKB menghadapi maasalah

bagi mendapatkan perkhidmatan jurutera.

iii. Dalam proses T&C pihak kejuruteraan diperlukan bagi proses

penyelenggaran di mana KSKB menerima Penolong Jurutera pada 25

Januari 2013.

iv. Kerja-kerja T&C perlu dilaksanakan bersama Pengajar yang terlibat dan

pegawai penerima aset.

Pada masa akan datang, Unit Kewangan di KSKB Johor Bahru dan KSKB

Kuching akan memastikan segala dokumen yang melibatkan perolehan aset

yang memerlukan pengujian dan pentauliahan daripada syarikat perlu

disertakan Sijil Pengujian dan Pentauliahan sebelum pembayaran dilakukan.

Berdasarkan maklumbalas diterima pada 10 September 2013 mendapati

aksesori berkenaan telah diterima oleh KSKB Sultan Azlan Shah pada 14 Ogos

2013 selepas teguran Audit Dalam. (Rujuk Nota Hantaran IBM/DO/3002/13).


Jadual G-10

Peralatan Belum Digunakan

Bil. Peralatan Penempatan

Tarikh

Peralatan

Diterima

Bilangan

(Unit)

Nilai

(RM)

1. Mechanical Ventilator Makmal 1 20/10/2011 1 69,800

2. Microscope Binocular

Semiplanachromatis

Makmal Biologi 17/04/2012 40 153,220

3. Osmometer Bilik Aseptik 24/04/2012 3 155,925

4. Shimadzu Uv-Vis

Spectrophotometer

Model Uv-2600

Makmal

Farmasi

27/04/2012 1 59,800.00

5. Gas Chromatography

Mass Spectrometer

Makmal

Farmasi

27/04/2012 1 285,830.00

6. Shidmadzu High

Performance Liquid

Chromatograph Model

LC-2010CHT Sys

Makmal

Farmasi

27/04/2012 1 139,129.20

7. Centrifudge Bench Top Makmal Kimia 27/04/2012 2 77,252.00

8. Small Hot Plate With

Magnectic Stirrer

Makmal Kimia 10/05/2012 14 12,600.00

9. Fridge Medical System,

Pharma-250 Brand

Mediref

Makmal

Farmasi

27/08/2012 1 10,900.00

10. Incubator 91l Astell

Hearson

Makmal

Farmasi

27/08/2012 1 32,500.00

11. Humidify Drying

Cabinet

Makmal

Farmasi

27/08/2012 1 15,900.00

Jumlah 66 1,012,856.20


Gambar G-5 Gambar G-6

Centrifudge Bench Top bernilai RM38,626 Osmometer bernilai RM155,925

Gambar G-7

Gambar G-8

Shimadzu Uv-Vis Spectrophotometer Model

U v-2600 bernilai RM59,800

Gas Chromatography Mass Spectrometer

bernilai RM285,830

Gambar G-9

Gambar G-10

Shidmadzu High Performance Liquid

Chromatograph Model LC-2010CHT Sys

bernilai RM139,129.20

Mechanical Ventilator bernilai RM69,800


(b) Lawatan Audit pada 14 Mac 2013 di KSKB Sultan Azlan Shah juga mendapati

peralatan 90 unit Bull Nose Oxygen Regulator, 47 unit Bull Nose Suction

Regulator dan 42 unit intubation set adult bernilai RM131,590 yang diterima

pada 27.12.2011 masih belum digunakan. Peralatan tersebut tidak

dipasang/digunakan dan masih disimpan di stor. Maklumat lanjut seperti di

Gambar G-11 hingga Gambar G-16.

Gambar G-11

Gambar G-12

Bull Nose Oxygen Regulator bernilai RM43,000 belum dipasang dan masih disimpan di dalam stor

Gambar G-13

Gambar G-14

Bull Nose Suction Regulator bernilai RM49,590 belum dipasang dan masih disimpan di

dalam stor


Gambar G-15

Gambar G-16

Intubation set adult bernilai RM39,000 tidak digunakan dan masih disimpan di dalam

stor

(c) Lawatan Audit Dalam pada 28 Mac 2013 di KSKB Johor Bahru mendapati 10

unit peralatan ultrasound therapy bernilai RM98,971 yang telah diterima

pada 07.12.2012 belum digunakan dan 1 software physiotools educational

licence tidak dipasang ke 39 unit komputer seperti di Gambar G-17 hingga

Gambar G-20.

Gambar G-17

Gambar G-18

10 unit ultrasound therapy bernilai RM98,971 yang disimpan dalam stor dan tidak

digunakan


Gambar G-19

Gambar G-20

Installation Software Physiotools

Educational bernilai RM5,280 tidak

dibuat kepada 39 unit komputer

Lokasi: Demo 2

Medication Carf 36 Bins bernilai RM3,000

tidak digunakan sejak diterima pada

11.08.2010

(d) Lawatan Audit Dalam pada 17 Mac 2013 dan 18 Mac 2013 di KSKB Kuching

mendapati 4 unit peralatan bernilai RM9,750 yang diterima pada 11 Ogos 2010 dan

11 Oktober 2012 masih belum digunakan seperti di Gambar G-21 hingga Gambar

G-22.

Gambar G-21 Gambar G-22

Chiller bernilai RM4,850 belum

digunakan disimpan di dapur

Stainless steel table bernilai RM1,900

yang disimpan dalam stor


4.6 Perkhidmatan Selepas Jualan (After Sales Services) Peralatan Tidak

Dijalankan

Perenggan 19, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan

penyelanggaraan hendaklah dilakukan bagi memastikan aset berfungsi dengan

lancar serta berterusan dan selamat digunakan. Ketua Jabatan atau pegawai yang

bertanggungjawab hendaklah memastikan penyenggaraan dalam waranti hendaklah

dilakukan seperti yang dipersetujui dalam tawaran spesifikasi yang ditetapkan.

Semakan Audit Dalam mendapati perkara-perkara berikut di KSKB Sultan Azlan

Shah:

(a) Berdasarkan Lampiran Q bagi tawaran membekal, menghantar dan

mentauliahkan 200 unit interactive voting system with audience remote SRF

798, presenter and receiver di KSKB Ulu Kinta yang bernilai RM95,000, pihak

pembekal sepatutnya menyediakan perkhidmatan selepas jualan (after sales


Kuching:

KSKB Sultan Azlan Shah – Perolehan peralatan-peralatan ini pada

awalnya dirancang untuk pengajaran dan pembelajaran Diploma Farmasi tahun

3 dari KSKB lain. Namun program tersebut ditangguhkan atas keputusan

dasar. Merujuk kepada perbincangan bersama Setiausaha Bahagian

Pengurusan Latihan pada 19 November 2013, satu persetujuan telah dicapai di

mana peralatan-peralatan ini akan digunakan secara gunasama dengan KSKB

Sungai Buloh untuk Diploma Farmasi tahun 3 bermula Januari 2014. Menjelang

Januari 2015, peralatan ini akan digunakan sepenuhnya oleh KSKB Sultan Azlan

Shah. Peralatan-peralatan tersebut telah ditempatkan di lokasi-lokasi yang

telah ditetapkan.

KSKB Johor Bahru – Peralatan dibeli untuk digunapakai semasa sesi

amali. Walau bagaimanapun peralatan digunakan secara bergilir oleh pelatih

untuk meningkatkan kemahiran di Klinik Fisioterapi dan pelatih akan

menyimpan semula alatan di dalam stor selepas penggunaan bagi memastikan

peralatan disimpan dengan rapi. Software tersebut telah dipasang di dalam 39

buah komputer di Makmal Komputer untuk kegunaan pelatih semasa sesi

pembelajaran subjek Terapeutik Exercises.

KSKB Kuching – tindakan telah diambil bagi memastikan peralatan chiller

dan stainless steel table digunakan oleh kafetaria kolej. Medication carf 3 bins

disimpan sementara bagi proses 5S dilaksanakan di Bilik Ketrampilan dan

selepas itu peralatan tersebut digunakan untuk aktiviti pengajaran dan

pembelajaran.


services) seperti menjalankan penyenggaraan setahun sekali, menggantikan

bateri AAA baru setiap tahun serta latihan tahunan (Annual Refresher

Training) kepada pengguna selama 1 hari. Penyenggaraan sistem dan

kontrak tersebut dicadangkan untuk 5 tahun dan setelah tamat tempoh 5

tahun, ianya hendaklah diperbaharui secara tahunan.

Bagaimanapun, didapati penyenggaraan bagi peralatan tersebut tidak

dijalankan pada 4 Oktober 2012 iaitu setahun selepas peralatan tersebut

diterima, bateri bagi peralatan tersebut tidak diganti pada tahun 2012 dan

latihan tidak dijalankan kepada pengguna pada tahun 2012

(b) Berdasarkan Lampiran Q bagi tawaran membekal dan menghantar 1 unit

Mechanical Ventilator di KSKB Sultan Azlan Shah yang bernilai RM69,800,

pihak pembekal sepatutnya menyediakan perkhidmatan selepas jualan (after

sales services) iaitu menjalankan penyenggaraan dua kali setahun dalam

tempoh waranti iaitu dari 9 Julai 2012 hingga 9 Julai 2013.

Bagaimanapun, semasa lawatan Audit pada 13 Mac 2013 mendapati

penyenggaraan dalam waranti yang pertama iaitu pada 9 Januari 2013 tidak

dijalankan.


Bagi memastikan pengurusan perolehan aset KSKB dapat dilaksanakan dengan lebih teratur

dan Kerajaan mendapat value for money terhadap perbelanjaan yang dibuat, adalah

disyorkan supaya BPL dan KSKB melaksanakan perkara berikut:

a) Memastikan perolehan peralatan dibuat dengan mematuhi peraturan dan prinsip

perolehan Kerajaan seperti kelulusan diperolehi terhadap pembelian barangan

import yang berada dalam negara dan perubahan dan perlanjutan tempoh

kontrak dipatuhi;

Maklum Balas KSKB Sultan Azlan Shah

Pembelian dan pembayaran dilaksanakan di peringkat BPL, di mana kolej

hanya menerima peralatan berkenaan. Pihak kolej telah melaksanakan user

training sejurus selepas menerima peralatan berkenaan. Salinan Lampiran Q

tidak dikemukakan kepada pihak KSKB Sultan Azlan Shah untuk makluman.

Pihak Kolej tidak dimaklumkan wujudnya tindakan penyelenggaran pada

Oktober 2012 seperti dinyatakan dalam Lampiran Q. Pihak pembekal telah

membekalkan bateri untuk tujuan penukaran. Pihak kolej telah menghubungi

pembekal untuk tujuan penyelengaraan.


b) Merancang dengan teliti sebelum membuat perolehan untuk sesuatu tahun

supaya tindakan memecah kecil tidak berlaku. Tindakan tatatertib hendaklah

diambil terhadap mana-mana pegawai yang terbukti melakukan pecah kecil;

c) Meningkatkan pemantauan terhadap pembekalan peralatan bagi memastikan

pembekal membekal peralatan dalam tempoh yang ditetapkan. BPL disyorkan

supaya memasukkan syarat denda bagi kelewatan pembekalan peralatan di

dalam dokumen sebut harga atau surat setuju terima. Pegawai penerima barang

hendaklah dibekalkan dengan spesifikasi bagi memastikan peralatan yang

diterima adalah lengkap;

d) Memandang serius dan mengambil tindakan sewajarnya terhadap pegawai yang

membuat pembayaran sebelum pengujian, latihan dan pentauliahan serta latihan

dilakukan sepertimana dinyatakan dalam dokumen sebutharga/surat setuju

terima, yang merupakan kes improper payment;

e) Melantik secara bertulis pegawai penerima aset yang mempunyai kelayakan dan

kepakaran untuk membuat penerimaan peralatan KSKB;

f) Memastikan penyenggaraan dalam waranti dilakukan oleh pihak pembekal dan

pegawai pengguna perlu dibekalkan dokumen spesifikasi bagi memudahkan

proses pemantauan;

g) Perancangan yang teliti terhadap keperluan perolehan sesuatu peralatan boleh

mengurangkan risiko berlakunya pembaziran akibat peralatan tidak digunakan;

dan

h) Semua pegawai di KSKB hendaklah diberi latihan secara berterusan dalam

bidang pengurusan perolehan.


H. PENGURUSAN PERALATAN KESIHATAN PERGIGIAN

DI PEJABAT KESIHATAN PERGIGIAN NEGERI SARAWAK DAN KELANTAN

1. LATAR BELAKANG

Bahagian Kesihatan Pergigian (BKPg) bertanggungjawab menyenggara aset di 15 Pejabat

Timbalan Kesihatan Negeri (TPKN) (Pergigian), 104 Pejabat Kesihatan Daerah/Bahagian dan

1,629 Klinik Pergigian. Klinik Pergigian terdiri daripada 690 Klinik Pergigian Statik (termasuk

Rural Transformation Centre dan Urban Transformation Centre), 28 Klinik Bergerak

(termasuk Klinik Bergerak 1Malaysia), 929 Klinik Pergigian Sekolah dan 14 di fasiliti lain.

Pasukan Pergigian Bergerak turut ditubuhkan untuk aktiviti kesihatan pergigian primer dan

masyarakat yang terdiri daripada 508 pasukan. Daripada jumlah tersebut, berikut adalah

fasiliti-fasiliti pergigian di Negeri Sarawak dan Kelantan

JENIS FASILITI BILANGAN

SARAWAK KELANTAN

Pejabat Kesihatan Pergigian Bahagian/Daerah 11 10

Klinik Pergigian Statik 36 59

Klinik Bergerak (Bas/Lori) 4 1

Klinik Pergigian Sekolah 153 80

Pasukan Pergigian Bergerak 72 42

JUMLAH 276 192

Sumber: Bahagian Kesihatan Pergigian,KKM

Peruntukan yang diterima oleh BKPg bagi perolehan aset diterima di bawah Belanja

Mengurus pada tahun 2011, 2012 dan 2013 adalah masing-masing RM3.34 juta, RM3.29

juta dan RM3.35 juta bagi menampung keperluan menukar dan mengganti aset yang telah

lama digunakan dan kerap rosak. Sejumlah RM15 juta dan RM10 juta diterima di bawah

Belanja Pembangunan pada tahun 2012 dan 2013 bagi tujuan pembelian aset kesihatan

pergigian. Berikut adalah maklumat peruntukan di Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang

dilawati:

TAHUN

PEJABAT KESIHATAN

PERGIGIAN BAHAGIAN PEJABAT KESIHATAN PERGIGIAN DAERAH

KUCHING

(RM)

SAMARAHAN

(RM)

TUMPAT

(RM)

KUALA KRAI

(RM)

GUA MUSANG

(RM)

PASIR MAS

(RM)

PERUNTUKAN MENGURUS

2011 - 14,320 49,700 35,190 215,139 33,000

2012 77,700 - - 31,388 269,889 93,276

2013 - 32,900 - 137,173 118,042 732,333

JUMLAH 77,000 47,220 49,700 203,751 603,070 858,609


TAHUN

PEJABAT KESIHATAN

PERGIGIAN BAHAGIAN PEJABAT KESIHATAN PERGIGIAN DAERAH

KUCHING (RM)

SAMARAHAN (RM)

TUMPAT (RM)

KUALA KRAI

(RM)

GUA MUSANG

(RM)

PASIR MAS

(RM)

PERUNTUKAN PEMBANGUNAN

2011 143,000 - - - - 33,000

2012 438,900 139,000 971,816 112,950 765,470 93,276

2013 764,966 454,177 - 807,150 1,000 19,500

JUMLAH 1,346,866 593,177 971,816 920,100 766,470 112,776

Sumber: Pejabat TPKN (Pergigian) Jabatan Kesihatan Negeri Sarawak dan Kelantan


Objektif pengauditan adalah untuk menilai sama ada pengurusan peralatan kesihatan

pergigian telah dibuat berdasarkan peraturan yang ditetapkan dan dilaksanakan dengan

teratur, cekap dan berkesan selaras dengan objektif yang ditetapkan.


Skop pengauditan merangkumi aspek perolehan, penggunaan, penyimpanan,

penyenggaraan, pemeriksaan dan pelupusan peralatan pergigian bagi tempoh tahun 2011

hingga 2013.

Pengauditan ini dilaksanakan di dua (2) Pejabat Kesihatan Pergigian Bahagian (PKPB) dan

empat (4) Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah (PKPD) yang mempunyai taburan fasiliti

seperti berikut:

JENIS FASILITI

PEJABAT KESIHATAN

PERGIGIAN BAHAGIAN

PEJABAT KESIHATAN PERGIGIAN

DAERAH

KUCHING SAMARAHAN TUMPAT KUALA

KRAI

GUA

MUSANG

PASIR

MAS

Klinik Pergigian Statik 7 4 5 5 6 8

Klinik Pergigian Sekolah 35 10 7 3 3 9

Klinik Bergerak 1 1 0 0 0 1

Pasukan Pergigian

Bergerak

10 10 0 0 0 0

JUMLAH 53 25 12 8 9 18

Sumber : Pejabat TPKN (Pergigian) Jabatan Kesihatan Negeri Sarawak dan Kelantan

Pemeriksaan rekod dan fizikal dijalankan di enam daripada 21 buah PTJ iaitu di PKPB

Kuching, PKPB Samarahan, PKPD Tumpat, PKPD Kuala Krai, PKPD Gua Musang dan PKPD

Pasir Mas melibatkan 36 fasiliti daripada 108 fasiliti pergigian.


Kaedah pengauditan adalah dengan menyemak, mengkaji serta menganalisis data,

dokumen, laporan, minit mesyuarat dan fail berkaitan dengan perolehan peralatan

pergigian. Pemeriksaan fizikal serta temubual dan perbincangan dengan pegawai yang

terlibat juga dilakukan.


4.1 Peruntukan Perolehan Aset Pergigian

Permohonan perolehan aset oleh PTJ pergigian hendaklah dibuat melalui Pejabat TPKN

(Pergigian) Negeri dan diluluskan oleh BKPg sebelum peruntukan disalurkan ke PTJ yang

berkenaan.

Perbelanjaan untuk perolehan peralatan di bawah Program Kesihatan Pergigian bagi PTJ

yang dilawati untuk tempoh tahun 2011 hingga 2013 adalah seperti berikut:

TAHUN

PEJABAT KESIHATAN

PERGIGIAN BAHAGIAN/DAERAH

PERUNTUKAN (RM)

PERBELANJAAN (RM)

BAKI (RM)

PERUNTUKAN MENGURUS

2011

KUCHING - - -

SAMARAHAN 14,320 13,000 1,320

TUMPAT 49,700 49,700 -

KUALA KRAI 35,190 35,190 -

GUA MUSANG 215,139 30,095 185,044

PASIR MAS 33,000 79,489 (46,489)

2012

KUCHING 77,700 71,549 6,151

SAMARAHAN - - -

TUMPAT - - -

KUALA KRAI 31,388 31,388 -

GUA MUSANG 269,889 21,240 248,649

PASIR MAS 93,276 133,731 (40,455)

2013

KUCHING - - -

SAMARAHAN 32,900 31,899 1,001

TUMPAT - - -

KUALA KRAI 137,173 134,997 2,176

GUA MUSANG 118,042 21,210 96,832

PASIR MAS 732,333 701,619 30,714

PERUNTUKAN PEMBANGUNAN

2011

KUCHING 143,000 63,635 79,365

SAMARAHAN - - -

TUMPAT - - -

KUALA KRAI - - -

GUA MUSANG - - -

PASIR MAS 33,000 33,000 -

2012 KUCHING 438,900 430,195 8,705

SAMARAHAN 139,000 138,755 245


TAHUN

PEJABAT KESIHATAN

PERGIGIAN BAHAGIAN/DAERAH

PERUNTUKAN

(RM)

PERBELANJAAN

(RM)

BAKI

(RM)

TUMPAT 971,816 971,805 11

KUALA KRAI 112,950 112,950 -

GUA MUSANG 765,470 283,859 481,611

PASIR MAS 93,276 93,276 -

2013

KUCHING 764,966 705,338 59,628

SAMARAHAN 454,177 426,239 27,938

TUMPAT - - -

KUALA KRAI 807,150 807,135 15

GUA MUSANG 1,000 1,000 -

PASIR MAS 19,500 19,500 -

Sumber: Pejabat TPKN (Pergigian) Jabatan Kesihatan Negeri Sarawak Dan Kelantan

Analisis peruntukan dan perbelanjaan menunjukkan PKPD Gua Musang mempunyai baki

peruntukan mengurus yang tinggi iaitu masing-masing berjumlah RM185,044 (86%),

RM248,649 (92%) dan RM96,832 (82%) bagi tahun 2011, 2012 dan 2013. Manakala bagi

PKPD Pasir Mas, peruntukan mengurus bagi tahun 2011 dan 2012 telah terlebih belanja

masing-masing berjumlah RM46,489 (141%) dan RM40,455 (43%).

4.2 Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan

4.2.1 Penggunaan Aset Usang

Semakan Audit Dalam di Sarawak mendapati, peralatan kesihatan pergigian di klinik

pergigian dan klinik pergigian sekolah yang dilawati telah usang dan perlu diganti.

Jadual H-1 menunjukkan peralatan yang dimaksudkan.

Maklum Balas Pejabat TPKN (Pergigian) Kelantan:

Semakan telah dibuat berdasarkan laporan AKB setiap tahun dan terdapat

kekeliruan laporan di daerah kerana kurang pemahaman. Baki peruntukan telah

ditarik balik oleh JKN Kelantan bagi peruntukan mengurus. Semakan semula

mendapati tidak berlaku perbelanjaan melebihi peruntukan.


Jadual H-1

Senarai Peralatan Usang

BIL.

NAMA/

NO. PENDAFTARAN

ASET

PENEMPATAN CATATAN

1.

Portable Dental Nurses Unit DEN/HM/HBP (22) 1

Sekolah

Kebangsaan (SK)

Haji Baki

- Jumlah murid tahun 2013

adalah 425 orang termasuk 49

orang murid Pra- sekolah

- Perolehan tahun 2002

- Kekerapan rosak tinggi

2. Dental Engine DEN/ HM/ HBP / 14 (1)


- Kerosakan sama berulang - Telah dicadangkan untuk pelupusan

sejak tahun 2011 oleh Juruteknologi Pergigian kerana terlalu usang dan

tidak ekonomi untuk dibaiki

3. Kerusi Pergigian

DEN/ HM/ SM / 13 (1)

- Perolehan tahun 1976 - Kerusi tidak stabil dan bergoyang

- Telah dicadangkan untuk pelupusan

sejak tahun 2007 oleh Juruteknologi Pergigian kerana terlalu usang dan

tidak ekonomi untuk dibaiki

4. Dental Spiton

- Telah dicadangkan untuk pelupusan

sejak tahun 2001 oleh Juruteknologi

Pergigian kerana terlalu usang dan tidak ekonomi untuk dibaiki

5. Kerusi Pergigian

DEN/ HM/ CH5/ 10 (3) SK Chung Hwa 5

- Jumlah murid

tahun 2013 adalah 1,352

orang


- Dicadangkan untuk pelupusan kerana terlalu usang dan tidak ekonomi untuk

dibaiki.

6. Kerusi Pergigian

DEN/ HM/ CH5/ 8 (1)


- Dicadangkan untuk pelupusan kerana

terlalu usang dan tidak ekonomi untuk dibaiki

7. Curing Unit DEN/ HM/ MGDI/ 15 (1)

SK Mejar General

Dato’ Ibrahim

- Jumlah murid

tahun 2013 adalah 846 orang

termasuk 49

orang murid Pra- sekolah


- Dicadangkan untuk pelupusan kerana bulb yang rosak telah tiada dipasaran

Autoclave DEN/ HM/ MGDI/ 04 (1)


- Kos pembaikan sehingga Disember 2012 adalah RM1,294

- Dicadangkan untuk pelupusan kerana masalah overheating yang berterusan

dan kos pembaikan yang diperlukan adalah tinggi

Autoclave DEN/ HM/ MGDI/ 4 (2)


- Dicadangkan untuk pelupusan kerana pintu tidak boleh dibuka dan tidak lagi

sesuai digunakan

8.

Penghawa Dingin

TPDC/ 94/ A25

Klinik Pergigian

Tanah Puteh

- Perolehan tahun 1994 - Kos pembaikan sejak dibeli sehingga

Disember 2012 adalah RM5,112.30 - Aset terlalu usang dan tidak lagi

ekonomi untuk dibaiki

-


BIL.

NAMA/

NO. PENDAFTARAN

ASET

PENEMPATAN CATATAN

9. Penghawa Dingin

TPDC/ 94/ A20


- Kos pembaikan sejak dibeli sehingga Disember 2012 adalah RM7,216.41

- Aset terlalu usang dan tidak lagi ekonomi untuk dibaiki

10. Mesin X-ray

TPDC/ 98/ X4


- Kerap rosak dan kerosakan berulang walaupun telah dibaiki

11. Dental Chair DEN/HM/CHT/7(1)

Sekolah ST

Stephen Bau


adalah 225 orang


- Aset usang dan tidak ekonomik untuk dibaiki

12. Spitton - Perolehan tahun 1982

- Aset usang dan tidak ekonomik untuk dibaiki

13. Dental Chair CHL/H/99/1

Sekolah Rendah

Jenis Kebangsaan

Chung Hwa Lundu


adalah 397 orang


- Aset rosak dan tidak ekonomik untuk dibaiki

4.2.2 Aset Rosak Dan Tidak Boleh Digunakan

Semakan Audit Dalam di Sarawak mendapati, tujuh (7) aset pergigian di enam (6)

tempat yang dilawati telah rosak dan tidak boleh digunakan lagi serta masih dalam

simpanan klinik dan perlu dilupuskan. Jadual H-2 menunjukkan peralatan yang

dimaksudkan.

Jadual H-2

Senarai Peralatan Rosak

NAMA ASET NO. PENDAFTARAN LOKASI

Autoclave JKNSWK/150243/H/09/156 Sekolah Kebangsaan Mejer

General Dato’ Ibrahim DEN/HM/MGDI/4(2)

Penghawa Dingin

DEN/95/A/84 Klinik Pergigian (KP) Jalan

Masjid DEN/95/A/85

TPDC/94/A25

Gambar H-1 dan Gambar H-2

KP Tanah Putih

Maklum Balas PKPB Kuching:

Tindakan pelupusan telah diambil kecuali bagi Portable Dental Nurses Unit DEN/HM/HBP (22) 1 yang masih menunggu sebut harga untuk di perbaiki,

manakala pelupusan bagi Spitton dibatalkan kerana alat masih digunakan.



Pacobath - telah dihantar untuk dibaiki

pada 23.01.2013 namun tiada

spare part

JKNSWK/150243/H/09/271 Makmal Pergigian, KP Jalan

Masjid

Pemanas air (Water Boiler)

KPJM/HM/LAB/WB(1)

Gambar H-3

Tiada Maklumat KP Tanah Putih

Gambar H-1 Gambar H-2

Penghawa dingin rosak di Bilik Pegawai Pergigian

Ortodontik di KP Tanah Putih

Pegawai Pergigian menggunakan penghawa

dingin yang dibawa sendiri di KP Tanah Putih

Semakan Audit Dalam mendapati,

klinik pergigian berkenaan terpaksa

membeli sendiri air cooler dan cerek

untuk menjalankan tugas harian bagi

mengganti peralatan yang telah rosak.

Lawatan Audit Dalam ke Klinik

Pergigian Sekolah di Sekolah

Kebangsaan (SK) Gua Musang,

Kelantan mendapati satu (1) unit

Dental Chair telah rosak dan tidak

dapat digunakan sejak Januari 2013.

Oleh itu, Pasukan Pergigian Bergerak telah ditugaskan untuk menjalankan rawatan

pergigian terhadap 900 orang murid di sekolah ini.

Lawatan ke Klinik Pergigian (KP) Chiku 3 mendapati empat (4) peralatan pergigian

telah rosak dan tidak dapat digunakan. Dokumen bagi dua (2) unit fix Dental Chair

telah dikemukakan kepada PKPD Gua Musang untuk pelupusan. Butiran peralatan

adalah seperti Jadual H-3 dan Gambar H-4 hingga H-7.

Gambar H-3

Pemanas air bocor di KP Jalan Masjid


Jadual H-3

Senarai Aset Rosak Dan Tidak Dapat Digunakan


Dental Chair KPGM/SRGM/HM9/99-1 Klinik Pergigian Sekolah – SK Gua Musang

Fix Dental Unit

JKN KELANTAN/130250/H/09/2

Gambar H-4

KP Chiku 3

KPC/HM0072/99

Gambar H-5

Pacobath KPGM/LAB/HM30/86/1

Gambar H-6

Compressor KPGM/PPB6/HM/1/03-1

Rosak sejak Januari 2013

Gambar H-7


Dental Chair untuk pelupusan di KP Chiku 3, Gua Musang


Pacobath rosak di KP Chiku 3, Gua Musang Compressor rosak di KP Chiku 3, Gua

Musang


4.2.3 Penggunaan Peralatan Pergigian

Perkara 14 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 mengenai Tatacara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan telah menetapkan semua aset Kerajaan hendaklah

diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi mengurangkan

pembaziran, menjimatkan kos, mencapai jangka hayat, mencegah penyalahgunaan

dan mengelakkan kehilangan.

Semakan Audit Dalam di Negeri Sarawak mendapati, tiga (3) jenis Dental Chair

yang diperolehi tidak sesuai, rosak dan tidak boleh digunakan. Maklumat lanjut

seperti Jadual H-4.

Jadual H-4

Penggunaan Peralatan Pergigian

BIL. PERALATAN PERIHAL

1.

No. pendaftaran aset :

JKNSWK/150243/H/08/61

Lokasi : Klinik Pergigian Sekolah Jenis

Kebangsaan Sam Hap Hin

Dental Chair model Klassis adalah besar.

Peralatan ini kurang sesuai bagi murid

sekolah untuk naik, baring dan turun dari

kerusi berkenaan.

Maklum Balas Pejabat TPKN (Pergigian) Kelantan:

Aset yang rosak telah dibaiki dan sedang digunakan. Proses pelupusan

juga telah dilakukan.


BIL. PERALATAN PERIHAL

2.

No. pendaftaran aset :

JKNSWK/150243/H/08/193

Lokasi : Stor MDS Jalan Pisang

Mobile dental chair tidak sesuai digunakan

kerana pin untuk memegang back and headrest senang patah. Sekiranya dental chair ini dibawa untuk pemeriksaan, sebuah

bangku perlu diletakkan di belakang back and headrest untuk mengelakkan dental chair dari jatuh.

3.

No. pendaftaran aset : 934070543 (HUS)

Lokasi: Klinik Pergigian Jalan Masjid

Dental chair ini tidak boleh digunakan dan

tiada penyenggaraan sejak tempoh waranti

tamat pada Disember 2011 kerana terlalu

teknikal dan hanya boleh dibuat oleh syarikat

pengeluar peralatan sahaja. Juruteknologi

Pergigian tiada kepakaran untuk

menjalankan penyenggaraan. Kos yang tinggi

diperlukan untuk memanggil syarikat

pengeluar membuat penyenggaraan.

Lawatan Audit Dalam ke KP Gua Musang, Kelantan mendapati empat (4) aset

makmal yang dibeli antara tahun 2001 hingga 2008 dan masih elok tidak lagi

digunakan seperti di Gambar H-8 hingga H-12. Ini disebabkan oleh perpindahan

klinik pergigian ke bangunan klinik yang baru (KK3) yang telah dilengkapi dengan

peralatan baru pada Februari 2013.



Meja kerja tidak digunakan

(KPGM/LAB/HM25/01-1)

Polishing Machine tidak digunakan (JKN

KELANTAN/130250/H/06/9)


Penyedut Wasap Berkuasa Tinggi tidak digunakan (JKN KELANTAN/ 130250/H/08/106)

Gambar H-12

Pemanas Air (Water Boiler) tidak digunakan (JKN

KELANTAN/130250/H/06/12)

Maklum Balas Pejabat TPKN

(Pergigian) Kelantan:

Ke semua alat di bawah

PKPD Gua Musang sedang dalam

proses untuk dipindahkan ke klinik –

klinik yang memerlukan


4.2.4 Peminjaman Aset Kesihatan Pergigian

Perkara 11.3 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 mengenai Tatacara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan telah menetapkan semua aset Kerajaan yang dibawa

keluar daripada lokasi asal bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara perlu

direkod pada Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6).

Semakan di Stor Pasukan Pergigian Bergerak Serian, Sarawak mendapati setiap

peralatan yang dibawa keluar disenaraikan dalam borang Senarai Semak Peralatan

Pasukan Pergigian Bergerak sebagai langkah mengawal pergerakan aset serta rekod

peralatan yang dibawa. Namun demikian penggunaan borang tersebut tidak

dimaksimakan. Nombor Siri Pendaftaran Aset tidak dicatat pada borang

berkenaan bagi mengawal pergerakkan aset yang telah didaftarkan.

Manakala di Negeri Kelantan pula, peralatan kesihatan pergigian bagi semua

pasukan pergigian bergerak adalah daripada Klinik Pergigian Statik atau Klinik

Pergigian Sekolah dan dibawa keluar mengikut jadual yang telah ditetapkan.

Bagaimanapun, setiap peralatan yang dibawa keluar tidak direkodkan dalam

KEW.PA-6 sebagai langkah mengawal pergerakan aset.

4.2.5 Penyimpanan Peralatan Pergigian



disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai

bertanggungjawab. Pegawai tersebut bertanggungjawab terhadap apa-apa

kekurangan, kerosakkan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.

Semakan Audit Dalam di Negeri Sarawak ke atas 2 Klinik Pergigian Sekolah

mendapati jeriji tidak dipasang boleh terdedah kepada risiko kecurian di Klinik

Pergigian Sekolah Kebangsaan Bau. Bagi Klinik Pergigian Sekolah Sg Apong didapati

bingkai tingkap telah reput membolehkan air hujan memasuki bilik peralatan dan

mengakibatkan kerosakan aset kesihatan pergigian.

Maklum Balas PKPB Samarahan Dan Pejabat TPKN (Pergigian)

Kelantan:

Segala arahan telah dipatuhi dan tidak akan mengulangi kesilapan dimasa

akan datang.


4.2.6 Pemeriksaan Aset Kesihatan Pergigian



dibuat pemeriksaan fizikal, rekod dan penempatan bagi mengetahui keadaan

prestasinya, memastikan aset mempunyai rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini.

Semakan Audit Dalam di 11 Klinik Pergigian Sekolah di Negeri Sarawak mendapati,

pegawai pemeriksa tidak mencatatkan pemeriksaan yang dilakukan pada Daftar

Harta Modal (KEW.PA-2 dan KEW.312) serta Daftar Inventori (KEW.PA-3 dan

KEW.313) di Klinik Pergigian Sekolah ST. Teresa, Serian. Gambar H-13 hingga

Gambar H-16 menunjukkan tiada bukti pemeriksaan fizikal dibuat bagi tahun 2009

hingga tarikh pengauditan.


Tiada bukti pemeriksaan dilakukan bagi tahun 2009 hingga 2013


Permohonan peruntukan pembaikian dan jeriji besi telah dipohon ke JKN

Sarawak. Bingkai tingkap di Klinik Pergigian SJK Apong Kuching telah dibaiki oleh

pihak sekolah pada Disember 2013.



Tiada bukti pemeriksaan dilakukan bagi tahun 2009 hingga 2013

Menurut pihak BKPg, aktiviti penyenggaraan, pelupusan dan penggantian aset rosak

dan usang tidak dapat dilaksanakan mengikut perancangan kerana kekangan

peruntukan.

4.3 Penyelenggaraan Kenderaan Pasukan Pergigian Bergerak

PKPB Samarahan, Sarawak telah menerima sebuah bas mini daripada Jabatan Kesihatan

Negeri Sarawak untuk dijadikan Klinik Pergigian Bergerak (MDC) pada November 2010.

Semakan Audit Dalam mendapati, dalam tempoh waranti sehingga 3 Disember 2011,

sebanyak 3 kali MDC mengalami kerosakan dan dibaiki. Bagi tahun 2012, terdapat 4 kali

pembaikan telah dibuat yang melibatkan kos berjumlah RM1,983.00. Pada tahun ini, MDC

telah empat kali dimasukkan ke bengkel untuk tujuan pembaikan bagi tempoh 1 Januari

2013 hingga tarikh pengauditan (20 Jun 2013) dengan kos berjumlah RM4,874.97. Secara

keseluruhan PKPB Samarahan telah membelanjakan RM6,857.97 bagi tujuan pembaikkan

dan pembelian alat ganti tidak termasuk kos pembaikkan dan pembelian alat ganti dalam

tempoh waranti.

Antara kerosakan utama yang dikenalpasti adalah masalah suhu enjin terlalu panas

(overheat) apabila bas bergerak. Berikut adalah maklumat lanjut kerosakan dan

pembayaran yang telah dilakukan bagi tujuan pembaikkan dan pembelian alat ganti:

Maklum Balas PKPB Samarahan:

Tindakan telah diambil oleh pegawai yang bertanggungjawab untuk

melengkapkannya dan tidak akan berulang pada masa hadapan



Enjin bas yang mengalami masalah suhu Bas masih dibengkel untuk pembaikan

PKPD Pasir Mas, Kelantan menerima sebuah kenderaan (Prime Mover & Trailer) bernilai

RM1.7 juta untuk digunakan sebagai MDC pada 20 Mac 2002.

Lawatan Audit Dalam pada 29 Ogos 2013 mendapati secara amnya, kenderaan ini masih

dalam keadaan baik dan boleh digunakan. Bagaimanapun, perkara yang perlu diambil

perhatian adalah penggantian lantai trailer yang sudah uzur dan dimakan anai-anai. Pihak

PKPD Pasir Mas telah memohon kos pembaikan lantai MDC dengan anggaran kos

penyelenggaraan sejumlah RM40,000. Gambar H-19 hingga Gambar H-22 menunjukkan

trailer dan lantai yang uzur dan dimakan anai-anai.


Prime Mover dan Trailer yang diterima pada

tahun 2002

Lantai kenderaan yang uzur dan dimakan anai-

anai



Lantai kenderaan yang uzur dan dimakan anai-anai

4.4 Pelupusan

4.4.1 Penyimpanan Peralatan Untuk DiLupus

Semakan Audit Dalam mendapati, stor simpanan barang-barang pelupusan di KP

Serian, Sarawak adalah tidak teratur. Gambar H-23 hingga H-25 menunjukkan

tempat dan cara penyimpanan di stor berkenaan.


Keadaan dalam stor pelupusan yang tidak kemas

Maklum Balas PKPB Samarahan Dan Pejabat TPKN (Pergigian)

Kelantan:

Khidmat nasihat daripada Jabatan Kerja Raya (JKR) telah diminta

sebelum pembaikan dilakukan selepas teguran Audit Dalam selaras dengan

kehendak pekeliling berkenaan pengurusan kenderaan.


4.4.2 Masalah Penghawa Dingin Di Klinik Pergigian Jalan Masjid

Lawatan Audit Dalam ke KP Jalan Masjid mendapati penghawa dingin merupakan

antara keperluan kritikal yang diperlukan oleh pihak klinik selain peralatan untuk

rawatan pergigian. Semakan Audit Dalam mendapati tempoh penggunaan

penghawa dingin di klinik ini adalah sekitar 6 hingga 25 tahun seperti Jadual H-5.

Semakan lanjut Audit Dalam juga mendapati, kelulusan untuk melupuskan 14

penghawa dingin tersebut telah diperoleh sejak tahun 2010. Bagaimanapun,

menurut pihak klinik, aset-aset tersebut masih belum dapat dilupuskan kerana tiada

penggantian dapat dibuat. Menurut pihak klinik juga, permohonan untuk

pembelian/penggantian penghawa dingin telah dikemukakan kepada Pejabat TPKN

(Pergigian) setiap tahun. Bagaimanapun, bilangan penghawa dingin baru yang

dibekalkan tidak dapat menampung masalah ketidakselesaan yang telah berlarutan

sejak sekian lama.

Jadual H-5

Maklumat Tempoh Penggunaan Penghawa Dingin

BIL. TAHUN

PEROLEHAN

NO. PENDAFTARAN

ASET LOKASI

TEMPOH

PENGGUNAAN

(TAHUN)

1. 1988 DEN/98/AC/13

(DEN/88//A104) Makmal Pergigian

25

2. 1988 DEN/HM/AC (02) Stor Pergigian (Makmal)

3. 1995 KPJM/HM/AC (09) Bilik X-Ray 18

4. KPJM/HM/AC (08) Surgeri 3 16

5. 1997 KPJM/HM/AC (10)

6. 2003

KPJM/HM/AC (22) Makmal Pergigian 10

7. KPJM/HM/AC (12) Pejabat Am

8.

2004

KPJM/HM/AC (17)

Ruang Menunggu 9 9. KPJM/HM/AC (19)

10. KPJM/HM/AC (18)

Gambar H-25

Keadaan dalam stor pelupusan yang tidak kemas

Maklum Balas PKPB Samarahan

Pada 20 Februari 2014:

Tindakan menyusun semua

peralatan untuk pelupusan dengan

kemas dan teratur telah dibuat.


BIL. TAHUN

PEROLEHAN

NO. PENDAFTARAN

ASET LOKASI

TEMPOH

PENGGUNAAN

(TAHUN)

11. KPJM/HM/AC (20) Kaunter Pendaftaran

12. KPJM/HM/AC (21) Bilik Pantri

13. 2006 KPJM/HM/AC (23) Makmal Pergigian 7

14. 2007 KPJM/HM/AC (36) Makmal Pergigian 6


Secara keseluruhannya, pengurusan peralatan kesihatan pergigian adalah memuaskan.

Bagaimanapun, terdapat penambahbaikan yang boleh diambil seperti berikut:

a) Peralatan kesihatan pergigian mestilah dalam keadaan baik dan sesuai untuk

merawat pesakit;

b) Permohonan untuk penggantian peralatan usang hendaklah dibuat secara lebih

fokus dan terperinci bagi mengelakkan ketidakselesaan dan aduan pelanggan;

dan

c) Perancangan untuk penggunaan peralatan-peralatan yang tidak digunakan

hendaklah dibuat dengan cara pemindahan ke klinik-klinik yang memerlukannya

bagi mengelakkan pembaziran.


Dokumen pelupusan telah dihantar ke JKR untuk tindakan selanjutnya.


I. LAPORAN PERBELANJAAN PROJEK PHARMACY INFORMATION

SYSTEM (PHIS) DAN CLINIC PHARMACY SYSTEM (CPS)

1. LATAR BELAKANG

Perjanjian Konsesi Penswastaan Makmal Ubat dan Stor, KKM ditandatangani oleh pihak

Kerajaan dengan Pharmaniaga Logistics Sdn Bhd (PLSB) pada 16 Mac 2011 dan tempoh

perjanjian adalah selama 10 tahun bermula 1 Disember 2009 sehingga 30 November 2019.

PLSB telah diberikan hak untuk membuat, membeli, menyimpan, membekal dan mengedar

produk yang disenaraikan untuk KKM. PLSB hendaklah dengan kos dan perbelanjaannya

sendiri mereka bentuk, membangun, membekal, memasang, mengkonfigurasi, menguji dan

mentauliah, menyenggarakan dan mengendalikan PhIS dan CPS dengan kos berjumlah

RM340 juta dan hendaklah menyelesaikan pembangunan dan pelaksanaan PhIS dan CPS

dalam tempoh empat puluh lapan (48) bulan dari tarikh menandatangani Perjanjian itu.

Perbelanjaan Modal (CAPEX) yang dibenarkan bagi Projek PhIS melalui perjanjian tersebut

adalah berjumlah RM190,058,736.00 manakala Perbelanjaan Mengurus (OPEX) berjumlah

RM150,617,225.00. PLSB akan membangunkan sistem dan nilai pembangunan sistem akan

dilaporkan untuk penilaian KKM bagi memastikan sistem yang dibangunkan adalah mengikut

spesifikasi dan nilai yang ditetapkan dalam kontrak.

Pembangunan ini melibatkan 2 fasa iaitu fasa 1 merupakan Projek Perintis yang akan

dilaksanakan selama 24 bulan dan melibatkan 6 buah hospital, 1 PKD dan 13 Klinik

Kesihatan manakala fasa 2 adalah Fasa Perluasan yang melibatkan fasiliti berikut:

132 hospital sedia ada dan 10 hospital baru;

16 Jabatan Kesihatan Negeri;

140 Pejabat Kesihatan Daerah;

793 klinik kesihatan sedia ada dan 200 klinik kesihatan baru; dan

8 Makmal Ubat Dan Stor

Perlaksanaan fasa kedua ini juga mengambil masa selama 24 bulan.


Mesyuarat Project Implementation And Technical Committee (PITC) Bagi Pembangunan

Projek PhIS Dan CPS bil. 3/2013 bertarikh 11 April 2013 telah memutuskan supaya

Cawangan Audit Dalam menyemak laporan status perbelanjaan sistem PhIS bagi

menentukan sama ada jumlah perbelanjaan yang dikenakan kepada jumlah perjanjian

konsesi (CA) adalah betul dan saksama.



Semakan telah dijalankan terhadap Laporan Perbelanjaan PhIS yang dilaporkan setakat 30

Mei 2013. Semakan juga telah dibuat terhadap sistem pelaporan yang digunakan, dokumen

bayaran yang telah dibuat oleh PLSB serta dokumen-dokumen penetapan dasar dan

kelulusan perolehan yang berkaitan.


4.1 Kenaan Caj Perbelanjaan Kepada Butiran Perjanjian Konsesi

Secara amnya, jumlah perbelanjaan PLSB bagi projek PhIS telah dinyatakan dalam

Laporan Status Perbelanjaan PhIS secara betul dari segi jumlah amaun

keseluruhannya berdasarkan jumlah sebenar yang telah dibelanjakan dengan

merujuk kepada invois dan dokumen bayaran yang dikemukakan. Bagaimanapun,

amaun perbelanjaan bagi setiap butiran yang dicajkan kepada CA tidak

menunjukkan kedudukan sebenar perbelanjaan yang telah dibuat bagi setiap

butiran. Ini adalah kerana:

i. Perbezaan butiran perjanjian konsesi dengan butiran perjanjian antara

PLSB dan kontraktor pelaksana; dan

ii. Kaedah caj kenaan daripada bayaran sebenar butiran perbelanjaan

kepada butiran perjanjian konsesi.

Berikut adalah contoh kaedah caj kenaan perbelanjaan bagi Hospital Sultanah

Fatimah (HSF), Muar sebagai penjelasan lanjut. Perbelanjaan bagi HSF setakat 30

Mei 2013 adalah seperti di Jadual I-1:

Jadual I-1

Perbelanjaan Projek PhIS bagi

Hospital Sultanah Fatimah setakat 30 Mei 2013

Invois Butiran Bayaran Amaun (RM)

11417 Upon Confirmation of Award (20% upfront) 98,711.00

11870 Hardware Delivery (Cabling) 156,590.00

Jumlah Bayaran Semasa 255,301.00

Nilai Dalam Kontrak untuk HSF (kontrak antara

PLSB dan kontraktor pelaksana)

1,390,057.00

Peratus Bayaran Semasa 18.37%


Kaedah yang digunapakai bagi laporan status perbelanjaan yang disemak adalah

peratus perbelanjaan semasa butiran HSF di kontrak PLSB dan kontraktor pelaksana

diambil sebagai asas kenaan caj perbelanjaan kepada butiran CA. Jumlah

perbelanjaan semasa tersebut iaitu RM255,301.00 diagihkan secara sama rata

berdasarkan peratus perbelanjaan semasa HSF iaitu 18.37% kepada semua butiran

di bawah HSF sebelum dicajkan kepada butiran mengikut CA. Kontrak CA tidak

menunjukkan HSF sebagai satu butiran khusus sebaliknya menunjukkan jenis

komponen peralatan, perisian dan modul sistem yang dibangunkan serta

perkhidmatan berkaitan sebagai butiran CA. Oleh itu, jumlah perbelanjaan bagi HSF

di atas tidak dapat dikenakan secara terus dari invois ke butiran HSF.

Sebagai contoh, berikut adalah paparan Microsoft Excel yang digunakan untuk

kiraan agihan amaun perbelanjaan tersebut:

Gambar I-1 Paparan Microsoft Excel bagi

Hospital Sultanah Fatimah setakat 30 Mei 2013


Daripada paparan di atas, dapat dilihat semua butiran telah dicaj sebanyak 18%

walaupun belum dibekalkan/dilaksanakan dan belum dibayar. Sebaliknya, kerja-

kerja cabling yang telah dibayar turut dicaj hanya 18% walaupun telah diinvoiskan

dengan jumlah penuh RM156,590.

Jumlah caj kepada butiran ini seterusnya diambilkira sebagai kenaan caj di butiran

CA.

Kaedah yang sama turut digunapakai bagi semua butiran kontrak PhIS. Oleh itu,

amaun kenaan di butiran CA tidak menunjukkan amaun perbelanjaan sebenar

terhadap butiran berkaitan dan seterusnya tidak menggambarkan kedudukan

sebenar status pembekalan dan kerja-kerja di lokasi.

Pada pendapat Audit Dalam:

Pemantauan dan kawalan terhadap amaun CAPEX dan OPEX tidak dapat

dilaksanakan dengan tepat dan secara terperinci mengikut butiran

sekiranya kaedah kenaan caj perbelanjaan seperti ini digunapakai. Pihak

pengurusan hendaklah memastikan kenaan caj perbelanjaan semasa

diselaraskan mengikut butiran CAPEX dan OPEX bagi memudahkan

kawalan perbelanjaan dilakukan.


4.2. Pengesahan Kerja/Bekalan

Semakan Audit Dalam terhadap perbelanjaan yang telah dicaj kepada CA berjumlah

RM41.4 juta mendapati kerja atau bekalan yang dilaksanakan bagi perbelanjaan

berkaitan belum disahkan oleh pihak KKM.


Setiap butiran perbelanjaan yang dikenakan kepada CA hendaklah dibuat

pengesahan oleh pihak KKM terhadap penerimaan peralatan atau kerja-

kerja berkaitan.

4.3 Kemudahan Talian Telefon Bimbit, Tiket Perjalanan Dan Hotel

Kepada Pegawai Kerajaan

Sejumlah RM244,582.38 dicaj oleh PLSB kepada CA bagi perbelanjaan tiket kapal

terbang (RM1,300.00) serta penginapan pegawai KKM (RM243,282.38) bagi

menjalankan tugas-tugas penyeliaan projek serta proses Business Process

Reengineering (BPR) dan Change Management (CM). Sejumlah RM18,345.01 dicaj

kepada CA bagi bil talian telefon untuk kegunaan Pasukan Projek yang terdiri dari

pegawai KKM.

Semakan Audit Dalam mendapati, tiada klausa dalam CA atau mana-mana pekeliling

Kerajaan yang menyentuh perkara ini sama ada dibenarkan atau tidak.


Perbelanjaan oleh pegawai KKM tidak sewajarnya dicaj kepada

perbelanjaan projek. Kemudahan yang disediakan oleh pihak konsesi

kepada pegawai KKM boleh menimbulkan persepsi negatif dari segi

amalan Tadbir Urus.

Maklum Balas BPF dan BPM:

Pengesahan kerja atau bekalan akan dibuat secara bersama oleh Pasukan

Pelaksana dan PLSB.


Kaedah kenaan caj perbelanjaan mengikut butiran CA telah dikaji semula

oleh PLSB dan PITC untuk dipersetujui oleh KKM



Secara amnya, laporan perbelanjaan yang disediakan tidak menunjukkan kedudukan

perbelanjaan sebenar mengikut butiran perjanjian konsesi. Adalah disyorkan langkah

penambahbaikan berikut:

a) Menyelaras kaedah kenaan caj perbelanjaan supaya selari dengan butiran

perjanjian konsesi bagi membolehkan kawalan CAPEX dan OPEX dibuat dengan

lebih jelas dan berkesan;

b) Perbelanjaan yang akan dicaj kepada butiran perbelanjaan projek hendaklah

memenuhi klausa perjanjian konsesi dan peralatan/kerja sebenarnya yang

dibekalkan/dilaksana disahkan; dan

c) Sekiranya terdapat perubahan terhadap klausa konsesi yang sedia ada, kelulusan

daripada pihak yang berkaitan perlu diperolehi.


Bayaran ini diserapkan ke perbelanjaan pihak konsesi dan tidak lagi dicaj

ke perbelanjaan CA.


J. PENGURUSAN SISTEM TELEKONSULTASI

1. LATAR BELAKANG

Sistem Telekonsultasi (TC) di Bahagian Telekesihatan (BTK) dibangunkan secara outsource

oleh WorldCare Health (Malaysia) Sdn. Bhd. pada 25 Jun 2009 dengan kos berjumlah

RM13,455,107. Ia merangkumi 4 disiplin perubatan iaitu Neurosurgeri, Kardiologi,

Dermatologi dan Radiologi yang melibatkan 43 Hospital di 60 lokasi di Semenanjung

Malaysia, Sabah dan Sarawak.

Objektif pembangunan sistem TC bertujuan memberi perkhidmatan runding cara jarak jauh

antara pegawai perubatan dan pakar perubatan dengan menggunakan teknologi multimedia

dan infrastruktur telekomunikasi terkini.


Pengauditan ini dijalankan bagi menentukan keberkesanan sistem yang dibangunkan dalam

meningkatkan mutu kecekapan dan perkhidmatan berbanding kos yang telah dibelanjakan

serta memenuhi objektif yang telah ditetapkan oleh Bahagian Telekesihatan.


Pengauditan ini meliputi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan yang dilakukan

terhadap Sistem TC. Skop kajian ini meliputi tempoh tahun 2010 hingga 2012. PTJ yang

terlibat adalah seperti berikut:

Bahagian Telekesihatan

Hospital Tengku Ampuan Afzan

Hospital Queen Elizabeth II

Hospital Queen Elizabeth I

Hospital Tuanku Ja’afar

Hospital Kuala Lumpur

Hospital Gerik

Hospital Raja Permaisuri Bainun



4.1 Kontrak Lewat Ditandatangani

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menghendaki kontrak

ditandatangani dalam tempoh 4 bulan dari tarikh SST dikeluarkan. Semakan Audit

mendapati kontrak lewat ditandatangani bagi tempoh 23 hari seperti berikut:

Jadual J-1

Kontrak Lewat Ditandatangani

Tarikh SST

Dikeluarkan

Tarikh Kontrak

Ditandatangani

Tarikh Akhir Kontrak

Sepatutnya

Ditandatangani

Kelewatan

(Hari)

25.06.2009 16.11.2009 24.10.2009 23

Kementerian perlu memastikan kontrak ditandatangani dalam tempoh

ditetapkan supaya kepentingan Kerajaan dipelihara sepanjang tempoh

kontrak.

4.2 Penggunaan Sistem TC Yang Rendah di Hospital Tengku Ampuan

Afzan (HTAA) dan Hospital Queen Elizabeth II (HQE II)

4.2.1 Penggunaan TC Hanya Untuk Mendapatkan Second Opinion

Pihak Audit Dalam mendapati, penghantaran kes melalui sistem TC di HTAA

menurun sepanjang 3 tahun yang lalu dari 17 kes pada 2010 kepada 8 kes

pada 2011 dan 3 kes pada 2012. Semakan dengan data dalam portal TC

mendapati penghantaran kes terakhir dalam tahun 2012 dibuat pada 7 Mac

tahun tersebut. Pengguna memaklumkan sistem TC kurang digunakan

kerana hospital tersebut mempunyai pakar bedah dari UIAM dan kes yang

dirujuk kepada HKL hanyalah untuk mendapatkan second opinion .

Keadaan ini menyebabkan sistem dan perkakasan yang ada tidak digunakan

secara optimum dan akan menyebabkan pembaziran sekiranya keadaan ini

berterusan.

Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:

Kelewatan ini disebabkan BTK telah diminta oleh Lembaga Perolehan (B)

KKM dalam mesyuarat bil. 15/2009 untuk memaklumkan senarai terperinci

penempatan baru bagi perkakasan di hospital yang telah dikeluarkan daripada

senarai asal lokasi beserta dengan kuantiti dan justifikasi pertukaran.


Adalah disyorkan supaya penggunaan TC diperluas dan digunapakai oleh

disiplin lain seperti Dermatologi dan Kardiologi di HTAA atau dipindahkan ke

hospital lain bagi mengoptimumkan penggunaannya.

4.2.2 Kelajuan Internet Yang Perlahan

Semakan mendapati penggunaan sistem TC di Jabatan Neurosurgeri dan

Kardiologi Hospital Queen Elizabeth II pada 2012 adalah rendah jika

dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya. Pada tahun 2012, hanya 79

kes diterima oleh Jabatan Neurosurgeri dan kes terakhir adalah pada 4

Oktober 2012 berbanding 118 kes pada 2010 dan 236 kes pada 2011.

Manakala kes yang diterima oleh Jabatan Kardiologi menurun setiap tahun di

mana hanya 4 kes diterima pada 2012 berbanding 27 kes pada 2010 dan 10

kes pada 2011.

Pihak Audit Dalam mendapati penggunaan yang rendah oleh pengguna di

kedua-dua Jabatan disebabkan oleh kelajuan internet yang perlahan di HQE

II iaitu 512KB sahaja. Semasa lawatan, hospital masih menggunakan

rangkaian MOH*Net dan akan bertukar kepada 1Gov*Net pada Disember

2013. Talian internet yang perlahan dan tidak stabil mengganggu

penerimaan kes melalui sistem TC. Ini menyebabkan pengguna kurang

berminat menggunakan sistem TC kerana mengambil masa yang lama untuk

menerima imej.


BTK ada memohon bantuan dan khidmat nasihat daripada

pihak unit rangkaian BPM untuk mengatasi masalah di HQE II dan

ianya telah selesai. (Talian Internet di HQE II terganggu disebabkan

terdapat banyak VLAN dan tidak diselenggara dengan baik oleh pihak

HQE II).


Sistem TC boleh digunapakai oleh displin lain di HTAA seperti

Dermatologi, Kardiologi dan Radiologi. Port di Stesen TC di HTAA

telah lama dibuka untuk tujuan tesebut. BTK mencadangkan HTAA

mengoptimumkan penggunaan sistem TC untuk Dermatologi,

Kardiologi (untuk 2nd opinion) dan Radiologi (untuk 2nd opinion).


4.3 Bilangan Imej Yang Dihantar Tidak Diketahui Oleh Pengguna Di

Jabatan Dermatologi HKL

Pengguna di Jabatan Dermatologi HKL memaklumkan tidak mengetahui jumlah imej

yang dihantar apabila menerima sesuatu kes baru. Apabila kes dibuka, mereka perlu

menunggu sehingga semua imej diterima tanpa mengetahui jumlah sebenar

sebelum menjawab kes tersebut.

Pihak Audit Dalam mendapati tiada field perlu diisi oleh penghantar menyatakan

bilangan imej yang akan dihantar bagi kes tersebut.

4.4 Key Performance Indicator (KPI) Tidak Dicapai Mengikut Standard

Yang Ditetapkan

Pihak Audit Dalam mendapati KPI berdasarkan response time yang ditetapkan dalam

sistem bagi setiap disiplin adalah seperti berikut:

Jadual J-2

KPI Yang Ditetapkan Mengikut Displin

Bil. Disiplin KPI

Expert Centre Referring Centre

1. Neurosurgeri i. >80% Referrals replied within 1

hours

ii. >70% Referrals replied within 2

hours

Tidak Berkenaan 2. Radiologi

3. Kardiologi

4. Dermatologi >80% Referrals replied within 2 hours i. >70% Good quality clinical images

ii. >80% Adequate clinical information

Semakan terhadap KPI Report bagi tahun 2012 bagi 6 fasiliti yang dilawati

mendapati hanya 2 daripada 8 referrals iaitu bagi disiplin Dermatologi daripada HKL

kepada Hospital Beluran dan displin Radiologi daripada HRPB kepada Hospital Gerik

mencapai KPI yang ditetapkan iaitu 100% dan 76% replied within 2 hours.

Manakala Laporan KPI bagi disiplin Neurosurgeri pula tidak boleh dijana melalui

sistem.


Penambahbaikan fungsi sistem bagi disiplin Dermatologi ini

boleh dilakukan. Bagaimanapun, kepakaran bagi mengatasi masalah

tersebut sukar kerana pegawai yang sedia ada belum mahir

sepenuhnya dengan sistem ini.


Antara faktor yang menyebabkan KPI tidak dicapai adalah:

4.4.1 Masalah Pada Talian Internet

Pihak Audit Dalam mendapati antara punca yang menyebabkan KPI tidak

dicapai adalah masalah talian internet yang perlahan. Disiplin Kardiologi di

HQE II menggunakan e-mel untuk menjawab kes yang dirujuk menyebabkan

KPI tidak dicapai mengikut ketetapan.

Selain itu, internet mengambil masa yang lama untuk membuka semua imej

yang diterima. Masalah ini berlaku di Jabatan Dermatologi HKL,

menyebabkan pengguna tidak dapat menjawab kes yang dirujuk dalam

tempoh masa yang sepatutnya dan menyebabkan KPI tidak dicapai mengikut

standard yang ditetapkan.

4.4.2 Response Time Tidak Selari dengan KPI Yang Ditetapkan

Walkthrough TC Web bagi disiplin Kardiologi mendapati priority mengikut kes

adalah seperti berikut:

i. Urgent – (Reply 1 Hour)

ii. Semi Urgent – (Reply 2 Days)

iii. Routine - (Reply 5 days)

Gambar J-1 merupakan paparan skrin yang menunjukkan priority bagi

disiplin Kardiologi.

Bagaimanapun pihak Audit Dalam mendapati KPI yang ditetapkan tidak selari

dengan tempoh menjawab mengikut priority seperti di atas menyebabkan

KPI tidak dicapai mengikut standard yang ditetapkan.


Maklum balas daripada Jawatankuasa Task Force TC menyatakan tiada

masalah talian internet yang ketara semasa ujian simulasi tindakbalas di fasiliti

yang diaudit di Semananjung Malaysia. Namun, masa tindakbalas penerimaan

imej di fasiliti yang berada di luar semenanjung adalah kurang dari 15 minit iaitu

tempoh masa tindakbalas yang masih boleh diterima pakai.


Gambar J-1

Response Time Mengikut Priority

4.5 Latihan Tidak Mencukupi Tempoh

Mengikut kontrak perjanjian, pihak kontraktor hendaklah melatih pegawai KKM

sehingga menjadi cekap dan mengetahui operasi sistem TC sebagai pengguna.

Kontraktor hendaklah memastikan latihan yang diberikan adalah meliputi

pemindahan pengetahuan dan kemahiran kepada kakitangan bagi membolehkan

mereka mengoperasi, menyenggara dan menyokong sistem TC dalam tempoh

waranti.

Pihak Audit Dalam mendapati latihan yang diadakan untuk pengguna sistem

mengikut jadual yang dinyatakan dalam kontrak. Semakan terhadap rekod

kehadiran bagi latihan yang diadakan oleh pihak kontraktor pada tahun 2010

mendapati peserta yang hadir terdiri daripada pengguna bagi 4 disiplin yang

berkaitan. Latihan on site/hands on training ini turut dihadiri oleh Pegawai

Teknologi Maklumat di hospital-hospital yang terlibat. Bagaimanapun pihak Audit

mendapati latihan ini masih tidak mencukupi bagi Pegawai Teknologi Maklumat

membantu menyenggara dan menyokong sistem. Mereka hanya dapat membantu

pengguna berkaitan masalah talian internet dan kerosakan pada perkakasan dan


Penjanaan laporan KPI yang memaparkan berlainan Response Time dengan Standard yang ditetapkan dalam sistem adalah disebabkan kesalahan

pengaturcaraan. Tindakan sedang diambil oleh Head of Services untuk

menyeragamkan KPI mengikut disiplin. Pihak BTK akan melakukan

penambahbaikan berkenaan perkara ini.


tidak dapat membantu pengguna sekiranya berlaku masalah berkaitan sistem TC

terutama tempoh selepas kontrak tamat.

4.6 Pengurusan Aset Telekonsultasi

4.6.1 Pembekalan Dan Status Aset Di Lokasi

Semakan Audit Dalam di fasiliti yang terlibat mendapati:

(i) Aset-aset lewat didaftarkan ke KEW.PA-2. Walaupun aset ini

telah diterima pada awal tahun 2010 tetapi ada PTJ yang

mendaftarnya pada tahun 2012 iaitu selepas kontrak tamat;

(ii) Terdapat juga aset yang tidak dicop dengan “Hak Kerajaan

Malaysia” (HKM) dan No. Siri Pendaftaran;

(iii) KEW.PA-2 tidak lengkap;

(iv) Aset tidak ditemui semasa pengauditan dijalankan; dan

(v) Tiada keseragaman dalam pendaftaran aset yang diterima.

Ada PTJ yang mendaftar aset ini secara berasingan dan ada

juga yang mendaftarnya sebagai satu set di mana aset lain

seperti router dan UPS disenaraikan sebagai aksesori kepada

set komputer yang didaftarkan.


Semua fasiliti telah diingatkan untuk mendaftarkan semua aset

TC yang diterima mengikut peraturan yang ditetapkan.


Latihan penggunaan Sistem TC secara berkala sedang dijalankan oleh

BTK kepada pengguna dan pegawai IT mengikut permintaan fasiliti.


4.6.2 Lokasi/Bilik Aset TC Di Tempatkan

Aset TC merupakan peralatan ICT/komputer, oleh itu ia perlu ditempatkan di

bilik yang bersesuaian serta berdekatan dengan penggunanya bagi

memudahkan pengguna mengaksesnya. Semakan Audit Dalam mendapati di

HTAA, peralatan TC ini yang ditempatkan telah dijadikan stor tempat

menyimpan barang-barang perubatan yang lain. Gambaran yang lebih jelas

boleh dilihat pada Gambar J-2 dan J-3.

Gambar J-2 Gambar J-3

Bilik Yang Menempatkan Sistem TC Ruang Yang Menempatkan

Workstation Sistem TC

4.6.3 Aset Tidak Digunakan

Aset yang dibeli hendaklah digunakan mengikut fungsi yang sebenar seperti

yang dinyatakan dalam manual pengguna. Pengurusan aset yang cekap juga

dapat memastikan aset tersebut mencapai penggunaan yang optima bagi

mengelakkan berlakunya pembaziran.

Hasil lawatan Audit Dalam ke fasiliti yang dipilih mendapati Logitech

Quickcam Pro Web Camera seperti di Gambar J-4 yang dibeli tidak

digunakan sejak ia dipasang pada komputer.


Pihak pengurusan Sistem TC (Head of Services) sedang

mengambil tindakan untuk memindahkan sistem TC di lokasi fasiliti

yang lebih bersesuaian


Pihak Audit Dalam dimaklumkan Web

Camera tidak digunakan kerana talian

internet yang perlahan dan bukan

medium utama untuk memberi dan

menerima pandangan serta khidmat

nasihat dari pakar.

4.6.4 Telefon Bimbit

Selain daripada peralatan komputer untuk sistem TC ini, fasiliti yang

berperanan sebagai Penerima juga dibekalkan dengan telefon bimbit

Blackberry beserta talian Celcom bernilai RM7,400 seunit. Telefon ini

dibekalkan kepada doktor-doktor pakar disiplin yang berkaitan sebagai alat

untuk menerima notifikasi kes dan memberi konsultasi sekiranya sistem TC

melalui komputer tidak dapat diakses pada masa tersebut.

Semakan Audit Dalam mendapati 6 fasiliti penerima yang dilawati telah

menerima telefon ini. Semasa lawatan Audit Dalam, hanya pakar Disiplin

Radiologi di HQE I sahaja yang masih menggunakannya. Pakar di HKL dan

HQE II tidak menggunakanya kerana masalah pembayaran bil manakala

Pakar Radiologi di HRPB telah memulangkannya semula kepada Bahagian

Telekesihatan KKM dan diterima pada 01/11/2010.

Pengguna memaklumkan telefon blackberry tidak lagi digunakan kerana isu

pembayaran bil selepas tamat kontrak. Pihak Audit Dalam berpendapat isu

ini telah dijelaskan dalam surat Bil. (51) dlm KKM-87/TK 5/2 Jld 11 bertarikh

28/06/2012 yang menyatakan perkhidmatan telefon ini akan

dipertanggungjawabkan kepada PTJ fasiliti masing-masing.

Gambar J-4


Semasa merancang keperluan, semua pihak bersetuju aset berkenaan dimasukkan untuk keperluan masa hadapan yang menjamin infrastruktur ICT yang baik.

BTK memaklumkan telefon di HKL dan HQE II telah digunakan semula dan bil telah dijelaskan oleh PTJ masing-masing.


4 fasiliti akan menggunakan Web Camera dan 11 yang lain

akan memulangkan semula kepada BTK manakala 28 fasiliti tidak

memberikan sebarang maklumbalas.


4.7 Main Page Teleconsultation Web Application

Main Page Teleconsultation Web Application mengandungi 4 submodul yang terdiri

daripadaTC Overview, TC Bulletin, Forgot Password dan Login Page. Selain itu

terdapat 3 jenis login iaitu Project Management Office login (PMO Login), Training

Login dan Operation Login. Walk through ke semua modul ini mendapati kelemahan

berikut:

a. TC Quickview tidak dikemaskini;

b. Sub modul forgot password tidak berfungsi;

c. Kelemahan di dalam PMO log in adalah seperti berikut:

(i) Modul monitoring tidak berfungsi;

(ii) Carian mengikut by Case ID tidak berfungsi; dan

(iii) Hasil carian mengikut tarikh tidak tepat.

d. Laporan tidak dipaparkan dengan betul;

e. Teleconsultation Performance Statistics (TPS) dan Key Performance Indicator

(KPI) bagi disiplin neurosurgeri tidak berfungsi; dan

f. Test case dibuat pada Mod Operasi menyebabkan statistik yang dijana tidak

tepat.

4.8 Kawalan Am

Kawalan am merupakan kawalan terhadap pemprosesan komputer yang

merangkumi prosedur secara manual dan program. Kawalan am dalam persekitaran

ICT dapat memberi jaminan yang munasabah terhadap pencapaian objektif kawalan

dalaman. Semakan terhadap 1,573 pengguna sistem yang telah didaftarkan

mendapati beberapa perkara seperti berikut:-


Pihak BTK akan membuat penambahbaikan ke atas kelemahan yang disebabkan pengaturcaraan yang salah.

Server Pemantauan yang ditempatkan di HKL adalah berbentuk pinjaman daripada pihak pembekal dan bukan dalam kontrak. Apabila kontrak tamat, pihak pembekal telah mengambil semula server berkenaan. Pihak BTK memerlukan sejumlah peruntukan bagi membeli server baru khas untuk pemantauan sistem TC ini dan permohonan tersebut telah dikemukakan dalam perluasan projek dalam RMK-10 tetapi perluasan tersebut tidak disenaraikan.

Semua ralat yang dikenalpasti telah dimasukkan dalam skop penyenggaraan yang baru untuk dibuat penambahbaikan oleh kontraktor.

BTK sedang berusaha untuk membersihkan statistik tidak tepat dan dalam proses melakukan quick guide bagi semua fasiliti bagaimana untuk melakukan housekeeping TC system bagi membersih data-data yang tidak berkenaan kekal di Mod Operasi.


a. ID Pengguna Tidak Dikemaskini

Semakan Audit Dalam mendapati kelemahan pengurusan ID pengguna adalah

seperti berikut:

(i) Kesahihan maklumat pengguna yang diragui;

(ii) Pengguna mempunyai lebih dari 1 ID;

(iii) ID kontraktor masih aktif;

(iv) Pengguna yang tidak aktif atau berpindah keluar tidak dibatalkan; dan

(v) ID tidak dipunyai oleh pengguna yang sah.

b. ID Tidak Dipunyai Oleh Pengguna Yang Sah

ID umum seperti administrator, hsajb, mo_medical, S004 dan adminderma tidak

sepatutnya digunakan untuk mengakses sistem kerana pengguna ID tersebut tidak

dapat dikenalpasti dengan jelas. Sebaliknya pengguna hendaklah menggunakan ID

yang mewakili diri pengguna sebenar.

c. Kata Laluan

Semakan Audit Dalam mendapati kelemahan pengurusan kata laluan adalah seperti

berikut:

(i) Kata laluan tidak dilindungi dan dikongsi;

(ii) Kata laluan yang lemah; dan

(iii) Tiada makluman dan peringatan bagi pertukaran kata laluan.


Penambahbaikan telah dibuat ke atas kawalan ID dan kata laluan dalam Sistem TC berkenaan.


4.9 Helpdesk

Perenggan 17.10 kontrak menyatakan “Kontraktor hendaklah menjawab (respond)

aduan yang dibuat dalam masa 2 jam dari masa aduan dibuat melalui telefon dan

hendaklah mengambil langkah-langkah yang munasabah untuk memulakan usaha-

usaha untuk mengenalpasti serta menyelesaikan masalah tersebut dalam masa

enam (6) jam daripada masa aduan dibuat.”

Semakan ke atas laporan helpdesk di dalam sistem sehingga 31/12/2012 mendapati

tempoh kelewatan menjawab aduan adalah antara 2 hingga 92 hari. Senarai

masalah yang telah dilaporkan belum diambil tindakan penyelesaian seperti jadual

berikut:

Jadual J-3

Statistik Helpdesk sehingga 31/12/2012

Perkara 2011 2012 JUMLAH

Bil kes yang dijawab lebih dari 1 hari 44 kes 46 kes 90 kes

Tempoh Maksimum kes diselesaikan 92 hari 40 hari -

Jumlah kes Tidak dijawab 6 32 38

4.10 Jejak Audit

Arahan Teknologi Maklumat, Disember 2007 dan Surat Pekeliling Am KSU KKM Bil. 6

Tahun 2011, Dasar Keselamatan ICT KKM Versi 3.0 menyatakan setiap sistem

mestilah mempunyai jejak audit.

Pihak Audit Dalam tidak dapat mengesahkan kewujudan jejak audit kerana dokumen

yang berkaitan tidak dapat dikemukakan oleh Pentadbir Sistem.

Pentadbir Sistem ICT hendaklah menyemak catatan jejak audit dari semasa ke

semasa dan menyediakan laporan jika perlu. Ini akan dapat membantu mengesan

aktiviti yang tidak normal dengan lebih awal. Jejak audit juga perlu dilindungi dari

kerosakkan, kehilangan, penghapusan, pemalsuan dan pengubahsuaian yang tidak

dibenarkan.


Semua masalah telah diselesaikan dalam masa yang ditetapkan

(respond) tetapi tidak ditutup di Helpdesk.

Ada sebilangan permintaan HelpDesk yang tersenarai di dalam sistem

hanya bagi tujuan latihan/testing dan pembersihan data ini akan dilakukan

secepat mungkin.



Pada pendapat Audit Dalam, Sistem TC amat bermanafaat dan penggunaannya boleh

dipertingkatkan. Perbelanjaan RM13.46 juta tidak dapat memberikan value for money

sepenuhnya kepada Kerajaan sekiranya ia tidak digunakan seperti yang dirancang. Bagi

mengatasi kelemahan yang dibangkitkan dan meningkatkan pengurusan sistem TC, adalah

disyorkan supaya pihak yang terlibat mengambil tindakan seperti berikut:

a) Perancangan yang teliti terhadap keperluan peralatan sistem juga boleh

mengurangkan risiko berlakunya pembaziran akibat peralatan tidak digunakan;

b) Bahagian Telekesihatan perlu mengambil tindakan pembetulan, penambahbaikan

dan memantau dengan segera bagi mengelakkan sistem TC menjadi terbiar dan

berlaku pembaziran;

c) Kementerian/Bahagian Telekesihatan/Bahagian Pengurusan Maklumat perlu

berbincang bagi menyelesaikan masalah penambahbaikkan sistem, server

monitoring dan kapasiti kelajuan talian internet; dan

d) Kementerian/Bahagian Telekesihatan juga perlu mengambil tindakan yang

sewajarnya terhadap kelemahan sistem yang telah dibangunkan sekira ianya

diperluaskan kepada fasiliti/disiplin lain.


Terdapat jejak audit di dalam aplikasi log dalam pangkalan data. Ia boleh

diakses oleh System Administrator bila diperlukan tetapi kepakaran bagi

mendapatkan maklumat tersebut sukar kerana kakitangan yang sedia ada belum

mahir sepenuhnya dengan sistem ini. Oleh itu TOT perlu diberikan kepada

mereka yang terlibat dan sejumlah peruntukan perlu diluluskan untuk tujuan

tersebut.

bahagian vi pengauditan prestasi -...

Documents